Soạn thảo và trình bày văn bản kỹ năng thực hành phần 1

Do đó, việc hiểu và nắm vững cách thức soạn thảo và trình b à y văn bản là điều cần thiết đ ố i với những người đang công tác và sẽ công tác trong các cơ quan, doanh nghiệp.. Tên của cơ

L Ờ I NÓI Đ Ầ U

Công tác soạn thảo văn bản giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý,

đ i ề u hành và giao dịch của các cơ quan, doanh nghiệp hiện nay V ă n bản được xem là công cụ đắc lực đ ể hoạch định, tổ chức, thực h i ệ n m ọ i hoạt

động của cơ quan, doanh nghiệp Vì vậy, m ô n Soạn thảo văn bản từ lâu đã

được đưa v à o chương trình giảng dạy cho học sinh, sinh viên ở các trường trung cấp, cao đẳng và đ ạ i học, nhằm mục đích góp phần hoàn thiện kỹ

n ă n g và k i ế n thức đ ể học sinh, sinh viên có thể đ ả m nhận công tác khi ra trường

Đ ể soạn thảo văn bản có chất lượng, người soạn thảo cần có k i ế n thức nhất định v ề p h á p luật, v ề ngôn ngữ, về kinh t ế - xã h ộ i V i ệ c soạn thảo và dinh b à y v ă n bản không thể tùy tiện mà phải dựa vào những cơ sở p h á p lý Đặc biệt, khi các cơ sở p h á p lý có sự thay đ ổ i thì những người l à m công tác liên quan đ ế n soạn thảo văn bản cần cập nhật thông tin nhằm đ ả m bảo tính quy phạm của công tác này Do đó, việc hiểu và nắm vững cách thức soạn thảo và trình b à y văn bản là điều cần thiết đ ố i với những người đang công tác và sẽ công tác trong các cơ quan, doanh nghiệp

Giáo trình Kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản được biên soạn nhằm

góp phần đ á p ứng nhu cầu trên Mục tiêu của tài l i ệ u này là giúp các bạn học sinh, sinh viên và những người làm công tác văn phòng có thể trang bị những k i ế n thức căn bản về soạn thảo và trình b à y v ă n bản Cuốn sách gồm hai phần, n ộ i dung cụ thể được tóm lược như sau:

Phần ì: Khái quát về kỹ thuật soạn thảo và trình bày văn bản Phần này

có bốn chương, đề cập đ ế n những vấn đề mang tính khái quát như các khái

n i ệ m v ề v ă n bản và phân loại văn bản, bản sao văn bản; thể thức và kỹ thuật trình b à y v ă n bản; phong cách ngôn ngữ hành chính - công vụ và kỹ thuật sử dụng tiếng V i ệ t trong văn bản hành chính - công vụ; quy trình soạn thảo và ban h à n h v ă n bản

Phần n : Kỹ thuật soạn thảo và trình bày một số loại văn bản hành chính thông dụng Phần n à y có bảy chương, hướng dẫn cụ t h ể kỹ thuật soạn thảo

và trình b à y các l o ạ i v ă n bản : quyết định, thông b á o , tờ trình, b á o c á o , b i ê n bản, công văn, hợp đồng

Phần phụ lục ở cuối sách là các văn bản của Chính phủ quy định những

v ấ n đ ề liên quan đ ế n công tác soạn thảo v ă n bản ở cơ quan, t ổ chức đ ể b ạ n đọc cố t h ể tham khảo thêm

Ở m ỗ i chương, b ê n cạnh việc dinh b à y t ó m tắt những k i ế n thức v à kỹ

n ă n g cần thiết, chúng tôi cũng đưa nhiều m ẫ u sử dụng trong những tình

huống cụ t h ể đ ể minh họa Những k i ế n thức và m ẫ u được trình b à y trong

tài l i ệ u n à y cho đ ế n nay đ ề u dựa v à o những quy định m ớ i nhất, cụ t h ể là Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ và T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và

V ă n p h ò n g Chính phủ

C h ú n g tôi hy vọng giáo trình sẽ giúp ích cho các bạn học sinh, sinh viên

và những người l à m công tác v ă n p h ò n g toong v i ệ c n â n g cao chất lượng soạn thảo v ă n bản C ó t h ể cuốn sách còn có những k h i ế m khuyết nhất định

C h ú n g tôi rất mong và xin c á m ơn các đồng nghiệp, bạn đọc có những đ ó n g

g ó p đ ể cuốn sách n g à y c à n g h o à n thiện hơn trong những l ầ n tái b ả n v ề sau

Người biên soạn

ThS Vương Thị Kim Thanh

P H Ầ N I : K H Á I Q U Á T

V Ề K Ỹ T H U Ậ T S O Ạ N T H Ả O V À

T R Ì N H B À Y V Ầ N B Ả N

C h ư ơ n g 1 : KHÁI Q U Á T V Ề V Ẫ N B Ả N

1.1 K h á i n i ệ m v ă n b ả n , v ă n b ẳ n quản lý N h à nước, v ă n b ẳ n h à n h c h í n h a) K h á i n i ệ m v ă n b ả n

Theo nghĩa rộng, văn bản được h i ể u là v ậ t mang tin được ghi bằng ký

h i ệ u hay bằng ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương t i ệ n n à o dùng đ ể ghi nhận

và truyền đ ạ t thông tin từ chủ thể này đ ế n chủ thể khác Theo c á c h h i ể u

n à y , bia đá, h o à n h phi, câu đ ố i ở đền, chùa; chúc thư, v ă n k h ế , thư tịch cổ; tác phẩm v ă n học hoặc khoa học kỹ thuật, công văn, giấy tờ, k h ẩ u h i ệ u ,

b ă n g ghi â m , bản vẽ ở cơ quan đ ề u được g ọ i là v ă n bản K h á i n i ệ m n à y được sử dụng một cách phổ biến ương giới nghiên cứu v ề v ă n b ả n học, ngôn ngữ học, văn học, sử học ỏ nước ta từ trước tới nay

Theo nghĩa hẹp, văn bản được hiểu là các tài l i ệ u , giấy tờ, h ồ sơ được hình thành trong quá bình hoạt động của các cơ quan nhà nước, c á c tổ chức

xã h ộ i , các tổ chức kinh tế Theo nghĩa này, các l o ạ i giấy tờ d ù n g đ ể quản

lý và đ i ề u hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án công tác, b á o cáo đ ề u được g ọ i là v ă n bản

N g à y nay, khái n i ệ m này được dùng một cách rộng rãi trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Khái niệm văn bản dùng trong tài l i ệ u n à y cũng được

h i ể u theo nghĩa hẹp nói trên

b) K h á i n i ệ m v ă n b ả n quản lý Nhà nước

V ă n bản quản lý Nhà nước là những quyết định quản lý thành v ă n do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cá n h â n được nhà nước uy quyền theo chức n ă n g ban hàn h theo th ể thức và thủ tục do lu ậ t định, mang tính

q u y ề n lực nh à nước, là m phá t sinh cá c h ệ quả p h á p lý cụ t h ể Trong thực

t ế v ă n bả n quản lý Nh à nước được sử dụng nh ư m ộ t côn g cụ của nh à nước

p h á p quyền khi thể c h ế hoá các quy phạm p h á p luật thành v ă n bản n h ằ m quản lý xã h ộ i

c) K h á i n i ệ m v ă n b ả n h à n h chính

K h á i n i ệ m h à n h chính theo nghĩa gốc, là sự quản lý của N h à nước, không phải là sự quản lý thông thường của bất kỳ m ộ t chủ thể n à o đ ố i v ớ i

bất kỳ m ộ t đ ố i tượng và một khách thể nào Tuy nhiên, theo cách h i ể u

h i ệ n nay, khái n i ệ m n à y dùng đ ể chỉ sự tổ chức, điều hành, k i ể m ư a , n ắ m tình hình trong hoạt động của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói chung Khái n i ệ m v ă n bản hành chính được sử dụng v ớ i nghĩa là v ă n bản dùng l à m công cụ quản lý và điều hành của các nhà quản trị nhằm thực

h i ệ n n h i ệ m vụ giao tiếp, truyền đạt mệnh lệnh, trao đ ổ i thông tin d ư ớ i dạng ngôn ngữ v i ế t , theo phong cách hành chính - công vụ

số đ i ề u của L u ậ t Ban h à n h văn bản quy phạm p h á p luật n g à y 16 tháng 12

n ă m 2002 V ă n bản quy phạm p h á p luật được quy định cụ thể như sau :

- L à v ă n bản do cơ quan nhà nước hoặc qá n h â n được nhà nước u ỷ

q u y ề n theo chức n ă n g ban h à n h theo đún g hình thức, thủ tục, trình t ự được quy định;

- L à v ă n b ả n quy định những quy tắc x ử sự chung, được á p dụng n h i ề u

l ầ n , đ ố i v ớ i m ọ i đ ố i tượng, có h i ệ u lực trong p h ạ m v i toàn quốc hoặc từng địa phương Quy tắc x ử sự chung là những chuẩn mực m à m ọ i cơ quan, tổ chức, cá n h â n khỉ tham gia quan h ệ xã h ộ i được quy tắc đ ó đ i ề u chỉnh;

- L à v ă n bận được Nhà nước đ ả m bảo thỉ h à n h bằng c á c b i ệ n p h á p

t u y ê n truyền, giáo dục, thuyết phục; các b i ệ n p h á p v ề tổ chức, h à n h chính, kinh t ế ; trong b ư ơ n g hợp cần thiết thì nhà nước á p dụng b i ệ n p h á p cưỡng

c h ế bắ t buộc thỉ h à n h và quy định c h ế t à i đ ố i v ớ i n g ư ờ i c ó h à n h v i v ỉ p h ạ m Theo T h ô n g tư liên tích số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP n g à y 06 t h á n g 5

n ă m 2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n phòng Chính phủ (hướng d ẫ n thi h à n h Nghị định số 110/2004/NĐ-CP n g à y 08/4/2004 của Chính phủ), v ă n b ả n quy

p h ạ m p h á p luật g ồ m c á c l o ạ i sau đ â y :

1 L u ậ t (Lí): Là v ă n bản được ban h à n h đ ể cụ thể hoá H i ế n p h á p nhằm mục đích đ i ề u chỉnh c á c quan h ệ xã h ộ i ương c á c lĩnh vực đ ế i n ộ i , đ ế i ngoại, n h i ệ m vụ kinh t ế xã h ộ i , an ninh quếc phòng của đ ấ t nước; quy định những n g u y ê n tắc chủ y ế u v ề tổ chức và hoạt động của bộ m á y N h à nước,

v ề quan h ệ x ã h ộ i v à hoạt động của côn g dân L u ậ t cố tính c ố định, k h ô n g

t h ể sửa đ ổ i , b ổ sung m à chỉ có t h ể thay t h ế bằng v ă n bản luật m ớ i L u ậ t được Quốc h ộ i thông qua và Chủ tịch nước ký l ệ n h công bố

2 P h á p l ệ n h (PL): Là v ă n bản cố giá trị p h á p lý n h ư luật, cụ t h ể h o á những n g u y ê n tắc được quy định trong H i ế n p h á p , quy định những v ấ n đ ề được Quốc h ộ i giao, sau một thời gian thực h i ệ n trình Quốc h ộ i x e m x é t

q u y ế t định ban h à n h thàn h luật P h á p l ệ n h cố th ể sửa đ ổ i , b ổ sung trong quá trình thực h i ệ n , do U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i thông qua và Chủ tịch nước k ý l ệ n h công b ế

3 L ệ n h (Ly L à v ă n bả n dùn g đ ể côn g b ế H i ế n p h á p , lu ậ t , p h á p lệnh ;

đ ể tổng động viên hoặc động viên cục bộ; đ ể công b ế tình trạng k h ẩ n cấp trong cả nước hoặc từng địa phương; đ ể công b ế l ệ n h đặc xá hoặc â n x á ; đ ể

phong cấp h à m ngoại giao hoặc q u â n sự cao cấp L ệ n h do Chủ tịch nước ban h à n h

4 Nghị q u y ế t (NQ): Là v ă n bản dùng đ ể quyết định chủ trương, chính sách của Chính phủ, thông qua c á c d ự án, k ế hoạch và n g â n sách nhà nước,

p h ê duyệt c á c đ i ề u ước quốc t ế thuộc thẩm quyền của Chính phủ; cụ t h ể hoá c á c chương trình hoạt động của Quốc h ộ i , H ộ i đồng n h â n d â n và U ỷ ban n h â n d â n ; thông qua ý k i ế n k ế t luận t ạ i c á c kỳ họp của c á c cơ quan quản lý N h à nước Nghị quyết là cơ sỏ đ ể tổ chức hoạt động và ban h à n h

c ác v ă n bản v ề quản lý N h à nước như h i ế n p h á p , luật, p h á p lệnh Nghị

q u y ế t do Quốc h ộ i , Chín h phủ, H ộ i đồng n h â n d â n c á c cấp ban h à n h

S.Nghịquyếtliêntịch(NQLT) : L à nghị quyết do c á c cơ quan N h à nước cố thẩm quyền phếỉ hợp ban hành, thống nhất ý k i ế n trong quá trình tham gia quản lý N h à nước T h ẩ m quyền ban h à n h của c á c v ă n bả n liê n tịch gồm có thủ trưởng c á c b ộ , cơ quan ngang b ộ , c á c tổ chức chính t r ị - x ã

h ộ i cấp trung ương có thẩm quyền tham gia quản lý N h à nước theo luật định

6 Nghị định ( N Đ ) : L à v ă n bản quy định chi t i ế t thi h à n h luật, nghị quyết của Quốc h ộ i ; p h á p lệnh, nghị quyết của U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i ; lệnh, quyết định của Chủ tịch nước; quy định n h i ệ m vụ, quyền hạn , tổ chức

bộ m á y của c á c cơ quan Nhà nước ở cấp trung ương; quy định những v ấ n đ ề cấp thiết nhưng chưa được xây dựng thành luật hoặc p h á p lệnh Nghị định

do Chính phủ ban hành

7 Q u y ế t đ ị n h ( Q Đ ) : L à v ă n bản dùng đ ể quy định hay định ra c h ế độ chính sách trong p h ạ m v i của cơ quan có thẩm quyền (Chính phủ, B ộ ,

U B N D tỉnh, t h à n h phố, quận, huyện); đ i ề u chỉnh những công v i ệ c v ề tổ chức n h â n sự thuộc thẩm quyền của Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ,

B ộ trưởng hoặc thủ trưởng cơ quan ngang bộ, U B N D c á c cấp Quyết định

do Chủ tịch nước, Thủ tướng Chính phủ, Ẹ ộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang b ộ , U B N D c á c cấp ban hành

8 C h ỉ t h ị ( C T ) : L à v ă n bản dùng đ ể truyền đạt chủ trương, quy định c á c

b i ệ n p h á p chỉ đạo, đôn đốc, phối hợp và k i ể m tra hoạt động của c á c bộ

phận do cơ quan có thẩm quyền phụ trách Chỉ thị do T h ủ tướng, B ộ trưởng,

U B N D c á c cấp ban hành

9 T h ô n g t ư ( T T ) : Là văn bản dùng đ ể hướng dẫn thực h i ệ n , g i ả i thích

và đ ề ra b i ệ n p h á p thi hành các quy định của những v ă n bản quy p h ạ m

p h á p luật có giá trị pháp lý cao hơn như luật, p h á p lệnh, nghị quyết, nghị định, quyết định và chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ Thông tư do B ộ trưởng hoặc Thủ trưởng các cơ quan ngang bộ ban hành

10 T h ô n g t ư l i ê n tịch ( T T L T ) : Là thông tư do các cơ quan N h à nước có thẩm quyền ( B ộ , cơ quan ngang bộ, các tổ chức chính trị xã h ộ i cấp trung ương được tham gia quản lý Nhà nước theo luật định) cùng p h ố i hợp ban

h à n h đ ể hướng dẫn thi hành các v ă n bản quỵ p h ạ m p h á p luật của cơ quan

N h à nước cấp trên có liên quan đ ế n chức năng, n h i ệ m vụ, quyền h ạ n của

c á c cơ quan đ ố

- H ệ t h ố n g v ă n b ả n h à n h chính:

C á c v ă n bản h à n h chính thông thường là những v ă n bản mang tính thông tin quy phạm nhằm thực thi các văn bản quy phạm p h á p luật, hoặc d ù n g đ ể thực h i ệ n c á c tác nghiệp hành chính trong hoạt động của c á c cơ quan quản

lý h à n h chính nhà nước, các tổ chức khác Đ â y là hình thức v ă n b ả n được sử dụng phổ b i ế n trong các cơ quan, tổ chức

Trong h ệ thống v ă n bản hành chính, ngoại trừ thông cáo quy định rõ

chủ t h ể ban hành, các v ă n bản hành chính k h á c không x á c định t h ẩ m quyền ban h à n h theo t ê n l o ạ i của vă n bản C á c cơ quan, t ổ chức, đơn vị, c á n h â n tùy theo thẩm quyền g i ả i quyết công việc có t h ể ban h à n h l o ạ i v ă n b ả n phù hợp

H ệ thống v ă n bản hành chính bao gồm các l o ạ i : v ă n bản h à n h chính cá biệt, v ă n bản hành chính thông thường có tên l o ạ i , v ă n bản h à n h chính thông thường không có tên loại

á p dụng n à y chỉ được thực h i ệ n một l ầ n cho một cá nhân, một sự v i ệ c hay

m ộ t v ấ n đ ề cụ t h ể Do đặc đ i ể m nói trên, chủ t h ể ban h à n h quyết định là

T h ủ trưởng các cơ quan quản lý Nhà nước (Thủ tướng, B ộ trưởng hoặc Thủ trưởng cơ quan ngang B ộ , U B N D các cấp), Thủ trưởng các cơ quan h à n h chính sự nghiệp, Thủ trưởng các doanh nghiệp nhà nước và doanh nghiệp

d â n doanh

2 Chỉ t h ị (cá b i ệ t ) ( C T ) : Là loại v ă n bản dùng đ ể g i ả i quyết những công v i ệ c mang tính chất cá b i ệ t của các cơ quan quản lý Nhà nước

V ă n b ả n h à n h c h í n h t h ô n g t h ư ờ n g có t ê n l o ạ i :

1 T h ô n g c á o ( T C ) : Là v ă n bản do các cđ quan quản lý Nhà nước trung ương dừng đ ể cồng b ế v ớ i n h â n d â n một quyết định hoặc một sự k i ệ n quan trọng v ề đ ố i n ộ i , đ ố i ngoại của quốc gia Thông c á o do Quốc h ộ i , U ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i , Chính phủ, Ban chấp hành Trung ương Đảng Cộng sản V i ệ t Nam ban hành

2 T h ô n g b á o ( T B ) : Là l o ạ i văn bản dùng đ ể thông tin các vấn đ ề trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá n h â a đ ể các đ ố i tượng có liên quan b i ế t hoặc thực thi

3 C h ư ơ n g t r ì n h ( C T r ) : Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể sắp x ế p n ộ i dung công tác, lịch l à m v i ệ c cụ thể theo một trình tự nhất định và trong một thời gian nhất định

4 K ế h o ạ c h ( K H ) : Là l o ạ i văn bản được dùng đ ể x á c định mục tiêu,

y ê u cầu, chi tiêu của n h i ệ m vụ cần hoàn thành trong m ộ t thời gian nhất định và các b i ệ n p h á p v ề tổ chức, nhân sự, cơ sở vật chất cần thiết đ ể thực

h i ệ n n h i ệ m vụ đ ố

5 P h ư ơ n g á n (PA): Là l o ạ i văn bản n ê u dự k i ế n về cách thức, trình tự

t i ế n h à n h côn g v i ệ c trong hoà n cảnh, đi ề u k i ệ n nhất định

6 Đ ề á n ( Đ A ) : Đ ề á n là v ă n bản dùng đ ể trình bày dự định, mục tiêu,

k ế hoạch thực h i ệ n côn g tá c trong m ộ t khoảng thời gian nhất định dựa trê n

cơ sở những đặc đ i ể m , tình hình thực t i ễ n của cơ quan, đơn vị

7 B á o c á o ( B C ) : Là l o ạ i văn bản dùng đ ể phản ánh tình hình, sự việc,

vụ việc, hoạt động của các cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân trong một

khoảng thời gian cụ t h ể nhằm k i ế n nghị c á c g i ả i p h á p hoặc đ ề nghị cấp trên cho phương hướng x ử lý

8 B i ê n b ả n ( B B ) : Là l o ạ i văn bản dùng đ ể ghi l ạ i sự v i ệ c , vụ v i ệ c đã hoặc đ a n g x ả y ra đ ể l à m chứng cứ p h á p lý B i ê n bản được sử dụng trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp hoặc trong hoạt động giữa cơ quan nhà nước v ớ i công dân

9 T ờ t r ì n h ( T T r ) : Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể đ ề xuất v ớ i cấp t r ê n p h ê chuẩn hay x é t duyệt một v ấ n đề m ớ i hoặc đã có trong k ế hoạch m à cấp dưới k h ô n g t h ể tự quyết định được

10 H ợ p đ ồ n g ( H Đ ) : Là v ă n bản dùng đ ể ghi l ạ i sự thoả thuận giữa hai hay nhiều b ê n bằng v ă n bản, trong đó c á c b ê n ký v ớ i nhau l ậ p m ộ t quan h ệ

vụ thay cho người có quyền (hoặc người đ ạ i d i ệ n theo p h á p luật)

14 G i ấ y m ờ i ( G M ) : Là l o ạ i v ă n bản d à n h cho cơ quan nhà nước sử dụng khi cần triệu tập công d â n đ ế n trụ sở cơ quan đ ể g i ả i quyết những

v ấ n đề liên quan đ ế n y ê u cầu hoặc k h i ế u n ạ i của công d â n đó (giấy m ờ i của cơ quan hành chinh)

15 G i ấ y giới t h i ệ u ( G T ) : Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể cấp cho c á n bộ n h â n viên liên h ệ giao dịch, g i ả i quyết các n h i ê m vụ được giao k h i đi c ô n g t á c

16 G i ấ y nghỉ p h é p (NP): Là l o ạ i v ă n bản dùng đ ể cấp cho c á n b ộ , n h â n viên được nghỉ p h é p theo L u ậ t lao động đ ể g i ả i quyết các công v i ệ c của cá nhân

20 P h i ế u c h u y ể n (PC): L à l o ạ i v ă n bản dùng đ ể chuyển hồ sơ, tài l i ệ u của cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân đ ế n bộ phận k h á c đ ể t i ế p tục g i ả i

q u y ế t hoặc do chủ t h ể chuyển khôn g có th ẩ m q u y ề n g i ả i quyết

V ă n b ả n h à n h c h í n h t h ô n g t h ư ờ n g k h ô n g có t ê n l o ạ i :

C ô n g v ă n ( h à n h c h í n h ) là l o ạ i v ă n bẳn không cố tên l o ạ i dừng l à m phương tiện giao dịch h à n h chính giữa các cơ quan, tổ chức hoặc giữa cơ quan, tổ chức v ớ i công d â n Phạm v i sử dụng của công v ă n rất rộng, liên quan đ ế n các lĩnh vực hoạt động thường x u y ê n của cơ quan, t ể chức

b) P h â n l o ạ i b ẳ n sao v ă n b ả n

B ả n sao v ă n bản được quỵ định gồm các l o ạ i sau đây:

1 B ả n sao y b ả n c h í n h : Là bản sao đầy đủ, chính x á c n ộ i dung của v ă n

bản và được trình b à y theo t h ể thức quy định B ả n sao y bản chính p h ả i

được thực h i ệ n từ bản chính

2 B ả n t r í c h sao: Là bản sao một phần n ộ i dung của văn bản và được trình b à y theo t h ể thức quy định B ả n trích sao phải được thực h i ệ n từ bản chính

3 B ả n sao l ụ c : L à bẳn sao đ ầ y đủ, chính x á c n ộ i dung của v ă n bản, được thực h i ệ n từ bản sao y bản chính và trình b à y theo t h ể thức quy định c) D a n h m ụ c v à quy định v i ế t t ắ t t ê n l o ạ i v ă n b ẳ n , b ả n sao v ă n b ả n (Theo Phụ lục ì T h ô n g tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n phòng Chính phủ)

P h ụ l ụ c ì BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VÀN BẢN VÀ BẢN SAO

( K è m theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-^PCP

S Í T T ê n loai v ă n bản Chữ v i ế t tắt

C h ư ơ n g 2 : T H Ể T H Ứ C VÀ K Ỹ T H U Ậ T

T R Ì N H B À Y V A N B Ả N , B Ả N S A O V À N B Ả N

2.1 C ơ sở p h á p lý x á c định t h ể thức v à k ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y v ă n b ả n , b ả n sao v ă n b ả n

T h ể thức của v ă n bản là những quy định mang tính chất p h á p lý y ê u cầu tất cả các cơ quan, tổ chức khi soạn thảo v ă n bản đ ề u p h ả i tuân theo T ừ trước đ ế n nay, các cơ quan chức n ă n g đã ban h à n h nhiều v ă n b ả n quy định

t h ể thức và kỹ thuật trình bày văn bản, cụ thể như sau :

- T C V N 5700-1992, ngày 31/12/1992, quy định t h ể thức, n ộ i dung và mẫu b ì n h b à y v ă n bản hành chính, văn bản quản lý

- C ô n g v ă n số 3378/ HC, ngày 09/7/1993 của V ă n p h ò n g Chính phủ, quy định cách tình b à y chủ thể ban h à n h v ă n bản là U B N D c á c cấp

- C ô n g v ă n số 900/ VPCP-HC, ngày 14/3/1998 của V ă n p h ò n g Chính phủ, quy định cách trình b à y thành phần số và ký h i ệ u của v ă n bản theo

L u ậ t ban h à n h v ă n bản quỵ phạm p h á p luật n ă m 1996

- C ô n g v ă n số 1145/VPCP-HC, n g à y 01/4/1998 của V ă n p h ò n g Chính phủ, quy định v ề m ẫ u trình b à y v ă n bản quản lý N h à nước

- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP, n g à y 28/8/2001 của Chính phủ, quy định

v i ệ c quản lý và sử dụng con dấu

- T C V N 5700-2002, thay t h ế T C V N 5700-1992, do Tổng cục T i ê u chuẩn

Đ o lường Chất lượng đ ề nghị, B ộ Khoa học & C ô n g nghệ ban h à n h n ă m

2002, quy định m ẫ u binh b à y v ă n bản quản lý N h à nước

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, n g à y 08/4/2004 của Chính phủ v ề c ô n g tác v ă n thư, trong đó quy định rõ việc soạn thảo và ban hành v ă n bản

- Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của

B ộ N ộ i vụ và V ă n phòng Chính phủ, hướng dẫn v ề thể thức v à k ỹ thuật

trình b à y v ă n bản theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP

Thông thường, c á c cơ sở p h á p lý quy định thể thức và kỹ thuật trình b à y

v ă n bản có sự thay đ ổ i , phù hợp v ớ i từng thời điểm Do đ ó , n g ư ờ i l à m c ô n g

tác b i ê n tập và soạn thảo văn bản cần cập nhật thông tin đ ể hoạt động n à y

đ ả m bảo tính chuẩn mực và theo đúng quy định của p h á p luật T h ể thức và

kỹ thuật trình b à y v ă n bản trong tài l i ệ u này dựa theo n ộ i dung của Nghị

định số 110/2004/NĐ-CP và Thông tư liên tịch số VPCP

55/2005/TTLT-BNV-2.2 P h ạ m vỉ và đ ố i t ư ợ n g á p dụng

Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP hướng dẫn v ề t h ể thức

và kỹ thuật trình b à y v ă n bản quy phạm p h á p luật, v ă n bản h à n h chính và bản sao v ă n bản; được á p dụng cho các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức xã h ộ i - nghề nghiệp, tổ chức kinh t ế và đơn vị vũ trang n h â n

d â n (gọ i chung là cơ quan, tổ chức)

- C á c l o ạ i v ă n bản như giấy giới thiẸu, giấy biỏn nhạn hổ"ãtfrphiếư'gửi,

p h i ế u chuyển có t h ể được trình b à y trê n k h ổ gi ấ y A5 (148mm X 210mm) hoặc trên giấy m ẫ u ÚI sấn

c) Đ ị n h l ề t r a n g v ă n b ả n ( đ ố i v ớ i k h ố giấy A4)

- Trang m ặ t trước :

L ề t r ê n (Tóp): c á c h m é p trên từ 20-25 mm ;

L ề dư ớ i (Bottom): cách m é p dưới từ 20-25 mm ;

L ề trái (Insize): c á c h m é p trái từ 30-35 mm ;

L ề phả i (Outstee): cách m é p phả i từ 15-20 mm

- Trang mặt sau :

L ề t r ê n (Tóp): cách m é p trên từ 20-25 min;

L ề dư ớ i (Bottom): cách m é p dư ớ i từ 20-25 mm ;

L ề trái (Insize): cách m é p trái từ 15-20 min ;

Chỉ bắt đầu đánh số từ trang 2 (số 2) Không ghi số Ì trên trang 1

2.4 Font c h ữ t r ì n h b à y v ă n b ả n và b ả n sao v ă n b ả n

- Font chữ sử dụng đ ể trình bày văn bản là c á c font chữ tiếng V i ệ t v ớ i

k i ể u chữ chân phương, bảo đ ả m tính trang trọng, n g h i ê m túc của v ă n bản

Đ ố i v ớ i những v ă n bản dùng trong trao đ ổ i thông tin đ i ệ n tử giữa c á c cơ quan, tổ chức của Nhà nước, phải sử dụng font chữ của bộ m ã ký tự chữ

V i ệ t (font chữ tiếng V i ệ t Unicode) theo T i ê u chuẩn V i ệ t Nam T C V N

6909-2001 V i ệ c quy định mang tính thống nhất n à y đ ả m bảo cho những v ă n bản trao đ ổ i qua thông tin điện tử giữa các cơ quan, tổ chức không bị thất lạc

- VỊ trí các thành phần thể thức, m ẫ u chữ và chi t i ế t trình b à y t h ể thức

v ă n bản và thể thức bản sao: V ị trí trình b à y các thành phần t h ể thức v ă n bản trên một trang giấy khổ A4 được b ố trí theo sơ đồ ở Phụ lục n (xem

m ẫ u trình bày) VỊ tí trình bày các thành phần t h ể thức văn bản trên một trang giấy k h ổ A5 được á p dụng tương tự theo sơ đồ trên

- M ẩ u chữ và chi tiết trình bày thể thức v ă n bản và t h ể thức bản sao được hướng dẫn cụ thể t ạ i Phụ lục r v (xem m ẫ u trinh bày)

2.5 C á c t h à n h p h ầ n t h ể thức của v ă n b ẳ n

T h ể thức của v ă n bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng đ ố i với các l o ạ i văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ t h ể hoặc đ ố i v ớ i một số l o ạ i

v ă n bản nhất định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP quy định cụ thể như sau: a) T h ể thức của v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t v à v ă n b ả n h à n h c h í n h

T h ể thức của v ă n bản quy phạm pháp luật và v ă n bản h à n h chính bao gồm các thành phần sau:

- Quốc h i ệ u ;

- T ê n cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;

- Số, ký h i ệ u của v ă n bản;

- Địa danh và ngày, tháng, n ă m ban hành văn bản;

- T ê n l o ạ i và trích y ế u n ộ i dung của văn bản;

- N ộ i dung v ă n bản;

- Chức vụ, họ t ê n và chữ ký của người có thẩm quyền;

- D ấ u của cơ quan, tổ chức;

b) T h ể thức của v ă n b ả n c h u y ê n n g à n h

T h ể thức và kỹ thuật trình b à y văn bản chuyên n g à n h do B ộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thoả thuận thống nhất v ớ i

B ộ trưởng B ộ N ộ i vụ

c) T h ể thức v ă n b ả n của t ố chức chính t r ị , t ố chức c h í n h t r ị - x ã h ộ i

T h ể thức và kỹ thuật trinh bày văn bản của tổ chức chính trị, t ổ chức chính trị - xã h ộ i do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị, tổ chức chính t r ị - x ã h ộ i quy định

d) T h ể thức v à k ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y v ă n b ả n t r a o đ ố i v ớ i c á c c ơ quan, t ố chức hoặc c á n h â n nước n g o à i

Được thực h i ệ n theo thông l ệ quốc t ế

2.6 S ơ đ ồ b ố t r í , m ẫ u c h ữ t r ì n h b à y c á c t h à n h p h ầ n t h ể t h ứ c củ a v ă n

b ả n

(Theo Phụ lục n và I V Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n phòng Chính phủ)

P h ụ l ụ c n

S ơ ĐỒ B Ố TRÍ CÁC THÀNH PHẦN T H Ể THỨC VAN BẢN (Trên m ộ t trang giấy k h ổ A4: 210 m m X 297 mm)

( K è m theo T h ô n g tư liên tích số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP

9a

12

G h i c h ú :

ô số : Thành phần t h ể thức văn bản

Ì Quốc hiệu

2 Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản

3 SỐ, kỷ hiệu của văn bản

4 Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản

5a Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

5b Trích yếu nội dung công văn hành chính

6 N ộ i dung văn bản

7a, 7b, le Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền

8 Dấu của cơ quan, tổ chức

13 Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát hành

14 Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail; địa chỉ Website;

số điện thoại, số Telex, số Fax

P h ụ l ụ c I V MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VAN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO (Kèm theo Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ)

2 Tên cơ quan, tổ chức

- Tên cơ quan, tổ chức chủ

- Dòng kẻ bên dưới

3 Số, ký hiệu của văn bản ỉn thường 13 Đứng Số: 32/2002/NĐ-CP; số: 15/QĐ-BCN;

SỐ: 12/UBND-VX

13

4 Địa danh và ngày, tháng,

năm ban hành văn bản

ỉn thường 13-14 Nghiêng Hà Nội, ngày 05 tháng 02 năm 2004

Gò Vấp, ngày 29 tháng 6 năm 2004

13

5 Tên loại và T/y nội dung

a Đ ố i với VB có tên loại

- Trích yếu nội dung In thường 14 Đứng, đ ậ m v ề cốn g t á c p h ò n g , chốn g l ụ t b ã o 14

- Dòng kẻ bên dưới

Đ ố i với công văn

Trích yếu nội dung In thường 12-13 Đứng

N ộ i dung văn bản In thường 13-14 Đứng

Gồm phần, chương, mục,

điều, khoản, điểm

- Từ "phần", "chương" và số

thứ tự của phần, chương In thường 14 Đứng, đ ậ m

- Tiêu đề của phần, chương In hoa 13-14 Đứng, đ ậ m

- Tiêu đề của phần In hoa 13-14 Đứng, đ ậ m

- Số thứ t ự , tiêu đề của mục In hoa 13-14 Đứng, đ ậ m

- Khoản:

Trường hợp có tiêu đề In thường 13-14 Đứng, đ ậ m

Trường hợp không cổ tiêu đề In thường 13-14 Đứng

v / v N â n g bậc lương n ă m 2004 Trong công tác chỉ đạo

- Quyền hạn người ký In hoa 13-14 Đứng, đ ậ m

- Chức vụ của người ký In hoa 13-14 Đứng, đ ậ m

- Họ tên của người ký In thường 13-14 Đứng, đ ậ m

8 Nơi nhận

ã Từ "kính gửi" và tên cơ quan, In thường 14 Đứng

tổ chức, cá nhân

- Gửi một nơi

- Gửi nhiều nơi

b Từ "nơi nhận" và tên cơ

quan, tổ chức, cá nhân

Từ "nơi nhận" In thường 12 Nghiêng, đậm

- Tên cơ quan, tổ chức, cá In thường l i Đứng

nhân nhận văn bản, bản sao

13 Địa chỉ cơ quan, địa chỉ

E-Mail, Website; số điện

In thường 11-12 Đứng Số X X phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà N ộ i

Đứng, đ ậ m Đứng, đ ậ m

Đứng Đứng, đ ậ m

2, 7, 13 SAO Y B Ả N CHÍNH, TRÍCH SAO, SAO LỤC

14

14

2.7 N ộ i dung và kỹ t h u ậ t t r ì n h b à y c á c t h à n h p h ầ n t h ể thức của v ă n

b ả n

a) Q u ố c h i ệ u

Quy định chung:

Quốc h i ệ u có giá trị x á c nhận tính p h á p lý của văn bản và t h ể hiện quan

hệ chính thức của một p h á p nhân C á c l o ạ i văn bản không thể h i ệ n quan h ệ chính thức hoặc v ă n bản sử dụng trong n ộ i bộ thì có thể không trình b à y

y ế u t ố này

K ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y :

Quốc h i ệ u được trình b à y ở trên đầu, giữa trang giấy hoặc chếch v ề b ê n phải tùy từng l o ạ i v ă n bản T h ô n g thường, quốc h i ệ u được đặt t ạ i ô số Ì, cách b ì n h b à y cụ thể như sau:

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

T ê n cơ quan, tổ chức cho b i ế t văn bản do cơ quan, tổ chức n à o ban h à n h

và m ố i quan h ệ giữa c á c cơ quan, tổ chức trong h ệ thống bộ m á y nhà nước; thể h i ệ n quyền hợp p h á p của cơ quan, tổ chức trong hoạt động giao dịch

hợp đ ố i với các B ộ , cơ quan ngang B ộ , cơ quan thuộc Chính phủ, V ă n phòng Quốc hội, H ộ i đồng dân tộc và các U ỷ ban của Quốc h ộ i

Tên của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản phải được ghi đ ầ y đủ theo tên gọi chính thức căn cứ văn bản thành lập, quy định tổ chức bộ m á y , phê chuẩn, cấp phép hoạt động hoặc công nhận tư cách pháp nhân của cơ quan,

tổ chức có thẩm quyền T ê n của cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực

t i ế p có th ể v i ế t tắt những cụm từ thông dụng nh ư U ỷ ban N h â n dâ n (UBND), H ộ i đồng Nhân dân (HĐND)

Đ ố i với các cơ quan ban hành văn bản là doanh nghiệp d â n doanh ( Công ty Cổ phần, Công ty TNHH, Doanh nghiệp tư nhân ) thì không trình bày tên cơ quan, tổ chức n à o ừ ê n tên cơ quan ban hành v ă n bản

K ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y :

T ê n cơ quan viết ngang hàng quốc hiệu, t ạ i góc trái của v ă n bản (ô số 2) T ê n cơ quan, tổ chức chủ quản cấp trên trực tiếp được trình b à y bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đ ế n 13, k i ể u chữ đứng T ê n cơ quan, tổ chức ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ tò 12 đ ế n 13, k i ể u chữ đứng, đậm; phía dưới có đường kẻ ngang, nét l i ề n , có độ dài bằng từ 1/3

đ ế n 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân đ ố i so v ớ i dòng chữ, ví dụ:

B Ộ T H Ư Ơ N G M Ạ I

TỔNG CÔNG TY ĐIỆN Lực VIỆT NAM

UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐỒNG THÁP

CÔNG TY CỔ PHẦN NHỰA BÌNH MINH

BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI

CỤC H À N G H Ả I V I Ệ T N A M

TỔNG C Ô N G T Y Đ I Ệ N L ự c V I Ệ T N A M

C Ô N G T Y Đ I Ệ N L ự c ì

U B N D T Ỉ N H Đ Ồ N G T H Á P

SỞ X Â Y D Ự N G

c) SỐ v à k ý h i ệ u của v ă n b ả n

Quy định v ề s ố và k ý h i ệ u của v ă n b ả n quy p h ạ m p h á p l u ậ t :

S ố và ký h i ệ u của v ă n bản quy phạm p h á p luật do Quốc h ộ i , u ỷ ban Thường vụ Quốc h ộ i và các cơ quan nhà nước có thẩm quyền k h á c ở Trung ương ban h à n h được thực h i ệ n theo quy định t ạ i Đ i ề u 3 của Nghị định s ế 110/CP n g à y 23/9/1997 của Chín h phủ quy định chi t i ế t thi h à n h m ộ t số điều của L u ậ t ban h à n h v ă n bản quy phạm p h á p luật, và được hướng dẫn cụ thể t ạ i Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, n g à y 06/5/2005 của B ộ N ộ i vụ và V ă n p h ò n g Chính phủ

s ế của v ă n bả n quy phạ m p h á p luật bao g ồ m số thứ tự đ ă n g ký được đánh theo từng l o ạ i v ă n bản do cơ quan ban hành trong m ộ t n ă m và n ă m ban h à n h v ă n bản đó s ố được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đ ầ u từ số OI v à o ngày đ ầ u n ă m và k ế t thúc v à o ngày 31 tháng 12 h à n g n ă m ; n ă m ban h à n h phải ghi đ ầ y đủ c á c số, k h ô n g được v i ế t tắt

Ký h i ệ u của v ă n b ả n quy phạm p h á p luật bao gồm chữ v i ế t tắt t ê n l o ạ i

v ă n bản (theo quy định t ạ i Phụ lục ì của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP) và chữ v i ế t tắt tên cơ quan hoặc chức danh nhà nước (Chủ tịch Nước, T h ủ tướng Chính phủ) ban h à n h v ă n bản

Số, ký h i ệ u của v ă n bản quy phạm p h á p luật do H ộ i đồng N h â n dân, U ỷ ban N h â n d â n ban h à n h được thực h i ệ n theo quy định t ạ i Đ i ề u 7 của L u ậ t ban h à n h v ă n bản quy phạm p h á p luật của H ộ i đồng N h â n dân, U ỷ ban

định cụ thể việc đăng ký và đánh số văn bản cho phù hợp theo c á c c á c h sau:

Đ á n h số tổng hợp chung: Cơ quan, tổ chức ban hành v ă n bản đ á n h số chung cho tất cả l o ạ i văn bản được ban hành trong n ă m theo thứ tự thời gian bắt đ ầ u bằng số thứ tự OI vào ngày đ ầ u n ă m và k ế t thúc v à o cuối n g à y 31 tháng 12 m ỗ i n ă m Cách đánh số này được á p dụng cho những cơ quan, đơn

vị có lượng v ă n bản ban hành trong n ă m không nhiều

Đ á n h số theo tính chất của công việc: Cơ quan, tổ chức ban h à n h văn bản x á c định tính chất của tòng l o ạ i công việc đ ể đ á n h số riêng cho phù hợp v ớ i l o ạ i v ă n bản đó Cách đánh số n à y thuận t i ệ n cho v i ệ c p h â n loại, quản lý, ư a tìm văn bản khi cần thiết, ví dụ: v ă n bản được ban h à n h có thể được chia thành các loại: l o ạ i quan trọng (quyết định, b á o c á o , k ế hoạch,

q u y ế t toán ), l o ạ i vă n bả n liên quan đ ế n g i ả i q u y ế t côn g v i ệ c , l o ạ i v ă n bản

cố tính chất ngoại giao

Đ á n h số theo l o ạ i công việc cụ thể: Có t h ể chọn m ộ t số l o ạ i công việc

cụ thể mang tính chất tác nghiệp riêng đ ể đ á n h số cho c á c v ă n bản ban

h à n h v ề việc đó, ví dụ: công việc v ề tổ chức c á n b ộ , v ề x ử lý kỷ luật, về bản á n kinh t ế

Đ á n h số theo hình thức v ă n bản: Có thể đ á n h số cho c á c v ă n bản có cùng tên g ọ i như: quyết định, hợp đồng, giấy uỷ quyền, giấy giới thiệu

S ố của v ă n bản hành chính được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đ ầ u từ số

OI v à o ngày đ ầ u n ă m và k ế t thúc v à o ngày 31 tháng 12 h à n g n ă m

Ký hiệu của văn bản hành chính:

Ký h i ệ u của văn bản cá b i ệ t (quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt) và các hình thức v ă n bản h à n h chính có t ê n l o ạ i : Bao gồm chữ viết tắt t ê n l o ạ i v ă n bản (theo quy định t ạ i Phụ lục ì của Thông tư liên tịch số 55/2004/TTLT-BNV-VPCP) và chữ v i ế t tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh N h à nước ban hành văn bản

Ký h i ệ u của công văn: Bao gồm chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước ban hành công văn và chữ viết tắt tên đơn vị soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn đó Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban

h à n h v ă n bản và chữ v i ế t tắt tên các đơn vị trong m ỗ i cơ quan, tổ chức phải được quy định cụ thể, bảo đ ả m ngắn gọn, d ễ hiểu

- K ỹ thuật trình bày:

Số, ký h i ệ u của v ă n bản được trình bày t ạ i ô số 3

T ừ " S ố " được trình bày bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, k i ể u chữ đứng; sau từ " S ố " có dấu hai chấm; giữa số, n ă m ban hành

và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo ự); giữa các n h ó m chữ v i ế t tắt trong

ký hiệu văn bản có dấu gạch nối không cách chữ (-)

Có thể khái quát cách trình bày số và ký hiệu cho từng n h ó m v ă n bản theo ba công thức sau:

Đ ố i vđi v ă n b ẳ n quy p h ạ m p h á p l u ậ t :

Số: /Năm ban hành/Tên viết tắt loại V B - T ê n v i ế t tắt

cở quan, tổ chức, chức danh Nhà nước ban hành V B

- SỐ: 05/1997/NQLT-TLĐLĐVN-BTC Nghị quyết liên tịch số 05 n ă m 1997 của Tổng Liên đoàn Lao động V i ệ t Nam và B ộ Tài chính

Đ ố i v ớ i v ă n b ả n c á b i ệ t và v ă n b ả n h à n h chính cổ t ê n l o ạ i :

Số: /Tên v i ế t tắt loại VB-Tên viết tắt cơ quan, tổ chức,

chức danh Nhà nước ban hành V B

Ví dụ: - Số: 15/QĐ-UBND

Quyết định số 15 của U ỷ ban nhâ n dâ n tính

- Số: 06/TB-NHCT

31

Thông b á o số 06 của N g â n h à n g C ô n g Thương V i ệ t Nam

Đ ố i v ớ i cống v ă n h à n h c h í n h :

Số: /Tên v i ế t tắt cơ quan, tổ chức, chức danh N h à nước

ban hành v ă n bản -Tên v i ế t tắt đơn vị soạn thảo (nếu có)

Ví dụ : - Số: 234/SCN-VP

Công v ă n số 234 của Sở Công nghiệp tỉnh do V ă n p h ò n g

Sở soạn thảo

- Số: 150/UBND-VX Công v ă n số 150 của U ỷ ban n h â n d â n tính do t ổ c h u y ê n viên hoặc thư ký theo dõi lĩnh vực v ă n hoá - x ã h ộ i soạn thảo

- Số: 105/BTC-TCCB Công v ă n số 105 của B ộ T à i chính do V ụ T ổ chức c á n bộ soạn thảo

- Số: 22/VPCP-HC Công v ă n số 22 của V ă n phòng Chính phủ do V ụ H à n h chính soạn thảo

d) Địa danh và n g à y , t h á n g , n ă m ban h à n h v ă n b ả n

Quy định v ề c á c h ghi địa danh:

Địa danh ghi trên v ă n bản là t ê n g ọ i chính thức đơn vị h à n h chính (tỉnh, thành p h ố trực thuộc Trung ư ơ n g ; huyện, quận, thị xã, thành p h ố thuộc tính ; x ã , phường, thị trấn) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở Đ ố i v ớ i những đơn vị h à n h chính được đặt theo tên người hoặc bằng chữ số thì p h ả i ghi theo t ê n g ọ i đ ầ y đủ của đơn vị h à n h chính đ ó , cụ t h ể như sau :

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức Trung ương: là t ê n

của tính, thành p h ế bực thuộc Trung ương hoặc tên của thành p h ố thuộc tỉnh (nếu có) nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:

V ă n bản của B ộ Công nghiệp, của Cục X u ấ t bản thuộc B ộ V ă n h o á Thông tin, của Công ty Đ i ệ n lực Ì thuộc Tổng công ty Đ i ệ n lực V i ệ t N a m

-(có trụ sở t ạ i thành p h ố H à N ộ i ) : Hà Nội, ngày tháng năm

V ă n bản của Nhà m á y Thủy điện H ò a Bình (có trụ sở t ạ i thị xã H ò a

Hưng Yên, ngày tháng năm

V ă n bản của V i ệ n H ả i dương học thuộc V i ệ n Khoa học và C ô n g nghệ

V i ệ t Nam (có trụ sở t ạ i thành p h ố Nha Trang, tỉnh K h á n h H o à ) : Nha Trang, ngày tháng năm

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh được quy định như sau:

- Đ ố i v ớ i các thành p h ố trực thuộc Trung ương: là tên của thành p h ố trực

thuộc Trung ương, ví dụ:

V ă n bản của u ỷ ban n h â n d â n thành p h ố Hà N ộ i và của c á c sở, ban,

ngành thuộc thành phố: Hà Nội, ngày tháng năm

V ă n bản của U ỷ ban n h â n d â n thành p h ố H ồ Chí M i n h và của các sở,

ban, n g à n h thuộc thành phố: Tp Hồ Chí Minh, ngày tháng năm

- Đ ố i v ớ i các tỉnh: là tên của thị xã, thành p h ế thuộc tỉnh hoặc của

huyện nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sỏ, ví dụ:

V ă n bản của u ỷ ban nhân d â n tỉnh Hà Nam và của các sở, ban, n g à n h

thuộc tỉnh (có trụ sở t ạ i thị xã Phủ Lý, tỉnh Hà Nam): Phủ Lý, ngày tháng năm

V ă n bản của U ỷ ban n h â n dân tỉnh H ả i Dương và của các sở, ban, n g à n h

thuộc tỉnh (có trụ sở t ạ i thành p h ố H ả i Dương, tỉnh H ả i Dương): Hải Dương, ngày tháng năm

V ă n bản của u ỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh và của các sở, ban,

n g à n h thuộc tình (có trụ sở t ạ i thành p h ố H ạ Long, tỉnh Quảng Ninh):

Hạ Long, ngày tháng năm

V ă n bản của U ỷ ban nhân d â n tỉnh L â m Đồng và của c á c sở, ban, n g à n h

thuộc tỉnh (có trụ sở t ạ i thành p h ố Đ à L ạ t , tỉnh L â m Đồng): Đà Lạt, ngày tháng năm

V ă n bản của Vườn Quốc gia Ba B ể (có trụ sở t ạ i huyện Ba B ể , tỉnh Bắc

K ạ n ) : Ba Bể, ngày thảng năm

V ă n bản của Ban Quản lý Cửa khẩu quốc t ế B ờ Y (có trụ sở t ạ i huyện

Ngọc H ồ i , tỉnh Kem Tùm): Ngọc Hồi, ngày tháng năm

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tồ chức cấp huyện : là tên

của huyện, quận, thị xã, thành p h ố thuộc tỉnh, ví dụ:

V ă n bản của U ỷ ban nhân d â n huyện Sóc Sơn (thành p h ố H à N ộ i ) và

của các phòng, ban thuộc huyện: Sóc Sơn, ngày thảng năm

V ă n bản của U ỷ ban nhân d â n quận Ì (thành p h ố H ồ Chí M i n h ) và của

c á c phòng, ban thuộc quận: Quận Ì, ngày tháng năm

V ă n bản của U ỷ ban nhân dân quận Gò v ấ p (thành p h ố H ồ Chí Minh),

của các phòng, ban thuộc quận: Gò vấp, ngày tháng năm

V ă n bản của u ỷ ban nhân dân thị xã H à Đ ô n g (tỉnh H à T â y ) và của các

phòng, ban thuộc thị xã: Hà Đồng, ngày tháng năm

V ă n bản của U y ban N h â n dân thành p h ố Đ i ệ n B i ê n (tỉnh Đ i ệ n Biên) và

của c á c phòng, ban thuộc thành phế: Điện Biên, ngày tháng năm Địa danh ghi trên văn bản của Hội đồng nhân dân, Uy ban nhân dân

và của các tổ chức cấp xã: là tên của xã, phường, thị trấn đó, ví dụ:

V ă n bản của u ỷ ban n h â n d â n xã K i m L i ê n (huyện Nam Đ à n , tỉnh Nghệ

An): Kim Liên, ngày tháng năm

V ă n bản của U ỷ ban n h â n d â n phường Nguyễn Trãi (thị xã H à Đông,

tỉnh H à T â y ) : Phường Nguyễn Trãi, ngày tháng năm

V ă n bản của U ỷ ban nhân d â n phường c ố n g VỊ (quận Ba Đình, thành

p h ố H à N ộ i ) : cống Vị, ngày tháng năm

V ă n bản của u ỷ ban nhân d â n thị trấn Củ Chi (huyện Củ Chi, t h à n h p h ố

H ồ Chí M i n h ) : Củ Chi, ngày tháng năm

Địa danh ghi trên văn bản của các cơ quan, tổ chức và đơn vị vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Quốc phòng: được thực h i ệ n theo

quy định của p h á p luật và quy định cụ thể của B ộ Quốc phòng

Quy định v ề c á c h ghi n g à y , t h á n g , n ă m ban h à n h v ă n b ẳ n :

N g à y , tháng, n ă m ban h à n h văn bản quy phạm p h á p luật do Quốc h ộ i ,

U ỷ ban Thường vụ Quếc h ộ i , H ộ i đồng nhân d â n ban hành là ngày, tháng,

n ă m v ă n bản được thông qua

Ngày, tháng, n ă m ban hành v ă n bản quy phạm p h á p luật k h á c và văn bản hành chính là ngày, tháng, n ă m văn bản được kỷ ban hành

N g à y , tháng, n ă m ban h à n h v ă n bản phải được v i ế t đ ầ y đủ , không v i ế t tắt; các s ế chỉ ngày, tháng, n ă m dừng chữ sế Ả rập; đ ế i với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng Ì, 2 phải t h ê m số 0 ở trước

K ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y :

Địa danh và ngày, tháng, n ă m ban hành văn bản được trình bày t ạ i ô số

4, bằng chữ in thường, k i ể u chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đ ế n 14; sau địa danh

có dấu phẩy, ví dụ: Tp Hồ Chí Minh, ngày 07 tháng 02 năm 2006

Quy định c á c h ghi t r í c h y ế u n ộ i dung v ă n b ả n :

Trích y ế u n ộ i dung của v ă n bản là một cụm từ hoặc một câu, n ê u khái quát n ộ i dung chủ y ế u của v ă n bản ; giúp cho việc xác định nhanh chóng

n ộ i dung chủ y ế u của v ă n bản, thuận tiện v à o sổ lưu và theo dõi, g i ả i quyết công việc, tra tìm khi cần thiết

K ỹ t h u ậ t t r ì n h b à y :

T ê n l o ạ i và trích y ế u n ộ i dung của các l o ạ i v ă n bản có ghi tên loại được trình b à y t ạ i ô số 5a; t ê n l o ạ i văn bản (nghị định, quyết định, k ế hoạch, b á o

cáo, tò dinh và các l o ạ i văn bản khác) được đ ặ t canh giữa (cân đ ố i ở giữa dòng) bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 14 đ ế n 15, k i ể u chữ đứng, đ ậ m ; trích y ế u

n ộ i dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên l o ạ i v ă n bản, bằng chữ

in thường, cỡ chữ 14, k i ể u chữ đứng, đậm; b ê n dưới trích y ế u có đường k ẻ ngang, n é t l i ề n , có độ dài bằng từ 1/3 đ ế n 1/2 độ dài của d ò n g chữ và đ ặ t

c â n đ ố i so v ớ i dòng chữ

Trích y ế u n ộ i dung công văn được trình b à y t ạ i ô số 5b, sau chữ v i ế t tắt

" V / v " (về việc) bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đ ế n 13, k i ể u chữ đứng e) N ộ i dung của v ă n b ả n

Quy định v ề n ộ i dung v ă n b ả n :

N ộ i dung văn bản là thành phần chủ y ế u của một v ă n bản, trong đ ó , các quy phạm p h á p luật ( đ ố i v ớ i văn bản quy phạm p h á p luật), c á c quy định được đặt ra; các vấn đ ề , sự việc được trình bày

N ộ i dung v ă n bản phải bảo đ ả m những y ê u cầu cơ bản sau:

- Sử dụng ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, áễ h i ể u ;

- D ù n g từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài n ế u không thực sự cần thiết Đ ố i v ớ i thuật ngữ chuyên m ô n cần xác định rõ n ộ i dung thì phải được giải thích trong v ă n bản;

- Không v i ế t tắt những từ, cụm từ không thông dụng Đ ố i v ớ i những từ, cụm từ được sử dụng nhiều l ầ n trong văn bản thì cố thể v i ế t tắt nhưng c á c chữ v i ế t tắt l ầ n đ ầ u của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay sau

từ, cụm từ đó;

- V i ệ c v i ế t hoa được thực h i ệ n theo quy tắc chính tả tiếng V i ệ t ;

- K h i v i ệ n dẫn l ầ n đầu v ă n bản có liên quan, phải ghi đ ầ y đủ t ê n l o ạ i , trích y ế u n ộ i dung v ă n bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, n ă m ban

h à n h v ă n b ả n và tên cơ quan, t ổ chức ban hành v ă n b ả n (trừ trường hợp đ ố i

v ớ i luật và p h á p lệnh); trong c á c l ầ n v i ệ n dẫn tiếp theo, có t h ể ghi t ê n l o ạ i

và số, ký h i ệ u của v ă n bản đ ó

Quy định v ề b ố cục v ă n b ẳ n :

T ù y theo t h ể l o ạ i và n ộ i dung, v ă n bản có t h ể có phần căn cứ p h á p lý đ ể ban hành, phần m ở đ ầ u và có t h ể được b ố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, đ i ể m hoặc được p h â n chia thành c á c phần, mục từ lớn đ ế n nhỏ theo m ộ t trình tự nhất định

B ố cục của luật, p h á p lệnh được thực h i ệ n theo 4a y định t ạ i Đ i ề u 27 của Luật Ban hành v ă n b ả n quy phạm p h á p luật ngày 12 tháng 11 n ă m 1996 và Luật sửa đ ổ i , b ổ sung m ộ t số đ i ề u của Luật Ban h à n h v ă n bản quy phạm pháp luật SỐ02/2002/QH11 ngày l ổ tháng 12 n ă m 2002

V ă n bản quy phạm p h á p luật k h á c có t h ể được b ố cục như sau:

- Nghị quyết: theo điều, khoản, đ i ể m hoặc theo khoản, đ i ể m ;

- Nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, đ i ể m ; c á c quy c h ế (điều l ệ ) ban hành k è m theo nghị định: theo chương, mục, điều, khoản, đ i ể m ;

- Quyết định: theo điều, khoản, đ i ể m ; các quy c h ế (quy định) ban hành

k è m theo quyết định: theo chương, mục, điều, khoản, đ i ể m ;

6pt; khoảng cách giữa các dòng hay cách dòng (line spacỉng) chọn t ố i t h i ể u

từ cách dòng đơn (single line spacing) hoặc từ 15pt (exactly line spacing) trở lên

Đ ố i v ớ i những văn bản quy phạm p h á p luật và v ă n bản h à n h chính có phần căn cứ p h á p lý đ ể ban hành thì sau m ỗ i c ă n cứ p h ả i xuếng d ò n g , cuối

d ò n g có dấu chấm phẩy, riêng căn cứ cuối cùng k ế t thúc bằng dấu phẩy Trường hợp n ộ i dung văn bản được b ố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, đ i ể m thì binh b à y như sau:

- Phần, chương: từ "phần", "chương" và số thứ tự của phần, chương được dinh b à y trên m ộ t dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14,

- Đ i ề u : từ " đ i ề u " , SỐ thứ tự và tiêu đ ề của đ i ề u được trình b à y bằng chữ

ỉn thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần l ờ i v ă n (13-14), k i ể u chữ đứng,

đ ậ m S ố thứ tự của đ i ề u dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;

- Khoản: s ế thứ tự các khoản trong m ỗ i đ i ề u dùng chữ số Ả-rập, tiếp theo là dấu chấm, cỡ chữ b ằ n g cỡ chữ của phần l ờ i v ă n (13-14), k i ể u chữ đứng;

- Đ i ể m : thứ tự c á c đ i ể m trong m ỗ i khoản dùng c á c chữ cái tiếng V i ệ t theo thứ tự abc, sau cố dấu đóng ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần l ờ i v ă n (13-14), k i ể u chữ đứng

Trường hợp n ộ i dung v ă n bản được p h â n chia thành c á c phần, mục từ lớn đ ế n nhỏ thì trình b à y như sau:

- Phần (nếu có): từ "phần" và số thứ tự của phần được trình b à y t r ê n m ộ t dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, k i ể u chữ đứng, đ ậ m

s ố thứ tự của phần dùng chữ số La M ã Tiêu đ ề của phần được đ ặ t ngay dưới, canh giữa, bằng chữ i n hoa, cỡ chữ từ 13 đ ế n 14, k i ể u chữ đứng, đ ậ m ;

- M ụ c : số thứ tự các mục dùng chữ số La M ã , sau có dấu chấm; tiêu đ ề của mục được trình b à y bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đ ế n 14, k i ể u chữ đứng, đ ậ m ;

- Khoản: s ế thứ tự c á c khoản trong m ỗ i mục dùng chữ số Ả -rập, sau đố

có dấu chấm; số thứ tự và tiêu đ ề của khoản (nếu cố) được trình b à y bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần l ờ i v ă n (13-14), k i ể u chữ đứng, đậm;

- Đ i ể m : thứ tự c á c đ i ể m trong m ỗ i khoản dừng c á c chữ cái tiếng V i ệ t theo thứ tự abc, sau đố có dấu đống ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần l ờ i v ă n (13-14), k i ể u chữ đứng

g) Chức v ụ , h ọ t ê n v à c h ữ k ý của n g ư ờ i có t h ẩ m quyền

Quy đ ịn h v ề v i ệ c k ý v ă n b ả n :

Ở cơ quan, tổ chức l à m việc theo c h ế độ thủ trưởng, người đứng đ ầ u cơ quan, tổ chức cố thẩm quyền ký tất cả các v ă n bản của cơ quan, tổ chức Thông thường, Thủ trưởng cơ quan, tổ chức phải ký c á c v ă n bản có n ộ i dung quan trọng như chinh sách, c h ế độ, phương châm, chương trình h à n h động, chủ bương k ế hoạch công tác; những b á o cáo, công v ă n x i n chỉ thị cấp t r ê n ; thông tư, chỉ thị chỉ đạo công tác gởi cấp d ư ớ i ; c á c giấy tờ v ề quan h ệ c ô n g tá c v ớ i c á c cơ quan k h á c cố tính chất quan trọng

T ù y theo quy m ô của cơ quan và phương p h á p quản lý cửa người l ã n h đạo, thủ trưởng cơ quan có thể uỷ quyền cho cán bộ phụ trách d ư ớ i mình một cấp ký nhữniỊ v ă n b ắ n m à p h á p luật quy định phải do thủ trưởng cơ quan k ý V i ệ c u ỷ quyền p h ả i l ậ p thành v ă n bản và quy định thời hạn uỷ

q u y ề n N g ư ờ i được u ỷ q u y ề n khôn g được u ỷ q u y ề n l ạ i

N g ư ờ i ký v ă n bẳn phải chịu trách n h i ệ m v ề v ă n bẳn mình đã k ý V ă n

b ả n do người không cố thẩm quyền ký không cố giá trị Cơ quan, cá n h â n

nhận được v ă n bẳn l o ạ i n à y cần gửi trả ngay cho cơ quan p h á t h à n h v ă n

bản N g ư ờ i k ý v ă n b ả n trái p h á p luật tùy theo mức độ nặng nhẹ cố t h ể bị

p h ê bình, k h i ể n trách, kỷ luật hoặc bị truy t ố theo quy định của p h á p luật

Không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứ mực d ễ phai đ ể

- KT ( Ký thay ) : Là hình thức ký được áp dụng khi người đứng đầu cơ

quan tổ chức có thể giao cho cấn phó của mình ký thay các văn bản thuộc

các Tính vực được phân công phụ trách

- T M ( Thay m ặ t ) : Là hình thức ký á p dụng cho cơ quan, tổ chức làm việc theo c h ế độ tập thể mà theo quy định của pháp luật hoặc theo điều l ệ của tổ chức, những vấn đề quan trọng của cơ quan phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số Người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, tổ chức c ấ p phó của người đứng

đ ầ u và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức những v ă n bản theo uỷ quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc những lĩnh vực được phân công phụ trách

- TUQ ( Thừa uỷ quyền ) : Là hình thức ký á p dụng trong trường hợp đặc biệt, thủ trưởng cơ quan, tổ chức cố thể uỷ quyền cho cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng một cấp ký những văn bản v ề những vấn đề theo p h á p luật thủ trưởng cơ quan phải ký V i ệ c giao ký thừa uỷ quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời giãn nhất định Người được uỷ quyền khôn g được uỷ quyền l ạ i cho người khá c ký

- T L ( Thừa lệnh ) : Là hình thức ký được á p dụng trong trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc Trưởng một số đơn vị ký một số loại v ă n bản V i ệ c giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy c h ế hoạt động hoặc quy c h ế công tác văn thư của cơ quan, tổ chức