Tổng quan về công ty cổ phần CK Thăng Long
Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý tại Công ty cổ phần CK Thăng Long
Sơ đồ 07: Bộ máy quản lý của công ty
(Nguồn : Phòng tổ chức – hành chính)
1 Ban giám đốc công ty : gồm 1 giám đốc và hai phó giám đốc là phó giám đốc phụ trách kinh doanh, và phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật.
Giám đốc công ty là người đứng đầu, điều hành mọi hoạt động và đại diện theo pháp luật, chịu trách nhiệm về kết quả sản xuất kinh doanh Ngoài việc ủy quyền cho phó giám đốc, giám đốc còn trực tiếp chỉ đạo các phòng kế toán và tổ chức hành chính.
Phó giám đốc phụ trách kinh doanh đóng vai trò quan trọng trong việc triển khai thị trường và thực hiện nhiệm vụ kinh doanh Họ hỗ trợ Giám đốc trong công tác chỉ đạo và điều hành sản xuất kinh doanh, đồng thời cùng Giám đốc tìm kiếm cơ hội việc làm và đảm bảo sản xuất diễn ra hiệu quả và đúng pháp luật Ngoài ra, phó giám đốc còn có trách nhiệm duy trì kỷ luật và các chế độ sinh hoạt khác trong công ty.
Phó giám đốc phụ trách sản xuất kỹ thuật có nhiệm vụ kiểm tra và nghiệm thu các phương án kỹ thuật do phòng kỹ thuật đề xuất Người này là người quyết định xem các phương án kỹ thuật có được phê duyệt hay không, đồng thời giám sát và nghiệm thu công trình trước khi bàn giao cho khách hàng Ngoài ra, phó giám đốc còn phụ trách toàn bộ công tác kỹ thuật và công nghệ sản xuất trong công ty.
Việc tổ chức phòng ban trong công ty được xác định dựa trên yêu cầu quản lý kinh doanh Mỗi phòng ban được lãnh đạo bởi một trưởng phòng, người này chịu sự quản lý trực tiếp từ ban giám đốc và có trách nhiệm hỗ trợ ban giám đốc trong các lĩnh vực mà mình phụ trách.
Phòng kỹ thuật công nghệ đóng vai trò tư vấn kỹ thuật cho các chủ doanh nghiệp, đảm bảo chất lượng và số lượng nguyên phụ liệu trước khi sản xuất Đồng thời, phòng này thiết lập quy tắc và quy trình kỹ thuật, quy trình chất lượng sản phẩm, cũng như nghiên cứu ứng dụng công nghệ mới vào quy trình sản xuất.
Phòng kinh tế - kế hoạch có nhiệm vụ lập kế hoạch sản xuất và cung ứng vật tư kịp thời, đảm bảo cân đối các loại vật tư theo kế hoạch đã đề ra Đồng thời, phòng cũng thực hiện lập kế hoạch xây dựng cơ bản và sửa chữa thiết bị, nhà xưởng cùng các công trình khác của công ty Ngoài ra, phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất và phát triển sản phẩm, phù hợp với khả năng của công ty và thích ứng với thị trường.
Phòng tài chính – kế toán có nhiệm vụ quản lý tài chính doanh nghiệp, ghi chép và cập nhật kịp thời các nghiệp vụ kinh tế liên quan đến nguyên vật liệu, tài sản cố định và vốn tiền mặt Phòng cũng theo dõi tình hình công nợ của khách hàng và tổ chức giám sát toàn bộ quá trình sản xuất từ khâu mua nguyên vật liệu đến khi sản phẩm hoàn thành và chuyển giao Hạch toán kế toán, xác định kết quả kinh doanh và phân tích hoạt động tài chính là những nhiệm vụ quan trọng, đồng thời đảm bảo thực hiện đúng các chế độ chính sách kế toán do bộ tài chính và nhà nước quy định.
Phòng Tổ chức - Hành chính chịu trách nhiệm quản lý cán bộ, tổ chức bộ máy lao động, theo dõi thi đua, công tác văn thư và tiếp khách, bảo vệ tài sản Đồng thời, phòng cũng đảm nhận công tác tuyển dụng, hợp tác lao động và quản lý hồ sơ nhân viên toàn Công ty.
Các đội máy thi công là lực lượng chủ chốt trong công ty, thực hiện xây dựng và hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng Họ đóng vai trò quan trọng trong việc giúp công ty đạt được kế hoạch đã đề ra Dưới sự quản lý trực tiếp của đội trưởng và các nhân viên kinh tế kỹ thuật, các công trình được thi công đúng tiến độ và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật.
- Ngoài ra còn có tổ bảo vệ, tổ y tế, tổ vệ sinh môi trường.
Bộ máy kế toán của công ty và hình thức kế toán tại công ty
Tổ chức công tác kế toán tại công ty cổ phần CK Thăng Long
2.1.1 Tổ chức bộ máy kế toán
Phòng kế toán đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin liên tục và toàn diện về hoạt động kinh tế tài chính của công ty cho giám đốc Những thông tin này là cơ sở để đưa ra các quyết định quản lý hiệu quả Chức năng chính của phòng kế toán là ghi chép và phản ánh mọi nghiệp vụ phát sinh, từ đó tính toán chi phí và lợi nhuận Ngoài việc ghi chép và trình bày số liệu, kế toán còn thực hiện phân tích sơ bộ nhằm hỗ trợ quản trị nội bộ Do đó, phòng kế toán được xem như một trợ thủ đắc lực cho lãnh đạo công ty trong quá trình ra quyết định.
Bộ phận tài chính kế toán của công ty gồm 5 người: Kế toán tổng hợp, kế toán thanh toán, kế toán kho, thủ quỹ và thủ kho.
Kế toán tổng hợp là người chịu trách nhiệm chính về tài chính của công ty, thực hiện các công việc kế toán tổng hợp Họ có quyền yêu cầu, giám sát và phân công nhiệm vụ cho nhân viên kế toán, đồng thời kiểm tra công việc của họ Kế toán tổng hợp cũng giám sát việc sử dụng vốn của phòng kinh doanh, phân tích và đánh giá báo cáo tài chính, cũng như thuyết minh các số liệu liên quan Vị trí này chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ giám đốc.
Kế toán kho đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi tình hình nhập, xuất và tồn kho của từng loại vật tư trong quá trình thi công Họ cũng có trách nhiệm báo cáo tồn kho vật tư theo niên độ kế toán, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài sản.
Kế toán thanh toán đóng vai trò quan trọng trong việc theo dõi và quản lý tình hình chi tiêu tiền mặt, đảm bảo rằng các hoạt động của công ty được phục vụ kịp thời và chính xác.
Tập hợp và kiểm soát chứng từ trước khi thu chi, thanh toán, cung cấp các thông tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.
Thủ kho có trách nhiệm quản lý việc nhập và xuất vật tư cho các công trình Cuối kỳ, thủ kho cần gửi báo cáo tồn kho cho nhân viên kinh doanh để theo dõi số lượng và chủng loại vật tư có sẵn Điều này giúp đảm bảo việc xuất kho vật tư diễn ra kịp thời và hiệu quả cho các công trình.
Thủ quỹ là người đảm nhiệm việc thu chi tiền mặt, thực hiện các giao dịch liên quan đến tiền mặt phát sinh Họ có trách nhiệm lập sổ quỹ tiền mặt hàng ngày và đối chiếu số liệu tồn quỹ với kế toán thanh toán để đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quản lý tài chính.
Sơ đồ 08: Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty
2.1.2 Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty cổ phần CK Thăng Long
Công ty áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung với phần mềm Foxman 2008.F, giúp công tác ghi chép trở nên nhanh chóng và dễ dàng Đây là một phương pháp ghi sổ kế toán tiên tiến, phù hợp với xu hướng hiện đại hóa và chuyên môn hóa trong lĩnh vực kế toán, đáp ứng nhu cầu phát triển công nghệ thông tin và đang được sử dụng phổ biến trong việc quản lý kế toán trên máy vi tính.
Hằng ngày, kế toán sẽ dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi sổ, xác định tài khoản ghi Nợ và ghi Có Số liệu sẽ được nhập vào máy vi tính thông qua các bảng biểu đã được thiết kế sẵn trên phần mềm kế toán Máy vi tính sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ kế toán liên quan như Sổ Nhật ký chung, Sổ cái và Sổ thẻ chi tiết.
Vào cuối tháng hoặc khi cần thiết, kế toán tiến hành khóa sổ và lập báo cáo tài chính Quá trình đối chiếu giữa số liệu tổng hợp và số liệu chi tiết diễn ra tự động, đảm bảo tính chính xác và trung thực của thông tin đã được nhập trong kỳ.
Sơ đồ 09: Sơ đồ trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính
Ghi chú: Nhập số liệu hàng ngày.
In sổ, báo cáo cuối tháng, cuối năm. Đối chiếu, kiểm tra.
Các chính sách kế toán được áp dụng tại Công ty như sau :
- Kế toán áp dụng tại công ty tuân thủ theo Luật kế toán và các Chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Chế độ kế toán mà công ty đang áp dụng: theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14 tháng 09 năm 2006.
- Hình thức kế toán: Nhật ký chung.
- Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.
- Nguyên tắc ghi nhận hàng tồn kho: ghi nhận theo trị giá gốc.
- Nguyên tắc ghi nhận tài sản cố định là theo nguyên giá.
- Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định: Tài sản cố định được khấu hao theo phương pháp đường thẳng.
- Công ty nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Niên độ kế toán: từ 01/01 đến 31/12 năm dương lịch.
- Đơn vị tiền tệ được sử dụng: Việt Nam đồng (VNĐ).
➢ Áp dụng theo chế độ kế toán hiện hành ở Việt Nam, báo cáo tài chính của Công ty bao gồm:
- Bảng Cân đối kế toán - Mẫu số B01-DNN
- Bảng Cân đối số phát sinh các tài khoản - Mẫu số F01-DNN
- Báo cáo Kết quả hoạt động kinh doanh - Mẫu số B02-DNN
- Báo cáo Lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp - Mẫu số B03-DNN
- Bản Thuyết minh báo cáo tài chính - Mẫu số B09-DNN
Tất cả các báo cáo tài chính do nhân viên Phòng tài chính – kế toán hỗ trợ lập cho kế toán tổng hợp Sau khi hoàn thành, các báo cáo này sẽ được Kế toán trưởng kiểm tra để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và chuẩn mực Mọi báo cáo đều được thực hiện theo đúng quy định về cách thức, biểu mẫu, thời gian và số lượng.
Cuối tháng và cuối năm, sổ kế toán tổng hợp cùng với sổ kế toán chi tiết sẽ được in ra giấy, sau đó được đóng thành quyển Việc này cần thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Biểu số 02:Giao diện ban đầu phần mềm kế toán Foxman sử dụng tại công ty.
Một số phần hành kế toán cơ bản tại công ty
Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một phần quan trọng trong vốn sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, thuộc tài sản lưu động, chủ yếu hình thành từ quá trình bán hàng và các quan hệ thanh toán.
- Vốn bằng tiền của công ty bao gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi ngân hàng và tiền đang chuyển.
Kế toán vốn bằng tiền tuân thủ những nguyên tắc sau :
- Sử dụng đơn vị tiền tệ thống nhất là đồng Việt Nam
Các loại ngoại tệ được quy đổi sang đồng Việt Nam theo quy định và được theo dõi chi tiết từng loại trên tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”.
Các loại vàng bạc, kim khí và đá quý được định giá theo giá thực tế tại thời điểm phát sinh, đồng thời được theo dõi chi tiết về số lượng, trọng lượng, quy cách và phẩm chất của từng loại.
- Vào cuối mỗi kỳ, kế toán điều chỉnh lại các loại ngoại tệ theo giá thực tế
Kế toán vốn bằng tiền cần đảm bảo phản ánh chính xác, kịp thời và đầy đủ số dư cũng như biến động của các khoản mục này Việc kiểm tra và giám sát chặt chẽ tuân thủ các quy định và thủ tục quản lý là rất quan trọng để duy trì tính minh bạch và hiệu quả trong quản lý vốn bằng tiền.
Tiền mặt là khoản vốn quan trọng được quản lý bởi thủ quỹ, bao gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng, bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu và ngân phiếu Để đảm bảo hoạt động kinh doanh của công ty diễn ra liên tục, cần duy trì một lượng tiền mặt nhất định Tuy nhiên, do tiền mặt tiềm ẩn nhiều rủi ro và chi phí cơ hội cao, việc tính toán định mức tồn quỹ hợp lý là rất cần thiết, phụ thuộc vào từng giai đoạn kinh doanh và kế hoạch sản xuất cụ thể.
Thủ quỹ là người quản lý tiền mặt tại quỹ và chịu trách nhiệm về các khoản thu chi liên quan đến tiền mặt Để đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm, thủ quỹ không được tham gia vào công tác kế toán cũng như không được trực tiếp mua bán hàng hóa và nguyên liệu.
Số tiền doanh nghiệp gửi tại ngân hàng, kho bạc nhà nước hoặc công ty tài chính cần được kế toán theo dõi chi tiết qua sổ sách Việc này giúp dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và theo dõi các khoản tiền gửi Nếu phát hiện sự chênh lệch giữa số liệu kế toán và ngân hàng, cần ghi nhận theo chứng từ ngân hàng và theo dõi sự chênh lệch trên tài khoản phải thu hoặc phải trả khác, đồng thời thông báo cho ngân hàng để xác minh.
Các khoản thu chi bằng ngoại tệ :
Hạch toán được thực hiện bằng cách quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, hoặc theo tỷ giá giao dịch bình quân trên thị trường ngoại tệ liên ngân hàng do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm phát sinh Lưu ý rằng công ty không sử dụng ngoại tệ.
Chứng từ được sử dụng là :
- Bảng kê vàng bạc đá quý
❖ Kế toán tiền gửi ngân hàng :
- Bảng sao kê của ngân hàng
- Ủy nhiệm thu,ủy nhiệm chi, séc chuyển khoản
3.1.4.Quy trình luân chuyển chứng từ :
Luân chuyển chứng từ thu tiền :
(1) Kế toán tổng hợp viết phiếu thu (2 liên)
(2) Trình phiếu thu lên kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và giám đốc ký duyệt (cả 2 liên).
(3) Chuyển 2 liên cho thủ quỹ làm thủ tục thu tiền
(4) Thủ quỹ và người nộp tiền ký nhận ( cả 2 liên)
(5) Chuyển liên 1 cho kế toán tổng hợp lưu.
(6) Trả liên 2 cho người nộp tiền.
(7) Thủ quỹ vào sổ quỹ tiền mặt.
Luân chuyển chứng từ chi tiền :
(1) Kế toán tổng hợp lập chứng từ chi tiền.(2 liên)
(2) Trình kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và giám đốc ký duyệt.(2 liên)
(3) Chuyển 2 liên cho thủ quỹ chi tiền.
(4) Thủ quỹ xuất quỹ chi tiền và ký vào cả 2 liên, người nhận tiền ký vào cả 2 liên.
(5) Liên 1 chuyển cho kế toán tổng hợp lưu.
(6) Liên 2 chuyển trả cho người nhận tiền.
(7) Thủ quỹ vào sổ quỹ tiền mặt.
3.1.5.Tài khoản sử dụng và hạch toán :
TK 112 – Tiền gửi ngân hàng ( mở chi tiết theo từng ngân hàng)
Kế toán thu tiền mặt :
Có TK 131 ( TK 141, TK 711,…): TK liên quan
Kế toán chi tiền mặt :
Nợ TK 331 (TK 156, TK 157,…): TK liên quan
-Sổ cái tiền mặt, sổ cái tiền gửi ngân hàng
-Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt: VNĐ, ngoại tệ; sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng.Minh họa: Sổ cái tiền mặt
Kế toán nguyên vật liệu
3.2.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu :
Công ty cổ phần CK Thăng Long tập trung vào phát triển công nghệ mới trong lĩnh vực xây dựng công nghiệp và lắp đặt công trình Nguyên vật liệu chính được sử dụng bao gồm thép, ống nhựa PV, que hàn, cút, chếch, dầu, gạch, xi măng, bentonite, khí oxy và ga.
Công ty không chỉ sử dụng nguyên vật liệu chính mà còn cần đến các vật tư khác như nhiên liệu, phụ tùng thay thế và thiết bị xây dựng Vật liệu đóng vai trò là cơ sở vật chất ban đầu cho quá trình xây dựng và là tài sản dự trữ trong sản xuất kinh doanh, được mua sắm từ nguồn vốn lưu động Trong quá trình sản xuất, vật liệu sẽ bị tiêu hao hoàn toàn và chuyển đổi hình thái để tạo thành sản phẩm cuối cùng Về mặt giá trị, vật liệu sẽ chuyển giao toàn bộ giá trị của mình vào giá thành sản phẩm mới được tạo ra.
Doanh nghiệp hạch toán chi tiết Nguyên liệu, vật liệu theo từng thứ, từng chủng loại quy cách ở từng kho và ở từng địa điểm bảo quản sử dụng
-Tính giá vật liệu xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền
- Áp dụng phương pháp kế toán chi tiết NVL " Ghi thẻ song song".
Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên là cách theo dõi liên tục tình hình nhập xuất và tồn kho của vật liệu, hàng hóa Phương pháp này yêu cầu ghi chép trên các sổ sách kế toán ngay sau mỗi lần phát sinh giao dịch mua bán hoặc xuất nhập vật tư.
Các tài khoản kế toán hàng tồn kho ghi nhận số lượng và tình hình biến động của vật tư, hàng hóa Do đó, giá trị của vật tư và hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định bất kỳ lúc nào trong kỳ kế toán thông qua một công thức cụ thể.
Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá HTK đầu kỳ + Trị giá HTK nhập trong kỳ - trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ
- Phiếu xuất kho; Phiếu nhập kho.
- Sổ chi tiết vật tư.
- Bảng tổng hợp nhập - xuất - tồn.
3.2.4 Quy trình thu mua nhập kho NVL:
Khi nhận hợp đồng đặt mua sản phẩm hoặc lập kế hoạch sản xuất, phòng vật tư sẽ dựa vào yêu cầu về số lượng và chất lượng nguyên vật liệu, cũng như lượng tồn kho hiện có, để xây dựng kế hoạch thu mua Nguyên vật liệu khi về đến công ty sẽ được ban kiểm nghiệm vật tư kiểm tra về số lượng, chất lượng, quy cách và chủng loại, và kết quả kiểm tra sẽ được ghi vào biên bản Sau khi kiểm kê xong, thủ quỹ sẽ dựa vào hóa đơn, chứng từ và biên bản kiểm kê để lập phiếu nhập kho.
- Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên:
Liên 1: thủ kho giữ để khi vào thẻ kho Liên 2: Chuyển cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Sơ đồ 10: Quy trình thủ tục nhập kho nguyên vật liệu
3.2.5 Thủ tục xuất kho Nguyên vật liệu:
Căn cứ vào yêu cầu SXKD của từng bộ phận, phân xưởng đề nghị lên được ban
Gíam đốc phê duyệt Phòng kế toán ( kế toán tổng hợp) lên phiếu xuất kho.
Chứng từ đề xuất nguyên vật liệu (NVL) được gọi là "Phiếu xuất kho" Bộ phận xin lĩnh NVL sẽ lập bảng kê và chuyển cho kế toán tổng hợp để lập phiếu xuất kho Phiếu này có thể được lập cho một hoặc nhiều loại NVL tại cùng một kho và được in thành 3 liên: một liên dành cho người lĩnh giữ, một liên gửi lên Phòng kế toán tổng hợp, và một liên để thủ kho giữ làm căn cứ xuất kho.
3.2.6 Kế toán tổng hợp NVL :
- Sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên
TK 152: Nguyên liệu vật liệu
TK1521: NVL chính TK1522: Vật liệu phụ TK1523: Nhiên liệu TK1524: Phụ tùng thay thế TK1528: Vật liệu khác
TK liên quan ( TK 111, TK112, TK 331,…)
Sơ đồ 11 : Quy trình hạch toán nguyên vật liệu
Kế toán TSCĐ
3.3.1 Khái niệm và đặc điểm :
TSCĐ trong doanh nghiệp là các tư liệu lao động quan trọng và tài sản có giá trị lớn, đóng vai trò thiết yếu trong quá trình sản xuất kinh doanh Giá trị của TSCĐ được chuyển dần vào giá trị sản phẩm và dịch vụ trong từng chu kỳ sản xuất.
Tiêu chuẩn để ghi nhận TSCĐ là :
- Chắc chắn thu được lợi ích kinh tế trong tương lai từ việc sử dụng tài sản đó.
-Nguyên giá tài sản phải được xác định một cách đáng tin cậy.
-Có thời gian sử dụng từ một năm trở lên.
-Có giá trị theo quy định hiện hành (theo quy định hiện nay là từ 30.000.000 đồng trở lên).
- Tham gia vào nhiều chu kì sản xuất kinh doanh,
- TSCĐ bị hao mòn và giá trị của nó được dịch chuyển từng phần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kì.
- TSCĐ giữ nguyên hình thái ban đầu cho đến lúc hư hỏng.
Yêu cầu quản lý và nhiệm vụ kế toán TSCĐ:
Đảm bảo phản ánh kịp thời số lượng và tình hình biến động của từng loại tài sản cố định (TSCĐ) trong toàn doanh nghiệp và từng đơn vị sử dụng Điều này giúp đảm bảo an toàn cho hiện vật, đồng thời khai thác và sử dụng tài sản một cách hiệu quả, đạt công suất tối đa.
Mỗi doanh nghiệp cần lập bộ hồ sơ cho tất cả tài sản cố định (TSCĐ) của mình Hồ sơ này phải bao gồm biên bản giao nhận TSCĐ, hợp đồng, hóa đơn mua TSCĐ và các chứng từ liên quan khác.
Tổ chức và phân loại tài sản cố định (TSCĐ) là nhiệm vụ quan trọng trong phòng kế toán, bao gồm việc thống kê, đánh số và lập chứng từ cho từng đối tượng ghi TSCĐ Việc theo dõi chi tiết TSCĐ giúp đảm bảo quản lý hiệu quả và chính xác trong sổ theo dõi của đơn vị.
- TSCĐ phải được quản lý theo nguyên giá, số khấu hao lũy kế và giá trị còn lại trên sổ kế toán
Cuối mỗi năm tài chính, doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê tài sản cố định (TSCĐ) Trong trường hợp phát hiện thiếu hoặc thừa TSCĐ, doanh nghiệp phải lập biên bản để xác định nguyên nhân và tiến hành xử lý kịp thời.
Tổ chức ghi chép và tổng hợp số liệu chính xác về tài sản cố định (TSCĐ) là rất quan trọng để giám sát tình hình mua sắm, đầu tư, bảo quản và sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp Việc phản ánh kịp thời số lượng, hiện trạng và giá trị TSCĐ, cùng với tình hình tăng giảm và di chuyển nội bộ, giúp đảm bảo quản lý hiệu quả và minh bạch trong hoạt động tài chính của doanh nghiệp.
Việc phản ánh kịp thời giá trị hao mòn của tài sản cố định (TSCĐ) trong quá trình sử dụng là rất quan trọng, giúp tính toán và ghi nhận chính xác số khấu hao cũng như chi phí kinh doanh trong kỳ của đơn vị liên quan.
- Tham gia lập kế hoạch sửa chữa và dự toán chi phí sửa chữa TSCĐ
Tham gia vào quy trình kiểm kê và kiểm tra tài sản cố định (TSCĐ) định kỳ hoặc bất thường là rất quan trọng, đặc biệt khi cần đánh giá lại giá trị của TSCĐ Đồng thời, việc tổ chức phân tích tình hình bảo quản và sử dụng TSCĐ trong doanh nghiệp cũng cần được thực hiện để đảm bảo hiệu quả và tối ưu hóa nguồn lực.
3.3.2 Phân loại và đánh giá TSCĐ
Là việc sắp xếp các TSCĐ trong doanh nghiệp thành các loại , các nhóm TSCĐ có cùng tính chất, đặc điểm theo tiêu thức nhất định.
-Phân loại dựa theo hình thái biểu hiện :
+ TSCĐ hữu hình : là những tài sản có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
+ TSCĐ vô hình: là những tài sản không có hình thái vật chất cụ thể, thoả mãn các tiêu chuẩn ghi nhận TSCĐ.
- Phân loại theo quyền sở hữu :
- Phân loại theo nguồn hình thành :
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng vốn được cấp.
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung.
+ TSCĐ nhận vốn góp liên doanh.
+ TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn vay.
- Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng
+ TSCĐ dùng trong doanh nghiệp.
+ TSCĐ bảo quản, nhận giữ hộ.
1 TSCĐ do mua sắm mới :
Nguyên giá = Giá mua + Chi phí thu mua, lắp đặt chạy thử - Các khoản giảm trừ
Nguyên giá = Giá trị ghi trong biên bản gốc + Chi phí tiếp nhận (nếu có)
(biên bản giao nhận TSCĐ)
3 TSCĐ tự xây dựng hoặc tự chế:
Nguyên giá = Giá thành thực tế của TSCĐ + Chi phí trực tiếp liên quan đến việc đưa vào sử dụng
3.3.3 Chứng từ sổ sách kế toán TSCĐ sử dụng:
- Biên bản giao nhận TSCĐ Mẫu số 01- TSCĐ
- Biên bản thanh lý TSCĐ Mẫu số 02-TSCĐ
- Biên bản bàn giao TSCĐ sửa chữa hoàn thành Mẫu số 03-TSCĐ
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ Mẫu số 04-TSCĐ
- Biên bản kiểm kê TSCĐ Mẫu số 05-TSCĐ
- Bảng tính và phân bổ khấu hao TSCĐ Mẫu số 06-TSCĐ
Công ty còn sử dụng nhiều loại chứng từ khác ngoài các mẫu đã nêu, bao gồm hợp đồng mua, bán, chuyển nhượng và thuê mướn, nhằm phục vụ cho việc quản lý tài sản cố định (TSCĐ) hiệu quả hơn.
TSCĐ, phiếu thu, phiếu chi…
❖ Danh mục thiết bị máy móc chủ yếu phục vụ thi công của công ty
Danh mục thiết bị Đơn vị
Trọng tải Giá trị còn lại
1 Máy khoan cọc nhồi Hitachi
Cái 01 Nhật ĐK-2000mm khoan sâu
2 Máy khoan cọc nhồi DHP
Cái 01 Nhật ĐK-1500mm khoan sâu
Cái 01 Nhật ĐK-1500mm khoan sâu
4 Máy khoan đập CK 2000 Cái 01 TQ 80%
5 Máy khoan đập CK 1500 Cái 02 TQ 80%
6 Máy xúc PC 800 Cái 01 Nhật 4m 3 /gầu 90%
7 Máy xúc sumitomo Cái 02 Nhật 1,6m 3 /gầu 90%
8 Máy phát điện Cái 02 Nhật 150KVA 80%
9 Búa rung Tomen 90KW Cái 01 Nhật 80%
10 Ống đổ bê tông M 120 VN 90%
- Nhật ký chứng từ số 1, 2, 3, 4, 5, 7, 10.
Theo chế độ kế toán hiện hành, việc hạch toán tình hình hiện có và biến động tăng, giảm của TSCĐ và BĐSĐT được thực hiện thông qua các tài khoản kế toán liên quan đến nguyên giá và giá trị hao mòn tại đơn vị sử dụng.
(1) Hạch toán tình hình biến động TSCĐ
Khi mua sắm tài sản cố định căn cứ vào HĐGTGT, biên bản giao nhận tài sản cố định kế toán ghi:
Nợ TK 211: Nguyên giá TSCĐ tăng
Nợ TK 1332: Thuế GTGT được khấu trừ ( nếu có)
Có TK 111,112, 331…: Tổng giá trị thanh toán.
Phát sinh chi phí trong quá trình thu mua kế toán ghi:
Nợ TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 111,112,331: Chi phí thu mua Đồng thời kết chuyển nguồn hình thành tài sản:
Nợ TK 353 : Quỹ khen thưởng phúc lợi
Nợ TK 414: Quỹ đầu tư phát triển
Có TK 411: Nguồn vốn kinh doanh
Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ:
Nợ TK 111,112,131: Tổng giá thanh toán
Có TK 711: Thu nhập bất thường
Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp Nếu phát sinh chi phí:
Nợ TK 811: Chi phí khác
Nợ TK 133: Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Chi phí nhượng bán được ghi nhận theo tài khoản 111, 112, 331, đồng thời dựa vào biên bản giao nhận tài sản cố định (TSCĐ) để kế toán ghi giảm TSCĐ và phản ánh giá trị còn lại như một khoản chi phí khác.
Nợ TK 214: Phần giá trị đã hao mòn
Nợ TK 811: Phần giá trị còn lại
Có TK 211: Nguyên giá tài sản cố định
(2) Hạch toán khấu hao TSCĐ tại công ty.
Trong quá trình sử dụng, tài sản cố định (TSCĐ) của công ty bị hao mòn do nhiều nguyên nhân khác nhau, dẫn đến giảm sút giá trị sử dụng Hao mòn TSCĐ xảy ra khi tài sản tham gia vào hoạt động kinh doanh và chịu ảnh hưởng từ các yếu tố khách quan như thời tiết và thời gian Công ty áp dụng phương pháp khấu hao theo đường thẳng để tính toán giá trị hao mòn của TSCĐ.
Theo quy định hiện hành, việc trích khấu hao hoặc ngừng trích khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) bắt đầu từ thời điểm TSCĐ tăng hoặc ngừng tham gia vào hoạt động sản xuất kinh doanh Do TSCĐ thường ít biến động, nên số khấu hao trong tháng này chỉ khác tháng trước khi có sự thay đổi về số lượng TSCĐ.
Giá trị hao mòn của TSCĐ:
- Hạch toán khấu hao tại đơn vị cụ thể như sau:
Tài khoản này có 04 Tk cấp 2
+ Trình tự hạch toán các nghiệp vụ chủ yếu:
Hàng tháng, dựa trên bảng phân bổ và tính khấu hao kế toán, chi phí sản xuất kinh doanh dở dang của công trình và chi phí quản lý doanh nghiệp sẽ được tính vào chi phí.
CóTK 214: Hao mòn TSCĐ (TK cấp 2 phù hợp)
(3) Hạch toán sửa chữa TSCĐ
Khi phát sinh chi phí sửa chữa, nâng cấp TSCĐ hữu hình sau khi ghi nhận ban đầu:
Nợ TK 241 : XDCB dở dang
Khi công việc hoàn thành, TSCĐ đưa vào sử dụng:
- Nếu thoả mãn điều kiện ghi tăng nguyên giá
Nợ TK 211: TSCĐ hữu hình
Có TK 241: XDCB dở dang
- Nếu không thoả mán điều kiện ghi tăng nguyên giá
Nợ TK 154,642 : (Nếu chi phí sửa chữa nhỏ)
Nợ TK 142, 242: (Nếu chi phí sửa chữa lớn)
Có TK 241: XDCB dở dang
Kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
3.4.1 các hình thức tính lương tại công ty:
Công ty cổ phần CK Thăng Long áp dụng 2 hình thức trả lương theo thời gian, trả lương khoán (theo công việc hoàn thành)
Công ty cổ phần CK Thăng Long áp dụng hình thức trả lương theo thời gian cho các bộ phận gián tiếp, bao gồm các phòng, ban trong công ty.
● Trả lương khoán được áp dụng cho bộ phân công nhân trực tiếp và thi công ở các công trình.
Tại Công ty tiến hành trả lương cho cán bộ công nhân viên hai kỳ trong một tháng
(cả lao động trực tiếp và cán bộ văn phòng)
Hình thức tiền lương này liên kết thu nhập của người lao động với kết quả công việc, từ đó khuyến khích họ nâng cao năng suất lao động Tuy nhiên, nó vẫn chưa chú trọng đến chất lượng công việc.
3.4.2 Cách tính lương và các khoản trích theo lương
❖ Cách tính lương phải trả và các khoản khấu trừ theo lương
● Phương pháp tính lương khoán:
Trong nửa tháng đầu, kế toán tổng hợp sẽ lập Bảng lương tạm ứng và tiến hành thực hiện lương tạm ứng cho kỳ 1 của tháng đối với công nhân và nhân viên.
Sau khi hoàn thành công việc, các phòng ban và bộ phận sẽ dựa vào khối lượng công việc và bảng chấm công của từng công nhân trong tháng trước để lập bảng thanh toán lương cho tháng đó.
- Phương pháp tính trả lương
Hình thức trả cho lao động trực tiếp mà Công ty áp dụng là hình thức giao khoán sản phẩm.( theo ngày công)
● Phương pháp tính lương gián tiếp
Người phụ trách lao động trong từng phòng không chỉ quản lý bảng chấm công mà còn phải thu thập các chứng từ liên quan đến việc sử dụng thời gian lao động, bao gồm phiếu nghỉ BHXH và phiếu báo làm thêm giờ.
Hệ số lương của từng cán bộ nhân viên trong Công ty do nhà nước quy định
❖ Cách tính các khoản trích theo lương và BHXH phải trả cho người lao động
Ngoài tiền lương dựa trên số lượng và chất lượng lao động, công nhân viên chức trong doanh nghiệp còn được hưởng các khoản trợ cấp phúc lợi xã hội như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), kinh phí công đoàn (KPCĐ), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và quỹ dự phòng trợ cấp mất việc làm, nhằm đảm bảo sức khỏe và cuộc sống bền vững cho người lao động.
3.4.3 Trình tự kế toán chi tiết tiền lương và các khoản trích theo lương
- Cuối tháng kế toán lương lập bảng thanh toán tiền lương để tính lương cho CNV và thực hiện chi trả lương cho họ.
Bảng thanh toán lương và các khoản trích theo lương là cơ sở quan trọng để rút tiền từ ngân hàng, nhằm nhập quỹ tiền mặt và thực hiện chi trả cho cán bộ nhân viên.
- Đồng thời lập uỷ nhiệm chi để chuyển tiền nộp BHXH, KPCĐ, mua thẻ BHYT cho cơ quan bảo hiểm.
Dựa trên bảng thanh toán tiền lương và tổng hợp thanh toán tiền lương, công ty cần lập bảng phân bổ tiền lương cùng với các khoản trích theo lương.
Số liệu tổng hợp phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương được sử dụng ghi vào sổ kế toán chi tiết mở cho TK334,TK338.
Kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
3.5.1 Phần hành kế toán tập hợp chi phí sản xuất
Công ty phân loại chi phí dựa trên nội dung kinh tế và công dụng kinh tế, trong đó kế toán tập hợp chi phí sản xuất theo nội dung kinh tế.
Chi phí sản xuất bao gồm:
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp bao gồm các khoản chi cho vật liệu chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, và thiết bị xây dựng cơ bản, cũng như nửa thành phẩm mua ngoài để sản xuất sản phẩm Những chi phí này không phân biệt về nội dung hay tính chất kinh tế, ví dụ như ống nhựa, thép, và xi măng.
Chi phí nhân công trực tiếp bao gồm tiền lương và các khoản trích theo lương của công nhân sản xuất sản phẩm, như bảo hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ).
Chi phí sản xuất chung là các khoản chi phí liên quan đến quản lý và phục vụ sản xuất trong doanh nghiệp, bao gồm chi phí nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ cho sản xuất, lương và các khoản trích theo lương, hao mòn tài sản cố định phục vụ thi công, chi phí dịch vụ mua ngoài và các chi phí bằng tiền khác.
Chi phí sử dụng máy thi công bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến vật liệu, nhân công và các chi phí khác của doanh nghiệp Những chi phí này được phân chia thành hai loại chính: chi phí thường xuyên và chi phí tạm thời, trong đó cũng bao gồm cả chi phí thuê máy thi công từ bên ngoài.
Kế toán không chỉ phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính mà còn thu thập chi phí sản xuất thực tế để so sánh với mức tiêu hao định mức đã được thiết lập trước đó, từ đó hỗ trợ cho công tác quản trị và lập kế hoạch hiệu quả.
Các phiếu yêu cầu vật tư, bảng tính phân bổ nguyên liệu, công cụ dụng cụ, bảng phân bổ chi phí trả trước, cùng với bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội là những tài liệu quan trọng trong quản lý và phân phối nguồn lực.
- Tài khoản sử dụng: TK 154- chia theo mục đích sử dụng
VD: TK 1541- Chi phí NVL trực tiếp.
TK 1542- Chi phí nhân công trực tiếp.
TK 1543- Ch phí sản xuất chung.
TK 1544- Chi phí sử dụng máy thi công.
TK 1545- Chi phí bằng tiền khác, chi phí thầu phụ.
- Quy trình tập hợp chi phí sản xuất:
Chi phí NVL trực tiếp:
● Kế toán tổng hợp của công ty là kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành.
Khi xuất vật tư, kế toán tổng hợp cập nhật số lượng vào phần mềm dựa trên phiếu đề nghị lĩnh vật tư, tuy nhiên, đơn giá nguyên vật liệu xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền cho toàn bộ kỳ.
● Cuối kỳ, kế toán mới tính đơn giá và trị giá vốn thực tế nguyên vật liệu xuất kho.
Khi kế toán nhập số liệu vào phần mềm kế toán, hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin vào sổ chi tiết tài khoản 1541 và các sổ chi tiết của các tài khoản liên quan.
Chi phí nhân công trực tiếp:
Kế toán xác định chi phí nhân công trực tiếp dựa trên bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội Khi nhập liệu vào phần mềm, hệ thống tự động ghi nhận số liệu vào sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 1542 và các sổ chi tiết liên quan.
Chi phí sản xuất chung:
Kế toán xác định chi phí nhân viên trong đội thi công thông qua bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội, đồng thời sử dụng phần mềm tự động cập nhật lên tài khoản 1544.
Chi phí vật liệu phụ và chi phí công cụ dụng cụ được quản lý thông qua phiếu đề nghị lĩnh vật tư của đội thi công, từ đó kế toán ghi phiếu xuất kho và nhập dữ liệu vào phần mềm Hệ thống sẽ tự động cập nhật thông tin vào tài khoản 1543.
● Chi phí khấu hao TSCĐ căn cứ vào bảng phân bổ khấu hao TSCĐ, kế toán cập nhật lên phần mềm kế toán, tự động hạch toán vào TK 1543.
Chi phí mua ngoài của công ty chủ yếu bao gồm chi phí điện năng, được xác định dựa trên hóa đơn cung cấp điện từ sở điện lực thành phố Hà Nội Khi kế toán nhập số liệu vào phần mềm, hệ thống sẽ tự động cập nhật lên tài khoản 1545.
● Chi phí thầu phụ của công ty hạch toán vào TK 1545.
Chi phí sử dụng máy thi công:
Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công cần phù hợp với hình thức quản lý và sử dụng của doanh nghiệp Thông thường, có hai hình thức quản lý máy thi công: tổ chức đội máy thi công riêng biệt để thực hiện các khối lượng thi công hoặc giao máy cho các đội, xí nghiệp xây lắp.
Nếu doanh nghiệp xây lắp không thành lập đội máy thi công riêng mà giao máy cho các đội và xí nghiệp sử dụng, chi phí sử dụng máy sẽ được ghi nhận vào tài khoản 1544.
Doanh thu cung cấp dịch vụ và xác định kết quả kinh doanh
3.6.1 Doanh thu cung cấp dịch vụ
Doanh thu từ cung cấp dịch vụ của Công ty là số tiền thu được từ các công trình, không bao gồm thuế GTGT do Công ty áp dụng phương pháp khấu trừ cho thuế này.
Sau khi trúng thầu và ký hợp đồng với chủ đầu tư, công ty tiến hành nhận mặt bằng để chuẩn bị thi công Khi hoàn thành công việc, công ty thực hiện thủ tục nghiệm thu và bàn giao công trình cho chủ đầu tư, đồng thời xuất hoá đơn dịch vụ để ghi nhận doanh thu.
- Bảng giá trị hoàn thành, biên bản nghiệm thu đưa vào sử dụng
- Hoá đơn bán hàng công ty xuất cho chủ đầu tư.
- Tài khoản 5113: “Doanh thu cung cấp dịch vụ”
- Tài khoản 632: “giá vốn hàng bán”
Trình tự kế toán tổng hợp doanh thu bán hàng bao gồm việc nhập các chứng từ ban đầu liên quan đến hoạt động bán hàng vào phần mềm kế toán Điều này giúp tổng hợp thông tin vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp liên quan, đảm bảo tính chính xác và minh bạch trong quá trình kế toán.
- Căn cứ theo hóa đơn GTGT kế toán tiến hành định khoản để làm căn cứ ghi nhận doanh thu bán hàng trong kỳ.
Nợ TK 111,112: Tiền mặt, TGNH
Có TK 5113 (Chi tiết cho từng công trình): Doanh thu CCDV
Có TK 33311:Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước
Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm viết hóa đơn GTGT kiêm phiếu xuất kho, bao gồm 3 liên: Liên 1 dùng để ghi sổ sách kế toán, Liên 2 được giao cho khách hàng, và Liên 3 được lưu trữ nội bộ.
Dựa vào hóa đơn GTGT, phiếu thu và các chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng trong tháng, kế toán tổng hợp các dữ liệu vào sổ chi tiết bán hàng và sổ tổng hợp doanh thu để theo dõi tình hình doanh thu hàng tháng.
Dựa trên các sổ chi tiết kế toán, tiến hành ghi chép vào sổ tổng hợp doanh thu để tổng hợp doanh thu CCDV trong kỳ và xác định kết quả kinh doanh.
Trình tự hạch toán doanh thu cung cấp dịch vụ
Sơ đồ 16: Hạch toándoanh thu cung cấp dịch vụ
3.6.2 Kế toán xác định kết quả kinh doanh
Kết quả kinh doanh là chỉ số phản ánh hiệu quả hoạt động sản xuất và kinh doanh của doanh nghiệp trong một khoảng thời gian nhất định, thể hiện qua số tiền lãi hoặc lỗ.
Cuối tháng, sau khi hạch toán doanh thu, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp, thuế và các khoản liên quan đến tiêu thụ, kế toán xác định kết quả bán hàng Kết quả này được phản ánh thông qua tài khoản 911 của công ty.
Xác định chính xác kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh là yếu tố then chốt giúp công ty hiểu rõ hơn về hiệu quả của các hoạt động này.
Để xác định kết quả sản xuất kinh doanh, kế toán dựa vào các chứng từ ghi sổ, bao gồm sổ chi tiết phải thu của khách hàng và sổ chi tiết tài khoản 642 Cuối kỳ, sau khi tổng hợp chi phí phát sinh và giá trị hàng mua để bán, kế toán sẽ xác định giá vốn hàng bán để phản ánh chính xác vào các chứng từ ghi sổ.
Cuối kỳ, kế toán thực hiện việc kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí tài chính và doanh thu từ dịch vụ sang tài khoản 911, nhằm giúp công ty xác định kết quả kinh doanh.
- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- TK 911: Xác định kết quả kinh doanh
- TK 632: Giá vốn hàng bán
- TK 635: Chi phí tài chính
- TK 642: Chi phí quản lý doanh nghiệp
- TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ
- TK 515: Doanh thu từ hoạt động tài chính
- TK 821: Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp
- TK 421: Lợi nhuận chưa phân phối
- TK 711, 811: Thu nhập khác, chi phí khác