Xây dựng chương trình quản lý đề thi và thi trắc nghiệm

Năm 2011 tác giả chuyển đổi sang Access 2003 và đăng ký thành một đề tài nghiên cứu ứng dụng cấp Trường để tiếp tục hoàn thiện hệ thống với đầy đủ tài liệu phân tích và thiết kế hệ thống

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

BÁO CÁO:

ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU CẤP TRƯỜNG

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ

ĐỀ THI VÀ THI TRẮC NGHIỆM

Những người tham gia: ThS.GVC Nguyễn Đăng Tỵ

TP HỒ CHÍ MINH THÁNG 07 NĂM 2012

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I CÁC KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC CỦA ĐỀ TÀI 4

Các mục tiêu đề ra của đề tài: 5

Các chức năng phải có: 5

1 Các chức năng “Hệ thống” .8

1.1 Đăng nhập tên người sử dụng khác 8

1.2 Đăng ký người sử dụng mới 9

1.3 Thay đổi mật khẩu của người sử dụng .9

1.4 Hướng dẫn sử dụng 10

1.5 Giới thiệu chương trình: 10

1.6 Các thông số hệ thống: 11

2 Các chức năng “Nhập dữ liệu”: 11

2.1 Nhập các danh mục hỗ trợ 12

2.2 Nhập sinh viên đăng ký theo học tự chọn 21

2.3 Nhập danh sách sinh viên theo lớp học 22

2.4 Nhập bảng điểm thi lần 1 và lần 2 theo lớp thi và môn thi 23

2.5 Nhập danh sách đăng ký thi lần 2 23

2.6 Nhập các Bộ câu hỏi từ bàn phím 24

2.7 Nhập các Bộ câu hỏi từ file Excel 25

2.8 Nhập đăng ký thí sinh thi trắc nghiệm 26

2.9 Làm bài thi trắc nghiệm 26

3 Các chức năng “Hỏi đáp” 28

3.1 Truy vấn thông tin sinh viên 29

3.2 Truy vấn thông tin khác 33

4 Các chức năng “In ấn” 34

4.1 Xây dựng đề thi và đáp án trắc nghiệm 35

4.2 In đề thi và đáp án trắc nghiệm 35

4.3 In danh sách thí sinh dự thi trắc nghiệm 37

4.4 In kết quả thi trắc nghiệm 38

5 Các chức năng “Tổng hợp” 39

5.1 Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo môn thi 38

5.2 Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ 38

5.3 Số lượng đề thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ 38

5.4 Số lượng đề thi trắc nghiệm chia theo giáo viên ra đề 38

5.5 Số lượng bộ đề thi trắc nghiệm chia theo giáo viên 38

6 Chức năng Kết thúc chương trình 40

PHẦN II PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 41

1 Đặt vấn đề 42

2 Khảo sát hiện trạng 42

3 Thiết kế cơ sở dữ liệu (CSDL) 42

3.1 Các loại thực thể 43

3.2 Mối quan hệ giữa các loại thực thể (RelationShips) 51

3.3 Mô hình thực thể kết hợp 54

3.4 Chuyển đổi sang mô hình quan hệ 54

3.5 Mô tả ràng ràng buộc toàn vẹn (RBTV) 57

4.1 Các yêu cầu về hệ thống chức năng 58

4.2 Mô hình quan niệm xử lý (DFD) 58

4.3 Mô hình tổ chức xử lý (Tựa MERISE) 59

4.4 Hệ thống chức năng (Menu) 63

5 Thiết kế giao diện 63

5.1 Thiết kế giao diện nhập thông tin (Form) Macro mNhapDL 63

5.2 Thiết kế kết xuất (Report) Macro: mInKQ 80

6 Cài đặt (Installation) 84

6.1 Môi trường làm việc 84

6.2 Lựa chọn ngôn ngữ 85

6.3 Quản trị người dùng 86

PHẦN III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN PHỤ LỤC ĐỀ CƯƠNG TỔNG QUÁT VÀ KẾ HOẠCH THỰC HIỆN

TÀI LIỆU THAM KHẢO

LỜI NÓI ĐẦU

Về mặt lý thuyết, việc xây dựng một hệ thống quản lý, nói chung, hệ thống thông tin quản

lý cơ sở dữ liệu (CSDL) về các bộ câu hỏi, xây dựng đề thi và cho thi trắc nghiệm tự động trên máy vi tính, nói riêng, không phải là vấn đề mới mẻ Nhiều Trường đại học hay Trung tâm đào tạo có các môn thi trắc nghiệm đã xây dựng các hệ thống thông tin quản lý này Tuy nhiên, mỗi nơi đều đã xây dựng một hệ thống thông tin quản lý mang tính đặc thù riêng của đơn vị mình

Từ khi thành lập Trung tâm tin học đến nay, trừ 2 năm 2006 và 2007, đề thi chứng chỉ tin học quốc gia trình độ A,B đều có phần thi lý thuyết tin học theo hình thức trắc nghiệm Mỗi giáo viên có một bộ các câu hỏi trắc nghiệm riêng, được xây dựng bằng Word hoặc Excel Khi làm đề thi giáo viên sẽ cắt dán 50 câu hỏi rồi hoán đổi thứ tự của chúng để tạo ra các phương án đề thi khác nhau Việc thực hiện thủ công này gây mất thời gian và thường xảy ra nhầm lẫn, trùng lặp và đáp án có khi cũng không nhất quán Năm 2010 tác giả đã xây dựng

hệ thống in đề thi trắc nghiệm bằng Excel Tuy nhiên, rất nhiều thao tác làm đề thi và đáp

án vẫn được thực hiện bằng thủ công Năm 2011 tác giả chuyển đổi sang Access 2003 và đăng ký thành một đề tài nghiên cứu ứng dụng cấp Trường để tiếp tục hoàn thiện hệ thống với đầy đủ tài liệu phân tích và thiết kế hệ thống thông tin một cách khoa học, mang tính thực tiễn với nhiều chức năng đáp ứng tốt các yêu cầu của Trung tâm tin học trong việc quản lý các đề thi trắc nghiệm tin học với mọi loại hình đào tạo khác nhau Đề tài đã được Hiệu trường phê duyệt cho phép thực hiện từ tháng 04 năm 2012

Tài liệu này là báo cáo các kết quả đã đạt được của đề tài, gồm 4 phần: Phần I trình bày

đề cương nghiên cứu đề tài Phần II trình bày các kết quả cụ thể của hệ thống chương trình

đã được cài đặt của đề tài Phần III là tài liệu chi tiết về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Và phần IV là tài liệu hướng dẫn sử dụng hệ thống chương trình

Tự đánh giá: Đây là một đề tài nghiên cứu ứng dụng Nó vừa đảm bảo tính khoa học của một đề tài nghiên cứu, nhưng điều quan trọng nhất là nó mang tính thực tiễn Tác giả đề tài

đã thực hiện một cách nghiêm túc, bài bản trong một thời gian dài để tạo ra được một sản phẩm khá hoàn chỉnh áp dụng ngay tại đơn vị mình để nâng cao hiệu quả trong công tác quản lý Trung tâm

(Tài liệu này đã được chỉnh sửa sau khi đã có ý kiến đóng góp của Hội đồng nghiệm thu)

Nguyễn Đăng Tỵ

PHẦN I

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

CỦA ĐỀ TÀI

Kết quả quan trọng nhất của đề tài là xây dựng thành công một Hệ thống chương trình hoàn chỉnh có thể vận hành và khai thác được, có khả năng áp dụng ngay vào công tác quản lý của Trung tâm tin học

Kể từ học kỳ 1 năm học 2011-2012 tác giả đã ứng dụng hệ thống chương trình này để quản lý 6 bộ câu hỏi cho các đề thi trắc nghiệm,bao gồm: 02 bộ câu hỏi với 500 câu hỏi cho phần chứng chỉ A; 01 bộ 90 câu hỏi về Access để làm đề thi chứng chỉ B; 02 bộ 200 câu hỏi về SPSS để làm đề thi chứng chỉ B và sau đại học Hơn 10 đề thi và đáp án đề thi chứng chỉ tin học trình độ A, B và sau đại học

đã được phát sinh bởi hệ thống chương trình này Thời gian làm đề thi và đáp án chỉ mất vài phút Hệ thống chương trình đã bám sát và đạt được:

Các mục tiêu đề ra của đề tài:

(1) Quản lý các loại hình đào tạo; các cơ sở đào tạo; đội ngũ giáo viên; tình hình giảng dạy; và chương trình giảng dạy v.v…

(2) Quản lý danh sách học viên theo học của từng khóa, từng lớp, từng năm học theo từng loại hình đào tạo, tại các cơ sở đào tạo

(3) Quản lý việc xây dựng các bộ câu hỏi, các đề thi, làm đáp án, cho thi trắc nghiệm chứng chỉ tin học

(4) Quản lý công tác tài chính

(5) Đánh giá chất lượng dạy và học môn tin học qua các năm

Và các chức năng phải có:

1) Nhập dữ liệu:

a) Nhập các danh mục hỗ trợ (12 danh mục)

b) Nhập ghi danh sinh viên

c) Nhập sinh viên theo lớp

d) Nhập bảng điểm thi lần 1 và lần 2

e) Nhập danh sách sinh viên đăng ký thi lần 2

f) Nhập bộ câu hỏi từ bàn phím

g) Nhập bộ câu hỏi từ File

h) Nhập đăng ký thi trắc nghiệm

i) Làm bài thi trắc nghiệm

2) Truy vấn thông tin (hỏi đáp)

a Tìm sinh viên theo tổ hợp các chỉ tiêu (theo loại chứng chỉ, cơ sở đào tạo, khoá học, lớp học, lớp thi, mã số sinh viên, họ tên, giới tính, ngày sinh, nơi sinh, lần thi, môn thi, điểm thi, …)

b Tìm kiếm khác (danh sách sinh viên đủ điều kiện nhưng chưa in chứng chỉ, sinh viên bỏ thi, sinh viên thi 2 lần không đạt, sinh viên đăng ký thi lần 2 + kèm theo báo cáo tổng hợp)

3) In ấn

a Xây dựng đề thi và đáp án trắc nghiệm

b In đề thi, phiếu trả lời và đáp án trắc nghiệm

c Danh sách sinh viên thi trắc nghiệm theo lớp

d In kết quả thi trắc nghiệm của SV theo lớp

4) Các báo cáo Tổng hợp

a Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo môn thi

b Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ

c Số lượng đề thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ

d Số lượng đề thi trắc nghiệm chia theo giáo viên ra đề

e Số lượng bộ đề thi trắc nghiệm chia theo giáo viên

5) Các chức năng hệ thống

a Đăng nhập với tên người dùng khác

b Đăng ký người sử dụng hệ thống (thêm mới, thay đổi mật khẩu, thay đổi quyền hạn, xóa bỏ …)

c Bảo mật, sao lưu và phục hồi hệ thống

d Các thông số hệ thống

e Hướng dẫn sử dụng

6) Các chức năng khác

a Giới thiệu hệ thống

b Thoát khỏi hệ thống (Thoát về Access, Thoát về Windows)

Hệ thống chương trình được cài đặt bằng ngôn ngữ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access 2003, có giao diện đẹp, dễ thay đổi nền màn hình theo ý thích

của người sử dụng; hệ thống chức năng rõ ràng (bằng tiếng Việt), dễ sử dụng, các

chức năng đều mở nên dễ dàng thay đổi và bổ sung các chức năng mới nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý đa dạng của người sử dụng Hệ thống gồm 2 file chính là:

file phần mềm TESTCCQG.mdb (chứa các bảng dữ liệu trung gian, các câu truy vấn, các Form nhập dữ liệu, các mẫu báo cáo – Report, các lệnh vĩ mô – Macro cùng các đơn thể – Môdule - thủ tục và hàm) và file dữ liệu TESTCCQG.dat

dưới đây:

Hệ thống thực đơn (Menu) được thiết kế theo dạng Popup 6 chức năng chính (gồm: Hệ thống, Nhập dữ liệu, Hỏi đáp, In ấn, Tổng hợp báo cáo và Kết thúc chương trình) được đặt trên thanh ngang ngay trên đỉnh của màn hình giúp người

sử dụng dễ thao tác với hệ thống Mỗi khi nhắp chuột vào một chức năng chính

thì bảng các chức năng con chi tiết (Popup) sẽ được hiển thị ngay phía dưới để

lựa chọn

Tuy nhiên, để đảm bảo tính chất an toàn và bảo mật cho hệ thống, ngay sau khi được kích hoạt, hệ thống sẽ kiểm tra tính hợp lệ và quyền hạn truy cập cơ sở

dữ liệu của người sử dụng thông qua Tên và Mật khẩu sử dụng, như hình sau:

Nếu Tên và Mật khẩu của người sử dụng là hợp lệ thì hệ thống sẽ sẵn sàng

làm việc Nếu người sử dụng chọn nút “Hủy bỏ” thì chương trình sẽ kết thúc và

trở về môi trường Windows

Nếu người đăng nhập có quyền hạn là người quản trị hệ thống (Admin) thì sáu

chức năng hệ thống được hiển thị trên dòng đầu của cửa sổ giao diện chính Các

chữ cái được gạch chân là các phím nóng (Hot Key): thay vì nhắp chuột, người

sử dụng có thể nhấn tổ hợp phím Alt+Phím nóng (phím được gạch chân) để thực

hiện chức năng đó Ngược lại, nếu là người sử dụng thông thường (Sinh viên –

Student, hoặc khách – Guest) thì chỉ còn lại 3 chức năng chính: Hệ thống (Đăng

nhập với tên người sử dụng khác; Thay đổi mật khẩu; Hướng dẫn sử dụng; Giới

thiệu chương trình); Nhập dữ liệu (Làm bài thi trắc nghiệm) và Kết thúc (Thoát

về Access; Thoát về Windows)

1 Chức năng “Hệ thống”

Chức năng đầu tiên là về hệ thống ứng dụng, gọi là chức năng Hệ thống Các

chức năng này là rất quan trọng và rất cần thiết đối với một hệ thống ứng dụng để đảm bảo tính chất đúng đắn, tính an toàn và toàn vẹn dữ liệu; đảm bảo việc truy

cập dữ liệu hợp pháp và tính trách nhiệm Nó có 6 chức năng con là: Đăng nhập

tên người sử dụng khác; Đăng ký người sử dụng mới; Thay đổi mật khẩu của người sử dụng; Hướng dẫn sử dụng; Giới thiệu chương trình; và Các thông số

hệ thống Khi chọn chức năng “Hệ thống”, các PopUp được xổ xuống như sau:

1.2 Đăng ký người sử dụng mới

Khi chọn chức năng “Đăng ký người sử dụng mới” hệ thống sẽ xuất hiện

một mẫu đăng ký Tên, Mật khẩu và quyền hạn sử dụng của người sử dụng như hình dưới đây Nếu Tên đã có trong CSDL thì máy sẽ hiển thị thông báo lưu ý, người sử dụng có thể xem danh sách người dùng đã được đăng ký thông qua nút

lệnh có 3 dấu chấm (…); Hai quyền hạn chính là Quyền của người quản trị hệ thống và Quyền của người dùng thông thường Những thao tác như Sao lưu và phục hồi CSDL, Thêm người sử dụng mới và xoá bỏ người sử dụng chỉ có thể

được thực hiện bởi người quản trị CSDL và sẽ không được thực hiện bởi người

sử dụng thông thường

Thông tin về người sử dụng được mã hóa theo một phương pháp đặc biệt và

được lưu trữ trong bảng dữ liệu có tên là Users, bảng này được đặt thuộc tính ẩn

để tránh việc truy cập bất hợp pháp

1.3 Thay đổi mật khẩu của người sử dụng

Về mặt nguyên tắc, người sử dụng hệ thống nên thay đổi mật khẩu sau một thời gian sử dụng Khi chọn chức năng này hộp thoại thông tin người dùng được hiển thị như hình dưới đây Người sử dụng cần nhập lại mật khẩu đang dùng để đảm bảo đó chính là người đang sử dụng và cần thay thay đổi mật khẩu Tiếp

theo phải nhập mật khẩu mới 2 lần (để khẳng định mật khẩu đã được nhập đúng)

Mật khẩu chỉ thực sự được thay đổi khi nhấn nút lệnh “Thay đổi”

1.4 Hướng dẫn sử dụng

Khi chọn chức năng “Hướng dẫn sử dụng” màn hình xuất hiện như sau:

Hiện tại hệ thống chưa chuyển đổi phần hướng dẫn sử dụng thành dạng trực

tuyến (Online) Các mục hướng dẫn được lưu trong bảng dữ liệu có tên là Help

Người sử dụng xem các mục thông qua phím mũi tên đi lên () và mũi tên đi

xuống () và thanh cuộn dọc (Vertical Scroll Bar)

1.5 Giới thiệu chương trình:

Khi chọn chức năng “Giới thiệu chương trình” màn hình xuất hiện như sau:

từ bàn phím; Nhập bộ câu hỏi từ File;Nhập đăng ký thi trắc nghiệm; Làm bài thi

trắc nghiệm Khi chọn chức năng (Menu) “Nhập dữ liệu” màn hình có dạng sau:

2.1 Nhập các danh mục hỗ trợ

Các bảng dữ liệu có tham gia vào việc hình thành nên CSDL nhưng chúng không đóng vai trò chính mà chỉ là những dữ liệu tham khảo, nhằm đảm bảo tính chất nhất quán trong CSDL, hỗ trợ cho việc quản lý đối tượng chính của CSDL

(ở đây là sinh viên và các bộ câu hỏi) được gọi là các danh mục Có 12 danh mục: Loại chứng chỉ; Các cơ sở đào tạo; Các môn được giảng dạy; Các lớp học; Các giáo viên tham gia giảng dạy; Phân công giảng dạy; Các lớp thi; Phân công coi thi; Phân công chấm bài; Khoa, Bộ môn; Môn thi trắc nghiệm; Lớp thi trắc nghiệm Chúng được tổ chức dưới dạng các thẻ (Tabs) trên một màn hình nhập,

rất dễ nhận biết và dễ sử dụng Chức năng nhập các danh mục hỗ trợ này đã đáp ứng được mục tiêu thứ nhất của đề tài

2.1.a Danh mục các cơ sở đào tạo

Có thể mở nhiều cơ sở đào tạo Mã số cơ sở đào tạo gồm từ 1 đến 5 ký tự, đủ để chúng ta có thể tạo ra một danh mục rất lớn các cơ sở đào tạo cho đơn vị Bảng

danh mục các cơ sở đào tạo có tên là CoSo

2.1.b Danh mục các loại chứng chỉ tin học

Thẻ “Chứng chỉ” được mở để cập nhật các loại chứng chỉ Khi nhắp chuột

vào thẻ này màn hình nhập dữ liệu có dạng như sau

Mỗi loại chứng chỉ đòi hỏi một số môn học, với một số tiết nhất định cùng tỷ

lệ điểm của từng môn trong điểm tổng kết chứng chỉ, và ký hiệu theo sau số

chứng chỉ

Tương tự như Cơ sở đào tạo, các Loại chứng chỉ cũng được mã hoá bằng 5 ký

tự, do đó số lượng loại chứng chỉ có thể được quản lý là khá lớn

Danh mục các Loại chứng chỉ được lưu trong bảng có tên là ChungChi

Bảng chứa các mã số và tỷ lệ điểm thi của từng môn học của chứng chỉ có tên là

ChiTietChungChi và bảng này chỉ đi kèm với bảng ChungChi khi tính điểm

tổng kết môn học

2.1.c Danh mục các môn học

Khi nhắp chuột vào thẻ “Môn học” màn hình nhập danh mục như sau:

Mỗi Loại chứng chỉ đòi hỏi một số môn học Mỗi môn học có thể được đào tạo trong một số chứng chỉ Có thể có nhiều loại chứng chỉ đòi hỏi cùng một số môn học nhưng với các mức độ chuyên sâu khác nhau Ví dụ, 3 loại chứng chỉ

Tin học Đại cương là “Tin học Đại cương 45 tiết hệ không chính quy”, “Tin học Đại cương 45 tiết hệ chính quy các ngành khoa học xã hội” và “Tin học Đại cương 60 tiết hệ chính quy các ngành khoa học nhân văn” cùng đòi hỏi học 2

môn là Winword và Excel với 3 mức độ chuyên sâu mang những nét đặc thù

riêng Chứng chỉ “Tin học Quốc gia trình độ A” đòi hỏi 5 môn học là Tin học căn

bản, Winword và Excel, PowerPoint và Internet, nhưng thi để tính điểm thì gồm

Access 1 và Access 2; hoặc môn SPSS

Mã môn học gồm 5 ký tự đủ để mã hoá cho một số lượng lớn các môn học Danh

mục các môn học được lưu trong bảng MonHoc của CSDL

2.1.d Danh sách các giáo viên tham gia giảng dạy

Hai loại giảng viên tham gia giảng dạy tại Trung tâm là Giảng viên cơ hữu và Giảng viên thỉnh giảng Ngoài ra còn có danh sách các cán bộ tham gia coi thi và chấm thi cũng được mời từ ngoài Trung Tâm Tất cả đều được gọi chung là Giáo

viên và được lưu trữ trong bảng có tên là GiaoVien Mã giáo viên được mã hoá

bằng 7 ký tự, đủ để mã hoá một số lượng lớn giáo viên tham gia vào công tác đào tạo của Trung tâm Danh mục này phục vụ cho việc theo dõi phân công giảng dạy, coi thi và chấm thi các môn học

Màn hình nhập danh mục giáo viên tham gia giảng dạy tại Trung Tâm có dạng như hình dưới đây:

Mục đích chính của đề tài là quản lý toàn diện về học viên và các bộ câu hỏi nên một số thông tin khác về giáo viên không có trong mẫu nhập dữ liệu này

2.1.e Danh mục các lớp học

Trước khi ghi danh học viên Trung tâm sẽ có thông báo mở các lớp tin học theo các loại chứng chỉ và cơ sở đào tạo Học viên có thể chọn lớp học sao cho phù hợp với điều kiện học tập của mình Số lớp có học viên đăng ký theo học

thường ít hơn số lớp được thông báo mở Các lớp thực sự được mở mới được nhập vào danh mục lớp học nhằm tiết kiệm không gian lưu trữ trong CSDL Khi

nhắp chuột vào thẻ “Lớp học” màn hình nhập danh mục lớp học xuất hiện như

trong trang sau:

Mỗi lớp học được hệ thống tự động cấp phát cho một mã số duy nhất để quản

lý và phải được cung cấp thông tin cho biết lớp thuộc loại chứng chỉ nào và được giảng dạy tại cơ sở nào, thuộc khóa đào tạo thứ mấy Tên lớp có thể trùng nhau

(điều nay hoàn toàn phù hợp với thực tế), tuy nhiên, trong cùng một khoá học thì

các tên lớp phải được đặt tên khác nhau Danh mục các lớp học được lưu trữ

trong bảng có tên là LopHoc

2.1.f Phân công giảng dạy các lớp

Để thuận tiện cho công tác quản lý, mỗi lớp học sẽ được (các) giáo viên giảng dạy với một số tiết lý thuyết và thực hành nhất định Thông tin cần nhập cho danh mục là mã lớp học, mã giáo viên, số tiết dạy lý thuyết, số tiết dạy thực hành Các thông tin khác do máy tự động bổ sung từ CSDL

Khi nhắp chuột vào thẻ “Giảng dạy” màn hình nhập dữ liệu như hình sau:

Bảng lưu trữ thông tin phân công giáo viên giảng dạy các lớp được đặt tên là

GiangDay Bảng này cũng được sử dụng để lập báo các tình hình giảng dạy của

giảng viên

2.1.g Các lớp thi tin học

Mỗi lớp thi được phát sinh một cách tự động khi một lớp học được tạo lập Điều này rất thuận lợi vì hầu hết các sinh viên học cùng lớp sẽ cùng thi trong một lớp Tuy nhiên, có một số lớp học có rất đông sinh viên và số máy thi không đủ thì phải được tách ra thành một số lớp thi hay ca thi; hơn nữa lớp thi cần một số

thông tin bổ sung hoặc điều chỉnh như Ngày giờ thi, Địa điểm thi… do đó chức

năng nhập danh mục lớp thi là cần thiết Khi nhắp chuột vào thẻ “Lớp Thi” màn

hình nhập liệu các lớp thi xuất hiện như hình dưới đây

Thông tin cần nhập là Tên lớp thi, Ngày thi, Địa điểm thi Thông tin về Ngày thi là quan trọng cho việc in chứng chỉ tin học Mã lớp thi được tự động phát

sinh Các môn thi được lấy từ CSDL trong bảng ChiTietChungChi của Loại chứng chỉ Bảng lưu trữ thông tin về các lớp thi có tên là LopThi

Với danh mục lớp thi đã có, công tác quản lý học viên trở nên thuận tiện hơn rất nhiều Việc chuyển học viên từ lớp thi này sang lớp thi khác theo yêu cầu của

họ là rất đơn giản và nhanh chóng, công việc mà trước đây quản lý bằng bảng tính Excel rất vất vả và dễ gây nhầm lẫn

2.1.h Phân công cán bộ coi thi

Màn hình của thẻ “Coi Thi” như sau:

Mỗi lớp thi còn cần một số thông tin khác như Hội đồng thi, Quyết định thành

thi được sử dụng để in trên chứng chỉ quốc gia trình độ A, B Danh sách cán bộ

coi thi phục vụ việc chi thù lao coi thi và lập báo cáo tài chính Các thông tin bổ trợ như tên lớp, ngày giờ thi, địa điểm thi, khóa thi… được tự động lấy từ CSDL

Danh sách coi thi được lưu trữ trong bảng có tên là CoiThi

2.1.i Phân công chấm bài thi

Việc phân công chấm thi cũng là một công tác quan trọng Để đảm bảo tính khách quan, người chấm bài là khác với giáo viên giảng dạy cũng như ra đề thi Đối với chứng chỉ quốc gia trình độ A, B cần có 2 người chấm bài, những người này đều phải có quyết định phân công chấm bài Thông tin cần thiết cho việc

phân công chấm bài là Mã lớp thi, Mã giáo viên chấm thi, Ngày giờ nhận bài, Ngày giờ trả bảng điểm Các thông tin bổ trợ như Tên lớp, Ngày giờ thi, Địa điểm thi, Số bài thi… được lấy từ CSDL

Bảng lưu trữ phân công chấm bài thi được mang tên là ChamBai Các thông

tin về chấm bài phục vụ cho việc trả thù lao chấm bài và lập báo cáo tài chính của Trung Tâm Màn hình nhập thông tin phân công chấm bài hiện ra như sau:

2.1.j Danh mục các Khoa và Bộ môn

Danh mục các Khoa và Bộ môn (gọi chung là đơn vị) được lưu trong bảng có

tên là [Don Vi] Các thông tin về đơn vị có mã số 01 (Tên Khoa-Bộ môn; Tên

trường; Hiệu trưởng) sẽ được sử dụng để in trên các báo cáo (Report)

2.1.k Danh mục các môn thi trắc nghiệm của các Khoa và Bộ môn

2.1.l Danh mục các lớp thi trắc nghiệm

LopThiTN Màn hình nhập có dạng như hình dưới đây:

2.2 Nhập sinh viên đăng ký theo học tự chọn

Chức năng con (Popup) quan trọng thứ hai là nhập đăng ký ghi danh theo học

của học viên Bằng cách nhập này có thể đưa học viên vào bất cứ lớp học nào mà học sinh yêu cầu Đây cũng là một ưu điểm rất lớn của hệ thống vì có thể chuyển học viên từ danh sách lớp này sang lớp khác một cách hết sức đơn giản (vì chỉ cần thay đổi mã lớp học cho học viên) Công việc này trước đây được thực hiện trên bảng tính Excel rất vất vả và dễ gây nhầm lẫn vì phải xóa tên khỏi danh sách lớp cũ, bổ sung vào danh sách lớp mới và sắp xếp theo thứ tự ABC của tên học viên Bằng cách này có thể xem được tổng số học viên đã đăng ký theo học và dự thi tại Trung Tâm, ví dụ chúng ta nhìn thấy trên màn hình nhập ghi danh cho học viên thứ 31.871 trên tổng số 31.871 học viên Để chỉ hiển thị những học viên có

Họ hoặc Tên, Ngày sinh, Nơi sinh, Lớp học, v.v… thì cần nhắp chuột phải vào

mục đó, viết giá trị cần chọn tại mục “Filter for” rồi Enter

Danh sách học viên được lưu trong bảng có tên là SinhVien Đây là dữ liệu

chính của hệ thống thông tin này và đó là một trong hai đối tượng chính để quản

lý tại Trung tâm tin học

Các nút chức năng được bố trí ở hàng dưới của màn hình giúp người sử dụng

dễ dàng thao tác với hệ thống Nút lệnh “Nhập SV theo lớp” có thể được sử dụng

để chuyển sang nhập danh sách học viên theo lớp học dưới dạng bảng: Mỗi học

viên trên một dòng

2.3 Nhập danh sách sinh viên theo lớp học

trên của cửa sổ giúp người sử dụng có thể giới hạn số lượng học viên cho mỗi lớp Danh sách học viên luôn luôn được sắp xếp theo thứ tự ABC của Tên, cùng Tên thì theo Họ, cùng Họ tên thì sắp theo Ngày sinh của học viên Các thông tin

về giới tính, Học phí… cần được cung cấp đầy đủ và chính xác để phục vụ cho

việc lập báo cáo tài chính Thông tin Mã ID và Số báo danh của học viên được

máy tự động phát sinh Để thay đổi lớp thi theo yêu cầu của học viên chúng ta chỉ cần sửa lại mã lớp thi (lần 1 và lần 2), công việc này đòi hỏi không quá vài giây

Nút lệnh “Lớp trước”, “Lớp sau” giúp người nhập danh sách học viên dễ

dàng chuyển từ lớp này sang lớp khác Để đảm bảo tính chất an tòan và tòan vẹn

dữ liệu nút lệnh “Xóa dòng trắng” chỉ thực hiện đối với dòng không có thông tin

họ tên, ngày sinh, nơi sinh của học viên và học viên đó chưa có tham gia thi lần nào Danh sách học viên có thể được in ra theo mẫu in khi nhắp chuột vào nút

lệnh “In danh sách” Để thay đổi Mã lớp học của học viên (tức là chuyển học viên từ lớp này sang lớp khác) thì nhắp chuột vào nút lệnh “Ghi danh” như trong

trường hợp 2.2 Nhập ghi danh đã trình bày trên

2.4 Nhập bảng điểm thi lần 1 và lần 2 theo lớp thi và môn thi

2.5 Nhập danh sách đăng ký thi lần 2

Một màn hình xuất hiện như hình dưới đây:

Phần trên chứa các thông tin chung: Mã cơ sở đào tạo, Mã loại chứng chỉ, Khóa học và Mã lớp thi lần thứ nhất Tất cả các mã số này có thể được nhập trực tiếp

vào, hoặc có thể chọn từ bảng thông qua nút chọn ComboBox tương ứng Các thông tin liên quan tới giá trị sẽ được in bên cạnh ComboBox tương ứng để người

sử dụng dễ dàng nhận biết hơn Mã số của chúng Phần dưới của màn hình là danh sách các sinh viên của lớp thi lần 1 chưa đạt Các sinh viên đã đạt điểm thi các phần Word và Excel từ 5.0 điểm trở lên không có tên trong danh sách này

Chỉ cần đánh dấu vào ô vuông của môn thi Số tiền được tự động cập nhật

2.6 Nhập các Bộ câu hỏi từ bàn phím

Màn hình nhập liệu cho việc tạo dựng các bộ câu hỏi có 3 phần Phần trên cùng

là các thông tin tổng quát về bộ câu hỏi, gồm Mã số (máy phát sinh tự động);

Mục đích ý nghĩa của bộ câu hỏi; Để làm đề thi cho Loại chứng chỉ nào; Tác giả

bộ câu hỏi và Thông tin ghi chú bổ sung Phần 2 là bảng các câu hỏi, gồm các

cột: Mã câu hỏi (máy phát sinh tự động); Nội dung câu hỏi; Điểm số cho câu hỏi

và Đáp án là A, B, C hay D Phần 3 dành để hiển thị các phương án trả lời của câu hỏi tại vệt sáng ở phần 2

2.7 Nhập các Bộ câu hỏi từ file Excel

Việc chuyển các câu hỏi đã xây dựng sẵn từ file Excel vào CSDL là rất khó Tác giả đã mất hàng tháng trời để viết chương trình cho vấn đề này Tuy nhiên vẫn phải đặt ra quy ước về dạng văn bản của bảng tính

Dạng 1: mỗi câu hỏi cùng các phương án trả lời được viết trên cùng 1 hàng, mà

dòng đầu tiên của bảng là tiêu đề các cột bắt buộc là: STT, CauHoi, A, B, C, D,

DapAn Dạng 2: Tiêu đề cột là: STT, CauHoi, DapAn Mỗi câu hỏi trên 5 dòng

Dòng đầu là câu hỏi, theo sau là 4 phương án trả lời (A,B,C,D)

Tác giả đã bổ sung thêm phần Import các bộ câu hỏi dưới dạng văn bản (Text)

Tuy nhiên vẫn quy định hình thức văn bản ở 2 dạng nêu trên

2.8 Nhập đăng ký thí sinh thi trắc nghiệm

Để có được danh sách thí sinh thi trắc nghiệm của từng lớp (ca thi) thì phải tạo

được lớp thi trắc nghiệm, sau đó bổ sung Mã số của các thí sinh vào danh sách Mỗi thí sinh trong danh sách thi sẽ được máy tự động cấp cho 1 mã số, gọi là mã

số bài thi Thông tin cần nhập là Mã số thí sinh Các thông tin còn lại được lấy từ phần màn hình phía trên Có thể thêm thí sinh từ danh sách lớp học

2.9 Làm bài thi trắc nghiệm

Việc thiết kế và lập trình cho chức năng này là 1 trong 3 vấn đề làm tốn khá nhiều thời gian và công sức Tác giả sẽ trình bày chi tiết trong phần thiết kế

Để thực hiện việc làm bài thi trắc nghiệm trên máy trước hết, thí sinh phải

xác nhận các thông tin về Khoa, Môn thi, Trình độ thi, Lớp thi, Mã số, Mật khẩu

của thí sinh theo màn hình sau:

Khi nhắp nút lệnh “Bắt đầu” thì chính thức làm bài Hệ thống sẽ kiểm tra

trong CSDL, nếu thí sinh đã làm bài thi môn này trong lớp này thì xuất hiện

thông báo Nếu muốn hủy bài thi trước để làm lại thì nhấn nút “Yes” Nếu chỉ muốn xem kết quả bài thi trắc nghiệm thì nhắp nút “No”:

Màn hình nhập bài thi có dạng như trong trang sau Khi nhấp chuột vào nút

“Hoàn tất” hoặc khi đồng hồ đếm ngược thời gian còn 0 phút thì máy sẽ hiện lại

bảng kết quả với đáp án đúng, đánh dấu những câu trả lời sai và tính tổng số điểm mà thí sinh đạt được rồi hiển thị 2 kết quả đó ở dưới đáy màn hình Nút

“Hoàn tất” được đổi lại thành nút “Đóng lại” để thoát khỏi phần nhập liệu này

3 Các chức năng “Hỏi đáp”

Chức năng truy vấn thông tin có hai lựa chọn chi tiết: Tìm sinh viên theo các

chỉ tiêu (có thể truy vấn sinh viên dựa trên các thông tin cá nhân của họ) và Tìm kiếm khác (có thể truy vấn dựa trên kết quả tổng hợp của cả một quá trình học

tập của sinh viên)

3.1 Truy vấn thông tin sinh viên

Các ô để nhập các tiêu chí tìm kiếm đều là tùy chọn (Optional – có thể nhập

hoặc không nhập) Nếu tiêu chí tìm kiếm nào được cung cấp thì máy sẽ tìm các

sinh viên thỏa đồng thời các tiêu chí đó Mã Loại chứng chỉ, Mã cơ sở đào tạo, Khóa học, Mã lớp học, Mã lớp thi, Giới tính, Môn thi đều có thể được chọn từ 1 danh sách xổ xuống (ComboBox) Danh sách các mã sinh viên do máy cấp phát

(ID), Mã số sinh viên (hay số thẻ sinh viên) có thể được nhập vào cách nhau bởi dấu phảy (,) Họ và tên lót cũng như Tên của sinh viên có thể được nhập một

cách không tường minh nhờ sử dụng các ký tự có ý nghĩa đặc biệt (Wildcard) : ? thay cho 1 ký tự bất kỳ tại vị trí đó; dấu * thay cho một dãy từ 0 đến n ký tự

Khi nhấn nút “Tìm kiếm” nếu không tìm thấy sinh viên thỏa đồng thời các chỉ

tiêu nêu trên thì sẽ có thông báo:

Và nhấn phím OK để xác định điều kiện tìm kiếm tiếp

Nếu tìm kiếm thành công thì máy sẽ hiển thị kết quả tìm được trên 1 màn hình Số lượng sinh viên thỏa các tiêu chí tìm kiếm được hiển thị tại nút

“Navigator” ở dưới đáy Mà hình kết quả được hiển thị theo ngữ cảnh: nếu sinh

viên thi không đạt thì các nút chức năng như “Xác nhận điểm thi” hay “In lại

chứng chỉ” sẽ không được hiển thị Ngược lại, nếu sinh viên thi đạt kết quả thì

các nút này sẽ được hiện sáng, và việc nhấn nút mới có tác dụng Các thông tin

về sinh viên có thể được bổ sung hoặc sửa đổi là: Họ và tên đệm, Tên, Mã số

sinh viên, Ngày sinh, Nơi sinh, Giới tính Nếu sinh viên chưa thi lần 1 (hoặc lần 2) thì Mã lớp thi lần 1 (và lần 2) sẽ bật sáng và cho phép thay đổi mã lớp thi

3.1.a Kết quả truy vấn

Ý nghĩa và công dụng của các nút chức năng trên mà hình tìm kiếm:

3.1.b Xóa bỏ sinh viên hiện tại

Nếu sinh viên chưa tham dự kỳ thi tin học lần 1 và lần 2 của khóa học thì có

thể nhấn nút “Xóa bỏ” để gạch tên khỏi danh sách đã đăng ký, ngược lại, nút này

nhận điểm có dạng như hình dưới đây:

Trong nhiều trường hợp, sinh viên, nhất là các sinh viên năm cuối, rất cần kết quả thi môn tin học để bổ túc hồ sơ thi tốt nghiệp trong khi chờ đợi được cấp chứng chỉ Cách giải quyết của Trung tâm là in giấy chứng nhận đã hoàn thành môn học Giấy chứng nhận do Giám đốc Trung tâm ký và chỉ có giá trị tạm thời trong thời gian chờ cấp chứng chỉ chính thức

Sau khi nhấn nút “Phiếu xác nhận điểm” các thông tin của sinh viên đang

được hiển thị trên màn hình tìm kiếm sẽ được trích ra để điền vào mẫu in ở trên

Máy sẽ hiển thị Giấy xác nhận điểm trên màn hình Để in kết quả ra giấy in thì người sử dụng chỉ cần nhắp chuột vào nút chức năng in (xem chỉ dẫn trong mẫu

in ở trên)

3.1.d In chứng chỉ

Nếu cần in lại chứng chỉ tin học thì nhấn nút “In chứng chỉ” Nếu sinh viên

chưa được cấp chứng chỉ (đối với sinh viên đã hoàn thành môn học nhưng do chưa nộp hình, hoặc sai thông tin ngày sinh hoặc nơi sinh – phần lớn là do không nộp hình làm chứng chỉ) thì máy sẽ tiến hành in ngay chứng chỉ, không cần hỏi Nếu chứng chỉ đã được cấp thì máy sẽ thông báo như hình dưới đây:

Trong trường hợp này nếu nhấn nút Yes thì máy cũng sẽ tiến hành in chứng chỉ Hiện tại Trung tâm đang đào tạo 5 loại chứng chỉ tin học: 1- Tin học đại cương 45 tiết dành cho sinh viên chính quy các ngành Khoa học Xã hội, 2- Tin học đại cương 60 tiết dành cho sinh viên chính quy các ngành Khoa học nhân

văn, 3- Tin học đại cương 45 tiết dành cho sinh viên không chính quy (tại chức)

tất cả các ngành, 4- Chứng chỉ tin học Quốc gia trình độ A, và 5- Chứng chỉ tin học Quốc gia trình độ B Tùy theo loại hình đào tạo, máy sẽ chọn mẫu in chứng

chỉ tương ứng Với loại chứng chỉ tin học đại cương (dành cho sinh viên hệ chính quy và không chính quy của Trường – Mẫu chứng chỉ do Trường thiết kế) thông

A, B có dạng như sau:

Trên cả 5 loại chứng chỉ tin học, máy chỉ in các thông tin phải điền vào mẫu

in sẵn, không in lại những chữ đã in nên trên Report chúng ta không thấy các phần tiêu đề của chứng chỉ Việc thiết kế Report để in trên mẫu đã có sẵn là rất mất thời gian, vì các mẫu in sẵn không đều nhau Report được thiết kế để cho sai

số chênh lệch so với đa số các mẫu là ít nhất Khi in chứng chỉ người sử dụng phải biết từng sai biệt của loại chứng chỉ để có thể điều chỉnh lại một phần Report sao cho chứng chỉ in ra là đẹp nhất

3.2 Truy vấn thông tin khác

Có thể truy vấn dựa trên kết quả tổng hợp của các lớp học Với chức năng con

“Tìm kiếm khác” của chức năng “Hỏi đáp”, màn hình thông số truy vấn có dạng

như trong trang sau Mã chứng chỉ, Mã cơ sở và Khóa đào tạo có thể được chọn

thông qua các nút ComboBox Khi nhấn vào nút “Chọn lớp học” máy sẽ hiển thị

danh sách các lớp học của Khóa học, tại Cơ sở và Loại chứng chỉ có mã được cho ở trên Người sử dụng sẽ chọn 1 đến nhiều mã lớp từ danh sách (theo cách

chọn Multiselection trong môi trường Windows) Khi bấm trỏ mouse ra ngoài hộp chọn thì danh sách các Mã lớp học (cách nhau bởi dấu phảy) sẽ được hiển thị trong khung nhập (TextBox) danh sách mã lớp

Người sử dụng cần đánh dấu chọn vào 1 trong 6 loại danh sách tổng hợp

trước khi nhắp nút lệnh “Thực hiện”:

 Danh sách sinh viên chưa in chứng chỉ (có đủ thông tin nhưng chưa in)

 Danh sách sinh viên thi đạt nhưng chưa được cấp chứng chỉ

 Danh sách sinh viên thi cả 2 lần nhưng chưa đạt

 Danh sách sinh viên bỏ thi cả 2 lần

 Danh sách sinh viên đăng ký học tin học nhiều lần

 Số lượng sinh viên đăng ký thi lần 2

4 Các chức năng “In ấn”

Chức năng “In ấn” là rất đa dạng Có 4 chức năng con như sau:

1 Xây dựng đề thi và đáp án trắc nghiệm

2 In đề thi và đáp án trắc nghiệm

3 Danh sách sinh viên thi trắc nghiệm theo lớp

4 In kết quả thi trắc nghiệm của SV theo lớp

Khi chọn chức năng (Menu) “In ấn”, các chức năng con xổ xuống (Popup)

xuất hiện như trong hình dưới đây:

4.1 Xây dựng đề thi và đáp án trắc nghiệm

4.2 In đề thi và đáp án trắc nghiệm

Màn hình thông số dưới đây giúp chọn được Mã số đề thi cần in một cách dễ

dàng và chính xác Mặc định là in tất cả các phương án Có thể lựa chọn từng phương án A,B, C để in Loại tài liệu in có thể là Đề thi, Phiếu trả lời và Đáp án, hoặc Tất cả Cách in đề thi có thể in mỗi phương án trả lời trên 1 hàng hoặc 2 phương án trên 1 hàng Nơi in mặc định là Màn hình Chúng ta có thể chọn nơi

nhận kết quả khác là Máy in, hoặc file Excel thông qua ComboBox

Ví dụ, nếu chọn Loại tài liệu là Đề thi và Cách in đề thi là 1 In mỗi phương án

trên 1 dòng thì đề thi có dạng như hình dưới đây:

Nếu chọn Loại tài liệu in là Đáp án thì chúng ta có mẫu in như hình dưới đây

Đáp án này sẽ được in trên phim nhựa để dễ áp lên phiếu trả lời để chấm điểm

4.3 In danh sách thí sinh dự thi trắc nghiệm

Người sử dụng cần cung cấp các thông thông qua các ComboBox trong

Form dưới đây, rồi nhắp chuột vào nút lệnh “Chọn các lớp thi trắc nghiệm” để

chọn danh sách các lớp cần in, hoặc nếu biết mã số của các lớp thi trắc nghiệm thì nhập trực tiếp vào ô vuông bên cạnh

Sau khi đã có danh sách lớp cần in, chỉ cần nhấn nút lệnh “In danh sách”

thì mỗi lớp sẽ được in ra trong 1 danh sách như hình dưới đây:

hình dưới đây Các ComboBox giúp dễ dàng chọn các lớp đã thi trắc nghiệm để

in thông qua nút lệnh “Chọn các lớp đã thi”

Mỗi lớp thi sẽ được in trên 1 báo cáo theo mẫu dưới đây:

5 Các chức năng “Tổng hợp:

Năm chức năng con (Popup) của Menu “Tổng hợp báo cáo” là:

5.1 Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo môn thi

5.2 Số lượng thí sinh dự thi trắc nghiệm chia theo loại chứng chỉ