Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TPHCM

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Sư phạm Trung ương TPHCM

CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ 

1.1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ 

Trong một tổ chức, luôn có sự mâu thuẫn lợi ích: giữa lợi ích cá nhân với lợi ích tập thể, lợi ích của người lao động với lợi ích chủ doanh nghiệp… Để dàn xếp các  mâu  thuẫn này cần  phải đặt  ra quy định để  kiểm  soát  ràng  buộc…sao  cho  cá nhân  không vì  lợi  ích  riêng  tư mà làm tổn  hại  đến  lợi  ích  tập thể, người  lao động không  từ  bỏ  lợi  ích  cá  nhân  mà  vẫn  không  làm  tổn  hại  đến  lợi  ích  chủ  doanh nghiệp…

Để thực hiện chức năng kiểm soát, nhà quản lý sử dụng công cụ chủ yếu là kiểm soát nội bộ (KSNB) của đơn vị. Nhìn dưới góc độ chủ động phòng ngừa, ngăn chặn sai phạm và  yếu kém, một hệ thống KSNB hữu hiệu sẽ góp phần quan trọng cho việc nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của tổ chức. 

Khái niệm KSNB bắt đầu được sử dụng vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu 

về kiểm toán. Từ thập niên 1940, các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa 

Kỳ đã xuất bản một loạt các báo cáo, hướng dẫn và tiêu chuẩn về tìm hiểu KSNB trong các cuộc kiểm toán. 

Đến thập niên 1970, KSNB được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực thiết 

kế hệ thống và kiểm toán, chủ yếu hướng vào cách thức cải tiến hệ thống KSNB và vận  dụng  trong  các  cuộc  kiểm  toán.  Đạo  luật  chống  hành  vi  hối  lộ  ở  nước  ngoài 

1977,  các  báo  cáo  của  Cohen  Commission  và  FEI  (Financial  Executive  Institute) đều đề  cập đến  việc hoàn  thiện hệ  thống  kế  toán  và  KSNB. Uỷ ban chứng  khoán Hoa Kỳ (SEC) cũng đưa ra các điều luật bắt buộc các nhà quản trị phải báo cáo về 

hệ  thống  kiểm  soát  nội  bộ  của  tổ  chức.  Năm  1979,  Hiệp  hội  kế  toán  viên  công chứng Hoa Kỳ (AICPA) đã thành lập một Uỷ ban tư vấn đặc biệt về kiểm toán nội 

bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh giá hệ thống KSNB. 

Giai đoạn từ năm 1980 đến 1985, Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ 

đã tiến hành sàng lọc, ban hành và sửa đổi các chuẩn mực về sự đánh giá của kiểm toán độc lập về KSNB và báo cáo về KSNB. Hiệp hội kế toán nội bộ (IIA) cũng ban hành chuẩn mực và hướng dẫn kiểm toán viên nội bộ về bản chất của kiểm toán và vai trò của các bên liên quan trong việc thiết lập, duy trì và đánh giá HTKSNB

Từ năm 1985 về sau, sự quan tâm tập trung vào KSNB càng mạnh mẽ hơn. Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ (thường gọi là Uỷ ban Treaway) được thành lập năm 1985. Uỷ ban các tổ chức đồng bảo trợ (COSO) của Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ ra đời nhằm nghiên cứu KSNB và đã công bố báo cáo COSO 1992: 

­  Phát  triển  theo  hướng  quản  trị:  năm  2001,  dựa  trên  báo  cáo  COSO  1992, 

COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp. 

­  Phát  triển  theo  hướng  chuyên  sâu  vào  những  ngành  nghề  cụ  thể:  báo  cáo 

Basle 1998 của Uỷ ban Basle các ngân hàng trung ương công bố về khuôn khổ KSNB trong ngân hàng 

­  Phát  triển  theo  hướng  quốc  gia:  nhiều  quốc  gia  trên  thế  giới  có  khuynh 

Về kiểm toán nhà nước, hệ thống chuẩn mực kiểm toán nhà nước do Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ban hành  bao gồm quy tắc đạo đức nghề nghiệp và chuẩn mực kiểm toán

Năm  1992,  bản  Hướng  dẫn  về  chuẩn  mực  KSNB  của  INTOSAI  đã  hình thành một tài liệu đề cập đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB, hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá KSNB. 

Năm  2001,  bản  hướng  dẫn  của  INTOSAI  1992  đã  cập  nhật  thêm  về  các chuẩn mực KSNB để phù hợp với tất cả các đối tượng và phù hợp với sự phát triển gần đây trong KSNB. Điều cần lưu ý là tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về KSNB của báo cáo COSO. 

Bên  cạnh  việc  cải  thiện  định  nghĩa  KSNB  và  xây  dựng  một  sự  hiểu  biết thông thường về KSNB, tài liệu của INTOSAI  trình bày những vấn đề đặc thù về 

khu vực công. 

1.2 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ và các yếu tố của KSNB theo INTOSAI  1.2.1 Định nghĩa về KSNB theo INTOSAI 

Hướng dẫn chuẩn mực của KSNB của INTOSAI 1992 đưa ra định nghĩa về 

KSNB như sau: 

KSNB  là  cơ  cấu  của  một  tổ  chức,  bao  gồm  nhận  thức,  phương  pháp,  quy  trình  và  các  biện pháp  của người  lãnh đạo nhằm bảo đảm  sự hợp  lý để đạt  được  các mục tiêu của tổ chức: 

­  Thúc đẩy  các  hoạt  động hữu hiệu, hiệu quả và  có  kỷ  cương cũng  như  chất 

So với định nghĩa của báo cáo COSO và hướng dẫn năm 1992, khía cạnh giá trị đạo đức được thêm vào. Mục tiêu của KSNB được nhấn mạnh thêm, đó chính là

và tham nhũng trong khu vực công. 

Ngân  sách nhà nước được phân bố  rộng  rãi. Chính  vì  vậy  cần  có  các  kiểm soát  nhằm đảm bảo  ngân  sách được  sử dụng đúng mục đích, các  tài  sản  không  bị thất  thoát  hay  lãng  phí.  Vì  vậy,  việc  bảo  vệ nguồn  lực  cần được nhấn mạnh  thêm tầm quan trọng trong KSNB đối với khu vực công. 

Mục tiêu của tài liệu này là thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực công.  Vì  vậy,  các  lãnh  đạo  của  Chính  phủ  rất  quan  tâm đến  tài  liệu này. Các  nhà lãnh đạo các tổ chức của nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và 

giám sát KSNB trong tổ chức. 

1.2.2 Các yếu tố của hệ thống KSNB theo INTOSAI 

Tương tự như báo cáo COSO, INTOSAI đưa ra năm yếu tố của KSNB, gồm: môi trường kiểm soát; đánh giá rủi ro; các hoạt động kiểm soát; thông tin và truyền 

thông; và giám sát. 

1.2.2.1 Môi trường kiểm soát 

Môi  trường  kiểm  soát  đã  tạo nên một sắc  thái  chung  cho một  tổ  chức,  ảnh hưởng đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi  trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả các yếu tố khác trong KSNB, tạo lập một nền nếp kỷ cương, đạo đức và 

cơ cấu tổ chức. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao gồm: 

Sự liêm chính và giá trị đạo đức: 

Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ, thể hiện qua sự tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo đức về cách thức ứng xử của cán bộ công chức nhà nước. Thí dụ như công khai tài sản, các vị trí kiêm nhiệm công việc bên ngoài, quà tặng và báo cáo các mâu thuẫn về lợi ích. 

cũng như có sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm  của bản thân trong việc thiết lập 

hệ thống KSNB 

Lãnh  đão  và nhân  viên phải duy trì  một  trình  độ đủ để hiểu được  việc  xây dựng thực hiện, duy trì KSNB, vai trò của KSNB và trách nhiệm của họ trong việc thực hiện sứ mạng chung của tổ  chức.  Mỗi  cá nhân trong tổ chức đều giữ một  vai trò trong hệ thống KSNB bởi trách nhiệm của họ. 

Lãnh đạo và nhân viên cũng cần có kỹ năng cần thiết để đánh giá rủi ro. Việc đánh giá rủi ro đảm bảo hoàn thành trách nhiệm của họ trong tổ chức. 

Đào  tạo  là  một  phương  thức hữu  hiệu để  nâng  cao  trình  độ  cho  các  thành viên  trong  tổ  chức.  Một  trong  những  nội  dung  đào  tạo  là  hướng  dẫn  về  mục  tiêu 

Ngược  lại,  nếu  các  thành  viên  trong  tổ  chức  cho  rằng  KSNB  không  quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến KSNB. Kết quả là KSNB chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thật sự, dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của 

đơn vị không còn đạt được như mong muốn. 

Cơ cấu tổ chức 

Một cơ cấu tổ chức hợp lý sẽ đảm bảo cho sự thông suốt trong việc ủy quyền 

và phân công trách nhiệm. Cơ cấu tổ chức được thiết kế tổ chức sao cho có thể ngăn ngừa được sự vi phạm các quy chế KSNB và loại được những hoạt động không phù hợp. Hoạt động được xem là không phù hợp là những hoạt động mà sự kết hợp của chúng có thể dẫn đến sự vi phạm và che dấu sai lầm và gian lận. 

Cơ cấu tổ chức bao gồm: 

Trong  cơ  cấu  tổ  chức  cũng  bao  gồm  bộ  phận  kiểm  toán  nội  bộ,  ban  kiểm soát, bộ phận thanh tra, kiểm tra được tổ chức độc lập với các đối tượng kiểm toán 

Nhà  lãnh  đạo  cần thiết  lập các  chương  trình  động  viên,  khuyến  khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động cụ thể. Đồng  thời,  các hình  thức kỷ  luật  nghiêm  khắc  cho  các  hành  vi vi  phạm cũng  cần được các nhà lãnh đạo quan tâm. 

Sự liêm  chính và giá  trị đạo đức 

Năng lực  nhân viên 

Triết lý quản 

lý và phong  cách lãnh đạo 

Cơ cấu tổ  chức 

Chính sách  nhân sự

Có  nhiều  phương  pháp  đánh  giá  rủi  ro  tùy  theo  mỗi  loại  rủi  ro,  tuy  nhiên, phải đánh giá rủi ro một cách có hệ thống. Ví dụ, phải xây dựng các tiêu chí đánh giá  rủi  ro,  sau  đó  sắp  xếp  thứ  tự  các  rủi  ro,  dựa  vào  đó  nhà  lãnh  đạo  sẽ  phân  bổ 

ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị tốt hơn. 

xuyên xem xét lại, điều chỉnh theo từng thời kỳ 

1.2.2.3 Hoạt động kiểm soát 

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và đảm bảo đạt được mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các thời kỳ, dễ hiểu, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu  kiểm soát. Hoạt động kiểm soát có mặt xuyên suốt  trong tổ chức,  ở  các  mức  độ  và  các  chức  năng.  Hoạt  động  kiểm  soát  bao  gồm  kiểm  soát phòng ngừa và phát hiện rủi ro. 

Cân  bằng  giữa thủ  tục  kiểm  soát  phát hiện  và  phòng ngừa  là  phối  hợp  các 

hoạt động kiểm soát để hạn chế, bổ sung lẫn nhau giữa các thủ tục kiểm soát. 

Thủ tục phân quyền và xét duyệt 

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ  được thực hiện bởi  người  được ủy quyền theo trách nhiệm  và phạm  vi  của họ. Ủy quyền  là một  cách  thức  chủ  yếu  để đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của người lãnh  đạo.  Các  thủ tục  ủy  quyền  phải  được  tài  liệu  hóa  và  công  bố  rõ  ràng, phải bao gồm những điều kiện cụ thể. 

sẽ có cơ hội phạm tội vì điều kiện quá dễ dàng để thực hiện hành vi gian lận 

Để ngăn chặn các sai phạm hoặc gian lận thì rất cần phải phân công các chức năng  trên  riêng  biệt  cho  từng  người.  Tuy  nhiên  sự  thông đồng,  bắt  tay  nhau  giữa một nhóm người này sẽ làm giảm hoặc phá hủy sự hữu hiệu của HTKSNB. 

Trong một  số  trường  hợp đơn  vị  có quy  mô nhỏ,  công  việc  từng nhiệm  vụ không nhiều, quá ít nhân viên để thực hiện việc phân chia trách nhiệm, khi đó nhà lãnh đạo phải nhận biết được rủi ro và sử dụng những biện pháp kiểm soát khác như luân chuyển nhân viên. Sự luân chuyển nhân viên  đảm bảo rằng một người không 

để  các  khoảng trống  cho  sự phê duyệt  và  xác  nhận  của những người  có  liên quan đến nghiệp vụ. Đánh số thống nhất lại các chứng từ phát sinh ở đơn vị để dễ quản 

lý, dễ truy tìm và giảm thiểu các gian lận, sai phạm có thể xảy ra. 

Bảo vệ tài sản 

Tài sản của một tổ chức không chỉ là tiền, hàng hóa, máy móc thiết bị …mà còn là thông tin. Các thủ tục cần có để bảo vệ tài sản gồm: 

Xét  duyệt 

Bảo vệ  tài sản 

Ghi  chép 

Ngăn  ngừa  việc 

các bộ phận trong tổ chức, giữa tổ chức với các đối tượng bên ngoài… 

1.2.2.5 Giám sát

Giám sát là quá trình  mà người quản lý đánh giá chất  lượng của hoạt  động kiểm soát. Điều quan trọng trong giám sát là phải xác định KSNB có vận hành đúng như  thiết  kế  không  và  có  cần thiết  phải  sửa đổi  chúng  cho  phù hợp  với  từng  giai đoạn  không.  Để  đạt  được  kết  quả,  cần  phải  thực  hiện  những  hoạt  động  giám  sát thường xuyên hoặc định kỳ. 

Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng, nhà cung cấp… hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường 

Cung cấp thông tin đáng tin cậy. 

Mọi thành viên trong tổ chức phải tuân thủ luật pháp và các luật lệ quy định Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động nhằm kịp thời đưa ra biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động điều hành

­  Đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính. 

CHƯƠNG  2:  THỰC  TRẠNG  HỆ  THỐNG  KIỂM  SOÁT  NỘI  BỘ  TẠI  TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG TP HỒ CHÍ MINH 

2.1 Một số vấn đề trong giáo dục đại học Việt Nam hiện nay có tác động đến hệ  thống kiểm soát nội bộ của các cơ sở giáo dục. 

2.1.1 Xã hội hóa giáo dục và toàn cầu hóa giáo dục đại học: 

Ở nước ta hiện nay, nhu cầu học đại học đang trong giai đoạn gia tăng mạnh 

mẽ. Vấn đề đào tạo theo nhu cầu xã hội đang được quan tâm, các đơn vị giáo dục đang cố gắng quan tâm đến người học để thu hút đầu vào. Làn sóng du học sinh ồ ạt 

đổ về các quốc gia, các trường đại học danh tiếng trên thế giới. 

Trước tình hình đó, Đảng và nhà nước ta đã thực hiện cải cách trong lĩnh vực giáo dục. Từ năm 2000, bắt đầu thực hiện đổi mới chương trình giáo dục phổ thông, năm 2004 tiếp tục có chiến lược phát triển và đổi mới giáo dục mầm non, từ năm 

2005 bắt đầu đổi mới cơ bản và toàn diện giáo dục đại học. 

Khi  hội  nhập  giáo dục  và  cải  cách  giáo  dục  là  vấn  đề  cấp  bách,  các  cơ  sở giáo dục phải biết đón đầu những cơ hội, triển khai đào tạo liên kết, các loại hình đào  tạo,  thực  hiện  quản  lý  hiệu  quả…nhằm  thu  hút  người  học  và  nâng  cao  lợi 

nhuận. Do đó, cần quan tâm cải cách công tác quản lý, quan tâm đến KSNB. 

2.1.2 Hiệu quả và tài chính trong các đơn vị giáo dục công lập 

Hầu hết các trường công lập chỉ quan tâm đến mặt chất lượng và hoàn thành tốt nhiệm vụ đào tạo, chính trị được giao, mặt hiệu quả và tài chính chưa được quan tâm đúng mức. Hiệu suất đầu tư trong giáo dục đại học công lập hầu như ít ai quan tâm. Một trường đại học quy mô nhỏ, chi phí đơn vị tính trên đầu sinh viên có thể gấp 2­3 lần so với trường đại học có quy mô lớn nhưng vẫn tiếp tục được duy trì và chưa thấy có động thái cải tổ để nâng cao hiệu quả đầu tư. 

Vấn đề quản lý tài chính trong trường đại học công lập hầu hết  chỉ  dừng ở mức theo dõi  báo cáo mà chưa quan tâm đến vấn đề kế toán quản trị, kế toán chi phí, nâng cao hiệu suất đầu tư… 

Vấn đề hiệu quả tài chính có  ảnh hưởng đến tư duy nhà quản trị cơ sở giáo dục, một khi hiệu quả tài chính chưa được quan tâm đúng mực thì hệ thống KSNB chưa thật sự cần thiết để phát huy sức mạnh của nó, khi không có ai quan tâm làm

thế nào để đạt hiệu quả cao hơn, làm  thế nào để tiết  kiệm chi  phí… thì  HTKSNB 

cũng chưa có cơ hội để phát huy vai trò. 

2.1.3 Đào tạo theo hệ thống tín chỉ 

Thực hiện theo Quyết định 43/2007/QĐ­BGD&ĐT ngày 15/08/2007 của Bộ trưởng Bộ GD&ĐT, các cơ sở đào tạo sẽ triển khai áp dụng đồng loạt chương trình đào tạo theo học chế tín chỉ kể từ năm học 2010­2011. Do đó yêu cầu phải thay đổi công tác quản lý trong hầu hết các hoạt động chủ đạo, vì vậy, tất yếu sẽ có sự thay 

đổi trong kiểm soát nội bộ. 

2.1.4 Kiểm định chất lượng giáo dục 

Vấn đề mới được Bộ GD&ĐT quan tâm và đồng loạt triển khai từ năm 2008 cho tất cả các trường đại học, cao đẳng trong cả nước nhằm cải tiến, nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, quy chuẩn các trường. Kiểm định chất lượng giáo dục như một đợt tự tổng kiểm tra của các đơn vị khi tự mình nhìn nhận đánh giá mình, giúp các đơn vị phát huy mặt mạnh, khắc phục điểm yếu bằng các giải pháp cụ thể, trong 

nâng cao hiệu quả sử dụng nguồn lực của nhà trường. 

2.1.6 Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 ­ 2014 

Đề án Đổi mới cơ chế tài chính giáo dục giai đoạn 2009 – 2014 với mục tiêu xây dựng cơ chế tài chính mới cho giáo dục, nhằm huy động ngày càng tăng và sử

dụng có hiệu quả nguồn lực của nhà nước và xã hội để nâng cao chất lượng và tăng quy mô giáo dục và đào tạo, đáp ứng yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại  hóa  đất  nước,  thực  sự  coi  phát  triển  giáo  dục  là  quốc  sách  hàng  đầu;  và  xây dựng hệ thống các chính sách để tiến tới mọi người ai cũng được học hành với nền giáo dục có chất lượng ngày càng cao. Để đạt được các mục tiêu trên, đã đến lúc để các đơn vị đào tạo phải tiến hành cải cách quản lý mới và công cụ kiểm soát lại có 

cơ hội phát huy vai trò. 

2.1.7 Bộ GD&ĐT phát động chủ đề năm học 2009­2010 

“Năm học đổi mới quản lý và nâng cao chất lượng giáo dục”. 

Hưởng ứng chủ đề năm học, các cơ sở giáo dục  tiến hành xây dựng phương hướng năm học cụ thể theo chủ đề trọng tâm. Khi quản lý được quan tâm đổi mới, chất lượng giáo dục đòi hỏi được nâng cao thì công cụ nhà quản lý sử dụng không thể thiếu chính là hệ thống KSNB. 

Trước  các  vấn đề đặt ra như  trên, nhà quản lý  giáo dục buộc phải  xem  xét đánh  giá  tình  hình  và  đưa  ra  biện  pháp  quản  lý  phù  hợp  với  thực  trạng,  với  xu hướng tất yếu của thời đại, biết đón đầu, định hướng chiến lược, tự thân vận động 

để đổi mới, do đó sẽ có những ảnh hưởng đáng kể đến hệ thống KSNB. 

2.2. Tổng quan về Trường Cao đẳng Sư phạm Trung Ương  TP Hồ Chí Minh  2.2.1. Lịch sử hình thành và phát triển 

Tiền  thân  là  Trường  Sư  phạm  Mẫu  giáo  Trung  ương  số  3  thành  lập  ngày 25/9/1976, với nhiệm vụ đào tạo giáo viên mẫu giáo trình độ trung học có khả năng làm  cán bộ quản  lý ngành học, giáo  viên dạy  các  bộ môn phương pháp  chăm  sóc giáo dục trẻ ở các trường sư phạm mẫu giáo địa phương thuộc khu vực các tỉnh phía Nam. Từ năm 1977, nhà trường bắt đầu đào tạo giáo viên mẫu giáo hệ 12+1+1. Bên cạnh  đó,  Trường  đào  tạo  các  khoá  bồi  dưỡng  cấp  tốc  cô  nuôi  dạy  trẻ  (3  tháng,  9 tháng, 12 tháng). Từ năm 1988, đào tạo hệ 12+2. Năm 1987, trường được nâng cấp 

từ hệ trung cấp lên hệ cao đẳng với nhiệm vụ đào tạo giáo viên có trình độ cao đẳng (12+3)  và đổi  tên  thành  Trường  Cao đẳng Sư  phạm Mẫu  giáo  Trung  ương 3  theo Quyết định thành lập số 89/HĐBT ngày 28/3/1987 của Hội đồng Bộ trưởng. Tháng 1/2000, trường mở 2 ngành Sư phạm Âm nhạc và Sư phạm Mỹ thuật, đào tạo giáo viên  trình  độ  cao  đẳng  cho  các  bậc  học  mầm  non,  tiểu  học  và  trung  học  cơ  sở

viên mới ra trường đều có việc làm, và được đơn vị tuyển dụng rất ưa chuộng. 

2.2.2.2 Nhân sự 

Cả trường  có 160  lao động.  trong  đó  giáo  viên  là 100 người,  nhân  viên 60 người, cán bộ quản lý là 35 người. Giảng viên lâu năm có trình độ chuyên môn cao, được  đào  tạo  từ  nước  ngoài  chuyên  về  giáo  dục  mầm  non.  Giảng  viên  trẻ  đa  số được đào tạo trong nước, luôn có ý thức học tập nâng cao trình độ. 

Cơ cấu theo giới tính chủ yếu là nữ, nữ có 125 người, chiếm  78 %, 

Cơ cấu theo độ tuổi không đều, tập trung vào 2 nhóm chính: nhóm già từ 50 tuổi  trở lên  có 66 người, chiếm 42% và nhóm trẻ dưới 35  tuổi  là 77 người, chiếm 48%. Do đó, tương lai sắp trong vòng 5 năm nữa, sẽ xảy ra tình trạng thiếu hụt lao 

động dày dạn kinh nghiệm chuyên môn và kỹ năng quản lý. 

2.2.2.3 Cơ sở vật chất 

Trường có 2 cơ sở đào tạo: 

­  Trụ sở đặt tại cơ sở 1, tại địa chỉ 182 Nguyễn Chí Thanh, phường 3, quận 10, TP.HCM, có diện tích khuôn viên gần 4.600 m 2 

­  Cơ sở 2 đặt tại Đường Liên Phường, Phường Phước Long B, Quận 9, có diện tích khuôn viên hơn 40.000 m 2 . 

Trang  thiết  bị  nhìn  chung  có  đủ  chủng  loại,  cơ  bản  đáp  ứng  được  nhu  cầu giảng dạy, làm việc và học tập. Tuy nhiên hầu hết là trang thiết bị cũ, lạc hậu nên rất  hay  hư  hỏng  phải  sửa  chữa  thường  xuyên.  Bàn  ghế,  phòng  học  xuống  cấp nghiêm trọng, phòng làm việc nhỏ hẹp, thiếu phòng làm việc của cán bộ quản lý… gây ảnh hưởng đến chất lượng và năng suất lao động. 

động phục vụ sinh viên bằng khoảng 20% nguồn kinh phí nhà nước cấp 

2.2.2.5 Năng lực đào tạo và chỉ tiêu đào tạo hàng năm 

Hiện nay, do hạn chế về cơ sở vật chất và đội ngũ nên năng lực đào tạo nhà trường ở mức  3.500 sinh viên/năm, chỉ  tiêu tuyển sinh mới  hàng năm dao động ở 

mức 600 sinh viên chính quy, 600 sinh viên không chính quy. 

2.2.3 Tầm nhìn, sứ mạng, mục tiêu và phương hướng hoạt động của trường  2.2.3.1 Tầm nhìn 

Phấn đấu cho một xã hội – nơi mà con người, đặc biệt là trẻ em được hưởng một  nền  giáo dục đậm  chất nhân  văn, khoa học, bình đẳng  và được  thực hiện bởi đội ngũ đã qua đào tạo cơ bản, có tâm huyết để đưa trường trở thành Học viện đào 

2.2.4 Tổ chức bộ máy quản lý tại trường 

2.2.4.1 Sơ đồ tổ chức

TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM TRUNG ƯƠNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 

ĐẢNG BỘ  ĐẢNG ỦY 

ĐOÀN  THANH  NIÊN 

CÔNG  ĐOÀN 

BAN  GIÁM  HIỆU 

HỘI ĐỒNG  KHOA HỌC 

VÀ ĐÀO TẠO 

TRƯỜNG  THỰC HÀNH 

GIÁO DỤC 

CÁC  KHOA 

VÀ 

BỘ  MÔN 

CÁC  PHÒNG  BAN  CHỨC  NĂNG 

P. Kế Hoạch – Tài  Chính 

P. QLKH – Hợp Tác  Q.Tế 

THƯ VIỆN  PHÒNG 

ĐỒ DÙNG  DẠY HỌC 

Ban Công Nghệ Thông 

Tin  HỘI SINH 

VIÊN

­  Các đoàn thể, tổ chức xã hội trong trường (Công đoàn, Đoàn thanh niên cộng sản Hồ Chí  Minh, Hội  sinh viên) hoạt động theo quy định của pháp luật và 

có  trách  nhiệm  thực  hiện  mục  tiêu,  nguyên  lý  giáo  dục  theo  quy  định  của Luật Giáo dục, phù hợp với tôn chỉ mục đích, chức năng, nhiệm vụ của đoàn 

thể, tổ chức xã hội đã được xác định. 

Hội đồng khoa học và đào tạo: tư vấn cho Hiệu trưởng về mục tiêu, chương 

trình, kế hoạch dài hạn và kế hoạch hàng năm về phát triển giáo dục – đào tạo, khoa học  và  công  nghệ  của  trường;  đào  tạo, bồi  dưỡng đội  ngũ  giáo  viên,  cán bộ nhân viên; lập quy hoạch cán bộ cho mỗi giai đoạn phát triển của trường; Lập kế hoạch 

­  Các tổ bộ môn trực thuộc: Chịu trách nhiệm thực hiện kế hoạch giảng dạy, 

học tập, thực hành – thực tế bộ môn, hoạt động khoa học, phối hợp các khoa, phòng ban góp phần thực hiện mục tiêu đào tạo của trường. 

­  Phòng Tổ chức ­  Hành chính: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý và triển 

khai thực hiện công tác tổ chức, hành chính và tổng hợp trong nhà trường. 

­  Phòng  Đào tạo:  Tham mưu giúp việc cho Ban Giám hiệu trong việc hoạch 

định chiến lược phát  triển đào tạo, chịu trách nhiệm trong công tác quản lý đào tạo các hệ chính quy, hệ vừa học vừa làm đặt trong và ngoài trường. 

­  Phòng Kế hoạch – Tài chính: Tham mưu giúp Hiệu trưởng thực hiện chức 

năng quản lý, tổ chức sử dụng hiệu quả nguồn tài chính theo đúng Pháp luật hiện hành, đảm bảo cho hoạt động của trường ổn định và phát triển. 

­  Phòng Quản trị ­ Thiết bị: Chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về công tác 

quản  lý  toàn  bộ  tài  sản,  cơ  sở  vật  chất  trong  trường;  tham  mưu  cho  Hiệu trưởng xây dựng kế hoạch đầu tư, khai thác, sử dụng và quản lý tài sản, cơ sở vật  chất  phục  vụ  cho  công tác đào  tạo, nghiên  cứu  khoa học  và dịch  vụ xã hội. Đảm bảo vệ sinh môi trường. 

­  Phòng Công tác sinh viên: Giúp Hiệu trưởng trong công tác học sinh – sinh 

viên (quản lý sinh viên về nề nếp học tập và sinh hoạt, định hướng tư tưởng chính trị, lối sống trong sinh viên, giải quyết các chế độ chính sách cho sinh viên ). Tổ chức quản lý Trung tâm tư vấn tâm lý – giáo dục và hỗ trợ sinh viên theo điều lệ và tổ chức hoạt động của trung tâm. 

­  Phòng Quản  lý  khoa  học  và Hợp tác quốc tế:  giúp  Hiệu  trưởng  chỉ đạo, 

quản lý hoạt động khoa học & công nghệ và hợp tác quốc tế phục vụ nghiên 

cứu đào tạo của trường. Tổ chức và quản lý Trung tâm thông tin thu thập, 

xử lý và phổ biến thông tin khoa học giáo dục thuộc các chuyên ngành đào tạo của nhà trường. 

­  Trường  Mầm  non  thực  hành:  vừa  làm  chức  năng  của  một  trường  mầm 

non, thực hiện đầy đủ nhiệm vụ chăm sóc giáo dục trẻ theo kế hoạch được giao, vừa là cơ sở thực hành của trường CĐSPTWTPHCM để tạo môi trường

sư  phạm nhằm  góp  phần hình  thành nhân  cách người  giáo  viên  và phương pháp dạy – học, giáo dục cho giáo sinh. 

­  Ban Quản lý Ký túc xá: Giúp Hiệu trưởng chỉ đạo, quản lý công tác tộ chức 

thực hiện quy chế học sinh sinh viên nội trú. Chịu  trách nhiệm về mọi hoạt động của ký túc xá. 

­  Thư viện  –  đồ dùng dạy học:  Giúp Hiệu trưởng bảo quản, lưu trữ và khai 

thác có hiệu quả toàn bộ sách báo, tư liệu và đồ dùng dạy học. 

­  Trung  tâm  Bồi  dưỡng  khoa  học giáo  dục:  Giúp  Hiệu  trưởng  tổ  chức  các 

lớp đào tạo ngắn hạn, và bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn cho giáo viên mầm non, âm nhạc, mỹ thuật và giáo dục đặc biệt các tỉnh phía Nam. 

­  Trung tâm Nghiên cứu ứng dụng khoa học và kiểm định chất lượng giáo 

dục:  Nghiên  cứu  ứng  dụng  các  mô  hình  giáo  dục  trong  và ngoài  nước  vào 

thực  tiễn.  Tổ  chức  và  quản  lý  hoạt  động  của  phòng  Nghiên  cứu  tâm  lý  và 

­  Các  khoa,  ngành,  phòng  Đào  tạo  và  phòng  Công  tác  sinh  viên:  phối  hợp trong công tác quản lý sinh viên, đánh giá xếp loại rèn luyện và học tập của sinh viên, xét điều kiện tốt nghiệp cho sinh viên… 

­  Phòng Tổ chức – Hành chính và các bộ phận khác: phối hợp công tác tổ chức cán bộ, quản lý nhân sự, tuyển dụng, chế độ chính sách cho người lao động. 

­  Phòng Tổ chức ­ Hành chính và phòng Kế hoạch ­ Tài chính: phối hợp trong công tác đảm bảo thực hiện các chế độ chính sách, bảo hiểm, phúc lợi… cho người lao động theo quy định của nhà nước và quy định của nhà trường… 

­  Phòng Kế hoạch –  Tài  chính và các bộ phận khác: phối hợp trong công tác lập kế hoạch chi tiêu hàng năm, thanh toán chế độ cho người lao động, thanh toán chi phí hoạt động của bộ phận, mua sắm sửa chữa, quản lý tài sản… 

­  Phòng Kế hoạch – Tài chính và phòng Quản trị ­ Thiết bị: phối hợp công tác thực hiện kế hoạch mua sắm, sửa chữa, theo dõi quản lý tài sản…. 

(CBGV) và sinh viên noi theo. Các thầy cô đều là giáo viên sư phạm chuyển sang làm công tác quản lý, có chuyên môn và năng lực quản lý, luôn tâm huyết với nghề, với trường, sống liêm khiết, chan hòa, giản dị, gần gũi  với mọi người xung quanh, được mọi người kính trọng và quý mến. Tấm gương đạo đức của ban lãnh đạo được CBGV học tập noi theo, hình thành nên một tập thể có lối sống giản dị, thân thiện, đoàn kết giúp đỡ lẫn nhau. 

Hàng năm, trường đều thực hiện công tác công khai tài sản của cán bộ lãnh 

đạo trong Ban Giám hiệu, trưởng phó các đơn vị và Đảng viên trong toàn trường. 

Năng lực nhân viên: 

Năng lực và trình độ chuyên môn của giáo viên nhìn chung đã đáp ứng được nhu  cầu đào  tạo  của nhà  trường, tuy  nhiên  trong  vòng  5 năm nữa  cần  phải nhanh chóng  bồi  dưỡng  và  phát  triển  đội  ngũ  kế  cận  để  thay  thế  các  giáo  viên  sắp  nghỉ hưu.  Đội  ngũ  giáo viên  có năng  lực  chuyên  môn, năng  lực  sư phạm tốt  sẽ  là một trong những yếu tố góp phần quyết định chất lượng đào tạo của nhà trường. 

Nhân  viên  khối  hành  chính  hầu  hết  là  lao  động  trẻ,  trình  độ  chuyên  môn không đồng đều và đa số làm trái  ngành nghề đào tạo, kỹ năng làm việc, kỹ năng quản lý chưa cao. Trong đó gồm một tỷ lệ cao là sinh viên của nhà trường được giữ lại làm nhân viên trong các phòng ban và giáo vụ các khoa, ngành. Đa số làm việc dựa vào khuôn mẫu sẵn có do người đi trước để lại. Năng lực làm việc độc lập, kỹ năng  nghề  nghiệp  và  khả  năng đọc  hiểu  văn  bản  chuyên  ngành  còn hạn  chế,  còn chưa  mạnh  dạn  trong  việc  đề  xuất  cải  cách  các  thủ  tục  phục  vụ  cho  công  việc chuyên môn, thậm chí  còn  chậm theo kịp các cải tiến đã được  đưa ra…Vì vậy, sẽ ảnh hưởng rất lớn đến kết quả công việc, nhiệm vụ chung của bộ phận cũng như của toàn  trường.  Với  thực  trạng  như  trên,  sẽ  là  một  trong  những  khó  khăn  cản  trở  hệ thống KSNB vận hành hữu hiệu và hiệu quả. 

Kỹ năng ứng dụng tin học nhìn chung còn thấp, nhất là trong nhóm  nhân sự lớn  tuổi.  Việc  ứng dụng  các tiện ích  của mạng internet làm phương  tiện  thông  tin truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận chưa trở thành thói quen và rộng khắp. Khi không  khai  thác  tốt  các  ứng dụng  của  internet  vào  công  việc  sẽ  gây lãng  phí thời gian, công sức thậm chí cả tiền bạc

Đội ngũ nhân sự phòng Kế hoạch – Tài chính có năng lực, có ý thức tuân thủ pháp  luật,  trung  thực  và  cần  mẫn  trong  công việc, không  sách nhiễu  tiêu  cực  gây khó  khăn  cho  các cá  nhân, đơn  vị trong các  thủ  tục đề xuất  thanh toán  và  thu  chi tiền,… góp phần làm nền tảng tạo dựng niềm tin về tình hình tài chính kế toán nhà trường  được  phản  ánh  trung  thực  và  hợp  lý.  Thể  hiện  qua  kết  luận  thanh  tra  số 821/KL­TTr  ngày  14/10/2009  của  Thanh  tra  Bộ  GD&ĐT  về  việc  thanh  tra  hành chính nhận xét “Trường đã đảm bảo được các quy định của Luật Kế toán và các nội quy hiện hành, bộ máy kế toán của trường đủ điều kiện đảm nhận và duy trì được hoạt động tài chính kế toán phục vụ cho công tác quản lý dạy và học của Trường” 

Tự do cũng là triết lý quản lý nhân sự của nhà trường, các bộ phận quản lý nhân  viên,  giáo viên  của mình  thông qua  công việc  (nhưng  lại  chưa  có biện pháp đánh  giá hiệu quả  công  việc  và  xử lý những cá nhân  chưa hoàn  thành nhiệm vụ). Triết lý này đã góp phần tạo tâm lý hứng thú cho nhân viên làm việc, họ không thấy 

bị gò bó, khắt khe. Tuy nhiên, tự do cũng dẫn đến tự do thái quá, dẫn đến tình trạng nhân viên ăn cắp giờ, không làm đủ giờ, làm viêc chậm trễ, ách tắc, không hết trách nhiệm, không đạt hiệu quả…và khó để áp dụng các thủ tục kiểm soát. 

Nhìn  chung, phong cách  lãnh  đạo  tự do dân chủ  không mấy  dễ dàng  thuận lợi để áp đặt các thủ tục kiểm soát và yêu cầu mọi người tuân thủ. 

Đội ngũ cán bộ chủ chốt nhận thức được chức năng KSNB cần thiết đối với việc  kiểm  tra,  giám  sát  các  hoạt  động  trong nhà trường.  Trường  đã  chủ động  xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ từ năm 2003, xây dựng quy chế tổ chức và hoạt động năm 2007 làm căn cứ thực hiện và kiểm soát các hoạt động

Đội  ngũ cán bộ quản lý phần lớn còn chịu ảnh hưởng của lề lối, tác phong làm việc theo cơ chế bao cấp, quan tâm đến chỉ tiêu kế hoạch, rất quan tâm đến lợi ích  xã hội,  ít  quan tâm đến hiệu quả  kinh  tế. Do đó,  vấn đề  lợi  ích  kinh  tế  không phải là một trong những mối quan tâm hàng đầu, đã xảy ra tình trạng chưa sử dụng 

hiệu quả, tiết kiệm nhất nguồn kinh phí. 

Cơ cấu tổ chức: 

Là trường cao đẳng sư phạm quy mô nhỏ, cơ cấu tổ chức đảm bảo theo quy chế hoạt động của trường cao đẳng của Bộ Giáo dục & Đào tạo ban hành, có đầy đủ các bộ phận chức năng riêng biệt, có cơ chế phối hợp hoạt động giữa các bộ phận với nhau (xem Sơ đồ tổ chức tại mục 2.2.4.1). 

Trong cơ cấu tổ chức không có Ban Kiểm soát mà chỉ có Ban Thanh tra trực thuộc BGH và là công tác kiêm nhiệm. Do đó, vấn đề kiểm soát các hoạt động của BGH sẽ thiếu tính độc lập, khách quan và ít được quan tâm thực hiện. 

Chưa có động thái mạnh để sắp xếp lại lao động. Cơ cấu tổ chức bộ máy hoạt động còn cồng kềnh, chi phí bộ máy khá lớn, làm ảnh hưởng đến nguồn kinh phí để thực hiện các hoạt động chuyên môn, mua sắm trang thiết bị và các hoạt động khác. 

Việc phân công phân nhiệm  chưa rõ ràng. Chưa  có quy định chi  tiết cụ thể nhiệm vụ của từng phòng ban, cũng như bảng mô tả công việc của từng nhân viên. (VD: nhiệm vụ của Trung tâm Thông tin là biên tập và xuất bản tập san nhưng trách nhiệm phát hành lại không quy định rõ, do đó không biết thuộc về ai?). Vì vậy, đã xảy ra  sự chồng  chéo  nhiệm  vụ, đùn  đẩy  trách  nhiệm  giữa  các  cá  nhân,  bộ phận, 

không biết quy trách nhiệm cho ai… 

Chính sách nhân sự: 

Trường  đang  trong  giai  đoạn  trẻ  hóa  đội  ngũ  và  quan  tâm  bồi  dưỡng  nâng chuẩn cho đội ngũ giáo viên. Hiện nay, chính sách nhân sự tập trung chủ  yếu vào công tác tuyển dụng, đào tạo bồi dưỡng CBGV. 

Tuyển dụng nhằm bổ sung đội ngũ cho nhu cầu phát triển mở rộng của nhà trường hoặc thay thế. Tuyển dụng dựa trên  yêu  cầu thực tế  của từng công việc cụ thể, tuy nhiên lại chưa đưa ra được các tiêu chuẩn cụ thể cho từng vị trí tuyển dụng, không thông báo rộng rãi trên phương tiện thông tin đại  chúng để tìm kiếm nhiều ứng viên,  khi  phỏng vấn không tiến hành  kiểm tra trình  độ chuyên môn tay nghề

Do đó,  xảy  ra  tình  trạng  lao động  sau  khi  được  tuyển  dụng  không đáp ứng được yêu cầu công việc cụ thể, năng lực kém…nên khi tham gia vào các hoạt động kiểm soát nội bộ sẽ khó để góp phần đảm bảo hệ thống hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. 

Nhà trường chú trọng đến việc đào tạo bồi dưỡng lại đội ngũ, tạo điều kiện 

về thời gian, kinh phí, giảm định mức lao động…để động viên khuyến khích CBGV trau dồi kỹ năng nghiệp vụ, nâng cao trình độ nhằm áp dụng vào công việc để nâng cao chất lượng và hiệu quả. 

Chính sách bổ nhiệm của nhà trường hiện nay nhìn chung khá tốt, bổ nhiệm dựa vào các tiêu chí năng lực chuyên môn, khả năng quản lý, đạo đức tác phong… 

do  đó  đã  tạo  động  cơ  để  CBGV  phấn  đấu  trở  thành  cán  bộ  quản  lý  có  năng  lực, phẩm chất đạo đức tốt góp phần làm môi trường kiểm soát được tốt hơn. 

Chính  sách  động viên  khuyến  khích,  khen thưởng đang  được  áp dụng  thực chất  theo hướng  CBGV  nào kê  khai  giỏi, biết  nói  hay  thì  được  khen,  ai  còn  e dè, khiêm  tốn, nói  ít  thì  ít  được  quan  tâm  khen  thưởng, thể hiện  rất  rõ qua hoạt  động bình bầu thi đua và kết quả thi đua cuối năm và ý kiến phản ánh trong các cuộc họp của  nhà  trường.  Từ  trước  đến  nay,  hầu  như  chưa  sử dụng  đến  biện  pháp  kỷ  luật, chưa có CBGV nào bị xử phạt thích đáng với tác hại do mình gây ra (ngoại trừ đối với công tác tuyển sinh) nếu có nói sai, làm sai, thiếu trách nhiệm, thậm chí gian lận cũng  chẳng  sao,  cứ  rút  kinh nghiệm  lần  sau  là  xong.  Do  đó,  với  chính  sách  khen thưởng, kỷ luật của nhà trường hiện nay, không những chưa tạo ra được nhân tố tích cực mà đôi khi còn có tác dụng ngược lại, không khuyến khích người lao động làm việc có hiệu quả và trách nhiệm, không ngăn chặn được sai sót và gian lận xảy ra 

cũng như chưa thật sự quan tâm đến việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực. 

2.3.2.3. Các hoạt động kiểm soát thể hiện trong một số  quy trình và hoạt động 

cụ thể

Trong giới hạn luận văn, tác giả chỉ xin đề cập đến một số quy trình và hoạt động  cụ thể liên quan đến mảng quản lý tài  chính  ­ tài sản  và quản lý đào tạo của nhà trường, bao gồm:  (1) quy trình tiền lương, (2) quy trình mua sắm  trực tiếp và sửa  chữa  tài  sản,  (3)  quy  trình  thanh  toán,  (4)  hoạt  động  quản  lý  tài  sản,  (5)  quy 

­  Thu  nhập  tăng  thêm  theo nghị định 43/2006/NĐ­CP  (NĐ 43):  là khoản  chi cho người lao động dựa vào nguồn kinh phí tiết kiệm và cân đối được.  Căn 

cứ vào chức vụ để xây dựng hệ số cho từng loại đối tượng và quy định cụ thể trong quy chế chi tiêu nội bộ, trả vào cuối mỗi tháng. 

­  Người  lao  động:  làm đơn  đề  xuất  khi  có  yêu  cầu  về  tổ  chức nhân  sự:  nghỉ phép, nghỉ không hưởng lương, nghỉ thai sản, nghỉ ốm đau, chuyển đổi công tác….gửi trưởng bộ phận xác nhận giải quyết. 

­  Bộ phận trực tiếp quản lý người lao động: trực tiếp theo dõi, quản lý người lao động, thông báo hoặc đề xuất cho phòng TC­HC mỗi khi có sự thay đổi 

có liên quan đến tình hình nhân sự. 

­  Phòng TC­HC: theo dõi quản lý nhân sự, điều chuyển, tuyển dụng nhân sự; phê duyệt các chế độ liên quan đến người lao động, ghi nhận và báo cáo  

Nhân viên: 

Theo dõi thay  đổi nhân sự  trong kỳ 

Tính bảng  lương 

Ký duyệt  bảng lương 

Thông báo cho 

kế toán tiền  lương

KTTL  chuyển  trưởng  P.KH­TC  và  Hiệu  trưởng  ký  duyệt  trên  bảng  lương. Bảng lương được chuyển sang kế toán thanh toán thuộc quy trình thanh toán. 

KTTL  ghi  nhận  và  báo  cáo  quỹ  lương.  Sau  khi  trả  lương  xong,  dán  bảng lương công khai trên bảng thông báo của P.KH­TC. 

và lưu đơn đề nghị vào hồ sơ cá nhân. 

­  Phân  chia  trách  nhiệm  giữa  các  bộ  phận:  các  bộ  phận  tham  gia  trong  quy trình chịu trách nhiệm liên quan đến phần dữ liệu bộ phận mình cung cấp và cùng kiểm tra đối chiếu thông tin lẫn nhau. 

­  Kiểm  tra  bảng  lương:  kế  toán  tiền  lương  lập  bảng  lương,  trưởng  P.KH­TC kiểm tra ký duyệt và Hiệu trưởng phê duyệt trên bảng lương. 

­  Người lao động tự theo dõi và giám sát chế độ lương bổng của mình với việc trả lương của nhà trường để kịp thời phát hiện sai sót

Ưu điểm: 

Quy trình  cơ  bản  đã  tổ  chức  được  công  việc  tính  lương  và  các  khoản  thu nhập thường xuyên  cho người lao động, có sự phân công phân nhiệm và phối hợp công việc giữa các bộ phận trong quy trình. 

Các bước trong quy trình thể hiện tương đối hợp lý. 

Bảng  lương được  dán  công khai  tại bảng  thông báo của phòng KH­TC,  do 

đó,  người  lao  động  được  tham  giá  kiểm  tra  giám  sát  hoạt  động  trả  lương  và  phát 

hiện sai sót kịp thời. 

Hạn chế: 

Hiện nay,  quy  trình  chưa được mô  tả  cụ  thể  trong quy  chế  tổ chức  và  hoạt động của trường, việc phân công phân nhiệm dựa trên chức năng nhiệm vụ của từng phòng ban, dựa vào lề lối làm việc từ trước đến nay mà chưa có quy định cụ thể. 

Quy trình hiện còn chứa đựng nhiền hạn chế cần phải hoàn thiện. Thiếu các thủ tục giấy tờ cần thiết để ghi nhận thông tin và truyền thông giữa các cá nhân, bộ phận phối hợp, do đó chưa có căn cứ phân định rõ trách nhiệm, quy kết trách nhiệm giữa các cá nhân, bộ phận tham gia trong quy trình  khi  có xảy ra sai  sót, gian lận (VD:  thông  tin  về  biến  động  nhân  sự  trong  kỳ phòng  TC­HC  chỉ  báo  miệng  cho P.KH­TC nên khi có sự sai sót, không có cơ sở để quy trách nhiệm cho ai) 

Quy trình hiện còn chứa đựng rất nhiều sai sót, thường xuyên có ý kiến thắc mắc xoay quanh vấn đề thanh toán các khoản chế độ người lao động. 

Trưởng  bộ  phận  có  quyền  và  trách  nhiệm  quản  lý,  giám  sát  nhân  viên  và phân phối thu nhập tăng thêm theo năng suất và kết quả công việc. Tuy nhiên, hầu hết các bộ phận chưa phát huy được quyền này, vẫn trả cào bằng theo đầu người, do 

Tài sản mua sắm và sửa chữa trong quy trình bao gồm tài sản hữu hình và vô hình nói chung, không giới hạn chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại công cụ, dụng cụ lâu bền dùng trong hoạt động chung của nhà trường, ngoại trừ các trường hợp mua sắm hàng hóa chuyên môn đặc thù, giá trị nhỏ dưới 2 triệu đồng, 

­  Phòng QTTB: là đầu mối thực hiện mua sắm, phân phối, bảo dưỡng, bảo trì, duy tu tài sản trong toàn trường, ghi nhận và báo cáo, tập hợp chứng từ liên quan đến nghiệp vụ chuyển phòng KH­TC thanh toán

Bước  2:  Phòng  QTTB  xem  xét  và  tổng  hợp  đề  xuất  của đơn  vị,  rà  soát  tài 

sản hiện  có  xem  có  thể điều phối  nếu có, nếu  không được  mới tính đến việc  mua sắm. Đối với mảng tài sản chung do phòng QTTB quản lý, phòng QTTB làm giấy 

đề nghị. Sau đó, khảo sát sơ bộ hàng hóa để ước tính chi phí, phối hợp ý kiến phòng KH­TC về nguồn tài chính, trình Hiệu trưởng phê duyệt. Nếu Hiệu trưởng đồng ý sẽ tiến hành bước 3, không đồng ý sẽ kết thúc quy trình. 

nghị. 

Bộ phận đề xuất  Phòng Quản Trị  Phòng KH­TC  Nhà cung cấp  Hiệu trưởng 

(2b) Phê  duyệt ngân  sách 

(2c) Ký duyệt  đơn đề nghị 

(3b) Xét chọn nhà cung cấp 

(3a) Tìm 1 

báo giá 

(3a) Tìm 1  báo giá 

(3a) Tìm1  báo giá 

(3c) QĐ chọn  nhà cung cấp 

(3d) Hợp  đồng 

(4) Giám sát  t/hiện Hđồng 

(5) Nghiệm thu, bàn giao cho bộ phận sử dụng,  TLHĐ 

­  T/hợp CT ĐNTT 

­ Ghi nhận, bcáo. 

­Lưu CT      (6)

­  Ký  chấp  nhận  lên  giấy  đề  nghị  mua  sắm,  sửa  chữa  của  bộ  phận  (trưởng 

P.QTTB ­> trưởng P.KH­TC ­> Hiệu trưởng). 

Bước 3: P.QTTB, P.KH­TC, bộ phận: mỗi đơn vị tìm một báo giá bất kỳ của 

một nhà cung cấp tiềm năng và cùng họp xét chọn nhà cung cấp do P.QTTB chủ trì. Lưu ý đến các tiêu chí xét chọn: chất lượng, hậu mãi, phương thức thanh toán, giá cả…. sau đó trình Hiệu trưởng quyết định chọn đơn vị cung cấp và ký hợp đồng. 

­  Công tác phối hợp giữa bộ phận đề xuất, phòng QTTB và phòng KH­TC khá tốt Nhân viên phòng P.QTTB có năng lực, làm việc có trách nhiệm. 

­  Có hệ thống nhà cung cấp tốt và ổn định

­  Quy trình  hiện  chưa  thật  sự  xem  trọng  các bước  xác  định  và  đánh  giá  nhu cầu sử dụng tài sản, sự cần thiết phải mua sắm tài sản, đánh giá tính năng kỹ thuật, công suất thiết kế…phù hợp với nhu cầu, chưa cân đong đo đếm giữa chi phí bỏ ra và lợi ích khai thác từ tài sản, dẫn đến tình trạng hàng mua về không khai thác sử dụng được, hoặc sử dụng không đạt hiệu quả. (VD: tình trạng mua máy in chữ nổi, trên 100 triệu đồng, nhưng lại  không sử dụng vì tốc độ in rất chậm, gây tiếng ồn lớn, và cũng rất ít cơ hội để sử dụng nó (cả trường không quá 5 sinh viên khiếm thị), gây lãng phí). 

­  Trong  một  số  trường  hợp  không  tuân  theo  các  bước  trong  quy  trình,  làm trước báo sau, đặt vào sự việc đã rồi và phải làm thủ tục chữa cháy. 

­  Thành  phần  tham  gia  mua  hàng  cũng  chính là  thành phần nghiệm  thu, bàn giao và nhận hàng. Do đó, sẽ gặp rủi ro thông đồng giữa nhóm người này để 

Quy trình thanh toán là giai đoạn tiếp theo của các quy trình có phát sinh chi phí phải trả (quy trình tiền lương, quy trình mua sắm sửa chữa…) được cắt rời để thực hiện  riêng chức năng thanh toán. Quy trình  này đã  được xây dựng dưới dạng 

sơ đồ trong quy chế tổ chức & hoạt động của nhà trường

­  Thực hiện kế hoạch chi tiêu: Bộ phận dựa vào kế hoạch chi tiêu cụ thể hàng năm đã đăng ký và được thông qua để rà soát từng nhiệm vụ cần chi tiêu cụ thể, nhằm tổ chức công việc kịp thời theo nhu cầu và thời điểm thích hợp. 

­  Đề nghị chi tiêu: Bộ phận đề nghị thực hiện công việc cụ thể và chi phí cho công việc đó. 

o  Trưởng P.KH­TC: kiểm tra chế độ chi tiêu, xét duyệt lệnh thanh toán. 

o  Thủ quỹ (ngân hàng, kho bạc nhà nước): chi trả tiền. 

o  Kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết: hạch toán kế toán, ghi sổ chi tiết, theo dõi công nợ, theo dõi tài sản… 

­  Chủ tài khoản (Hiệu trưởng): ký duyệt lệnh thanh toán. 

Quy trình thanh toán được mô tả như sau: 

Sơ đồ quy trình:

Cá nhân  thụ hưởng/nhân  viên hành  chính  tại bộ phận  (người đề nghị  thanh toán): thu thập chứng từ và lập đề nghị thanh toán gửi trưởng bộ phận xét duyệt. 

Chứng từ thanh toán phải đảm bảo đúng theo quy định về chế độ chứng từ kế toán hiện hành. Bộ chứng từ đề nghị thanh toán bao gồm: 

­  Giấy đề nghị thanh toán, đề nghị thanh toán tạm ứng, đề nghị chuyển khoản theo mẫu, có người đề nghị ký và trưởng bộ phận ký xác nhận. 

­  Bộ  chứng  từ  gốc  kèm  theo:  hợp  đồng,  biên  bản  nghiệm  thu  thanh  lý,  hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, biên lai, biên nhận,… phải hợp pháp, hợp lệ. 

­  Giấy  đề  nghị, phiếu đề  xuất,  kế hoạch thực hiện, quyết  định phê duyệt,  dự 

toán kinh phí…đã thông qua các phòng ban chức năng và BGH ký duyệt. 

Bước 2: Bộ phận gửi đề nghị thanh toán kèm bộ chứng từ cho kế toán thanh 

toán kiểm soát. Nếu chứng từ đạt yêu cầu, KTTT đồng ý chuyển sang lập lệnh thanh toán,  nếu  chứng  từ  chưa  rõ  ràng,  còn  thiếu  sót,  KTTT  trả  lại  bộ  phận  đề  nghị  bổ sung, sửa chữa hoặc từ chối thanh toán đối với các trường hợp phát hiện sai phạm, chứng từ không hợp lệ…. 

KTTT thực hiện kiểm soát chứng từ thanh toán, nội dung kiểm tra bao gồm: 

Bộ phận  phát sinh  khoản thanh 

toán 

(Xác nhận) 

Kế toán thanh  toán 

Hiệu trưởng 

(Ký duyệt  lệnh TT) 

­ Người thụ hưởng 

­ Nhân viên phụ  trách hành chính tại 

(5)  (4b)

­  Tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ:  chứng từ phải có đầy đủ nội dung:  số hiệu,  ngày  tháng,  bên  bán,  bên  mua,  hàng  hóa  dịch  vụ,  số  lượng,  đơn  giá, thành tiền, thuế, phí, số tiền bằng chữ, chữ ký,… của các bên liên quan. 

­  Tính  khách  quan,  trung  thực  của  nghiệp  vụ  phát  sinh:  đảm  bảo  nghiệp  vụ phát sinh theo chứng từ khai báo đúng sự  thật và phù hợp với các quy định của pháp luật nhà nước và quy định  của nhà trường. Trường hợp không có trong quy định phải  làm đơn giải  trình trình bộ phận, phòng ban chức năng liên quan và BGH xem xét giải quyết. Sử dụng các biện pháp kiểm soát, đối chiếu, kiểm tra chéo các loại hồ sơ chứng từ…để phát hiện sai sót. VD: dùng thời khóa biểu để kiểm tra ngày học, ngày thi, dùng sổ báo giảng và sổ phân công của phòng Đào tạo để kiểm tra giờ giảng của giáo viên… 

­  Tính tuân thủ các luật lệ và quy định. 

­  Tính chính xác của số liệu trong chứng từ đề nghị thanh toán. 

Bước  3:  KTTT  lập  lệnh  thanh  toán  và  thực  hiện  định  khoản  trên  các  lệnh 

thanh  toán,  kèm  bộ  chứng  từ  chuyển  trưởng  P.KH­TC  và  Hiệu  trưởng  xét  duyệt. Lệnh thanh toán, gồm: phiếu chi, phiếu thu trong các trường hợp thu tiền thanh toán tạm ứng còn thừa, bảng kê thanh toán tạm ứng nếu tiền tạm ứng và thanh toán vừa khớp, chứng từ chuyển khoản: ủy nhiệm chi, giấy rút dự toán ngân sách… 

Bước  4:  Lệnh  thanh  toán  kèm  bộ  chứng  từ  sau  khi  Hiệu  trưởng  ký  duyệt, 

KTTT  sẽ  chuyển sang  Thủ quỹ  thực  hiện  thu  chi  tiền hoặc  chuyển  kho bạc,  ngân hàng thực hiện chuyển khoản thanh toán cho người thụ hưởng. 

­  Thủ quỹ ký vào phiếu thu chi sau khi thu phát tiền xong. 

­  Chứng  từ  chuyển  khoản  được  kho  bạc  hoặc  ngân  hàng  ký  xác  nhận  thanh toán hoặc gửi kèm giấy báo nợ xác nhận nghiệp vụ đã chuyển khoản

Bước  5:  Chứng  từ  khi  đã  xác  nhận  thanh  toán  xong  được  chuyển  cho  Kế 

toán tổng hợp và kế toán chi tiết hạch toán kế toán, cuối cùng chuyển sang lưu trữ, 

bảo quản. 

Thời gian thực hiện: nếu bộ chứng từ hoàn chỉnh, trong vòng 3 ngày P.KH­ 

TC phải hoàn tất công việc kiểm soát, lập phiếu, duyệt phiếu, trả tiền cho người thụ hưởng, nếu bộ chứng từ chưa hoàn chỉnh sẽ phản hồi cho người đề nghị thanh toán 

biết để bổ sung và thực hiện lại từ đầu quy trình. 

Các thủ tục kiểm soát sử dụng trong quy trình: 

­  Kiểm soát, kiểm tra chéo…các dữ liệu liên quan: chứng từ, số liệu. So sánh đối chiếu kế hoạch, dự toán, hợp đồng, tiến độ, hóa đơn, phiếu giao nhận… 

­  Phân công phân nhiệm: quy trình có sự tham gia của nhiều cá nhân, tổ chức, tách bạch được chức năng đề xuất, lập phiếu, chi tiền, xét duyệt. Tuy nhiên nên tách công tác kiểm soát chi ra khỏi kế toán thanh toán. 

­  Chú  ý  đến  các  khoản  chi  với  số  tiền  lớn,  các  khoản  chi  đột  xuất,  chi  tiếp khách,  đối  ngoại.  Thủ  quỹ  theo  dõi  tồn  quỹ  và  niêm  phong  vào  cuối  mỗi ngày, định kỳ hoặc đột xuất tiến hành kiểm quỹ có sự chứng kiến của trưởng 

phòng KH­TC. Đảm bảo hạn mức quỹ tiền mặt tối thiểu tại đơn vị. 

Nhận xét, đánh giá: 

Ưu điểm: 

­  Các định mức chi tiêu được thể hiện rõ trong QCCTNB, làm căn cứ để thực hiện thanh toán công khai và công bằng đến từng đối tượng. 

­  Chứng từ được thống nhất bằng các mẫu biểu quy định, thời gian thanh toán tương đối nhanh và đúng hạn với đa số các trường hợp. 

­  Quy trình còn chứa đựng nhiều rủi ro khó kiểm soát. Chứng từ phát sinh từ 

bộ phận, nên  kiểm  soát  chi  khó phát  hiện được các  sai  sót, gian  lận  xảy  ra trong quá trình thu thập chứng từ thanh toán (trường hợp chứng từ sai, chứng 

từ giả, chứng từ khống, thông đồng với khách hàng nâng giá nhất là đối  với các dịch vụ thuê ngoài…) Loại chứng từ đề nghị thanh toán theo danh sách 

do bộ phận tự kê khai rất  khó để  kế toán thực hiện kiểm soát phát hiện sai sót, hoặc bộ phận cố ý gian lận tạo vụ việc khống, tạo chứng từ khống, hoặc 

đề nghị thanh toán trùng lắp. Nguyên nhân của tình trạng trên cơ bản là do ý thức tuân thủ còn chưa tốt, kỷ luật trong nhà trường chưa cao, nội quy thì có nhiều nhưng chưa có tiền lệ xử phạt thích đáng nên mọi người cứ làm ẩu, cứ 

cố ý làm sai, khi nào bị phát hiện thì làm lại. 

­  Khối  lương công việc quá tải  đối  với  kế toán thanh toán: vừa làm công tác kiểm  soát  chi,  vừa  lập phiếu  thanh toán,  vừa làm  chứng  từ  rút  vốn  và  giao dịch với  ngân hàng, kho bạc.  Áp  lực phải  kiểm  tra đối  chiếu, phát  hiện  sai sót, gian lận,  áp lực tâm lý cá nhân trước những mâu thuẫn nảy sinh trong công việc khi  phải giải thích, tranh luận, bàn cãi, bác bỏ, từ chối những đề xuất  thanh  toán  chưa  hợp  lệ  làm  kế  toán  thanh  toán  luôn  trong  trạng  thái căng thẳng, dễ dẫn đến thiếu trách nhiệm, làm  ẩu, làm dối, hoặc chán  việc, 

bỏ việc,  Thực tế phòng KH­TC đã phải tuyển dụng thay thế cho vị trí này nhiều lần (thay đổi 4 người trong 6 năm từ 2004 đến 2009). 

­  Thông  tin  truyền  thông  về  thanh  toán  chưa  được  CBGV  trong  trường  chú trọng và quan tâm. Một số người không nắm được quy định về định mức chi tiêu trong QCCTNB, không nắm được các thủ tục thanh toán đơn thuần. Khi 

có việc cần phải thanh toán mới  bắt đầu tìm hiểu, hỏi  han. Do đó, việc thu thập và xử lý chứng từ thường không trôi chảy, gặp vướng mắc, sai sót. 

­  Quy chế chi tiêu nội bộ chưa khái quát và dự tính hết được các nội dung chi tiêu, nên khi phát sinh nội dung chi ngoài quy chế, thủ tục thanh toán thường 

chậm và gặp rắc rối hơn. 

(4)  Hoạt động quản lý tài sản: 

Tài sản ở đây bao gồm tài sản hữu hình và vô hình nói chung, không giới hạn chỉ là tài sản cố định mà còn bao gồm tất cả các loại công cụ, dụng cụ lâu bền dùng