Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng

Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 6: Hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng; quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình.

BÀI 6 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH

BÁN HÀNG

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này, sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, chương I, tập 1, Nhà xuất bản Phương Đông

2 Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems- International Edition NXB Prentice Hall 2012

3 Bagranoff, N et al (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley

4 James A Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th edition, NXB Thomson South Western

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

Bài này tập trung giới thiệu hệ thống thông tin kế toán chu trình bán hàng Bài này giới thiệu quy trình thông tin của chu trình bán hàng, các rủi ro tiềm tàng và phương pháp kiểm soát thông tin thuộc chu trình

Mục tiêu

Sau khi học xong bài này, sinh viên có thể:

 Hiểu biết cơ bản về các chức năng nghiệp vụ đặc thù và cơ chế vận động của các dòng

dữ liệu nghiệp vụ của chu trình bán hàng

 Có kĩ năng xây dựng các mô hình chức năng nghiệp vụ và mô hình luồng dữ liệu trong chu trình bán hàng

 Hiểu biết về những nguy cơ tiềm ẩn và cách kiểm soát hệ thống thông tin kế toán trong chu trình bán hàng

T ình huống dẫn nhập

Hệ thống thu tiền hàng của công ty Đại Liên được mô tả như sau:

Các khoản thanh toán của khách hàng bao gồm tiền mặt thu trực tiếp ở thời điểm bán hàng, khoản tiền nhận được qua bưu điện và séc từ các khoản thanh toán đến hạn Cuối mỗi ngày, thủ quỹ chứng thực tất cả các séc, lập bảng kê cho cả séc và tiền mặt, rồi nộp vào ngân hàng Các bảng kê tiền gửi được dùng để cập nhật dữ liệu khoản phải thu cuối ngày Bảng kê tiền gửi được lưu theo trình tự thời gian

Hàng tuần, trên cơ sở sổ cái khoản phải thu, kế toán viên lập báo cáo thu tiền và báo cáo các khoản nợ phải thu đến hạn Báo cáo thu tiền được gửi cho Kế toán trưởng và Giám đốc Bản sao của báo cáo các khoản nợ đến hạn được gửi cho bộ phận thu nợ

Vẽ sơ đồ dòng dữ liệu tổng quát hệ thống trên

6.1 Khái quát chung về chu trình bán hàng

Chu trình bán hàng bao gồm các hoạt động liên quan đến doanh thu và theo dõi

công nợ phải thu của khách Các hoạt động cụ thể của chu trình này bao gồm: nhận và

xử lí đơn đặt hàng của khách hàng, giao hàng cho khách, lập hoá đơn doanh thu và theo dõi công nợ phải thu

6.1.1 Mối quan hệ giữa chu trình bán hàng và các chu trình nghiệp vụ khác

 Chu trình bán hàng có quan hệ nghiệp vụ và tương tác với các thực thể ngoài là (1) khách hàng, (2) ngân hàng (nếu thanh toán qua ngân hàng), (3) Bộ phận quản lý bán hàng

 Là nơi đưa ra các yêu cầu thông tin phục vụ nhu cầu quản lý doanh thu

 Là nơi nhận các báo cáo doanh thu

Hình 6.1 mô tả mối quan hệ về mặt dữ liệu giữa các chu trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp

Hình 6.1: Các chu trình nghiệp vụ của hệ thống thông tin kế toán và mối quan hệ về mặt dữ liệu

Các sự kiện kinh tế

Chu trình bán hàng

Chu trình báo cáo tài chính

Chu trình tài chính

Chu trình sản xuất

Chu trình chi phí

Báo cáo tài chính

Các giao dịch

 Chu trình bán hàng có mối quan hệ mật thiết về mặt dữ liệu với một số chu trình nghiệp vụ sau đây:

o Quan hệ với chu trình chi phí Tiếp nhận yêu cầu mua sắm nguyên vật liệu,

hàng hóa dịch vụ đầu vào để đáp ứng đơn hàng đã được chấp nhận trong chu trình bán hàng

o Quan hệ với chu trình sản xuất Lên kế hoạch sản xuất đáp ứng đơn hàng đã

được chấp nhận trong chu trình bán hàng

o Quan hệ với chu trình báo cáo tài chính Dữ liệu phản ánh các giao dịch thực

hiện trong chu trình bán hàng sẽ được chuyển và xử lý tiếp theo bởi chu trình báo cáo tài chính

Để kiểm soát và quản lý được các chu trình nghiệp vụ kế toán, trong đó có chu trình bán hàng, chúng ta thực hiện mô tả các chu trình bằng các công cụ mô hình hóa trực quan khác nhau để có được những góc nhìn khác nhau về cùng một hệ thống Phần nội dung sau đây mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ và góc độ dòng dữ liệu

6.1.2 Chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng nghiệp vụ

Cũng như các chu trình kế toán khác, chu trình bán hàng bao gồm nhiều chức năng nghiệp vụ, trong đó mỗi chức năng nghiệp vụ là một hoạt động hay một hoạt động được thực hiện thường kì, theo một phương thức định sẵn, nhằm thực hiện một phần nhiệm vụ của tổ chức Để mô tả các chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng, chúng ta sử dụng sơ đồ chức năng nghiệp vụ (Business Function Diagram) với các kí pháp hình chữ nhật tổ chức theo cấu trúc phân cấp, trong đó mỗi hình chữ nhật mô tả một chức năng nghiệp vụ (hình 6.2) Việc phân rã các chức năng nghiệp vụ sẽ được thực hiện cho tới khi đạt dược chức năng con tương ứng với một xử lý trên máy tính Chu trình bán hàng gồm năm chức năng chính:

(1) Xử lý đơn hàng;

(2) Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;

(3) Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ;

(4) Thu tiền;

(5) Báo cáo doanh thu

Mỗi chức năng chính được phân rã thành những chức năng con ở mức chi tiết hơn Cụ

thể, chức năng Xử lý đơn hàng có ba chức năng con là Kiểm tra hàng hóa, Kiểm tra

khách hàng và Thông báo kết quả Chức năng Cung cấp hàng hóa, dịch vụ gồm hai

chức năng con là Xuất kho và Giao hàng Chức năng Lập hóa đơn và theo dõi công nợ gồm ba chức năng con là Đối chiếu xác nhận, Lập hóa đơn bán hàng, và Theo dõi

công nợ Chức năng Thu tiền gồm ba chức năng con là Lựa chọn thanh toán, Lập chứng từ thu, và Xác nhận thu tiền Chức năng Báo cáo doanh thu gồm ba chức năng

con là Trích xuất dữ liệu, Tính toán xử lý, và Lên báo cáo doanh thu

Hình 6.2 Sơ đồ chức năng nghiệp vụ của chu trình bán hàng (BFD – Business Function Diagram)

6.1.3 Chu trình bán hàng dưới góc độ xử lý thông tin

Xử lý thông tin là quá trình xử lý các kiểu dữ liệu khác nhau (kiểu số, kí tự, hình ảnh…) nhằm tạo ra các sản phẩm thông tin cho người sử dụng Dưới góc độ xử lý thông tin, chu trình bán hàng là một hệ thống các hoạt động với các yếu tố đầu vào điển hình là các chứng từ kế toán, phản ánh các giao dịch liên quan đến bán hàng (đơn đặt hàng, hóa đơn bán hàng, phiếu giao hàng…) và các yếu tố đầu ra là những báo cáo liên quan đến tài chính, thanh toán của khách hàng, nợ xấu, dự báo dòng tiền, báo cáo phân tích doanh thu (hình 6.3)

Hình 6.3 Hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng

Sau đây là mô tả chi tiết các yếu tố vào/ ra của hệ thống xử lý giao dịch trong chu trình bán hàng

 Đầu vào (input)

Khi có khách đặt hàng, bộ phận kinh doanh sẽ thực hiện kiểm tra tồn kho hàng hóa

và tình trạng công nợ khách hàng Đối với các đơn hàng được chấp nhận, một lệnh bán hàng sẽ được lập thành nhiều liên để gửi tới các bộ phận sau đây: Bộ phận

Cung cấp hàng hóa, bộ phận lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ Bộ phận Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ sẽ sử dụng lệnh bán hàng này để lập

hóa đơn bán hàng Hóa đơn bán hàng ghi nhận chi tiết hàng hóa, đơn giá và các điều khoản thanh toán, nội dung bán hàng đã thực hiện với khách hàng Bộ phận

Thu tiền sử dụng Lệnh bán hàng

Bên cạnh đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, hóa đơn bán hàng, đầu vào của chu trình bán hàng còn có phiếu giao hàng Khi xuất kho hàng hóa để giao cho khách, bộ phận kho sẽ lập một chứng từ xuất (phiếu giao hàng) Chứng từ này được lập thành nhiều liên, trong đó có 1 liên có thể được gửi kèm theo hàng hóa giao cho khách, 1 liên chuyển cho bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở thu tiền của khách hàng

Báo cáo doanh thu, báo cáo tài chính Chứng từ bán hàng

QUẢN LÝ DOANH THU

Doanh nghiệp sử dụng dữ liệu thu thập được về khách hàng và các giao dịch bán hàng để cải tiến hoạt động chăm sóc khách hàng Bằng việc sử dụng phần mềm quản trị quan hệ khách hàng, doanh nghiệp sẽ thu thập, lưu trữ và sử dụng các dữ liệu bán hàng để cải thiện đáng kể dịch vụ khách hàng và củng cố lòng trung thành của khách hàng

 Đầu ra (Output)

Xử lý các giao dịch bán hàng tạo ra nhiều sản phẩm thông tin đầu ra Hệ thống thông tin kế toán sẽ sử dụng một số đầu ra này để tạo các báo cáo kế toán phục vụ công chúng (như báo cáo tài chính) cũng như các báo cáo nội bộ (báo cáo quản lý) Các báo cáo quản trị khá đa dạng về thể loại, chứa thông tin hỗ trợ quá trình ra quyết định

Một trong số sản phẩm đầu ra của là báo cáo thu tiền khách hàng Báo cáo này tổng hợp các hóa đơn bán hàng của một khách hàng cụ thể và liệt kê tổng số tiền

mà khách hàng còn nợ

Các báo cáo khác của chu trình bán hàng gồm có báo cáo công nợ theo hạn thanh toán, báo cáo nợ xấu, dự báo dòng tiền, danh sách khách hàng và nhiều báo cáo phân tích doanh thu Báo cáo công nợ theo hạn thanh toán cho biết số dư công nợ phải thu theo chiều thời gian ("hiện thời," "30 ngày," "60 ngày," "90 ngày," và

"120 ngày hoặc hơn") Báo cáo nợ xấu cung cấp thông tin về các tài khoản khách hàng quá hạn thanh toán Trong tình huống công nợ của một khách hàng không có khả năng thu thì tài khoản đó bị ghi vào nợ xấu

Toàn bộ dữ liệu có được từ các nguồn tài liệu gốc trong chu trình được dùng để lập dự báo thu tiền Dữ liệu về doanh thu, điều khoản bán hàng, lịch sử thanh toán của một số nhất định các khách hàng, cũng như các thông tin có được từ các báo cáo phân tích theo thời gian hay các báo cáo thu tiền đều là yếu tố đầu vào của các

dự báo này

Quản trị dữ liệu khách hàng là một chức năng quan trọng của hệ thống thông tin

kế toán trong chu trình bán hàng Chức năng này bao gồm thẩm định năng lực thanh toán và lịch sử thanh toán của khách hàng, quy định các hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng mới và theo dõi các hóa đơn nợ khó đòi của khách hàng Bộ phận bán hàng và công nợ phải thu thẩm định các khách hàng mới nhằm chắc chắn rằng, khách hàng đó là thực tồn tại và cũng để kiểm tra khả năng thanh toán của các khách hàng này Ở đây, có thể cần đến một thông báo về mức tín dụng, do một

tổ chức tín dụng có uy tín cung cấp Bộ phận bán hàng đưa ra một hạn mức tín dụng cho mỗi khách hàng mới dựa trên lịch sử tín dụng của khách hàng Đều đặn,

hệ thống thông tin kế toán cung cấp báo cáo danh sách khách hàng đã qua thẩm định với các thông tin sau đây: Mã khách hàng (nhận diện duy nhất), tên giao dịch, địa chỉ giao dịch, hạn mức tín dụng, các điều khoản thanh toán

Trong điều kiện thu thập và xử lý dữ liệu kế toán doanh thu dựa trên máy tính, chúng ta có cơ hội lên các báo cáo phân tích bán hàng rất đa dạng: tổng hợp doanh thu theo sản phẩm, theo hình thức thanh toán (tiền mặt, thẻ…), hoặc theo vùng

6.1.4 Chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ

Chu trình bán hàng trong hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều hoạt động nghiệp

vụ Mỗi hoạt động nghiệp vụ là một tập các công việc có quan hệ logic với nhau, được định nghĩa rõ ràng, được thực hiện lặp đi lặp lại để hỗ trợ cho một hoặc nhiều chức năng nghiệp vụ Mỗi hoạt động nghiệp vụ của chu trình bán hàng thực hiện biến các yếu tố đầu vào thành các kết quả đầu ra, và có những ranh giới xác định (có điểm bắt đầu và điểm kết thúc) Sau đây là nội dung liên quan đến mô hình hóa chu trình bán hàng dưới góc độ dòng dữ liệu

Sau khi mô hình hóa chu trình bán hàng dưới góc độ chức năng và thu được kết quả là

sơ đồ chức năng nghiệp vụ BDF (xem hình 6.2), chúng ta có thể tiến hành vẽ sơ đồ dòng dữ liệu DFD Về nguyên tắc, chúng ta có thể xây dựng sơ đồ dòng dữ liệu DFD trên cơ sở chuyển đổi sơ dồ chức năng nghiệp vụ BFD, có đặc tả bổ sung các các thực thể ngoài cùng với các dòng dữ liệu vận động giữa các thực thể ngoài và hệ thống, cũng như giữa các hoạt động và kho dữ liệu bên trong hệ thống với nhau Cần lưu ý rằng, sơ đồ chức năng nghiệp vụ BFD và sơ đồ dòng dữ liệu DFD phải hoàn toàn tương thích với nhau, theo đó mỗi chức năng có trong sơ đồ BDF (hình chữ nhật) sẽ được đặc tả bằng một hoạt động (hình tròn) trong sơ đồ DFD Chức năng tổng thể trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức ngữ cảnh, các chức năng con mức dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức 0, các chức năng con mức tiếp theo mô tả mỗi chức năng con mức dưới đỉnh trong sơ đồ BFD được mô tả trong sơ đồ DFD mức 1 của hoạt động tương ứng…

Dưới góc độ hoạt động, chu trình bán hàng có thể được mô tả như sau:

Bộ phận bán hàng lập lệnh bán hàng dựa trên đơn đặt hàng đã được chấp nhận, trong

đó mô tả chi tiết các mặt hàng cùng với giá cả và thông tin liên quan đến khách hàng như họ tên, địa chỉ giao hàng Trong lệnh bán hàng chưa có thông tin về số lượng và cước vận chuyển hàng hoá Các liên của lệnh bán hàng sẽ được gửi cho các bộ phận liên quan như: bộ phận kho (lập phiếu xuất kho), bộ phận giao hàng (lập phiếu giao hàng), bộ phận lập hoá đơn (lập hoá đơn bán hàng sau khi có xác nhận từ bộ phận giao hàng), và bộ phận theo dõi công nợ phải thu làm cơ sở đối chiếu và kiểm tra

Hoá đơn bán hàng do bộ phận lập hoá đơn lập và phải đặc tả rõ chủng loại và giá cả hàng xuất bán, xác định rõ trách nhiệm và hình thức thanh toán, các khoản chiết khấu

và giảm giá nếu có Hoá đơn bán hàng sau đó sẽ được gửi cho bộ phận theo dõi công

nợ phải thu và được dùng để ghi sổ cái Việc theo dõi công nợ phải thu của khách hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng công nợ Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất nhiều các tài liệu, chứng từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ phận liên quan trong chu trình

Các hình vẽ 6.4, 6.5, 6.6, 6.7, 6.8, 6.9 mô tả chu trình bán hàng dưới góc độ hoạt động nghiệp vụ ở những mức chi tiết khác nhau Ngôn ngữ được sử dụng ở đây là sơ đồ dòng dữ liệu DFD (Data Flow Diagram) mô tả sự vận động của dữ liệu nghiệp vụ từ bên ngoài vào hệ thống và ngược lại từ hệ thống ra ngoài

Hình 6.4 mô tả chu trình bán hàng ở mức tổng thể (gọi là mức ngữ cảnh) Sơ đồ luồng

dữ liệu mức ngữ cảnh là sơ đồ của một hệ thống, cùng với môi trường và những mối tương tác giữa hệ thống với môi trường của nó Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh là một hệ thống với một hoạt động duy nhất, cùng tất cả các đầu vào và đầu ra của hệ thống, các tác nhân cung cấp các đầu vào hệ thống và các tác nhân tiếp nhận các đầu

ra từ hệ thống

Hình 6.4 Sơ đồ dòng dữ liệu mức ngữ cảnh chu trình bán hàng

Khách hàng, ngân hàng và bộ phận quản lý doanh thu là những thực thể ngoài của phân hệ thông tin kế toán doanh thu Khách hàng gửi đơn đặt hàng đến doanh nghiệp

và sẽ nhận được trả lời về đơn hàng Đối với các đơn hàng được chấp nhận, khách hàng sẽ nhận được hàng hóa cùng phiếu giao hàng từ bộ phận giao hàng của doanh nghiệp, khách hàng sau đó gửi xác nhận nhận hàng cho doanh nghiệp Khi thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, khách hàng sẽ gửi nội dung thanh toán cho bộ phận thu tiền, thực hiện nghĩa vụ thanh toán, sau đó nhận phiếu thu tiền từ bộ phận thu tiền Trong trường hợp thanh toán qua ngân hàng, ngân hàng sẽ thanh toán trực tiếp với doanh nghiệp theo yêu cầu của khách hàng Định kì hoặc đột xuất, bộ phận quản lý có thể đưa ra các yêu cầu thông tin cần cho hoạt động ra quyết định, hệ thống thông tin kế toán của chu trình bán hàng sẽ kết xuất các thông tin phù hợp và phân phối đến người quản lý dưới dạng các báo cáo quản lý

Khách hàng

Các chu trình liên quan (sản xuất, tính lương, chi phí, tài chính)

CHU TRÌNH DOANH THU

Đơn hàng, thanh toán

Trả lời đơn hàng

Xác nhận nhận hàng Hóa đơn bán hàng,

phiếu giao hàng

Lệnh bán hàng, doanh số bán hàng, tiền hàng

Yêu cầu

Báo cáo doanh thu Giấy

báo có

Hình 6.5 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 0 của chu trình bán hàng

Hình 6.5 mô tả chu trình bán hàng ở mức chi tiết hơn (gọi là mức 0) với sự có mặt của năm hoạt động cơ bản, và các hoạt động được đánh số tăng dần từ 1.0 đến 5.0 Cụ thể:

 Hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng;

 Hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ;

 Hoạt động 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu;

 Hoạt động 4.0 Thu tiền;

 Hoạt động 5.0 Báo cáo doanh thu

Sau khi nhận đơn hàng của khách, bộ phận xử lí đơn hàng tiến hành kiểm tra và ra

thông báo kết quả xử lý đơn hàng (chức năng 1.0 Xử lý đơn hàng) Trên cơ sở đơn

Khách hàng Chu trình sản xuất,

chi phí

Khách hàng

1.0 Xử lý đơn hàng

2.0 Cung cấp hàng hóa dụng cụ

4.0 Thu tiền

5.0 Báo cáo thống kê

Lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng

D1: Tồn kho hàng hóa

D2: Công nợ khách hàng

Chu trình tính lương

Hóa đơn bán hàng

Ngân hàng

Giấy

báo có

Bộ phận quản lý

Chu trình báo cáo tài chính

Doanh số bán hàng Tiền hàng

Yêu cầu

Trả lại

đơn hàng

Đơn đặt hàng

Xác nhận nhận hàng

Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng

Phiếu xuất kho Phiếu giao hàng

Doanh

số lương

Báo cáo doanh thu

Thông tin

thanh toán,

thanh toán

3.0 Lập hóa đơn, bán hàng và theo dõi công nợ

hàng được chấp nhận, bộ phận xử lý đơn hàng lập lệnh bán hàng thành ba liên: 1 liên gửi bộ phận giao hàng, 1 liên gửi bộ phận lập hoá đơn bán hàng và 1 liên gửi kế toán

công nợ phải thu Sau khi thực hiện cung cấp hàng hóa, dịch vụ (chức năng 2.0 Cung

cấp hàng hóa, dịch vụ), phiếu giao hàng sẽ được gửi cho khách hàng và bộ phận lập

hoá đơn Trên cơ sở lệnh bán hàng và phiếu giao hàng, bộ phận lập hoá đơn sẽ lập hoá

đơn bán hàng (Chức năng 3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ phải thu)

Hoá đơn bán hàng được lập thành nhiều liên, trong đó 1 liên gửi khách hàng và 1 liên gửi bộ phận theo dõi thanh toán Việc theo dõi công nợ phải thu của khách hàng có thể thực hiện chi tiết đến từng hoá đơn hoặc chỉ theo dõi trên số dư tổng hợp của từng đối tượng công nợ Bộ phận theo dõi thanh toán nhận tiền thanh toán của khách hàng và

lập phiếu thu (Chức năng 4.0 Theo dõi thanh toán) Chức năng 5.0 Báo cáo doanh thu

cung cấp cho các nhà quản lý các thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết định

6.2 Quy trình thông tin kế toán trong chu trình bán hàng

Trong quá trình hoạt động của chu trình bán hàng có rất nhiều các tài liệu, chứng từ khác nhau được lập và chúng được chuyển đến các bộ phận liên quan trong chu trình Bảng 6.1 liệt kê các chứng từ nghiệp vụ và các bộ phận liên quan của chu trình bán hàng

Về nguyên tắc, việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu trong mỗi chu trình nghiệp vụ phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động và các dòng dữ liệu liên quan cũng như phương thức xử lý của từng hoạt động và chức năng nghiệp vụ của các

bộ phận trong doanh nghiệp Sau đây là mô tả chi tiết về nội dung thu thập và lưu trữ

và luân chuyển chứng từ của từng hoạt động trong chu trình bán hàng

Bảng 6.1 Các chứng từ tài liệu liên quan đến chu trình bán hàng

Bộ phận

Tên chứng từ

Xử lý đơn hàng

Kho Giao

hàng

Lập hóa đơn

Kế toán CNPT

Kế toán

TT

Khách hàng

 Hoạt động

Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng được mô tả trong

hình 6.6

Hình 6.6 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 1.0 Xử lý đơn hàng

Căn cứ vào đơn hàng khách hàng đặt, bộ phận xử lý đơn hàng sẽ thực hiện các công việc sau đây:

o Công việc 1.1 Kiểm tra khả năng đáp ứng yêu cầu hàng hóa, dịch vụ thông

qua việc truy xuất dữ liệu về hàng hóa, dịch vụ có thể cung cấp

o Công việc 1.2 Kiểm tra khả năng của khách hàng đối với các điều kiện, tiêu

chuẩn do doanh nghiệp quy định (bao gồm khả năng thanh toán, giới hạn nợ,

điều kiện về luật pháp)

o Công việc 1.3 Thông báo kết quả xử lý đơn hàng Nếu chấp thuận đơn hàng

của khách thì lập lệnh bán hàng làm cơ sở cho các hoạt động tiếp theo của chu trình bán hàng, ngược lại nếu không chấp nhận đơn hàng thì cần có thông báo trả lời khách hàng

 Chứng từ

Các chứng từ liên quan đến hoạt động xử lý đơn hàng bao gồm:

(1) Đơn hàng được xét duyệt: là kết quả của quá trình xét duyệt đơn hàng thông

qua việc truy xuất dữ liệu về tính khả thi về hàng hóa (tệp tồn kho) và khả năng thanh toán của khách hàng (tệp công nợ khách hàng)

(2) Lệnh bán hàng: là một chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch

vụ sẽ thực hiện theo yêu cầu của khách hàng đối với những đơn hàng được

Khách hàng

1.1 Kiểm tra hàng hóa

1.3 Lập lệnh bán hàng

Chu trình sản xuất, chi phí

2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ

3.0 Lập hóa đơn bán hàng và theo dõi công nợ

Lệnh bán hàng

Lệnh bán hàng

Đơn đặt hàng

Đơn đặt hàng sau kiểm tra hàng hóa

Lệnh bán hàng

D1: Tồn kho hàng hóa

D2: Công nợ khách hàng

Trả lời đơn hàng

Đơn đặt hàng sau kiểm tra hàng hóa và khách hàng 1.2 Kiểm tra khách hàng

chấp nhận Chứng từ này thường được sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp và

có thể được gọi bằng những tên khác nhau tùy theo đối tượng nhận thông tin

để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho, lệnh giao hàng

(3) Hợp đồng bán hàng: chứng từ này được lập khi cần có sự cam kết, ràng buộc

giữa khách hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu đã được cho phép thực hiện Đây là chứng từ có tính pháp lý trong hoạt động bán hàng

 Dữ liệu tham chiếu

Hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa & dịch vụ thực hiện xác nhận hàng hóa, dịch

vụ đã cung cấp hoặc hoàn thành chuyển giao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tệp tin Cụ thể, hoạt động này thực hiện các công việc sau đây: (1) Xuất kho

và (2) Giao hàng cho khách hàng Cơ sở để thực hiện hoạt động Cung cấp hàng

hóa, dịch vụ là Lệnh bán hàng do bộ phận xử lý đơn hàng gửi đến

Hình 6.7 Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ

 Hoạt động

Sơ đồ dòng dữ liệu mức 1 của hoạt động 2.0 Cung cấp hàng hóa, dịch vụ được mô

tả trong hình 6.7 Căn cứ vào lệnh bán hàng, bộ phận cung cấp hàng hóa, dịch vụ

sẽ thực hiện các công việc sau đây:

o Công việc 2.1 Xuất kho Tiến hành xuất kho các mặt hàng mô tả trong lệnh

bán hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực hiện thực tế của quá trình xuất kho bằng phiếu xuất kho Phiếu này sẽ được chuyển cho bộ phận giao hàng để thực hiện công việc tiếp theo

Phiếu

Phiếu xuất kho

Lệnh bán hàng

Xác nhận giao hàng

Phiếu giao hàng