Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng

Mời các bạn cùng tham khảo Bài giảng Hệ thống thông tin kế toán - Bài 3: Hệ thống thông tin kế toán chu trình mua hàng để nắm chi tiết khái quát chung về chu trình mua hàng; quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng; các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin chu trình mua hàng.

BÀI 3 HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHU TRÌNH

MUA HÀNG

Hướng dẫn học

Để học tốt bài này,sinh viên cần tham khảo các phương pháp học sau:

 Học đúng lịch trình của môn học theo tuần, làm các bài luyện tập đầy đủ và tham gia thảo luận trên diễn đàn

 Đọc tài liệu:

1 Bộ môn Hệ thống thông tin kế toán, Khoa Kế toán Kiểm toán, Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2012), Giáo trình Hệ thống thông tin kế toán, chương VI, tập 2, Nhà xuất bản Phương Đông

2 Romney, M., Steinbart P., (2012), Accounting Information Systems - International Edition NXB Prentice Hall

3 Bagranoff, N et al (2010), Core Concepts of Accounting Information System, NXB Wiley

4 James A Hall (2007), Accounting Information Systems, Lehigh University, 5th edition, NXB Thomson South Western

 Sinh viên làm việc theo nhóm và trao đổi với giảng viên trực tiếp tại lớp học hoặc qua email

 Tham khảo các thông tin từ trang Web môn học

Nội dung

 Khái quát chung về chu trình mua hàng;

 Quy trình thông tin kế toán chu trình mua hàng;

 Các rủi ro tiềm tàng và kiểm soát thông tin chu trình mua hàng

Mục tiêu

 Nắm chắc các hoạt động và dòng thông tin trong chu trình mua hàng

 Nắm chắc các hoạt động kiểm soát trong chu trình mua hàng

T ình huống dẫn nhập

Quá trình mua hàng trong doanh nghiệp

Công ty TNHH Sơn Hà là công ty chuyên về sản xuất bể nước inox, nguyên vật liệu được quản

lý theo định mức tại kho Bộ phận kho hàng dựa vào định mức dự trữ và số tồn kho thực tế báo

về cần mua nguyên vật liệu để cho kỳ sản xuất tiếp theo bằng cách lập giấy đề xuất mua nguyên vật liệu Giấy này lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại bộ phận kho, liên 2 chuyển cho phòng cung ứng Phòng cung ứng tổng hợp yêu cầu mua hàng, tìm nhà cung cấp và lập đơn đặt hàng thành 5 liên: liên 1 giao người bán để ký hợp đồng, liên 2 giao bộ phận nhận hàng, liên 3 giao bộ phận kho hàng, liên 4 giao kế toán để theo dõi nợ phải trả, liên 5 lưu tại phòng cung ứng

Hãy thiết kế lưu đồ xử lý đặt hàng tại công ty TNHH Sơn Hà (biết công ty xử lý thủ công)

3.1 Khái quát chung về chu trình mua hàng

3.1.1 Khái niệm

 Chu trình mua hàng là một loạt các hành vi kinh doanh phát sinh và các hoạt động thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin liên quan đến quá trình mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán cho các loại hàng mua

 Mục tiêu của chu trình mua hàng:

o Mua hàng từ những người bán tin cậy;

o Mua hàng với chất lượng cao;

o Mua hàng với giá cả tốt nhất;

o Mua những khoản mục được yêu cầu;

o Có được các nguồn lực khi cần;

 Thanh toán với người bán

Các hoạt động này tạo ra các quan hệ thông tin luân chuyển trong chu trình và các đối tượng bên ngoài hệ thống Các quan hệ thông tin được thể hiện qua 2 sơ đồ dòng dữ liệu

Bộ phận khác

Kiểm soát hàng tồn kho

Chu trình sản xuất

Chu trình mua hàng

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng Nhận hàng

Hàng hóa hoặc dịch vụ Bán hàng hoàn thành

Đặt hàng mua Thanh toán tiền

Hình 3.2: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 0 chu trình mua hàng

Đặt hàng 1.0

Kiểm soát hàng tồn kho

Chu trình sản xuất

Chu trình doanh thu

Bộ phận khác

Nhận và bảo quản 2.0

Thanh toán 4.0

Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ 3.0

Kho hàng Nhà cung cấp

Đặt hàng Yêu cầu mua hàng

Đặt hàng

Đặt hàng

Yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng

Đặt hàng

Đặt hà ng

  Hàng & thông tin giao hàng

Hàng & thông tin nhập kho

HT sổ cái & báo cáo

  Yêu cầu mua hàng

  Đặt hàng

  Thông ti n bán hàng hoàn thành – Hóa đơn

3.2.1.1 Nhận yêu cầu mua hàng

 Yêu cầu mua hàng phát sinh từ các bộ phận chức năng kiểm soát hàng tồn kho hoặc

bộ phận sử dụng trực tiếp hàng hóa, dịch vụ Cụ thể, doanh nghiệp sản xuất là nhu cầu nguyên vật liệu; doanh nghiệp thương mại là nhu cầu về hàng hóa; nhu cầu giống nhau các doanh nghiệp về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định

 Nhu cầu về văn phòng phẩm, công cụ dụng cụ, tài sản cố định là những nhu cầu phát sinh ít không thường xuyên Các nhu cầu này thường được đề xuất từ các bộ phận hoặc phòng ban trực tiếp

 Nhu cầu về nguyên vật liệu, hàng hóa phát sinh nhiều, thường xuyên: thường được

đề xuất từ hệ thống kiểm soát kho hàng

 Hệ thống kiểm soát kho hàng là một hệ thống gồm kiểm soát trực tiếp hàng trong kho và phương pháp quản lý tính toán hàng dự trữ:

o Phương pháp tính theo số lượng đặt hàng kinh tế (EOQ: economic order

quantity) là phương pháp truyền thống được sử dụng để quản lý hàng tồn kho

Mục tiêu: duy trì một lượng hàng tồn kho đủ cho quá trình kinh doanh không

 Chi phí hao hụt (do thiếu hụt hàng)

Phương pháp này áp dụng phụ thuộc vào loại hàng:

 Hàng có giá trị lớn, sử dụng nhiều: khi tính toán sử dụng 3 yếu tố trên;

 Hàng có giá trị nhỏ, yếu tố được quan tâm là giá trị của đơn hàng

o Phương pháp lập kế hoạch nhu cầu vật tư (MRP: materials requirements planning)

 Mục tiêu giảm mức hàng tồn kho bằng việc lập kế hoạch chính xác để có kế hoạch mua hàng thoả mãn nhu cầu sản xuất

 Việc lập kế hoạch cho từng yếu tố trong thời gian dài

o Phương pháp hàng tồn kho tức thời (JIT: Just-in-time inventory system)

 Cố gắng tối thiểu hóa, gần như giảm hoàn toàn, chi phí lưu trữ hàng tồn kho thông qua việc mua và sản xuất các loại hàng hóa theo thực tế tiêu thụ, không phải dự toán hoặc kế hoạch

 Đặc trưng bởi sự vận chuyển thường xuyên một lượng nhỏ các loại vật tư, phụ tùng và các yếu tố đầu vào khác tới địa điểm yêu cầu hàng thay vì dự trữ trong các kho trung tâm

 Doanh nghiệp áp dụng mô hình này sẽ thiết kế nhiều cửa/kênh nhận hàng Mỗi kênh được thiết kế riêng (gần với nơi sản xuất nhất) cho một loại hàng chuyển đến

o Chất lượng hàng tốt theo yêu cầu;

o Giao hàng kịp thời (chọn nhà vận chuyển);

o Độ tin cậy của người bán (đặc biệt liên quan đến hệ thống JIT)

 Đặt hàng: Doanh nghiệp lập đơn hàng nhằm xác định các yêu cầu về hàng, giá cả, giao hàng và thanh toán

o Đơn đặt hàng là một văn bản hoặc tài liệu điện tử chính thức yêu cầu người bán cung cấp loại hàng cụ thể theo giá đặt ra;

o Đơn hàng cũng thể hiện cam kết thanh toán cho số hàng;

o Đơn hàng trở thành hợp đồng khi người bán chấp nhận đơn hàng đó;

 Tên hàng, chủng loại hàng, xuất xứ, chất lượng hàng;

 Số lượng hàng;

 Yêu cầu giao hàng về thời gian, địa điểm, phương thức giao hàng;

 Ký duyệt của trưởng bộ phận yêu cầu

Đơn đặt hàng: là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với người bán Các thông tin cơ bản của đơn đặt hàng:

 Yêu cầu mặt hàng;

 Số lượng hàng;

 Giao hàng;

 Thanh toán tiền

Đơn đặt hàng lập thành nhiều liên gửi thông báo cho các bộ phận liên quan Hợp đồng mua bán:

 Đơn đặt hàng được người bán chấp nhận hai bên lập hợp đồng mua bán;

 Hợp đồng đã ký là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa 2 bên

o Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ:

Luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vào đặc điểm kinh doanh, yêu cầu kiểm soát và phương pháp xử lý thông tin (bằng tay, bằng máy) và được thể hiện trên sơ đồ dòng dữ liệu hoặc lưu đồ

Phương pháp xử lý thông tin:

Hình 3.4: Lưu đồ xử lý đặt hàng xử lý thủ công

Nơi yêu cầu

Yêu cầu mua hàng

- Báo cáo hàng tồn kho

- Kế hoạch sản xuất

- Ngân sách phòng ban

- Thông tin người bán

- Xét duyệt, tổng hợp yêu cầu mua hàng

Yêu cầu mua hàng

N

Bộ phận mua hàng Hoạt động đặt hàng tại công ty ABC

5 4 3 2 Đặt hàng 1

 Xử lý bằng tay, bộ phận mua hàng: Kiểm tra tính hợp lý các yêu cầu mua hàng (đối chiếu yêu cầu với các báo cáo dự trữ hàng, chính sách chi tiêu nội bộ); Các đơn hàng được lập bằng tay và bắt buộc phải ký xét duyệt cụ thể đặt hàng để kiểm soát tìm kiếm người bán và thỏa thuận đặt hàng

 Xử lý bằng máy: Giả thuyết là doanh nghiệp có phần mềm tích hợp hoạt động mua hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động thanh toán, hoạt động kế toán; Các dữ liệu của hệ thống sử dụng và lưu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu chung toàn doanh nghiệp; Các bộ phận chức năng luân chuyển thông tin với nhau chủ yếu qua việc truy xuất dữ liệu trong cơ sở dữ liệu; Riêng bộ phận nhận hàng cần chứng từ đặt hàng được chấp nhận bằng giấy (phục vụ cho hoạt động đối chiếu hàng và phiếu gửi hàng của người bán khi thực hiện nhận hàng)

o Dữ liệu lưu trữ: các dữ liệu được thu thập và xử lý sẽ lưu trữ trong các tập tin trong cơ sở dữ liệu của hệ thống Số lượng các tập tin sẽ phụ thuộc mô hình tổ chức dữ liệu và các yêu cầu thông tin cụ thể Các dữ liệu cơ bản về đặt hàng cần lưu trữ bao gồm:

 Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán…)

 Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành…)

 Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…)

3.2.2 Nhận và bảo quản hàng hóa

 Nội dung gồm 2 công việc cơ bản:

o Đối chiếu hàng giao so với đặt hàng và chấp nhận giao hàng;

o Chuyển hàng tới nơi bảo quản hay sử dụng

 Khi nhận hàng xảy ra 2 trường hợp:

o Hàng nhận phù hợp với đặt hàng về mặt hàng, chất lượng và số lượng sẽ được chấp nhận và chuyển giao cho thủ kho chịu trách nhiệm quản lý hàng trong kho (nếu nhập kho) hoặc bộ phận sử dụng hàng như yêu cầu ban đầu (nếu không nhập kho)

o Hàng nhận không đạt các yêu cầu về chất lượng hoặc sai lệch về số lượng so với đặt hàng, thì bộ phận nhận hàng sẽ từ chối hàng và thông báo cho người bán Tùy theo thỏa thuận giữa người bán và bộ phận nhận hàng để thực hiện: người bán giảm giá bán, điều chỉnh lại hóa đơn về số lượng hoặc giá cả, nhận lại hàng đã giao (bên mua trả lại hàng)

 Bộ phận nhận hàng và nơi bảo quản có nhiệm vụ ghi nhận và thông báo tất cả thông tin nhận hàng này cho các bộ phận có liên quan Các hoạt động này tạo ra dòng thông tin chi tiết sau:

Hình 3.5: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý nhận và bảo quản hàng

 Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động nhận và bảo quản hàng

o Chứng từ

Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng:

 Do bộ phận nhận hàng lập ghi nhận thông tin hàng thực tế: số lượng, chất lượng hàng, thời gian, địa điểm nhận hàng

 Ký nhận của người nhận hàng hoặc thủ kho

 Nếu hàng không nhập kho chuyển ngay cho bộ phận sử dụng lập Biên bản (báo cáo) nhận hàng có ký nhận của bộ phận nhận hàng và bộ phận sử dụng

 Phiếu nhập kho hoặc báo cáo nhận hàng cần lập thành nhiều liên để thông báo cho các bộ phận có liên quan

 Nếu không chấp nhận hàng do người bán giao, bộ phận nhận hàng lập Biên bản kiểm tra và từ chối nhận hàng Biên bản này lập thành nhiều liên: Một liên gửi cho người bán kèm hàng hóa không được chấp nhận; Các liên còn lại luân chuyển trong nội bộ doanh nghiệp để thông báo cho các bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng, bộ phận kế toán phải trả

Phiếu giao hàng hay đóng gói hàng là chứng từ do người bán hoặc đơn vị vận tải lập Phiếu này có các thông tin cơ bản về hàng đóng gói và giao hàng, gồm:

 Mặt hàng;

 Số lượng quy cách đóng gói và vận chuyển;

 Thời gian, địa điểm giao hàng

o Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ: tùy theo phương pháp xử lý

thông tin bằng tay hoặc bằng máy

Hình 3.6: Lưu đồ xử lý nhận hàng - Xử lý thủ công

o Dữ liệu lưu trữ:

 Thông tin đặt hàng (mã người bán, số lượng, giá, thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng, điều khoản thanh toán…)

 Thông tin người bán (mã người bán, tên người bán, số dư hiện hành…)

 Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, định mức dự trữ, số lượng tồn…)

Ba thông tin trên giống như dữ liệu lưu trữ của hoạt động đặt hàng

 Thông tin nhận hàng (số phiếu nhập kho/phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng hàng, mã người bán, số đặt hàng…)

Hoạt động nhận tại công ty ABC - xử lý bằng tay

Bộ phận bán hàng

Lập phiếu nhập kho

N

Phiếu gửi hàng

Đặt hàng 2

Đối chiếu đặt hàng, đểm, kiểm hàng

Nhà cung cấp

BP mua hàng

1

3 2 1

Phiếu gửi hàng (cùng hàng hóa)

A

Kế toán phải trả

Kế toán vật tư

Lập phiếu nhập kho

(được kiểm tra)

1

3

2

1 Phiếu nhập kho

N

Kho hàng/

bảo quản hàng

Phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho

3.2.3 Chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

 Quy trình chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ gồm 2 nội dung:

o Chấp thuận hóa đơn mua hàng;

o Ghi chép, theo dõi công nợ

Khi nhận được hóa đơn mua hàng từ người bán, kế toán phải trả kiểm tra hóa đơn, đối chiếu thông tin trên hóa đơn với các thông tin về đặt hàng và nhận hàng Nếu thông tin trên hóa đơn phù hợp, đầy đủ, chính xác thì kế toán phải trả chấp nhận hóa đơn, ghi nhận thông tin về nghĩa vụ thanh toán với người bán và lưu trữ hồ sơ liên quan đến mua hàng như: chứng từ hóa đơn mua hàng, chứng từ ghi nhận thông tin về đặt hàng được chấp nhận, chứng từ ghi nhận thông tin nhận hàng

 Phương pháp tổ chức theo dõi công nợ phải trả:

o Hệ thống dùng sổ chi tiết;

o Hệ thống chứng từ thanh toán - Hệ thống voucher;

o Hệ thống kết hợp sổ chi tiết và voucher

Được trình bày ở phần 3.2.5

Hình 3.7: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ phải trả

 Tổ chức luân chuyển dữ liệu thông tin hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

 Giá cả hàng bán;

 Vận chuyển giao hàng;

 Điều khoản thanh toán

Chứng từ trả tiền cho người bán:

 Phiếu chi;

 Séc

o Tổ chức dòng dữ liệu, luân chuyển chứng từ

Hình 3.8: Lưu đồ xử lý chấp thuận hóa đơn, theo dõi công nợ- Không sử dụng hệ thống

Sổ chị tiết phải trả

Bộ phận bán hàng Người bán

Đặt hàng

Đặt hàng Hóa đơn

Phiếu nhập kho

D Hóa đơn mua hàng

3.2.4 Thanh toán cho hàng hóa dịch vụ đã mua (thanh toán công nợ)

 Nội dung: đến hạn thanh toán, kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ mua hàng

cùng đề nghị thanh toán (phiếu chi, hoặc chứng từ thanh toán) cho ban giám đốc xét duyệt thanh toán và chuyển bộ phận tài vụ làm thủ tục thanh toán tiền cho người bán

o Doanh nghiệp có thể tổ chức cho kế toán thanh toán thực hiện các thủ tục lập phiếu chi và trình duyệt (ban giám đốc) thanh toán, chuyển bộ phận tài vụ chi tiền

o Doanh nghiệp sử dụng hệ thống chứng từ thanh toán thì không lập phiếu chi Trình tự như sau:

 Tới ngày thanh toán như kế hoạch trong bộ hồ sơ theo dõi công nợ (gồm: chứng từ thanh toán, hóa đơn mua hàng được chấp nhận, chứng từ nhận hàng và chứng từ đặt hàng), kế toán phải trả chuyển toàn bộ hồ sơ này cho phòng tài vụ để xét duyệt và thanh toán tiền

 Phòng tài vụ căn cứ vào bộ chứng từ chuyển sang sẽ tiến hành thanh toán cho người bán (lập séc chi tiền), ghi bổ sung thông tin thanh toán vào bộ hồ

sơ và chuyển bộ hồ sơ này ngược lại kế toán phải trả

 Kế toán phải trả, dựa vào thông tin thanh toán tiền, định khoản cho nghiệp

vụ thanh toán cho người bán:

Nợ TK “Phải trả người bán”

Có TK “Tiền”

Hình 3.9: Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý thanh toán tiền

 Tổ chức luân chuyển dòng dữ liệu hoạt động thanh toán công nợ

o Chứng từ

Phiếu chi là chứng từ ghi nhận thông tin thực tế chi tiền mặt

 Thông tin cơ bản trên phiếu chi: Người nhận tiền; Nội dung chi tiền; Số tiền thực tế chi

 Phiếu chi do kế toán thanh toán lập giao cho thủ quỹ chi tiền, người nhận tiền và thủ quỹ cùng ký vào phiếu chi Phiếu chi trở thành chứng từ thực hiện chi tiền

Hình 3.10: Lưu đồ xử lý bằng tay thanh toán tiền

Séc thanh toán là chứng từ có giá trị như tiền

 Là căn cứ chuyển tiền từ tài khoản người trả tiền sang tài khoản người nhận tiền