Hướng dẫn kỹ năng mô tả vị trí việc làm

Khung danh mục VTVL do Bộ Nội vụ thẩm định• Mục đích đưa ra “Khung VTVL” là nhằm: - Giúp việc quản lý vị trí việc làm được thống nhất và khoa học trong toàn quốc, cũng như thuận tiện cho

Hướng dẫn kỹ năng mô tả

vị trí việc làm

Bắc Kạn, Ngày 16-17 tháng 9 năm 2017

Rà soát, hoàn thiện danh mục vị trí việc làm

Phần 1

Khung danh mục VTVL do Bộ Nội vụ thẩm định

• Mục đích đưa ra “Khung VTVL” là nhằm:

- Giúp việc quản lý vị trí việc làm được thống nhất và khoa học

trong toàn quốc, cũng như thuận tiện cho việc luân chuyển và điều động cán bộ, công chức giữa các cơ quan đơn vị trong hệ thống quản lý nhà nước;

- Tránh được việc đề ra tên VTVL khác nhau đối với cùng bản chất về nội dung công việc, cũng như tránh được việc hình thành các VTVL quá hẹp, chỉ ở mức độ “nhiệm vụ” như thực tế

đã xảy ra ở một số Bộ ngành và địa phương (Bắc Kạn 310).

- Tạo sự đa dạng và phong phú về kỹ năng yêu cầu trong VTVL, qua đó tăng tính hấp dẫn của công việc cho người thực hiện, là cơ

sở để phát triển đội ngũ công chức chuyên nghiệp và năng động Đây cũng là xu hướng tiếp cận trong quản trị nhân sự hiện đại và hội nhập quốc tế.

Trên nền tảng “khung VTVL” này, các đơn vị cần rà soát và hoàn thiện cho phù hợp với đặc thù từng đơn vị và Viết mô tả chi tiết VTVL

Nguyên tắc hoàn thiện Danh mục

Vị trí việc làm

• Bảo đảm thỏa mãn mục đích đưa ra “khung VTVL”

của Bộ Nội vụ (bảo đảm sự so sánh, tương thích giữa các địa phương, sự đa năng về năng lực, và quản lý thống nhất);

• Phản ánh rõ đặc thù công việc, bố trí công việc của từng đơn vị;

• Bảo đảm tính khả thi và áp dụng trong thực tiễn của các đơn vị.

– Mức độ tham gia của “Trưởng phòng” vào công tác chuyên môn

có thể khác nhau giữa các đơn vị.

Các vấn đề có thể hoàn thiện (2)

• Một hay nhiều vị trí việc làm “Phó Trưởng phòng”?

– Một số phòng chịu trách nhiệm nhiều mảng chuyên môn khác nhau, nên các Phó trưởng phòng được phân công phụ trách một nhóm các mảng chuyên môn nhất định Do vậy, 1 VTVL có thể không phản ánh hết các đặc thù công việc phụ trách;

• Gợi ý giải pháp:

– Viết mô tả công việc theo từng Phó trưởng phòng, phụ trách các mảng riêng biệt;

– Ví dụ: “Phó trường phòng tổ chức NS/Phụ trách công tác tổ chức”

– Có thể Phân công nhân sự giữ VTVL theo cách: “Quản lý nhân sự

và đội ngũ/đào tạo” hoặc “Quản lý nhân sự và đội ngũ/tuyển dụng”

– Hay cũng có thể xác định theo đối tượng Ví dụ: “Quản lý nhân sự

và đội ngũ/khối sở ngành”; “Quản lý nhân sự và đội ngũ/ khối sự nghiệp”

– Như vậy, vừa đảm bảo sự thống nhất trên toàn quốc, nhưng vẫn có tính mở linh hoạt theo đặc thù của từng địa phương.

– Điều này cũng cho phép dễ dàng “mã hóa” các vị trí việc làm sau này

Các vấn đề có thể hoàn thiện (4)

• Vị trí việc làm xác định có thể chưa hoàn toàn trùng hợp với khả năng phân

công việc trong thực tế ở đơn vị:

– Ví dụ: Vị trí việc làm “Thanh tra” trong Sở Lao động LĐTB và XH Trong thực tế ở đơn vị, có thể đang phân công

• Một người chuyên về thanh tra chính sách lao động, việc làm;

• Một người chuyên về an toàn lao động;

• Một người chuyên về chính sách xã hội, người có công

– (Tất cả các mảng trên đều thuộc chức năng nhiệm vụ của Vị trí “Thanh tra” trong Sở LĐTB và XH)

• Gợi ý giải pháp:

– Trường hợp một mảng nào đó trong các mảng trên có khối lượng công việc lớn và thường xuyên (ví dụ, số doanh nghiệp ở địa phương nhiều, phải thanh tra an toàn lao động nhiều) thì có thể tách phân công cá nhân giữ VTVL riêng Ví dụ: “Thanh tra chuyên ngành an toàn lao động” ;

– Trường hợp khối lượng công việc các mảng vừa phải, chỉ do cách bố trí nhân sự hiện tại , thì có thể giữ VTVL, viết mô tả vị trí và dần dần mở rộng phân công nhiệm vụ cho các cá nhân sang các mảng khác để họ làm đầy đủ nhiệm vụ theo mô tả công việc

Phần 2

Mô tả vị trí việc làm

Cấu trúc của mỗi vị trí việc làm

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Mô tả các công việc

Kết quả công việc

Điều kiện làm việc

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Nội dung chính Bản

Kết quả, sản

phẩm

Điều kiện làm việc

BẢN MÔ TẢ VTVL

Mẫu bản mô tả VTVL theo hướng dẫn tại Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 của Bộ Nội Vụ

Các vướng mắc thường thấy trong viết mô tả công việc (MTCV)

1) Cách hiểu không giống nhau về các “mục” trong Mẫu MTCV

của Thông Tư 05/2013/TT-BNV;

2) Viết “mục tiêu công việc” thường không bao quát, không thể

hiện hết “trách nhiệm cuối cùng” của VTVL;

3) Phần viết các nhiệm vụ không phân biệt rõ nhiệm vụ của các

cấp khác nhau (trưởng phòng, chuyên viên đôi khi viết nhiệm vụ như nhau, không thể hiện sự khác nhau về mức độ phức tạp );

4) Tiêu chí hoàn thành công việc chưa mang tính “kết quả đầu

ra” và cũng chưa phân biệt rõ ràng giữa các cấp khác nhau; 5) Thường không viết mục “thẩm quyền”;

6) Năng lực: Không theo “khung năng lực” thống nhất, mà

thường mô tả về “sự hiểu biết ”

Hiểu và Viết phần Thông tin chung của MTCV

Tên VTVL: (Điền tên VTVL

đã xác định)

Mã VTVL: (chú ý: mã VTVL dùng để quản lý, theo dõi và tài liệu hóa, số hóa)

Ngày bắt đầu thực hiện: (là ngày VTVL này bắt đầu

Các vị trí công việc khác liên

quan trực tiếp đến vị trí này

Là các vị trí có liên quan đến VTVL này về mặt công việc

Qui trình công việc liên quan

(tên các văn bản tài liệu pháp quy và qui trình công việc nội bộ liên quan đến vị trí này ; mà người thực hiện VTVL này phải biết, nắm rõ để thực hiện tốt công việc) Nếu quá nhiều thì nhóm thành các « loại » văn bản

Mục tiêu của vị trí việc làm

* Viết mục tiêu của vị trí việc làm một cách rõ ràng và chính xác Phần này đảm bảo người nắm giữ công việc sẽ nắm bắt trách nhiệm tổng thể và yêu cầu kết quả thực hiện đối với VTVL của người đó.

* Tóm tắt ngắn gọn mục tiêu của VTVL trong

2-3 câu súc tích và bao hàm trách nhiệm cuối cùng của VTVL trong mối tương quan với tổ chức, và các VTVL chủ chốt khác;

* Mục tiêu của VTVL thường được viết như sau: “Vị trí công việc này nhằm đảm bảo

….”

Ví dụ: Vị trí công việc này nhằm đảm bảo thực hiện và quản lý hiệu quả các nguồn tài nguyên khoáng sản trong khu vực tỉnh, phù hợp với các quy định của Chính phủ và tỉnh

về lĩnh vực này.

Mục tiêu của vị trí việc làm

Tiêu chí đánh giá hoàn thành CV: Có thể viết các tiêu chí về số lượng sản phẩm hoàn thành, thời gian, chất lượng, mức độ hoàn thành, tính hiệu quả, và kết quả, tác động của từng NV chính

Ở cột này liệt kê các nhiệm vụ chính tương

ứng với VTVL Lấy thông tin từ Bảng CNNV

của đơn vị (NV Quản lý, NV chuyên môn, NV

hỗ trợ) Tùy theo các mức độ phức tạp để sử

dụng các động từ, như: Chủ trì/Dự thảo/Tổ

chức triển khai/Triển khai thực hiện/Thực

hiện

Phân biệt “Nhiệm vụ chính” và “Công việc” trong nhiệm vụ

Ví dụ _ Nội dung VTVL

CV: Tổ chức họp, lấy ý

Kiến đánh giá nhu cầu

ĐTBD

NV: Lập quy hoạch, kế hoạch

đào tạo bồi dưỡng

Vị trí việc làm Quản lý đào tạo & bồi dưỡng

CV: Tổng hợp, phân tích thông tin về nhu cầu

ĐTBD

NV: Phổ biến hướng dẫn thực hiện các văn bản PL về ĐTBD

CV: Soạn thảo quy hoạch,

kế hoạch ĐTBD

Cách viết để phân biệt “mức độ phức tạp”

của nhiệm vụ

• Chủ trì việc phát triển các chính sách đào tạo của ngành

• Dự thảo qui định về cải cách hành chính của địa phương…

• Tổ chức triển khai các chương trình, đề án về…

• Hỗ trợ triển khai thực hiện qui trình lấy mẫu kiểm tra…

• Thực hiện tiếp dân định kỳ…

Ví dụ xác định mức độ phức tạp của nhiệm vụ theo ngạch công chức tương ứng của VTVL (1)

- Chủ trì việc xây dựng các chủ trương, chính sách kinh tế xã hội lớn có tầm cỡ chiến

lược của ngành trong phạm vi toàn quốc hoặc đề án tổng hợp kinh tế - xã hội củatỉnh;

- Chủ trì tổ chức chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra nghiệp vụ (đối với toàn bộ hệ thống

quản lý nghiệp vụ của lĩnh vực đó) nhằm đảm bảo tổ chức quản lý chặt chẽ có hiệulực và hiệu quả

Chuyên viên cao cấp

Mức 4

- Chủ trì nghiên cứu, đề xuất, chỉ đạo thực hiện các chủ trương, chính sách, chế độ

quản lý một lĩnh vực nghiệp vụ của toàn ngành, hoặc nhiều lĩnh vực ở cấp tỉnh (Sở);

- Xây dựng các quy chế, luật lệ, thể lệ nghiệp vụ quản lý của lĩnh vực nhằm đảm bảo

sự thống nhất chỉ đạo quản lý có hiệu lực và hiệu quả

Chuyên viên chính

Mức 3 - Xây dựng và đề xuất những phương án cơ chế quản lý một phần hoặc một lĩnh vực

nghiệp vụ trên cơ sở những cơ chế đã có của cấp trên nhằm thể hiện sát với cơ sở

Chuyên viên

Mức 2 - Xây dựng và triển khai kế hoạch, phương án nghiệp vụ trên cơ sở các quy chế thể lệ,

thủ tục quản lý đã có của ngành cho sát với cơ sở;

Cán sự

Mức 1

- Tiếp nhận, đăng ký, chuyển giao văn bản đi, đến theo quy định của cơ quan

- Trực tiếp sản xuất, sửa chữa vật tư, thiết bị theo đúng quy trình, quy phạm kỹ thuật

chuyên môn và quy chế của cơ quan và đơn vị

Nhân viên

Ví dụ xác định mức độ phức tạp của nhiệm vụ theo

ngạch công chức tương ứng của VTVL (2)

Kiểm tra, thẩm định, thanh tra

Triển khai dự án,

đề án

Tuyên truyền, phổ biến

Mức 5 Chủ trì; VB mang

tính tổng hợp vàtầm ngành, quốcgia

Chịu trách nhiệm về kếtquả; Chỉ đạo thực hiện ;việc KT, TĐ, TT ở qui mô

cả nước, ngành

Chịu trách nhiệm kếtquả; Chỉ đạo thực hiệncác DA, ĐA qui môngành, QG

Chịu trách nhiệmkết quả; Chỉ đạothực hiện (qui môngành,quốc gia )Mức 4 Chủ trì, VB ở tầm

lĩnh vực trongngành, hay cấptỉnh

Chịu trách nhiệm về kếtquả; Chỉ đạo thực hiện,việc KT, TĐ, TT ở qui môphạm vi nhỏ hơn (cấplĩnh vực, địa phương)

Chịu trách nhiệm kếtquả; Chỉ đạo thực hiệncác DA, ĐA qui mô lĩnhvực, địa phương

Chịu trách nhiệmkết quả; Chỉ đạothực hiện (qui môlĩnh vực nghiệp vụ,địa phương )

Mức 3 Dự thảo văn bản Tổ chức thực hiện Tổ chức TH Tổ chức TH

Thực hiện các việc cụ thểphục vụ, hỗ trợ quá trìnhkiểm tra…

Thực hiện các việc cụthể phục vụ, hỗ trợ

Thực hiện nhữngviệc cụ thể

Ví dụ phân biệt chức năng quản lý và

chức năng chuyên môn

Xây dựng kế hoạch, qui chế hoạt động của phòng phù hợp với hoạt động của cả cơ quan đơn vị

Phân công công việc và theo dõi kiểm tra giám sát thực hiện

Quản lý và phát triển nhân sự Quản lý các nguồn lực khác (nếu có)

Chức năng chuyên môn (liên quan đến quản lý Nhà nước thuộc lĩnh vực của Phòng)

Tham mưu xây dựng các văn bản pháp luật, các qui hoạch, kế hoạch

Các nhiệm vụ chính trong quản lý nhà nước

 Xây dựng văn bản quy phạm pháp luật

 Cơ chế chính sách

 € €Tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm

 € €Quyết định, chỉ thị, hướng dẫn thi hành

 Lập quy hoạch, kế hoạch, đề án, dự án

 quy hoạch kế hoạch dài hạn, dự án, chương trình trọng điểm

 € €kế hoạch định kỳ: năm, quý, tháng

 Phổ biến và hướng dẫn thực hiện các quy định pháp luật

 Tổ chức thực hiện

 Kiểm tra giám sát thực hiện

 Lập báo cáo và đưa ra các đề xuất kiến nghị

Xác định “tỉ trọng thời gian trung bình cần để

thực hiện mỗi nhiệm vụ chính trong một

VTVL”:

 Đây là tỉ lệ phần trăm ước tính để thực hiện mỗi nhiệm vụ ở một VTVL hàng năm Tỷ lệ này chỉ mang tính chất tương đối.

nào đang chiếm nhiều thời gian và những việc nào chiếm ít thời gian trong một VTVL.

Xác định “tỉ trọng thời gian trung bình cần để

thực hiện mỗi nhiệm vụ chính trong một

tổ chức dùng để thực hiện nhiệm vụ đó, có sự tham vấn và quyết định cuối cùng của ban lãnh đạo đơn vị.

Cách viết Tiêu chí hoàn thành công việc

công việc” trong bản mô tả VTVL

Số lượng &

thời gian

thực hiện

 Số văn bản đã đánh máy; Số văn bản pháp quy đã soạn thảo (trong giai đoạn đánh giá)

 Số hội thảo được triển khai trong thời gian nhất định:

tháng/quý/năm…; Thời gian hoàn thành văn bản/sản phẩm

kể từ khi nhận.

• Hoàn thành đủ và đúng hạn số văn bản đánh máy;

• Soạn thảo đủ và đúng hạn số văn bản pháp quy;

• Triển khai đủ và đúng hạn số hội thảo được giao trong kỳ.

Chất lượng  Không sai sót

 Phù hợp với quy định phát luật

 Mức độ hài lòng của các bên liên quan

• Các văn bản pháp quy soạn thảo chính xác, phù hợp với quy định

đánh giá là thực tế và hiệu quả.

Tiêu chí hoàn thành công việc phản ánh mức độ phức tạp của nhiệm vụ (ví dụ minh họa)

NV 1: Dự thảo các văn bản qui phạm pháp

luật quản lý nhà nước về đăng ký quyền sử

 Tiêu chí hoàn thành NV:

các văn bản được các bên thống nhất và ban hành chính thức Chịu trách nhiệm về tính phù hợp của văn bản;

 Thời gian hoàn thành:

Hơn 1 năm

Mức độ phức tạp của NV 2 sẽ cao hơn NV 1

Cách viết phần “Thẩm quyền” trong VTVL

 Thẩm quyền là những gì mà VTVL được chủ động thực hiện hay “ra quyết định”.

 Có ba khía cạnh trong phần này:

 Thẩm quyền ra quyết định, ví dụ:

 Được quyết định việc phân công nhiệm vụ của các cá nhân trong phòng;

 Được yêu cầu các bộ phận trong cơ quan cung cấp thông tin

 Số cán bộ thuộc quyền quản lý:

 Thẩm quyền tài chính (nếu có):

Yêu cầu năng lực

 Trình độ chuyên môn: xác định trình độ chuyên

môn tối thiểu cần có để thực hiện được VTVL này;

 Kinh nghiệm công tác: Là số năm kinh nghiệm

công tác, hay trải nghiệm tối thiểu để đảm bảo có thể hoàn thành nhiệm vụ ở VTVL này;

 Năng lực hành động: mang tính hành động/kết

quả Năng lực cần thiết để thực hiện công việc có mối liên hệ nhân-quả đến kết quả công việc.

Cách viết phần “Yêu cầu năng lực” trong MTCV

Trình độ chuyên môn: (Ví dụ: Tốt nghiệp đại học, chuyên ngành Kinh tế hoặc quản trị kinh doanh)

Kinh nghiệm công tác: (Nên ghi kinh nghiệm liên quan đến lĩnh vực/khía cạnh gì; ví dụ: Ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm công tác quản lý…).

Yêu cầu năng lực

(xem hướng dẫn chi

Năng lực chung:

Năng lực quản lý:

Năng lực chuyên môn:

Những đòi hỏi đặc thù của vị trí công việc (nếu có): ( nêu các yếu tố “đặc biệt” xuất phát từ đòi hỏi của công việc Ví dụ: Phải có điều kiện sức khỏe hơn bình thường, hay chịu đựng sự cẳng thẳng…)