Những nguyên tắc cơ bản giúp tổ chức các cuộc họp có hiệu quả

Những nguyên tắc cơ bản giúp tổ chức các cuộc họp có hiệu quả

Bí quyết làm việc hiệu quả _

Những nguyên tắc cơ bản giúp tổ chức các cuộc họp có hiệu quả

Người ta tham dự một cuộc họp với nhiều hy vọng Nếu cuộc họp thất bại, không giải quyết những vấn đề gười tham dự mong đợi, khi đó họ sẽ cảm thấy đang lãng phí thời gian và chính vì thế họ có thể gây phiền toái trong suốt thời gian họp còn lại Để tránh kết cục như vậy, ngay từ đầu phải phát triển những nguyên tắc nền tảng nhằm vạch rõ những mong muốn cần được giải quyết trong cuộc họp…

Nguyễn Thị Mai Mai

Người ta tham dự một cuộc họp với nhiều hy vọng Nếu cuộc họp thất bại, không giải quyết những vấn đề gười tham dự mong đợi, khi đó họ sẽ cảm thấy đang lãng phí thời gian và chính vì thế họ có thể gây phiền toái trong suốt thời gian họp còn lại Để tránh kết cục như vậy, ngay từ đầu phải phát triển những nguyên tắc nền tảng nhằm vạch rõ những mong muốn cần được giải quyết trong cuộc họp

Những nguyên tắc nên được thiết lập để giữ cuộc họp đi đúng đường lối, động viên những người tham dự và duy trì trật tự cuộc họp

Ví dụ: Nếu mọi người thống nhất là họp phải kết thúc đúng giờ đã

định, thì ta phải cam kết và thiết lập nguyên tắc này

Một ví dụ khác: nếu chỉ có một người đề cập đến vấn đề thời gian,

là không cho phép có sự gián đoạn trong cuộc họp, hơn nữa mọi người cũng biết thời lượng đóng góp ý kiến trong cuộc họp thì có giới hạn

Nếu việc này lại tái diễn, nên yêu cầu mọi người phải cùng nhau xây dựng nhưng quy tắc chung Để tiếp tục thảo luận, nên đưa ra câu hỏi chẳng hạn như: “làm thế nào biết chắc chúng ta đi theo đúng chương trình họp của ngày hôm nay?” khi tất cả cùng thống nhất đưa ra những nguyên tắc cho cuộc họp thì những người tham dự sẽ cảm thấy thuyết phục hơn khi đạt được những kết quả mà họ đã đặt

ra cho cuộc họp Điều này có nghĩa là toàn bộ thành viên tham gia cuộc họp sẽ tự kiểm soát lẫn nhau và họ sẽ nhận ra ngay thái độ không hài lòng nếu một trong số họ vi phạm những nguyên tắc chung của cuộc họp

Công việc của một người điều khiển cuộc họp, là phải phải làm thế nào để kiểm soát được mọi người có theo đúng các nguyên tắc đã đặt ra hay không?

Ví dụ: nếu một trong những nguyên tắc yêu cầu cuộc họp phải kết

thúc đúng giờ, thì bạn phải thực hiện được điều đó Khi cuộc thảo luận vượt ra quá thời gian quy định, bạn có thể hỏi người tham dự xem mọi người muốn tiếp tục thảo luận đề tài này vào cuộc họp kỳ tới hay sẽ tiếp tục và bỏ qua các mục khác trong chương trình họp hôm nay?

Điểm mấu chốt:

Để những cuộc họp diễn ra tốt hơn, nên khuyến khích những câu hỏi mà ít người dám đề cập đến, tôn trọng những quan điểm bất đồng và những những ý kiến phản đối xác thực Tận dụng những tình huống sau như những cơ hội khuyến khích người khác Chẳng hạn như “Sylvia này, tôi vui vì chị có câu hỏi về vấn đề đó, ca’ tôi cũng rất muốn biết” “Duane, tôi đánh giá cao ý kiến phản đối của chị trong buổi họp trước Mặc dù chưa thuyết phục nhưng ý kiến của chị làm cho buổi họp có giá trị hơn.”