PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY

Hệ thống quản lý siêu thị điện máy ra đời, nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp, khối lượng thông tin ngày càng lớn, làm đơn giản hóa việc lập các hoá đơn giấy tờ cũng nh

Trang 1

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY

LỚP 11CD_TM1 Nhóm 4:

Đoàn Công Đổng Hứa Thị Ngọc Diễm Nguyễn Minh Hoàng Vày Dậu Thanh Điền

Trang 2

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Ngày nay, khi thu nhập của mỗi người dân đang từng bước được nâng cao thì nhu cầu về cuộc sống tiện nghi và giải trí tại gia đình ngày càng được chú trọng Cho nên việc mua sắm các thiết bị điện máy gia dụng trở nên rất phổ biến Các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh thiết bị điện máy gia dụng rất quan tâm đến việc phát triển các khu thương mại nhằm đáp ứng nhu cầu mua sắm của người dân Và siêu thị điện máy là một hình thức khu mua sắm có hiệu quả trong việc đáp ứng các nhu cầu đó

Với sự phát triển ngày càng sâu rộng, yêu cầu tin học hóa các quy trình nghiệp vụ trong siêu thị là điều tất yếu Hệ thống quản lý siêu thị điện máy ra đời, nhằm đáp ứng được nhu cầu quản lý ngày càng phức tạp, khối lượng thông tin ngày càng lớn, làm đơn giản hóa việc lập các hoá đơn giấy tờ cũng như việc lưu trữ chúng, cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác làm cơ sở cho việc ra quyết định trong kinh doanh, phục vụ hữu hiệu cho việc quản lý và phát triển của siêu thị

Trang 3

1 Quản lý kho Nắm rõ thông tin về các

mặt hàng cần nhập,xuất ,hàng tồn

04/10/2013 04/10/2013

4 Quản lý khách hàng Nắm rõ đối tượng thông

tin khách hàng

04/10/2013 04/10/2013

5 Thống kê Nắm được số lượng

hàng hóa, doanh thu

04/10/2013 04/10/2013

Trang 4

Bình tp Hồ Chí Minh

Thời gian hẹn: 02/10/2013 Thời điểm bắt đầu: 9h Thời điểm kết thúc: 9h50’

Đối tượng Nhân viên nhập hàng cần thu thập

dữ liệu: thông tin về hình thứ nhập hàng mới và cách thức quản lí và phân loại hàng

Các yêu cầu đòi hỏi:

- Vai trò: là người hỏi , người phỏng vấn

- Thành viên nhóm thu thập thông tin PTTKHT

- Trình độ: Sinh viên khoa CNTT

- Kinh nghiệm: 2 năm theo học tại trường

Chương trình  Chương Trình

 Giới Thiệu

- Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn: câu hỏi đề cập

- Câu hỏi 1: câu hỏi & trả lời

 Câu hỏi 2: câu hỏi & trả lời

- Câu hỏi 5: câu hỏi và trả lời

 Câu hỏi 6:câu hỏi và trả lời

- Câu hỏi 7:câu hỏi và trả lời

 Ước lượng thời gian:

Trang 5

 Câu hỏi 14: câu hỏi và trả lời

Dự án: Quản lí siêu thị điện máy Tiểu dự án: Quản lí kho

Người được hỏi: Vũ Anh Tuấn Người hỏi: Đoàn Công Đổng

Ngày: 02/10/2013

1.Siêu thị có thường xuyên nhập các

loại hàng mới không ?

1.Siêu thị chúng tôi thường xuyên

nhập các loại hàng mới nếu các loại hàng đó phù hợp & đáp ứng nhu cầu của khách hàng

2.Xin anh hãy cho biết hình thức nhập

hàng của siêu thị ? 2.Siêu thị chúng tôi nhập theo đơn đặt hàng & thường xuyên cập nhật các

mặt hàng mới để làm đa dạng và phong phú các mặt hàng

3.Khi nhập hàng mới siêu thị có tính

đến số lượng & kiểm tra nguồn gốc

các mặt hàng không ?

3.Có.Chúng tôi phải kiểm tra số lượng

trong kho còn ít hoặc đã hết để tiến hành nhập them, đồng thời cũng cần kiểm tra nguồn gốc xuất xứ để tạo sự tin tưởng cho khách hàng

hàng,nhận hàng và viết phiếu nhận hàng

5.Khi nhận được đơn đặt hàng nhà

cung cấp có báo giá cho siêu thị hay

không & siêu thị có thương lượng giá

cả với nhà cung cấp hay không ?

5.Có.Tuy nhiên siêu thị muốn cung

cấp sản phẩm có chất lượng , giá cả hợp lý phù hợp với túi tiền người tiêu dung nên giá cả cũng có lúc phải thương lượng cho đôi bên cùng có lợi

Trang 6

chọn nhà cung cấp nào ? nhà cung cấp tin cậy và có uy tín, đồng

thời cũng hợp tác với các nhà cung cấp mới có chất lượng giá cả hợp lí để làm

đa dạng sản phẩm cho siêu thị

7 Siêu Thị có lưu thông tin của nhà

cung cấp hay không?

7.Có.Chúng tôi lưu thông tin gồm: Mã

nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại

xuất mặt hàng đó ra và tiến hành các thủ tục khi như nhập kho

9.Phiếu xuất gồm những thông tin

nào?

9.Thông tin khách hàng,mã hàng,tên

hàng,số lượng,đơn giá,đơn vị tính.(Có biểu mẫu kèm theo)

10.Sau khi xuất hàng anh có lưu thông

tin gì lại để kiểm tra không? 10.Có.chúng tôi sẽ lưu những thông tin như phiếu xuất kho.Lưu những

thông tin ấy để tiện tổng kết và đối chiếu với chúng nếu có vấn đề gì xảy

12.Siêu thị khoảng bao lâu thì kiểm tra

hàng hóa trong kho 1 lần?

12.khoảng 3 tháng kiểm tra 1 lần

13.Theo anh những mặt hàng trong

kho bao lâu không được xuất kho thì

được gọi là hàng tồn?

13.Tùy từng loại mặt hàng và số lượng

còn lại trong kho mà chúng tôi đánh giá đó có phải hàng tồn hay không?

14.Đối với hàng tồn siêu thị sẽ xử lý ra

sao ?

14.Chúng tôi vẫn để hàng tồn bán song

song với hàng mới Còn nếu hàng tồn

đã lâu chúng tôi sẽ trả về cho nhà cung cấp hoặc thương lượng để bán xã hàng vào các đợt lễ lớn và cuối năm

Trang 7

dữ liệu: thông tin về hình thứ bán hàng , trang thiết bị và hình thức quản lí

Các yêu cầu đòi hỏi:

- Câu hỏi 6: câu hỏi và trả lời

Dự án: Quản lí siêu thị điện máy Tiểu dự án: Quản lí Bán Hàng

Người được hỏi: Nguyễn Thanh Đức Người hỏi: Nguyễn Minh Hoàng

Ngày: 03/10/2013

Trang 8

Câu Hỏi: Trả Lời:

1.Xin anh hãy cho tôi biết về quy trình

bán hàng của siêu thị ? 1.Đầu tiên chúng tôi sẽ ghi nhận yêu cầu của khách hàng muốn đặt mua loại

hàng nào,sau đó chúng tôi sẽ kiểm tra hàng trong kho,sau đó là ghi nhận các thông tin khách hàng cần thiết và lập đơn đặt hàng

2.Siêu thị sẽ giải quyết như thế nào khi

3.Siêu thị có những hình thức thanh

toán nào? 3 Có 2 hình thức chính đó là: + Thanh toán bằng tiền mặt

+ Thanh toán qua thẻ tín dụng

6.Trong hóa đơn siêu thị cần những

thông tin gì? 6.Thông tin khách hàng,mã hàng,tên hàng,số lượng,đơn giá,đơn vị tính.(Có

biểu mẫu kèm theo)

Đối tượng Nhân viên bảo hành cần thu thập Các yêu cầu đòi hỏi:

Trang 9

dữ liệu: quá trình bảo hành sản phẩm cho khách hàng

Dự án: Quản lí siêu thị điện máy Tiểu dự án: Quản lí Bảo Hành

Người được hỏi: Phạm Ngọc Phúc Người hỏi: Hứa Thị Ngọc Diễm

Ngày: 04/10/2013

1.Xin anh hãy cho biết về quy trình

bảo hành của siêu thị ?

1.Kiểm tra phiếu bảo hành,kiểm tra

sản phẩm,viết phiếu nhận hàng và hẹn ngày trả

2.Những trường hợp nào thì không

được bảo hành? 2 Nếu sản phẩm bị hư hỏng, thiệt hại mà không phải do lỗi kỹ thuật thì sẽ

Trang 10

không được bảo hành

3 Nếu sản phẩm không phải là mua tại

cửa hàng thì bên anh có nhận sửa chữa

hay không ?

3.Có.siêu thị sẽ sữa chữa tất cả các sản

phẩm hư hỏng mà khách có nhu cầu và tính phí tùy theo hư hỏng của sản phẩm

4.Thường thì thời gian bảo hành sản

phẩm hư hỏng tại siêu thị là bao lâu?

4 Tùy loại sản phẩm và mức độ hư

hỏng của sản phẩm mà thời gian bảo hành nhanh hay chậm

5.Phiếu bảo hành bao gồm những

Thời điểm kết thúc: 10h05’

Đối tượng Phòng chăm sóc khách hàng Các yêu cầu đòi hỏi:

Trang 11

Dự án: Quản lí siêu thị điện máy Tiểu dự án: Quản lí Khách Hàng

Người được hỏi: Cao Thế Cường Người hỏi: Vày Dậu Thanh Điền

2.Sau khi có được các thông tin khách

hàng, siêu thị có kiểm tra xem khách

hàng đó là khách hàng cũ hay mới hay

không?

2.Có,chúng tôi phải xem xét chi tiết đó để

có những chế độ chăm sóc khách hàng khác nhau tùy trường hợp

3 Để trở thành thành viên của siêu thị

thì khách hàng cần phải có điều kiện 3.Với những hóa đơn thanh toán trên 500 nghìn thì khách hàng đó sẽ nhận được thẻ

Trang 12

gì? thành viên của siêu thị

4 Vậy siêu thị có bao nhiêu loại thẻ

thành viên và làm sao để khách hàng có

thể nâng cấp thẻ thành viên của mình

4.Siêu thị có 3 loại thẻ Khách hàng thường xuyên( hóa đơn trên 500 nghìn), khách hàng vàng( khi tích lũy doanh số trên 30 triệu), khách hàng vip(khi tích lũy doanh số trên 100 triệu)

5 Vậy siêu thị sẽ có chế độ ưu đãi

gì đối với khách hàng cũ và mới?

5 Tùy theo từng loại thẻ thành viên của

khách hàng siêu thị sẽ có chế độ ưu đãi khác nhau Còn với khách hàng mới khi mua với

số lượng lớn chúng tôi sẽ giảm giá 1% tùy loại hàng

 Ước lượng thời gian:

Trang 13

Dự án: Quản lí siêu thị điện máy Tiểu dự án: Thống Kê

Dự án: Quản lí siêu thị điện máy Người hỏi: Nguyễn Minh Hoàng

Ngày: 04/10/2013

1.Siêu thị của anh lấy thông tin ở đâu

và thống kê như thế nào? 1.Đầu tiên siêu thị lấy thông tin từ nhà cung cấp, từ khách hàng và từ các sổ

mua bán Nhân viên kiểm kê sẽ xem xét lại và đưa số liệu cho anh, sau đó anh chỉ cần thống kê lại là được

2.Trong quá trình thống kê anh có gặp

những vấn đề khó khăn gì không?

2 Chỉ cần số liệu chính xác, đầy đủ và

được đưa đúng thời gian để mình bắt tay vào làm là được.Không có nhiều khó khăn cả

3.Siêu Thị anh có nghĩ đến việc sẽ xây

cứ sau mỗi ngày siêu thị phải thống kê lại tất cả các thông tin

 Tổng Quan Về Đánh Giá Phỏng Vấn

Sau khi phỏng vấn, nhóm 4 đã thu thập được nhiều thông tin rất cần thiết cho bài báo cáo Người được hỏi khá thoải mái và đã trả lời các câu hỏi khá tốt Tuy nhiên, do tính bảo mật của siêu thị nên vẫn còn một số vấn đề nhân viên trả lời chung chung chưa rõ ràng

Trang 14

II.Mô tả hệ thống

1 Phân tích các chức năng chính trong hệ thống quản lí

 Khi muốn nhập hàng siêu thị gửi đơn dặt hàng cho nhà cung cấp: ngày đặt hàng, số đơn hàng, nhà cung cấp , địa chỉ, điện thoại, số thứ tự, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, thành tiền

 Dùng phiếu nhập để đưa hàng vào kho: ngày tháng năm nhập kho,số phiếu nhập, nhà cung cấp , địa chỉ, điện thoại,

số thứ tự, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, thành tiền

 Dùng phiếu xuất để lấy hàng ra: ngày tháng năm xuất kho,số phiếu xuất, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, số phiếu, số quầy, số thứ tự, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, thành tiền

 Lập hóa đơn khi bán hàng cho khách, gồm: Ngày lập, tên khách hàng, số điện thoại, địa chỉ, số phiếu, mã số thuế, số thứ tự, mã hàng, tên hàng, số lượng, đơn giá, đơn vị tính, thành tiền

 Lập phiếu nhận bảo hành khi khách hàng muốn bảo hành sản phẩm, gồm: Tên khách hàng,địa chỉ, số điện thoại, thời gian nhận bảo hành, tên sản phẩm, số seri, tình trạng, phụ kiện kèm theo, ngày nhận, ngày trả

 Quản lí thông tin khách hàng đến mua hàng gồm: mã khách hàng, tên khách hàng, năm sinh, quê quán, địa chỉ, giới tính,

số điện thoại, số CMND, số điểm tích lũy, cấp bậc

Trang 15

 Thống kê sau mỗi ngày gồm mã khách hàng , tên khách hàng, địa chỉ, số điện thoại và nhà cung cấp gồm : mã nhà cung cấp, tên nhà cung cấp, địa chỉ, số điện thoại

2 Mô tả hoạt động nghiệp vụ

quản lý bán hàng sẽ tiến hành lập và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp Khi hàng được nhập về, thủ kho căn cứ vào đơn đặt hàng để kiểm tra số lượng từng mặt hàng và lập phiếu thanh toán cho nhà cung cấp Thủ kho sẽ nhập hàng vào kho và lập phiếu nhập kho

thanh toán, nhân viên bán hàng kiểm tra mặt hàng còn trong kho hay không, nếu còn, sẽ lập hoá đơn bán hàng Sau khi khách hàng thanh toán hóa đơn, bộ phận bán hàng sẽ lập phiếu xuất kho, thiết bị sẽ được bộ phận giao hàng giao tận nơi cho khách Thông tin khách hàng và hàng hóa được cập nhật vào cơ sở dữ liệu để phục vụ cho việc bảo hành thiết bị sau này Nếu khách hàng đặt hàng qua điện thoại, nhân viên bán hàng kiểm tra mặt hàng còn hay không, nếu còn, lập phiếu xuất kho và hóa đơn bán hàng, bộ phận giao hàng sẽ tiến hành thanh toán hóa đơn với khách

phận bảo hành sẽ kiểm tra thông tin khách hàng và thiết bị

có phải được mua ở siêu thị không, thiết bị còn hạn bảo hành không Nếu còn, bộ phận sẽ cử nhân viên đến sửa chữa Nếu không thể sửa chữa tại chỗ, nhân viên bảo hành sẽ ghi phiếu bảo hành cho khách

Trang 16

 Khách hàng: Khi khách hàng tới siệu thị mua sản phẩm,

siêu thị sẽ kiểm tra xem khách hàng đó cũ hay mới Nếu là khách hàng mới siêu thị sẽ lưu trữ thông tin của khách hàng vào hệ thống

thống kê lại đối tượng gồm khách hàng nhà cung cấp, tài sản hàng hóa, tài chính gồm doanh thu và chi tiêu Thống kê

về đối tượng, siêu thị sẽ ghi lại thông tin của khách hàng và nhà cung cấp đã giao dịch với siêu thị trong các khoảng thời gian để tiện quản lý Thống kê về tài sản, siêu thị sẽ tiến hành thống kê kho để quản lý được số hàng xuất và nhập kho Thống kê về hàng sẽ cho biết được số lượng hàng của từng nhà cung cấp Thống kê về tài chính, cứ sau mỗi ngày siêu thị sẽ thống kê lại doanh thu Dựa vào số liệu thống kê, siêu thị sẽ đánh giá được mức lợi nhuận của siêu thị Và sau mỗi quý, mỗi năm cũng thống kê lại nhu vậy Từ đó để biết được tiềm năng kinh doanh của siêu thị Giúp siêu thị phát triển hơn

III Một số biểu mẫu

Trang 17

 Đơn đặt hàng : Khi siêu thị cần nhập hàng, thì sẽ lập đơn đặt hàng

SIÊU THỊ ĐIỆN MÁY 79B Lý Thường Kiệt – Q.Tân Bình -TPHCM Website : http//www.nguyenkim.com

***NGUYỄN KIM*** ĐT : (84-8) 38 669 999 - Fax: (84-8) 38 669 356 - Email: info@trade.nguyenkim.com

ĐƠN ĐẶT HÀNG

Ngày Tháng Năm

Số đơn đặt hàng:

Nhà cung cấp:

Địa chỉ :

Số điện thoại:

STT Mã hàng Tên hàng ĐVT SL Đơn Giá Thành tiền Tổng Tiền Hàng(Gồm VAT):………

Phí vận chuyển:………

Tổng Tiền:………

Số Tiền Viết Bằng Chữ:………

Người lập

Trang 18

Phiếu nhập kho: khi nhà cung cấp giao hàng, bộ phận quản lí kho sẽ lập

phiếu nhập kho để nhập các mặt hàng vừa nhận vào kho

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày Tháng Năm

Số phiếu nhập :

Nhà cung cấp:

Địa chỉ :

STT Mã hàng Tên hàng ĐVT SL Đơn Giá Thành tiền Tổng cộng :………

Số Tiền Viết Bằng Chữ :………

Kế toán Thủ kho

Trang 19

 Hóa đơn bán hàng: khi khách hàng mua hàng, nhân viên bán hàng sẽ

lập hóa đơn bán hàng và thanh toán hóa đơn với khách

Trang 20

 Phiếu xuất kho: sau khi thanh toán hóa đơn với khách, bộ phận bán

hàng sẽ lập phiếu xuất kho, xuất hàng cho khách

PHIẾU XUẤT KHO

Ngày Tháng Năm

Họ tên KH: Số phiếu :

Địa chỉ: Số quầy:

STT Mã hàng Tên hàng ĐVT SL Đơn Giá Thành tiền Tổng Cộng:………

Số Tiền Viết Bằng Chữ:……… ………

Người lập Thủ kho

Trang 21

 Phiếu nhận bảo hành: Sau khi kiểm tra và nhận sản phẩm, bộ phận bảo

hành viết phiếu nhận và hẹn ngày trả sản phẩm cho khách hàng

PHIẾU NHẬN BẢO HÀNH

Họ tên KH: Ngày nhận: Địa chỉ: Ngày hẹn trả:

Định dạng
Số trang	42
Dung lượng	1,42 MB