PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰ

-Đầu tiên, thông tin nhân viên sẽ được chính nhân viên đó tra cứu, bằng cách sử dụng tài khoản và mật khẩu riêng để truy cập vào phần mềm công ty.. phòng quản lý sẽ lập danh sách dưới dạ

TRƯỜNG CAO ĐẴNG KỸ THUẬT

LÝ TỰ TRỌNG -

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ

THỐNG

QUẢN LÝ NHÂN SỰ Công ty: JABIL

Nhóm 3:

Hồ Thái Quyền Nông Trung Anh

I Bảng kế hoạch phỏng tổng quan hệ thống và các bảng phỏng vấn cụ thể

từng chủ đề:

1.Bảng kế hoạch phỏng vấn tỏng quan về hệ thống:

STT NỘI DUNG YÊU CẦU THỜI GIAN

1 Quản lý tuyển dụng Cần biết những yêu cầu tuyển

dụng của công ty, thông tin mà phòng quản lý cần lưu trữ

10 phút

2 Quản lý chấm công Cần biết cách châm công để trả

lương tương ứng cho nhân viên

10 phút

3 Quản lý lương Quản lý mọi khoản tiền lương,

tiền trợ cấp, tiền thưởng, tiền phạt, tiền tăng ca…

15 phút

2 Bảng kế hoạch phỏng vấn chi tiết

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, kinh nghiệm

trao đổi về cách thức tra cứu thông tin của nhân viên mới

Giới thiệu công ty:

công ty JABIL là công ty phân phối lớn là

công ty có nguồn góc từ mỹ và có chi nhánh

ở tp Hồ Chí Minh

Lĩnh vực bao gồm thiết kế, sản xuất và cung

cấp giải pháp vi điện tử và công nghệ thông

tin Chuyên lắp ráp kiểm tra các bản mạch

in, chế tạo mẫu khuôn nhựa chính xác và

sản xuất các bản mạch công cụ, sản xuất và

Dự kiến tổng cộng 38 phút

lắp ráp máy in, lưu trữ dữ liệu

2.1 kế hoạch phỏng vấn về quản lý tuyển dụng nhân viên:

Người hỏi: Người trả lời:

1 khi tuyển dụng nhân viên, công ty có

những yêu cầu nào?

Khi có đợt tuyển dụng, nhân viên phải nộp đầy đủ hồ sơ Đảm bảo bản than đáp ứng được nhu cầu của công ty và phải đi phỏng vấn đúng hẹn

2 hồ sơ tuyển dụng nhân viên cần có

những gì?

Hồ sơ bao gồm

 Đơn xin việc

 sơ yếu lí lịch công chứng

Công ty sẽ lưu trữ tất cả thông tin trên

3 Khi đã là nhân viên của công ty, thông

tin nhân viên cần được lưu trữ là gì?

Ngoài những thông tin trong hồ sơ xin việc thì cần lưu trữ thêm bộ phận làm việc, vị trí làm việc, mức lương, thời gian làm việc

4 Thông tin của nhân viên sẽ được sử

dụng như thế nào?

-Đầu tiên, thông tin nhân viên sẽ được chính nhân viên đó tra cứu, bằng cách

sử dụng tài khoản và mật khẩu riêng

để truy cập vào phần mềm công ty -thứ hai, các quản lý, giám đốc có quyền tra cứu thông tin của các nhân viên dưới quyền quản lý của mình -thứ ba, văn phòng quản lý nhân sự là nới duy nhân có quyền tra cứu thêm, sủa đổi, xoá… thông tin của nhân viên

để tránh trường hợp xấu thì các quản

lý muốn thay đổi thông tin nhân viên thì phải thông qua phòng quản lý nhân

sự

5 ngoài việc lưu trữ thông tin trên phần

mềm thì công ty còn quản lý nhân viên

dưới dạng nào

Mỗi nhân viên được cung cấp thẻ nhân viên Có ghi thông tin: -mã nhân viên

-tên nhân viên -ngày sinh -bộ phận làm việc -chức vụ làm việc -anh thẻ ( để nhân dạng)

BIỄU MẪU HỒ SƠ TUYỄN DỤNG:

DANH MỤC HỒ SƠ TUYỂN DỤNG

Họ và tên ứng viên: Đơn vị tuyển dụng:

Số điện thoại liên hệ:

Hồ sơ gồm:

2 Sơ yếu lý lịch (có xác nhận địa phương) 

Ghi chú: Nếu ứng viên tốt nghiệp Đại học, Thạc sỹ, Tiến sĩ tại nước ngoài, khi nộp hồ sơ tuyển dụng phải

nộp văn bằng bằng tiếng nước ngoài và bảng dịch tiếng việt (có công chứng)

2.2 kế hoạch phỏng vấn về quản lý chấm công

Người hỏi: Hồ Thái Quyền Người được hỏi: Hồ Thị Hồng

Luyến 1.công ty quản lý giờ làm nhân viên

dưới hình thức nào

Thẻ nhân viên cũng chính là thẻ chấm công mà mỗi nhân viên phải mang theo đi làm Nhân viên phải

đi đúng giờ để quẹt thẻ vào máy để định giờ đi làm và giờ tan ca

2.nhân viên phải làm gì nếu để quên thẻ

nhân viên hoặc đi trể, hoặc quên chấm

công

Nếu phát hiện sai sót trong việc chấm công Nhân viên phải viết đề xuất chấm công và gửi lên bộ phân quản lý nhân sự bộ phân sẽ thông qua bảo vệ hoặc camera giám sát để

có thể các định có thêm lương nhân viên ngày hôm đó hay không

nếu trường hợp này tái diễn quá nhiều lần thì nhân viên sẽ bị trừ 50% số lương ngày hom đó dù cho kiểm tra là đúng sự thật hay không 3.giờ làm của nhân viên được ấn định

như thế nào

-Cái đó còn tùy thuộc vào nhân viên làm việc ở vị trí nào Công việc đòi hỏi giờ làm và lịch làm khác nhau Nhân viên quản lý như tôi chẳng hạn sẽ làm ca 8 tiếng và 1 tuần làm

6 ngày Hoặc ca 12 tiếng và 1 tuần làm 4 ngày

Nhưng phần lớn nhân viên sẽ làm vào giờ hành chính như sau

Ca chính sẽ là 8 tiếng, từ 7h30 tới 17h nghỉ trưa từ 12h tới 13h30 -Giờ nghỉ ngơi của ca ngày và ca đêm giống nhau đều là 1 tiếng rưỡi nhân viên có thể ăn uống hoặc có thể ra ngoài làm việc riêng, nhưng

ca đêm nếu làm ca 12h thì mỗi 2h làm việc có thể nghỉ ngơi một chút

4.công ty có cho nhân viên tăng ca hay

không, và có gì khác so với làm việc ca

chính thức

Khi công ty nhiều việc, sẽ có thông báo tăng ca phòng quản lý sẽ lập danh sách dưới dạng phần mềm cho nhân viên đăng kí và ghi giờ làm của mình.giờ làm tăng ca sẽ được ghi riêng với giờ làm chính thức 5.khi có nhân viên nghỉ phép hoặc các

bộ phận phân bổ công việc không đồng

đều thì phải làm thế nào?

Nếu công việc không nhiều, có thể đợi nhân viên đó đi làm và tiếp tục còn nếu cần phải làm ngay thì quản

lý phải bố trí và báo cáo cho phòng nhân sự

Các yêu cầu đòi hỏi: Vai trò, kinh nghiệm

trao đổi về cách thức tra cứu thông tin của nhân viên mới

Giới thiệu công ty:

công ty JABIL là công ty phân phối lớn là

công ty có nguồn góc từ mỹ và có chi nhánh

ở tp Hồ Chí Minh

Lĩnh vực bao gồm thiết kế, sản xuất và cung

cấp giải pháp vi điện tử và công nghệ thông

tin Chuyên lắp ráp kiểm tra các bản mạch

in, chế tạo mẫu khuôn nhựa chính xác và

sản xuất các bản mạch công cụ, sản xuất và

lắp ráp máy in, lưu trữ dữ liệu

Dự kiến tổng cộng 38 phút

2.3 Kế hoạch phỏng vấn quản lý tiền lương

Người hỏi: Hồ Thái Quyền Người trả lời: Hồ Thị Hồng Luyến

1 Lương của công ty được tính như thế

nào?

-Mỗi bộ phận sẽ có một mức lương khác nhau, và mỗi chức vụ làm việc củng có mức lương khác nhau

-nhân viên bộ phân tuỳ chỉnh thiết

kế mức lương là 30k/1h -nhân viên bộ phận quản lý xuất và nhập hàng lương là 25k/1h

-Bộ phận phân phối và dịch vụ hậu mãi mức lương là 20k/1h ( + 10% lợi nhuận thu được từ việc phân phối)

-Bộ phận cung cấp thiết bị điện tử mức lương là 28k/1h

-các phó bộ mức lương được tăng 25%

-Trưởng bộ phận được tăng 50% -Các nhóm trưởng được tăng 10% -Nhân viên thử việc mức lương là 85% của nhân viên chính thức

2 Tiền lương tăng ca của nhân viên được

tính như thế nào?

Thông thường lương tăng ca của nhân viên là 200% so với mức lương cơ bản của mình (tính theo giờ làm việc) và được cộng vào lương khi tổng kết cuối tháng

3 Phúc lợi của công ty ngoài tiền lương

thì có những gì? Nhân viên nhân viên

nhận được phúc lợi nào từ công ty?

-Dĩ nhiên là nhân viên sẽ được nhận phúc lợi ngoài tiền lương rồi

ví dụ như:

- Trợ cấp nhà ở

- Trợ cấp đi lại

- Kiểm tra sức khỏe

- Căn-tin/ Bữa ăn được cung cấp

- Trả lương ngoài giờ

Nhân viên vi phạm nội quy: đồng phục, thiếu ý thức làm việc bị trừ 25% lương ngày vi phạm

5 Với những nhân viên chưa có kinh

nghiệm thì công việc và lương được

sắp xếp như thế nào?

Với nhân viên được bố trí vị trí cần kinh nghiệm mà chưa có kinh nghiệm thì mức lương được trả bằng mức lương thử việc cho tới khi tay nghề đủ cao

6 Lương sẽ được tăng như thế nào,có

phải dựa vào năng suất làm việc

không?

Ngoài các khoản lương chính thức công ty có mức lương gọi là lương kinh nghiệm, dành cho nhân viên lâu năm được đề xuất dành cho các nhóm làm việc đạt hiệu suất cao Từ 1 triệu đến 2 triệu

BẢNG KÊ CHI TIẾT TIỀN LƯƠNG

Tháng

Họ và tên: Nguyễn Văn A Đơn vị: Phòng Nhân sự

Người hỏi :Nông Trung Anh Người được hỏi :Nông Quế Mừng (Phó

-nhân viên bộ phận quản lý xuất và nhập hàng: làm việc với bên cung cấp hàng hoá, quản lý kho hàng, lập phiếu xuất nhập kho, kirm tra hàng tồn

-Bộ phận phân phối và dịch vụ hậu mãi:

-Bộ phận cung cấp thiết bị điện tử: chế tạo các sản phẩm mới, cung cấp các thiết

bị do công ty sản xuất, nghiên cứu và chế tạo những sản phẩm mới

-Bộ phận quản lý nhân sự: điều hành nhân sự cho cong ty

2 để đáp ứng lượng công việc của mỗi bộ

phận thì số lượng nhân viên của công ty là

bao nhiêu

 Nhân viên bộ phận tuỳ chỉnh thiết

kế là 38 nhân viên, trong đó:

 Nhân viên bộ phận quản lý xuất nhập hàng là 20

 Nhân viên bộ phận phân phối và dịch vụ hậu mãi là 46

 Nhân viên bộ phận cung cấp thiết

bị điện tử là 35

2 khi thiếu hụt nhân viên hoặc số công

việc quá nhiều thì cần giải quyết thế

nào?

Trong công ty, bộ phận tuỳ chỉnh thiết

kế và bộ phận cung cấp thiết bị điện tử

vố là hai bộ phận có nhiệm vụ khá tương đồng nhân viên đề là kỹ thuật viên các thiết bị điện tử, cho nên 2 bộ phận này

có thể bổ sung nhân lực cho nhau, tuy k đáp ứng được 100% năng suất nhưng có

thể giải quyết phần nào khó khăn lúc đó

2 bộ phận còn lại là phân phối & dịch

vụ hậu mãi và bộ phận quản lý xuất nhập hàng là 2 bộ phận không đòi hỏi tay nghề và kinh nghiệm quá cao, rất dể tuyển dụng và đào tạo thêm nhân công,

bộ phận quản lý nhân sự thì hầu như không gặp khó khăn về vấn đề này

3 Dựa vào đâu để phòng quản lý điều

hành chính xác được nhân viên phù hợp

Phòng quản lý dựa trên báo cáo đánh giá của các bộ phận và xin phép cấp trên khi điều hành

5 Công ty có thời gian thực tập cho những

nhân viên chưa có kinh nghiệm không và

thời gian đó sẽ được tính là thời gian làm

việc chính thức hay sao?

-Công ty có thời gian để đào tạo lại nhân viên kể cả nhân viên có kinh nghiệm và chưa có kinh nghiệm

-Tùy thuộc vào trình độ hiểu biết của nhân viên về công việc Thời gian thực tập đào tạo này sẽ được công ty nêu ra trong hợp đồng khi ký kết hợp đồng lao động đối với nhân viên

6.nhân viên không đạt yêu cầu trong quá

trình làm việc thì sao?

Nhân viên đó sẽ phải học lại nghiệp vụ hoặc bị cho nghỉ việc.khi phải học nghiệp vụ, nhân viên nhận lương bằng với nhân viên thử việc

7 Quyết định của phòng nhân sự có phải

báo cáo cấp trên để điều hành không?

Có Phòng quản lý phải lập báo cáo hàng tuần về việc điều hành nhân viên dựa theo biễu mẫu có sẵn thông qua việc nhận thông tin từ báo cáo và phần mềm làm việc của công ty

BÁO CÁO TÌNH HÌNH NHÂN SỰ

Tuần…

Tuần từ đến

Đơn vị:………

Phòng/Ban:…………

, ngày tháng năm

Stt Công việc Đương sự Thời gian hiệu lực Lý do 1 Bỗ nhiệm 2 Miễn nhiệm 3 Tuyển mới 4 Nghỉ việc 5 Khen thưởng 6 Kỹ luật 7 Điều chỉnh lương 8 Luân chuyển Các công việc khác thuộc lĩnh vực nhân sự :

Người báo cáo

II TỔNG QUAN VỀ ĐÁNH GIÁ PHỎNG VẤN:

Sau khi phỏng vẩn, người phỏng vấn đã thu được nhiều thông tin cần thiết cuộc phỏng vấn diễn ra suôn sẽ, người được phỏng vấn tỏ ra thoải mái và vui vẻ đáp ứng câu hỏi phù hợp Thông tin chính xác, cụ thể, có hình ảnh

III MÔ TẢ, PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

bộ phận phân phối và dịch vụ hậu mãi

bộ phận cung cấp thiết bị điện tử

- Nhân viên vào làm việc tại công ty phải nộp hồ sơ đầy đủ, phòng quản lý sẽ lưu trữ thông tin của nhân viên và cấp cho nhân viên mã nhân viên và tài khoản để đăng nhập vào phần mềm của công ty nhằm tra cứu thông tin của mình

- Mỗi bộ phận làm việc có mức lương cơ bản khác nhau Dựa trên mức lương

cơ bản, mức lương tăng ca được tính thêm vào lương của nhân viên bằng 200% đến 300% lương cơ bản

- Dựa vào báo cáo của trưởng bộ phận và hoạt động của máy chấm công Hệ thống quản lý nhân sự liệt kê các khoản tiền thưởng và khấu trừ của nhân viên và thêm vào bảng lương hàng tháng

- Tiền lương cơ bản cộng với khoản tiền phụ cấp, tiền thưởng (nếu có), trừ đi khoản tiền nhân viên bị khấu trừ sẽ ra số tiền lương nhân viên nhận hàng tháng Ngoài ra nhân viên còn nhận được phiếu lương của mình, bao gồm đầy đủ các khoản cộng và trừ

- Quản lý nhân sự điều hành nhân viên, tuyển dụng thêm hoặc cắt giảm số lượng nhân viên dựa trên báo cáo của các trưởng bộ phận và tình hình công việc của công ty

- Dựa trên báo cáo và từ phần mềm quản lý, phòng quản lý phải lập báo cáo dựa trên biễu mẫu có sẵn và nộp lên cấp trên mỗi khi muốn điều hành

QUẢN LÝ TIỀN LƯƠNG

QUẢN LÝ

BỘ PHÂN LÀM VIỆC

Kiểm tra hồ sơ

tuyển dụng

Giờ làm chính thức

Mức lương từng

bộ phận

Mức lương chính thức

Mức lương tăng ca

Lương trợ cấp

Tiền phạt, các khoản khấu trừ

chức vụ làm việc, thử việc

Tuyển thêm nhân viên

Điều hành vị trí làm việc

Kiêm tra báo cáo

Cắt giảm nhân viên

3 MÔ HÌNH ERD

4 MÔ HÌNH QUAN HỆ

- NHANVIEN(MaNV, TenNV, SoCMT, NgaySinh, SoTaiKhoan,

DiaChi, SoDT, NgayLamViec)

- BOPHAN (MaBP, TenBP, DiaDiem, SDT, #MaNV)

- CHUCVU (MaCV, TenCV, HeSoLuong, NgayNhanChuc, #MaNV)

- KHAUTRU (MaKT, TenKT, MucKT, NgayKhauTru, #MaNV)

- CALAMVIEC (MaCLV, TenCLV, LuongCaLV, SoCaLV,

NgayLamViec, #MaVN)

- KTHUONGKLUAT(MaKTKL, TenKTKL, MucKTKL, NgayKTKL,

#MaNV)

5 TỪ ĐIỂN DỮ LIỆU

a nhân viên

STT NAME DATA TYPE CAPTION

1 MaNV Text Mã nhân viên

2 TenNV Text Tên nhân viên

3 SoCMT Number Số chứng minh thư

4 SDT Number Số điện thoại

5 NgaySinh Date time Ngày sinh

6 SoTaiKhoan Number Số tài khoản

7 DiaChi Text Địa chỉ

8 NgayLamViec Date time Ngày làm việc

b bộ phận

STT NAME DATA TYPE CAPTION

1 MaBP Text Mã bộ phận

2 TenBP Text Tên bộ phận

3 DiaDiem Text Địa điểm

4 SDT Number Dố điện thoại

5 MaNV Text Mã nhân viên

c chức vụ

STT NAME DATA TYPE CAPTION

1 MaCV Text Mã chức vụ

2 TenCV Text Tên chức vụ

3 HeSoLuong float Hệ số lương

4 MaNV Text Mã nhân viên

5 NgayNhanChuc Date time Ngày nhận chức

d khấu trừ

STT NAME DATA TYPE CAPTION

1 MaKT Text Mã khấu trừ

2 TenKT Text Tên khấu trừ

3 MucKT Number Mức khấu trừ

4 MaNV Text Mã nhân viên

5 NgayKhauTru Date time Ngày khấu trừ

e ca làm việc

STT NAME DATA TYPE CAPTION

1 MaCLV Text Mã ca làm việc

2 TenCLV Text Tên ca làm việc

3 MucLuongCLV Number Mức lương ca

4 SoCaLV Number Số ca làm việc

5 MaNV Text Mã nhân viên

6 NgayLamViec Date time Ngày làm việc

f khen thưởng – kỹ luật

STT NAME DATA TYPE CAPTION

1 MaKTKL Text Mã khen thưởng

4 MaNV Text Mã nhân viên

5 NgayKTKL Date time Ngày khen thưởng

kỷ luật

6 RANG BUỘC TOÀN VẸN

A Ràng buộc toàn vẹn liên bộ

D Ràng buộc toàn vẹn Phụ thuộc tồn tại

E Ràng buộc toàn vẹn liên thuốc tính – lien quan hệ