KẾ HOẠCH PHỎNG CHI TIẾT Người được hỏi: Nguyễn Thành Luân Người phỏng vấn: Võ Quốc Khương Xưởng may: Khang Thịnh Phát Địa chỉ: 87 Đường Số 8 Khu Phố 3, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức,
Trang 1TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP HCM
KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN
ĐỀ TÀI MÔN PHÂN TÍCH & THIẾT KẾ HỆ THỐNG MẠNG:
QUẢN LÝ XƯỞNG MAY
NHÓM THỰC HIỆN: NHÓM 8 SINH VIÊN GỒM:
NGUYỄN HOÀNG GIANG
VÕ QUỐC KHƯƠNG ĐẶNG HOÀI NHÂN PHAN QUANG THIỆN LỚP: 11CĐ-TM1
GVHD: NGUYỄN VĂN DANH
TP.HCM – Tháng 10/2013
Trang 2PHẦN A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG
I KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN:
KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN
Hệ thống: Xưởng may mặc Khang Thịnh Phát
Địa chỉ: 87 Đường Số 8 Khu Phố 3, Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ
Chí Minh
Người lập: Nguyễn Hoàng Giang-Võ Quốc Khương-Đặng Hoài Nhân-Phan Quang Thiện Ngày lập: 04/10/2013
STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc
1 Quản lý nhân sự Hiểu được chức năng và
cách quản lý công nhân
05/10/2013 05/10/2013
4 Quản lý hóa đơn Biết được cách quản lý hóa
đơn
05/10/2013 05/10/2013
Trang 3KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN CHI TIẾT Người được hỏi: Dương Thị Thanh Tuyền Người phỏng vấn: Nguyễn Hoàng Giang
Xưởng may:Khang Thịnh Phát
Địa chỉ:87 Đường Số 8 Khu Phố 3,
Phường Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành
Phố Hồ Chí Minh
- Thời gian hẹn: sáng ngày 4/10/2013
- Thời điểm bắt đầu: 8h
- Thời điểm kết thúc: 8h50
-Đối tượng: Quản lý của xưởng may
-Thu thập dữ liệu về công việc quản lý
xưởng
Các yêu cầu đòi hỏi:
Là người quản lí xưởng may trên 5 năm, có trách nhiệm với toàn bộ sổ sách, những vấn đề phát sinh trong quá trình phát triển của xưởng may
Trang 4KẾ HOẠCH PHỎNG CHI TIẾT Người được hỏi: Nguyễn Thành Luân Người phỏng vấn: Võ Quốc Khương
Xưởng may: Khang Thịnh Phát
Địa chỉ: 87 Đường Số 8 Khu Phố 3, Phường
Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ
Chí Minh
- Thời gian hẹn: sáng ngày 3/10/2012
- Thời điểm bắt đầu: 8h
- Thời điểm kết thúc: 8h30
- Đối tượng phỏng vấn: quản lý kho làm việc
tại xưởng hoặc những người có kinh nghiệm
trong việc này,…
- Cần thu thập được quy trình xuất nhập hàng
- Người được hỏi phải có vai trò quản lý trực tiếp ở kho… với trình độ từ trung cấp trở lên và có kinh nghiệm nhiều năm trong lĩnh vực này
Trang 5KẾ HOẠCH PHỎNG CHI TIẾT Người được hỏi: NGuyễn Thị Lài Người phỏng vấn: Đặng Hoài Nhân
Xưởng may : Khang Thịnh Phát
Địa chỉ: 87 Đường Số 8 Khu Phố 3, Phường
Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ
Chí Minh
- Thời gian hẹn:chiều ngày 5/10/2012
- Thời điểm bắt đầu: 13h
- Người được hỏi là người có vai trò quản
lý trực tiếp đến công việc ở giai đoạn kiểm hàng,báo cáo về sự cố lỗi hàng ,.có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực này
Trang 6KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN CHI TIẾT Người được hỏi: Mai Bích Vân Người phỏng vấn: Phan Quang Thiện
Xưởng may:Khang Thịnh Phát
Địa chỉ:87 Đường Số 8 Khu Phố 3, Phường
Linh Trung, Quận Thủ Đức, Thành Phố Hồ
Chí Minh
- Thời gian hẹn: chiều 4/10/2012
- Thời điểm bắt đầu: 13h
Trang 7II PHIẾU PHỎNG VẤN
Trang 8PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án: Quản lý xưởng may Chủ đề: Quản lý nhân sự
Người được hỏi: Dương Thị Thanh
Tuyền
Người phỏng vấn: Nguyễn Hoàng Giang
Câu hỏi 1: cô lưu trữ thông tin công nhân
bằng hình thức nào ?
Câu hỏi 2: Việc quản lý hồ sơ công nhân
gồm những công đoạn chính nào ?
Câu hỏi 3: Việc tổng kết số sách ,đánh giá
năng lực công nhân như thế nào và được
đánh giá dựa trên những yếu tố nào ?
Câu hỏi 4: Hiện nay nhà hàng của cô bố trí
công nhân như thế nào, có bao nhiêu người
và chức năng chính của họ là gì ?
Câu hỏi 5: lương của công nhân được phân
bố như thế nào, có bảo hiểm hay chính sách
nào khác ngoài lương cơ bản không ?
Câu hỏi 6 : Cô có mong muốn xây dựng
một hệ thống quản lý xưởng của mình bằng
phần mềm máy vi tính không ?
Câu hỏi 7 : Cô thấy những chức năng cần
thiết nào phải thêm vào phần mềm quản lý?
Trả lời: Mọi thông tin của công nhân được lưu trong sổ nhưng chỉ để được trong một thời gian thì phải ghi lại sang sổ khác
Trả lời: Quản lý hồ sơ công nhân cần phải có những việc như: Thêm hồ sơ mới, xóa hồ sơ công nhân đã nghỉ, xem thông tin và điều chỉnh hồ sơ
Trả lời: Tổng kết sổ sách, đánh giá năng lực
và trả lương nhân viên diễn ra cuối tháng Để đánh giá được khả năng của một nhân viên cô dựa vào các tiêu chuẩn: làm đúng chức năng
và tiến độ công việc, kế tiếp là cách làm việc Dựa vào đây có thể đánh giá và định lương nhân viên
Trả lời: Công nhân có trên 70 người được phân vào các tổ:tổ cắt, tổ may,tổ ủi,kế toán, kiểm hàng Công nhân cắt kiêm luôn việc đóng thùng khi xuất hàng ,
Trả lời: Ngoài lương cơ bản, lương của nhân viên được phân chia làm nhiều mức khác nhau tùy thuộc vào khả năng và sự cố gắng trong quá trình làm việc,có thưởng nếu làm tốt
Trả lời: nếu hệ thống giúp thuận tiện hơn so với khi ghi trên sổ sách và chi phí không quá cao thì đây cũng là 1 giải pháp tốt cho công việc quản lý
Trả lời: Những chức năng chính mà xưởng đang cần đáp ứng chính xác như quản lý hồ sơ công nhân, quản lý chấm công, quản lý tiền lương Tất cả đều phải được gói gọn trong phần mềm để việc quản lý trở nên thuận tiện hơn
Trang 9PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án:Quản lí xưởng may Chủ đề : quản lý nhập hàng
Người được hỏi:Nguyễn Thành Luân Người phỏng vấn:Võ Quốc KHương
Trang 10Câu1: Quy trình nhập hàng diễn ra như
Câu4: Trường hợp vải tồn kho thì anh sẻ
giải quyết thế nào
Trả lời: Thông thường sau khi bên xưởng đặt hàng thì khoảng 2 ngày sẽ có hàng.khi hàng tới,kiểm tra hóa đơn,số lượng hàng đã đặt,mã hàng,nếu đúng số lượng thì tiến hành nhập vào kho
Trả lời: chủ yếu là ghi nhận thong tin hàng,mã hàng tên hàng và thanh toán tiền ngay khi nhập hàng
Trả lời: thường thì bên tổ cắt sẽ lấy vải,tôi ghi nhận lại số lượng và mã hàng đã xuất kho
Trả lời: thường thì tôi sẽ báo số lượng vải tồn cho quản lý và kế toán sau đó lien hệ để thanh lý vải tồn
Đánh giá chung:
- Người được hỏi lịch sự, có kinh nghiệm trong lĩnh vực này
Trang 11PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án:Quản lí Xưởng may Chủ đề quản lý kiểm hàng và xuất hàng
Người được hỏi:Chị Lài Người phỏng vấn:Đặng Hoài Nhân
Câu hỏi 1: chị có phân loại hàng khi
kiểm hay không
Câu hỏi 2: Để đảm bảo cho công việc
được tốt chị đã làm gì để đảm bảo được
yêu cầu này?
Trả lời: Có,chị phân loại theo mã hàng,size hàng…
Trả lời: Khi hàng đã may thành phẩm,thì sẽ được chuyễn lên bộ phận kiểm của chị,khi đó sẽ phân loại theo mã hàng,size,và sau khi kiểm hàng cũng
sẽ được phân loại theo các lỗi như :vết bẩn,nút,đường chỉ…… và sẽ được trả về từng bộ phận để chỉnh sửa,còn lại hàng tốt sẽ được đưa ra
để đóng thùng
Trang 12Câu 3:hàng sau khi đã đạt yêu cầu thì
công việc của cô là gì
Câu 4:nếu hàng bị lỗi nhiều hoặc ko đủ
Đánh giá chung:
- Người được hỏi trả lời đẩy đủ, chi tiết
PHIẾU PHỎNG VẤN
Dự án:quản lý xuởng may Chủ đề:Quản lí hoá đơn
Người được hỏi:Chị Vân Người phỏng vấn:Phan Quang Thiện
Câu 1: Xuởng may giao tiền khi nhân
hang và xuất hàng như thế nào nào vậy
Chị?
Câu 2: Khánh hàng tiến hành đặt hàng
như thế nào vậ chị?
Câu 3: Chị có giữ lại hoá đơn không ?
Câu 4 : Truờng hợp có sự cố khi xuất
hang,vd như ko đủ hàng khi xuất thì chị
giải quyết như thế nào
Câu 5: Chị có xuất hóa đơn đỏ hay
không và trên hóa đơn đỏ có các mục
Trả lời: Khi nhập hang thì chị giữ hóa đơn khi ngừoi giao hang đưa và nhập lại vào máy,khi xuất hang sẽ ghi hóa đơn cho khách hang và sau
đó là nhập vào sổ
Trả lời: thuờng thì khách hàng sẽ gửi mẫu hàng cần may về xuởng,họ sẽ gửi mail truớc bao gồm hình mẫu,các thong tin chi tiết,và nếu cần thiết
họ sẽ cử ngừoi xuống xuởng để nói rõ thong tin
về mẫu hàng Trả lời: Có Để làm báo cáo sau mỗi đợt hang cừa xuất
Trả lời: khi đó chị sẽ tiến hành lập biên bản bồi thuờng cho khách hang
Trả lời: Có chứ! Đó là hóa đơn Giá trị gia tăng có tính thuế VAT Trên hóa đơn đỏ sẽ ghi rõ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua
Trang 13nào vậy chị
Câu 6: khi nhân viên kỹ thuật mua đồ để
chỉnh sửa máy móc hay mua những phụ
liệu khác thì như thế nào?
Câu 7: Việc ghi báo cáo thu chi chị làm
như thế nào?
danh mục hàng hóa dịch vụ, ngày thực hiện giao dịch, tổng giá trị hàng hóa dịch vụ, giá trị tính thuế VAT
Trả lời : khi đó ngừoi phụ trách kỹ thuật sẽ đi mua và yêu cầu hóa đơn,khi về giao lại hóa đơn cho chị và chị sẽ thanh toán lại cho ngừoi đó Trả lời: Báo cáo chi chị sẽ làm hàngngày ,còn báo cáo thu thì chị lập vào mỗi đợt sau khi hàng đựơc xuất
Đánh giá chung:
- Người được hỏi trả lời nhiệt tình
Trang 14III TỔNG HỢP THÔNG TIN:
và thanh toán,nhân viên kho phải ghi lại đầy đủ thong tin của mặt hàng vừa nhập
và lưu giữ hóa đơn.Khi các bộ phận lấy hàng ra khỏi kho để tiến hành sản xuất,nhân viên coi kho phải ghi nhận thong tin và số luợng hàng đã đuợc lấy
- Nhân viên quản lý bộ phận kiểm hàng và xuất hàng có nhiệm vụ chính là phân loại hàng,kiểm tra hàng đã đạt yêu cầu và ghi nhận về số lượng hàng đã đạt và chưa đạt
- kế toán có nhiệm vụ chính quản lý tất cả các hóa đơn nhập xuất Ghi nhận tất cả thông tin như:mã hàng,số luợng hàng,số tiền thu chi họ và tên khách hàng,tên hàng
b Hoạt động của hệ thống:
- Xuởng làm việc từ 7h30 sáng đến 17h,sang làm việc từ 7h30 đến 12h,chiều làm việc từ 13h đến 5h.Tăng ca thì sẽ làm từ 16h đến 21h.Mỗi công nhân được quản lý thông qua thẻ công nhân,mỗi ngày làm việc bộ phận quản lý ghi nhận giờ vào làm,
Trang 15giờ kết thúc và cách làm việc của từng công nhân để có biện pháp khen thưởng hay xử lý theo nội quy của xuởng may
- Đối với các khách hàng tiến hành đặt hàng,khách hàng có thể gửi mail hoặc đến trức tiếp ở xuởng để gặp quản lý và tiến hành đặt hàng,sau đó quản lý xem xét những mặt hàng đang sản xuất và có kế hoạch với khách hàng
- Khi công nhân đến lấy hàng để sản xuất nhân viên kho ghi nhận lại số liệu nếu
có sự cố thiếu hàng như: thiếu vải nhân viên quản lý kho đối chiếu lại số liệu nếu đúng số liệu thì báo cáo với quản lý Nếu vì lý do ky thuật như công nhân làm sai, làm hỏng hàng thì tiến hành lập biên bản
- Khi hàng đã thành phẩm thì sẽ được chuyễn đến bộ phận kiểm hàng Bộ phận kiểm hàng sẽ phân loại hàng, hàng chưa đat yêu cầu sẽ được chuyễn đến từng bộ phận xử lý.Khi tất cả hàng đã đạt yêu cầu thì trưởng bộ phận kiểm hàng sẽ phân công những công nhân để đóng thùng và tiến hành xuất hàng
- Khi nhập hàng,nhân viên kho sẽ đưa hóa đơn cho kế toán để tiến hành chi trả,khi khách đặt hàng,để đảm bảo,yêu cầu khách hàng đặt cọc,và kế toán ghi biên nhận
đã nhận tiền cọc của khách hàng.khi hàng đã đạt yêu cầu,kế toán ghi hóa đơn để tiến hành xuất hàng,tất cả hóa đơn được kế toán lưu lại để báo cáo với quản lý và
để làm báo cáo thu chi
2 Các biểu mẫu:
Trang 16Mẫu 1: Phiếu Nhập
Kho
Mẫu 2:Phiếu Xuất Kho
Trang 17BẢNG CHẤM CÔNG
Tháng năm
Số:
Trang 18Số công hưởng lương thời gian
Số công nghỉ không lương
Số công hưởng BHXH
Cộng
Ngày tháng năm
Người chấm công Phụ trách bộ phận Thủ trưởng đơn vị
Trang 193 Liệt kê chức năng:
Quản lý nhân sự:
- Quản lý hồ sơ: việc quản lý hồ sơ công nhân thông qua : Mã công nhân,
họ và tên công nhân, ngày sinh, phái, số điện thoại, chức vụ Mỗi công nhân của xưởng có một tên, số điện thoại và mã công nhân duy nhất để phân biệt với các công nhân khác Chức vụ và giờ làm việc của mỗi công nhân được phân công theo hợp đồng lao động Khi có công nhân mới vào hay công nhân cũ xin nghỉ việc hồ sơ sẽ được cập nhật, điều chỉnh cho phù hợp
- Quản lý chấm công: việc quản lý chấm công cần có thông tin về cách làm việc của công nhân trong xưởng như chức vụ của công nhân, số ngày làm việc trong tháng Tùy từng trường hợp nghỉ mà có cách chấm công khác nhau Từ đó quy ra công cho công nhân (Số công hưởng lương thời gian, số công nghỉ không lương, số công hưởng bảo hiểm xã hội)
- Quản lý tiền lương: dựa trên bảng chấm công và nội dung của hợp đồng lao động để trả lương , công nhân có thể được tạm ứng và số lương ứng
đó sẽ được trừ vào cuối tháng Nếu công nhân làm việc tố có trách nhiệm cao, hay vượt mức chỉ tiêu được đưa ra sẽ được thưởng thêm
- Báo cáo quản lý: công việc cuối cùng của việc quản lý nhân sự là tổng kết báo cáo quản lý
Trang 20 Quản lý nhập hàng:
- Tiếp nhận thông tin hàng : Tiếp nhận thông tin về các mặt hàng dựa trên yêu cầu sản xuất
- Kiểm tra mặt hàng: Kiểm tra số lượng,chất lượng,mã hàng
- Tiến hành nhập hàng: Tiến hành nhập hàng, báo cáo số lượng và thông tin hàng
Quản lý kiểm và xuất hàng:
- Quản lý kiểm hàng: phân loại hàng theo mã số,size và tiến hành kiểm hàng,ghi nhận hàng đạt yêu cầu và chưa đạt yêu cầu
- Quản lý hàng lỗi: hàng lổi sẽ được phân loại và đưa về những bộ phận
để tiến hành sửa
- Quản lý xuất hàng:kiểm tra hàng đạt yêu cầu và báo cáo quản lý.nếu đủ
số lượng tiến hành đóng thùng,nếu thiếu thì lập biên bản giải quyết
Quản lý hoá đơn:
- Lập hoá đơn: Sau khi khách đặt hàng,tiến hành lập hóa đơn nhận tiền cọc, kế toán sẽ lập hoá đơn và hoá đơn sẽ được quản lý thông qua:mã hàng, tên khách hàng, số lượng, thành tiền.lưu giữ lại hóa đơn khi nhập hàng.Viết phiếu chi cho những vấn đề phát sinh
- Cập nhật hoá đơn: nếu nhập thêm hàng hay nguyên liệu để sản xuất thì
kế toán tiến hành cập nhật thêm hóa đơn
- Thống kê hoá đơn: Hoá đơn sẽ được hệ thống lưu trữ và đến cuối mỗi đợt hàng sẽ thống kê
Trang 214 Xây dựng sơ đồ BDF:
a Sơ đồ phân rã chức năng hệ thống:
b Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhân sự:
Hệ thống quản lý
Quản lý nhân
sự
Quản lý nhập hàng
Quản lý kiểm
và xuất hàng
Quản lý hoá đơn
Quản lý nhân sự
Quản lý hồ sơ Quản lý chấm
công
Quản lý tiền lương
Báo cáo quản
lý
Trang 22c Sơ đồ phân rã chức năng quản lý nhập hàng:
d Sơ đồ phân rã chức năng quản lý kiểm và xuất hàng:
Quản lý kiểm và xuất
Tiếp nhận
thông tin hàng
Kiểm tra hàng Nhập hàng Quản lý nhập hàng
Trang 23e Sơ đồ phân rã chức năng quản lý hoá đơn:
Quản lý hoá đơn
Lập hoá đơn Cập nhật hoá
đơn
Thống kê hoá đơn