PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN.Đề tài: QUẢN LÍ SIÊU THỊ COOPMART

-Mặt hàng mới nhập về sẽ được nhân viên quản lý phụ trách tin học lưu trữ các thông tin của hàng vào hệ thống quản lý.. -Các thông tin bao gồm: Mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử

Đề tài: QUẢN LÍ SIÊU THỊ COOPMART

- Nhóm 6: - GV Hướng dẫn:

►Phan Tấn Tài ►Nguyễn Văn Danh

►Nguyễn Vũ Minh Thức

STT CHỦ ĐỀ YÊU CẦU NGÀY BẮT ĐẦU NGÀY KẾT THÚC

1 Quản lý quá trình nhập hàng Tìm hiểu quá trình

nhập xuất hàng hóa

28/09/2016 28/09/2016

2 Quản lý quá trình bán hàng Tìm hiểu về thông tin

khách hàng , hóa đơn , giá cả sản phẩm

29/09/2016 29/09/2016

3 Quản lý nhân viên Tìm hiểu trình độ,

kinh nghiệm của nhân viên

30/09/2016 30/09/2016

4 Quản lý hàng tồn kho Tìm hiểu quá trình xử

lí hàng tồn kho

01/10/2016 01/10/2016

II/ Các bản kế hoạch phỏng vấn cụ thể:

1 Kế hoạch phỏng vấn và phỏng vấn lần 1:

KẾ HOẠCH PHỎNG VẤN

Người được hỏi:

-Lê Thanh Tân

Người đi phỏng vấn:

-Nguyễn Vũ Minh Thức

Đia chỉ: Tại CoopMart

497 Hòa Hảo, phường 7,Quận Tân Bình,TPHCM

Thời gian : 28/09/2016 Thời gian bắt đầu phỏng vấn:13h00 Thời gian kết thúc phỏng vấn:13h35

Đối tượng được hỏi:

-Nhân Viên tư vấn

Các yêu cầu được hỏi:

- Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người phỏng vấn

Chương trình :

- Giới thiệu

- Tổng quan về dự án

- Tổng quan phỏng vấn

- Câu hỏi và trả lời

- Ý kiến người được hỏi

- Mỗi mặt hàng sẽ được đánh một

mã vạch Mỗi một mặt hàng kinh

doanh đều có một mã số riêng để phân biệt với những hàng khác Một mã bán hàng có độ dài theo cấu trúc của hệ

thống mã vạch barcode quốc tế đối với

những mặt hàng có in sẵn mã vạch của nhà sản xuất

-Mặt hàng mới nhập về

sẽ được nhân viên quản lý phụ trách

tin học lưu trữ các thông tin của hàng

vào hệ thống quản lý

-Các thông tin bao gồm: Mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính…

-Nguồn hàng được nhập dưới 2 hình thức: + Đơn đặt hàng: Hợp đồng mua bán giữa siêu thị và nhà cung cấp

+ Hợp đồng trao đổi hàng hoá giữa siêu thị với các doanh nghiệp khác

-Hàng nhập về ,thủ kho cần ghi thêm số lượng hàng nhập vào thẻ kho vì mỗi mặt hàng đều có thẻ kho riêng

6 Trên phiếu kho có những thông tin gì ?

7 Quy trình xuất hàng hóa như thế

nào?

- Gồm có: tên hàng , số lượng nhập, xuất tồn, ngày nhập xuất , số thứ

tự, vv

- Nhân viên bán hàng chuyển hàng từ kho ra quầy bán Quầy bán là nơi trưng bày nhiều mặt hàng cùng chủng loại để thuận tiện cho khách hàng mua hàng và giúp cho nhân viên

bán hàng dễ kiểm soát hàng hóa, khi hàng hóa hết hạn sử dụng để loại bỏ hay bổ sung lên quầy khi hết hàng

Địa chỉ: Tại CoopMart

497 Hòa Hảo, phường 7,Quận Tân Bình,TPHCM

Thời gian : 29/09/2016 Thời gian bắt đầu phỏng vấn:13h50 Thời gian kết thúc phỏng vấn:14h25

Đối tượng phỏng vấn là:

Nhân viên quản lý bán hàng

Các yêu cầu được hỏi:

- Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người phỏng vấn

Chương trình :

- Giới thiệu

- Tổng quan về dự án

- Tổng quan phỏng vấn

- Câu hỏi và trả lời

- Ý kiến người được hỏi

Phan Tấn Tài

2.Quá trình thanh toán hoạt động như thế

nào ?

3.Siêu thị có hình thức thanh toán cho các hóa đơn

số lượng lớn như thế nào ?

4.Trong hóa đơn gồm có những thông tin nào ?

cho phép nhân viên bán hàng lập hoá đơn tính tiền cho khách hàng một cách nhanh chóng Đối với các khách hàng mua lẻ thì hệ thống không cần lưu thông tin của khách hàng mà chỉ lưu lại hoá đơn để bộ phận kế toán thống

kê Đối với khách hàng thân thiết thì nhân viên lưu lại thông tin của khách hàng và cấp cho khách hàng thẻ khách hàng thân thiết với số điểm thưởng tương ứng giá trị hoá đơn mua hàng

- Đầu tiên sẽ cho quét mã đã biết giá sản phẩm rồi lưu vào hóa đơn, sau đó lưu vào hóa đơn , cuối cùng là in ra hóa đơn thanh toán tiền với khách hàng

- Ngoài việc bán lẻ, siêu thị còn bán sỉ cho các đơn vị cần mua với số lượng nhiều Với các đơn

vị này thì hệ thống cần phải lập hoá đơn chi tiết cho họ để thanh toán tiền Khi nhận được đơn đặt hàng, bộ phận tiếp nhận đơn đặt hàng kiểm tra khả năng đáp ứng đơn đặt hàng Nếu đủ khả năng đáp ứng đơn đặt hàng, bộ phận này sẽ nhập thông tin đơn đặt hàng vào hệ thống và in hóa đơn

Bộ phận giao hàng sẽ chuyển hàng và hóa đơn tới tận nơi cho khách hàng

- Gồm có: tên, mã và giá cả của sản phẩm , số tiền cần thanh toán và tiền dư, tên nhân viên

5.Siêu thị lưu thong tin của khách hàng như thế

mã trên thẻ và cộng điểm tích lũy

- Khi thanh toán lần đầu tiên, nhân viên siêu thị sẽ hướng dẫn khách hàng đang ký thành viên thân thiết Thông tin của khách hàng sẽ lưu vào thẻ và được cung cấp 1 mã để quét khi thanh toán.Những đợt mua hàng tiếp theo có giá trị > 50.000đ, trước khi thanh toán hóa đơn, khách hàng cần đưa thẻ khách hàng thân thiết cho nhân viên bán hàng, hệ thống sẽ tự động tính toán và cập nhật điểm thưởng của khách hàng

- Khách hàng có lựa chọn nhận hàng trực tiếp hoặc giao hàng tận nơi.Đối với giao hàng tận nơi , siêu thị sẽ lập phiếu giao hàng , khách hàng sẽ nhận được sản phẩm vào đúng thời gian được ghi trên phiếu giao hàng

- câu hỏi và trả lời

- ý kiến người được hỏi

PHIẾU PHỎNG VẤN

Dự án:

Quản lý nhân viên Người được hỏi:

Nguyễn Khánh Linh

Thời gian: 30/09/2016 Người phỏng vấn:

Phan Tấn Tài

Câu hỏi :

1 Siêu thị gồm có những phòng ban nào? Nhiệm

vụ của phòng ban đó ra sao ?

Trả lời:

Gồm có 5 phòng ban:

+ Tổ văn phòng: Giám đốc điều hành, phó giám đốc điều hành + Tổ thu ngân: Ghi nhận thông tin bán hàng

+ Tổ mặt hàng: Kiểm tra chất lượng hàng hóa , tình trạng hàng hóa của siêu thị

2 Siêu thị yêu cầu trình độ , kinh

nghiệm như thế nào ?

3 Thời gian làm việc , nghỉ phép

của nhân viên ra sao?

4.Nhân viên làm việc tại siêu thị có được hưởng

quyền lợi gì không?

5.Nhân viên siêu thị có trình độ am hiểu về máy

tính như thế nào?

6.Nhân viên siêu thị có thường xuyên được đào tạo

mỗi khi siêu thị nâng cấp máy móc ?

+ Tổ tin học: Thực hiện việc nhập xuất dữ liệu

+ Tổ bảo vệ: Kiểm tra , bảo vệ an ninh siêu thị

- Cần Tốt Nghiệp Trung Cấp quản lý

bản hàng siêu thị , đối với nam độ tuổi từ 18-55 , đối với nữ từ 18-50 Tùy thuộc vào chức vụ cần phải có trình độ tin học và ngoại ngữ , kinh nghiệm, kỹ năng chuyên môn hơp với vị trí

- Thời gian làm việc chia làm 2 ca sáng tối cố định và nhân viên nghỉ phép phải báo trước cho phòng quản lý nhân viên để phòng quản lý sắp xếp người vào thay chỗ cho người được nghĩ

- Nhân viên được tham gia đầy đủ chế độ như : BHYT, BHXH, BH thất nghiệp và mỗi nhân viên

có quyền được ứng cử và bổ nhiệm vào các vị trí trong ban quản lý

Địa chỉ: : Tại CoopMart

497 Hòa Hảo, phường 7,Quận Tân Bình,

TPHCM

Thời gian : 01/10/2016 Thời gian bắt đầu phỏng vấn:15h30 Thời gian kết thúc phỏng vấn:16h05

Đối tượng phỏng vấn là:

Quản lý nhân viên

Các yêu cầu được hỏi:

- Vai trò, vị trí, trình độ, kinh nghiệm của người phỏng vấn

- Câu hỏi và trả lời

- Ý kiến người được hỏi

Phan Tấn Tài Câu hỏi:

1 Siêu thị xử lí hàng tồn kho như thế nào?

Trả lời:

Để giảm bớt hàng tồn kho và thu hồi lại vốn, siêu thị buộc phải chấp nhận một khoản thiệt hại để bán được hàng Và giảm giá là điều không thể tránh khỏi

Có hai phương pháp thông thường để giảm giá bán là: mua 1 tặng 1 và giảm giá 50%

2 Hàng tồn kho do ai phụ trách xử lí?

3.Hàng tồn kho được chia làm mấy loại ?

4.Khi hàng tồn kho sắp hết hạn hoặc hết hạn thì

siêu thị sẽ xử lí như thế nào ?

5.Trên các mặt hàng tồn kho gồm có những thông

tin gì ?

6.Siêu thị đã dùng phương pháp gì quản lí hàng tồn

kho một cách hiệu quả?

+ Tổ mặt hàng: tình trạng hàng tồn kho của siêu thị

+ Tổ tin học: Thực hiện việc nhập xuất dữ liệu hàng tồn kho

_ Hàng tồn kho được chia làm 2 loại:

+ Hàng tồn kho sắp hết hạn

+ Hàng tồn kho hết hạn

_ Nếu hàng đã hết hạn thì cty sẽ đem đi phân hủy hoặc tái chế Còn đối với những mặt hàng sắp hết hạn, nhân viên quản lí hàng tồn kho sẽ thống kê danh sách các mặt hàng tồn kho sắp hết hạn, sau đó đem đi phân phối cho các nhà bán lẻ bên ngoài với mức giá ngang ngửa vốn lúc nhập hàng Hoặc tố chức chương trình khuyến mãi, ưu đãi, giảm giá đối với những mặt hàng này

Như thế cty có thể thu hồi lại vốn và tránh tổn thất cho cty

_ Các thông tin bao gồm: Mã vạch, giá bán, ngày sản xuất, hạn sử dụng, số lượng, đơn vị tính…

+Sắp xếp hàng hóa trong kho một cách khoa học +Thường xuyên kiểm kê hàng hóa theo định kỳ +Luôn đảm bảo định mức tồn kho tối ưu +Đầu tư công nghệ và nâng cao trình độ quản lý kho

III/ Mô tả chi tiết hệ thống và một số biễu mẫu:

1 Mô tả chi tiết hệ thống:

a) Quá trình nhập hàng hóa

Khi nhà cung cấp giao hàng, nhân viên nhập hàng sẽ tiếp nhận hàng hóa, đồng thời kiểm tra xem thông tin về nhà cung cấp và những hàng hóa được nhập có sẵn trong danh mục chưa Nếu chưa có thông tin về nhà cung cấp lẫn hàng hóa được nhập tức đây là mặt được nhập lần đầu, nhân viên phải nhập đầy

đủ thông tin của nhà cung cấp và hàng hóa Trong trường hợp chỉ thiếu thông tin nhà cung cấp hoặc thông tin hàng thì nhân viên chỉ cần tạo danh mục cho thông tin còn thiếu Khi đã có đầy đủ thông tin, nhân viên nhập hàng sẽ tiến hành lập phiếu nhập hàng, in và lưu trữ phiếu Khi phiếu nhập được lập xong, số lượng hàng hóa mới sẽ tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu

b) Quá trình bán hàng hóa

Khi khách đến mua hàng và có yêu cầu thanh toán, nhân viên thu ngân sẽ tiếp nhận yêu cầu thanh toán Nhân viên phải kiểm tra xem hàng có mã vạch không, nếu không có mã vạch nhân viên này sẽ yêu cầu nhân viên chịu trách nhiệm quản lý các quầy hàng kiểm tra lại mã hàng Ngược lại, nhân viên sẽ tiến hành tính tiền và lập hóa đơn cho khách hàng Hóa đơn sau khi lập được in cho khách hàng và lưu trữ lại

Số lượng hàng trên quầy được tự động cập nhật vào cơ sở dữ liệu

c) Quản lý nhân viên

Siêu thị gồm có Tổ văn phòng : giám đốc điều hành Tổ thu ngân: ghi nhận thông tin bán hàng Tổ mặt

hàng: Kiểm tra chất lượng hàng hóa , tình trạng hàng hóa của siêu thị Tổ tin học: thực hiện việc nhập

xuất dữ liệu và tổ bảo vệ: kiểm tra , bảo vệ an ninh siêu thị Mỗi nhân viên phòng cần Tốt Nghiệp Trung

Cấp quản lý bản hàng siêu thị , đối với nam độ tuổi từ 18-55 , đối với nữ từ 18-50 Tùy thuộc vào chức

vụ cần phải có trình tin học và ngoại ngữ , kinh nghiệm, kỹ chuyên môn hơp với vị trí

d) Quản lý hàng tồn kho

Cuối ngày hoạt động hay bất cứ khi nào có yêu cầu kiểm kê hàng tồn kho, nhân viên kiểm kê sẽ tiến hành lập phiếu kiểm kê cho mặt hàng cần phải kiểm kê Đồng thời đối chiếu với các phiếu nhập, phiếu xuất, hóa đơn bán ra để biết số lượng hàng hóa lưu thông như thế nà

2.Hóa đơn mua hàng:

3.Phiếu nhập kho:

Bộ phận:… (Ban hành theo QĐ số:15/2006/QĐ-BTC

PHIẾU NHẬP KHO

Ngày….Tháng….năm Nợ:………

Số:……… Có:………

-Họ và tên người giao:………

-Theo:………số……… ngày……tháng……năm……của………

Nhập kho tại:………Địa điểm………

S

T

T

Tên nhãn hiệu,quy cách

phẩm chất vật tư,dụng

cu,sản phẩm,hàng hóa

Mã

số

Đơn

vị tính

Số lượng

Đơn giá Thành tiền Theo

chứng từ

Thực nhập

Cộng

-Tổng số tiền(viết bằng chữ:)………

-Số chứng từ gốc kèm theo………

Ngày………tháng……năm……

Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (hoặc bộ phận có nhu cầu nhập) 4.Phiếu xuất kho: PHIẾU XUẤT KHO Ngày lập:………

Số phiếu nhập:………

Tên khách hàng: ………

Mã khách hàng:………

Địa chỉ:………

Diễn giải:………

STT Mã hàng Tên hàng ĐV tính Tên kho Số lượng Đơn giá Thành tiền Cộng:………

Số tiền bằng chữ:………

Tên người nhận Tên người giao ……… ………

5.Sơ đồ phân rã chức năng:

:

Hệ thống quản lí siêu thị

QL quá trình nhập hàng QL quá trình bán hàng QL nhân viên QL hàng tồn kho

Báo cáo

6.Mô hình ERD:

7 Chuyển mô hình ERD sang lược đồ quan hệ:

NHANVIEN (MaNV, TenNV, SoDienThoai, Diachi, #Sophieunhap, #Sophieuxuat, #MaHD,

#SophieuKK)

HANGHOA (MaHH, TenHH, DonViTinh, HanSD, Diachi)

CO_PN(#MaHH, #Sophieunhap, Soluong, Dongia)

NCC (MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, #Sophieunhap)

PHIEUNHAP (Sophieunhap, Tenphieunhap, Ngaylap)

KT_NHAP(#Sophieunhap, #SophieuKK, Soluong)

PHIEUXUAT (Sophieuxuat, Tenphieuxuat, NgayXuat)

HOADON(MaHD, TenHD, Soluong, Donvitinh, Ngaylap)

KT_HD(#MaHD, #SophieuKK, Soluong)

PHIEUKIEMKE(SophieuKK, Tenhangkk, Ngaykt)

KT_XUAT(#SophieuKK, #Sophieuxuat, Soluong)

KHACHHANG(MaKH, TenKH, Diachi, SoDienThoai, #MaHD)

8 Tân từ:

Thực thể 1: NHANVIEN

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhân viên trong siêu thị

- Các thuộc tính: MaNV (thuộc tính khóa để phân biệt nhân viên này với nhân viên khác), TenNV, DiaChi, SoDienThoai

Thực thể 2: HANGHOA

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một loại hàng hóa trong siêu thị

- Các thuộc tính: MaHH (thuộc tính khóa để phân biệt hàng hóa này với hàng hoá khác); TenHH, DonViTinh, Soluong, HanSD

Thực thể 3: NCC

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một nhà cung cấp hàng hóa cho siêu thị

- Các thuộc tính: MaNCC (thuộc tính khóa),

TenNCC, DiaChi, DienThoai

Thực thể 4:KHACHHANG

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một khách hàng đến siêu thị

- Các thuộc tính: MaKH (thuộc tính khóa để phân biệt khách hàng này với khách hàng khác), TenKH, DiaChi, SoDienThoai

Thực thể 5: PHIEUNHAP

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu nhập hàng của siêu thị

- Các thuộc tính: Sophieunhap (thuộc tính khoá),

Tenphieunhap, Ngaylap

Thực thể 6: PHIEUXUAT

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu xuất hàng từ kho ra quầy của siêu thị

- Các thuộc tính: Sophieuxuat (thuộc tính khoá),

Tenphieuxuat, NgayXuat

Thực thể 7: HOADON

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một hóa đơn bán hàng của siêu thị

- Các thuộc tính: MaHD (thuộc tính khóa),

TenHD, Soluong, Donvitinh, Ngaylap

Thực thể 8: PHIEUKIEMKE

- Mỗi thực thể tượng trưng cho một phiếu kiểm kê của siêu thị

- Các thuộc tính: Sophieukk (thuộc tính khóa),

Tenhangkk, Ngaykt

9 Các ràng buộc toàn vẹn:

A.Ràng buộc toàn vẹn miền giá trị:

*R1: HOADON(MaHD, TenHD, Soluong, Donvitinh, Ngaylap)

B.Rang buộc toàn vẹn liên bộ:

*R1: NHANVIEN(MaNV, TenNV, SoDienThoai, Diachi, #Sophieunhap, #Sophieuxuat, #MaHD,

*R5: PHIEUXUAT(Sophieuxuat, Tenphieuxuat, Ngayxuat)

C.Ràng buộc toàn vẹn liên thuộc tính

*R1: NHANVIEN(MaNV, TenNV, SoDienThoai, Diachi, #Sophieunhap, #Sophieuxuat, #MaHD,

#SophieuKK)

PHIEUNHAP(Sophieunhap, Tenphieunhap, Ngaylap)

_Bối cảnh: NHANVIEN, PHIEUNHAP

_Phát biểu: NHANVIEN[Sophieunhap] C PHIEUNHAP[Sophieunhap]

_BTAH:

NHANVIEN - + +/-(*)

PHIEUNHAP + - +/-(*)

*R2: NHANVIEN(MaNV, TenNV, SoDienThoai, Diachi, #Sophieunhap, #Sophieuxuat, #MaHD,

#SophieuKK)

PHIEUXUAT(Sophieuxuat, Tenphieuxuat, NgayXuat)

_Bối cảnh: NHANVIEN, PHIEUXUAT

_Phát biểu: NHANVIEN[Sophieuxuat] C PHIEUXUAT [Sophieuxuat]

HOADON(MaHD, TenHD, Soluong, Donvitinh, Ngaylap)

_Bối cảnh: NHANVIEN, HOADON

_Phát biểu: NHANVIEN[MaHD] C HOADON[MaHD]

PHIEUKIEMKE(SophieuKK, Tenhangkk, Ngaykt)

_Bối cảnh: NHANVIEN, PHIEUKIEMKE

_Phát biểu: NHANVIEN[SophieuKK] C HOADON[SophieuKK]

_BTAH:

NHANVIEN - + +/-(*)

PHIEUKIEMKE + - +/-(*)

*R5: NCC(MaNCC, TenNCC, DiaChi, DienThoai, #Sophieunhap)

PHIEUNHAP(Sophieunhap, Tenphieunhap, Ngaylap)

_Bối cảnh: NHANVIEN, PHIEUNHAP

_Phát biểu: NHANVIEN[Sophieunhap] C PHIEUNHAP[Sophieunhap]

_Bối cảnh: KHACHHANG, HOADON

_Phát biểu: KHACHHANG[MaHD] C HOADON[MaHD]

_BTAH:

KHACHHANG - + +/-(*)

HOADON + - +/-(*)