bài giảng 8 hoạch định – lý thuyết tổ chức và quản trị

• Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạch định dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờ vào hoạch định mà tổ chức có được định hướng phát triển, thích nghi được với nhữ[r]

LÝ THUYẾT TỔ CHỨC VÀ QUẢN TRỊ

BÀI 8: Hoạch định

NỘI DUNG BÀI GIẢNG

HOẠCH ĐỊNH VÀ XÂY DỰNG MỤC TIÊU

• Mục đích và phân loại hoạch định

• Mục tiêu: nền tảng của hoạch định

• Các phương pháp dự báo trong hoạch định

HOẠCH ĐỊNH VÀ THỰC THI CHIẾN LƯỢC

• Hoạch định chiến lược

• Ma trận SWOT

• Ma trận phát triển – tham gia thị trường

• Các chiến lược cạnh tranh tổng loại

RA QUYẾT ĐỊNH QUẢN TRỊ

HOẠCH ĐỊNH VÀ XÂY DỰNG MỤC TIÊU

MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Tất cả các nhà quản trị đều phải làm công việc hoạchđịnh dưới hình thức này hay hình thức khác, vì nhờvào hoạch định mà tổ chức có được định hướng pháttriển, thích nghi được với những thay đổi, biến độngcủa môi trường, tối ưu hóa trong việc sử dụng nguồnlực và thiết lập được các tiêu chuẩn cho việc kiểm tra

MỤC ĐÍCH CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Bất kỳ một tổ chức nào trong tương lai cũng có sự thayđổi nhất định, và trong trường hợp đó, hoạch định làchiếc cầu nối cần thiết giữa hiện tại và tương lai

• Hoạch định sẽ làm tăng khả năng đạt được các kết quảmong muốn của tổ chức Hoạch định là nền tảng củaquá trình hình thành một chiến lược có hiệu quả

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

• Hoạch định thường được phân loại theo nhiều cáchkhác nhau như dựa vào thời gian (hoạch định ngắnhạn, hoạch định trung hạn, và hoạch định dài hạn), cấp

độ (hoạch định vĩ mô, hoạch định vi mô), mức độ(hoạch định chiến lược, hoạch định tác nghiệp), và lĩnhvực kinh doanh (dịch vụ, tài chính, nhân sự v.v )

• Ở Việt nam, cơ quan nào lập kế hoạch phát triển kinh

tế xã hội.

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

• Hoạch định chiến lược: trong loại hoạch định này nhà

quản trị thiết lập mục tiêu dài hạn và các biện pháptổng thể để đạt được mục tiêu trên cơ sở những nguồnlực hiện có và những nguồn lực có thể huy động

• Hoạch định tác nghiệp: là hoạch định nhằm nâng cao

hiệu quả hoạt động ở các đơn vị cơ sở, mang tính chitiết và ngắn hạn, thường ở các lĩnh vực cụ thể

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

 Koontz và O’Donnell phân chia việc hoạch định củamột tổ chức thành các nội dung như sau:

1 Nhiệm vụ và mục đích: giải thích lý do mà một tổ

chức tồn tại và phát triển

2 Mục tiêu: là các kết quả mong đợi mà một tổ chức

nhắm đến trong tương lai

3 Các chiến lược: các chính sách và chương trình hành

động tổng quát và sự triển khai các nguồn lực quantrọng để đạt được các mục tiêu toàn diện

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

4 Các chính sách: là những kế hoạch bao gồm các điều

khoản và những qui định để hướng dẫn hoặc khaithông những suy nghĩ và hành động khi quyết định

5 Các thủ tục: là những sự hướng dẫn về hành động

phải tuân theo để thực hiện một công việc nào đó

6 Các quy tắc: giải thích rõ hành động nào được phép

và không được phép làm

PHÂN LOẠI HOẠCH ĐỊNH

7 Các chương trình: là sự cụ thể hóa các chính sách,

chiến lược, các nhiệm vụ được giao, các bước phảitiến hành, các nguồn lực cần được sử dụng, để đạtđược kết quả nào đó

8 Ngân quỹ: là một bản tường trình về các kết quả

mong muốn được biểu thị bằng các con số Ngân quỹcòn là một phương tiện để kiểm tra

COLUMBUS

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu là kết quả mà những nhà quản trị muốn đạtđược trong tương lai cho tổ chức của họ Không cómục tiêu hoặc mục tiêu không rõ ràng thì kế hoạch sẽmất phương hướng

• Các tổ chức thông thường không phải chỉ hướng tớimột mục tiêu, mà thường là một hệ thống các mục tiêuphụ thuộc và ràng buộc lẫn nhau

• Mục tiêu phấn đấu của bạn trong 5, 10 năm, cả đời?

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu của các kế hoạch là hết sức phong phú,chúng có thể được phân thành những loại sau: (1) Mụctiêu thật và mục tiêu tuyên bố; (2) Mục tiêu ngắn hạn,trung hạn và dài hạn; và (3) Mục tiêu định tính và mụctiêu định lượng

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu thật và mục tiêu tuyên bố: Các mục tiêu

tuyên bố tùy theo đối tượng của tổ chức là ai mànhững mục tiêu này sẽ được diễn đạt khác nhau Ví dụnhư mục tiêu tuyên bố với cổ đông, với khách hàng,với những thành viên trong tổ chức, hoặc với cả cácđối thủ cạnh tranh thường không giống nhau

• Mục tiêu tuyên bố có thể khác với mục tiêu thật nhưngchúng đều chứa đựng sự thật Nếu không như vậy tấtnhiên mục tiêu đó khó có thể thuyết phục

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn: Mục tiêu

ngắn hạn là những mục tiêu mà tổ chức cần đạt đượctrong ngắn hạn (thời hạn dưới một năm), mục tiêutrung hạn đòi hỏi thời gian từ một đến năm năm, vàmục tiêu dài hạn có tính chất chiến lược trong dài hạn(thời gian dài hơn năm năm)

• Mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn khi tham gia

MỤC TIÊU: NỀN TẢNG CỦA HOẠCH ĐỊNH

• Mục tiêu định tính và mục tiêu định lượng: Mục

tiêu định tính thì không thể đo lường được hoặc rấtkhó đo lường Mục tiêu định lượng chỉ ra rõ ràngnhững kết quả có thể đo lường được

• Ví dụ: Mục tiêu định tính: “khuyến khích xuất khẩu nông sản sạch” Mục tiêu định lượng: “90% hồ tiêu xuất khẩu đạt chuẩn GlobalGap”.

SINH ĐẺ KẾ HOẠCH: TRẺ SINH RA SAU 3 NĂM KẾT

HÔN CÓ HỌC VẤN TỐT NHẤT

• Trẻ em sinh ra ngay trước hôn nhân của cha mẹ (mặc

dù cha mẹ vẫn kết hôn sau đó) vẫn có học vấn và việclàm kém hơn hẳn những người được sinh ngay sau hônnhân của cha mẹ

• Cụ thể là tỷ lệ số người tốt nghiệp đại học của nhữngngười sinh ngay trước hôn nhân chỉ bằng một nửa sovới những người được sinh ra ngay sau hôn nhân Họcvấn thấp hơn làm cho họ khó khăn hơn trong việc tìmkiếm các công việc kỹ năng cao

SINH ĐẺ KẾ HOẠCH: TRẺ SINH RA SAU 3 NĂM KẾT

HÔN CÓ HỌC VẤN TỐT NHẤT

QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU (MANAGEMENT BY OBJECTIVES – MBO)

• Thuật ngữ quản trị theo mục tiêu xuất hiện lần đầu tiên

vào năm 1954 trong quyển sách Thực Hành Quản Trị của Peter Drucker Sau đó, nó có nhiều tên gọi khác ví

dụ như “Quản trị theo kết quả” (Management byresults), “Quản trị mục tiêu” (Goals management),

“Kiểm soát và hoạch định công việc” (Work planningand review)

QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU (MANAGEMENT BY OBJECTIVES – MBO)

• Do tính hữu ích với công việc quản trị, Quản trị TheoMục tiêu được rất nhiều tổ chức lớn (v.v Google,Apple, Metro Cash & Carry), và không chỉ các tổ chứckinh doanh mà cả các tổ chức phi kinh doanh sử dụng

• Quản trị theo mục tiêu là phương pháp quản trị trong

đó nhà quản trị và những thuộc cấp cùng nhau thiết lậpmục tiêu rõ ràng Những mục tiêu này được các thànhviên tự cam kết thực hiện và kiểm soát

• Ngoài phương pháp quản trị theo mục tiêu còn phương pháp quản trị nào khác???

QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU (MANAGEMENT BY OBJECTIVES – MBO)

Quản trị theo mục tiêu bao gồm bốn yếu tố cơ bản:

1 Sự cam kết của các quản trị viên cao cấp với hệ thốngMBO;

2 Sự hợp tác của các thành viên trong tổ chức để xâydựng mục tiêu chung;

3 Sự tự nguyện tự giác với tinh thần tự quản của họ đểthi hành kế hoạch chung; và

4 Tổ chức kiểm soát định kỳ việc thực hiện kế hoạch

8 bước của quản trị theo mục tiêu (MBO)

1.Thiết lập mục tiêu chiến lược dài hạn cho toàn tổ chức

2 Phân bổ các mục tiêu chủ yếu cho các bộ phận và phân xưởng

6.Thực hiện kế hoạch

7.Đánh giá việc thực hiện mục tiêu

8 Khen thưởng cho việc thực hiện đạt được mục tiêu

MẪU QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU

LÃNH ĐẠO CAO CẤP

• Trở thành công ty dẫn đầu thị trường

• Đạt dòng ngân lưu $500,000 per month

• Trở thành thành viên Fortune 500

• Giảm chi phí vận hành xuống 5%

• Mở rộng sản lượng bán hải ngoại 10%

• Tăng tỷ lệ nợ/có lên 15%

• Tuyển mới hoặc đề bạt 1 lãnh đạo cấp ban

• Đạt tỷ lệ hoàn vốn cho sản phẩm mới là 1.5 năm

MẪU QUẢN TRỊ THEO MỤC TIÊU

BỘ PHẬN NHÂN SỰ

• Duy trì chỉ số hài lòng của nhân viên 85%

• Tăng độ gắn bó của nhân viên lên 90%

• Duy trì mức bồi thường 10% trên trung bình toàn

ngành

• Gặp gỡ với các bộ phận kinh doanh để xác định nhu

cầu tuyển dụng

• Duy trì tối thiểu 3 phỏng vấn đối với mỗi tuyển mới

• Tăng tỷ lệ tuyển mới kịp thời lên 80%

• Đạt được 15% tuyển dụng từ giới thiệu của nhân viên

• Tuyển một hãng đào tạo cho bộ phận bán

TRÚNG MỤC TIÊU

MẪU – MỤC TIÊU CHẤT LƯỢNG VÀ CHƯƠNG

TRÌNH HÀNH ĐỘNG

• Giới thiệu một biểu mẫu quản trị theo mục tiêu

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG

HOẠCH ĐỊNH

• Việc hoạch định là một quá trình quản trị mang tínhchất suy diễn Trong một số trường hợp các nhà quảntrị có thể đề ra phương hướng hành động bằng cách dựbáo Dự báo là một quá trình sử dụng thông tin quákhứ và hiện tại để dự đoán những sự kiện tương lai

• Hiện nay các nhà quản trị thường sử dụng bốn phươngpháp để dự báo tương lai, đó là: linh cảm, khảo sát thịtrường, phân tích chuỗi thời gian, và mô hình kinh tếlượng

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG

HOẠCH ĐỊNH

• Linh cảm: nhà quản trị có thể dựa trên cơ sở những số

liệu doanh số bán cũ, một số ý kiến nhận xét của kháchhàng rồi phản đoán theo bản năng, cảm giác của mình

để ước tính doanh số bán tương lai

• Khảo sát thị trường: ngoài các cơ sở dự đoán theo

phương pháp linh cảm, nhà quản trị có thể bổ sungthêm những thông tin qua việc khảo sát thị trường vào

dự đoán của mình

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG

HOẠCH ĐỊNH

• Phân tích chuỗi thời gian: sự biến động của doanh số

bán theo thời gian chịu tác động của một số yếu tố:thời vụ, theo chu kỳ phổ biến của hoạt động kinhdoanh, và xu hướng tiêu dùng Ví dụ, nhà quản trịdoanh nghiệp quần áo thời trang biết rằng doanh sốbán sẽ đạt mức cao nhất vào những tháng tết; họ cũngbiết một số người sẽ giảm mua quần áo thời trang khithu nhập của họ giảm và ngược lại Để hoạch định dàihạn, nhà quản trị cũng phải hiểu biết một mức độ nhấtđịnh về xu hướng tiêu dùng quần áo thời trang

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG

HOẠCH ĐỊNH

• Mô hình kinh tế lượng: Các mô hình kinh tế lượng

cho phép đánh giá ảnh hưởng của một số biến số đếndoanh số bán, (ví dụ: các biến số là mức lạm phát, thunhập trung bình, thị hiếu tiêu dùng v.v…của các nămtrước)

CÁC PHƯƠNG PHÁP DỰ BÁO TRONG

• Kinh tế là ngành coi trọng toán học nhất trong số các

SINH VIÊN HỌC KÉM LÀM QUẢN LÝ NHIỀU

HƠN SINH VIÊN HỌC GIỎI?

• Điều tra việc làm sau khi ra trường của 1700 sinh viên

ĐH Kinh tế quốc dân (ra trường năm 2015 và 2016),cho thấy một kết quả rất kinh ngạc Sinh viên học giỏi

có lương cao hơn, nhưng tỷ lệ làm công việc quản lýlại thấp hơn Cụ thể là tỷ lệ sinh viên tốt nghiệp khá vàtrung bình sau khi ra trường làm quản lý lại cao hơnđáng kể sinh viên tốt nghiệp xuất sắc và giỏi

SINH VIÊN HỌC KÉM LÀM QUẢN LÝ NHIỀU HƠN

DỰ BÁO CỦA CÁC NHÀ KINH TẾ

• Các nhà kinh tế không bao giờ dự báo chính xác đượcsuy thoái và lạm phát Nếu xin tư vấn 10 nhà kinh tếthì có thể sẽ có 10 ý kiến khác nhau Vậy thì tại saovẫn cần các nhà kinh tế?

HOẠCH ĐỊNH VÀ THỰC THI CHIẾN LƯỢC

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

• Trước khi nhà quản trị sản xuất, marketing, nhân lực…

có thể xây dựng được những kế hoạch cho bộ phận củamình, thì cần phải xây dựng một kế hoạch cho toàn bộ

tổ chức Nếu không thì các kế hoạch của từng bộ phậnđược xây dựng một cách tự phát, thậm chí là mâuthuẫn nhau giữa bộ phận này và bộ phận khác

• Lập kế hoạch tổng thể cho toàn bộ tổ chức trong dàihạn thường được gọi là hoạch định chiến lược

HOẠCH ĐỊNH CHIẾN LƯỢC

Hoạch định chiến lược bao gồm:

• Xây dựng các kế hoạch dài hạn, hoặc mang tính quantrọng và quyết định làm nền tảng để triển khai các hoạtđộng thường xuyên lâu dài ở một tổ chức

• Vạch kế hoạch và tổ chức thực hiện các loại chiến lược

và sách lược như chiến lược kinh doanh, đầu tư,marketing, nhân sự.v.v

• Phối hợp hoạt động chiến lược giữa các bộ phận vớinhau

BA CẤP ĐỘ CHIẾN

LƯỢC CỦA TỔ CHỨC

PHIM: DẤU ẤN LÀNG CÔNG NGHỆ VIỆT

Ma trận phát triển và tham gia thị trường (BCG)

Các chiến lược cạnh tranh tổng loại của Michael

Porter.

MA TRẬN SWOT

MA TRẬN SWOT

• Mô hình phân tích SWOT là kết quả của một cuộckhảo sát trên 500 công ty có doanh thu lớn nhất do tạpchí Fortune bình chọn và được tiến hành tại ViệnNghiên cứu Standford trong thập niên 60 – 70, nhằmmục đích tìm ra nguyên nhân vì sao nhiều công ty thấtbại trong việc thực hiện kế hoạch

MA TRẬN SWOT

Lập một ma trận SWOT bao gồm các bước sau:

1 Liệt kê các điểm mạnh chủ yếu bên trong tổ chức

2 Liệt kê các điểm yếu bên trong tổ chức

3 Liệt kê các cơ hội lớn bên ngoài tổ chức

4 Liệt kê các đe doạ quan trọng bên ngoài tổ chức

MA TRẬN SWOT

• Mục đích kết hợp trong 4 bước cuối cùng là để đề racác chiến lược khả thi có thể chọn lựa chứ không phảilựa chọn hay quyết định chiến lược nào là tốt nhất Do

đó, không phải tất cả các chiến lược được phát triểntrong ma trận SWOT đều được lựa chọn để thực hiện

MA TRẬN SWOT

• Ma trận SWOT là công cụ kết hợp quan trọng có thểgiúp cho các nhà quản trị phát triển 4 loại chiến lược:(1) Chiến lược điểm mạnh– cơ hội (SO); (2) Chiếnlược điểm yếu – cơ hội (WO); Chiến lược điểm mạnh– nguy cơ (ST); và Chiến lược điểm yếu – nguy cơ(WT)

MA TRẬN SWOT:Chiến lược SO

• SO là chiến lược sử dụng những điểm mạnh bên trongcủa doanh nghiệp để tận dụng những cơ hội bên ngoài.Tất cả các nhà quản trị đều mong muốn tổ chức của họ

ở vào vị trí mà những điểm mạnh bên trong có thểđược sử dụng để lợi dụng những xu hướng và biến cốcủa môi trường bên ngoài

MA TRẬN SWOT:Chiến lược SO

• Thông thường các tổ chức sẽ theo đuổi các chiến lược

WO, ST hay WT để có thể ở vào vị trí mà họ có thể ápdụng các chiến lược SO Khi doanh nghiệp có nhữngđiểm yếu lớn thì nó sẽ cố gắng vượt qua, làm chochúng trở thành những điểm mạnh Khi một tổ chứcphải đối đầu với những mối đe doạ quan trọng thì nó

sẽ tìm cách tránh chúng để có thể tập trung vào những

cơ hội

MA TRẬN SWOT:Chiến lược WO

• WO là chiến lược nhằm cải thiện những điểm yếu bêntrong bằng cách tận dụng những cơ hội bên ngoài Đôikhi những cơ hội lớn bên ngoài đang tồn tại, nhưngdoanh nghiệp có những điểm yếu bên trong ngăn cản

nó khai thác những cơ hội này

MA TRẬN SWOT:Chiến lược ST

• ST là chiến lược sử dụng các điểm mạnh của doanhnghiệp để tránh khỏi hay giảm đi ảnh hưởng củanhững mối đe doạ bên ngoài Điều này không có nghĩa

là một tổ chức hùng mạnh luôn luôn gặp phải nhữngmối đe doạ từ bên ngoài

MA TRẬN SWOT:Chiến lược WT

• WT là các chiến lược phòng thủ nhằm làm giảm đinhững điểm yếu bên trong và tránh khỏi những mối đedoạ từ bên ngoài Một tổ chức đối đầu với vô số mối

đe doạ bên ngoài và những điểm yếu bên trong có thểkhiến cho nó lâm vào hoàn cảnh không an toàn chútnào Trong thực tế, một tổ chức như vây phải đấutranh, liên kết để tồn tại, hạn chế chi tiêu, tuyên bố phásản hay phải chịu vỡ nợ

SWOT SỮA VINAMILK

SWOT1: CHINH PHỤC BẠN GÁI CÙNG KHÓA NGẮN HẠN

SWOT1: CHINH PHỤC BẠN GÁI CÙNG KHÓA NGẮN HẠN

SWOT 2: MỘT NGƯỜI MUỐN KIẾM TIỀN TRÊN MẠNG

SWOT 2: MỘT NGƯỜI MUỐN KIẾM TIỀN TRÊN MẠNG

BÀI TẬP TÌNH HUỐNG

• Giả thiết nhóm của bạn (hoặc cá nhân bạn) dự định mở một doanh nghiệp nhỏ kinh doanh một loại hàng hóa hoặc dịch vụ nào đó Hãy thử phân tích SWOT cho doanh nghiệp đó.

MA TRẬN PHÁT TRIỂN – THAM GIA

THỊ TRƯỜNG

MA TRẬN PHÁT TRIỂN – THAM GIA

THỊ TRƯỜNG (BCG)

• Nhóm tư vấn Boston (Boston Consulting Group), mộtcông ty tư vấn về quản trị đã phát triển và phổ biếnmột nghiên cứu mang tên Ma trận Phát triển và Thamgia Thị trường được áp dụng khá thành công trongcông việc hoạch định chiến lược đối với các công tylớn

MA TRẬN PHÁT TRIỂN – THAM GIA

THỊ TRƯỜNG (BCG)

• Các công ty này có nhiều chi nhánh và có những đơn

vị kinh doanh chiến lược (SBU - Strategic BusinessUnits) Đó là những đơn vị kinh doanh được tổ chứccho một sản phẩm hay một nhóm sản phẩm bán chocùng một bộ phận khách hàng và có cùng một đối thủcạnh tranh Công cụ này giúp cho những người quảntrị các SBU có được phương hướng trong hoạch địnhchiến lược