Luận văn Thạc sĩ Quản trị văn phòng: Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức các cuộc họi họp, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị của Văn phòng công ty.

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP

CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

HÀ NỘI - 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành bài khóa luận này, tôi đã nhận được sự hỗ trợ, giúp đỡ của nhiều cá nhân, tổ chức Với tất cả tình cảm cho phép tôi được bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến tất cả các cá nhân và tổ chức đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình học tập và nghiên cứu đề tài Trước hết tôi xin gửi tới Khoa quản trị văn phòng và tòa thể các cán bộ giảng viên trong Khoa lời chúc sức khỏe và lời cảm ơn sâu sắc Đặc biệt hơn nữa, tôi xin chân thành cảm ơn tới Th.s Hoàng Văn Thanh, người đã hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm đề tài khóa luận này Với sự quan tâm, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình chu đáo, đến nay

tôi đã có thể hoàn thành xong bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài:“ Công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông ” Tiếp đến tôi xin chân thành cảm ơn đến Trung tâm thông tin thư

viện – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cho tôi được sử dụng những kiến thức và tìm kiếm thông tin, cùng các anh,chị và cô chú trong Văn phòng Công

ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đã tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tôi trong suốt thời gian thực tập tại Văn phòng Với điều kiện thời gian cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên, đề tài này không thể tránh được những thiếu sót Tôi rất mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cô để tôi có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của

mình,phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này Xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là nội dung nghiên cứu của tôi trong thời gian vừa qua Những kết quả báo cáo và các số liệu trong đây được thực hiện tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, không sao chép bất kỳ nguồn nào khác Tôi hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này

Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 2

3 Mục tiêu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

6 Giả thuyết nghiên cứu 3

7 Phương pháp nghiên cứu 3

8 Cấu trúc đề tài 3

PHẦN NỘI DUNG 4

CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 4

1.1 Khái niệm hội họp 4

1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp 4

1.3 Phân loại các cuộc hội họp 5

1.4 Quy trình tổ chức hội họp 7

1.4.1 Chuẩn bị hội họp 7

1.4.2 Tiến hành hội họp 12

1.4.3 Công việc sau hội họp 14

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 16

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao

thông 16

2.1.1 Quá trình hình thành Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 16 2.1.2 Giới thiệu khái quát về văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông 21

2.2 Khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 25

2.2.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 28

2.2.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị 30

2.2.2.1 Chuẩn bị nội dung hội nghị 30

2.2.2.2 Xây dựng chương trình nghị sự 31

2.2.2.3 Lập danh sách đại biểu, viết và gửi giấy mời 32

2.2.2.4 Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội nghị 33

2.2.2.5 Công tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị hội họp 34

2.2.2.6 Công tác thông tin truyền thông 34

2.2.2.7 Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị 35

2.2.2.8 Chuẩn bị ghi biên bản hội nghị 35

2.2.3 Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị 36

2.2.4 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 39

2.3 Nhận xét đánh giá về công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông 41

2.3.1 Ưu điểm 41

2.3.2 Nhược điểm 42

2.3.3 Nguyên nhân 42

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ

CHỨC HỘI HỌP CỦA VĂN PHÒNG CÔNG TY CP ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 44

3.1 Ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội nghị, hội họp 44 3.2 Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công tác hội họp 46 3.3 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội họp 46 3.4 Nâng cao kiến thức nghiệp vụ văn phòng của đội ngũ cán bộ, công nhân viên 48

KẾT LUẬN 50 TÀI LIỆU THAM KHẢO 51 PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

INTRACOM Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ở bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần phải có một bộ phận, đơn

vị chuyên lo về công tác thu thập, xử lý, truyền đạt các thông tin trong cơ quan về các nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh đạo và đảm bảo các điều kiện về cơ sở vật chất cũng như an ninh, an toàn cho toàn cơ quan, đơn vị bộ phận đó được gọi là Văn phòng Văn phòng

có hai chức năng chính đó là chức năng tham mưu, giúp việc và chức năng đảm bảo hậu cần Những nhiệm vụ cơ bản trong hoạt động của Văn phòng như: Xây dựng và tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin; Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho lãnh đạo; Xây dựng và củng cố bộ máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục của Văn phòng Trong các nhiệm vụ trên thì công tác tổ chức các cuộc hội họp có vai trò quan trọng trong hoạt động của

cơ quan, tổ chức

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức hội họp là một trong những hoạt động thực tiễn diễn ra thường xuyên trong môi trường làm việc, bởi lẽ đây là một trong những kênh trao đổi thông tin trực tiếp trong việc truyền đạt

và kiểm soát công việc

Trong thực tế tổ chức các cuộc hội họp tại văn phòng công ty Đầu tư xây dựng hạ tầng vào giao thông vẫn còn tồn tại một số hạn chế như: Công tác lập kế hoạch chưa lường trước được những tình huống phát sinh, cách sắp xếp vị trí chỗ ngồi của đại biểu chưa được lưu ý quan tâm; cở sở vật chất chưa được đầu tư tương xứng; đội ngũ lễ tân còn hạn chế về nghiệp vụ Xuất phát

từ lý do trên, cùng với việc để tìm hiểu rõ hơn về công tác hội họp tại công ty đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác cuộc họp

của công ty Chính vì vậy tội lựa chọn đề tài “Công tác tổ chức các cuộc hội

họp tại Văn phòng công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông” để làm khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác tổ chức hội họp tại các cơ quan, tổ chức đã được rất nhiều tác giả nghiên cứu, nhóm nghiên cứu được chia làm hai nguồn chính: một là các giáo trình, lý luận về công tác tổ chức hội nghị tại cơ quan, tổ chức; hai là các

đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại một cơ quan, đơn vị

cụ thể

3 Mục tiêu

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận về tổ chức các cuộc họi họp, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng và đề ra một số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ

chức hội nghị của Văn phòng công ty

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu lý luận về hội họp

- Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;

- Đề xuất một số giải pháp để hoàn thiện về công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công

ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;

6 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu công tác tổ chức các cuộc hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu

tư xây dựng hạ tầng và giao thông được nâng cao thì sẽ loại bỏ được những khâu trung gian không cần thiết cũng như công việc được tiến hành một cách thuận lợi giúp cho công ty có thể hiện đại hóa hơn trong công tác văn phòng

7 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp thống kê điều tra khảo sát

Chương 2: Thực trạng công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty

CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông;

Chương 3: Một số giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp của Văn phòng Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

PHẦN NỘI DUNG CHƯƠNG 1

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP 1.1 Khái niệm hội họp

Hội họp là một hoạt động không thể thiếu trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức Là hình thức cơ bản để phát huy và thực hiện quyền dân chủ, tạo điều kiện để mọi người lao động tham gia vào hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức Đồng thời đây cũng là hình thức nhằm thông báo, trao đổi bàn bạc, thảo luận để tạo ra sự thống nhất, phối hợp hành động để giải quyết một hoặc một số vấn đề mà mọi người cùng quan tâm

Hội họp là sự tập hợp ở một nơi để làm việc, hoặc tìm ra cách làm việc chung Là cuộc hộp mặt của nhiều người để bàn về một vấn đề quan trọng, diễn ra theo quy trình, thủ tục nhất định và thường đưa ra các nghị quyết hoặc các quyết định

(Nguyễn Thị Kim Thanh, Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng,Nxb Thống kê)

Như vậy có thể suy ra rằng khái niệm hội họp hiểu theo cách đơn giản

đó là hình thức sinh hoạt tập thể nhằm bàn bạc, trao đổi, đánh giá, hoặc cung cấp thông tin về một vấn đề nào đó, vấn đề này có thể được thồng nhất hoặc không thống nhất sau mỗi lần hội họp

1.2 Vai trò, ý nghĩa của công tác tổ chức các cuộc hội họp

- Khi cơ quan, tổ chức mở các cuộc Hội họp như “ Hội nghị , cuộc họp (ngoài ra còn có hội họp trao đổi thông tin, hội thảo quốc tế), sẽ giúp thủ trưởng cơ quan đánh giá được tình hình hoạt động của cơ quan trong từng tháng cho đến một năm, để từ đó phát huy những ưu điểm, khắc phục những hạn chế còn tồn tại trong quá trình hoạt động Sau đó cùng nhau bàn bạc tìm

ra phương án giải quyết để tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc và đưa ra

phương hướng hoạt động cho năm tới

- Tổ chức các cuộc hội họp là cơ hội để các phòng, ban, đơn vị trong cơ quan giao lưu, học hỏi lẫn nhau trong quá trình làm việc, nâng cao tinh thần đoàn kết trong nội bộ cơ quan, luôn đặt lợi ích của tập thể lên hàng đầu

- Các cuộc họp là nơi các thành viên trong cơ quan và ngoài cơ quan trao đổi, đóng góp ý về một vấn đề nào đó, giúp cơ quan có được nhiều phương án hoạt động và sau đó sẽ cùng nhau thống nhất một phương án tối

ưu nhất cho hoạt động của cơ quan, tổ chức Giúp cho hoạt động của cơ quan,

tổ chức được ổn định và bền vững

1.3 Phân loại các cuộc hội họp

Có nhiều căn cứ khác nhau để phân loại các cuộc hội họp trong đó điển hình có một số căn cứ phổ biến sau:

Căn cứ vào quy mô: gồm có

- Hội nghị

Thuộc loại này gồm có

+ Hội nghị của một ngành do cơ quan đầu ngành triệu tập

+ Hội nghị chuyên đề do cơ quan làm chủ đề triệu tập

+ Hội nghị khách hàng

+ Hội nghị tổng kết năm

Các hội nghị thường có quy mô lớn, đông người dự, nội dung vừa nhiều , về khối lượng vừa phải khái quát tổng hợp hoặc chuyên sâu về nội dung, đầu tư nhiều về kinh phí, việc tổ chức có khó khăn hơn rất nhiều so với các cuộc hội họp thông thường khác

- Cuộc họp

Thuộc loại này thường có

+ Các cuộc họp thường kì của các lãnh đạo cơ quan

+ Các cuộc họp của các cán bộ nhân viên trong cơ quan

+ Các cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan với khách ngoài cơ quan + Họp giao ban

+ Họp giữa lãnh đạo với các quản lý và nhân viên

+ Họp tham mưu

+ Họp chuyên môn

Đặc điểm chung của cuộc họp là : số lượng tham dự không nhiều, thời gian họp không dài, quy mô nhỏ, thường mang tính nội bộ trong cơ quan Vì vậy, việc đầu tư thời gian chuẩn bị và kinh phí không lớn Nội dung cuộc họp thường là những biện pháp công tác hoặc giải quyết các vụ việc cụ thể

Căn cứ vào quy trình quản trị

- Hội họp sơ kết , tổng kết nhằm đánh gía, rút kinh nghiệm

Căn cứ vào hình thức hội họp

- Hội họp chính thức, tổ chức công khau theo quyết định của lãnh đạo

- Hội họp không chính thức: được tổ chức trong diện hẹp không công khai hoặc mang tính nội bộ, nhằm bàn bạc những vấn đề quan trọng có nội dung bí mật hoặc chưa cần phổ biến rộng rãi

Căn cứ vào mục đích và tính chất của cuộc hội họp

- Hội họp trao đổi thông tin

- Hội họp triển khai công việc

- Hội họp mở rộng dân chủ

- Hội họp giải quyết vấn đề

1.4 Quy trình tổ chức hội họp

1.4.1 Chuẩn bị hội họp

Bước 1: Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp,:

xác định nội dung , chương trình nghị sự, bố trí thời gian cần thiết thực hiện nội dung chương trình, xác định cụ thể từng người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận Việc hội họp cần phải được đưa vào lịch và chương trình làm việc để có sự chuẩn bị nội dung chu đáo Trong bản kế hoạch hội họp cần nêu rõ những vấn dề sau

+ Tên buổi họp

+ Thời gian tham dự hội họp

+ Thành phần tham dự hội họp

+ Địa điểm hội họp

+ Phương tiện kĩ thuật, vật chất phục vụ buổi họp

+ Nội dung hội họp

+ Các chương trình khác( tham quan, văn nghệ, chiêu đãi)

+ Quy định thành phần hội họp Lập danh sách cụ thể đẻ căn cứ vào đó gửi giấy triệu tập hoặc thư mời hội họp Khi cần thiết phải gử trước nội dung họp và yêu cầu người được mời tham dự trả lời trong thời hạn nhất định có đến hay không

Bước 4: Lập Danh sách khách mời

Bước 8:

Chuẩn bị ghi biên bản

Bước 7 : Chuẩn bị thời gian

Bước 6:

Chuẩn bị địa điểm

Bước 5 : Soạn thảo thử mời

Bước 9: Chuẩn

bị kinh phí tổ

chức

+ Xác định thời gian hội họp, chuẩn bị phòng họp , bảo đảm đủ bàn ghế ánh sáng, âm thanh, bục báo cáo , khẩu hiệu, cờ, hoa nếu có

+ Chuẩn bị các phương tiện làm việc, tổ chức in ấn tài liệu phục vụ

cuộc họp, các trang thiết thị như máy ghi âm, loa đài

Bước 2: Lập kế hoạch

Tùy theo tính chất, quy mô, mục đích mà cơ quan, tổ chức đặt ra khi tổ chức hội họp việc lập kế hoạch hội nghị có thể được hoặc không được tiến hành hoặc phải có những yêu cầu đặc biệt trong kỹ thuật xây dựng

Kế hoạch: là một tập hợp những hoạt động, công việc được sắp xếp theo trình tự nhất định để đạt được mục tiêu đã đề ra

Kế hoạch Hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề cơ bản liên quan đến việc tổ chức Hội họp

Kế hoạch Hội nghị bao gồm các nội dung cơ bản sau:

+ Tên Hội họp

+ Thời gian Hội họp

+ Địa điểm Hội họp

+ Thành phần Hội họp

+ Nội dung Hội họp

Bước 3: Xây dựng chương trình nghị sự

Chương trình nghị sự Hội họp là một văn bản trình bày lịch trình công việc sẽ được tiến hành tại Hội nghị

Khi xây dựng chương trình nghị sự cán bộ chuyên môn phải xây dựng thành hai mẫu gồm:

+ Chương trình nghị sự nội bộ: Chỉ thông báo cho Ban tổ chức và những người tham gia điều hành hoặc hỗ trợ trong kỹ thuật điều hành Hội họp

+ Chương trình nghị sự công khai: Được thông báo cho các đại biểu đến tham gia Hội họp nhằm giúp đại biểu nắm được lịch trình hội nghị và ưu

tiên chú ý cho những nội dung mà họ quan tâm

Hai chương trình nghị sự về cơ bản đều phải trình bày các nội dung thông tin sau:

+ Trình tự vấn đề trình bày (cột số thứ tự)

+ Nội dung vấn đề

+ Thời gian thực hiện từng vấn đề

Bước 4: Lập danh sách khách mời

Giấy mời cần có nội dung như người được mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, các giấy tờ caanfmang theo Giaays mời họp phải được gửi trước ngày họp ít nhất 3 ngày làm việc , kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu và những gợi ý liên quan đến nội dung cuộc họp trừ trường hợp cuộc họp đột xuất

- Chuẩn bị việc ghi biên bản và làm các văn kiện cho hội nghị

Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp

- Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu của cuộc họp, người tiệu tập cuộc họp phải cân nhắc kỹ và quyết định thành phần , số lượng người tham dự cuộc họp cho phù hợp, bảo đảm tiết kiệm và hiệu quả

- Quản lý đơn vị được mời họp, phải cử người tham dự cuộc họp đúng thành phần, có đủ thẩm quyền, năng lực, trình độ, đáp ứng và yêu cầu của cuộc họp

- Trường hợp ngườ được triệu tập hoặc được mời là quản lý các bộ phận không thể tham dự cuộc họp thì có thể ủy quyền cho cấp dưới đủ khả năng đáp ứng nội dung và yêu cầu của cuộc họp đi họp thay

Bước 5: Soạn thảo giấy mời

Khái niệm: Giấy mời là một văn bản gửi đến để mời một cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia một sự kiện, vấn đề nào đó Bao gồm chi tiết về thời gian, địa điểm diễn ra sự kiện đó

Tùy thuộc vào vị trí của từng đại biểu, tính chất của mối quan hệ và các nghi thức phải tuân thủ sẽ có nhiều mẫu giấy mời khác nhau Sự trang trọng của giấy mời sẽ tạo nên những đánh giá ban đầu của đại biểu về thái độ, sự tôn trọng của cơ quan hay quy mô của chính Hội họp Thư ký sẽ là người trực tiếp soạn thảo giấy mời

Giấy mời cần đảm bảo các nội dung sau:

+ Tên cơ quan, đơn vị, cá nhân mời

Bước 6: Chuẩn bị địa điểm tổ chức hội họp

Việc lựa chọn địa điểm cho các Hội họp được căn cứ vào tính chất, mục đích của Hội họp, căn cứ vào số lượng và đặc điểm, vị trí của người tham

dự, căn cứ vào điều kiện của cơ quan, tổ chức Địa điểm tổ chức Hội họp có thể là ở trong cơ quan và ngoài cơ quan

Ngoài địa điểm tổ chức hội họp thì Ban tổ chức cần chuẩn bị thêm một địa điểm để dành cho đại biểu, khách mời trước khi vào tham gia Hội họp như khu vực để xe, khu vực vệ sinh, khu vực ăn uống, khu vực nghỉ giải lao

Khi đã lựa chọn được địa điểm tổ chức hội họp thì Ban tổ chức phối hợp với các cán bộ, phòng, ban, đơn vị chuẩn bị hệ thống như âm thanh, ánh sáng…để có phương án dự phòng

Sau khi đã chuẩn bị toàn bộ hệ thống và trang thiết bị tại hội trường thì Ban tổ chức cần kiểm lại toàn bộ các hệ thống và trang thiết bị một lần nữa để đảm bảo an toàn trong quá trình Hội họp diễn ra

Bước 7: Chuẩn bị thời gian

- Thời gian tiến hành 1 cuộc họp thuộc các loại cuộc họp dưới đây như sau:

+ Họp tham mưu, tư vấn không quá 1 buổi làm việc

+ Họp chuyên môn từ 1 buổi làm việc đến 1 ngày trường hợp đối với những dự án lớn, phức tạp thì có hể kéo dài thời gian hơn những cũng không quá 2 ngày

+ Họp tổng kết công tác năm không quá 1 ngày

+ Họp sơ kết , tổng kết chuyên đề 1 đến 2 ngày tùy theo tính chất và nội dung của chuyên đề

+ Họp tập huấn, triển khai nhiệm vụ công tác từ 1 đến 3 ngày tùy the tính chất và nội dung của vấn đề

Các loại cuộc họp khác thì tùy theo tính chất và nội dung mà bố trí tiến hành hợp lý, nhưng không quá 2 ngày

Bước 8: Chuẩn bị ghi biên bản hội họp

Biên bản: là loại văn bản ghi chép lại những sự việc đã xảy ra hoặc đang xảy ra

Biên bản Hội họp: là văn bản ghi lại những diễn biến của Hội họp, là bằng chứng để chứng minh cho các sự kiện xảy ra trong Hội họp

Công việc ghi biên bản tại Hội họp được giao cho một cá nhân hoặc do Thư ký Văn phòng trực tiếp đảm nhiệm

Để chuẩn bị tốt cho việc ghi biên bản tại Hội họp thì văn phòng cần thực hiện các công việc sau:

- Xin ý kiến lãnh đạo về hình thức ghi biên bản Hội họp để giao cho Thư ký Hội họp thực hiện tại Hội nghị

- Kiểm tra lại vị trí chỗ ngồi của Thư ký Hội họp

- Chuẩn bị các phương tiện phục vụ hoặc hỗ trợ kỹ thuật ghi biên bản

như máy tính, máy ghi âm, máy ảnh, sổ ghi biên bản, giấy ghi biên bản

- Ngoài ra cần chuẩn bị hồ sơ, tài liệu phục vụ cho kỹ thuật ghi biên bản Hội họp

Bước 9: Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội họp

Căn cứ vào quy mô và yêu cầu tổ chức, đơn vị chủ trì lập một bản dự trù kinh phí các khoản chi tiêu cho Hội họp như kinh phí trang trí hội trường (cờ, hoa, băng rôn, maket…), kinh phí đi lại cho đại biểu, kinh phí khen thưởng…Sau khi hoàn thành trình lên lãnh đạo cơ quan xem xét và phê duyệt nguồn kinh phí để tiến hành việc tổ chức Hội họp

1.4.2 Tiến hành hội họp

Bước 1: Đón tiếp đại biểu

Đón tiếp đại biểu là hoạt động đầu tiên diễn ra trong buổi hội nghị của

cơ quan, tổ chức Đây là giai đoạn đầu tiên có khả năng giúp cơ quan thể hiện

sự thiện chí của mình đến với các đại biểu, khách mời đến tham dự Hội họp

Tuỳ theo số lượng, trình độ và vị trí của từng đại biểu, thì Ban tổ chức

có thể áp dụng nhiều hình thức khác nhau trong việc đón tiếp đại biểu

+ Đối với Hội họp có quy mô nhỏ thì việc đón tiếp có thể được tiếp hành đối với từng đại biểu Việc đón tiếp đại biểu sẽ giao cho một cá nhân hay một nhóm người trong cơ quan đảm nhiệm

+ Đối với Hội họp có quy mô lớn có thể sử dụng băng rô, cờ hoa, khẩu hiệu chào mừng hoặc thông qua diễn văn khai mạc của người dẫn chương trình

Bước 1: Đón

tiếp đại biểu

Bước 2:

Điểm danh đại biểu

Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và giờ đọc báo cáo tham luận

Bước 4: Ghi biên bản

Đón tiếp đại biểu đòi hỏi cần phải chu đáo và thận trọng trong từng cử chỉ, tránh ảnh hưởng đến hình ảnh của cơ quan

Bước 2: Điểm danh đại biểu

Việc điểm danh đại biểu giúp cho Ban tổ chức xác định được chính xác

số lượng đại biểu chính thức đến tham dự Hội họp Điều này còn liên quan tới giá trị của các Hội họp

Hình thức điểm danh đại biểu trong Hội họp

+ Sơ đồ vị trí chỗ ngồi

+ Thẻ đại biểu

+ Đăng ký của trưởng đoàn đại biểu tại ban lễ tân

+ Một phiếu đăng ký có mặt bao gồm các nội dung sau: Họ và tên, đơn

vị công tác, chức vụ, thời gian…Ngoài ra có thể thêm một vài ghi chú để đại biểu biết như thời gian nộp lại phiếu, các thông tin góp ý từ phía đại biểu

Bước 3: Giữ đúng giờ giải lao và báo cáo tham luận cho đại biểu đọc tham luận

Để đảm bảo giữ đúng giờ giải lao trong quá trình hội nghị diễn ra thì Ban tổ chức nên công khai chương trình nghị sự Hội họp để gửi cho các đại biểu có liên quan Trong trường hợp chương trình nghị sự có sự thay đổi thì Ban tổ chức phải báo cáo kịp thời cho các đối tượng có liên quan

Giờ giải lao không chỉ giảm căng thẳng của Hội nghị mà còn là bước chuyển tiếp nội dung giữa các chương trình chính vì vầy việc duy trì giờ giải lao là rất cần thiết

Bước 4: Ghi biên bản

Người được giao nhiệm vụ ghi biên bản tại hội nghị không nhất thiết là Thư ký Văn phòng Thư ký cuộc họp có thể là cán bộ, nhân viên của cơ quan,

tổ chức

Các yêu cầu đối với việc ghi biên bản:

+ Đúng kỹ thuật

+ Đúng thể thức

+ Phải đảm bảo tính chính xác, trung thực người ghi biên bản phải phản ánh các thông tin, các sự kiện một cách chính xác, không được hư cấu và làm sai lệch nội dung

+ Phải có trọng tâm, trọng điểm người ghi biên bản cần xác định những nội dung nào không cần thiết, thông thường các biên bản thường ghi biên cần tóm tắt nội dung chính

Việc ghi biên bản cần tuân thủ các thủ tục sau:

+ Sau khi ghi xong biên bản phải thông qua lãnh đạo, việc thông qua này cũng phải được ghi vào biên bản

+ Biên bản phải có đầy đủ chữ ký của các đối tượng cơ bản có liên quan

+ Trường hợp phải gửi biên bản đến một cơ quan khác khi cần thiết thì phải được thủ trưởng cơ quan ghi xác nhận và đóng dấu Ngoài ra phải gửi kèm theo một công văn Nếu biên bản có nhiều trang phải đóng dấu giáp lai

1.4.3 Công việc sau hội họp

Bước 3: Lập hồ sơ

Bước 6: Rút kinh nghiệm tổ chức

Bước 5 Thông báo và triển khai kết quả

Bước 4: Lưu hồ

sơ Bước 7: Viết thư

cảm ơn

Khi Hội họp kết thúc cần tiến hành thực hiện các công việc sau:

+ Ban tổ chức phối hợp các phòng ban chức năng giải quyết các giấy

tờ, thủ tục liên quan tới kỹ thuật tổ chức Hội họp

+ Tiến hành thu thập các văn bản hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị để phục vụ công tác lập hồ sơ Hội họp

+ Lập hồ sơ Hội họp, bao gồm toàn bộ văn bản giấy tờ hình thành trong quá trình tổ chức hội nghị như biên bản Hội nghị, các báo cáo, diễn văn khai mạc, bế mạc…

+ Lưu hồ sơ

+ Giúp lãnh đạo thông báo và triển khai kết luận của cuộc họp

+ Tổ chức họp rút kinh nghiệm sau cuộc họp

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC CÁC CUỘC HỘI HỌP TẠI VĂN PHÒNG CÔNG TY CP

ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

2.1.1 Quá trình hình thành Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (INTRACOM) tiền thân là Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông đô thị 100% vốn Nhà nước Chính thức hoạt động theo mô hình Công ty cổ phần từ năm 2002

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viên INTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày càng lớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự

án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự

án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y

tế Phương Đông INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự

“an lạc-hạnh phúc” nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu

cầu về kỹ thuật và mỹ thuật.Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trong thị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.Để đi

vào hoạt động như các Công ty xây dựng khác Công ty đã “Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Nghị quyết số 51/2001/QH10 Quốc hội ban hành Luật sửa đổi, bổ sung một số điều liên quan đến đầu tư xây dựng cơ bản của Luật xây dựng cơ bản của Luật xây dựng số 16/2003/QH11”

Tên công ty: Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Tên giao dịch Quốc tế: Infastructure Investment and Transportations Contruction Joint Stock Company

Tên viết tắt: INTRACOM

Trụ sở chính: Tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn, quận Bắc Từ Liêm, TP Hà Nội

Tổng số cán bộ, công nhân viên: 253 người Trong đó: 3 người đạt trình

độ thạc sỹ, 143 người là kỹ sư chuyên môn, 42 người trình độ cử nhân và 65

người trình độ cao đẳng, trung cấp ( theo tổng hợp của Văn phòng năm 2015)

Kể từ khi thành lập đến nay Công ty đã và đang đầu tư xây dựng nhiều công trình đóng góp đáng kể vào sự phát triển của các lĩnh vực Kinh tế, chính trị, văn hoá của Thủ đô và cả nước Công ty từng bước xây dựng thương hiệu, truyền thống; Công ty đã được tặng thưởng nhiều giấy khen, bằng khen của Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội và các cơ quan Bộ ngành khác

a Cơ cấu tổ chức

 Chức năng của Ban lãnh đạo, phòng ban, đơn vị thuộc Công ty

cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,

chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty Chế độ quản lý Công ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối

ngoại và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,

quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty,…

Văn phòng Công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn Công ty xây dựng

các chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự

ở các phòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chính sách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Công

ty

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập

kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực hiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing

từ quá trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập

ra các chiến lược tiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình

thi công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán các nghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty Thông qua hạch toán ở các khoản thu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanh

thanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thời theo dõi cơ cấu vốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công

các công trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty là đơn giản, các phòng ban có các chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh được tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

b Chức năng nhiệm vụ của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng

và giao thông

Chức năng của công ty

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu

tư xây dựng, kinh doanh bất động sản…Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty Các phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất từ trên xuống dưới

Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án

Tổ hợp Y tế Phương Đông

Nhiệm vụ, quyền hạn của Công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực

hiện chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo đúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

2.1.2 Giới thiệu khái quát về văn phòng Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

a Cơ cấu tổ chức của Văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Bao gồm các vị trí sau:

1 Chánh văn phòng

2 Phó Chánh văn phòng

4 Nhân viên Văn thư – Lưu trữ

5 Nhân viên Quản trị

6 Nhân viên Lái xe

7 Nhân viên Lễ tân

8 Nhân viên Pháp chế - ISO

9 Nhân viên truyền thông bên ngoài

b Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông

Chức năng:

- Đề xuất cho Ban lãnh đạo Công ty về tổ chức bộ máy hoạt động và công tác tổ chức cán bộ của Công ty Thực hiện các chế độ chính sách cho

người lao động về lao động tiền lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ, truyền thông, hành chính, văn thư, lưu trữ, lễ tân

- Là cầu nối công tác từ Ban giám đốc đến các bộ phận, cá nhân và ngược lại

- Tham mưu cho Ban Giám đốc xây dựng, duy trì và phát triển môi trường làm việc văn minh, thân thiện và chuyên ngiệp

- Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc áp dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty; Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy định của pháp luật này của Phòng (Ban) trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ được giao

- Giải quyết quyết khiếu nại, tranh chấp phát sinh trong nội bộ Công ty; Công ty với các tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty

- Tham mưu cho ban lãnh đạo Công ty trong việc bổ nhiệm, điều động

và tiếp nhận nhân sự vào vị trí phù hợp

- Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho người lao động nhằm tạo ra một lực lượng lao động chuyên nghiệp

- Tổ chức, giám sát và thống kê các kỳ đánh giá nhân sự và tổng hợp đánh giá công tác nhân sự định kỳ; lập các báo cáo theo quy định

- Tổng hợp thành tích thi đua, hình thức khen thưởng của cá nhân và tập thể, đề xuất mức khen thưởng Tập hợp hồ sơ vi phạm kỷ luật của cá nhân

và tập thể trình Hội đồng thi đua khen thưởng kỷ luật của Công ty xem xét quyết định; Theo dõi việc thực hiện khen thưởng kỷ luật của Công ty

 Công tác lao động tiền lương

- Theo dõi và đề xuất thực hiện các quy định của nhà nước về quản lý

và sử dụng lao động, cập nhập và vận dụng các văn bản pháp quy liên quan đến chế độ chính sách cho người lao động Tiếp nhận và giải quyết thắc mắc

về chính sách, chế độ cho người lao động

- Phối hợp với các đơn vị liên quan kiểm tra hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện quy chế trả lương, thủ tục thanh toán tiền lương, HĐLĐ theo quy định của công ty và pháp luật

- Đề xuất lãnh đạo Công ty giải quyết chế độ chính sách đối với người lao động theo quy định của Bộ Luật Lao Động về tiền lương, các khoản phụ cấp, các chế độ BHXH, BHYT, BHTN và các khoản trợ cấp khác của người lao động

 Công tác Quản trị hành chính văn phòng

- Tổ chức các cuộc hội họp, hội thảo đối ngoại

- Thực hiện công tác Văn thư, Lưu trữ, quản lý công văn, văn bản của các đơn vị có liên quan gửi đến, xử lý các văn bản đi đảm bảo thông tin kịp thời, thông suốt

- Quản lý và sử dụng con dấu của Công ty trên nguyên tắc an toàn, bảo mật, đúng quy định

- Quản lý và lưu trữ hồ sơ pháp lý Công ty

- Các công việc về lễ tân, phục vụ hội họp, hội nghị, giải quyết các thủ tục hành chính cho CBNV trong Công ty

- Làm đầu mối đón tiếp các đơn vị, có quan hệ giao dịch đến làm việc với Công ty

- Theo dõi việc thực hiện các nội quy, quy định của Công ty về giờ

giấc, tác phong, lề lối làm việc của CBNV, tổng hợp các ý kiến giúp Ban lãnh đạo Công ty bổ sung, sửa đổi các quy chế nội bộ phù hợp với yêu cầu thực tế

- Quản lý văn phòng và trang thiết bị văn phòng

- Bố trí xe đưa đón CBNV và khách theo quy định của Công ty

 Công tác truyền thông đối ngoại

- Làm đầu mối xây dựng chương trình, sự kiện liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

-Phối hợp cùng các tổ chức đoàn thể tổ chức các sự kiện văn hóa doanh nghiệp và các buổi sinh hoạt tập thể trong Công ty

- Phối hợp với Ban pháp chế tuyên truyền, phổ biến, hướng dẫn các văn bản pháp luật

- Xây dựng, vận hành hệ thống thông tin truyền thông nội bộ,đối ngoại, quảng bá hình ảnh thương hiệu, các hoạt động sản xuất kinh doanh của Công

ty đến với khách hàng

- Thu thập, phản ánh đến Ban lãnh đạo các thông tin phản hồi của khách hàng bên ngoài một cách kịp thời chính xác

 Quản trị thương hiệu

- Xây dựng, duy trì, quảng bá hình ảnh, thương hiệu của Công ty

- Xây dựng, quản trị trang Web Công ty

- Thiết lập hồ sơ năng lực phục vụ công tác đối nội, đối ngoại của Công ty

 Công tác Đoàn thể

- Là đầu mối giúp việc cho Ban lãnh đạo Công ty trong việc đôn đốc tổ chức đoàn thể quần chúng trong cơ quan hoạt động, sinh hoạt theo đúng chức năng, nhiệm vụ của mỗi đoàn thể Xây dựng các đoàn thể vững mạnh, quan tâm nâng cao chất lượng hoạt động, sinh hoạt đáp ứng được công tác sản xuất kinh doanh của đơn vị

 Công tác pháp lý, Công tác ISO

- Kiểm tra, kiểm soát văn bản, hồ sơ, hợp đồng

- Cập nhập, tuyên truyền, phổ biến các văn bản pháp luật, hướng dẫn, giải đáp việc vận dụng các văn bản pháp luật liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Định kỳ kiểm tra và đánh giá việc vận dụng các quy phạm pháp luật này của Phòng (Ban) trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

- Giải quyết các khiếu nại, tranh chấp

- Đầu mối trong quá trình kiểm tra ISO

2.2 Khảo sát công tác tổ chức hội nghị tại văn phòng Công ty CP đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông

Trong hoạt động của các cơ quan, công sở việc tổ chức và điều hành có hiệu quả các cuộc hội họp có vai trò rất quan trọng Văn phòng công ty là đơn

vị thực hiện chức năng giúp việc hậu cần cho tổng công ty, chính vì vậy hầu như tất cả các cuộc họp, hội nghị của công ty, Văn phòng đều đứng ra tổ chức công tác hậu cần Chính vì vậy, Văn phòng mới có thể thống kê và báo cáo lãnh đạo công ty đầy đủ số lượng cuộc họp và hội nghị của cơ quan, của từng đơn vị trong từng năm

Theo thống kê tại Văn phòng công ty thì từ năm 2013 đến 2016 số lượng các cuộc họp và hội nghị mà Phòng đã tham gia vào công tác chuẩn bị

Nhìn chung trong hoạt động của Công ty CP Đầu tư xây dựng hạ tầng

và giao thông có nhiều hình thức tổ chức hội họp Mỗi hình thức hội họp có

những vai trò và ý nghĩa khác nhau Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, tôi xin đi sâu nghiên cứu chi tiết về công tác tổ chức Hội nghị của Công ty CP Đầu tư xây dựng hà tầng và giao thông

Theo những khảo sát và đánh giá tổng hợp của Văn phòng thì tại công

ty phải tiến hành những loại hội nghị sau:

 Các cuộc họp do Văn phòng công ty chủ trì

- Hội nghị ban Lãnh đạo công ty thường kỳ;

- Hội nghị giao ban hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác năm của công ty;

- Hội nghị giao ban các công ty và các phòng;

- Lãnh đạo công ty, làm việc với Lãnh đạo các công ty đối tác;

- Các Hội nghị khác để giải quyết công việc

 Các Hội nghị do các phòng ban trong công ty tổ chức

- Các đơn vị thuộc công ty tổ chức các Hội nghị do các lãnh đạo tổ chức để giải quyết công việc chuyên môn và các công việc khác theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi dơn vị được quy định

- Lãnh đạo các đơn vị có thể chủ trì các Hội nghị, làm việc với đại diện các cơ quan theo ủy quyền của Giám đốc và các Phó giám đốc phụ trách theo quy định tại Quy chế làm việc của công ty

Trong phạm vi thẩm quyền của Văn phòng công ty đã đươc quy đinh tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Văn phòng thì hiện nay Văn phòng phải

tổ chức các loại hội nghị sau đây:

- Hội nghị khách hàng;

- Hội nghị chuyên đề;

- Hội nghị khoa học;

(Nguồn: Báo cáo công tác hàng năm của Văn phòng công ty)

Như vậy căn cứ vào bảng số liệu này, chúng ta có thể thấy được số lượng các hội nghị do Văn phòng tổ chức trong từng năm là rất lớn Nếu đem

so sánh với bảng số liệu thống kê các loại hội nghị, hội họp của công ty ta có thể tính ra được cơ cấu hội nghị của Văn phòng chiếm bao nhiêu phần trăm trong cơ cấu tổ chức hội nghị của toàn công ty

Các cuộc hội nghị hội họp mang tính chất thường xuyên mà thành phần, địa điểm và thời gian tổ chức hội nghị đã được chuẩn hóa bằng các quy định của nhà nước hay đã được quy định tuy nhiên vẫn chưa tiêu chuẩn hóa bằng văn bản của công ty thì việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị là không bắt buộc Đấy là những Hội nghị giao ban tuần, tháng, năm và các Hội nghị

thường niên của Công ty và Văn phòng công ty

2.2.1 Công tác lập kế hoạch tổ chức hội nghị

Việc lập kế hoạch tổ chức Hội nghị có tính chính thức không hề đơn giản mà vô cùng phức tạp và nhiều bước Để hoàn thiện và cho ra sản phẩm cuối cùng là một bản kế hoạch hoàn chỉnh thông thường cán bộ, nhân viên

Văn phòng phải trải qua các bước sau:

Bước 1: Chủ trương

Lãnh đạo công ty ra chủ trương tổ chức hội nghị hoặc các lãnh đạo các

đơn vị đề xuất Lãnh đạo công ty quyết định tổ chức hội họp Lãnh đạo công

ty căn cứ vào kế hoạch công tác năm của công ty và sự chỉ đạo của đơn vị chủ quản ra chủ trương

Bước 2: Xây dựng tờ trình kế hoạch tổ chức Hội nghị

Đơn vị được phân công chủ trì tổ chức hội nghị làm tờ trình ban lãnh đạo công ty về nội dung, thành phần, thời gian, địa điểm và kinh phí để tổ chức hội nghị, phân công nhiệm vụ cho các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và phục vụ hội nghị

Trường hợp Văn phòng công ty được phân công chủ trì, bộ phận phụ trách xây dựng tờ trình Chánh Văn phòng căn cứ vào mục tiêu hội nghị mà phân công cho cán bộ, công chức làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị Những người được phân công phụ trách làm tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị phải là những người có trình độ chuyên môn cao và kinh nghiệm công tác trong việc lập và tổ chức hội nghị Bởi lẽ kế hoạch tổ chức hội họp là một văn bản có tính định hướng trình bày những vấn đề có liên quan đến việc tổ chức cuộc họp Do đó khi lập kế hoạch tổ chức phải đảm bảo một số yêu cầu nội dung cơ bản sau:

- Thể thức văn bản;

- Tính khả thi khi triển khai;

- Thời gian để chuẩn bị tổ chức thực hiện kế hoạch;

+ Thời gian tổ chức Hội nghị

+ Thành phần hội nghị

+ Nội dung chính của hội nghị

+ Kinh phí tổ chức hội nghị ( nếu cuộc họp diễn ra ở quy mô rộng )

+ Phân công tổ chức thực hiện

Bước 3: Xem xét và phê duyệt tờ trình kế hoạch tổ chức hội nghị

- Hội nghị toàn ngành (trường hợp phải xin ý kiến của Tổng giám đốc thì thực hiện theo quy chế làm việc của công ty);

- Hội nghị chuyên đề, tập huấn (thuộc lĩnh vực Văn phòng );

- Hội nghị khách hàng;

- Hội nghị Lãnh đạo công ty thường kỳ;

- Hội nghị giao ban hàng tuần, hàng tháng và tổng kết công tác hàng năm của công ty;

- Lãnh đạo công ty làm việc với Lãnh đạo các cơ quan khác

- Các Hội nghị khác để giải quyết công việc

Bước 4: Gửi tờ trình đã được phê duyệt cho các đơn vị liên quan

Sau khi Lãnh đạo công ty phê duyệt kế hoạch tổ chức hội nghị, cán bộ phụ trách soạn thảo sẽ mang bản kế hoạch tổ chức hội nghị xuống Văn phòng công ty để làm các thủ tục ban hành văn bản và nhân bản kế hoạch theo số lượng các đơn vị tham gia vào quá trình chuẩn bị tổ chức hội nghị để các đơn

vị thực hiện cho đúng với tiến độ mà kế hoạch đã đề ra

Bước 5: Phân công công việc

Việc thành lập Ban tổ chức không phải là một yêu cầu bắt buộc đối với tất cả các hội nghị Tuỳ theo tính chất, nội dung và quy mô của hội nghị mà

việc thành lập ban tổ chức hội nghị có thể được hoặc không được chính thức (trên văn bản) Đối với các hội nghị có quy mô nhỏ và mang tính chất thường xuyên thì Chánh Văn phòng công ty, sẽ có công văn phân công công việc cho các đơn vị có liên quan đến hội nghị (đã xác định trong kế hoạch tổ chức hội nghị) để thực hiện theo đúng như tiến độ đã được quy định rõ trong công văn

và kế hoạch

Đối với các cuộc hội họp lớn, Chánh Văn phòng sẽ cử cán bộ soạn thảo quyết định thành lập ban tổ chức và các ban, tiểu ban giúp việc tổ chức hội nghị Việc thành lập ban tổ chức hội nghị thường đi liền với việc phân công công việc phục vụ tổ chức hội nghị Thông thường cơ cấu tổ chức của một hội nghị bao gồm các thành phần sau:

- Tổng/ Phó giám đốc - Trưởng Ban, phụ trách quản lý, chỉ đạo toàn

bộ các công việc tổ chức hội nghị;

- Chánh Văn phòng - Phó ban, chỉ đạo thực hiện chuẩn bị nội dung hội nghị, cũng như công tác hậu cần của hội nghị;

- Lãnh đạo các đơn vị và phòng ban có liên quan đến hội nghị, - Thành viên, tham gia phối hợp với Văn phòng trong tổ chức hội nghị

Ban tổ chức hội nghị họp và phân công nhiệm vụ cho các đơn vị thành viên Sau khi có quyết định thành lập Ban tổ chức, Trưởng ban tổ chức và các thành viên trong ban tổ chức tiến hành Hội nghị, triển khai nội dung kế hoạch và tiến hành phân công công việc cho các đơn vị Các công việc được phân công theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị nhằm đảm bảo rằng

các công việc được thực hiện một cách chính xác và hiệu quả nhất

2.2.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị

2.2.2.1 Chuẩn bị nội dung hội nghị

a Đối với hội nghị khách hàng hoặc hội nghị chuyên đề Văn phòng công ty thông báo cho các đơn vị liên quan viết các báo cáo chính, báo cáo

tóm tắt và các tài liệu chuẩn bị Ban Tổ chức nội dung được phân công dự thảo và giám đốc, phó giám đốc phụ trách các lĩnh vực duyệt báo cáo và các tài liệu cần thiết khác Lãnh đạo các đơn vị và phòng ban được phân công có trách nhiệm kiểm tra kỹ về nội dung, hình thức các báo cáo, tài liệu trước khi trình giám đốc công ty ký duyệt

b Thời gian trình Lãnh đạo công ty duyệt

- Báo cáo chính phải gửi Văn phòng công ty trước hội nghị ít nhất 05 ngày làm việc để kịp hoàn tất các thủ tục trình Lãnh đạo công ty phê duyệt

- Các báo cáo chuyên đề cần Lãnh đạo công ty phụ trách lĩnh vực duyệt phải gửi trước ngày Hội nghị ít nhất 02 ngày làm việc

c Văn phòng công ty có trách nhiệm đôn đốc các đơn vị dự thảo báo cáo và trình Lãnh đạo công ty đúng thời gian quy định; kịp thời báo cáo Lãnh đạo công ty giải quyết những vấn đề vượt quá khả năng và quyền hạn của đơn

vị

d Đối với các hội nghị chuyên đề tập huấn công tác chuyên môn chỉ đề cập đến một nội dung theo chuyên ngành thì Ban Tổ chức chuẩn bị nội dung theo kế hoạch”

Việc chuẩn bị nội dung Hội nghị được giao trực tiếp cho các Ban Tổ chức hội nghị hoặc được giao cho các đơn vị có liên quan đến nội dung hội

nghị để chuẩn bị và trình Lãnh đạo công ty duyệt

2.2.2.2 Xây dựng chương trình nghị sự

Chương trình nghị sự hội nghị là một văn bản trình bày các công việc

sẽ được tiến hành tại Hội nghị Do đó chương trình nghị sự cơ bản phải đảm bảo một số yêu cầu sau:

- Các vấn đề được sắp xếp theo trình tự hợp lý Sự kiện nào thực hiện trước,

sự kiện nào thực hiện sau, sự kiện nào thì được tiến hành song song với nhau

- Có khả năng hỗ trợ điều hành kiểm soát diễn biến của hội nghị Trong