Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp kê khai thưêng xuyên

Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và đánh giá lại vật liệu theo phương pháp kê khai thưêng xuyên

Lời mở đầu

Trong điều kiện kinh doanh theo cơ chế thị ờng, mỗi DN sản xuất luôn phải nâng cao chất lợng sảnphẩm, cải tiến mẫu mã với chi phí sản xuất nhỏ nhất cóthể đợc Đóng vai trò là yếu tố vào của quá trình sảnxuất, nguyên vật liệu chính là một trong những nhân

tr-tố quyết định đến vấn đề đó Chính vì vậy, DNphải có kế hoạch quản lý tốt nguyên vật liệu, đảm bảocung cấp vật t đầy đủ và kịp thời cả về số lợng vàchất lợng

Một trong những công cụ sắc bén giúp cho DNquản lý nguyên vật liệu đạt hiệu quả, đó là kế toán Vớiviệc tổ chức khoa học hợp lý, kế toán sẽ đa ra nhữngthông tin chính xác giúp lãnh đạo công ty có nhữngquyết định đắn nhất có lợi cho công ty

Trong quá trình thực hiện chuyên đề này, em

đã gặp rất nhiều khó khăn nhng đã đợc sự giúp đỡ tậntình của các thầy cô giáo Tuy nhiên, với trình độ cònhạn chế nên chắc chắn chuyên đề của em không tránhkhỏi những thiếu sót Vì vậy em rất mong đợc tiếp thu

và vô cùng cảm ơn những ý kiến đóng góp, chỉ bảo

để em có điều kiện bổ xung và nâng cao kiến thứccủa mình

Phần I

Lý luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu trong

trong các DN sản xuất

1 vai trò của tổ chức kế toán NVL:

I.1 Đặc điểm và vị trí của vật liệu trong quá

Chi phí NVL trực tiếp chiếm tỷ trọng lớn trong giáthành sản phẩm NVL không chỉ làm đầu vào cho quátrình sản xuất mà còn là một bộ phận của hàng tồnkho đợc theo dõi, bảo quản và lập dự phòng khi cầnthiết

Từ các đặc điểm trên, vật liệu có một vị trí rấtquan trọng và ảnh hởng trực tiếp đến kết quả sảnxuất kinh doanh của DN Do đó phải tổ chức tốt côngtác kế toán vật liệu để theo dõi tình hình quản lý và

sử dụng vật liệu, giúp cho việc xác định giá thành sảnphẩm một cách đúng đắn

I.2 Vai trò và nhiệm vụ của kế toán đối với việc

quản lý và sử dụng NVL:

Kế toán vật liệu là việc ghi chép, phản ánh đầy

chuyển, dự trữ NVL Thông qua các số liệu kế toán,

ng-ời ta có thể biết đợc chất lợng, số lợng, giá trị của từngloại NVL, để từ đó có biện pháp quản lý vật liệu, có kếhoạch cung ứng kịp thời phục vụ sản xuất, hạn chế sựhao hụt, lãng phí NVL, hạ giá thành sản phẩm

Để phát huy đợc vai trò của mình đối với việcquản lý vật liệu, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt cácnhiệm vụ sau:

_ Ghi chép để phản ánh đầy đủ, kịp thời số liệu hiện

có và tình hình luân chuyển của vật liệu cả về giátrị và hiện vật Tính toán đúng trị giá vốn thực tế củavật liệu nhập, xuất kho nhằm cung cấp thông tin kịpthời, chính xác phục vụ cho yêu cầu quản lý DN

_ Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch

về mua vật t, kế hoạch sử dụng vật liệu cho sản xuất._ Tổ chức kế toán phù hợp với phơng pháp kế toán hàngtồn kho

_ Tiến hành kiểm kê vật liệu, phân tích tình hình vàhiệu quả sử dụng vật liệu, lập đầy đủ kịp thời các báocáo về nhập, xuất, tồn và sử dụng vật liệu theo đúngchế độ quy định

Trên đây là các nhiệm vụ của tổ chức kế toán NVL Đểthực hiện tốt các nhiệm vụ trên DN phải:

- Có đầy đủ hệ thống kho tàng bảo quản vật liệu,

ph-ơng tiện cân, đong, đo, đếm cần thiết

- Vật liệu trong kho phải sắp xếp khoa học thuận lợicho việc nhập, xuất và kiểm kê

- Xây dựng các định mức dự trữ, định mức tiêu haovật liệu

- Mở sổ danh điểm vật liệu nhằm tạo điều kiệnthuận lợi cho công tác quản lý và hạch toán, tránhnhầm lẫn, đơn giản hoá việc đối chiếu giữa khop

và phòng kế toán

2 phân loại và đánh giá NVL :

2.1 Phân loại vật liệu:

Mỗi DN do tính chất đặc thù trong sản xuất kinhdoanh nên sử dụng những loại khác nhau Phân loại vậtliệu là việc nghiên cứu sắp xếp vật liệu theo từng nộidung, công dụng, tính chất thơng phẩm của chúngnhằm phục vụ cho yêu cầu quản trị DN Có nhiều cáchphân loại nh: phân loại theo công dụng kinh tế, theonguồn hình thành, theo quyền sở hữu

Tuỳ theo mục đích sử dụng và quản lý mà có thểphân loại vật liệu theo cách này hay cách khác Trongcác DN sản xuất, vật liệu thờng đợc phân loại theo côngdụng kinh tế

Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia thành các loạisau:

- Nguyên vật liệu chính: Trong các DN khác nhau thìNVL chính cũng gồm các loại vật liệu khác nhau nh:sắt, thép, xi măng, gạch trong xây dựng cơ bản,vải trong DN may đó là những đối tợng cấu thànhnên thực thể sản phẩm NVL chính dùng vào sản xuấthình thành nên chi phí vật liệu trực tiếp

- Vật liệu phụ: Là các loại vật liệu đợc sử dụng để làmtăng chất lợng sản phẩm, hoàn chỉnh sản phẩm hoặcphục vụ cho công việc quản lý sản xuất, bao gói sảnphẩm nh thuốc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, dầu nhờn

- Nhiên liệu: Đợc sử dụng phục vụ cho công nghệ sảnxuất sản phẩm, cho phơng tiện vận tải, máy mócthiết bị hoạt động trong quá trình sản xuất kinhdoanh nh: xăng, dầu, than, củi, khí ga

- Phụ tùng thay thế: Gồm các loại phụ tùng, chi tiết đợc

sử dụng để thay thế, sửa chữa máy móc, thiết bịsản xuất, phơng tiện vận tải

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bịcần lắp và thiết bị không cần lắp nh: công cụ, khí

cụ, vật kết cấu dùng cho công tác xây lắp, xâydựng cơ bản

- Vật liệu khác là các loại vật liệu không đợc xếp vàocác loại kể trên, các loại vật liệu do quá trình sản xuấtloại ra, phế liệu thu hồi từ việc thanh lý TSCĐ

Nếu căn cứ vào nguồn gốc NVL thì toàn bộ NVL trong

DN đợc chia thành NVL mua ngoài và NVL tự chế biến,gia công

Nếu căn vào mục đích và nơi sử dụng NVL thì toàn bộNVL của DN đợc chia thành NVL trực tiếp dùng vào sảnxuất kinh doanh và NVL dùng cho các nhu cầu khác nhquản lý phân xởng, quản lý DN, tiêu thụ sản phẩm

2.2 Đánh giá NVL:

2.2.1 Nguyên tắc đánh giá:

Vật liệu hiện có ở DN đợc phản ánh trong sổ kế toán vàbáo cáo kế toán theo trị vốn thực tế, tức là toàn bộ sốtiền DN bỏ ra để có đợc số vật liệu đó

2.2.2 Các cách đánh giá vật liệu:

 Đánh giá vật theo giá trị thực tế:

- Giá vật liệu nhập kho:

+ Đối với vật liệu mua ngoài:

_ Nếu DN áp dụng phơng pháp khấu trừ thuế:

Giá thực tế giá mua(ghi thuế nhập chi phíchiết khấu

vật liệu = trên hoá đơn + khẩu + mua

Giá thực tế giá mua(ghi thuế nhập chi phíchiết khấu

vật liệu = trên hoá đơn + khẩu + mua

lệ doanh thu

+ Đối với vật liệu tự gia công chế biến:

Giá thực tế giá thuế chi phí

vật liệu = vật liệu xuất + gia công

nhập kho gia công chế biến

+ Đối với vật liệu thuê ngoài gia công chế biến:

Giá thực tế giá thuế tiền các chivật liệu = vật liệu xuất + thuê gia + khác cónhập kho gia công công liên quan

+Giá vật liệu nhận góp vốn liên doanh là giá thoả thuận

do các bên xác định (giá do hội đồng liên doanh xác

định)

+Phế liệu thu hồi: là giá ớc tính thực tế có thể sử dụng

đợc hay giá trị thu hối tối thiểu

- Giá vật liệu xuất kho: Đối với vật liệu xuất dùng trong

kỳ tuỳ theo đặc điểm hoật động của từng DN, tuỳthuộc vào yêu cầu quản lý và trình độ nghiệp vụcủa cán bộ kế toán có thể sử dụng một trong nhữngphơng pháp sau để tính giá thực tế vật liệu xuất

dùng theo nguyên tắc nhất quán trong hạch toán, nếu

có thay đổi phải giải thích rõ ràng

còn đầu kỳ nhậptrong kỳ

sau đó tính trị giá mua thực tế của vật liệu xuất khobằng cách lấy số lợng vật liệu xuất kho nhân với đơngiá bình quân của hàng luân chuyển trong kỳ

+Theo phơng pháp nhập trớc xuất trớc:

Theo phơng pháp này, giả thiết số hàng nhập kho trớcthì xuất trớc và lấy giá trị mua thực tế của số hàng đótính

+Theo phơng pháp nhập sau xuất trớc:

Giả thiết số vật liệu nào nhập kho sau thì xuất kho

tr-ớc Vật liệu xuất thuộc lô hàng nào thì lấy đơn giá muathực tế của lô hàng đó để tính

+Theo giá thực tế đích danh:

Căn cứ vào số lợng xuất kho và đơn giá nhập kho của lôhàng xuất kho để tính

+Tính trị giá mua của vật liệu xuất kho theo phơngpháp cân đối:

Trớc hết tính trị mua thực tế của vật liệu còn lại cuối

kỳ bằng cách lấy số lợng vật liệu còn lại cuối kỳ nhân với

đơn giá mua lần cuối cùng trong tháng Sau đó dùng

công thức cân đối để tính trị giá mua thực tế của vậtliệu xuất kho.

Trị giá Trị giá Trị giá muaTrị giá mua

mua của = mua thực + thực tế vật thực tế vật

-vật liệu tế -vật liệu liệu nhậpliệu còn cuối

xuất kho đầu kỳ trong kỳkỳ

Để tính đợc trị giá vốn thực tế của vật liệu xuất khocần phải bổ chi phí mua cho số vật liệu đã xuất khotheo công thức:

Chi phí mua phân bổ Chi phí muavật

Chi phí mua cho vật liệu đầu kỳ + liệu trong kỳTrị giá

+Tính theo đơn giá mua thực tế tồn đầu kỳ:

Trị giá mua thực tế của hàng xuất kho đợc tính bằngcông thức:

Trị giá Số lợng Đơn giá mua thực tếvật liệu = vật liệu x của vật liệu

xuất kho xuất kho tồn đầu kỳ

 Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán:

Đối với các DN mua vật liệu thờng xuyên có sự biến

động về giá cả, khối lợng và chủng loại vật liệu nhậpxuất kho nhiều thì có thể sử dụng giá hạch toán đểtính trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho Giá hạchtoán là loại giá ổn định do DN tự xây dựng, giá nàykhông có tác dụng giao dịch với bên ngoài Việc nhập,xuất kho hàng ngàyđợc tực hiện theo giá hạch toán.Cuối kỳ kế toán phải tính ra giá thực tế để ghi sổ kếtoán tổng hợp Để tính đợc trị giá vốn thực tế của vậtliệu xuất kho, trớc hết phải tính hệ số giữa giá thực tế

và giá hạch toán của vật liệu luân chuyển trong kỳ (H)

Trị giá thực tế của Trị giá thực

Trị giá thực Trị giá hạch và giá hạch toáncủa vật

tế vật liệu = toán của vật liệu x liệu luânchuyển

xuất trong kỳ xuất trong kỳ trongkỳ

3 tổ chức Kế toán tăng giảm NGUYêN VậT LIệU trong dn:

Để tính đợc trị giá vật liệu theo phơng pháp này phảitổng hợp các hoá đơn xuất kho trong kỳ hoặc tínhtheo các phơng pháp đã trình bày ở trên

Ưu điểm của phơng pháp này là giám sát chặt chẽ tìnhhình tăng giảm vật t hàng hoá giá trị vật t tồn kho trên

sổ kế toán có thể đợc xác định ở bất kỳ thời điểmnào trong kỳ kế toán

Tuy nhiên do việc phản ánh thờng xuyên liên tục tìnhhình biến động tăng giảm vật liệu nên khối lợng hạchtoán nhiều và phức tạp

 Phơng pháp kiểm kê định kỳ: không phản ánh thờngxuyên, liên tục tình hình nhập ,xuất kho vật liệu ởtài khoản hàng tồn kho (152) Tài khoản này chỉphản ánh trị giá vật liệu tòn kho đầu kỳ và cuối kỳ.Hàng ngày việc nhập NVL đợc phản ánh ở tài khoản611-Mua hàng cuối kỳ kiểm kê hàng tồn kho theocông thức sau:

Trị giá vốn Trị giá vốn Trị giá vốn Trịgiá vốn

thực tế vật = thực tế vật + thực tế vật thực tế vật

-liệu xuất -liệu tồn -liệu nhậpliệu tồn

kho đầu kỳ trong kỳcuối kỳ

Ưu điểm của phơng pháp này là đơn giản , giảm nhẹkhối lợng kế toán Nhng độ chính xác của giá trị vậtliệu không cao trong trờng hợp bị hao hụt Do đóphải tăng cờng công tác quản lý bến bãi kho tàngchặt chẽ và nghiêm nghặt

3.1.2 Kế toán các trờng hợp tăng NVL.

NVL tăng do nhiều nguyên nhân khác nhau nh muangoài , tự sản xuất ,gia công ,nhập liên doanh ,liên kết

Mọi trờng hợp tăng NVL phải có đầy đủ thủ tục chứng

từ để làm cơ sở cho việc ghi tăng vật liệu ở sổ kếtoán Các chứng từ bắt buộc :

- Phiếu nhập kho (mẫu 01-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t (mẫu 08-VT)

- Phiếu mua hàng (mẫu 13-BH)

Ngoài ra có thể sử dụng các chứng từ hớng dẫn nh:

- Biên bản kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)

- Phiéu báo vật t còn lại cuối kỳ (mẫu 07-VT)

- Chứng từ hoá đơn thuế GTGT

Để phản ánh số hiện có và tình hình gia tăng ,giảmvật t kế toán sử dụng các tài khoản sau đây:

(1) TK 151 –Hàng mua đang đi đờng – Tài khoản này

phản ánh giá trị vật liệu doanh nghiệp đã mua ,đãthanh toán tiền hoặc đã chấp nhận thanh toán nh-

ng cha nhập kho và hàng đang đi đờng cuốitháng trớc ,tháng này đã nhập kho

Kết cấu chủ yếu của tài khoản này nh sau:

- Bên nợ ghi :

+ Trị giá vật liệu đang đi đờng (hàng đã thuộcquyền sở hữu của doanh nghiệp)

+ Kết chuyển trị giá vật t đang đi đờng cuối tháng

từ TK 611 sang (phơng pháp kiểm kê định kỳ)

- Bên có ghi:

+ Trị giá vật t đang đi đờng tháng trớc ,tháng này

đã về nhập kho vào sử dụng ngay

+ Kết chuyển trị giá hàng đang đi trên đờng đầu

kỳ san bên nợ TK 611 (phơng pháp kiểm tra định kỳ)(2) TK 152- Nguyên liệu và vật liệu :Tài khoản này

phản ánh số hiện có và tình hình tăng ,giảm NVLtheo trị giá vốn thực tế (hay giá thành thực tế)

Kết cấu cơ bản của tài khoản này nh sau:

- Bên nợ ghi :

+ Trị gía vốn thực tế của NVL tăng trong kỳ

+ Số tiền điều chỉnh tăng giá NVL khi đánh gía lại + Kết chuyển trị giá vốn thực tế của NVL tồn khocuối kỳ từ TK 611 sang (phơng pháp kiểm kê địnhkỳ)

- Bên có ghi:

+ Trị gía vốn thực tế của NVL giảm trong kỳ do xuấtdùng

+ Số tiền giảm giá, trả lại NVL khi mua

+ Số tiền điều chỉnh giảm giá NVL khi đánh giá lại+ Kết chuyển trị vốn thực tế của NVL tồn đầu kỳsang TK 611 (phơng pháp kiểm tra định kỳ)

- Số d nợ phản ánh trị giá vốn thực tế của NVL tồn khocuối kỳ

Phơng pháp kế toán tăng giảm vật liệu theo

ph-ơng pháp kê khai thờng xuyên nh sau:

- Nếu NVL mua có hoá đơn cùng về trong tháng, kếtoán căn cứ vào hoá đơn để kiểm nhận và lập phiếunhập kho, căn cứ vào phiếu nhập kho ghi theo giámua cha có thuế GTGT đấu vào :

Nợ TK 152 - NVL

Có TK 111 -Tiền mặt

Có TK 331 -Phải trả ngời bán

Có TK 141 - Tạm ứng

Các DN đợc khấu trừ thuế GTGT đầu vào phải có hoá

đơn thuế GTGT, phần thuế GTGT đợc khấu trừ – kếtoán ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấutrừ

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàngCác DN áp dụng phơng pháp tính thuế trực tiếp, ghi giátrị vật t nhập kho theo giá trị thanh toán ghi trên hoá

đơn

- Nếu NVL về trớc, hoá đơn cha về trong tháng, DN

đối chiếu với hợp đồng mua hàng, tiến hành kểmnhận lập phiếu nhập kho theo số thực nhận và giátạmm tính để ghi sổ kế toán Khi hoá đơn về sẽ

điều chỉnh theo trị giá thực tế

- Trờng hợp vật t nhập khẩu, DN phải tính thuế nhậpkhẩu theo giá tại cửa khẩu ( giá CIF) và tính thuếGTGT phải nộp cho ngân sách Nhà Nớc Theo quy

định hiện hành thuế GTGT của vật liệu nhập khẩuphải nộp theo từng lần nhập khẩu

+ Căn cứ vào phiếu nhập kho vật liệu nhập khẩu – kếtoán ghi:

Nợ TK 152

Có TK 331 – phải trả cho ngời bán

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộpnhà nớc

(3333 – thuế xuất nhậpkhẩu)

+Tính thuế GTGT của hàng nhập khẩu – kế toán ghi:

Nợ TK 133 – Thuế GTGT đợc khấu trừ

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộpnhà nớc

(3331 – thuế GTGT phảinộp)

+ Khi dùng tiền gửi ngân hàng nộp thuế GTGT – kếtoán ghi:

Nợ TK 133 - Thuế GTGT đợc khấu trừ

Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đờng

Có TK 111 – tiền mặt

Có TK 331 – Phải trả cho ngời bán

Sang tháng sau khi hàng về nhập kho hoặc đa ngayvào sử dụng:

Nợ TK 152 – NVL

Nợ TK 621 – Chi phí NVL trực tiếp

Có TK 151 – Hàng mua đang đi đờng

- Trong quá trình mua vật liệu, nếu DN thanh toán sớmtiền hàng theo quy định thoả thuận giữa 2 bên, sẽ

đợc hởng số tiền chiết khấu tính theo tỷ lệ % trêngiá mua hoặc hàng mua kếm phẩm chất sẽ đợc bênbán giảm giá hay DN trả lại hàng mua Trờng hợp này

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

- Tăng NVL do đã xuất ra sử dụng nay không sử dụnghết nhập lại kho:

- Phiếu xuất kho (mẫu 02-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuỷển nội bộ (mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật t ,sản phẩm , hàng hoá (mẫu VT)

08 Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (mẫu 0208 BH)

Ngoài ra còn sử dụng một số chứng từ hớng dẫn nh biênbả kiểm nghiệm (mẫu 05-VT)

Kế toán giảm vật liẹu theo phơng pháp kê khai thờngxuyên nh sau:

- Khi xuất vật liệu sử dụng trực tiếp cho chế tạo sảnphẩm , dịch vụ ,hoặc cho công tác quản lý doanhnghiệp , kế toán cần căn cứ vào phiếu xuất kho ghi:

TK 412 – chênh lệch đánh giá lại tài khoản

Kế toán NVL theo phơng pháp kiểm kê định kỳ

Để ghi chép kế toán nguyên vật liệu theo phơngpháp kiểm kê định kỳ , kế toán sử dụng TK 611 – Muahàng : Tài khoản này phản ánh trị giá vốn có của hạngluân chuỷên trong tháng

Kết cấu cơ bản TK 611 nh sau :

- Bên nợ ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của hàng mua nhập kho

+ Kết chuyển trị giá vốn của hàng tồn kho cuối kỳ từ

TK 152 sang

- Bên có ghi:

+ Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho

+ Kết chuyển trị giá vốn thực tế của hàng tồn khocuối kỳ sang TK 152 Tài khoản này không có số d vàgồm 2 tài khoản cấp 2

Có TK 411 – Nguồn vốn kinh doanh

- Cuối kỳ tính trị giá vật t xuất kho phục vụ cho sảnxuất kinh doanh hoặc gửi bán:

3.2 Kế toán chi tiết NVL:

Kế toán chi tiết NVL phải đảm bảo các yêu cầusau:

- Tổ chức hạch toán chi tiết ở từng kho và ở bộ phận

- Cung cấp kịp thời các thông tin cần thiết hàng ngày ,tuần kỳ theo yêu cầu quản trị hàng hoá tồn kho

Doanh nghiệp có thể hạch toán chi tiết NVL theo mộttrong các phơng pháp sau:

3.2.1 Phơng pháp ghi thẻ song song :

- ở kho:

Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép hàng ngàytình hình nhập xuất lu kho của từng danh điểm vậtliệu ở từng kho theo chỉ tiêu số lợng Thẻ kho do kếtoán lập rồi ghi vào sổ đăng ký thẻ kho trớc khi giaocho thủ kho ghi chép Thẻ kho đợc bảo quản tronghòm thẻ hay tủ nhiều ngăn ,trong đó thẻ kho đợc sắpxếp theo loại , nhóm , thứ của vật liệu đảm bảo dễtìm kiếm khi sử dụng

Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập , xuất vật liệuthực tế phát sinh thủ kho thực hiện việc thu phát vậtliệu và ghi số lợng thực té nhập xuất

Căn cứ vào các chứng từ nhập , xuất thủ kho ghi sốlợng thực tế nhập xuất vật liệu vào thẻ kho của vậtliệu có liên quan Mỗi chứng từ đợc ghi một dòng trênthẻ kho , cuối ngày thủ kho ghi ra số lợng hàng lu kho

để ghi vào cột ‘Tồn’ của thẻ kho Sau khi đợc sửdụng để ghi thẻ kho , các chứng từ ghi nhập xuất kho

đợc sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán

- ở phòng kế toán:

Hàng ngày hay định kỳ 3 đến 5 ngày, nhân viên

kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho,sau đó ký xác nhận vào thẻ kho và nhận chứng từ nhậpxuất kho về phòng kế toán Tại phòng kế toán, nhân kếtoán hàng tồn kho kiểm tra chứng từ và hoàn chỉnhchứng từ rồi căn cứ vào các chứng từ nhập xuất kho đểghi vào thẻ (sổ) chi tiết NVL, mỗi chứng từ đợc ghi mộtdòng Thẻ (sổ) chi tiết NVL đợc mở cho từng danh

điểm NVL tơng tự thẻ kho để ghi chép hàng ngàytình hình nhập, xuất lu kho theo chỉ tiêu số lợng vàchỉ tiêu thành tiền Số liệu trên thẻ (sổ) chi tiết đợc sửdụng để lập báo cáo nhanh về vật liệu theo yêu cầuquản trị hàng tồn kho

Cuối tháng kế toán cộng số liệu trên các thẻ (sổ) chitiết NVL Sau đó căn cứ vào số liệu dòng cộng ở thẻ(sổ) chi tiết hàng tồn kho để ghi vào bảng kê, nhập

xuất lu kho theo thứ, nhóm, loại NVL để có số liệu đốichiếu với kế toán tổng hợp hàng tồn kho.

- Ưu, nhợc điểm và điều kiện áp dụng:

+ Ưu điểm: Đơn giản dễ làm dễ kiểm tra đối chiếu sốliệu, đảm bảo sự chính xác của thông tin và có khảnăng cung cấp thông tin nhanh cho quản trị hàng tồnkho

+ Nhợc điểm: Khối lợng ghi chép lớn (đặc biệt trờng hợp

DN sử dụng nhiều chủng loại NVL) ghi chép trùng lặpchỉ tiêu số lợng giữa kế toán và thủ kho

sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp thẻ song

3.2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển:

- ở kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để ghi chép giống nhphơng pháp ghi thẻ song song

Bảng tổng hợp

Kế toán tổng hợp

- ở phòng kế toán: Định kỳ sau nhận đợc các chứng từnhập, xuất kho từ thủ kho, kế toán thực hiện kiểm tra

và hoàn chỉnh chứng từ Sau đó thực hiện tập hợp cácchứng từ nhập, xuất theo từng NVL (có thể lập bảng kênhập, xuất NVL để thuận lợi cho việc theo dõi và ghi

sổ đối chiếu luân chuyển)

Sổ đối chiếu luân chuyển đợc kế toán mở cho cả năm

và đợc ghi vào cuối mỗi tháng, sổ đợc dùng để ghichép tình hình nhập- xuất, lu kho của từng NVL cả vềchỉ tiêu số lợng và chỉ tiêu thành tiền Mỗi thứ NVL đợcghi một dòng trên sổ Sau khi hoàn thành việc ghi sổ

đối chiếu luân chuyển, kế toán thực hiện đối chiếu

số liệu trên thẻ kho và số liệu kế toán tổng hợp

- Ưu nhợc điểm và phạmvi áp dụng:

+ Ưu điểm: Với phơng pháp này khối lợng ghi chép cógiảm bớt so với phơng pháp ghi thẻ song song

+ Nhợc điểm: Vẫn trùng lặp chiêu tiêu số lợng giữa ghichép của thủ kho và kế toán

Nếu khong lập bảng kê nhập, xuất NVL thì việc sắpxếp chứng từ nhập, xuất trong cả tháng để ghi sổ đốichiếu luân chuyển dễ phát sinh nhầm lẫn

Việc kiểm tra đối chiếu chỉ đợc tiến hành vào cuốitháng vì vậy hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán Theo yêu cầu cung cấp thông tin nhanh phục vụ choquản trị hàng tồn kho thì các DN không nên sử dụngphơng pháp này

Sơ đồ hạch toán chi tiết theo phơng pháp sổ đối chiếu

Bảng kê chứng từ xuất

Sổ đối chiếu luân chuyển

Kế toán tổng hợp

Ngoài việc sử dụng thẻ kho để ghi chép tơng tự 2

ph-ơng pháp trên thì thủ kho còn sử dụng sổ số d để ghichép số lu kho cuối tháng của từng thứ NVL theo chỉtiêu số lợng

Sổ số d do kế toán lập cho từng kho, mở theo năm.Cuối mỗi tháng sổ số d đợc chuyển cho thủ kho để ghi

số lợng NVL trên cơ sở số liệu từ các thẻ kho

- ở phòng kế toán:

Định kỳ nhân viên kế toán xuống kho để kiểm traviệc ghi chép trên thẻ kho của thủ kho và trực tiếp nhậnchứng từ nhập, xuất kho Tại phòng kế toán, nhânviên kế toán kiểm tra lại chứng từ và hoàn chỉnh chứng

từ Sau đó tổng hợp giá trị (giá hạch toán) của hàng tồnkho theo nhóm, loại hàng nhập, xuất để ghi vào cộtthành tiền của phiếu giao nhận chứng từ Số liệu thànhtiền trên phiếu giao nhận chứng từ nhập, xuất NVL theotừng nhóm, loại hàng đợc ghi vào bảng kê luỹ kế nhập

và bảng kê luỹ kế xuất NVL

Các bảng này mở theo từng kho hoặc nhiều kho(nếu các kho đợc chuyên môn hoá) Vào cuối tháng saukhi nhận đợc sổ số d từ thủ kho chuyển lên, kế toántính giá hạch toán của hàng lu kho để ghi vào sổ số dcột thành tiền Sau đó cộng theo nhóm, loại vật liệutrên sổ số d, số liệu này phải khớp với số liệu cột “lu khocuối tháng” của nhóm, loại vật liệu tơng ứng trên bảngtổng hợp nhập xuất lu kho cùng kỳ

- Ưu nhợc điểm và phạm vi áp dụng:

+ Ưu điểm:

Giảm bớt đợc khối lợng ghi chép do kế toán chỉ ghichỉ tiêu thành tiền của NVL theo nhóm và theo loại.

Kế toán thực hiện đợc việc kiểm tra thờng xuyênviệc bảo quản hàng trong kho

+ Nhợc điểm:

Do ở phòng kế toán chỉ ghi chỉ tiêu thành tiền củanhóm và loại hàng tồn kho, vì vậy để có thông tin vềtình hình nhập, xuất hiện còn thứ vật liệu nào đóphải căn cứ vào số liệu trên thẻ kho

Khi kiểm tra đối chiếu số liệu, nếu phát hiện sựkhông khớp đúng giữa số liệu trên sổ số d với số liệu t-

ơng ứng trên bảng kê nhập, xuất lu kho thì việc tìmkiếm tra cứu sẽ rất phức tạp

+ Điều kiện áp dụng:

Nên áp dụng DN sử dụng nhiều chủng loại vật liệu, sửdụng giá hạch toán, trình độ chuyên môn của kế toán

Bản giao nhận chứng

Sổ số d

Bảng luỹ kế nhập-xuất- tổng hợpKế toán

Đối chiếu :

3.3 Kế toán kiểm kê và đánh giá lại NVL:

Kiểm kê vật liệu là một biện pháp nhằm bổ sung vàkiểm tra hiện trạng của vật liệu mà các phơng kế toáncha phản ánh đợc Thông qua kiểm kê, DN nắm đợcthực trạng của vật liệu cả về số lợng và chất lợng, ngănngừa hiện tợng tham ô, lãng phí vật t có biện pháp xử lýkịp thời những hiện tợng tiêu cực nhằm quản tốt NVL Đánh giá lại NVL thờng đợc thực hiện trong trờng hợp

đem vật t đi góp vốn liên doanh và trong trờng hợp NhàNớc quy định nhằm bảo toàn vốn kinh doanh khi có sựbiến động về giá cả

Tuỳ theo yêu cầu quản lý, kiểm kê có thể đợc thựchiện theo phạm vi toàn DN hay từng bộ phận, đơn vị,kiểm kê định kỳ hay bất thờng Khi kiểm DN phảithành lập hội đồng hoặc ban kiểm kê Hội đồng hoặcBan kiểm kê phải có thành phầnđại diện lãnh đạo,những ngời chịu trách nhiệm vật chất về bảo quảnNVL, phòng kế toán và cán bộ nhân viên DN khi kiểm

kê phải thực hiện cân, đong, đo, đếm và phải lậpbiên bản kiểm kê (mẫu 08- VT)xác định chênh lệchgiữa số liệu thực kiểm kê với số liệu ghi trong sổ kếtoán, trình bày ý kiến đề xuất xử lý các chênh lệch

Kế toán các nghiệp vụ liên quan đến kiểm kê và

đánh giá lại vật liệu theo phơng pháp kê khai ờng xuyên nh sau:

th Căn cứ vào biên bản kiểm kê vật liệu, trờng hợp pháthiện thừa cha rõ nguyên nhân:

Nợ TK 152 – NVL

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác(3381)

- Trờng hợp thiếu vật liệu cha rõ nguyên nhân:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381)

Có TK 152 – NVL

- Trờng hợp kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu ngời chịutrách nhiệm vật chất phải bồi thờng:

+ Nếu thừa hoặc thiếu với khối lợng ít do tính chất

th-ơng phẩm của vật liệu gây nên, kế toán phản ánhtrong sổ kế toán giống nh các trờng hợp thừa thiếu khikiểm kê đã trình bày ở trên

- Trờng hợp đánh giá lại vật t, DN phải thành lập Hội

đồng hoặc Ban đánh giá lại

Căn cứ vào biên bản đánh giá lại vật t kế toán ghi:

+ Nếu đánh giá lại lớn hơn giá ghi sổ kế toán, phầnchênh lệch đợc ghi vào bên Có TK 412 –Chênh lệch do

đánh giá lại tài sản

4_ Hệ thống sổ sách sử dụng để hạch toán nguyên vật liệu:

4.1_Đối với doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật

NK SC

Báo cáo TC

Sổ thẻ,

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

kế toán

Chứng

từ ghi sổ

Sổ

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp

4.3/ Đối với DN áp dụng hình thức nhật ký chung

Ghihàng ngày:

Chứng

từ gốc

Sổ NK chung

Sổ cái

Bảng cân

đối sổ phát sinh

Bảng tổng hợp chi tiết

Sổ, thẻ

kế toán chi tiết

Báo cáo tài chính

Chứng từ gốc và các bản phân Bảng Sổ, thẻ kếtoán

Ghi hàngngày:

1 khái quát chung về công ty:

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công

ty:

Công ty bánh kẹo Hải Hà tiền thân là nhà máy bánhkẹo Hải Châu đợc hai tỉnh Thợng Hải và QuảngChâu(Trung Quốc) giúp đỡ xây dựng và thành lập ngày02/09/65 Là đơn vị thuộc tổng công ty Mía Đờng I -

Công ty có trụ sở đặt tại đờng Minh Khai – QuậnHai Bà Trng – Hà Nội

Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh bao gồm(Theo giấyphép kinh doanh ngày 29/09/94):

- Kinh doanh các sản phẩm bánh kẹo

- Kinh doanh mì ăn liền

- Kinh doanh bột gia vị

- Kinh doanh các sản phẩm nớc uống có cồn và không

Nhật ký chứng từ

Sổ cái

Báo cáo tài chính

Bảng tổng hợp chi tiết

- Xuất nhập khẩu trực tiếp với nớc ngoài những mặt mà

công ty kinh doanh

1.2 Đặc điểm tổ chức quản lý và công tác kế

toán ở công ty:

Xuất phát từ điều kiện sản xuất kinh doanh của

đơn vị là một DN sản xuất có quy mô vừa, số lợng và

chủng loại mặt hàng đa dạng địa bàn sản xuất tập

trung, các phân xởng ở gần nhau và gần với phòng kế

toán Do đó hiện nay Công ty đang áp dụng hình thức

tổ chức kế toán tập trung tại phòng tài vụ

Tại các phân xởng chỉ có các nhân viên thống kê

làm nhiệm vụ hớng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu,

thu thập kiểm tra chứng từ định kỳ gửi về phòng Tài

vụ Việc sử dụng hình thức kế toán này tạo điều kiện

thuận lợi cho phòng Tài vụ chỉ đạo nghiệp vụ, phát đầy

đủ vai trò, chức năng của kế toán, tạo điều kiện

chuyên môn hoá, nâng cao trình độ nghiệp vụ của

nhân viên kế toán, đảm bảo sự giám sát tập trung của

kế toán trởng đối với việc quản lý các hoạt động kế

toán trong việc phối hợp chặt chẽ với các phòng, ban

toàn Công ty

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

28

Kế toán công

h toán

và tiền mặt

Kế toán tiêu thụ

và xác

địn

h kết quả

Kế toán tiền lơng

và ngâ

n sách

Kế toán giá

thàn h

Kế toán tổn

g hợp

Thủ quỹ

Kế toán theo dõi tình hìn

h tiêu thụ của