Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại văn phòng ủy ban nhân dân tỉnh long an

Thông qua đề tài này, giúp các cấp lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức nhà nước có cái nhìn đúng đắn về công tác lưu trữ nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức khoa họ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

MỤC LỤC

MỤC LỤC 01

LỜI CẢM ƠN 04

LỜI CAM ĐOAN 05

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 06

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU 07

MỞ ĐẦU 08

1 Lý do chọn đề tài 08

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài 10

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 12

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 13

5 Phương pháp nghiên cứu 14

6 Đóng góp của đề tài 14

7 Kết cấu của luận văn 15

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, CÔNG TÁC LƯU TRỮ 16

1.1 Một số vấn đề chung về tài liệu lưu trữ 16

1.1.1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ 16

1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ 17

1.1.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ 19

1.1.4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ 22

1.2 Công tác lưu trữ 24

1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 24

1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ 25

1.2.3 Tính chất công tác lưu trữ 34

1.2.4 Nguyên tắc công tác lưu trữ 37

1.2.5 Vai trò của công tác lưu trữ 40

Tiểu kết Chương 1 44

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH LONG AN TỪ NĂM 2008

ĐẾN NAY 45

2.1 Khái quát chung về Văn phòng UBND tỉnh Long An 45

2.1.1 Quá trình thành lập 45

2.1.2 Chức năng của Văn phòng UBND tỉnh 47

2.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng UBND tỉnh 47

2.1.4 Cơ cấu, tổ chức bộ máy của Văn phòng UBND tỉnh 50

2.2 Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An 52

2.2.1 Quá trình phát triển tổ chức lưu trữ 52

2.2.2 Mục đích của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An 54

2.2.3 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An 57

2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An 71

2.2.5 Nhận xét chung 73

Tiểu kết Chương 2 79

Chương 3 ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG, HIỆU QUẢ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI VĂN PHÒNG UBND TỈNH LONG AN 80

3.1 Một số định hướng chung 80

3.1.1 Nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An nhằm đáp ứng yêu cầu của cải cách hành chính, nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của bộ máy nhà nước 80

3.1.2 Theo yêu cầu của Luật Lưu trữ và sự chỉ đạo hàng năm của Cục Văn thư -Lưu trữ Nhà nước về phương hướng, nhiệm vụ trọng tâm của ngành lưu trữ 82

3.1.3 Theo quy hoạch ngành Văn thư - Lưu trữ tỉnh Long An đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030 83

3.1.4 Xuất phát từ sự tiến bộ của khoa học công nghệ 85

3.1.5 Khắc phục những tồn tại, hạn chế của công tác lưu trữ và công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An 85

3.2 Các giải pháp cụ thể nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức khoa học tài

liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An 87

3.2.1 Nâng cao nhận thức về vai trò, ý nghĩa, tầm quan trọng của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ 87

3.2.2 Thực hiện nghiệp vụ thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 88

3.2.3 Thực hiện nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ 89

3.2.4 Thực hiện nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu lưu trữ 91

3.2.5 Xây dựng công cụ tra cứu để quản lý và đẩy mạnh khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ 92

3.2.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ 94

3.3 Những kiến nghị 95

3.3.1 Đối với Bộ Nội vụ và Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước 95

3.3.2 Đối với UBND tỉnh Long An 97

Tiểu kết Chương 3 100

KẾT LUẬN 101

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 106 PHỤ LỤC

LỜI CÁM ƠN

Để hoàn thành luận văn này, trước hết tôi xin bày tỏ lòng biết ơn đến

Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội

và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh cùng các giảng viên

đã tận tình giảng dạy, trang bị cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian học tập tại Trường

Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp đỡ của Lãnh đạo Văn phòng UBND tỉnh Long An, cùng gia đình, bạn bè và các đồng chí, đồng nghiệp cơ quan đã tạo điều kiện cho tôi hoàn thành luận văn

Đặc biệt, tôi xin trân trọng cảm ơn sự hướng dẫn tận tình của TS Lê Văn In đã giúp tôi hoàn thành luận văn này

Qua đây, tôi kính chúc quý thầy cô dồi dào sức khỏe, hạnh phúc và thành công trong sự nghiệp cao quý Đồng kính chúc cán bộ, công chức, viên chức và người lao động Văn phòng UBND tỉnh sức khỏe, gặt hái nhiều kết quả trong công việc và cuộc sống

Trong quá trình thực hiện đề tài, ngoài sự nỗ lực nghiên cứu, tìm hiểu của bản thân, còn có sự kế thừa, tổng hợp tài liệu của các nhà nghiên cứu

đi trước; tuy nhiên, trình độ của bản thân còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những thiếu sót

Kính mong sự giúp đỡ và góp ý của thầy cô và các bạn để luận văn được hoàn thiện hơn

Xin trân trọng cám ơn./

Tác giả luận văn

Nguyễn Nhật Duy

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An” là kết quả của quá trình học tập và nghiên cứu nghiêm túc của chính bản thân, dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Lê Văn

In, giảng viên Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học

Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

Các trích dẫn, số liệu nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng, không sao chép nguyên văn bất kỳ công trình nghiên cứu khoa học nào

Tác giả luận văn

Nguyễn Nhật Duy

DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU

01 Bảng 2.1 Thống kê số lượng văn bản Văn phòng

UBND tỉnh ban hành từ năm 2011-2015

02 Bảng 2.2 Bảng kê những tài liệu loại trong quá trình

chỉnh lý từ năm 2010-2012

Số lượng hồ sơ và số hộp đang bảo quản tại Kho lưu trữ Văn phòng UBND tỉnh Long An từ năm 2004-2012

Số lượng người làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Long An thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

ra và có giá trị pháp lý, thực tiễn rất cao Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu

trữ còn quan trọng hơn nhiều

Công tác lưu trữ là nghiệp vụ quan trọng và không thể thiếu trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức Để lưu giữ tốt tài liệu phục vụ cho việc chỉ đạo, quản lý, điều hành trên cơ sở khai thác được những kinh nghiệm quý báu của quá khứ, góp phần thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ đề ra, mỗi

cơ quan, tổ chức đều phải có một bộ phận lưu trữ, đó là nhu cầu cấp thiết trong hoạt động của cơ quan, tổ chức hiện nay

Văn phòng UBND tỉnh Long An là một cơ quan hành chính, cơ quan chuyên môn tham mưu giúp việc trực tiếp cho UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh chỉ đạo điều hành công tác quản lý nhà nước ở địa phương Vì vậy, nói đến văn phòng có nghĩa là nơi đó có quản lý công văn giấy tờ, mà công tác văn thư lưu trữ là hoạt động thường xuyên và chủ yếu Tại đây, nguồn tài liệu phần lớn là tài liệu hành chính, mang ý nghĩa toàn diện, tổng hợp và là nguồn thông tin cực kỳ quan trọng, làm căn cứ pháp lý để các cơ quan, đơn vị, tổ chức trong tỉnh Long An triển khai thực hiện, cung cấp thông tin phục vụ cho việc khai thác sử dụng trong toàn tỉnh

Trong những năm qua, Văn phòng UBND tỉnh Long An đã đạt nhiều thành tích đáng kể, có nhiều cố gắng để đáp ứng được những yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh, góp phần thành công trong việc chỉ đạo điều hành, quản lý Nhà nước của tỉnh nhà, trong đó công tác lưu trữ góp một phần không nhỏ vào thành tích chung của Văn phòng UBND tỉnh

Công tác lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Long An đã có những bước tiến đáng kể, thể hiện được tính khoa học, nề nếp, thực hiện đúng các văn bản quản lý của Trung ương và địa phương, cơ quan đã bố trí đầy đủ kho lưu trữ và có cán bộ phụ trách công tác lưu trữ, đáp ứng nhu cầu cung cấp thông tin phục vụ quá trình xây dựng và phát triển của địa phương Tuy nhiên, qua nghiên cứu, khảo sát nhận thấy công tác lưu trữ còn một số hạn chế sau: Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu của các phòng, ban trực thuộc vào lưu trữ hiện hành chưa được thực hiện thường xuyên; công tác lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ tài liệu chưa thực hiện đúng theo qui định của Nhà nước; công tác xác định giá trị chưa được quan tâm thoả đáng; công cụ tra cứu tài liệu còn đơn giản chủ yếu là giấy tờ thống kê trong hộp hồ sơ; các công cụ khai thác

sử dụng tài liệu lưu trữ chưa đa dạng, chưa đáp ứng kịp thời yêu cầu tra cứu thông tin tài liệu lưu trữ

Điều này, ít nhiều đã làm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu quả hoạt động của cơ quan Cán bộ công chức trong quá trình tham mưu, nghiên cứu, tổng hợp sẽ khó theo dõi công việc, đặc biệt là các vụ việc kéo dài, nhiều tài liệu quan trọng sẽ bị thất lạc Công tác lưu trữ nếu được tổ chức tốt sẽ giúp

cơ quan lưu trữ được đầy đủ tài liệu có giá trị, cung cấp kịp thời những thông tin cần thiết cho cán bộ công chức trong quá trình thực hiện công việc tham mưu, tổng hợp, phục vụ lãnh đạo quản lý điều hành của UBND tỉnh và Chủ tịch UBND tỉnh Chính vì vậy, yêu cầu cấp thiết đặt ra hiện nay tại Văn

phòng UBND tỉnh Long An là không ngừng củng cố, hoàn thiện về mọi mặt hoạt động đối với công tác lưu trữ Yêu cầu đó đòi hỏi phải nhận biết và đánh giá đúng thực trạng tình hình và hoạt động công tác lưu trữ để đưa ra biện pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng và hiệu quả của công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại UBND tỉnh Long An

Đây là yêu cầu cấp thiết hiện nay đối với Văn phòng UBND tỉnh Long

An nói riêng và các cơ quan, tổ chức chuyên môn khác trên địa bàn tỉnh Long

An nói chung Chính vì vậy, tôi quyết định chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh Long An” làm luận

văn thạc sĩ chuyên ngành “Lưu trữ học” của mình Thông qua đề tài này, giúp các cấp lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức nhà nước có cái nhìn đúng đắn về công tác lưu trữ nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An nói riêng

và tại các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Long An nói chung

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Tổ chức khoa học tài liệu là một trong những nhiệm vụ cơ bản nhất của công tác lưu trữ đối với tất cả các cơ quan lưu trữ Về vấn đề này, từ trước đến nay đã có nhiều công trình, bài viết của nhiều nhà nghiên cứu, tác giả khác nhau Đã có nhiều công trình nghiên cứu đề cập đến vấn đề này ở các góc độ khác nhau như trên các giáo trình, các luận văn, khoá luận tốt nghiệp, các đề tài nghiên cứu khoa học, các bài báo, các bài trên tạp chí,

Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả đã tìm hiểu và có thể khái quát các công trình nghiên cứu đã có về vấn đề này thành các nhóm như sau:

- Nhóm thứ nhất, Các bài viết, kỷ yếu hội thảo, các ý kiến trao đổi

đăng trên các báo, trên tạp chí, tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, trên mạng Internet liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, tiêu biểu

như: “Những vấn đề khoa học nghiệp vụ lưu trữ của các trung tâm lưu trữ

cấp tỉnh”, Kỷ yếu hội nghị khoa học (Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tháng

11/2000); “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ phục vụ công tác lãnh đạo và

quản lý” của Nguyễn Văn Thâm (Tạp chí Cộng sản, 2000); “Vấn đề thu thập

và tổ chức khoa học tài liệu kèm theo phim điện ảnh” của Đào Xuân Chúc,

(Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/2002); “Đổi mới công tác văn thư và lưu

trữ để thực hiện mục tiêu cải cách hành chính nhà nước” của Nguyễn Trọng

Điều (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 8/2007); “Khai thác và phát huy

giá trị tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn”, Kỷ

yếu hội thảo khoa học, (Nxb Đại học quốc gia Hà Nội, 2010); “Quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ tại các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hiện nay” của Nguyễn Mạnh Cường (Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 8/2010);…

- Nhóm thứ hai, là các luận văn thạc sĩ như: “Tổ chức khoa học tài liệu

của Ban Kinh tế Trung ương Đảng”, của Đỗ Thị Huấn, 1998; “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương” của Hà Văn Huề, 2002; ”Tổ chức khoa học tài liệu ảnh ở Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III - Thực trạng và giải pháp”của Nguyễn Minh Sơn, 2003; “Tổ chức quản lý công tác lưu trữ của các Tổng Công ty 91” của Nguyễn Thị Kim Bình, 2005; “Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học Xã hội Việt Nam thực trạng và giải pháp” của Lê

Thị Hải Nam, 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Liên đoàn Lao

động tỉnh, thành phố” của Hồ Anh Tú, 2008; “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Đảng ủy khối dân chính Đảng cấp tỉnh Nam Định” của

Nguyễn Thị Hải Linh, 2008; “Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác lưu

trữ cấp huyện của thành phố Hà Nội” của Phạm Thị Diệu Linh, 2009; “Tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ Đảng ủy khối trực thuộc Trung ương Đảng” của Trịnh Thị Hương, 2009; “Công tác lưu trữ trong các trường

cao đẳng thực trạng và giải pháp” của Hoàng Văn Thanh, 2010; “Quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ ở UBND phường trên địa bàn quận Gò Vấp - Thành phố Hồ Chí Minh” của Phạm Văn Năm, 2010; “Hoàn thiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ trong hệ thống các cơ quan sở/ngành trực thuộc UBND Thành phố Hồ Chí Minh” của Vũ Thị Thu

Hường, 2010;… Các công trình nghiên cứu vừa nêu là những kết quả khảo cứu, chuyên sâu nhất được hoàn thành về công tác tổ chức khoa học tài liệu ở một cơ quan hoặc khái quát ở nhiều cơ quan hiện nay Về cơ bản, nội dung của các công trình này đã tập trung nghiên cứu tình hình công tác tổ chức tài liệu tại các cơ quan có tên trong đề tài trên quan điểm so sánh, vận dụng lý luận vào thực tiễn để nhận xét và đưa ra các giải pháp, đề xuất thích hợp

Với đề tài này, tác giả đã kế thừa ở những đề tài nghiên cứu khoa học

đi trước về phương pháp nghiên cứu, cách tiếp cận, khảo sát Tuy nhiên, hiện chưa có công trình nghiên cứu chuyên sâu nào đề cập đến công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An Vì vậy, đề tài thạc sĩ mà tác giả chọn ở đây hoàn toàn không có sự trùng lặp với bất cứ công trình nghiên cứu nào đã có trước đó

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu đề tài

- Mục đích nghiên cứu của đề tài: Trên cơ sở lý luận và pháp lý về tài

liệu lưu trữ và công tác lưu trữ, tác giả nghiên cứu, đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An Qua đó, tác giả nghiên cứu đề xuất những định hướng và giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An, góp phần thực hiện tốt một trong những chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng UBND tỉnh Long An về công tác lưu trữ, phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành về mặt nhà nước của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh Long An

- Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài:

+ Nghiên cứu một cách có hệ thống những vấn đề cơ bản lý luận, pháp

lý về tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND cấp tỉnh nói riêng

+ Đánh giá thực trạng tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An thời gian qua

+ Đề xuất một số định hướng và giải pháp góp phần nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An, phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành về mặt nhà nước của UBND tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh trên các mặt về chính trị, kinh tế - xã hội, văn hóa, giáo dục, an ninh - quốc phòng

4 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là

công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An thông qua việc khảo sát thực trạng thực hiện các khâu nghiệp vụ cơ bản công tác lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An từ khâu tổ chức quản lý đến các khâu nghiệp vụ cụ thể, trong đó tập trung các hoạt động nghiệp vụ: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, xác định giá trị tài liệu, thống

kê và xây dựng công cụ tra cứu khoa học tài liệu đối với tài liệu lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Long An và của các đơn vị trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh

- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Phạm vi nghiên cứu đề tài luận văn

này, tác giả xác định chỉ nghiên cứu việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Long An thời gian từ năm 2008 trở lại đây (khi Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 02 năm 2008 của Chính phủ quy định

tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố trực thuộc

Trung ương có hiệu lực thi hành)

5 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu lý luận chung của khoa học lưu trữ về tổ chức khoa học tài liệu để vận dụng vào thực tiễn hoạt động của các cơ quan lưu trữ nói chung, của Văn phòng UBND tỉnh Long An nói riêng Luận văn sử dụng các phương pháp chủ yếu sau:

- Luận văn dựa trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin: chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

- Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu: kết hợp nhiều phương pháp như phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích, so sánh, tổng hợp, thống kê, khảo sát

Ngoài ra, tác giả còn kết hợp với khảo sát thực tế, phương pháp phỏng vấn, trao đổi với cán bộ công chức, viên chức cơ quan nhằm tìm hiểu rõ thêm các vấn đề cần khảo sát Điều này có ý nghĩa quan trọng đối với việc tìm ra nguyên nhân cho những kết quả của các nội dung được khảo sát trên thực tế đang diễn ra Từ đó, tác giả tìm ra những ưu điểm, hạn chế giữa lý luận và thực tiễn cũng như các nguyên nhân xác thực, khách quan của nó Trên cơ sở này, tác giả đề xuất những giải pháp khoa học tối ưu mang tính thiết thực đối với công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long

An nói riêng và đối với các cơ quan chuyên môn, tham mưu cho UBND tỉnh Long An trong quản lý nhà nước nói chung

6 Đóng góp của đề tài

Về mặt lý luận: Đề tài góp phần làm sáng tỏ hơn về lý luận và thực

tiễn quản lý nghiệp vụ công tác lưu trữ nói chung và công tác quản lý nghiệp

vụ lưu trữ ở các cơ quan hành chính trên địa bàn tỉnh Long An nói riêng, cụ thể là Văn phòng UBND tỉnh Long An Trong luận văn, tác giả giới thiệu đặc điểm, ý nghĩa về tài liệu lưu trữ, nội dung, vai trò của công tác lưu trữ và việc cần thiết phải tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ tốt cho công tác nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ

Về mặt thực tiễn: Khảo sát, đánh giá thực trạng của công tác tổ chức

khoa học tài liệu lưu trữ, làm rõ những kết quả đạt được, đánh giá những mặt tồn tại, hạn chế, tìm nguyên nhân và giải pháp khắc phục

Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ góp phần giải quyết một số tồn tại hiện nay trong công tác quản lý, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An, từ đó góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản

lý khoa học và hiệu quả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, đồng thời đề tài cũng là một nguồn tài liệu tham khảo để cơ quan nhận thức rõ ràng hơn ý nghĩa của nhiệm vụ này và quan tâm chỉ đạo cũng như đầu tư thỏa đáng cho công tác lưu trữ của Văn phòng UBND tỉnh Long An

7 Kết cấu của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, mục lục, lời cám ơn, lời cam đoan, danh mục các chữ viết tắt, danh mục các bảng biểu, danh mục tài liệu tham khảo

và phần phụ lục, luận văn được kết cấu thành 3 Chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về tài liệu lưu trữ và công tác lưu

trữ

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại

Văn phòng UBND tỉnh Long An từ năm 2008 đến nay

Chương 3 Định hướng và giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả

tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh Long An

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ,

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

1.1 Một số vấn đề chung về tài liệu lưu trữ

1.1.1 Khái niệm về tài liệu lưu trữ

Trên thế giới, thuật ngữ “lưu trữ” có từ thời cổ đại, bắt nguồn từ tiếng

Hy Lạp “Arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo quản tài liệu Do tài liệu thành văn ngày càng được sử dụng rộng rãi và trở thành một phương tiện quan trọng trong hoạt động quản lý của nhà nước chiếm hữu nô lệ Hy-lạp cổ đại, nên ngôi nhà bảo quản chúng trở thành tượng trưng cho sự tồn tại và hoạt động của bộ máy nhà nước

Ở Việt Nam, “lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại Đối với công văn giấy tờ thì “lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại các văn bản giấy tờ của các cơ quan, đoàn thể, cá nhân để làm bằng chứng tra cứu khi cần thiết

Về khái niệm tài liệu lưu trữ, lưu trữ học Mác xít giải thích: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân, có ý nghĩa trên các phương diện kinh tế, chính trị, văn hoá - xã hội, khoa học công nghệ và các ý nghĩa khác được được tập trung bảo quản trong hệ thống các phòng kho lưu trữ

Theo khoản 3, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “Tài liệu lưu

trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thể bằng bản sao hợp pháp”.[25]

Khái niệm này nói lên rằng, phần lớn tài liệu lưu trữ có nguồn gốc là tài liệu văn thư (tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan) nhưng không phải tất cả tài liệu văn thư đều trở thành tài liệu lưu trữ,

mà chúng chỉ gồm những tài liệu có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hóa,…và chỉ khi những tài liệu đó được đưa vào bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ thì mới gọi là tài liệu lưu trữ Những tài liệu lưu trữ này sẽ phục vụ thiết thực cho việc nghiên cứu giải quyết các vấn đề thực tiễn và các nhu cầu chính đáng của công dân

1.1.2 Các loại tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ phản ánh hoạt động của hầu hết các ngành, lĩnh vực trong xã hội, nên nó bao gồm nhiều loại hình phong phú và đa dạng Tài liệu lưu trữ được chia thành các loại hình cơ bản sau:

- Tài liệu hành chính: Là loại hình tài liệu có nội dung phản ánh các

hoạt động về tổ chức và quản lý của các cơ quan trên các mặt kinh tế, chính trị, văn hoá, khoa học và các lĩnh vực hoạt động khác

Tài liệu hành chính bao gồm bản gốc, bản chính các loại tài liệu, văn kiện như: luật, lệ, chiếu, chỉ, sắc, dụ, tấu, sớ, chương,…; các loại sổ sách hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan thuộc các triều đại phong kiến như: sổ hộ tịch, sổ địa bạ, sổ duyệt tuyển Ngày nay, tài liệu hành chính bao gồm các loại Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Lệnh, Nghị quyết, Nghị định, Quyết định, Chỉ thị, Thông tư, Thông báo, Công văn, Kế hoạch, Báo cáo, Tờ trình, Biên bản,… Đây là loại hình tài liệu có nội dung phong phú (chúng phản ánh tất cả các lĩnh vực của đời sống xã hội) và có khối lượng lớn nhất trong thành phần tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam Khối lượng tài liệu này ngày càng tăng lên theo sự phát triển của xã hội

- Tài liệu khoa học kỹ thuật: Là loại hình tài liệu phản ánh các công

trình nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học kỹ thuật vào thực tiễn sản xuất

Loại hình tài liệu này bao gồm các loại bản vẽ, bản thiết kế thi công các công trình xây dựng cơ bản; bản vẽ, bản thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; các loại bản đồ, đồ án; tài liệu khí tượng thuỷ văn; tài liệu điều tra thăm

dò địa chất (báo cáo khảo sát địa chất)… Đây là loại hình tài liệu chiếm khối lượng lớn thứ hai sau tài liệu hành chính và không ngừng tăng lên theo sự phát triển của khoa học kỹ thuật và nhu cầu xây dựng đất nước

- Tài liệu nghe nhìn:

Cùng với sự phát triển vượt bậc của khoa học công nghệ, tài liệu nghe nhìn hình thành được sử dụng rộng rãi và trở nên phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị và đời sống xã hội hiện nay Tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện các sự kiện bằng hình ảnh, âm thanh tạo nên sức hấp dẫn cho người sử dụng và ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam

Tài liệu nghe nhìn bao gồm nhiều loại: băng, đĩa ghi âm, ghi hình; các bức ảnh, cuộn phim (âm bản và dương bản) ở các thể loại khác nhau như phim hoạt hình, phim truyện, phim tư liệu, phim thời sự,…

- Tài liệu điện tử: Là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu

hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

Sự phát triển nhanh chóng của khoa học công nghệ và ứng dụng vào thực tiễn hoạt động của các ngành, các lĩnh vực xã hội, trong hoạt động quản

lý nhà nước, trong giao dịch, trao đổi thông tin đã hình thành nên loại tài liệu mới là tài liệu điện tử Tài liệu điện tử đang dần thay thế tài liệu giấy trong

hoạt động trao đổi thông tin của xã hội và trong hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan, tổ chức

- Tài liệu văn học nghệ thuật:

Tài liệu văn học nghệ thuật được hình thành trong hoạt động của các nhà văn, nhà thơ, các họa sĩ, nhạc sĩ, nghệ sĩ nổi tiếng,…phản ánh quá trình

và kết quả hoạt động sáng tạo trong lĩnh vực văn học nghệ thuật Bao gồm: bản thảo, bản nháp, bản gốc của các tác phẩm văn học nghệ thuật

- Tài liệu của các cá nhân, gia đình, dòng họ:

Là những tài liệu hình thành trong hoạt động của các cá nhân nổi tiếng, điển hình Bao gồm tài liệu về tiểu sử, văn bằng, chứng chỉ học tập, chứng nhận khen thưởng, các công trình nghiên cứu sáng tạo của cá nhân tiêu biểu

Tài liệu lưu trữ dù ở loại hình nào cũng đóng vai trò quan trọng trong việc cung cấp thông tin phục vụ hoạt động quản lý của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân đồng thời góp phần phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học lịch sử… trong quá trình xây dựng và phát triển đất nước

1.1.3 Đặc điểm tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ dù được thể hiện dưới dạng nào và viết bằng ngôn ngữ

gì thì cũng có một số đặc điểm chính sau đây:

Một là, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ liên quan

đến các sự kiện, các hiện tượng xã hội và tự nhiên, các nhân vật tiêu biểu đã diễn ra và tồn tại trong lịch sử Chúng luôn phản ánh một cách trung thực những thành quả đấu tranh, lao động sáng tạo của con người qua nhiều giai đoạn lịch sử khác nhau; nêu cao những tấm gương anh dũng trong công cuộc đấu tranh giành quyền tự do cho dân tộc

Sau khi giải quyết xong công việc, những tài liệu có giá trị được lựa chọn để lưu trữ, như vậy thông tin trong tài liệu là thông tin quá khứ, thông tin về những việc đã giải quyết xong

Hai là, tài liệu lưu trữ là bản gốc, bản chính, trong trường hợp không

có bản chính mới thay thế bằng bản sao có giá trị như bản chính

Tài liệu hình thành do nhu cầu lãnh đạo, quản lý, tổ chức điều hành thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao của từng cơ quan, tổ chức, là bằng chứng xác thực phản ánh trực tiếp hoạt động của từng cơ quan, tổ chức đó

Do vậy, thông tin trong tài liệu lưu trữ đảm bảo tính chính xác, tin cậy

Tài liệu lưu trữ có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản như: tên cơ quan ban hành, địa danh, ngày tháng ban hành, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan là căn cứ pháp lý để khẳng định sự tin cậy chính xác của tài liệu Tuy nhiên, đối với những tài liệu được hình thành trong những điều kiện đặc biệt (trong chiến tranh, trong vùng tạm chiến, trong thời

kỳ của các cơ quan tổ chức Đảng hoạt động bí mật) tài liệu không có đầy đủ các thành phần thể thức văn bản, cần phải xem xét một cách linh hoạt

Ba là, tài liệu lưu trữ là sản phẩm phản ánh trực tiếp hoạt động của các

cơ quan, các cá nhân tiêu biểu và có xuất xứ rõ ràng

Trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tài liệu lưu trữ luôn phản ánh những thành quả lao động của tập thể cán bộ, nhân viên trong cơ quan; là những tấm gương lao động xuất sắc, có những đóng góp to lớn cho hoạt động của cơ quan nói riêng và hoạt động của bộ máy quản lý nói chung; là các tập thể, gia đình, cá nhân điển hình, tiêu biểu trên các mặt trong các thời kỳ lịch

sử Chúng là những tài liệu sản sinh ra cùng thời điểm diễn ra các sự kiện, hiện tượng, mang tính chất là chứng cứ lịch sử, văn hóa và có giá trị pháp lý cao

Bốn là, tài liệu lưu trữ chứa đựng nhiều bí mật quốc gia

Phần lớn các nội dung bí mật nhà nước đều được văn bản hóa, có nghĩa là đều được phản ánh ở các văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đảng và Nhà nước ta coi việc giữ gìn bí mật có trong tài liệu lưu trữ và tổ chức công tác lưu trữ theo nguyên tắc bảo mật là vấn đề hết sức hệ trọng gắn với sự sống của Đảng, với sự mệnh của dân tộc

Trong quá trình lãnh đạo công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về việc giữ gìn bí mật quốc gia Trong các văn bản đó, vấn đề bảo vệ bí mật trong công văn tài liệu nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng là công việc hết sức quan trọng mà các cơ quan, tổ chức Đảng, Nhà nước, đoàn thể xã hội,…luôn được đòi hỏi thực hiện nghiêm túc, chặt chẽ

Năm là, tài liệu lưu trữ do nhà nước thống nhất quản lý

Tài liệu lưu trữ là tiền đề vật chất quan trọng nhất của công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ quốc gia ở nước ta được tổ chức thành Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam với hai bộ phận cơ bản hợp nhất là Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước Cộng hòa xã hội xã hội chủ nghĩa Việt Nam với thành phần đa dạng, phong phú, giá trị thông tin cao và phản ánh đầy đủ mọi mặt của đời sống xã hội

Tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam thuộc quyền quản lý của nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nhà nước ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ Nhà nước đầu tư kinh phí, xây dựng kho tàng, mua sắm trang thiết bị để tập trung quản lý, bảo quản và bảo vệ an toàn tài liệu lưu trữ

Các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ: thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ; chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu; xác định giá trị tài liệu; bảo quản an toàn

tài liệu lưu trữ; thống kê, kiểm tra tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ phải được thực hiện thống nhất ở các cơ quan trong phạm vi cả nước theo các văn bản quy định và hướng dẫn của các cơ quan quản lý lưu trữ

1.1.4 Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ

Do tính chất đặc thù và tầm quan trọng đặc biệt mà tài liệu lưu trữ được coi là tài sản đặc biệt của mỗi dân tộc, mỗi quốc gia Tài liệu lưu trữ là tài sản quý báu vô giá của Đảng và Nhà nước, là di sản của dân tộc, có giá trị

đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc “Tài liệu có giá trị

đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” (Thông đạt 01-C/VP ngày 03 tháng 01 năm 1946), “Tài liệu lưu trữ quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa” (Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia, 2001) Chính vì vậy, tài liệu lưu trữ

có ý nghĩa quan trọng đối với mọi mặt của đời sống xã hội

Về chính trị: Tài liệu lưu trữ được các giai cấp thống trị sử dụng làm

công cụ để bảo vệ quyền lợi của giai cấp mình, đấu tranh chống lại các giai cấp đối địch Giai cấp tư sản sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho chính sách bóc lột nhân dân, vơ vét tài nguyên của các nước thuộc địa Giai cấp vô sản

và lãnh tụ của mình đã sử dụng tài liệu lưu trữ để làm bằng chứng vạch trần bản chất bóc lột tàn bạo của giai cấp tư sản, thức tỉnh tinh thần đấu tranh của giai cấp công nhân và nhân dân lao động

Ngày nay, Đảng và Nhà nước ta đã và đang sử dụng rất nhiều tài liệu lưu trữ để quản lý nhà nước, bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của đất nước Tài liệu lưu trữ được sử dụng để đấu tranh chống lại mọi kẻ thù trong

và ngoài nước, bảo vệ an ninh chính trị, trật tự an toàn xã hội

Về ý nghĩa kinh tế: Tài liệu lưu trữ đã được sử dụng để điều tra tài

nguyên thiên nhiên (địa chất, thổ nhưỡng, tài nguyên rừng, biển); thống kê về

dân số, xã hội…làm cơ sở cho việc quy hoạch phát triển kinh tế, văn hóa trong từng vùng và toàn quốc; làm căn cứ để xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế hàng năm và nhiều năm của đất nước; được sử dụng để nghiên cứu đẩy nhanh tiến độ thiết kế, thi công các công trình xây dựng cơ bản (nhà ga, đường sá, nhà ở,…) để quản lý và sửa chữa các công trình

Về ý nghĩa lịch sử: Tài liệu lưu trữ luôn gắn liền và phản ánh trung

thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch

sử của cả quốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Thực tế đã chứng minh rằng tài liệu lưu trữ là nguồn sử liệu đặc biệt, có giá trị và độ tin cậy cao nhất, vì các tài liệu hầu hết đều được sinh ra đồng thời với các sự kiện lịch sử, nên nó phản ánh khách quan và chân thực về sự kiện Vì vậy, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thật nhất để nghiên cứu lịch sử

Về ý nghĩa khoa học: Chúng ta đều biết rằng, tính kế thừa trong nghiên

cứu khoa học là tất yếu Tài liệu lưu trữ phản ánh khách quan hoạt động sáng tạo của xã hội đương thời nên nó mang tính khoa học cao Nó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại

Về ý nghĩa văn hóa: Tài liệu lưu trữ cung cấp thông tin phong phú về

mọi mặt của đời sống văn hóa xã hội, phong tục tập quán, nếp sống qua các thời kỳ, được chuyển giao từ thế hệ này sang thế hệ khác, là nguồn thông tin phong phú để các thế hệ sau hiểu biết về truyền thống văn hóa của dân tộc

Là phương tiện quan trọng đối với việc bảo tồn, giới thiệu di sản văn hóa dân tộc và bản sắc quốc gia ra cộng đồng quốc tế

Về ý nghĩa thực tiễn: Tài liệu lưu trữ phục vụ đắc lực cho việc thực

hiện chủ trương, chính sách, pháp luật, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hóa,

xã hội,…của quốc gia và địa phương Đối với hoạt động quản lý, tài liệu lưu trữ là nguồn thông tin không thể thiếu Hàng ngày, hàng giờ cán bộ, công chức phải thường xuyên khai thác và sử dụng những thông tin trong tài liệu lưu trữ để phục vụ công tác điều hành, quản lý hành chính nhà nước Dưới góc độ xã hội, tài liệu lưu trữ còn là nguồn thông tin phục vụ cho những nhu cầu chính đáng của nhân dân Thực tế đã chứng minh rằng, hầu hết tất cả mọi người ai cũng đã hơn một lần cần khai thác, sử dụng các tài liệu lưu trữ để xác nhận những thông tin liên quan đến bản thân như: xác minh lý lịch, thời gian công tác, trình độ học vấn, hình thức khen thưởng, kỷ luật,

1.2 Công tác lưu trữ

1.2.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Từ khi tài liệu lưu trữ trở thành phương tiện phục vụ cho việc quản lý, điều hành của các cơ quan, tổ chức và cho các nhu cầu của xã hội thì con người đã ý thức về việc sử dụng và lưu giữ chúng nhằm phục vụ cho nhu cầu thực tiễn và lâu dài về sau Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức sau khi đã giải quyết xong, đối với những tài liệu còn có giá trị nghiên cứu, sử dụng (giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử) được tổ chức lưu giữ và bảo quản để phục vụ cho nhu cầu sử dụng của toàn xã hội Từ đó, đặt

ra yêu cầu phải tổ chức tài liệu một cách khoa học và điều đó được tiến hành thông qua việc tổ chức thực hiện công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan của việc quản lý, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Đây là hoạt động thuộc lĩnh vực quản lý của nhà nước và được xem như là hoạt động không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước

“Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp

vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ”

[56, tr.26]

Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm các vấn

đề về lý luận, thực tiễn và pháp chế về tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản và

tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả Quá trình tổ chức hoạt động

đó bao gồm việc thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Hiện nay, quản lý công tác lưu trữ gồm lưu trữ hiện hành và lưu trữ

lịch sử Lưu trữ hiện hành là bộ phận lưu trữ của cơ quan, tổ chức có nhiệm

vụ thu thập, bảo quản và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ

các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức Lưu trữ lịch sử là cơ quan lưu trữ có

nhiệm vụ thu thập, bảo quản lâu dài và phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ được tiếp nhận từ lưu trữ hiện hành và các nguồn tài liệu khác

Tổ chức lưu trữ tài liệu hiện hành chủ yếu phục vụ cho hoạt động của

cơ quan, đơn vị và nguồn nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành gồm những hồ

sơ, tài liệu được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hàng năm, còn tổ chức lưu trữ tài liệu lịch sử phục vụ cho hoạt động chung của Nhà nước, toàn xã hội và của cộng đồng

1.2.2 Nội dung công tác lưu trữ

Nội dung công tác lưu trữ gồm hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp

vụ Theo khoản 1, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 quy định “hoạt động lưu

trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” [25]

- Về hoạt động quản lý bao gồm:

Thứ hai, đối với việc xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ

Việc xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật về công tác lưu trữ là hành lang pháp lý quan trọng để các cơ quan, tổ chức quản lý công tác lưu trữ một cách có hiệu quả Nó là phương tiện để các cơ quan quản lý nhà nước thực hiện hoạt động điều hành, quản lý công tác lưu trữ một cách thống nhất, thuận lợi và chính xác theo pháp luật của Nhà nước

Việc hướng dẫn thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ

có thể thực hiện bằng những văn bản đã cụ thể hóa các vấn đề được nêu ra trong các văn bản quy phạm pháp luật hoặc có thể thông qua hội nghị, các lớp tập huấn, nhằm giúp các cơ quan, tổ chức, cán bộ công chức, viên chức nắm và thực hiện một cách có hiệu quả những nội dung đã được đề cập trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ

Thứ ba, đối với công tác quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia

Quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ quốc gia là yêu cầu và nội dung cơ bản của công tác lưu trữ, chiếm vị trí quan trọng, xuyên suốt trong hoạt động

quản lý nhà nước về lưu trữ, nhằm đảm bảo sự toàn vẹn của tài liệu, quản lý chặt chẽ tài liệu, tránh tình trạng bị phân tán, mất mát, khó tra tìm, sử dụng Nếu không thực hiện tốt công tác này thì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình khai thác, sử dụng thông tin trong tài liệu, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác lưu trữ tại cơ quan

Thứ tư, đối với công tác thống kê nhà nước về lưu trữ

Thống kê nhà nước về lưu trữ nhằm bảo đảm sự quản lý chặt chẽ của nhà nước đối với công tác lưu trữ Nội dung công tác này bao gồm: thống kê

về tài liệu lưu trữ, tình hình kho tàng, trang thiết bị lưu trữ, tình hình công cụ tra cứu tài liệu, tình hình tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, tình hình bố trí sử dụng cán bộ lưu trữ Thông qua đó, giúp cho các cơ quan có cái nhìn tổng quát về công tác lưu trữ tại cơ quan mình, có định hướng cụ thể trong việc xây dựng kế hoạch thực hiện công tác lưu trữ, chỉ đạo thực hiện các khâu nghiệp vụ lưu trữ tài liệu cho phù hợp, đồng thời khắc phục những mặt tồn tại, hạn chế, góp phần tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại cơ quan mình

Thứ năm, quản lý thống nhất chuyên môn nghiệp vụ về lưu trữ

Việc quản lý thống nhất nghiệp vụ về lưu trữ được thể hiện trong việc xây dựng và ban hành các quy định cụ thể hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp

vụ lưu trữ và những nội dung này phải được áp dụng thực hiện trong phạm vi

cả nước nhằm bảo đảm nguyên tắc tập trung thống nhất trong quản lý tài liệu

và công tác lưu trữ Nội dung này được thể hiện ở những quy định liên quan đến thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ, liên quan đến sổ sách biểu mẫu chuyên môn áp dụng trong lưu trữ, liên quan đến việc ứng dụng khoa học công nghệ trong bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu thiếu sự thống nhất trong công tác lưu trữ sẽ gây khó khăn cho các cơ quan chức năng

Thứ bảy, đối với công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ công chức văn thư, lưu trữ; quản lý công tác thi đua khen thưởng trong hoạt động lưu trữ

Trình độ chuyên môn của cán bộ làm công tác lưu trữ có ảnh hưởng rất lớn đến chất lượng của tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ, việc bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Vì vậy, việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ làm công tác lưu trữ là nội dung quan trọng không thể thiếu được trong nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ Ngoài việc đưa đào tạo, bồi dưỡng kiến thức cho cán bộ trực tiếp làm công tác lưu trữ cần đưa đào tạo, bồi dưỡng cập nhật kiến thức về quản lý nhà nước công tác văn thư lưu trữ cho các cán bộ phòng, ban chuyên môn khác Trong đó, chú trọng kiến thức tổng quát, tầm quan trọng công tác quản lý lưu trữ đáp ứng yêu cầu thực tế trong hiện tại và tương lai

Bên cạnh đó, hàng năm, tổ chức sơ kết, tổng kết đánh giá công tác lưu trữ, qua đó đánh giá những ưu điểm, hạn chế để giúp các cơ quan thực hiện tốt hơn các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ Cùng với việc tổng

kết, đánh giá cũng kịp thời động viên, khen thưởng những đơn vị, cá nhân làm tốt và có những hình thức xử lý đối với đơn vị, cá nhân vi phạm để nâng cao ý thức trong việc thực hiện các quy định về công tác lưu trữ

Thứ tám, đối với việc thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo

ra các quyết định xử lý phù hợp, góp phần làm cho các chế độ, chính sách của nhà nước được thực hiện một cách đầy đủ, đúng đắn, các công việc được giải quyết một cách thỏa đáng, đáp ứng được yêu cầu, nguyện vọng chính đáng của cơ quan, tổ chức và công dân

Thứ chín, đối với hợp tác quốc tế về lưu trữ

Hợp tác quốc tế về lưu trữ là biện pháp tối ưu và ít tốn kém nhằm áp dụng có hiệu quả những thành tựu khoa học kỹ thuật tiên tiến của các nước trong lĩnh vực lưu trữ vào nước ta Thông qua hợp tác quốc tế về lưu trữ, ta

có thể học hỏi và ứng dụng những thành tựu của các công trình khoa học, những kinh nghiệm thực tế để đưa ra những phương án, những biện pháp tối

ưu nhằm thực hiện tốt các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ

Quản lý nhà nước về hợp tác quốc tế trong lĩnh vực lưu trữ sẽ tạo điều kiện cho ngành lưu trữ phát triển nhanh chóng và bắt kịp sự phát triển chung

của lưu trữ các nước khác trên thế giới và vẫn đảm bảo đúng nguyên tắc của nhà nước trong quan hệ hợp tác quốc tế

- Về hoạt động nghiệp vụ:

Thứ nhất, về thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ là quá trình thực hiện các biện pháp nhằm xác định nguồn tài liệu, thành phần tài liệu và tổ chức chuyển giao tài liệu vào kho lưu trữ theo thời hạn và phạm vi đã được nhà nước quy định

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 “Thu thập tài liệu là quá trình xác định

nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển giao vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ lịch sử” [25]

Bổ sung tài liệu là căn cứ vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu đưa vào bảo quản nhà nước Bảo quản tài liệu được thực hiện theo quan điểm và phương pháp tổng hợp và hệ thống trong toàn phông lưu trữ nhà nước, nó được tiến hành theo hai bước: bổ sung lưu trữ hiện hành và bổ sung lưu trữ lịch sử

Thu thập bổ sung tài liệu là một trong những khâu nghiệp vụ quan trọng nhằm lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử để quản lý, tránh mất mát, thất lạc tài liệu

và làm cơ sở, tiền đề để thực hiện các khâu nghiệp vụ tiếp theo của công tác lưu trữ Giải quyết tốt việc bổ sung tài liệu có ý nghĩa quan trọng Nhờ được

bổ sung thường xuyên những tài liệu có giá trị mà thành phần phông lưu trữ ngày càng phong phú thêm

Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, người ta đặc biệt chú

ý đến những tài liệu được hình thành ở các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu vào các lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có hai nhiệm vụ: thu thập

tài liệu vào lưu trữ theo chế độ nộp lưu của Nhà nước, sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ

Thứ hai, về chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ

Khoản 13, Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 “Chỉnh lý tài liệu là việc

phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [25]

Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải tuân theo nguyên tắc chỉnh lý tài liệu theo phông lưu trữ (không phân tán phông lưu trữ) Thực hiện nguyên tắc chỉnh lý theo phông lưu trữ, tài liệu của phông nào phải được sắp xếp và chỉnh lý theo phông đó, không để lẫn lộn tài liệu của các phông khác nhau để chỉnh lý chung Tài liệu sau khi chỉnh lý sẽ phản ánh được các mặt hoạt động của cơ quan đã sản sinh ra tài liệu và đảm bảo mối liên hệ lôgíc và lịch sử của tài liệu lưu trữ, đảm bảo mối liên hệ, kết cấu tự nhiên vốn có của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ

Yêu cầu của chỉnh lý tài liệu lưu trữ ngoài việc tổ chức khoa học tài liệu để phục vụ mục đích sử dụng tài liệu, còn phải đảm bảo tôn trọng được

sự hình thành tự nhiên của tài liệu, để phản ánh hoạt động của cơ quan có tài liệu Chỉnh lý tài liệu với mục đích tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản

lý, bảo quản và khai thác, sử dụng tài liệu và loại ra những tài liệu hết giá trị

để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

Thứ ba, về xác định giá trị tài liệu

Theo Luật Lưu trữ năm 2011 “Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá

giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị [25]

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài liệu: giai đoạn văn thư, giai đoạn lưu trữ hiện hành và giai đoạn lưu trữ lịch sử Ở giai đoạn văn thư, yêu cầu quan trọng nhất của việc xác định giá trị tài liệu là ghi thời hạn bảo quản cho hồ sơ; ở giai đoạn lưu trữ hiện hành là lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp vào lưu trữ cố định; còn

ở lưu trữ lịch sử nhiệm vụ của việc xác định giá trị tài liệu là tối ưu hóa thành phần tài liệu thuộc loại bảo quản vĩnh viễn

Kết quả công tác xác định giá trị tài liệu ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung, thành phần tài liệu của Phông lưu trữ quốc gia, do vậy công tác xác định giá trị tài liệu phải đảm bảo yêu cầu chính xác và thận trọng Việc xác định giá trị tài liệu không chính xác sẽ làm mất đi những tài liệu có giá trị đồng thời không loại được những tài liệu hết giá trị

Để thực hiện được các yêu cầu của công tác xác định giá trị tài liệu phải căn cứ vào lý luận đồng thời phải nghiên cứu tỉ mỉ thực tế tài liệu hiện

có của mỗi phông lưu trữ

Thứ tư, về bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật

để bảo quản an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu lưu trữ” [53, tr.51]

Mục đích của việc bảo quản tài liệu là chống và loại trừ các khả năng làm hỏng, làm mất tài liệu và lộ thông tin của tài liệu, bảo đảm an toàn và tạo điều kiện khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu quả cao Nội dung bảo quản tài liệu lưu trữ tập trung chủ yếu là việc xây dựng, cải tạo kho lưu trữ, xử lý kỹ thuật bảo quản và việc tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ

Nước ta nằm trong vùng khí hậu nhiệt đới gió mùa, nên độ ẩm và nhiệt

độ thường xuyên cao Điều kiện khí hậu này tác động rất xấu đến tài liệu lưu trữ và gây khó khăn cho việc bảo quản chung Vì vậy, kỹ thuật bảo quản tài

liệu lưu trữ phải được coi trọng Mặt khác, nội dung tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin bí mật về chính trị, quốc phòng và an ninh quốc gia nên việc bảo quản tài liệu lưu trữ không chỉ chú ý đến góc độ vật lý của tài liệu mà còn phải sử dụng các biện pháp ngăn chặn việc đánh cắp thông tin trong tài liệu và sự phá hoại tài liệu lưu trữ

Thứ năm, về thống kê, kiểm tra tài liệu

Thống kê trong lưu trữ là vận dụng các phương pháp nghiệp vụ, các mẫu chuyên môn để xác định rõ ràng, chính xác về số lượng, chất lượng, thành phần, nội dung, tình hình tài liệu và hệ thống bảo quản tài liệu trong các kho lưu trữ

Trong các phòng, kho lưu trữ đối tượng thống kê chủ yếu là tài liệu lưu trữ Ngoài ra, các kho lưu trữ còn thống kê phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứu tài liệu, tình hình nghiên cứu sử dụng tài liệu và thống kê đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ

Thông qua số liệu thống kê để nắm được số lượng tình hình tài liệu từ

đó tổ chức, quản lý chặt chẽ, đồng thời có cơ sở xây dựng kế hoạch nghiệp

vụ phù hợp với yêu cầu cụ thể của kho lưu trữ Trên cơ sở số liệu thống kê do các cơ quan lưu trữ báo cáo, cơ quan quản lý lưu trữ các cấp có cơ sở để xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển công tác lưu trữ trong phạm vi từng địa phương, từng ngành và trong phạm vi cả nước

Công tác kiểm tra được tiến hành nhằm mục đích nắm được số lượng, trạng thái thực tế của tài liệu của các phòng, kho lưu trữ, phát hiện những sai sót trong quá trình chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và có biện pháp khắc phục kịp thời những sai sót đã xảy ra

Thứ sáu, về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ là là một nghiệp vụ cơ bản của các cơ quan lưu trữ nhằm cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, các tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một trong những công tác quan trọng nhất và là mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ Vì vậy, tất cả các khâu nghiệp vụ từ thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý khoa học kỹ thuật, xác định giá trị, đến thống kê, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ đều nhằm một mục đích chung là sử dụng một cách có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ các nhu cầu về chính trị, quân sự, kinh tế, văn hoá, giáo dục, khoa học, xã hội của Đảng và nhà nước và của mọi tầng lớp nhân dân

Xuất phát từ mục đích nói trên, công tác lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ nói riêng chỉ có ý nghĩa khi được đưa ra sử dụng Việc sử dụng tài liệu lưu trữ càng có hiệu quả bao nhiêu thì ý nghĩa của tài liệu lưu trữ càng tăng lên bấy nhiêu; nếu tài liệu lưu trữ không được đưa ra phục vụ sử dụng thì công tác lưu trữ không có ý nghĩa Vì vậy, mọi hoạt động của công tác lưu trữ đều phải hướng vào một mục tiêu chung là phục vụ sử dụng tốt nhất tài liệu lưu trữ

1.2.3 Tính chất công tác lưu trữ

- Tính chất khoa học

Các nghiệp vụ của công tác lưu trữ được thực hiện thông qua việc nghiên cứu lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ và áp dụng vào điều kiện cụ thể của mỗi nước Nói cách khác, tính chất khoa học của công tác lưu trữ được thể hiện qua việc nghiên cứu cơ sở lý luận và các phương pháp khoa học để thực hiện các nội dung chuyên môn của công tác lưu trữ như: thu thập, bổ sung tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, xây dựng

công cụ tra cứu khoa học tài liệu, chỉnh lý tài liệu, bảo quản tài liệu, khai thác

và sử dụng tài liệu và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ

Mỗi một nghiệp vụ trên đây đều được tổ chức thực hiện theo các phương pháp khoa học Trong từng nội dung cụ thể lại có những quy trình nghiệp vụ nhất định như: quy trình, thủ tục tiêu huỷ tài liệu thuộc nội dung nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu; quy trình tu bổ tài liệu, quy trình khử nấm mốc,… thuộc nội dung nghiệp vụ bảo quản tài liệu, Đối với mỗi loại hình tài liệu, các nghiệp vụ lại có những quy trình mang tính đặc thù khác nhau Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, tìm tòi, phát hiện ra những điểm khác biệt

đó và đề ra một cách chính xác cách tổ chức khoa học cho từng loại hình tài liệu

Để quản lý thống nhất các nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa trong công tác lưu trữ cũng cần được nghiên cứu một cách đầy đủ Các tiêu chuẩn về kho tàng, điều kiện bảo quản an toàn cho từng loại hình tài liệu, tiêu chuẩn về các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: giá đựng tài liệu; cặp, hộp bảo quản tài liệu; bìa hồ sơ, tiêu chuẩn về các quy trình nghiệp vụ lưu trữ,…đang là vấn đề đặt ra cho công tác tiêu chuẩn hóa của ngành lưu trữ

Về lý thuyết, tài liệu lưu trữ chứa đựng những thông tin quá khứ và được lưu lại, giữ lại để phục vụ cho việc nghiên cứu lịch sử và các hoạt động

để bảo vệ những nội dung cơ mật của tài liệu lưu trữ Cán bộ làm công tác lưu trữ phải là những người có quan điểm, đạo đức chính trị đúng đắn, giác ngộ quyền lợi giai cấp, quyền lợi dân tộc, quyền lợi chính đáng của các cơ quan, các cá nhân có tài liệu trong lưu trữ, luôn cảnh giác với âm mưu, thủ đoạn của các thế lực thù địch, có ý thức tổ chức kỷ luật, trách nhiệm cao, chấp hành nghiêm chỉnh các quy chế bảo mật tàu liệu lưu trữ quốc gia Độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu cũng cần hiểu biết nhất định về tính cơ mật trong công tác lưu trữ Những nội dung thông tin khai thác được trong tài liệu lưu trữ quốc gia có thể phục vụ cho những mục đích chính đáng của cá nhân song không được làm ảnh hưởng đến lợi ích quốc gia, lợi ích cơ quan

và lợi ích của các cá nhân khác Điều đó đòi hỏi ý thức trách nhiệm của mỗi công dân trong quốc gia, trình độ của cán bộ lưu trữ và độc giả đến khai thác,

sử dụng tài liệu

- Tính chất xã hội

Tài liệu lưu trữ ngoài việc phục vụ việc nghiên cứu lịch sử còn phục vụ cho các nhu cầu khác của đời sống xã hội như: hoạt động chính trị, hoạt động quản lý nhà nước, hoạt động ngoại giao, hoạt động truy bắt tội phạm và nhiều hoạt động khác trong xã hội Công tác lưu trữ cần nghiên cứu ra những hình

thức phục vụ công tác khai thác và sử dụng tài liệu để đáp ứng được những nhu cầu đó của xã hội

Nội dung của tài liệu lưu trữ còn phản ánh những quy luật hoạt động

xã hội trong lịch sử phát triển của loài người Thông qua tài liệu lưu trữ có thể làm sáng tỏ các mối quan hệ xã hội của một giai đoạn lịch sử của đất nước hoặc của một con người cụ thể Nó có tác động lớn đến ý thức hệ của cả một tầng lớp xã hội nhất định Vì vậy, hoạt động lưu trữ cũng có mối quan hệ

xã hội chặt chẽ với một số ngành khoa học khác để làm rõ những vấn đề của đời sống xã hội

1.2.4 Nguyên tắc công tác lưu trữ

- Nguyên tắc tính chính trị (tính đảng)

Các nhà kinh điển của chủ nghĩa Mác-Lênin đã từng nhấn mạnh: toàn

bộ lịch sử của xã hội loài người là lịch sử của đấu tranh giai cấp (trừ xã hội cộng sản nguyên thủy), đấu tranh giai cấp chính trị là động lực thúc đẩy xã hội phát triển [46, tr.20]

Vận dụng nguyên tắc tính đảng trong lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, đòi hỏi chúng ta phải đứng trên lập trường của giai cấp vô sản, vì lợi ích trước mắt và lâu dài của sự nghiệp cách mạng để xây dựng lý luận và tiến hành công tác thực tiễn về lưu trữ của Việt Nam Mặt khác, phải tuân theo thế giới quan của giai cấp vô sản, là thế giới duy nhất khoa học

Nguyên tắc tính đảng còn thể hiện ở sự thống nhất giữa lý luận và thực tiễn Lý luận phải luôn luôn chỉ đường cho các hoạt động thực tiễn, là chìa khóa để giải quyết các vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đề ra Thực tiễn là cơ sở và động lực của nhận thức, do đó cũng là cơ sở để xây dựng nền lưu trữ học Việt Nam nói chung Một nền lưu trữ học giải quyết được những vấn đề mà thực tiễn công tác lưu trữ nước ta đặt ra là nền lưu trữ

có tính đảng và tính khoa học Nguyên tắc tính đảng không mâu thuẩn với tính khách quan và khoa học trong nghiên cứu tài liệu lưu trữ nhằm tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ

- Nguyên tắc lịch sử

Chúng ta đều biết, mỗi sự vật và hiện tượng đều phát sinh, phát triển

và kết thúc trong một hoàn cảnh lịch sử nhất định Chúng là sản phẩm của lịch sử Vì vậy, bất cứ sự vật và hiện tượng nào, muốn hiểu được bản chất của nó, đều phải đặt trong hoàn cảnh lịch sử cụ thể để xem xét trong mối quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác Nghĩa là phải có quan điểm lịch

sử

Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam gồm tài liệu của các thời kỳ lịch sử khác nhau và chúng được hình thành trong những hoàn cảnh lịch sử nhất định Không những về nội dung mà cả hình thức, giữa những tài liệu đó cũng

có những quan điểm khác nhau, vì mỗi tài liệu đều mang dấu ấn lịch sử

Trong phân loại tài liệu, phông lưu trữ quốc gia, nguyên tắc lịch sử được vận dụng để tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ, phân chia tài liệu trong các kho lưu trữ theo phông lưu trữ và phân loại tài liệu trong các phông lưu trữ, nhằm đảm bảo mối liên hệ lịch sử của tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nghiên cứu và sử dụng

Nguyên tắc lịch sử cũng là cơ sở của việc xây dựng hệ thống các công

cụ tra cứu khoa học ở các phòng, kho lưu trữ Vận dụng nguyên tắc này, khi xây dựng các công cụ tra cứu khoa học, phải chú ý đến mối liên hệ về nội dung của tài liệu để giới thiệu các thông tin chứa đựng trong tài liệu một cách

có hệ thống, mặt khác phản ánh trung thực nội dung, thành phần và các đặc điểm của tài liệu, không được hiện đại hóa tài liệu

- Nguyên tắc toàn diện và tổng hợp