Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố hồ chí minh từ thực tiễn công ty tnhh mtv kỹ thuật xây dựng toàn thịnh phát

Tính cấp thiết của đề tài: Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản trong hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội, các đơn v

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến TS Lê Văn In, người hướng dẫn khoa học, đã tận tình góp ý, hướng dẫn, định hướng và giúp đỡ tôi hoàn thành luận văn này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Quý Thầy, Cô giáo tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Tp Hồ Chí Minh đã trang bị cho tôi những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gian theo học tại Trường

Sau cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát, cùng gia đình, bạn bè, đồng nghiệp những người

đã giúp đỡ, tạo điều kiện, động viên tinh thần cho tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp

Xin trân trọng cảm ơn

Tác giả luận văn

Trần Thị Hà

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan luận văn “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tƣ nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh- từ thực tiễn công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát” là luận văn nghiên cứu của tôi

Các nội dung nghiên cứu và kết quả nêu trong luận văn là hoàn toàn trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và chƣa từng đƣợc công bố

Tác giả luận văn

Trần Thị Hà

MỤC LỤC

Contents

LỜI CẢM ƠN 3

LỜI CAM ĐOAN 4

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT 8

DANH MỤC BẢNG BIỂU 9

DANH MỤC BIỂU ĐỒ 9

1 Tính cấp thiết của đề tài: 10

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài 12

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 14

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài 15

5 Phương pháp nghiên cứu: 15

6 Tính mới của đề tài: 15

7 Kết cấu của luận văn: 16

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN NÓI CHUNG VÀ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN TẠI TP HỒ CHÍ MINH NÓI RIÊNG 17

1.1 Cơ sở lý luận 17

1.1.1 Khái niệm về văn bản, chức năng và vai trò của văn bản 17

1.1.1.1 Khái niệm văn bản: 17

1.1.1.2 Chức năng của văn bản: 19

1.1.1.3 Vai trò của văn bản: 21

1.1.2 Khái quát về tổ chức quản lý văn bản: 22

1.1.3 Khai thác thông tin văn bản 23

1.2 Cơ sở pháp lý 27

1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản 29

1.3.1 Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản 29

1.3.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác thông tin văn bản 31

1.4 Kinh nghiệm thực tiễn 33

Tiểu kết: 37

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT XÂY DỰNG TOÀN THỊNH PHÁT 39

2.1 Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát (gọi tắt là công ty TTP Cons) 39

2.1.1 Quá trình hình thành công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát 39

2.1.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát (TTP Cons) 40

2.1.3 Cơ cấu tổ chức 41

2.2 Hệ thống văn bản hình thành trong hoạt động của công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát 48

2.2.1 Hệ thống văn bản đến 49

2.2.2 Hệ thống văn bản đi do công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát ban hành 51

2.3 Thực trạng tổ chức quản lý văn bản ở công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát 56

2.3.1 Ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về quản lý văn bản ở TTP Cons 56

2.3.2 Tổ chức các bộ phận có chức năng quản lý văn bản ở TTP Cons 57

2.3.3 Tổ chức quản lý văn bản ở giai đoạn văn thư 62

2.3.4 Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ: 70

2.3.5 Tổ chức quản lý hồ sơ tài liệu ở lưu trữ 71

2.4 Nhu cầu và thực trạng khai thác thông tin văn bản ở công ty TTP Cons 75 2.4.1 Hoạt động quản lý và nhu cầu khai thác thông tin văn bản 75

2.4.2 Tình hình khai thác thông tin văn bản ở công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát phục vụ hoạt động quản lý điều hành 79

2.5 Nhận xét chung 86

2.5.1 Ưu điểm 86

2.5.2 Hạn chế 87

2.5.3 Nguyên nhân: 90

Tiểu kết: 96

CHƯƠNG 3: ĐỊNH HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NHẰM GÓP PHẦN NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG VÀ HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN CỦA DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN TRÊN ĐỊA BÀN TP HỒ CHÍ MINH 98

3.1 Định hướng chung 98

3.1.1 Mục tiêu cụ thể quản lý ngành 98

3.1.2 Nhu cầu quản lý và khai thác thông tin văn bản của xã hội, của doanh nghiệp hiện nay:……

98 3.1.3 Định hướng chung của doanh nghiệp tư nhân trong đó có doanh nghiệp tư nhân- Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát về quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản 99

3.2 Giải pháp: 100

3.2.1 Nâng cao nhận thức của cán bộ lãnh đạo quản lý và nhân viên về giá trị và lợi ích từ việc quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp 100

3.2.2 Xây dựng và hoàn thiện các quy chế, quy định trong đó có những quy định cụ thể về quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản 101

3.2.3 Tổ chức tốt công tác văn thư, lưu trữ ở Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát 104

3.2.4 Tăng cường các biện pháp tổ chức và phục vụ nhu cầu khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý điều hành đối với doanh nghiệp 107

3.2.5 Đào tạo và bồi dưỡng nhân viên về quản lý văn bản và tổ chức khai thác thông tin văn bản 110

3.3 Một số kiến nghị 113

Tiểu kết: 114

KẾT LUẬN 116

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 118

PHỤ LỤC 123

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

HĐTV Hội đồng thành viên

PCCC Phòng cháy chữa cháy

TTP Cons Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát TTP Corp Công ty Cổ phần Đầu tƣ Kiến trúc Xây dựng Toàn Thịnh Phát

DANH MỤC BẢNG BIỂU

SỐ HIỆU

2.1 Số lượng và nội dung các quyết định của công ty TNHH MTV

2.2 Số lượng và tên các công văn đi của công ty TNHH MTV Kỹ

2.3 Tình hình cán bộ văn thư ở các phòng, ban, đơn vị 60-61

DANH MỤC BIỂU ĐỒ

SỐ HIỆU

2.1 Mục đích khai thác thông tin văn bản phục vụ công việc

2.2 Nội dung thông tin văn bản được khai thác thường xuyên 83 2.3 Địa chỉ tra tìm và khai thác thông tin văn bản 84

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài:

Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản trong hoạt động lãnh đạo, quản lý điều hành của tất cả các cơ quan, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị kinh tế, sự nghiệp, các lực lượng vũ trang, trong các doanh nghiệp hiện nay luôn là một hoạt động tất yếu và rất quan trọng

Trong quá trình hoạt động, các cơ quan, tổ chức có nhu cầu ban hành văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý, để trao đổi công việc Đồng thời, sau khi công việc được giải quyết xong, theo quy định các văn bản cần được bảo quản giữ gìn để phục vụ việc giải quyết các công việc phát sinh, các hoạt động thanh tra, kiểm tra và các nhu cầu tra tìm khác

Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản, Đảng và Nhà nước đã hết sức quan tâm chỉ đạo, hướng dẫn và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật để từng bước đưa hoạt động này đi vào nề nếp và ngày càng hoàn thiện hơn Văn bản đầu tiên phải nói đến

đó Điều lệ về công tác văn thư giấy tờ và công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ Đến ngày 08/4/2004 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính Phủ về công tác văn thư được ban hành đã thay thế Nghị định số 142/CP Đây là một bước ngoặt quan trọng trong công tác văn thư của nước ta Ngoài ra, các văn bản hướng dẫn về công tác văn thư cũng được ban hành, có thể kể đến như là: Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.Về công tác lưu trữ, ban hành Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của Ủy ban thường vụ Quốc hội Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một

số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đặc biệt, sự ra đời của Luật

lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội thay thế cho Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, đây là bước chuyển biến lớn, đánh dấu sự phát triển và ngày càng hoàn thiện hơn của công tác lưu trữ

Hiện nay, việc tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản trong các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp đã đạt được những kết quả tốt Trong khu vực doanh nghiệp, kể cả doanh nghiệp tư nhân, công tác khai thác thông tin văn bản trở nên nhanh nhạy hơn, hiệu quả hơn rất nhiều, từng bước đi vào nề nếp và ổn định, bảo đảm cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho sự lãnh đạo, chỉ đạo và điều hành; bảo vệ được bí mật của Đảng và Nhà nước; tạo điều kiện cho việc tra cứu, nghiên cứu phục vụ cho các nhu cầu khai thác thông tin Tuy nhiên, hoạt động này vẫn còn những thiếu sót, khuyết điểm như: hầu hết cán bộ nhân viên làm công tác văn thư ở các phòng, ban, đơn vị chưa đáp ứng yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ; còn nhiều hạn chế trong việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý văn bản đến, văn bản đi, công tác lưu trữ; tài liệu lưu trữ còn phân tán chưa được thu thập đầy đủ, hồ sơ, tài liệu còn trong tình trạng tồn đọng chưa được chỉnh lý, sắp xếp; việc tra tìm, khai thác, sử dụng chưa đáp ứng kịp thời

Có thể thấy rằng nguyên nhân chính của những thiếu sót, khuyết điểm trong công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản là do vẫn còn một

số cán bộ lãnh đạo chưa thực sự quan tâm và đánh giá đúng tầm quan trọng của công tác này nên chưa có cơ chế tốt đảm bảo công tác này trong thực tiễn Những hạn chế, thiếu sót này đã gây ra khó khăn trở ngại và làm ảnh hưởng đến chất lượng của hoạt động quản lý điều hành tại các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị sự nghiệp, các doanh nghiệp tư nhân

Để khắc phục hạn chế, thiếu sót này cần phải nghiên cứu đánh giá công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói chung và của các doanh nghiệp

tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói riêng, nhằm tìm ra những biện pháp góp phần nâng cao chất lượng hiệu quả công tác quản lý văn bản, khai thác thông tin văn bản phục vụ tốt cho việc lãnh đạo, quản lý, điều hành của các cơ quan,

tổ chức và nhất là đối với các doanh nghiệp Với những vấn đề đặt ra trên đây, tôi

chọn đề tài nghiên cứu “Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh- từ thực tiễn công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát” làm đề tài luận văn khoa học của

mình

2 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Đã có nhiều công trình nghiên cứu dưới các góc độ khác nhau về công tác công văn giấy tờ nói chung và hoạt động tổ chức quản lý văn bản nói riêng Tuy nhiên mỗi công trình nghiên cứu đề cập đến những mảng hoạt động khác nhau

Các sách chuyên khảo như “Xây dựng và ban hành văn bản quản lý nhà nước” của Tạ Hữu Ánh (1996), NXB Lao Động; “Soạn thảo và xử lý văn bản trong công tác của cán bộ lãnh đạo và quản lý” của PGS.TS Nguyễn Văn Thâm, NXB chính trị quốc gia, 2006 đã đề cập đến công tác xây dựng, ban hành văn bản của các

cơ quan nhà nước, tính hệ thống của các văn bản, vai trò của văn bản trong việc đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động quản lý

Giáo trình “Lý luận và phương pháp công tác văn thư” của PGS Vương Đình Quyền, tái bản lần thứ hai, có bổ sung và sửa chữa, ban hành năm 2011 đã đề cập đến những vấn đề của công tác văn thư, văn bản và văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo Giáo trình này đã hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản và tình hình thực tiễn công tác quản lý và giải quyết văn bản

Một số bài viết đăng trong kỷ yếu khoa học của Cục Văn thư Lưu trữ như

các bài viết “Những vấn đề cơ bản trong việc xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia” của PGS.TS Dương Văn Khảm Bài viết đã nêu lên các

nguyên tắc và phương pháp xây dựng hệ thống thông tin tự động tài liệu lưu trữ quốc gia, giúp chỉ đạo, hướng dẫn thống nhất yêu cầu ứng dụng tin học trong toàn ngành lưu trữ; thử nghiệm xây dựng một cơ sở dữ liệu tự động hóa của một phân hệ thông tin tài liệu lưu trữ quốc gia để rút kinh nghiệm trước khi ứng dụng rộng rãi máy tính điện tử vào công tác lưu trữ trên cơ sở hợp tác với các chuyên gia và cơ quan chuyên môn ngành tin học; hay đáng chú ý là bài viết của Thạc sĩ Lã Thị

Hồng “Một số vấn đề về thực tiễn trong chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn

thư ở địa phương” Bài viết nêu lên được các nguyên nhân, tồn tại của công tác văn

thư và những biện pháp khắc phục để đáp ứng được những yêu cầu của công cuộc đổi mới đất nước và cải cách nền hành chính

Ngoài ra, báo cáo khoa học và khóa luận tốt nghiệp của các sinh viên, ví dụ

như: khóa luận tốt nghiệp của Võ Thị Nguyệt, Soạn thảo và ban hành văn bản hành chính trong công ty cổ phần nhà nước trên địa bàn Tp Hồ Chí Minh, thực trạng và giải pháp Đề tài này mang tính thực tiễn cao vì đã nêu ra được tình hình chung về

công tác soạn thảo và ban hành văn bản trong các công ty cổ phần nhà nước tại Tp

Hồ Chí Minh Khóa luận “Ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý hành chính nhà nước” của sinh viên Nguyễn Hoài Nam, luận văn này nghiên cứu về việc áp

dụng mô hình chính phủ điện tử- nhằm cải thiện phương thức hành chính, giúp giới doanh nghiệp và người dân tiếp cận được chính sách, cơ chế của Đảng và Nhà nước một cách nhanh nhất

Luận văn “Hoàn thiện cơ chế đảm bảo quyền tiếp cận thông tin trong hoạt động quản lý nhà nước” của thạc sĩ Vũ Thị Thanh Lý đã nêu lên các vấn đề về

quyền được tiếp cận thông tin Tiếp cận thông tin hiện đã trở thành một nhu cầu và một quyền cấp thiết cần phải bảo đảm không chỉ đối với các tổ chức và doanh nghiệp, mà còn đối với mọi công dân, bởi thông tin, đặc biệt là thông tin về pháp luật, chính sách và hoạt động của các cơ quan nhà nước được coi là yếu tố cốt yếu trong mọi hoạt động khi mà xã hội được quản lý và vận hành theo những nguyên tắc của Nhà nước pháp quyền

Bài viết của tác giả Nguyễn Đăng Dung, Pháp luật về bảo đảm quyền được thông tin của công dân và việc xây dựng Luật tiếp cận thông tin, đăng trên tạp chí

nghiên cứu lập pháp

“Tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin phục vụ hoạt động quản lý đào tạo ở Học viện Báo chí và Tuyên truyền” của thạc sĩ Nguyễn Thúy Hà

là đề tài gắn liền với địa chỉ nghiên cứu nhất định, mang tính thực tiễn cao “Quản

lý nhà nước về công tác văn thư đối với ủy ban nhân dân cấp xã” của thạc sĩ Phạm

Thị Kim Thoa nêu lên việc ban hành các quy định, quy chế của Nhà nước nhà nước

về công tác văn thư tại ủy ban nhân dân cấp xã nói chung

Như vậy, đã có một số công trình nghiên cứu khoa học đề cập đến vấn đề quản lý văn bản, tuy nhiên, vấn đề “tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh” thì chưa có nhiều công trình đề cập đến Dù vậy, các công trình trên đã cung cấp nhiều vấn đề hết sức bổ ích Để thực hiện đề tài, tôi đã kế thừa những kết quả nghiên cứu

ở các công trình nghiên cứu của các tác giả đi trước, đồng thời phân tích làm rõ và tìm các giải pháp tối ưu nhằm nâng cao hiệu quả quản lý văn bản và khai thác thông tin phục vụ hoạt động quản lý điều hành ở các doanh nghiệp tư nhân tại thành phố

Hồ Chí Minh nói chung và tại công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát nói riêng

3 Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý văn bản, khai thác thông tin văn bản đã được làm rõ, đánh giá thực trạng quản lý văn bản, khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân nói chung, của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát nói riêng Từ đó đề xuất những giải pháp góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Để thực hiện mục tiêu này, cần phải giải quyết những nhiệm vụ cơ bản sau đây:

Thứ nhất: Nghiên cứu hệ thống những lý luận và cơ sở pháp lý cơ bản về tổ chức quản lý và khai thác thông tin văn bản phục vụ lãnh đạo, quản lý điều hành cơ quan, tổ chức, đơn vị sự nghiệp, kinh tế…

Thứ hai: Đánh giá thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của doanh nghiệp tư nhân, trong đó có công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh về kết quả đạt được, thiếu sót, hạn chế và nguyên nhân

Thứ ba: Đề xuất giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả

tổ chức quản lý và khai thác thông tin văn bản phục vụ cho hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói chung và công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát nói riêng

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu là toàn bộ hoạt động quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản tại các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói chung và cụ thể ở công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát nói riêng trong thời gian từ năm 2010 đến năm 2015

5 Phương pháp nghiên cứu:

Để hoàn thành đề tài này, tôi phân tích đánh giá, nhìn nhận và vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng và duy vật lịch sử của chủ nghĩa Mác- Lê Nin đã được cụ thể hóa thành các nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc tổng hợp Các phương pháp nghiên cứu, phân tích thống kê, phân tích tổng hợp, điều tra, khảo sát được vận dụng khi thực hiện nhiệm vụ của đề tài Phương pháp phỏng vấn, điều tra, khảo sát được áp dụng để thu thập các thông tin cần thiết đối với đề tài Những thông tin thu được qua các phương pháp trên và các thông tin qua các nguồn tài liệu tham khảo được xử lý một cách khoa học, trên cơ sở vận dụng phương pháp phân tích, tổng hợp Việc vận dụng phương pháp thống kê giúp xử lý các số liệu thu thập được một cách hiệu quả

6 Tính mới của đề tài:

Đánh giá một cách có hệ thống thực trạng tổ chức văn bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh- từ thực tiễn công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát

Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác tổ chức văn bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân

Rút ra được những vấn đề có tính lý luận và thực tiễn từ công tác tổ chức văn bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Bổ sung nguồn tài liệu tham khảo cho việc nghiên cứu công tác tổ chức quản

lý văn bản và khai thác thông tin văn bản của các doanh nghiệp tư nhân

7 Kết cấu của luận văn:

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, phần nội dung chính của luận văn được chia làm ba chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nói chung và trong các doanh nghiệp tư nhân tại Tp Hồ Chí Minh nói riêng

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý điều hành Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát (TTP Cons)

Chương 3: Định hướng và giải pháp nhằm góp phần nâng cao chất lượng và hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản phục vụ hoạt động quản lý điều hành của doanh nghiệp tư nhân trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

CHƯƠNG 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN NÓI CHUNG VÀ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN TẠI TP HỒ CHÍ MINH NÓI RIÊNG

1.1 Cơ sở lý luận

1.1.1 Khái niệm về văn bản, chức năng và vai trò của văn bản

1.1.1.1 Khái niệm văn bản:

Văn bản nếu giải thích theo nghĩa của một từ Hán Việt thì gồm hai từ tố,

trong đó “văn” được hiểu là những chữ có nghĩa, “bản” được hiểu là vật liệu (như tấm, miếng) hoặc là từ gốc, vốn Từ đó có thể hiểu theo nghĩa rộng “văn bản” là

những chữ có ý nghĩa được viết trên một vật liệu nào đó

Văn bản là sản phẩm và phương tiện của hoạt động giao tiếp, có vai trò quan trọng đối với hoạt động của xã hội loài người Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ tiếp cận mà các tác giả đưa ra các quan niệm khác nhau về văn bản

Trong từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam định nghĩa về

văn bản như sau: Vật mang thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định [35, tr.423]

Dưới góc độ ngôn ngữ học, Lê A và Đinh Thanh Huệ đã định nghĩa văn bản:

“Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”

Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng nhất: Văn bản

là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định [43, tr.45]

Tiếp cận từ yếu tố chức năng và mục đích của văn bản, Tạ Hữu Ánh và Nguyễn Văn Thâm chung quan niệm “Văn bản nói chung là một phương tiện ghi tin

và truyền đạt thông tin bằng một ngôn ngữ hay ký hiệu nhất định” [01, tr.7], [46, tr.33]

Tiếp cận từ hình thức của văn bản: “Văn bản là bản viết hoặc in, mang nội dung là những gì cần được ghi để lưu lại làm bằng chứng” [51, tr.1078]

Văn bản được giải thích theo nghĩa hẹp hơn dưới góc độ hành chính học:

“Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức”

Theo điều 1 của Điều lệ quy định Chế độ chung về công tác công văn, giấy

tờ ở các cơ quan ban hành kèm theo Nghị định 527-TTg ngày 02/11/1957 của Thủ

tướng chính phủ quy định: “Các công văn, giấy tờ, gọi chung là văn bản gồm các loại chính sau đây: luật, sắc luật, sắc lệnh, nghị định, nghị quyết, quyết định, điều

lệ, thông tư, chỉ thị, báo cáo thông báo, thư công, công điện, công lệnh, phiếu gửi, giấy giới thiệu, giấy đi đường, biên bản”

Như vậy có thể thấy rằng, có nhiều cách hiểu khác nhau về văn bản nhưng đều thống nhất ở chỗ coi văn bản là một chỉnh thể cấu tạo theo nguyên tắc nhất định, gồm những đơn vị ngôn ngữ liên kết với nhau nhằm chuyển tải một thông tin trọn vẹn nào đó, đáp ứng mục đích giao tiếp

Ngoài văn bản nói chung, còn có các loại văn bản như: Văn bản hành chính, văn bản chuyên môn, văn bản khoa học kỹ thuật, văn bản mật

* Văn bản hành chính: là văn bản do chủ thể quản lý nhà nước ban hành có

nội dung là truyền tải thông tin trong hoạt động quản lý được ban hành để tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản áp dụng pháp luật

Đặc điểm của văn bản hành chính là: nội dung thông thường là truyền đạt thông tin quản lý, ghi nhận các sự kiện thực tế nhằm phục vụ cũng như đáp ứng nhu cầu của quản lý nhà nước Ngoài ra, văn bản hành chính còn được ban hành để cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, văn bản áp dụng pháp luật triển khai trong nội

bộ cơ quan nhà nước

Thứ hai, đối tượng tác động của văn bản hành chính luôn cụ thể, đó có thể là

các cơ quan, đơn vị cấp dưới trực thuộc (công văn chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ…) hoặc cấp trên của chủ thể ban hành văn bản hành chính (công văn do cấp dưới ban

hành, báo cáo, tờ trình…) hay cũng có thể là cơ quan, tổ chức khác khi cần trao đổi thông tin và phối hợp thực hiện một công việc nào đó

Thứ ba, tùy thuộc nội dung văn bản, văn bản hành chính có thể được áp

dụng một lần hay nhiều lần

Khác với văn bản quy phạm pháp luật được ban hành để áp dụng nhiều lần hay văn bản áp dụng pháp luật được ban hành để áp dụng một lần đối với trường hợp cụ thể thì văn bản hành chính có thể được áp dụng một lần hay nhiều lần tùy thuộc vào nội dung văn bản Đây cũng chính là đặc trưng riêng của văn bản hành chính

Văn bản hành chính có vai trò chủ yếu là cụ thể hóa văn bản quy phạm pháp luật, hướng dẫn cụ thể các chủ trương, chính sách của nhà nước, hỗ trợ cho quá trình quản lý hành chính nhà nước và thông tin pháp luật

* Văn bản chuyên môn: là loại văn bản mang tính chất đặc thù thuộc nghiệp

vụ chuyên môn trong các lĩnh vực như: thống kê; kế hoạch; tài chính; ngân hàng; vật tư; y tế…

* Văn bản khoa học kỹ thuật: là văn bản được ban hành trong các lĩnh vực

như: kiến trúc; xây dựng; công nghệ; cơ khí; bản đồ; khí tượng… hình thức văn bản thường ở các dạng như: bản vẽ thiết kế; đồ án; bản canh; băng ghi âm; ghi hình; phim ảnh…

* Văn bản mật: là văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được

đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Tại các doanh nghiệp tư nhân thì văn bản mật có thể là chiến lược phát triển,

kế hoạch kinh doanh, bí quyết sản phẩm…

.1.1.1.2 Chức năng của văn bản:

Chức năng thông tin:

Chức năng thông tin là chức năng chung của tất cả các loại văn bản Thông tin trong đời sống xã hội có thể được ghi chép và truyền tải với nhiều hình thức khác nhau

Đây là chức năng được nói đến đầu tiên và cũng là chức năng quan trọng nhất, bởi

vì thông qua chức năng thông tin, các chức năng khác mới được thể hiện Ngày nay, với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật, nhiều phương tiện truyền đạt thông tin ra đời nhằm thỏa mãn những nhu cầu ngày càng tăng của công tác quản lý, ví dụ: điện thoại, điện tín… Tuy nhiên, văn bản vẫn giữ một vị trí quan trọng, thông tin văn bản

là hết sức quan trọng và văn bản là phương tiện ghi chép và truyền đạt thông tin sử dụng chủ yếu trong hoạt động quản lý

Chức năng thông tin của văn bản được thể hiện ở các mặt cơ bản sau đây: ghi chép, phản ánh thông tin về chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước, phản ánh tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp lên cấp trên

và hoạt động của các cơ sở, thông báo, kiến nghị, đề nghị của cấp dưới lên cấp trên, trao đổi công việc giữa các cơ quan với nhau, giữa cơ quan tổ chức với cá nhân; truyền đạt và cung cấp đầy đủ, có hệ thống, đáng tin cậy mọi thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý, điều hành

Chức năng pháp lý:

Văn bản là cơ sở pháp lý để thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quản

lý của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Đây là một chức năng riêng biệt của văn bản quản lý nhà nước Chức năng này làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của cơ quan nhà nước về những vấn đề xã hội Chức năng pháp lý còn là cơ

sở để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình

Chức năng quản lý:

Chức năng quản lý của văn bản là hết sức quan trọng, vì đó là chức năng phục vụ cho quá trình quản lý, điều hành của mỗi cơ quan, tổ chức; đảm bảo phát huy được hiệu lực hiệu quả của nó trong thực tiễn quản lý Toàn bộ chu trình quản

lý, từ việc ra quyết định, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đánh giá, điều chỉnh các quyết định cho phù hợp với mục tiêu của các hoạt động, người quản lý đều cần đến văn bản Văn bản trở thành một trong những cơ sở cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý; giúp cho nhà lãnh đạo quản lý và ban hành những quyết định quản lý phù

hợp, chính xác Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong quá trình quản

lý Để văn bản thực hiện tốt chức năng quản lý thì quá trình soạn thảo văn bản phải nghiêm túc, văn bản phải đầy đủ yêu cầu về thể thức và phải được ban hành kịp thời

Chức năng văn hóa- xã hội:

Văn bản là sản phẩm do con người sáng tạo nên mang dấu ấn của thời gian, được hình thành trong quá trình nhận thức, quá trình lao động để tổ chức xã hội, cải tạo tự nhiên và chứa đựng những giá trị văn hóa về nhiều mặt của dân tộc; ghi lại và truyền bá cho thế hệ mai sau những truyền thống văn hóa quý báu của dân tộc được tích lũy từ cuộc sống qua nhiều thế hệ; là nguồn tư liệu lịch sử quý giá giúp cho chúng ta hình dung toàn cảnh bức tranh và trình độ văn hóa, văn minh của mỗi thời

kỳ lịch sử

Ngoài các chức năng chính kể trên, văn bản còn có các chức năng giao tiếp, chức năng sử liệu, chức năng thống kê…

1.1.1.3 Vai trò của văn bản:

Văn bản là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý:

Thông tin có vai trò hết sức quan trọng trong hoạt động quản lý Có rất nhiều phương thức để có thể trao đổi thông tin trong đó phương thức quan trọng hàng đầu

để trao đổi thông tin đó là văn bản Bởi thông tin trên văn bản là thông tin đầy đủ và chính xác nhất Thông qua các văn bản, có thể nắm bắt và hiểu rõ được phần lớn về: Chủ trương, đường lối của Đảng và chính sách của Nhà nước, nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động của các cơ quan, tổ chức; kế hoạch và phương thức hoạt động, quan hệ công tác giữa các cơ quan, các đơn vị với nhau; chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của các cơ quan, đơn vị; kết quả và những tồn tại trong hoạt động quản lý của mỗi

cơ quan, tổ chức

Văn bản là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý:

Văn bản là một phương tiện không thể thiếu để truyền đạt quyết định quản lý trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Đối với cơ quan, tổ chức cấp trên ban hành văn bản để truyền đạt ý kiến chỉ đạo của cấp trên đối với cấp dưới

nhằm giải quyết một công việc cụ thể Đối với những cơ quan, tổ chức cấp dưới ban hành văn bản là để phản ánh tình hình hoạt động, những kiến nghị của cơ quan, tổ chức cấp dưới lên cấp trên để giúp đỡ, giải quyết những công việc nào đó Trong quá trình truyền đạt các quyết định quản lý đòi hỏi phải nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng Văn bản có thể giúp cho các nhà quản lý tạo ra các mối quan hệ về mặt tổ chức trong các cơ quan, đơn vị trực thuộc theo yêu cầu của mình và hướng hoạt động của các thành viên vào phương tiện truyền đạt Trong hoạt động quản lý, điều hành các cơ quan, tổ chức cũng như các cán bộ quản lý, lãnh đạo đều phải sử dụng văn bản để truyền đạt các quyết định quản lý của mình Nếu tổ chức tốt thì năng suất, hiệu quả lao động cao, còn ngược lại nếu tổ chức không tốt, thiếu khoa học thì năng suất lao động của người quản lý, của cơ quan sẽ bị hạn chế

Văn bản là phương tiện kiểm tra, kiểm soát hoạt động của bộ máy lãnh đạo, quản lý

Để hoạt động quản lý đạt hiệu lực, hiệu quả thì không thể thiếu công tác kiểm tra, kiểm soát Tổ chức tốt công tác này có thể thúc đẩy hoạt động của cơ quan, tổ chức chó hiệu quả, hiệu lực Thông qua công tác kiểm tra, kiểm soát có thể đánh giá được kết quả đạt được so với mục tiêu mà các cơ quan, tổ chức đã đặt ra Đồng thời, đó là biện pháp để nâng cao trình độ tổ chức trong công tác của các cơ quan, tổ chức hiện nay Có nhiều hình thức và phương tiện để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát mà cán bộ quản lý và lãnh đạo có thể sử dụng trong đó văn bản

là phương tiện quan trọng của công tác này vì hầu hết các hoạt động của cơ quan, tổ chức đều được cụ thể hóa bằng văn bản

Văn bản là công cụ đưa pháp luật vào thực tiễn

Để đưa pháp luật vào thực tiễn không thể thiếu hệ thống văn bản Đây là một trong những công cụ quan trọng để giải quyết các quan hệ về pháp lý Đó là chứng

cứ pháp lý để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động quản lý

1.1.2 Khái quát về tổ chức quản lý văn bản:

Trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức chính trị xã hội, các doanh nghiệp tư nhân công tác soạn thảo văn bản là

công việc thường xuyên của mỗi cán bộ, nhân viên; là công cụ hữu hiệu nhất giúp chuyển tải thông tin giữa các cơ quan nhà nước, tổ chức và nhân dân, doanh nghiệp

Từ đó, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp phải thường xuyên tổ chức các khâu xử

lý đối với văn bản như soạn thảo, trình ký, ban hành văn bản, chuyển giao, tiếp nhận, đăng ký vào sổ, quản lý văn bản, lập hồ sơ hiện hành, quản lý và sử dụng con dấu…Những công việc này trở thành công tác thiết yếu của mỗi cơ quan tổ chức, doanh nghiệp hay có thể gọi là công tác văn thư hoặc công tác tổ chức quản lý văn bản

Mục đích của công tác này là nhằm quản lý văn bản ở khâu hiện hành và đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo quản lý

Công tác tổ chức quản lý văn bản được hiểu: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý, gồm các công việc về xây dựng, ban hành văn bản; quản lý, giải quyết văn bản hình thành trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị- xã hội, tổ chức chính trị, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế và đơn vị vũ trang nhân dân

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công

tác văn thư, tại Khoản 2 Điều 1 đã giải thích rõ: “Công tác văn thư quy định tại Nghị định này bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”

Như vậy, công tác tổ chức quản lý văn bản bắt đầu từ hoạt động soạn thảo, ban hành văn bản đi hoặc từ khi tiếp nhận văn bản đến cho đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ hiện hành Có làm tốt công tác tổ chức quản lý văn bản thì bước tiếp theo là khai thác thông tin văn bản sẽ được thực hiện hiệu quả, nhanh chóng, góp phần nâng cao chất lượng, năng suất lao động của mỗi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

1.1.3 Khai thác thông tin văn bản

Thông tin là nhu cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, là công cụ để điều hành quản lý, lãnh đạo của mỗi quốc gia, là phương tiện hữu hiệu

để mở rộng giao lưu hiểu biết giữa các quốc gia dân tộc, là nguồn cung cấp trí thức, cũng là nguồn lực phát triển kinh tế - xã hội Thông tin được coi là yếu tố quyết định cho cơ hội phát triển, thành đạt và tự chủ của mỗi quốc gia, tổ chức và mỗi con người

Trong đời sống xã hội, thông tin là một nhu cầu cơ bản và không thể thiếu trong các mối quan hệ Xã hội càng phát triển thì nhu cầu này càng tăng lên vì thông tin là nguồn lực của sự phát triển Nội dung thông tin là nội dung của các sự vật, là

ý nghĩa của các văn bản hay các ý tưởng, đề xuất và được thể hiện qua nhiều hình thức khác nhau có thể là qua phát thanh, truyền hình, báo chí, văn bản

Thông tin là một vấn đề phức tạp, chứa đựng nội dung đa dạng và phong phú

vì thế nó được hiểu theo nhiều cách khác nhau

Từ điển Oxford English Dictionary thì cho rằng thông tin là điều mà người

ta đánh giá hoặc nói đến; là tri thức, tin tức Một số từ điển thì đơn giản đồng nhất thông tin với kiến thức – Thông tin là điều mà người ta biết, hoặc thông tin là sự chuyển giao tri thức làm tăng thêm sự hiểu biết của con người

Theo nghĩa thông thường, thông tin là tất cả các sự kiện, sự việc, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người Thông tin hình thành trong quá trình giao tiếp: một người có thể nhận thông tin trực tiếp từ người khác thông qua các phương tiện thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh

Theo quan điểm triết học, thông tin là sự phản ánh của tự nhiên và xã hội (thế giới vật chất) bằng ngôn từ, ký hiệu, hình ảnh…hay nói rộng hơn bằng tất cả các phương tiện tác động lên giác quan của con người,

Thông tin là một khái niệm rộng Thông tin tồn tại khắp nơi, trong từng hoạt động và từng tế bào của tổ chức xã hội Thông tin có thể là sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm hiểu biết của con người, được hình thành trong quá trình giao tiếp, là nguồn gốc của nhận thức, là cơ sở ra quyết định Thông tin có thể là tất cả những gì được phản ánh trong thế giới vật chất; nội dung của thế giới vật chất mà con người nhận thức được và phụ thuộc vào đặc điểm, tính chất của đối tượng được

phản ánh Thông tin cũng có thể là một bộ phận tri thức mới về một sự vật hay hiện tượng được con người tiếp nhận và sử dụng vào hoạt động có định hướng, có mục đích của mình dưới các hình thức thích hợp [50, tr.45].

Trong Chương 1, Điều 2, Khoản 1 và Khoản 3 của Luật Tiếp cận thông tin

cũng giải thích rõ: thông tin là tin, dữ liệu được chứa đựng trong văn bản, hồ sơ, tài liệu có sẵn, tồn tại dưới dạng bản viết, bản in, bản điện tử, tranh, ảnh, bản vẽ, băng, đĩa, bản ghi hình, ghi âm hoặc các dạng khác do cơ quan nhà nước tạo ra

Theo nghĩa chung nhất thì thông tin được hiểu là những tri thức được sử dụng để định hướng, tác động tích cực và để điều khiển nhằm duy trì tính đặc thù về chất, hoàn thiện và phát triển hệ thống

Khai thác thông tin là việc đọc, xem, nghe, ghi chép, sao chép, chụp thông tin

Thông tin văn bản giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn

bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương Mỗi cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp cần hiểu rõ vai trò của thông tin tài liệu để bảo vệ an toàn và sử dụng tài liệu một cách có hiệu quả để nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội Nhằm phát huy tốt vai trò của thông tin văn bản, ngoài việc bảo quản an toàn tài liệu, bảo mật thông tin trong tài liệu, mỗi tổ chức cần quan tâm đến công tác tổ chức quản lý và khai thác thông tin văn bản

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản Vai trò của công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đối với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau được thể hiện ở những nội dung sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế,

văn hoá, xã hội, đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân, góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần nâng cao năng suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-

xã hội và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị- xã hội, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính pháp lý Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều bộ phận Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ: giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức đảng,

tổ chức chính trị-xã hội chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính Góp phần giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan Mọi chủ trương, đường lối của Đảng và Nhà nước

kể cả chủ trương tuyệt mật đều được phản ánh trong văn bản Việc giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan là rất quan trọng Tổ chức tốt công tác văn thư, quản lý văn bản chặt chẽ, gửi văn bản đúng đối tượng, không để mất mát, thất lạc là góp phần giữ gìn tốt bí mật của Đảng, Nhà nước và cơ quan, đảm bảo giữ gìn đầy

đủ chứng cớ về hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Nội dung tài liệu phản ảnh hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội cũng như của các đồng chí lãnh đạo Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ảnh trung thực hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội thì khi cần thiết, tài liệu sẽ là bằng chứng pháp lý của cơ quan tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội là nguồn bổ sung thường xuyên, chủ yếu cho lưu trữ hiện hành, lưu trữ tổ chức chính trị-xã hội Vì vậy, nếu làm tốt công tác văn thư, mọi công việc của cơ quan, tổ chức đều được văn bản hoá; giải quyết xong công việc, tài liệu được lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào lưu trữ cơ quan đúng quy định sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành các khâu nghiệp vụ tiếp theo như phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày và lâu dài về sau

Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan nhà nước, mỗi tổ chức, mỗi đơn vị được thông suốt, nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý

1.2 Cơ sở pháp lý

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, tại nghị định này cũng nêu rõ các công việc của công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư

Về quản lý văn bản, Nghị định số 110 quy định hai nội dung cơ bản cần thực hiện:

Một là quản lý văn bản đến:

Trình tự quản lý văn bản đến (tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình chuyển giao văn bản đến; giải quyết và theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến với nội dung chi tiết được quy định ở Điều 13, Điều 14, Điều 15)

“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức”.[4]

Hai là quản lý văn bản đi: Trình tự quản lý văn bản đi (kiểm tra thể thức,

hình thức và kỹ thuật trình bày, ghi số, ký hiệu và ngày tháng của văn bản; đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn mật (nếu có); đăng ký văn bản đi; làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, lưu văn bản đi) Điều 18 và Điều 19 quy định nội dung chi tiết của việc chuyển phát văn bản đi, lưu văn bản đi

Dựa trên những quy định pháp lý cơ bản này, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành các văn bản hướng dẫn cụ thể Ngoài Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số

09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Các cơ quan chức năng còn ban hành hàng loạt văn bản quy định bổ sung hoặc chi tiết hóa, hướng dẫn việc thực hiện quản lý văn bản trong hoạt động lãnh đạo, quản lý, điều hành cụ thể như:

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Trong thông tư này, các quy định

về phông chữ, khổ giấy, kiểu trình bày, cách định lề văn bản, thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản được hướng dẫn cụ thể

Thông tư 04/2013/TT- BNV ngày 16/4/2013 hướng dẫn xây dựng quy chế văn thư, lưu trữ của các cơ quan tổ chức;

Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 02 tháng 02 năm 2014 của Bộ Nội vụ về công tác văn thư

Quyết định số 579/QĐ-BNV ngày 27 tháng 6 năm 2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt Quy hoạch ngành Văn thư, Lưu trữ đến năm 2020, tầm nhìn đến năm 2030;

Thông tư số 55/2005/TTLT-BNV- VPCP ngày 06/5/2005 hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

Pháp lệnh lưu trữ quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04/4/2001 của

Ủy ban thường vụ Quốc hội

Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia

Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;

Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức và đặc biệt, sự ra đời của Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội thay thế cho Pháp lệnh lưu trữ quốc gia, đây là bước chuyển biến lớn, đánh dấu sự phát triển và ngày càng hoàn thiện hơn của công tác lưu trữ Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 là Luật lưu trữ mới nhất, có hiệu lực ngày 01/07/2012, quy định về hoạt động lưu trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ; đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ; hoạt động dịch vụ lưu trữ và quản lý về lưu trữ

Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của của Luật Lưu trữ;

Luật tiếp cận thông tin số 104/2016/QH13 ngày 06/4/2016 của Quốc hội

1.3 Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản

Tiêu chí là thước đo mà dựa vào đó người ta có thể biết được ý nghĩa, giá trị của đối tượng được xem xét Hiện nay vẫn chưa có một công trình chuyên khảo nào nghiên cứu một cách có hệ thống, toàn diện về tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản

1.3.1 Tiêu chí đánh giá hiệu quả tổ chức quản lý văn bản

Công tác tổ chức quản lý văn bản là công tác không thể thiếu được trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính

trị - xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải

sử dụng văn bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày Trong quá trình thực hiện nội dung của công tác

tổ chức quản lý văn bản ở các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội, các doanh nghiệp tư nhân, các đơn vị sự nghiệp… phải đảm bảo các yêu cầu dưới đây:

- Nhanh chóng, kịp thời là yêu cầu đối với công tác văn thư Quá trình giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyết văn bản Khi thực hiện yêu cầu này phải xem xét mức độ quan trọng, mức độ khẩn của văn bản để xây dựng và ban hành văn bản nhanh chóng, chuyển văn bản kịp thời, đúng người, đúng

bộ phận chịu trách nhiệm giải quyết, không để sót việc, chậm việc và phải quy định

rõ thời hạn giải quyết và đơn giản hóa thủ tục giải quyết văn bản

- Chính xác:

+ Về nội dung: nội dung văn bản phải đáp ứng yêu cầu giải quyết công việc

và không trái với các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, các quy định của Đảng, dẫn chứng phải trung thực, số liệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng Văn bản ban hành phải đúng về thể loại, chính xác về thẩm quyền ban hành, đầy đủ các thành phần thể thức do Đảng và các tổ chức chính trị - xã hội quy định

+ Về nghiệp vụ văn thư: thực hiện đúng chế độ công tác văn thư và các khâu nghiệp vụ cụ thể như đánh máy văn bản, đăng ký, chuyển giao và quản lý văn bản

- Bí mật là yêu cầu quản lý đối với công tác văn thư, là biểu hiện tập trung mang tính chính trị của công tác văn thư Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội có nhiều vấn đề thuộc phạm

vi bí mật của Đảng và Nhà nước Để bảo đảm yêu cầu này cần thực hiện đúng các văn bản chỉ đạo của Đảng, Nhà nước về bảo vệ bí mật nhà nước, như việc sử dụng mạng máy tính, bố trí phòng làm việc, lựa chọn cán bộ văn thư đúng tiêu chuẩn,

- Hiện đại: Việc thực hiện công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Hiện đại hóa công tác văn thư là một

trong những tiền đề nhằm nâng cao năng suất, chất lượng công tác và ngày càng trở thành nhu cầu cấp bách của mỗi cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính trị-xã hội Tuy nhiên, quá trình hiện đại hóa công tác văn thư phải được tiến hành từng bước, phù hợp với tổ chức, trình độ cán bộ và điều kiện của từng cơ quan, tổ chức Nói đến hiện đại hóa công tác văn thư là nói đến việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và sử dụng trang thiết bị văn phòng hiện đại

1.3.2 Tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác thông tin văn bản

Để xác định hiệu quả khai thác thông tin, đầu tiên chúng ta cần phải đánh giá được mục tiêu của truyền đạt thông tin, đó là quá trình nhằm cho khách thể: nghe, thấy, hiểu, đồng ý, hành động và phản hồi thông tin

Việc phản hồi thông tin giúp cho chủ thể biết người tiếp nhận đã: Đã nghe đúng hay chưa? Đã hiểu đúng hay hiểu lầm và hiểu bao nhiêu? Có đồng ý không và trong phạm vi nào? Và dự định hành động, hành động hay không hành động?

Như vậy, tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác thông tin có thể được xác định là:

- Hiệu quả khai thác thông tin là kết quả thông tin đạt được theo yêu cầu trong một khoảng không gian, thời gian, công sức và nguồn lực cụ thể

- Hiệu quả khai thác thông tin là phép so sánh dành để chỉ mối quan hệ giữa

kết quả thực hiện các mục tiêu, hoạt động của chủ thể cung cấp thông tin và khách thể tiếp nhận thông tin và chi phí mà họ bỏ ra để có kết quả đó trong những điều kiện nhất định

Theo cách định nghĩa này thì tiêu chí đánh giá hiệu quả khai thác thông tin được hiểu gồm đầy đủ các khía cạnh cụ thể sau:

Thứ nhất, là phép so sánh chỉ mối quan hệ trước – sau, cao – thấp, nhiều – ít giữa kết quả đạt được của quá trình thông tin (đầu ra) và chi phí về mặt thời gian, công sức và nguồn lực (đầu vào) Như vậy, thương số giữa các yếu tố “đầu vào” và

“đầu ra” càng lớn thì hiệu quả càng cao

Cụ thể, coi việc khai thác thông tin là hoạt động thường xuyên, nhưng nếu cán bộ nhân viên tiếp cận, sau đó nhận thức, hiểu và thay đổi hành vi theo các mục

đích của thông tin thì quá trình khai thác thông tin đó đã đạt được hiệu quả nhất định

Thứ hai, là kết quả thực hiện các mục tiêu, hoạt động mà chủ thể cung cấp thông tin đưa đến khách thể tiếp nhận thông tin trong một khoảng không gian và thời gian nhất định

Thứ ba, là chi phí bỏ ra để thực hiện các kết quả đó Đó có thể là nguồn tài chính để khai thác, tiếp cận thông tin, nguồn nhân lực để tạo và cung cấp thông tin,

hệ thống các trang thiết bị kỹ thuật để tạo ra những hiệu quả khai thác thông tin

Trong hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều bằng văn bản Vai trò của công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản đối với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị có mối quan hệ mật thiết với nhau được thể hiện ở những nội dung sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

- Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc đáp ứng kịp thời các yêu cầu của tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức,

cá nhân Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Từ mối quan hệ gắn bó có thể thấy nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của mỗi cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được thông suốt

1.4 Kinh nghiệm thực tiễn

Qua trao đổi với các cán bộ nhân viên thực hiện công tác văn thư lưu trữ và theo thực tiễn quan sát được tại một số công ty thành viên Toàn Thịnh Phát (công ty TNHH Thiết kế Toàn Thịnh Phát trẻ, Công ty TNHH Kết cấu thép Toàn Thịnh Phát), công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản được thực hiện như sau:

 Công ty TNHH Thiết kế Toàn Thịnh Phát Trẻ:

Quản lý văn bản đi: Cá nhân phụ trách soạn thảo văn bản, trình trưởng/phó

phòng ban xem xét và ký nháy sau đó trình Ban giám đốc phê duyệt Sau khi trình

ký xong, cá nhân soạn thảo văn bản chuyển file lên trên phần mềm quản lý công văn đi, đến và ghi lại số file Bộ phận văn thư sẽ cho số trực tiếp trên file Bộ phận soạn thảo sẽ photo văn bản, gửi tới bộ phận văn thư đóng dấu và phát hành Bản gốc

sẽ lưu tại văn thư công ty

Quản lý văn bản đến: Việc quản lý văn bản đến được thực hiện như sau:

Khi có văn bản đến, bộ phận lễ tân sẽ trực tiếp liên hệ với các phòng ban, cá nhân

có tên trên văn bản để nhận văn bản Việc giao nhận văn bản này sẽ được ghi vào sổ chuyển giao văn bản đến Đối với các văn bản ghi nơi nhận là tên công ty, bộ phận

lễ tân sẽ chuyển qua cán bộ văn thư để tiến hành bóc bì, lấy số văn bản đến, trình xin ý kiến chỉ đạo chuyển giao văn bản đến cho các phòng ban, cá nhân có liên quan

để thực hiện công việc

Khai thác thông tin văn bản: Do đặc thù là một công ty về thiết kế nên hầu

hết hồ sơ công việc là các bản vẽ Vì thế sau khi làm xong, các phòng ban sẽ lưu hồ

sơ (bản vẽ) tại giá treo bản vẽ và do bộ phận văn thư kiêm lưu trữ phụ trách nên khi cần khai thác thông tin văn bản, hồ sơ, các phòng ban sẽ tự tìm kiếm hoặc nhờ bộ phận văn thư tìm kiếm

 Công ty TNHH Kết cấu thép Toàn Thịnh Phát

Quản lý văn bản đi: Bộ phận chuyên môn phụ trách công tác soạn thảo văn

bản sau đó chuyển lên Ban giám đốc phê duyệt, sau khi văn bản đã được duyệt, thư

ký phòng ban sẽ lấy số, đóng dấu tại bộ phận văn thư công ty và tự phát hành văn bản đến các đơn vị, cá nhân, đối tác có liên quan

Quản lý văn bản đến: Tại các công ty kết cấu thép Toàn Thịnh Phát, việc

quản lý văn bản đến được thực hiện như sau: Khi có văn bản đến, bộ phận lễ tân sẽ trực tiếp liên hệ với các phòng ban, cá nhân có tên trên văn bản để nhận văn bản mà không thông qua bộ phận văn thư Việc giao nhận văn bản này sẽ được ghi vào sổ chuyển giao văn bản đến Đối với các văn bản ghi nơi nhận là tên công ty, bộ phận

lễ tân sẽ chuyển qua cán bộ văn thư để tiến hành bóc bì, lấy số văn bản đến, trình chuyển giao văn bản đến cho các phòng ban, cá nhân có liên quan để thực hiện công việc

Khai thác thông tin văn bản: Do hầu hết hồ sơ công việc sau khi làm xong,

các phòng ban sẽ lưu hồ sơ tại các tủ hồ sơ cá nhân và không giao nộp vào lưu trữ nên khi cần khai thác thông tin văn bản, hồ sơ, các phòng ban sẽ tự tìm kiếm tại đơn

vị của mình Ngoài ra, các phòng ban có liên hệ bộ phận văn thư để tra tìm nếu không tìm thấy hồ sơ văn bản tại phòng ban của mình

 Công ty Cổ phần Đầu tư Thuận Thiên:

Quản lý văn bản đi: Tất cả văn bản đi do Công ty phát hành phải được quản

lý theo trình tự sau:

- Trước khi thực hiện các thủ tục để phát hành, văn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải báo cáo Trưởng phòng Tổng hợp để kịp thời xử lý Khi soạn thảo văn bản, tùy theo mức độ cần thiết của văn bản, đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản

đề xuất mức độ khẩn, mật trình người ký văn bản quyết định

- Văn bản sau khi hoàn thành thủ tục, văn thư phải chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; những văn bản khẩn phải chuyển phát ngay sau khi ký ban hành

- Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương Văn bản đã phát hành có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng văn bản hành chính khác

- Văn bản gửi cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và chuyển trực tiếp đến nơi nhận (theo quyết định của người có thẩm quyền) phải có ký nhận của người nhận văn bản Văn bản gửi qua bưu điện phải có ký nhận của nhân viên bưu điện

- Văn thư Công ty có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi Đối với những văn bản đi nhưng vì lý do nào đó (không có người nhận, thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết Mỗi văn bản phát hành phải lưu ít nhất 02 bản: bản gốc lưu tại văn thư Công ty; bản chính lưu tại hồ sơ của đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản Bản gốc lưu tại văn thư và sắp xếp theo thứ tự đăng ký Văn thư Công ty có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định của Công ty về sử dụng tài liệu

Quản lý văn bản đến

Văn bản đến Công ty từ bất kỳ nguồn nào đều phải thông qua Bộ phận văn thư của Công ty làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Văn bản đến ngoài giờ hành chính, vào các ngày nghỉ, ngày lễ, ngày Tết, nhân viên thường trực – bảo vệ của công ty có trách nhiệm tiếp nhận, cất giữ an toàn và bàn giao đầy đủ cho văn thư vào đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo; đối với văn bản khẩn hoặc nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay Trưởng phòng Tổng hợp để xử lý kịp thời

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax, văn thư phải kiểm tra về

số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo Trưởng phòng Tổng hợp

- Các bì văn bản đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty, người nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho văn thư

Căn cứ ý kiến của Giám đốc, văn thư có trách nhiệm đăng ký những thông tin bổ sung vào sổ hoặc phần mềm quản lý văn bản và chuyển văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết theo thời gian quy định như sau:

Trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến của đơn vị và phối hợp với các đơn vị khác giải quyết các văn bản đến có liên quan Đơn

vị, cá nhân được giao giải quyết văn bản đến xác định cần có ý kiến tham gia của đơn vị, cá nhân khác phải lập Phiếu trình đề nghị Giám đốc cho ý kiến chỉ đạo, khi trình dự thảo văn bản giải quyết phải kèm theo Phiếu trình có ý kiến của các đơn vị,

cá nhân liên quan Đơn vị hoặc cá nhân được giao giải quyết văn bản đến phải hoàn thành công việc không quá 5 ngày làm việc (đối với văn bản hành chính thông thường) kể từ khi có ý kiến chỉ đạo của Giám đốc Đối với văn bản có ghi rõ thời

hạn giải quyết trong văn bản (ít hơn 5 ngày làm việc) thì thời gian hoàn thành theo thời hạn đã ghi trong văn bản Trường hợp xét thấy không thể hoàn thành công việc, phải báo cáo Giám đốc để kịp thời xử lý

Trưởng phòng Tổng hợp chịu trách nhiệm giúp Giám đốc theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến tại các đơn vị, cá nhân

Văn thư chịu trách nhiệm giúp Trưởng phòng Tổng hợp theo dõi việc giải quyết văn bản đến, hàng tuần tổng hợp số liệu về văn bản đến (số lượng văn bản đến, tình hình giải quyết…), để Trưởng phòng Tổng hợp báo cáo trong các cuộc họp giao ban

Khai thác thông tin văn bản:

là một công ty về lĩnh vực đầu tư tài chính, bất động sản, kinh doanh mía đường nên hồ sơ công việc của Công ty Cổ phần Đầu tư Thuận Thiên bao gồm nhiều mảng hoạt động Vì thế, khi kết thúc công việc, các hồ sơ này được chuyển về lưu trữ của công ty Khi có nhu cầu khai thác thông tin, các phòng, ban cá nhân sẽ làm phiếu chuyển gửi đến phòng Hành chính Tổng hợp để yêu cầu hồ sơ cần khai thác, sau đó sẽ được chuyển qua bộ phận lưu trữ để tìm kiếm hồ sơ

Tóm lại, qua kinh nghiệm thực tiễn công tác quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản tại các doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh nói chung đã được thực hiện khá tốt, các công ty đã ban hành các quy trình, quy định rõ ràng Tuy nhiên các khâu công việc cụ thể còn chưa thực sự làm tốt, mỗi công ty mặc dù đã có quy định về vấn đề quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản nhưng vẫn chưa triệt để thực hiện, không theo quy trình thống nhất và đối với công tác này vẫn chưa được sự quan tâm và chú trọng đúng mức của Ban lãnh đạo

Tiểu kết:

Từ những vấn đề lý luận và pháp lý đã trình bày, có thể thấy rằng công tác tổ chức quản lý văn bản và khai thác thông tin văn bản giữ vị trí, vai trò hết sức quan trọng trong mọi cơ quan, tổ chức; là hoạt động không thể thiếu trong các cơ quan tổ chức Vì vậy, mỗi cơ quan, đơn vị cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí

và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp

nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị đi vào nề nếp và nâng cao hiệu quả quản lý của các cơ quan, đơn vị

CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ KHAI THÁC THÔNG TIN VĂN BẢN PHỤC VỤ HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ ĐIỀU HÀNH CÔNG TY TNHH MTV KỸ THUẬT XÂY DỰNG TOÀN THỊNH PHÁT

2.1 Khái quát lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát (gọi tắt là công

Tháng 4/2007: Công ty Toàn Thịnh Phát được thành lập theo quyết định số

02QĐ/07.HĐQT.TTP ngày 20 tháng 3 năm 2007 của Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty Cổ phần Đầu tư Kiến trúc Xây dựng Toàn Thịnh Phát về việc thành lập công ty cơ khí xây dựng và thương mại Toàn Thịnh Phát Phát

Ngày 19/5/2008: Đổi tên công ty TNHH MTV Toàn Thịnh Phát Phát thành công ty TNHH MTV Kỹ thuật Toàn Thịnh Phát

Ngày 6/5/2010: Hoạt động quản lý thi công xây dựng công trình dân dụng và

công nghiệp của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật - Xây dựng Toàn Thịnh Phát (TTP Cons.) chính thức được đánh giá và được công nhận phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2008

Ngày 18/8/2010: Hội đồng chung chuyển toàn quốc Giải thưởng Sao Vàng

Đất Việt năm 2010 đã họp bình chọn và quyết định thương hiệu Toàn Thịnh phát đạt giải thưởng Sao Vàng Đất Việt 2010 và được xếp trong danh sách Top 100 thương hiệu Việt Nam

Ngày 13/10/2010: Ông Huỳnh Phú Kiệt – Chủ tịch Hội Đồng Quản Trị đạt

được giải thưởng Doanh nhân Sài Gòn tiêu biểu 2010

2.1.2 Vị trí, chức năng và nhiệm vụ của công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát (TTP Cons)

Là công ty thành viên thuộc Công ty Cổ phần Đầu tư Kiến trúc Xây dựng Toàn Thịnh Phát (TTP Corp), Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát có chức năng và nhiệm vụ chính sau:

Xây dựng nhà các loại

Xây dựng công trình đường sắt và đường bộ

Xây dựng công trình công ích

Xây dựng công trình kỹ thuật dân dụng khác

Phá dỡ

Lắp đặt hệ thống điện: thi công lắp đặt hệ thống điện dân dụng, hệ thống phòng cháy chữa cháy

Lắp đặt hệ thống cấp, thoát nước, lò sưởi và điều hoà không khí (trừ gia công

cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện) (trừ lắp đặt các thiết bị lạnh (thiết bị cấp đông, kho lạnh, máy đá, máy điều hòa không khí, làm lạnh nước) sử dụng ga lạnh R22 trong lĩnh vực chế biến thủy hải sản)

Lắp đặt hệ thống xây dựng khác: Gia công lắp đặt bồn bể, đường ống xử lý nước thải, đường ống dẫn khí ngành công nghiệp (trừ gia công cơ khí, tái chế phế thải, xi mạ điện) Lắp đặt các công trình dân dụng, công nghiệp, công trình kỹ thuật

hạ tầng khu đô thị và khu công nghiệp, công trình giao thông, thủy lợi

Hoàn thiện công trình xây dựng

Hoạt động xây dựng chuyên dụng khác: Xây dựng công trình dân dụng, công nghiệp

Đại lý, môi giới, đấu giá: Đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa

Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đi thuê

Kinh doanh bất động sản Kinh doanh nhà đầu tư xây dựng- Kinh doanh kết cấu hạ tầng khu công nghiệp, khu dân cư Cho thuê kho bãi, nhà xưởng, văn phòng

Hoạt động kiến trúc và tư vấn kỹ thuật có liên quan: Thiết kế hệ thống điện công trình dân dụng và công nghiệp; Thẩm tra thiết kế; Thiết kế tổng mặt bằng xây dựng công trình; Thiết kế kiến trúc công trình dân dụng và công nghiệp; Thiết kế nội ngoại thất công trình; Thiết kế kết cấu công trình dân dụng và công nghiệp; Thiết kế công trình thủy lợi(đập, đường hầm, cống, kênh tưới, công trình bảo vệ bờ sông); Lập tổng dự toán và dự toán công trình; Lập dữ án đầu tư; Tư vấn đấu thầu; Đánh giá sự cố; Kiểm định chất lượng công trình xây dựng; Thiết kế quy hoạch xây dựng; Giám sát thi công xây dựng dân dụng và công nghiệp Thiết kế hệ thống cấp- thoát nước công trình dân dụng và công nghiệp; thiết kế hệ thống phòng cháy chữa cháy công trình dân dụng và công nghiệp; Thiết kế hệ thống thông gió, điều hòa không khí công trình dân dụng và công nghiệp; Thiết kế mạng thông tin- liên lạc công trình dân dụng và công nghiệp Lập dự toán , tổng dự toán công trìnhtrình dân dụng và công nghiệp; thiết kế hệ thống phòng cháy chữa cháy công trình dân dụng

và công nghiệp; Thiết kế hệ thống thông gió, điều hòa không khí công trình dân dụng và công nghiệp; Thiết kế mạng thông tin- liên lạc công trình dân dụng và công nghiệp Lập dự toán , tổng dự toán công trình

Hoạt động thiết kế chuyên dụng: Trang trí nội ngoại thất công trình

Cho thuê máy móc, thiết bị và đồ dùng hữu hình khác: Cho thuê thiết bị ngành xây dựng

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

Để thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ trên đây, cơ cấu bộ máy của Công ty TNHH MTV Kỹ thuật Xây dựng Toàn Thịnh Phát được tổ chức như sau: