(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh

(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh(Luận văn thạc sĩ file word) Tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công ty Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh

NGƯỜIHƯỚNG DẪNKHOAHOC: Tiến sĩCamAnhTuấn

HÀNỘI-NĂM2020

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và đượcsựhướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Cam Anh Tuấn Các nội dung nghiên cứu trongđềtài này là trung thực và chưa từng công bố, được chính tác giả thu thập từ cácnguồnkhácnhaucóghirõtrongphầntàiliệuthamkhảo.

Tácgiả

NguyễnThịThuHằng

MỤCLỤC

Trang

MỞĐẦU 1

1 Lý dolựachọnđềtài 1

2 Tổngquantìnhhìnhnghiêncứuliênquanđếnđềtài 2

3 Mụctiêuvànhiệmvụnghiêncứu 4

4 Đốitượngvà phạmvinghiêncứu 4

5 Phươngphápnghiêncứu 5

6 Ýnghĩalýluận vàthựctiễn củađềtài 6

7 Kết cấu củađềtài 6

Chương1.CƠSỞLÝLUẬNVÀPHÁPLÝCỦATỔ CHỨCQUẢNLÝCÔNGTÁCL ƯUTRỮTRONGDOANH NGHIỆP 7

1.1 Lýluậnvềtổchứcquảnlý công táclưutrữtrong doanhnghiệp 7

1.1.1 Kháiniệmvànộidungcủatổchứcquảnlýcôngtáclưutrữtrongdoanhng hiệp 7 1.1.2 Nguyêntắc,yêucầu quản lýcông táclưutrữ 12

1.1.3 Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt độngcủadoanh nghiệp 14

1.2 Quyđ ị n h p h á p l ý v ề t ổ c h ứ c q u ả n l ý c ô n g t á c l ư u t r ữ t r o n g d o

a n h nghiệp 17

1.2.1 Quyđịnh pháplýcủaNhànước 17 1.2.2 Quyđ ị n h c ủ a t ậ p đ o à n Đ i ệ n l ự c V i ệ t N a m v à T ổ n g C ô n g t y Đ i ệ n l

ự c thànhphốHồChíMinh 19 Tiểukết chương1 21

Chương2.THỰCTRẠNGTỔCHỨCQUẢNLÝCÔNGTÁCLƯUTRỮỞTỔNG

CÔNG TYĐIỆNLỰCTHÀNHPHỐ HỒCHÍMINH 22

2.1 Kháiquátvềchứcnăng,nhiệmvụvàcơcấutổchứccủaTổngCôngtyđiệnlực

ThànhphốHồ Chí Minh(EVNHCMC) 22

2.1.1 Lịchsửhìnhthành vàpháttriển 22

2.1.2 Chứcnăng,nhiệmvụ vàcơcấu tổchức 23

2.2 Khảosátviệctổchứcquảnlýcông táclưutrữởEVNHCMC 25

2.2.1 Tổchứcbộ phận quản lýcông táclưu trữ 25

2.2.2 Tổ chứctuyểndụng vàbố trícán bộthựchiện côngtác lưu trữ 26

2.2.3 Banhànhvăn bảnquyđịnhvề công tác lưutrữ 28

2.2.4 Tổ chứcthựchiệnnghiệp vụ lưutrữ 29

2.2.5 Tổ chứckiểmtra,đánhgiá và cải tiếncông tác lưutrữ 38

2.3 NhậnxétđánhgiákếtquảkhảosáttổchứcquảnlýcôngtáclưutrữởTổngc ông ty ĐiệnlựcThànhphố HồChí Minh 39

2.3.1 Ưuđiểm 39

2.3.2 Hạnchế,khuyết điểm 40

2.3.3 Nguyênnhâncủahạnchếkhuyếtđiểm 41

Tiểukết chương2 41

Chương3.GIẢIPHÁPHOÀNTHIỆNTỔCHỨCQUẢNLÝCÔNGTÁCLƯUT RỮỞ TỔNG CÔNG TYĐIỆNLỰCTHÀNH PHỐHỒCHÍMINH42 31.Địnhhướng hoànthiện tổ chứcquảnlý công táclưutrữởEVNHCMC42 3.1.1 Hoànthiệntổ chức quản lý côngtáclưu trữ phải phù hợp vớixu hướngpháttriểncủaEVNHCMC 42

3.1.2 Hoànt h i ệ n t ổ c h ứ c q u ả n l ý c ô n g t á c l ư u t r ữ p h ả i p h ù h ợ p v ớ i đ ặ c t h ù TLLTcủaEVNHCMCtrong tươnglai 43

3.1.3 Hoàn thiệntổchức quảnlýcôngtáclưutrữphảiphụcvụcóhiệuquả hoạtđộngsảnxuấtkinhdoanhcủaEVNHCMC 44

3.2 GiảiphápnângcaohiệuquảtổchứcquảnlýcôngtáclưutrữởEVNHCMC 45

3.2.1 Đổimớiphươngthứcquảnlýcôngtáclưutrữtrong EVNHCMC 45

3.2.2 Xâydựngvàhướngdẫnthựchiệncácvănbảnquyđịnhvềcôngtáclưutrữtr ong EVNHCMC 49

3.2.3 Bổsungsốlượngvànângcaochấtlượngđộingũlàmcông táclưutrữt

rongEVNHCMC 50

3.2.4 Tăng cường đầu tư hạ tầng, cơ sở vật chất phục vụ công tác lưu trữ tài liệutrongEVNHCMC 52

3.2.5 Tăng cườngkiểmtra, giámsát côngtác lưu trữtàiliệu ởEVNHCMC 54

Tiểukết chương3: 55

KẾTLUẬN 56

DANHMỤCTÀI LIỆUTHAMKHẢO 57

t ổ chức,doanhnghiệpvẫnchưađượcquantâmthíchđáng.Thựct ế n à y đ ã ả n h hướnglớn đếnvai tròc ủ a c ô n g t á c l ư u t r ữ t r o n g c á c c ơ q u a n , t ổ

c h ứ c , d o a n h nghiệpnày

Xuất phát từ vị trí cũng như vai trò và ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữcủacác doanh nghiệp nhà nước, một vấn đề tất yếu được đặt ra là cần phải tổ chứcquảnlýtốtcôngtáclưutrữcũngnhưtổchứckhoahọckhốitàiliệuđó,nhằmbảoquản

an toàn và tổ chức khai thác sử dụng chúng có hiệu quả, phục vụ tốt cho nhucầuquảnlý,nhucầukinhdoanhvàcácnhucầuchínhđángkháccủaxãhội

Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh (EVNHCMC) là mộtdoanhnghiệp do Tập đoàn Điện lực Việt Nam nắm giữ 100% vốn điều lệ, được tổchứcdưới hình thức Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Một thành viên, hoạtđộngtheo mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo quy định của Luật Doanh nghiệp,

có tưcách pháp nhân, có con dấu, biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động Chức năngchính là quản lý và phân phốiđiện trên địa bàn 24 quận, huyện trên địa bàn Thànhphố Hồ Chí Minh với gần7.400 cán bộ công nhân viên chức lao động Nhiệm vụchính của Tổng Công ty làkinh doanh điện năng, cơ khí điện lực và các dịch vụkhácliênquanđếnngànhđiện

Qua nghiên cứu thực tế tại EVNHCMC, công tác lưu trữ của EVNHCMCđãđạt được một số kết quả bước đầu như: đầu tưmột số cơ sở vật chất cơ bản cholưutrữ, thiết lập được bộ máy và bố trí nhân sự người làm lưu trữ; ban hành một sốvănbảntạohànhlangpháplýbanđầuchocôngtáclưutrữ…

Tuynhiên,nhìnchung,

côngtáclưutrữcủacôngtyvẫncónhiềubấtcập.Cụthểnhưsau:Chưabanhànhhệ thốngvăn bản hoàn chỉnh về công tác lưu trữ, ở các đơn vị công tác lưu trữ chưađược quan tâm đúng mức mà chỉ coi đó

là công việc sự vụ đơn thuần; chưa thấyđược vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng củacông tác lưu trữ; nhân sự đảm trách côngtác lưu trữ chưa được đào tạo bài bản do

đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưađáp ứng đượcyêu cầuđòi hỏi củasựnghiệp đổi mới công tácl ư u t r ữ ; c h ư a t i ế n hành đánh giá công tác lưutrữ một cách thường xuyên… Từ đó, dẫn tới hậu quảkhông thể tránh khỏi là tàiliệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phuc vụ khaitháctài liệukhôngđạthiệuquảcao

Từ những lý do trên, tôi quyết định lựa chọn đề tài“Tổ chức quản lý

côngtáclưutrữtạiTổngcôngtyTổngCôngtyĐiệnlựcThànhphốHồChíMi nh”làm luận văn thạc sĩ của mình Kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ có giá trị tham khảođổivớithựctếcôngtáclưutrữ

tạiEVNHCMC

2 Tổngquantìnhhìnhnghiêncứuliênquanđếnđềtài

Công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp không phải là vấn đề nghiêncứumới, tuy nhiên lại là hướng nghiên cứu mang tính thời sự, đặc biệt trong thời kỳghinhận được những đóng góp to lớn mà các doanh nghiệp mang lại đối với sựvậnđộng phát triển của nền kinh tế Việt Nam Nghiên cứu này giúp hiểu rõ đượctìnhhình quản lý công tác lưu trữ cũng như việc quản lý tài liệu lưu trữ có giá trị,mangtính đặc thù ở các tổ chức kinh tế để từ đó có hình thức khai thác thông tinhiệu quả,phùhợpvớiquymô,đặcđiểmtổchứchoạtđộngcủadoanhnghiệp

Trước đó cũng đã có nhiều Luận văn sau đại học đã đề cập đến vấn đềnàysong chỉ ở một khía cạnh hay một nội dung của công tác lưu trữ Chẳng hạn, đềcậpđếntìnhhìnhtổchứcquảnlýcôngtáclưutrữởcácdoanhnghiệpgiữvaitròchủđạotrongnềnkin

htếViệtNamcócáccôngtrình:LuậnvănThạcsỹ“TổchứcquảnlýtàiliệuchuyênmônởĐạihọcQu ốcGiaHàNội”củaLêThịHằngNhungbảovệtháng12/2019; Luận án Tiến sĩ:“Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của các Tập đoànkinh tế Việt Nam”của tác giả Nguyễn Thị Kim

LuậnvăncủaThạcsĩ:“Tổchức,quảnlýcôngtáclưutrữtạiTổngcôngty

ĐườngsắtViệtNam”củatácgiả TrầnThị VânAnh.Luận vănthạcsỹcủa tác giả

NguyễnVăn Báu

với đề tài:“Công tác văn thư, lưu trữ trong doanh nghiệp Nhà nước trên địa bànThành phố Hồ Chí Minh giai đoạn 1986 - 2006”cũng đã nghiên cứu về thực

trạngcông tác văn thư, lưu trữ tại một số doanh nghiệp Nhà nước trên địa bàn

Thành phốHồ Chí Minh Luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Vũ Thành:“Tổ chức và quản lýcông tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứucácdoanh6nghiệptrênđịabànThànhphốBiênHòa-ĐồngNai)”.

Trên tạp chí “Lưu trữ Việt Nam”, cũng đã có nhiều bài nghiên cứu về vấn

đềtrên, chẳng hạn như: “Suy nghĩ về công tác lưu trữ của doanh nghiệp trong thời kỳđổi mới”của tác giả Nguyễn Trọng Biên - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 3/2000; bài“Thu thập tài liệu của các đơn vị sản xuất, kinh doanh vào Lưu trữ - Thực trạng vàgiải pháp”của PGS.TS Vũ Thị Phụng, hay bài“Một số biện pháp bước đầu nhằmthực hiện quản lý nhà nước đối với công tác lưu trữ của các doanh nghiệp”của tácgiả Nguyễn Thị Kim Bình, cả

hai đều được đăng trên Tạp chí Văn thư – Lưu trữViệt Nam số 5/2004.Cùng vớinhững bài viết này còn có bài viếtđ ă n g t r o n g K ỷ yếu Hội thảo khoa học lầnthứ hai của Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòngnhân kỷ niệm 5 năm thành lập

Khoa và 35 năm đào tạo cán bộ lưu trữ ở Việt Nam,đó là bài“TLLT của các doanh nghiệp ở Việt Nam và những vấn đề khoa học cầnnghiên cứu”của TS.Vũ Thị Phụng Hội thảo khoa học“Khai thác và phát huy giátrị của tài liệu lưu trữ trong nghiên cứu khoa học xã hội và nhân văn”do TrườngĐH Khoa học Xã hội và Nhân văn tổ chức tháng 12/2009 có bài viết“TLLT củadoanh nghiệp với sự phát triển

Bình Cácbà iv iế tđ ãch ỉr at hự ct rạ ng củ a v iệc t h ự c h iệ ncác n h i ệ m vụma ng tínhc ấp thiết trong công tác tổ chức quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp và phần nào chochúng ta thấy được giá trịvốn có của TLLT hình thành trong họat động của cácdoanh nghiệp Đồng thờikhẳng định khối tài liệu đó là một thành phần quan trọngthuộc Phông Lưu trữ Quốcgia Việt Nam để từ đó có những biện pháp thiết thựcnhằm tổ chức quản lý công táclưu trữ thật tốt phục vụ nhu cầu trước mắt cũng nhưlâudàicủaxãhội

Qua đó có thể thấy rằng, vấn đề tổ chức quản lý công tác ở một Tổng côngtynhànướccụthểEVNHCMCmộtcáchtổngquan,kháiquátvàđầyđủcácnộidung

của công tác này là một đề tài chưa được ai nghiên cứu Mục đích của việcnghiêncứuđềtàinàylàchỉramôhìnhtổchứcquảnlýcôngtáclưutrữởmộtTổngcôngt

y nhà nước với quy mô và phạm vi hoạt động rộng tại một thành phố lớn như TP.HồChíMinh

3 Mụctiêuvànhiệmvụ nghiêncứu

3.1 Mụctiêunghiêncứu:

- Khảosát,phântíchvàđánhgiáthựctrạngtổchứcquảnlýcôngtáclưutrữtạiEVNHCMC

- Từđó,đềxuấtgiảiphápnhằmhoànthiệntổchứcquảnlýcôngtáclưutrữtạiEVNHCMC

3.2 Nhiệmvụnghiên cứu

- Kháiquát lýluận vềtổchứcquảnlý côngtáclưutrữ

- Nghiêncứuchứcnăng,nhiệmvụ,cơcấutổ chứccủaEVNHCMC

- NghiêncứucácvănbảnpháplýcủaNhànướcvàquyđịnhcủacácdoanhnghiệpvềcôngtáclưutrữnóichung vàtổchứcquảnlýcôngtáclưutrữnóiriêng

- Khảos á t , phâ nt íc h v à đánhg i á t hự c t r ạ n g h o ạ t độ ng lư u t r ữ và t ổ ch ứ

c quảnlýcôngtáclưutrữ tạiEVNHCMC

- Xácđịnhđịnhhướngvàđềxuấtgiảiphápnhằmhoànthiệntổchứcquảnlýcôngtác lưu trữ tạiEVNHCMC

- Nội dung: Tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong phạm vi đề tài này gồmtổchức xây dựng các văn bản quy định về công tác lưu trữ, tổ chức bộ phận quản lý vànhân sự phụ trách công tác lưu trữ, tổ chức thực hiệnnghiệp vụ lưu trữ, tổ chức việckiểmtra,đánhgiávàkhắcphụccáchạnchếcôngtáclưutrữ ởEVNHCMC.

5 Phươngphápnghiêncứu

5.1 Phươngphápluận

Thực hiện đề tài, tácgiả dựa trên cơs ở p h ư ơ n g p h á p l u ậ n d u y

v ậ t b i ệ n chứng, duy vật lịchsử Đây là phương pháp luậnmang tính chỉđạoxuyêns u ố t trong quá trình nghiên cứu Phương pháp này được tác giả sử dụng đểphân tích,nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình hình thực tiễn củahoạt động tổchức quản lý, công tác lưu trữ tại EVNHCMC Trên cơ sở vận dụngphương

phápluậntrên,tácgiảnghiêncứuvàđềxuấtcácgiảiphápnângcaohiệuquảcôngtáclưutrữ trongcácdoanhnghiệpnày

5.2 Cácphươngphápnghiêncứucụthể

- Phươngphápphântích,tổnghợp

Tác giả sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp này để thực hiện việcthuthập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực tiễn về tổ chức, quảnlýcông tác lưu trữ trong cơ quan, đơn vị của doanh nghiệp Dựa trên các số liệu vàcácthông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc tổnghợp,phântíchvàđưaracácnhậnđịnhtrongđềtài

- Phươngphápsosánh

Phươngp h á p s o s á n h , đ ư ợ c t á c g i ả s ử d ụ n g t r o n g v i ệ c s o s á n h , đ ố i c h i

ế u thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ trong doanh nghiệp với cơ sở lýluận của lưu trữ học Việt Nam

Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ thống hóa thànhcácđặc điểmnổi bậtcủahoạtđộngnàytạiEVNHCMC

- Phươngphápthống kê

Phương pháp này tác giả sẽ sử dung các phương pháp (thu thập, tổnghợp,trình bày số liệu và tính toán các đặc trưng của đối tượng nghiên cứu) nhằmphục vụchoquátrìnhphân tích, dựđoánvàraquyếtđịnh chocác giải phápcủatácgiả

- Phươngpháphệthống

Phương pháp này tác giả sẽ đi từ thống kê các số liệu để hệ thống hóathànhcácđặc điểmnổi bậtcủa hoạtđộngnàytạiEVNHCMC

6 Ýnghĩalýluậnvàthựctiễncủađềtài

- Vềlýluận:Khẳngđịnhthêmvaitròvàsựcầnthiếtcủaviệctổchức,quảnlýcôngtáclưutrữđốivớicáccơquannóichungvàtrongcácdoanhnghiệpnóiriêng

- Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần nâng cao hiệu quảviệctổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại EVNHCMC Ngoài ra, kết quả nghiên cứucủaluận văn có thể trở thành tài liệu tham khảo cho EVNHCMC, tài liệu cho cáchọcviên,sinhviênkhithamkhảonghiêncứuvềlĩnhvựcnày

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác lưu trữ tại Tổng công tyĐiệnlựcThànhphốHồChíMinh

TrongchươngđitừnghiêncứucơcấutổchứccủaEVNHCMC, tác giảđisâu khảo sát thực hiện công tác lưu trữ và hoạt động tổ chức khoa học công tác lưutrữởEVNHCMClàmcơsởthựctiễnchođưaracácgiảiphápởchương3

Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức quản lý công tác lưu trữ tạiTổngcông ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh Trên cơ sở các vấn đề đã được nêu

ra vàphân tích ở chương 1, 2, tác giả đưa ra các nội dung định hướng và đề xuấtcácnhómgiải pháp nângcaohiệuquảchotổchứcquảnlýcôngtáclưutrữ tạiEVNHC

Chương1 C Ơ S Ở L Ý L U Ậ N V À P H Á P L Ý C Ủ A T Ổ C H Ứ C Q U Ả N L Ý CÔNGTÁC LƯUTRỮTRONGDOANH NGHIỆP

1.1 Lýluậnvềtổchứcquảnlý côngtáclưutrữtrongdoanhnghiệp

1.1.1 Kháiniệm và nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữ trong doanhnghiệp

a) Khái niệmtổchứcquảnlýcôngtáclưutrữtrongdoanhnghiệp

- Tổ chức:Theo nghĩa rộng, tổ chức là cơ cấu tồn tại của sự vật Điều này

cónghĩa, sự vật không thể tồn tại mà không cóhình thức tổ chức liên kết cácy ế u

t ố nội tại theo cách nhất định Vì vậy, tổ chức là thuộc tính của sự vật, bao gồm cảtựnhiên và xã hội Còn theo nghĩa hẹp hơn thì tổ chức được xem là sự kết hợpcủanhữngcáthểđộclậpcócùngmụcđích

Theot ừ đ i ể n t i ế n g V i ệ t t h ì “ T ổ c h ứ c làc á c h o ạ t đ ộ n g c ầ n t h i ế

t đ ể x á c địnhcơ cấu, guồng máy củahệ thống, xác định những công việc phù hợpvới từngnhóm, từngbộ phận và giao phócác bộp h ậ n c h o c á c nhà quản trịhayngười chỉhuy với chức năng nhiệm vụ và quyền hạn nhất định để thực hiện nhiệm

vụ đượcgiao” [25, 1249] Để phù hợp với nội dung nghiên cứu của đề tài ta hiểu tổchức vớinghĩa là động từ, theo các cách hiểu này thì tổ chức có các đặc điểm sau: Kết hợpcác nỗ lực của các thànhviên; có mục đích chung; có sự phân công lao động; có hệthống thứ bậc quyền lựcđiều hành.C á c đ ặ c đ i ể m n à y c ũ n g c ó t h ể đ ư ợ c x e m

n h ư các nguyên tắc của tổ chức và nếu muốn đạt được các mục tiêu đặt ra mộtcách hiệuquả,bấtkỳtổchứcnàocũngphảituântheocácnguyêntắctrên

Như vậy, dù dưới nghĩa đơn giản hay đầy đủ, ta thấy điều kiện để hìnhthànhtổ chức là khi một số cá nhân có nhu cầu phối hợp để thực hiện một hoặc mộtsốhoạt động mà nếu thực hiện đơn lẻ sẽ không có kết quả Tổ chức là công cụ đểđạtđược mục tiêu, giúp con người phối hợp hoàn thành những điều mà họ khôngthểhoànthànhđượcnếuhoạtđộngriênglẻ

- Quản lý:Thuật ngữ “quản lý”thường được hiểu theo những cách

khácnhautuỳtheogócnhìnkhác nhaucũngnhưc ác h t i ế p cậncủangười nghiêncứu

Mỗi lĩnh vực khoa học có định nghĩa về quản lý dưới góc độ riêng của mình vànópháttriểnngàycàngsâurộngtrong mọihoạtđộngcủađờisốngxãhội.

Theo nghĩa rộng,“quản lý là sự tác động có mục tiêu lên đối tượng xác địnhnhằmmụcđíchổnđịnhhoặcthayđổitrạngtháicủađốitượngđóđểđạtmụctiêu

đã đặt ra”[26] Hoặc “Quản lý là trông coi và giữ gìn theo những yêu cầu

nhấtđịnh”[28] Các khái niệm này mới chỉ ra sự cần thiết phải có quản lý khi có sựphốihợp hoạt động của nhiều người và mục đích của quản lý, chưa chỉ ra phươngthứctiếnhànhquảnlý.Điềunàycónghĩalàtổchứccótrướcquảnlý

Dưới góc độ chính trị,“quản lý được xem là phương thức tốt nhất để đạtđược mục tiêu chung của một nhóm người, một tổ chức, một cơ quan, hay nói rộnghơnlàmộtnhànước”[19,176].

Trêncơsởkếthừanhữngthànhquảnghiêncứucủacáccôngtrìnhnghiêncứutrên, ta có thể đưa ra

quan niệm về quản lý như sau:Quản lý là sự tác động có mụctiêu của chủ thể đến khách thể bằng nhiều phương thức thông qua việc sử dụng hợplýcácnguồnlựckhácnhau.Mỗichủthểtươngứngvớikháchthểvàmụctiêuđưarakhácnhaus

ẽcóphươngthứcquảnlýkhácnhau.Ngoàira,bốicảnhxãhộivàmứcđộđầyđủcủacácnguồnlựccũnglàcácyếutốchiphốiđếnhoạtđộngquảnlý

- Kháiniệm“tổchứcvàquảnlýcôngtác lưutrữ”

Vềcôngtáclưutrữ,tronggiáotrình:“Lýluậnvàthựctiễncôngtáclưutrữ”củacáctácgiảĐàoXuânChúc,NguyễnvănHàm,NguyễnVănThâm,VươngĐìnhQuyền.Theocáctácgiảtr

ên,“Côngtáclưutrữlàmộtngànhhoạtđộngcủanhànước(xãhội)baogồmtấtcảnhữngvấnđềlý luận,phápchếvàthựctiễncóliênquanđếnviệcbảoquảnvàtổchứcsửdụngtàiliệulưutrữ”[15,1 5].PGS.TSVănTấtThucũngchorằng:“Côngtáclưutrữtheonghĩarộnglàmộtlĩnhvựctrongho ạtđộngcủaNhànướcbaogồmcácmặtchínhtrị,khoahọc,phápchếvàthựctiễnvềbảoquảnvàt ổchứcsửdụngtàiliệulưutrữ”[22,25].Nhưvậy,kháiniệmcôngtáclưutrữđượcđưaratrongcácc

ôngtrìnhnghiêncứutiêubiểucủaViệtNamvềcơbảncósựthốngnhấtvớinhau

Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 đưa ra khái niệm về hoạt động lưu trữ và

địnhnghĩa rằng đây“là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thốngkê,sửdụngtàiliệulưutrữ”[18].Kháiniệmnàychỉđềcậpđếncácnghiệpvụ

cơ

bản của công tác lưu trữ và rõ ràng hẹp hơn khái niệmcông tác lưu trữnói

chung.Theochúng tôi,hoạtđộnglưutrữchỉlàmộtphầnnộidungthuộccôngtáclưutrữ

Trên cơ sở nghiên cứu và kế thừa các quan điểm trên ta có thể quan

niệm:Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xã hội bao gồm những vấn đề lý luận,thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt động của các cơ quan quản lý lưu trữ, đếnviệc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ và phát huy tối đa giá trị TLLT của các cơquan,tổchức,cánhân.

Thực tiễn cho thấy, công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động khôngthểthiếu của bất kỳ quốc gia nào, được thực hiện theo những chuẩn mực có tínhkhoahọc và quy định địnhcủa nhà nước.Nói rộng ra, công tác lưu trữđ ư ợ c t h ự c

h i ệ n trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và tạo nên thực tiễn đa dạng, phong phú,đạt

đếntrìnhđộkhácnhauởmỗinướckhácnhautùythuộcvàonhậnthức,điềukiệnkinh

tế, chính trị, văn hóa, xã hội, khoa học công nghệ… Chủ thể tham gia/thực hiệncông tác lưu rất đa dạng, với nhữngvai trò và vị trí khác nhau Trong đó, nhà nướclà chủ thể đóng vai trò chi phối việcthực hiện công tác lưu trữ, có trách nhiệm banhành chính sách, pháp luật để côngtác lưu trữ được thực hiện đồng bộ, thống nhất,đảm bảo đạt mục tiêu đặt ra Cácđối tượng còn lại trong xã hội chịu sự chi phối củaNhà nước và có nghĩa vụ tuân thủ các quy định phápluật của nhà nước trong quátrình thực hiện công tác lưu trữ Đó là các pháp nhân, thể nhân cósản sinh ra TLLTtrong quá trình hoạt động của mình hoặc tham gia cung cấp cácdịch vụ về lưu trữ.Mục tiêu cuối cùng của công tác lưu trữ là bảo quản an toàn

khaithácsửdụngcóhiệuquảphụcvụchonhiềumụcđíchkhácnhaucủaxãhội

Vì là lĩnh vực hoạt động của xã hội nên công tác này phải được tổ chứcvàquản lý nhằm đảm bảo sự thống nhất, phát triển, hiệu quả….Chúng tôi đồngthuậnvới cách hiểu của tác giả Nguyễn Thị Kim Bình về tổ chức quản lý công tác

lưu trữđược trình bày trong luận án Tiến sĩ “Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ của

cácTậpđoànkinhtếViệtNam”bảovệnăm2016.Theotácgiả,tổchứcquảnlýcôngtáclưutrữlà“t ổngthểcáchoạtđộngvàbiệnphápcủanhànướcvàcủacáccơquan,tổchức, doanh nghiệp, cá nhân có tài liệu triển khai thực hiện và áp dụng trên cơ sởkhoahọc vàcơsởpháplýnhằmbảoquản antoànvàkhaitháccóhiệuquảTLLT”.

Nội dung quản lý công tác lưu trữ của các cơ quan chức năng là ban hành vănbảnquản lý và hướng dẫn công tác lưu trữ; tuyên truyền, phổ biến pháp luật về lưutrữ;chỉđạo, hư ớn gd ẫn triển k ha i th ực hi ện côngt ác l ư u tr ữ; kiểmtra,đá nh gi

á việc thực hiện công tác lưu trữ của các đối tượng thuộc phạm vi quản lý của mình Đốivới các cơ quan, tổ chức, cánhân sản sinh ra TLLT trong quá trình hoạt động củamình, tùy thuộc vào loại hìnhpháp nhân hay thể nhân có thể thực hiện một/một sốhoặc các biện phápsau đây để

tổ chức và quản lý TLLT củam ì n h : b a n h à n h v ă n bản chỉ đạo, hướng dẫncông tác lưu trữ; triển khai thực hiệnn g h i ệ p v ụ l ư u

t r ữ ; kiểmtra,hướngdẫnvàđàotạo,bồidưỡngnghiệpvụlưutrữ

Cùng với việc bảo quản TLLT, công tác lưu trữ còn có nhiệm vụ quantrọnglà đáp ứng nhu cầu thông tin cho xã hội và cho người dân Lưu trữ có vai tròquantrọng như là trung tâm thông tin, đảm bảo việc tiếp cận thông tin quá khứ Cáclưutrữ phối hợp giải quyết nhiệm vụ phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, điềuhànhnhà nước hiệu quả cũng như nhận thức quá khứ một cách khoa học “Lưu trữ -làmức độ tiến bộ của văn minh loài người và là một phần quan trọng của di sảnvănhóathếgiới”

Tấtn h i ê n , đ ể b ả o q u ả n a n t o à n v à p h á t h u y t ố i đ a g i á t r ị c ủ a T L L T , N h

à nướcvàcáccơquan,tổchứccầnphải làmsaochocôngtáclưu trữcóđiềukiệnphát triển trên cơ sở khoa học và cơ sở pháp luật Nói cách khác, công tác lưu trữcủa cơ quan, doanh nghiệp phảiđược tổ chức và quản lý tốt nhằm khai thác tốiđagiátrịTLLTphục vụchonhucầuhoạtđộngcủabảnthânvànhucầucủaxãhộitheoquyđịnhcủaphápluật

- Doanhnghiệp:

Theo Từ điển tiếng Việt với nghĩa là danh từ thì “Doanh nghiệp là đơnvịkinh doanh”, với nghĩa là động từ doanh nghiệp được hiểu là “Làm các côngviệckinh doanh”[24, 333] Để phù hợp với đối tượng nghiên cứu của đề tài thì tahiểudoanhn g h i ệ p v ớ i n g h ĩ a l à d a n h t ừ v ớ i n g h ĩ a n à y t h e o L u ậ t D o a n h

n g h i ệ p b a n hànhnăm 2014thì“Doanhnghiệplà tổchức cót ê n r i ê n g , c ó

s ở giaod ị c h , đ ư ợ c đ ă n g k ý t h à n h l ậ p t h e o q u y đ ị n h c ủ a p h á p l u ậ t n h ằ m m ụ

c đ í c h kinhdoanh”[17].Ởnướctahiệnnaycócácloạihìnhdoanhnghiệpsau:Côngty

tráchnhiệmhữuhạn,doanhnghiệpNhàn ư ớ c ; c ô n g t y c ổ p h ầ n ; c ô n g t y

h ợ p danhvàdoanhnghiệptưnhân.Trongđó,d o a n h n g h i ệ p n h à n ư ớ c l à d o a

n h nghiệp do Nhà nước nắm giữ 100% vốn điều lệv à c ó c ơ c ấ u t ổ c h ứ c

g ồ m : H ộ i đồngthànhviên,Chủtịchcôngty,Giámđốc,Tổnggiámđốccôngty,Bankiểmsoát

b) Nộidungtổchứcquảnlýcôngtáclưutrữtrongdoanhnghiệp

+ Tổ chức bộ phận quản lý công tác lưu trữ:Bộ phận quản lý CTLT là mộtbộ

phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan Bộ phận quản lýcôngtác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quanbằngviệc thực hiện các nhiệm vụ cụ thể như: Xây dựng những văn bản quy địnhvềCTLT trong cơ quan; quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ đối với tài liệulưutrữ của cơ quan; đề xuất các phương án đào tạo, bồi dưỡng cán bộ lưu trữ chocơquan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện CTLT trong cơ quan, lập kếhoạchthực hiện công tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới Ở các doanhnghiệp Nhànước bộ phận làm công tác lưu trữ thường được tổ chức trong Vănphòng hoặcPhòngHànhchính

+ Tuyển dụng và bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ:Cán bộ là nhân tố

đóngvaitròquantrọngtrongcôngtácvănthư,lưutrữởcáccơquan.Trìnhđộcủacán

bộ lưu trữ có tác động trực tiếp đến phương pháp, cách thức tổ chức khoa học tàiliệu trong kho lưu trữ cơ quan Cán

bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao sẽ tìmra phương pháp phân loại và sắp xếp tài liệu của cơ quanmột cách khoa học hợp lý,dễ tra tìm Ngược lại trình độ cán bộ chuyên môn thấp sẽ ảnh hưởng không tốt đếncách phân loại vàsắp xếp tài liệu của cơ quan ảnh hưởng đến hiệu quả của công táckhai thác và sửdụng tài liệu Chính vì vậy, việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làmcông tác lưu trữ ở

cơ quan là một việc làm cần thiết cần được sự quan tâm trựctiếpsátsaocủalãnhđạovănphòngvàlãnhđạodoanhnghiệp

+ Ban hành văn bản chỉ đạo và hướng dẫn nghiệp vụ công tác lưu trữ:

Mộttrong những yếu tố làm căn cứ pháp lý cho việc thực hiện nguyên tắc quản lýtậptrung thống nhất về công tác lưu trữ trong toàn doanh nghiệp là hệ thống vănbảnquy pham pháp luật của ngành lưu trữ Hiện nay, nhà nước ta đã xây dựng vàbanhànhmộthệthốngvănbảnquyphạmphápluậttươngđốiđầyđủvềcôngtáclưu

trữ Đối với các doanh nghiệp Nhà nước ngoài việc tuân theo những quy địnhcủanhững văn bản trên cần phải thực hiện những quy định cụ thể của cơ quan banhànhhoặc ban hành những quy chế quy định một số điều cụ thể về quản lý công táclưutrữ, việc thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ và trách nhiệm của nhân viên lưu trữđốivớicôngtáclưutrữ.

+Côngtáckiểmtravàcảitiếntrongcôngtáclưutrữ:Côngtáckiểmtratrongngànhlưutrữd

olãnhđạoVănphònghoặclànhđạodoanhnghiệpNhànướcđảmnhậndựatheonhữngquyđịnhcủaphápluậtvềcôngtáclưutrữ.Hàngnăm,tiếnhànhkiểmtra công tác lưu trữ tại doanh nghiệp mình và việc thực hiện

phạmphápluậttạilưutrữ.đưaranhữngkếtluận,đánhgiávềkếtquảđạtđượccủatừngđơnvị,cánhântừđóxâydựngcơchếkhenthưởngvàkỷluậtkháchquan,côngbằng.[5]

1.1.2 Nguyêntắc,yêucầuquảnlýcôngtáclưutrữ

a) Nguyên tắcquảnlýcôngtáclưu trữ

Theo quan niệm trên thì: Công tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động của xãhộibao gồm những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan đến hoạt độngcủacác cơ quan quản lý lưu trữ, đến việc tổ chức lưu trữ tài liệu nhằm bảo vệ vàpháthuy tối đa giá trị TLLT của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Như vậy, công táclưu trữlà sự nghiệp chính trị thể hiện ở chính bản thân nó làm nhiệm vụ bảo quản và tổchức sử dụng các tài liệu có ýnghĩa chính trị, phục vụ trước hết cho lợi ích của Nhànước, của giai cấp, của Đảngcầm quyền nên việc quản lý công tác lưu trữ cần tuânthủ chặt chẽ những nguyêntắc nhất định Ở nước ta, công tác lưu trữ được quản lýtheo nguyên tắc tập trungthống nhất Nguyên tắc này thể hiện cụ thể ở Điều 3, LuậtLưutrữ năm2011:

- Thứ nhất, Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia ViệtNam.Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam là toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước

ViệtNam, không phụ thuộc vào thời gian hình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị

- xãhội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tin bao gồm: Phông lưu trữ Đảng Cộng sảnViệtNamvàPhônglưutrữNhànướcViệtNam

Nhà nước quản lý tập trung thống nhất phông lưu trữ quốc gia ViệtNamkhông có nghĩa là tập trung bảo quản ở một nơi mà là: Tập trung toàn bộ tàiliệuphônglưutrữĐảngcộngsảnViệtnamvàobảoquảntrongmạnglướikholưutrữcấpuỷ Đảng từTrung ương đến huyện, quận, thị và đặt dưới sự quản lý thống nhất củaCục Lưu trữ Văn phòng Trung ươngĐảng; Tập trung toàn bộ tài liệu phông lưutrữquốcgiavàobảoquảntrongmạnglướicáctrungtâmlưutrữ,cácphòng,kholưutrữtừ TW đếnđịa phương và đặt dưới sự quản lý thống nhất của Cục Lưu trữ và bảoquản trong mạng lưới, hệ thống các trung

địaphương.Tậptrungthốngnhấtquảnlýcôngtáclưutrữcònthểhiệnởchỗ,Chínhphủthốngnhấtquảnlýphápchế,chếđộchínhsáchvànghiệpvụcôngtáclưutrữ

- Thứ hai, hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định củapháp luật.Nghĩa là, trước hết các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ như: Thu

thập,chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ phảiđược thựchiện thống nhất ở tất cả các cấp, các ngành từ trung ương đến địa phương Quản lýviệc chỉ đạo, hướng dẫnnghiệp vụ được thực hiện thống nhất từ trung ương đến địaphương với sự phân cấp

ở các cơ quan Đảng do Cục Lưu trữ Văn phòng TWĐảngcònởcáccơquanNhànướcdoCục Lưutrữ Nhànướctiếnhành

- Thứ ba, tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê.Nghĩa là, toàn bộ tài liệu lưu trữ của nước Việt Nam, không phụ thuộc vào thời gianhình thành, nơi bảo quản, chế độ chính trị - xã hội, kỹ thuật ghi tin và vật mang tinbao gồm: Phông lưu trữ Đảng

Cộng sản Việt Nam và Phông lưu trữ Nhà nước ViệtNam do Nhànước thống kê vàđược bảo quản theophân cấptheođ ú n g q u y đ i n h củaLuật lưu trữ năm 2011

trung ương đến địa phương phải tuân thủ đúng nguyên tắc: Tập trung thống nhấtvàđãđượccụthểhóatrongđiều3Luậtlưutrữ năm2011.

- Quản lý chặt chẽ các khâu nghiệp vụ của công tác lưu trữ.Các khâu

nghiệpvụcôngtáclưutrữbaogồm:Thuthập,chỉnhlý,xácđịnhgiátrị,bảoquản,thốngkê, sử dụng tài liệu lưu trữ Để công tác lưu trữ được thực hiện tốt và phục vụ caonhất cho phát triển kinh tế xãhội thì các khâu nghiệp vụ đó phải được quản lý chặtchẽ bảo đảm cho từng nghiệp

vụ phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định Từ đó,pháthuytốiđagiátrịtàiliệulưutrữchopháttriểnkinh-xãhộicủađấtnước

- Làm tốt khâu kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ.Đây lày ê u c ầ u

q u a n trọng vì: Kiểm tra, đánh giá là một khâu quan trọng trong việc thực hiện cácnhiệmvụ được giao của mỗi cơ quan Việc kiểm tra, đánh giá giúp phát huy nhữngđiểmtích cực, kịp thời phát hiện những sai lệch, từ đó tìm ra các biện pháp khắcphục chophù hợp với tình hình thực tế của mỗi cơ quan, đơn vị Mục đích chính của công tácthanh tra,kiểm tra làđánhgiáviệc thực hiện các quy định của các văn bảnq u y phạm pháp luật, các văn bảnhướng dẫn của cơ quan chủ quan và các quy địnhcủamỗiđ ơn vị về cô ng t ác l ưu t r ữ Việ c k i ể m tra đá n h g iá h i ệ u quả củ a cô ng tá

c t ổ chức lưu trữ cần phải được tiến hành thường xuyên, liên tục theo định kỳ, ngoài racần tiến hành kiểm tra đột xuấttrong những trường hợp cần thiết Bên cạnh việckiểm tra, đánh giá cũng cần chútrọng đến việc áp dụng các hình thức khen thưởngphù hợp cho các cá nhân, tổ chức

có thành tích trong CTLT và các biện pháp xử lýkỷluậtchocáctrườnghợpcốtìnhthựchiệnsaivớiquyđịnhvềcôngtácVTLT

1.1.3 Mụcđích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạtđộngcủadoanhnghiệp

- Mục đích tổ chức quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp là:Nhằm

đảmbảo nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của doanh nghiệp Đồng thời, đảm bảocôngtáclưu trữcủadoanhnghiệpđược thựchiệnmộtcách hiệuquả

Hay nói cách khác, mục đích cuối cùng của công tác lưu trữ là hướng tớiviệcphụcvụcácnhucầukhácnhautronghoạtđộngcủadoanhnghiệpthôngquaviệckhai

tháccácthôngtinquákhứcótrongtàiliệulưutrữ.Cũngnhưmụcđíchcaocảcủacôngtáclưutrữlàhướngtớiviệcphụcvụlợiíchchínhđángcủaxãhội,củacácquốcgiavàcủamỗiconngười.Dovậy,nếucôngtáclưutrữởdoanhnghiệpđượctổchứctốtthìsẽcórấtnhiềuýnghĩa,tácdụngđốivớicáchoạtđộngcủadoanhnghiệp.Côngtáclưutrữđượctổchứctốtsẽgiúpcácdoanhnghiệplưutrữđầyđủvàcungcấpkịpthờinhữngthông tin cần thiết cho lãnh đạo và cán bộ trong quá trình thực hiện công việc Nộidung củanhiều tài liệu lưu trữ còn chứa đựng những bài học kinh nghiệm quýbáutrongquátrìnhpháttriểncủacáccơquan,tổchứcvàdoanhnghiệp.Vìvậy,côngtáclưutrữgiúpcáccơquan,tổchức,doanhnghiệptrongviệckhaithácthôngtintrongtàiliệuđểgiáodụctruyềnthốngchocácthếhệcánbộtrongcơquan,tổngkếthoạtđộngvàrútranhữngbàihọckinhnghiệmbổíchtrongquảnlý,sảnxuất,kinhdoanh.

- Vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đối với hoạt động của doanhnghiệp:Là để khẳng định vị trí của công tác lưu trữ trong hoạt động của

doanhnghiệp; Góp phần phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động sản xuất,kinhdoanhcủadoanhnghiệp;Giữgìncácminhchứngvềhoạtđộngcủadoanhnghiệp

Có thể khẳng định rằng bất kỳ một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nàotronghoạt động của mình đều sản sinh ra các tài liệu Những tài liệu đó có giá trịthực tiễnđược sử dụng hàng ngày trong hoạt động của cơ quan, tổ chức Tuy nhiên, khốilượng tài liệu ngày càngđược sinh ra nhiều trong các cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp sẽ vượtquákhảnăngkiểm soátcủa chínhcác cơ quannày.Dovậy,l ý thuyết về tổ chức, quản lý côngtác lưu trữ chỉ ra rằng cần phải quản lý tập trungthống nhất khối tài liệu này để tạođiều kiện thực hiện thống nhất các nghiệp vụ cótính khoa học của công tác lưu trữ.Khối lượng tài liệu sẽ giảm xuống khi nó đượcquản lý tập trung thống nhất và đượctiến hành lựa chọn bằng những nghiệp vụ củacông tác lưu trữ Nhờ vậy các cơquan, tổ chức sẽ tiết kiệm diện tích về phòng, khođể lưu trữ những tài liệu không

có giá trị Hơn nữa cơ quan, tổ chức sẽ tiết kiệmđược chi phí về bố trí cán bộ, nhânlực cho việc quản lý khối tài liệu đã hết giá trị.Tổ chức, quản lý công tác lưu trữcũng chỉ ra rằng cần phải thành lập bộ phận quảnlý công tác lưu trữ hoặc ít nhấtcần phải bố trí cán bộ phụ trách công tác này.Việcthànhlậpbộphậnquảnlýcôngtáclưutrữxuấtpháttừthựctếcôngtáclưutrữcủa

các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào muốnhoạtđộng đều phải sử dụng các nguồn thông tin Trong khi đó, hơn 90% thông tinđượcchứa đựng trong văn bản, tài liệu Tuy nhiên, do khối lượng tài liệu được sinhrangày càng nhiều trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp đã làmchocông tác tra cứu, sử dụng những tài liệu này tốn kém rất nhiều công sức, thời gian.Do đó, hiệu quả của việc tracứu thông tin tài liệu trong cơ quan, tổ chức sẽ rất thấpnếu công tác lưu trữ thiếu sựquản lý và hướng dẫn thống nhất của bộ phận chuyênmôn về lưu trữ Bộ phận quản

lý lưu trữ sẽ xây dựng những văn bản quy định vềcông tác lưu trữ trong cơ quan;quản lý và thực hiện cácn g h i ệ p v ụ l ư u t r ữ đ ố i

v ớ i tàiliệulưutrữcủacơquan;đềxuấtcácphươngánđàotạo,bồidưỡngcánbộlưutrữ cho cơ quan và hàng năm báo cáo tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong cơquan, lập kế hoạch thực hiệncông tác lưu trữ của cơ quan trong thời gian tới Nhờđó, công tác lưu trữ được quản

lý thống nhất, khoa học và góp phần nâng cao năngsuất, hiệu quả các hoạt độngcủa các cơ quan, tổ chức Mặt khác, tổ chức, quản lýcông tác lưu trữ cũng đặt rayêucầu về việc tuyển dụng và bố trí cán bộ làmc ô n g tác lưu trữ Đây là nhân tố quantrọng quyết định hiệu quả của công tác lưu trữtrongcáccơquan,tổchức.Cánbộlưutrữđượcđàotạovềchuyênmônlưutrữsẽgiúpcác cơ quan, tổ chức nhận thức đúng đắn giá trị tài liệu của mình Từ nhận thứcđúng, các cơ quan, tổ chức sẽ có cácbiện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ mộtcách hợp lý, hiệu quả Hơn nữa với sự tham mưu của cáccán bộ lưu trữ, các cơquan, tổ chức sẽ ban hành các văn bản chỉ đạo hướng dẫn công tác lưutrữ và bố trícác kho, tàng nhằm bảo quản tốt các tài liệu sản sinh ra trong hoạt độngcủa mình.Ngoài ra, với việc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thì công tác này trongcác cơquan, tổ chức và doanh nghiệp cũng phải được thanh tra, kiểm tra và xử lýcác viphạm pháp luật, quy định của cơ quan về lưu trữ Tổ chức và quản lý côngtác lưutrữ tức là tổ chức và kiểm soát các thông tin chủ yếu phục vụ cho hoạt độngcủa cáccơ quan, tổ chức Do vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cũng cần phải cócác cơchế thanh tra, kiểm tra và xử lý các vi phạm nhằm hướng công tác lưu trữ đạtđượchiệuquảngàycàngcaohơn.Vìvậy,tổchức,quảnlýcôngtáclưutrữ khôngchỉđơnthuầngiúpchocáccơquan,tổchứckiểmsoátmộtcáchcơhọctàiliệumànó

còn giúp cơ quan quản lý tốt nguồn lực thông tin của mình Nhờ vậy, các hoạtđộngcủa các cơ quan, tổ chức với tổ chức, quản lý tốt công tác lưu trữ sẽ đảm bảohoạtđộng có hiệu quả Ngược lại nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽgâynên các hậu quả to lớn đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức Đối với cáccơquan quản lý Nhà nước về lưu trữ, tổ chức,quản lý thống nhất công tác lưu trữsẽgiúp cho các cơ quan này quản lý thống nhất tài liệu của Phông lưu trữ QuốcgiaViệtNam.

Như vậy tổ chức, quản lý công tác lưu trữ thực sự cần thiết đối với hoạtđộngcủa tất cả các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Nhờ tổ chức, quản lý tốt công tác lưutrữ, hiệu quả của các hoạtđộng trong cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp ngày càngđược nâng cao rõ rệt Ngượclại, nếu tổ chức, quản lý công tác lưu trữ không tốt sẽgây nên những khó khăn,thậm chí có thể gây ra những hậu quả to lớn đối với hoạtđộng của cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp Tổ chức, quản lý công tác lưu trữ khôngchỉ là việc quản lý thốngnhất một cách cơ học tài liệu lưu trữ mà thông qua đó cácnhà quản lý đặt ra một cơchế kiểm soát chặt chẽ nguồn lực thông tin của mình Đâylà nguồn lực có vai trò quan trọng quyếtđịnh sự thành, bại của các cơ quan, tổ chức,doanhnghiệptrong“thờiđạibùngnổthôngtin”như hiệnnay

1.2 Quyđịnhpháplý vềtổchứcquảnlýcôngtáclưutrữtrongdoanhnghiệp

1.2.1 QuyđịnhpháplýcủaNhànước

Trải qua hơn bảy thập kỷ, kể từ khi Chủ tịch Hồ Chí Minh ký banhànhThông đạt số 01C/VP cho đến nay, xác định được vai trò, vị trí quan trọng củacôngtác văn thư, lưu trữ trong tiến trình cải cách hành chính nhà nước, thời gian quaĐảng và Nhà nước ta đã quantâm nhiều đến lĩnh vực văn thư, lưu trữ: Hệ thống cáccơ quan quản lý công tác văn thư, lưu trữ vàTLLT quốc gia đã được xây dựng vàtừng bước kiện toàn; Cơ sở pháp lý cho lĩnh vực lưu trữ đã

ra đời: Luật Lưu trữ số01 được QH khóa XIII ngày 11/11/2011, kỳ họp thứ 2 thôngqua đã chính thức cóhiệu lực và đi vào cuộc sống Đây là căn cứ pháp lý cao nhấtcho việc triển khaicông tác lưu trữ thống nhất trên toàn quốc Luật Lưu trữ đượcxây dựng nhằm mụcđích là nâng cao hiệu lực pháp lý và hiệu quả quản lý nhà nước

độnglưutrữvàtàiliệuPhônglưutrữquốcgiaViệtNam;Luậtquyđịnhrõchínhsách

của Nhà nước, vai trò, trách nhiệm của cơ quan quản lý nhà nước, của ngườiđứngđầucác cấ p , các n g à n h, các cơ q uan, t ổ chứ ct ro ng ch ỉđ ạo ho ạt độ ng lư u

t r ữ v à quản lý tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý;Quy định rõ thẩm quyền quản lý tàiliệu của Lưutrữ lịch sử ở trung ương và cấp tỉnh; tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sửcấp huyện cầntập trung bảo quản tại Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh; tài liệu lưu trữ cấpxãđượcquảnlýtạixãđểtiệnkhaithácsửdụng,nhưngcầntăngcườngnhậnthứcvàsự

chứclưutrữcấpxã;QuyđịnhrõchínhsáchcủaNhànướcđốivớitàiliệulưutrữcủacánhântrongcáctrườnghợpđăngkýthốngkê,hiếntặng,kýgửihoặcbánchoNhànước;Quyđịnhcáchànhvibịnghiêmcấmđốivớitàiliệulưutrữ;cụthểhóacácnộidungnghiệpvụcơbảntronghoạtđộnglưutrữ;minhbạch,côngkhai,đơngiảnhoácácthủtụckhaithác,sửdụngtàiliệulưutrữ;Quantâmđếnchếđộ,chínhsáchchongườilàmlưutrữ;tăngcườngquảnlýđàotạo,bồidưỡngchuyênmônnghiệpvụvàcáchoạtđộngdịchvụlưutrữ

Xuất phát từ những mục đích nêu trên, Luật lưu trữ được xây dựng có7Chương và 42 Điều, mỗi Chương tập trung vào một số khía cạnh của công táclưutrữ,tạođiềukiệnđểquảnlý,điềuchỉnhnhữnghoạtđộngcơbảncủacôngtácnày

Nhìnc h u n g , L u ậ t L ư u t r ữ đ ư ợ c b a n h à n h đ ã t ạ o c ơ s ở p h á p l ý đ ầ y đ ủ đ

ể quản lý công tác lưu trữ - một lĩnh vực hoạt động quan trọng của Nhà nước, tạo điềukiện thuận lợi cho việc bảo quản an toàn và phát huytối đa giá trị tài liệu Phông lưutrữ quốc gia Việt Nam phục vụ lợi ích của Nhà nước và của người dân, đáp ứngyêucầuc ả i c á c h h à n h c h í n h , x â y dự ng n h à n ư ớ c p h á p q u y ề n x ã h ộ i c h ủ n g h ĩ a, p h á t triển nền kinh tế thị trường và mở cửa hội nhập quốc tế Luật cũng là cơ sở pháplýquantrọngđểtổchứccáchoạtđộngquảnlýcôngtáclưutrữtạicơquanEVNHCMCnóiriêng

Thời gian qua, Bộ Nội vụ cùng với Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đãsửdụng các hình thức khác nhau để tuyền truyền, phổ biến pháp luật về lưu trữ.Cáchình thức tuyền truyền, phổ biến đãđược ápdụng như:banhànhvănb ả n h ư ớ n g dẫn thực hiện văn bản pháp luật, tổ chức hội nghị phổ biến văn bản pháp luật, tuyêntruyềnvăn bản pháp luật trên các phương tiện thông tin đại chúng… Trong đó, banhànhvăn bản hướng dẫn triển khai văn bản pháp luật về lưu trữ là hình thức nổibậtnhất.C ụ t h ể : S a u k h i C h ỉ t h ị 0 5 / 2 0 0 7 / C T -

T T g n g à y 0 2 / 3 / 2 0 0 7 c ủ a T h ủ t ư ớ n g

Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ (Chỉ thị05)đượcbanhành,BộNộivụđãbanhànhQuyếtđịnhsố249/QĐ-

BNVn g à y 26/3/2007v ề k ế h o ạ c h t h ự c h i ệ n C h ỉ t h ị c ủ a T h ủ t ư ớ n g C h í n h p

h ủ ( Q u y ế t đ ị n h 249).Bảnkếhoạchkèmtheoquyếtđịnhtrênđãxácđịnh16nhiệmvụtrọngtâmcủa ngành nhằm đưa Chỉ thị đi vào thực tiễn, trong đó nhiệm vụ quan trọng nhất làtổ chức xây dựngLuật Lưu trữ và Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ.Để cụ thể hóa Kế hoạchđược ban hành theo Quyết định 249, ngày 03/5/2007, CụcVăn thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành công

hướngdẫncácBộ,ngành,tỉnhtriểnkhaithựchiệnchỉthị05của Thủtướng Chínhphủ

Nhận thức được vai trò quan trọng của công tác lưu trữ quốc gia, nên saukhicó Luật Lưu trữ, Chính phủ cũng như các Bộ, Ngành đã ban hành các văn bản,chỉthị, hướng dẫn để luật lưu trữ đi vào cuộc sống Đồng thời, cụ thể hóa các nộidungtrongL u ậ t c h o p h ù h ợ p v ớ i đ ặ c t h ù c ô n g t á c l ư u t r ữ c ủ a c á c B ộ , N

g à n h , Đ ị a phương Chính các văn bản này đã chỉ đạo thống nhất công tác lưu trữ của quốcgia,bảođảmchohoạtđộnglưutrữ đivàonềnếpvàđạthiệuquảcao

1.2.2 Quyđịnh của tập đoàn Điện lực Việt Nam và Tổng Công ty Điện lựcthànhphốHồChíMinh

Đến nay, hầu hết các doanh nghiệp Nhà nước đã ban hành các văn bảnchỉđạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ Tùy theo nhu cầu và điều kiện thực tiễncủamình, mỗi Tập đoàn, doanh nghiệp xây dựng và ban hành các văn bản chỉđạo,hướngdẫncôngtáclưutrữ cókhácnhau

-ĐốivớiEVN,Tậpđoànrấtquantâmđếncôngtáclưutrữcủatoànngành,vì vậyhàng năm đều ban hành nhưng văn bản chỉ đạo đến các đơn vị thành viên đểhương dẫn, triển khai thực hiện cácchỉ đạo của Chính phủ, của Bộ Nội vụ của Nhànước về các nội dung liên quan đếncông tác văn thư lưu trữ một cách nhanh chóngvàkịpthời,cụthểnhư:

Trong Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn ĐiệnlựcViệt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn TậpđoànĐiện lực Việt Nam thay thế cho Quyết định số 599/QĐ-EVNn g à y

2 7 / 3 / 2 0 1 8 TrongQ u y đ ị n h n à y n ộ i d u n g l à h ư ớ n g d ẫ n v ề c ô n g t á c V ă

n p h ò n g t r o n g t o à n ngànhĐiệnápdụngđếnđơnvịcấp3.Quyđịnhcó6chươngvà63điều,cánhân

đánh giá đây là quy định có thể cho các đơn vị làm “kim chỉ nam” trong hoạtđộngcông tác văn phòng Quy đinh nêu chi tiết phạm vi áp dụng, giải thích từ ngữđếntrình tự và nguyên tắc quản lý văn bản đi và văn bản đến; Hướng dẫn lập hồ sơvàgiao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan; Quy trình lấy ý kiến, ký văn bản vàlưutrữ hồ sơ của Hội đồng thành viên; Quản lý sử dụng con dấu trong công tác vănthư.Đặc biệt trong quy định đã dành Chương 3 để quy định về công tác Lưu trữ, trongchương này có 11 điều đểhướng dẫn các nghiệp vụ sau: Giao nhận hồ sơ, tài liệuvào lưu trữ Cơ quan; Chỉnh

lý tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Hội đồngxác địnhgiá trị tài liệu; Hủy tài liệu hếtgiá trị; Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữlịch sử; Bảo quản tài liệu điện tử;Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu;Các hình thức tổ chức sử dụng tàiliệu lưu trữ; Thẩm quyền cho phép khai thác, sửdụng tài liệu lưu trữ; Quản lý việc

sử dụng tài liệu lưu trữ Quyết định 333 còn quyđịnh về bảo vệ bí mật trong EVN;Khai thác, sử dụng, bảo quản, báo cáo thốngkêtiêuhủytàiliệumậtvàcamkếtbảovệbímật;Quyđịnhthờihạnbảoquảnhồsơ,tàiliệu

Nhìn chung để ban hành được bảng danh mục này là cả một quá trìnhkhảosát, đánh giá và tìm hiểu khảo sát toàn ngành, điểm nỗi bật của bảng thời hạnnày

làcónêurõđếnnhữngtàiliệucầncótrongbộhồsơđólàgì,vídụ:Hồsơkhảosátxâydựng công trình (địa chất, địa hình, khí tượng, thủy văn…) thì có quy định rõthành phần trong hồ sơ này gồm có:Hợp đồng khảo sát; Phương án, biện pháp khảosát; Báo cáo kết quả khảo sát; Quyết định thành lập Hộiđồng và Biên bản nghiệmthuHợpđồngkhảosát…

nghiệp Nhà nước đi vào nền nếp và đạt được hiệu quả cao phục vụ tốt nhất chohoạtđộngsảnxuấtkinhdoanhcủacáctậpđoàn,doanhnghiệpNhànước.

Tiểukếtchương1

Trong chương này, tác giả đã đi vào những vấn đề cơ bản về khái niệmtổchức quản lý tài liệu lưu trữ Nội dung của tổ chức quản lý công tác lưu trữtrongdoanh nghiệp Mục đích và vai trò của tổ chức quản lý công tác lưu trữ đốivới hoạtđộng của doanh nghiệp Quy định pháp lý về tổ chức quản lý công tác lưutrữ trongdoanh nghiệp Nội dung cốt yếu của chương là những vấn đề lý luậnchung là tiềnđề, là cơ sở khảo sát để đánh giá thực tiễn việc tổ chức quản lý côngtác lưu trữ tạiCơquanEVNHCMC

Chương2.THỰCTRẠNGTỔCHỨCQUẢNLÝCÔNGTÁCLƯUTRỮỞTỔNGCÔNGTY ĐIỆNLỰC THÀNHPHỐHỒCHÍMINH

2.1 Khái quát về chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức củaT ổ n g C ô n g

t y điệnlựcThànhphốHồChíMinh(EVNHCMC)

2.1.1 Lịchsửhìnhthànhvàpháttriển

EVNHCMC là một doanh nghiệp do EVN nắm giữ 100% vốn điều lệ,đượctổ chức dưới hình thức Công ty Trách nhiệm hữu hạn (TNHH) Một thànhviên, hoạtđộng theo mô hình Công ty mẹ - Công ty con theo quy định của Luật Doanh nghiệp,có tư cách pháp nhân, có con dấu,biểu tượng, điều lệ tổ chức và hoạt động Chứcnăng chính là quản lý và phân phối điện trên địa bàn 24quận, huyện trên địa bànThành phố Hồ Chí Minh với gần 7.400 cán bộ, công nhânviên chức lao động.Nhiệm vụ chính của Tổng Công ty là kinh doanh điện năng, cơkhí điện lực và cácdịchvụkhácliênquanđếnngànhđiện

Ngày 21/12/1977 Bộ trưởng Bộ điện và Than (Thứ trưởng Phạm Khai)banhànhQuyếtđịnhsố2479/ĐT/TCCB3vềviệcchuyểncáckhukhaithácthànhcácchinhánhđiệnvàhạchtoánkinhtếtrongnộibộcủasở,đượcsửdụngcondấuriêng.

Ngày 09/05/1981 Bộ Điện lực đổi tên các Cơ quan đơn vị trực thuộc BộĐiệnlực: Công ty Điện lực Miền Nam thành Công ty Điện lực 2 và Sở quản lý vàphânphốiđiệnThànhphốHồChíMinhđổithànhSởĐiệnlựcThànhphốHồChíMinh

Ngày 08/7/1995 Bộ Năng Lượng quyết định thành lập Doanh nghiệpNhànước Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Tổng Công ty ĐiệnlựcViệtNam(naylàTập đoànĐiệnlựcViệtNam)

Ngày 05/02/2010 Bộ Công Thương ban hành quyết định số 768/QĐ-BCTvềviệcthànhlậpCôngtymẹ-Tổng CôngtyĐiệnlựcThànhphốHồChíMinh

Hiện nay Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh đã đạt chứngchỉISO 9001:2000 và 16 Công ty Điện lực trực thuộc, Công ty TNHH Một thànhviênThí nghiệm Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh, Công ty TNHH Một thành viênVậttư-Vậntải cũngđãđược cấp chứng nhậnISO9001:2000

2.1.2 Chứcnăng,nhiệmvụvàcơ cấutổ chức

a) Chứcnăng,nhiệmvụ

Theo Quyết định số 768/QĐ-BCT của Bộ Công Thương ngày 05/02/2010vềviệc thành lập Công ty mẹ - Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minhquyđịnhchứcnăng,nhiệmvụ,quyềnhạncủaTổngCôngtynhư sau:

Chức năng chính là quản lý và phân phối điện trên địa bàn 24 quận,huyệnthành phố.Nhiệm vụchính là kinh doanh điện năng, cơkhí điệnv à c á c

d ị c h v ụ khác liên quan tới ngành điện Đầu tư vốn vào các công ty con công ty

- Sảnxuất vàkinh doanhđiệnnăng

- Sảnxuất,sữachữaphụkiệnvàthiếtbịđiệnvàcácdịchvụkhácliênquanđếnnghànhđiện.

- Tưvấn,đầutưxâydựngcáccôngtrìnhxâydựngcáccôngtrìnhđiện:khảosát,thiếtkếvàquảnlý dự áncáccôngtrìnhđườngdâyvàtrạmbiếnáp

- Thicôngxâylắpcáccôngtrình:đườngdây,trạmbiếnđiện,viễnthôngvàcôngnghệ thông tin

- Kinhdoanh,xuất nhậpkhẩuvậttư,thiếtbị điệnvàcôngnghệthông tin

để phát huy sức mạnh của toàn TổngCôngty

- Cơ cấu tổ chức:Bộ máy tổ chức của Tổng Công ty Điện lực thành phố

HồChí Minh gồm: Chủ tịch, Hội đồng Thành viên, Tổng Giám đốc (TGĐ); cácPhóTổngGiámđốc(PTGĐ),Kếtoán trưởng,cùngvớicácđơnvịtrựcthuộc

- Các Ban chức năng:Mỗi ban chức năng có nhiệm vụ quyền hạn cụ thể

củatừng ban EVNHCMC gồm có 17 ban chức năng, Cụ thể như sau: Văn phòng TCTvà16banthammưu

-Khốiđoànthể baogồm:Đảngủy,công ĐoànvàđoànThanhniên.

Qua khảo sát thực tế, Cơ quan EVNHCMC đã có bộ phận văn thư và lưutrữthuộc Văn phòng Đối với EVN có thành lập Phòng Văn thư và Lưu trữ riêngcònEVNHCMC tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ trực thuộc Văn phòng Tổng Côngty.Bộ phận Văn thư Lưu trữ của Cơ quan thực hiện các nhiệm vụ để bảo đảm tổchứccông tác văn thư và công tác lưu trữ ổn định, thống nhất, phục vụ cho hoạtđộng sảnxuấtkinhdoanhcủađơnvị.Cụthểlàcácnhiệmvụsau:

- Căn cứ các quy định của Nhà nước, tham mưu cho lãnh đạo và xâydựng,trình lãnh đạo ký ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn và kế hoạchpháttriểncông táclưutrữ chungcủatoànđơnvị;

- Căn cứ quy định của pháp luật, quy định của EVN, tổ chức hướngdẫn,kiểm tra việc thực hiện các quy định của Nhà nước, của EVN về công tác lưutrữ tạicơquanEVNHCMCvàcácđơnvị;

- Nghiêncứuxâydựng bảngDanhmụchồ sơhàngnăm;

- Tiếpnhận,chỉnhlý,sắpxếptàiliệulưutrữ củacơđơnvịtheo quyđịnh;

- Triển khai ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ, quản lýtàiliệu,sốhóatàiliệulưutrữvàlưutrữ điệntử;

2.2.2 Tổchứctuyểndụngvàbốtrícánbộthựchiệncôngtáclưutrữ

QuakhảosátthựctếtạiEVNHCMCđãcóbanhànhQuyếtđịnhsố4060/QĐ-EVNHCMC ngày 31/12/2015 V/v ban hành Quy định về tiêu chuẩn chứcdanhchuyênmôn nghiệp vụ trong EVNHCMC, trong Quy định này có nêu vịtrítiêuchuẩnchochứcdanhCánsựlưutrữvà Chuyênviên lưutrữtạiđơnvịnhưsau:

- Yêu cầu: Nắm được các quy định của Nhà nước về công tác lưu trữ;Nắmđược các kiến thức cơ bản về nghiệp vụ lưu trữ; Thực hiện được các quytrìnhnghiệp vụ lưu trữ theo quy định hoặc theo sự hướng dẫn của chức danh ngạchcaohơn; Nắm được nguyên tắc bảo việc kho lưu trữ, quy phạm kỹ thuật nhằm đảmbảoan toàn cho tài liệu lưu trữ và máy móc thiết bị; Sử dụng được các phương tiệnphụcvụcôngtáclưutrữ

- Yêu cầu trình độ: Có trình độ trung cấp nghiệp vụ lưu trữ;C ó t r ì n h

đ ộ ngoại ngữ tương ứng với trình độ học vấn; Sử dụng thành thạo tin học vănphòng vàcácphầnmềmEVNHCMCđangứngdụngtrongcôngtácchuyênmôn

kỳ vàtheo yêu cầu đột xuất; Tổ chức thu thập, thống kê, lưu trữ số liệu theo đúngnguyêntắc, quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng công ty; Phối hợp với chứcdanhnghiệp vụ khác liên quan, hướng dẫn chức danh nghiệp vụ ngạch thấp hơn đểtriểnkhaicôngviệc.

- Yêu cầu: Nắm được các quy định của Nhà nước, Tập đoàn và Tổng côngtyvề công tác lưu trữ; Nắm đượccácquy trìnhn g h i ệ p v ụ , q u y p h ạ m k ỹ

t h u ậ t v ề công tác lưu trữ; Nắm được các quy chế quản lý nội bộ thuộc lĩnh vựccông tác;Nắm được các nguyên tắc, thủ tục hành chính Nhà nước; Nắm được kiếnthức cơbản về ngành điện lực để phân loại, tổ chức khoa học các tài liệu lưu trữ;Biết tổchứccácquytrìnhnghiệpvụmộtcáchkhoahọc

- Yêu cầu trình độ: Có trình độ đại học chuyên ngành lưu trữ Trường hợpcótrình độ đại học khác thì phải qua bồi dưỡng trình độ chuyên môn nghiệp vụ lưu trữtừ 6 tháng trở lên; Có trình độngoại ngữ tương ứng với trình độ học vấn, sử dụngthành thạo tin học văn phòng vàcác phần mềm EVNHCMC đang ứng dụng trongcôngtác chuyênmôn

lưutrữđ ư ợ c đ ặ t t r o n g V ă n p h ò n g T C T t h e o b ộ p h ậ n v ă n t h ư , l ư u t r ữ T ạ i C ơ

q u a n

EVNHCMC thì được đào tạo qua trình độ Đại học nhưng đối với các nhân viênởcácđơnvịnhỏhầunhưchỉ đượcđàotạo qua các lớpnghiệp vụvănthư, lưutrữngắn hạn Đây là vấn đề khó cho công tác lưu trữ của đơn vị vì đại đa số không tốtnghiệp hoặc đào tạo qua trườnglớp chuyên ngành mà chuyển từ các đơn vị khácvềvìvậychỉtốiđalàđượcđàotạoquamộthoặchailớpchuyênđềvềcôngtácnàynênkhócóthểnắmrõ vaitròvànhiệmvụcủamìnhđangthựchiện.

Bảng2: Biên chếngườilàm lưutrữcủaCơquan EVNHCMC

- Người làm công tác lưu trữ tại Văn phòngT C T l à 0 1 n g ư ờ i V ề

t r ì n h đ ộ cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ tạiV ă n p h ò n g T ổ n g

C ô n g t y t ố t n g h i ệ p Đạihọcchuyênngànhvănthư–lưutrữ (ĐHKHXH&NV)

2.2.3 Banhànhvănbảnquyđịnhvề côngtáclưutrữ

Công tác lưu trữ của EVN nói chung và EVNHCMC nói riêng nhìnchungcũng nhận được sự quan tâm của lãnh đạo Nhờ vậy, hệ thống các văn bảnchỉ

đạo,hướngd ẫ n v ề c ô n g t á c l ư u t r ữ đ ư ợ c á p d ụ n g đ ầ y đ ủ t h e o c á c q u y đ ị n h c ủ

a n h à nước EVNHCMC hoạt động theo mô hình công ty mẹ con, khi EVN ban hành cácvăn bản quy định ápdụng trong nội bộ của ngành điện lực về công tác lưu trữthôngthườngsẽ xây dựngđế nđơnv ịcấ p3 đểá pd ụn gt rự ct iế p, t ừ cơ sở phá pl ýc ủ

a EVN ban hành những chỉ đạo hướng dẫn về công tác lưu trữ cho toàn ngành Điệnlựcthựchiện

Căn cứ những văn bản trên EVNHCMC đã có một số chỉ đạo, hướng dẫnvềcôngtác vănthư– lưutrữ đãđượcbanhànhnhư:

- Hàng năm, EVNHCMC ban hành Quyết định về việc ban hành bảngdanhmục hồ sơ của các Ban Chức năng trong của Tổng Công ty Điện lực Thànhphố

HồChíMinh S au khix i n ý k iế nc h ấ p t h u ậ n t h ô n g qua bả n g D a n h m ụ c , Vă np

h ò n g giaovềchoBanTCNS đểraQuyết địnhbanhànhtriểnkhaiápdụng tạiCơquan

- Công văn 1996 /EVNHCMC-VP ngày 08/5/2020 của Tổng Công tyĐiệnlực Thành phố Hồ Chí Minh V/v triển khai nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữnăm2020 Hàng năm, EVNHCMC căn cứ vào các văn bản chỉ đạo của EVN vềcông tácvăn thư lưu trữ, sẽ cụ thể hóa các nội dung đó vào phương hướng triển khai cho cácđơn vị những mục chínhcần phải thực hiện và tiến độ thực hiện, định kỳ báo cáovềEVNHCMCđểkịpthờihướngdẫncũng nhưgiảiđápthắcmắc chođơnvịtrongquátrìnhtriểnkhaithựchiện.

- Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn Điện lựcViệtNam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn Tập đoànĐiệnlựcViệtNam.Saukhinhậnđượcquyếtđinhbanhànhchoc á c đ ơ n v ị , EVNHCM

C tổ chức tập huấn cho các đơn vị qua hình thực Hội nghị truyền trình,tóm tắt cácnội dungcủa Quy định vàcuốic ù n g l à p h ầ n t h ả o l u ậ n , g i ả i đ á p

c á c thắcmắccủa

Nhìn chung, qua khảo sát nhận thấy các văn bản do EVNHCMC ban hànhvềcông tác văn thư – lưu trữ đều có nội dung phù hợp, dễ hiểu, dễ thực hiện, đápứngnhucầucủaEVNHCMCtrongviệcquảnlýhồsơ,giấytờvàtàiliệu

gs ả n

xuất, kinh doanh, phân phối và đảm bảo điện năng của EVN đối vớiEVNHCMC,củaEVNHCMC đối với các côngtythànhviên.

b) Vềcôngtácthuthập,bổsungtàiliệulưutrữ

Theo Luật Lưu trữ năm 2011: “Thu thập tài liệu là quá trình xác địnhnguồntài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào lưu trữ cơ quan,lưu trữlịch sử” Hằng năm, lưu trữ đơn vị căn cứ vào quy định thời hạn nộp lưu hồ

sơ, cónhiệm vụ tổ chức tiếp nhận những hồ sơ đã đến hạn nộp lưu các bộ phận và

cá nhânvàolưutrữ cơquan

Trong Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 09/3/2020 của Tập đoàn ĐiệnlựcViệt Nam về việc ban hành Quy định về công tác Văn phòng trong toàn TậpđoànĐiện lực Việt Nam có quy định công tác thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học

và tổchức khai thác sự dụng TLLT được EVNHCMC triển khai và áp dụng Căn cứvănbản của Văn phòng gửi cho các phòng/ban/đội, các bộ phận dự thảo Danhm ụ c

h ồ sơ dự kiến ban hành trước ngày 01 tháng 3 hàng năm, sau đó, chuyển Vănphòng đểtổnghợptrìnhGiámđốc/TổngGiámđốcphêduyệt

-Quytrìnhthuthập, bổsungTLLTcủaEVNHCMC nhưsau:

Bước 1:Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, bước này tại EVNHCMC thực hiện

tốt.Hàng năm, Văn phòng sẽ thông báo thời điểm thực hiện giao nộp hồ sơ Theo đó,trước thời điểm này, cácBan/cá nhân phải hoàn thành các công việc sau: Kiểm traxác định những hồ sơthuộc diện phải giao nộp theo quy định Thống kê các tài liệuvà hoàn chỉnh mụclục hồ sơ theo Quy định công tác văn thư – lưu trữ Sắp xếp hồsơ,tàiliệuđểbàngiao

Bước 2:Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị, Lưu trữ cơ quan phối

hợpvới các bộ phận và các cá nhân tại đơn vị để xác định hồ sơ, tài liệu cần thuthập.Hướng dẫn các bộ phận chuẩn bị hồ sơ giao nộp và thống kê thành “mục lục

hồ sơ,tài liệu nộp lưu”, qua khảo sát thì nhận thấy tại Cơ quan thực hiện theo đúnghướngdẫn nhưng tại các đơn vị còn chưa thực hiện được vì không có kho để bảoquản tàiliệunênmộtsốnơichưathựchiệnđượcviệcnày

Tấtcảcáchồsơđãkếtthúcphảiđượcgiaonộpvàolưutrữ,trừcácloạihồsơsau:Các hồsơ nguyên t ắc (tậpvă nbảnchỉđạocủa Đả n g ; vă nb ả n quyphạm

phápl uậ tg ửi ch un gđ ểb iết và văn bả n h ướ ng dẫ ncủ acác cơ q u a n nhà n ư ớ c cóthẩm quyền về một lĩnh vực, vấn đề nhất định nào đó được dùng làm căn cứ để theodõi, giải quyết công việc thuộc trách nhiệm của mỗi cánhân); Hồ sơ phối hợp giảiquyết công việc (Đơn vị/cá nhân chủ trì đã giao nộp); Các văn bản,tài liệu dùng đểthamkhảo.

MộtsốtrườnghợpcácbộphậncầngiữlạinhữnghồsơđãđếnhạnnộplưuthìphảilậpdanhmụcgửichoLưutrữcơquan,nhưngthờihạngiữlạikhôngđượcquá02năm Lãnh đạocácđơn vịvàCBCNVtrướckhi nghỉ hưu,thôiv i ệ c h a y c h u y ể n công tác khác đều phảibàn giao lại toàn bộ hồ sơ cho đơn vị hoặc người kếnhiệm,khôngđượcchiếmgiữhồsơcủa đơnvị hoặcmangsangcơquan,tổ chứckhác

Bước3:Chuẩnbịkhotàngvàcácphươngtiệnbảoquảnđểtiếpnhậnhồsơ.TạiCơquanEV

NHCMCđãthựchiệnrấttốtvấnđềnày,theokhảosáthiệncó1kholưutrữhiệnđạivớidiệntíchkhoản750m2đượcđầutưbìnhkhíchữacháychuyêndụngvàcóđiềuhòanhiệtđộtrongphòng,phòngđọcvàphòngkhaitháctàiliệu

Bước 4:Tổ chức tiếp nhận hồ sơ và lập biên bản giao nhận hồ sơ Đến

thờiđiểm giao nộp theo thông báo của Văn phòng, các Ban/cá nhân có tráchnhiệmchuyển hồ sơ xuống kho lưu trữ và ban giao cho cán bộ lưu trữ của cơ quan/đơn vị.Khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ lưu trữ thực hiện kiểm tra, đối chiếu thực tế cáctài liệuvới “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” Trường hợp phát hiện thiếu tài liệuthìy ê u cầu đơn vị, cá nhân bổ sung và báo cáo lãnh đạo Văn phòng giải quyết.Lập 2 bản“Mục lục hồ sơ nộp lưu” Bên giao và bên nhận phải lập 2 bản “Biên bảngiao nhậntài liệu” theo mẫu Quy định công tác văn thư-lưu trữ Bộ phận hoặcCBCNV giaonộphồsơ,tàiliệu vàlưutrữ cơquankiểmtragiữmỗiloại01bản

-Kếtquảthuthậptàiliệu:

Tại khối Cơ quan, việc thu thập do Văn phòng Tổng Công ty tổc h ứ c

t h u thập hồ sơ, tài liệu từ các phòng ban của Tổng Công ty theo đúng quy định

Từ năm2010 đến nay EVNHCMC đã thu thập 5 đợt, mỗi đợt thu thập được 25 đến

30 métgiá Chất lượng tài liệu thu về đa số còn nguyên vẹn, tuy nhiên, một số đã bịẩmxuốngcấpdocôngtácbảoquảnkhôngphùhợp

Nhìn chung, tài liệu được thu về từ các phòng, bộ phận đã được lập hồsơtheo sự việc, vấn đề Tình hình lập hồ sơ và nộp lưu vào lưu trữ cơ quantạiEVNHCMC được tiến hành theo đúng quy định của Cơ quan đúng theo quyếtđịnhsố 3997/QĐ-EVNHCMC ngày 31/12/2015 về việc ban hành bộ Quy trình ISOápdụng cho Tổng Công ty Điện lực Thành phố Hồ Chí Minh Những hồ sơ tàiliệuđược đưa vào lưu trữ cơ quan tại Tổng kho lưu trữ Vĩnh Lộc – Khu côngnghiệpVĩnhL ộ c s ố 5 , p h ư ờ n g B ì n h H ư n g H ò a B , q u ậ n B ì n h T â n , T h à n h p

h ố H ồ C h í Minh Thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ là một nhiệm vụ tất yếu và thườngxuyên của Tổng Công

ty Công tác này giúp cho việc tổ chức khai thác và sử dụngtài liệu có hiệu quả,phục vụ tốt trong các hoạt động của cơ quan, các phòng, ban vàcánhân

Xác định giá trị tài liệu đã thực hiện theo nguyên tắc: chính trị, lịch sử,toàndiện và tổng hợp Được tiến hành theo phương pháp: hệ thống, phân tích chứcnăng,thông tin và sử liệu học Quá trình xác định giá trị tài liệu đã căn cứ vào cáctiêuchuẩncơbảnsauđây:Nộidungcủatàiliệu;Vịtrícủacơquan,tổchức,cánhânhìnhthànhtàiliệu;Ýnghĩacủasựkiện,thờigianvàđịađiểmhìnhthànhtàiliệu;Mứcđộtoànvẹncủaphônglưutrữ;Hìnhthứccủatàiliệu;Tìnhtrạngvậtlýcủatàiliệu

Ngoài ra xác định giá trị tài liệu còn căn cứ theo quy định bảng thời hạnbảoquảndoEVNHCMCbanhànhdựatrênbảngthờihạnbảoquảncủaEVN.Xácđịnh

ời hạn bảo quản của tài liệu không được nhỏ hơn thời hạn bảo quản mà EVNđãquyđ ị n h T h ờ i h ạ n b ả o q u ả n h ồ s ơ h ì n h t h à n h p h ổ b i ế n t r o n g h o ạ t đ ộ n g c

ủ a c ơ quan gồm có 02mức như sau:Bảo quản vĩnh viễn: những hồ sơ thuộcm ứ c

n à y được bảo quản tại lưu trữ đơn vị, sau đó được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữlịch

sửkhiđếnhạntheoquyđịnhcủaphápluậtvềLưutrữ;Bảoquảncóthờihạn:nhữnghồsơthuộcmứcnàyđượcbảoquảntạilưutrữcơquan[Phụlục2]

Tài liệu hết thời hạn bảo quản sẽ được thống kê trình Hội đồng xác địnhgiátrị hồ sơ của cơ quan xem xét để quyết định tiếp tục giữ lại bảo quản hay loại rađểtiêu hủy Hội đồng nghiên cứu danh mục hồ sơ hết giá trị và kiểm tra thực tế,họpkết luận có ghi biên bản, tổ chức xin ý kiến thẩm tra của cơ quan có thẩmquyền (SởNội vụ Thành phố Hồ Chí Minh, Chi cục Văn thư – Lưu trữ) làm cơ sở để đề nghịThủ trưởng đơn vị raquyết định cho phép tiêu hủy Việc tiêu hủy hồ sơ hết giá trịphải được thực hiệntheo quy định của pháp luật về lưu trữ Hiện tại, tiêu hủy hồ sơhết giá trị bằng cáchxay nhuyễn giấy để tái sử dụng Bộ hồ sơ về việc tiêu hủy phảibảo quản tại lưu trữ

cơ quan ít nhất 20 năm kể từ ngày có quyết định cho phép tiêuhủy[Phụlục3]

-Vềcôngtácchỉnhlýtàiliệu

Theo Điều 2, Khoản 13 của Luật Lưu trữ năm 2011: “chỉnh lý tài liệu làviệcphân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kế, lập công cụ tra cứu tài liệu hìnhthànhtronghoạtđộngcủacơquan,tổchức,cánhân”

LưutrữcơquancụthểlàVănphòngTCTsẽchịutráchnhiệmchỉnhlýcáchồ sơlưu trữ định kì một năm một lần Hồ sơ sau chỉnh lý phải đảm bảo các yêu cầusau: Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu trữ; Đượcxác định thời hạn bảoquản (theo thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu quy định); Hồ sơ đượchoàn thiện và hệthống hóa; Có danh mục hồ sơ để tra cứu và Danh mục hồ sơ hếtgiá trị [Phụ lục01b]

Thông thường, theo khảo sát EVNHCMC đã tiến hành phân loại chỉnh lýhồsơ theo đúng quy địnhmà cơ quan ban hành Công tác chỉnh lý hồs ơ đ ư ợ c

t h ự c hiện bởicáccánbộlưutrữởcácđơnvị,côngtychuyênvềchuyênmônlưu trữtiến