Xác định giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố hồ chí minh

MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH .... Thực tế này đặt ra yêu cầu cho chín

HOÀNG QUANG CƯƠNG

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ

TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2017

HOÀNG QUANG CƯƠNG

XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ

TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 06.32.03.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC

TS PHAN ĐÌNH NHAM

Thành phố Hồ Chí Minh – Năm 2017

sự hướng dẫn của TS.CVCC Phan Đình Nham – Giảng viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

Các tư liệu và kết quả nêu trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc, xuất

xứ rõ ràng Nếu có điều gì sai sót, tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Thành phố Hồ chí Minh, ngày 28 tháng 8 năm 2017

Tác giả luận văn

Hoàng Quang Cương

HĐND Hội đồng nhân dân

2 Mục tiêu của đề tài 3

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 4

4 Phương pháp nghiên cứu 5

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề và nguồn tài liệu tham khảo 6

6 Bố cục của đề tài 13

CHƯƠNG I TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 14

1.1 Tổ chức bộ máy chính quyền cấp xã và chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 14

1.1.1 Vai trò của chính quyền cấp xã 14

1.1.2 Chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 16

1.2 Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu của chính quyền cấp xã 26

1.2.1 Thành phần tài liệu 26

1.2.2 Nội dung tài liệu 28

1.2.3 Giá trị tài liệu 35

TIỂU KẾT CHƯƠNG I 42

CHƯƠNG II CƠ SỞ KHOA HỌC XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 43 2.1 Cơ sở lý luận về công tác xác định giá trị tài liệu chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 43

2.1.1 Khái niệm xác định giá trị tài liệu 44

2.1.2 Các giai đoạn xác định giá trị tài liệu 47

2.1.3 Vận dụng các nguyên tắc xác định giá trị tài liệu 52

2.1.4 Vận dụng các phương pháp xác định giá trị tài liệu 57

2.1.5 Vận dụng các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu 62

2.2.2 Các hoạt động lưu trữ 75

2.3 Cơ sở pháp lý về công tác lưu trữ của chính quyền cấp xã 84

TIỂU KẾT CHƯƠNG II 88

CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ HÌNH THÀNH TRONG QUÁ TRÌNH HOẠT ĐỘNG CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 89

3.1 Nhận xét khái quát về công tác lưu trữ chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 89

3.2 Một số giải pháp xác định giá trị tài liệu chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 91

3.2.1 Quán triệt các văn bản hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ 91

3.2.2 Tổ chức thực hiện các văn bản hiện hành về công tác văn thư lưu trữ 92

3.2.3 Kiện toàn tổ chức và bố trí cán bộ văn thư, lưu trữ 94

3.2.4 Đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ làm công tác văn thư - lưu trữ 96

3.2.5 Thực hiện các nghiệp vụ văn thư lưu trữ 98

3.2.6 Xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh 100

TIỂU KẾT CHƯƠNG III 114

KẾT LUẬN 115

PHỤ LỤC 127

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xã, phường, thị trấn là đơn vị hành chính nhà nước cấp cơ sở (sau đây gọi tắt

là cấp xã) Cấp xã hiện nay có nhiều hoạt động quản lý nhà nước và của các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội ở địa phương, song có thể nói hoạt động của cơ quan chính quyền nhà nước cấp xã bao gồm HĐND và UBND nơi thực hiện trực tiếp và cụ thể các chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước đối với quần chúng nhân dân là chủ yếu

Một trong những phương tiện quan trọng để bảo đảm hoạt động của chính quyền cấp xã là các loại văn bản, tài liệu (sau đây gọi chung là tài liệu), tài liệu là phương tiện chủ yếu giúp cho chính quyền cấp xã triển khai, thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình Được sản sinh ra trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã, tài liệu chứa đựng thông tin quá khứ, mang tính lịch sử có giá trị cao, phản ánh toàn bộ quá trình hình thành, phát triển về chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội, an ninh quốc phòng, các mặt hoạt động của đời sống xã hội ở địa phương Nó là bằng chứng không gì thay thế được, ghi lại quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức và cá nhân; phản ánh trung thực từng thời khắc lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây dựng chính quyền ở địa phương; là cơ sở để nghiên cứu đảm bảo tính hệ thống, liên tục và kế thừa cho hoạt động của chính quyền cấp xã Điều

14 Luật lưu trữ năm 2011 quy định “Tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân, các tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp của xã, phường, thị trấn được lựa chọn và lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân xã, phường, thị trấn” [67, tr.6]

Thành phố Hồ chí Minh hiện nay có 322 đơn vị hành chính cấp xã, trong đó có

259 phường, 58 xã và 5 thị trấn, tại các xã, phường, thị trấn trên địa bàn Thành phố, công tác lưu trữ còn nhiều hạn chế như nhiều xã, phường không có kho lưu trữ tập trung, một số xã, phường, thị trấn có kho lưu trữ tập trung nhưng không đảm bảo yêu cầu về diện tích theo quy định và các trang thiết bị bảo quản tài liệu; tài liệu

chưa được thu thập và lập hồ sơ đầy đủ; việc phân loại, sắp xếp và quản lý tài liệu lưu trữ chưa khoa học Đặc biệt, một trong những hạn chế nhất hiện nay của công tác lưu trữ là việc xác định giá trị tài liệu chưa được thực hiện một cách triệt để Cụ thể, tại các xã, phường, thị trấn các hồ sơ, tài liệu được đối chiếu và định THBQ theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định THBQ hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức và Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ ban hành bảng THBQ hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương Vì vậy, xác định THBQ cho các hồ sơ, tài liệu thiếu tính xác thực, những tài liệu trùng thừa, tài liệu hết giá trị, tài liệu không đảm bảo hiệu lực pháp lý không được tổ chức tiêu hủy theo quy định, cá biệt còn có rất nhiều

xã, phường, thị trấn không tiến hành xác định giá trị tài liệu

Trong công tác lưu trữ, xác định giá trị tài liệu là một khâu nghiệp vụ quan trọng, nó liên quan và quyết định đến số phận của tài liệu Kết quả của công tác này có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, nội dung và thành phần tài liệu của Phông lưu trữ các cơ quan Việc không xác định rõ THBQ dẫn đến nhiều hồ sơ, tài liệu bảo quản không đúng theo giá trị thực của chúng; tài liệu hết giá trị, tài liệu đến hạn tiêu hủy nhưng vẫn còn được lưu trữ, gây lãng phí trong việc bố trí kho tàng, trang thiết bị, nhân lực và kinh phí bảo quản

Thực tế này đặt ra yêu cầu cho chính quyền cấp xã của thành phố Hồ Chí Minh là phải tiến hành xác định giá trị cho những hồ sơ, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của mình và đặc biệt cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh cần phải sớm xây dựng, ban hành bảng THBQ hồ sơ, tài liệu của chính quyền cấp xã để thống nhất thực hiện nghiệp vụ xác định giá trị tài liệu đồng thời tiêu chuẩn hóa THBQ cho các loại hồ sơ, tài liệu của những cơ quan này Bảng THBQ tài liệu cũng giúp cán bộ lưu trữ tránh được cách nhìn phiến diện, chủ quan trong xác định giá trị, đồng thời tạo cơ sở để lựa chọn những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong kho lưu trữ, loại bỏ những tài liệu không còn giá trị Nó không chỉ là phương tiện để tiến hành xác định giá trị tài

liệu trong kho lưu trữ cơ quan mà còn có ý nghĩa chỉ đạo và hướng dẫn cho các xã, phường, thị trấn trong toàn Thành phố về vấn đề này

Nhận thấy sự cấp thiết này, chúng tôi quyết định chọn vấn đề "Xác định giá

trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh" làm đề tài luận văn Thạc sỹ ngành Lưu trữ học

Trên cơ sở phân tích lý luận và qua việc khảo sát, tìm hiểu thực tế, chúng tôi hy vọng sẽ vẽ được bức tranh khái quát về công tác lưu trữ nói chung, về công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng của các xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh đồng thời đề xuất một số giải pháp nhằm giúp nâng cao chất lượng và khắc phục những hạn chế trong công tác xác định giá trị nói riêng và công tác lưu trữ nói chung của chính quyền cấp xã trên địa bàn Thành phố

2 Mục tiêu của đề tài

Với đề tài này, chúng tôi mong muốn giải quyết được những mục tiêu cơ bản sau đây:

Một là, vẽ được bức tranh khái quát về công tác lưu trữ của chính quyền cấp

xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh như: thành phần, nội dung, giá trị của tài liệu và các hoạt động lưu trữ: thu thập, bổ sung; phân loại chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; tình hình tổ chức khai thác sử dụng tài liệu…

Hai là, trên cơ sở thực trạng công tác lưu trữ và thành phần, nội dung, ý

nghĩa tài liệu của chính quyền cấp xã, chúng tôi nghiên cứu những cơ sở khoa học:

cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu, cơ sở thực tiễn về công tác lưu trữ của chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh và cơ sở pháp lý để xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan này

Ba là, trên cơ sở khoa học về xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã

chúng tôi xây bảng THBQ tài liệu của HĐND và UBND xã, phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, bảng THBQ tài liệu là một công cụ quan trọng và hữu hiệu nhất dùng trong xác định giá trị tài liệu lưu trữ

Đề tài nghiên cứu thành công sẽ có những đóng góp chính sau đây:

Một là, góp phần làm phong phú thêm lý luận của lưu trữ học nước ta về lĩnh

vực xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã

Hai là, góp phần cung cấp các luận cứ khoa học cho các cơ quan quản lý nhà

nước về công tác lưu trữ của thành phố Hồ Chí Minh để hoạch định chủ trương chính sách, ban hành các văn bản quản lý, chỉ đạo về công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng ở chính quyền cấp xã

Ba là, kết quả nghiên cứu góp phần cung cấp các cơ sở lý luận và thực tiễn

cho chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh trong việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói chung và hoạt động xác định giá trị tài liệu nói riêng

Bốn là, luận văn cũng là một tài liệu hữu ích phục vụ công tác giảng dạy và

học tập cho sinh viên chuyên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng của Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh cũng như các cơ sở giáo dục đào tạo khác

3 Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là vấn đề xác định giá trị cho các tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND cấp xã bao gồm: tài liệu hành chính, tài liệu khoa học công nghệ, tài liệu điện tử, tài liệu nghe nhìn Trong đó, đối tượng chủ yếu và căn bản của đề tài là tài liệu hành chính hình thành trong quá trình hoạt động của HĐND và UBND cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Vì vậy, những vấn đề khác có liên quan đến đối tượng chính của đề tài như: thành phần, nội dung, giá trị của tài liệu và các hoạt động lưu trữ khác: thu thập, bổ sung, phân loại, chỉnh lý tài liệu cũng sẽ được đề cập tới, song không

phải nội dung chính của đề tài

Phạm vi nghiên cứu

- Về thời gian, chúng tôi tập trung nghiên cứu công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng từ năm 2001 (từ khi có Pháp lệnh

lưu trữ quốc gia) đến năm 2016

- Về không gian nghiên cứu, do thời gian và trình độ còn hạn chế, chúng tôi chưa có điều kiện khảo sát công tác lưu trữ ở tất cả các xã, phường, thị trấn trên địa

bàn thành phố Hồ Chí Minh mà chỉ giới hạn nghiên cứu, khảo sát về tổ chức và quản lý công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ở UBND một số xã, phường, thị trấn sau: Quận 1: phường ĐaKao, phường Nguyễn Thái Bình, phường Cầu Ông Lãnh, phường Cô Giang; Quận 4: Phường 2, Phường 10; Quận 7: phường Bình Thuận, phường Tân Hưng; Quận 12: phường Tân Chánh Hiệp, phường Tân Thới Hiệp; Quận Gò Vấp: Phường 14, Phường 10; Quận Thủ Đức: phường Bình Thọ; huyện Bình Chánh: xã Vĩnh Lộc A, xã Vĩnh Lộc B, thị trấn Tân Túc; huyện Cần Giờ: xã Bình Khánh, xã Thạnh An, xã An Thới Đông; huyện Củ Chi: xã Hòa Phú, xã Bình

Mỹ; huyện Hóc Môn: xã Bà Điểm, xã Tân Hiệp, xã Nhị Bình, thị trấn Hóc Môn

4 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu đã đặt ra, chúng tôi đã sử

dụng các phương pháp nghiên cứu cơ bản sau:

Phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin về chủ nghĩa duy vật biện chứng

và chủ nghĩa duy vật lịch sử khi nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, những đặc điểm về tổ chức và hoạt động của chúng liên quan đến thành phần và giá trị tài liệu Mặt khác, khi vận dụng phương pháp này giúp chúng tôi có cách nhìn và nhận thức đúng đắn khi phân tích, lý giải các vấn đề về thực tiễn của công tác văn thư, lưu trữ ở chính quyền cấp cơ sở Đặc biệt, vận dụng phương pháp này giúp chúng tôi làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng ở chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Phương pháp luận của lưu trữ học, đó là việc vận dụng nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp khi xem xét thành phần, nội dung tài liệu; cơ sở lý luận vào việc xác định giá trị tài liệu và đề xuất những giải pháp đối với công tác lưu trữ nói chung công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng ở chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Phương pháp khảo sát thực tế: xác định đây là một đề tài có tính ứng dụng cao, do vậy, phương pháp điều tra, khảo sát thực tế được chúng tôi chú ý coi trọng trong quá trình thực hiện Chúng tôi đã tiến hành khảo sát thực tế tại nhiều xã,

phường, thị trấn trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Nội dung khảo sát bao gồm:

số lượng, nội dung, thành phần, tình hình thực hiện các hoạt động lưu trữ nhất là hoạt động xác định giá trị tài liệu nhằm đưa ra những nhận xét, kết luận trên cơ sở thực tiễn Những địa phương mà chúng tôi đến khảo sát trực tiếp đã được nêu cụ thể trong phần phạm vi nghiên cứu của đề tài nêu trên

Trong quá trình nghiên cứu, một số phương pháp khác cũng được áp dụng như: phương pháp hệ thống, phương pháp phân tích chức năng, phương pháp so sánh, phương pháp tổng hợp, phương pháp thông tin trong việc nghiên cứu xây dựng bảng THBQ tài liệu của chính quyền cấp xã

5 Lịch sử nghiên cứu vấn đề và nguồn tài liệu tham khảo

Do tầm quan trọng và ý nghĩa của công tác xác định giá trị tài liệu nên tới nay đã có nhiều tư liệu ở trong và ngoài nước đề cập về lĩnh vực này

Nghiên cứu các tư liệu của nước ngoài cho thấy Liên Xô (nay là nước Nga)

đã quan tâm nghiên cứu lý luận và phương pháp xác định giá trị tài liệu từ rất sớm Ngay từ những năm 50, 60 của thế kỷ XX các nhà lưu trữ xô viết đã nghiên cứu xây dựng được hệ thống lý luận, phương pháp và thực tiễn xác định giá trị tài liệu, các nghiên cứu đó đã được đưa vào trong sách giáo khoa, sách chuyên khảo để phục vụ cho việc nghiên cứu, giảng dạy, học tập ở các trình độ đào tạo lưu trữ

khác nhau Năm 1958, Tổng cục quản lý lưu trữ Liên Xô đã xuất bản cuốn “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ ở Liên Xô”, trong đó các tác giả đã đưa ra và

phân tích khái niệm, nguyên tắc, phương pháp, hệ thống các tiêu chí về công tác đánh giá tài liệu văn kiện (xác định giá trị tài liệu), bảng THBQ tài liệu văn kiện và phương pháp đánh giá tài liệu văn kiện Đây là, những nội dung mang tính chất lý luận được khái quát lên qua thực tiễn công tác đánh giá, xác định giá trị tài liệu ở Liên Xô trước đây, đó là cơ sở cho việc nghiên cứu và phát triển các vấn đề lý luận

về công tác lưu trữ nói chung và xác định giá trị tài liệu lưu trữ nói riêng sau này ở nhiều nước trên thế giới trong đó có Việt Nam Ở Trung Quốc năm 1992 đã xuất

bản cuốn “Những văn bản pháp quy về lưu trữ của nước Cộng hòa Nhân dân Trung Hoa từ 1980-1992” trong đó, cũng có những quy định cụ thể về vấn đề xác

định THBQ của tài liệu như: quy định của Cục Lưu trữ nhà nước Trung Hoa về THBQ tài liệu lưu trữ cơ quan, trong đó trình bày chi tiết các nguyên tắc xác định THBQ tài liệu, đồng thời đưa ra các bảng THBQ cho nhiều loại tài liệu khác nhau (tài liệu hành chính, tài liệu kế toán, tài liệu xây dựng cơ bản, tài liệu chuyên

ngành ) Tiếp đó, năm 2002 Nxb Lưu trữ Trung Quốc xuất bản cuốn “Xác định giá trị tài liệu – Lý luận và phương pháp” đã dành một số lượng trang thỏa đáng

để trình bày những vấn đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn xác định giá trị tài liệu của nước Cộng hòa nhân dân Trung Hoa

Ở Việt Nam xác định giá trị tài liệu đã được đặt thành trọng tâm nghiên cứu khoa học của ngành lưu trữ từ những năm 60 của thế kỷ XX đến nay Những nghiên cứu này được trình bày trong các sách giáo khoa, các sách chuyên luận, luận án tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, các chuyên khảo công bố trên tạp chí của ngành lưu trữ Việt Nam, các đề tài nghiên cứu khoa học, các khoá luận tốt nghiệp của sinh viên Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh) và các cơ sở đào tạo khác

Trong các sách chuyên khảo và giáo trình về lưu trữ học để giảng dạy ở các trường đại học và trung học chuyên nghiệp thì vấn đề xác định giá trị tài liệu chiếm một phần rất quan trọng Các cuốn sách đó trước hết phải kể đến các giáo

trình giảng dạy như giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do Nxb Đại

học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 của nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, trong đó các tác giả đã trình bày một cách hệ thống và cụ thể về khái niệm xác định giá trị tài liệu, các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, xây dựng các bảng kê dùng trong xác định giá trị tài liệu Đây là, một trong những nội dung

lý luận cơ bản để chúng tôi nghiên cứu, vận dụng trong việc xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành

phố Hồ chí Minh Cuốn sách “Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan” của tác giả Dương Văn Khảm do Nxb Chính trị quốc gia, năm 1998 (tái bản

năm 2002) cũng đưa ra các khái niệm về THBQ, bảng THBQ và đề cập đến các

nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu, song chủ yếu tác giả tập trung vào

mô tả quy trình xử lý và vận dụng các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị nhằm lựa chọn và loại hủy tài liệu ở các cơ quan chứ không đi vào giải quyết vấn đề định THBQ cho các loại hồ sơ, tài liệu

Trong những năm gần đây, đã có nhiều công trình nghiên cứu, đề tài khoa học tập trung vào vấn đề xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng THBQ tài liệu,

trong đó có nhiều đề tài đáng chú ý như: “Cơ sở khoa học của việc xác định giá trị tài liệu quản lí nhà nước thời kỳ Dân chủ nhân dân và Xã hội chủ nghĩa để lựa chọn bổ sung vào lưu trữ Quốc gia (chủ nhiệm: TS Dương Văn Khảm - Mã số 85.98.011), “Xác định giá trị tài liệu và xây dựng bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Phông Quốc hội nước CHXHCN Việt Nam” (chủ nhiệm Nguyễn Trọng Thư –

Mã số: 94-98-108/DT), Cơ sở khoa học để định thời hạn bảo quản cho tài liệu kế toán trong các cơ quan nhà nước (chủ nhiệm: Nguyễn Nghĩa Văn - Mã số 89.90.016), “Nghiên cứu xác định thời hạn bảo quản hồ sơ nhân sự” (chủ nhiệm

Lã Thị Hồng năm 2005); “Nghiên cứu, xây dựng Bảng thời hạn bảo quản mẫu tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức” (chủ nhiệm

Nguyễn Lệ Nhung năm 2008)

Các luận án Tiến sĩ và luận văn Thạc sĩ nghiên cứu về vấn đề này như: Vấn

đề xác định giá trị tài liệu phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam và công tác thu thập của các Viện lưu trữ nhà nước (Luận án Tiến sĩ của Nguyễn Văn Thâm, Matxcơva, 1990), Những cơ sở khoa học để xác định thời hạn bảo quản văn bản quản lí nhà nước cấp huyện (Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Nghĩa Văn, Hà Nội, 1998), Cơ sở khoa học xác định các loại tài liệu có giá trị của các trường đại học cần nộp vào lưu trữ (Luận văn Thạc sĩ của Nguyễn Trọng Biên, Hà Nội, 2002)

Bên cạnh đó, nhiều bài viết trao đổi đăng trên tạp chí của ngành lưu trữ cũng

đề cập đến vấn đề này như “Ý nghĩa quan trọng của Bảng thời hạn bảo quản tài liệu chuyên ngành” tác giả Hà Huề - Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 4 năm 1993;

“Bảng thời hạn bảo quản và việc lựa chọn các nguồn sử liệu” tác giả Dương Văn Khảm - Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 02 năm 2005; “Bàn về vấn đề xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu phổ biến hình thành trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức” tác giả Thanh Mai – Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 5 năm 2011; “Công tác xác định giá trị tài liệu ở Việt Nam hiện nay và một số đề xuất” tác giả Nguyễn Anh Thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 5 năm 2012;

“Bàn về khái niệm giá trị tài liệu lưu trữ” tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 4 năm 2013; “Tìm hiểu các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ” tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Hoàng Văn Thanh – Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11 năm 2013; “Bàn về phân nhóm các tiêu chuẩn xác định giá trị tài liệu lưu trữ” tác giả Nguyễn Cảnh Đương, Tạp chí Văn thư Lưu trữ

Việt Nam, số 4 năm 2014;… Các bài viết này đã đưa ra và phân tích những khái niệm xác định giá trị tài liệu, các nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn dùng trong xác định giá trị tài liệu, đồng thời các tác giả cũng trao đổi và làm rõ những vấn đề còn vướng mắc, qua đó đề xuất phương hướng cần nghiên cứu về công tác xác định giá trị và xây dựng bảng THBQ trong thời gian tới

Tóm lại, nhìn một cách tổng quát, vấn đề xác định giá trị tài liệu được đề cập đến trong các công trình nghiên cứu trên đây tập trung vào các vấn đề cơ bản sau:

Thứ nhất, làm rõ quan niệm về xác định (đánh giá) giá trị của tài liệu, về các

loại giá trị của tài liệu và quy định THBQ cho các loại tài liệu

Thứ hai, đưa ra các nguyên tắc làm cơ sở nhận thức luận về xác định giá trị

tài liệu Các nghiên cứu ở trong nước cũng như ngoài nước đều thống nhất để xác định giá trị tài liệu được chính xác, khoa học thì các nhà lưu trữ cần vận dụng các nguyên tắc chính trị, lịch sử và toàn diện tổng hợp

Thứ ba, các phương pháp xác định giá trị tài liệu như: phương pháp hệ thống,

phương pháp phân tích chức năng, phương pháp thông tin, phương pháp sử liệu học cũng được các nhà lưu trữ học quan tâm nghiên cứu và phân tích một cách sâu sắc

Thứ tư, các nhà lưu trữ học đã định ra các tiêu chuẩn để làm thước đo đánh

giá giá trị của tài liệu như các tiêu chuẩn: ý nghĩa nội dung của tài liệu; tác giả của tài liệu, sự trùng lặp thông tin trong tài liệu, hiệu lực pháp lý của tài liệu, ý nghĩa

cơ quan, đơn vị hình thành phông…

Thứ năm, để công tác xác định giá trị tài liệu được thuận lợi các nhà lưu trữ

đã nghiên cứu đề xuất xây dựng các công cụ xác định giá trị tài liệu, đặc biệt là bảng THBQ

Những nghiên cứu trên là cơ sở quan trọng, là kinh nghiệm quý báu giúp cho tác giả trong nghiên cứu và vận dụng cơ sở lý luận về xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Tuy nhiên, việc đi sâu nghiên cứu vấn đề xác định giá trị tài liệu của các chính quyền cấp xã nói riêng và về công tác văn thư lưu trữ của chính quyền cấp

xã nói chung còn rất khiêm tốn Qua khảo cứu chúng tôi thấy có một số công trình tiêu biểu sau:

Luận văn thạc sĩ “Quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở Ủy ban nhân dân phường tại thành phố Hồ Chí Minh” chuyên ngành Hành chính công,

năm 2010, Học viện Hành chính Quốc gia cơ sở thành phố Hồ Chí Minh, của tác giả Phạm Văn Năm với đề tài đã tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận của quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ, tổ chức các khâu nghiệp vụ về công tác này tại UBND các phường của thành phố Hồ Chí Minh Luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng về công tác văn thư, lưu trữ; lý giải nguyên nhân và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ của UBND phường nói chung Luận văn chủ yếu tập trung làm rõ cơ sở lý luận chung về quản lý và quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ Tác giả chưa phân tích, đánh giá về thực trạng công tác tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tại chính quyền cấp xã, cũng chưa đề cập một cách hoàn chỉnh, có hệ thống công tác xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã

Luận văn thạc sĩ “Tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của chính quyền

phường, xã thành phố Hồ Chí Minh phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu của

xã hội”, chuyên ngành Lưu trữ học, năm 2016, Trường Đại học Khoa học xã hội

và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội, tác giả Đặng Ngọc Cường Luận văn đã làm sáng tỏ tình hình thu thập, bổ sung, tổ chức khoa học, tổ chức khai thác sử dụng và bảo quản tài liệu lưu trữ của HĐND và UBND các phường, xã tại thành phố Hồ Chí Minh, rút ra những ưu điểm và tồn tại về các mặt này, đồng thời đề xuất giải pháp tổ chức và quản lý tài liệu lưu trữ của HĐND và UBND các phường,

xã nhằm phát huy giá trị tài liệu lưu trữ phục vụ hoạt động quản lý và các nhu cầu khác của xã hội trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh Tuy nhiên, vấn đề xác định giá trị tài liệu lưu trữ của chính quyền xã, phường, thị trấn nếu làm tốt sẽ góp phần trực tiếp vào hoạt động quản lý và phục vụ các nhu cầu xã hội đạt hiệu quả cao, thì tác giả của luận văn không đi sâu vào nghiên cứu

Bài viết “Vấn đề tổ chức bảo quản tài liệu hình thành ở cấp xã”, tác giả

Vương Đình Quyền, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1990 đã tập trung nghiên cứu thành phần, loại hình, ý nghĩa của tài liệu và tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của chính quyền cấp xã, đề xuất các khâu nghiệp vụ cụ thể nhằm tổ chức khoa học, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ của chính quyền cấp xã Tuy nhiên, khi bàn về các khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ, tác giả mới chỉ phân tích sâu đến các nghiệp vụ như thu thập, bổ sung tài liệu, thống kê, bảo quản tài liệu và đặc biệt là phân loại, chỉnh lý tài liệu Công tác xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp

xã chưa được tác giả đề cập đến một cách sâu sắc, toàn diện và có hệ thống

Nghiên cứu về cơ sở lý luận, cơ sở pháp lý, cơ sở thực tiễn về công tác xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh, đồng thời đưa ra một số giải pháp nhằm thực hiện tốt hoạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ - một nhiệm vụ quan trọng và khó khăn nhất trong các lưu trữ hiện nay

đó cũng chính là mục tiêu và nội dung nghiên cứu chính của Luận văn này

Để thu thập và trang bị kiến thức lý luận cũng như thực tiễn phục vụ đề tài nghiên cứu, chúng tôi tham khảo các nguồn tư liệu chính sau đây:

Thứ nhất, các sách chuyên khảo, các giáo trình có đề cập đến công tác lưu trữ nói chung và việc xác định giá trị, định THBQ tài liệu nói riêng như: “Công tác lưu trữ Việt Nam” tác giả Vũ Dương Hoan (Chủ biên); “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” nhóm tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm; “Giáo trình lưu trữ học đại cương” nhóm tác giả TS.CVCC Phan Đình Nham và PGS.TSKH Bùi Loan Thùy;“Phương pháp lựa chọn và loại hủy tài liệu” tác giả Dương Văn Khảm; Giáo trình “Nghiệp vụ lưu trữ cơ bản” tác giả PGS.TS Vũ Thị Phụng (chủ biên); Tập bài giảng chuyên đề “Xác định giá trị

và bổ sung tài liệu lưu trữ” tác giả PGS Nguyễn Văn Hàm…

Thứ hai, các luận văn thạc sỹ, công trình nghiên cứu khoa học, khóa luận tốt

nghiệp của sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng nghiên cứu về đề tài xác định giá trị tài liệu

Thứ ba, hệ thống văn bản pháp luật của Đảng, Nhà nước về chính quyền cấp

xã: Văn kiện Đại hội và các nghị quyết của Đảng; Hiến pháp năm 1946, Hiến pháp năm 1959, Hiến pháp năm 1980, Hiến pháp năm 1992, Hiến pháp năm 2013, Luật

Tổ chức Hội đồng nhân dân và UBND năm 2003, Luật Tổ chức chính quyền địa phương năm 2015…

Thứ tư, văn bản của Quốc hội, của Chính phủ, của Bộ Nội vụ, của Cục Văn

thư và Lưu trữ nhà nước, của UBND thành phố Hồ Chí Minh quy định về công tác lưu trữ nói chung và công tác xác định giá trị tài liệu nói riêng như: Luật lưu trữ năm 2011, Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật lưu trữ, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, Thông tư số 13/2011/TT-BNV ngày 24 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ ban hành Bảng THBQ hình thành trong hoạt động của UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 10 năm 2011 của Bộ Nội vụ ban hành Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn, công văn số: 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn tiêu hủy tài liệu hết giá trị, Hướng dẫn số 1529/ HD-SNV ngày 22 tháng 10 năm 2010 của Sở Nội vụ thành phố Hồ Chí Minh về công tác văn thư lưu trữ của Ủy ban nhân dân các phường, xã, thị trấn trên địa bàn thành phố…

Thứ năm, các báo cáo chuyên môn, trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi

thường xuyên sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo thống kê tổng hợp, báo cáo thống kê cở, các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất liên quan tới công tác văn thư,

lưu trữ do chính quyền địa phương các cấp của thành phố Hồ Chí Minh ban hành

Chương 2 Cơ sở khoa học để xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Đây là chương đi sâu tìm hiểu nghiên cứu những cơ sở khoa học: cơ sở lý luận cơ bản về xác định giá trị tài liệu, cơ sở thực tiễn, cơ sở pháp lý về xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã và việc vận dụng vào công tác xác định giá trị tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã ở thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3 Một số giải pháp để xác định giá trị tài liệu lưu trữ hình thành

trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh

Trong Chương này chúng tôi đưa ra một số kiến nghị bước đầu nhằm giúp cho công tác xác định giá trị tài liệu của chính quyền cấp xã ở thành phố Hồ Chí Minh đạt được kết quả cao đặc biệt là chúng tôi tập chung xây dựng bảng THBQ tài liệu của chính quyền cấp xã

CHƯƠNG I

TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG, THÀNH PHẦN, NỘI DUNG VÀ

GIÁ TRỊ TÀI LIỆU CỦA CHÍNH QUYỀN CẤP XÃ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 1.1 Tổ chức bộ máy chính quyền cấp xã và chính quyền cấp xã thành phố Hồ Chí Minh

1.1.1 Vai trò của chính quyền cấp xã

Hiến pháp năm 2013 quy định, Chính quyền địa phương được tổ chức ở các đơn vị hành chính của nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Cấp chính quyền địa phương gồm có Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân được tổ chức phù hợp với đặc điểm nông thôn, đô thị, hải đảo, đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt do luật định [68, tr.26]

Như vậy, chính quyền cấp xã bao gồm: HĐND và UBND Chính quyền cấp

xã là cầu nối giữa nhà nước với các tổ chức và cá nhân trong xã, đại diện cho nhà nước, để thực thi quyền lực nhà nước, triển khai, tổ chức thực hiện những chủ trương, chính sách của Đảng và pháp luật của Nhà nước ở cấp xã Nhằm cụ thể hóa quy định về chính quyền địa phương được nêu trong Hiến pháp năm 2013, tại kỳ họp thứ 9, Quốc hội khóa XIII đã thông qua Luật tổ chức chính quyền địa phương Luật đã xác định các đơn vị hành chính gồm có tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (cấp tỉnh); huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương (cấp huyện); xã, phường, thị trấn (cấp xã) và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt [69, tr.1] Chính quyền địa phương ở cấp xã được xác định là một cấp chính quyền đầy đủ, gồm có HĐND và UBND Hội đồng nhân dân cấp xã là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân địa phương, do nhân dân địa phương bầu ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên UBND cấp xã do HĐND cùng cấp bầu ra là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND và cơ quan hành chính nhà nước cấp trên Chính quyền cấp xã chịu sự giám sát và kiểm soát quyền lực của chính quyền cấp trên, có

vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đời sống người dân, gắn kết các mối quan hệ khu phố, làng xóm, làm nền tảng cho sự bền vững của cộng đồng, thúc đẩy phát

triển kinh tế, văn hóa, xã hội ở địa phương, được thể hiện trên các phương diện: Một là, trên cơ sở chủ trương, đường lối của Đảng và các quy định pháp luật

của Nhà nước, chính quyền cấp xã có nhiệm vụ triển khai, áp dụng, tổ chức hoạt động đến người dân Các hoạt động của chính quyền cấp xã chủ yếu mang tính thừa hành, thực thi, áp dụng trực tiếp các quy định của pháp luật tại địa phương

Sự phát triển về kinh tế, văn hóa, xã hội của các khu phố, các thôn, các làng, xóm

là nơi biểu hiện rõ nhất tính hiệu quả của chủ trương, chính sách do cấp trên đề ra

Hai là, chính quyền cấp xã giữ vai trò chăm lo đời sống, gắn kết các mối

quan hệ hài hòa của người dân Nhìn từ lịch sử cho thấy, cộng đồng làng, xã là nơi gắn kết người dân một cách bền vững nhất Làng, xã, khu phố, thôn, bản là nơi chủ yếu diễn ra hoạt động sản xuất, sinh hoạt của người dân ở địa phương Vai trò của chính quyền cấp xã thể hiện trong việc điều tiết mối quan hệ giữa các hộ gia đình, chủ động giải quyết những vướng mắc về đời sống, sinh hoạt, mâu thuẫn giữa các xóm, làng, thôn, bản, khu phố và các nhóm cộng đồng, dòng tộc để tạo sự đồng thuận trong dân cư Chính quyền cấp xã làm tốt vai trò của mình sẽ là điều kiện để địa phương phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội

Ba là, chính quyền cấp xã có vai trò quan trọng trong việc quyết định những

chủ trương, biện pháp để địa phương xây dựng và phát huy mọi tiềm năng nhằm đưa địa phương phát triển các mặt kinh tế - xã hội, củng cố an ninh, quốc phòng và nâng cao đời sống văn hóa, tinh thần của người dân

Bốn là, chính quyền cấp xã có vai trò trong việc thực hiện các nhiệm vụ do

chính quyền cấp trên giao Các nhiệm vụ này thường gắn với phát triển kinh tế - xã hội, văn hóa – giáo dục, an ninh – quốc phòng… ở địa phương Chính quyền cấp

xã chịu trách nhiệm về kết quả thực hiện nhiệm vụ, phát hiện những phát sinh, vướng mắc, khó khăn trong quá trình thực hiện để báo cáo chính quyền cấp trên tháo gỡ và hỗ trợ khi cần thiết

- HĐND cấp xã quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, xây dựng và phát triển địa phương về kinh tế - xã hội, không ngừng cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước

- HĐND thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của Thường trực HĐND, UBND cấp xã, giám sát việc tuân theo pháp luật của cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân và của công dân ở địa phương

b) Nhiệm vụ, quyền hạn

+Trong lĩnh vực kinh tế

- Quyết định biện pháp thực hiện kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm; biện pháp thực hiện chương trình khuyến công, khuyến nông, khuyến lâm, khuyến ngư, và chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi tại địa phương theo quy hoạch chung;

- Quyết định dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương và phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; phê chuẩn quyết toán ngân sách địa phương; các chủ trương, biện pháp để triển khai thực hiện ngân sách địa phương và điều chỉnh dự toán ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật; giám sát việc thực hiện ngân sách đã được HĐND quyết định;

- Quyết định biện pháp quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được

để lại nhằm phục vụ các nhu cầu công ích của địa phương;

- Quyết định biện pháp xây dựng và phát triển hợp tác xã, tổ hợp tác, kinh tế

hộ gia đình ở địa phương;

- Quyết định biện pháp quản lý, sử dụng và bảo vệ nguồn nước, các công trình thuỷ lợi theo phân cấp của cấp trên; biện pháp phòng, chống, khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt, bảo vệ rừng, tu bổ và bảo vệ đê điều ở địa phương;

- Quyết định biện pháp thực hiện xây dựng, tu sửa đường giao thông, cầu, cống trong xã và các cơ sở hạ tầng khác ở địa phương;

- Quyết định biện pháp thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, chống tham nhũng, chống buôn lậu và gian lận thương mại

+ Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội và đời sống, văn hoá, thông tin, thể dục thể thao, bảo vệ tài nguyên, môi trường

- Quyết định biện pháp bảo đảm các điều kiện cần thiết để trẻ em vào học tiểu học đúng độ tuổi, hoàn thành chương trình phổ cập giáo dục tiểu học; tổ chức các trường mầm non; thực hiện bổ túc văn hoá và xoá mù chữ cho những người trong

độ tuổi;

- Quyết định biện pháp phát triển hoạt động văn hoá, văn nghệ, thể dục thể thao; hướng dẫn tổ chức các lễ hội cổ truyền, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Quyết định việc xây dựng, tu sửa trường lớp, công trình văn hoá thuộc địa phương quản lý;

- Quyết định biện pháp bảo đảm giữ gìn vệ sinh, xử lý rác thải, phòng, chống dịch bệnh, biện pháp bảo vệ môi trường trong phạm vi quản lý; biện pháp thực hiện chương trình y tế cơ sở, chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình.…

+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội

- Quyết định biện pháp bảo đảm thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự; xây dựng lực lượng dân quân, tự vệ và quốc phòng toàn dân; thực hiện nhiệm vụ hậu cần tại chỗ; thực hiện chính sách hậu phương quân đội và chính sách đối với các lực lượng vũ trang nhân dân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp bảo đảm giữ gìn an ninh, trật tự công cộng, an toàn xã hội; phòng, chống cháy, nổ; đấu tranh phòng ngừa, chống tội phạm và các hành vi

vi phạm pháp luật khác trên địa bàn

+ Trong lĩnh vực thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách dân tộc, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần, nâng cao dân trí của đồng bào các dân tộc thiểu số; bảo đảm thực hiện quyền bình đẳng giữa các dân tộc, tăng cường đoàn kết toàn dân và tương trợ, giúp đỡ lẫn nhau giữa các dân tộc ở địa phương;

- Quyết định biện pháp thực hiện chính sách tôn giáo, bảo đảm quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân địa phương theo quy định của pháp luật

+ Trong lĩnh vực thi hành pháp luật

- Quyết định biện pháp bảo đảm việc thi hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của mình ở địa phương;

- Quyết định biện pháp bảo vệ tài sản, lợi ích của Nhà nước; bảo hộ tài sản của cơ quan, tổ chức, cá nhân ở địa phương;

- Quyết định biện pháp bảo đảm việc giải quyết khiếu nại, tố cáo của công dân theo quy định của pháp luật

+ Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền địa phương

- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân, Chủ tịch, Phó Chủ tịch và thành viên khác của Uỷ ban nhân dân cùng cấp; bãi nhiệm đại biểu Hội đồng nhân dân và chấp nhận việc đại biểu Hội đồng nhân dân xin thôi làm nhiệm vụ đại biểu theo quy định của pháp luật;

- Bỏ phiếu tín nhiệm đối với người giữ chức vụ do Hội đồng nhân dân bầu;

- Bãi bỏ một phần hoặc toàn bộ quyết định, chỉ thị trái pháp luật của Uỷ ban nhân dân cùng cấp;

- Thông qua đề án thành lập mới, nhập, chia và điều chỉnh địa giới hành chính ở địa phương để đề nghị cấp trên xem xét, quyết định

1.1.2.2 Uỷ ban nhân dân cấp xã

a) Vị trí, chức năng

- UBND xã do HĐND cấp xã bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- UBND chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- UBND thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

- Quản lý và sử dụng hợp lý, có hiệu quả quỹ đất được để lại phục vụ các nhu cầu công ích ở địa phương; xây dựng và quản lý các công trình công cộng, đường giao thông, trụ sở, trường học, trạm y tế, công trình điện, nước theo quy định của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp của các tổ chức, cá nhân để đầu tư xây dựng các công trình kết cấu hạ tầng của xã, phường, thị trấn trên nguyên tắc dân chủ, tự nguyện Việc quản lý các khoản đóng góp này phải công khai, có kiểm tra, kiểm soát và bảo đảm sử dụng đúng mục đích, đúng chế độ theo quy định của pháp luật + Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và tiểu thủ công nghiệp

- Tổ chức và hướng dẫn việc thực hiện các chương trình, kế hoạch, đề án khuyến khích phát triển và ứng dụng tiến bộ khoa học, công nghệ để phát triển sản xuất và hướng dẫn nông dân chuyển đổi cơ cấu kinh tế, cây trồng, vật nuôi trong

sản xuất theo quy hoạch, kế hoạch chung và phòng trừ các bệnh dịch đối với cây trồng và vật nuôi;

- Tổ chức việc xây dựng các công trình thuỷ lợi nhỏ; thực hiện việc tu bổ, bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng; phòng, chống và khắc phục hậu quả thiên tai, bão lụt; ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật về bảo vệ đê điều, bảo vệ rừng tại địa phương;

- Quản lý, kiểm tra, bảo vệ việc sử dụng nguồn nước trên địa bàn theo quy định của pháp luật…

+ Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải

- Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong xã, phường, thị trấn theo phân cấp;

- Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng nhà ở riêng lẻ ở điểm dân

cư nông thôn theo quy định của pháp luật, kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng và xử lý vi phạm pháp luật theo thẩm quyền do pháp luật quy định;

- Tổ chức việc bảo vệ, kiểm tra, xử lý các hành vi xâm phạm đường giao thông và các công trình cơ sở hạ tầng khác ở địa phương theo quy định của pháp luật;

- Huy động sự đóng góp tự nguyện của nhân dân để xây dựng đường giao thông, cầu, cống trong xã theo quy định của pháp luật

+ Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá và thể dục thể thao

- Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục ở địa phương; phối hợp với trường học huy động trẻ em vào lớp một đúng độ tuổi; tổ chức thực hiện các lớp bổ túc văn hoá, thực hiện xoá mù chữ cho những người trong độ tuổi;

- Tổ chức xây dựng và quản lý, kiểm tra hoạt động của nhà trẻ, lớp mẫu giáo, trường mầm non ở địa phương; phối hợp với UBND cấp quận, huyện quản lý trường tiểu học, trường trung học cơ sở trên địa bàn;

- Tổ chức thực hiện các chương trình y tế cơ sở, dân số, kế hoạch hoá gia đình được giao; vận động nhân dân giữ gìn vệ sinh; phòng, chống các dịch bệnh;

- Quản lý, bảo vệ, tu bổ nghĩa trang liệt sỹ; các cơ sở văn hóa, tín ngưỡng ở địa phương

+ Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục xây dựng quốc phòng toàn dân, xây dựng làng xã, khu phố, ấp chiến đấu trong khu vực phòng thủ địa phương;

- Thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự và tuyển quân theo kế hoạch; đăng ký, quản lý quân nhân dự bị động viên; tổ chức thực hiện việc xây dựng, huấn luyện,

sử dụng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương;

- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn xã hội; xây dựng phong trào quần chúng bảo vệ an ninh Tổ quốc vững mạnh; thực hiện biện pháp phòng ngừa và chống tội phạm, các tệ nạn xã hội và các hành vi vi phạm pháp luật khác ở địa phương;

- Quản lý hộ khẩu; tổ chức việc đăng ký tạm trú, quản lý việc đi lại của người nước ngoài ở địa phương

+ Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, UBND cấp

xã có nhiệm vụ tổ chức, hướng dẫn và bảo đảm thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo của nhân dân ở địa phương theo quy định của pháp luật

+ Trong việc thi hành pháp luật

- Tổ chức tuyên truyền, giáo dục pháp luật; giải quyết các vi phạm pháp luật

và tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của pháp luật;

- Tổ chức tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo và kiến nghị của công dân theo thẩm quyền…

c) Cơ cấu tổ chức

Thực hiện Nghị định số 107/2004/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định về cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân các cấp và Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015, Ủy ban nhân dân các xã, phường, thị trấn của thành phố

Hồ Chí Minh được tổ chức như sau:

Lãnh đạo UBND xã, phường, thị trấn là Chủ tịch phụ trách chung, đồng thời phụ trách khối nội chính, quy hoạch và kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội Một

Phó Chủ tịch phụ trách khối kinh tế - tài chính, xây dựng, đô thị (đối với phường), nông nghiệp (đối với xã), nhà đất, tài nguyên - môi trường Một Phó Chủ tịch phụ trách khối văn hoá - xã hội và các lĩnh vực xã hội khác

Ngoài Chủ tịch và các Phó Chủ tịch, ủy viên UBND xã, phường, thị trấn bao gồm:

- Ủy viên Công an: Ủy viên công an là trưởng Công an xã, phường, thị trấn có

nhiệm vụ giúp Chủ tịch UBND phụ trách công tác an ninh trật tự, tham mưu cho UBND xã, phường, thị trấn về công tác nội chính và một số công tác hành chính khác như: Quản lý nhân khẩu; đăng ký tạm trú, tạm vắng; quản lý các đối tượng hình sự và công tác an ninh chính trị trên địa bàn

- Ủy viên Quân sự: Ủy viên quân sự có nhiệm vụ giúp Chủ tịch UBND phụ trách công tác quân sự địa phương; theo dõi, quản lý thanh niên trong độ tuổi nhập ngũ; tổ chức tuyển quân hàng năm, xây dựng lực lượng dân quân tự vệ ở địa phương; huấn luyện quân sự; xây dựng kế hoạch diễn tập phòng thủ

Trên cơ sở Quyết định số 77/2006/QĐ-TTg ngày 12/4/2006 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế làm việc mẫu của UBND xã, phường, thị trấn, tại thành phố Hồ Chí Minh, UBND các xã, phường, thị trấn đều ban hành Quy chế làm việc tại đầu mỗi nhiệm kỳ, trình UBND quận, huyện phê duyệt Theo đó các bộ phận giúp việc cho UBND các xã, phường, thị trấn của Thành phố được tổ chức như sau:

- Xây dựng các chương trình, kế hoạch công tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, tổ chức lịch làm việc, tổng hợp báo cáo kết quả hoạt động kinh tế - văn hóa -

xã hội trình UBND;

- Giúp UBND trong công tác thi đua, khen thưởng;

- Tổ chức tiếp dân, tiếp nhận các đơn khiếu nại, tố cáo của nhân dân;

- Thực hiện đầu mối cải cách hành chính và cải cách thủ tục hành chính theo phân cấp;

- Phổ biến các tài liệu tuyên truyền, quản lý và tổ chức thực hiện công tác quản trị đời sống tại UBND xã, phường, thị trấn

- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại UBND xã, phường, thị trấn

+ Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch

- Quản lý tư pháp, thống kê tư pháp trên địa bàn xã, phường, thị trấn;

- Tham mưu cho UBND trong việc đăng ký và quản lý hộ tịch theo thẩm quyền được giao;

- Thực hiện công tác phổ biến giáo dục pháp luật trong nhân dân, phối hợp hướng dẫn hoạt động tổ chức hòa giải;

- Giúp UBND xã, phường, thị trấn trong công tác thi hành án theo nhiệm vụ

cụ thể được phân công;

+ Bộ phận Địa chính - Xây dựng - Đô thị - Môi trường :(đối với UBND phường) + Bộ phận Địa chính - Xây dựng - Nông nghiệp - Môi trường: (đối với UBND xã)

- Tham mưu cho UBND trong công tác quản lý, xây dựng, giám sát, kiểm tra địa chính đất đai, các công trình phúc lợi, công trình cầu đường thuộc thẩm quyền quản lý và các công trình dân sinh tại địa phương;

- Bảo đảm hồ sơ địa giới hành chính, bản đồ địa giới hành chính, sổ địa chính,

sổ cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ thống kê, kiểm kê quy hoạch sử dụng đất đai, đo đạc các mốc địa giới hành chính;

- Tham mưu cho UBND trong công tác nông nghiệp, chăn nuôi, phòng chống thiên tai, dịch bệnh và đảm bảo môi trường trên địa bàn;

- Phối hợp với cơ quan cấp trên trong việc đo đạc, lập bản đồ địa giới, bản đồ địa chính, giải phóng mặt bằng, xây dựng chung cư, khu công nghiệp tại địa bàn

- Tham gia tuyên truyền, phổ biến các chính sách pháp luật đất đai

+ Bộ phận Kinh tế - Ngân sách:

- Thực hiện việc quyết toán, thu - chi ngân sách, tổ chức thực hiện dự toán và kiểm tra các hoạt động tài chính khác của UBND xã, phường, thị trấn;

- Thực hiện báo cáo công tác tài chính tháng, quý, năm;

- Tham mưu cho UBND xã trong công tác phát triển kinh tế, giao thông nông thôn;

- Tham mưu cho UBND xã, phường, thị trấn trong việc kiểm tra thu chi ngân sách, lập chứng từ và quyết toán ngân sách theo quy định của nhà nước;

+ Bộ phận Văn hóa - Xã hội:

- Tham mưu cho UBND để UBND xây dựng các quy hoạch, đề án trong công tác phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn;

- Tham mưu cho UBND công tác phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, tổ chức các trường mầm non, các chủ trương về xã hội hóa giáo dục trên địa bàn;

- Quản lý các công trình công cộng được phân cấp, hướng dẫn các phong trào

về văn hóa, hướng dẫn hoạt động các trung tâm - nhà văn hóa, thể dục thể thao, bảo vệ và phát huy giá trị di tích lịch sử - danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

- Quản lý các trạm y tế, thực hiện đảm bảo sức khỏe cho nhân dân ở tuyến đầu, phòng chống dịch bệnh, thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hóa gia đình; -Thống kê và kiểm tra dân số lao động tại địa bàn, nắm số lượng và tình hình các đối tượng tham gia chính sách lao động, thương binh xã hội, thực hiện triển khai các kế hoạch chính sách, chế độ đối với thương binh, bệnh binh, liệt sĩ, gia đình có công với cách mạng, người cao tuổi, trẻ em khuyết tật mồ côi

Bảng 1.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND cấp xã thành phố Hồ Chí Minh

1.2 Thành phần, nội dung và giá trị của tài liệu của chính quyền cấp xã

Trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã, tài liệu hành chính chiếm

số lượng lớn và là thành phần chủ yếu so với các loại hình tài liệu khác như tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình… Loại tài liệu này được viết trên vật mang tin là giấy do HĐND, UBND cấp xã ban hành và của các cơ quan quản lý nhà nước ở cấp trung ương, thành phố, quận, huyện và của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan gửi đến Tài liệu hành chính bao gồm các loại văn bản có một nội dung phản ánh những hoạt động về quản lý nhà nước trên các mặt chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, giáo dục, an ninh, quốc phòng của địa phương Loại tài liệu này bao gồm những văn bản quy phạm pháp luật nghị quyết của HĐND, quyết định, chỉ thị của UBND và các hình thức văn bản hành chính khác như báo cáo,

biên bản, tờ trình, công văn, hợp đồng, biên bản, thông báo

b) Tài liệu khoa học – công nghệ

Tài liệu lưu trữ khoa học – công nghệ là tài liệu có nội dung phản ánh các hoạt động về nghiên cứu khoa học; phát minh, sáng chế; thiết kế xây dựng các công trình xây dựng cơ bản; thiết kế chế tạo các sản phẩm công nghiệp; điều tra khảo sát tài nguyên thiên nhiên như: địa chất, khoáng sản, khí tượng thuỷ văn, trắc địa, bản đồ v.v

Trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã, tài liệu khoa học công nghệ

có số lượng không nhiều và chủ yếu là tài liệu về xây dựng cơ bản như: trạm biến áp,

công trình xây dựng trường Trung học cơ sở, Tiểu học, Mầm non, trụ sở HĐND, UBND xã, hệ thống thủy lợi của xã, công trình xây dựng đài tưởng niệm, nghĩa trang liệt sĩ, trạm y tế, đường liên ấp, liên khu, công trình nhà ở của nhân dân … Ngoài những loại nêu trên, tài liệu khoa học công nghệ của cấp xã còn có các loại bản đồ như: bản đồ quy hoạch xây dựng, bản đồ quản lý đất nông nghiệp, bản

đồ quản lý đất rừng, bản đồ giao thông, bản đồ địa giới hành chính, bản đồ lưới điện, bản đồ cấp thoát nước

c) Tài liệu nghe nhìn

Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, ghi âm và ghi hình (còn được gọi là tài liệu nghe nhìn) là các loại tài liệu được sản sinh ra trong hoạt động của các cơ quan thông tin tuyên truyền, cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan nghiên cứu khoa học, và các cá nhân Loại hình tài liệu này phản ánh các hoạt động văn hoá xã hội, lao động sáng tạo của con người và các hoạt động phong phú khác Loại hình tài liệu này có khả năng ghi và tái hiện lại các sự kiện, hiện tượng bằng hình ảnh và âm thanh

Theo khảo sát của chúng tôi ở cấp xã của thành phố Hồ Chí Minh, tài liệu nghe nhìn có số lượng rất ít, trong những tài liệu trên thì tài liệu ảnh là phổ biến nhất và có

số lượng đáng kể, tài liệu ghi âm có nhưng không nhiều, tài liệu phim điện ảnh hầu như không có Tài liệu nghe nhìn của xã ghi lại những sự kiện quan trọng của địa phương như: các chuyến thăm của lãnh đạo Đảng và Nhà nước các cấp, các nhà doanh nghiệp, các văn nghệ sĩ tới địa phương, kỳ họp của HĐND, UBND, các lễ hội truyền thống của địa phương

d) Tài liệu điện tử

Những năm gần đây sự phát triển vượt bậc của công nghệ điện tử và việc ứng dụng rộng rãi công nghệ điện tử trong mọi hoạt động xã hội, trong quản lý nhà nước, trong giao dịch, trao đổi thông tin đã hình thành nên loại tài liệu mới - tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được

số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác

Trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã tài liệu điện tử chủ yếu bao gồm các loại như: phần mềm tài chính - kế toán, thống kê, quản lý đất đai, văn phòng…

Ngoài những thành phần tài liệu chủ yếu trên, trong quá trình hoạt động của chính quyền cấp xã còn có một số loại tài liệu đặc thù khác như: các loại sổ sách về

hộ tịch, hộ khẩu, sổ đăng ký khai sinh, sổ khai tử, sổ các loại thuế, sổ địa bạ, sổ đăng

ký tạm trú, sổ đăng ký kết hôn, sổ đăng ký nghĩa vụ quân sự, các loại công báo

1.2.2 Nội dung tài liệu

1.2.2.1 Tài liệu của Hội đồng nhân dân

Hội đồng nhân dân là cơ quan quyền lực nhà nước ở địa phương, đại diện cho

ý chí, nguyện vọng và quyền làm chủ của nhân dân, do nhân dân địa phương bầu

ra, chịu trách nhiệm trước nhân dân địa phương và cơ quan nhà nước cấp trên HĐND quyết định những chủ trương, biện pháp quan trọng để phát huy tiềm năng của địa phương, cải thiện đời sống vật chất và tinh thần của nhân dân địa phương, làm tròn nghĩa vụ của địa phương đối với cả nước, thực hiện quyền giám sát đối với hoạt động của các cơ quan, tổ chức và của công dân ở địa phương Theo đó, quá trình hình thành và hoạt động của HĐND nói chung và HĐND cấp xã nói riêng gắn liền với việc sản sinh và lưu giữ những tài liệu phản ánh hai nội dung cơ bản như sau:

Thứ nhất, tài liệu phản ánh quá trình chuẩn bị, trình tự tổ chức và kết quả làm

việc của HĐND cấp xã tại các kỳ họp Thông thường, tài liệu về các kỳ họp của HĐND xã phản ánh một cách chân thực quá trình bàn luận, trao đổi và chất vấn vấn để ban hành những chính sách, giải pháp quan trọng cho địa phương thông qua các biên bản làm việc, các báo cáo trình bày trước HĐND, các báo cáo giải trình, biên bản thảo luận, biên bản họp phiên toàn thể và phiên nội bộ, các văn bản kiến nghị của cử tri, các nghị quyết sau khi HĐND thảo luận, quyết định, các văn bản thể hiện vai trò giám sát thông qua giám sát trực tiếp, tiếp xúc cử tri, nghe giải trình của các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan, tài liệu về bầu Chủ tịch, Phó Chủ tịch HĐND, UBND và các thành viên của UBND…

Thứ hai, tài liệu phản ánh hoạt động của Thường trực HĐND cấp xã Nội

dung của tài liệu này tập trung vào việc phản ánh các hoạt động hàng ngày của Thường trực HĐND khi HĐND không họp; tổ chức cho các đại biểu HĐND tiếp xúc cử tri, việc tiếp thu và tổng hợp ý kiến cử tri của Thường trực HĐND cấp xã; vai trò và hoạt động của Thường trực HĐND cấp xã trong việc đôn đốc, theo dõi các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện pháp luật và các Nghị quyết của HĐND; hoạt động của Thường trực HĐND trong việc chuẩn bị các báo cáo và tổ chức các phiên họp thường kỳ của HĐND; báo cáo của Thường trực HĐND khi HĐND họp; điều hành hoạt động của các ban của HĐND; điều hành và phối hợp hoạt động của HĐND, các ban của HĐND với các cơ quan khác trong chính quyền… Ngoài ra, trong quá trình hoạt động Thường trực HĐND cấp xã cũng nhận được những văn bản của HĐND và UBND cấp huyện, cấp tỉnh hướng dẫn, chỉ đạo các hoạt động, một số đơn thư, khiếu nại và công văn hành chính trao đổi của UBND cấp xã Những văn bản “đến” đó là cơ sở để Thường trực HĐND cấp xã hoàn thành những nhiệm vụ được giao

Ngoài những tài liệu của kỳ họp HĐND và của Thường trực HĐND, tài liệu của HĐND cấp xã còn có: tài liệu về hoạt động của đại biểu Quốc hội và HĐND thành phố, huyện, quận, phường, thị trấn, tài liệu về hoạt động của đại biểu HĐND

xã, phường, thị trấn như: tài liệu về giám sát; tài liệu về tiếp xúc cử tri, tài liệu về

tổ chức và thực hiện công tác bầu cử đại biểu quốc hội, HĐND tỉnh, huyện, tài liệu

về tổ chức thực hiện công tác bầu cử HĐND cấp xã, tài liệu về chế độ sinh hoạt phí đối với cán bộ xã, phường, thị trấn, tài liệu về kết quả bầu cử HĐND xã, phường, thị trấn được HĐND huyện, quận phê chuẩn, tài liêụ về thành lập ấp, tổ dân phố, tài liệu về bầu trưởng, phó ấp, tổ dân phố, tài liệu báo cáo công tác của các trưởng ấp, tổ dân phố 6 tháng, hàng tháng, tài liệu hội nghị ấp, tổ dân phố…

1.2.2.2 Tài liệu của Ủy ban nhân dân

Theo quy định tại Luật tổ chức HĐND và UBND năm 2003 và Luật tổ chức chính quyền địa phương năm 2015 thì UBND cấp xã hoạt động theo chế độ tập thể và làm việc theo chế độ thủ trưởng Theo luật định, UBND cấp xã có những nhiệm vụ và

quyền hạn trên các lĩnh vực: kinh tế, nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi, tiểu thủ công nghiệp, xây dựng, giao thông vận tải, giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thể dục thể thao, quốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội và thi hành pháp luật

ở địa phương

Để thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn nêu trên, trong quá trình hoạt động UBND cấp xã đã sản sinh ra một số nhóm tài liệu sau:

a) Tài liệu tổng hợp về công tác lãnh đạo, chỉ đạo chung

Qua khảo sát chúng tôi nhận thấy, nhóm tài liệu này của UBND cấp xã có khối lượng không lớn nhưng nội dung của những tài liệu thuộc nhóm này lại có ý nghĩa vô cùng quan trọng trong quá trình hoạt động của cơ quan Nhóm tài liệu loại này gồm có: tài liệu về các kỳ họp của UBND cấp xã; tài liệu về hội nghị tổng kết, sơ kết công tác của UBND cấp xã; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác tổng hợp của UBND cấp xã; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác của UBND cấp xã về công tác phát triển kinh tế - xã hội; công tác quy hoạch tổng thể của xã; tài liệu về kỷ niệm các ngày lễ lớn, sự kiện quan trọng do UBND cấp xã chủ trì tổ chức; các kế hoạch, báo cáo công tác hàng năm, 6 tháng, quý, tuần của xã; tài liệu

về hoạt động của lãnh đạo (báo cáo, bản thuyết trình/giải trình, trả lời chất vấn tại HĐND, bài phát biểu tại các sự kiện lớn…); tài liệu về thông báo ý kiến, kết luận cuộc họp

b) Tài liệu về thống kê - cải cách hành chính - thủ quỹ - văn thư lưu trữ

Nhóm này thường gồm các loại tài liệu sau: tài liệu về thống kê, điều tra xã

hội học trên địa bàn xã; tài liệu về địa giới hành chính và tình hình dân cư; tài liệu báo cáo về tình hình cư trú, sinh hoạt của các cụm dân cư; tài liệu về công tác tôn giáo; tài liệu về tổng điều tra dân số; tài liệu về thống kê dân số trong độ tuổi lao động; tài liệu về thống kê dân số ngoài độ tuổi lao động; tài liệu về thống kê dân số trong độ tuổi lao động có việc làm; tổng hợp tài liệu thống kê dân số trong độ tuổi lao động chưa có việc làm; tài liệu thống kê diện tích đất nông nghiệp trên địa bàn; tài liệu thống kê diện tích nhà ở; tài liệu điều tra tổng hợp về tình hình sản xuất,

kinh doanh; các biểu mẫu thống kê định kỳ hàng năm; tài liệu của UBND quận, huyện chỉ đạo trực tiếp về công tác cải cách hành chính trên địa bàn; chương trình,

kế hoạch, báo cáo công tác cải cách hành chính dài hạn, hàng năm của xã, phường, thị trấn; tập lưu quyết định, chỉ thị quy phạm pháp luật và các văn bản hành chính khác do UBND cấp xã ban hành

c) Tài liệu về an ninh, trật tự, xã hội

Nhóm tài liệu này chủ yếu được hình thành trong quá trình hoạt động của Ban công an các xã, phường, thị trấn Thực hiện chức năng, nắm chắc tình hình an ninh trật tự trên địa bàn; tham mưu đề xuất với cấp ủy, UBND và cơ quan công an cấp trên về chủ trương, kế hoạch, biện pháp bảo đảm an ninh trật tự trên địa bàn và

tổ chức thực hiện sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt Trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra một số tài liệu quan trọng chủ yếu sau: kế hoạch, báo cáo về công tác an ninh chính trị, giữ gìn trật tự, an toàn xã hội dài hạn và hàng năm; văn bản chỉ đạo của UBND quận huyện về an ninh chính trị, bảo vệ trật tự an toàn xã hội; tài liệu về hội nghị tổng kết và hội nghị chuyên ngành về công tác an ninh trật tự; tài liệu về công tác bảo vệ chính quyền, tài liệu về công tác đảm bảo an ninh, trật tự trên địa bàn

d) Tài liệu quân sự - quốc phòng

Nhóm tài liệu này chủ yếu được hình thành trong quá trình hoạt động của Ban chỉ huy quân sự các xã, phường, thị trấn Thực hiện chức năng tham mưu đề xuất với cấp ủy, UBND xã, phường, thị trấn về chủ trương, biện pháp lãnh đạo, chỉ đạo và trực tiếp tổ chức thực hiện nhiệm vụ quốc phòng, quân sự, xây dựng lực lượng dân quân, lực lượng dự bị động viên Trong quá trình hoạt động, Ban chỉ huy quân sự xã, phường, thị trấn đã hình thành thành ra các loại tài liệu sau: văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác quân sự, quốc phòng; kế hoạch, báo cáo về công tác xây dựng và củng cố quốc phòng của UBND xã, phường, thị trấn; tài liệu

về công tác tuyển quân dự bị hàng năm; tài liệu về công tác tuyển quân hàng năm; tài liệu về chính sách hậu phương quân đội

e) Tài liệu tư pháp - hộ tịch

Bộ phận Tư pháp - Hộ tịch của UBND cấp xã có nhiệm vụ giúp UBND cấp

xã soạn thảo, ban hành, kiểm tra, rà soát các văn bản quản lý theo quy định của pháp luật; phổ biến giáo dục pháp luật; quản lý tủ sách pháp luật; giúp UBND cấp

xã tổ chức lấy ý kiến nhân dân đối với dự án luật, pháp lệnh theo kế hoạch của UBND cấp xã và hướng dẫn của cơ quan chuyên môn cấp trên; giúp UBND cấp xã phổ biến, giáo dục pháp luật trên địa bàn… Trong quá trình hoạt động đã hình thành ra các loại tài liệu chủ yếu sau: văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tư pháp trên địa bàn xã, phường, thị trấn; kế hoạch, báo cáo về công tác tư pháp dài hạn và hàng năm; tài liệu về cải cách tư pháp ở xã, phường, thị trấn; tài liệu về công tác tuyên truyền, phổ biến giáo dục pháp luật của UBND xã, phường, thị trấn; tài liệu về hoạt động sao y, chứng thực, xác nhận ; tài liệu về công tác hộ tịch, khai sinh, khai tử

g) Tài liệu địa chính - nông nghiệp - đô thị - xây dựng - môi trường

Tài liệu thuộc nhóm này chủ yếu bao gồm các loại như chương trình, kế hoạch công tác địa giới hành chính dài hạn và hàng năm; tài liệu về xây dựng đề án phân vạch, điều chỉnh địa giới hành chính; tài liệu về vị trí mốc giới hành chính; tài liệu về thanh toán, quyết toán, hoàn công các công trình xây dựng thuộc thẩm quyền của chính quyền cấp xã; tài liệu về điều tra, kiểm tra nhà ở của các xã, phường, thị trấn; tài liệu về hội nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác quản lý và sử dụng nhà đất trên địa bàn; tài liệu chỉ đạo trực tiếp của huyện về công tác nông nghiệp trên địa bàn xã; chương trình, báo cáo về lĩnh vực nông nghiệp trên địa bàn các xã; quy hoạch và thực trạng phát triển các vùng trồng trọt, chăn nuôi, giống cây, giống con, cơ giới hóa và vật tư nông nghiệp trên địa bàn xã;

sổ sách theo dõi, thống kê, biến động về lĩnh vực nông nghiệp trên địa bàn; tài liệu chỉ đạo trực tiếp của quận, huyện về công tác môi trường, chương trình, báo cáo về

lĩnh vực môi trường; tài liệu xử lý ô nhiễm môi trường; tài liệu về phòng chống thảm họa bão lụt, động đất; tài liệu về nghị tổng kết và hội nghị chuyên đề về công tác bảo vệ môi trường; văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác quản lý đô thị,

quản lý dân cư đô thị trên địa bàn phường; tài liệu về việc thanh tra, kiểm tra, việc

sử dụng đất của tổ chức, cá nhân trên địa bàn Tài liệu về thống kê nhà đất theo chỉ đạo của UBND quận, huyện; danh mục các công trình hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn

đã được Thành phố phê duyệt; tài liệu về xử lý các hành vi vi phạm đối với các cơ

sở hạ tầng kỹ thuật trên địa bàn; tài liệu về những công trình xây dựng, sửa chữa, cải tạo vi phạm quy định về xây dựng và sửa chữa; tập lưu quyết định xử lý vi phạm hành

chính trong lĩnh vực xây dựng và sửa chữa các công trình xây dựng

h) Tài liệu giao thông - thủy lợi

Nhóm tài liệu này gồm có các loại sau: tài liệu về quy hoạch và phát triển mạng lưới giao thông vận tải; kế hoạch, báo cáo công tác giao thông vận tải; tài liệu về quản lý giao thông đường thủy, đường bộ, đường sắt; tài liệu về quản lý

giao thông đô thị; tài liệu về thanh tra, bảo vệ các công trình giao thông; tài liệu về quản lý hệ thống chiếu sáng; tài liệu về quy hoạch hệ thống cấp, thoát nước đô thị; tài liệu về xây dựng và cải tạo hệ thống cấp, thoát nước đô thị, nông thôn; tài liệu

về dự án cấp, thoát nước đô thị; tài liệu về dự án nước sạch; tài liệu hướng dẫn, chỉ đạo về công tác thủy lợi; chương trình, kế hoạch, báo cáo công tác thủy lợi hàng năm; tài liệu về quản lý hệ thống đê điều; tài liệu theo dõi tình hình biến động mực nước trong các năm; tài liệu về xây dựng, tu bổ các công trình thủy lợi

i) Tài liệu tài chính - kế toán

Bộ phận tài chính - kế toán của UBND xã, phường, thị trấn có nhiệm vụ: xây dựng dự toán thu-chi ngân sách trình cấp có thẩm quyền phê duyệt, giúp UBND trong tổ chức thực hiện dự toán thu, chi ngân sách, quyết toán ngân sách, kiểm tra hoạt động tài chính khác của xã, phường, thị trấn thực hiện quản lý các dự án đầu

tư xây dựng cơ bản, tài sản công tại các xã, phường, thị trấn theo quy định Trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra các loại tài liệu chủ yếu sau: văn bản hướng dẫn, chỉ đạo về công tác tài chính; kế hoạch, báo cáo công tác tài chính tháng, quý, 6 tháng, một năm của UBND các xã, phường, thị trấn; tài liệu về thu chi ngân sách; tài liệu về thanh toán, quyết toán, hoàn công các công trình xây dựng; tài liệu về nội quy, quy định và chế độ kế toán; tài liệu về thanh lí tài sản cố định

k) Tài liệu văn hóa - xã hội

Bộ phận văn hóa - xã hội có nhiệm vụ giúp UBND cấp xã trong việc thông tin tuyên truyền giáo dục về đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước, tình hình kinh tế - chính trị của địa phương và đấu tranh chống âm mưu tuyên truyền phá hoại của địch; báo cáo thông tin về dư luận quần chúng về tình hình môi trường văn hóa ở địa phương lên Phó Chủ tịch UBND xã phụ trách khối Thống kê dân số, lao động, tình hình việc làm, ngành nghề trên địa bàn; nắm, báo cáo về số lượng và tình hình biến động các đối tượng chính sách lao động – thương binh và xã hội Trong quá trình hoạt động, bộ phận này đã hình thành ra các loại tài liệu lưu trữ phản ánh các hoạt động văn hóa quần chúng, xây dựng đời sống văn hóa cơ sở, nếp sống văn hóa; kiểm tra, ngăn chặn việc kinh doanh, lưu hành sách báo, văn hóa phẩm phản động, đồi trụy; các hoạt động văn hóa kỷ niệm các ngày lễ lớn; công tác giáo dục thường xuyên, bổ túc văn hóa và xóa nạn mù chữ; hỗ trợ tài năng trẻ; chính sách ưu đãi, chăm sóc và giúp đỡ thương binh, bệnh binh, gia đình liệt sỹ, người có công với nước; hoạt động xóa đói giảm nghèo, hướng dẫn công tác từ thiện, nhân đạo, cứu tế, bảo trợ xã hội, trợ cấp khó khăn; tổ chức mạng lưới

y tế địa phương; khám chữa bệnh, chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân; điều tra dân

số kế hoạch hóa gia đình; hoạt động thể dục thể thao và phong trào thể thao của