Những vấn đề pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế và pháp luật việt nam

Do tính chất bắt buộc của thủ tục này, pháp luật của các nước đều có quy định cụ thể về hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được côn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN THỊ KIM DUYÊN

NHỮNG VẤN ĐỀ PHÁP LÝ VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ THEO ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ

VÀ PHÁP LUẬT VIỆT NAM

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LUẬT QUỐC TẾ

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2020

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LUẬT THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

NHỮNG VẤN ĐỀ PHÁP LÝ VỀ HỢP PHÁP

HÓA LÃNH SỰ THEO ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ

VÀ PHÁP LUẬT VIỆT NAM

Chuyên ngành: Luật Quốc tế

Mã số: 60380108

Người hướng dẫn khoa học: TS Ngô Hữu Phước Học viên: Nguyễn Thị Kim Duyên, Lớp: CHLQT, Khóa: 25

Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 11 năm 2020

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan Luận văn Thạc sĩ Luật học với đề tài: “Những vấn đề

pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế và pháp luật Việt Nam” là

công trình nghiên cứu do chính tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của TS Ngô Hữu Phước Luận văn có sử dụng, trích dẫn một số ý kiến, quan điểm khoa

học của một số tác giả Các thông tin này đều được trích dẫn nguồn cụ thể và chính xác Các số liệu, thông tin được sử dụng trong Luận văn là hoàn toàn khách quan và trung thực Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các Thầy Cô trong khoa Luật Quốc tế, cũng như tất cả các Thầy Cô đang giảng dạy và công tác tại Trường Đại học Luật TP Hồ Chí Minh, đặc biệt là giảng viên hướng dẫn – TS Ngô Hữu Phước đã tận tình giúp đỡ trong suốt quá trình thực hiện luận văn

Tác giả

Nguyễn Thị Kim Duyên

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

MỤC LỤC

PHẦN MỞ ĐẦU 1

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ 8

1.1 Khái niệm, đặc điểm và giá trị pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự 8

1.1.1 Khái niệm của hợp pháp hóa lãnh sự 8

1.1.2 Đặc điểm của hợp pháp hóa lãnh sự 14

1.1.3 Giá trị pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự 17

1.2 Khái niệm pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự và vị trí của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia 19

1.2.1 Khái niệm pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự 19

1.2.2 Vị trí của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia 19

1.3 Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự, công chứng, chứng thực 22

1.3.1 Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự 22

1.3.2 Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với công chứng, chứng thực 25

KẾT LUẬN CHƯƠNG I 30

CHƯƠNG 2 QUY ĐỊNH VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ THEO MỘT SỐ ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ VÀ PHÁP LUẬT VIỆT NAM 32

2.1 Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự theo các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên 32

2.1.1 Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự theo các Điều ước quốc tế đa phương 32

2.1.2 Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự trong các Điều ước quốc tế song phương 33

2.1.3 Đánh giá quy định về hợp pháp hóa lãnh sự trong Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên 37

2.2 Quy định của pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa lãnh sự 39

2.2.1 Tổng quan quy định pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa lãnh sự 39

2.2.2 Điều kiện thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự 40

2.2.3 Giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự 41

2.2.4 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự 43

2.3 Một số bất cập về hợp pháp hóa lãnh sự 45

2.3.1 Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự truyền thống tạo ra các rào cản pháp lý đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức có nhu cầu hợp pháp hóa lãnh sự 46

2.3.2 Các văn bản pháp luật quy định về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự có sự chồng chéo, mâu thuẫn với nhau 47

2.3.3 Trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của một bộ phận cán bộ, công chức có thẩm quyền giải quyết thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự còn hạn chế 49

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 51

CHƯƠNG 3 KIẾN NGHỊ VÀ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN PHÁP LUẬT VIỆT NAM VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ 52

3.1 Kiến nghị hoàn thiện các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự trong pháp luật Việt Nam 52

3.1.1 Về khái niệm hợp pháp hóa lãnh sự 52

3.1.2 Về ngôn ngữ sử dụng trong hợp pháp hóa lãnh sự 55

3.1.3 Về thống nhất các yêu cầu đối với giấy tờ, tài liệu được miễn hợp pháp hóa lãnh sự 57

3.2 Kiến nghị về việc Việt Nam gia nhập Công ước Apostille 59

3.2.1 Nội luật hóa những quy định của Công ước Apostille vào pháp luật Việt Nam 62

3.2.2 Quy định về hình thức cấp Apostille tại Việt Nam 66

3.2.3 Quy định về cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille tại Việt Nam 67

3.2.4 Một số kiến nghị khác 69

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 72

KẾT LUẬN CHUNG 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

đưa ra sử dụng xem xét công nhận thông qua thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Do tính

chất bắt buộc của thủ tục này, pháp luật của các nước đều có quy định cụ thể về hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại quốc gia sở tại

Ở Việt Nam, quy định pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự được ghi nhận lần đầu tiên tại Thông tư số 1413-NG/TT của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ngày 31/07/1995 quy định thể lệ hợp pháp hóa lãnh sự Sau đó, ngày 03/6/1999, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư số 01/1999/TT-NG quy định thể lệ hợp pháp hoá giấy tờ, tài liệu Để xây dựng khung pháp lý cho hoạt động hợp pháp hóa lãnh sự, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam đã ban hành các văn bản quy phạm pháp luật trong phạm vi thẩm quyền để quy định chi tiết vấn đề này như Quốc hội ban hành Luật Tương trợ tư pháp 2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 05/12/2011 về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự; Bộ trưởng Bộ Ngoại giao ban hành Thông tư số 01/2012/TT-BNG ngày 20/3/2012 về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự Mặc dù các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự đã được quy định một cách khá đầy đủ nhưng trên thực tế, các chủ thể gặp phải nhiều vấn đề khó khăn khi hợp pháp hóa lãnh sự các giấy tờ, tài liệu để sử dụng tại Việt Nam

Trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế, các quốc gia có xu hướng ký kết các Điều ước quốc tế để quy định về việc loại bỏ thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự đối với các loại giấy tờ, tài liệu được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài Nhằm đơn giản hóa thủ tục này, Việt Nam cũng đã ký kết các Điều ước quốc

tế và ban hành các quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự Cụ thể, tính đến tháng 10/2019, Việt Nam đã ký kết 02 Điều ước quốc tế đa phương có quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự, 18 Hiệp định lãnh sự có quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh

sự với 19 nước, 18 Hiệp định tương trợ tư pháp có quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự với 19 nước, 01 Thỏa thuận về tương trợ tư pháp về dân sự với 01 nước có quy định về miễn hợp pháp hóa lãnh sự, 04 Hiệp định hợp tác về nuôi con nuôi với

04 nước có quy định về hợp pháp hóa lãnh sự Các văn bản này quy định rút ngắn thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự so với hiện nay, tạo điều kiện thuận lợi cho công dân, pháp nhân Việt Nam trong các giao dịch tại nước ngoài Đáng lưu ý, việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự trong các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên được thực hiện theo hình thức không qua xác nhận Điều này có thể dẫn đến tình trạng giả mạo giấy tờ, khó khăn cho công tác xử lý và kiểm soát của cơ quan có thẩm quyền Tình trạng giả mạo các văn bản của nhà nước đã và đang xảy ra đáng lo ngại khiến cho các cơ quan có thẩm quyền của một số nước nghi ngờ và không xem xét đối với một số loại văn bản của nhà nước Việt Nam

Xuất phát từ những lý do trên, tác giả lựa chọn đề tài: “Những vấn đề pháp lý

về hợp pháp hóa lãnh sự theo Điều ước quốc tế và pháp luật Việt Nam” để làm

luận văn Thạc sĩ Luật học của mình

2 Tình hình nghiên cứu đề tài

Qua quá trình tìm hiểu và nghiên cứu, tác giả nhận thấy chưa có luận án, luận văn, khóa luận hay công trình nghiên cứu khoa học nào nghiên cứu về đề tài này Tuy nhiên, đã có một số bài báo khoa học nghiên cứu về vấn đề hợp pháp hóa lãnh

sự của một số tác giả tiêu biểu được phân thành hai nhóm sau đây:

Thứ nhất, Hoàng Lan (2010), “Quy định về hợp pháp hoá lãnh sự và miễn

hợp pháp hoá lãnh sự”, Tạp chí Dân chủ và Pháp luật, số chuyên đề 04 Bài viết đã

khái quát ngắn gọn một số nội dung cơ bản về quy định hợp pháp hóa lãnh sự và miễn hợp pháp hóa lãnh sự, nêu ra một số trường hợp được miễn hợp pháp hóa lãnh

sự và thực tiễn giải quyết của cán bộ tư pháp khi thụ lý hồ sơ của đương sự Tuy nhiên, bài viết chưa phân tích cụ thể những quy định của pháp luật Việt Nam và Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự Bài viết cũng chưa đánh giá được những bất cập của quy định pháp luật liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự Trên tinh thần tiếp thu các kết quả nghiên cứu trong tác phẩm này, tác giả sẽ tiếp tục phát triển, mở rộng để nghiên cứu một cách chuyên sâu, toàn diện về phân tích, đánh giá một cách đầy đủ, chi tiết hơn các quy định của pháp luật Việt Nam và các Điều ước quốc tế có liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự

Thứ hai, các tài liệu liên quan đến Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về việc

miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (“Công ước Apostille”):

Một là, “Sổ tay hoạt động thực tiễn của Công ước Apostille” là ấn phẩm do

Văn phòng thường trực Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế xuất bản năm 2014 về Công ước Apostille Nội dung của cuốn Sổ tay này chủ yếu phân tích các quy định của Công ước Apostille, giải thích các thuật ngữ, khái niệm trong Công ước và chương trình cấp Apostille điện tử Đây là tài liệu vô cùng quan trọng và có ý nghĩa trong việc nghiên cứu và gia nhập Công ước Apostille đối với các quốc gia trên thế giới nói chung và Việt Nam nói riêng Tuy nhiên, cuốn Sổ tay này chỉ tập trung phân tích Công ước Apostille mà không phân tích khả năng cũng như sự cần thiết của Việt Nam khi gia nhập Công ước Apostille

Hai là, chuyên đề “Thực tiễn nội luật hóa và áp dụng các quy định của điều ước quốc tế tại một số quốc gia thành viên hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế”

đăng trên Chuyên san Thông tin khoa học pháp lý của Viện Khoa học pháp lý - Bộ

Tư pháp, số 2 năm 2019 Đây là một trong những nghiên cứu khái quát nhằm triển khai nhiệm vụ nội luật hóa và áp dụng các quy định của Điều ước quốc tế tại một số quốc gia thành viên hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế do Viện Khoa học pháp lý chủ trì thực hiện và có sự hỗ trợ của Bộ Tư pháp Nội dung của chuyên đề này đã chỉ ra được những thuận lợi và khó khăn phát sinh khi Việt Nam gia nhập Công ước Apostille Tuy nhiên, nội dung chuyên đề chưa phân tích cụ thể những quy định của pháp luật Việt Nam và so sánh với các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự

Ba là, Nguyễn Hồng Bắc (2017), “Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa tài liệu công nước ngoài và sự cần thiết gia nhập của Việt Nam”, Tạp chí

Luật học số 5 Nội dung bài viết đã đề cập nội dung cơ bản của Công ước Apostille, phân tích mục đích, phạm vi áp dụng của Công ước, thẩm quyền cấp Apostille, các nghĩa vụ chủ yếu của quốc gia thành viên và chứng nhận miễn hợp pháp hóa điện

tử Tuy nhiên, vì đối tượng nghiên cứu của bài viết này là Công ước Apostille nên tác giả đã không đi sâu vào phân tích cơ sở lý luận về hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam và Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên cũng như không có sự đánh giá, so sánh các quy định pháp lý của các văn bản này về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự Luận văn sẽ kế thừa kết quả nghiên cứu trong bài viết này và tiếp tục phát triển, mở rộng để phân tích, đánh giá một cách đầy đủ, chi tiết hơn về Công ước Apostille và sự cần thiết phải tham gia Công ước của Việt Nam

Bốn là, Yvon Loussouarn (1960), “Explanatory Report on the Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for

Foreign Public Documents”, Hague Conference on Private International Law, tome

II Nôị dung của tài liệu này là hướng dẫn chi tiết các quy định của Công ước và cũng đưa ra những kết luận của Ủy ban đặc biệt về việc thực hiện Công ước Apostille Tuy nhiên, tài liệu chỉ tập trung giải thích Công ước mà không phân tích

về sự cần thiết tham gia Công ước của Việt Nam cũng như đánh giá những thuận lợi

và khó khăn khi Việt Nam gia nhập Công ước Apostille

Năm là, Oleksandra Prykhodko (2015), A Role of the Public Authorities in the Procedure for Apostilization or Consular Legalization, Law Review of Kyiv

University of Law Nội dung bài viết tập trung phân tích vai trò của cơ quan có thẩm quyền thực hiện cấp Apostille và thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự theo pháp luật U-crai-na, một trong những quốc gia thành viên của Công ước Apostille Bài viết là tài liệu tham khảo cho tác giả để so sánh, đối chiếu quy định hợp pháp hóa lãnh sự của pháp luật nước ngoài với pháp luật Việt Nam nhằm hoàn thiện quy định về hợp pháp hóa lãnh sự

Sáu là, các Kết luận và Khuyến nghị của Hội nghị La hay về Tư pháp quốc tế

về thực tiễn áp dụng Công ước Apostille:

(i) Hague Conference on Private International Law (2003), Conclusions and Recommendations Adopted by the Special Commission on the pratical operation of Hague Apostille, Evidence and Service Conventions, Permanent Bureau;

(ii) Hague Conference on Private International Law (2009), Conclusions and Recommendations of the Special Commission on the practical operation of the Hague Apostille, Service, Evidence and Access to Justice Conventions, Permanent

Bureau;

(iii) Hague Conference on Private International Law (2012), Conclusions and Recommendations of the Special Commission on the Practical Operation of the Apostille Convention, Permanent Bureau;

(iv) Hague Conference on Private International Law (2019), Conclusions and Recommendations of the Special Commission on the practical operation of Hague Apostille, Service, Evidence and Access to Justice Conventions, Permanent Bureau;

Các tài liệu này được văn phòng thường trực của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế ban hành Tài liệu này là những Kết luận và Khuyến nghị của Ủy ban đặc biệt về thực tiễn áp dụng Công ước Apostille Tài liệu này có giá trị trong việc phân tích và làm rõ các quy định của Công ước Apostille Theo đó, tác giả kế thừa các kết quả nghiên cứu này để đề xuất việc tham gia Công ước Apostille của Việt Nam

Bảy là, Hague Conference on Private International Law (2006), How to join and implement the Hague Apostille Convention - Brief Implementation Guide for countries interested in joining the Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, Permanent Bureau;

Nội dung của tài liệu này quy định về cách thức tham gia và áp dụng Công ước Apostille Tài liệu này là triển khai tóm tắt những nội dung liên quan đến Công ước Apostille cho các chủ thể có dự định gia nhập Công ước này Được ban hành bởi Văn phòng thường trực của Hội nghị La Hay về Tư pháp quốc tế, tài liệu là nguồn tài liệu quý giá để tác giả nghiên cứu các nội dung khái quát của Công ước Apostille

và cách thức gia nhập Công ước

Qua tình hình nghiên cứu trên, tác giả nhận thấy rằng, việc nghiên cứu đề tài

“Những vấn đề pháp lý về hợp pháp hóa lãnh sự trong các Điều ước quốc tế và pháp luật Việt Nam” còn ít được quan tâm nghiên cứu Việc lựa chọn đề tài này để

làm luận văn thạc sỹ nhằm nghiên cứu một cách toàn diện, chuyên sâu về hợp pháp hóa lãnh sự là rất cần thiết, đáp ứng được điều kiện về tính mới cũng như có khả năng ứng dụng cao trong bối cảnh hội nhập quốc tế Ở công trình này, tác giả sẽ phân tích, đánh giá một cách toàn diện các quy định của pháp luật Việt Nam và một

số Điều ước quốc tế có liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự nhằm góp phần hoàn thiện các quy định pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

3.1 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Đề tài được tác giả thực hiện với mục đích hoàn thiện các quy định của pháp luật Việt Nam về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự để nâng cao hiệu quả áp dụng các quy định này trong thực tiễn

3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

Tác giả tập trung giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu sau: (i) Làm rõ những vấn đề mang tính chất lý luận về hợp pháp hóa lãnh sự; (ii) Phân tích những quy định của các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên và pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa lãnh sự và chỉ ra những bất cập trong các quy định của pháp luật về thủ tục này; (iii) Đánh giá thực tiễn thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự và chỉ ra những vấn đề còn tồn tại, vướng mắc; (iv) Đưa ra các kiến nghị hoàn thiện quy định pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa lãnh sự

4 Phạm vi và phương pháp nghiên cứu

4.1 Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Trong phạm vi của một luận văn thạc sĩ chuyên ngành Luật Quốc tế, tác giả chỉ tập trung nghiên cứu những vấn đề lý luận về hợp pháp hóa lãnh sự giới hạn trong các quy định của pháp luật, bên cạnh đó, liên hệ với các quy định trong một số Điều ước quốc tế liên quan đến hợp pháp hóa lãnh sự và chủ yếu là các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên Đồng thời, tác giả còn nghiên cứu thực tiễn áp dụng các quy định hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

4.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp luận: tác giả sử dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật

biện chứng và duy vật lịch sử để làm sáng tỏ các vấn đề nghiên cứu trong luận văn

- Các phương pháp nghiên cứu cụ thể: Trong quá trình nghiên cứu, tác giả sẽ

áp dụng đan xen các phương pháp phân tích, phương pháp tổng hợp, phương pháp

so sánh và phương pháp điều tra xã hội học để nghiên cứu vấn đề một cách toàn diện

Thứ nhất, phương pháp phân tích và phương pháp tổng hợp: là hai phương

pháp chủ đạo trong toàn bộ đề tài Tác giả sử dụng phương pháp phân tích với mục đích làm sáng tỏ những vấn đề lý luận về hợp pháp hóa lãnh sự, quy định của pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa lãnh sự và các Điều ước quốc tế song phương và đa phương có quy định về hợp pháp hóa lãnh sự Phương pháp tổng hợp được sử dụng nhằm liên kết, xâu chuỗi các vấn đề đã được phân tích, tóm tắt nội dung của mỗi chương và đưa ra kết luận chung cho toàn luận văn

Thứ hai, phương pháp so sánh: phương pháp này được sử dụng để đánh giá

các quy định pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự trong pháp luật của Việt Nam và các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên có quy định về vấn đề này Từ đó

đề xuất kiến nghị nhằm bảo đảm sự thống nhất trong các quy định pháp luật về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

Thứ ba, phương pháp điều tra xã hội học: tác giả sử dụng phương pháp này để

khảo sát ý kiến của các cá nhân về hợp pháp hóa lãnh sự, đặc biệt là các cán bộ, công chức giải quyết hồ sơ yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự để đánh giá công tác áp dụng pháp luật trong thực tiễn

5 Ý nghĩa khoa học và giá trị ứng dụng của đề tài

Các kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ là một tài liệu có giá trị cho những ai muốn nghiên cứu, tìm hiểu sâu hơn về hợp pháp hóa lãnh sự Từ kết quả nghiên cứu, đề tài góp phần làm sáng tỏ các vấn đề lý luận về hợp pháp hóa lãnh sự, bên cạnh đó nêu ra thực trạng, bất cập cũng như đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện

quy định của pháp luật Việt Nam và thực tiễn áp dụng pháp luật về vấn đề này Do

đó, nội dung của đề tài còn là một cơ sở dữ liệu có giá trị tham khảo, góp phần phổ biến kiến thức pháp lý cho sinh viên, học viên, nhà nghiên cứu cũng như những người yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự và người làm công tác thực tiễn khi tiếp nhận,

xử lý hồ sơ này trong thực tế

6 Các vấn đề dự kiến cần giải quyết

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục và danh mục tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về hợp pháp hóa lãnh sự

Chương 2: Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự theo một số Điều ước quốc tế và pháp luật Việt Nam

Chương 3: Kiến nghị và giải pháp hoàn thiện pháp luật Việt Nam về hợp pháp hóa lãnh sự

CHƯƠNG 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ

1.1 Khái niệm, đặc điểm và giá trị pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự

1.1.1 Khái niệm của hợp pháp hóa lãnh sự

Về phương diện ngôn ngữ, theo Từ điển từ và ngữ Việt Nam thì “hợp pháp”

nghĩa là đúng với pháp luật, không trái pháp luật.1 “Hợp pháp” cũng được hiểu là

thích đáng với pháp luật.2 Tương tự, Đại từ điển Tiếng Việt cũng giải thích “hợp pháp” là “hợp với phép tắc, đúng theo luật lệ quốc gia”,3 còn “hợp pháp hóa” là

“làm cho trở nên hợp pháp”.4 Những từ điển này không có định nghĩa cụ thể như

thế nào là hợp pháp hóa lãnh sự (“HPHLS”)

Theo Từ điển giải thích thuật ngữ Luật học, HPHLS là chứng nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận và chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản.5 Theo đó, HPHLS được hiểu theo hai cách:

Một là, HPHLS là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên giấy tờ, tài liệu

chính thức do cơ quan đại diện của nước ngoài lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam

Hai là, HPHLS là việc chứng thực sự phù hợp về hình thức của giấy tờ, tài

liệu do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng ở nước ngoài Tác giả cho rằng, việc chỉ giới hạn cơ quan, tổ chức trong “khu vực lãnh sự”6

của nước tiếp nhận hoặc sử dụng trong “khu vực lãnh sự” của nước tiếp nhận là chưa thể hiện đầy đủ phạm vi của HPHLS bởi vì HPHLS có thể được thực hiện ở trong và ngoài khu vực lãnh sự

1 Nguyễn Lân (2006), Từ điển từ và ngữ Việt Nam, Nxb Tổng Hợp TP.HCM, tr 886

2 Đào Duy Anh (2005), Hán Việt từ điển, Nxb Văn hóa thông tin, tr.320

3 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb Đại học quốc gia

6 Theo điểm b khoản 1 Điều 1 của Công ước Viên ngày 24/4/1963 về quan hệ lãnh sự (Công ước Viên năm

1963 về quan hệ lãnh sự) thì “khu vực lãnh sự” có nghĩa là khu vực dành cho một cơ quan lãnh sự để thực hiện chức năng lãnh sự

Trong phạm vi của một quốc gia, các giấy tờ được xuất trình tại quốc gia ban

hành thì không cần phải xác thực nguồn gốc Điều này bắt nguồn từ quy tắc “acta probant sese ipsa”, nghĩa là, nguồn gốc của các loại giấy tờ chính là ở giấy tờ đó

mà không cần phải xác minh về nguồn gốc.7 Tuy nhiên, trong tình hình hiện nay, xu hướng toàn cầu hóa và hợp tác quốc tế tác động đến các quan hệ giữa các cá nhân,

cơ quan, tổ chức và các quốc gia, làm cho các mối quan hệ này ngày càng phức tạp

về tính chất và đa dạng về số lượng Do đó, quan hệ về dân sự, hôn nhân và gia đình, lao động, kinh doanh, thương mại, hành chính và hình sự có yếu tố nước ngoài ngày càng phát triển hơn Các quy trình, hồ sơ học tập ở nước ngoài, cư trú, nhập quốc tịch, nhận con nuôi có yếu tố nước ngoài, đầu tư, giao dịch, kinh doanh quốc tế, thực thi quyền sở hữu trí tuệ ở nước ngoài ngày càng đa dạng và phức tạp Không giống như khi sử dụng tại quốc gia ban hành, các giấy tờ, tài liệu của cá nhân, tổ chức nước ngoài khi sử dụng ở một quốc gia khác phải được xác minh về nguồn gốc Quốc gia tiếp nhận các loại giấy tờ có thể không biết chức danh, thẩm quyền của người ký hay cơ quan đã dán tem, đóng dấu trên các loại giấy tờ đó Hơn nữa, rất có thể các loại giấy tờ này là giả mạo, do các chủ thể tự tạo ra để thực hiện những hành vi trái pháp luật hoặc có lợi cho chính họ Chính vì vậy, các quốc gia sẽ kiểm soát nguồn gốc của giấy tờ nước ngoài và chúng phải được xác thực bởi các

cơ quan có thẩm quyền hiểu rõ về loại giấy tờ này Đó chính là nguyên nhân hình thành thủ tục HPHLS

Trong xu thế toàn cầu hóa, các giấy tờ, tài liệu được yêu cầu HPHLS ngày càng gia tăng Các loại giấy tờ, tài liệu này được quy định khác nhau ở mỗi quốc gia

vì HPHLS là một thủ tục hành chính Quy định về HPHLS thể hiện chủ quyền quốc gia đối với giấy tờ, tài liệu của nước ngoài Do đó, các loại giấy tờ, tài liệu được yêu cầu hoặc miễn HPHLS được hiểu theo nhiều cách khác nhau khi các quốc gia cùng

ký kết các Điều ước quốc tế (“ĐUQT”) đa phương hoặc song phương liên quan đến

HPHLS

Theo pháp luật của Trung Quốc,8 HPHLS là việc xác nhận tính xác thực của con dấu hoặc chữ ký cuối cùng trên chứng thư công chứng liên quan đến nước ngoài và các chứng chỉ khác được cấp tại Trung Quốc hoặc các tài liệu liên quan do

7 Yvon Loussouarn (1960), Explanatory Report on the Hague Convention of 5 October 1961 Abolishing the

Requirement of Legalisation for Foreign Public Documents, offprint from the Acts and Documents of the

Ninth Session of the Hague Conference on Private International Law, tome II, Legalisation, tr.2; Nic

Copeland (2013), Free movement of public documents, Library of the European Parliament., tr.4

8 Điều 3, Nghị định số 02 của Bộ Ngoại giao Trung Quốc về các phương thức hợp pháp hóa lãnh sự 2015

các quốc gia khác cấp, được thực hiện bởi các cơ quan HPHLS của thể nhân, pháp nhân hoặc các tổ chức khác HPHLS được phân chia thành hai loại là HPHLS giấy

tờ của Trung Quốc và HPHLS giấy tờ của nước ngoài.9

Theo pháp luật U-crai-na,10 HPHLS bao gồm việc xác định và chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký và con dấu, mẫu con dấu đã được xác minh bởi cơ quan có thẩm quyền của nước tiếp nhận HPHLS là việc xác nhận giá trị của giấy tờ, tài liệu chính thức được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền của quốc gia xuất xứ.11

Theo pháp luật của Cộng hòa Nam Phi,12 HPHLS có nghĩa là việc các tài liệu chính thức (công khai) có hiệu lực tại Cộng hòa Nam Phi được sử dụng bên ngoài Cộng hòa Nam Phi bằng cách đóng dấu, dán tem và ký bằng chứng nhận Apostille tại nơi các quốc gia ký kết Công ước La Hay ngày 05/10/1961 về việc miễn hợp

pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài (“Công ước Apostille”) hoặc với

Giấy chứng nhận xác thực tại nơi các quốc gia không ký kết Công ước Apostille

Do đó, hợp pháp hóa có nghĩa là quy trình theo đó chữ ký và con dấu trên một tài liệu chính thức (công khai) được chứng nhận Cộng hòa Nam Phi là một trong những quốc gia thành viên của Công ước Apostille quy định về miễn hợp pháp hóa đối với giấy tờ công của nước ngoài nên các quy định pháp luật về HPHLS của quốc gia này có những điểm tương đồng với quy định của Công ước

Theo Công ước Apostille,13 HPHLS được hiểu là thủ tục viên chức ngoại giao hoặc viên chức lãnh sự của của nước nơi giấy tờ phải xuất trình chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức vụ của người ký giấy tờ và tính xác thực của con dấu trên giấy tờ đó HPHLS là các quy trình qua đó chữ ký, con dấu, tem trên giấy tờ công được xác thực bởi một loạt các cơ quan có thẩm quyền theo một quy trình cho đến khi sự xác thực cuối cùng sẵn sàng được công nhận bởi một cơ quan có thẩm quyền của quốc gia tiếp nhận và có thể có hiệu lực pháp lý ở quốc gia đó Theo đó, Công ước này đã ghi nhận thẩm quyền HPHLS thuộc về viên chức ngoại giao và viên chức lãnh sự Chức năng của HPHLS ở đây là xác thực chữ ký, chức vụ của người

ký giấy tờ và con dấu trên giấy tờ đó Thông qua thủ tục HPHLS, cơ quan có thẩm

9 Điều 6, Nghị định số 02 của Bộ Ngoại giao Trung Quốc về các phương thức hợp pháp hóa lãnh sự 2015

10 Điều 54, Hiến chương lãnh sự U-crai-na 1994

11 Oleksandra Prykhodko (2015), A Role of the Public Authorities in the Procedure for Apostilization or

Consular Legalization, Law Review of Kyiv University of Law, No 4, tr.404-407

12 Quy tắc số 63 trong Bộ Quy tắc của Tòa án tối cao Nam Phi 1982

13 Điều 2 Công ước Apostille

quyền có thể xác nhận: (i) tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ công đi kèm (nếu có); (ii) thẩm quyền của người ký giấy tờ; và (iii) danh tính của con dấu hay tem trên giấy tờ đó (nếu có)

Theo pháp luật Việt Nam, khái niệm “HPHLS” đã được nhắc đến lần đầu tiên

tại Thông tư số 1413-NG/TT của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao (“BNG”) ngày

31/7/1995 quy định thể lệ HPHLS, theo đó HPHLS là việc chứng nhận chữ ký và con dấu trên những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận lập hoặc công chứng để sử dụng ở Việt Nam hoặc những giấy tờ, tài liệu chính thức do cơ quan, tổ chức Việt Nam lập hoặc công chứng để sử dụng trong khu vực lãnh sự ở nước tiếp nhận, và chứng thực sự phù hợp về hình thức văn bản của những giấy tờ, tài liệu đó với pháp luật nước lập văn bản.14

Tác giả cho rằng, quy định này có ý nghĩa rất quan trọng vì đây là lần đầu tiên HPHLS được thừa nhận và pháp lý hóa trong một văn bản quy phạm pháp luật do BNG ban hành Tuy nhiên, HPHLS không được phân biệt với chứng nhận lãnh sự

(“CNLS”) và các cơ quan có thẩm quyền HPHLS cũng chỉ giới hạn bởi viên chức

lãnh sự và viên chức ngoại giao Theo tác giả, các quy định về thủ tục HPHLS theo Thông tư nói trên chưa được quy định một cách rõ ràng và dễ hiểu bởi lẽ HPHLS không có sự tách biệt với CNLS nên hai thủ tục này được quy định một cách xen kẽ

và chưa được phân biệt cụ thể Nếu có thêm một quy định về CNLS thì thủ tục này

sẽ đơn giản và dễ dàng hơn cho cơ quan yêu cầu HPHLS hoặc CNLS và cơ quan có thẩm quyền thực hiện các thủ tục này

Tiếp đến, tại Điều 1 của Thông tư số 01/1999/TT-NG của Bộ trưởng BNG ngày 03/6/1999 quy định thể lệ hợp pháp hóa giấy tờ, tài liệu đã quy định HPHLS là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam Điểm khác biệt của Thông tư số 01/1999/TT-NG so với Thông tư số

1413-NG/TT là việc hợp pháp hóa được chia thành hai thủ tục tách biệt Một là, thủ

tục HPHLS là việc chứng thực chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài

với mục đích sử dụng tại Việt Nam Hai là, thủ tục CNLS là việc chứng thực chữ

ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam với mục đích sử dụng ở nước ngoài Đây là một trong những cơ sở pháp lý quan trọng cho việc hình thành những lý luận sau này về HPHLS Thủ tục HPHLS và CNLS phải được tách biệt rõ ràng, phù hợp

14 Mục I.1 Thông tư số 1413-NG/TT

với pháp luật của các nước trên thế giới trong xu thế toàn cầu hóa và hội nhập quốc

tế

Luật Tương trợ tư pháp được Quốc hội thông qua vào ngày 21/11/2007 là đạo luật rất quan trọng quy định nguyên tắc, thẩm quyền, trình tự, thủ tục thực hiện tương trợ tư pháp giữa Việt Nam và nước ngoài Luật đã dành ra một điều khoản quy định về khái niệm HPHLS và việc công nhận giấy tờ, tài liệu ủy thác tư pháp

Theo đó, HPHLS là việc BNG, cơ quan đại diện ngoại giao (“CQĐDNG”), cơ quan lãnh sự (“CQLS”) của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền

thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để sử dụng ở Việt Nam.15 Tác giả cho rằng, so với các khái niệm đã nêu, khái niệm của HPHLS theo Luật Tương trợ tư pháp 2007 được hiểu một cách rõ ràng và đúng bản chất hơn Theo đó, chức năng của HPHLS là chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy tờ, tài liệu của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp, lập hoặc xác nhận để sử dụng ở Việt Nam Cơ quan có thẩm quyền thực hiện chức năng chứng nhận chữ ký, con dấu trên các giấy tờ, tài liệu này là BNG, CQĐDNG, CQLS của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự

Sau đó, vào ngày 05/12/2011, Chính phủ ban hành Nghị định số 111/2011/NĐ-CP quy định về CNLS, HPHLS Tại khoản 2 Điều 2 Nghị định này

có giải thích “HPHLS” như sau: “HPHLS là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài

để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam”

Phân tích Luật Tương trợ tư pháp 2007 và Nghị định số 111/2011/NĐ-CP có thể phát hiện hai điểm khác biệt khi quy định về HPHLS

Một là, khác biệt trong quy định về cơ quan có thẩm quyền HPHLS Theo

Luật Tương trợ tư pháp 2007, cơ quan có thẩm quyền thực hiện chức năng HPHLS

là BNG, CQĐDNG, CQLS của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự Trong khi đó, Nghị định số 111/2011/NĐ-CP chỉ quy định cơ quan thực hiện chức năng HPHLS là “cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam” mà không diễn giải hay liệt kê cụ thể những cơ quan nào sẽ có thẩm quyền HPHLS

15 Khoản 1 Điều 7 Luật Tương trợ tư pháp 2007

Hai là, khác biệt trong quy định về chức năng của HPHLS Theo Luật Tương

trợ tư pháp 2007 thì chức năng của HPHLS là chứng nhận chữ ký, con dấu trên giấy

tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để sử dụng ở Việt Nam Tuy nhiên, theo Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, chức năng của HPHLS không chỉ là chứng nhận con dấu, chữ ký mà còn chứng nhận chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam Hay nói cách khác, Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ghi nhận thêm việc chứng nhận chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để sử dụng ở Việt Nam

So với các khái niệm đã phân tích ở trên, sự kết hợp được nêu ở Luật Tương trợ tư pháp 2007 và Nghị định số 111/2011/NĐ-CP có tính bao quát nhất về chức năng của HPHLS bởi không chỉ thể hiện về mặt hình thức mà còn thể hiện tính chất pháp lý cũng như sự bao quát của HPHLS

Đối chiếu với quy định pháp luật của các quốc gia về HPHLS, tác giả cho rằng quy định về HPHLS trong pháp luật Việt Nam là phù hợp và dễ hiểu Chẳng hạn, theo pháp luật Trung Quốc, HPHLS có thể được hiểu là HPHLS các giấy tờ, tài liệu của Trung Quốc và HPHLS giấy tờ của nước ngoài Pháp luật của U-crai-na quy định tương tự pháp luật Việt Nam về khái niệm HPHLS, trong khi pháp luật của Cộng hòa Nam Phi quy định HPHLS là việc chứng nhận giá trị của các giấy tờ, tài liệu của Cộng hòa Nam Phi được sử dụng bên ngoài quốc gia này Như vậy, các quốc gia này không có sự tách biệt giữa HPHLS và CNLS như pháp luật Việt Nam Theo tác giả, quy định của pháp luật Việt Nam về HPHLS là hợp lý vì nó thể hiện

rõ đặc trưng, bản chất và mục đích của HPHLS Hơn nữa, việc phân biệt giữa HPHLS và CNLS là cần thiết để giúp cơ quan có thẩm quyền và các chủ thể có yêu cầu HPHLS dễ dàng thực hiện các thủ tục hành chính có liên quan.16

Từ những phân tích trên có thể rút ra khái niệm “HPHLS” là “việc BNG, CQĐDNG, CQLS của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để giấy

tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam HPHLS không bao hàm việc chứng nhận về nội dung và hình thức mà nhằm kiểm tra tính pháp lý của các loại giấy tờ, tài liệu được HPHLS.”

16 Xem thêm tại mục 1.3.1 của luận văn

1.1.2 Đặc điểm của hợp pháp hóa lãnh sự

HPHLS giấy tờ, tài liệu nước ngoài được thực hiện theo một thủ tục chặt chẽ nhất định bởi các cơ quan có thẩm quyền HPHLS Theo đó, HPHLS có năm đặc điểm cơ bản như sau:

Thứ nhất, HPHLS được thực hiện theo một thủ tục chặt chẽ thể hiện thẩm

quyền của các cơ quan có chức năng trong hoạt động lãnh sự

Các cơ quan có thẩm quyền HPHLS sẽ áp dụng cách thức, trình tự rõ ràng để giải quyết các nhiệm vụ theo quy định của pháp luật Hiện nay, thủ tục HPHLS được quy định một cách cụ thể từ Điều 11 đến Điều 15 Nghị định số 111/2011/NĐ-

CP Thành phần hồ sơ, cách thức nộp hồ sơ, số lượng hồ sơ cũng như thời hạn giải quyết hồ sơ được quy định rõ ràng, không phải thông qua các bước trung gian nào

Có thể thấy, HPHLS được quy định một cách chặt chẽ về thủ tục cũng như thẩm quyền Cơ quan có thẩm quyền HPHLS bao gồm Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự, Sở Ngoại vụ TP.HCM, các cơ quan ngoại vụ địa phương được ủy quyền) và CQĐDNG, CQLS của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự Trong đó, BNG là cơ quan của Chính phủ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về đối ngoại.17 “CQĐDNG” là Đại sứ quán18 và

“CQLS” là Tổng lãnh sự quán, Lãnh sự quán, Phó Lãnh sự quán hoặc Đại lý lãnh

sự quán của nước ngoài ở Việt Nam.19 Còn các cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự bao gồm những cơ quan nào, Luật Tương trợ tư pháp 2007 chưa xác định rõ.20

Tại Việt Nam, BNG là cơ quan quản lý Nhà nước về công tác lãnh sự đồng

thời cũng trực tiếp xử lý những công việc về lãnh sự theo quy định của pháp luật và phân công của Chính phủ đối với các pháp nhân, công dân Việt Nam và các đối tượng nước ngoài.21 Theo đó, Cục Lãnh sự (cụ thể là Phòng Hợp pháp hóa và

17 Điều 1 Nghị định số 26/2017/NĐ-CP ngày 14/3/2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu

tổ chức của Bộ Ngoại giao

18 Khoản 1, khoản 2 Điều 4 Luật Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài 2009 (sửa đổi, bổ sung năm 2017)

19 Khoản 2 Điều 4 Pháp lệnh số 25-L/CTN ngày 23/8/1993 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về quyền ưu đãi, miễn trừ dành cho CQĐDNG, CQLS và cơ quan đại diện của tổ chức quốc tế tại Việt Nam

20 Có thể xác định cơ quan này cũng là các cơ quan có chức năng đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài nhưng không phải Đại sứ quán, Tổng Lãnh sự quán và Lãnh sự quán (như Văn phòng Kinh tế - Văn hóa Việt Nam tại Đài Bắc)

21 Khoản 15 Điều 2 Nghị định số 26/2017/NĐ-CP ngày 14/3/2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Bộ Ngoại giao

CNLS)22 và Sở Ngoại vụ TP.HCM (Phòng Lãnh sự)23 là các cơ quan được BNG ủy

quyền thực hiện HPHLS tại Việt Nam Trong đó, Phòng Lãnh sự thuộc Sở Ngoại vụ

TP.HCM có nhiệm vụ thực hiện việc HPHLS đối với các giấy tờ, tài liệu tại TP.HCM và các tỉnh phía Nam (từ tỉnh Quảng Nam và thành phố Đà Nẵng trở vào) Ngoài ra, 27 Sở, phòng, bộ phận Ngoại vụ các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương cũng được BNG ủy quyền thực hiện HPHLS.24

Tại nước ngoài, cơ quan có thẩm quyền HPHLS các giấy tờ, tài liệu để sử

dụng tại Việt Nam là CQĐDNG, CQLS của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự Đây là các cơ quan của Việt Nam thực hiện chức năng lãnh sự ở nước ngoài Có khoảng 96 CQĐDNG, CQLS,

cơ quan được thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài có thẩm quyền HPHLS các giấy tờ, tài liệu25 Các cơ quan này có thẩm quyền HPHLS giấy

tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.26

Thứ hai, HPHLS chỉ chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh của

người ký và con dấu trên giấy tờ, tài liệu, không xác thực sự phù hợp về hình thức

và nội dung của giấy tờ, tài liệu đó

HPHLS không bổ sung hay gia tăng hiệu lực pháp lý của loại giấy tờ, tài liệu sau khi được HPHLS Nghĩa là nếu như giấy tờ, tài liệu này được HPHLS thì hiệu lực pháp lý vẫn được giữ nguyên như đúng bản chất của nó Hay nói cách khác, HPHLS chỉ chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký và con dấu trên giấy tờ, tài liệu (xác thực về chủ thể ký, đóng dấu trên tài liệu, giấy tờ) chứ không có chức năng xác thực các vấn đề khác về hình thức và nội dung của loại giấy tờ, tài liệu này Cơ quan có thẩm quyền thực hiện HPHLS theo quy trình cụ thể

và chặt chẽ để bảo đảm chủ thể đã ký tên, đóng dấu trên giấy tờ, tài liệu là có thật

về mặt thực tế

22 Khoản 7 Điều 2 Quyết định số 2678/QĐ-BNG ngày 16/9/2017 quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

và cơ cấu tổ chức của Cục Lãnh sự

23 Khoản 5 Điều 2 Quyết định số 3663/QĐ-BNG ngày 19/12/2018 của Phó thủ tướng, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao

24 Tham khảo tại Cổng thông tin điện tử về công tác lãnh sự của Bộ Ngoại giao, https://lanhsuvietnam.gov.vn/Lists/BaiViet/B%C3%A0i%20vi%E1%BA%BFt/DispForm.aspx?List=dc7c7d 75%2D6a32%2D4215%2Dafeb%2D47d4bee70eee&ID=34, 07/06/2020

25 Tham khảo thêm danh sách các CQĐDNG Việt Nam tại nước ngoài được cập nhật đến ngày 21/5/2020 được đăng trên Cổng thông tin điện tử của Bộ Ngoại giao Việt Nam: http://omw.mofa.gov.vn/vi- vn/Trang/default.aspx

26 Khoản 8 Điều 8 Luật Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài 2009 (sửa đổi, bổ sung năm 2017)

Thứ ba, HPHLS là thủ tục giải quyết các công việc mang tính chấp hành và

điều hành nhà nước

Thủ tục HPHLS được tiến hành chủ yếu nhằm hỗ trợ, tổ chức hay tạo điều kiện để các hoạt động của đời sống kinh tế, văn hóa, xã hội được thực hiện thuận lợi Do đó, thủ tục này được điều chỉnh bằng quy phạm thủ tục - là cơ sở pháp lý cho các cơ quan có thẩm quyền thực hiện chức năng của mình Hệ thống quy phạm thủ tục là toàn bộ các quy tắc pháp lý quy định về trình tự, trật tự thực hiện thẩm quyền của các cơ quan nhà nước trong việc giải quyết công việc nhà nước và thực hiện nghĩa vụ đối với các cơ quan nhà nước, tổ chức và công dân.27 Đó cũng chính

là hệ thống các nguyên tắc quản lý và điều hành bắt buộc các cơ quan nhà nước cũng như các công chức phải tuân theo trong giải quyết công việc thuộc thẩm quyền của mình

Thủ tục HPHLS được thực hiện để giải quyết những công việc liên quan đến quyền và nghĩa vụ của cá nhân, tổ chức và phải trải qua các bước xác định để bảo đảm công việc được giải quyết thỏa đáng và đúng quy định của pháp luật HPHLS mang tính tổ chức, chỉ đạo, điều hành trực tiếp để thực hiện các nhiệm vụ cụ thể liên quan đến các đối tượng cụ thể Thủ tục này do nhiều chủ thể tiến hành, để tạo

ra sự thống nhất trong hoạt động quản lý thì tất yếu phải được thể hiện dưới dạng các quy phạm pháp luật có giá trị bắt buộc thi hành Hơn nữa, thủ tục này liên quan trực tiếp đến việc thực hiện thẩm quyền của chủ thể quản lý nên cần tránh sự lạm quyền, lộng quyền hay không thực hiện hết thẩm quyền Nếu không được pháp luật quy định chặt chẽ thì sẽ khó khăn trong việc ngăn ngừa khả năng xâm hại quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức

Như vậy, nếu thiếu các thủ tục cần thiết thì quyền và nghĩa vụ của các bên tham gia trong hoạt động này sẽ không được bảo đảm thực hiện và đạt được những hiệu quả như các bên mong muốn Quy phạm thủ tục có chức năng làm cho các quy phạm nội dung của luật pháp được thực hiện thuận lợi Thiếu những quy phạm thủ tục này, việc thực thi HPHLS sẽ gặp khó khăn Do đó, việc thực hiện thủ tục HPHLS phải được điều chỉnh bởi các quy phạm thủ tục, quy định trình tự và phương pháp thực hiện việc HPHLS

Thứ tư, thủ tục HPHLS đa dạng và phức tạp về cơ quan có thẩm quyền thực

hiện

27 Trường Đại học Luật Hà Nội (2017), Giáo trình Luật Hành chính Việt Nam, Nxb Công an Nhân dân, tr

152

Thủ tục HPHLS do nhiều cơ quan và công chức nhà nước thực hiện như đã nêu tại đặc điểm thứ nhất Các cơ quan này bao gồm BNG, CQĐDNG, CQLS của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh

sự Có khoảng 96 CQĐDNG, CQLS, cơ quan được thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài có thẩm quyền HPHLS các giấy tờ, tài liệu,28 do đó có thể khẳng định số lượng cơ quan có thẩm quyền thực hiện thủ tục HPHLS cơ bản là rất

đa dạng và cũng tương tự đối với các công chức nhà nước có thẩm quyền ký, chứng thực các loại giấy tờ, tài liệu này

Thứ năm, thủ tục HPHLS có tính mềm dẻo, linh hoạt

HPHLS được thực hiện như hoạt động quản lý hành chính nhà nước vốn phong phú, đa dạng Nội dung và cách thức tiến hành cụ thể chịu sự tác động của rất nhiều yếu tố khác nhau như thẩm quyền, năng lực của chủ thể quản lý, đặc điểm của đối tượng quản lý, điều kiện, yêu cầu thực hiện thủ tục Mỗi yếu tố đó lại chịu sự tác động đan xen phức tạp của các yếu tố kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội khiến cho hoạt động này trở nên hết sức sống động

Ví dụ, để sử dụng Giấy đăng ký thành lập doanh nghiệp (được cấp bởi cơ quan

có thẩm quyền của Hồng Kông) tại Việt Nam, loại giấy tờ này phải được công chứng tại văn phòng công chứng của Hồng Kông, sau đó được chứng nhận tại Tòa

án Tối cao của Hồng Kông và cuối cùng là được HPHLS tại CQĐDNG của Việt Nam tại Hồng Kông Cuối cùng, giấy tờ này được dịch sang tiếng Việt trước khi nộp cho các cơ quan có thẩm quyền tại Việt Nam

Cũng giống như các thủ tục hành chính khác, thủ tục HPHLS cũng cần phải thay đổi để thích ứng với sự biến đổi linh hoạt của hoạt động quản lý Khi xây dựng

và áp dụng thủ tục này nếu nhận thức đúng đắn về đặc điểm này sẽ tạo ra sự linh hoạt, mềm dẻo cho hoạt động quản lý, nếu phủ nhận đặc điểm này có thể làm xơ cứng hoạt động quản lý, kìm hãm quá trình phát triển xã hội

1.1.3 Giá trị pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự

Thủ tục HPHLS được quy định nhằm tạo ra trật tự trong hoạt động quản lý của các cơ quan có thẩm quyền khi tiến hành các hoạt động lãnh sự của mình Các thủ tục này quy định cách thức tiến hành các hoạt động nên chúng tạo ra cơ sở và điều kiện cần thiết để các cơ quan quản lý nhà nước giải quyết các công việc của cá

28 Tham khảo thêm danh sách các CQĐDNG Việt Nam tại nước ngoài được cập nhật đến ngày 21/5/2020 được đăng trên Cổng thông tin điện tử của BNG Việt Nam: http://omw.mofa.gov.vn/vi- vn/Trang/default.aspx

nhân, cơ quan, tổ chức theo luật định, bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của các tổ chức và công dân Chỉ có cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền mới có quyền thực hiện thủ tục HPHLS và thực hiện thủ tục trong phạm vi thẩm quyền do pháp luật quy định.29 Theo đó, HPHLS mang lại những giá trị pháp lý như sau:

Một là, thủ tục HPHLS là những tiêu chuẩn hành vi cho công dân và cán bộ,

công chức, cơ quan có thẩm quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, bảo đảm

sự hoạt động chặt chẽ, thuận lợi, đúng chức năng của các cơ quan này

Đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức thì HPHLS là công cụ bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của họ Nếu pháp luật chỉ quy định về việc các cá nhân, tổ chức phải thực hiện việc HPHLS mà không quy định cách thức để thực hiện chúng thì người dân khó biết cách xử sự và dễ dẫn đến khả năng hành xử tùy tiện của công quyền – khi vai trò thực hiện những quyền này thuộc về công quyền Nếu thủ tục này được quy định nhưng rườm rà, phức tạp, không minh bạch, thiếu khả năng thực thi thì quyền và lợi ích hợp pháp của họ khó thành hiện thực hoặc việc thực thi sẽ gây tốn

kém về thời gian, công sức và tiền bạc cho cá nhân, tổ chức Thủ tục HPHLS là

phương tiện để thực hiện các quyền và nghĩa vụ pháp lý của các cá nhân, cơ quan,

tổ chức Thông qua thủ tục này, cá nhân, cơ quan, tổ chức thực hiện và bảo vệ các quyền và lợi ích hợp pháp của mình Còn các cơ quan có thẩm quyền HPHLS thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo luật định

Ví dụ, tổ chức nước ngoài muốn thành lập doanh nghiệp tại Việt Nam, những doanh nghiệp này cần phải cung cấp Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp tại quốc gia mà pháp nhân đó được thành lập Tuy nhiên, loại tài liệu này cần phải được thực hiện thủ tục HPHLS để được sử dụng tại Việt Nam Do đó, thủ tục HPHLS là công cụ bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của công dân, tổ chức Thông qua thủ tục này, công dân thực hiện và bảo vệ các quyền cũng như lợi ích hợp pháp của mình, còn các chủ thể quản lý thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định của pháp luật HPHLS là công cụ bảo đảm việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan có chức năng lãnh sự Các cơ quan này có nhiệm vụ quyền hạn

cụ thể khác nhau được pháp luật quy định Thủ tục càng hợp lý, công khai, minh bạch, đơn giản, thuận lợi thì càng dễ thực thi các quyền và nghĩa vụ của các chủ thể Đối với nhà nước, thủ tục HPHLS là phương tiện để bảo đảm hoạt động của

cơ quan nhà nước được minh bạch, hợp pháp Quy trình này là công cụ bảo đảm

29 Hoàng Lan (2010), “Quy định về hợp pháp hoá lãnh sự và miễn hợp pháp hoá lãnh sự”, Tạp chí Dân chủ

và Pháp luật, số chuyên đề 4, tr.30

việc thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của các cơ quan có thẩm quyền trong hoạt động lãnh sự Các cơ quan thực hiện thủ tục HPHLS rất đa dạng và phức tạp, tùy thuộc vào nhiều yếu tố và các vùng lãnh thổ quốc gia trên thế giới Việc quy định thủ tục HPHLS chuẩn xác, gọn nhẹ sẽ bảo đảm hoạt động của cơ quan có thẩm quyền được diễn ra một cách có hiệu quả Ngược lại, nếu thủ tục này được quy định rườm rà, không minh bạch hay không khả thi sẽ gây bất lợi cho hoạt động của cơ quan có thẩm quyền Do đó, thủ tục này có vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả làm việc của cơ quan có thẩm quyền Bên cạnh đó, việc này còn có khả năng dẫn đến các hiện tượng tiêu cực như tham nhũng, vụ lợi… vì những công chức, viên chức thực hiện có thể lạm dụng quyền hạn khi thực hiện HPHLS

Hai là, thủ tục HPHLS được thực hiện minh bạch, công khai, theo đúng quy

định của pháp luật thì sẽ có khả năng ngăn chặn nguy cơ xâm phạm các quyền và lợi ích hợp pháp của các cá nhân, cơ quan, tổ chức Việc quy định cụ thể về HPHLS trong pháp luật nhằm bảo đảm sự ổn định và tính thống nhất của thủ tục này, giúp các bên nắm bắt thông tin một cách đầy đủ, tránh gây bất đồng và tranh chấp Thủ tục này sẽ được thực hiện một cách nhanh chóng và kịp thời để các yêu cầu của cá nhân, tổ chức được thi hành thống nhất

Thủ tục HPHLS góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế Thủ tục này công khai, minh bạch và thực thi chuẩn xác sẽ giúp các cá nhân, doanh nghiệp thực hiện hoạt động đầu tư kinh doanh một cách thuận lợi, dễ dàng Ngược lại, thủ tục rườm rà, thiếu minh bạch sẽ làm gia tăng khả năng tiêu cực trong thực hiện các dự án đầu tư, kinh doanh, khó tạo ra sân chơi bình đẳng, lành mạnh và làm tăng chi phí cho nhà đầu tư, doanh nghiệp, khó thúc đẩy kinh tế phát triển

1.2 Khái niệm pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự và vị trí của pháp luật

về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia

1.2.1 Khái niệm pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự

Hiện nay, toàn cầu hóa và hội nhập quốc tế trở thành hiện thực tất yếu khách quan mà các quốc gia không thể đứng ngoài Quan hệ dân sự, thương mại, lao động, hôn nhân gia đình giữa các quốc gia ngày càng tăng về số lượng và phức tạp về tính chất Thực tế cho thấy hầu hết các giao dịch giữa công dân, pháp nhân, nhà nước với nước ngoài được thể hiện dưới hình thức văn bản do cơ quan có thẩm quyền của mỗi nước cấp hoặc lập ra Nếu một chủ thể muốn sử dụng văn bản ở một nước khác thì phải được quốc gia nơi văn bản được đưa ra sử dụng xem xét công nhận thông qua thủ tục HPHLS Do tính chất bắt buộc của thủ tục này, pháp luật của các nước

đều có quy định cụ thể về hợp pháp hóa lãnh sự đối với các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại quốc gia sở tại Pháp luật là công cụ cực kỳ quan trọng trong tay nhà nước để điều chỉnh các quan hệ xã hội, tác động tới cơ sở kinh tế và các yếu tố của kiến trúc thượng tầng xã hội, hướng chúng phát triển phù hợp với ý chí của nhà nước Các chức năng, nhiệm

vụ của nhà nước có thể thực hiện bằng nhiều hình thức khác nhau, nhưng quan trọng nhất là hình thức pháp lý Nhà nước không thể tồn tại thiếu pháp luật.30

Do vậy, để điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục HPHLS, nhà nước cũng phải sử dụng đến công cụ pháp luật Pháp luật là phương tiện để thể chế hóa đường lối chính sách của Đảng, chính sách quản lý của nhà nước đối với vấn đề HPHLS thành quy tắc, nghĩa vụ bắt buộc đối với các chủ thể, là phương tiện để nhà nước quản lý mọi mặt của đời sống xã hội, để nhân dân phát huy dân chủ, đồng thời thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, đảm bảo cho các quá trình kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội được vận hành thông suốt và ổn định, trong đó có việc giải quyết nhu cầu thực hiện thủ tục HPHLS Trong chế độ pháp quyền, pháp luật là phương thức được sử dụng phổ biến và có hiệu quả bởi vì pháp luật chứa đựng những giá trị phổ quát, thiết lập khuôn khổ, quy tắc cho hành

vi của các chủ thể.31 Đối với thủ tục HPHLS, pháp luật là phương tiện bảo vệ và thể hiện chủ quyền quốc gia đối với giấy tờ, tài liệu của nước ngoài; là công cụ thể chể hóa các quan điểm, chủ trương chính sách của Đảng cầm quyền và Nhà nước về thủ tục HPHLS thành các quy tắc xử sự có tính chất bắt buộc chung

Qua sự phân tích trên, có thể đưa ra khái niệm: Pháp luật về HPHLS là tổng thể các quy phạm pháp luật điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình thực hiện thủ tục HPHLS để chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để giấy

tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam

1.2.2 Vị trí của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia

Thứ nhất, pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự là một bộ phận của pháp luật

quốc gia dùng để điều chỉnh quan hệ xã hội phát sinh trong hoạt động HPHLS

30 Khoa Luật Đại học Quốc gia Hà Nội, Nguyễn Cửu Việt (Chủ biên) (2000), Giáo trình nhà nước và pháp

luật đại cương, Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội, tr 96

31 Hồ Thanh Hớn (2018), “Vai trò của pháp luật trong giữ gìn, phát huy giá trị văn hóa truyền thống”, Tạp chí

Nghiên cứu lập pháp, số 7, tr.22

Đối tượng điều chỉnh của pháp luật là các quan hệ xã hội cơ bản và quan trọng nhất trong xã hội.32 Mục đích điều chỉnh của pháp luật đối với quan hệ xã hội cơ bản là hướng các quan hệ đó vận động, phát triển theo ý chí nhà nước, phù hợp với lợi ích của nhà nước và xã hội Vì vậy, pháp luật điều chỉnh thủ tục HPHLS thông qua quy phạm pháp luật quy định về điều kiện, quy trình và thẩm quyền thực hiện HPHLS

Nhìn chung, các chủ thể tham gia vào quan hệ xã hội được điều chỉnh bởi các quy phạm pháp luật đều mong muốn đạt được lợi ích cao nhất hoặc thực hiện theo ý thức tự do của bản thân Pháp luật là phương tiện quan trọng nhằm bảo đảm sự công bằng và bình đẳng giữa các chủ thể khác nhau trong xã hội Đối với cá nhân, cơ quan, tổ chức, nếu hoạt động HPHLS được quy định cụ thể, rõ ràng trong pháp luật thì các chủ thể này sẽ dễ dàng nhận biết được cách thức xử sự và thực hiện thủ tục HPHLS Đối với cơ quan có thẩm quyền HPHLS, quy định thủ tục HPHLS chuẩn xác, gọn nhẹ sẽ bảo đảm cho hoạt động của cơ quan này một cách linh hoạt, có hiệu quả Do đó, các quy phạm pháp luật về HPHLS đóng vai trò quan trọng, điều chỉnh các quan hệ xã hội phát sinh trong quá trình giải quyết thủ tục HPHLS

Thứ hai, pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự là công cụ để thể hiện chính sách

đối ngoại của nhà nước

Trong bối cảnh hội nhập quốc tế, việc giao lưu kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội giữa các quốc gia ngày càng phát triển Vì vậy, nhu cầu HPHLS của các cá nhân, cơ quan, tổ chức ngày càng gia tăng Về bản chất, HPHLS là một thủ tục hành chính với chức năng xác nhận giá trị của giấy tờ, tài liệu công nước ngoài, kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên giấy tờ, tài liệu và tư cách của người ký giấy tờ, tài liệu đó Quy định của pháp luật về HPHLS thể hiện chủ quyền quốc gia đối với giấy

tờ, tài liệu của nước ngoài Thông qua các quy phạm pháp luật và hệ thống cơ quan nhà nước có thẩm quyền HPHLS, quốc gia tiến hành các hoạt động nhằm ổn định chính trị, phát triển kinh tế, tăng cường hợp tác quốc tế

Việc ký kết các ĐUQT có quy định về việc rút gọn hoặc xóa bỏ thủ tục HPHLS sẽ thúc đẩy các quan hệ dân sự, thương mại và góp phần tăng cường tương trợ tư pháp giữa các quốc gia Quy định của pháp luật về miễn HPHLS giấy tờ, tài liệu nước ngoài còn có giá trị quan trọng đối với các cơ quan có thầm quyền trong các hoạt động ủy thác tư pháp Theo đó, các chính sách đối ngoại của nhà nước góp

32 Vũ Trọng Lâm (Chủ biên) (2020), Giáo trình Lý luận chung về Nhà nước và pháp luật, Nxb Chính trị

quốc gia sự thật, tr 318

phần tạo điều kiện cho các cơ quan có thẩm quyền thực hiện tống đạt giấy tờ và thu thập chứng cứ ở nước ngoài một cách thuận lợi và dễ dàng hơn

Chẳng hạn, đối với những quốc gia có mối quan hệ ngoại giao tốt đẹp với Việt Nam thì các giấy tờ, tài liệu xuất phát từ các quốc gia này có thể được xem xét miễn HPHLS như: giấy tờ, tài liệu được miễn HPHLS theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại; giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan

có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài… Ngược lại, đối với những giấy tờ, tài liệu giả mạo hoặc được cấp, chứng nhận sai thẩm quyền theo quy định pháp luật; giấy tờ, tài liệu có chữ ký, con dấu không phải là chữ ký gốc, con dấu gốc; giấy tờ, tài liệu có nội dung xâm phạm lợi ích của Nhà nước Việt Nam sẽ không được nhà nước Việt Nam thực hiện HPHLS

1.3 Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự, công chứng, chứng thực

1.3.1 Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự

Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học thì chứng nhận là nhận cho

để làm bằng là có, là đúng sự thật.33 Chứng nhận còn có nghĩa là “xác nhận là có, là đúng sự thật”.34 Tuy nhiên, các từ điển này không có giải thích như thế nào là CNLS Có thể hiểu, CNLS là việc chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy

tờ, tài liệu của người hoặc cơ quan có thẩm quyền của quốc gia ban hành các loại giấy tờ, tài liệu này để chúng được công nhận và sử dụng tại quốc gia tiếp nhận Ví

dụ, tài liệu bằng tiếng Tây Ban Nha do cơ quan có thẩm quyền của Tây Ban Nha cấp phải được BNG Tây Ban Nha hoặc Lãnh sự quán Tây Ban Nha ở Thành phố Hồ

Chí Minh (“TP.HCM”) CNLS Sau đó, tài liệu này sẽ được công nhận và sử dụng

tại Việt Nam

Về phương diện pháp lý, theo khoản 1 Điều 2 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP thì CNLS là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ

ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài Như vậy, CNLS sẽ được thực hiện tại các cơ quan

có chức năng HPHLS trong nước (bao gồm Cục Lãnh sự và Sở Ngoại vụ TP.HCM

và các cơ quan được ủy quyền khác) hoặc tại CQĐDNG, CQLS hoặc các cơ quan

33 Viện Ngôn ngữ học (2006), Từ điển Tiếng Việt, Nxb Đà Nẵng, tr 192

34 Nguyễn Như Ý (Chủ biên) (2013), Đại từ điển tiếng Việt (tái bản lần thứ 13), Nxb Đại học quốc gia

TP.HCM, tr 657

có chức năng lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài Mục đích của CNLS là các giấy

tờ, tài liệu này sẽ được công nhận và sử dụng tại nước ngoài

Về trình tự thực hiện CNLS và HPHLS thì HPHLS được thực hiện sau khi giấy tờ, tài liệu đã được CNLS, tức tài liệu đã được BNG, CQĐDNG, CQLS hoặc

cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của quốc gia mà tài liệu được cấp hoặc ban hành chứng nhận chữ ký, chức danh và con dấu của người hay

cơ quan có thẩm quyền ban hành tài liệu này Ví dụ, ông T.D muốn HPHLS thư xác nhận kinh nghiệm (bằng tiếng Trung Quốc) của mình tại Công ty ITX A.P.E.M với chức danh là giám đốc điều hành của công ty này từ ngày 09/10/2017 đến ngày 08/10/2019 để sử dụng tại Việt Nam.35 Thư xác nhận này sau đó được công chứng

và dịch sang tiếng Anh tại Văn phòng công chứng Shanghai Huangpu tại Trung Quốc Tiếp đến, thư xác nhận này được CNLS tại BNG Trung Quốc Sau khi hoàn thành CNLS, ông T.D đã HPHLS thư xác nhận này tại Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Thượng Hải

Theo tác giả, CNLS và HPHLS rõ ràng có mối liên hệ mật thiết với nhau, các quy trình được thực hiện theo thủ tục và trình tự chặt chẽ CNLS được thực hiện bởi

cơ quan có thẩm quyền của quốc gia ban hành giấy tờ, tài liệu để chứng nhận chữ

ký, chức danh và con dấu của người có thẩm quyền hay cơ quan có thẩm quyền của quốc gia này Sau đó, cơ quan có thẩm quyền HPHLS của quốc gia tiếp nhận giấy

tờ, tài liệu này sẽ chứng nhận chữ ký, chức danh và con dấu của cơ quan có thẩm quyền của quốc gia ban hành giấy tờ, tài liệu CNLS được thực hiện trước HPHLS

để bảo đảm tính xác thực của chữ ký, chức danh và con dấu trên loại giấy tờ, tài liệu, loại trừ được trường hợp cơ quan có thẩm quyền HPHLS tại quốc gia tiếp nhận không thể nhận biết được chữ ký, chức danh và con dấu trên giấy tờ, tài liệu của quốc gia ban hành là giả mạo hay không có thật

Về cơ bản, CNLS và HPHLS là hai thủ tục có nhiều điểm tương đồng Theo Phiếu khảo sát điều tra xã hội học về thủ tục HPHLS dành cho cán bộ, công chức do tác giả khảo sát,36 38,1% (16/42 người) cán bộ, công chức của các cơ quan nhà nước cho rằng CNLS và HPHLS là giống nhau hoàn toàn về bản chất, chỉ khác nhau về tên gọi Cụ thể:

(i) CNLS và HPHLS đều là thủ tục hành chính với chức năng chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu mà không bao hàm chứng nhận về nội

35 Xem mẫu chữ ký và con dấu tại Phụ lục 3

36 Xem Phụ lục 1

dung và hình thức của giấy tờ, tài liệu Các cơ quan có thẩm quyền không có trách nhiệm bảo đảm các thiếu sót về nội dung hay hình thức của loại giấy tờ, tài liệu được xác nhận

(ii) CNLS và HPHLS đều là các thủ tục thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền HPHLS (BNG, CQĐDNG, CQLS hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự), đều chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh của các chủ thể có thẩm quyền trên giấy tờ

(iii) Thời hạn giải quyết của CNLS và HPHLS cũng giống nhau: 01 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ hồ sơ hợp lệ Trường hợp hồ sơ có số lượng từ 10 giấy

tờ, tài liệu trở lên thì thời hạn giải quyết có thể dài hơn nhưng không quá 05 ngày làm việc

Từ kết quả của Phiếu khảo sát, trong khi có những cán bộ, công chức đồng nhất hai thủ tục CNLS và HPHLS, có 61,9% (26/42 người) cán bộ, công chức được khảo sát cho rằng CNLS và HPHLS là hai thủ tục khác nhau hoàn toàn Theo đó, CNLS và HPHLS có sự khác biệt rõ ràng như sau:

Một là, về bản chất của CNLS và HPHLS

CNLS là chứng nhận giấy tờ, tài liệu được các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam ban hành ra Mục đích là để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài Còn HPHLS là chứng nhận giấy tờ, tài liệu có xuất xứ từ nước ngoài để giấy

tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam Hai thủ tục này hoàn toàn tách biệt nhau và có bản chất và mục đích hoàn toàn khác nhau Chẳng hạn, bảng điểm của bà N.T.K.C được cấp bởi Trường Đại học N.N.H.N được chứng thực bởi Phòng Tư pháp Quận 4 Sau đó, tài liệu này được CNLS tại Sở Ngoại Vụ TP.HCM với mục đích là để sử dụng ở Qatar Quốc gia tiếp nhận tài liệu được cấp là Qatar nên sau khi được CNLS tại Việt Nam thì tài liệu này cần được HPHLS tại CQĐDNG của Qatar tại Việt Nam Vì vậy, trước khi tài liệu này được sử dụng tại Qatar, bà N.T.K.C đã thực hiện HPHLS tài liệu này tại Đại Sứ Quán Qatar tại Hà Nội

Hai là, về thủ tục CNLS và HPHLS

Vì bản chất của hai hoạt động này là khác nhau, trong khi CNLS có mục đích

là để giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp được sử dụng tại nước ngoài thì HPHLS có mục đích là để giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp được sử dụng tại Việt Nam Do đó, thủ tục của hai hoạt động này là khác nhau Ngoài những hồ sơ cơ bản như tờ khai CNLS và HPHLS theo

mẫu, bản chính hoặc bản chụp giấy tờ tùy thân của người nộp và giấy tờ, tài liệu cần được CNLS và HPHLS thì đối với thủ tục HPHLS còn cần bổ sung thêm bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị HPHLS Đối với thủ tục CNLS thì các giấy tờ, tài liệu do các cơ quan, tổ chức ở Việt Nam ban hành không cần phải thực hiện thêm bước dịch thuật Hơn nữa, các giấy tờ, tài liệu đề nghị HPHLS trước khi nộp cần phải được cơ quan có thẩm quyền thực hiện chức năng lãnh sự của nước ngoài CNLS

tổ chức lập, công chứng, chứng thực hoặc chứng nhận.37 Đối với trường hợp cần kiểm tra tính xác thực của mẫu chữ ký, mẫu con dấu hay chức danh trên giấy tờ, tài liệu thì BNG có quyền đề nghị các cơ quan, tổ chức có liên quan xác minh Trong khi đó, HPHLS được thực hiện dựa trên cơ sở đối chiếu con dấu, chữ ký và chức danh trong chứng nhận trên giấy tờ, tài liệu của cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nước ngoài nơi ban hành giấy tờ, tài liệu này so với mẫu con dấu, mẫu chữ ký

và chức danh đã được nước đó chính thức thông báo cho BNG Việt Nam Còn đối với trường hợp mẫu chữ ký, mẫu con dấu và chức danh của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài quy định chưa được chính thức thông báo hoặc cần kiểm tra tính xác thực, BNG có quyền đề nghị cơ quan này xác minh

Theo quan điểm của tác giả, về cơ bản, HPHLS và CNLS có những điểm tương đồng và nhiều điểm khác nhau cần được phân biệt và không thể đồng nhất Thông thường, một loại giấy tờ, tài liệu trước khi muốn HPHLS thì cần phải thực hiện CNLS trước đó Hai quy trình này gắn bó mật thiết với nhau và có vai trò bổ sung, hỗ trợ cho nhau Theo kết quả khảo sát cho 42 cán bộ, công chức về sự khác biệt giữa CNLS và HPHLS, có thể thấy vẫn còn tồn tại sự nhầm lẫn và chưa thực sự phân biệt được hai thủ tục này

1.3.2 Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với công chứng, chứng thực

Theo Từ điển từ và ngữ Việt Nam thì công chứng là sự chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm xác nhận về mặt pháp lý các văn bản, hoặc bản

37 Khoản 4 Điều 11 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP

sao từ bản gốc.38 Chẳng hạn, các giao dịch liên quan đến quyền sử dụng đất mà có liên quan đến việc đăng ký quyền sở hữu sẽ được thực hiện công chứng Công ước viên ngày 24/4/1963 về quan hệ lãnh sự có quy định công chứng là một trong những chức năng lãnh sự mang tính chất hành chính.39 Theo pháp luật Việt Nam,40 công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng, trong đó chứng nhận: (i) Tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng,

giao dịch dân sự khác bằng văn bản (hợp đồng, giao dịch); (ii) Tính chính xác, hợp

pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang

tiếng nước ngoài hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (bản dịch) Giao dịch,

hợp đồng không tuân thủ hình thức về công chứng có thể bị tuyên vô hiệu

Trong khi đó, văn bản được chứng thực là giấy tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực theo quy định của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP của Chính phủ ngày 16/02/2015 quy định về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao

từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch Theo đó, chứng thực bao gồm bốn hoạt động sau: (i) Cấp bản sao từ sổ gốc; (ii) Chứng thực bản sao từ bản chính; (iii) Chứng thực chữ ký; (iv) Chứng thực hợp đồng, giao dịch Như vậy, chứng thực là chứng nhận sự việc, không đề cập đến nội dung, còn công chứng bảo đảm nội dung của hợp đồng, giao dịch và công chứng viên chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch đó và qua việc bảo đảm tính hợp pháp để giảm thiểu rủi ro

Kết quả Phiếu khảo sát cán bộ, công chức về thủ tục HPHLS41 thể hiện 11,9% (5/42 người) cán bộ, công chức đánh giá HPHLS và công chứng, chứng thực là

“giống nhau về bản chất, chỉ khác tên gọi cụ thể” Theo Ông Trần Văn Phương - Cục Lãnh sự, BNG Việt Nam,42 tình trạng nhầm lẫn giữa HPHLS với công chứng

và chứng thực giấy tờ, tài liệu của các cơ quan có thẩm quyền rất đáng lo ngại Nhìn chung, HPHLS, công chứng và chứng thực đều được thực hiện với mục đích để các giấy tờ, tài liệu được sử dụng tại Việt Nam Hơn nữa, các thủ tục này đều được thực hiện bởi trình tự chặt chẽ, thống nhất bởi các cơ quan có thẩm quyền và được quy

38 Nguyễn Lân (2006), Từ điển từ và ngữ Việt Nam, Nxb Tổng Hợp TP.HCM, tr 483

39 Xem thêm tại Điều 5 Công ước Viên về quan hệ lãnh sự 1963

40 Khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng 2014

41 Tham khảo Phụ lục 1

42 Trần Văn Phương (2019), “Công tác CNLS, HPHLS, công chứng, chứng thực”, Tài liệu tập huấn công tác

CNLS, HPHLS, công chứng, chứng thực do BNG tổ chức tại Sở Ngoại vụ TP.HCM ngày 15/8/2019

định bởi các văn bản pháp luật cụ thể Tuy nhiên, về bản chất, tác giả nhận thấy các thủ tục này khác nhau ở những điểm cơ bản sau đây:

Một là, đối tượng HPHLS và công chứng, chứng thực

Đối tượng của HPHLS là các giấy tờ, tài liệu của nước ngoài Các giấy tờ, tài liệu này có thể là giấy tờ công hoặc giấy tờ tư được ban hành bởi các cá nhân, cơ quan, tổ chức ở nước ngoài Tuy nhiên, đối tượng của công chứng là hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch Tương tự, đối tượng của chứng thực là bản sao từ bản chính, chữ ký, hợp đồng, giao dịch (có thể là giấy tờ, tài liệu trong nước hoặc nước ngoài).43 Tác giả cho rằng, đây là một trong những điểm khác biệt khá cơ bản của thủ tục HPHLS và công chứng, chứng thực Nhận biết được đối tượng của từng thủ tục, các cơ quan có thẩm quyền có thể phân biệt các thủ tục này dễ dàng hơn và giải

quyết các thủ tục một cách nhanh chóng, chính xác hơn.Hai là, ngôn ngữ được sử

dụng để HPHLS và công chứng, chứng thực

Theo Điều 2 Thông tư số 01/2012/TT-BNG thì ngôn ngữ sử dụng để HPHLS

là “song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh” Đối với công chứng,44 tiếng nói và chữ viết dùng trong công chứng là tiếng Việt Điều 11 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP cũng quy định tiếng nói và chữ viết dùng trong chứng thực hợp đồng, giao dịch là tiếng Việt Trường hợp người yêu cầu chứng thực không thông thạo tiếng Việt thì phải có người phiên dịch Theo đó, có thể dễ dàng nhận thấy sự khác biệt giữa ngôn ngữ được sử dụng trong các thủ tục này Ngôn ngữ được sử dụng để HPHLS được yêu cầu là song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh, còn ngôn ngữ sử dụng công chứng và chứng thực thì đều là tiếng Việt Tác giả cho rằng, sự khác biệt này xuất phát từ đối tượng của các loại thủ tục Vì các giấy tờ, tài liệu được HPHLS là giấy tờ, tài liệu của nước ngoài nên yêu cầu “song ngữ tiếng Việt và tiếng Anh” được đặt ra cụ thể Trong khi đó, đối tượng của hai thủ tục còn lại như đã phân tích bao gồm các giấy

tờ, văn bản, hợp đồng, giao dịch hoặc bản dịch (từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài

hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt) Đối tượng của thủ tục này hoàn toàn được sử dụng bằng tiếng Việt

Ba là, đặc điểm của HPHLS và công chứng, chứng thực

43 Ví dụ: Điều 6 Thông tư số 01/2020/TT-BTP quy định các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp cho cá nhân như hộ chiếu, thẻ căn cước, thẻ thường trú, thẻ cư trú, giấy phép lái xe, bằng tốt nghiệp, chứng chỉ và bảng điểm kèm theo bằng tốt nghiệp, chứng chỉ thì không phải hợp pháp hóa lãnh sự khi chứng thực bản sao từ bản chính Trường hợp yêu cầu chứng thực chữ ký người dịch trên bản dịch các giấy tờ này cũng không phải hợp pháp hóa lãnh sự

44 Điều 6 Luật Công chứng 2014

Như tác giả đã phân tích, HPHLS là chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu mà không bao hàm chứng nhận nội dung của giấy tờ, tài liệu Còn công chứng là việc chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch; và chứng thực là hành vi xác nhận bản sao từ bản gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký Vì vậy, đặc điểm của công chứng là bảo đảm tính hợp pháp của nội dung hợp đồng, giao dịch còn HPHLS và chứng thực không bao hàm về chứng nhận nội dung của giấy tờ, tài liệu đó

Bốn là, thủ tục HPHLS và công chứng, chứng thực

Các thủ tục này được thực hiện theo trình tự khác nhau bởi các cơ quan có thẩm quyền tương ứng theo quy định của pháp luật Cụ thể, thủ tục HPHLS được thực hiện theo quy định tại Mục 2, Chương II Nghị định số 111/2011/NĐ-CP, còn thủ tục công chứng được quy định tại Chương V của Luật Công chứng 2014 và thủ tục chứng thực được quy định tại Chương II và Chương III của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP

Chẳng hạn, đối với Giấy chứng nhận độc thân do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài cấp thì khi thực hiện thủ tục HPHLS, BNG Việt Nam hoặc cơ quan khác có thẩm quyền chứng nhận chữ ký, chức danh và con dấu trên Giấy chứng nhận này Mặt khác, vì văn bản này bằng tiếng nước ngoài nên không được công chứng hay chứng thực trực tiếp mà phải được dịch thuật trước khi thực hiện hai thủ tục này Cụ thể, Giấy chứng nhận độc thân này không được chứng thực bản sao từ bản chính mà chỉ được thực hiện chứng thực bằng hình thức chứng thực chữ ký người dịch quy định tại Điều 31 của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP Đối với công chứng, việc dịch Giấy chứng nhận này từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt để công chứng phải do người phiên dịch là cộng tác viên của tổ chức hành nghề công chứng thực hiện quy định tại Điều 61 của Luật Công chứng 2014 Như vậy, các thủ tục này được thực hiện theo một trình tự hoàn toàn khác nhau bởi các cơ quan có thẩm quyền khác nhau theo luật định

Do đó, cơ quan có thẩm quyền và chủ thể có yêu cầu cần phải phân biệt rõ HPHLS với CNLS, công chứng và chứng thực Việc thực hiện từng thủ tục được quy định theo trình tự thủ tục chặt chẽ thể hiện thẩm quyền của các cơ quan có thẩm quyền trong từng hoạt động cụ thể Phân biệt được các thủ tục này sẽ giúp các cơ quan có thẩm quyền thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật, tránh tình trạng nhầm lẫn dẫn đến việc không bảo đảm được quyền và lợi ích hợp pháp của các chủ thể có yêu cầu thực hiện thủ tục hành chính nói chung và HPHLS nói riêng

bởi lẽ nếu không phân biệt được HPHLS với các thủ tục còn lại các chủ thể khi yêu cầu HPHLS có thể nhận được các kết quả khác nhau bởi các cơ quan có thẩm quyền Trên thực tế, thực trạng này gây khó khăn và làm mất nhiều thời gian, chi phí và công sức cho các chủ thể yêu cầu HPHLS

KẾT LUẬN CHƯƠNG I

Trong chương 1, tác giả tập trung phân tích ba vấn đề sau đây: (i) Khái niệm, đặc điểm, giá trị pháp lý của hợp pháp hóa lãnh sự, (ii) Khái niệm pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự và vị trí của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia và (iii) Phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự, công chứng, chứng thực Qua đó, tác giả cho rằng, hợp pháp hóa lãnh sự là việc Bộ Ngoại giao, Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan lãnh sự của Việt Nam hoặc cơ quan khác ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu do cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài lập, cấp hoặc xác nhận để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại

Việt Nam Hợp pháp hóa lãnh sự có năm đặc điểm chính, đó là: Thứ nhất, hợp

pháp hóa lãnh sự được thực hiện theo trình tự thủ tục chặt chẽ thể hiện thẩm quyền

của các cơ quan có chức năng trong hoạt động lãnh sự Thứ hai, hợp pháp hóa lãnh

sự chỉ chứng nhận tính xác thực của chữ ký, chức danh của người ký và con dấu trên giấy tờ, tài liệu, không xác thực sự phù hợp về hình thức và nội dung của giấy

tờ, tài liệu đó Thứ ba, hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục giải quyết các công việc mang tính chấp hành và điều hành nhà nước Thứ tư, thủ tục HPHLS đa dạng và phức tạp về cơ quan có thẩm quyền thực hiện Thứ năm, thủ tục hợp pháp hóa lãnh

sự có tính mềm dẻo, linh hoạt

Hợp pháp hóa lãnh sự mang lại những giá trị pháp lý nhất định Một là, thủ tục

hợp pháp hóa lãnh sự là những tiêu chuẩn hành vi cho công dân và cán bộ, công chức, cơ quan có thẩm quyền thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình, bảo đảm sự

hoạt động chặt chẽ, thuận lợi, đúng chức năng của các cơ quan này Hai là, thủ tục

HPHLS được thực hiện minh bạch, công khai, theo đúng quy định của pháp luật thì

sẽ có khả năng ngăn chặn nguy cơ xâm phạm các quyền và lợi ích hợp pháp của các

cá nhân, cơ quan, tổ chức Việc quy định cụ thể về hợp pháp hóa lãnh sự trong pháp luật nhằm đảm bảo sự ổn định và tính thống nhất của thủ tục này, tránh sự thiếu hiểu biết lẫn nhau, gây bất đồng và tranh chấp

Sau khi phân tích khái niệm pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự và vị trí của pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự trong hệ thống pháp luật quốc gia, tác giả cũng

đã nêu những điểm tương đồng và khác biệt giữa hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự, công chứng, chứng thực, cụ thể:

Thứ nhất, tác giả phân tích sự tương đồng và khác biệt của hợp pháp hóa lãnh

sự và chứng nhận lãnh sự Về sự tương đồng, tác giả nhận thấy có ba điểm như sau:

(i) Hai thủ tục này đều là thủ tục hành chính với chức năng chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu mà không bao hàm chứng nhận về nội dung

và hình thức của giấy tờ, tài liệu; (ii) Hai thủ tục này đều thuộc thẩm quyền của cơ quan có thẩm quyền Việt Nam; (iii) Thời hạn giải quyết của hai thủ tục đều giống nhau Về sự khác biệt, tác giả cũng phân tích ba điểm khác biệt: (i) Về bản chất của chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự; (ii) Về thủ tục chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự; (iii) Về cơ sở thực hiện chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Thứ hai, tác giả phân tích sự tương đồng và khác biệt giữa hợp pháp hóa lãnh

sự và công chứng, chứng thực Có hai điểm tương đồng được tác giả phân tích: (i) các thủ tục này đều được thực hiện với mục đích để các giấy tờ, tài liệu được sử dụng tại Việt Nam; (ii) Các thủ tục này đều được thực hiện bởi trình tự chặt chẽ, thống nhất bởi các cơ quan có thẩm quyền và được quy định bởi các văn bản pháp luật cụ thể Tác giả cũng phân biệt hợp pháp hóa lãnh sự với công chứng, chứng thực thông qua bốn điểm khác biệt: (i) Về đối tượng hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng, chứng thực; (ii) Về ngôn ngữ được sử dụng để hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng, chứng thực; (iii) Về đặc điểm của hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng, chứng thực; (iv) Về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự và công chứng, chứng thực

Qua kết quả khảo sát cán bộ, công chức về thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự, tác giả nhận thấy các chủ thể này còn nhầm lẫn giữa hợp pháp hóa lãnh sự với chứng nhận lãnh sự, công chứng và chứng thực Do đó, việc phân biệt các thủ tục này là vô cùng ý nghĩa và hết sức cần thiết Phân biệt được các thủ tục này sẽ giúp các cơ quan có thẩm quyền thực hiện đúng theo các quy định của pháp luật, tránh tình trạng nhầm lẫn dẫn đến việc không đảm bảo được quyền và lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức có yêu cầu hợp pháp hóa lãnh sự

Nội dung nghiên cứu của Chương 1 là cơ sở lý luận để tác giả tiếp tục nghiên cứu những quy định pháp luật về hợp pháp hóa lãnh sự, từ đó phân tích những bất cập và kiến nghị hoàn thiện cho pháp luật Việt Nam tại Chương 2 và Chương 3

CHƯƠNG 2 QUY ĐỊNH VỀ HỢP PHÁP HÓA LÃNH SỰ THEO MỘT SỐ ĐIỀU ƯỚC

QUỐC TẾ VÀ PHÁP LUẬT VIỆT NAM 2.1 Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự theo các Điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên

2.1.1 Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự theo các Điều ước quốc tế đa phương

Việt Nam hiện tại là thành viên của hai ĐUQT đa phương có quy định về HPHLS: (i) Công ước La Hay ngày 15/11/1965 về Tống đạt ở nước ngoài giấy tờ tư

pháp và ngoài tư pháp liên quan đến dân sự và thương mại (“Công ước Tống đạt”);

(ii) Công ước La Hay ngày 18/03/1970 về thu thập chứng cứ ở nước ngoài trong

lĩnh vực dân sự hoặc thương mại (“Công ước Thu thập chứng cứ”)

Thứ nhất, Công ước Tống đạt Việt Nam là thành viên của Công ước Tống

đạt kể từ ngày 01/10/2016.45 Công ước áp dụng cho các vụ việc về dân sự hoặc thương mại có yêu cầu phải tống đạt giấy tờ tư pháp hoặc ngoài tư pháp ra nước ngoài.46 Để thực hiện tống đạt, cơ quan có thẩm quyền theo quy định của pháp luật nước tống đạt gửi đơn yêu cầu theo mẫu47 cho cơ quan trung ương của nước có địa chỉ cần tống đạt Theo Điều 3 Công ước, loại giấy tờ được miễn HPHLS là đơn yêu cầu tống đạt theo mẫu được nêu trong phụ lục đính kèm Công ước này khi gửi yêu cầu tống đạt giấy tờ đến các quốc gia thành viên khác Theo pháp luật Việt Nam, đơn yêu cầu tống đạt được ban hành song ngữ Anh – Việt,48 đáp ứng được yêu cầu tại Điều 5 của Công ước về ngôn ngữ được sử dụng trong mẫu đơn yêu cầu

Tại Việt Nam, theo Báo cáo của Chính phủ về hoạt động tương trợ tư pháp năm 2018,49 từ 01/01/2017 đến 30/6/2018, tổng số yêu cầu tống đạt của Việt Nam gửi cho nước ngoài là 1.459 yêu cầu tống đạt đến cơ quan trung ương của các quốc gia thành viên Công ước Tống đạt và nhận được 925 kết quả.50 Theo quan điểm của tác giả, quy định miễn HPHLS của Công ước Tống đạt là cơ sở pháp lý để thực hiện

45 https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=17, 20/5/2019

46 Hague Conference on Private International Law (2016), Practical Handbook on the Operation of the

Service Convention, Permanent Bureau, tr.3

47 V Taborda Ferreira (1964), Explanatory Report on the 1965 Service Convention, Permanent Bureau,

tr 20

48 Mẫu 02B ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/TTLT-BTP-BNG-TANDTC ngày 19/10/2016 của

Bộ Tư pháp, Bộ Ngoại giao và Tòa án nhân dân tối cao quy định về trình tự, thủ tục tương trợ tư pháp trong lĩnh vực dân sự

49 Báo cáo số 465/BC-CP của Chính phủ về hoạt động tương trợ tư pháp năm 2018

50 Báo cáo số 429/BC-CP của Chính phủ về hoạt động tương trợ tư pháp năm 2016

hiệu quả công tác tương trợ tư pháp cũng như ủy thác tư pháp tống đạt giấy tờ Thủ tục HPHLS được xóa bỏ để tạo thuận lợi cho các yêu cầu của quốc gia thành viên của Công ước Tống đạt

Thứ hai, Công ước Thu thập chứng cứ Việt Nam là thành viên của Công ước

Thu thập chứng cứ kể từ ngày 03/5/2020.51 Mục đích của Công ước là xác lập nhiều cách thức hợp tác thu thập chứng cứ trong quá trình giải quyết tranh chấp dân sự hoặc thương mại tại cơ quan tư pháp của các quốc gia thành viên.52 Theo Điều 2 của Công ước Thu thập chứng cứ, loại giấy tờ được miễn HPHLS là Văn bản yêu cầu

cơ quan có thẩm quyền của quốc gia thành viên khác thực hiện thu thập chứng cứ hoặc thực hiện một số hoạt động tư pháp khác.53

Tác giả cho rằng, quy định của Công ước Thu thập chứng cứ về HPHLS có vai trò quan trọng trong việc thu thập chứng cứ của các quốc gia thành viên Khi có nhu cầu thu thập chứng cứ, các quốc gia này chỉ cần lập Văn bản yêu cầu thu thập chứng cứ mà không cần phải thông qua thủ tục HPHLS Rút ngắn thời gian để thu thập được chứng cứ thông qua việc ủy thác tư pháp ra nước ngoài là hết sức cần thiết cho việc giải quyết các vụ việc dân sự có yếu tố nước ngoài

2.1.2 Quy định về hợp pháp hóa lãnh sự trong các Điều ước quốc tế song phương

Tính đến tháng 10/2019, Việt Nam đã tham gia ký kết 40 ĐUQT song phương với các quốc gia có quy định về HPHLS Qua rà soát và nghiên cứu các ĐUQT song phương mà Việt Nam là thành viên, tác giả nhận thấy nội dung chính được đề cập trong các ĐUQT này về HPHLS là những loại giấy tờ được miễn HPHLS Có thể chia làm sáu nhóm như sau:

Một là, các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích tương trợ tư pháp về dân sự

Các giấy tờ, tài liệu được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền trong lĩnh vực tương trợ tư pháp về dân sự của mỗi quốc gia sẽ được miễn HPHLS Các giấy tờ được ban hành bởi cơ quan có thẩm quyền của các quốc gia có ký kết ĐUQT với Việt Nam sẽ được miễn HPHLS trong trường hợp những giấy tờ được ký kết và

51 https://www.hcch.net/en/instruments/conventions/status-table/?cid=82, 20/5/2020

52 Hague Conference on Private International Law (2016), Practical Handbook on the Operation of the

Evidence Convention 3rd edition (paper version), Permanent Bureau, tr.4-5; Philip W Amram (1968), Explanatory Report on the 1970 HCCH Evidence Convention, Offprint from the Acts and Documents of the

Eleventh Session, tome IV, Taking of evidence abroad, tr.3

53 Theo Công ước Thu thập chứng cứ, khái niệm "hoạt động tư pháp khác” không bao gồm hoạt động tống đạt giấy tờ tư pháp hoặc yêu cầu thi hành thi hành bản án hoặc quyết định của tòa án, hoặc quyết định áp dụng biện pháp khẩn cấp tạm thời hoặc biện pháp bảo vệ khác

đóng dấu chính thức bởi các cơ quan có thẩm quyền của các Bên Chẳng hạn, nếu các giấy tờ, tài liệu được ban hành và được chuyển qua các kênh liên lạc tương trợ

tư pháp giữa Việt Nam và Cam-pu-chia thì sẽ không cần thực hiện thủ tục HPHLS.54

Hai là, các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích tương trợ tư pháp về hình sự

Đối với những giấy tờ phục vụ mục đích tương trợ tư pháp về hình sự giữa Việt Nam và các nước này thì các loại giấy tờ này có thể được miễn HPHLS Chẳng

hạn, tại Điều 10 của Hiệp định tương trợ tư pháp (“HĐTTTP”) về hình sự giữa Việt

Nam và An-giê-ri có quy định rằng các giấy tờ và tài liệu được chuyển giao để thực hiện Hiệp định này sẽ được miễn mọi thủ tục hợp pháp hóa Tuy nhiên, trên những giấy tờ, tài liệu này cần phải có chữ ký và con dấu chính thức của nhà chức trách có thẩm quyền cấp những giấy tờ, tài liệu này Theo đó, các giấy tờ tài liệu được chuyển giao với mục đích tương trợ tư pháp về hình sự của Hiệp định sẽ được miễn thủ tục HPHLS khi sử dụng ở vùng lãnh thổ của hai quốc gia Việt Nam và An-giê-

ri Các HĐTTTP giữa Việt Nam và Tây Ban Nha, In-đô-nê-xi-a55 cũng có quy định tương tự đối với các loại tài liệu, giấy tờ được miễn HPHLS khi chuyển giao thông qua các cơ quan trung ương được cấp bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai Bên

Ba là, các giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong mục đích dân sự và hình sự

Tiêu biểu cho quy định miễn HPHLS loại giấy tờ này là tại Điều 7 HĐTTTP giữa Việt Nam và Triều Tiên trong các vấn đề dân sự và hình sự Các loại giấy tờ được miễn HPHLS theo Hiệp định này cũng có thể được tống đạt đến các cơ quan

có thẩm quyền của nước mình trên lãnh thổ của Bên ký kết kia, một cách trực tiếp

và không áp dụng biện pháp cưỡng chế Sự tống đạt này phải được sự đồng ý của cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại

Bốn là, các giấy tờ, tài liệu được sử dụng trong mục đích dân sự và thương mại

Chỉ có HĐTTTP trong lĩnh vực dân sự và thương mại giữa Việt Nam và giê-ri quy định về các tài liệu sử dụng cho mục đích dân sự và thương mại mới được miễn HPHLS Điều kiện đặt ra ở đây là các giấy tờ, tài liệu này phải có chữ ký

An-và con dấu chính thức của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc An-giê-ri theo Điều 5 HĐTTTP trong lĩnh vực dân sự và thương mại năm 2010

54 Điều 11 HĐTTTP trong lĩnh vực dân sự giữa Việt Nam và Cam-pu-chia

55 Điều 21 HĐTTTP giữa Việt Nam và Tây Ban Nha; Điều 19 HĐTTTP giữa Việt Nam và In-đô-nê-xi-a