Tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại thành phố hồ chí minh

Lý do nghiên cứu luận văn Đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh” đượ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN PHẠM NGỌC HÂN

TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG

MỘT SỐ DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG

TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

NGUYỄN PHẠM NGỌC HÂN

TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG

DẪN LUẬN 1

Chương 1 9

KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC XÂY DỰNG 9

1.1 Mấy vấn đề cơ bản về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử 9

1.1.1 Về tài liệu điện tử 9

1.1.2 Về quản lý tài liệu điện tử 21

1.2 Tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng 29

1.2.1 Về tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng 29

1.2.2 Về quản lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng 33

Chương 2 39

THỰC TRẠNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG MỘT SỐ DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 39

2.1 Giới thiệu về một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh 39

2.1.1 Một số đặc điểm chung 39

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp 43

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp 44

2.2 Thực tiễn quản lý tài liệu điện tử trong doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng 45

2.2.1 Ban hành và hướng dẫn thực hiện các quy định về quản lý tài liệu điện tử 45 2.2.2 Xây dựng tổ chức và đội ngũ nhân sự thực hiện quản lý tài liệu điện tử 50

2.2.5 Cơ sở hạ tầng thông tin cho tổ chức quản lý tài liệu điện tử 68

2.3 Đánh giá chung 71

2.3.1 Ưu điểm 71

2.3.2 Hạn chế 74

Chương 3 80

GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP NƯỚC NGOÀI HOẠT ĐỘNG TRÊN LĨNH VỰC XÂY DỰNG TẠI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 80

3.1 Một số định hướng và yêu cầu nâng cao hiệu quả công tác quản lý tài liệu điện tử tại doanh nghiệp 80

3.1.1 Định hướng 80

3.1.2 Yêu cầu 82

3.2 Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử tại doanh nghiệp 84

3.2.1 Nhóm giải pháp đảm bảo các điều kiện để nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu điện tử 84

3.2.2 Nhóm giải pháp nâng cao chất lượng nghiệp vụ quản lý tài liệu điện tử 95

3.3 Kiến nghị 107

KẾT LUẬN 110

TÀI LIỆU THAM KHẢO 115

PHỤ LỤC 126

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi và được sự hướng dẫn khoa học của Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng Các nội dung nghiên cứu trong

đề tài này là trung thực và chưa từng công bố, được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài liệu tham khảo

Học viên cao học

Nguyễn Phạm Ngọc Hân

Tôi xin gửi lời cảm ơn đến quý Thầy Cô Bộ môn Lưu trữ học - Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh đã tận tình truyền đạt kiến thức cho học viên trong quá trình học tập tại trường Vốn kiến thức quý báu này không chỉ là nền tảng để tôi thực hiện luận văn

mà còn là nền tảng cho quá trình nghiên cứu và học tập sau này

Đặc biệt, học viên xin gửi lời cảm ơn chân thành và tri ân sâu sắc đến Tiến sĩ Nghiêm Kỳ Hồng là giảng viên hướng dẫn trực tiếp đã nhiệt tình hướng dẫn, chỉ bảo và động viên, khích lệ rất nhiều để học viên có thể hoàn thành luận văn này

Xin chân thành cảm ơn gia đình, các anh chị, bạn bè đồng nghiệp đã tạo điều kiện và hỗ trợ, cung cấp tư liệu thực tế để giúp tôi hoàn thành đề tài

Do trình độ lý luận cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên đề tài không thể tránh khỏi những thiếu sót, rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy Cô để học viên hoàn thiện đề tài tốt hơn

DẪN LUẬN

1 Lý do nghiên cứu luận văn

Đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong một số doanh

nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh”

được thực hiện từ những lý do chính sau đây:

Thứ nhất, hiện nay, máy tính là một công cụ không thể thiếu trong hoạt động

của các cơ quan, tổ chức Những tài liệu điện tử được tạo ra từ máy tính cũng tất yếu trở thành tài sản của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và cần được tổ chức quản

lý một cách khoa học Tài liệu điện tử dần trở thành một thuật ngữ quen thuộc bên cạnh tài liệu giấy, là một công cụ không thể thiếu trong các văn phòng, cơ quan, doanh nghiệp hiện nay

Thứ hai, với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, tài liệu điện

tử ngày càng tăng nhanh về số lượng, giao dịch điện tử ngày càng phổ biến và được

sử dụng rộng rãi trong các lĩnh vực kinh tế - xã hội Đặc biệt, tại các doanh nghiệp

có vốn đầu tư nước ngoài, tài liệu điện tử là nguồn tài liệu vô cùng quan trọng và đóng góp một phần không nhỏ trong sự phát triển của các doanh nghiệp Việc tổ chức quản lý tài liệu điện tử trở thành vấn đề rất được quan tâm hiện nay ở mọi cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nói riêng và các quốc gia nói chung

Thứ ba, sự ra đời của tài liệu điện tử đã tác động đến công tác văn thư và lưu

trữ hiện nay tại các cơ quan, tổ chức Song song với những tiện ích vượt trội do tài liệu điện tử mang lại, các doanh nghiệp cũng đang đối mặt với nhiều khó khăn, thách thức cần được khắc phục trong quản lý tài liệu điện tử, chẳng hạn như sự phụ thuộc ngày càng nhiều vào máy móc, thiết bị; độ tin cậy và tính pháp lý của thông tin trong tài liệu điện tử; vấn đề bản gốc, bản chính, bản sao hay vấn đề bảo mật thông tin cần được nghiên cứu đề ra các giải pháp thiết thực và hiệu quả

Thứ tư, nghiên cứu về tài liệu điện tử ở nước ta hiện mới đạt được những

thành quả bước đầu, trong khi nhiều nước trên thế giới như các nước Mỹ, Nga, Anh,

Trung Quốc… đã quan tâm đến vấn đề này từ rất sớm

Thứ năm, nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong

mọi loại hình cơ quan, trong đó có doanh nghiệp nước ngoài theo đúng pháp luật pháp Việt Nam, thông lệ quốc tế và các quy tắc của khoa học nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ là một yêu cầu khách quan trong bối cảnh hội nhập kinh tế thế giới

Chính vì các lý do trên, tôi chọn vấn đề “Tổ chức quản lý tài liệu điện tử

trong một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài luận văn cao học, trong đó tập trung khảo sát

và nghiên cứu tại một số doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của Luận văn

2.1 Mục đích nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu của đề tài là trên cơ sở đánh giá thực trạng quản lý tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp nước ngoài, cụ thể là các doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh, luận văn đề xuất một

số giải pháp nhằm khắc phục những tồn tại, hạn chế của thực trạng, góp phần nâng cao chất lượng quản lý tài liệu điện tử trong hoạt động của các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài nói riêng và tất cả các doanh nghiệp hiện đang hoạt động tại Việt Nam nói chung

2.2 Nhiệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu, tổng hợp hệ thống cơ sở lý luận, các nguồn tư liệu, các quy định pháp lý cần thiết về quản lý tài liệu điện tử trong, ngoài nước để làm sáng tỏ hơn cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý về quản lý tài liệu điện tử trong các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam

- Tìm hiểu các chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các doanh nghiệp được khảo sát, và thành phần, nội dung tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các doanh nghiệp này

- Nghiên cứu, khảo sát tình hình quản lý tài liệu điện tử trong một số doanh nghiệp nước ngoài nhằm đánh giá đúng thực trạng, nêu rõ ưu điểm, khuyết điểm cùng những bài học kinh nghiệm

- Trên cơ sở đánh giá thực trạng nghiên cứu, luận văn đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng, hiệu quả quản lý tài liệu điện tử trong hoạt động của các

cơ quan, doanh nghiệp

3 Tình hình nghiên cứu đề tài

Từ cuối những năm 90 của thế kỷ 20, vấn đề tài liệu điện tử đã được đặt ra tại Việt Nam Năm 1997, Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước đã tổ chức hội nghị

khoa học với chủ đề Lưu trữ tài liệu điện tử, là bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam

trong việc tiếp nhận và khẳng định sự hình thành một loại hình tài liệu mới Sau đó, liên tiếp các hội nghị, hội thảo về tài liệu điện tử đã được tổ chức tại nước ngoài và tại Việt Nam, các tham luận tại các hội nghị, hội thảo này là nguồn tài liệu phong phú về tài liệu điện tử và các vấn đề có liên quan Chẳng hạn như các tham luận tại

Hội nghị khoa học Lưu trữ tài liệu điện tử (tổ chức tại Hà Nội, tháng 12 năm 1998),

tập trung đề cập đến tài liệu lưu trữ điện tử ở các cơ quan nhà nước, tổ chức kinh tế

- xã hội, các doanh nghiệp của Việt Nam hiện nay, các ưu khuyết điểm, kinh nghiệm về lưu trữ tài liệu điện tử ở nước ngoài, đề xuất các giải pháp lưu trữ tài liệu

điện tử tại nước ta Hay như các báo cáo tại Hội thảo Sarbica về Các chính sách và

thực tiễn xác định giá trị và bảo quản tài liệu lưu trữ điện tử (tổ chức tại Hà Nội,

năm 2004); Hội thảo khoa học Số hóa tài liệu lưu trữ - chia sẻ kinh nghiệm (tổ chức tại Hà Nội, tháng 10 năm 2009); Hội thảo khoa học quốc gia về Quản lý tài liệu

điện tử và lưu trữ điện tử - Thực tiễn Việt Nam và kinh nghiệm quốc tế do Trường

Đại học Nội vụ Hà Nội chủ trì tổ chức tại Đà Nẵng năm 2012; Hội thảo khoa học

quốc tế lần thứ XX về Tài liệu trong xã hội thông tin: quản lý có hiệu quả các tài

liệu điện tử tổ chức tại Moscow năm 2013; Hội thảo Khoa học quốc tế về Tính xác thực của tài liệu điện tử do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tại Hà Nội

năm 2014… là nguồn tài liệu rất phong phú về vấn đề này

Bên cạnh đó, trong thời gian qua đã có rất nhiều học giả, giảng viên, chuyên viên đang công tác tại các cơ quan nhà nước, các trường, học viện thực hiện các nghiên cứu về tài liệu điện tử và các vấn đề liên quan đến quản lý tài liệu điện tử với nhiều đề tài nghiên cứu khoa học, bài viết đăng trên các báo, tạp chí chuyên ngành Chẳng hạn như một số đề tài:

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Nghiên cứu ứng dụng tin học trong

việc quản lý văn bản đi - đến ở văn thư cơ quan của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà

nước năm 1997, do ThS Tiết Hồng Nga làm chủ nhiệm;

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp ngành Nghiên cứu thành phần tài liệu điện

tử của các cơ quan Nhà nước nộp vào Lưu trữ Quốc gia của Cục Văn thư và Lưu

trữ Nhà nước năm 2000, do ThS Tiết Hồng Nga làm chủ nhiệm;

- Đề tài nghiên cứu khoa học cấp bộ Quản lý văn bản điện tử trong cơ quan

nhà nước hiện nay của Học viện Chính trị - Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh năm

2008, do TS Lưu Kiếm Thanh làm chủ nhiệm;

- Đề tài nghiên cứu khoa học Xây dựng các yêu cầu và giải pháp quản lý tài liệu điện tử của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước năm 2010, do ThS Nguyễn Thị

Chinh làm chủ nhiệm;

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Ứng dụng công nghệ

thông tin trong quản lý văn bản - một giải pháp để hoàn thiện hệ thống thông tin quản lý của Bộ Khoa học và Công nghệ của Lê Tuấn Hùng, Trường Đại học Khoa

học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Quản lý tài liệu điện tử

hiện hành tại Văn phòng Trung ương Đảng thực trạng và giải pháp của Trần Ngọc

Sơn, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Nghiên cứu triển khai số

hóa tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Cục Lưu trữ Quốc gia Lào của Soulisouk

Thow, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Nghiên cứu xây dựng

bảng thời hạn bảo quản cho tài liệu của các công trình xây dựng cơ bản (công trình xây dựng dân dụng) của Dương Thị Thanh Huyền, Trường Đại học Khoa học Xã

hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);

- Đề tài luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học Tổ chức và quản lý công

tác lưu trữ trong các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài (nghiên cứu các doanh nghiệp trên địa bàn Thành phố Biên Hoà, Tỉnh Đồng Nai) của Trần Vũ

Thành, Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn (Đại học Quốc gia Hà Nội);

Ngoài ra, các tài liệu hướng dẫn của các cơ quan lưu trữ quốc gia các nước cũng là một nguồn tài liệu phong phú về quản lý tài liệu điện tử Các tài liệu này phản ánh chi tiết về các vấn đề liên quan đến tài liệu điện tử như hệ thống quản lý tài liệu điện tử, cách thức bảo quản tài liệu trong tương lai, các tiêu chuẩn, phần mềm ứng dụng, cũng như kinh nghiệm thực tiễn quản lý tài liệu điện tử tại các nước

Nói tóm lại, các đề tài, công trình nghiên cứu nêu trên đã đánh giá và phân tích một số vấn đề cơ bản có tính lý luận về tài liệu điện tử và công tác quản lý loại hình tài liệu này Các tài liệu này đã giúp học viên trang bị cơ sở lý luận và thực tiễn tương đối đầy đủ về đề tài đang nghiên cứu, góp phần giúp học viên đưa ra những nhận định phong phú và khách quan hơn khi giải quyết vấn đề đặt ra

4 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn vận dụng phương pháp luận của quan điểm duy vật biện chứng và duy vật lịch sử vào việc nghiên cứu đề tài, bám sát các quan điểm chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ Cụ thể, luận văn giải quyết vấn đề đặt ra trên cơ sở xuất phát từ thực tế khách quan – là thực trạng quản lý tài liệu điện

tử hiện nay tại một số doanh nghiệp được khảo sát nói riêng và các cơ quan, tổ chức

nói chung, sự gia tăng về số lượng của tài liệu điện tử và sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, đồng thời đặt trong bối cảnh lịch sử nhất định khi xem xét vấn đề Bên cạnh đó, nghiên cứu việc tổ chức quản lý tài liệu điện tử đặt trong nhiều mối quan hệ chứ không cô lập và tách rời, chẳng hạn nghiên cứu vấn đề trong mối quan hệ với hệ thống cơ sở pháp lý của Nhà nước Việt Nam, với các tiêu chuẩn

và hướng dẫn của nước ngoài Các nguyên tắc phương pháp luận của công tác văn thư - lưu trữ cũng được ứng dụng trong quá trình nghiên cứu đề tài

Đề tài áp dụng một số phương pháp nghiên cứu cụ thể như:

- Phương pháp lịch sử: thông qua các nguồn tài liệu thu thập được để nghiên cứu sự hình thành và phát triển các quan điểm chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư - lưu trữ, đặc biệt là về tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức Phương pháp lịch sử còn được vận dụng trong việc phân tích quá trình hình thành và phát triển của một số doanh nghiệp được khảo sát cùng thực trạng tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp

- Phương pháp logic: được sử dụng để nghiên cứu, tìm ra bản chất, quy luật vận động và phát triển của các quan điểm chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về tổ chức quản lý tài liệu điện tử cũng như khuynh hướng chung trong tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại Việt Nam và trên thế giới hiện nay

- Phương pháp điều tra khảo sát là một trong những phương pháp chính được luận văn vận dụng nhằm phát hiện và làm rõ đặc điểm, ưu điểm và hạn chế của thực trạng Cụ thể, luận văn tiến hành điều tra khảo sát một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh nhằm nắm bắt các thông tin quan trọng về quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan này, thông qua các hoạt động như trao đổi với nhân viên, thu thập các tài liệu, chụp ảnh Ngoài ra, luận văn cũng sử dụng phương pháp so sánh để so sánh thực trạng quản lý tài liệu điện tử với các quy định, hướng dẫn do Nhà nước đặt ra và các quy chế được doanh nghiệp ban hành, từ đó rút ra một số nhận xét về ưu điểm, hạn chế của thực trạng Phương pháp tổng hợp và phân tích được sử dụng để thu thập, xử lý thông tin nhằm

khái quát, phân tích thực trạng và từ đó đề xuất các giải pháp để nâng cao chất lượng tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan doanh nghiệp

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của Luận văn

5.1 Đối tượng nghiên cứu

Quản lý tài liệu điện tử bao gồm nhiều vấn đề khác nhau, nhưng trong khuôn khổ luận văn là nghiên cứu quản lý văn bản điện tử đi, văn bản điện tử đến, lập hồ

sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan tại một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng Luận văn không đi sâu nghiên cứu các vấn đề có liên quan đến soạn thảo văn bản điện tử, khoa học máy tính và công nghệ thông tin

sự ra đời của Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Đầu tư nước ngoài tại Việt Nam vào tháng 6 năm 2000 và Chỉ thị số 58-CT/TW ngày 17 tháng 10 năm 2000 của Bộ Chính trị về đẩy mạnh ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin phục vụ

sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá Đây là cơ sở lý luận và thực tiễn để học viên lựa chọn giới hạn thời gian nghiên cứu nhằm làm rõ những tác động và chuyển biến trong công tác quản lý tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp nước ngoài

- Về nội dung, luận văn nghiên cứu vấn đề quản lý văn bản điện tử đi, văn bản điện tử đến, lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan tại một số doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng

6 Ý nghĩa của luận văn

Về mặt lý luận, luận văn đã trình bày và tổng hợp những quy định pháp lý về công tác tổ chức quản lý tài liệu điện tử do Nhà nước ban hành từ trước đến nay áp dụng tại các cơ quan, tổ chức Luận văn cũng tiến hành phân tích sơ bộ về các tiêu chuẩn được một số nước áp dụng trong công tác tổ chức quản lý tài liệu điện tử

Về mặt thực tiễn, luận văn mong muốn đóng góp các ý nghĩa sau:

- Góp phần khái quát thực trạng tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp nước ngoài nói chung và các doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng

- Từ đó, luận văn tiến hành đề xuất một số giải pháp, đúc rút các kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý tài liệu điện tử hiện nay tại các

cơ quan, doanh nghiệp

- Cuối cùng, thông qua việc thực hiện đề tài này, học viên nâng cao được khả năng nghiên cứu khoa học, trang bị thêm nhận thức lý luận, làm cơ sở cho quá trình nghiên cứu và tiếp tục học tập sau này

7 Kết cấu của luận văn

Luận văn được xây dựng gồm ba chương sau đây:

Chương 1: Khái quát về tài liệu điện tử và tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng

Chương 2: Thực trạng quản lý tài liệu điện tử trong các doanh nghiệp nước ngoài hoạt động trên lĩnh vực xây dựng tại Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả quản lý văn bản tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp nước ngoài

Chương 1

KHÁI QUÁT VỀ TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ TÀI LIỆU

ĐIỆN TỬ TRONG LĨNH VỰC XÂY DỰNG

1.1 Mấy vấn đề cơ bản về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử

1.1.1 Về tài liệu điện tử

1.1.1.1 Khái niệm

Thông tin phục vụ cho hoạt động lãnh đạo, quản lý hàng ngày của một cơ quan, tổ chức chủ yếu được thể hiện ở dạng văn bản Văn bản, tài liệu sản sinh trong hoạt động hàng ngày của các cơ quan, doanh nghiệp là phương tiện không thể thiếu, là công cụ chủ yếu để các cơ quan thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Bằng văn bản, tài liệu, các cấp quản lý thực hiện công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động nội bộ cơ quan, chỉ đạo hoạt động của các bộ phận, đơn vị, phòng ban trực thuộc, duy trì vai trò lãnh đạo và quản trị cơ quan Không thể phủ nhận vai trò to lớn về nhiều mặt của văn bản, tài liệu trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp Cho đến những năm 1990, tài liệu ghi trên các phương tiện điện tử bắt đầu xuất hiện Những dữ liệu được tạo ra từ các phương tiện điện tử cũng tất yếu trở thành tài sản của cơ quan, tổ chức, và cần được tổ chức quản lý và lưu trữ Cho đến nay, các cơ quan, tổ chức đã sản sinh nên một lượng đáng kể tài liệu điện

tử trong quá trình hoạt động của mình Thuật ngữ “tài liệu điện tử” ra đời từ đó và hiện đang tồn tại rất nhiều khái niệm về thuật ngữ này

Trước hết, để làm rõ thuật ngữ “tài liệu điện tử” không thể không phân tích

sơ lược về khái niệm “tài liệu” Pháp luật lưu trữ nước ta đã quy định tại Khoản 2,

Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 rằng “tài liệu là vật mang tin được hình

thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [43, tr.1] Theo đó,

tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên cứu, sổ

sách, biểu thống kê, âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim, băng, đĩa ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử, bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật, sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay, tranh vẽ hoặc in, ấn phẩm và vật mang tin khác Hay theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7420:2004 (ISO/TR 15489:2001) Tiêu chuẩn

quốc gia về Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ, tài liệu được hiểu là “thông tin

được ghi lại hoặc vật thể được xử lý như một đơn vị” [3, tr.3]

Về “tài liệu điện tử”, pháp luật lưu trữ nước ta đã quy định nhiều khái niệm

có liên quan đến thuật ngữ này tại một số văn bản như Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ

thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP

ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ… Một số tài liệu hướng dẫn và tiêu chuẩn nước ngoài cũng đã đưa

ra nhiều khái niệm phong phú về tài liệu điện tử Trong khuôn khổ hạn hẹp của luận văn, học viên xin trình bày về khái niệm tài liệu điện tử thông qua việc tìm hiểu một

số văn bản, tiêu chuẩn, hướng dẫn trong và ngoài nước như sau:

- Điều 13 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 quy định tài liệu lưu trữ điện tử là

“tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác” [43, tr.6] Khoản 8, Điều 3 Nghị định số

64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước lần đầu tiên quy định chính

thức “văn bản điện tử là văn bản được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu” [27,

tr.1] Định nghĩa này một lần nữa được nêu tại Khoản d, Điều 4 Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Thông điệp dữ liệu ở đây được hiểu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử, trong đó, theo Khoản 10, Điều

4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 thì “phương tiện điện tử” là “phương

tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự” [40, tr.2]

- Một số tiêu chuẩn về quản lý hồ sơ như Tiêu chuẩn ISO 15489 Thông tin

và tư liệu – Quản lý hồ sơ và Tiêu chuẩn ISO 16175 Thông tin và tư liệu – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử mô

tả tài liệu điện tử là tài liệu được ghi trên phương tiện kỹ thuật số, được lập ra, truyền tải, lưu trữ và truy cập bằng các thiết bị kỹ thuật số Tiêu chuẩn ISO 15489 thường được các nước phát triển áp dụng để xây dựng và ban hành văn bản tiêu chuẩn quốc gia về quản lý tài liệu công vụ, trong đó có tài liệu điện tử Tiêu chuẩn Pros 99/007 về quản lý tài liệu điện tử lần đầu tiên được Bang Victoria (Úc) ban hành, đưa ra một số yêu cầu, khuyến nghị trong quản lý tài liệu điện tử

- Cơ quan Lưu trữ Quốc gia Úc cho rằng tài liệu điện tử bao gồm

“word-processed documents, spreadsheets, multimedia presentations, email, websites and online transactions”, tạm dịch là các tài liệu được lập ra bằng các phần mềm soạn

thảo, tính toán như văn bản, bảng tính, bảng trình chiếu nghe nhìn, thư điện tử, các trang thông tin điện tử và các giao dịch trực tuyến Cũng theo cơ quan này, tài liệu điện tử có mặt trong nhiều hệ thống thông tin của cơ quan, tổ chức bao gồm

“databases and business information systems, shared folders and hard drives” là

cơ sở dữ liệu, hệ thống thông tin kinh doanh, các thư mục dùng chung và các ổ cứng máy tính Tại Nga, Luật liên bang về chữ ký số điện tử định nghĩa tài liệu điện tử là

“tài liệu mà thông tin của nó thể hiện dưới dạng số điện tử” Hay tác giả Thomas R

(Mỹ) đã định nghĩa trong tác phẩm Managing Electronic Records (1990), tài liệu

điện tử “còn gọi là tài liệu đọc bằng máy, là những dữ liệu ở dạng đặc biệt chỉ có

thể đọc và xử lý bằng máy vi tính” Tài liệu điện tử được tạo ra từ các phần mềm

máy tính, có mặt ở khắp các hệ thống thông tin, thư mục, ổ cứng của cơ quan, tổ chức Trong khi đó, theo Hướng dẫn Quản lý Tài liệu Điện tử của cơ quan Lưu trữ Bang Minnesota (Hoa Kỳ), tài liệu điện tử là tài liệu được tạo ra, gửi đi, nhận được,

giao dịch hoặc lưu trữ bằng các phương tiện điện tử Quan điểm này cũng đồng nhất với quan điểm về khái niệm tài liệu điện tử của lưu trữ nhà nước ta

Tóm lại, phân tích một số khái niệm nêu trên, ta thấy rằng tuy có sự khác nhau trong định nghĩa thuật ngữ “tài liệu điện tử”, song chúng đều khẳng định rằng, tài liệu điện tử là vật mang tin được tạo lập ở dạng mà thông tin trong đó được tạo

ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng các phương tiện điện tử Phương tiện điện tử chính là các thiết bị hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật

số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân hoặc

là vật mang tin mà thông tin trong đó được tạo lập bằng việc biến đổi các loại hình thông tin trên các vật mang tin khác sang thông tin dùng tín hiệu số Trong lĩnh vực xây dựng, tài liệu điện tử sản sinh trong hoạt động của các doanh nghiệp chính là các văn bản, bảng tính, bảng trình chiếu, bản vẽ, bản thiết kế, hình ảnh, phim được tạo ra từ các phần mềm soạn thảo văn bản, chương trình thiết kế như Microsoft Word, Open Office, Adobe, Autocad, Corel…, các thư điện tử, các bản fax…

Ngoài ra, để phục vụ cho việc nghiên cứu về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong phạm vi đề tài, luận văn phân tích sơ lược một số khái niệm khác

có liên quan đến tài liệu điện tử, như:

Hồ sơ điện tử

Theo Khoản 1, Điều 2 Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm

2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật lưu trữ, hồ sơ

điện tử được giải thích là “tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một

vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [30, tr.1] Các tài liệu điện tử tập hợp trong hồ sơ điện tử là

các thông tin nằm trong các tài liệu điện tử, dưới dạng các tập tin Các tập tin này có

thể là bản điện tử trực tiếp được hình thành và xử lý tiếp tục bằng các phần mềm tương ứng, hoặc là bản số hóa của các tài liệu giấy

Lập hồ sơ điện tử

Tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức cần được lập hồ sơ để bảo quản theo quy định Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử Hồ

sơ điện tử phải đảm bảo tính xác thực, tính toàn vẹn và khả năng truy cập Việc lập

hồ sơ điện tử còn phải đảm bảo nội dung, cấu trúc và bối cảnh hình thành, được bảo

vệ để không bị hư hỏng, hoặc bị hủy hoại, sửa chữa hay mất dữ liệu

Cơ sở dữ liệu

Theo Khoản 4 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, cơ sở dữ liệu

là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp, tổ chức để truy cập, khai thác, quản lý và cập nhật thông qua phương tiện điện tử Nói cách khác, cơ sở dữ liệu là tập hợp có cấu trúc của những dữ liệu có liên quan được lưu trữ trong máy tính Cơ sở dữ liệu được thiết kế, xây dựng và lưu trữ với một mục đích xác định như phục vụ lưu trữ, truy xuất dữ liệu

Cơ sở hạ tầng thông tin

Theo Điều 4 Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26 tháng 8 năm 2015 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến

và lập hồ sơ trong môi trường mạng, cơ sở hạ tầng thông tin là “hệ thống trang thiết

bị phục vụ cho việc sản xuất, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông tin số, bao gồm mạng viễn thông, mạng Internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu”

[36, tr.1] Cơ sở hạ tầng thông tin là nền tảng vững chắc cho mọi hoạt động và các ứng dụng liên quan đến công nghệ thông tin của một cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Một hệ thống không ổn định hoặc tồn tại nhiều yếu tố rủi ro có thể gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến hiệu quả và hiệu suất kinh doanh của doanh nghiệp

An toàn thông tin

An toàn thông tin theo Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm

2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ

quan nhà nước bao gồm “các hoạt động quản lý, nghiệp vụ và kỹ thuật đối với hệ

thống thông tin nhằm bảo vệ, khôi phục các hệ thống, các dịch vụ và nội dung thông tin đối với nguy cơ tự nhiên hoặc do con người gây ra” [27, tr.1]

Phương tiện điện tử

Theo Khoản 10, Điều 4 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, “phương

tiện điện tử” là “phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật

số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự”

như máy tính, fax, truyền hình, điện thoại không dây, máy tính kết nối mạng [40, tr.2]

Chữ ký điện tử

Điều 21 Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 quy định “chữ ký điện tử”

là “chữ ký được tạo lập dưới dạng từ, chữ, số, ký hiệu, âm thanh hoặc các hình thức

khác bằng phương tiện điện tử, gắn liền hoặc kết hợp một cách lô gíc với thông điệp

dữ liệu” Chữ ký điện tử có khả năng xác nhận người ký thông điệp dữ liệu và xác

nhận sự chấp thuận của người đó đối với nội dung thông điệp dữ liệu được ký và tính nguyên bản của nội dung dữ liệu đó

1.1.1.2 Đặc điểm

Tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu đặc biệt, trong đó thông tin, dữ liệu điện tử được tạo ra, chuyển giao và lưu trữ bằng các phương tiện điện tử, và ngược lại thông tin điện tử cũng chỉ được đọc, chỉnh sửa và tra tìm thông qua việc sử dụng các phương tiện điện tử Tài liệu điện tử có những đặc điểm cơ bản của tài liệu giấy,

cụ thể là các đặc điểm như sau:

- Tài liệu điện tử có bản chính, bản gốc, bản sao, có nguồn gốc xuất xứ và các yếu tố tạo thành

- Tài liệu điện tử chứa đựng thông tin, có mối quan hệ lô gíc với những tài liệu khác để tạo nên hồ sơ hoàn chỉnh và một phần của tài liệu điện tử có ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…

- Tài liệu điện tử còn chứa đựng những thông tin phản ánh chức năng, nhiệm

vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu sẽ trở thành tài liệu lưu trữ điện tử và là

một thành phần không thể thiếu trong phông lưu trữ của các cơ quan, tổ chức và phông lưu trữ quốc gia của các nước trên thế giới

Bên cạnh những đặc điểm tương đồng, tài liệu điện tử có một số đặc điểm khác biệt chủ yếu với tài liệu giấy như sau:

- Về cách thức ghi tin: Tài liệu điện tử được ghi tin bằng cách sử dụng các phần mềm ghi tin và xây dựng cơ sở dữ liệu Các phần mềm này được thiết lập từ các công thức toán học hệ thập phân phức tạp và đóng vai trò quan trọng trong việc ghi tin và tạo lập tài liệu điện tử Các phần mềm mã hóa toàn bộ các ký tự, chữ, số

từ bàn phím máy tính vào các ổ cứng và thể hiện, trình chiếu chúng lên màn hình Trong tài liệu điện tử, dữ liệu thông tin được biểu diễn bằng các số nhị phân, là sự kết hợp số 1 và số 0 để biểu diễn tất cả ký tự, hình ảnh, ký hiệu, sơ đồ, âm thanh Nội dung của tài liệu điện tử được ghi trên các phương tiện mang tin từ tính, quang học và được biểu diễn bởi các ký hiệu mà con người chỉ có thể tiếp cận/ đọc được khi chúng được giải mã bằng các phương tiện mang tin khác

- Về sự liên kết giữa nội dung của tài liệu và phương tiện mang tin: Tài liệu giấy được hình thành trên cơ sở nội dung thông tin được tạo lập và thể hiện ngay trên nền vật mang tin, nội dung tài liệu và vật mang tin không thể tách rời Trong khi đó, nội dung của tài liệu điện tử có thể được tách biệt khỏi phương tiện mang tin ban đầu để chuyển sang các phương tiện mang tin khác Với sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử, nội dung tài liệu có thể dễ dàng được dịch chuyển từ vật mang

tin này sang những vật mang tin khác Không những thế, định dạng tài liệu điện tử cũng có thể thay đổi so với định dạng gốc ban đầu nhưng vẫn đảm bảo nguyên vẹn nội dung thông tin của tài liệu

- Về khai thác, sử dụng: Tài liệu điện tử chỉ có thể được khai thác, sử dụng được thông qua sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử trong môi trường điện tử Như chúng ta đã biết, tài liệu điện tử ra đời gắn liền với sự phát triển của máy tính và các phần mềm ghi tin Nếu không có các phương tiện điện tử này, tài liệu điện tử không thể được tạo lập Ngay cả khi tài liệu điện tử đã được tạo lập hoàn chỉnh nhưng thiếu phương tiện điện tử và môi trường điện tử, thông tin điện tử cũng không thể truy cập được Do đó, phương tiện điện tử và môi trường điện tử đóng vai trò quan trọng trong việc tạo lập, sử dụng và khai thác tài liệu điện tử

So với các loại hình tài liệu khác, tài liệu điện tử có một số ưu điểm nhất định Chính các ưu điểm này làm cho tài liệu điện tử nhanh chóng thông dụng, phổ biến và được lựa chọn sử dụng rộng rãi trong thời đại phát triển công nghệ thông tin như hiện nay Một số ưu điểm chủ yếu của tài liệu điện tử là:

- Việc truyền tải, gửi, nhận thông tin nhanh chóng trong môi trường điện tử, không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý Đây là ưu điểm lớn nhất của tài liệu điện

tử Thông qua tài liệu điện tử, các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp truyền tải, gửi và nhận thông tin một cách nhanh chóng, bất kể vị trí địa lý Trong môi trường điện tử, thời gian chuyển giao tài liệu là rất ngắn, và có thể chuyển cùng lúc cho nhiều người mà không cần nhân bản văn bản

- Phương tiện lưu trữ tài liệu điện tử thường nhỏ gọn, chứa được dung lượng lớn, tiết kiệm diện tích phòng, kho lưu trữ Với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin như hiện nay, phương tiện lưu trữ điện tử ngày càng nhỏ gọn, có trọng lượng nhẹ và chứa được dung lượng lớn Nếu như trước đây, băng từ hay đĩa mềm là thiết bị lưu trữ phổ biến, thì ngày nay, nhiều thiết bị lưu trữ nhỏ gọn hơn ra đời như USB, thẻ nhớ SD, ổ đĩa lai SSD… đã dần dần thay thế các thiết bị lưu trữ cồng kềnh

- Tài liệu điện tử thuận lợi trong việc tra cứu thông tin, tài liệu Ưu điểm này của tài liệu điện tử giúp cho quá trình tra tìm và xử lý thông tin được nhanh chóng

và hiệu quả Bằng các phần mềm xử lý văn bản, người nghiên cứu có thể tổng hợp, phân tích nhiều thông tin dữ liệu trong nhiều tài liệu điện tử khác nhau Tài liệu điện

tử có tính năng đa truy cập và cho phép nhiều người cùng sử dụng một tài liệu tại một thời điểm Tài liệu điện tử còn mang đến khả năng truy cập thông tin từ xa trong mọi điều kiện không gian, thời gian Việc nghiên cứu, sử dụng tài liệu nhờ đó rút ngắn được thời gian, khoảng cách mà vẫn đảm bảo khai thác đầy đủ thông tin, tiết kiệm thời gian và chi phí, nâng cao chất lượng hiệu quả công việc

Bên cạnh các ưu điểm, tài liệu điện tử cũng có một số hạn chế so với tài liệu giấy như:

- Tài liệu điện tử chứa đựng nhiều rủi ro, nguy cơ trong bảo quản an toàn và lâu dài tài liệu Trong môi trường điện tử, tài liệu điện tử luôn đối mặt với nguy cơ các phương tiện điện tử lỗi thời rất nhanh về mặt công nghệ Độ bền của các thiết bị lưu trữ tài liệu điện tử cũng là một mối quan tâm lớn, đòi hỏi chế độ bảo quản phù hợp để tránh hư hỏng hoặc làm chậm quá trình hỏng hóc Ngoài ra, tài liệu điện tử

dễ bị phá hủy bởi virus nếu không được kiểm tra thường xuyên và bảo quản thích hợp Bên cạnh đó, việc hư hỏng vật mang tin, thiết bị lưu trữ tài liệu cũng dễ xảy ra gây mất mát một phần hoặc toàn bộ thông tin dữ liệu bên trong

- Tài liệu điện tử còn đối mặt với một hạn chế lớn đó là khó bảo mật thông tin Các hành vi đánh cắp, phá hoại, cố ý sửa đổi thông tin hay truy cập trái phép gây tổn hại nghiêm trọng đến an toàn thông tin của tài liệu điện tử Chính từ sự dễ dàng, thuận tiện trong sao chép, nhân bản thông tin dẫn đến việc tài liệu điện tử có nguy cơ bị tấn công, đánh cắp thông qua hệ thống máy vi tính, internet

- Cơ sở pháp lý của tài liệu điện tử hiện vẫn đang là đề tài gây tranh cãi của các nhà nghiên cứu, khoa học Ở tài liệu giấy, các yếu tố thể hiện tính pháp lý của tài liệu là con dấu và chữ ký của người có thẩm quyền Tuy nhiên, vấn đề chữ ký

điện tử ở tài liệu điện tử chưa được quy định rõ ràng và cụ thể, gây khó khăn và cản trở đến hoạt động hàng ngày của các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp

Như vậy, qua phân tích khái niệm và đặc điểm của tài liệu điện tử cũng như một số ưu điểm và hạn chế, có thể nói tài liệu điện tử là một loại hình tài liệu đặc biệt, có nhiều ý nghĩa về chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội… chứa đựng những thông tin phản ánh chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hình thành tài liệu Tài

liệu điện tử sau khi được nộp lưu vào lưu trữ cơ quan sẽ trở thành tài liệu lưu trữ

điện tử và là một thành phần không thể thiếu trong phông lưu trữ của các cơ quan,

tổ chức và phông lưu trữ quốc gia

1.1.1.3 Các định dạng tài liệu điện tử

Định dạng tài liệu là một yếu tố đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo tài liệu điện tử duy trì trạng thái có thể đọc được Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin, ngày càng nhiều loại định dạng mới của tài liệu điện tử được thiết kế và áp dụng vào đời sống Tài liệu điện tử có thể tồn tại ở nhiều định dạng khác nhau tùy thuộc nhu cầu thể hiện thông tin ở dạng ký tự, hình ảnh, âm thanh, hình vẽ, sơ đồ… Các nhóm định dạng phổ biến của tài liệu điện tử theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BTTTT ngày 04 tháng 01 năm 2011 của Bộ Thông tin và Truyền thông công bố Danh mục tiêu chuẩn kỹ thuật về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước là:

- Nhóm định dạng văn bản

Tập tin văn bản thông thường được tạo ra từ các chương trình phần mềm xử

lý văn bản Các định dạng thường gặp của tập tin văn bản là: định dạng Plain Text (.txt) dành cho các tài liệu cơ bản không có cấu trúc; Rich Text (.rtf) phiên bản 1.8, 1.9.1 dành cho các tài liệu có thể trao đổi giữa các nền khác nhau; Portable Document (.pdf) phiên bản 1.4, 1.5, 1.6, 1.7 dành cho các tài liệu chỉ đọc; văn bản Word (.doc) của Microsoft phiên bản Word 1997-2003, Open Document Text (.odt) phiên bản 1.0

- Nhóm định dạng bảng tính

Tập tin bảng tính chứa các số liệu và mối liên hệ giữa các số liệu này Định dạng Comma Separated Variable/Delimited (.csv) dành cho các bảng tính cần trao đổi giữa các ứng dụng khác nhau, Excel của Microsoft (.xls) phiên bản Excel 1997-

2003, Open Document Spreadsheets (.ods) phiên bản 1.0

- Nhóm định dạng trình diễn

Định dạng Hypertext Document (.htm) cho các bài trình bày được trao đổi thông qua các loại trình duyệt khác nhau, Portable Document (.pdf) cho các bài trình bày lưu dưới dạng chỉ đọc, PowerPoint (.ppt) của Microsoft phiên bản PowerPoint 1997-2003, Open Document Presentation (.odp) phiên bản 1.0

- Nhóm định dạng đồ họa

Các tập tin đồ họa chứa nhiều hình ảnh được chia thành đồ họa véc tơ và đồ họa mành Tập tin đồ họa véc tơ chứa hình ảnh dạng hình học có định dạng Encapsulated PostScript (.eps), Drawing Interchange Format (.dxf), Computer Graphics Metafile (.cgm) Tập tin đồ họa mành chứa hình ảnh là tập hợp các điểm ảnh có định dạng Joint Photographic Expert Group (.jpg), Graphic Interchange (.gif) version 89a, Tag Image File (.tif), Portable Network Graphics (.png)

- Nhóm định dạng tài liệu nghe nhìn

Tài liệu nghe nhìn chứa các hình ảnh chuyển động và âm thanh Tài liệu nghe nhìn thường có định dạng Real Audio/Real Video (.ra), (.ram), (.rm), (.rmm), Apple Quicktime (.avi), (.mov), (.qt)…

- Nhóm định dạng ngôn ngữ đánh dấu

Ngôn ngữ đánh dấu còn gọi là định dạng đánh dấu, chứa các chỉ dẫn để hiển thị hoặc hiểu nội dung của tập tin, thường là các định dạng XML v1.0 (5th edition) – Extensible Markup Language phiên bản 1.0 (5th edition), XML v1/1 - Extensible Markup Language phiên bản 1.1…

- Nhóm định dạng cơ sở dữ liệu

Tập tin dữ liệu được tạo ra từ các chương trình phần mềm cơ sở dữ liệu Tập tin dữ liệu được chia thành các trường và bảng biểu, chẳng hạn tập tin dữ liệu về khách hàng chứa các trường dữ liệu thông tin tên, địa chỉ… của khách hàng

1.1.1.4 Nhóm tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của cơ quan,

có thể tra cứu và sử dụng khi có sự hỗ trợ của các phương tiện điện tử

- Tài liệu nguyên gốc là tài liệu giấy hoặc các vật mang tin khác, sau đó được tạo lập thêm các phiên bản khác dưới dạng điện tử và cũng được lưu trữ dưới dạng điện tử Loại tài liệu này còn gọi là tài liệu số hóa (digitalized document) Chẳng hạn như tài liệu giấy được quét vào máy tính làm xuất hiện thêm một bản ở dạng điện tử bên cạnh bản nguyên gốc Bản điện tử này cũng được lưu trữ, tra tìm và sử dụng như tài liệu điện tử dạng nguyên gốc, nghĩa là phải sử dụng các phương tiện

điện tử Theo quy định tại Khoản 1, Điều 5 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, “tài liệu

lưu trữ điện tử hình thành từ việc số hóa tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác phải đáp ứng các tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào” [30, tr.3] Dữ liệu thông tin

đầu vào chính là những thông tin mô tả các đặc tính của tài liệu như nội dung, tác giả, thời gian, định dạng, chất lượng, điều kiện và các đặc tính khác nhằm tạo thuận lợi cho quá trình thu thập, bảo quản, tìm kiếm, truy cập, quản lý và lưu trữ dữ liệu

1.1.2 Về quản lý tài liệu điện tử

1.1.2.1 Khái niệm

Với sự phát triển về số lượng và chất lượng của tài liệu điện tử như hiện nay tại các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp, việc quản lý tài liệu điện tử ngày càng trở nên quan trọng hơn bao giờ hết Luận văn sơ lược một số vấn đề về khái niệm và sự cần thiết phải tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong tiểu mục này

Tại nước ta, theo Hướng dẫn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm

2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và hiện nay là Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN

và một số văn bản pháp lý có liên quan khác, công tác tổ chức quản lý tài liệu điện

tử bao gồm các nghiệp vụ quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Cụ thể, đây là việc quản lý văn bản trong môi trường trong

đó thông tin được cung cấp, truyền đưa, thu thập, xử lý, lưu trữ và trao đổi thông qua cơ sở hạ tầng thông tin, bao gồm mạng viễn thông, mạng internet, mạng máy tính và cơ sở dữ liệu Cũng theo công văn này, việc quản lý tài liệu điện tử thông qua thống nhất các nghiệp vụ nêu trên nhằm mục đích góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Trong khi đó, theo Tiêu chuẩn ISO 15489 và Tiêu chuẩn ISO 16175 thì quản

lý hồ sơ, tài liệu nói chung là “lĩnh vực quản lý chịu trách nhiệm kiểm soát quá

trình tạo lập, tiếp nhận, duy trì, sử dụng và xác định giá trị hồ sơ một cách có hiệu quả và hệ thống, bao gồm cả các quá trình thu nhận và duy trì bằng chứng và thông tin về các hoạt động và giao dịch công việc dưới hình thức hồ sơ” [3, tr.3] Theo

đó, đối với tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử được hiểu là sự tác động có mục đích của cơ quan quản lý, bằng một hệ thống các quy chế, quy định nhằm quản lý hiệu quả và đầy đủ khối tài liệu điện tử của cơ quan sản sinh ra Theo cơ quan Lưu trữ Quốc gia Úc, thì quản lý tài liệu điện tử được hiểu một cách ngắn gọn và rõ ràng

ở một góc độ khác Cơ quan này cho rằng quản lý hồ sơ và thông tin điện tử chính

là tạo lập, lưu trữ và quản lý phần lớn tài liệu bằng phương tiện điện tử Nói cách

khác, quản lý tài liệu giấy sẽ được chuyển đổi thành quản lý tài liệu điện tử, đồng nghĩa với việc số hóa tài liệu giấy, hạn chế tài liệu giấy và tăng cường sử dụng tài liệu điện tử Quan điểm này đã được quy định thành Chính sách chuyển đổi điện tử của Chính phủ Úc được phê duyệt vào tháng 7 năm 2011, trong đó cơ quan Lưu trữ Quốc gia Úc là cơ quan đứng đầu chịu trách nhiệm thi hành chính sách này Bổ sung cho phạm vi của quản lý tài liệu điện tử, theo cơ quan Lưu trữ Quốc gia Anh, việc quản lý này không chỉ áp dụng đối với tài liệu điện tử mà hệ thống dữ liệu thông tin của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và nội dung các trang thông tin điện tử cũng là đối tượng của quản lý tài liệu điện tử

Tóm lại, quản lý tài liệu điện tử có thể được hiểu dưới nhiều góc độ khác nhau và phạm vi đa dạng tùy thuộc chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức

và thành phần tài liệu của cơ quan đó Quản lý tài liệu điện tử nhìn chung có thể được hiểu là tất cả các hoạt động có chủ đích của cơ quan quản lý nhằm quản lý và khai thác sử dụng có hiệu quả tài liệu điện tử, thông qua một hệ thống các quy chế, quy trình Trong phạm vi của đề tài, luận văn tiến hành nghiên cứu công tác quản lý tài liệu điện tử trên cơ sở của Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN

Từ sự phân tích khái niệm trên, quản lý tài liệu điện tử cần tuân thủ một số yêu cầu như:

- Tuân thủ các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý văn bản và lập hồ

sơ, phù hợp với quy trình hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2015

- Phù hợp với quy định của pháp luật về công nghệ thông tin và giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp dữ liệu, truy cập thông tin, an toàn thông tin và dữ liệu đặc tả nhằm đảm bảo kết nối thông suốt, đồng bộ, an toàn và khả năng chia sẻ thông tin thuận tiện giữa các cơ quan, tổ chức

- Thông tin trong cơ sở dữ liệu phải chính xác, kịp thời, đầy đủ, bảo vệ được

bí mật thông tin Tài liệu điện tử phải chứa đựng tất cả thông tin cần thiết để đảm

bảo sử dụng lâu dài có hiệu quả Các siêu dữ liệu cần thiết của tài liệu cũng cần được quản lý và duy trì nhằm đảm bảo cho việc tìm và sử dụng tài liệu

1.1.2.2 Sự cần thiết tổ chức quản lý tài liệu điện tử

a Cơ sở lý luận

Như trên đã phân tích, quản lý tài liệu điện tử được đặt ra là một vấn đề cần thiết, xuất phát từ các lý giải sau đây:

Thứ nhất, xuất phát từ vai trò và tầm quan trọng của tài liệu điện tử trong

hoạt động của các cơ quan, tổ chức Thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức được xem là một nguồn lực quan trọng, ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả công việc của cơ quan Thông tin trong hoạt động của cơ quan được thu thập từ nhiều nguồn, được xử lý, quản lý và truyền đạt bằng nhiều hình thức, trong

đó có thông tin điện tử chứa đựng trong tài liệu điện tử Ngày nay, công nghệ thông tin ngày càng phát triển gắn liền với sự xuất hiện ngày càng nhiều của tài liệu điện

tử Tài liệu điện tử hiện diện trong đời sống hàng ngày của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp với nhiều dạng thức ngày càng phức tạp, đòi hỏi được quản lý sao cho

sử dụng hiệu quả và an toàn, đồng thời phát huy được giá trị của tài liệu điện tử Hơn nữa, theo Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH10 ngày 04 tháng 4 năm 2001, tài liệu lưu trữ điện tử thuộc thành phần tài liệu lưu trữ quốc gia, cần được tổ chức quản lý khoa học

Tài liệu lưu trữ quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội – nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn

vị vũ trang nhân dân và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn” và “tài liệu lưu trữ quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, băng

hình, đĩa hình, băng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp.[49, tr.1]

Thứ hai, bên cạnh một số ưu thế của tài liệu điện tử so với tài liệu giấy thì tài

liệu điện tử cũng có một số hạn chế nhất định Tài liệu điện tử có lợi thế trong việc truyền tải thông tin nhanh chóng trong môi trường điện tử, không phụ thuộc vào khoảng cách địa lý, với phương tiện lưu trữ nhỏ gọn, dung lượng lớn và thuận lợi cho tra tìm, nghiên cứu và liên kết thông tin Tuy nhiên, tài liệu điện tử có một số hạn chế trong việc bảo mật thông tin, phụ thuộc vào các phương tiện điện tử, mức

độ rủi ro cao do hư hỏng, virus, vật mang tin điện tử dễ lỗi thời do sự phát triển liên tục của khoa học công nghệ Chính vì vậy, tài liệu điện tử cần có chính sách quản lý phù hợp để vừa phát huy các ưu điểm vừa hạn chế các khuyết điểm, đồng thời khai thác được giá trị sử dụng phục vụ cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, và gìn giữ bảo quản lâu dài

Thứ ba, giá trị của tài liệu điện tử được pháp luật thừa nhận và việc quản lý

tài liệu điện tử đã được pháp luật lưu trữ Việt Nam quy định tại nhiều văn bản quy

phạm pháp luật, chẳng hạn Điều 13 Luật Lưu trữ đã khẳng định rằng “Chính phủ

quy định chi tiết việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử” [43, tr.6] Tài liệu điện tử nhất

thiết phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật và tuân theo các quy định của Nhà nước về thu thập, quản lý, bảo vệ và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia

Do đó, quản lý tài liệu điện tử là một nhiệm vụ cần thiết và cấp thiết, đặc biệt là trong giai đoạn công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay

b Cơ sở thực tiễn

Bên cạnh các yếu tố về cơ sở lý luận, thực tiễn cũng đặt ra nhiều vấn đề đối với tài liệu điện tử, quản lý tài liệu điện tử từ đó được xem là cần thiết trong công tác văn thư – lưu trữ trong môi trường mạng hiện nay, cụ thể là từ các yếu tố như sau:

Thứ nhất, nhận thức của nhân viên làm công tác văn thư – lưu trữ về vai trò

và tầm quan trọng của tài liệu điện tử còn hạn chế Công tác văn thư – lưu trữ trên tài liệu giấy vẫn đang chiếm ưu thế và phổ biến tại các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, mặc dù tài liệu điện tử đã xuất hiện và tồn tại song song bên cạnh tài liệu giấy Một bộ phận nhân viên chưa có ý thức về khái niệm và tầm quan trọng của tài liệu điện tử trong xử lý công việc hàng ngày và việc quản lý còn chủ quan và theo thói quen Họ chưa quan tâm đến việc quản lý tài liệu điện tử theo hệ thống, theo thư mục, theo hồ sơ điện tử…

Thứ hai, việc quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức chưa được

quản lý thống nhất Tại một số cơ quan, quản lý tài liệu điện tử chưa được quy định thành nội quy, quy chế riêng để quản lý hiệu quả Các cơ quan đa phần chỉ ban hành quy chế quản lý tài liệu nói chung và các bản quy chế này cũng chưa được quan tâm cập nhật các điều khoản dành riêng cho tài liệu điện tử Ngoài ra, thực tế hiện nay tại các cơ quan cũng chưa có quy định cụ thể về cách thức lưu trữ (lưu trữ ở dạng điện tử hay giấy) đối với từng loại hình tài liệu Điều này gây ra không ít khó khăn cho việc quản lý tài liệu và gây lúng túng cho công tác văn thư – lưu trữ trong môi trường mạng

Thứ ba, vấn đề bảo mật thông tin trong tài liệu điện tử còn nhiều bất cập

Tài liệu điện tử có nhiều ưu thế trong việc truyền tải và chia sẻ thông tin một cách nhanh chóng, không phụ thuộc vào không gian địa lý Tuy nhiên, tài liệu điện tử cũng đối mặt nhiều rủi ro về bảo mật, do thông tin được truyền tải cũng như chia sẻ một cách dễ dàng, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, kiểm chứng tính xác thực về nội dung và pháp lý

Thứ tư, trong khi nền kinh tế thế giới tiếp tục diễn biến phức tạp thì ngành

công nghệ thông tin và truyền thông vẫn phát triển bền vững, khẳng định vai trò to lớn của mình trong mọi mặt đời sống xã hội, góp phần không nhỏ cùng các doanh nghiệp hội nhập thế giới Dịch vụ công trực tuyến được tăng cường, công nghiệp phần mềm – phần cứng tiếp tục phát triển, hạ tầng mạng viễn thông và internet được

nâng cấp, nhiều chương trình, phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư, lưu trữ, văn phòng đã ra đời tạo nhiều điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức

Như vậy, từ sự phân tích sơ lược về cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn như trên, có thể khẳng định rằng, cùng với sự phát triển nhanh chóng của tài liệu điện tử thì công tác quản lý loại hình tài liệu này được đặt ra là một nhiệm vụ tất yếu và cần thiết, đặc biệt trong giai đoạn công nghệ thông tin ngày càng phát triển như hiện nay Quản lý tài liệu điện tử đặc biệt có vị trí quan trọng trong công tác văn thư – lưu trữ trong môi trường mạng, là một hoạt động không thể thiếu trong các cơ quan,

tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng môi trường mạng, phương tiện điện tử phục vụ cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đó

1.1.2.3 Một số quy định pháp lý về quản lý tài liệu điện tử

Trên thế giới, vấn đề quản lý tài liệu điện tử đã được các quốc gia, các tổ chức đặc biệt quan tâm, thông qua việc sớm cụ thể hóa công tác này thành các văn bản pháp lý, các quy định, hướng dẫn chi tiết Chẳng hạn như các tài liệu hướng dẫn của Hội đồng Lưu trữ Quốc tế, tổ chức Liên Hiệp Quốc, cơ quan Lưu trữ Quốc gia các nước… Lưu trữ Quốc gia Úc đã ban hành Chính sách chuyển đổi điện tử của Chính phủ Úc được thông qua từ tháng 7 năm 2011 Chính sách này áp dụng tại tất

cả các cơ quan thuộc Chính phủ Úc, quy định quản lý tài liệu và thông tin điện tử là việc tạo lập, lưu trữ và quản lý bằng các phương tiện điện tử, chuyển từ quản lý tài liệu giấy sang quản lý tài liệu và thông tin điện tử Cốt lõi của chính sách này chính

là tiêu chuẩn quốc tế ISO 16175:2011: Thông tin và tài liệu - Các nguyên tắc và Yêu cầu về chức năng của tài liệu trong môi trường văn phòng điện tử Tiêu chuẩn này gồm ba phần, quy định các nguyên tắc cơ bản của quản lý tài liệu trong môi trường điện tử, các yêu cầu quản lý thông tin trong các hệ thống quản lý tài liệu điện

tử và các hệ thống quản trị kinh doanh Tiêu chuẩn ISO 15489 cũng là một tiêu chuẩn được áp dụng rộng rãi trong quản lý tài liệu tài liệu điện tử tại các nước Ngoải ra, còn có tiêu chuẩn SA/SNZ TR ISO 26122:2012 Thông tin và Tài liệu –

Phân tích quá trình công việc cho lưu trữ, tiêu chuẩn AS 5044 Tiêu chuẩn siêu dữ liệu, tiêu chuẩn Moreq… cũng là những tiêu chuẩn được áp dụng phổ biến tại các nước

Tại Việt Nam, cơ sở lý luận đầu tiên cho công tác tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các cơ quan, tổ chức nói chung và tại các doanh nghiệp nói riêng chính là các văn bản quy phạm pháp luật do cơ quan nhà nước Việt Nam có thẩm quyền ban hành, quy định về công tác văn thư - lưu trữ tài liệu Từ đầu những năm 1990, nước

ta bắt đầu chú trọng đến việc ban hành các văn bản quy phạm pháp luật quy định các vấn đề có liên quan đến ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các

cơ quan nhà nước Các quy định về tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử dần dần được Nhà nước quan tâm và ban hành, ban đầu các quy phạm này được nêu trong các văn bản quy định chung về ứng dụng công nghệ thông tin, sau đó được ban hành thành các văn bản riêng chuyên ngành Có thể thống kê sơ bộ một số văn bản quan trọng như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13, Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11, Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11, Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN về hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng, Hướng dẫn số 169/HD-VTLTNN về xây dựng cơ sở dữ liệu lưu trữ, Nghị định số 55/2001/NĐ-CP ngày 23 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản lý, cung cấp và sử dụng dịch vụ Internet, Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng

4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, Nghị định số 57/2006/NĐ-CP ngày

09 tháng 6 năm 2006 của Chính phủ về thương mại điện tử, Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số, Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, Nghị quyết số 49/CP ngày 04 tháng 8 năm 1993 của Chính phủ về phát triển công nghệ thông tin ở Việt Nam, Quyết định số 43/2008/QĐ-TTg ngày 24 tháng 3 năm 2008 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin trong

hoạt động của các cơ quan nhà nước, Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng

6 năm 2011 của Bộ Nội vụ về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức, Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu

hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan, Công văn số 1036/BTTTT-THH ngày 10 tháng 4 năm 2015 của Bộ Thông tin và Truyền thông hướng dẫn yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống quản lý văn bản và điều hành Luật Lưu trữ quy định một số vấn đề cơ bản về tài liệu lưu trữ điện tử cùng các yêu cầu, tiêu chuẩn như đáp ứng tiêu chuẩn dữ liệu thông tin đầu vào, bảo đảm tính kế thừa, tính thống nhất, độ xác thực, an toàn và khả năng truy cập, được bảo quản và sử dụng theo phương pháp chuyên môn, nghiệp vụ riêng biệt Luật Giao dịch điện tử đề cập đến các nguyên tắc tiến hành giao dịch điện tử, chữ ký điện tử, vấn đề an ninh an toàn, bảo vệ bảo mật trong giao dịch điện tử, vấn đề lưu trữ thông điệp dữ liệu Nghị định số 64/2007/NĐ-CP quy định việc ứng dụng tin học vào hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước, trách nhiệm trong việc ứng dụng và đảm bảo ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của các cơ quan nhà nước Các văn bản này đã tạo tiền đề và cơ sở pháp lý cho hoạt động giao dịch điện tử, lưu trữ tài liệu điện tử tại Việt Nam Bên cạnh đó, một số các tiêu chuẩn như TCVN (ISO/TR) 7420:2004 Tiêu chuẩn quốc gia về Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ, TCVN 9108:2011 Tiêu chuẩn quốc gia về Thông tin và tư liệu – Nguyên tắc và yêu cầu chức năng đối với các hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử, TCVN ISO 9001:2015 Tiêu chuẩn quốc gia về Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu, TCVN ISO 14001:2010 Tiêu chuẩn quốc gia về Hệ thống quản lý môi trường – Quy định và hướng dẫn sử dụng cũng là cơ sở để các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Việt Nam tham khảo ứng dụng trong quản lý tài liệu điện tử tại cơ quan mình

Như vậy, bằng một loạt văn bản, tiêu chuẩn, tài liệu hướng dẫn cũng như hệ thống văn bản pháp lý, quản lý tài liệu điện tử đã dần được các cấp, các ngành quan

tâm, chú trọng, tạo tiền đề quan trọng để tài liệu điện tử được tổ chức quản lý khoa học và sử dụng có hiệu quả, phát huy giá trị trong thực tiễn cuộc sống

1.2 Tài liệu điện tử và quản lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng

Nói đến thành tựu phát triển kinh tế Việt Nam trong thời gian qua, chúng ta không thể phủ nhận những đóng góp to lớn của các doanh nghiệp – một trong những tế bào quan trọng nhất của kinh tế Việt Nam Theo số liệu của Tổng cục Thống kê năm 2008, tỷ lệ đóng góp GDP của khu vực kinh tế doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài là 18,68% Các doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài là một bộ phận quan trọng của nền kinh tế Việt Nam, ngày càng tham gia nhiều hơn vào sự phát triển các ngành, trong đó có hoạt động xây dựng Ngày 13 tháng 6 năm 2007, Chính phủ đã ban hành Nghị định 99/2007/NĐ-CP về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình Văn bản này là một điểm nhấn quan trọng đưa hoạt động xây dựng phát triển theo cơ chế thị trường cùng với Luật Xây dựng, Luật Nhà ở, Luật Đất đai, Luật Kinh doanh bất động sản, tạo điều kiện quan trọng cho các doanh nghiệp xây dựng tiếp tục phát triển Cùng với sự phát triển của ngành xây dựng và các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây dựng, tài liệu điện tử trong hoạt động xây dựng cũng sản sinh ngày càng nhiều Trước khi đi sâu nghiên cứu về các vấn đề chi tiết của việc tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp xây dựng, luận văn tiến hành phân tích sơ lược về khái niệm tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng

1.2.1 Về tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng

1.2.1.1 Vai trò của tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng

Tài liệu điện tử công trình xây dựng là tài liệu điện tử sản sinh trong hoạt động xây dựng công trình, cụ thể là các văn bản, bảng tính, tập tin trình chiếu, bản

vẽ, bản đồ, bản thiết kế, bản dự toán, phim, ảnh… được tạo ra từ các phần mềm soạn thảo văn bản, chương trình thiết kế như Microsoft Word, Open Office, Adobe, Autocad, Corel…, các thư điện tử, các bản fax…

Tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động xây dựng công trình có vai trò to lớn về nhiều mặt trong đời sống kinh tế xã hội:

- Tài liệu công trình xây dựng có giá trị thực tiễn cao, được sử dụng để hướng dẫn, chỉ đạo thiết kế, thi công, giám sát, nghiệm thu, quản lý công trình Các cán bộ, kỹ sư, công nhân sử dụng tài liệu công trình xây dựng để làm căn cứ tổ chức thiết kế, thi công công trình, hạng mục công trình theo nội dung thiết kế đã được phê duyệt Tài liệu công trình xây dựng đồng thời là cơ sở để kiểm tra, giám sát chất lượng công trình, đảm bảo an toàn lao động Trong trường hợp công trình cần được sửa chữa, nâng cấp, mở rộng thì tài liệu công trình xây dựng có giá trị rất lớn giúp cho quá trình khảo sát, thiết kế được diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm và chính xác

- Tài liệu công trình xây dựng có ý nghĩa quan trọng về chính trị, kinh tế, khoa học, lịch sử, văn hóa, kiến trúc, mỹ thuật, an ninh quốc phòng Đây là nguồn tài liệu phản ánh các thành tựu, sáng tạo trong thiết kế, thi công các công trình, đồng thời cũng phản ánh trình độ phát triển về khoa học kỹ thuật của ngành xây dựng và của quốc gia Thông qua tài liệu công trình xây dựng, các nhà khoa học tiến hành nghiên cứu, đúc kết kinh nghiệm thực tế về khảo sát, thiết kế, thi công các loại công trình xây dựng Từ đó, những vấn đề có tính lý luận và thực tiễn về khoa học công nghệ xây dựng tiếp tục được bổ sung, hoàn thiện và phát triển

- Bên cạnh đó, tài liệu công trình xây dựng còn có giá trị to lớn về mặt lịch

sử, có ý nghĩa trong nghiên cứu lịch sử, biên soạn các vấn đề lịch sử nói chung và lịch sử ngành xây dựng, kiến trúc nói riêng Rất nhiều công trình xây dựng quy mô, trọng điểm của quốc gia đã và đang được xây dựng, và đây cũng chính là một thành phần tài liệu lưu trữ quan trọng được chọn lựa bảo quản vĩnh viễn trong Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam

1.2.1.2 Thành phần tài liệu điện tử hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp xây dựng

Theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư, quá trình hoạt động của các doanh nghiệp xây dựng công trình đã sản sinh các hình thức tài liệu bao gồm:

- Một là, tài liệu hành chính, bao gồm các tài liệu có liên quan đến quá trình

tổ chức, điều hành doanh nghiệp như quyết định (cá biệt), thông báo, chương trình,

kế hoạch, phương án, đề án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển

Bất kỳ một tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp nào trong quá trình hoạt động, thực hiện chức năng, nhiệm vụ đều phát sinh tài liệu, hồ sơ liên quan đến quá trình thành lập, tổ chức bộ máy, nhân sự, sự vụ hành chính, tài chính gắn liền với cơ quan, đơn

vị đó Cụ thể, các thành phần tài liệu thường sản sinh trong doanh nghiệp là tài liệu tổng hợp các vấn đề chung của doanh nghiệp; tài liệu kế hoạch, báo cáo; tài liệu tổ chức, nhân sự; tài liệu lao động, tiền lương; tài liệu tài chính, kế toán; tài liệu về hành chính, văn thư lưu trữ…

- Hai là, tài liệu chuyên ngành xây dựng công trình như bản vẽ, bản đồ, kế

hoạch điều động nhân sự, vật tư, bản trình chiếu, bản tính dự toán

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn là công tác tổ chức quản lý tài liệu điện tử tại các doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực tư vấn xây dựng, do đó, ngoài thành phần tài liệu điện tử đầu tiên là các văn bản hành chính gắn liền với sự

tổ chức và điều hành doanh nghiệp, thì thành phần tài liệu quan trọng kế tiếp đó chính là các văn bản hình thành trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ chính của doanh nghiệp, gọi là tài liệu chuyên ngành Theo một số văn bản như Thông tư số 02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng, Thông tư số

27/2009/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2009 của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng, Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng thì tài liệu chuyên ngành của các doanh nghiệp tư vấn xây dựng có thành phần vô cùng phong phú và đa dạng, tương ứng với quá trình thực hiện một dự án công trình xây dựng:

- Giai đoạn chuẩn bị đầu tư xây dựng công trình: gồm các công việc tổ chức lập, thẩm định, phê duyệt Báo cáo nghiên cứu tiền khả thi (nếu có); lập, thẩm định, phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo kinh tế - kỹ thuật đầu tư xây dựng để xem xét, quyết định đầu tư xây dựng và thực hiện các công việc cần thiết khác liên quan đến chuẩn bị dự án Tài liệu sản sinh trong giai đoạn này bao gồm tài liệu quy hoạch xây dựng, thể hiện thành đồ án quy hoạch bao gồm tài liệu thuyết minh, sơ đồ, bản vẽ, mô hình của quy hoạch; giấy phép quy hoạch xây dựng; báo cáo đầu tư xây dựng công trình

- Giai đoạn khảo sát, thiết kế xây dựng công trình: gồm các công việc thực hiện việc giao đất hoặc thuê đất (nếu có); chuẩn bị mặt bằng xây dựng, rà phá bom mìn (nếu có); khảo sát xây dựng; lập, thẩm định, phê duyệt thiết kế, dự toán xây dựng; cấp giấy phép xây dựng (đối với công trình theo quy định phải có giấy phép xây dựng); tổ chức lựa chọn nhà thầu và ký kết hợp đồng xây dựng; thi công xây dựng công trình; giám sát thi công xây dựng; tạm ứng, thanh toán khối lượng hoàn thành; nghiệm thu công trình xây dựng hoàn thành; bàn giao công trình hoàn thành đưa vào sử dụng; vận hành, chạy thử và thực hiện các công việc cần thiết khác Tài liệu sản sinh trong giai đoạn này bao gồm tài liệu thiết kế như thuyết minh, bản vẽ, bản đồ, dự toán ; giấy phép xây dựng công trình; các văn bản về giải phóng mặt bằng; hợp đồng; các văn bản về đấu thầu

- Giai đoạn kết thúc xây dựng: đưa công trình của dự án vào khai thác sử dụng gồm các công việc quyết toán hợp đồng xây dựng, bảo hành công trình xây dựng Tài liệu sản sinh trong giai đoạn này bao gồm tài liệu hoàn công, thanh quyết

toán, thanh lý hợp đồng, hồ sơ hoàn thành công trình Trong đó, hồ sơ hoàn thành công trình bao gồm các tài liệu có liên quan đến đầu tư và xây dựng công trình từ chủ trương đầu tư, dự án đầu tư xây dựng hoặc báo cáo kinh tế - kỹ thuật xây dựng, khảo sát xây dựng, thiết kế xây dựng công trình đến thi công xây dựng công trình, nghiệm thu công việc xây dựng, bộ phận công trình, giai đoạn xây dựng, hạng mục công trình, công trình xây dựng

1.2.2 Về quản lý tài liệu điện tử trong lĩnh vực xây dựng

1.2.2.1 Một số quy định pháp lý về quản lý tài liệu điện tử công trình xây dựng

Đối với khối doanh nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng thì tổ chức quản

lý hồ sơ, tài liệu công trình xây dựng có ý nghĩa vô cùng quan trọng Như đã phân tích ở trên, sự tăng trưởng của ngành xây dựng và phát triển về số lượng của các dự

án công trình xây dựng trong vài thập niên gần đây đã sản sinh một khối lượng lớn tài liệu, hồ sơ trong lĩnh vực này Tài liệu công trình xây dựng làm căn cứ hướng dẫn, chỉ đạo thiết kế, thi công, giám sát, nghiệm thu, quản lý công trình Tài liệu công trình xây dựng rất phong phú, đa dạng về thể loại, phản ánh toàn bộ quá trình thiết kế, thi công, giám sát, quản lý công trình, đòi hỏi phải được tổ chức quản lý hợp lý và khoa học, nhằm phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp, tạo điều kiện thuận lợi cho việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ

Thời gian qua, Nhà nước ta đã ban hành nhiều văn bản quy phạm pháp luật

để quản lý tài liệu sản sinh trong hoạt động của ngành xây dựng Đơn cử như một số văn bản chủ yếu sau:

- Về tổ chức quản lý tài liệu điện tử chung công trình xây dựng: Trên cơ sở

Hướng dẫn số 139/VTLTNN-TTTH ngày 04 tháng 3 năm 2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về quản lý văn bản đi, văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng và hiện nay là Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN, thì tổ chức quản lý tài liệu điện tử trong doanh nghiệp xây dựng bao gồm các nghiệp vụ: quản lý văn bản đi, quản lý văn bản đến và lập hồ sơ trong môi trường mạng Cụ thể, tại các doanh

nghiệp hoạt động trên lĩnh vực xây dựng, đây là việc quản lý tài liệu điện tử đi, tài liệu điện tử đến và lập hồ sơ tài liệu điện tử công trình xây dựng sản sinh trong hoạt động của các doanh nghiệp này Ngoài ra, Điều 12 Thông tư số 27/2009/TT-BXD ngày 31 tháng 7 năm 2009 của Bộ Xây dựng hướng dẫn một số nội dung về quản lý chất lượng công trình xây dựng yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng của nhà thầu thi công xây dựng phải thể hiện rõ nội dung quy trình lập và quản lý các hồ sơ, tài liệu có liên quan trong quá trình thi công xây dựng, nghiệm thu

- Về tổ chức quản lý hồ sơ thiết kế công trình xây dựng: Theo Thông tư số

02/2006/TT-BXD ngày 17 tháng 5 năm 2006 của Bộ Xây dựng hướng dẫn lưu trữ

hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng, nhà thầu thiết kế tham gia thiết kế công trình xây dựng lưu trữ phần hồ sơ thiết kế do mình thực hiện Riêng nhà thầu đảm nhận tổng thầu thiết kế phải lưu trữ toàn bộ hồ sơ thiết kế công trình xây dựng bao gồm hồ sơ thiết kế cơ sở, hồ sơ thiết kế kỹ thuật (trường hợp thiết kế

ba bước), hồ sơ thiết kế bản vẽ thi công do mình và các nhà thầu phụ thiết kế thực hiện Hồ sơ thiết kế, bản vẽ hoàn công công trình xây dựng có thể được lưu trữ dưới dạng băng từ, đĩa từ hoặc vật mang tin phù hợp, thể hiện đầy đủ thành phần và nội dung hồ sơ lưu trữ theo quy định tại mục 1, phần II của Thông tư này Thành phần

Bên cạnh đó, Khoản 3 Điều 6 Nghị định số 59/2015/NĐ-CP ngày 18 tháng 6 năm 2015 của Chính phủ về quản lý dự án đầu tư xây dựng quy định các bản vẽ thiết kế đã được thẩm định, đóng dấu được giao lại cho chủ đầu tư, chủ đầu tư sau