Xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhóm lập kế hoạch điều độ và xưởng sản xuất cửa, vách nhôm kính

Đối với các bộ phận, phòng ban nằm trong một công ty lớn trên 2,000 nhân viên hay một tập đoàn vai trò của hệ thống thông tin lại càng quan trọng Nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm

Z Y

LÊ MINH TỚI

XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÓM LẬP KẾ HOẠCH ĐIỀU ĐỘ VÀ XƯỞNG SẢN XUẤT CỬA,

Cán bộ hướng dẫn khoa học: PGS TS Lê Ngọc Quỳnh Lam

3 Ủy viên phản biện 1:

4 Ủy viên phản biện 2:

5 Ủy viên hội đồng:

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã được sữa chữa

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

I TÊN ĐỀ TÀI: XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ NHÓM LẬP

KẾ HOẠCH ĐIỀU ĐỘ VÀ XƯỞNG SẢN XUẤT CỬA, VÁCH NHÔM KÍNH

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG:

- Hình thành ý tưởng: Phân tích hiện trạng Æ xác định vấn đề cụ thể cần giải quyết

- Thiết kế ý tưởng: Thiết kế từ ý niệm đến chi tiết hệ thống thông tin quản lý nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất cửa, vách nhôm kính

- Vận hành và đánh giá: Triển khai vận hành thực tế tại công ty và đánh giá kết quả

- Kết luận và nêu định hướng nghiên cứu tương lai

III NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: 26/02/2018

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 17/06/2018

V CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: PGS.TS Lê Ngọc Quỳnh Lam

Tp Hồ Chí Minh, ngày 17 tháng 06 năm 2018

CÁN BỘ HƯỚNG DẪN CHỦ NHIỆM BỘ MÔN ĐÀO TẠO

PGS.TS LÊ NGỌC QUỲNH LAM PGS.TS ĐỖ NGỌC HIỀN

TRƯỞNG KHOA CƠ KHÍ

LỜI CÁM ƠN

Lời đầu tiên, em xin gửi lời tri ân sâu sắc đến PGS TS Lê Ngọc Quỳnh Lam, giáo viên hướng dẫn chính cho em, người đã tận tình giúp đỡ, chỉ bảo và góp ý sâu sắc cho em trong suốt quá trình thực hiện luận văn tốt nghiệp Nhờ

có sự hướng dẫn tận tình của cô đã giúp em hoàn thành tốt luận văn này

Tiếp theo, em xin gửi lời cám ơn chân thành đến tập thể Quý thầy cô Bộ môn Kỹ Thuật Hệ Thống Công Nghiệp, Khoa Cơ khí, Trường Đại học Bách Khoa, Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Các thầy cô đã dạy dỗ, truyền đạt những kiến thức ngành nghề và đạo đức con người cho em trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu tại trường Chính nhờ có sự nhiệt huyết và tận tuỵ

đó mà em mới có được kết quả như ngày hôm nay

Bên cạnh dó, em xin cám ơn Ban Giám đốc công ty nơi em đã thực hiện luận văn, đặc biệt là Phòng Kế hoạch điều độ và xưởng nhôm đã tạo điều kiện thuận lợi cho em thực hiện đề tài

Lời cuối cùng em xin cám ơn gia đình, những người đã động viên, chia sẻ,

hỗ trợ và cùng em đi suốt thời gian qua

Em xin chân thành cám ơn!

Thành phố Hồ Chí Minh, ngày 15 tháng 06 năm 2018

HỌC VIÊN THỰC HIỆN

LÊ MINH TỚI

ABSTRACT

Nowadays, information systems occupy a very important role in every organization, this role becomes more important to large businesses The system generates complete, accurate, timely information for the operation, sharing information among departments, rapid analysis to support the leadership in decision-making, at the same time, it also creates a consistent action among the divisions and gains initiative in every job

At present, at company X, the late delivery rate of aluminum door orders is 14% This problem makes management spend more time dealing with related issues One

of the root causes is that the information in the system is not timely, complete and accurate

From there, this thesis, proposes a solution for building a management information system for schedule group and aluminum-glass door workshop The system is built on a systematic approach, including steps: identify needs, conceptual design, detailed design, system creation and system operation

The system is designed with 9 functions, many information transfer processes, requirements for information export time and information content conforming to forms, the goal is to provide complete, accurate, timely information for internal and external positions so that they complete the work In it, function number 9: integrates all the information in the system, then generates system impact information and feedback to external divisions, is designed in detail on the Excel background

With actual data was collected at the company on 18/05/2018, the test results are

as follows: the input time of function 9 is 45 minutes, the total processing time for impact information and feedback to the external divisions is 32 minutes, with this result, within 01 working day 08h, the system will be able to export the impact information and feedback to create a continuity of production flow Besides, with the interview results, evaluation after the system deployment: satisfaction of full information is 15/15 interview positions, satisfaction of accurate information is 12/15 positions interview, timely information is 15/15 positions interview The system fully meets the initial requirements and can be applied in practice at the company

Keywords: Management information system, production management for glass

aluminum doors

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Ngày nay, hệ thống thông tin chiếm vai trò rất quan trọng trong mọi tổ chức, với các doanh nghiệp lớn, tập đoàn thì vai trò của nó lại càng quan trọng Hệ thống giúp tạo ra được các thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho hoạt động, giúp chia sẻ thông tin giữa các đơn vị, giúp phân tích, xử lý nhanh cho ra thông tin hỗ trợ lãnh đạo trong việc ra quyết định, đồng thời nó cũng giúp các bộ phận có sự nhất quán hành động và

có kế hoạch hành động một cách chủ động trong mọi công việc

Hiện nay, tại công ty X, số đơn hàng cửa vách nhôm kính trễ hạn chiếm khoảng 14% Điều này làm cho các cấp quản lý tiêu tốn nhiều thời gian để xử lý các sự vụ liên quan Một trong những nguyên nhân gốc rễ của vấn đề này là do thông tin trong

hệ thống không kịp thời, đầy đủ và chính xác

Luận văn này, do đó, đề xuất giải pháp xây dựng một hệ thống thông tin quản lý

hỗ trợ cho nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm kính Hệ thống được xây dựng theo phương pháp tiếp cận kỹ thuật hệ thống bao gồm các bước: Xác định nhu cầu, thiết kế ý niệm, thiết kế chi tiết, tạo ra hệ thống và vận hành hệ thống

Hệ thống được thiết kế với 9 chức năng, nhiều qui trình chuyển dịch thông tin, các yêu cầu về thời gian xuất thông tin và nội dung thông tin tuân thủ các biểu mẫu nhằm đạt mục tiêu đáp ứng thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời cho các vị trí trong

và ngoài hệ thống để họ hoàn thành công việc Trong đó, chức năng số 9: tổng hợp tất cả thông tin trong hệ thống cho ra thông tin tác động hệ thống và thông tin phản hồi cho các đơn vị bên ngoài được thiết kế chi tiết trên nền Excel, nội dung thiết kế bao gồm: cách thức tiếp nhận thông tin đầu vào, cách tạo cơ sở dữ liệu phục vụ cho việc phân tích, xử lý và cách thức xử lý cho ra thông tin tác động hệ thống, thông tin phản hồi cho các đơn vị bên ngoài

Với dữ liệu thực tế thu thập tại công ty vào 18/05/2018, kết quả đo lường tổng thời gian nhập thông tin đầu vào của chức năng số 9 là 45 phút, tổng thời gian xử lý xuất thông tin tác động hệ thống và thông tin phản hồi cho các đơn vị bên ngoài là 32 phút Với kết quả này thì trong 01 ngày làm việc 08h thì hệ thống hoàn toàn xuất được thông tin tác động và phản hồi nhằm giúp dòng sản xuất được liên tục Vả lại, với kết quả phỏng vấn, đánh giá sau khi hệ thống triển khai thử nghiệm: sự hài lòng

về thuộc tính đầy đủ của thông tin là 15/15 vị trí phỏng vấn, sự hài lòng về thuộc tính chính xác của thông tin là 12/15 vị trí phỏng vấn, thuộc tính kịp thời của thông tin đạt 15/15 vị trí phỏng vấn Hệ thống hoàn toàn đáp ứng được những yêu cầu đã đặt ra ban đầu và có thể áp dụng thực tế tại công ty

Từ khoá: Hệ thống thông tin quản lý, quản lý sản xuất cửa nhôm kính

MỤC LỤC

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP i

LỜI CÁM ƠN ii

ABSTRACT iii

TÓM TẮT LUẬN VĂN iv

DANH SÁCH HÌNH ẢNH ixix

DANH SÁCH BẢNG BIỂU xii

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT xii

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 Sự cần thiết của đề tài 1

1.2 Mục tiêu của đề tài 1

1.3 Nội dung đề tài 1

1.4 Phạm vi và giới hạn đề tài 2

1.5 Cấu trúc luận văn 2

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN 3

2.1 Cơ sơ lý thuyết 3

2.1.1 Quy trình kỹ thuật hệ thống 3

2.1.2 Các phương pháp và công cụ sử dụng trong luận văn 4

2.1.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu 4

2.1.2.2 Sơ đồ cây chức năng (BFD) 4

2.1.2.3 Sơ đồ dòng di chuyển dữ liệu (DFD) 5

2.1.2.4 Phác hoạ kịch bản hoạt động của hệ thống 7

2.1.2.5 Hàm ArrayToText 8

2.1.2.6 VBA MergeSheets 10

2.1.2.7 Các hàm trong excel 11

2.2 Phương pháp luận 12

CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU 13

3.1 Sản phẩm sản xuất 13

3.2 Sơ đồ tổ chức 14

3.3 Qui trình sản xuất cửa nhôm 14

3.4 Dòng thông tin hiện tại của xưởng sản xuất nhôm 16

3.5 Mạng lưới giao tiếp thông tin 16

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG VÀ XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ 20

4.1 Tổng quan các bước phân tích hiện trạng – xác định vấn đề 20

4.2 Thu thập dữ liệu 20

4.2.1 Nội dung cần thu thập 20

4.2.2 Cách thức thu thập 20

4.2.3 Kết quả 21

4.3 Phân tích 21

4.3.1 Tỉ lệ đơn hàng trễ 21

4.3.2 Phân tích leadtime 21

4.4 Phân tích nguyên nhân dòng sản xuất không liên tục 23

CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ Ý TƯỞNG 26

5.1 Tổng quan nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm 26

5.2 Các đơn vị liên quan bên ngoài với nhóm 26

5.2.1 Nhu cầu nhận và cung cấp thông tin của nhóm với các đơn vị liên quan bên ngoài 26

5.2.2 Dòng chảy hoạt động của nhóm 32

5.2.3 Nhiệm vụ của nhóm 32

5.3 Mục tiêu của hệ thống thông tin nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm 33 5.4 Các yêu cầu đối với hệ thống 33

5.5 Chức năng của hệ thống 33

5.6 Tiêu chí đánh giá hệ thống 34

5.7 Thiết kế sơ khởi 35

5.7.1 Giản đồ ngữ cảnh của hệ thống 35

5.7.2 Thiết kế giao diện chức năng và thông tin của hệ thống 36

5.7.2.1 Giao diện chức năng chính và thông tin của hệ thống 36

5.7.2.2 Giao diện chức năng con và thông tin của nó 38

5.7.2.2.1 Chức năng điều tra năng lực vật tư 38

5.7.2.2.2 Chức năng lập kế hoạch sản xuất ngày sơn, GCCK 39

5.7.2.2.3 Lập kế hoạch sản xuất ngày cắt hàn, lắp phụ kiện, hoàn thiện 39

5.7.2.2.4 Tiếp nhận yêu cầu thông tin tác động hệ thống và phản hồi cho các bộ phận liên quan biên ngoài 40

5.8 Thiết kế chi tiết 42

5.8.1 Thiết kế chi tiết các thông tin tại sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống 42

5.8.2 Thiết kế chi tiết chức năng 9.1 Tiếp nhận thông tin 46

5.8.3 Thiết kế chi tiết chức năng 9.2 Tạo cơ sở dữ liệu 50

5.8.3.1 Xác định tình trạng kính cho xưởng nhôm 50

5.8.3.1.1 Các khả năng di chuyển của kính 50

5.8.3.1.2 Nội dung cần xác định 50

5.8.3.1.3 Cách thức xác định 50

5.8.3.2 Tổng hợp vật tư thiếu theo từng ĐNSX độc nhất 53

5.8.3.2.1 Mục đích 53

5.8.3.2.2 Cách thức xác định 53

5.8.3.3 Tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp 54

5.8.3.3.1 Mục đích 54

5.8.3.3.2 Cách thức tạo cơ sở dữ liệu tổng hợp 54

5.8.4 Thiết kế chi tiết chức năng 9.3 Phân tích, xử lý nhằm tạo thông tin tác động hệ thống 57

5.8.4.1 Thông tin tác động lệnh sản xuất đã đủ vật tư nhưng vẫn còn lịch tạm chưa đưa vào sản xuất 57

5.8.4.1.1 Mục đích của chức năng 57

5.8.4.1.2 Cách thức xử lý, phân tích 57

5.8.4.1.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 58

5.8.4.2 Thông tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày là đến hạn nhưng sơn, GCCK chưa xong 58

5.8.4.2.1 Mục đích 58

5.8.4.2.2 Cách thức xử lý, phân tích 58

5.8.4.2.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 59

5.8.4.3 Thông tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày là đến hạn nhưng kính chưa xong, kính đặt ngoài chưa về 59

5.8.4.3.1 Mục đích 59

5.8.4.3.2 Cách thức xử lý, phân tích 59

5.8.4.3.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 60

5.8.4.4 Thông tin tác động các vật tư thiếu chỉ còn nhỏ hơn bằng 10 ngày là đến hạn nhưng vật tư vẫn chưa về 60

5.8.4.4.1 Mục đích 60

5.8.4.4.2 Cách thức phân tích, xử lý 60

5.8.4.4.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 61

5.8.4.5 Thông tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày là đến hạn nhưng cắt hàn chưa xong 61

5.8.4.5.1 Mục đích 61

5.8.4.5.2 Cách thức phân tích, xử lý 61

5.8.4.5.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 62

5.8.4.6 Thông tin tác động lệnh sản xuất đủ điều kiện sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 2 ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa nhập kho 62

5.8.4.6.1 Mục đích 62

5.8.4.6.2 Cách thức phân tích, xử lý 62

5.8.4.6.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 63

5.8.4.7 Thông tin tác động mã vật tư gia công ngoài chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa về 64

5.8.4.7.1 Mục đích 64

5.8.4.7.2 Cách thức phân tích, xử lý 64

5.8.4.7.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 64

5.8.4.8 Thông tin tác động lệnh sản xuất gỗ cho nhôm chỉ còn nhỏ hơn bằng

8 ngày là đến hạn nhưng chưa xong 65

5.8.4.8.1 Mục đích 65

5.8.4.8.2 Cách thức phân tích, xử lý 65

5.8.4.8.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 65

5.8.5 Thiết kế chi tiết chức năng 9.3 Phân tích, xử lý nhằm tạo thông tin phản hồi cho các đơn vị liên quan bên ngoài 66

5.8.5.1 Thông tin phản hồi tình trạng đơn hàng cho nhân viên KD, CSKH, BQLCDA 66

5.8.5.1.1 Nội dung yêu cầu 66

5.8.5.1.2 Cách thức xử lý, phân tích 66

5.8.5.1.3 Biểu mẫu thông tin đầu ra 66

5.8.5.2 Thông tin các vướng mắc không thể sản xuất từ xưởng cần các đơn vị liên quan bên ngoài giải quyết 66

5.8.5.2.1 Nội dung yêu cầu 66

5.8.5.2.2 Cách thức xử lý, phân tích 66

5.8.5.2.3 Nội dung thông tin vướng mắc 67

CHƯƠNG 6: VẬN HÀNH VÀ ĐÁNH GIÁ HỆ THỐNG 68

6.1 Đảm bảo các thông tin đều có biểu mẫu 68

6.2 Đảm bảo thông tin đầy đủ, chính xác cho các vị trí trong, ngoài hệ thống 70 6.3 Đảm bảo thông tin kịp thời cho các vị trí trong, ngoài hệ thống 71

6.4 Đánh giá việc tiếp nhận thông tin nhanh 74

6.5 Đánh giá tiêu chí xử lý thông tin nhanh 75

CHƯƠNG 7: KẾT LUẬN VÀ KẾN NGHỊ 82

7.1 Kết luận 82

7.1.1 Nội dung đã thực hiện 82

7.1.2 Kết quả đạt được 82

7.2 Kiến nghị 83

7.2.1 Đối với công ty 83

7.2.2 Đối với hướng nghiên cứu sau 83

TÀI LIỆU THAM KHẢO 84

PHỤ LỤC A: DỮ LIỆU THU THẬP CHO VIỆC PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG 85

PHỤ LỤC B: CÁC BIỂU MẪU THÔNG TIN CỦA HỆ THỐNG 97

PHỤ LỤC C: DỮ LIỆU THỰC TẾ CỦA CÔNG TY TẠI THỜI ĐIỂM 18/05/2018 DÙNG ĐỂ VẬN HÀNH THỬ NGHIỆM CHỨC NĂNG SỐ 9 CỦA HỆ THỐNG 129

DANH SÁCH HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Ví dụ sơ đồ cây chức năng của một hệ thống xử lý đơn hàng 5

Hình 2.2: Ví dụ sơ đồ DFD cấp 0 của hệ thống tồn kho 7

Hình 2.3: Ví dụ sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống tồn kho 7

Hình 2.4: Ví dụ cách sử dụng hàm ArrayToText 9

Hình 2.5: Ví dụ cách sử dụng VBA MergeSheets 11

Hình 2.6: Các bước của phương pháp luận 12

Hình 3.1: Minh hoạ các thành phần chính cấu tạo bộ cửa nhôm nhôm kính 13

Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức nhóm lập kế hoạch nhôm 14

Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức xưởng nhôm 14

Hình 3.4: Qui trình sản xuất cửa nhôm sau sơn, GCCK 15

Hình 3.5: Dòng thông tin hiện tại của xưởng sản xuất nhôm 16

Hình 3.6: Mạng lưới giao tiếp thông tin của nhóm lập kế hoạch 17

Hình 3.7: Mạng lưới giao tiếp thông tin của xưởng nhôm 18

Hình 4.1: Các bước phân tích hiện trạng - xác định vấn đề 20

Hình 4.2: Phân tích nguyên nhân dòng thông tin chưa kịp thời, đầy đủ, chính xác 24 Hình 4.3: Phân tích nguyên nhân xưởng sản xuất chưa tinh gọn 24

Hình 5.1: Các đơn vị liên quan bên ngoài với nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm 26

Hình 5.2: Thông tin đầu vào và đầu ra của nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm 31

Hình 5.3: Dòng chảy hoạt động của nhóm 32

Hình 5.4: Dòng chảy chức năng của hệ thống 34

Hình 5.5: Sơ đồ DFD cấp 0 của hệ thống 36

Hình 5.6: Sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống 37

Hình 5.7: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng điều tra năng lực và thông tin của nó 38

Hình 5.8: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng điều tra năng lực và thông tin của nó 38

Hình 5.9: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng lập kế hoạch sản xuất ngày sơn, GCCK và thông tin của nó 39

Hình 5.10: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng lập kế hoạch sản xuất ngày cắt hàn, lắp phụ kiện, hoàn thiện và thông tin của nó 40

Hình 5.11: Sơ đồ DFD cấp 2 mô tả giao diện chức năng tiếp nhận yêu cầu thông tin → thông tin tác động hệ thống và phản hồi cho các bộ phận liên quan biên ngoài 41

Hình 5.12: Các khả năng di chuyển của kính 50

Hình 5.13: Mô tả nội dung dữ liệu xác định tình trạng kính 51

Hình 5.14: Mô tả nội dung dữ liệu xác định vật tư thiếu theo từng ĐNSX độc nhất 53 Hình 5.15: Mô tả nội dung dữ liệu các cột trong sheet THONG TIN TONG HOP 55

Hình 5.16: Biểu mẫu thông tin tác động lệnh sản xuất đã đủ vật tư nhưng vẫn còn lịch tạm chưa đưa vào sản xuất 58Hình 5.17: Biểu mẫu thông tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày

là đến hạn nhưng sơn, GCCK chưa xong 59Hình 5.18: Biểu mẫu thông tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày

là đến hạn nhưng kính chưa xong, kính đặt ngoài chưa về 60Hình 5.19: Biểu mẫu thông tin tác động các vật tư thiếu chỉ còn nhỏ hơn bằng 10 ngày là đến hạn nhưng vật tư vẫn chưa về 61Hình 5.20: Biểu mẫu thông tin tác động lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày

là đến hạn nhưng cắt hàn chưa xong 62Hình 5.21: Biểu mẫu thông tin lệnh sản xuất đủ điều kiện sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 2 ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa nhập kho 63Hình 5.22: Biểu mẫu thông tin mã vật tư gia công ngoài chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa về 64Hình 5.23: Biểu mẫu thông tin tác động lệnh sản xuất gỗ cho nhôm chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày là đến hạn nhưng chưa xong 65Hình 5.24: Biểu mẫu thông tin phản hồi tình trạng đơn hàng cho nhân viên KD, CSKH, BQLCDA 66Hình 5.25: Dòng chảy thông tin xử lý vướng mắc của xưởng 67Hình 5.26: Dòng chảy hành động theo dõi phản hồi thông tin 67

DANH SÁCH BẢNG BIỂU

Bảng 3.1: Các loại sản phẩm mà dây chuyền sản xuất cửa & vách nhôm kính đang

sản xuất 13

Bảng 4.1: Phân tích leadtime 22

Bảng 5.1: Nhu cầu nhận và cung cấp thông tin của nhóm với các đơn vị liên quan bên ngoài 27

Bảng 5.2: Tiêu chí đánh giá hệ thống 35

Bảng 5.3: Thiết kế chi tiết thông tin dòng chức năng chính 42

Bảng 5.4: Thiết kế chi tiết chức năng 9.1 Tiếp nhận thông tin 46

Bảng 5.5: Các name range sử dụng trong file quan ly thong tin nhom kinh 51

Bảng 5.6: Cú pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu cho việc xác định tình trạng kính 52

Bảng 5.7: Cú pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu cho việc xác định vật tư thiếu theo từng ĐNSX độc nhất 54

Bảng 5.8: Cú pháp phân tích, tổng hợp dữ liệu cho việc tổng hợp thông tin 55

Bảng 6.1: Tình trạng có biểu mẫu của các thông tin đầu ra thuộc sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống 68

Bảng 6.2: Bảng các câu hỏi đánh giá thông tin đảm bảo đầy đủ, chính xác cho các vị trí trong, ngoài hệ thống 70

Bảng 6.3: Kết quả phỏng vấn thông tin đảm bảo đầy đủ, chính xác cho các vị trí trong, ngoài hệ thống 70

Bảng 6.4: Kết quả đánh giá việc thông tin đảm bảo kịp thời cho các vị trí trong, ngoài hệ thống 72

Bảng 6.5: Các câu hỏi phỏng vấn cho việc đánh giá thông tin đảm bảo kịp thời cho các vị trí trong, ngoài hệ thống 73

Bảng 6.6: Kết quả cho việc đánh giá thông tin đảm bảo kịp thời cho các vị trí trong, ngoài hệ thống bằng cách phỏng vấn 73

Bảng 6.7:Kết quả đo lường thời gian tiếp nhận thông tin để thực hiện chức năng số 9 74

Bảng 6.8: Kết quả đo lường thời gian xử lý cho việc tạo thông tin tác động hệ thống và phản hồi thông tin cho các đơn vị bên ngoài 76

Bảng 6.9: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất đã đủ vật tư nhưng vẫn còn lịch tạm chưa đưa vào sản xuất 77

Bảng 6.10: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày là đến hạn nhưng sơn, GCCK chưa xong 77

Bảng 6.11: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày là đến hạn nhưng kính chưa xong, kính đặt ngoài chưa về 78

Bảng 6.12: Kết quả kiểm tra các vật tư thiếu chỉ còn nhỏ hơn bằng 10 ngày là đến hạn nhưng vật tư vẫn chưa về (a3 đứng) 79

Bảng 6.13: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 6 ngày là đến hạn nhưng cắt hàn chưa xong 80

Bảng 6.14: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất đủ điều kiện sản xuất chỉ còn nhỏ hơn bằng 2 ngày là đến hạn nhưng vẫn chưa nhập kho (a3 ngang) 80Bảng 6.15: Kết quả kiểm tra các lệnh sản xuất gỗ cho nhôm chỉ còn nhỏ hơn bằng 8 ngày là đến hạn nhưng chưa xong 81

DANH SÁCH CÁC TỪ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT

thiết bị

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU

1.1 Sự cần thiết của đề tài

Với thị trường cạnh tranh ngày nay, để một bộ phận hay một doanh nghiệp hoạt động hiệu quả thì điều tiên quyết là phải xây dựng thành công hệ thống thông tin, thông tin phải đến được người trực tiếp làm, phải đáp ứng các yêu cầu để mọi công việc được làm đúng ngay từ đầu và phải được lưu trữ một cách khoa học để phục vụ cho các phân tích về sau Đối với các bộ phận, phòng ban nằm trong một công ty lớn trên 2,000 nhân viên hay một tập đoàn vai trò của hệ thống thông tin lại càng quan trọng Nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm kính, nơi ứng dụng đề tài, thuộc một công ty lớn Hơn nữa, sản phẩm cửa, vách nhôm kính là đa dạng kích cỡ, sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu tuỳ theo ý thích của khách hàng và đơn hàng lẻ nên thông tin để điều hành sản xuất càng trở nên phức tạp

Mặt khác, hiện tại các cấp quản lý mất nhiều thời gian hằng ngày cho việc giải quyết

sự vụ liên quan đến đơn hàng trễ, vật tư công cụ dụng cụ phục vụ sản xuất không đáp ứng, nguyên vật liệu đầu vào của các đơn hàng bị thiếu…mà nguyên nhân sâu xa bắt nguồn từ thông tin trong hệ thống thiếu kịp thời, đầy đủ, chính xác

Vì vậy, đề tài rất cần thiết được thực hiện nhằm hướng đến mọi công việc của hệ thống tuân theo qui trình, qui định, có sự chủ động, có sự xem xét toàn diện, có sự chuẩn bị trước khi làm và có sự sớm xem xét khắc phục các sai sót, thiếu sót để từ đó các hoạt động của đơn vị trở nên hiệu quả

1.2 Mục tiêu của đề tài

Xây dựng hệ thống thông tin sao cho đáp ứng kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin cho các nhân viên trong nhóm lập kế hoạch, xưởng sản xuất nhôm và đơn vị liên quan bên ngoài hệ thống

1.3 Nội dung đề tài

Để có thể hoàn thành được mục tiêu luận văn, những đầu việc sau đây được tác giả tìm hiểu và thực hiện:

- Tìm hiểu quy trình công nghệ, sơ đồ tổ chức, dòng thông tin, chức năng nhiệm

vụ tại từng vị trí, sản phẩm hiện tại của hệ thống

- Tìm hiểu vấn đề cần giải quyết

- Tìm hiểu kỹ thuật xây dựng hệ thống

- Tìm hiểu Visual Basic for Applications (VBA) và các hàm trên Microsoft Excel

- Thiết kế hệ thống

- Vận hành thử hệ thống → Đánh giá

- Kết luận và kiến nghị

1.4 Phạm vi và giới hạn đề tài

- Công ty có nhiều xưởng: xưởng nhựa, xưởng nhôm kính, xưởng gỗ, xưởng kính và P.KHĐĐ có nhiều nhóm: nhóm kế hoạch điều độ nhựa – gỗ, nhóm kế hoạch điều độ cửa nhôm kính, nhôm gỗ kính, nhóm kế hoạch điều độ kính, nhóm kế hoạch vận chuyển Đề tài chỉ áp dụng cho nhóm kế hoạch điều độ cửa nhôm kính, nhôm gỗ kính và xưởng sản xuất nhôm

- Đề tài chỉ tập trung nghiên cứu các hạng mục liên quan đến thông tin của hệ thống

- Hệ thống mới được xây dựng trên một hệ thống đang có nên trong quá trình xây dựng có sự xem xét, chọn lựa sao cho đạt mục đích với ít thay đổi nhất 1.5 Cấu trúc luận văn

Cấu trúc luận văn gồm 7 chương xây dựng theo các bước thực hiện luận văn Mỗi chương ứng với một nhiệm vụ cụ thể, mục tiêu tương ứng với phần nội dung nghiên cứu

Chương 1 – Giới thiệu: là chương mở đầu, nêu lên lý do hình thành đề tài, đưa ra mục tiêu, nội dung cụ thể thực hiện, phạm vi áp dụng, giới hạn của luận văn và trình bày cấu trúc luận văn

Chương 2 – Cơ sở lý thuyết và phương pháp luận: là phần trình bày phương pháp, các bước thực hiện luận văn, các lý thuyết được ứng dụng trong luận văn

Chương 3: Tổng quan về đối tượng nghiên cứu: Nêu các thông tin tổng quát về nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất cửa nhôm kính, nhôm gỗ kính

Chương 4 – Phân tích hiện trạng – xác định vấn đề: Là phần thu thập, phân tích số liệu và hiện trạng của đối tượng nghiên cứu → xác định cụ thể vấn đề cần nghiên cứu Chương 5 – Thiết kế ý tưởng: Xây dựng ý tưởng về giải pháp cho vấn đề đã được xác định từ cấp hệ thống đến cấp chi tiết dựa trên các bước thiết kế ý niệm, thiết kế sơ khởi và thiết kế chi tiết

Chương 6 – Vận hành và đánh giá: Là phần thử nghiệm chương trình với bộ số liệu thực tế được thu thập từ công ty → đánh giá kết quả

Chương 7 – Kết luận và kiến nghị: Đưa ra kết luận cuối cùng về vấn đề đã nghiên cứu và giải pháp đề xuất, từ đó đề xuất các gợi ý cho các nghiên cứu sau này

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ PHƯƠNG PHÁP LUẬN

2.1 Cơ sơ lý thuyết

2.1.1 Quy trình kỹ thuật hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các bộ phận hợp thành một chủ thể thống nhất và phức hợp nhằm thực thi một hay nhiều mục đích Một bộ phận của hệ thống có thể được chia thành các bộ phận con nhỏ hơn, có thể xem như hệ thống con

Kỹ thuật hệ thống là một phương pháp đa ngành dùng để phát triển, kiểm tra một tập hợp tối ưu và tích hợp của các thiết kế sản phẩm, quy trình thoả mãn nhu cầu của người dùng và cung cấp thông tin cho người ra quyết định Khác với các kỹ thuật truyền thống, kỹ thuật hệ thống đặt trọng tâm vào hệ thống như một hoạt động tổng thể, xem xét hệ thống từ phía ngoài, mối tương quan với các hệ thống khác và môi trường Kỹ thuật hệ thống bao gồm việc nhận diện nhu cầu khách hàng, môi trường hoạt động của hệ thống, giao diện, những yêu cầu hỗ trợ hậu cần, khả năng của người vận hành và những thành phần khác

Phương pháp tiếp cận kỹ thuật hệ thống nhằm xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh bao gồm các bước:

Bước 1: Phân tích nhu cầu

Đây là bước đầu tiên nhằm xác định các nhu cầu, tạo tiền đề cho việc xây dựng một

hệ thống mới, chứng minh khả thi về đáp ứng nhu cầu với chi phí và rủi ro chấp nhận được Phân tích nhu cầu bằng trả lời các câu hỏi:

- Tại sao cần hệ thống mới?

- Hệ thống mới thể hiện khả năng gì?

- Làm sao đảm bảo được khả năng đó?

Bước 2: Thiết kế ý niệm

Thiết kế ý niệm nhằm xác định các chức năng, nhiệm vụ ở cấp hệ thống mà ta muốn

hệ thống phải có để đáp ứng yêu cầu của khách hàng Thiết kế ý niệm trả lời các câu hỏi để thiết lập mục tiêu khả thi cho việc xây dựng hệ thống mới:

- Nhiệm vụ nào của hệ thống đáp ứng nhu cầu đặt ra?

- Có hay không ít nhất một phương pháp để hệ thống thực hiện được các nhiệm

vụ đó với chi phí chấp nhận được?

Bước 3: Thiết kế sơ khởi

Mục tiêu chính của bước này là chuyển đổi yêu cầu chức năng ở mức hệ thống thành yêu cầu kỹ thuật thiết kế cần thiết của các hệ thống con Sự chuyển đổi này là cần thiết để cung cấp một cơ sở rõ ràng và định lượng để lựa chọn một ý tưởng cho hệ thống Các hoạt động chính của thiết kế sơ khởi bao gồm: Phân tích yêu cầu của hệ thống con, phân bổ yêu cầu cho hệ thống con và xem xét thiết kế sơ khởi Để có quyết

định cuối cùng về thiết kế thì phân tích trade-of cần được thực hiện dựa trên các tiêu chuẩn lựa chọn phương án

Bước 4: Thiết kế chi tiết

Thiết kế chi tiết mô tả chi tiết cấu thành hệ thống con, định rõ các đặc tính của các chi tiết, hoàn thiện thiết kế tất cả các giao diện cần cho tích hợp hệ thống, phát triển mẫu thử của hệ thống để thử nghiệm và đánh giá

2.1.2 Các phương pháp và công cụ sử dụng trong luận văn

2.1.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu

Có nhiều phương pháp thu thập dữ liệu, mỗi phương pháp đều có ưu điểm và nhược điểm như sau:

- Phương pháp sử dụng các thông tin có sẵn:

Thu thập các thông tin có sẵn bên trong và bên ngoài công ty Việc thu thập có thể ngồi tại văn phòng để tìm hiểu dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển thì phương pháp này dễ thực hiện, chi phí thấp, tuy nhiên phải được sự đồng thuận chia sẻ thông tin của công ty Thêm một nhược điểm là thông tin

có thể không chính xác, không đầy đủ hoặc không phù hợp với nhu cầu thu thập

- Phương pháp quan sát:

Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng cách sử dụng người hoặc máy móc để ghi lại các hiện tượng, hành vi, lời nói, hoạt động…Phương pháp cho ta kết quả chi tiết, những thông tin khó phỏng vấn Tuy nhiên, khó khăn đối với phương pháp này là tốn kém thời gian, đối tượng được quan sát nếu là con người thì có thể bị tác động dẫn đến ứng xử hành vi không khách quan

- Phương pháp phỏng vấn:

Thu thập dữ liệu sơ cấp bằng cách phỏng vấn trực tiếp các đối tượng được chọn Có thể thực hiện hỏi từng cá nhân hay hỏi một nhóm, câu trả lời được ghi chép lại hoặc ghi âm Đây là phương pháp duy nhất để biết được ý kiến, dự định của đối tượng, đồng thời có thể làm rõ hơn thông tin cần thu thập qua các câu hỏi Tuy nhiên, nhược điểm của phương pháp này là có khi người được phỏng vấn không trả lời hoặc trả lời không trung thực

2.1.2.2 Sơ đồ cây chức năng (BFD)

Sơ đồ cây chức năng hay còn gọi là sơ đồ phân rã chức năng (Business Function Diagram – BFD) là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các chức năng

hệ thống cần thực hiện Mỗi chức năng được chia ra làm các chức năng con, số mức chia ra phụ thuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

Sơ đồ cây chức năng cung cấp cách nhìn khái quát về chức năng của hệ thống, dễ xây dựng, gần gũi với sơ đồ tổ chức nhưng không đưa ra được mối liên hệ về thông tin giữa các chức năng

Hình 2.1: Ví dụ sơ đồ cây chức năng của một hệ thống xử lý đơn hàng

2.1.2.3 Sơ đồ dòng di chuyển dữ liệu (DFD)

Sơ đồ dòng di chuyển dữ liệu (Data Flow Diagram – DFD) mô tả bằng hình ảnh các thành phần, các dòng di chuyển của dữ liệu giữa các thành phần, điểm khởi đầu, điểm đến và nơi lưu trữ dữ liệu, các quy trình, thủ tục biến dữ liệu đầu vào thành dữ liệu đầu ra của một hệ thống thông tin

Sơ đồ BDF bổ sung khiếm khuyết của sơ đồ cây chức năng, giúp người thiết kế hiểu được cách thức thông tin di chuyển trong hệ thống và với các thực thể bên ngoài, cho

ta cái nhìn đầy đủ hơn về các mặt hoạt động của hệ thống, là một trong số các đầu vào cho quá trình thiết kế hệ thống

Các thành phần của một sơ đồ DFD gồm:

- Chức năng: Là một quy trình hay hoạt động có liên quan đến sự biến đổi hoặc tác động lên thông tin

- Dòng dữ liệu: Là dòng thông tin vào hoặc ra khỏi chức năng

- Thực thể bên ngoài: Là các thực thể nằm ngoài hệ thống nhưng có trao đổi trực tiếp với hệ thống Sự có mặt của các thực thể này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định rõ mối quan hệ của hệ thống với môi trường bên ngoài

Gửi hàng theo đơn hàng

Đóng gói hàng theo đơn

Giao nhận theo đơn

- Cơ sở dữ liệu: Là nơi lưu trữ thông tin

- Biểu mẫu: Là biểu mẫu của thông tin đầu ra

Các kí hiệu biểu diễn trong sơ đồ DFD gồm 5 kí hiệu như sau:

Các lưu ý khi xây dựng sơ đồ DFD:

- Mỗi dòng dữ liệu phải bắt đầu hay kết thúc tại một chức năng

- Dữ liệu không thể di chuyển từ cơ sở này đến cơ sở khác hoặc từ một cơ sở đến một thực thể bên ngoài hoặc ngược lại mà không qua một chức năng nào

đó

- Dữ liệu không thể di chuyển từ một nguồn không rõ tới một chức năng hay một cơ sở hoặc ngược lại

Sơ đồ DFD có nhiều cấp: cấp 0 (khái quát), cấp 1, cấp 2,…Việc phân rã chức năng

sơ đồ DFD các cấp bắt đầu với sờ đồ DFD ở tầng cao nhất của hệ thống là DFD cấp 0 DFD cấp theo sau sẽ mô tả DFD con của cấp trước đó

Quy trình phân rã như sau:

Bước 1: Xây dựng sơ đồ DFD cấp 0

- Sơ đồ gồm 1 chức năng duy nhất biểu thị toàn bộ hệ thống, chức năng này được nối với mọi thực thể bên ngoài của hệ thống

Bước 2: Xây dựng sơ đồ DFD cấp 1

- Các thực thể bên ngoài được giữ nguyên với các dòng dữ liệu vào ra

- Hệ thống được phân rã thành các chức năng con là các tiến trình chính của hệ thống theo sơ đồ cây chức năng mức 1

- Xây dựng thêm cơ sở dữ liệu và các dòng thông tin trao đổi giữa chức năng mức 1

Bước 3: Xây dựng sơ đồ DFD cấp 2

- Thực hiện phân rã tiếp tục chức năng mức 1 thành các chức năng con

- Đảm bảo các dòng dữ liệu vào ra ở chức năng mức cao phải có mặt trong các chức năng mức thấp hơn và ngược lại

Việc phân rã có thể tiếp tục cho đến khi đủ số mức cần thiết, tuỳ thuộc vào độ phức tạp của hệ thống Ví dụ Hình 2.6 và Hình 2.7 dưới đây thể hiện sơ đồ DFD cấp 0 và DFD cấp 1 của một hệ thống tồn kho

HT TỒNKHO

Chi phí thanh toán

Chứng từ yêu cầu thu mua

2.

KT hoá đơn 3.

Thanh toán với nhà cung cấp

6.

Chuẩn bị yêu cầu thu mua

5.

Kiểm tra chi tiết tái đặt hàng

4.

Cung cấp chi tiết

D2 Hồ sơ đặt hàng

Thông tin chi tiết đã sử dụng

Tên số lượng chi tiết

Ghi nhận tồn kho

Biểu mẫu 03

Biểu mẫu 04

Biểu mẫu 01

Biểu mẫu 06 Biểu mẫu 05

Biểu mẫu 02

Hình 2.3: Ví dụ sơ đồ DFD cấp 1 của hệ thống tồn kho

2.1.2.4 Phác hoạ kịch bản hoạt động của hệ thống

Phương pháp phác hoạ kịch bản hoạt động của hệ thống mô tả trường hợp sử dụng, hoạt động của hệ thống giúp người thiết kế Các hoạt động của hệ thống được mô tả bằng ngôn ngữ đơn giản, cụ thể, dễ hiểu Phương pháp này giúp người thiết kế, xây dựng hệ thống có cách nhìn tổng quan về cách thức mà hệ thống hoạt động, từ đó xác định các thành phần cần thiết trong hệ thống dự định xây dựng

Dim iIndex1 As Long

Dim iIndex2 As Long

Dim kq As String

Dim sText As String

vValue = vArray 'nap gia tri

If IsArray(vValue) = False Then

If IsError(vValue) = False Then

On Error Resume Next

iIndex1 = UBound(vValue, 2) 'check mang 2 chieu

If Err.Number <> 0 Then

vValue = Application.WorksheetFunction.Transpose(vValue)

End If

For iIndex1 = LBound(vValue) To UBound(vValue)

For iIndex2 = LBound(vValue, 2) To UBound(vValue, 2)

If IsError(vValue(iIndex1, iIndex2)) = False Then

sText = vValue(iIndex1, iIndex2)

Dim AWS As Worksheet

Dim FAR As Long

Dim LR As Long

Set AWS = ActiveSheet

For Each MWS In ActiveWindow.SelectedSheets

If Not MWS Is AWS Then

Sheet 1

Thiết kế sơ khởi

Thiết kế chi tiết

Vận hành và đánh

giá

Mục đích: Xác định vấn đề của đối tượng nghiên cứu Phương pháp: Thu thập dữ liệu, phân tích tỉ lệ phần trăm đơn hàng trễ Đầu ra: Vấn đề của đối tượng cần nghiên cứu

Mục đích: Xác định vấn đề cần giải quyết chính và yêu cầu đặt ra Phương pháp: Thu thập dữ liệu, quan sát, lý luận sự phù hợp Đầu ra: Vấn đề cụ thể cần giải quyết

Mục đích: Xác định yêu cầu của hệ thống, chức năng cấp hệ thống Phương pháp: Phác hoạ kịch bản, sơ đồ DFD

Đầu ra: Chức năng chính, mục tiêu, yêu cầu đối với hệ thống

Mục đích: Phân rã hệ thống thành các hệ thống con và phân tích chức năng

Phương pháp: Sơ đồ cây chức năng, sơ đồ DFD Đầu ra: Các hệ thống con và chức năng con

Mục đích: Hoàn thiện ý tưởng giải pháp Phương pháp: Thiết kế dòng thông tin chính của hệ thống và thiết kế chi tiết chức năng số 9: tiếp nhận thông tin → thông tin tác động hệ thống, thông tin phản hồi các bộ phận liên quan bên ngoài

Đầu ra: Mô tả chi tiết dòng thông tin cấp hệ thống và chức năng số 9

Mục đích: Thử nghiệm và đánh giá hệ thống đã xây dựng Phương pháp: Vận hành sản phẩm với dữ liệu thực tế Đo lường các tiêu chí yêu cầu hệ thống.

Đầu ra: Kết quả đo lường và đánh giá hệ thống

Hình 2.6: Các bước của phương pháp luận

CHƯƠNG 3: TỔNG QUAN VỀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU

Các thành phần chính cấu tạo nên cửa nhôm bao gồm: Profile nhôm, kính, phụ kiện

- Profile nhôm: Là các khung bao, thanh ngang, thanh dọc bằng nhôm

- Kính: Là kính trong, kính cường lực, kính phản quang, kính hộp

- Phụ kiện: Là các linh kiện kim khí, nhựa lắp trong bộ cửa như: ổ khoá, tay nắm bản, lề, chốt khoá, vít, gioăng, cữ kính

Ví dụ minh hoạ các thành phần chính tạo nên cửa nhôm được thể hiện ở Hình 3.1

Hình 3.1: Minh hoạ các thành phần chính cấu tạo bộ cửa nhôm nhôm kính

Profil

Phụ kiện

3.2 Sơ đồ tổ chức

- Sơ đồ tổ chức nhóm lập kế hoạch nhôm được thể hiện ở Hình 3.2

PP KHĐĐ nhôm

P.GĐ P.KHĐĐ

Nhân viên lập lệnh sản xuất nhôm

Nhân viên lập

kế hoạch sơn, GCCK

Nhân viên lập kế hoạch cắt hàn, lắp phụ kiện, hoàn thiện

Hình 3.2: Sơ đồ tổ chức nhóm lập kế hoạch nhôm

- Sơ đồ tổ chức xưởng sản xuất nhôm được thể hiện ở Hình 3.3

Quản đốc

Tổ trưởng tổ sơn

Tổ trưởng tổ

chuẩn bị

Tổ trưởng tổ GCCK

Tổ trưởng tổ cắt hàn

Tổ trưởng tổ lắp phụ kiện

Tổ trưởng tổ hoàn thiện

Nhân viên thống kê xưởng

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

P.GĐ sản xuất

Hình 3.3: Sơ đồ tổ chức xưởng nhôm

3.3 Qui trình sản xuất cửa nhôm

Qui trình chính: Sơn, GCCK → cắt → lắp phụ kiện → hoàn thiện → nhập kho Qui trình chi tiết được thể hiện ở Hình 3.4

Hình 3.4: Qui trình sản xuất cửa nhôm sau sơn, GCCK

3.4 Dòng thông tin hiện tại của xưởng sản xuất nhôm

Dòng thông tin hiện tại của xưởng sản xuất nhôm được mô tả ở Hình 3.5 với đường

đi chính là từ nhân viên P.KHĐĐ → Phó giám đốc xưởng nhôm hoặc Ban quan đốc

→ Các tổ trưởng → Nhân viên và ngược lại Thông tin chính truyền trong dòng là bảng kế hoạch ngày, hồ sơ lệnh sản xuất, kết quả sản xuất và thông tin phản hồi, giải quyết vướng mắc không thể sản xuất

P.KHĐĐ

P.GĐ

TT TỔ GCCK

TT TỔ CHUẨN BỊ TT TỔ CẮT

TT TỔ PHỤ KIỆN

NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN NHÂN VIÊN

5 Sổ báo cáo kết quả thực hiện công việc trong ngày của từng tổ

6 Sổ báo cáo kết quả thực hiện công việc trong ngày tại từng máy

7 Văn bản giao nhận

PHƯƠNG TIỆN TRUYỀN THÔNG TIN

1 Mail

2 Tin nhắn từ zalo, viber

3 Giao nhận, lời nói trực tiếp

4 Internet

Hình 3.5: Dòng thông tin hiện tại của xưởng sản xuất nhôm

3.5 Mạng lưới giao tiếp thông tin

- Mạng lưới giao tiếp thông tin giữa các thành viên trong nhóm lập kế hoạch và giao tiếp với đơn vị bên ngoài được thể hiện ở Hình 3.6

PP kế hoạch nhôm

NV lập lệnh sản xuất nhôm

BQĐ xưởng gỗ

Nhóm QC

Nhóm NV CSKH và kinh doanh

Ban quản lý các dự án

NV photo

Phòng Công nghệ

Nhóm ghi phiếu xuất vật tư

Hình 3.6: Mạng lưới giao tiếp thông tin của nhóm lập kế hoạch

- Mạng lưới giao tiếp thông tin giữa các thành viên trong xưởng nhôm và giao tiếp với đơn vị bên ngoài được thể hiện ở Hình 3.7

NV thống kê xưởng nhôm

Tổ trưởng

tổ chuẩn bị Nhân viên

Nhân viên Nhân viên Nhân viên Nhân viên

Nhóm ghi phiếu xuất

PP kế hoạch nhôm

Thủ kho thành phẩm: Nhôm

Tóm lại, đối tượng nghiên cứu là nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm Sản phẩm sản xuất là các loại cửa, vách nhôm kính Qui trình sản xuất chính là sơn, GCCK → cắt → lắp phụ kiện → hoàn thiện (lắp gioăng hoặc bơm keo liên kết kính với khung cửa, lắp kính, vệ sinh, dán màng bảo vệ…) → nhập kho Dòng thông tin hiện tại thường di chuyển theo thứ tự cấp bậc của hệ thống, với các loại thông tin di chuyển là bảng kế hoạch ngày, hồ sơ lệnh sản xuất, kết quả sản xuất, thông tin phản hồi và giải quyết vướng mắc không thể sản xuất

CHƯƠNG 4: PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG

VÀ XÁC ĐỊNH VẤN ĐỀ

4.1 Tổng quan các bước phân tích hiện trạng – xác định vấn đề

Các bước phân tích hiện trạng – xác định vấn đề được thể hiện ở Hình 4.1

Bước 1 Thu thập dữ liệu

Dữ liệu các đơn hàng sản xuất đúng hạn trong thời gian từ 08/12/2017 → 08/01/2018

Dữ liệu các đơn hàng sản xuất trễ hạn trong thời gian từ 08/12/2017 → 08/01/2018

Số lượng bộ cửa tồn chuyền tại các công đoạn

Bước 2 Phân tích Tỉ lệ % đơn hàng trễ hạn

Nhận xét về leadtime

Bước 3 Lập luận

Vấn đề

Bước 4 Phân tích nguyên nhân

Bước 5 Lập luận Các nguyên nhân

Nguyên nhân cụ thể cần giải quyết

4.2.1 Nội dung cần thu thập

- Dữ liệu các đơn hàng sản xuất đúng hạn trong thời gian từ 08/12/2017 đến 08/01/2018

- Dữ liệu các đơn hàng sản xuất trễ hạn trong thời gian từ 08/12/2017 đến 08/01/2018

- Số lượng bộ cửa tồn chuyền tại các công đoạn tính đến thời điểm 08/01/2018

B3: Thực hiện B1 và B2 trong suốt thời đoạn từ 08/12/2017 → 08/01/2018

B4: Tổng hợp → nội dung cần thu thập

4.2.3 Kết quả

Kết quả thu thập được trình bày ở phụ lục A với 2 bảng:

Phụ lục A- Bảng A.1: Các đơn hàng sản xuất đúng hạn trong thời gian từ 08/12/2017 đến 08/01/2018

Phụ lục A- Bảng A.2: Các đơn hàng sản xuất trễ hạn trong thời gian từ 08/12/2017 đến 08/01/2018

Và dữ liệu số lượng bộ cửa tồn chuyền tại các công đoạn tính đến thời điểm 08/01/2018 được thể ở phần phân tích bán thành phẩm đang làm dang dỡ và tồn tại các công đoạn

4.3 Phân tích

4.3.1 Tỉ lệ đơn hàng trễ

Theo số liệu thống kê chi tiết về các đơn hàng sản xuất đúng hạn trong thời đoạn 08/12/2017 → 08/01/2018 và số liệu thống kê chi tiết các đơn hàng sản xuất trễ hạn trong cùng thời đoạn thì số lượng bộ cửa sản xuất đúng hạn 2,277/2,643 bộ (chiếm

4.3.2 Phân tích leadtime

Dựa theo cột tổng số ngày hoàn thành từ khi ban hành lệnh triển khai sản xuất đến lúc sản phẩm nhập kho của bảng số liệu thống kê chi tiết các đơn hàng sản xuất đúng hạn trong thời đoạn 08/12/2017 → 08/01/2018 Tác giả tiến hành tổng hợp theo các tiêu chí:

- Leadtime: Thời gian sản xuất của từng đơn hàng

- Tần xuất (lần): Là số lần leadtime đó xuất hiện trong tập mẫu

- Phần trăm số lần của tần xuất

- Luỹ kế phần trăm số lần của tần xuất

Được kết quả như Bảng 4.1

Bảng 4.1: Phân tích leadtime

Leadtime

(ngày)

Tần suất (lần)

SL bộ sản xuất

Phần trăm số lần của tần suất

Luỹ kế phần trăm

số lần của tần suất

Trong tập đám đông chiếm 80% số lần xuất hiện thì:

SL bộ chưa Cắt

SL bộ chưa lắp phụ kiện

SL bộ chưa hoàn thiện

Tức là số lượng bộ cửa đang nằm tồn chuyền giữa công đoạn cắt – lắp phụ kiện là (2,497 – 1,822) = 675 bộ, giữa công đoạn lắp phụ kiện – hoàn thiện là (3,450 – 2,497)

= 953 bộ

Qua các phân tích và thống kê trên ta thấy: Đơn hàng trễ chiếm 14% Leadtime không

ổn định, tỉ lệ dao động giữa max min là 27/2 bằng 13.5 lần, lượng hàng nằm tồn chuyền lớn, giữa công đoạn lắp phụ kiện – hoàn thiện là 953 bộ gấp 4 lần năng suất trung bình hằng ngày của xưởng, điều này chứng tỏ dòng sản xuất không liên tục

Kết luận: Đơn hàng trễ 14% là vấn đề và nguyên nhân là dòng sản xuất không liên

tục

4.4 Phân tích nguyên nhân dòng sản xuất không liên tục

Có 2 nhóm nguyên nhân chính làm cho dòng sản xuất không liên tục:

- Do thông tin chưa kịp thời, đầy đủ, chính xác để mọi công việc của hệ thống được chủ động, trơn tru (Hình 4.2)

- Do xưởng sản xuất chưa tinh gọn (Hình 4.3)

Thông tin chưa đầy đủ, kịp thời, chính xác

Chưa có qui định về thông tin phải truyền trong hệ thống

Chưa qui định ai phải truyền tin

Chưa qui định ai phải được nhận tin Biểu mẫu chưa có

Chưa qui định thời gian truyền Chưa có qui trình chuyển dịch thông tin rõ ràng

Chưa xây dựng được giải pháp tổng hợp,

xử lý thông tin mau chóng

Chưa xây dựng được thông tin kiểm soát tác động hệ thống

Hình 4.2: Phân tích nguyên nhân dòng thông tin chưa kịp thời, đầy đủ, chính xác

Xưởng sản xuất chưa tinh gọn 5S chưa tốt

Nghiên cứu thiết kế mặt bằng chưa được triển khai

Mặt bằng hiện tại đang bố trí theo qui trình sản xuất

Chưa có nghiên cứu nào về cân bằng chuyền

Chưa có tài liệu

chuẩn hoá công việc

Nhiều máy đột lỗ không

Hình 4.3: Phân tích nguyên nhân xưởng sản xuất chưa tinh gọn

Tóm lại, với dữ liệu thu thập trong vòng 01 tháng từ 08/12/2017 đến 08/01/2018, kết quả phân tích cho thấy tỷ lệ đơn hàng trễ là 14% → đây là vấn đề Trong đó, tỉ lệ dao động giữa max min của leadtime là 13.5 lần, lượng hàng dỡ dang nằm tồn chuyền lớn, chứng tỏ dòng sản xuất không liên tục

Qua quan sát thực tế, một trong những nguyên nhân chính làm cho dòng sản xuất đứt đoạn là thông tin thiếu kịp thời, đầy đủ, chính xác để các nhân viên trong, ngoài hệ thống hoàn thành công việc

Từ đó, luận văn này, đề xuất giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhóm lập

kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm kính Mục tiêu hướng đến mọi công việc của hệ thống được chủ động, có sự xem xét toàn diện, có sự chuẩn bị trước, có sự xem xét khắc phục các sai sót, thiếu sót trước để giải quyết vấn đề

CHƯƠNG 5: THIẾT KẾ Ý TƯỞNG

5.1 Tổng quan nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm

5.2 Các đơn vị liên quan bên ngoài với nhóm

Trong quá trình hoạt động nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất nhôm có sự trao đổi thông tin với các đơn vị bên ngoài, các đơn vị này được thể hiện ở Hình 5.1

Nhóm thủ kho nguyên liệu: Profile, phụ kiện, hoá chất

Nhóm QC

Nhóm lập kế hoạch

và đặt hàng gia công bên ngoài P.Vật tư XNK

P.Công nghệ

Nhóm ghi phiếu xuất kho (P.Kế toán)

Nhóm lập kế hoạch

và xưởng sản xuất kính

Nhóm lập kế hoạch

và xưởng sản xuất gỗ

Ban lãnh đạo

Nhóm lập kế hoạch

và xưởng sản xuất nhôm

Hình 5.1: Các đơn vị liên quan bên ngoài với nhóm lập kế hoạch và xưởng sản xuất

- Nhu cầu nhận thông tin của đơn vị ngoài đối với nhóm lập kế hoạch và

xưởng sản xuất nhôm

Các nhu cầu này được thể hiện ở Bảng 5.1