doanh nghiệp gửi lên sẽ được hiển thị.Trong bảng danh sách các báo cáo sẽ có các trạng thái khác nhau để phân biệt báo cáo đã được xử lý, cần xử lý hay bỏ qua cụ thể như sau: - Đã xử lý:
Trang 1TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
PHẦN MỀM QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP
DÀNH CHO: CÁN BỘ QUẢN LÝ
Trang 2MỤC LỤC
1 Giới thiệu 3
1.1 Mục đích 3
2 Các chức năng trong hệ thống 4
2.1 Kiểm duyệt báo cáo 4
2.2 Kiểm duyệt thông báo 11
2.3 Quản lý tin tức 15
2.4 Quản lý mẫu báo cáo 18
2.5 Quản lý thông tin doanh nghiệp 23
2.6 Quản lý phòng ban 28
2.7 Quản lý người dùng 30
2.8 Quản lý log 34
2.9 Sao lưu dữ liệu 34
Trang 31 Giới thiệu
1.1 Mục đích
Hiện nay vấn đề theo dõi và quản lý của các doanh nghiệp đang là một yêu cầu rấtcần thiết Doanh nghiệp đã phải hao tốn nhiều nhân công, thời gian, chi phí để thực hiện công việc này Phầm mềm quản lý doanh nghiệp sẽ giúp cho doanh nghiệp giải quyết một số vần đề khó khăn trong việc báo cáo hàng ngày, hàng tháng, hàng năm Đồng thời việc tiếp nhận các thông báo, thông tin từ ban quản lý sẽ nhanh hơn rất nhiều
1.1.1 Đăng nhập vào hệ thống
Chức năng cho phép người dùng đăng nhập vào ứng dụng Để đăng nhập vào ứngdụng, người dùng truy cập vào đường link http://doanhnghiep.mitc.vn/nghison/ và thựchiện các thao tác như sau:
Bước 1 Nhập đúng Tên đăng nhập và Mật khẩu.
Bước 2 Click Đăng nhập để hoàn tất.
1.1.2 Giao diện Trang chủ
Trang 4Mô tả:
Phần mềm cung cấp cho doanh nghiệp các chức năng cơ bản như:
- Xem thông tin, tin tức chính sách mới
- Kiểm duyệt báo cáo
- Gửi thông báo cho doanh nghiệp
- Thống kê báo cáo
- Quản lý tin tức
- Quản lý người dùng, phòng ban
- Quản lý các mẫu báo cáo
- Quản lý thông tin doanh nghiệp
2 Các chức năng trong hệ thống
2.1 Kiểm duyệt báo cáo
2.1.1 Tiếp nhận báo cáo
Sau khi doanh nghiệp gửi báo cáo cho ban quản lý thì cán bộ một cửa sẽ là người tiếp nhận báo cáo và chuyển cho các phòng ban chuyên môn Thực hiện tiếp nhận báo cáo cán bộ một cửa sẽ đăng nhập vào tài khoản quản trị của mình và chọn vào nghiệp vụ
“Duyệt báo cáo doanh nghiệp”của cán bộ một cửa Sau đó danh sách báo cáo của các
Trang 5doanh nghiệp gửi lên sẽ được hiển thị.
Trong bảng danh sách các báo cáo sẽ có các trạng thái khác nhau để phân biệt báo cáo đã được xử lý, cần xử lý hay bỏ qua cụ thể như sau:
- Đã xử lý: Là những báo cáo đã được cán bộ một cửa chuyển cho phòng ban chuyên môn xử lý
- Từ chối: Là những báo cáo gửi tới cán bộ một cửa nhưng vì lý do gì đấy chưa phùhợp nên đã được gửi trả lại cho doanh nghiệp để yêu cầu chỉnh sửa
- Chờ xử lý: Là những báo cáo cần cán bộ một cửa vào để thực hiển chuyển cho các phòng ban Để thực hiện chức năng này cán bộ một cửa sẽ thực hiện như sau:
B1: Chọn báo cáo có trạng thái “Chờ xử lý”
B2: Cách 1: Click chọn vào ô tích đầu dòng và chọn button “Duyệt” hoặc “Trả
lại” nếu báo cáo có vấn đề trên đầu
Cách 2: Click vào “Xử lý” trong ô hành động tương ứng với báo cáo để vào xem thông tin chi tiết của báo cáo
Trang 6B3: Chọn phòng ban chuyên môn để nhận báo cáo
B4: Chọn “Duyệt báo cáo” nếu báo cáo đã đạt yêu cầu hoặc “Trả lại” nếu cần
chỉnh sửa
2.1.2 Thiết lập báo cáo phòng
Chức năng cho phép lãnh đạo phòng có thể tạo báo cáo của phòng mình gửi lên
Trang 7ban giám đốc Để thực hiện chức năng này cán bộ quản lý phòng sẽ chọn vào mục “ Tạo báo cáo phòng” bên menu trái
Khi đó sẽ hiện thị lên danh sách các báo cáo đã được thực hiện trước đây cho cán
bộ quản lý phòng theo dõi Phần mềm cho phép thực hiện các chức năng như thêm mới báo cáo, chỉnh sửa báo cáo, xóa báo cáo đã tồn tại
- Thêm mới báo cáo
B1: Cán bộ quản lý phòng chọn vào button “Thêm mới” trên đầu để thêm báo cáo.
B2: Nhập nội dung báo cáo hoặc tải file đính kèm
B3: Chọn button “Tạo mới” để tạo lập báo cáo sau đó báo cáo sẽ được hiển thị
trên bảng danh sách
Trang 8- Chỉnh sửa báo cáo
Đối với những báo cáo đã được tạo lập nhưng có vấn để cần điều chỉnh thì cán bộ quản lý phòng có thể vào chỉnh sửa báo cáo Để sửa báo cáo người dùng thao tác như sau:
B1: Chọn báo cáo cần chỉnh sửa trong danh sách
B2: Chọn vào button “ Sửa báo cáo”
B3: Thay đổi thông tin báo cáo
B4: Lưu lại thông tin đã thay đổi
- Xóa báo cáo
Để hủy bỏ những báo cáo không cần thiết cán bộ quản lý phòng sẽ thực hiện xóa
bỏ như sau:
B1: Tích chọn báo cáo cần xóa trong danh sách
B2: Click vào button “Xóa mục đã chọn” để xóa báo cáo
Trang 92.1.3 Duyệt báo cáo
Báo cáo của các doanh nghiệp sau khi gửi đi được cán bộ một cửa tiếp nhận và chuyển đến các phòng ban chuyên môn thì cán bộ quản lý phòng sẽ có trách nhiệm kiểm duyệt báo cáo đấy Để thực hiện chức năng này cán bộ quản lý phòng sẽ thao tác sau:
B1: Vào mục “Tổng hợp báo cáo doanh nghiệp” trên menu trái
B2: Hiển thị danh sách báo cáo cán bộ quản lý phòng sẽ thực hiện phê duyệt báo
cáo Trong bảng danh sách các báo cáo được phân biệt nhau ở trạng thái
- Đã báo cáo: Là những báo cáo đã được cán bộ quản lý phòng phê duyệt và báo cáo lên cấp trên
- Chờ xử lý: Là những báo cáo đang cần cán bộ quản lý phòng vào phê duyệt và trình lãnh đạo cụ thể như sau:
B3: Cách 1: Chọn những báo cáo ở trạng thái chờ xử lý sau đó tích chọn vào
button “Duyệt” bên trên đối với báo cáo đã đạt hoặc “Trả lại” nếu báo cáo chưa đạt
Cách 2: Chọn báo cáo chờ xử lý sau đó tích vào button “Báo cáo lãnh đạo” bên cạnh
B4: Vào xem thông tin chi tiết của báo cáo và chuyển báo cáo đến cho lãnh đạo
Trang 102.1.4 Xem báo cáo
Báo cáo của doanh nghiệp sau khi được cán bộ quản lý phòng trình lên lãnh đạothì lãnh đạo có thể vào xem báo cáo
B1: Chọn mục “Xem báo cáo doanh nghiệp” để hiển thị danh sách
B2: Tìm kiếm báo cáo bằng cách lọc báo cáo theo doanh nghiệp, lọc báo cáo theo
loại hoặc nhập thông tin báo cáo vào khung tìm kiếm
B3: Vào xem chi tiết bản báo cáo chọn “Xem chi tiết”
Trang 11Ngoài ra lãnh đạo đơn vị còn có thể vào xem báo cáo phòng do các phòng ban tạo nên tương tự giống xem báo cáo của các doanh nghiệp.
2.2 Kiểm duyệt thông báo
2.2.1 Thiết lập thông báo
Để thuận tiện cho việc liên hệ với các doanh nghiệp phần mềm hỗ trợ chức năng
Trang 12gửi thông báo.Cụ thể cán bộ quản lý phòng sẽ là người tạo lập thông báo sau đó trình lên lãnh đạo để được phê duyệt.
- Tạo thông báo
B1: Chọn vào mục “Thông báo đến doanh nghiệp”
B2: Chọn vào button “Thêm mới” trên đầu
B3: Nhập thông tin bản tin thông báo Đầu tiên là chọn doanh nghiệp nhận thông
báo sau đó nhập nội dung thông báo hoặc tải file đính kèm
- Sửa thông báo
Đối với các thông báo đã được tạo nhưng lãnh đạo chưa xử lý vẫn ở trạng thái chờ
Trang 13xử lý thì cán bộ quản lý phòng có thể chỉnh sửa.
B1: Chọn thông báo ở trạng thái chờ xử lý nhưng cần chỉnh sửa
B2: Chọn vào button “Sửa” bên trên
B3: Chỉnh sửa thông tin trong bản thông báo
B4: Lưu lại thông tin đã thay đổi
2.2.2 Kiểm duyệt thông báo
Sau khi thông báo được cán bộ quản lý phòng tạo nên thì lãnh đạo có thể theo dõi
Trang 14và xử lý thông báo đấy.
B1: Lãnh đạo sẽ vào mục “Duyệt thông báo” trên menu trái
B2: Bảng danh sách thông báo sẽ được hiển thị lãnh đạo sẽ chọn thông báo ở
trạng thái “Chờ xử lý” để phê duyệt
B3: Duyệt thông báo
B4: Vào xem thông tin chi tiết của thông báo vào xử lý “Duyệt” nếu thông báo là
hợp lý hoặc từ chối nếu thông báo cần phải thay đổi
Trang 152.2.3 Lưu chuyển thông báo
Thông báo do cán bộ quản lý phòng tạo nên và được lãnh đạo phê duyệt thì sẽ được chuyển đến cho cán bộ một cửa phát hành đến các doanh nghiệp
B1: Cán bộ một cửa vào mục “Thông báo tới doanh nghiệp”
B2: Chọn thông báo ở trạng thái “Chuyển báo cáo” để xử lý
B3: Chọn button “Chuyển thông báo” khi đó tự động thông báo sẽ được chuyển
đến cho doanh nghiệp đã được thiết lập
2.3 Quản lý tin tức
2.3.1 Xem danh sách bản tin
Đối với tài khoản quản trị phần mềm cung cấp chức năng quản lý tin tức nhằm phục vụ cho việc đăng tải thông tin dự án, các chiến lược hoặc kế hoạch để các doanh nghiệp tiện theo dõi Để thực hiện chức năng này quản trị vào mục quản lý tin trên menutrái sẽ được hiển thị bảng danh sách các bản tin đã được tạo
Trang 162.3.2 Tạo bản tin
B1: Quản trị vào danh sách bản tin chọn button “Thêm mới” trên đầu
B2: Chọn danh mục bản tin
B3: Nhập nội dung, tiêu đề bản tin hoặc tải file đính kèm
B4: Lưu thông tin chọn “Tạo mới”
Trang 172.3.3 Chỉnh sửa bản tin
B1: Chọn bản tin trong danh sách cần được chỉnh sửa
B2: Chọn button “Sửa” bên trên
B3: Thay đổi nội dung bản tin
B4: Lưu lại thông tin đã thay đổi
Trang 182.3.4 Xóa bản tin
B1: Chọn bản tin trong danh sách cần được xóa
B2: Chọn button “Xóa” bên trên
B3: Xác nhận thao tác
2.4 Quản lý mẫu báo cáo
2.4.1 Xem danh sách mẫu báo cáo
B1: Quản trị chọn vào mục “Quản lý mẫu báo cáo”
B2: Hiển thị danh sách các mẫu báo cáo đã được uptade lên phần mềm
B3: Có thể tìm kiếm mẫu báo cáo theo các tiêu chí khác nhau
2.4.2 Cập nhật mẫu báo cáo
B1: Trong danh sách mẫu báo cáo quản trị chọn button “Thêm mới”
Trang 19B2: Nhập thông tin mẫu báo cáo và upload mẫu lên phần mềm bằng cách chọn button “Chọn tệp”
B3: Tạo mẫu báo cáo mới
Trang 20B4: Xem lại mẫu báo cáo đã được tải lên bằng cách chọn “Xem báo cáo”
2.4.3 Chỉnh sửa mẫu báo cáo
B1: Trong danh sách mẫu báo cáo tích chọn mẫu báo cáo cần thay đổi
B2: Chọn vào button “Sửa”
Trang 21B3: Thay đổi thông tin mẫu báo cáo
Trang 22B4: Cập nhật lại thông tin đã thay đổi
Trang 232.4.4 Xóa mẫu báo cáo
B1: Trong danh sách mẫu báo cáo tích chọn mẫu báo cáo cần xóa
B2: Chọn vào button “Xóa”
B3: Xác nhận thao tác
2.5 Quản lý thông tin doanh nghiệp
2.5.1 Xem danh sách doanh nghiệp
B1: Quản trị vào mục “ Quản lý tài khoản doanh nghiệp”
B2: Hiển thị danh sách các doanh nghiệp
2.5.2 Thêm thông tin doanh nghiệp
B1: Trong bảng danh sách các doanh nghiệp chọn button “Thêm mới”
Trang 24B2: Nhập thông tin doanh nghiệp
Trang 25B3: Lưu thông tin
Trang 262.5.3 Chỉnh sửa thông tin doanh nghiệp
B1: Trong bảng danh sách các doanh nghiệp chọn doanh nghiệp cần thay đổi thông tin
B2: Chọn vào button “Sửa”
B3: Thay đổi thông tin doanh nghiệp
B4: Cập nhật lại thông tin
Trang 272.5.4 Xóa thông tin doanh nghiệp
B1: Trong bảng danh sách các doanh nghiệp chọn doanh nghiệp cần xóa
Trang 28B2: Hiển thị danh sách các phòng ban
2.6.2 Thêm mới phòng ban
B1: Trong danh sách phòng ban chọn button “Thêm mới”
Trang 29B2: Nhập thông tin phòng ban
B3: Tạo thông tin phòng ban
2.6.3 Chỉnh sửa phòng ban
B1: Trong danh sách phòng ban chọn phòng ban cần thay đổi
B2: Chọn button “Sửa”
B3: Thay đổi thông tin phòng ban
B4: Cập nhật thông tin đã thay đổi
2.6.4 Kích hoạt phòng ban
B1: Trong danh sách phòng ban chọn phòng ban cần kích hoạt/ ngưng kích hoạt
Trang 30B2: Chọn button “Kích hoạt”/ “Ngưng kích hoạt”
2.7 Quản lý người dùng
2.7.1 Thêm mới người dùng
B1: Quản trị chọn chức năng “Quản trị tài khoản ban”
B2: Chọn button “Thêm mới”
B3: Nhập thông tin người dùng
B4: Lưu thông tin chọn “Tạo mới”
Trang 312.7.2 Chỉnh sửa người dùng
B1: Trong bảng danh sách người dùng chon tài khoản người dùng cần chỉnh sửaB2: Chọn vào button “Sửa”
Trang 32B3: Thay đổi thông tin người dùng
B4: Cập nhật lại thông tin
Trang 332.7.3 Xóa người dùng
B1: Trong bảng danh sách người dùng chon tài khoản người dùng cần xóa
B2: Chọn vào button “Xóa”
B3: Xác nhận thao tác
Trang 342.8 Quản lý log
Phần mềm hỗ trợ cho quản trị có thể theo dõi các tác động của người dùng lên hệ thống phần mềm Để thực hiện xem log quản trị chọn vào chức năng “Lưu vết” trên menu trái
Sau đó phần mềm sẽ hiển thị danh sách log đã được lưu lại trên hệ thống
Trên danh sách quản trị có thể thực hiện tìm kiếm log theo thời gian hoặc theo tài khoản
2.9 Sao lưu dữ liệu
Phần mềm cho phép quản trị có thể sao lưu hoặc khôi phục dữ liệu khi có sự cố về
hệ thống
- Sao lưu dữ liệu
B1: Quản trị chọn vào mục “Sao lưu dữ liệu” trên menu trái
Trang 35B2: Chọn vào button “Tải bản sao lưu”
B3: Xem lại thông tin dữ liệu vừa sao lưu trong danh sác