GIÁO TRÌNHKẾ TOÁN HỢP TÁC XÃ(Dùng cho hệ đào tạo cao đẳng)

Tổ chức công tác kế toán trong HTX Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động SXKD, tổ chức t

LIÊN MINH HỢP TÁC XÃ VIỆT NAM

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KINH KẾ - KỸ THUẬT TW

CHỦ BIÊNTh.S Phạm Hanh

LỜI NÓI ĐẦU

Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của đất nước, các hợp tác xã đãkhông ngữn được củng cố và đổi mới Thông qua các hoạt động, hợp tác xã đãkhẳng định được vai trò quan trọng của mình trong sự phát triển của kinh tế - xãhội Đồng thời với sự phát triển về quy mô, công tác quản lý nhất là công tác kếtoán – tài chính cũng được quan tâm, vì vậy, có nhiều chính sách, chế độ tài chính,

kế toán được ban hành Nhằm đáp ứng yêu cầu chuẩn hóa về nội dung, chươngtrình giảng dạy các hệ đào tạo trong nhà trường cũng như có tài liệu tham khảo chocác hợp tác xã, Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Trung ương tổ chức biên soạn

giáo trình “Kế toán Hợp tác xã” Giáo trình do Thạc sỹ Phạm Hanh và Tiến sỹ

Đặng Thị Hồng Tuyết làm chủ biên, cùng với sự tham gia biên soạn của Thạc sỹ Cao Thị Kim Phượng và Thạc sỹ Dương Thị Minh Thúy và sự tham gia chỉnh sửa,

góp ý của các giảng viên trong khoa Kế toán – Kiểm toán của nhà trường

Do đặc thù hoạt động của hợp tác xã nên Bộ Tài chính đã ban hành Quyếtđịnh số 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/9/2006 về chế độ kế toán dành cho các doanhnghiệp nhỏ và vừa (bao gồm cả các hợp tác xã phi nông nghiệp) và Thông tư số24/2010/TT-BTC ngày 23/02/2010 hướng dẫn chế độ kế toán dành cho các hợp tác

xã nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối Tuy vậy, cả hai hướng dẫn

kế toán cho hợp tác xã phi nông nghiệp và hợp tác xã nông nghiệp, lâm nghiệp, ngưnghiệp và nghề muối nói trên đều có rất nhiều nội dung giống nhau Vì vậy, trong

Trong quá trình biên soạn, không tránh khỏi những khiếm khuyết, TrườngCao đẳng Kinh tế - kỹ thuật Trung ương và nhóm tác giả rất mong nhận dược sựgóp ý của bạn đọc để giáo trình hoàn thiện hơn trong lần tái bản sau.

3

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HTX VÀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG CÁC HTX Mục tiêu của chương

Chương này nhằm giới thiệu đến người đọc những kiến thức chung về HTX và tổchức công tác kế toán trong các HTX Sau khi đọc xong chương này, người đọchiểu được khái niệm HTX, chế độ kế toán áp dụng trong các loại hình HTX phinông nghiệp, HTX nông nghiệp và tổ chức công tác kế toán trong các HTX từ đó

có thể vận dụng vào thực tế công tác kế toán

1.1 Tổng quan về HTX

1.1.1 Khái niệm về HTX

HTX là một tổ chức kinh tế xã hội, được thành lập dựa trên sở hữu của cácthành viên và sở hữu tập thể, liên kết rộng rãi những người lao động, các hộ SXKDcủa các thành phần kinh tế nhằm mục đích giúp đỡ, tương trợ lẫn nhau bên cạnhmục tiêu lợi nhuận trong các hoạt động SXKD Hoạt động của HTX không chỉhướng tới lợi ích kinh tế mà còn quan tâm, đáp ứng nhu cầu và nguyện vọng củathành viên về văn hóa, xã hội và các nhu cầu khác Trong những năm gần đây HTX

đã không ngừng tự củng cố và hoàn thiện về tổ chức và hoạt động SXKD để trởthành tổ chức kinh tế phát triển trong nền kinh tế Việt Nam

Theo Luật HTX năm 2012 “HTX là tổ chức kinh tế tập thể, đồng sở hữu, có

tư cách pháp nhân, do ít nhất 07 thành viên tự nguyện thành lập và hợp tác tương trợ lẫn nhau trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, tạo việc làm nhằm đáp ứng nhu cầu chung của thành viên, trên cơ sở tự chủ, tự chịu trách nhiệm, bình đẳng và dân chủ trong quản lý HTX” Nhu cầu chung của thành viên được hiểu là nhu cầu sử

dụng sản phẩm, dịch vụ giống nhau phát sinh thường xuyên, ổn định từ hoạt độngSXKD, đời sống của thành viên; đối với HTX tạo việc làm thì nhu cầu chung củathành viên là nhu cầu việc làm của thành viên trong HTX do HTX tạo ra

HTX hoạt động theo nguyên tắc hợp tác tự nguyện, dân chủ, bình đẳng, côngkhai, tự chủ và tự phát triển cộng đồng Điều đó có nghĩa là các cá nhân, hộ giađình, pháp nhân có quyền tự nguyện thành lập, gia nhập, ra khỏi HTX; các thànhviên của HTX có quyền bình đẳng, biểu quyết ngang nhau không phụ thuộc vốngóp trong việc quyết định tổ chức, quản lý và hoạt động của HTX; được cung cấpthông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác về hoạt động SXKD, tài chính, phân phối thunhập; HTX tự chủ, tự chịu trách nhiệm về hoạt động của mình trước pháp luật; thunhập của HTX được phân phối chủ yếu theo mức độ sử dụng sản phẩm, dịch vụ củathành viên hoặc theo công sức lao động đóng góp của thành viên đối với HTX tạoviệc làm

Cơ cấu tổ chức quản lý của HTX bao gồm Đại hội thành viên, Hội đồng quảntrị, Giám đốc (hoặc Tổng giám đốc) và Ban kiểm soát hoặc kiểm soát viên trong đóĐại hội thành viên có quyền quyết định cao nhất của HTX Việc tổ chức bộ máyquản lý điều hành HTX phải gắn liền với mục tiêu hoạt động của HTX Bộ máyquản lý điều hành HTX được tổ chức trên nguyên tắc biểu quyết theo đa số và giaocho cá nhân phụ trách từng phần việc, phải đảm bảo tính cân đối giữa quyền hạn vàtrách nhiệm cân đối về công việc giữa các bộ phận trong bộ máy quản lý

1.1.2 Phân loại HTX

7

Các HTX hiện nay đang hoạt động trong rất nhiều lĩnh vực, đa dạng vàphong phú Theo ngành nghề hoạt động, HTX bao gồm: HTX nông, lâm nghiệp,làm muối; HTX thủy sản; HTX công nghiệp; HTX xây dựng; HTX thương nghiệp;HTX vận tải, kho bãi và thông tin liên lạc; HTX tài chính, tín dụng; HTX khoa học

và công nghệ; HTX kinh doanh bất động sản và dịch vụ tư vấn; HTX giáo dục, đàotạo; HTX y tế, cứu trợ xã hội, phục vụ cá nhân và cộng đồng

Theo việc áp dụng chế độ kế toán, các HTX phi nông nghiệp thực hiện côngtác kế toán theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 14/9/2006 của Bộ Tàichính; các HTX nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối thực hiện côngtác kế toán theo thông tư số 24/2010/TT-BTC ban hành ngày 23/2/2010 của Bộ Tàichính

Để phục vụ cho công tác kế toán trong các HTX, giúp các HTX hạch toántốt tài sản, quá trình vận động của tài sản, giáo trình đề cập đến kế toán trong cácHTX sản xuất công nghiệp, HTX thương mại dịch vụ và HTX nông nghiệp, lâmnghiệp, ngư nghiệp và nghề muối

1.2 Tổ chức công tác kế toán trong HTX

Tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực và chế độ

kế toán để phản ánh tình hình tài chính và kết quả hoạt động SXKD, tổ chức thựchiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấpthông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán

- Tổ chức công tác lập báo cáo kế toán.

Tuy nhiên, với đặc thù của mình nên việc vận dụng các nội dung trên vào HTX

có những đặc điểm cơ bản sau:

1.2.1 Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ kế toán

Tổ chức thực hiện chế độ kế toán trong các HTX bao gồm các công việc: tổ

chức việc lập và ký chứng từ kế toán; tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán; tổchức luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán; tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủychứng từ kế toán

- Tổ chức việc lập và ký chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế tài chính

phát sinh liên quan đến hoạt động của HTX đều phải lập chứng từ kế toán Chứng

từ kế toán chỉ lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và phải lập

đủ số liên theo quy định của mỗi chứng từ Chứng từ phải lập theo mẫu do Nhànước quy định và có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan để đảm bảo tínhhợp lý, hợp pháp và hợp lệ Trường hợp chứng từ kế toán chưa quy định mẫu bắtbuộc thì HTX được tự lập nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từtheo quy định

HTX khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hóa đơn bán hàng giaocho khách hàng Khi bán lẻ hoặc cung cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quyđịnh thì không bắt buộc phải lập hóa đơn nhưng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa,dịch vụ, cuối mỗi ngày kế toán phải căn cứ vào số liệu tổng hợp của bảng kê để lậphóa đơn bán hàng trong ngày theo quy định

9

- Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Tất cả các chứng từ kế toán do

HTX lập hoặc nhận từ bên ngoài chuyển đến đều phải kiểm tra tính trung thực, hợp

lý, hợp pháp của chứng từ qua các yếu tố cơ bản của chứng từ Khi kiểm tra chứng

từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định vềquản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện chứng từ đó và phảibáo cáo ngay cho Giám đốc HTX để xử lý kịp thời Chỉ sau khi chứng từ đượckiểm tra đảm bảo đầy đủ tính trung thực, hợp lý, hợp pháp mới dùng những chứng

từ đó để ghi sổ kế toán

- Tổ chức luân chuyển chứng từ để ghi sổ kế toán: Chứng từ kế toán sau khi

kiểm tra được phân loại cho phù hợp với yêu cầu ghi sổ, lập định khoản kế toántương ứng với nội dung chứng từ và được luân chuyển đến các bộ phận, cá nhânliên quan phục vụ cho việc ghi sổ kế toán và đảm bảo cung cấp thông tin kinh tếkịp thời phục vụ yêu cầu quản lý của HTX

- Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ: Chứng từ kế toán sau khi sử

dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình

tự thời gian và được bảo quản để kiểm tra, đối chiếu số liệu Kết thúc mỗi kỳ hạchtoán, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo quy định của chế độ lưu trữ tài liệu

kế toán của Nhà nước Hết thời hạn lưu trữ chứng từ mới được đem hủy

Khi tổ chức thực hiện và vận dụng chứng từ kế toán, HTX phải căn cứ vàoLuật kế toán, chế độ chứng từ kế toán để tổ chức thực hiện cho phù hợp với đặc

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là việc lựa chọn những tàikhoản kế toán phù hợp để phản ánh được các hoạt động kinh tế tài chính của HTX.Các HTX phải căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ Tài chính quy định đểlựa chọn, xây dựng danh mục những tài khoản kế toán cho đơn vị và chi tiết hóa hệthống tài khoản kế toán phù hợp với đặc điểm tổ chức SXKD và yêu cầu quản lýcủa đơn vị.

Theo quy định, các HTX phi nông nghiệp sử dụng hệ thống tài khoản đượcban hành theo Quyết định số 48/2006/QĐ-BTC; các HTX nông nghiệp sử dụng hệthống tài khoản được ban hành theo Thông tư 24/2010/TT-BTC của Bộ Tài Chính

Việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán phải đáp ứng được các yêu cầusau:

- Phản ánh được đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong HTX;

- Phù hợp với các quy định thống nhất của Nhà nước và các văn bản hướngdẫn của cơ quan quản lý cấp trên;

- Phù hợp với đặc điểm, tính chất hoạt động SXKD và trình độ quản lý củaHTX;

- Đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thỏa mãn nhu cầuthông tin cho các đối tượng sử dụng

- Trường hợp HTX lựa chọn hệ thống tài khoản khác với hệ thống tài khoản

kế toán do Bộ Tài chính quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng vănbản

Để đáp ứng yêu cầu quản lý, HTX có thể cụ thể hóa, bổ sung thêm các tàikhoản cấp 3, cấp 4,…nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháphạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng

1.2.3 Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán

11

Tổ chức lựa chọn hình thức kế toán là việc HTX xem xét, lựa chọn cách thức

tổ chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kếtoán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phương pháp ghi chép, kiểmtra, đối chiếu giữa các sổ kế toán cũng như việc tổng hợp số liệu để lập báo cáo kếtoán Các HTX phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động SXKD, yêu cầu quản

lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán đểlựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định củahình thức sổ kế toán đó, gồm: các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếukiểm tra, trình tự và phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

Theo Chế độ kế toán HTX, các HTX được áp dụng 1 trong các hình thức kếtoán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

HTX lựa chọn hình thức kế toán cần lưu ý chọn cách ghi sổ kế toán bằng tayhoặc bằng phần mềm kế toán trên máy vi tính

- Trường hợp ghi sổ bằng tay: HTX phải áp dụng một trong các hình thức kế

toán, mẫu sổ kế toán theo quy định và được mở thêm các sổ kế toán chi tiết theoyêu cầu quản lý của đơn vị

Các HTX được lựa chọn mua hoặc tự xây dựng hình thức kế toán trên máy vitính cho phù hợp Hình thức kế toán trên máy vi tính áp dụng tại HTX phải đượcthực hiện đúng các quy định về mở sổ, ghi sổ, khóa sổ, sửa chữa sổ kế toán theoquy định và phải có đủ các sổ tổng hợp, sổ chi tiết cần thiết theo yêu cầu quản lý;các sổ tổng hợp phải có đầy đủ các yếu tố theo quy định của chế độ sổ kế toán

1.2.4 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm kê tài sản

Tổ chức kiểm kê tài sản là tổ chức cách thức xác định số lượng; xác nhận vàđánh giá chất lượng, giá trị tài sản hiện có của HTX thông qua việc cân, đo, đong,đếm tài sản để kiểm tra, đối chiếu với số liệu trong sổ kể toán để phát hiện tài sản

đủ, thừa, thiếu của HTX

HTX phải kiểm kê tài sản trong các trường hợp sau:

- Cuối kỳ kế toán năm trước khi lập BCTC;

- Chia, tách, hợp nhất, sáp nhập, giải thể, chấm dứt hoạt động, phá sản hoặcbán, khoán, cho thuê HTX;

- Chuyển đổi hình thức sở hữu HTX;

- Xảy ra hỏa hoạn, lũ lụt và các thiệt hại bất thường khác;

- Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

Sau khi kiểm kê tài sản, HTX phải lập báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê.Trường hợp có chênh lệch giữa số liệu thực tế kiểm kê với số liệu ghi trên sổ kếtoán, HTX phải xác định nguyên nhân và phản ánh số chênh lệch và kết quả xử lývào sổ kế toán trước khi lập BCTC

Việc kiểm kê phải phản ánh đúng thực tế tài sản, nguồn hình thành tài sản.Người lập và ký báo cáo tổng hợp kết quả kiểm kê phải chịu trách nhiệm về kết quảkiểm kê

1.2.5 Tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán

Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán,

sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán

13

Mục đích của kiểm tra kế toán là nhằm xác định tính hợp pháp của cácnghiệp vụ kế toán phát sinh, tính đúng đắn của việc tính toán, ghi chép, tính hợp lýcủa các phương pháp kế toán được áp dụng trong HTX Ngoài ra, kiểm tra kế toáncũng thúc đẩy việc chấp hành chế độ, thể lệ kế toán, phát huy tác dụng của công tác

kế toán trong việc quản lý và sử dụng vật tư, lao động, kinh phí, đôn đốc chấp hànhnghiêm chỉnh kỷ luật kế toán – tài chính, thực hành tiết kiệm, chống tham ô, lãngphí, thúc đẩy hoàn thành và hoàn thành tốt nhiệm vụ

Kiểm tra kế toán bao gồm kiểm tra thực hiện nội dung công tác kế toán vàkiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán Kiểm tra việc thực hiện nội dung công tác kếtoán bao gồm: Kiểm tra về chứng từ kế toán; Kiểm tra về tài khoản và sổ kế toán;Kiểm tra về báo cáo tài chính; Kiểm tra việc kiểm kê tài sản, tổ chức bảo quản,thực hiện lưu trữ tài liệu kế toán; Kiểm tra việc thực hiện chế độ, kế hoạch kiểm tra

kế toán; Kiểm tra thuê làm kế toán, làm thuê Kế toán trưởng của đơn vị kế toán.Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán bao gồm: Kiểm tra biên chế, tổ chức bộ máy,việc phân công phân nhiệm trong bộ máy có phù hợp với nhiệm vụ kế toán và yêucầu quản lý; Kiểm tra việc thực hiện nhiệm vụ chức trách của từng cán bộ kế toán;Kiểm tra sự phối hợp giữa các bộ phận trong phòng kế toán và giữa phòng kế toánvới các phòng ban khác trong HTX kế toán có chặt chẽ và đảm bảo công tác kếtoán thực hiện yêu cầu chính xác, đầy đủ, kịp thời

1.2.6 Tổ chức công tác lập báo cáo kế toán

Báo cáo tài chính năm của HTX bắt buộc phải nộp bao gồm bảng cân đối tài

khoản (hoặc bảng cân đối kế toán); báo cáo kết quả kinh doanh; báo cáo tình hìnhtăng, giảm vốn chủ sở hữu của HTX; bản thuyết minh báo cáo tài chính Đối vớicác HTX có hoạt động quỹ tín dụng quay vòng ngoài các báo cáo trên còn phải lậpthêm báo cáo thu, chi hoạt động tín dụng nội bộ và báo cáo tổng hợp tình hình chothành viên vay vốn

Báo cáo kế toán phải được lập đúng nội dung, phương pháp và trình bày nhấtquán giữa các kỳ kế toán, trường hợp có sự trình bày khác nhau giữa các kỳ kế toánthì phải thuyết minh rõ lý do trong bản thuyết minh báo cáo tài chính

Các HTX phải chấp hành đúng quy định về các mẫu, nội dung, phương pháplập và thời hạn nộp BCTC theo quy định của Luật kế toán, chuẩn mực kế toán vàchính sách chế độ kế toán tài chính hiện hành Báo cáo kế toán phải được ngườilập, Kế toán trưởng và Giám đốc HTX ký Người ký báo cáo phải chịu trách nhiệm

về nội dung của báo cáo

Tóm tắt chương

Chương này đã trình bày 2 nội dung cơ bản để khái quát những vấn đề chung

nhất về HTX và tổ chức công tác kế toán trong các HTX Thứ nhất, về HTX,

chương đã nêu khái niệm HTX và phân loại HTX để thấy được đặc trưng của HTX

so với các loại hình đơn vị khác có ảnh hưởng đến công tác kế toán trong các HTX.Trong phần này, nêu rõ có 2 chế độ kế toán được áp dụng trong các HTX đó là chế

độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC áp dụng cho các HTX phi nôngnghiệp và chế độ kế toán theo Thông tư số 24/2010/TT-BTC áp dụng cho các HTXnông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối

15

Thứ hai, giáo trình đã giới thiệu 6 nội dung của tổ chức công tác kế toán

trong các HTX bao gồm tổ chức chế độ chứng từ kế toán, tổ chức vận dụng hệthống tài khoản kế toán, tổ chức lự chọn hình thức kế toán, tổ chức thực hiện chế

độ kiểm kê tài sản, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, tổ chức công tác lậpbáo cáo kế toán

CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN TÀI SẢN TRONG HTX

Mục tiêu của chương

Chương này nhằm giới thiệu đến người đọc những kiến thức cơ bản về kế toán tàisản trong các HTX bao gồm kế toán vốn bằng tiền, kế toán các khoản phải thu, kếtoán vật tư hàng hóa và kế toán TSCĐ giúp người đọc nắm bắt được công tác kếtoán tài sản trong các HTX Sau khi đọc xong chương này, người đọc hiểu được nộidung kế toán tài sản trong HTX, chứng từ và thủ tục kế toán, tài khoản kế toán sửdụng để phản ánh các loại tài sản của HTX, phương pháp kế toán một số nghiệp vụkinh tế chủ yếu về tài sản và sổ kế toán dùng để ghi chép tài sản của HTX

2.1 Kế toán vốn bằng tiền trong HTX

2.1.1 Nội dung vốn bằng tiền trong HTX

Vốn bằng tiền là một bộ phận của vốn SXKD cấu thành nên tài sản ngắn hạncủa HTX, được hình thành chủ yếu trong quá trình bán hàng và trong các quan hệthanh toán

Vốn bằng tiền của HTX là tài sản tồn tại trực tiếp dưới hình thức tiền tệ baogồm tất cả các loại tiền do ngân hàng nhà nước Việt Nam phát hành, các loại ngoại

tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý

Vốn bằng tiền của HTX bao gồm tiền mặt tại quỹ và tiền gửi tại Ngân hàng,các tổ chức tín dụng, tổ chức tài chính

2.1.2 Kế toán Tiền mặt tại quỹ

2.1.2.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

17

Theo chế độ hiện hành các HTX được phép giữ lại một số tiền mặt trong hạnmức quy định để chi tiêu cho những nhu cầu thường xuyên Mọi khoản thu, chi,bảo quản tiền mặt hàng ngày do thủ quỹ tiến hành trên cơ sở các phiếu thu, phiếuchi có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người kiểm tra ký duyệt theo quyđịnh của chế độ chứng từ kế toán

Khi phát sinh nghiệp vụ thu tiền nhập quỹ, kế toán tiền mặt lập phiếu thu, cóđầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc HTX và chuyển chothủ quỹ Thủ quỹ sẽ tiến hành công việc thu tiền Khi hoàn thành nghiệp vụ thu tiền

mặt, thủ quỹ ký tên và đóng dấu "đã thu tiền" lên phiếu thu sau khi yêu cầu người

nộp tiền ký tên Khi phát sinh nghiệp vụ xuất quỹ tiền mặt, kế toán tiền mặt lậpphiếu chi, có đầy đủ chữ ký của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc HTX vàchuyển cho thủ quỹ Thủ quỹ sẽ tiến hành công việc chi tiền Khi hoàn thành

nghiệp vụ chi tiền mặt, thủ quỹ ký tên và đóng dấu "đã chi tiền" lên phiếu chi sau

khi yêu cầu người nhận tiền ký tên Căn cứ vào phiếu thu và phiếu chi, kế toán tiềnmặt ghi sổ kế toán liên quan đến tiền mặt, thủ quỹ tiến hành ghi vào sổ quỹ

Hàng ngày, kế toán tiền mặt cùng thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặtthực tế tại quỹ và tiến hành đối chiếu với số liệu của sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toántiền mặt Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác địnhnguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp

Cuối mỗi ngày, thủ quỹ phải nộp báo cáo quỹ và các chứng từ kèm theo cho

2.1.2.2 Tài khoản kế toán sử dụng

a Tài khoản 111 “Tiền mặt”

- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền

mặt của HTX

- Nội dung kết cấu:

Bên Nợ

+ Phản ánh các khoản tiền thực tế nhập quỹ;

+ Phản ánh số tiền mặt thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê

Bên Có

+ Phản ánh các khoản tiền thực tế đã xuất quỹ;

+ Phản ánh số tiền mặt thiếu hụt phát hiện khi kiểm kê

Số dư bên Nợ: Phản ánh số tiền mặt tồn quỹ của HTX.

- Tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1111 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ quỹ tiền

mặt Việt Nam đồng của HTX

Tài khoản 1112 “Ngoại tệ”: Phản ánh tình hình thu, chi và tồn quỹ tiền mặt ngoại

tệ theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam của HTX

b Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”

- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến

động tăng giảm ngoại tệ của HTX

- Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh ngoại tệ tăng trong kỳ

Bên Có: Phản ánh ngoại tệ giảm trong kỳ

Số dư bên Nợ: Phản ánh ngoại tệ còn lại cuối kỳ.

2.1.2.3 Phương pháp kế toán

a Kế toán tình hình biến động quỹ tiền mặt VND

19

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt bao gồm các nghiệp

vụ thu tiền nhập quỹ và các nghiệp vụ xuất quỹ tiền mặt để chi tiêu

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt VND nhập quỹ, kế toán căn cứ vào phiếu thu để ghi:

Nợ TK 111 (1111) “Tiền mặt (tiền Việt nam)”

Có TK liên quan(1) Rút TGNH, vay ngắn hạn, dài hạn nhập quỹ:

Nợ TK 111 (1111): Số tiền nhập quỹ

Có TK 112 (1121): Số tiền rút ngân hàng

Có TK 311, 341: Số tiền vay(2) Thu tiền bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ nhập quỹ:

Nợ TK 111 (1111): Số tiền nhập quỹ

Có TK 511 (5111, 5112): Giá bán chưa có thuế GTGT

Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

(3) Nhận góp vốn của thành viên bằng tiền mặt:

(7) Nhận được tiền của NSNN hỗ trợ cho giao thông, thủy nông và hạ tầng

cơ sở khác hoặc nhận được các khoản quà biếu, tặng của các tổ chức, cá nhân,khoản trợ cấp không hoàn lại của Nhà nước cho HTX bằng tiền mặt:

Nợ TK 111 (1111): Số tiền nhập quỹ

Có TK 131, 141,…

(10) Thu hồi các khoản đầu tư tài chính nhập quỹ tiền mặt:

Nợ TK 111 (1111): Số tiền nhập quỹ

Nợ TK 635: số lỗ khi thu hồi các khoản đầu tư tài chính (nếu có)

hoặc Có TK 515: số lãi khi thu hồi các khoản đầu tư tài chính (nếu có)

Có TK 121, 221: Số nợ gốc thu hồi(11) Kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện thừa chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 111 (1111): Số tiền thừa

Có TK 338 (3388): Số tiền thừaKhi quyết định xử lý ghi tăng thu nhập khác, ghi:

(1) Xuất quỹ tiền mặt gửi vào tài khoản của HTX mở tại ngân hàng:

Nợ TK 112 (1121): Tiền gửi ngân hàng

Có TK 111 (1111): Số tiền mặt xuất quỹ(2) Xuất quỹ tiền mặt đầu tư tài chính:

Nợ TK 121, 221: Số tiền đầu tư tài chính

Có TK 111 (1111): Số tiền mặt xuất quỹ(3) Xuất quỹ tiền mặt cho thành viên vay theo quy định:

Nợ TK 122: Số tiền cho thành viên vay

Có TK 111 (1111): Số tiền mặt xuất quỹ(4) Xuất quỹ tiền mặt mua vật tư, hàng hóa:

Nợ TK 152, 153, 155, 157,… : Giá mua chưa thuế GTGT

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111 (1111): Số tiền mặt xuất quỹ(5) Xuất quỹ tiền mặt mua TSCĐ đưa ngay vào sử dụng:

Nợ TK 211 (2111, 2113): Giá mua chưa thuế GTGT

Nợ TK 133 (1332): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111 (1111): Số tiền mặt xuất quỹ(6) Xuất quỹ tiền mặt mưa TSCĐ trải qua thời gian lắp đặt chạy thử dài, chicho hoạt động đầu tư XDCB, sửa chữa lớn TSCĐ:

Nợ TK 241: Chi phí mua sắm, xây dựng, sửa chữa

(8) Xuất quỹ tiền mặt sử dụng cho hoạt động tài chính, tín dụng nội bộ, chiphí quản lý kinh doanh và hoạt động khác:

Nợ TK 635, 642, 811 : Số tiền chi phí

Nợ TK 133 (1331): Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111 (1111): Số tiền mặt xuất quỹ(9) Kiểm kê quỹ tiền mặt phát hiện thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân:

Nợ TK 131 (1318), 138 (1381): Số tiền thiếu

Có TK 111 (1111): Số tiền thiếuKhi xác định được nguyên nhân, tùy theo từng quyết định xử lý, ghi:

Nợ TK 111 (1111): Số tiền thu hồi nhập quỹ

Nợ TK 334: Số tiền trừ vào tiền công của thành viên

Nợ TK 632: Số tiền thiếu tính vào giá vốn hàng bán

Có TK 131 (1318) , 138 (1381): Số tiền thiếu đã xử lý

b Kế toán tình hình biến động quỹ tiền mặt ngoại tệ

Khi phát sinh các nghiệp vụ thu tiền mặt ngoại tệ nhập quỹ, kế toán căn cứ vào phiếu thu để ghi:

Nợ TK 111 (1112) “Tiền mặt (Ngoại tệ)”

Có TK liên quanĐồng thời ghi Nợ TK 007 “Ngoại tệ các loại”

(1) Khi rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ tiền mặt bằng ngoại tệ:

a Nợ TK 111 (1112): Số tiền nhập quỹ theo TGTT

Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chêch lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 112 (1122): Số tiền rút ngân hàng theo TGGS

a Nợ TK 111 (1112): Số tiền nhập quỹ theo TGTT

Có TK 511, 515, 711: Thu nhập thực tế theo tỷ giá TGTT

Có TK 333 (3331): Thuế GTGT theo TGTT (nếu có)

b Nợ TK 007 (Tiền mặt – Nguyên tệ)

(3) Thu các khoản nợ có gốc ngoại tệ nhập quỹ tiền mặt:

a Nợ TK 111 (1112): Số tiền nhập quỹ theo TGTT

Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chêch lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 131: Số tiền nợ thu được theo TGGS lúc nợ

Đồng thời ghi Có TK 007 “Ngoại tệ các loại”

(1) Xuất tiền mặt ngoại tệ thanh toán tiền mua vật tư, tài sản hoặc chi trả cácchi phí cho hoạt động kinh doanh bằng ngoại tệ:

a Nợ TK 211, 152, 153, 133 : Giá mua theo TGTT

Nợ TK 154, 642 : Chi phí theo TGTT

Nợ TK 635 hoặc Có TK 515: Chêch lệch tỷ giá hối đoái

Có TK 111 (1112): Số ngoại tệ xuất quỹ theo TGGS

Cuối năm, đánh giá lại ngoại tệ tại quỹ theo tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng tại thời điểm lập báo cáo tài chính (TGTT cuối niên độ kế toán):

(1) Nếu TGTT cuối niên độ kế toán cao hơn TGGS của ngoại tệ tại quỹ:

Nợ TK 111 (1112): Số lãi tỷ giá hối đoái

Có TK 413: Số lãi tỷ giá hối đoái

Kết chuyển lãi tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính:

Nợ TK 413: Số lãi tỷ giá hối đoái kết chuyển

Có TK 515: Số lãi tỷ giá hối đoái kết chuyển (2) Nếu TGTT cuối niên độ kế toán thấp hơn TGGS của ngoại tệ tại quỹ:

Nợ TK 413: Số lỗ tỷ giá hối đoái

Có TK 111 (1112): Số lãi tỷ giá hối đoái kết chuyểnKết chuyển lỗ tỷ giá hối đoái đánh giá lại cuối năm tài chính:

Nợ TK 635: Số lỗ tỷ giá hối đoái

Có TK 413: Số lỗ tỷ giá hối đoái kết chuyển

2.1.2.4 Sổ kế toán

Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền mặt tại quỹ,

kế toán sử dụng các loại sổ kế toán sau:

- Sổ tổng hợp: Căn cứ vào hình thức kế toán mà HTX đang sử dụng để xác

định các sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp như sổ Nhật ký chung (hoặc Nhật ký – sổCái hoặc Chứng từ ghi sổ), sổ Cái TK 111

- Sổ chi tiết: Sổ quỹ tiền mặt, Sổ kế toán chi tiết quỹ tiền mặt.

2.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng

2.1.3.1 Chứng từ và thủ tục kế toán

Khi phát sinh nghiệp vụ chuyển tiền vào tài khoản TGNH, bộ phận kế toáncủa Ngân hàng sẽ tập hợp lại và gửi cho HTX giấy báo Có hoặc bảng sao kê giấybáo Có (có thể gửi hàng ngày hoặc định kỳ 2, 3 ngày ) hoặc sổ phụ của ngân hàng

Khi phát sinh nghiệp vụ rút tiền từ tài khoản TGNH:

25

- Trường hợp rút TGNH về nhập quỹ tiền mặt, kế toán viết Séc lĩnh tiền mặtghi rõ số tiền, có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan quan (chủ tài khoản,

kế toán trưởng theo chữ ký mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng) đến Ngân hàng rút tiền

- Trường hợp rút TGNH để thanh toán, kế toán phát hành Séc chuyển khoảnhoặc Uỷ nhiệm chi trên đó ghi rõ địa chỉ người nhận, số hiệu tài khoản TGNH, sốtiền có đầy đủ chữ ký của những người có liên quan theo quy định đến Ngânhàng nhờ Ngân hàng chuyển tiền thanh toán giúp cho HTX

- Sau khi làm xong thủ tục rút TGNH,bộ phận kế toán Ngân hàng sẽ tập hợplại và chuyển đến cho HTX bằng các giấy báo Nợ hoặc bảng sao kê giấy báo Nợhoặc sổ phụ của ngân hàng

Các chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán TGNH:

- Giấy báo Có của Ngân hàng;

- Giấy báo Nợ của Ngân hàng;

- Bảng sao kê của Ngân hàng;

- Sổ phụ của Ngân hàng;

- Chứng từ có liên quan: Séc, uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi…

2.1.3.2 Tài khoản kế toán sử dụng

a Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”

- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình gửi vào, rút ra và số

tiền còn lại tại tài khoản TGNH của HTX

Số dư bên Nợ: Phản ánh số TGNH còn lại cuối kỳ của HTX.

- Tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1121 “Tiền Việt Nam”: Phản ánh tình hình gửi vào, rút ra và số tiền còn

lại tại tài khoản TGNH bằng VND của HTX;

Tài khoản 1122 “Ngoại tệ”: Phản ánh tình hình gửi vào, rút ra và số tiền còn lại tại

tài khoản TGNH bằng ngoại tệ theo giá trị quy đổi ra VND của HTX

b Tài khoản 007 “Ngoại tệ các loại”: đã nêu ở phần trên

2.1.3.3 Phương pháp kế toán

Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến TGNH bao gồm các nghiệp vụgửi tiền vào tài khoản ngân hàng và các nghiệp vụ rút TGNH để chi tiêu Về cơbản, các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến TGNH tương tự các nghiệp vụ liên quanđến tiền mặt như đã trình bày ở phần trên

Khi phát sinh các nghiệp vụ gửi tiền VND vào tài khoản TGNH, kế toán căn

cứ vào giấy báo Có, bảng sao kê giấy báo Có hoặc sổ phụ của ngân hàng để ghi:

Nợ TK 112 “TGNH”

Có TK liên quan

Khi phát sinh các nghiệp vụ rút TGNH VND, kế toán căn cứ vào giấy báo

Nợ hoặc bảng sao kê giấy báo Nợ hoặc sổ phụ của ngân hàng để ghi:

- Sổ tổng hợp: Căn cứ vào hình thức kế toán mà HTX đang sử dụng để xác

định các sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp như sổ Nhật ký chung (hoặc Nhật ký – sổCái hoặc Chứng từ ghi sổ), sổ Cái TK 112

27

- Sổ chi tiết: Sổ tiền gửi ngân hàng, Sổ kế toán chi tiết TK 112 “Tiền gửi

ngân hàng”

2.2 Kế toán các khoản phải thu trong HTX

2.2.1 Nội dung các khoản phải thu của HTX

Trong quá trình hoạt động SXKD của HTX thường xuyên phát sinh cácnghiệp vụ thanh toán phản ánh mối quan hệ thanh toán giữa HTX với người mua,người bán, với thành viên, với Nhà nước… Dưới góc độ cung cấp thông tin choquản lý, quan hệ thanh toán được chia thành nhóm các khoản phải thu và các khoảnphải trả Khoản phải thu trong HTX là khoản tiền HTX phải thu của thành viên vàkhách hàng ngoài HTX về tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ,… dothành viên, khách hàng chưa thanh toán tiền khi mua hàng của HTX hoặc cáckhoản phải thu về cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi từ các hoạt động đầu tư tài chính, giá trịtài sản thiếu đang chờ xử lý, các khoản mất mát, hư hỏng đã xác định được đốitượng phải bồi thường nhưng chưa thu được, các khoản chi đầu tư XDCB nhưngkhông được phê duyệt Các khoản phải thu của HTX bao gồm:

- Phải thu của thành viên;

- Phải thu của khách hàng ngoài HTX;

- Phải thu khác

2.2.2 Chứng từ kế toán

Kế toán các khoản phải thu của HTX sử dụng các loại chứng từ sau để ghi sổ

Các HTX phi nông nghiệp sử dụng TK 131 “Phải thu của khách hàng” và

TK 138 “Phải thu khác” để hạch toán các khoản phải thu trong HTX.

a Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng”

- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh số tiền phải thu của khách

hàng và tình hình thanh toán khoản phải thu đó của HTX

- Nội dung kết cấu:

Bên Nợ: Số tiền phải thu về sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ đã tiêu thụ trong kỳ Bên Có

+ Số tiền khách hàng nợ đã thu được;

+ Số tiền đã nhận ứng trước của khách hàng;

+ Khoản giảm giá hàng bán; Doanh thu hàng bán bị trả lại; Số tiền chiết khấu thanhtoán và chiết khấu thương mại thực hiện cho khách hàng

Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của khách hàng.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có phản ánh số tiền khách hàng ứng trướctiền hàng

b Tài khoản 138 “Phải thu khác”

- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh giá trị tài sản thiếu hụt; các

khoản bồi thường vật chất, tiền, tài sản mang đi ký cược, ký quỹ, các khoản cổ tức,lợi nhuận, tiền lãi HTX được chia và tình hình thanh toán các khoản nợ đó củaHTX

- Nội dung kết cấu

Bên nợ

+ Giá trị tài sản thiếu chờ giải quyết;

+ Phải thu về giá trị tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lýngay;

+ Các khoản nợ phải thu khác

Bên có

29

+ Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi

trong biên bản xử lý;

+ Số nợ phải thu khác đã thu được

Số dư bên nợ: Các khoản nợ khác còn phải thu và giá trị tài sản thiếu đang chờ xử

lý Tài khoản có thể có số dư có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu

- Tài khoản cấp 2

Tài khoản 1381 “Tài sản thiếu chờ xử lý” : Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa rõ

nguyên nhân chờ xử lý và tình hình xử lý tài sản thiếu đó của HTX

Tài khoản 1388 “Phải thu khác” : Phản ánh các khoản phải thu khác của HTX

ngoài phải thu của khách hàng

2.2.3.2 Đối với các HTX nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối

Các HTX nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối sử dụng TK

131 “Phải thu” để hạch toán các khoản phải thu trong HTX.

- Công dụng: Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải thu phát sinh

trong HTX nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối bao gồm phải thucủa thành viên, phải thu khách hàng, phải thu khác và tình hình thanh toán cáckhoản phải thu đó của HTX

- Nội dung kết cấu:

Bên Nợ

+ Số tiền phải thu về sản phẩm, hàng hoá đã bán, dịch vụ đã cung cấp cho thành

+ Khoản giảm giá hàng bán; Doanh thu hàng bán bị trả lại; Số tiền chiết khấu thanhtoán và chiết khấu thương mại thực hiện cho khách hàng.

Số dư bên Nợ: Số tiền còn phải thu của thành viên, khách hàng.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số

đã thu nhiều hơn số phải thu

- Tài khoản cấp 2:

Tài khoản 1311 “Phải thu của thành viên”: Phản ánh các khoản phải thu của thành

viên về hàng hóa, vật tư, dịch vụ HTX đã cung cấp cho thành viên

Tài khoản 1312 “Phải thu của khách hàng ngoài HTX”: Phản ánh các khoản phải

thu của khách hàng ngoài HTX về hàng hóa, vật tư, dịch vụ HTX đã cung cấpnhưng chưa được thanh toán

Tài khoản 1313 “Phải thu khác”: Phản ánh các khoản phải thu khác như phải thu

thiếu hụt tài sản của HTX, các khoản bồi thường vật chất, tiền, tài sản mang đi kýcược, ký quỹ, các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi HTX được chia

2.2.4 Phương pháp kế toán

2.2.4.1 Phương pháp kế toán phải thu của thành viên, phải thu khách hàng

(1) Khi bán sản phẩm, hàng hóa, cung cấp dịch vụ chưa thu tiền:

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán

Có TK 511: Giá bán chưa có thuế GTGT

Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp (nếu có)(2) Khi nhượng bán, thanh lý TSCĐ chưa thu tiền:

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán

Có TK 711: Thu nhập chưa có thuế GTGT

Có TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp (nếu có) (3) Định kỳ xác định tiền lãi phải thu và số cổ tức, lợi nhuận được chia từcác hoạt động đầu tư tài chính:

Nợ TK 131: Số tiền phải thu

31

Có TK 515: Doanh thu hoạt động tài chính(4) Trường hợp phát sinh giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại, chiết khấuthương mại trừ vào số nợ phải thu:

Nợ TK 521: Số tiền chưa có thuế GTGT

Nợ TK 333 (33311): Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Có TK 131: Số tiền theo giá thanh toán(5) Số chiết khấu thanh toán thực hiện cho khách hàng do khách hàng thanhtoán tiền trước thời hạn quy định và trừ vào số nợ phải thu:

Nợ TK 635: Chi phí hoạt động tài chính

Có TK 131: Số chiết khấu thanh toán(6) Nhận được tiền do thành viên và khách hàng trả nợ hoặc tiền ứng trướccủa khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ:

Nợ TK 111, 112: Số tiền đã nhận

Có TK 131: Số tiền đã nhận(7) Xử lý xóa sổ nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu được:

- Căn cứ vào biên bản xóa nợ, kế toán phản ánh:

Nợ TK 159 (1592): Số đã lập dự phòng

Nợ TK 642 (6422): số chưa lập dự phòng

Có TK 131: Số nợ xóa sổ Đồng thời ghi: Nợ TK 004 (chi tiết đối tượng): số nợ đã xóa

Nợ TK 138 (1381): Giá trị còn lại của TSCĐ

Nợ TK 214: Số đã khấu hao TSCĐ

Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ(2) Khi kiểm kê phát hiện thiếu tiền mặt tồn quỹ, vật tư, sản phẩm, hàng hóatồn kho chưa xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 138 (1381): Giá trị tài sản thiếu

Có TK 111, 152, 155,…: Giá trị tài sản thiếu(3) Khi có biên bản xử lý, căn cứ vào quyết định xử lý ghi:

Nợ TK 334: Số trừ vào tiền lương của thành viên

Nợ TK 632: Số tính vào giá vốn hàng bán

Có TK 138 (1381): Giá trị tài sản thiếu đã xử lý (4) Trường hợp xuất tiền, vật tư hàng hóa cho vay tạm thời

Nợ TK 138 (1388): Số phải thu

Có TK 111,112 : Cho vay mượn bằng tiền

Có TK 152, 153, 155: Cho vay mượn vật tư hàng hoá(5) Trường hợp phát sinh các khoản phải thu về bồi thường vật chất do mấtmát, hư hỏng tài sản đã xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 111, 112: Thu bằng tiền

Nợ TK 152, 153, 155: Thu bằng vật tư hàng hoá

Có TK 138 (1388): Số phải thu đã thu

b Đối với các HTX nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp và nghề muối

(1) Khi kiểm kê phát hiện TSCĐ thiếu chưa xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 131 (1318): Giá trị còn lại của TSCĐ

Nợ TK 214: Số đã khấu hao TSCĐ

Có TK 211: Nguyên giá TSCĐ(2) Khi kiểm kê phát hiện thiếu tiền mặt tồn quỹ, vật tư, sản phẩm, hàng hóatồn kho chưa xác định được nguyên nhân:

Nợ TK 131 (1318): Giá trị tài sản thiếu

Có TK 111, 152, 155,…: Giá trị tài sản thiếu(3) Khi có biên bản xử lý, căn cứ vào quyết định xử lý ghi:

Nợ TK 334: Số trừ vào tiền lương của thành viên

Nợ TK 632: Số tính vào giá vốn hàng bán

Có TK 131 (1318): Giá trị tài sản thiếu đã xử lý(4) Trường hợp xuất tiền, vật tư hàng hóa cho vay tạm thời

Nợ TK 131 (1318): Số phải thu

Có TK 111,112: Cho vay mượn bằng tiền

Có TK 152, 153, 155: Cho vay mượn vật tư hàng hoá

Nợ TK 152, 153, 155: Thu bằng vật tư hàng hoá

Có TK 131 (1318): Số phải thu đã thu

2.2.5 Sổ kế toán

Để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến các khoản phảithu của HTX, kế toán sử dụng các loại sổ kế toán sau:

- Sổ tổng hợp: Căn cứ vào hình thức kế toán mà HTX đang sử dụng để xác

định các sổ kế toán tổng hợp cho phù hợp như sổ Nhật ký chung (hoặc Nhật ký – sổCái hoặc Chứng từ ghi sổ), sổ Cái TK 131

- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết thanh toán với người mua và các đối tượng thanh

toán khác

2.3 Kế toán vật tư, hàng hóa trong HTX

2.3.1 Khái quát chung về vật tư, hàng hóa trong HTX

2.3.1.1 Khái niệm, đặc điểm và phân loại

Vật tư, hàng hóa của HTX (một bộ phận của hàng tồn kho) là tài sản ngắnhạn của HTX tồn tại dưới hình thái vật chất bao gồm nguyên liệu, vật liệu; công cụ,dụng cụ; thành phẩm, hàng hóa Vật tư, hàng hóa có vai trò quan trọng trong quátrình SXKD của HTX Vật tư, hàng hóa của HTX được hình thành từ nguồn muangoài, tự gia công chế biến, nhận vốn và được sử dụng cho các mục đích SXKDcủa HTX

35

Nguyên liệu, vật liệu là những đối tượng lao động, được thể hiện dưới dạngvật hoá được sử dụng cho mục đích SXKD của HTX Nguyên liệu, vật liệu chỉtham gia vào một chu kỳ kinh doanh nhất định; khi tham gia vào quá trình kinhdoanh toàn bộ giá trị nguyên liệu, vật liệu được chuyển hết một lần vào chi phí kinhdoanh trong kỳ Để quản lý tốt nguyên liệu, vật liệu của HTX, cần phải phân loạinguyên liệu, vật liệu Phân loại nguyên liệu, vật liệu là dùng các tiêu thức thích hợp

để nhóm những nguyên liệu, vật liệu có cùng tiêu thức đó vào thành từng nhóm,từng loại Trong thực tế có rất nhiều cách phân loại nguyên liệu, vật liệu, song cáchphân loại phổ biến là căn cứ vào vai trò và tác dụng của nguyên liệu, vật liệu trongquá trình SXKD Theo cách phân loại này nguyên liệu, vật liệu được chia thành:

- Nguyên liệu, vật liệu chính: là những nguyên liệu, vật liệu khi tham gia vàoquá trình sản xuất, gia công chế biến sẽ cấu thành thực thể vật chất, thực thể chínhcủa sản phẩm;

- Vật liệu phụ: là những loại vật liệu khi tham gia vào quá trình sản xuấtkhông cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm mà có thể kết hợp với vật liệuchính làm thay đổi màu sắc, mùi vị, hình dáng bề ngoài, tăng thêm chất lượng củasản phẩm hoặc tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sản phẩm được thực hiện bìnhthường, hoặc phục vụ cho yêu cầu công nghệ, kỹ thuật;

- Nhiên liệu: là những thứ có tác dụng để cung cấp nhiệt năng trong quá trìnhsản xuất (như: than, củi, xăng, dầu, khí đốt…);

Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động không đủ tiêu chuẩn quy định đểxếp vào TSCĐ Các tiêu chuẩn quy định ở đây chủ yếu là tiêu chuẩn về giá trị vàthời gian sử dụng Có những tư liệu lao động có giá trị lớn từ 30.000.000đ trở lênnhưng thời gian sử dụng không dài, có những tư liệu lao động có thời gian sử dụngdài trên một năm thì giá trị lại chưa đủ 30.000.000đ nên những tư liệu đó được gọi

là công cụ, dụng cụ Do công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động nên cũng mangđầy đủ các đặc điểm của tư liệu lao động, cụ thể là có thể tham gia vào nhiều chu

kỳ SXKD, trong quá trình đó giá trị của công cụ, dụng cụ bị hao mòn dần trong quátrình sử dụng nhưng hình thái vật chất ban đầu vẫn giữ nguyên cho đến khi hưhỏng Tuy nhiên, do đặc điểm hoạt động kinh doanh và đặc điểm của tư liệu laođộng, những tư liệu lao động sau đây luôn luôn được coi là công cụ, dụng cụ:

- Các loại bao bì dùng để chứa đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thumua, bảo quản tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá;

- Những dụng cụ, đồ nghề bằng thuỷ tinh, sành sứ, quần áo, giầy dép chuyêndùng làm việc …;

- Các loại bao bì bán kèm theo hàng hoá có tính giá riêng nhưng vẫn tính giátrị hao mòn để trừ dần vào giá trị bao bì trong dự trữ, bảo quản hay vận chuyển;

- Phương tiện quản lý, đồ dùng văn phòng;

- Các dụng cụ gá lắp chuyên dùng cho sản xuất;

- Các lán trại tạm thời, giàn giáo, đà giáo trong xây dựng cơ bản

37

Thành phẩm của HTX là những sản phẩm hoàn thành sau quá trình sản xuấthoặc gia công, chế biến Nói cách khác, thành phẩm là kết quả thu được của quátrình sản xuất Tùy thuộc vào lĩnh vực hoạt động sản xuất khác nhau mà thànhphẩm của các HTX khác nhau Đối với HTX sản xuất công nghiệp và tiểu thủ côngnghiệp, thành phẩm là những sản phẩm vật chất như bàn ghế, sản phẩm gốm ; đốivới HTX xây dựng, thành phẩm là các hạng mục công trình hoặc công trình đãhoàn thành; đối với HTX nông nghiệp, thành phẩm chính là nông sản như thóc,gạo, thịt Thành phẩm của HTX sản xuất ra với mục đích để bán, cung cấp chonhu cầu sản xuất và tiêu dùng của xã hội.

Hàng hoá là những vật phẩm mà HTX mua về để bán phục vụ cho nhu cầusản xuất và nhu cầu tiêu dùng xã hội Trường hợp vật tư nhận bán hộ, giữ hộ đơn vịkhác; và vật tư mua về sử dụng cho hoạt động SXKD của HTX không được coi làhàng hoá của HTX

2.3.1.2 Tính giá

Tính giá vật tư, hàng hóa thực chất là việc xác định giá trị ghi sổ của vật tư,hàng hóa Theo quy định, vật tư, hàng hóa được ghi sổ theo giá thực tế (giá gốc).Việc tính giá của vật tư, hàng hóa căn cứ vào từng nguồn nhập vật tư, hàng hoá;phương pháp tính nộp thuế GTGT mà HTX dang áp dụng và quy chế quản lý củanhà nước đối với một số loại vật tư, hàng hoá Giá thực tế của vật tư, hàng hóa baogồm giá thực tế nhập kho và giá thực tế xuất kho, được xác định cụ thể như sau:

Thuếnhập khẩu(nếu có)

-Các khoảngiảm trừ(nếu có)

39

Giá mua là giá ghi trên hoá đơn của người bán, đối với HTX tính thuế nộpGTGT theo phương pháp khấu trừ, trong giá thực tế không bao gồm thuế GTGTđầu vào được khấu trừ; đối với HTX tính nộp thuế GTGT theo phương pháp trựctiếp trong giá thực tế bao gồm cả thuế GTGT đầu vào

Chi phí thu mua thực tế là các khoản chi phí phát sinh trong quá trình thumua như chi phí vận chuyển, bốc dỡ, chi phí bao bì, chi phí thuê kho bãi, chi phícho nhân viên thu mua, chi phí bảo hiểm vận chuyển…

Các khoản giảm giá hàng mua được hưởng bao gồm: chiết khấu thương mại,giảm giá hàng mua

- Đối với vật tư, hàng hóa tự sản xuất: Giá thực tế chính là giá thành sản

xuất thực tế của vật tư, hàng hóa

- Đối với vật tư, hàng hóa thuê ngoài gia công chế biến