- Hiãûu chènh caïc chi tiãút cuía âäö thë: Ta thæûc hiãûn nhaïy phaíi vaìo biãøu âäö sau âoï choün Chart Options ta coï:. CÅ SÅÍ DÆÎ LIÃÛU TRÃN BAÍNG TÊNH.[r]
Trang 1 Tổ chức và lưu trữ thông tin dưới dạng bảng.
Khi có thay đổi dữ liệu bảng tính tự động tính toán lạitheo số liệu mới
2 Khởi động:
Có thể thực hiện 1 trong 3 cách sau:
C1: Nháy đôi chuột vào biểu tượng bên hoặcchọn biểu tượng rồi ENTER
C2: Vào Start \ Programs \ Microsoft Excel
C3: Bấm chọn biểu tượng trên thanh Office
3 Màn hình giao tiếp:
4 Cấu trúc bảng tính:
Gồm 2 phần:
- WorkBook: Lưu trữ các WorkSheet (Có thể chỉ có 1 hoặcnhiều WorkSheet, gồm có 255 WorkSheet)
Số hiệu dòng Số hiệu cột
Trang bảng tính
Trang 2- WorkSheet: Là các trang bảng tính nằm trong WorkBook Trongmỗi WorkSheet gồm có: Số hiệu cột, Số hiệu dòng, TênWorkSheet, Các ô Mỗi WorkSheet gồm có 16.384 hàng và 256 cột
II CÁC THAO TÁC CƠ BẢN :
1 Các thao tác về khối:
a Chọn khối:
- Dùng phím: Di chuyển hộp chọn đến 1 trong 4 góc củakhối cần chọn Giữ Shift sau đó sử dụng các phím mũi tênđể thực hiện thao tác chọn
- Dùng chuột: Bấm giữ chuột vào 1 trong 4 góc của khốicần chọn sau đó kéo rê chuột đến góc đối xứng của khối
- Dùng phím + chuột: Nháy chuột vào 1 trong 4 góc củakhối Giữ Shift sau đó nháy chuột vào ô có góc đối xứng củakhối
b Xoá khối:
Thực hiện chọn khối Nhấn phím Delete
c Di chuyển khối:
- B1: Thực hiện chọn khối
- B2: C1: Nháy chuột vào biểu tượng
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + XC3: Vào menu Edit \ Cut
C4: Nháy phải chuột vào khối sau đó chọn Cut
- B3: Di chuyển hộp chọn đến địa chỉ mới sau đó thựchiện một trong các cách sau:
C1: Nháy chuột vào biểu tượngC2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + VC3: Vào menu Edit \ Paste
C4: Nháy phải chuột vào khối sau đó chọn Paste
d Sao chép khối:
- B1: Thực hiện chọn khối
- B2: Thực hiện 1 trong các cách sau:
C1: Nháy chuột vào biểu tượng
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + CC3: Vào menu Edit \ Copy
C4: Nháy phải chuột vào khối sau đó chọn Copy
- B3: Thực hiện tương tự di chuyển khối
Trang 32 Chèn dòng, cột, ô trống:
a Chèn dòng:
- B1: Chọn các dòng cần chèn (Nháy chuột ở số hiệu củadòng)
- B2: Thực hiện một trong các cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng được chọn sau đó chọnInsert
C2: Vào menu Insert \ Rows
b Chèn cột:
- B1: Chọn các cột cần chèn (Nháy chuột ở số hiệu củacột)
- B2: Thực hiện một trong các cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng được chọn sau đó chọnInsert
C2: Vào menu Insert \ Columns
c Chèn ô trống:
- B1: Chọn các ô cần chèn (Liên tục, thao tác chọn khối)
- B2: Thực hiện một trong các cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng được chọn sau đó chọnInsert
C2: Vào menu Insert \ Cells
Ta có:
Đẩy các ô sang bên phải của vùng
Đẩy các ô xuống phía dưới của vùng
Chèn cả dòng
- B2: Thực hiện một trong các cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng được chọn sau đó chọnDelete
C2: Vào menu Edit \ Delete
b Xoá cột:
- B1: Chọn các cột cần xoá (Nháy chuột ở số hiệu củacột)
- B2: Thực hiện một trong các cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng được chọn sau đó chọnDelete
C2: Vào menu Edit \ Delete
c Xoá ô:
- B1: Chọn các ô cần xoá (Liên tục, thao tác chọn khối)
- B2: Thực hiện một trong các cách sau:
C1: Nháy phải vào vùng được chọn sau đó chọnDelete
C2: Vào menu Edit \ Delete
Ta có:
Kéo các ô sang bên trái của vùng
Trang 4Kéo các ô lên phía trên của vùng
Xoá cả dòng
Xoá cả cột
- B3: Chọn một trong các mục trên
- B4: Chọn OK
4 Thay đổi độ rộng cột và chiều cao dòng:
- C1: Di chuyển con trỏ chuột đến đường ngăn cách haiphần trên số hiệu của cột hoặc dòng Bấm giữ chuột vàkéo
- C2: B1: Chọn các cột hoặc các dòng cần chỉnh.Format \ Row (Column)
B2: Chọn Width (Height)
Sau đó nhập vào độrộng cột (Chiều caodòng) tại mục Column(Row) width
5 Định dạng dữ liệu:
a Định dạng Font:
- B1: Chọn các ô cần định dạng
- B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + 1C3: Nháy phải chuột vào vùng được chọn Sau đóchọn Format Cells
Ta có:
- B3: Chọn OK
b Định dạng số:
- B1: Chọn các ô cần định dạng
- B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + 1C3: Nháy phải chuột vào vùng được chọn Sau đóchọn Format Cells
Ta có:
Trang 5- B3: Chọn OK
c Định dạng ngày:
- B1: Chọn các ô cần định dạng
- B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + 1C3: Nháy phải chuột vào vùng được chọn Sau đóchọn Format Cells
C4: Nháy chọn biểu tượng Thực hiện C1,2,3 Ta có:
- B3: Chọn OK
e Huỹ trộn ô: Thực hiện như trộn ô (C1,2,3) sau đó huỹ chọn
mục Merge cells
6 Tạo các đường kẽ:
- B1: Chọn vùng dữ liệu cần tạo
Đưa vào kiểu định dạng
Trang 6- B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + 1C3: Nháy phải chuột vào vùng được chọn Sau đóchọn Format Cells
Ta có:
- B3: Chọn OK
7 Định dạng nền dữ liệu:
- B1: Chọn vùng dữ liệu cần định dạng
- B2: C1: vào menu Format \ Cells
C2: Bấm tổ hợp phím Ctrl + 1C3: Nháy phải chuột vào vùng được chọn Sau đóchọn Format Cells
Ta có:
- B3: Chọn OK
8 Địa chỉ tương đối, tuyệt đối, hỗn hợp:
a Địa chỉ tương đối (Relative Address):
Có dạng <cột><dòng> Khi chép đến ô mới địa chỉ mới
sẽ thay đổi theo phương,
chiều và khoảng cách
VD: Công thức tại ô C1 là
=A1*B1
Khi sao chép công thức này
đến ô D1 thì sẽ là =B1*C1
Khi sao chép công thức từ ô C1
đến ô C2 sẽ là =A2*B2
Trang 7b Địa chỉ tuyệt đối (Absolute Address):
Có dạng $<cột>$<dòng> Khi chép đến vùng đích địa chỉ
mới sẽ vẫn như cũ
VD: Công thức tại ô C3 là =$C$1/B3
Khi sao chép đến ô C4 sẽ là =$C$1/B4
Khi sao chép đến ô
- Ta có ô E1 =$A1+A2 Khi sao chép qua ô F1 ta có =$A1+B2
- Ô E2 = A$1+B1 Khi sao chép qua ô E3 ta có =A$1+B2
9 Các thao tác trên tập tin:
a Mở 1 tập tin mới:
C1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + N
C2: Chọn biểu tượng
C3: Vào menu File \ New
b Mở 1 tập tin có sẵn:
Trang 8d Lưu tập tin với tên khác:
C1: Bấm tổ hợp phím F12
C2: Vào menu File chọn Save As
Thực hiện như phần trên
e Đóng bảng:
C1: Bấm chuột vào biểu tượng
C2: Vào menu File chọn Close
Chú ý: Quá trình thực hiện thao tác thoát
nếu ta chưa lưu thì sẽ có thông báo:
Ta chọn Yes để lưu lần cuối hoặc đặt tên cho tệp, chọn No để thoát không lưu và chọn Cancel để hủy bỏ thao tác thoát.
f Nhập và điều chỉnh bảng:
- Các tổ hợp phím thường dùng:
* Di chuyển con trỏ:
ô
* Ctrl + Home: Về ô đầu tiên
* Delete: Xóa ký tự bên phải con trỏ (đang nhập dữ liệu)
Ngoài ra còn có thể nhắp chuột vào ô cần đến
- Nguyên tắc nhập nội dung:
Nhập xong dữ liệu cho ô ấn ENTER hoặc Tab để di
chuyển đến ô khác
Sau khi ấn ENTER sẽ xuất hiện dấu của tiếng Việt.
Trang 9CÁC HÀM MẪU TRONG EXCEL
I KHÁI NIỆM VÀ CÚ PHÁP CHUNG CỦA HÀM:
1 Khái niệm:
Hàm là một đoạn chương trình con đã được định nghĩanhằm thực hiện một công việc nào đó và trả về một giá trị
2 Cú pháp chung:
=<TÊN HÀM>(danh sách đối
số)
- Hàm tìm giá trị lớn nhất: =MAX(4,2,7,5)
II CÁC HÀM SỐ HỌC:
- Ý nghĩa: Lấy phần dư của Đối số chia cho Số chia
Trong đó Đối số và Số chia phải cùng dấu
Giả sử trong ô A1 có giá trị là -13, ô A2 có giá trị là -4.Tại ô B2 ta có công thức =MOD(A1,A2) sẽ cho giá trị là -1
4 Hàm ROUND:
- Ý nghĩa: Làm tròn Đối số với:
+ Nếu n = 0 : Lấy phần nguyên+ Nếu n < 0 : Làm tròn đến n số phần nguyên+ Nếu n > 0 : Làm tròn đến n số phần thậpphân
Trang 10- Ý nghĩa: Tính tổng của các đối số có trong danh sách
- Ý nghĩa: Lấy giá trị trung bình của các đối số có trongdanh sách
Trong ô A1 có giá trị là 5, ô A2 có giá trị là 3 Tại ô B1
ta có công thức: =AVERAGE(A1,A2) -> 4
2 Hàm COUNT:
- Ý nghĩa: Đếm tổng số các ô có dữ liệu là kiểu số trongdanh sách các vùng
- VD:
COUNTA:
=COUNTA(Danh sách các vùng)
- Ý nghĩa: Đếm tổng số các ô có dữ liệu trong danh sáchcác vùng
VD:
COUNTIF:
- Ý nghĩa: Đếm tổng số các ô trong Vùng thoả mãn Chỉ tiêu
- VD:
Trang 115 Hàm SUMIF:
- Ý nghĩa: Tính tổng số các ô trong Vùng thoả mãn Chỉ tiêu
- VD:
MAX:
- Ý nghĩa: Tìm giá trị lớn nhất của danh sách các đối số
- VD: =MAX(3,2,6,4) -> 6
- Ý nghĩa: Tìm giá trị nhỏ nhất của danh sách các đối số
- VD: =MIN(3,2,6,4) -> 2
RANK:
- Ý nghĩa: Cho vị thứ của đối số trong vùng dữ liệu
- VD:
IV CÁC HÀM CHUỖI:
1 Hàm LEFT:
- Ý nghĩa: Lấy n ký tự của đối số từ trái sang
- VD: =LEFT("Trung tam",5) -> Trung
Trong ô A1 có chuỗi: "Lớp KTV khoá 1" Trong ô B1 cócông thức =LEFT(A1,7) -> Lớp KTV
2 Hàm RIGHT:
- Ý nghĩa: Lấy n ký tự của đối số từ phải sang
- VD: =RIGHT("Trung tam",3) -> tam
Trong ô A1 có chuỗi: "Lớp KTV khoá 1" Trong ô B1 cócông thức =RIGHT(A1,6) -> khoá 1
3 Hàm MID:
- Ý nghĩa: Lấy n ký tự trong đối số kể từ vị trí thứ m
Trang 12- VD: =LOWER("Trung Tam") -> trung tam
Trong ô A1 có chuỗi: "Lớp KTV khoá 1" Trong ô B1 cócông thức =LOWER(A1) -> lớp ktv khoá 1
5 Hàm UPPER:
- Ý nghĩa: Đổi chuỗi ký tự của đối số thành chuỗi ký tựhoa
- VD: =UPPER("Trung Tam") -> TRUNG TAM
Trong ô A1 có chuỗi: "Lớp KTV khoá 1" Trong ô B1 cócông thức =UPPER(A1) -> LỚP KTV KHOÁ 1
6 Hàm TRIM:
- Ý nghĩa: Loại bỏ tất cả các ký tự trắng dư thừa củađối số
- VD: =TRIM(" Trung Tam") -> Trung Tam
Trong ô A1 có chuỗi: " Lớp KTV khoá 1 " Trong ô B1có công thức =TRIM(A1) -> Lớp KTV khoá 1
7 Hàm PROPER:
- Ý nghĩa: Biến đổi chuỗi ký tự của đối số thành kiểu tênriêng
- VD: =PROPER("trung tam") -> Trung Tam
Trong ô A1 có chuỗi: "Lớp KTV khoá 1" Trong ô B1 cócông thức =PROPER(A1) -> Lớp Ktv Khoá 1
- Ý nghĩa: Biến đổi chuỗi ký tự kiểu số thành kiểu số
- VD: Trong ô A1 ta có chuỗi ký tự kiểu số 0012345.Trong ô B1 ta có công thức =VALUE(A1) -> 12345
V CÁC HÀM NGÀY GIỜ:
1 Hàm DATE:
- Ý nghĩa: Cho chuỗi ký tự dạng ngày (Tháng / Ngày / Năm)
Trang 13- Ý nghĩa: Lấy ngày của chuỗi ngày trong đối số
(đối số có dạng "mm/dd/yy")
- VD: =DAY("10/15/02") -> 15
4 Hàm MONTH:
- Ý nghĩa: Lấy tháng trong chuỗi ngày trong đối số
(đối số có dạng "mm/dd/yy")
- VD: =MONTH("10/15/02") -> 10
5 Hàm YEAR:
- Dạng: = YEAR("Chuỗi ngày")
- Ý nghĩa: Lấy năm trong chuỗi ngày trong đối số
(đối số có dạng "mm/dd/yy")
- VD: =YEAR("10/15/02") -> 2002
VI CÁC HÀM LOGIC:
1 Hàm AND:
- Ý nghĩa: Cho giá trị TRUE khi danh sách các biểu thức logícđều đúng, ngược lại cho giá trị FALSE
- VD: =AND(3<5,7>2) -> FALSE
2 Hàm OR:
- Ý nghĩa: Cho giá trị TRUE khi 1 biểu thức logíc trong danhsách các biểu thức logíc đúng, ngược lại cho giá trị FALSE
- VD: =OR(3<5,7>2) -> TRUE
3 Hàm NOT:
- Ý nghĩa: Phủ định giá trị của biểu thức logíc
- VD: =NOT(3>5) -> TRUE
4 Hàm IF:
* Dạng 1: = IF(Biểu thức logíc, Giá trị 1, Giá trị 2)
- Ý nghĩa: Nếu Biểu thức logíc = TRUE thì cho giá trị 1,ngược lại
- VD:
=IF(BTL1, GT đúng 1, IF(BTL2, GT đúng 2, ))
- Ý nghĩa: Nếu BTL1 = TRUE thì chi GT đúng 1 Ngượclại, nếu BTL2 = TRUE thì cho GT đúng 2, ngược lại
Trang 14- Ý nghĩa: Lấy đối số so sánh với giá trị ở bảng tham
chiếu và trả về là dữ liệu tìm được trong bảngtại cột trả về
Cách tìm: 0 Bảng dữ liệu tìm không sắp xếp 1 Có sắp xếp
VD:
3 Hàm MATCH:
- Ý nghĩa: Dò tìm đối số trong danh sách Cho vị trí
xuất hiện của đối số trên danh sách đưa ra Kếtquả có thể khác nhau tuỳ theo cách dò
Trang 15Cách dò: Là 1 hoặc không chỉ định: Tìm giá trị lớn nhất
trong danh sách nhỏ hơn hoặc bằng đối số Danhsách tăng dần
Là -1: Tìm giá trị bé nhất trong danh sách lớn hơnhoặc bằng đối số Danh sách giảm dần
Là 0: Tìm giá trị đầu tiên bằng với đối số.Không sắp xếp
Nếu dò không thấy hàm cho giá trị #N/A (Not Availabale Bất khả thi) Quá trình dò không phân biệt chữ hoa / thường
VD:
4 Hàm INDEX:
- Ý nghĩa: Tham chiếu giá trị phần tử trong bảng Hàm
cho giá trị là trị của cell tính từ góc trên trái củabảng Hàng, cột đều tính từ 1 trở đi
- VD:
Trang 16CHỨC NĂNG ĐỒ THỊ
I CÁC LOẠI ĐỒ THỊ:
Đồ thị có nhiều loại khác nhau nhưng với mục đích là dùngđể thống kê đối chiếu số liệu qua từng giai đoạn khác nhau
II CÁC BƯỚC TẠO ĐỒ THỊ:
Trong mục Chart type ta
chọn kiểu đồ thị Trong mục
Chart sub-type ta chọn kiểu chi
tiết của đồ thị sau đó chọn
Next >
* Bước 4:
Trong mục Data range ta
chọn cách thể hiện của đồ
thị theo số liệu của dòng hay
cột sau đó chọn Next >
* Bước 5:
Có thể có hay không đặt
tiêu đề đồ thị, tiêu đề các
trục cho đồ thị tại các mục
Chart title, Category (X) axis,
Value (Y) axis Tiếp tục chọn
Next >
Trang 17* Bước 6:
Có thể chọn 1 trong 2 cách:
- Tạo đồ thị riêng 1 trang
khác lúc đó sẽ xuất hiện thêm
1 sheet có tên là Chart 1
- Tạo đồ thị ngay trong
sheet chứa bảng dữ liệu
Cuối cùng chọn Finish để
kết thúc việc tạo đồ thị
III HIỆU CHỈNH ĐỒ THỊ:
- Hiệu chỉnh độ rộng của đồ thị: Ta thực hiện nháy chuộtvào vùng trắng của đồ thị sau đó thực hiện hiểu chỉnh đồ thị
từ các điểm chọn
- Hiệu chỉnh các chi tiết của đồ thị: Ta thực hiện nháy phảivào biểu đồ sau đó chọn Chart Options ta có:
CƠ SỞ DỮ LIỆU TRÊN BẢNG TÍNH
Trang 18I CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN VỀ CSDL:
D÷ liÖu, (hay c¬ sị d÷ liÖu- CSDL) lµ tỊp hîp c¸c d÷ liÖu trong mĩt khỉi trªn b¶ngtÝnh mµ trong khỉi ®ê kh«ng chøa c¸c dßng hoƯc cĩt trỉng vµ dßng ®Ìu tiªn chØ gơm c¸c tiªu
®Ò C¸c tiªu ®Ò nµy gôi lµ c¸c tríng (field) cña d÷ liÖu Tõ dßng thø 2 trị ®i lµ sỉ liÖu cña c¬
sị d÷ liÖu hiÖn thíi Mìi dßng gôi lµ mĩt b¶n ghi Nh vỊy mìi b¶n ghi lµ tỊp hîp d÷ liÖu ®¹idiÖn cho tÍt c¶ c¸c tríng cña CSDL
Nh vỊy, qu¶n lý d÷ liÖu trong Excel bao gơm c¸c c«ng viÖc S¾p xÕp, T×m kiÕm, KÕtxuÍt vµ c¸c thao t¸c trùc tiÕp víi b¶n ghi vµ tríng cña CSDL
II TỔNG HỢP SỐ LIỆU:
1 Sắp xếp số liệu:
liệu cần sắp xếp
Chú ý: Không chọn
phần tiêu đề của bảng
và phần đánh số thứ
tự
B2: Vào menu Data \ Sort
B3: Trong mục My list has ta
đánh dấu chọn mục No
B6: Chọn ưu tiên 2, 3 (nếu có)
tại mục Then by
Chú ý: Ta có thể sắp xếp theo dòng Khi đó ta cần phải
chọn Options sau đó trong mục Orientation ta chọn mục Sort left
to right và OK
2 Lọc số liệu:
B1: Chọn cột dữ liệu hoặc đặt hộp chọn tại tiêu đềcủa cột cần lọc số liệu
B2: Vào menu Data \ Filter \ AutoFilter ta có:
B3: Chọn điều kiện cần lọc trong đối tượng List
Chú ý: Trong đó gồm có các mục: All - Top 10 - Custom vàcác đối tượng có trong cột
Trang 19Trong đó: Riêng mục Custom được lọc do điều kiện của người
sử dụng như sau:
Phép toán gồm có:
Is less than or Equal to Nhỏ hơn hoặc bằng
3 Tìm kiếm và thay thế số liệu:
- Tìm kiếm:
B1: Đặt hộp chọn vào vị trí bất kỳ trong bảng
B2: C1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + F
C2: Vào menu Edit \ Find
B3: Trong mục Find what ta đưa vào dữ liệu cần tìmB4: Đánh dấu mục chọn Tìm trên toàn bảng (Findentire cells only)
Có thể tuỳ chọn Tìm kiếm có so sánh chữ hoa(Match case) hay không
- Tìm kiếm và thay thế:
B1: Đặt hộp chọn vào vị trí bất kỳ trong bảng
Phép
Trang 20B2: C1: Bấm tổ hợp phím Ctrl + H
C2: Vào menu Edit \ Replace
B3: Trong mục Find what ta đưa vào dữ liệu cần tìmB4: Trong mục Replace with ta đưa vào dữ liệu cầnthay thế
B5: Đánh dấu mục chọn Tìm trên toàn bảng (Findentire cells only)
Có thể chọn Tìm kiếm có so sánh chữ hoa (Matchcase)
B5: Chọn Find Next Sau khi tìm thấy ta chọn Replace
để thay thế hoặc chọn Replace All để thay thế tấtcả
4 Rút trích số liệu:
B1: Chọn bảng số liệu (Toàn bộ cả bảng)
B2: Vào menu Data \ Filter \ Advanced Filter
B3: Trong mục Action ta chọn mục Copy to anotherlocation
=> Mặc nhiên trong ô List range đã có địa chỉ của bảng tachọn
B4: Trong ô Criteria range ta chọn địa chỉ bảng tiêuchuẩn (gồm cả bảng)
B5: Trong ô Copy to ta chọn địa chỉ cần sao chép đến
Lần lượt cứ thực hiện lại các bước nếu ta muốn thayđổi số liệu cần rút ở bảng tiêu chuẩn