Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý hoạt động du lịch của công ty ODC travel

Phân tích thiết kế hệ thống Quản lý hoạt động du lịch của công ty ODC travel

BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG

Đề tài:Quản lý hoạt động du lịch của công ty

ODC Travel

Giáo viên hướng dẫn:Vũ Anh Hùng Nhóm sinh viên thực hiện: 1 Đỗ Thị Loan

2 Trịnh Đình Tuân

1 Kế hoạch phỏng vấn

2 Mẫu phiếu phỏng vấn

3.Mô tả chi tiết công việc

4 Bảng tổng hợp công việc.

5 Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu

Mô tả bài toán:

1 Công ty du lịch quốc tế ODC chuyên tổ chức các Tour cho khách nuớc ngoài thăm quan du lịch Việt Nam Công ty có rất

nhiều các văn phòng bán Tour cho khách ( Booking office) tại khu phố cổ Hà Nội nơi tập trung rất nhiều khách du lịch

2 Khi khách hàng muốn đi du lịch, họ sẽ tìm đến các văn

phòng bán Tour của công ty để có thêm thông tin và mua

Tour Khi đó nhân viên bán hàng (Sale staffs) sẽ giói thiệu cho

khách một số chương trình của công ty về tuyến điểm mà họ

định tới, đồng thời cũng đưa cho khách xem quyển chương trình Tour của công ty ( Tour programe) để khách có thể biết thêm chi tiết hơn nữa và lựa chọn chương trình phù hợp cho

mình

3.Sau khi đã chọn được chương trình, khách có thể thanh

toán tiền cho công ty ngay , hay có thể đặt cọc 1số tiền

nhất định dựa vào bảng giá các Tour rồi khi đi Tour sẽ trả nốt Nhân viên bán hàng sẽ giao cho khách hoá đơn

gốc(Travel ticket) và giữ lại 1 hoá đơn để nộp cho công ty.Từ hoá đơn gốc khách sẽ biết được ngày giờ đi.Ngay sau đó bộ phận bán Tour sẽ điện về văn phòng thông báo cho bộ phận điều hành về số lượng khách tránh tình trạng khách đặt quá nhiều công ty không đáp ứng được.Sau đó

sẽ vào sổ đăng ký đi Tour.Vào buổi tối bộ phận bán Tour

sẽ nộp tiền Tour cho bộ phận kế toán và sổ đăng ký Tour

cho bộ phận điều hành để bộ phận điều hành có thể dễ

dàng nên chương trình cho chuyến Tour và điều HDV

cho từng Tour

4 Buổi sáng HDV sẽ tới văn phòng nhận chương trình

Tour,tiền để mua vé thắng cảnh và các chi phí khác của chuyến tour Xe bus của công ty sẽ tới đón khách tại

khách sạn hay địa điểm đã hẹn trước

Khách sẽ đưa hoá đơn cho HDV để đề phòng mình bị đón nhầm.Sau đó HDV sẽ đưa khách tới địa điểm thăm quan

Trên đường khách sẽ được nghe một số thông tin cơ

bản về đất nước Việt Nam, các địa điểm du lịch nổi

tiếng cũng như một số đặc điểm nổi bật của các vùng

mà đoàn khách đi qua

Khi tới địa điểm tham quan, HDV cho khách tới 1 nơi qui

định như nhà nghỉ hay phòng chờ để khách nghỉ ngơi và chờ HDV mua vé Sau đó sẽ dẫn khách đi thăm quan và giới

thiệu cho khách các đặc điểm ở đó.HDV có thể cho khách

ăn trước hoặc sau tuỳ vào từng chương trình hay thực tế lúc

đó.Nếu có khách ăn chay hoặc có yêu cầu riêng thì HDV

phải báo trước cho nhà bếp

5.Trong quá trình đi Tour, nếu có phát sinh vấn dề về đoàn

khách HDV phải tuỳ từng trường hợp để giải quyết

Nếu có thể giải quyết được thì tự giải quyết và cũng phải

chịu trách nhiệm về việc mình làm Nếu không thể giải

quyết được thì gọi điện về bộ phận điều hành để công ty tìm phương pháp tối ưu tránh làm mất lòng hay ảnh hưởng tới khách cũng như công ty

6.Trước khi kết thúc Tour HDV sẽ đưa cho mỗi khách 1

phiếu đánh giá để khách đánh giá về công ty Khi kết thúc Tour, khách được đưa về khách sạn hay tại các địa điểm mà đón khách đi Tour.Trước khi về khách sạn HDV nói lời cảm

ơn đoàn khách đã chọn công ty mình và mong họ sẽ chọn công ty mình khi đến Việt Nam vào lần tới hay có thể giới thiệu bạn bè về công ty sau đó dặn khách kiểm tra lại hành

lý của mình

Sau đó HDV sẽ quay lại văn phòng để nộp chương trình đi

Tour của công ty và phiếu đánh giá của khách cho bộ phận điều hành, nộp toàn bộ hoá đơn thanh toán, chi phí phát sinh cho bộ phận kế toán để họ có thể đối chiếu và thanh toán

cho các nhà hàng, khách sạn mà công ty đặt trước cho

khách

CÁC HỒ SƠ DỮ LIỆU:

D1 Quyển chương trình Tour:

D3 Hoá đơn ghi cho khách:

D6 vé thắng cảnh:

D8 Phiếu đánh giá:

Động từ +Bổ ngữ Danh từ Nhận xét

Đi du lịch Khách Tác nhân

Giới thiệu cho khách Quyển chương trình Tour Hồ sơ dữ liệu

1 số chương trình Bộ phận bán Tour Tác nhân

Chọn được chương trình Khách Tác nhân

Hoá đơn Hồ sơ dữ liệu

Bảng giá các Tour Hồ sơ dữ liệu

Nộp tiền Tour Bộ phận kế toán Tác nhân

Bộ phận điều hành Tác nhân

Nhận chương trình HDV Tác nhân

Chương trình Tour Hồ sơ dữ liệu

T ớI địa điểm tham quan Vé thắng cảnh Hồ sơ dữ liệu

Quay lại văn phòng Chương trình đi Tour Hồ sơ dữ liệu

Hoá đơn thanh toán Hồ sơ dữ liệu

Hoá đơn chi phát sinh Hồ sơ dữ liệu

Biểu đồ ngữ cảnh

0 Hoạt Động

Yêu cầu báo cáo

Biểu đồ phân rã chức năng

HOẠT ĐỘNG DU LỊCH

2.1 Gọi điện báo cho bộ phận điều

hành

2.3 Báo cho nhà hàng ,khách sạn hay tàu du lịch

Mô tả chi tiết các chức năng

lá

bộ phận bán Tour sẽ đưa cho khách quyển chương trình Tour của công ty để khách xem và chọn chương trình mà mình muốn

nhân viên sẽ đưa bảng giá Tour cho khách xem

phận bán Tour sẽ viết hoá đơn.Khách có thể trả tiền ngay hoặc đặt cọc 1 số tiền, số còn lại sẽ trả khi đi Tour.Một

hoá đơn sẽ giữ lại nộp cho công ty còn hoá đơn gốc sẽ

giao cho khách Khi HDV đến đón thì khách sẽ đưa tờ hoá

Khi đó khách sẽ cầm tờ hoá đơn đến công ty ,công ty

sẽ thanh toán lại số tiền hay chuyển khách đi vào ngày hôm sau và sẽ giảm giá nếu khách đặt Tour khác của

mình

mua Tour xong thì bộ phận bán Tour sẽ gọi điện cho bộ phận điều hành để họ biết số lượng khách tránh tình

trạng khách đặt quá nhiều công ty không thể đáp ứng được

điều hành sẽ gọi điện cho HDV báo họ đi Tour vào

2.3 Báo cho nhà hàng, khách sạn hay tàu du lịch :sau khi gọi cho HDV bộ phận điều hành gọi điện báo cho nhà hàng khách sạn hay tàu du lịch biết số lượng khách để họ chuẩn bị đồ ăn, phòng và tàu cho từng chuyến Tour.

nhận chương trình đi Tour rồi đến đón khách tại các khách sạn hay địa điểm đã hẹn trước.Sau đó sẽ đưa khách tới các địa

điểm thăm quan.Trên đường đi HDV cung cấp 1 số thông tin

về đất nước,con người, các phong tục cổ truyền và các địa

điểm du lịch nổi tiếng ở trong nước.Ngoài ra HDV có thể giới thiệu cho khách về các đặc điểm nổi bật của các vùng mà đoàn khách đi qua.Khi đến địa điểm thăm quan HDV cho khách

Sau đó dẫn khách tới địa điểm thăm quan và giới thiệu cho

khách các đặc điểm ở đó.HDV có thể cho khách ăn trước hoặc sau tuỳ vào từng chương trình hay thực tế lúc đó Nếu có

khách ăn chay hoặc có yêu cầu riêng thì HDV phải báo cho

nhà bếp biết trước

sinh vấn đề về đoàn khách HDV phải xem tình hình thực tế

lúc đó để tự mình đưa ra hướng giải quyết nhưng cũng phải chịu trách nhiệm về việc mình làm

thể tự giải quyết được thì phải gọi điện về cho bộ phận điều hành để tìm phương pháp tối ưu cho vấn đề đó tránh làm mất lòng khách hay ảnh hưởng tới công ty

Các hồ sơ dữ liệu liên quan:

D1: Quyển chương trình Tour

D7: Các hoá đơn thanh toán

D8: Các hoá đơn chi phát sinh

D9: Phiếu đánh giá

D10: Báo cáo

Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0:

ĐẶT

VÀ ĐÁP ỨNG TOUR

ĐITO UR

D2 Bảng giá Tour

D3 Hoá đơn ghi cho khách

D4 Sổ đăng ký đi Tour

D5 Chương trình đi Tour

Đặt Tour

Đáp ứng Tour

GiảI quyết

Đón khách

báo cáo

D7 Các hoá đơn thanh toán

D9 Phiếu đánh giá

BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 1:

Biểu đồ của tiến trình “Đặt và đáp ứng Tour”

Chọn chương trình đi Tour

Xem bảng giá Tour

phận bán Tour

viết

hoá

đơn

Biểu đồ của tiến trình “Đi Tour”

Gọiđiện báo cho bộ

phận điều hành

Điều HDV cho từng Tour

Báo cho nhà hàng khách sạn hay tàu du

2.4

HDV đón khách đi Tour

D3 Hoá đơn ghi cho khách

D4 Sổ đăng ký đi Tour

KHÁCH HÀNG

Đón được khách

Đi Tour

Biểu đồ của tiến trình “ xử lý sự cố”:

HDV tự giảI quyết

3.2

Xin hướng giảI

D8Các hoá đơn chi phát sinh

KHÁCH HÀNG

Thông Tin sự cố

GiảI quyết sự cố

Biểu đồ của tiến trình “ Báo cáo”:

Lập báo cáo

BAN LÃNH ĐẠO

D10 Báo cáo D6 Vé thắng cảnh

D7 Các hoá đơn thanh toán

D9 Phiếu đánh giá

Yêu cầu báo cáo

báo cáo thông tin