Dữ liệu và báo cáo trong Excel 2013 (Sort - AutoFilter - Advanced Filter - PivotTable - PowerPivot - PowerView)

Độc giả thân mến. Nếu có ai đó hỏi tôi về công cụ mạnh nhất trong Excel, tôi sẽ không ngần ngại trả lời ngay lập tức đó là Pivot Table. PivotTable giúp giải quyết rất nhiều vấn đề về tổng hợp dữ liệu, thống kê và phân tích chỉ trong vòng vài cái click chuột đơn giản. Vậy thì một tài liệu về Pivot là một tài liệu không thể thiếu trong quá trình truyền tải kiến thức này. Những năm qua, Microsoft đã cải tiến và nâng cấp liên tục ứngdụng Office quan trọng của mình cho cả máy tính để bàn và trực tuyến trên nền web. Một trong những tính năng nổi bật đó là PowerPivot, mở ra khả năng cho Office hỗ trợ “Doanh nghiệp thông minh – Business Intelligence” và công cụ PowerView mạnh mẽ giúp chúng ta tạo nên các báo cáo hay các trang thông tin doanh nghiệp tổng hợp một cách trực quan, hữu ích và cực kỳ sinh động. Tài liệu này là kết quả của quá trình chọn lọc, đúc kết kiến thứcmà các thành viên biên tập đã không ngừng nổ lực thực hiện. Mặcdù không thể truyền đạt đầy đủ nhất về Pivot Table và PowerPivot, Power View,… nhưng chúng tôi tin rằng nó phù hợp vớiđa số người dùng Việt Nam... Tài liệu này sẽ tiếp tục minh chứng cho điều đó.

Sort- AutoFilter - Advanced Filter - PivotTable - PowerPivot - Power View

DỮ L I ỆU & B ÁO C ÁO

T RONG E XC E L 2013

Tài liệu cần thiết cho người sử dụng bảng tính

07-2015

D Ữ L IỆU & B ÁO C ÁO

T RONG M ICROSOFT E XCEL 2013

Sách này được Giải Pháp Excel giữ bản quyền, chúng tôi tặng thành viên và khuyến khích việc truyền đạt giới thiệu đến người sử dụng qua các hình thức sao chép nguyên bản Chúng tôi nghiêm cấm tất cả các hành vi sử dụng việc phát tán sách để trục lợi, hoặc chỉnh sửa nội dung sách

Ban quản trị Giải Pháp Excel xin cảm ơn các nhà tài trợ cho diễn đàn trong việc phát hành quyển sách này đến đông đảo bạn đọc.

Trung Tâm Đào Tạo Smart Train

Địa chỉ: Lầu 9, Giầy Việt Plaza, 180-182 Lý Chính Thắng, Q.3, TP.HCM

ĐT: 08 3931 3333 Website: www.smarttrain.edu.vn Cung cấp các khóa học và thi lấy chứng chỉ ACCA,

CMA, CIA, FIA và ICFE

Công ty TNHH Kiểm Toán Tư Vấn Sáng Lập

Chuyên cung cấp dịch vụ tư vấn và kiểm toán

Công ty Cổ Phần Nghiên Cứu và Hỗ trợ Doanh Nghiệp Hà Nội – Kế toán Hà Nội

Địa chỉ trụ sở chính: Số 04, Ngõ 322, Lê Trọng Tấn, Thanh Xuân, Hà Nội

Điện thoại: 04.3566.8036 – 0974.089.926 Website: www.ketoanhanoi.vn

Chuyên đào tạo kế toán thực tế mọi trình độ; Dịch vụ

kế toán trọn gói cho các doanh nghiệp trên phạm vi toàn quốc.

N HÀ T ÀI T RỢ B ẠC

WEBKETOAN.VN

ĐC: 196 Vạn Kiếp, P.3, Q.Bình Thạnh, TP.HCM ĐT: 08.66837342 – 0985 88 1339

Web: www.webketoan.vn Email: info@webketoan.vn

Trang thông tin và diễn đàn chuyên ngành kế toán

Công ty Cổ Phần Hệ thống 1-V (1VS)

ĐC: Phòng 1507, tòa nhà Thành Công, 57 Láng Hạ,

Ba Đình, Hà Nội Điện thoại: 04.3514.8550 – Fax: 04.3514.8551 Website: www.1vs.vn

Chuyên: Cung cấp các giải pháp phần mềm kế toán và quản lý 1C- Ứng dụng tại hơn 1 triệu doanh nghiệp

nghiệp

Overture Café

ĐC: 109 Trần Quốc Thảo, P.7, Q.3, TP.HCM ĐT: 08.7307.8888 (đặt bàn), 0985.67.51.51 (tư vấn audio), 0908.444.111 (hợp tác)

Website: www.facebook.com/dekhuc.overture

Email: phucsinh72@gmail.com

Mục lục Giải Pháp Excel | i

M ỤC L ỤC

MỤC LỤC i

LỜI GIỚI THIỆU xx

I.1.TỔNG QUAN 1

I.2.VÙNG (RANGE)VÀ BẢNG (TABLE)TRONG EXCEL 3

I.2.1 Chuyển vùng (Range) thàng bảng (Table) 5

I.2.2 Chuyển bảng (Table) thành vùng (Range) 7

I.2.3 Thực hiện một thao tác trên bảng (Table) 8

I.3.SẮP XẾP DỮ LIỆU 10

I.4.LỌC DỮ LIỆU CƠ BẢN 15

I.4.1 Lọc dữ liệu dạng văn bản (Text) 15

I.4.2 Lọc dữ liệu dạng số (Number) 20

I.4.3 Lọc dữ liệu dạng ngày và thời gian (Dates & Times) 23

I.4.4 Một số vấn đề khác khi lọc dữ liệu 24

I.5.LỌC DỮ LIỆU THEO ĐIỀU KIỆN NÂNG CAO 26

I.5.1 Nhiều điều kiện ở nhiều cột dữ liệu và lấy tất cả các dòng dữ liệu thõa điều kiện lọc ở một trong các cột 26

I.5.2 Nhiều điều kiện trong một cột 28

I.5.3 Nhiều điều kiện ở nhiều cột lấy các dòng thoã mỗi bộ điều kiện 29

I.5.4 Nhiều điều kiện ở nhiều cột và có sử dụng ký hiệu thay thế * ? 30

I.5.5 Nhiều điều kiện ở nhiều cột và có sử dụng hàm trong điều kiện 31

II.1.GIỚI THIỆU PIVOTTABLE 35

II.2.PIVOTTABLE CƠ BẢN 37

II.2.1 Khái niệm 37

II.2.2 Các bước thực hiện 39

II.2.3 Các thủ thuật trong PivotTable 47

II.3.PIVOTTABLE NÂNG CAO 62

II.3.1 Yêu cầu cơ bản khi thực hiện PivotTable 62

II.3.2 Các phương pháp thống kê đối với trường dữ liệu 64 II.4.ỨNG DỤNG PIVOTTABLE TRONG BÁO CÁO 98

II.4.1 Phân tích 98

II.4.2 Tổng hợp và phân tích từng công đoạn sản xuất 101 III.1.GIỚI THIỆU 109

III.2.CÀI ĐẶT VÀ ADD-INS POWERPIVOT 111

III.3.TABLES VÀ POWERPIVOT 115

III.3.1 Chuyển Range thành Tables 118

III.3.2 Đưa Tables vào Data Model của PowerPivot 121

Mục lục Giải Pháp Excel | iii

III.3.3 Tạo mối quan hệ giữa các bảng

trong PowerPivot 122

III.3.4 Tạo PivotTable từ dữ liệu của PowerPivot 127

III.3.5 Cải tiến PowerPivot sử dụng Caculated Columns 131

III.4.SỬ DỤNG HÀM DAX TẠO CÁC CỘT TÍNH TOÁN 135

III.4.1 Tạo thêm Calculated Fields cho PivotTable dùng nguồn dữ liệu từ PowerPivot 140

III.4.2 Hiệu chỉnh các Calculated Field 145

III.5.NHẬP DỮ LIỆU TỪ BÊN NGOÀI EXCEL VÀO POWERPIVOT 146

III.5.1 Nhập dữ liệu từ MS SQL Server 146

III.5.2 Nhập dữ liệu từ MS Access 151

III.5.3 Nhập dữ liệu từ Ms Excel bên ngoài 158

III.5.4 Nhập dữ liệu từ tập tin TEXT 161

III.5.5 Nhập dữ liệu từ bộ nhớ 165

III.5.6 Nhập dữ liệu từ các nguồn khác 166

III.6.LÀM MỚI DỮ LIỆU VÀ QUẢN LÝ KẾT NỐI DỮ LIỆU BÊN NGOÀI 167

III.6.1 Cập nhật dữ liệu thủ công 167

III.6.2 Thiết lập tự động làm mới dữ liệu 168

III.6.3 Hiệu chỉnh kết nối dữ liệu 171

IV.1.ADD-INS POWER VIEW 175

IV.2.TẠO MỘT POWERVIEW ĐƠN GIẢN 176

IV.3.POWER VIEW VỚI KIỂU HIỂN THỊ ĐA CẤP 185

IV.4.MAP TRONG POWER VIEW 193

IV.5.LỌC DỮ LIỆU TRÊN DASHBOARD 198

V.1.POWER MAP PREVIEW FOR EXCEL 2013 201

V.2.MICROSOFT POWER QUERY FOR EXCEL 203

V.3.CƠ SỞ DỮ LIỆU NORTHWIND 204

V.3.1 Đưa CSDL Northwind vào MS SQL Server 204

V.3.2 Cài đặt SQL Server 204

V.3.3 Đưa CSDL NorthWind vào MS SQL Server 205

V.3.4 Cấu trúc các bảng dữ liệu của NorthWind 210

V.4.THAM KHẢO TRỰC TUYẾN VỀ BIỂU THỨC PHÂN TÍCH DỮ LIỆU (DAX) 214

V.4.1 Hàm Ngày và Giờ 214

V.4.2 Hàm Hiển thị Thời gian Thông minh 215

V.4.3 Hàm Lọc dữ liệu 217

V.4.4 Hàm Thống kê 218

V.4.5 Hàm Lô-gic 218

V.4.6 Hàm Toán và Lượng giác 219

V.4.7 Hàm Thông tin 220

V.4.8 Hàm Văn bản 220

V.4.9 Các hàm khác 222

Lời Giới Thiệu Giải Pháp Excel | v

L ỜI G IỚI T HIỆU

Độc giả thân mến

Nếu có ai đó hỏi tôi về công cụ mạnh nhất trong Excel, tôi sẽ không ngần ngại trả lời ngay lập tức đó là Pivot Table Pivot Table giúp giải quyết rất nhiều vấn đề về tổng hợp dữ liệu, thống

kê và phân tích chỉ trong vòng vài cái click chuột đơn giản Chính vì lẻ đó, diễn đàn Giải Pháp Excel luôn không ngừng truyền đạt kiến thức excel về Pivot Table cho người dùng cả online và offline Vậy thì một tài liệu về Pivot là một tài liệu không thể thiếu trong quá trình truyền tải kiến thức này

Năm 2010 chúng tôi đã phát hành tài liệu online về chủ đề này trong phiên bản Excel 2003 (phiên bản vốn vẫn còn đang phổ biến, trong khi excel 2007 và excel 2010 còn chưa được nhiều người sử dụng) Nay, chúng tôi tiếp tục biên tập tài liệu này cho người dùng Excel 2013

Những năm qua, Microsoft đã cải tiến và nâng cấp liên tục ứng dụng Office quan trọng của mình cho cả máy tính để bàn và trực tuyến trên nền web Một trong những tính năng nổi bật đó là PowerPivot, mở ra khả năng cho Office hỗ trợ “Doanh nghiệp thông minh – Business Intelligence” và công cụ PowerView mạnh mẽ giúp chúng ta tạo nên các báo cáo hay các trang thông tin doanh nghiệp tổng hợp một cách trực quan, hữu ích và cực kỳ sinh động

Tài liệu này là kết quả của quá trình chọn lọc, đúc kết kiến thức

mà các thành viên biên tập đã không ngừng nổ lực thực hiện Mặc

dù không thể truyền đạt đầy đủ nhất về Pivot Table và Power Pivot, Power View,… nhưng chúng tôi tin rằng nó phù hợp với

đa số người dùng việt nam

Phạm Thành Mỹ (phần II), Trần Thanh Phong (phần I, III, IV, V), đồng tác giả của tài liệu này, là những thành viên ban quản trị diễn đàn Giải Pháp Excel, là những người được yêu mến vì có công lớn trong việc truyền đạt kiến thức tới cộng đồng Tài liệu này sẽ tiếp tục minh chứng cho điều đó

Cuối cùng, dù chúng tôi đã rất cố gắng trong quá trình tổng hợp tài liệu này, nhưng cũng khó tránh khỏi những thiếu sót Chúng tôi rất mong bạn đọc đóng góp ý kiến để tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn ở các phiên bản sau

Mọi ý kiến đóng góp xin gửi về địa chỉ:

Giải Pháp Excel | vii

L ÀM V IỆC V ỚI D Ữ L IỆU

I.1 TỔNG QUAN

Quản trị dữ liệu bao gồm tất cả các phương pháp và quy tắc liên quan tới việc quản lý dữ liệu như một nguồn tài nguyên có giá trị

Cơ sở dữ liệu (viết tắt CSDL - database) được hiểu theo cách định nghĩa kiểu kĩ thuật thì nó là một tập hợp thông tin có cấu trúc Tuy nhiên, thuật ngữ này thường dùng trong công nghệ thông tin và nó thường được hiểu rõ hơn dưới dạng một tập hợp liên kết các dữ liệu, thường đủ lớn để lưu trên một thiết bị lưu trữ như đĩa hay băng Dữ liệu này được duy trì dưới dạng một tập hợp các tập tin trong hệ điều hành hay được lưu trữ trong các hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Một số ưu điểm mà CSDL mang lại:

- Giảm sự trùng lặp thông tin xuống mức thấp nhất Do đó đảm bảo thông tin có tính nhất quán và toàn vẹn dữ liệu

- Đảm bảo dữ liệu có thể được truy xuất theo nhiều cách khác nhau

- Nhiều người có thể sử dụng chung một cơ sở dữ liệu

2 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

Cơ sở dữ liệu được phân chia ra nhiều loại khác nhau tùy theo

- Cơ sở dữ liệu hướng đối tượng: dữ liệu cũng được lưu trữ trong các bảng dữ liệu nhưng các bảng có bổ sung thêm các tính năng hướng đối tượng như lưu trữ thêm các hành vi, nhằm thể hiện hành vi của đối tượng Mỗi bảng xem như một lớp dữ liệu, một dòng dữ liệu trong bảng là một đối tượng Các hệ quản trị có hỗ trợ cơ sở dữ liệu hướng đối tượng như: MS SQL server, Oracle, PostgreSQL,…

- Cơ sở dữ liệu bán cấu trúc: dữ liệu được lưu dưới dạng XML, với định dạng này thông tin mô tả về đối tượng thể hiện trong các tag Đây là cơ sở dữ liệu có nhiều ưu điểm do lưu trữ được hầu hết các loại dữ liệu khác nhau nên cơ sở dữ liệu bán cấu trúc là hướng mới trong nghiên cứu và ứng dụng

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Database Management System - DBMS) là một chương trình máy tính được thiết kế để quản lý một cơ sở dữ liệu, một tập hợp dữ liệu lớn có cấu trúc, phục vụ cho các yêu cầu về dữ liệu của một số lượng lớn người sử dụng

Ví dụ điển hình của hệ quản trị cơ sở dữ liệu bao gồm kế toán,

nguồn nhân lực và hệ thống hỗ trợ khách hàng Đầu tiên, hệ quản trị cơ sở dữ liệu chỉ có ở các công ty lớn với đầy đủ phần cứng cần thiết hỗ trợ cho một tập hợp dữ liệu lớn Gần đây DBMS đã trở thành một phần tiêu chuẩn của bất kỳ công ty nào

Bốn tính năng cơ bản của một DBMS:

- Định nghĩa dữ liệu: tạo, hiệu chỉnh, xóa các định nghĩa về cấu trúc tổ chức dữ liệu

- Cập nhật: thêm, hiện chỉnh và xóa dữ liệu

- Truy xuất dữ liệu: cung cấp khả năng truy xuất các thông tin cho các ứng dụng khác

- Quản trị: quản lý và phân quyền người dùng, bảo mật dữ liệu, kiểm soát hiệu suất, duy trì tính nguyên vẹn của dữ liệu, kiểm soát các tranh chấp dữ liệu, phục hồi thông tin khi có sự cố

Excel thuộc loại cơ sở dữ liệu dạng file Các dữ liệu trong Excel

được tổ chức thành các vùng (Range) dạng bảng hay là các bảng (Tables) trên bảng tính mà Excel sẽ không thể quản lý được các mối quan giữa các bảng với nhau Công cụ PowerPivot mới được thêm vào Excel sẽ giúp nó thực hiện được điều này và biến Excel trở thành gần giống như là một cơ sở dữ liệu đơn giản và từ đó giúp cho việc tính toán và thao tác với dữ liệu được nhanh và mạnh hơn,…

I.2 VÙNG (RANGE) VÀ BẢNG (TABLE) TRONG EXCEL

Thông thường, chúng ta hay lưu dữ liệu trong một vùng bảng tính Excel, tuy nhiên để tận dụng các tính năng tính toán và quản lý

dữ liệu thì chúng ta có thể chuyển vùng thành bảng

Về mặt hình thức trình bày trong bảng tính, chúng ta không thấy nhiều khác biệt giữa vùng và bảng dữ liệu:

4 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

Khi trình bày các vùng hay bảng dữ liệu trong Excel, phải có ít nhất một dòng và cột trống ngăn cách giữa các vùng hay bảng dữ liệu Khi đó, Excel mới có cơ sở nhận biết các vùng hay bảng dữ liệu độc lập với nhau Hình bên dưới cho Excel biết có 4 bảng dữ liệu độc lập với nhau:

Một vùng hay bảng dữ liệu tốt phải có dòng đầu tiên là tiêu đề cột (không trùng tên, không nối các ô) và bên dưới là các dòng

dữ liệu

Để các bảng dữ liệu có mối quan hệ với nhau thì ngoài tiêu đề cột thì ở mỗi dòng dữ liệu còn cần có khóa (key) nhận biết (không trình bày trong tài liệu này)

I.2.1 Chuyển vùng (Range) thàn h bảng (Table)

Các bước thực hiện:

B1 Chọn vùng cần chuyển sang bảng

B2 Vào Insert  chọn Table

Tiêu đề cột

6 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

B3 Đặt tên lại cho bảng để dễ tham chiếu sau này Table Tools

 Design  Table Name  Đặt tên cho bảng

I.2.2 Chuyển bảng (Table) thành vùng (Range)

Các bước thực hiện:

B1 Chọn bảng cần chuyển sang vùng

8 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

B2 Vào Table Tools  Design  chọn Covert to Range  xác nhận chuyển sang vùng

I.2.3 Thực hiện một số thao tác trên bảng (Table)

Xem dữ liệu dạng Slicer

B1 Chọn bảng cần thiết lập Slicer

B2 Vào Table Tools  Design  Insert Slicer

B3 Chọn cột cần Slicer Ví dụ ta chọn là Môn Bên dưới là xem danh sách các học sinh thuộc môn Hóa

Thêm dòng tính toán bên dưới bảng

B1 Chọn bảng cần thêm dòng tính toán

B2 Vào Table Tools  Design  chọn Total Row

 Chọn phép tính phù hợp với tập số liệu Ví dụ ta chọnphép tính trung bình cho cột điểm Công thức Table tự

10 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

Thực hiện một số phép tính thống kê cho bảng điểm

Ví dụ chúng ta sắp xếp bảng điểm trên theo 3 tiêu chí sau:

 Ưu tiên 1: Sắp theo cột Lớp từ nhỏ đến lớn AZ

Các bước thực hiện:

B1 Chọn bảng cần sắp xếp

B2 Vào Data  chọn Sort

B3 Nhấn Add Level và thiết lập lần lượt 3 điều kiện sắp xếp như hình sau:

B4 Nhấn OK và xem kết quả

Lưu ý:

nằm trên được ưu tiên thực hiện trước

trong bảng dữ liệu được dùng làm tiêu đề cột

Options… và chọn thành Sort left to right để sắp xếp theo tiêu đề dòng Chọn thêm Case sensitive khi muốn sắp xếp

có phân biệt chữ HOA hay thường

12 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

 Nếu cột mà ta sắp xếp có chứa giá trị số (number) lưu trong ô dưới dạng giá trị số (number) và số lưu dưới dạng Text, bạn cần định dạng tất cả theo Text khi sắp xếp Nếu không số sẽ được sắp lên trên Text Để định dạng số sang Text vào: Home  chọn kiểu Text trong hộp Format Number

khoảng trắng ở đầu các chuỗi, chúng ta nhớ xóa khoảng trắng này trước khi sắp xếp thì kết quả mới chính xác

thể Excel lại hiểu là Text, do vậy chúng ta cần chuyển

sang số trước khi sắp xếp Chọn vùng số liệu  nhấp vào dấu chấm thang màu vàng  chọn Convert to Number

color), định dạng màu theo điều kiện (conditionalformatting), định dạng cell icon,… thì bạn có thể sắp xếptheo các định dạng này tại Sort On trong hộp Sort

trình tự của danh sách tự tạo (Custom List…)

14 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

I.4 LỌC DỮ LIỆU CƠ BẢN

Lọc dữ liệu là một trong các tính năng rất hữu ích của bảng tính, đặc biệt cho những người làm việc với các dữ liệu nghiên cứu cần lọc ra những dữ liệu cần thiết cho việc nghiên cứu Trong phần này sẽ trình bày 2 phần là AutoFilter và Advanced Filter đối với tập số liệu mẫu về thông tin các mã chứng khoán trên TTCK Việt Nam

Có 3 loại lọc dữ liệu là: lọc theo giá trị theo định dạng và theo điều kiện

I.4.1 Lọc dữ liệu dạng văn bản (Text)

Lọc các mã CK thuộc HOSE và có ký tự đầu tiên là “A” hoặc ký

tự cuối cùng là “N” Các bước thực hiện:

B1 Chọn vùng dữ liệu cần lọc

B2 Vào Data  Filter để bật chức năng lọc

16 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

B3 Để lọc ra các Mã CK thuộc sàn giao dịch HOSE Nhấp vào nút ở cột SanCK  chọn HOSE  sau đó nhấn OK

B4 Tiếp theo chúng ta lọc ra các Mã CK bắt đầu bằng ký tự “A” hoặc ký tự cuối là “N” trong cột MaCK Nhấn vào nút ở cột MaCK  chọn Text Filters  chọn Begins With…  nhập vào

ký tự A

Chọn Or  chọn Ends with  nhập vào ký tự N

18 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

B5 Nhấn OK hoàn tất

Các điều kiện lọc dữ liệu dạng Text

Does Not Contain Chuỗi không chứa…

Dùng ký tự thay thế

Ký hiệu Giải thích và ví dụ

ký tự kèm theo

Ví dụ: *east thì các từ “Northeast”, “Southeast”,

… sẽ thõa điều kiện

Ví dụ: sm?th thì các từ “smith”, “smyth”,… sẽ thõa điều kiện

Ví dụ: VietNam~? thì từ VietNam? sẽ thõa điều kiện

G~*E thì từ G*E sẽ thõa điều kiện

20 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

Xóa một kết quả lọc dữ liệu

Để hủy bỏ một kết quả lọc dữ liệu, vào Data  chọn Clear

I.4.2 Lọc dữ liệu dạng số (Number)

Lọc các Mã CK có giá hiện tại từ 10 đến 30 (đơn vị là 1000 đồng) tại cột GiaHienTai

B1 Chọn vùng dữ liệu cần lọc

B2 Vào Data  Filter để bật chức năng lọc dữ liệu

B3 Nhấp vào nút tại cột GiaHienTai  rồi chọn Number Filters  chọn lệnh Between…

B4 Nhập vào điều kiện lọc như hình bên dưới

B5 Nhấn OK hoàn tất

22 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

Các điều kiện lọc dữ liệu dạng Number

các dòng dữ liệu theo số dòng tuyệt đối hoặc phần trăm số dòng (tương đối)

khai báo ở bước 3 là Top 10…  nhập vào số 15  OK

 Ví dụ lọc ra 5 Mã CK có giá hiện hành thấp nhất thì takhai báo ở bước 3 là Top 10…  chọn kiểu Bottom nhập số 5  OK.

I.4.3 Lọc dữ liệu dạng ngày và thời gian (Dates & Times)

Lọc các dòng dữ liệu về cổ phiếu VNM trong khoảng thời gian

từ 1/7/2014 đến 30/3/2015 tại cột Ngày

B1 Chọn vùng dữ liệu cần lọc

B2 Vào Data  Filter để bật tính năng lọc dữ liệu

B3 Nhấp vào nút tại cột Ngày  rồi chọn Date Filters  chọn lệnh Between…  nhập vào ngày cần lọc như hình dưới:

B4 Nhấn OK hoàn tất

24 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

I.4.4 Một số vấn đề khác khi lọc dữ liệu

Lọc ra các dòng thiếu dữ liệu (Blanks)

Chọn vùng dữ liệu cần lọc  nhấp vào nút tại cột cần lọc 

bỏ chọn (Select All)  tìm đến cuối và chọn (Blanks)

Lọc theo ô đang chọn

Nhấp phải chuột vào một ô cần ra điều kiện lọc trong vùng dữ liệu  chọn Filter  chọn kiểu lọc:

 Filter by Selected Cell’s Value: Lọc theo nội dung chứatrong ô hiện hành  những ô trong cột có giá trị giống ôhiện hành sẽ thõa điều kiện.

hiện hành

chứa trong ô hiện hành

hiện hành (Khi các ô có áp dụng định dạng theo điều kiện

để thêm các ký hiệu)

26 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

I.5 LỌC DỮ LIỆU THEO ĐIỀU KIỆN NÂNG CAO

Trong thực tế, có rất nhiều trường hợp chúng ta không thể lọc được dữ liệu mong muốn với công cụ AutoFilter trình bày ở phần trên Khi đó, chúng ta sẽ sử dụng Advanced Filter để thực hiện các yêu cầu lọc phức tạp hơn

I.5.1 Nhiều điều kiện ở nhiều cột dữ liệu và lấy tất cả các dòng dữ liệu thõa điều kiện lọc ở một trong các cột

Ví dụ: Lọc các mã CK là VNM, VIC hoặc có giá hiện tại lớn hơn hay bằng 80

B1 Để thực hiện lọc nâng cao, trước tiên ta phải xây dựng vùng thiết lập điều kiện trong vùng A1:B4 Các điều kiện lọc được bố trí ở các dòng khác nhau  biểu thức điều kiện luận lý khi đó có dạng sau: (MaCK= “VNM” Or MaCK= “VIC” Or GiaHienTai>=80)

 những dòng trong tập dữ liệu làm biểu thức trên thành True sẽ được lấy

B2 Chọn vùng dữ liệu  vào Data  Advanced  khai báo như hình sau:

Tên các cột trong vùng điều kiện

phải Trùng tên hoàn toàn với tên

các cột trong vùng dữ liệu.

 Filter the list, in-place: Kết quả lọc hiển thị các dòng thoã

điều kiện tại nơi lưu dữ liệu nguồn

khai báo nơi xuất kết quả lọc tại hộp Copy to bên dưới

lần cho các dòng giống nhau

B3 Nhấn OK hoàn tất

28 | Giải Pháp Excel Làm việc với dữ liệu

I.5.2 Nhiều điều kiện trong một cột

Ví dụ: Lọc các Mã CK có cột Giá hiện tại lớn hơn hoặc bằng 100 hoặc nằm trong đoạn [60,70]

B1 Thiết lập vùng điều kiện như hình sau:

Viết ra biểu thức điều kiện luận lý:

((GiaHienTai>=60 And GiaHienTai<=70) Or (GiaHienTai>=100))

hình sau:

B3 Nhấn OK hoàn tất