TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU TRÊN PHẦN MỀM CRM R8 PHẦN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

Xác định loại loại khách hàng: Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống CRM; Bước 2: Chọn menu CRM > TRUNG TÂM DỮ LIỆU > TRUY CẬP VÀO TRUNG TÂM DỮ LIỆU; - Hệ thống sẽ hiển thị như hình sau: - H

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN NHẬP DỮ LIỆU TRÊN PHẦN MỀM CRM R8

PHẦN QUẢN LÝ KHÁCH HÀNG

LƯU HÀNH NỘI BỘ

Phần 1: NHẬP THÔNG TIN KHÁCH HÀNG TRÊN HỆ THỐNG

I Xác định loại loại khách hàng:

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống CRM;

Bước 2: Chọn menu CRM > TRUNG TÂM DỮ LIỆU > TRUY CẬP VÀO TRUNG TÂM DỮ LIỆU;

- Hệ thống sẽ hiển thị như hình sau:

- Hệ thống cho phép tạo 02 loại khách hàng: Cá nhân hoặc Tổ chức

Bước 3: Người dùng chọn menu ĐĂNG KÍ THÔNG TIN CÁ NHÂN để nhập thông tin

khách hàng là loại cá nhân; Hoặc ĐĂNG KÍ THÔNG TIN CÔNG TY để nhập thông tin

khách hàng là loại tổ chức (Công ty, Khách sạn)

II Nhập thông tin khách hàng

1 Đối với khách hàng cá nhân

Bước 1: Tại màn hình trung tâm dữ liệu chọn menu ĐĂNG KÝ THÔNG TIN CÁ NHÂN; Bước 2: Tại màn hình thông tin liên lạc người dùng nhập các thông tin cần thiết của khách

VD: NGUYỄN HUY HOÀNG, PHẠM THÀNH NAM

- Số CMTND (bắt buộc: Nếu KH chưa cung cấp được thì nhập vào 19001515);

- Quốc gia: VIỆT NAM

- Vùng miền/Thành phố/Quận Huyện/Xã phường/Đường phố (chọn lần lượt);

Trong đó phân cấp: Quốc gia, Vùng Miền, Tỉnh/Thành Phố, Quận/Huyện, Xã/Phường là cố định Từ đường phố trở đi sẽ do người dùng lựa chọn

- Số nhà, ngõ/hẻm, ngách (áp dụng đối với khu vực thành phố, thị xã, thị trấn): Các trường

này ghi thẳng số nhà, ngõ/hẻm, ngách chứ không đánh chữ vào trường này (Xem ví dụ trong hướng dẫn nhập liệu)

- Xóm/Ấp, thôn (đối với khu vực nông thôn)

Một số phân cấp địa chỉ theo vùng Miền:

- Tỉnh thành phố lớn (Miền Bắc Trung Nam):

+ Đường phố > Số nhà

+ Đường phố > Ngõ > Ngách > Hẻm > Số nhà

+ Tổ dân phố > Đường phố > Số nhà

+ Tổ dân phố > Đường phố > Ngõ > Ngách> Hẻm

- Khu vực nông thông, vùng cao:

+ Thôn / Tiểu khu/Làng/ Buôn/ Bản > Đội/Xóm/ Khối/ Ấp

*/ Lưu ý:

+ Đối với khách hàng ở địa chỉ không rõ ràng khó xác định (do chưa được chưa đánh tên đường, phố, số nhà), yêu cầu nhập thông tin mô tả địa chỉ tại trường Mô tả (nhà cạnh đâu, tên vợ/chồng… Không nhập thông tin đường phố, ngõ ngách, số nhà đã có sẵn trong trường này)

+ Nếu khu vực, địa chỉ của khách hàng có thông tin đường phố rõ ràng không được

chọn là đường không xác định

+ Nếu khách hàng thuộc khu vực chung cư, khu đô thị lớn thì cần phải lựa chọn tương ứng trong trường đường phố; phần mô tả chỉ ghi thêm nếu Chung cư có tên khác (Số phòng trong chung cư đánh rõ VD: 1211 (lưu ý không đánh P1211), Số tầng chung cư đánh

01 (lưu ý không đánh tầng 01))

- Thông tin điện thoại (bắt buộc);

+ Điện thoại cá nhân : Số điện thoại di động chính của KH bao gồm 10 số:

VD: 0984698059 hoặc 0855625469

+ Điện thoại liên quan: Số điện thoại di động phụ của KH (nếu có), hoặc số điện thoại của người thân Nhập mô tả thông tin số điện thoại liên quan đến số cá nhân trong trường ghi chú điện thoại

+ Cố định: Số điện thoại cố định (nếu có)

*/ Lưu ý: Không nhập nối chuỗi hoặc mô tả thông tin trong trường số điện thoại

+ Độ dài từ 10 ký tự số;

+ Không có chứa dấu cách, ký tự đặc biệt trong số điện thoại;

+ Đối với số cố định/số fax cần nhập đủ mã vùng trong số điện thoại

- Email (không bắt buộc): Địa chỉ Email của khách hàng theo chuẩn

- Người sử dụng bắt buộc phải nhập thông tin khách hàng trong tab Thông Tin Chính:

- Ghi chú người dùng nhập trong tab LỊCH SỬ

Bước 3: Sau khi nhập xong các thông tin cơ bản của khách hàng, người sử dụng sẽ chọn nút Lưu để lưu dữ liệu khách hàng vào hệ thống

2 Đối với khách hàng là Công ty

Bước 1: Tại màn hình trung tâm dữ liệu chọn menu ĐĂNG KÍ THÔNG TIN CÔNG TY; Bước 2: Tại màn hình thông tin liên lạc người dùng nhập các thông tin cần thiết của Công

- Số hộ chiếu/mã số thuế: Nhập liền không chứa khoảng trắng và ký tự đặc biệt

- Các thông tin khác nhập tương tự như khách hàng cá nhân

Hình 2: Màn hình nhập thông tin khách hàng công ty

Phần 2: NHẬP THÔNG TIN YÊU CẦU

I TẠO YÊU CẦU

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống CRM;

- Chọn menu CRM > TRUNG TÂM DỮ LIỆU > TRUY CẬP TRUNG TÂM DỮ LIỆU, tìm kiếm thông tin KH đã tạo trước đó Click chọn menu LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC

- Hoặc truy cập CRM > CÔNG VIỆC > QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, Click MỚI

Bước 2: Tại tab THÔNG TIN CÔNG VIỆC

+ Chọn loại yêu cầu: Căn cứ vào yêu cầu dịch vụ của khách hàng, người dùng lựa chọn loại yêu cầu tương ứng Khi yêu cầu được chọn, hệ thống sẽ tự động hiển thị loại thuê bao, kỳ tính cước;

+ Lý do chọn yêu cầu;

+ Mô tả công việc;

+ Mã sale: Mã người phát triển thuê bao;

+ Chọn đội thi công (bắt buộc): Tại tab Yêu Cầu Dịch Vụ click CHỌN ĐỘI để chọn đội

thi công theo yêu cầu;

+ Chính Sách Giá (bắt buộc): Click chọn chính sách giá theo yêu cầu;

+ Ngày bắt đầu chạy cước (bắt buộc);

+ Ngày thực thi: Ngày thực thi phải nhỏ hơn hoặc bằng ngày bắt đầu chạy cước

+ Chọn nhà cung cấp và dịch vụ tương ứng

Chọn loại yêu cầu

Sau khi nhập đầy đủ các thông tin yêu cầu người dùng bấm chọn XÁC NHẬN để

hoàn thành tạo yêu cầu

II TIẾP NHẬN / TỪ CHỐI YÊU CẦU

1 Tiếp nhận yêu cầu

Bước 1: Tìm kiếm yêu cầu tiếp nhận

- Tại màn hình TRUNG TÂM DỮ LIỆU tìm kiếm khách hàng, click chọn tab CÔNG

VIỆC > Chờ Xử Lý, chọn yêu cầu đang chờ xử lý

- Hoặc Truy cập CRM > CÔNG VIỆC > QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, kết hợp các điều kiện

để tìm kiếm yêu cầu công việc đang chờ xử lý

Bước 2: Tại màn hình Công việc (Job), Click HÀNH ĐỘNG > CHẤP NHẬN khi đó trạng

thái yêu cầu chuyển về đã tiếp nhận

Bước 3: Click HÀNH ĐỘNG > START PROGRESS > Chấp nhận đơn hàng > LƯU khi

đó trạng thái yêu cầu chuyển về đang xử lý

2 Từ chối yêu cầu

Bước 1: Giống bước 1 của tiếp nhận yêu cầu;

Bước 2: Tại màn hình Công việc (Job),

- Để từ chối yêu cầu, click HÀNH ĐỘNG > CHANGE STATUS TO ‘NOT

APPROVED’

Hình: Từ chối yêu cầu

- Để hủy yêu cầu, click click HÀNH ĐỘNG > HỦY, Chọn lý do ngưng hủy (bắt buộc);

- Trạng thái: Chọn Đã hủy;

- Bấm chọn LƯU khi đó trạng thái yêu cầu chuyển về Đã hủy

III NGHIỆM THU YÊU CẦU

Sau khi KTV hoàn thành việc lắp đặt, Chi nhánh mới được tiến hành nghiệm thu yêu cầu Nếu thông tin khách hàng có thay đổi trong nghiệm thu, thì phải có xác nhận của KTV

và note lại trong trường Ghi chú

Bước 1: Tìm kiếm yêu cầu nghiệm thu

- Tại màn hình TRUNG TÂM DỮ LIỆU tìm kiếm khách hàng, click chọn tab CÔNG

VIỆC > Chờ Xử Lý, chọn yêu cầu đang chờ xử lý

- Hoặc Truy cập CRM > CÔNG VIỆC > QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, kết hợp các điều kiện

để tìm kiếm yêu cầu công việc đang chờ xử lý

Bước 2: Nhập thông tin nghiệm thu

- Tại màn hình Công việc (Job), Click SỬA;

- Nhập mã người thu: Truy cập tab THÔNG TIN LIÊN LẠC > THÊM THÔNG TIN >

NGƯỜI THU > click THÊM tìm mã người thu trên hệ thống để nhập > Tích chọn KÍCH HOẠT

- Nhập thiết bị không truy vết (Jack, cáp, chia, ): Chọn tab THÔNG TIN CÔNG VIỆC >

Hàng hóa phụ có thể cung ứng > Thêm > ADD EXTRA PHYSICAL GOODS, kết hợp

các điều kiện để tìm kiếm thiết bị và thêm vào yêu cầu nghiệm thu

Hình: Thêm thiết bị không truy vết

- Nhập thiết bị truy vết nếu có (chỉ áp dụng cho thuê bao số, Internet, VOD: Settopbox,

SmartCard, Modem, Router, ) Trong tab HÀNG HÓA lựa chọn nhà phân phối tương ứng

theo dịch vụ khách hàng đăng ký Chọn Hàng Hóa bán > ADD INSTALLED ITEM ON

SUBSCRIPTION để thêm thiết bị

*/ Lưu ý: Khi chọn thiết bị chi nhánh phải tích chọn Đã cho phép để tránh lỗi:

- Nhập thông tin node quang, serial hợp đồng bằng cách click vào số hợp đồng:

Trong màn hình QUẢN LÝ THUÊ BAO > Các Nghiệp Vụ Liên Quan Đến Thuê

Bao > Click vào link SỬA ĐỔI THÔNG TIN LẮP ĐẶT

Hình: Nhập thông tin node quang

Bước 3: Đóng khung giờ làm việc

Để nghiệm thu yêu cầu công việc, người dùng cần nghiệm thu công việc, có chứa thông tin đội thi công trước

Truy cập tab HÀNH ĐỘNG > Chờ Duyệt chọn mã hành động > Tại màn hình hành động chọn menu Hành Động > COMPLETE ACTIVITY > Bấm nút Lưu để hoành thành

Hình Màn hình nghiệm thu hành động

Bước 4: Nghiệm thu yêu cầu

- Tại màn hình Job (công việc) chọn menu Hành Động > HOÀN THÀNH để hoàn thành nghiệm thu yêu cầu

Phần 3: HƯỚNG DẪN CHỤP VÀ CẬP NHẬT CMTND TRÊN iCab

Bước 1: Bật Icab App

Bước 2: Đăng nhập Icab

Bước 4: Chọn yêu cầu bảo hành cần cập nhật CMND

Bước 6: Chọn Thông tin khách hàng vào ấn vời biểu tượng sửa thông tin ở góc

Bước 7: Chọn biểu tượng hình máy ảnh ở trong hình để chụp CMND

Bước 9: Cập nhật CMND bằng cách chọn biểu tượng cập nhật ở góc phải và chọn có

để cập nhật

Bước 10: Kiểm tra CMTND đã được import thành công trên hệ thống

- Truy cập Trung Tâm Dữ Liệu > Tìm thuê bao cần xem thông tin CMTND

- Click tab Thuê bao > Quản lý thuê bao

- Trong màn hình Quản lý thuê bao Click tab THÔNG TIN LIÊN LẠC > XEM

- Trong màn hình Thông tin liên hệ click tab ĐÍNH KÈM > Click link ảnh để xem ảnh chi

LƯU Ý:

- Hệ thống sẽ hỗ trợ lưu link ảnh chứ không lưu file ảnh CMTND Nếu chi nhánh

muốn

tải ảnh về máy tính thì click vào link ảnh và save ảnh từ web về máy cá nhân

- Trong trường hợp Chi nhánh xóa mất link ảnh của khách hàng, CN liên hệ IT để hỗ trợ cập nhật lại link ảnh