Tiểu luận: Phân tích công việc tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh TTC Kerry

Tiểu luận: Phân tích công việc tại Công ty cổ phần chuyển phát nhanh TTC Kerry trình bày các nội dung chính: giới thiệu về công ty, khảo sát phân tích công việc Quyền trưởng phòng kinh doanh ở Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC, phác thảo kết quả phân tích công việc, hoàn thiện kết quả phân tích công việc, giải trình ý nghĩa và cách thức sử dụng-phát huy hiệu quả của phân tích công việc,... Đây là tài liệu tham khảo dành cho sinh viên ngành Quản trị kinh doanh.

NỘI DUNG

I KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY

Công ty cổ phần chuyển phát nhanh TTC Kerry Trụ sở TTC Hà Nội: 930-932 Bạch Đằng

ĐT: 04.39.845.845 Hoặc 04.39.843.599 Fax: 0439.843.505

- Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC được thành lập vào năm 2001 mang tên công ty TNHH Tín Thành tại

Hà Nội và Hồ Chí Minh

- Năm 2006 chính thức chuyển tên thành Công ty Cổ phần CPN Tín Thành

- Năm 2007 công ty đã nhận chuyển phát được trên

3500 lô hàng mỗi ngày

- Năm 2008 dịch vụ của đã nhận vận chuyển được hơn

7000 chuyến hàng mỗi ngày

- Năm 2009 hợp nhất dịch vụ Logistic thành Express với

số lượng nhân viên lên đến khoảng 1500 nhân viên trên toàn quốc và nhận vận chuyển khoảng 9500 lô hàng cả trong nước

và quốc tế

- Hiện tại TTC có 3 văn phòng chính tại Hà Nôi, Đà Nẵng,

Hồ Chí Minh là đầu mối kết nối với các tỉnh còn lại trên toàn quốc

- Đến nay sau gần 10 năm hoạt động, TTC tự hào là một trong những công ty đứng đầu trong lĩnh vực Chuyển Phát Nhanh tại Việt nam

II KHẢO SÁT THỰC TẾ

1. Khảo sát phân tích công việc Quyền trưởng phòng kinh doanh ở Công ty Cổ phần chuyển phát nhanh Kerry TTC.

- Tên công việc: Quyền Trưởng phòng kinh doanh

- Số người cùng thực hiện công việc: 2 người

- Trong công ty, hoạt động phân tích công việc chưa được thực hiện đầy đủ, cụ thể, mới chỉ xây dựng được bản mô tả công việc Do vậy, cần tiến hành phân tích lại để thấy rõ được nhiệm

vụ cấu thành nên công việc cùng với những kỹ năng đặc thù và trách nhiệm cần thiết để hoàn thành tốt công việc đó

Xác định mục đích chính của phân tích công việc:

+ Để thực hành nội dung phân tích công việc cho môn Quản trị nhân lực và làm quen với các quá trình phân tích công việc trên thực tế, từ đó có thể hệ thống lượng kiến thức và kỹ năng đã được học ở trường Đại học thời gian qua để tiến hành phân tích công việc

+ Hiểu rõ công việc của mình, nắm vững quyền hạn nhiệm vụ bản thân trong công việc

+ Thấy rõ vị trí bản thân trong tổ chức và mối liên hệ các bên

+ Hiểu được kì vọng của tổ chức với bản thân, có tiêu chuẩn, mục đích rõ ràng hướng tới mục tiêu

+ Có tài liệu, bằng chứng để bảo vệ quyền lợi cá nhân

• Đối với tổ chức:

+ Các văn bản phân tích công việc là điều kiện cần để đảm bảo tính chuyên nghiệp trong triển khai hoạt động quản lí Đảm bảo hiệu quả quản lí, tăng cường tính tự quản, tiết kiệm chi phí trong tổ chức sản xuất

+ Từ việc phân tích công việc để làm rõ bản chất của công việc được lựa chọn phân tích, đồng thời xác định được nhiệm vụ, trách nhiệm mà người trưởng phòng kinh doanh phải đảm nhiệm Trách nhiệm của người lao động trong hoạt động và đồng thời làm rõ hoạt động cụ thể của công việc đó là gì? Yêu cầu đặt ra về mặt kỹ năng mà người đó cần phải làm là gì?

+ Định hướng cho công tác tuyển mộ, tuyển chọn và hoàn thiện việc bố trí lao động; làm cơ sở cho việc bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác cho cán bộ, nhân viên trong đơn vị

c. Cách thức lựa chọn

• Từ những mục đích đã đề ra ở trên, chúng em đã lựa chọn phân tích công việc của quyền trưởng phòng kinh doanh Nguyễn Đỗ Hoàng

• Để quá trình phân tích công việc đạt được hiệu quả cao thì việc xác định các phương pháp thu thập thông tin có ý nghĩa rất quan trọng, điều này càng có ý nghĩa hơn khi đối tượng thu thập thông tin là trưởng phòng kinh doanh là người trực tiếp chịu trách nhiệm khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và quốc tế về các loại hình dich vụ đang cung ứng; xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng trình tổng giám đốc phê duyệt

• Từ việc phân tích tính chất công việc, điều kiện tiến hành phân tích công việc và mức độ hiểu biết về công việc, chúng em đã lựa chọn các phương pháp chính:

pháp này để tránh nguồn thông tin sai lệch, vì các thông tin đã được thu thập từ các văn bản có tính pháp

lí, đã được ban hành và áp dụng

tin chuẩn bị thiết lập ba bản phác thảo của quá trình phân tích công việc

nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện công việc

Cách thức tiến hành thu thập thông tin

 Đối với phương pháp thu thập thông tin thứ cấp:

- Tập hợp thông tin thứ cấp có sẵn từ các văn bản hiện hành về công việc

- Phân tích thông tin thứ cấp, lựa chọn và thiết kế phương pháp thu thập thông tin bổ sung, lấy thêm nguồn thông tin từ internet, báo chí

 Đối với phương pháp phỏng vấn:

việc trước khi thực hiện phỏng vấn sao cho có thể đưa ra đúng các câu hỏi cần thiết Nhanh chóng thiết lập mối quan hệ với đối tượng phỏng vấn đồng thời giải thích rõ cho họ hiểu mục đích của cuộc phỏng vấn

Yêu cầu:

+ Chuẩn bị kỹ lưỡng từ trước,

+ Các câu hỏi đưa ra phải mang tính chính xác, cô đọng, đơn giản, dễ hiểu, dễ trả lời

cung cấp để không nhầm lẫn các thông tin mang lại

Bộ câu hỏi phỏng vấn như sau:

1) “Chào bác! Rất vui được gặp bác bác có thể bớt chút thời gian cho cuộc phỏng vấn của chúng cháu được không?”

2) “Xin bác vui lòng cho biết công việc thường ngày của bác là gì?”

3) “bác phân công công việc cho các nhân viên trong phòng và quản lý họ như thế nào?”

4) “bác có thường xuyên phải tham gia các cuộc họp và tham mưu cho ban giám đốc không?”

5) “Quyền hạn và trách nhiệm trong công việc của bác là gì?”

6) “Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, bác có cần phải phối hợp với những người khác không? Nếu có thì họ là những ai?”

7) “Công việc mà bác đang đảm nhiệm đòi hỏi những kỹ năng gì?” 8) “Việc đánh giá mức độ hoàn thành công việc của bác được dựa trên những tiêu chí nào?”

9) “Bác có hay gặp phải áp lực trong công việc không? Nếu có ông thường vượt qua chúng như thế nào?”

10)“Cảm ơn bác về cuộc phỏng vấn này Chúc bác một ngày làm việc hiệu quả!”

 Đối với phương pháp quan sát, trao đổi

- Bắt đầu quan sát từ ngày 7/10/2013 đến 21/10/2013

- Tiến hành quan sát và ghi chép đầy đủ các hoạt động của ông Nguyễn Đỗ Hoàng

- Trực tiếp trao đổi với ông Nguyễn Đỗ Hoàng và các nhân viên trong phòng để làm rõ thêm nội dung công việc

- Chỉ ra các hoạt động nào được thực hiện, tại sao phải thực hiện

và được thực hiện như thế nào để hoàn thành các bộ phận của công việc

 Qua các phương pháp trên chúng em đã thu thập được thêm các thông tin cần thiết phục vụ cho quá trình phân tích công việc

III PHÁC THẢO KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC (Phụ

lục 1)

IV HOÀN THIỆN KẾT QUẢ PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Từ những thông tin thu thập và bản sơ lược ở trên, chúng

em xây dựng cụ thể 3 bản: Bản mô tả công việc, Bản yêu cầu đối với người thực hiện công việc, Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC

Chức danh

công việc:

Quyền

trưởng

phòng kinh

doanh

Người giám sát:

Giám đốc

Bộ phận:

Kinh doanh

Mã số:

MTCV.TTC Ngày:Cập nhật:

28/10/201 3

Sửa đổi: Ngày ban hành:

Trách nhiệm

1. Tham mưu cho Ban giám đốc trong các quyết định về các chính sách bán phù hợp

2. Định hướng xây dựng và lên các kế hoạch kinh doanh và các phương án, hành động phù hợp với công ty theo từng thời kỳ, từng giai đoạn

3. Báo cáo cho Ban giám đốc về tình hình hoạt động kinh doanh của công ty và tình hình thị trường theo định kỳ và khi có biến động

4. Tham gia vào các chương trình bán hàng và marketing của công ty

5. Tìm kiếm và phát triển quan hệ với khách hàng và đối tác tiềm năng, đam phán và ký kết các hợp đồng

6. Kinh doanh các dịch vụ của công ty, góp phần nâng cao doanh số

7. Phổ biến và triển khai kịp thời các chỉ thị của ban giám đốc

8. Chịu trách nhiệm chính về kết quả hoạt động của bộ phận kinh doanh Quản lý chung, kiểm soát mọi hoạt động liên quan đến lĩnh vực kinh doanh

9. Tổ chức công tác quản lý và điều hành bộ phận kinh doanh thực hiện các công việc liên quan đến lĩnh vực nghiệp vụ, thẩm quyền, chức năng nhiệm vụ và trách nhiệm của bộ phận mình

10. Thường xuyên kiểm tra, kiểm soát và giám sát toàn bộ công việc của bộ phận để kịp thời giải quyết các vướng mắc, khó khăn, đảm bảo thực hiện nhiệm vụ của bộ phận và mỗi thành viên đạt hiệu quả cao nhất, nhận xét, đánh giá kết quả thực hiện công việc và năng lực làm việc của từng cán bộ, nhân viên trong bộ phận để khen thưởng, động viên và kỷ luật kịp thời

11. Đề xuất các phương pháp khen thưởng nhân viên có thành tích

vượt trội.

12. Chủ trì các cuộc họp hội ý, định kỳ, họp đột xuất để thảo luận

và giải quyết các vấn đề liên quan đến công tác của bộ phận, của từng thành viên Tham gia các cuộc họp giao ban của Công

ty, họp chuyên đề có liên quan đến nhiệm vụ của bộ phận hoặc cần sự phối hợp của phòng kinh doanh

13. Khuyến khích, khích lệ tinh thần và giúp đỡ nhân viên

14. Xây dựng, phát triển đội nhóm kinh doanh

15. Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

Nhiệm vụ

1. Chịu trách nhiệm, khảo sát, tìm kiếm và mở rộng thị trường tiêu thụ trong nước và quốc tế về các loại hình dịch vụ đang cung ứng Xây dựng phương án tiêu thụ và mạng lưới đại lý bán hàng trình Tổng Giám đốc phê duyệt

2. Tổ chức thực hiện bán dịch vụ hiệu quả

3. Tham gia nghiên cứu, thiết kế và bạn hành sản phẩm, dịch vụ mới Tổ chức tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại theo

kế hoạch được Tổng Giám đốc phê duyệt

4. Căn cứ kế hoạch kinh doanh hàng tháng của Tổng Công ty, nhu cầu của thị trường để cung ứng kịp thời nhu cầu sử dụng dịch

vụ chuyển phát

5. Xây dựng và theo dõi thực hiện kế hoạch

Các mối quan hệ

1. Trực tiếp nhận chỉ thị từ Giám đốc

2. Phối hợp với cấp trên, các phòng ban liên quan, các đơn vị chi nhánh

3. Phối hợp với các cơ quan chức năng: Cơ quan quản lý thị trường, giao thông, công an…

4. Giao tiếp với khách hàng, đối tác: người có nhu cầu sử dụng dịch vụ của TTC Express

5. Báo cáo tình hình hoạt động của phòng, các bộ phận cho giám đốc

Phạm vi, quyền hạn

1. Có quyền ký duyệt các văn bản, hồ sơ thuộc phạm vi, trách nhiệm được giao

2. Có quyền đề xuất, khen thưởng và kỷ luật đối với nhân viên trong phòng để thúc đẩy hiệu quả công tác chung

3. Đề xuất các phương án kinh doanh của công ty

4. Trực tiếp chỉ đạo, phân công nhân viên dưới quyền thực hiện công việc

5. Được phân quyền một cách hợp lý để chủ động thực hiện công việc

Các điều kiện làm việc

1. Môi trường làm việc trong văn phòng, có phòng làm việc riêng

2. Có các phương tiện, thiết bị làm việc như máy tính, máy fax, điện thoại, bàn làm việc, ghế tựa, tủ đựng tài liệu,

BẢN YÊU CẦU ĐỐI VỚI NGƯỜI THỰC HIỆN

CÔNG VIỆC

Chức danh công

việc:

Quyền trưởng

phòng kinh

doanh

Người giám sát:

Giám đốc

Bộ phận:

Kinh doanh

Mã số:

MTCV.TTC Cập nhật:Ngày:

28/10/201 3 Sửa đổi: Ngày ban hành:

Yêu cầu về trình độ học vấn

Trình độ học vấn cần thiết Tốt nghiệp Đại học chính quy

chuyên ngành Quản trị kinh

doanh, Quản trị nhân lực, Tài

chính, Kinh tế trở lên

Kiểm tra trình độ do công

ty tổ chức

Yêu cầu về kiến thức và kỹ năng:

Kiến thức

chuyên môn

-Có kiến thức chuyên sâu về Quản trị kinh doanh, Marketing và các kiến thức chuyên ngành liên quan

Kỹ năng

tổng hợp và

lập kế hoạch

-Lập kế hoạch và thực hiện các công việc của phòng

Kỹ năng

phỏng vấn,

hướng dẫn

và đánh giá

nhân viên

-Có khả năng hướng dẫn được nhân viên dưới quyền thực hiện các công việc của phòng

-Tổng hợp, giao việc và đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

Kỹ năng

giao tiếp

-Ngoại giao tốt với khách hàng và các đối tác

-Quan hệ tốt với các nhân viên trong phòng

-Khả năng thuyết trình tốt, dễ hiểu

Kỹ năng viết Soạn thảo được các báo cáo

Kỹ năng hỗ

trợ

-Sử dụng được các thành mềm tin học phục vụ cho công việc: Thành thạo Word, Exell và các phần mềm đồ họa

-Sử dụng thành thạo tiếng Anh, có chứng chỉ TOEIC

Yêu cầu về kinh nghiệm làm việc

Có ít nhất 5 năm kinh nghiệm làm việc ở vị trí kinh doanh

Yêu cầu về thể chất

1. Sức khỏe tốt để đảm bảo làm việc ở công ty và đi công tác

2. Có thể chịu được áp lực công việc cao

Một số yêu cầu khác

1. Chu đáo, tin cậy, nhanh nhạy

2. Trung thành, khách quan, có đạo đức trong nghề nghiệp, chủ động cải tiến công việc

3. Biết cách bảo vệ bí mật của công ty

4 Say mê công việc, sáng tạo và cầu tiến, biết làm mới mình

5 Có quan điểm làm việc và định hướng công việc rõ ràng

BẢN TIÊU CHUẨN THỰC HIỆN CÔNG VIỆC

Chức danh công

việc:

Quyền trưởng

phòng kinh

doanh

Người giám sát:

Giám đốc

Bộ phận:

Phòng kinh doanh

Mã số:

MTCV.TTC Ngày:

1 Chịu trách nhiệm,

khảo sát, tìm kiếm và

mở rộng thị trường

tiêu thụ trong nước và

quốc tế về các loại

hình dịch vụ đang

cung ứng Xây dựng

phương án tiêu thụ và

mạng lưới đại lý bán

hàng trình Tổng Giám

đốc phê duyệt

Tìm kiếm và mở rộng các thị trường tiềm năng trên toàn quốc và vươn ra các nước trong khu vực

Nộp các bản phương án tiêu thụ theo đúng thời hạn theo yêu cầu của Tổng Giám đốc

2 Tổ chức thực hiện

bán dịch vụ hiệu quả công ty đề raĐạt chỉ tiêu doanh số do

3 Tham gia nghiên

cứu, thiết kế và ban

hành sản phẩm, dịch

vụ mới Tổ chức tham

gia các hoạt động xúc

tiến thương mại theo

kế hoạch được Tổng

Giám đốc phê duyệt

Xây dựng các chính sách bán, loại hình dịch vụ phù hợp với nhu cầu thị trường và định hướng phát triển của công ty

Thiết kế và tham gia các hoạt động xúc tiến thương mại của công ty

4 Xây dựng và theo

dõi thực hiện kế

hoạch

Trình bản báo cáo cho ban giám đốc mỗi tháng 1 lần Đôn đốc, giám sát nhân viên thực hiện kế hoạch theo đúng quy trình sắp xếp

5 Căn cứ kế hoạch

kinh doanh hàng

tháng của Tổng Công

ty, nhu cầu của thị

trường để cung ứng

kịp thời nhu cầu sử

dụng dịch vụ chuyển

Các phương án kinh doanh hợp lý để bắt kịp với nhu cầu của thị trường

huy hiệu quả của phân tích công việc

Kết hợp khảo sát, điều tra tần suất lặp lại từng nhiệm vụ chi tiết để đánh giá khối lượng công việc mà mỗi người phải thực hiện so với mỗi nhiệm vụ Từ đó có thể xây dựng mức định biên Hoặc thông qua bảng mô tả nhiệm vụ và khảo sát thực tế

để nghiên cứu, hợp lí hóa nội dung, kết cấu bước công việc, cơ

sở khảo sát xây dựng mức sản lượng

Sử dụng mọi thông tin trong kết quả phân tích công việc đặc biệt sử dụng thông tin từ bảng tiêu chuẩn thực hiện công việc để chi tiết hóa làm cơ sở xây dựng các tiêu chí đánh giá thực hiện công việc

phát triển nguồn nhân lực.

Các thông tin từ phần định nghĩa công việc, các nhiệm vụ trong công việc, các thông tin về tiêu chuẩn đối với người thực hiện công việc sẽ được sử dụng đối với việc kết hợp đánh giá xu hướng biến động của công việc, xu hướng phát triển của tổ chức, những thông tin từ năng lực thực tế thực hiện công việc

sử dụng làm cơ sở cho hoạch định nhân lực, xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho tổ chức

- Sử dụng những thông tin từ bản mô tả công việc làm cơ sở cho công tác tuyển mộ nhân lực: những thông tin về nhiệm vụ chính , nhiệm vụ cụ thể và các yêu cầu cụ thể đối với người thực hiện trên bản mô tả công việc chính là những thông tin cơ bản của các thông báo tuyển mộ

- Sử dụng thông tin từ bản mô tả công việc cho tuyển chọn nhân lực: