Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)

Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)Tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang (Khóa luận tốt nghiệp)

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

***********

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP

TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND

HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG

Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB073, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI – 2017

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành tốt bài khóa luận tốt nghiệp tôi xin gửi lời cảm ơn đến toàn

bộ công chức tại UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang đã tạo điều kiện giúp đỡ tôi trong quá trình đi khảo sát và tìm tài liệu liên quan tới bài làm khóa luận

Tôi xin cảm ơn đến các Thầy cô giáo trong Khoa Quản trị văn phòng Đặc biệt,tôi gửi lời cảm ơn chân thành nhất tới Cô giáo Ths Trương Thị Mai Anh người đã trực tiếp hướng dẫn, chỉ bảo tận tình cho tôi trong quá trình làm bài khóa luận tốt nghiệp này Mặc dù tôi đã cố gắng tìm hiểu nhiều tài liệu và tham khảo các giáo trình, báo, tạp chí có liên quan, nhưng bài khóa luận này không tránh khỏi những thiếu sót, tôi rất mong nhận được sự góp ý của Quý Thầy cô để bài khóa luận được hoàn thiện hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017

Sinh viên Nguyễn Thị Vui

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là bài khóa luận do bản thân thực hiện Trong quá trình hoàn thành bài khóa luận ,tôi có tham khảo một vài kết quả nghiên cứu của những tác giả có đề tài liên quan và cũng sử dụng một vài thông tin trong các văn bản của các cơ quan nhà nước song đã có trích dẫn cụ thể

Tôi xin chịu trách nhiệm với bài khóa luận của mình

Hà Nội, ngày 24 tháng 4 năm 2017

Sinh viên Nguyễn Thị Vui

DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT

5 VP HĐND-UBND Văn phòng hội đồng nhân dân-ủy

ban nhân dân

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 2

3 Mục tiêu nghiên cứu 4

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 4

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 5

6 Giả thuyết nghiên cứu 5

7 Phương pháp nghiên cứu 5

8 Cấu trúc của đề tài 6

NỘI DUNG 8

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG 8

1.1.Khái quát chung về UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang 8

1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Nam 10

1.1.2.Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang 11

1.2.Cơ sở lý luận về công tác văn thư 11

1.2.1 Khái niệm công tác văn thư 11

1.2.2 Nội dung của công tác văn thư 12

1.2.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 12

1.3 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ 14

1.3.1 Khái niệm công tác lưu trữ 14

1.3.2 Nội dung công tác lưu trữ 14

1.3.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác lưu trữ 15

1.4 Vai trò tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ đối với hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam 15

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG 18

2.1 Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ của Văn phòng

HĐND-UBND huyện Lục Nam 18

2.1.1 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ 18

2.1.2 Tổ chức, quản lý xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ 19

2.1.3 Tổ chức, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư-lưu trữ 24

2.1.4 Tổ chức, quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư-lưu trữ 27

2.2.Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư –trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam 29

2.1.1 Tổ chức, quản lý các nghiệp vụ văn thư 30

2.1.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản 30

2.1.1.2 Công tác tổ chức, quản lý văn bản 34

2.1.1.3 Công tác tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu 43

2.1.1.4 Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 44 2.1.2 Tổ chức, quản lý các nghiệp vụ lưu trữ 46

2.1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện 46

2.1.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 48

2.1.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 55

2.1.2.4 Công tác thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ 56

2.1.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 57

2.1.4.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 60

2.3 Đánh giá nhận xét chung 61

2.3.1 Ưu điểm 61

2.3.2 Nhược điểm 62

2.3.3 Nguyên nhân 64

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG 66

3.1 Xây dựng và hoàn thiện một cách đồng bộ các văn bản chỉ đạo,

hướng dẫn về tổ chức công tác văn thư, lưu trữ tại huyện Lục Nam 66

3.2 Hoàn thiện công tác tổ chức nhân sự 66

3.3 Nâng cao nhận thức và trách nhiệm của cán bộ lãnh đạo và cán bộ công chức, viên chức về vai trò của công tác văn thư, lưu trữ 67

3.4 Tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra đánh giá xếp loại 68

3.5 Thường xuyên tổ chức các lớp tập huấn, các cuộc thi, các khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ trong công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ 69

3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt chú trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ 69

KẾT LUẬN 72

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74

PHỤ LỤC 77

và giải quyết văn bản, các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý và sử dụng con dấu Vai trò của công tác văn thư-lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện như sau:

Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan Giúp cho cán bộ, công chức cơ quan nâng cao hiệu suất công việc và giải quyết xử lý nhanh chóng, kịp thời và đáp ứng được các yêu cầu của tổ chức,

cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm để thực hiện tốt công việc của bản thân Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Công tác văn thư-lưu trữ luôn gắn liền với quá trình vận hành của Bộ máy Nhà nước Đây là một công tác mà không một thể chế Nhà nước nào có thể xem nhẹ vai trò của nó Nhận thức được điều đó trong những năm qua được

sự quan tâm tận tình của ban Lãnh đạo UBND huyện Lục Nam, công tác văn thư-lưu trữ của huyện đã có những chuyển biến tích cực trong các khâu tổ chức quản lý và nghiệp vụ

2

Trong những năm qua, công tác văn thư, lưu trữ của huyện đạt được nhiều thành tích cao, chất lượng văn bản ban hành đảm bảo được yêu cầu cao về tính cần thiết, nội dung và đúng thể thức quản lý văn bản đi đến được thực hiện đúng quy trình Công tác chỉnh lý, phân loại tài liệu và lập hồ sơ được thực hiện tương đối tốt đáp ứng vai trò trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước

Bên cạnh những mặt tích cực đó, vẫn còn tồn tại một số hạn chế nhất định chưa được giải quyết Tuy nhiên, chưa có giải pháp nào đầy đủ, viết chi tiết về thực trạng công tác văn thư-lưu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam Để công tác văn thư-lưu trữ đi vào nề nếp ổn định và khắc phục được những hạn chế vẫn còn tồn tại thì việc tổ chức quản lý công tác văn thư-lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng đối với UBND huyện Lục Nam

Vì những lý do trên tôi chọn đề tài “ Tổ chức quản lý công tác văn

thư-lưu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang”

làm khóa luận tốt nghiệp cho mình

2 Lịch sử nghiên cứu

Hiện nay đề tài về văn thư-lưu trữ được nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu trên nhiều phương diện, khía cạnh khác nhau như: Giáo trình, các đề tài khóa luận tốt nghiệp, các tạp chí, báo… Tuy nhiên, để hoàn thành tốt bài khóa luận này tôi đã tìm hiểu đến những bài viết, bài nghiên cứu của các tác giả khác nhau về công tác văn thư-lưu trữ Dưới đây là một một bài nghiên cứu của một số tác giả mà tôi đã tổng hợp được:

Các giáo trình nghiên cứu lý luận công tác Văn thư-Lưu trữ:

- Vương Đình Quyền(2005), Giáo trình lý luận và phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội

- Dương Văn Khảm(2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng- Văn thư Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin-Truyền thông

- TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Dương, TS Lê Văn In, ThS

3

Nguyễn Mạnh Cường, Giáo trình Văn bản Quản lý Nhà nước Những vấn đề

lý luận và kỹ thuật soạn thảo

- Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn

Thâm, Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục

- Nguyễn Văn Tuấn, Báo cáo thực tập: Hành chính văn thư tại văn

phòng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;

- Hoàng Lan Nhi, Khóa luận tốt nghiệp: Công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND-UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang;

- Nguyễn Thị Luyến, Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác văn thư tại văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, Trường Đại học nội vụ Hà

Việt Nam số 10, tháng 10 năm 2007

- Quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước về các chỉ tiêu xét khen thưởng

4

năm 2001, trang 50-53, Tạp chí Văn thư-Lưu trữ Việt Nam số 2/2001 của Cục

Văn thư-Lưu trữ Nhà nước

- Bài viết của tác giả Triệu Văn Cường “Trường Cao đẳng Văn thư lưu trữ Trung ương I bước vào thời kỳ đổi mới của sự nghiệp đào tạo” trang 100-

101, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 4/2005

- Văn Phòng Trung Ương Đảng, Tập bài giảng Công tác Văn thư Lưu trữ, Hà Nội 2014

 Các bài báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp, giáo trình, tạp chí cung cấp cho tôi những lý luận chung về công tác văn thư lưu trữ, những số liệu chính xác của các cơ quan, doanh nghiệp… Các bài viết đã nêu ra thực trạng

về tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ đồng thời đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại một số

cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp Tuy nhiên chưa có bài viết nào nghiên cứu đầy đủ chi tiết về tổ chức quản lý công tác văn thư-lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Chính vì lẽ đó, tôi đã chọn

đề tài “ Tổ chức quản lý công tác Văn thư Lưu trữ tại Văn phòng

HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp

của mình

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Nghiên cứu những lý luận chung về công tác văn thư-lưu trữ

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển của văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Nam

- Khảo sát và đánh giá thực trạng trong việc tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam

- Phân tích nguyên nhân còn tồn tại trong công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện

- Đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại UBND huyện Lục Nam

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

5

- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang

- Nghiên cứu lý luận về văn phòng và tìm hiểu về công tác tổ chức, quản

lý văn thư lưu trữ

- Đánh giá hiệu quả công tác tổ chức, quản lý văn thư-lưu trữ

- Đưa ra một số đề xuất, giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác tổ

chức, quản lý văn thư-lưu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: VP UBND huyện Lục Nam

Phạm vi thời gian: Từ năm 2011 đến nay

6 Giả thuyết nghiên cứu

Trong những năm qua tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện Lục Nam đã đạt được thành tích cao, song bên cạnh đó vẫn còn một số hạn chế nhất định Vì vậy đề tài nghiên cứu những thực trạng và đưa ra những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của UBND huyện

Đề tài là tài liệu tham khảo cho những sinh viên khóa sau của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

7 Phương pháp nghiên cứu

6

Để hoàn thành bài khóa luận này, tôi có tiến hành và khảo sát một số phương pháp sau:

- Phương pháp quan sát: Phương pháp này được vận dụng để khảo sát

tình hình tổ chức, quản lý văn thư lưu trữ của văn phòng UBND huyện Lục Nam

- Phương pháp so sánh: Từ những văn bản do Nhà nước ban hành tôi sẽ

đi so sánh và tìm ra những nội dung mà trong các văn bản cùng đề cập đến Phương pháp này không chỉ giúp cho người đọc có thấy được hệ thống văn bản mà còn giúp cho họ thấy những điểm giống nhau trong các văn bản, những thông tin họ cần có thể dễ dàng tìm thấy hơn Một điểm nữa, để chính cán bộ, nhân viên trong các cơ quan, tổ chức thấy thực tế ban hành văn bản của nước ta và từ đó có những ý kiến tham mưu cho lãnh đạo hiệu quả nhất, thực tế nhất

- Phương pháp tổng hợp: Từ những thông tin đã thu thập, cũng như quan

sát được tôi sẽ tổng hợp lại để đưa ra những thông tin chính xác, ngắn gọn nhất

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Tôi sử dụng phương pháp này thông

qua việc nghiên cứu tài liệu có liên quan tới văn bản điện tử, chữ ký điện tử,

số hoá tài liệu,… trong nước và trên thế giới để thấy cùng một vấn đề nhưng

ở mỗi nước khác nhau thì cách thức thực hiện sẽ như thế nào Những tài liệu này có thể là những báo cáo khoa học, khoá luận tốt nghiệp của các sinh viên khoá trước, học viên cao học, tổng hợp các bài viết của các tác giả trên tạp chí chuyên ngành và một số các thông tin ở trên mạng internet,…

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận đề tài được chia thành ba chương như sau:

Chương 1: Lý luận chung về tổ chức quản lý công tác văn thư-lưu trữ của

Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang

Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư-lưu trữ của Văn

phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang

7

Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý công tác văn

thư-lưu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang

8

NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND

HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG

1.1.Khái quát chung về UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang

Lục Nam là một huyện miền núi của tỉnh Bắc Giang, được thành lập theo Nghị định số 24/NĐ-TTg ngày 21/01/1957 của Thủ tướng Chính phủ, phía Bắc giáp huyện Lục Ngạn, phía Tây giáp tỉnh Lạng Sơn và huyện Lạng Giang, huyện Yên Dũng, phía Nam giáp tỉnh Hải Dương và Quảng Ninh Có diện tích gần 600km2 trong đó diện tích đất nông nghiệp khoảng 18.720 ha, đất lâm nghiệp 27 nghìn ha, còn lại là một số diện tích đất khác; dân số gần

21 vạn người, gồm 13 dân tộc anh em cùng sinh sống, trong đó người dân tộc thiểu số chiếm gần 13% Toàn huyện có 25 xã và 2 thị trấn, với 334 thôn bản;

hệ thống giao thông khá thuận lợi có Quốc lộ 31, QL 37 và tỉnh lộ 293, tỉnh lộ

295 chạy qua, kết hợp với tuyến đường sắt Hà Nội – Quảng Ninh và tuyến đường sông Lục Nam, đây là điều kiện rất thuận lợi cho việc giao lưu buôn bán Lục Nam có vị trí chiến lược trọng yếu, có đường giao thông lớn nối liền với các tỉnh trong vùng Huyện có thuận lợi trong giao lưu văn hoá, kinh tế giữa các vùng miền núi và đồng bằng, là thời cơ để Lục Nam có những bước chuyển mình, bứt phá, tạo nên diện mạo mới của một huyện đang phát triển

Kế tiếp thành quả của nhiều thời kỳ, năm 2009 là năm có sự cố gắng vươn lên vượt bậc của các cấp chính quyền và nhân dân toàn huyện trong việc thực hiện Nghị quyết Đại hội đảng bộ huyện lần thứ XIX, thực hiện kế hoạch 5 năm (2006 - 2010) và tiếp tục mở ra những thời cơ và thuận lợi mới cho quá trình phát triển kinh tế - xã hội của huyện từ nay đến năm 2020 Trong các năm qua, nền kinh tế của huyện Lục Nam có những chuyển biến rõ rệt, cơ cấu nền kinh tế chuyển biến theo hướng tích cực với mức tăng trưởng khá, sản xuất nông - lâm nghiệp, thuỷ sản ngày một ổn định và sản xuất theo hướng hàng hoá Cụ thể: Chỉ tính riêng năm 2008 tốc độ tăng trưởng kinh tế của toàn

9

huyện đạt 9,5%, trong đó ngành công nghiệp - TTCN và xây dựng cơ bản đạt 17,9%, nông - lâm - ngư nghiệp đạt 6,8%, thương mại - dịch vụ đạt 7,1% Trong lĩnh vực công nghiệp - TTCN và xây dựng nông thôn nhờ có những chính sách thu hút đầu tư thông thoáng, cởi mở nên trong năm qua có đã có một số doanh nghiệp lớn đầu tư vào huyện sản xuất kinh doanh, với số vốn hàng trăm tỷ đồng tạo nên diện mạo mới về sự phát triển của huyện Cũng trong năm 2009, tổng thu ngân sách trên địa bàn toàn huyện ước đạt 39,8 tỷ đồng đạt 119% kế hoạch Không chỉ làm tốt công tác phát triển kinh tế, Lục Nam còn chú trọng tới phát triển văn hoá - xã hội như: Y tế, Giáo dục, Văn hoá, Du lịch

Định hướng phát triển kinh tế - xã hội trong những năm tới, huyện Lục Nam tiếp tục đẩy mạnh phát triển nông nghiệp, coi trọng phát triển công nghiệp – TTCN, chú trọng đầu tư khai thác du lịch, dịch vụ Đây chính là thế mạnh giúp huyện phát triển tạo ra thế chân kiềng đi lên của huyện Trong những năm vừa qua, được sự quan tâm của Tỉnh uỷ, UBND tỉnh và Tổng cục

du lịch, Huyện uỷ, UBND huyện đã xác định phát triển du lịch là tiềm năng,

có thế mạnh của huyện Lục Nam là huyện có có nguồn tài nguyên du lịch tự nhiên phong phú, đa dạng, điều đáng chú ý là các cảnh quan thiên nhiên đẹp kết hợp với yếu tố văn hoá tâm linh Nổi trội trong quần thể thắng cảnh tự nhiên của Lục Nam phải kể đến Khu di tích thắng cảnh Suối Mỡ được du khách đánh giá đánh giá là điểm hẹn du lịch trong tương lai Nơi đây có dòng suối hoang sơ nhưng đầy quyến rũ với cảnh quan huyền bí của núi rừng Đến với Suối Mỡ du khách được tận hưởng bầu không khí trong lành, cùng những cảnh quan thiên núi rừng và được trở về với thế giới tâm linh và tín ngưỡng với những ngôi đền thờ Thánh mẫu thượng ngàn, Đền thờ đức Thánh Trần, để cầu phúc, cầu lộc cầu tài Ngoài di tích thắng cảnh Suối Mỡ, huyện Lục Nam còn nhiều điểm du lịch sinh thái hấp dẫn khác như: Suối Nước Vàng nằm giữa vùng Tây Yên Tử, thác Rêu hay công trình hồ nhân tạo Hồ Suối Nứa và những đồi rừng, vườn cây ăn quả, kết hợp bạt ngàn rừng Tây Yên Tử

10

Lục Nam còn có nhiều tiềm năng về du lịch nhân văn Từ xa xưa khi dân Việt

đã sinh sống và cư trú tại huyện Lục Nam, trải qua hàng ngàn năm lịch sử, người Lục Nam hôm nay đã tạo dựng được cho quê hương mình một nét truyền thống văn hoá mang đậm chất văn hoá Hiện nay trên địa bàn huyện còn hơn 200 di tích văn hoá, trong đó có hơn 40 di tích văn hoá, lịch sử đã được Bộ VH-TT và UBND tỉnh công nhận xếp hạng, trong đó có nhiều ngôi chùa, ngôi đình cổ có giá trị văn hoá kiến trúc, ẩn chứa nhiều giá trị kiến trúc, lịch sử Không chỉ vậy, đến với Lục Nam du khách còn được tắm mình trong những đêm hội hát then, hát lượn, hát soong hao mang đậm văn hoá tộc người

Điều dễ nhận thấy, Lục Nam có nhiều tiềm năng để phát triển du lịch, bởi nguồn tài nguyên ở đây hết sức phong phú và đa dạng, bao gồm cả cảnh quan thiên nhiên tươi đẹp cùng các di tích lịch sử văn hoá, lễ hội, sản phẩm độc đáo của địa phương… có sự hấp dẫn với khách du lịch Bởi vậy, đây chính là tiền

đề quan trọng để cho Lục Nam phát triển du lịch với tốc độ nhanh trong giai đoạn 2006 – 2010 Mặt khác Lục Nam còn có vị trí địa lý tương đối thuận lợi trong việc giao lưu với các trung tâm lớn của cả nước như: Hà Nội, Hải Phòng, Quảng Ninh…bằng các tuyến đường bộ, đường thuỷ, đường sắt Chỉ tính riêng năm 2009, Lục Nam đã đón trên 75.000 lượt người đến Khu du lịch Suối Mỡ, tăng 15% so với năm 2008

1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Lục Nam

- UBND huyện Lục Nam do Hội Đồng Nhân Dân bầu là cơ quan chấp hành của HĐND, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước HĐND cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- UBND huyện Lục Nam chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, luật các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của HĐND cùng cấp nhằm đảm bảo thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế, xã hội, củng

cố quốc phòng an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn huyện

- UBND huyện Lục Nam thực hiện chức năng quản lý nhà nước địa

11

phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành

chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

- Căn cứ Nghị định số 14/2008NĐ-CP ngày 4/2/2008 của Chính phủ Quyết định số 21/2008/QĐ-UBND ngày 31/2/2008 của UBND tỉnh Bắc Giang về việc thành lập các cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp huyện,

UBND huyện Lục Nam duy trì tổ chức 13 cơ quan hành chính gồm:

1 Văn phòng HĐND-UBND huyện

2 Phòng Nội vụ

3 Phòng Tài chính-Kế hoạch

4 Phòng Đào tạo-Giáo dục

5 Phòng Lao động Thương binh và Xã hội

6 Phòng Tài nguyên Môi trường

7 Phòng Tư pháp

8 Phòng Kinh tế Hạ tầng

9 Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

10 Phòng Văn hóa-Thông tin

1.2.1 Khái niệm công tác văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, tổ chức, quản

lý và sử dụng con dấu trong văn thư 1

1.2.2 Nội dung của công tác văn thư

Nội dung của công tác văn thư bao gồm các công việc như: Soạn thảo và ban hành văn bản; Quản lý văn bản; Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào trong lưu trữ cơ quan…

1.2.3 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư

*Ý nghĩa

- Làm tốt công tác văn thư bảo đảm cung cấp đầy đủ thông tin, góp phần năng cao năng suất, chất lượng công tác của cơ quan, tổ chức và phòng chống tệ quan liêu giấy tờ

Trong hoạt động của cơ quan, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo cơ quan cấp dưới giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan Thông tin càng chính xác, đầy đủ và kịp thời thì hoạt động của cơ quan, tổ chức càng đạt hiệu quả Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nguồn khác nhau, trong đó

13

nguồn thông tin chủ yếu chính xác nhất là thông tin bằng văn bản vì văn bản

là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông tin mang tính chất pháp

lý

Công tác văn thư bao gồm nhiều việc, liên quan đến nhiều người, nhiều

bộ phận, do đó kết quả văn thư không chỉ ảnh hưởng đến bản thân cơ quan mà còn ảnh hưởng đến cơ quan khác Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ giúp lãnh đạo cơ quan chỉ đạo công việc chính xác, hiệu quả

Ví dụ: Ngày 14/1, UBND huyện Lục Nam tổ chức tổng kết công tác lãnh

đạo năm 2015, triển khai nhiệm vụ năm 2016 Thì cán bộ được phân công dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin sau đây:

- Văn bản giao chỉ tiêu kế hoạch của cơ quan có thẩm quyền

- Kế hoạch công tác năm của cơ quan

- Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ công tác tháng, quý, năm

- Các văn bản chỉ đạo của cơ quan cấp trên trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao

-Văn bản đề ra phương hướng nhiệm vụ trong năm 2016

- Làm tốt công tác văn thư góp phần giữ bí mật của Đảng, Nhà nước và của mỗi cơ quan

Trong hoạt động của cơ quan, văn bản là căn cứ chủ yếu để giải quyết công việc, nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình Do đó, hiệu suất và chất lượng công tác của cơ quan nói chung, từng cán bộ viên chức nói riêng

có quan hệ chặt chẽ với công tác văn thư Nếu các khâu của công tác văn thư làm tốt như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết văn bản được kịp thời và chính xác, soạn thảo và ban hành văn bản đảm bảo chất lượng, vào sổ văn bản đi-đến được rõ ràng đúng đắn, lập hồ sơ hiện hành hợp lý, đúng các quy định…thì sẽ đảm bảo thông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan

-Làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ

Tài liệu văn thư là nguồn bổ sung cho tài liệu lưu trữ cơ quan và lưu trữ

14

nhà nước Do đó giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Muốn cho công tác lưu trữ tiến hành được thuận lợi thì cần phải làm tốt công tác văn thư Trước hết là làm tốt các khâu soạn thảo và ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ và lưu trữ cơ quan

1.3 Cơ sở lý luận về công tác lưu trữ

1.3.1 Khái niệm công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ là quá trình hoạt động quản lý và hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập triệt để, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ để phục vụ cho các yêu cầu của xã hội.3

1.3.2 Nội dung công tác lưu trữ

Công tác lưu trữ bao gồm 2 nội dung:

- Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ

- Phân loại tài liệu

- Chỉnh lý tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu để lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào lưu trữ và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

- Thống kê, bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ

- Tổ chức phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ

- Thông qua tài liệu lưu trữ, các cơ quan, tổ chức có thể nghiên cứu, đánh giá kết quả hoạt động thời gian để đề ra dự báo, phương hướng phát triển của

cơ quan, tổ chức của mình

- Tài liệu lưu trữ là nguồn dữ liệu quan trọng quý giá, góp phần quan trọng trong việc bảo vệ pháp luật, bảo vệ thể chế nền hành chính nhà nước và quyền lợi chính đáng của công dân

1.4 Vai trò tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ đối với hoạt động của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam

Đối với hoạt động của VP HĐND-UBND của UBND huyện nếu làm tốt công tác tổ chức, quản lý sẽ đảm bảo cho bộ máy của tổ chức hoạt động trôi chảy hơn Nhịp nhàng phối hợp với các bộ phận, đảm bảo tính kỷ luật, phát huy được điểm mạnh của mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan Ngược lại nếu công tác tổ chức quản lý không được trôi chảy dẫn đến hoạt động của cơ quan gặp nhiều khó khăn và kém hiệu quả

Vai trò của tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam thể hiện ở những nội dung sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cũng cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu phục vụ cho mục đích chính trị, kinh tế, văn

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của cơ quan, tổ chức,

cá nhân Góp phần giữ gìn những tư liệu về hoạt động của cơ quan, phục vụ kiểm tra thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức và bí mật quốc gia

- Nếu làm tốt công tác văn thư-lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước, mỗi đơn vị được hoạt động thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy tiến trình cải cách nền hành chính hiện nay

17

Tiểu kết chương 1

UBND huyện Lục Nam được hình thành từ năm 1957, trải qua nhiều giai đoạn đến nay UBND huyện đã có nhiều bề dày truyền thống về tất cả mọi mặt Với cơ cấu tổ chức ổn định, đội ngũ cán bộ có nhiều kinh nghiệm giúp UBND huyện ngày càng đi lên

Qua những lý luận chung về tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ để thấy rõ hơn những công tác văn thư, lưu trữ và những nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ trong cơ quan, tổ chức, đơn vị Có thể thấy rằng nếu làm tốt công tác văn thư lưu trữ sẽ góp phần đảm bảo cho các hoạt động của văn phòng huyện Lục Nam được thực hiện một cách nhanh chóng, có bài bản và hoạt động được thông suốt Như vậy, Lãnh đạo văn phòng cần quan tâm sát sao hơn về vai trò của công tác văn thư lưu trữ, đưa ra những quy chế quy định chung về công tác văn thư lưu trữ để góp phần nâng cao hiệu quả tổ chức quản lý của UBND huyện Lục Nam

2.1.1 Tổ chức nhân sự làm công tác văn thư lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ thực hiện chức năng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan, tổ chức, cụ thể ở đây là văn phòng UBND huyện Lục Nam Nó bao gồm các công việc về tổ chức quản lý văn bản, tiếp nhận, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Công tác văn thư là một trong những nội dung công việc hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng công tác, đến hiệu quả công việc

Từ những nhận thức đó, trong nhiều năm qua công tác văn thư của cơ quan được tổ chức tương đối chặt chẽ, đáp ứng được yêu cầu, nhiệm vụ của cơ quan

UBND huyện Lục Nam bố trí nhân sự trong tổng biên chế được giao, đủ tiêu chuẩn để thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định tại Thông tư số 13/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định mã

số và tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành văn thư, lưu trữ và Thông tư số 14/2014/TT-BNV ngày 31/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số ngạch và tiêu chuẩn, nghiệp vụ chuyên môn các ngạch công chức chuyên ngành văn thư

Văn phòng UBND huyện Lục Nam có một bộ phận văn thư lưu trữ chung (gọi chung là văn thư cơ quan) Văn thư cơ quan thuộc phòng văn thư – lưu

19

trữ và nằm trong biên chế của văn phòng UBND Hình thức tổ chức văn thư của văn phòng UBND là hình thức văn thư hỗn hợp Nghĩa là ngoài văn thư chung, văn phòng UBND còn bố trí cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư lưu trữ ở các bộ phận khác có sự phân công cụ thể về xử lý văn bản giữa văn thư

cơ quan và văn thư của các bộ phận khác trong cơ quan

Hầu hết các cán bộ văn thư đã được tạo điều kiện tham gia các lớp học tập bồi dưỡng chính trị, các lớp tập huấn nghiệp vụ do các trường tổ chức Mỗi cán bộ văn thư đều được phân công chịu trách nhiệm những công việc khác nhau như: cán bộ chuyên đóng dấu, chuyên tiếp nhận văn bản đến, chuyên làm thủ tục giải quyết văn bản mật… Mặc dù vậy, mỗi cán bộ trong phòng đều nắm chắc nghiệp vụ của công tác văn thư nên khi cần thiết có thể hỗ trợ lẫn nhau

Bên cạnh văn thư cơ quan nói chung thì ở mỗi đơn vị chức năng cũng có cán bộ văn thư riêng Cán bộ văn thư ở các đơn vị hầu hết không qua đào tạo chuyên ngành mà đào tạo ở nhiều lĩnh vực khác nhau nhưng được phân công kiêm nhiệm làm công tác văn thư

Hàng năm cán bộ văn thư của cơ quan được tham gia các lớp tập huấn về chuyên ngành do Cục Văn thư và Lưu trữ tổ chức, nhằm nâng cao ý thức cũng như năng lực trong công việc, và để tiếp thu những văn bản hướng dẫn mới hay sự thay đổi của các văn bản do cấp trên ban hành

Phòng văn thư được bố trí riêng biệt ngay cửa ra vào cơ quan của UBND nên rất thuận lợi cho việc giao dịch giữa văn thư cơ quan với các đơn vị, đối tác đến làm việc

2.1.2 Tổ chức, quản lý xây dựng ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ

Xác định công tác văn thư, lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng, cần thiết trong công tác lãnh đạo, chỉ đạo các hoạt động quản lý nhà nước trên địa bàn huyện UBND huyện đã tập trung tăng cường thực hiện tốt công tác tuyên truyền, phổ biến các văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn nghiệp

20

vụ văn thư, lưu trữ Cho đến nay, tất cả các văn bản do cơ quan Nhà nước xây dựng và ban hành tương đối đầy đủ, tất cả các văn bản này đều được áp dụng vào trong công việc hàng ngày của cán bộ trong cơ quan, trong quá trình soạn thảo văn bản, lập hồ sơ… mặc dù văn bản được ban hành làm cơ sở pháp

lý để thực hiện nhưng bên cạnh đó một số văn bản được ban hành ra tại cơ quan vẫn còn sai về thể thức, lỗi chính tả… những vấn đề liên quan đến công tác văn thư-lưu trữ được thể hiện trong các văn bản sau:

Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của tổ chức văn thư-lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND các cấp; Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ của các cơ quan, tổ chức; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính; Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ

cơ quan; Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ

về quả lý và sử dụng con dấu

Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước; Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 của Bộ công an quy định chi tiết thi hành một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 về quản lý và sử dụng con dấu đã

21

được sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ quy định về công tác văn thư

Bên cạnh việc thực hiện các văn bản quy định của Nhà nước đã ban hành

về công tác văn thư UBND huyện Lục Nam cũng đã ban hành quy định riêng của cơ quan về công tác văn thư như sau: Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 08/05/2014 về ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn

huyện Lục Nam(xem phụ lục 02); Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày

04/9/2013 cảu UBND tỉnh Bắc Giang về việc ban hành Quy định công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn tình Bắc Giang và các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của

Sở Nội vụ Trong quy chế nêu rất rõ các nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ cho cán bộ trong cơ quan Việc thực hiện tốt các nhiệm vụ trong quy chế là tiêu chí để bình xét thi đua khen thưởng đối với các cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ

Các văn bản do cơ quan Nhà nước và UBND huyện Lục Nam ban hành ra nhằm góp phần nâng cao hiệu quả quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn huyện, giảm sự chồng chéo giữa các khâu nghiệp vụ, giúp cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ thực hiện đúng các quy định về quá trình làm việc liên quan tới công tác soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý và giải quyết văn bản đi-đến, công tác lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan Hơn nữa, các văn bản còn nhằm giúp cán bộ làm công tác văn thư nâng cao nhận thức

về vai trò, vị trí, tầm qua trọng của công tác văn thư trong hoạt động quản lý nhà nước

Hàng năm UBND huyện Lục Nam vẫn áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước vào công tác văn thư-lưu trữ: Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội về Luật lưu trữ; Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông

tư liên tịch số 55/2004/TT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn

22

bản Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan Ngoài việc áp dụng các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ của Nhà nước UBND huyện Lục Nam hàng năm vẫn ban hành và đưa ra nhưng văn bản về công tác văn thư-lưu trữ để tăng cường tuyên truyền, phổ biến pháp luật về công tác văn thư-lưu trữ trên các phương tiện thông tin đại chúng, cổng thông tin điện tử, các văn bản hướng dẫn về nghiệp vụ văn thư-lưu trữ đến toàn thể cán bộ công chức viên chức nhằm nâng cao nhận thức về vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư-lưu trữ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ

Quy chế công tác văn thư-lưu trữ của cơ quan, tổ chức thực hiện theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ

Danh mục hồ sơ cơ quan và bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ theo Thông tư số 09/2013/TT-BNV ngày 03/06/2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của vơ quan tổ chức

Hướng dẫn quản lý văn bản đi-đến; lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan theo Quy định tại Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Quyết định số 446/2013/QĐ-UBND ngày 04/09/2013 của UBND tỉnh Bắc Giang

Sửa đổi bổ sung Quy chế công tác văn thư-lưu trữ theo Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ của cơ quan tổ chức

Những văn bản ban hành ra tạo những hành lang, pháp lý làm cơ sở tiền

đề cho các cán bộ, công chức, viên chức thực hiện theo, làm đúng theo quy định hiện hành của Nhà nước trên tất cả các phương diện Tất cả công việc đều phải chuẩn, chỉnh đúng yêu cầu UBND huyện Lục Nam đã quan tâm ban

23

hành các văn bản hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ cho các cán bộ văn thư để phục vụ tốt cho hoạt động quản lý điều hành văn bản của cả cơ quan,

tổ chức Trong Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 8/5/2014 Ban hành

Quy chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn huyện Lục Nam( Ban hành kèm theo Quyết định), nêu rất rõ trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác

văn thư-lưu trữ và các quy trình nghiệp vụ văn thư-lưu trữ Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư-lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các nội dung Quy chế công tác văn thư-lưu trữ của UBND huyện Bên cạnh đó trong Quy chế cũng nêu rõ nếu cán bộ làm công tác văn thư-lưu trữ không thực hiện đúng theo quy trình nghiệp vụ cũng bị xử phạt theo Quy chế đã đưa ra, góp phần cho công tác văn thư-lưu được hiệu quả và đồng bộ hơn

Trong những năm qua UBND huyện Lục Nam vẫn thường xuyên triển khai các kế hoạch về văn thư-lưu trữ Thực hiện công văn số 96/SNV-CCVTLT ngày 22/3/2013 của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang về hướng dẫn nhiệm

vụ trọng tâm công tác văn thư-lưu trữ năm 2013 UBND huyện Lục Nam đã xây dựng kế hoạch nhiệm vụ công tác văn thư-lưu trữ số 14/KH-UBND ngày 29/3/2013 nhằm kiện toàn tổ chức, hoàn thiện công tác văn thư-lưu trữ ở các

cơ quan, đơn vị, để thực hiện tốt việc chỉ đạo, điều hành, đáp ứng yêu cầu, cải cách hành chính trong giai đoạn hiện nay Đồng thời, kế hoạch đưa ra nhằm đảm bảo thực hiện có nề nếp công tác văn thư-lưu trữ, đẩy nhanh việc chỉnh

lý thu thập và tăng cường công tác bảo vệ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cơ quan đơn vị

Tuy nhiên bên cạnh những kết quả đạt được vẫn còn tồn tại một số thiếu sót trong các khâu nghiệp vụ, các văn bản chỉ đạo của Nhà nước và UBND ban hành hàng năm vẫn chưa được cán bộ văn thư thực hiện nghiêm túc, còn hời hợt, thiếu tính chính xác, dẫn tới công việc còn tồn đọng Chính vì vậy mà

cơ quan cần ban hành và đưa ra nhiều văn bản về Quy chế văn thư-lưu trữ hơn để cho cán bộ làm văn thư lưu trữ thấy được tầm quan trọng và giá trị của

24

văn thư-lưu trữ Đồng thời đưa ra những biện pháp xử phạt đối với những cá nhân, đơn vị không thực hiện đúng theo Quy chế Và đưa ra những hình thức khen thưởng, bình xét thi đua đối với những cá nhân, đơn vị làm tốt công tác văn thư-lưu trữ, là cơ sở để đánh giá, phân loại công chức, viện chức, xem xét nâng lương theo quy định của pháp luật Có như vậy công việc mới đi vào một cách khoa học, đồng bộ, hoạt động một cách hiệu quả

2.1.3 Tổ chức, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá về văn thư-lưu trữ

-Tổ chức đào tạo bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ

Văn phòng UBND huyện tăng cường công tác đào tạo, tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cho công chức, viên chức bảo đảm tiêu chuẩn ngạch công chức, viên chức văn thư-lưu trữ theo đúng quy định của Nhà nước, thực hiện tốt công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại các đơn vị trong cơ quan

Việc đào tạo, bồi dưỡng công chức của các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Lục Nam được tiến hành trên cơ sở căn cứ vào các Nghị quyết của Đảng, các quyết định, chỉ thị của Thủ Tướng Chính Phủ, quyết định của

UBND Tỉnh Bắc Giang về việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức Cụ thể:

Nghị quyết Hội nghị lần thứ ba Ban chấp hành trung ương Đảng khoá VIII về việc chiến lược cán bộ thời kỳ đổi mới đã đề ra mục tiêu: Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức các cấp từ trung ương đến cơ sở, đặc biệt là cán bộ đứng đầu, có phẩm chất và năng lực, có bản lĩnh chính trị vững vàng trên cơ

sở lập trường giai cấp công nhân, đủ số lượng, đồng bộ về cơ cấu

Việc đào tạo, bồi dưỡng cán bộ được áp dụng theo các Quyết định:

Quyết định số 161/2003/QĐ-TTg ngày 4/8/2003 của Thủ tướng Chính phủ ban hành quy chế đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức

Quyết định số 40 /2006/QĐ-TTg ngày 15/02/2006 của thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức giai đoạn 2006-2010

25

Quyết định 770/QĐ-TTg ban hành ngày 26/3/2008 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình xây dựng, nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức hành chính nhà nước giai đoạn 2008-2010

Nghị định số 18/2010/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2010 của Chính Phủ

về đào tạo, bồi dưỡng công chức

Quyết định số 271/QĐ-UBND ngày 06/3/2013 của UBND tỉnh Bắc Giang

về phê duyệt kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức nhà nước năm 2013

Mục tiêu đào tạo: UBND huyện Lục Nam xác định mục tiêu của việc đào

tạo, bồi dưỡng công chức của các cơ quan chuyên môn nhằm :

Xây dựng được đội ngũ công chức có bản lĩnh chính trị, năng lực thực tiễn, có phẩm chất và đạo đức cách mạng trong sáng, tác phong làm việc khoa học hiệu quả Đảm bảo có trình độ chuyên môn, lí luận chính trị và có kiến thức phù hợp với nhiệm vụ công tác

Xây dựng một đội ngũ cán bộ văn thư, lưu trữ giỏi về chuyên môn nghiệp

vụ, về trình độ, có khả năng làm công tác nghiên cứu và thực hành về nghiệp

vụ văn thư, thư ký văn phòng, thư ký tổng hợp, công tác văn thư, lưu trữ… Xây dựng một đội ngũ công chức của UBND huyện năng động, nhạy bén, linh hoạt, có khả năng thích nghi với môi trường làm việc hiện đại, giải quyết công việc nhanh góp phần thúc đẩy sự phát triển của huyện

Công tác đào tạo, nâng cao trình độ, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ đối với công chức làm công tác quản lý nhà nước trực tiếp làm công tác văn thư-lưu trữ tại cơ quan, đơn vị được chú trọng quan tâm Năm 2012, UBND huyện Lục Nam cử 02 cán bộ đi học nâng cao trình độ Đồng thời UBND huyện thường xuyên cử cán bộ tham gia các lớp tập huấn chuyên môn, nghiệp

vụ do Sở Nội vụ tổ chức Năm 2014, UBND huyện cử một lớp tham gia tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư-lưu trữ do Sở Nội vụ tổ chức Ngày 24/9/2014, UBND huyện tổ chức buổi tập huấn triển khai phần mềm quản lý

hồ sơ công việc, thành phần tham gia gồm cán bộ văn phòng-thống kê, cán bộ

26

không chuyên trách phụ trách công tác văn thư-lưu trữ làm công tác tổng hợp kiêm nhiệm văn thư-lưu trữ, nhằm nâng cao năng lực, nghiệp vụ công tác văn thư-lưu trữ Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm công tác văn thư chuyên trách Các hình thức đào tạo có thể là chính quy, tại chức hoặc thông qua các lớp tập huấn do Chi cục Văn thư – Lưu trữ tổ chức

- Tổ chức kiểm tra, đánh giá, khen thưởng, kỷ luật về công tác văn thư, lưu trữ

Thực hiện công văn số 2864/UBND về việc hướng dẫn kiểm tra thành tích thi đua khen thưởng công tác văn thư, lưu trữ Kết quả kiểm tra cần phải có kết luận, kiến nghị và thông báo cho các đơn vị được kiểm tra biết và có hình thức khen thưởng Bên cạnh đó, công tác kiểm tra nghiệp vụ văn thư-lưu trữ cũng được thực hiện định kỳ theo kế hoạch UBND huyện đã ban hành Kế hoạch số 1728/KH-UBND ngày 19/11/2012 Thông báo số 79/TB-VP ngày 07/02/2012 về việc tổ chức kiểm tra thực hiện công tác văn thư-lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND huyện

Kiện toàn tổ chức bộ máy và bố trí đủ biên chế làm công tác văn thư ở các

bộ phận, các đơn vị phải được phù hợp với nội dung công việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu

sử dụng bản lưu văn bản; bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc và tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ các cấp

Công tác văn thư-lưu trữ đặt dưới sự quản lý trực tiếp của Chánh văn phòng và Phó văn phòng Cứ mỗi năm UBND huyện Lục nam lại tiến hành kiểm tra công tác văn thư một lần Cách kiểm tra không theo định kỳ mà kiểm thường kiểm tra bất ngời nhằm xem cán bộ văn thư thực hiện công việc như thế nào Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư phải đề cao trách nhiệm của mình, làm việc theo đúng quy định của UBND đề ra

- Trách nhiệm trong việc hướng dẫn thực hiện các nghiệp vụ trong công

27

tác văn thư, lưu trữ

Tất cả các văn bản ban hành đều được xuất phát từ nhu cầu thiết yếu của việc ban hành văn bản để thực hiện chỉ đạo của các cơ quan cấp trên và điều chỉnh các vấn đề đặc thù của địa phương, nhằm đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ, mục tiêu phát triển kinh tế-xã hội, đảm bảo sự ổn định tình hình chính trị, góp phần nâng cao hiệu quả, hiệu lực quản lý nhà nước trên địa bàn huyện Hầu hết các văn bản ban hành đều đảm bảo các yêu cầu về yêu cầu kĩ thuật soạn thảo, nội dung đúng với chủ trương, đường lối chính sách của Đảng và Nhà nước, phù hợp với Hiến pháp, Luật và các văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền

UBND huyện có quy định cụ thể chế độ xây dựng, ban hành cho từng loại văn bản như: văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính thông thường…Công tác soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành, ký văn bản, ban hành văn bản đảm bảo đúng quy định với từng loại văn bản

Công tác kiểm tra, rà soát văn bản quy phạm pháp luật đã được UBND huyện tập chung chỉ đạo và tổ chức thực hiện nghiêm túc, có hiệu quả, 100% văn bản quy phạm pháp luật do UBND huyện ban hành đều được kiểm tra chặt chẽ theo quy định

- Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác văn thư, lưu trữ

Để đánh giá công tác văn thư, lưu trữ hàng năm Văn phòng HĐND & UBND kiểm tra 6 tháng đầu năm về công tác văn thư để báo cáo lên UBND Cán bộ văn thư của văn phòng là người chịu trách nhiệm, kiểm tra, đôn đốc, trực tiếp việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư của các đơn vị trực thuộc theo

sự hướng dẫn của Chánh văn phòng

2.1.4 Tổ chức, quản lý ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư-lưu trữ

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư-lưu trữ là việc áp dụng công nghệ tin học để soạn thảo văn băn, xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ

- Khai thác thông tin văn bản bằng mạng Lan, mạng internet

Mạng Internet là mạng máy tính rộng khắp toàn cầu,các máy tính được kết nối với nhau bằng các mạng viễn thông Bất kỳ máy tính nào có phần mềm, phần cứng và có kết nối với mạng viễn thông đều có thể truy cập internet Mạng internet thường được sử dụng như một công cụ giao tiếp toàn cầu, nó cũng là nguồn tư liệu tham khảo rất tốt, cho phép người dùng tiếp cận với một khối lượng thông tin khổng lồ thuộc bất kỳ lĩnh vực nào

Mạng Lan là viết tắt của từ tiếng Anh Local Area Network được tạm dịch

là mạng máy tính nội bộ, giao tiếp này cho phép các thiết bị kết nối với nhau

để cùng làm việc và chia sẻ dữ liệu Kết nối này được thực hiện thông qua sợi cáp Lan hay Wifi (không dây) trong không gian hẹp, chính vì thế nó chỉ dùng được ở một phạm vi giới hạn như phòng làm việc, cơ quan…

Một mạng Lan tối thiểu cần có máy chủ( server), các thiết bị ghép nối, máy tính con và dây cáp để kết nối lại máy tính với nhau Trong thời đại của

hệ điều hành MS-DOS, máy chủ mạng Lan thường sử dụng phần mềm Novell Netware Ngày nay hầu hết máy chủ sử dụng hệ điều hành Window, và tốc độ mạng Lan có thể lên đến 10 Mbps, 100 Mbps hay thậm chí là 1Gbps

- Ứng dụng công nghệ thông tin và soạn thảo văn bản bằng máy tính

Hiện nay việc soạn thảo văn bản của UBND huyện Lục Nam thực hiện hoàn toàn trên máy vi tính và các thiết bị khác như máy photocoppy, máy in, máy scan văn bản… Sau khi cán bộ có trách nhiệm soạn thảo sẽ trình cho

29

lãnh đạo hoặc người có thẩm quyền để kiểm tra và chỉnh sửa đến khâu cuối cùng và các công tác đó đều được tiến hành qua mạng nội bộ của cơ quan( hay còn được gọi là hòm thư điện tử ) Khi hoàn chỉnh việc soạn thảo thì văn bản sẽ được chuyển nên mạng nội bộ đến người có thẩm quyền ký duyệt Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào soạn thảo văn bản đã đem lại hiệu quả cao trong công việc, giúp giảm thiểu thời gian chuyển giao văn bản bằng thư tay, thay vào đó các văn bản được gửi lên mạng nội bộ của cơ quan, qua sự kiểm duyệt của lãnh đạo

Tuy nhiên, việc ứng dụng phần mềm vẫn còn có những hạn chế nhất định, quá trình thực hiện bộc lộ nhiều hạn chế bất cập trong việc chuyển giao văn bản Hầu hết, ở cơ quan hiện nay chỉ dừng ở việc nhận văn bản qua thư điện

tử, sau đó in ra và đóng dấu đến, làm thủ tục đăng ký, trình và chuyển giao như văn bản giấy

- Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản

Năm 2012 UBND huyện Lục Nam đã đưa phần mềm EOFFICE vào để

sử dụng quản lý văn bản đi- đến Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam cũng đưa ra hệ thống thư điện tử vào hoạt động của cơ quan trong việc giải quyết văn bản Việc sử dụng phần mềm quản lý văn bản đã giúp cho việc quản lý văn bản đi-đến được thuận lợi, nhanh chóng, công tác tra tìm văn bản, phục vụ tài liệu cũng chính xác hơn, giảm bớt thời gian, tiết kiệm chi phí cho việc gửi nhận văn bản đi-đến

2.2.Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ văn thư –trữ của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam

Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam thực hiện các nghiệp vụ văn thư –lưu trữ của cơ quan mình theo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Nhà nước về công tác văn thư-lưu trữ: Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính Danh mục các cơ quan, đơn vị thuộc diện nộp lưu và danh mục thành phần tài liệu tiêu biểu thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử

30

huyện được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 13/2009/QĐ-UBND và Quyết định số 382/QĐ-UBND ngày 21/4/2014 của UBND huyện Lục Nam Theo quy định, việc nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử được thực hiện vào quý IV hàng năm Ngoài việc thực hiện các nghiệp vụ văn thư-lưu trữ theo các văn bản hướng dẫn của Nhà nước, Văn phòng UBND cũng đang thực hiện các nghiệp vụ văn thư-lưu trữ theo quy chế của cơ quan ban hành tại Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 8/5/2014 về việc ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn huyện Lục Nam

2.1.1 Tổ chức, quản lý các nghiệp vụ văn thư

2.1.1.1 Công tác soạn thảo và ban hành văn bản

- Văn bản là một loại phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng phương tiện ngôn ngữ Văn bản được hình thành nhiều trong đời sống xã hội, văn bản thường là tập hợp của các câu có tính trọn vẹn về nội dung và hoàn chỉnh về hình thức, có tính liên kết chặt chẽ và hướng tới một mục tiêu giao tiếp nhất định

- Soạn thảo văn bản xuất phát từ chức năng, nhiêm vụ, quyền hạn của cơ quan Từ nhiệm vụ cụ thể được giao và do nhu cầu giải quyết công việc mà soạn thảo văn bản được ra đời Trong hoạt động giao tiếp văn bản được sản sinh dưới sự chi phối của các nhân tố giao tiếp: Chủ thể giao tiếp, đối tượng giao tiếp, mục đích giao tiếp, cách thức giao tiếp…từ đó có cách thức để soạn thảo văn bản cho phù hợp

- Quy trình soạn thảo vản bản là khái niệm dùng để chỉ trình tự các công việc cần tiến hành trong quá trình soạn thảo một văn bản để ban hành

- Do văn bản gồm nhiều loại, tính chất, công dụng, và thẩm quyền ban hành khác nhau, nên không thể đề ra một quy trình sọan thảo văn bản chung cho tất cả các loại văn bản, mà chỉ có thể xây dựng quy trình sọan thảo văn bản cho một loại văn bản hoặc một số văn bản có những điểm giống nhau nhất định

- Đối với văn bản quy phạm pháp luật thì quy trình được quy định trong

31

Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật Đối với văn bản thông thường như: Công văn trao đổi, giấy mời họp, giấy giới thiệu, thông báo … về cơ bản

đã được mẫu hóa

Hiện nay, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam chưa ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ mà thực hiện theo quy chế của UBND huyện Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 8/5/2014 về việc ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ trên địa bàn huyện Lục Nam Kế hoạch số 13/KH-UBND ngày 20/1/2017 của UBND huyện về việc thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư-lưu trữ năm 2017

- Nhìn chung về quá trình soạn thảo và ban hành văn bản, đã làm đúng quy trình soạn thảo và thể thức kỹ thuật trình bày văn bản

- Công tác soạn thảo văn bản đã được thực hiện tốt ở Văn phòng UBND huyện Lục Nam, phần lớn các văn bản sau khi soạn thảo và ban hành đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định

HĐND Cán bộ chuyên viên văn phòng đều có trình độ đại học trở lên đảm bảo tốt cho yêu cầu công việc

-HĐND-UBND đã quan tâm và chỉ đạo đến công tác văn phòng, nên các trang thiết bị phục cho công tác soạn thảo và ban hành được trang bị đầy đủ như máy tính, máy in, máy photo và các văn phòng phẩm khác

- Tuy nhiên, văn bản do Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam ban hành còn sai sót về mặt thể thức, nội dung Ví dụ như: nhiều văn bản khi soạn thảo còn thiếu về thể thức như ngày, tháng, năm hay phần trích yếu nội dung không rõ ràng, viết hoa tùy tiện một số trường hợp không cần thiết

Ví dụ 1: Khi soạn thảo văn bản còn trình bày không đúng với thể thức,

không có dấu gạch chân ở phía dưới Quốc hiệu

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

Sửa lại: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập-Tự do-Hạnh phúc

32

Ví dụ 2: Một số văn bản của cơ quan khi ban hành bị sai về chính tả

QUYẾT ĐỊNH Điều tiết tiền thu học phí năm 2016 BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM

Sửa lại: ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN LỤC NAM

Văn bản của Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam được soạn thảo theo quy trình như sau:

Hình 2.1: Sơ đồ hóa quy trình soạn thảo văn bản và ban hành văn bản

Trách

nhiệm

Trình tự công việc Tài liệu/ Biểu

mẫu liên quan

( Nguồn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam)

Diễn giải quy trình:

- Dự thảo văn bản

Căn cứ vào nội dung văn bản cần soạn thảo chuyên viên văn phòng trực tiếp soạn thảo văn bản hoặc đôn đốc các cơ quan, đơn vị liên quan phối hợp trong việc tham mưu soạn thảo văn bản theo chức năng, nhiệm vụ

Việc soạn thảo văn bản phải tuân thủ theo đúng nội dung công văn yêu cầu và phải tuân theo các nội dung quy định tại Quyết định 278/QĐ-UBND

Dự thảo văn bản

Kiểm tra, ký

Đăng ký văn bản

Phát hành

33

ngày 5/2/2015 của UBND huyện Chuyên viên cán bộ văn phòng hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng về nội dung và thể thức văn bản đã tham mưu, ký nháy tại phần nơi nhận văn bản

- Kiểm tra, ký phê duyệt

Lãnh đạo văn phòng xem xét nội dung, hình thức văn bản và thực hiện ký duyệt đối với văn bản đã đảm bảo đúng nội dung và thể thức theo quy định Đối với những văn bản chưa đảm bảo, chưa đạt yêu cầu, chuyển lại chuyên viên hoặc cán bộ phụ trách trực tiếp tham mưa soạn thảo lại đến khi đạt yêu cầu thì thực hiện ký, ban hành theo quy định

Chữ ký chính thức của Lãnh đạo văn phòng tại văn bản đi phải rõ ràng, không dùng bút chì, mực đỏ, hoặc các loại mực dễ phai

- Đăng ký văn bản

Sau khi Lãnh đạo văn phòng ký văn bản, CVVP phối hợp với văn thư kiểm tra, rà soát lần cuối cùng về thể thức văn bản, chữ ký của Lãnh đạo văn phòng Nếu không đảm bảo thì thực hiện lại Đối với văn bản hợp lệ, văn thư đăng ký sổ văn bản đi, điền số, ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản vào văn bản gốc và phát hành văn bản theo địa chỉ “ nơi nhận” ở cuối văn bản

Văn bản sau khi được Chủ tịch, Phó chủ tịch UBND huyện ký ( hoặc Lãnh đao văn phòng ký thừa lệnh chủ tịch UBND huyện) cơ quan, đơn vị trình văn bản có trách nhiệm phối hợp với bộ phận văn thư của văn phòng lấy

số, photo và phát hành văn bản theo quy định