TIỂU LUẬN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 4 Chương 1: NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 7 1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 7 1.1.1.1 Khái niệm thông tin, nguồn lực thông tin 7 1.1.1.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin 8 1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới phát triển nguồn lực thông tin 10 1.1.3 Nguyên tắc phát triển nguồn lực thông tin 11 1.2 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 12 1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 12 1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 12 1.2.3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật 15 1.2.4Đặc điểm người dùng tin 16 1.3. VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 17 Chương 2: XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 19 2.1 NGUỒN GỐC CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN 19 2.2 CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 20 2.3 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 21 2.3.1 Tìm và lựa chọn 21 2.3.2 Phương pháp phát triển nguồn lực thông tin 22 2.3.3 Nhận tài liệu 24 2.3.4 Theo dõi sử dụng tài liệu 24 2.4 CÔNG TÁC THANH LÝ TÀI LIỆU 26 2.4.1 Trường hợp thanh lý tài liệu 26 2.4.2 Quy trình thanh lý tài liệu 27 2.4.3 Thủ tục thanh lý tài liệu 28 2.5 NHẬN XÉT 28 2.5.1 Ưu điểm 28 2.5.2 Nhược điểm 29 Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 30 3.1 NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC NGUỒN TIN 30 3.2. TĂNG CƯỜNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 30 3.3 TẠO LẬP NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐẦY ĐỦ, PHONG PHÚ 31 3.4 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÁN BỘ THƯ VIỆN 32 3.5 ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG TIN 32 3.6 TĂNG CƯỜNG TỔ CHỨC, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NGUỒN TIN....... 33 KẾT LUẬN 35 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

TIỂU LUẬN XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN

ĐÔNG NAM Á

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 4

Chương 1: NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 7

1.1 NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 7

1.1.1.1 Khái niệm thông tin, nguồn lực thông tin 7

1.1.1.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin 8

1.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới phát triển nguồn lực thông tin 10

1.1.3 Nguyên tắc phát triển nguồn lực thông tin 11

1.2 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 12

1.2.1 Lịch sử hình thành và phát triển 12

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 12

1.2.3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật 15

1.2.4Đặc điểm người dùng tin 16

1.3 VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 17

Chương 2: XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 19

2.1 NGUỒN GỐC CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN 19

2.2 CHÍNH SÁCH PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 20

2.3 CÔNG TÁC PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN 21

2.3.1 Tìm và lựa chọn 21

2.3.2 Phương pháp phát triển nguồn lực thông tin 22

2.3.3 Nhận tài liệu 24

2.3.4 Theo dõi sử dụng tài liệu 24

2.4 CÔNG TÁC THANH LÝ TÀI LIỆU 26

2.4.1 Trường hợp thanh lý tài liệu 26

2.4.2 Quy trình thanh lý tài liệu 27

2.4.3 Thủ tục thanh lý tài liệu 28

2.5 NHẬN XÉT 28

2.5.1 Ưu điểm 28

2.5.2 Nhược điểm 29

Chương 3: GIẢI PHÁP NHẰM XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NGUỒN LỰC THÔNG TIN TẠI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á 30

3.1 NÂNG CAO HIỆU QUẢ KHAI THÁC NGUỒN TIN 30

3.2 TĂNG CƯỜNG CHIA SẺ NGUỒN LỰC THÔNG TIN 30

3.3 TẠO LẬP NGUỒN LỰC THÔNG TIN ĐẦY ĐỦ, PHONG PHÚ 31

3.4 NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ CÁN BỘ THƯ VIỆN 32

3.5 ĐÀO TẠO NGƯỜI DÙNG TIN 32

3.6 TĂNG CƯỜNG TỔ CHỨC, NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG NGUỒN TIN 33

KẾT LUẬN 35

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

LỜI NÓI ĐẦU

1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI

Thông tin đáp ứng nhu cầu hiểu biết và tìm hiểu cuộc sống của conngười, là động lực để thúc đẩy sự phát triển Thông tin làm nên những cuộccách mạng mang tính đột phá của nền văn minh nhân loại Những lợi ích màcách mạng thông tin mang lại cho loài người là vô cùng to lớn và hệ trọng.Thông tin giúp khoa học phát triển và nâng cao sức cạnh tranh của hàng hóa,dịch vụ Tuy nhiên,thông tin cần truyền đạt đến người nhận tin đúng lúc họcần, ngược lại thông tin đó có thể trở thành lạc hậu và không còn nguyên giátrị nếu như không được cập nhật Do đó việc lựa chọn nhiều thông tin phùhợp, cập nhật được những thông tin mới, có giá trị một cách nhanh chóngchính là chìa khóa để tạo lập và phát triển kinh tế xã hội một cách có hiệuquả nhất

Nguồn lực thông tin là thành phần trung tâm của mọi hệ thống thôngtin và là nguyên liệu cho quá trình hoạt động trong hệ thống thông tin.Nguồn lực thông tin là nền tảng chính cho mọi hoạt động thông tin thư viện,

đó chính là cơ sở để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ thông tin, để thực hiện

sự hợp tác, trao đổi, chia sẻ nguồn lực giữa các thư viện và cơ quan thôngtin Xây dựng nguồn lực thông tin phong phú là nhiệm vụ trọng tâm giúp chothư viện thu hút được đông đảo người dùng tin, trên cơ sở đó hoàn thành tốtchức năng và nhiệm vụ của mình

Với những đặc điểm trên thì việc thường xuyên cập nhật, bổ sung để xâydựng và phát triển nguồn lực thông tin nhằm đáp ứng một cách tốt nhất nhucầu tin phục vụ sản xuất, nghiên cứu học tập… là nhiệm vụ cấp thiết đặt racho các cơ quan thông tin- thư viện hiện nay

Trong xu thế hội nhập và liên kết khu vực, Thư viện Đông Nam Á đã

ý thức được tầm quan trọng của việc phát triển nguồn lực thông tin, vì đây lànền tảng cơ bản tạo nên sự biến đổi về chất trong hoạt động Thông tin - Tưliệu - Thư viện Đông Nam Á trong những năm đầu thế kỷ XXI, cung cấpthông tin hữu ích cho các nhà khoa học và các cán bộ nghiên cứu, giúp họthể hiện được vai trò tư vấn của mình Nguồn lực thông tin cần phải đượcphát triển đúng hướng và dần dần hoàn thiện để phục vụ đắc lực công tácnghiên cứu khoa học

Việc xây dựng nguồn lực thông tin về Đông Nam Á trong tổ chức

hệ thống thông tin - thư viện phục vụ hoạt động nghiên cứu, giảng dạy làđiều cần thiết trong xu thế hội nhập và phát triển hiện nay Với vốn tài liệu

đa dạng gồm các thông tin trong và ngoài nước, thông tin văn bản, thông tinđiện tử hay những thông tin mang tính dự báo trong tương lai, thư viện Đông

Nam Á đã cung cấp những thông tin cần thiết cho nhiều đối tượng ngườidùng tin.

Nhằm giúp cho các cán bộ nghiên cứu trong lĩnh vực Đông Nam Áhọc dễ dàng tiếp cận được với những nguồn tin có giá trị, những nguồn tinmới về tình hình chính trị- kinh tế- văn hóa- xã hội của các nước Đông Nam

Á, Thư viện Đông Nam Á phải thường xuyên nâng cao chất lượng nguồn tin,tăng cường phát triển nguồn lực thông tin phù hợp với nhiệm vụ chính trị vànhiệm vụ nghiên cứu của Viện

Trước những đòi hỏi cấp bách về nguồn tài liệu phục vụ nghiêncứu khoa học về Đông Nam Á trong xu thế hội nhập khu vực, việc nghiêncứu thực trạng nguồn lực thông tin ở Thư viện Đông Nam Á đang đóng vaitrò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu tin của những người quan tâm về

Đông Nam Á Đây là cơ sở để em chọn đề tài: “Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin tại Thư viện Đông Nam Á ” làm đề tài tiểu luận của

mình

2 ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU

 Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của bài tiểu luận là công tác phát triển nguồn lựcthông tin ở Thư viện Đông Nam Á

 Phạm vi nghiên cứu

Phạm vi không gian: Thư viện Đông Nam Á

Phạm vi thời gian: Từ năm 2005 – 2015

3 MỤC ĐÍCH VÀ NHIỆM VỤ NGHIÊN CỨU

 Mục đích

Đi sâu nghiên cứu, khảo sát thực trạng xây dựng và phát triển nguồn lực

và phát huy nguồn lực thông tin ở Thư viện Đông Nam Á

 Nhiệm vụ

Nghiên cứu thực trạng hoạt động của Thư viện Đông Nam Á

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hoạt động của Thưviện Đông Nam Á

4 PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

Bài tiểu luận sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

 Phương pháp quan sát, khảo sát thực tế

 Phương pháp tổng hợp tài liệu

 Phương pháp trao đổi, phỏng vấn

 Phương pháp phân tích

5 BỐ CỤC CỦA TIỂU LUẬN

Ngoài phần nói đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, nội dung bài tiểu luận gồm

3 chương:

Chương 1: Nguồn lực thông tin với hoạt động của thư viện Đông Nam Á Chương 2: Xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin tại thư viện Đông Nam Á

Chương 3: Giải pháp nhằm phát triển nguồn lực thông tin tại thư viện Đông Nam Á

Chương 1 NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI HOẠT ĐỘNG CỦA THƯ VIỆN ĐÔNG

NAM Á 1.1NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ NGUỒN LỰC THÔNG TIN

1.1.1 Khái niệm và đặc trưng

1.1.1.1 Khái niệm thông tin, nguồn lực thông tin

Trong cuốn từ điển Random House Dictionary of English Language,thông tin được định nghĩa là “tri thứ được giao lưu hoặc được thu nhận cóliên quan đến một sự kiện hoặc hoàn cảnh đặc biệt”

Còn trong cuốn Oxford English Dictionary thì thông tin được coi là trithức, tin tức

Trong cuốn Guide to concept and tearm in data processing, thông tinđược hiểu là “ ý nghĩa mà con người muốn diễn đạt hoặc nhận thức ra, là sựbiểu đạt các sự việc và ý tưởng bằng các phương tiện trình bày đã được quyđịnh”

Trong từ điển Bách khoa toàn thư Xô Viết của Liên Xô xuất bản trướcđây, thông tin được định nghĩa là “tin tức được truyền từ người này quangười khác bằng lời nói, chữ viết hay bằng một phương tiện nào đó”

 Nguồn lực thông tin

Có rất nhiều ý kiến khác nhau về nguồn lực thông tin Song cho đếnnay, nội hàm của khái niệm nguồn lực thông tin vẫn chưa xác định rõ ràng.Tài liệu hướng dẫn của UNESCO định nghĩa: “Nguồn lực thông tin bao gồmcác dữ liệu thể hiện dưới dạng văn bản, số, hình ảnh hoặc âm thanh được ghilại trên phương tiện theo quy ước và không theo quy ước, các sưu tập, nhữngkiến thức của con người, những kiến thức của tổ chức và ngành công nghệthông tin” Theo tác giả Lê Văn Viết , nội hàm của thuật ngữ này vẫn chưađược thống nhất: “Có người cho rằng nó tương đương như vốn tài liệu trongcác cơ quan thông tin, thư viện Người khác lại đưa ra quan điểm nguồn lựcthông tin không chỉ bao hàm các nguồn lực về tài liệu mà còn gồm các thành

phần khác như tài liệu thông tin, nhân lực thông tin… Có người lại đồngnghĩa nó với nguồn tin” Trong thực tiễn hiện nay thì nhiều nhà quản lí, cán

bộ thông tin thư viện có thói quen sử dụng “Nguồn lực thông tin ” để chỉ cácdạng tài liệu khác nhau Tác giả Phạm Văn Vũ nhận định: “Ở đây Nguồn lựcthông tin là loại tài sản cố định đặc biệt, càng được khai thác sử dụng thì cànggiầu thêm mà không hề bị hao mòn mất mát đi Trong đó việc đầu tư bảoquản và tạo điều kiện thuận lợi cho việc khai thác sử dụng các nguồn tin như

tổ chức kho lưu trữ, bảo quản, xây dựng các mục lục, các cơ sở dữ liệu chính

là làm tăng giá trị sử dụng của vốn tài sản cố định đó” Theo chúng tôi, nguồnlực thông tin trong thư viện là bộ sưu tập có hệ thống các tài liệu, thông tinphù hợp với chức năng, loại hình và đặc điểm của thư viện Nguồn lực thôngtin trong thư viện được hiểu là toàn bộ những giá trị thông tin, toàn bộ vốntài liệu mà thư viện đang sở hữu, nhằm mục đích cung cấp thông tin khingười dùng tin yêu cầu và phục vụ tối đa những yêu cầu đó Nguồn lực thôngtin bao hàm cả tiềm lực thông tin và khả năng với tới các nguồn tin khácnhau Theo nghĩa này, tất cả các nguồn thông tin có trong thư viện hoặc thưviện có thể tiếp cận đều có thể gọi là nguồn lực thông tin

1.1.1.2 Đặc trưng của nguồn lực thông tin

 Phản ánh thành tựu của trí tuệ của nhân loại

Tài liệu trong thư viện ghi lại tri thức, kinh nghiệm, hiểu biết mà conngười đã tích lũy được trong tiến trình lịch sử Đó là những thông tin có giátrị, những thành quả lao đôngk trí tuệ của những người kiệt suất trên các lĩnhvực khác nhau Việc khai thác thông tin có trong vốn tài liệu của các thư việngiúp người đọc có khả năng nâng cao trình độ văn hóa, chuyên môn, phục vụnghiên cứu khoa học, hoàn thiện quy trình sản xuất cũng như việc định hìnhthành nhân cách cho các thành viên trong xã hội Với một khối lượng sáchnhất định, nguồn lực thông tin hướng độc giả vào kho tàng tri thức của nhânloại trên tất cả các mọi lĩnh vực ở những mức độ khác nhau

 Là bộ sưu tập tài liệu với một khối lượng nhất định

Trong các thư viện, vốn tài liệu có thể đạt tới con số khổng lồ Với đặctính này, vốn tài liệu chứa đựng một dung lượng thông tin cực kỳ lớn, tạođiều kiện thuận lợi cho người sử dụng trong việc khai thác thông tin Vốn tàiliệu lớn cũng đặt cho các thư viện nhiệm vụ tổ chức cũng như bảo quản saocho có thể sử dụng nguồn tin đó một cách thuận lợi và lâu dài

 Là một bộ sưu tập tài liệu có cơ cấu hợp lý

Mặc dù được nhập vào thư viện trong những thời điểm khác nhau,nhưng mọi tài liệu trong thư viện đều phản ánh mối liện hệ cũng như sự pháttriển của các lĩnh vực tri thức như khoa học, kỹ thuật, công nghệ, văn học,nghệ thuật…

Tùy thuộc vào từng loại hình thư viện, mà trong thành phần nguồn lựcthông tin sẽ hình thành mối tương quan hợp lý về nội dung, ngôn ngữ, loạihình tài liệu

 Tập trung những thông tin được tinh lọc qua thời gian

Thực tiễn phát triển nguồn lực thông tin cho thấy những thông tin đượctập trung từ hai hướng:

Thứ nhất: đó là sự lựa chọn, thu thập những tài liệu có giá trị phù hợpvới chức năng nhiệm vụ của thư viện, cũng như hướng phát triển của khoahọc, văn hóa Việc lựa chọn giúp cho nguồn lực thông tin có khối lượng tốithiểu về phương diện vật lý, nhưng lại lưu giữ được đầy đủ những thông tincần thiết

Thứ hai: Với thời gian, kết cấu của nguồn lực thông tin sẽ hình thànhnên hai bộ phận

Bộ phận hạt nhân: gồm khối lượng tối thiểu những tài liệu cần thiếtphù hợp với chức năng, tính chất của thư viện

Vùng môi trường: gồm những tài liệu có ý nghĩa, nhưng chỉ sử dụngtrong một khoảng thời gian Đây chính là tiêu chuẩn chủ yếu xác định tài liệuvùng môi trường Những tài liệu mà qua thời gian vẫn giữ được nhu cầu sẽtăng cường cho bộ phận hạt nhân Còn những tài liệu bị lỗi thời, không đúngdiện sẽ định kỳ giải phóng ra khỏi thư viện Vùng môi trường luôn ở trạngthái động, không được ổn định như bộ phận hạt nhân

 Phản ánh chức năng xã hội và diện bổ sung của thư viện

Đây là hai yếu tố xác định việc lựa chọn tài liệu, các đề tài loại hình tàiliệu cũng như mức độ tăng cường tài liệu Có thể coi chức năng xã hội cũngnhư diện bổ sung của thư viện là cơ sở cho sự hình thành nguồn lực thông tin

Chức năng xã hội của thư viện là bộ nhớ của nhân loại, góp phần nângcao nhận thức, trình độ cho các thành viên trong xã hội, tạo điều kiện choviệc nghiên cứu phát triển các lĩnh vực khoa học, sản xuất, văn hóa, nghệthuật Đây là chức năng chung đối với tất cả các thư viện, tuy nhiên đối vớitừng loại hình thư viện, sự thể hiện có khác nhau

Để phù hợp với chức năng, diện bổ sung của thư viện nguồn lực thôngtin của thư viện được hình thành gồm hai bộ phận: phần chung bao gồm tàiliệu có trong tất cả các thư viện cùng một loại hình; phần riêng bao gồmnhững tài liệu gắn liền với từng địa phương, từng lĩnh vực Với cơ cấu nhưthế, nguồn lực thông tin giúp thư viện hoàn thành chức năng cũng như diệnphục vụ của mình.

 Luôn ở trạng thái động

Mặc dù được bảo quản, tàng chữ trong các thư viện nhưng trạng tháitĩnh không phải là đặc tính của nguồn lực thông tin Ở đây sự chuyển động,biến đổi mới là tuyệt đổi, còn đứng om chỉ là tương đối Sự chuyển động,biến đổi của nguồn lực thông tin do các nguyên nhân sau:

Thứ nhất: Thư viện thường xuyên phải nhập những tài liệu có giá trịthông tin, đáp ứng nhu cầu sử dụng của độc giả , đồng thời giải phóng nhữngtài liệu không có nhu cầu

Thứ hai: do hoạt động phục vụ của thư viện, nên thư viện thườngxuyên đưa tài liệu phục vụ độc giả và thu nhận trở lại sau thời gian sử dụng-

sự luân chuyển là tiêu chí chủ yếu đánh giá hoạt động của thư viện

 Tính lỗi thời

Lỗi thời thông tin là một trong những quy luật phát triển của tài liệutrong xã hội Nguồn tài liệu nhập vào thư viện chỉ là một phần tách ra từ dòngtài liệu chung được sản sinh ra bởi con người nên nó chịu ảnh hưởng của quyluật này Vì vậy , nguồn lực thông tin không được đổi mới sau một thời giannhất định sẽ bị lỗi thời và nhu cầu sử dụng chúng sẽ bị giảm dần Sự lỗi thờicủa tài liệu do nhiều nguyên nhân nhưng chủ yếu là do sự phát triển của vănhóa, khoa học kỹ thuật làm xuất hiện những tài liệu mới, chứa thông tin mới,

có khả năng thay thế những tài liệu xuất bản trước đây của thư viện ĐôngNam Á

1.1.2Các yếu tố ảnh hưởng tới phát triển nguồn lực thông tin

 Do số lượng tài liệu tăng lên nhanh chóng và giá cả tài liệu cũng tănglên liên tục nên thư viện Đông Nam Á không có đủ kinh phí đề bổ sung đầy đủ

số tài liệu phục vụ cho nhu cầu tin của bạn đọc

 Quy luật tập trung và phân tán thông tin, cho ta thấy trong mỗi lĩnhvực khoa học hay trong mỗi chủ đề luôn tồn tại một số lượng không nhiều cáctạp chí quan trọng, các tạp chí này chứa một lượng đáng kể các bài viết về lĩnhvực khoa học hay chủ đề đã cho Các tạp chí này có tầm ảnh hưởng rộng rãi

trong giới chuyên môn và thường được gọi là tạp chí hạt nhân hay tạp chí cốt lõi

và nhiệm vụ của thư viện Đông Nam Á nên bổ sung cho được số tạp chí này

 Quy luật già hóa thông tin, cho ta thấy rằng tài liệu khoa học có tốc độgià hóa rất nhanh, vì vậy song song với việc bổ sung các tài liệu mới, các thưviện cần phải thanh lọc các tài liệu cũ, không còn giá trị sử dụng

1.1.3Nguyên tắc phát triển nguồn lực thông tin

Người làm công tác bổ sung tài liệu phải nghiên cứu phương hướngphát triển vốn tài liệu cho phù hợp với những thay đổi của dòng tài liệu cũngnhư nhu cầu thông tin

Kế hoạch hóa quá trình phát triển vốn tài liệu Cần xây dựng kế hoạchngắn hạn đảm bảo vốn tài liệu tăng trưởng nhịp nhàng, đúng phương hướng

Phân công lao động hợp lý, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong việc lựachọ cũng như thu thập tài liệu

Phân công lao động hợp lý, ứng dụng công nghệ tiên tiến trong việc lựachọn cũng như thu thập tài liệu

 Đảm bảo sự phù hợp

Trong quá trình phát triển vốn tài liệu phải chú ý đến những yếu tố cóảnh hưởng tới nội dung, thành phần vốn tài liệu, đồng thời cũng xem xét mốiliên hệ với các thư viện khác trên cùng một địa bàn hoạt động

Có nhiều yếu tố ảnh hưởng tới vốn tài liệu:

Về phía chủ quan đó là trình độ của cán bộ, ngân sách, kho tàng, trangthiết bị của thư viện…

Về phía khách quan đó là công chúng độc giả, nhu cầu tin và thị trườngthông tin, hiện trạng vốn tài liệu của các thư viện lân cận và tình hình kinh tế-

xã hội của khu vực

 Đảm bảo sự đầy đủ

Các thư viện cần có đầy đủ thông tin cần thiết về các lĩnh vực chủ yếu

và các lĩnh vực có liên quan Thực hiện nguyên tắc này, các thư viện cần cốgắng tập trung tài liệu về tất cả các đề tài, các lĩnh vực, không phụ thuộc vàochất lượng thông tin trong đó

Các thư viện khi lựa chọn tài liệu nên chú ý tới hàm lượng thông tin,nên lựa chọn tài liệu chứa một lượng thông tin lớn

 Nguyên tắc phối hợp

Yêu cầu vốn tài liệu của bất kỳ thư viện nào cũng cần phải được xemxét như một bộ phận, một mắt xích của hệ thống vốn tài liệu trong một vùng,một khu vực cũng như đất nước

Sự phối hợp chỉ đem lại hiệu quả khi nhận định được giới hạn theo đềtài, theo loại hình tài liệu, theo ngôn ngữ giữa vốn tài liệu của các thư việnthành viên Tiếp theo là sự thỏa thuận trong việc luân chuyển cũng như sửdụng vốn tài liệu giữa các thư viện Cuối cùng là việc tổ chức bộ tra cứu, bộphận cho mượn giữa các thư viện cũng như hệ thống điều hành chung cho cácthư viện tham gia phối hợp

 Đảm bảo hiệu quả kinh tế

Mục đích của nguyên tắc này nhằm đạt hiệu quả cao trong việc hìnhthành vốn tài liệu với chi phí thấp nhất về thời gian, công sức cũng như tiềncủa

Ngân sách cấp cho thư viện chủ yếu là ngân sách của nhà nước Ở ViệtNam, kinh phí được cấp dựa trên cơ sở xếp hạng thư viện, nhưng bản thânviệc xếp hạng thư viện vẫn chưa đảm bảo tính khách quan và chính xác

1.2 KHÁI QUÁT VỀ THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á

1.2.1Lịch sử hình thành và phát triển

Thư viện Đông Nam Á được thành lập cùng với sự ra đời của Viện (1973),

là một bộ phận không thể tách rời trong các hoạt động phục vụ nghiên cứu khoahọc

1.2.2Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

 Chức năng, nhiệm vụ

Thư viện là một bộ phận quan trọng trong Viện Nghiên cứu ĐôngNam Á và được thành lập cùng với sự ra đời của Viện nghiên cứu ĐôngNam Á Đối tượng phục vụ chủ yếu là các nhà nghiên cứu khoa học, cácchuyên gia trong Viện nghiên cứu Đông Nam Á Ngoài ra, Thư viện còn

mở rộng thêm đối tượng phục vụ là những cán bộ nghiên cứu trong cũngnhư ngoài nước, các sinh viên, các bạn đọc khác có nhu cầu đọc tài liệunghiên cứu về khu vực Đông Nam Á.

Với đối tượng phục vụ hẹp như vậy, chức năng nhiệm vụ của Thưviện Viện Đông Nam Á là:

Thư viện lưu trữ các ấn phẩm nghiên cứu về khu vực Đông Nam Á

- cụ thể đó là các tài liệu nghiên cứu về văn hóa, ngôn ngữ, lịch sử, kinh

tế, dân tộc, khảo cổ học, văn học, chính trị của các nước trong khu vực

và các vấn đề khác có liên quan

Tiến hành hoạt động thông tin- thư viện phục vụ cán bộ nghiên cứunói chung nhằm đáp ứng nhu cầu tìm tin của bạn đọc một cách đầy đủ,kịp thời và chính xác nhất Thư viện cần sử dụng những phương tiệnthông tin hiện đại đồng thời kết hợp việc sử dụng các phương tiện tìm tintruyền thống như hệ thống mục lục, cùng với việc xây dựng các cơ sở dữliệu giúp cho những cán bộ nghiên cứu tìm được tài liệu nhanh nhất trongthời gian ngắn nhất

Ngoài việc biên soạn và sử dụng các ấn phẩm thông tin thường kỳ,thư viện còn biên soạn thư mục thông báo khoa học chuyên ngành -chuyên đề, giúp các nhà nghiên cứu rút ngắn thời gian sưu tầm tài liệu,tập trung thời gian nghiên cứu, đem lại hiệu quả cao, kết quả của việcnghiên cứu sớm được áp dụng vào thực tiễn

Ngoài ra, thư viện còn tổ chức trưng bày, triển lãm tài liệu mới haytài liệu theo chuyên đề, không những giới thiệu đến độc giả những tài liệu

cụ thể mà còn giúp họ tìm được nguồn tài liệu phong phú, đi sâu nghiêncứu, khai thác thông tin

Một nhiệm vụ quan trọng nữa của thư viện là phục vụ đọc, phổbiến thông tin, khai thác nội dung tài liệu để cung cấp cho người dùng tin.Thư viện tổ chức phòng đọc, phòng mượn, giúp độc giả khai thác kho tàiliệu tổng hợp, chuyên ngành, chuyên đề, kho báo, tạp chí tổ chức côngtác tra cứu theo yêu cầu của người dùng

Căn cứ vào vai trò, chức năng, nhiệm vụ được giao phó, công tác bổsung, trao đổi được đầu tư thích đáng, có chính sách phát triển lâu dài, cụthể, phù hợp với sự nghiệp hiện đại hóa

 Cơ cấu tổ chức

Hiện nay, Phòng Thông tin - Tư liệu- Thư viện có 5 cán bộ, trong đó có 1cán bộ tốt nghiệp Đại học ngoại ngữ, Khoa tiếng Pháp và hệ tại chức Đại học Vănhóa, 1 cán bộ tốt nghiệp đại học thư viện ở Liên Xô cũ, 3 cán bộ trẻ đều tốt nghiệpKhoa Thông tin - Thư viện Trường Đại học Văn hóa và Đại học Đông Đô Họ đều

là những người sử dụng tương đối tốt 1 ngoại ngữ (tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếngNga) Phòng rất chú trọng đến việc nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ chocán bộ trẻ Các cán bộ trẻ thường xuyên được cử đi học các lớp bồi dưỡng vềnghiệp vụ do Trung tâm Thông tin Tư liệu Khoa học và Công nghệ Quốc gia, ViệnThông tin Khoa học xã tội tổ chức Phòng có 2 cán bộ đang được đào tạo tại khoaSau Đại học, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội Do được đào tạo cơ bản, đội ngũcán bộ trong phòng đã đảm nhiệm toàn bộ các khâu trong hoạt động thông tin- thưviện, từ việc bổ sung, thu thập tài liệu đến xử lý thông tin, phục vụ người dùng tin.Các công việc trong phòng đều được phân công cụ thể, phù hợp với khả năng củatừng cán bộ:

- Trưởng phòng phụ trách chung, thực hiện công tác bổ sung, trao đổi tàiliệu

- Một cán bộ phụ trách phòng đọc, quản lý công tác phục vụ người dùng tin

- Một cán bộ quản lý kho tài liệu, theo dõi và nhập sách, báo, tạp chí vàokho

- Hai cán bộ thực hiện công tác xử lý nghiệp vụ, biên soạn thư mục, quản lýcác CSDL

1.2.3 Cơ sở vật chất, kỹ thuật

Là một thư viện tiêu biểu phục vụ cho ngành Đông Nam Á học ViệtNam cả về nghiên cứu và giảng dạy, Thư viện Đông Nam Á đã được đầu tưthích đáng để có cơ sở vật chất và các trang thiết bị hiện đại, theo kịp sự pháttriển về kinh tế - xã hội và chủ trương hội nhập của Viện nghiên cứu ĐôngNam Á Thư viện được bố trí gồm 4 phòng : Phòng bổ sung trao đổi; Phòng

xử lý nghiệp vụ; Phòng đọc; Và kho tại tầng 8, số 1, Liễu Giai Các phònglàm việc đều được trang bị hệ thống chiếu sáng, máy hút ẩm, điều hòa, quạtthông gió Các phương tiện để làm việc gồm có 5 máy tính (tất cả đều đượcnối mạng Internet), 3 máy in laser, scanner, đầu ghi CD, máy photocopy, các

hệ thống phần mềm chuyên dụng phục vụ cho việc phổ biến thông tin vàngười dùng tin

Sơ đồ Thư viện Viện nghiên cứu Đông Nam Á:

Phòng bổsung, traođổi

Phòng xử lýnghiệp vụ

Phòng đọc

Kho

1.2.4Đặc điểm người dùng tin

Do trình độ học vấn, tính chất nghề nghiệp là cán bộ nghiên cứu, ngườidùng tin thư viện Đông Nam Á dành nhiều thời gian để nghiên cứu và khai thácthông tin Nhu cầu tin của họ cũng rất đa dạng và phong phú Để tìm hiểu một cách

cụ thể về nhu cầu tin người dùng tin, có thể phân ra thành 2 nhóm người dùng tinchính:

- Nhóm cán bộ nghiên cứu khoa học và giảng dạy

- Nhóm cán bộ quản lý

Nhóm 1: Nhóm cán bộ nghiên cứu và giảng dạy

Đây là nhóm người dùng tin chiếm tỷ lệ cao trong tổng số người dùng tin củaThư viện Đông Nam Á Nhóm này còn bao gồm cả sinh viên năm thứ 4 của cáctrường Đại học Công việc nghiên cứu cũng như các đề tài, dự án đòi hỏi các nhàkhoa học phải chủ động tìm tòi những thông tin cần thiết, cập nhật tại các thư viện

Dù thuộc nhiều chuyên ngành khác nhau, nhóm này đều có mối quan tâm đến cácvấn đề lịch sử và hiện đại của khu vực Đông Nam Á cũng như từng quốc gia trongkhu vực Dạng tài liệu xám được đa số người dùng tin trong nhóm này rất quantâm, tập trung các công trình nghiên cứu, báo cáo khoa học, thông tin chuyên đề,các kỷ yếu hội nghị, hội thảo Nhu cầu tin của nhóm này chủ yếu là:

- Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học chuyên ngành Đông NamÁ

- Thông tin về các vấn đề chính trị, kinh tế, xã hội, an ninh, quan hệ quốctế của từng quốc gia trong khu vực Đông Nam á

- Thông tin về các kết quả nghiên cứu khoa học trong và ngoài nước về cácvấn đề khu vực học, đất nước học, các vấn đề hiện đại và truyền thống của ĐôngNam á và của từng quốc gia trong khu vực

- Thông tin dự báo về các vấn đề chính trị, xã hội, về những tác động củatình hình thế giới đến các nước trong khu vực

Thông tin dành cho đối tượng người dùng tin này rất đa dạng nhưng đòi hỏingày càng chuyên sâu để phù hợp với chuyên ngành cũng như vấn đề mà họ nghiêncứu Họ luôn yêu cầu được cung cấp những thông tin mới, cập nhật, đầy đủ vàchính xác

Dạng tài liệu mà nhóm người dùng tin này thường sử dụng ngoài sách, tạpchí, tư liệu, họ rất quan tâm đến các thông tin chuyên đề, tài liệu dịch, thông tintrên Internet, các tài liệu điền dã Các tài liệu điện tử như CD-ROM, cơ sở dữ liệu,mạng Internet được nhiều người dùng tin sử dụng Họ cũng rất hay tìm kiếm thôngtin trong các dạng tài liệu cấp 2 như Thư mục chuyên đề, Thư mục Thông báo sách

mới, tài liệu tổng thuật, lược thuật Các tài liệu này giúp họ nhanh chóng nắm bắttình hình nghiên cứu trong, ngoài nước và lựa chọn, khai thác thông tin nhanhchóng và thuận tiện.

Nhóm 2: Nhóm cán bộ quản lý

Đặc điểm của nhóm người dùng tin này là vừa đảm nhiệm chức năng lãnhđạo, quản lý ở Viện, vừa trực tiếp tham gia hoặc làm chủ nhiệm các đề tài, dự án,công trình nghiên cứu Nhóm này chiếm một tỷ lệ không lớn song lại có vai trò hếtsức quan trọng vì họ là những người tổ chức thực hiện các kế hoạch nghiên cứu của

cơ quan, góp phần đưa ra những kiến nghị và những cứ liệu khoa học nhằm gópphần hoạch định các chính sách, giải quyết các vấn đề của Việt Nam liên quan đếnkhu vực và quốc tế Để đảm đương được nhiệm vụ này, nhóm người dùng tin là cán

bộ lãnh đạo, quản lý cần được cung cấp những thông tin đầy đủ, chính xác và kịpthời Ngoài những thông tin sâu về chuyên ngành, họ còn cần những thông tin tổnghợp thuộc nhiều lĩnh vực Thông tin dành cho họ càng cô đọng, súc tích càng tốt

Đặc điểm nhu cầu tin của nhóm này là:

- Thông tin về hệ thống các văn bản pháp luật, chỉ thị, nghị quyết, chủtrương, chính sách của Đảng và Nhà nước về quản lý khoa học (đặc biệt là quản lý

cơ quan nghiên cứu liên ngành và đa ngành) và chính sách đối với khu vực

- Thông tin về chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, về diễn biến chính trị,chính sách ngoại giao của các nước Đông Nam Á, xu hướng phát triển nội tại củakhu vực, sự phát triển của khu vực trong mối quan hệ với bên ngoài

- Thông tin nhanh, có tính dự báo về các vấn đề "nóng" của khu vực

Các thông tin này thường ở dạng đã được chọn lọc, xử lý, gia cố như Tinnhanh, Tin tham khảo đặc biệt, thông tin chuyên đề, tổng quan, tổng luận

Việc tổ chức và khai thác nguồn lực thông tin phục vụ cán bộ lãnh đạo, quản

lý là một việc làm hết sức quan trọng Yêu cầu đáp ứng thông tin phải đầy đủ, toàndiện, giúp làm tăng hàm lượng khoa học trong các quyết định làm cơ sở để xácđịnh chiến lược phát triển của Viện được tốt hơn

1.3 VAI TRÒ CỦA NGUỒN LỰC THÔNG TIN VỚI THƯ VIỆN ĐÔNG NAM Á

Xu hướng phát triển – kinh tế xã hội hiện nay ngày càng dựa vào việc cung cấp đầy đủ, chính xác và kịp thời các nguồn tin Thông tin được chuyền giao theo nhiều cách khác nhau qua các hình thức khác nhau như; sách, báo, tạp chí và các vật mang tin hiện đại khác Có thể coi đây là bộ nhớ tập thể của nhân loại, là cơ sở của sự tiến bộ xã hội

Thực tiễn phát triển kinh tế - xã hội ngày càng khẳng định vai trò vô cùng quan trọng của thông tin – thư viện Trong điều 1 chương I của Pháp lệnh thư viện đã khẳng định: “ Thư viện có chức năng, nhiệm vụ giữ gìn di sản thư tịch của dân tộc; thu thập, tàng trữ, tổ chức việc khai thác và sử dụng chung vốn tài liệu trong xã hội nhằm truyền bá tri thức, cung cấp thông tin phục vụ nhu cầuhọc tâp, nghiên cứu, công tác và giải trí của mọi tầng lớp nhân dân; góp phần nâng cao trí tuệ, đào tạo nhân lực, bồi dưỡng nhân tài, phát triển khoa học công nghệ kinh tế, văn hóa, phục vụ công cuộc công nghiệp hóa – hiện đại hóa đất nước’

Nguồn lực thông tin là một phần của sản phẩm trí tuệ, là sản phẩm lao động có khoa học, kiến thức, suy nghĩ, sáng tạo của con người, phản ánh những kiến thức được kiểm soát và được ghi lại dưới dạng vật chất nào đó Những thông tin đó phải được cấu trúc, tổ chức lại giúp cho con người có thể tìm được chúng theo nhiều cách thức khác nhau, để khai thác chúng thoe nhiều phương thức khác nhau

Nguồn lực thông tin được coi là phần tích cực của tiềm lực thông tin, được kiểm soát sao cho người ta có thể truy cập, tìm kiếm, khai thác, sử dụng được và phục vụ được cho các mục đích khác nhau trong hoạt động của con người

Trải qua quá trình dài hình thành và phát triển Thư viện Đông Nam Á

đã xây dựng được nguồn lực thông tin phong phú và đa dạng ngoài các tài liệu

có được qua các nguồn như: mua, trao đổi, tặng biếu…thư viện còn chú trọng khai thác các nguồn lực ở dạng thức điện tử, đồng thời tiến hành hợp tác chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện trong nước và ngoài nước