Bài giảng Quản trị Công tác xã hội - Chương 2: Công tác hoạch định trong công tác xã hội thông qua bài học này người học nắm được khái niệm, vai trò của công tác hoạch định; nội dung các bước của tiến trình hoạch định đối với nhân viên, cơ sở xã hội; thực hiện được việc hoạch định ở cấp độ nhân viên.
Trang 1Chương 2: Công tác hoạch định trong
Công tác xã hội
Mục tiêu
+ Hiểu được khái niệm, vai trò của công tác hoạch định;
+ Nắm được nội dung các bước của tiến trình hoạch định
đối với nhân viên, cơ sở xã hội;
+ Thực hiện được việc hoạch định ở cấp độ nhân viên
Nội dung
2.1 Khái niệm, ý nghĩa của hoạch định 2.2 Quy trình hoạch định trong công tác xã hội 2.3 Quy trình lập kế hoạch quản lý trường hợp
2.1 Khái niệm, vai trò của hoạch định
2.1.1 Khái niệm hoạch định 2.1.2 Ý nghĩa của hoạch định trong công tác xã hội
Trang 22.1.1 Khái niệm hoạch định
Hoạch định hay còn gọi là công tác lập kế hoạch
gồm nhiều quan niệm khác nhau:
Thứ nhất: Hoạch định là quá trình xác định những mục
tiêu của tổ chức và phương thức tốt nhất để đạt được những
mục tiêu đó
Thứ hai: Hoạch định là quá trình chuẩn bị đối phó với
những thay đổi và tính không chắc chắn bằng việc trù liệu
những cách thức hành động trong tương lai
2.1.1 Khái niệm hoạch định
“Hoạch định là quá trình bao gồm việc xác định mục tiêu
và các chương trình, kế hoạch nhằm đạt được mục tiêu đó”
=> Chương trình, kế hoạch của tổ chức là kết quả của quá
trình hoạch định
Vậy, vì sao các tổ chức nói chung và tổ chức công tác xã
hội nói riêng phải thực hiện hoạch định?
GIỚI HẠN CÁC YẾU TỐ NGUỒN LỰC CỦA TỔ CHỨC
Trang 3Các yếu tố thuộc về môi trường hoạt động của tổ chức luôn biến động, có thể được dự đoán trước hoặc rất khó dự đoán.
=> Đòi hỏi sự thích nghi linh hoạt của tổ chức thông qua việc xác định các mục tiêu, chương trình, kế hoạch hành đồng phù hợp với từng giai đoạn.
Đặc điểm các nguồn lực quan trọng của cơ sở xã hội
+ Ngân sách: các quỹ quốc gia nhằm góp phần an sinh xã hội; các
chương trình chính sách của Chính phủ; các quỹ tài trợ của các tổ
chức, cá nhân trong và ngoài nước; ngân sách tự huy động => ngân
sách chung của cả cộng đồng và có quy định về giải ngân, chi trả
cho các cơ sở; số lượng ngân sách có giới hạn, tính bền vững còn
thấp
+ Nhân lực: cần được đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ kỹ càng và có
kinh nghiệm nhất định mới có thể thực hiện tốt các công việc Chủ
yếu là nguồn từ các cơ sở đào tạo các ngành liên quan như CTXH,
Tâm lý học, Xã hội học.
Ý nghĩa của việc lập kế hoạch
Việc hoạch định hiệu quả giúp tổ chức đạt được mục đích, mục tiêu
đề ra với chi phí và nỗ lực tối thiểu;
Mục tiêu chính trong CTXH là giúp những người cần giúp đỡ
Kế hoạch công việc đã được lập và có sự phân công nhiệm vụ, các thành viên sẽ phải chịu trách nhiệm cá nhân trong phạm vi công việc của mình.
Các định hướng lâu dài và chương trình hoạt động cụ thể, rõ ràng cho mọi cán bộ, nhân viên của cơ sở có thể thực hiện một cách tốt hơn các nhiệm vụ, chức năng của mình.
Các cấp độ hoạch định trong tổ chức
Trong các tổ chức SXKD (DN/Công ty)
- Cấp công ty (còn gọi là chiến lược; xác định các mục tiêu tổng thể, dài hạn và các định hướng phát triển của công ty)
- Cấp SBU (tạo lợi thế cạnh tranh, phân bổ nguồn lực theo ngành hàng của công ty)
- Tác nghiệp và chức năng trong mỗi SBU (bao gồm tất cả các hoạt động chức năng của tổ chức (sản xuất, tài chính, marketing, R&D, nguồn nhân lực)
Trong cơ sở CTXH
- Cấp cơ sở (Xác định các mục tiêu ngắn hạn, dài hạn, định hướng phát triển của
cơ sở)
- Cấp chức năng (các kế hoạch theo chức năng chuyên môn trong cơ sở)
- Cấp cá nhân (Kế hoạch quản lý trường hợp)
Trang 42.2 Quy trình hoạch định trong CTXH
1 Xác định mục tiêu
2 Xem xét các tài nguyên cơ sở
3 Liệt kê các phương án
4 Dự báo thành quả của mỗi phương án
5 Quyết định phương án tốt nhất
6 Hoạch định một chương trình hành động cụ thể
2.2.1 Xác định mục tiêu
Mục tiêu tổng quát: liên quan đến mục đích tồn tại
của cơ sở, những giá trị hay trạng thái mà tổ chức muốn đạt
được trong hiện tại và tương lai; mang tính dài hạn (>1 năm)
VD 1: Mục tiêu của một cơ sở nuôi trẻ là đứa trẻ bị thiệt thòi được
yêu thương, chăm sóc, có cơ hội học tập, làm việc…;
Mục tiêu của một cơ sở chăm sóc sức khỏe tâm thần là giúp đưa ra
các dịch vụ làm giảm số người có bệnh về tâm thần, ngăn ngừa
nguy cơ và hỗ trợ điều trị người bị bệnh tâm thần.
2.2.1 Xác định mục tiêu
+ Mục tiêu cụ thể: là các mục tiêu được cụ thể hóa từ các mục tiêu dài hạn/tổng quát gắn với tương lai gần (ngắn hạn, <= 1 năm) Thường các mục tiêu này gắn liền với những lĩnh vực chức năng khác nhau của cơ sở Thông qua việc xác định và thực hiện các mục tiêu cụ thể thì tổ chức đạt được các mục tiêu dài hạn
VD 2: các mục tiêu cụ thể về ngân sách, tuyển dụng, sắp xếp bố trí nhân lực, số lượng trường hợp được giải quyết, số người được hỗ trợ….của cơ sở theo từng năm
Nguyên tắc SMART trong xác định mục tiêu:
- Mục tiêu cụ thể, rõ ràng
- Mục tiêu có thể đo lường được
- Mục tiêu khả thi
- Mục tiêu phải thực tế
- Mục tiêu phải gắn với thời hạn rõ ràng
Trang 52.2.2 Xem xét tài nguyên cơ sở
+ Xem xét các tài nguyên kinh tế (ngân sách, tiền bạc), cơ
sở vật chất, nhân sự của cơ sở Sự hỗ trợ của cộng đồng
cho các dịch vụ của cơ sở cũng là tài nguyên của cơ sở
+ Đặc biệt quan tâm yếu tố nhân sự: kiến thức, kỹ năng, thái
độ
Bản chất của quản
trị là quản trị con
người trong tổ chức
2.2.3 Liệt kê các phương án
Thực tế luôn có nhiều cách thức khác nhau để đạt
được mục tiêu, tuy nhiên cách thức nào đem lại hiệu quả tối
ưu nhất trên cơ sở sử dụng tiết kiệm, hiệu quả các nguồn
lực là điều mà nhà quản trị CTXH cần xác định và cân nhắc
lựa chọn
Các nguồn lực Kết quả
Liệt kê các phương án sử dụng các nguồn lực để đạt mục tiêu đề ra
2.2.4 Dự báo thành quả của mỗi phương án
+ Dự báo những kết quả có thể đạt được khi thực hiện mỗi phương án đã được liệt kê ở bước 3.
+ Mục đích của việc dự báo: lựa chọn phương
án tốt nhất
+ Cơ sở để dự báo: môi trường kinh tế - chính trị
- xã hội; các lý thuyết, công thức tính toán, phương pháp dự báo.
+ Các yếu tố ảnh hưởng kết quả dự báo: nội dung dự toán của các phương án, năng lực của cán bộ làm công tác dự báo, phương pháp dự báo.
2.2.5 Quyết định phương án tốt nhất Việc quyết định phương án tốt nhất một phần dựa trên kết quả dự báo thành quả của phương án ở bước 4;
Cơ sở của việc lựa chọn còn cần xét đến các điều kiện khác gồm:
+ Mức độ ưu tiên của các lĩnh vực hoạt động, mục tiêu cụ thể khác nhau
+ Quan điểm, kinh nghiệm dự báo tổng quát của nhà quản trị Mức độ rủi ro của các phương án
Trang 62.2.6 Hoạch định một chương trình hoạt
động cụ thể
+ Từ phương án đã được lựa chọn, tổ chức cần triển khai xây dựng
một chương trình hoạt động cụ thể, tương ứng với các mục tiêu và
phương án đó.
+ Các kỹ thuật/công cụ triển khai phương án hay dự án được áp dụng:
Sơ đồ Gantt, biểu đồ PERT, PDCA (Plan – Do – Check – Act), nguyên
tắc SMART, 5W1H2C5M (Why – What – Who – When – Where –
How – Control – Check – Man - Money – Material – Machine –
Method)…
Sơ đồ Gantt mô tả các hoạt động của một
cơ sở xã hội
(Nguồn: trích dẫn từ Hoạt động Trung tâm
cung cấp dịch vụ công tác xã hội thành phố
Đà Nẵng 2015- Tài liệu phục vụ bài tập lớp
tập huấn cán bộ quản lý cấp cao Bộ
LĐTBXH khóa 4/2014)
2.3 Quy trình lập kế hoạch quản lý trường hợp (QLTH)
Khái niệm Quản lý trường hợp: là quá trình điều phối cac dịch vụ, trong đó nhân viên xã hội làm việc với thân chủ để xác định các dịch vụ cần thiết, tìm kiếm và kết nối các nguồn lực, tổ chức thực hiện và theo dõi sự chuyển giao các dịch vụ đó tới thân chủ một cách có hiệu quả (Social Work Practice, 1995)
Đối tượng của quản lý trường hợp + Người khuyết tật
+ Người già + Bệnh nhân HIV/AIDS + Bệnh nhân với vấn đề sức khỏe tâm thần + Người khuyết tật phát triển
+ Trẻ gặp vấn đề tại nhà trường + Những người mẹ trẻ vị thành niên, mẹ đơn than + Người nghiện
Trang 7Những vấn đề thường gặp của thân chủ
+ Tâm lý không ổn định
+ Không đủ khả năng đảm bảo cuộc sống vật chất
+ Các vấn đề sức khỏe
+ Đời sống tinh thần sa sút
+ Bất ổn, căng thẳng tâm lý, trầm cảm…
cần sự trợ giúp để tìm ra giải pháp, các dịch vụ đáp ứng
nhu cầu sinh hoạt trong khoảng thời gian dài
Mục đích của QLTH
+ Nối kết TC với các nguồn lực của các cá nhân và cộng đồng để
họ có thể giải quyết vấn đề của mình
+ Tăng cường khả năng tự giải quyết và đối phó với vấn đề của
tổ chức
+ Thiết lập và thúc đẩy hệ thống cung cấp dịch vụ hoạt động hiệu
quả, huy động nguồn lực xã hội nhằm đáp ứng nhu cầu tổ
chức, góp phần cho sự phát triển và hình thành chính sách xã
hội
Nhân viên xã hội cần phải xác định được các nguồn lực từ chính cá nhân TC,
gia đình TC, và cộng đồng NVXH cần phải điều phối tổ chúc một cách khoa
học để thân chủ có thể tiếp cận các dịch vụ này một cách hiệu quả nhất.
2.3 Quy trình lập kế hoạch quản lý trường hợp
GĐ1: Tiếp nhận và đánh giá
GĐ2: Lập
kế hoạch
GĐ3: Tổ chức thực hiện kế hoạch
GĐ4: Giám sát và rà soát
GĐ5:
Lượng giá
và kết thúc Quy trình quản lý trường hợp gồm 5 giai đoạn như sau:
2.3.1 Ý nghĩa của việc lập kế hoạch
quản lý trường hợp
Lập kế hoạch quản lý trường hợp là tiến trình phát triển các mục tiêu để đáp ứng nhu cầu của TC và nhận biết các dịch vụ cần thiết Bản kế hoạch có thể coi như một bản hợp đồng trên giấy tờ giữa cán bộ QLTH và TC
Trang 82.3.1 Ý nghĩa của việc lập kế hoạch
quản lý trường hợp
+ Hệ thống trình tự những công việc cần can thiệp;
+ Sắp xếp các công việc theo thứ tự ưu tiên trong một thời gian nhất
định, đáp ứng đúng nhu cầu cần thiết của tổ chức Trong một số bản
kế hoạch, đôi khi nhiều hoạt động diễn ra trong cùng một lúc;
+ Chỉ ra thời gian thực hiện các hoạt động và người chịu trách nhiệm
cũng như cùng tham gia;
+ Lập kế hoạch giúp cho việc tổ chức thực hiện một cách hiệu quả;
+ Lập kế hoạch là cơ sở đề rà soát, đánh giá trong các giai đoạn sau
của quản lý trường hợp.
2.3.2 Các nội dung trong bản kế hoạch QLTH
- Mục đích đã được thỏa thuận bởi người quản lý và TC
nhằm đáp ứng nhu cầu của TC;
- Những hoạt động cụ thể cần được thực hiện bởi cả TC và
NVXH;
- Thời gian cần thiết trong kế hoạch để đạt được mục tiêu;
- Người chịu trách nhiệm trong mỗi hoạt động
2.3.3 Các bước trong lập kế hoạch QLTH
1 Xác định vấn đề ưu tiên của TC
2 Xác định nhu cầu ưu tiên của TC, trên cơ sở
đó xác định mục tiêu trợ giúp
3 Xây dựng các hoạt động can thiệp
4 Xây dựng phương án
tổ chức thực hiện
1 Xác định vấn đề
ưu tiên của TC
Nhân viên xã hội (Cán bộ quản lý trường hợp) cần phải xác định vấn đề ưu tiên của TC
để dựa vào đó có thể xây dựng kế hoạch can thiệp.
Khi xác định vấn đề ưu tiên, cần quan tâm tới các lĩnh vực mà TC đó thường hay gặp phải:
(1) TC cần các dịch vụ CTXH (2) TC gặp vấn đề về giới và gia đình (3) TC với các tệ nạn xã hội
(4) TC là trẻ em cần bảo vệ (5) Đối tượng rối nhiễu về tâm trí
Trang 91 Xác
định
vấn đề
ưu tiên
của TC
(1) TC cần các dịch vụ CTXH: TC thiếu thốn tình cảm,
thiếu các mối quan hệ và có những thương tổn tâm lý
trước đó TC thường khép kín, ít bộ lộ bản thân, hạn chế
trong giao tiếp và kém hòa nhập, lối sống thụ động
1 Xác
định
vấn đề
ưu tiên
của TC
(2) TC gặp vấn đề về giới và gia đình: có thể là các
vấn đề liên quan tới quyền được tham gia trong gia đình
và xã hội, dễ bị tổn thương về thể chất lẫn tinh thần, bị
phân biệt đối xử, nhận thức hạn chế…
1 Xác định vấn đề
ưu tiên của TC
(3) TC với các tệ nạn xã hội: thường gặp các vấn đề liên quan tới sức khỏe thể chất, tâm lý tình cảm không ổn định, không có khả năng kiểm soát bản thân trước những cám dỗ của các nhóm xấu trong xã hội, chưa có đủ khả năng để sống tự lập vì khó có việc làm ổn định.
1 Xác định vấn đề
ưu tiên của TC
(4) TC là trẻ em cần bảo vệ
=> thường gặp phải các vấn đề thiếu an toàn: dễ bị xâm hại, bạo hành và bị bóc lột, không được đảm bảo chăm sóc về dinh dưỡng y tế, không được học hành, có nguy cơ bị lôi kéo vào các tệ nạn xã hội, không có người chăm sóc, nuôi dưỡng và giáo dục đúng mức, nhận thức còn hạn chế, không có các kỹ năng tự bảo vệ, dễ bị tổn thương về mặt tinh thần và tình cảm…; đặc biệt với nhóm trẻ bị khuyết tật nguy cơ bị xâm hại rất cao.
Trang 101 Xác
định
vấn đề
ưu tiên
của TC
(5) Đối tượng rối nhiễu về tâm trí:
Đây là nhóm đối tượng có vấn đề liên quan tới nhiều yếu tố mà trong đó nhấn mạnh tới tình trạng sức khỏe của đối tượng, sự hạn chế trong duy trì và phát triển các mối quan hệ
xã hội, căng thẳng thần kinh.
Trường hợp trẻ bị rối nhiễu tâm trí thường kém tập trung chú ý, dẫn tới việc lơ là học tập và có những hành vi phá rối, hoặc lệch lạc như lấy tiền, đồ vật của người khác, không cảm nhận được sự nguy hiểm nên dễ có các hành vi
đe dọa tới bản thân và người xung quanh.
Tiêu chí đánh giá, sắp xếp thứ tự ưu tiên
các vấn đề cần hỗ trợ đối với thân chủ:
+ Vấn đề cấp thiết cần giải quyết ngay, trước mắt, có liên quan đến nhu cầu
cơ bản, tối thiểu của thân chủ để tồn tại, sinh hoạt bình thường: lương
thực, thực phẩm, nhu yếu phẩm; nơi ở; chăm sóc sức khỏe; ổn định tâm
lý….
+ Các vấn đề cần giải quyết để hỗ trợ thân chủ trong dài hạn nhằm giúp
thân chủ ổn định cuộc sống: học tập, việc làm, thu nhập….
+ Các vấn đề cần giải quyết để thân chủ phát triển bản thân theo hướng
tích cực lâu dài, bền vững, trở thành người có ích cho xã hội.
Chị X là một phụ nữ có chồng và cậu con trai 3 tuổi Vì theo lời bạn bè rủ rê đi làm ăn
ở biên giới, nên trong một lần đi buôn bán chị đã bị lừa bán sang Trung Quốc.
Chị bị bắt làm vợ của một người đàn ông cục súc và hay đánh đập mỗi khi ông ta không hài lòng vì một điều gì đó Sau ba năm, may mắn chị trốn được về nước theo một nhóm bạn cùng cảnh ngộ.
Chị đang bế tắc trong mọi việc: sức khỏe yếu do thời gian ở nước ngoài chị đã phải làm lụng vất vả, bị người đàn ông “gọi là chồng” ấy bạo hành thân xác.
Chị hiện chưa dám về nhà vì sợ chồng và cha mẹ chồng ruồng rẫy, xấu hổ với bà con xóm trong làng mặc dù chị vô cùng nhớ con.
Chị chưa có nơi ở, từ khi trở về nước, chị đang ở tạm tại Trung tâm công tác xã hội của địa phương.
Chị hiện chưa kiếm được việc làm, giấy tờ tùy thân đã mất Chị đang thấy rất bối rối và
bi quan.
Nguồn: Tài liệu Hướng dẫn thực hành quản lý trường hợp dành cho cán bộ xã hội
cấp cơ sở (2016), Bộ LĐTBXH và Unicef, Hà Nội.
Những khó khăn của chị X:
1) Sức khỏe kém: lao động vất vả,
2) Bị “người chồng” ở Trung Quốc bạo hành thân xác.
3) Trạng thái tinh thần, tâm lý không ổn định: mặc cảm, tự ti, sợ hãi, bối rối, bi quan
4) Rất nhớ con nhưng không dám trở về gia đình
5) Không có thu nhập
6) Chưa tìm được việc làm để nuôi sống bản thân
7) Không có nơi ở ổn định
8) Giấy tờ tùy thân bị mất
Trang 11Nhận diện các vấn đề của chị X là:
+ Cần dịch vụ công tác xã hội: hỗ trợ duy trì cuộc sống, tìm việc
làm, cần chỗ ở ổn định, cần trợ giúp về y tế
+ Gặp vấn đề với tệ nạn xã hội: nạn nhân của nạn buôn người
+ Gặp vấn đề về gia đình: gia đình, cộng đồng có chấp nhận sự
trở về của chị X hay không? Nhớ con nhưng không dám về
+ Rối nhiễu tâm trí
=> Thứ tự ưu tiên các vấn đề cần giải quyết như thế nào?
Thứ tự ưu tiên các vấn đề của chị X:
Nguồn: Tài liệu Hướng dẫn thục hành quản lý trường hợp dành cho cán bộ xã hội cấp cơ sở (2016), Bộ LĐTBXH và Unicef, Hà Nội.
Kết quả của bước 1:
Nhân viên xã hội/ Cán bộ quản lý trường hợp cần xác định được vấn đề ưu tiên của thân chủ
2 Xác định nhu cầu ưu tiên của
TC, trên cơ
sở đó xác định mục tiêu trợ giúp
Dựa trên các vấn đề đã được xác định và sắp xếp theo thứ tự ưu tiên ở bước 1, cán bộ QLTH cần tiếp tục xác định nhu cầu ưu tiên của TC để từ đó dễ dàng đưa ra giải pháp can thiệp phù hợp.
Giải pháp can thiệp (bước tiếp theo)
Nhu cầu ưu tiên của thân chủ
Vấn đề ưu tiên của thân chủ (kết quả bước 1)