Ảnh hưởng của việc phân tích, mô tả tổ chức ở nhiều frame khác nhau trong quá trình xây dựng, phát triển một hệ thống thông tin

Đề tài được phát triển nhằm nghiên cứu những ảnh hưởng của việc mô tả tổ chức ở nhiều Frame khác nhau trong việc xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin dựa trên lý thuyết Frame củ

LỜI CẢM ƠN

Xin gởi lời cảm ơn trân trọng nhất đến:

Các Thầy Cô trong Khoa Quản Lý Công Nghiệp_ Trường Đại Học Bách Khoa - những người đã đem lại cho tôi khối kiến thức quản trị được cập nhật và mang tính ứng dụng cao

Thầy Võ Văn Huy– giáo viên hướng dẫn đề tài – đã giúp tôi định hướng, hướng dẫn phương pháp và tạo điều kiện để tôi hoàn thành luận văn này

Các đồng nghiệp trong các công Ty Tân Thiên Niên Kỷ, PSV, Trung Tâm Phần Mềm Quang Trung, Kinh Đô cùng tập thể lớp MBA khoá 14 đã giúp đỡ tôi trong quá trình lấy ý kiến cũng như khảo sát các vấn đề

Các tác giả - tập thể và cá nhân của những tài liệu tham khảo – Chính nhờ kiến thức và kinh nghiệm của họ mà tôi đã có thể mở rộng kiến thức, đồng thời tiết kiệm rất nhiều thời gian

Gia đình, người thân và bạn bè đã khuyến khích, động viên tinh thần, hỗ trợ ý tưởng, công sức và tài chính để tôi hoàn thiện đề tài này

Tp Hồ Chí Minh, tháng 06 năm 2005

Người thực hiện

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Việc thất bại của các ISD vẫn đang tiếp tục và là động cơ để thúc đẩy các nhà nghiên cứu, các nhà phát triển có cách nhận thức khác hơn, khuynh hướng tốt hơn để từ rút ra các kinh nghiệm việc quản lý tốt các yếu tố nào ảnh hưởng tới sự thành công của một ISD

Theo xu hướng hiện tại cũng như tương lai, ngoài các Công Ty tham gia làm gia công cho các thị trường nước ngoài thì một số Công Ty trong nước cũng như một số

ít các Công Ty nước ngoài, hay liên doanh đang cố gắng xây dựng sản phẩm riêng cho mình Đây là bài toán lớn nhất mà các nhà IT phải xem xét:

• Phải nghiên cứu định hướng cho sản phẩm mình cần làm: sản phẩm về ERP, E-Learning, Tài Chính Kế Toán, Quản Lý Tồn Kho, hay Cung ứng Vận Chuyển …

• Làm sao có được các yêu cầu xây dựng IS để khi áp dụng vào thực tế thì sản phẩm vẫn phải đáp ứng được yêu cầu và theo chiều hướng phát triển tốt: ngày càng mở rộng quy mô cả về chất lượng và chức năng

Thông thường các sản phẩm thất bại không phải về vấn đề kỹ thuật mà đa số là do sự không hiểu nhau giữa những người thiết kế, xây dựng IS và người sử dụng Sự không hiểu nhau này có hai dạng

• Chưa tìm hiểu yêu cầu của người sử dụng chưa kỹ

• Đã tìm hiểu các yêu cầu nhưng hiểu sai và đôi khi có sự nhầm lẫn

Do đó có thể nói cách phân tích yêu cầu từ người sử dụng rất quan trọng, vấn đề này cần phải thực hiện trước khi bắt tay xây dựng IS

Đề tài được phát triển nhằm nghiên cứu những ảnh hưởng của việc mô tả tổ chức ở nhiều Frame khác nhau trong việc xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin dựa trên lý thuyết Frame của Bolman và Deal bằng cách tìm hiểu mô hình áp dụng Frame, các lý thuyết áp dụng Frame trong việc xây dựng một IS, cách phân tích yêu cầu của một tổ chức cho việc xây dựng IS Áp dụng phương thức Case Study và Action Research thiết lập một Case Study cho một IS đã và đang triển khai cho nhiều tổ chức mà tác giả có tham gia IS này đã xây dựng từ năm 1999 và hiện nay vẫn còn đang sử dụng và phát triển cho nhiều tổ chức khác nhau

Mục đích của đề tài nhằm nghiên cứu tìm hiểm và thực hiện các công việc sau:

• Tìm hiểu sự ảnh hưởng của các frame lên việc xây dựng và phát triển một IS

• Tìm hiểu sự ảnh hưởng của các frame ở các giai đoạn có sự khác nhau

• Xây dựng lý thuyết về requirement cho một ISD: Spiral Model of Requirement Development

Đề tài sẽ đóng góp một phần nhỏ về việc nhấn mạnh ảnh hưởng của việc phân tích tổ chức ở nhiều frame khác nhau cũng như nhấn mạnh yếu tố quan trọng cho việc thành công của một IS Khẳng định các giả thuyết đưa ra bằng cách khảo sát hai đối tượng cho hai vấn đề: thành viên lớp MBA khóa14_việc chọn vấn đề trong từng version của tác giả, các thành viên tham gia xây dựng IS_kiểm định giả thuyết mà tác giả đưa ra Việc áp dụng các frame của Bolman và Deal cho một IS thực tế cũng giúp cho tác giả và các đồng nghiệp hiểu rõ hơn nhiệm vụ, trách nhiệm, hiểu rõ những ảnh hưởng nào giúp cho mình phát triển IS được trọn vẹn và thành công hơn

Ngoài ra kết quả của nghiên cứu sẽ đưa ra đề nghị cho các tổ chức, các nhà xây dựng IS, các tổ chức tư vấn xây dựng IS cho các tổ chức với mục tiêu: làm sao để xây dựng được các IS tốt hơn, có những tư vấn hay phân tích tốt hơn nhằm giảm rủi

ro trong công việc xây dựng, phát triển cũng như sử dụng phần mềm

MỤC LỤC

3.5.1 LỜI CẢM ƠN 1

3.5.2 TÓM TẮT LUẬN VĂN 2

3.5.3 MỤC LỤC .5

3.5.4 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT 7

3.5.5 DANH MỤC CÁC HÌNH 8

3.5.6 DANH MỤC CÁC BẢNG 10

3.5.7 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 11

1.1 Hoàn cảnh và lý do hình thành đề tài 12

1.2 Nội dung và Mục đích của đề tài 14

1.3 Phạm vi của đề tài 15

1.4 Phương pháp nghiên cứu 15

3.5.8 CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU 18

2.1 Các khái niệm cơ bản về ISD và các thành phần liên quan 19

2.2 Các yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công trong ISD 24

2.3 Phương pháp phân tích tổ chức 31

2.4 Frame, tác động của frame trong ISD .35

2.5 Cách phân tích tổ chức ở nhiều frame khác nhau .39

2.6 Khoảng cách giữa IT và Business .40

3.5.9 CHƯƠNG 3: THIẾT LẬP KHẢO SÁT 42

3.1 Phương thức thành lập Case 43

3.2 Mô tả Case 43

3.3 Phân tích Case 50

3.4 Thiết lập các giả thuyết 59

3.5 Thiết lập khảo sát 64

3.5.1 Mô hình khảo sát Case 64

3.5.2 Thiết lập bảng câu hỏi 69

3.5.3 Thử nghiệm khảo sát 70

3.5.4 Mẫu và thủ tục lấy mẫu 72

3.5.4 Thu thập dữ liệu 73

3.5.6 Phương thức phân tích dữ liệu 74

3.5.10 CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH 75

4.1 Kết quả khảo sát 76

4.2 Kiểm định giả thuyết 77

4.3 Lý thuyết về requirement trong ISD: Spiral Model of Requirement Development 88

4.4 Nhận định khác 92

3.5.11 CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ NGHỊ 93

5.1 Kết luận và về việc sử dụng Action Research và Case Study 94

5.2 Kết luận và các đóng góp từ quá trình nghiên cứu 94

5.2 Những hạn chế và hướng nghiên mở rộng đề tài 98

PHỤ LỤC 3.1 THU THẬP DỮ LIỆU TỪ IS 99

PHỤ LỤC 3.2 THIẾT KẾ WEBSITE CHO VIỆC THU THẬP DỮ LIỆU 106

PHỤ LỤC 3.3 Ý KIẾN CỦA USER TRONG VERSION 6 114

PHỤ LỤC 3.4 BÁO CÁO THỬ NGHIỆM VÀ KHẢO SÁT 116

PHỤ LỤC 4.1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT FRAME CHO TỪNG VẤN ĐỀ 119

PHỤ LỤC 4.1 KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÓ THÀNH PHẦN CỦA FRAME TRONG CÁC VERSION CHO KIỂM ĐỊNH GIẢ THUYẾT 121

TÀI LIỆU THAM KHẢO 122

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

Admin : Nhà quản trị (Administrator)

AS : Mô tả kiến trúc (Architect Specification)

BA : Chuyên viên phân tích (Business Analyst)

CNTT : Công nghệ thông tin

CSFs : Các yếu tố tiên quyết đối với sự thành công (Critical Success Factors)

DM : Chuyên viên quản lý tài liệu (Document Manager)

ERP : Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning)

FS : Mô tả chức năng (Function Specification)

IS : Hệ thống thông tin (Information System)

ISD : Phát triển hệ thống thông tin (Information System Development)

LMS : Learning Management System

PM : Quản lý dự án (Project Managar)

RE : Phân tích yêu cầu (Requirement Enigneering)

SOW : Statement of Work

TD : Test Director (Công cụ hỗ trợ theo dõi lỗi trong quá trình kiểm tra lỗi phần

mềm)

TS : Mô tả kỹ thuật (Techinical Specification)

DANH MỤC CÁC HÌNH

Sơ đồ 1.1 Mô hình cơ bản của quá trình nhận dạng vấn đề 16

Sơ đồ 2.1 Hệ thống thông tin 19

Sơ đồ 2.2 Các quá trình trong ISD 21

Sơ đồ 2.3 Framework hỗ trợ cho ISD 29

Sơ đồ 2.4 Mối quan hệ giữa các yếu tố ảnh hưởng khi có sự thay đổi của tổ chức 30

Sơ đồ 2.5 Mô hình diễn tả khoảng cách giữa IT và Business 41

Sơ đồ 3.1 Mô hình E-Learning 50

Sơ đồ 3.2 Các bước xây dựng cho IS ở Version 1 51

Sơ đồ 3.3 Các bước xây dựng cho IS ở Version 2 52

Sơ đồ 3.4 Các bước xây dựng cho IS ở Version 3 55

Sơ đồ 3.5 Các bước xây dựng cho IS ở Version 4 54

Sơ đồ 3.6 Các bước xây dựng cho IS ở Version 5 55

Sơ đồ 3.7 Các bước xây dựng cho IS ở Version 6 56

Sơ đồ 3.8 Các bước xây dựng cho IS ở Version 7 57

Sơ đồ 3.9 Tổng quan về quá trình làm việc trong IS 58

Sơ đồ 3.10 Mô hình Version_Quá Trình .59

Sơ đồ 3.11 Sơ đồ các Stakeholder trong IS .61

Sơ đồ 3.12 Mô hình khảo sát lựa chọn vấn đề cho các version .65

Sơ đồ 3.13 Mô hình khảo sát lựa chọn frame cho các vấn đề .68

Sơ đồ 3.14 Mô hình thử nghiệm khảo sát 71

Sơ đồ 4.1 Kết quả khảo sát ảnh hưởng của Strutural Frame lên Version 1 79

Sơ đồ 4.2 Kết quả khảo sát ảnh hưởng của Human Resource Frame lên Version 2 81

Sơ đồ 4.3 Kết quả khảo sát ảnh hưởng của Human Resource Frame lên Version 3 83

Sơ đồ 4.4 Kết quả khảo sát ảnh hưởng của Political Frame lên Version 4 84

Sơ đồ 4.5 Kết quả khảo sát ảnh hưởng của Culture Frame lên Version 5 85

Sơ đồ 4.6 Kết quả khảo sát ảnh hưởng của Political Frame lên Version 7 87

Sơ đồ 4.7 Mô hình quan hệ giữa các frame 88

Sơ đồ 4.8 Spiral Model of Requirement Development 89

CHƯƠNG 1

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Giới thiệu lý do phát triển đề tài và các vấn đề nghiên cứu chủ chốt

Phần thứ nhất mô tả hoàn cảnh và lý do ra đời của đề tài

Phần thứ hai giới thiệu nội dung, mục đích, phạm vi đề tài và phương pháp nghiên cứu

1.1 Hoàn cảnh và lý do hình thành đề tài

Hàng năm các tổ chức đã bỏ ra một chi phí khá lớn cho việc đầu tư vào việc xây dựng và phát triển một hệ thống thông tin (Information System Development_ ISD)

Do đó có rất nhiều nghiên cứu và thống kê về những cơ sở, yếu tố cho việc thành công một hệ thống thông tin (Information System_IS) nhưng cũng có rất nhiều báo cáo, thống kê về sự thất bại của các IS cũng như những yếu tố gây ra sự thất bại này Tất cả các nghiên cứu đều nhận định rằng : “Nếu các nhà xây dựng hệ thống thông tin xác định được các yếu tố ảnh hưởng tới hệ thống trước khi bắt đầu xây dựng một IS thì họ có thể điều chỉnh và nắm bắt các yếu tố này để thành công trong ISD”1

Nhìn lại tình hình phát triển ngành công nghệ thông tin_truyền thông ở Việt Nam, ngược với những dự đoán về sự bùng nổ công nghệ thông tin và triển vọng đưa ngành này thành một mũi nhọn của cả nước nhưng thực tế cho thấy ngành công nghệ này đang có những bước đi rất chậm chạp, các doanh nghiệp còn thờ ơ với việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động quản lý sản xuất bởi vì họ không biết được hệ thống thông tin có hiểu được các yêu cầu của mình hay không Ngoài ra nếu có hệ thống thông tin nào được xây dựng thì cũng hay có tình trạng các nhu cầu bị thay đổi liên tục, dẫn đến tình trạng dự án bị hủy bỏ, hoặc chi phí bảo trì phần mềm rất cao, thêm vào đó thực lực làm phần mềm của các nhà sản xuất còn kém dẫn đến tổng chi phí làm phần mềm trở nên cao mặc dù giá nhân công rẻ Mức đầu tư vào Công Nghệ Thông Tin (CNTT) của khối doanh nghiệp trung bình chỉ đạt 0,05 – 0,08% doanh thu2

1 Lena Aggestam, Planning for Information Systems Development

2 Văn phòng Ban chỉ đđạo quốc gia về CNTT-TT (2004), “Khảo sát tình hình ứng dụng CNTT-TT trong doanh nghiệp”.

Tuy nhiên có một điều đáng mừng là lần đầu tiên, Tập đoàn tư vấn quốc tế Kearney đã xếp Việt Nam vào danh sách 25 nước "thu hút gia công dịch vụ phần mềm tốt nhất" Việt Nam với điểm số 4,70/10 được xếp thứ hạng 20 trên tổng số

25 nước được chọn vào chung kết Điểm tổng sắp này được tính trên 3 tiêu chí: tài chính, môi trường kinh doanh và nhân lực Kearney xem báo cáo này như một công cụ để các công ty nước ngoài lựa chọn nên gia công phần mềm ở nước nào Trong danh sách này, đứng đầu là Ấn Độ, Trung Quốc và Việt Nam tuy đã có tên trên bản đồ nhưng vẫn đứng sau hàng loạt các nước trong khối ASEAN là Malaysia, Singapore, Philippines, Thái Lan

Bên cạnh đó, có khoảng cách rất lớn giữa người sử dụng và người phát triển bởi vì hầu hết các nhà IT có ít hoặc không có kinh nghiệm về nghiệp vụ mà họ sẽ phát triển thành các phần mềm, người sử dụng thì không phải là chuyên gia trong quá trình trong một ISD Do vậy đã có nhận định rằng : “ IT không phải là vấn đề mà vấn đề là ở chỗ những người đầu tư, phát triển và người sử dụng IT ” 3

Khi được giới thiệu về vấn đề Reframing Organizations và bốn frame: Structural Frame, Human Resources Frame, Political Frame, Symbolic Frame của Bolman and Deal, nghiệm lại các công việc của mình trước đây và hiện tại tôi nhận thấy ở lý thuyết này có ảnh hưởng rất lớn tới việc xây dựng một IS Nhìn lại các công việc hiện tại của Công Ty và công việc của bản thân tôi_ tôi cũng thấy rõ tầm quan trọng cũng như đã trải qua những khó khăn khi xây dựng một IS cho các tổ chức, tôi nghĩ rằng việc tìm hiểu các yếu tố tác động đến việc xây dựng một IS thành công rất quan trọng, nó không những giúp cho các nhà xây dựng IS mà còn giúp cho các

3 Harvard Business Review, Does IT Matter? An HBR Debate

nhà quản lý hiểu và thấy rõ sư tác động lẫn nhau giữa IT và Business để giúp cho hai bên có thể nhìn chung một hướng để cùng đạt được những mục đích của mình

1.2 Nội dung và mục đích của đề tài

Luận văn này thực hiện nhằm dựa trên những lý thuyết về các yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một hệ thống thông tin (Critical Succes Factors _ CSF), lý thuyết về bốn frame của Bolman và Deal từ đó xây dựng và thực hiện các nghiên cứu sau:

• Sự ảnh hưởng của các frame lên việc xây dựng và phát triển một IS

• Sự ảnh hưởng của các frame ở các giai đoạn có sự khác nhau

• Xây dựng lý thuyết về requirement cho một ISD

Xây dựng Case về việc xây dựng cũng như thay đổi trong một IS của một tổ chức, từ đó nhận dạng các yếu tố ảnh hưởng để xác định các frame có liên quan trong từng giai đoạn, khẳng định giả thuyết đưa ra

Kết quả của nghiên cứu sẽ đưa ra đề nghị cho các tổ chức, các nhà xây dựng IS, các tổ chức tư vấn xây dựng IS cho các tổ chức Ngoài ra đề tài này cũng sẽ rất là hữu ích cho các Business Analyst (BA), các lập trình viên tham gia vào vai trò phân tích, các nhà quản lý dự án (PM) ở các công ty phần mềm vì sẽ giúp cho họ thấy được các yếu tố ảnh hưởng tới việc xây dựng thành công một IS, làm khoảng cách giữa IT và Business ngắn lại, và đặc biệt là giúp cho các nhà sản xuất IT hiểu rõ hơn vì sao cần phải xác định mục tiêu của tổ chức trong ISD trước khi bắt đầu xây dựng một IS cho tổ chức cũng như các nhà quản lý thấy được sự quan trọng của mình trong việc hỗ trợ các nhà làm IT xây dựng một IS thành công cho tổ chức mình

1.3 Phạm vi của đề tài

Có rất nhiều yếu tố ảnh hưởng tới một ISD nhưng tác giả chọn yếu tố ảnh hưởng của việc phân tích và mô tả tổ chức ở nhiều frame khác nhau dựa vào lý thuyết về bốn frame: Structural Frame, Human Resources Frame, Political Frame, Symbolic Frame của Bolman and Deal bởi vì các lý do sau:

Tổ chức là một hệ thống phức tạp, bao gồm nhiều yếu tố có sự liên kết nhau và có mối quan hệ với nhau, đó là các vấn đề về cấu trúc tổ chức, các chính sách, các mục tiêu của tổ chức, con người trong tổ chức, văn hóa của tổ chức v…v Do vậy theo khi xây dựng một IS thì đòi hỏi phải có cái nhìn và tìm hiểu tổ chức ở nhiều góc cạnh, nhiều hướng khác nhau

Ngoài ra, trong một môi trường năng động và hiện đại như ngày nay thì một tổ chức nào cũng phải luôn luôn thay đổi, sự thay đổi của tổ chức được mô tả giống như một cuộc hành trình trong đó có nhiều người quản lý và cuộc hành trình này sẽ không bao giờ kết thúc Do vậy khi xác định các đối tượng và mục tiêu của tổ chức, đòi hỏi phải được phân tích và mô tả ở nhiều frame khác nhau ở các mức độ khác nhau để cho ta thấy được rõ đích đến của cuộc hành trình

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Nghiên cứu nội nghiệp (desk research)

Nghiên cứu về các lý thuyết phân tích về các yếu tố ảnh hưởng tới việc thành công của trong ISD

Nghiên cứu về các lý thuyết về bốn frame của Bolman and Deal

Nghiên cứu về cách phân tích xác định các yêu cầu của tổ chức trong ISD

Áp dụng các lý thuyết này vào để tìm ra các yếu tố ảnh hưởng của các frame trong các chức năng của một IS, xây dựng các tiêu chuẩn xác định

Action Research, Case Study

Action Research được sử dụng trong những tình huống thực tế, giải quyết những

vấn đề thực tế, đặc biệt là trong những tình huống mơ hồ nhập nhằng để xác định và áp dụng framework thích hợp4 Ngoài ra action research giúp cho việc phát triển các kiến thức khoa học cũng như nâng cao năng lực của từng đối tượng để có thể ứng dụng trong những thay đổi của hệ thống

Vòng tròn của action rerearch theo Checkland (1990)

Framework

của các ý

tưởng (F) Phương pháp luận thể hiện các ý tưởng (M)

Nghiên cứu tình huống (R)

Sơ đồ 1.1 Mô hình cơ bản của quá trình nhận dạng vấn đề

4Rory O'Brien, An Overview of the Methodological Approach of Action

Research

Case Study : Case Study là việc xem xét hiện tượng bằng cách chọn lựa các dữ

liệu mang tính định tính từ một hay nhiều thực thể khác nhau, diễn dịch các vấn đề theo thứ tự thời gian, bao gồm 3 bước

• Hướng dẫn việc thiết kế và thu thập dữ liệu

• Xử lý dữ liệu

• Kết quả nghiên cứu

Đa số là phương thức nghiên cứu trong lĩnh vực IS đều sử dụng Case Study

Thiết kế nghiên cứu trong đề tài được thiết lập

Dùng Action research để liên kết giữa lý thuyết và thực tế để đạt được cả thực tế và các đối tượng nghiên cứu, sau đó là quá trình tìm hiểu chính là chú trọng lên vấn đề thực tế và các quá trình đang xảy ra của một ISD về E-Learning đã đang sử dụng và tiếp tục phát triển cho các tổ chức Kết quả của nghiên cứu này sẽ đưa ra một lý thuyết ảnh hưởng của frame lên một ISD Case Study sẽ là việc diễn dịch hệ thống theo các ảnh hưởng của lý thuyết về 4 frame của Boldman và Deal bằng cách thu thập dữ kiện trong quá khứ và hiện tại của IS, phỏng vấn các đối tượng có liên quan để đưa ra nhận định và đánh giá chính xác

2.1 Các khái niệm cơ bản về ISD và các thành phần liên quan

Hệ thống thông tin (Information System_IS)

“Một IS là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin”5 , một

IS bao gồm các thành phần

• •Hard and Software

• Dữ liệu

• Con người

Mục đích của hệ thống là quản lý, xử lý thông tin để giúp cho tổ chức đạt được những mục đích của mình

Sơ đồ 2-1: Hệ Thống Thông Tin

Triển khai hệ thống thông tin_Information System Development (ISD)

ISD được mô tả như là một nhóm các hoạt động có sự liên quan nhau theo một trình tự hay những tác vụ song song nhau để tạo ra các thông tin thỏa mãn theo các yêu cầu của tổ chức Các quá trình này khác nhau hay giống nhau tùy thuộc vào một tổ chức, có hệ thống xây dựng cho riêng mình hay là họ mua một sản phẩm đã

5 Võ Văn Huy_Huỳnh Ngọc Liễu, Hệ Thống Thông Tin, tr.23

có sẵn So sánh việc mua một sản phẩm với việc tiến hành xây dựng một IS ở một tổ chức, thì yếu tố dữ liệu và con người vẫn giống nhau

Quy trình trong ISD

Phân tích tính khả thi: Phân tích những khó khăn và cơ hội của tổ chức, bao gồm

cả IS, việc phân tích này giúp cho ta quyết định có tiếp tục xem xét ISD hay không

Phân tích hoạt động của tổ chức: Việc phân tích này nhằm xác định các IS có thể

đóng góp cho tổ chức Kết quả của bước phân tích này là bảng phân tích chi tiết các

triển vọng của IS

Phân tích hệ thống thông tin: Phân tích chi tiết triển vọng của hệ thống hiện tại

của phân tích tổ chức để từ đó quyết định những yêu cầu cho hệ thống mới Kết quả của việc phân tích này sẽ là một đặc tả các yêu cầu Một số yêu cầu là yêu cầu về các thành phần IT, yêu cầu về dữ liệu, con người và tổ chức

Thiết kế hệ thống: Thiết kế IS để đáp ứng các yêu cầu trong các đặc tả yêu cầu ở

bước phân tích hệ thống thông tin

Hiện thực: Quyết định mua và xây dựng các phần cứng, phần mềm Một IS mới sẽ

được kiểm tra và sẽ hướng dẫn người sử dụng trước khi chúng ta thay thế bằng một

IS mới Việc thay thế có thể thực hiện một lần hoặc có thể thay thế từ từ

Áp dụng và bảo trì: Hệ thống được áp dụng và sẽ được bảo trì và cải tiến một số

tính năng

Kết thúc: Khi một IS đã hoàn tất, nếu chúng ta không cần hỗ trợ thêm cho tổ chức

thì sẽ được kết thúc

Trong các quá trình trên, chúng ta có thể chia làm 3 bước chung:

- Xác định hệ thống sẽ làm cái gì (What ): bước này thì việc phân tích yêu cầu là quan trọng nhất, là yếu tố quyết định sự thành công của một IS, kết quả của việc phân tích yêu cầu là tài liệu đặc tả các yêu cầu của hệ thống

- Xác định hệ thống sẽ làm như thế nào (How): từ tài liệu đặc tả trên, chúng ta sẽ quyết định việc thiết kế hệ thống và hiện thực hệ thống

- Đưa hệ thống vào hoạt động (Operation): đề ra kế hoạch bảo trì theo dõi hệ thống

Mục đích của việc phân tích yêu cầu của hệ thống giúp cho các nhà xây dựng hệ thống nắm được những mong muốn của tổ chức, mục tiêu của tổ chức Nếu một hệ thống được thiết kế rất tốt nhưng khơng đáp ứng theo yêu cầu của tổ chức thì khơng thể sử dụng được vì vậy việc phân tích hệ thống cẩn thận là một yếu tố quan trong của ISD

Hình 2-2: Quy trình của một ISD6

Phân tích tính khả thi Thiết kế hệ thống Áp dụng Phân tích hoạt động của tổ chức Hiện thực Bảo trì Phân tích IS của tổ chức

WHAT HOW

OPERATION

Phân Tích Yêu Cầu (Requirement Enigneering_RE)

Đặc tả yêu cầu của

hệ thống (Requirements

Specification_RS)

Sơ đồ 2.2 Các quá trình trong ISD

Phân tích yêu cầu (Requirement Enigneering_RE)

Phân tích các yêu cầu của tổ chức để xây dựng trong ISD là cách chúng ta xem xét tổ chức như một hệ thống và phân chia hệ thống ra thành những chức năng hay những quá trình bằng cách xác định các thông tin về các yêu cầu của hệ thống, mục tiêu của hệ thống, các định nghĩa và công việc trong các quá trình, xem xét các mối quan hệ giữa các quá trình giữa các công việc khác nhau, giữa con người với con người, các cấu trúc cũng như các phần tử khác nhau trong hệ thống, để gom lại thành một liên kết thống nhất, chặt chẽ và hài hòa

Khi phân tích yêu cầu thì có thể là sẽ xác định yêu cầu mới của hệ thống hay thêm các yêu cầu cho một số chức năng của hệ thống đã có hay bổ sung vào các yêu cầu vừa mới phân tích, tạo mối liên kết giữa các yêu cầu, dẫn dắt các yêu

6 Lena Aggestam, Planning For Information Systems Development

cầu theo một trình tự có liên quan để tạo một đặc tả yêu cầu (Requirements Specification _RS)

Xác định yêu cầu _ Requirements Elicitation

Yêu cầu là gì? : “Không có một định nghĩa chung cho yêu cầu (Requirement), nhưng ở trong tình huống này chúng ta có thể xem yêu cầu có các yêu tố sau: có nguồn gốc, có động cơ, có mục tiêu rõ ràng”7

Mục đích của việc xác định yêu cầu cho công việc phân tích yêu cầu là thu thập dữ liệu để có thể đáp ứng được những mục tiêu, những mong muốn của tổ chức Nếu chúng ta không hiểu gì về tổ chức mà chúng ta đang xây dựng một IS thì sẽ không thể xây dựng được một IS cho tổ chức, ngoài ra nếu xác định sai yêu cầu của tổ chức thì việc xây dựng IS cũng không đạt kết quả tốt mà còn tốn kém hơn cho cả nhà IT và tổ chức

Các công việc phải đạt được khi xác định yêu cầu

Hiểu ứng dụng của hệ thống: phải nắm bắt được các vấn đề chung của hệ thống

Không phải chỉ thu thập ở một nơi, mà đòi hỏi phải quan sát và thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như nơi làm việc, các tài liệu bằng giấy tờ, các công việc làm bằng tay

Hiểu các vấn đề của hệ thống: Xác định chi tiết các vấn đề của hệ thống bằng

cách xem xét khuynh hướng mở rộng của hệ thống trong tương lai, nhận dạng các vấn đề có khả năng thay đổi cao Thông thường những nhà quản lý nắm bắt được vấn đề này thì hay bận rộn không có thời gian để giải thích và cho ý kiến về việc

7 Karlsson, J (1996) A systematic Approach for Prioritizing Software

Requirements

này, đòi hỏi người xác định yêu cầu phải có những tầm nhìn hay sức thuyết phục để có được các thông tin này

Hiểu các nhiệm vụ, công việc, ảnh hưởng của hệ thống: Phải biết các tương tác

và sự ảnh hưởng của IS tới tổ chức, hệ thống sẽ giúp gì cho mục tiêu của tổ chức

Hiểu những mong muốn và ràng buộc của các system stakeholders: Nắm bắt

các quá trình, các vai trò của hệ thống hiện đang sử dụng để có thể hiểu được những mong muốn cũng như mức độ hỗ trợ mà các stakeholder đang muốn.Những stakeholder sẽ có những yêu cầu khác nhau và họ sẽ diễn đạt theo nhiều cách khác nhau và đôi khi các stakeholder cũng không biết họ muốn gì từ hệ thống do vậy không ngạc nhiên là sẽ có những yêu cầu không thật, những yêu cầu mà hệ thống không thể đáp ứng được

System Stakeholders

“Là những người hay tổ chức mà bị ảnh hưởng bởi hệ thống và họ có sự tác động trực tiếp hay gián tiếp lên các yêu cầu của hệ thống thì được gọi là system stakeholders”8

Tùy theo hệ thống sẽ có nhiều nhóm stakeholder khác nhau ở nhiều vai trò khác nhau Stakeholder có thể là những người trong tổ chức nhưng cũng có ở ngoài tổ chức Có thể chia làm bốn nhóm sau:

• Developers: có thể ở ngoài hay trong tổ chức, sẽ là những người thực hiện các công việc như phân tích, thiết kế, hiện thực, bảo trì, huấn luyện v.v

• Legislator: là những người đưa ra các quy định ảnh hưởng tới các quá trình của hệ thống

8 Avison and Fitzgerald, Information System Development : Methodologies, techniques and tools

• Decision maker: đại diện nhóm người thực hiện các quá trình, bao gồm: các nhà quản lý (managers) nhóm phát triển, quảùn lý nhóm người dùng

• Users: Có nhiều cách định nghĩa khác nhau, nhưng nói chung là tất cả những người làm việc trong hệ thống như là: chuẩn bị dữ liệu cho phần input của hệ thống hay sử dụng các kết quả của hệ thống , sử dụng hệ thống thường xuyên để theo dõi thông tin, hay cả những người ở ngoài hệ thống

Thế nào là một IS thành công?

Không có một định nghĩa chung thế nào là một IS thành công, nhưng sự thành công của một IS được xem xét như là một đánh giá bao gồm chất lượng kỹ thuật và sự chấp nhận của người dùng

Theo Anne Persson, có thể xây dựng một định nghĩa cho một IS thành công theo cách nhìn của người quản lý và theo cách nhìn của người sử dụng là:

• Đúng thời hạn

• Không vượt quá chi phí dự định

• Đáp ứng được mục tiêu, yêu cầu

• Có được nhiều sự thõa mãn của người dùng

Trong đó, ba yếu tố trên là theo cách nhìn của người quản lý, yếu tố thứ tư là theo cách nhìn của người sử dụng

2.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công trong ISD

Xác định các yêu tố ảnh hưởng đến sự thành công trong ISD:

Giả sử rằng, tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công trong ISD sẽ được tìm thấy trong giai đoạn phân tích yêu cầu, Anne Persson cho rằng các yêu tố sẽ ảnh hưởng sẽ như sau:

1 Xác định ranh giới cho toàn hệ thống cũng như những hệ thống con liên quan tới

Tổ chức là một hệ thống, hệ thống này có nhiều đối tượng liên quan nhau và có quan hệ đến những hệ thống khác, có khi có những hệ thống con, do vậy việc xác định ranh giới của hệ thống là xác định các ràng buột nào cần xem xét, những vấn đề nào bỏ qua

Trả lời câu hỏi: hệ thống hiện tại có liên quan tới toàn bộ tổ chức hay chỉ một

phần?

2 Phân tích và mô tả hệ thống trong những frame khác nhau

Để nắm rõ toàn bộ bức tranh và hiểu rõ tổ chức thì việc xem xét tổ chức ở nhiều góc nhìn khác nhau Bolman và Deal đã đưa ra bốn loại frame

• The Structural Frame

• The Human Resource Frame

• The Political Frame

• The Symbolic Frame

Mỗi frame sẽ là một hình ảnh thực tế và việc áp dụng cả bốn frame trên giúp hiểu

rõ hơn về tổ chức

3 Hiểu rõ văn hóa của tổ chức

Văn hóa của tổ chức sẽ chi phối sự thay đổi của tổ chức, mỗi tổ chức sẽ có một nét văn hóa riêng Trong ISD chúng ta sẽ nhận ra sự quan trọng của IS với sự tương thích với văn hóa của tổ chức, đó cũng là xem xét mức độ tìm hiểu văn hóa của tổ chức nhiều hay ít

4 Xác định những đối tượng, mục tiêu của việc thay đổi của tổ chức

Việc xác định này được xem xét trong cả hai cách: ở những frame khác nhau và ở những cấp trừu tượng khác nhau

Mục tiêu của tổ chức sẽ làm thay đổi tổ chức, việc xem xét các mục tiêu đối tượng của tổ chức ở những frame khác nhau, ở những cấp trừu tượng khác nhau để thấy rõ sự ảnh hưởng của sự thay đổi cũng như ranh giới của tổ chức, để từ đó xác định được mục tiêu cũng như đạt được chấp nhận giữa các stakeholder

Trả lời các câu hỏi:

• Chúng ta cần gì ? (What do we need? )

• Tại sao chúng ta cần? (Why do we need? )

• Chúng ta sẽ hiện thực như thế nào ? (How are we going to implement it

?)

5 Đáp ứng được các mục tiêu của tổ chức

Một IS thành công là đáp ứng được mục tiêu của tổ chức do đó IS phải phù hợp với các kế hoạch kinh doanh của tổ chức, hỗ trợ các chiến lược của tổ chức Đây cũng chính là mức liên quan đến những câu hỏi Why

6 Xác định và nhận dạng đúng các stakeholder để đáp ứng được yêu cầu của họ

Có khoảng cách giữa người sử dụng và người phát triển IS và đó cũng là lý do chính cho việc thất bại một số dự án về IT, đó là những mâu thuẫn về những mong muốn của nhóm stakeholder, họ có những ý kiến , quan điểm khác nhau về các yêu cầu của IS, và hiếm khi có một bức tranh rõ ràng về các yêu cầu của họ Do vậy có nhiều vấn đề xảy ra trong việc phân tích yêu cầu là do sự mâu thuẫn trong việc nhận thức của con người Điều quan trọng là phải quản lý các mối quan hệ giữa các yếu tố và tạo tính tích cực cho dự án Người quản lý dự án phải giỏi và biết cách liên kết các thành viên cũng như xác định được những kỹ năng của các thành viên, các người có liên quan và hiểu được những yêu cầu của tổ chức

7 Các vấn đề về tài chính, chi phí, thời gian và con người

Như đã trình bày ở trên, một IS được xem là thành công nếu đúng thời hạn và đúng chi phí đề ra Công việc ở đây là phân tích, sắp xếp, lên kế hoạch trong ISD

Mối quan hệ giữa các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công trong ISD

Các yếu tố trên được xác định trong cả hai khía cạnh: về công việc trong sự thay đổi của tổ chức và các công việc trong ISD nhưng trong đó có những yếu tố chỉ xảy

ra ở một bên, Anne Persson đã mô tả sự tương quan giữa hai khía cạnh

Công việc trong tổ chức Công việc trong ISD

Kiểm tra lại ranh giới cho toàn hệ thống

cũng như những hệ thống con liên quan

tới

Xác định ranh giới cho toàn hệ thống cũng như những hệ thống con liên quan tới

Phân tích và mô tả hệ thống trong những

frame khác nhau

Phân tích tổ chức và suy xét ở những cách nhìn khác nhau

Hiểu được văn hóa của tổ chức Tạo sự tương thích giữa IS và văn hóa

của tổ chức

Đáp ứng được các yêu cầu và các mục tiêu

Xác định những đối tượng, mục tiêu của

việc thay đổi trong cả hai cách: ở những

frame khác nhau và ở những cấp trừu

tượng khác nhau

Xác định những đối tượng, mục tiêu cũng như đạt được chấp nhận giữa các stakeholder

Đề ra các mức chi tiết đúng Xác định các stakeholder liên quan đến

hệ thống

Xác định đúng các stakeholder Có hai dạng: người thực hiện và người

hỗ trợ Xem xét các yêu cầu của các

stakeholder

Thực hiện các hỗ trợ

Xem xét các vấn đề về tài chính, chi

phí, thời gian và con người

Hoàn thành đúng thời hạn và đúng chi phí đề ra

Các yếu tố trên có sự quan hệ lẫn nhau, mối quan hệ của các yếu tố với sự thay đổi của tổ chức được mô tả bằng hai mô hình như sau:

Sơ đồ 2.3 : Framework hỗ trợ cho một ISD9

Sự tích cực của các Stakeholdes tạo sự

tin tưởng cho việc xây dựng một IS:

Các đối tượng và vấn đề rõ ràng giúp cho ISD nắm bắt được các yêu cầu của khách hàng:

- tạo động cơ thúc đẩy - Xác định rõ vấn đề (Well defined)

-cĩ sự chuẩn bị kỹ càng - Được chấp nhận (Accepted)

Xem xét các

chiến lược của IS Tạo sự liên kết giữa các

chiến lược của IS với business process

Trả lời câu hỏi Tại sao (WHY?)

- Tạo động cơ thúc đẩy

lơi cuốn các user tham

gia vào IS

Tích hợp tương ứng với stakeholder

- Chuẩn bị cho các việc

thảo luận và trao đổi

Khi có sự thay đổi của tổ chức

Xác định ranh giới của hệ thống

Các yêu cầu về tài nguyên để phát triển

- IS

- Hệ thống quản lý

- Hệ thống vận hành

Phân tích và mơ tả tổ chức ở những frame khác nhau

Sự thay đổi của tổ chức:

=Ảnh hưởng STAKEHOLDERS Xác định các yêu cầu của stakeholder và xác

định đúng các stakeholdes cĩ liên quan đến IS

2.3 Phương pháp phân tích tổ chức

Các bước trong việc phân tích một tổ chức

Phân tích môi trường của tổ chức

Tìm hiểu môi trường của tổ chức ở cả hai mức: toàn bộ tổ chức, những chức năng trong hệ thống Xem xét tổ chức như một hệ thống do vậy việc tìm hiểu các yếu tố trong hệ thống là điều cần thiết

Câu hỏi hay sử dụng trong việc phân tích môi trường của tổ chức:

• Có một hay nhiều lớp khác nhau trong tổ chức?

• Công việc trong mỗi lớp bao gồm những chức năng nào?

Nghiên cứu và phân tích nhiệm vụ và các chức năng của tổ chức

Nếu mục đích của ISD là thiết kế lại chức năng hay quá trình hiện tại thì chúng

ta phân tích dựa vào nhiệm vụ và chức năng hiện tại của hệ thống

Nếu mục đích của ISD phát triển nhưng giữ lại các dữ liệu đã có thì chúng ta cần tìm hiểu các thông tin và xem xét các thay đổi xảy ra trong cấu trúc của tổ chức, nhiệm vụ của tổ chức, các chức năng và các quá trình Sự thay đổi trong các chức năng sẽ ảnh hưởng tới các dữ liệu của tổ chức như thế nào Các sự kiện được phân tích phải được xem xét vừa là các yếu tố bên ngoài vừa là các yếu tố bên trong Các quá trình và chức năng trong tổ chức cần thể hiện trên giản đồ, để mô tả từng giai đoạn của tổ chức và những bộ phận nào trong tổ chức có trách nhiệm cho các chức năng và quá trình ở từng giai đoạn đó

Các câu hỏi được đặt ra trong bước này:

• Những chức năng chính của hệ thống là gì ?

• Bộ phận nào trong tổ chức có trách nhiệm hiện thực các chức năng?

• Các quá trình nào được thực hiện để đạt được kết quả cho các chức năng?

Phân tích các quá trình của tổ chức

Xác định các input, output, các giao dịch, các công việc, dữ liệu và các thông tin Lưu ý đến việc ghi nhận và xuất dữ liệu trong quá trình, dữ liệu công khai hay chỉ dành riêng cho một số stakeholders Phân tích các dữ liệu liên quan tới quá trình Các câu hỏi được đặt ra:

• Kết quả của các process sẽ dùng cho các chức năng nào?

• Các dữ liệu nào sẽ là inputs và outputs của process?

• Các giao dịch, công việc nào liên quan tới process?

Phân tích các ảnh hưởng của công nghệ lên các kết quả của các quá trình

Xác định những ảnh hưởng bởi sự thay đổi về công nghệ lên các kết quả trước đây Công việc này quan trọng khi mục đích của ISD là phát triển nhưng sử dụng lại dữ liệu trước đã có trước

Phân tích kết quả của các nhóm dữ liệu từ các chức năng giống nhau

Dùng để phân loại hay đánh giá, có hai loại:

• Nếu mục đích của ISD là thiết kế lại chức năng hay quá trình hiện tại thì dựa vào kết quả của các chức năng và các quá trình hiện tại

• Nếu mục đích của ISD phát triển nhưng giữ lại các dữ liệu đã có thì phải phân tích theo hướng tiến triển của chức năng

Phân tích mối quan hệ giữa các thông tin trong tổ chức và các thông tin trong tổ chức khác

Nếu có sự liên quan của tổ chức với các tổ chức khác thì nên phân tích các mối quan hệ giữa các thông tin của hai bên

Tóm lại

Khi phân tích tổ chức, cần phải hiểu tổ chức làm gì, ai làm gì và các mối quan hệ trong tổ chức, cách dữ liệu được tạo ra và quản lý cũng như lưu trữ như thế

nào.Từ những phân tích trên, người phân tích tổ chức sẽ nhận dạng ra các vấn đề cần cải tiến cho tổ chức, ví dụ từ việc phân tích , có thể xác định ra một số vấn đề như:

¾ Nhiệm vụ, chức năng, và cấu trúc của tổ chức không có tương thích với môi trường của tổ chức

¾ Nhiệm vụ của tổ chức chưa được định nghĩa một các rõ ràng

¾ Các chức năng trong tổ chức và cấu trúc tổ chức chưa có hỗ trợ nhiệm vụ của tổ chức

¾ Các quá trình chưa hỗ trợ được các chức năng

¾ Các quá trình có cấu trúc không tốt và hoạt động chưa được tối ưu

¾ Các thông tin lưu trữ chưa hỗ trợ các quá trình

Một số công cụ sử dụng trong việc phân tích

Affinity Diagrams

Affinity diagram là công cụ thường được sử dụng để giúp cho việc hiểu rõ các yêu cầu của hệ thống và trình bày các chức năng được phân tích cũng như là phát hiện và chuẩn đoán các vấn đề của tổ chức Dùng để xác định các vấn đề sau:

• Cách tổ chức thực hiện chức năng, các quá trình, hoạt động, công việc và ghi nhận các mối quan hệ

• Chức năng nào cần thêm cho tổ chức

• Các yêu cầu của khách hàng và xác định liệu các yêu cầu này có đáp ứng được hay không

• Khoảng cách giữa các dịch vụ được cung cấp và các dịch vụ được yêu cầu

• Khả năng mở rộng của các dịch vụ

Process Mapping

Cách thiết lập và mô tả thông tin trong cho một quá trình Mô tả hoạt động khi có thông tin vào và tất các các hoạt động, công việc liên quan tới cho đến khi có thông tin ra trong một quá trình Thay gì dùng từ ngữ mô tả, process mapping sử dụng hình ảnh, đường thẳng và từ ngữ Một hành động hay tác vụ trong process mapping là một hình vuông

Có nhiều mức độ chi tiết trong một process map: có thể mô tả ở mức độ cao, cũng có khi mô tả chi tiết thành nhiều mức độ khác nhau, tùy thuộcvào mức độ phức tạp của quá trình và mục tiêu của sơ đồ

Process map giúp cho việc xác định thông tin được lưu trữ trong hệ thống thường xuyên qua các quá trình nào thực hiện thường xuyên để có chiến lượt tối ưu hay bảo trì

Flow Chart

Tùy theo cách xác định và mô tả của từng mục đích, việc mô tả các quá trình cho việc phân tích yêu cầu trong ISD sẽ có nhiều cách khác nhau Mỗi chức năng sẽ là một ô vuông được đánh số theo chức năng lớn ở ngoài, các thành phần bên ngoài tác động vào các chức năng sẽ là các vòng tròn Dùng dấu mũi tên để chỉ sự tương tác giữa các chức năng và các tác nhân bên ngòai hay giữa các chức năng với nhau Có thể vẽ các cấp ở những mức độ chi tiết khác nhau cho từng chức năng

Giản Đồ Xương Cá (Fishbone Dagrams)

Process Map và Flow Chart không chỉ ra được nguyên nhân gây ra và tác dụng của các mối quan hệ khi có một hành động xảy ra trước một hành động khác Fishbone diagram sẽ khắc phục vấn đề trên Các vấn đề khi mô tả bằng fishbone diagram

Giản đồ nhân quả (Causal Loop Diagram)

Với process map và giản đồ xương cá chúng ta có thể nhìn thấy sự không hiệu quả hay các vấn đề của tổ chức, tuy nhiên hai phương pháp này không chỉ cho chúng ta sự tương tác giữa một quá trình tới các quá trình khác trong hệ thống Causal Loop diagram hỗ trợ việc tương tác giữa các quá trình trong hệ thống và trong việc mở rộng hệ thống, từ đó có thể dự đoán được các vấn đề và sự ảnh hưởng tới việc thay đổi của tổ chức

Causal Loop Diagrams sẽ mô tả các vấn đề nhân quả và ảnh hưởng của chúng Causal Loop Diagrams đặt tên cho các yếu tố là nguyên nhân hay danh từ

Use Case Diagram

Là một trong những mô hình trong UML, là kỹ thuật nắm bắt quá trình nghiệp vụ từ quan điểm người sử dụng Use case diagram chỉ rõ những stakeholder tác động lên một quá trình, các mối quan hệ giữa các quá trình, các tác động cũng như đường đi của các quá trình trong một chức năng hay toàn bộ hệ thống Đây là mô hình được sử dụng nhiều trong việc phân tích các yêu cầu cũng như mô tả tổ chức các ISD hiện nay Trong thực tế việc phân tích yêu cầu một ISD cần kết hợp một số phương pháp lại tùy theo chức năng hay tổ chức mà ta phân tích

2.4 Frame, tác động của frame trong ISD

Frame

Frame là sự nhận thức mà con người dùng để hiểu và nhận định các thông tin phức tạp Frame giúp con người có thể giải thích thế giới xung quanh ta và mô tả

cho người khác Giúp con người thiết lập các hiện tượng phức tạp thành một phạm trù dễ hiểu và có tính chặt chẽ

Frame cung cấp các ý nghĩa là những vấn đề đơn giản hơn bằng cách lọc ra từ sự nhận thức của con người và cung cấp cho họ diện mạo của vấn đề

Các Frame của Bolman và Deal

Trong các yếu tố ảnh hưởng trong ISD, yếu tố “Phân tích và mô tả hệ thống trong những frame khác nhau” đề cập tới cách phân tích hệ thống trong ISD theo các frame của Bolman và Deal

The Structural Frame

Đây là cách nhìn về cấu trúc của tổ chức, cách nhìn tổ chức được mô tả đầu tiên là những mục tiêu, những chính sách trong tổ chức Đó là sự phân phối các trách nhiệm, các công việc và mô tả các vấn đề như: Ai là người đưa ra quyết định, các quyết định sẽ được tạo như thế nào Chúng ta không chỉ dựa vào cấu trúc hiện tại mà phải đưa các cấu trúc này vào chiến lượt kinh doanh và tạo sự tương thích giữa cấu trúc theo chuẩn mực và cấu trúc không theo chuẩn mực

The Human Resource Frame

Frame nhấn mạnh mối quan hệ giữa con người và tổ chức, nếu con người cảm thấy hạnh phúc với công việc thì họ sẽ làm việc hăng say và nhiều hơn

Frame được xây dựng dựa trên các giả thuyết sau:

• Tổ chức tồn tại để phục vụ những nhu cầu của con người hơn là ngược lại

• Con người và tổ chức cần nhau, con người cần công việc, lương và cơ hội, tổ chức cần những ý tưởng, năng lực và tài năng của con người

• Khi sự tương thích giữa cá nhân và tổ chức kém, thì cá nhân sẽ bị lợi dụng hoặc sẽ tìm cách lợi dụng tổ chức hoặc cả hai

• Khi sự tương thích giữa cá nhân và tổ chức là tốt đẹp, cả hai đều hưởng lợi, con người có thể thực hiện công việc làm thõa mãn và có ý nghĩa, khi đó lại cung cấp những nguồn lực mà tổ chức cần để hoàn thành nhiệm vụ

The Political Frame

Frame cho thấy sự cần thiết để điều khiển các cuộc tranh luận, các mâu thuẫn, quyền luật và các quyết đinh trong tổ chức Những điểm chính của frame:

• Tổ chức là sự liên kết của những nhà đầu tư và những cá nhân có những mục tiêu, tài nguyên khác nhau, giữa nhà đầu tư và những người có sự thỏa thuận khác nhau Quyền thi hành chỉ có một giữa những hình thức phân quyền

• Các thành viên đều có cùng niềm tin, chính sách đầu tư, giá trị và sự nhận thức về tổ chức •Tất cả những quyết định quan trọng đòi hỏi phải chỉ rõ cấp chỉ định

• Có một vị trí có nhiệm vụ giải quyết những mâu thuẫn từ những cấp chỉ định, tạo sự quan trọng trong việc phân quyền

• Các mục tiêu, cấu trúc, quyết định và chính sách đều được thông qua việc trao đổi, thương lượng và đưa ra quyết định từ các stakeholder khác nhau

The Symbolic Frame

Frame đại diện cho cách nhìn cuộc sống hay thay đổi và tuyến tính, các chức năng trong tổ chức phức tạp, thay đổi liên tục Những ý tưởng của Frame:

• Sự quan trọng là tìm ra ý nghĩa của sự kiện hơn là tìm ra nguyên nhân xảy ra

• Hoạt động và ý nghĩa có sự liên kết qua lại

• Hầu hết cuộc sống ko chắc chắn và mơ hồ, cái gì đã xảy ra, tại sao và cái gì xảy ra tiếp là một chuỗi nhập nhằng Sự mơ hồ và không chắc chắn sẽ làm giảm việc phân tích, giải quyết các vấn đề và tạo ra các quyết định

• Con người có những biểu tượng để giải quyết các mơ hồ, tăng khả năng phán đoán, các biểu tượng sẽ cho các hướng dẫn và sẽ giữ được niềm hy vọng và trung thành

• Các sự kiện và quá trình quan trọng ở việc xác định đưa ra mục tiêu gì hơn là đưa ra kết quả

Các keyword được mô tả cho các frame

Human Resource Frame

Symbolic Frame

Political Frame

2.5 Cách phân tích một tổ chức ở các frame khác nhau

Mục đích của việc phân tích tổ chức ở những frame khác nhau sẽ cho ta cái nhìn sâu hơn và hiểu rõ tổ chức hơn đó là nguyên nhân vì sao đó là yếu tố ảnh hưởng tới sự thành công của một ISD

Khi phân tích, nếu nhận thấy vấn đề gì lạ và khó hiểu thì nên dùng những frame khác nhau để nhận ra những vấn đề khác nhau ở từng frame bởi vì mỗi frame sẽ cho một cách giải quyết khác nhau Nhưng cũng có những tình huống, thời gian khác nhau thì việc xem xét và phân tích trong một frame sẽ tốt hơn là nhiều frame

Đầu tiên, sử dụng các câu hỏi Why để nhận dạng trong các mục tiêu của tổ chức, thì mục tiêu nào quan trọng nhất? Mục tiêu quan trọng này sẽ hỗ trợ cho các mục tiêu còn lại như thế nào?

Structural Frame thường được dùng để thảo luận về hệ thống, về các hệ thống con, các hệ thống có liên quan, và ranh giới của tổ chức Ngoài ra Structural Frame dùng để xác định các bước phát triển của tổ chức để xem xét tổ chức ở nhiều điểm khác nhau, Human Resource Frame giúp nhận dạng các ràng buột trong tổ chức, hiểu được những mối quan hệ giữa những người trong tổ chức Human Resource Frame và Political Frame sẽ tập trung lên những mục tiêu của tổ chức và so sánh với Structural Frame để xem ISD có đáp ứng đúng thời gian hoàn thành, đúng chi phí và thõa mãn yêu cầu của người sử dụng hay không Symbolic Frame được chý ý khi tái cấu trúc tổ chức, ngoài ra cũng được xem xét trong việc xác định các bước phát triển của tổ chức

Political Frame và Human Resource Frame cho các giá trị khi xác định mục tiêu của tổ chức Hiểu được văn hóa của tổ chức, các ràng buột trong tổ chức

2.6 Khoảng cách giữa IT và Business

Có khoảng cách rất lớn giữa người sử dụng và người phát triển bởi vì có những

tư tưởng khác nhau Hầu hết các nhà IT có ít hoặc không có kinh nghiệm về nghiệp vụ mà họ sẽ phát triển thành các phần mềm, người sử dụng thì không phải là chuyên gia trong quá trình trong xây dựng và phát triển một IS Do vậy các nhà IT phải có trách nhiệm trong việc thông báo cho khách hàng những khả năng nào có thể xảy ra, hỏi họ các vấn đề liên quan nhưng phải chú ý đến lợi nhuận họ đạt được khi thực hiện như vậy

Leffignwell và Widrig gọi đó là hội chứng “Vâng, Nhưng” (“Yes, But”)

Khi user lần đầu thấy một IS hiện thực thì luôn luôn có hai phản ứng: “Vâng, nó rất là hoàn hảo Thật sự chúng ta có thể dùng nó nhưng … cái này là gì vậy? Nó sẽ tốt hơn nếu ………” Hội chứng này là do các nhà IT, họ không cung cấp thông tin sớm hơn cho đén khi sản phẩm đã hoàn thành và user bắt đầu sử dụng và đánh giá, và đây cũng là yếu tố từ các vấn đề của tổ chức, sự không hiểu nhau giữa IT và Business

Sơ đồ 2.5 : Mô hình diễn tả khoảng cách giữa IT và Business