Công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến tại trường THCS nguyễn trung trực huyện đông hải, tỉnh bạc liêu

- Đối với văn thư ngoài việc phụ trách công tác văn thư lưu trữ ra thì phải chuẩn bị giúp cho thủ trưởng đơn vị một số công việc như: + Giúp thủ trưởng dự thảo văn bản theo ý của thủ trư

Mục lục

Trang

I CƠ SỞ LÝ LUẬN:

1 Cơ sở thực tiễn: 1

2 Mục tiêu: 1

3 Đối tượng nghiên cứu: 1

4 Phạm vi nghiên cứu: 1

II Nội dung: 1 Giới thiệu: 2

2 Giải pháp: 10

III Kết luận:

1 Kết luận: 12

2 Kiến nghị: 12

PHẦN MỞ ĐẦU

I CƠ SỞ LÝ LUẬN:

Công tác quản lý văn bản là hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, chỉ đạo điều hành công việc của các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị Xã hội

Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiện hành nhẳm đảm bảo thông tin Mọi hoạt động quản lý điều liên quan đến công văn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý Vì vậy công tác văn thư, lưu trữ là công tác không thể thiếu ở mỗi cơ quan Công tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt đông của cơ quan, tổ chức được suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành một hệ thống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống dưới Quản lý khâu này tốt là góp phần vào việc giải quyết các vấn đề liên quan đến giấy tờ được trôi chảy nhất

Tuy nhiên hiện nay tại cơ quan công tác quản lý văn bản còn nhiều bất cập hạn chế thiếu sót, chưa đúng theo quy định về công tác quản lý văn bản

đi, văn bản đến Một bộ phận trong cơ quan còn xem nhẹ công tác quản lý và giải quyết văn bản Cụ thể là trong công tác quản lý văn bản đi và văn bản đến chưa thực hiện đúng quy định của nhà nước

Chính vì lí do những hạn chế đó nên tôi chọn “Công tác quản lý văn

bản đi và văn bản đến tại trường THCS Nguyễn Trung Trực huyện Đông Hải, tỉnh Bạc Liêu” để nghiên cứu nhằm đề xuất giải pháp, kiến nghị để khắc

phục những hạn chế nhằm làm tốt hơn công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến tại cơ quan

II NỘI DUNG VÀ GIẢI PHÁP:

1 Giới thiệu:

- Theo quy chế làm việc của trường THCS Nguyễn Trung Trực thì nhiệm vụ của tổ Văn phòng là phụ trách chung toàn bộ công việc hành chính của trường (thống kê, tổng hợp, báo cáo, kế toán - tài chính, y tế, thư viện, thiết bị, văn thư …) Người được giữ chức vụ tổ trưởng thường kiêm nhiệm

do Hiệu trưởng phân công tùy từng trường khác nhau Còn các thành viên trong tổ thực hiện theo sự phân công của hiệu trưởng thông qua các quyết định

- Đối với văn thư ngoài việc phụ trách công tác văn thư lưu trữ ra thì phải chuẩn bị giúp cho thủ trưởng đơn vị một số công việc như:

+ Giúp thủ trưởng dự thảo văn bản theo ý của thủ trưởng và những tài liệu có liên quan cho các thành viên của nhà trường trước khi mời họp; thông báo các vấn đề chung mà thủ trưởng cần thông báo đến các đơn vị, cá nhân

+ Giúp thủ trưởng kiểm tra nội dung và thể thức của các văn bản mà thủ trưởng giao cho các tổ chuyên môn, đơn vị, cá nhân soạn thảo

+ Giúp thủ trưởng triển khai các văn bản đến các tổ chuyên môn, đơn

vị, cá nhân giải quyết công việc

+ Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện công việc của các tổ chuyên môn, đơn vị, cá nhân được phân công cụ thể

Tại trường THCS Nguyễn Trung Trực các văn bản chủ yếu là do Ban giám hiệu soạn thảo, một số văn bản thuộc các bộ phận phụ trách thì bộ phận

đó sẽ tự soạn thảo văn bản Nhưng trước khi các văn bản đó được ban hành sẽ được tập trung tại văn thư để đăng ký và kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày tháng năm văn bản

Văn thư kiểm tra xem các văn bản đã được soạn thảo đúng về thể thức

và kỹ thuật trình bày hay không, nếu chưa đúng thì yêu cầu các cá nhân, bộ phận phụ trách chỉnh sữa lại theo đúng quy định

Ví dụ: Có bộ phận mắc lỗi về size chữ, kiểu chữ ở phần tên đơn vị chủ quản và phần quốc hiệu; Có bộ phận mắc lỗi về cách trình bày văn bản; có bộ phận mắc lỗi ở phần trích yếu nội dung văn bản, khoảng cách ở phần nội dung chưa đúng quy định; có bộ phận mắc lỗi về cách trình bày ở phần nơi nhận văn bản …

Văn bản đi của trường THCS Nguyễn Trung Trực được nhân viên Văn thư sau khi kiểm tra về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản thì sẽ thực hiện việc ghi số văn bản Việc ghi số văn bản tại trường THCS Nguyễn Trung

Trực được đánh theo từng loại văn bản, mỗi loại văn bản hành chính được đánh theo một hệ thống số riêng biệt

- Ngày tháng năm của văn bản là ngày mà Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng ký ban hành văn bản Phần lớn trường hợp các văn bản được ký ngay ngày hiện tại, số ít trường hợp vì nhiều lý do khác nhau mà văn bản được ký sau ngày hiện hành

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một

hệ thống số riêng

+ Các văn bản ở mức độ mật được đăng ký vào một số và một hệ thống

số riêng

+ Riêng đối với nhà trường thì việc cho số vào văn bản không đúng theo quy định Trường cho số riêng theo từng loại văn bản có tên loại riêng như: tờ trình thì cho số riêng của tờ trình; kế hoạch thì cho số riêng của kế hoạch; Quyết định thì cho số riêng của Quyết định, … Do đó đây là một hạn chế cần phải khắc phục ngay

Ví dụ: Tổng số văn bản của trường của một năm nào đó là 345 văn bản Trong đó có 50 tờ trình, 65 kế hoạch, 120 quyết định, 110 báo cáo,…

- Việc cho số đúng theo quy định sẽ là:

+ Từ số 01 đến số 225 tùy theo thời gian ban hành của các loại văn bản

có tên loại như: tờ trình, kế hoạch, báo cáo

+ Từ số 01 đến số 120 tùy theo thời gian ban hành của các loại văn bản

có tên loại như: Quyết định

- Nhà trường cho số như sau:

+ Từ số 01 đến số 50 theo thời gian ban hành của tên loại văn bản Tờ trình

+ Từ số 01 đến số 65 theo thời gian ban hành của tên loại văn bản Kế hoạch

+ Từ số 01 đến số 110 theo thời gian ban hành của tên loại văn bản báo cáo

+ Từ số 01 đến số 120 theo thời gian ban hành của tên loại văn bản Quyết định

- Hiện tại, trường THCS Nguyễn Trung Trực chưa có phần mềm quản

lý văn bản nên việc đăng ký văn bản đi chủ yếu được thực hiện bằng sổ

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đi tại trường THCS Nguyễn Trung Trực:

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐÔNG HẢI

***

SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐI

ĐƠN VỊ: TRƯỜNG THCS NGUYỄN TRUNG TRỰC

HUYỆN: ĐÔNG HẢI

NĂM: ………

- Mẫu phần đăng ký văn bản đi

TT Ngày

đến

Nơi gửi văn bản

Số/ Ký hiệu VB

Ngày tháng

Trích yếu nội dung văn bản

Người nhận

Ký nhận

- Các văn bản khẩn, văn bản mật do trường ban hành gần như không có nên không lập sổ đăng ký văn bản khẩn, mật

- Văn thư là người chịu trách nhiệm bảo quản và sử dụng con dấu Trước khi đóng dấu thì văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn bản có đúng thẩm quyền người ký hay không

- Đóng dấu phải trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Việc đóng dấu giáp lai còn tuỳ thuộc vào nội dung, tính chất của văn bản Đối với các văn bản quan trọng như kế hoạch thực hiện nhiệm vụ năm

học, hồ sơ tuyển sinh, hồ sơ hoàn thành chương trình, thì đóng dấu giáp lai ở giữa mép phải của văn bản trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng tối đa không quá 5 tờ

- Đóng dấu treo cho các văn bản có phần phụ lục kèm theo Đóng trùm lên một phần tên trường (nếu có) hoặc đóng trùm lên tên phụ lục

- Các văn bản chủ yếu được gửi qua hộp thư điện tử nên việc chọn bì cũng ít khi xảy ra

- Các văn bản tại trường được chuyển đi ngay sau việc ký ban hành văn bản Đối với các văn bản gửi qua hộp thư điện tử thì sau khi trình Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng ký bản gốc xong thì văn thư sẽ gửi bản soạn thảo không có chữ ký cho nơi nhận và giữ lại bản gốc đó để lưu lại

- Nhà trường không có chuyển phát văn bản đi bưu điện

- Do không lập sổ chuyển giao văn bản nên rất dễ gay tranh cãi khi thất thoát, mất văn bản hay kết quả công việc chưa thực hiện là do chưa nhận hay chưa chuyển giao văn bản, …

- Đối với văn bản bằng giấy tờ thì tất cả giao cho văn thư photo ra và chuyển giao văn bản đến đơn vị cá nhân có liên quan nhận trực tiếp

- Đối với các văn bản đi được gửi qua hộp thư điện tử, thì văn thư sẽ thông báo cho cá nhân đó biết bằng cách điện thoại trực tiếp báo và chuyển văn bản đó cho cá nhân đó

- Sau khi chuyển phát văn bản đi văn thư giữ lại 1 bản để lưu tại văn thư

- Các văn bản đi lưu tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự ngày tháng năm văn bản Do số lượng các văn bản của trường tương đối ít nên văn thư lưu trữ chung cho tất cả các loại văn bản mà không chia theo tên loại

- Ngoài ra, do các văn bản gửi qua hộp thư điện tử nên có một số văn bản chưa đóng dấu mà vẫn đưa vào lưu

a Tiếp nhận văn bản đến:

- Các văn bản đến tại trường THCS Nguyễn Trung Trực chủ yếu được gửi qua hộp thư điện tử từ phòng GD-ĐT

Ví dụ:

+ Văn bản gửi qua mail: Văn thư tải về xem xét nội dung có đầy đủ không sau đó in ra và báo cáo với Hiệu trưởng phân công bộ phận, cá nhân nào giải quyết

+ Văn bản bản nhận trực tiếp từ nhân viên bưu điện chuyển đến thì văn thư tiếp nhận và kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong văn bản trước khi ký nhận với người gửi văn bản Nếu phát hiện thiếu văn bản; bì không còn nguyên vẹn; đến muộn hơn giờ ghi trên bì, thì văn thư báo cáo lại cho người gửi biết để xem xét giải quyết Nếu không có vấn đề gì thì văn thư chuyển cho hiệu trưởng xem và cho ý kiến giải quyết

- Khi có văn bản đến thì văn thư có trách nhiệm kiểm tra văn bản có đúng địa chỉ nơi nhận hay không, kiểm tra tình trạng văn bản nếu có đầy đủ, thiếu sót gì hay không Nếu phát hiện văn bản có vấn đề gì thì phải báo ngay cho Ban Giám hiệu hoặc nơi gửi văn bản để kịp thời giải quyết

b Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản:

- Văn bản đến tại trường THCS Nguyễn Trung Trực được chia làm hai loại:

+ Loại bóc bì: là các văn bản gửi đến trường sẽ được văn thư đăng ký vào sổ theo dõi văn bản đến

+ Loại không bóc bì: là các văn bản gửi đến các cá nhân, các bộ phận đoàn thể trong nhà trường được văn thư chuyển trực tiếp cho nơi nhận mà không cần đăng ký

- Trường thường không nhận những văn bản có dấu ngoài bì là khẩn,

…

Ví dụ:

Các loại văn bản đăng ký tại văn thư khi nơi nhận trên bì thư ghi là Trường THCS Nguyễn Trung Trực

Các loại văn bản chuyển cho cá nhân tổ chức khi nơi nhận trên bì thư ghi: Kính gửi: Hiệu trưởng; Kính gửi: Công đoàn cơ sở Trường THCS

Nguyễn Trung Trực – Đông Hải; hay Kính gửi: Thầy Nguyễn Văn A giáo viên trường THCS Nguyễn Trung Trực; …

c Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến:

- Khi nhận được văn bản đến thì văn thư lấy dấu đến đóng vào văn bản phía dưới chỗ số, ký hiệu văn bản hoặc dưới phần trích yếu nội dung ngay chỗ số, ký hiệu văn bản

- Các văn bản gửi đến các cá nhân, bộ phận thì văn thư chuyển ngay cho nơi nhận mà không cần đăng ký

- Trường THCS Nguyễn Trung Trực chưa đầu tư trang bị phần mềm quản lý văn bản nên các văn bản đến đều được đăng ký bằng sổ

- Do số lượng văn bản đến nhà trường hàng năm không nhiều nên trường chỉ lập một sổ đăng ký văn bản đến

- Mẫu sổ đăng ký văn bản đến tại trường THCS Nguyễn Trung Trực:

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐÔNG HẢI

***

SỔ THEO DÕI CÔNG VĂN ĐẾN

ĐƠN VỊ: TRƯỜNG THCS NGUYỄN TRUNG TRỰC

HUYỆN: ĐÔNG HẢI

NĂM: ………

- Phần đăng ký văn bản đến

TT

Số/Ký

hiệu văn

bản

Ngày tháng văn bản

Trích yếu nội dung văn bản

Nơi nhận văn bản

Người nhận văn bản

Ghi chú

d Trình văn bản đến:

- Tại trường THCS Nguyễn Trung Trực sau khi tiếp nhận và đăng ký văn bản, văn thư giữ lại một bản đã đăng ký và chuyển cho Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng bản photo để xin ý kiến giải quyết công việc

- Đối với những văn bản quan trọng, văn bản đòi hỏi sự phối hợp của nhiều người rồi thủ tục sao y bản chính rồi gửi bộ phận hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân

đó Ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến được ghi trực tiếp vào phiếu giải quyết văn bản chuyển giao cho bộ phận hoặc cá nhân giải quyết

e Chuyển giao văn bản đến:

- Phần lớn, các văn bản thuộc cá nhân, bộ phận nào giải quyết thì sau khi đăng ký văn bản văn thư sẽ chuyển đến bộ phận, cá nhân sau khi co ý kiến chỉ đạo của Ban Giám hiệu

- Đối với các văn bản quan trọng hoặc có sự phối hợp của nhiều người thì văn thư sẽ xin ý kiến của Hiệu trưởng hoặc Phó Hiệu trưởng Ý kiến đó sẽ được ghi cụ thể vào phiếu giải quyết văn bản sau đó văn thư chuyển cho những người có liên quan để giải quyết văn bản

- Văn thư là người được giao nhiệm vụ theo dõi giải quyết văn bản đến tại trường để báo cáo cho Ban Giám hiệu khi cần thiết

- Khi các văn bản đã hết thời hạn mà chưa giải quyết xong thì văn thư

sẽ báo cáo lại cho Hiệu trưởng để xin ý kiến giải quyết

- Những hạn chế, yếu kém chủ yếu:

+ Một số bộ phận, cá nhân chưa nắm bắt được thể thức và cách trình bày kỹ thuật văn bản đúng theo quy định của Thông tư 01/2011/TT-BNV

+ Việc lập sổ đăng ký quản lý văn bản đi, văn bản đến và các loại sổ khác chưa đúng theo quy định của thông tư 07/2012/TT-BNV

+ Việc cho số vào văn bản chưa đúng theo quy định của thông tư 07/2012/TT-BNV

+ Chưa lập các loại sổ như: sổ chuyển giao văn bản đi, đến; sổ đăng ký

sử dụng văn bản lưu; sổ quản lý đơn thư; sổ theo dõi việc giải quyết văn bản; mẫu phiếu giải quyết văn bản đến; …

+ Mẫu dấu đến chưa đúng quy định

+ Văn bản chuyển qua mail chưa được đóng dấu đúng quy định

+ Chưa thiết lập sổ theo dõi và giải quyết công việc

2 Giải pháp:

- Cần tổ chức các đợt tập huấn đào tạo chuyên môn, nghiệp vụ cho công tác văn thư, lưu trữ để nâng cao trình độ phục chuyên môn tốt hơn Cần phân công một người phụ trách công tác lưu trữ để công tác lưu trữ được tốt hơn

- Khuyến khích cán bộ, giáo viên, nhân viên tự tìm hiểu để nâng cao trình độ nâng lực về lĩnh vực quản lý văn bản để thực hiện công việc tốt hơn theo đúng quy định

- Có chế độ đãi ngộ hơn cho nhân viên phụ trách văn thư, lưu trữ

- Tăng cường công tác tuyên truyền, phổ biến pháp luật nhằm giúp cho CB-GV-NV trực tiếp soạn thảo văn bản nhận thức đầy đủ vai trò, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ để thực hiện đúng quy định của Nhà nước

- Triển khai các văn bản quy phạm Pháp luật, văn bản hướng dẫn và các văn bản khác có liên quan đến công tác văn thư lưu trữ, quản lý văn bản

đi, văn bản đến để cho mọi người hiểu về vai trò của văn thư và thực hiện tốt hơn

- Thường xuyên phổ biến và cập nhật hóa các quy định của Nhà nước

về công tác văn thư cũng như các kiến thức khác có liên quan đến nhiệm vụ của công tác văn phòng sao cho mỗi cán bộ, giáo viên, nhân viên văn phòng

có ý thức trách nhiệm cao hơn, có năng lực cao hơn trong công việc của mình

- Nhà trường cần có cơ chế khen thưởng, kỷ luật với cán bộ, giáo viên

và nhân viên, đây sẽ là động lực thúc đẩy để mọi người thực hiện tốt hơn trong quá trình thực hiện công việc

- Nhằm đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ trong công tác quản lý và giải quyết văn bản thì việc đầu tư cơ sở vật chất là rất cần thiết

- Cần trang bị thêm máy photocopy cho văn thư để việc quản lý thực hiện được thuận lợi hơn Đồng thời trong thời gian tới tăng thêm máy vi tính,

tủ đựng tài liệu phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ

- Nên trang bị phần mềm quản lý văn bản giúp cho việc quản lý, khai thác và giải quyết văn bản được nhanh chóng, kịp thời

- Nếu có điều kiện hơn thì nhà trường cần xây kho lưu trữ để chứa đựng tài liệu, hồ sơ của nhà trường

- Ban giám hiệu nhà trường cần phải quan tâm công việc cấp kinh phí thực hiện các hoạt động của văn phòng như: giấy, mực, … để cho công việc được tiến hành thường xuyên và liên tục Có những chính sách khen thưởng thích đáng về tinh thần và vật chất đối với các cá nhân và tập thể trong việc hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ của mình

- Trong thời điểm hiện nay, việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư

là rất cần thiết, mọi khâu nghiệp vụ của công tác văn thư đều nhờ vào sự giúp

đỡ của CNTT để tiết kiệm thời gian, công sức

- Nhà trường cần trang bị phần mềm quản lý văn bản để quá trình quản

lý và sử dụng văn bản được nhanh chống, chính xác

Đây là một hoạt động mang tính đánh giá, để từ đó thấy được mặt tích cực và tiêu cực để có được những biện pháp xử lý kịp thời và khắc phục những hạn chế đó

Đi đôi với hoạt động này thì Ban giám hiệu nhà trường cũng cần phải

có sự quan tâm đúng mức và nhận thức đúng đắn về vai trò, trách nhiệm của văn phòng trong công tác xử lý và quản lý các văn bản đi, đến của nhà trường

Để từ đó có cái nhìn khách quan trong việc cải tiến và nâng cao hiệu quả hoạt động toàn diện

Trên đây là một số giải pháp nhằm khắc phục các hạn chế về công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến của Trường THCS Nguyễn Trung Trực, đồng