Quản trị nhóm làm việc: Xây dựng kế hoạch cắm trại cho cả lớp

Kế hoạch được thực hiện theo 5 bước: Bước 1: Phân tích môi trường Bước 2: Xác định các tiêu chí Bước 3: Xây dựng các phương án Bước 4: Đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưu Bước 5: Q

MỤC LỤC

1 Xây dựng kế hoạch dã ngoại cho lớp 2

1.1 Phân tích môi trường 2

1.1.1 Điểm mạnh 2

1.1.2 Điểm yếu 2

1.1.3 Cơ hội 3

1.1.4 Nguy cơ, thách thức 3

1.2 Xác định các tiêu chí 3

1.2.1 Tính cụ thể, rõ rang và dễ hiểu 4

1.2.2 Khả năng đo lường được 4

1.2.3 Khả năng có thể đạt được 4

1.2.4 Tính thực tế 5

1.2.5 Thời gian hoàn thành 5

1.3 Xây dựng các phương án 5

1.3.1 Phương án tự tổ chức 5

1.3.2 Phương án thuê xe và tổ chức 7

1.4 Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu 8

1.5 Bước 5 : Ra quyết định 9

2 Phát hiện những rủi ro, mâu thuẫn của dự án và đề xuất những giải pháp 9

2.1 Mâu thuẫn 9

2.2 Những rủi ro của kế hoạch dã ngoại tại khu sinh thái Thiên Phú Lâm 10

1 Xây dựng kế hoạch dã ngoại cho lớp

Lớp đã lựa chọn địa điểm cho chuyến đi dã ngoại của lớp dịp 30/4-1/5 đó là khu du lịch sinh thái Thiên Phú Lâm, Sóc Sơn, Hà Nội

Kế hoạch được thực hiện theo 5 bước:

Bước 1: Phân tích môi trường

Bước 2: Xác định các tiêu chí

Bước 3: Xây dựng các phương án

Bước 4: Đánh giá và lựa chọn các phương án tối ưu

Bước 5: Quyết định lập kế hoạch

1.1 Phân tích môi trường

Phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường

1.1.1 Điểm mạnh

- Quân số: Đi theo lớp (An toàn hơn, có ý nghĩa giá trị tinh thần ) => Dễ được sự đồng ý của gia đình

+ 30/4-1/5: vui chơi thoải mái, xả stress, để chuẩn bị tinh thân trước khi bước vào kì thi hết kì

- Địa điểm: Không gian thoáng đãng, thích hợp để chill, có diện tích rộng, nhiều điểm vui chơi giải trí, sống ảo

- Giao thông: Khu du lịch sinh thái Thiên Phú Lâm nằm tại xã Minh Phú, Huyện Sóc Sơn, cách trung tâm thành phố Hà Nội gần 40km, đường đẹp, dễ đi, thời gian di chuyển khoảng 1h30, thích hợp với sinh viên

1.1.2 Điểm yếu

- Quân số: Có thể có trường hợp 1 số bạn bận về quê hay có viêc đột xuất không thể tham gia nên chưa tập hợp đầy đủ thành viên của lớp

- Kinh phí: Thời điểm đi chơi vào cuối tháng nên có thể nhiều bạn không lo đủ tiền kinh phí chuyến đi

- Thời tiết: Có thể có mưa to, gió lớn ảnh hưởng đến chuyến đi

+ Nếu đi bằng xe máy: độ nguy hiểm cao, yêu cầu kinh nghiệm cầm lái của các bạn, có thể bị hạn chế về số lượng xe

+ Nếu đi bằng ô tô: Mất them 1 khoảng chi phí lớn

1.1.3 Cơ hội

- Giúp tập thể lớp thêm đoàn kết, gắn bó tất cả thành viên lớp với nhau vì có nhiều bạn chưa giao lưu và trò chuyện với nhau và còn khá xa lạ dù đã cùng học với nhau gần 2 năm

- Tạo không khí giải trí, vui chơi thoải mái giúp các bạn thư giãn, vui vẻ để có những cảm xúc tích cực hơn khi bước vào đợt kiểm tra giữa kì

- Được tham gia các hoạt động tập thể, có thêm nhiều kĩ năng sống và kĩ năng mềm: trong khoảng thời gian mọi người đi cùng nhau, chơi cùng nhau thì sẽ giao lưu với nhau nhiều hơn, có nhiều trải nghiệm và kỉ niệm với nhau nhiều hơn

- Được biết đến tham quan và có thêm những hiểu biết, trải nghiệm về các địa điểm đẹp của Hà Nội

1.1.4 Nguy cơ, thách thức

- Cần phải đảm bảo an toàn cho tất cả các thành viên trong suốt quá trình đi và tham gia vui chơi, trải nghiệm Khu du lich Thiên Phú Lâm là một thung lũng rừng thông nguyên sinh, khi tham gia có thể bị trượt ngã hoặc côn trùng cắm

- Ban phụ trách chuyến đi cần có khả năng kết nối các thành viên trong lớp giao lưu, nói chuyên, chia sẻ với nhau nhiều hơn để tạo lên sự gắn kết, thấu hiểu lẫn nhau sau chuyến

dã ngoại

Phải tổ chức chuyến đi với nhiều chương trình thú vị, có những trải nghiệm và trò chơi hấp đẫn để tạo và duy trì bầu không khí sôi động và vui vẻ nhất Để khi trở về mọi người cảm thấy đây là một chuyến đi vô cùng ý nghĩa

- Phải lập ra một ban kiểm soát để đảm bảo các lịch trình, kế hoạch được diễn ra thuận lợi, theo đúng kế hoạch Sắp xếp thời gian sao cho phù hợp với tất cả tập thể

=> Từ ảnh hưởng của môi trường, nhóm đã có thể đưa ra một số quyết định như:

+ Địa điểm: Khu du lịch sinh thái Thiên Phú Lâm

+ Thời gian: 12h 30/4-12h 1/5

1.2 Xác định các tiêu chí

Xác định mục tiêu chuyến đi và đưa ra những phương án tối ưu nhất:

1.2.1 Tính cụ thể, rõ rang và dễ hiểu

Mục tiêu càng cụ thể, rõ rang càng chứng tỏ khả năng đạt được

Mục tiêu của chuyến dã ngoại đó là:

- Cả lớp đều có thể tham gia đầy đủ, đều trải nghiệm và vui chơi với các bạn khác trong lớp, tạo được sự gắn kết giữa các bạn trong lớp Tạo ra môi trường để các bạn làm quen, tìm hiểu, thân thiết với nhau nhiều hơn

- Chuyến đi diễn ra suôn sẻ, không có mâu thuẫn về nội bộ cũng như không gặp sự

cố trong thời gian đi dã ngoại

- Tổ chức các trò chơi, hoạt động team building để gắn kết mọi người cũng như rèn luyện thêm các kĩ năng sống cho bản thân

- Sau chuyến đi lưu giữ lại những kỉ niệm, những ấn tượng đẹp về chuyến đi và mọi người Chụp những bức ảnh đẹp lưu giữ trong nội bộ lớp

1.2.2 Khả năng đo lường được

Để đánh giá được kết quả của các mục phải dựa trên những con số đo lường được

- Số lượng người tham gia: 50 bạn

- Về chi phí cho chuyến đi: Vì đều là sinh viên và thời điểm đi chơi vào khoảng thời gian chuyển giao giữa tháng mới và tháng cũ nên vấn đề tài chính có thể đáp ứng được

Và để chuẩn bị cho chuyến đi thì có nhiều khoản chi phí, ví dụ như phương tiện đi lại, đồ

ăn tối, ăn đêm, sáng, trưa hôm sau, nước uống, các dụng cụ trò chơi, chi phí phát sinh, nên cần được tính toán đưa ra con số phù hợp

- Và để lượng hóa được kinh phí, ta phải dựa vào nguồn lực có thể huy động được

để đưa ra kinh phí dự kiến

1.2.3 Khả năng có thể đạt được

- Phải hiểu và biết khả năng của bản thân trước khi đưa ra các mục tiêu Chỉ tiêu phải có tính thách thức để cố gắng, nhưng cũng đừng đặt chỉ tiêu mà không thể đặt nổi

- Tham khảo ý kiến cả lớp về mức kinh phí có thể chi cho chuyến đi dã ngoại tối đa tầm bao nhiêu, thời gian đi như thế nào là hợp lí nhất

 Từ đó, cân nhắc và đưa ra con số mà tất cả các bạn có đủ khả năng về tài chính và

có thể sắp xếp thời gian cho chuyến đi như vậy Và người lập kế hoạch cần cân nhắc và đưa ra những lựa chọn về các khoản phải chi, thời gina, các hoạt động, nơi tổ chức phù hợp

1.2.4 Tính thực tế

- Là tiêu chí đo lường sự cân bằng giữa khả năng thực hiện so với nguồn lực có sẵn (thời gian, nhân sự, tiền bạc )

- Sau khi có bản kế hoạch sơ bộ ta cần đánh giá tổng quan xem kế hoạch có thể thực hiện được với tình hình nhân lực,tài chính, như hiện tại hay không So với kế hoạchthì liệu có thể đáp ứng được các tiêu chí kia không,từ đấy đưa ra những thay đổi phù hợp

1.2.5 Thời gian hoàn thành

- Đặt ra những thời gian, thời hạn cụ thể cho từng mục tiêu để có thể hoàn thành mọi việc đúng hạn

- Những mục tiêu lớn hãy chia nhỏ để hoàn thành dễ dàng hơn

+ Thời gian, Deadline cho việc chuẩn bị xong cho các hoạt động hậu cần như thuê xe, dụng cụ, đặt đồ ăn, nước uống…là 29/4 chẳng hạn

+ Thời gian cho thời gian khởi hành, xuất phát 12h30 30/4

+ Thời gian kết thúc , di chuyển về Hà Nội 13h 1/5

1.3 Xây dựng các phương án

1.3.1 Phương án tự tổ chức

Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại là sẽ tổ chức cho cả lớp: thời gian, địa điểm

- Kinh phí dự kiến: 200k/người

- Hình thức đi: Ghép đôi và đi bằng xe máy của các thành viên trong lớp hoặc có thể huy động được

- Thời gian di chuyển: 1h30p

- Là chuyến đi 2 ngày 1 đêm

- Các công việc cần làm, chuẩn bị trước:

+ Lên danh sách và chốt số lượng người có thể tham gia được và danh sách các bạn có

xe máy hoặc có thể mượn hay thuê xe máy

+ Phân công các bạn đã đăng kí tham gia chuẩn bị công tác hậu cần:

- Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị dụng cụ cần thiết cho chuyến đi

- Đi tiền trạm và tìm hiểu các thông tin cần thiết cho chuyến đi từ nhiều kênh và những người có kinh nghiệm đã từng đi

- Thu kinh phí đóng góp của các bạn thành viên trước chuyến đi

+ Phân công, sắp xếp các bạn phụ trách các phần công việc như: dẫn đoàn, chốt đoàn, quản trò tổ chức các trò chơi…

Timeline sơ bộ:

 Điểm danh thành viên, xe máy

 Kiểm tra đồ dung, dụng cụ

 Sắp xếp và hướng dẫn cách di chuyển

đoàn cố gắng hoàn thành lại nhiệm vụ để không ai

bị bỏ lại)

tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động

 Đi dạo, làm quen địa điểm, checkin

+ Cbi củi cho buổi tối cắm trại + Dựng lều để đêm ngủ + Cbi đồ ăn cho bữa tối

( 4 trò )

 Bộ phận hậu cần cbi bữa trưa

dã ngoại

 Chuẩn bị đồ đạc để về

13h-14h30  Di chuyển về trường Đại học Thương Mại

1.3.2 Phương án thuê xe và tổ chức

 Chuẩn bị:

+ Thông báo sơ bộ kế hoạch của chuyến đi dã ngoại sẽ tổ chức cho cả lớp: thời gian, địa điểm

 Kinh phí dự kiến: 250k/người

 Chuyến đi 2 ngày 1 đêm

 Các công việc cần làm:

+ Lên danh sách và chốt số lượng thành viên tham gia được

+ Tìm hiểu về chỗ thuê xe

+ Phổ biến qua lịch trình cho mọi người

+ Thu kinh phí đóng góp cho chuyến đi của các thành viên

+ Liên hệ, chốt hợp đồng với xe thuê

+ Đặt đồ ăn, nước uống, chuẩn bị đồ dung dụng cụ cần thiết cho chuyến đi

 Đi tiền trạm và tìm hiểu các thông tin cần thiết cho chuyến đi từ nhiều kênh và những người có kinh nghiệm đã từng đi

 Timeline:

THương Mại

 Điểm danh thành viên, xe máy

 Kiểm tra đồ dung, dụng cụ

 Sắp xếp và hướng dẫn cách di chuyển

BTC

12h45-14h00  Lên xe và di chuyển đến địa địa điểm

số 14h30-15h00  Lớp trưởng giới thiệu về chuyến dã

ngoại, mục tiêu, mong muốn, kế hoạch hoạt động

 Đi dạo, làm quen địa điểm, checkin

 Cbi củi cho buổi tối cắm trại

Ban hậu cần

 Dựng lều đêm ngủ

 Cbi đồ ăn cho bữa tối 16h30-17h30  Mọi người nghỉ nghơi, vệ sinh bản

thân



team work ( 4 trò )

building

 Bộ phận hậu cần cbi bữa trưa

thúc chuyến đi dã ngoại

 Chuẩn bị đồ đạc để về

Mại

1.4 Đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu

+ Dựa vào nội dung các phương án đã xây dựng được ở bước 3, ta có được sự phân tích

và đưa ra những tiêu chí để đánh giá các phương án như sau:

- Thời gian di chuyển: Khi đi xe ô tô thì chắc chắn sẽ tiết kiệm thời gian hơn, không phải dừng lại dọc đường để nghỉ hay tiếp thêm nhân liệu hay lạc mất thành viên -như khi đi bằng xe máy

- Kinh phí: Khi tự chuẩn bị phương tiện và các đồ dung cần thiết sẽ giúp chúng ta tính toán, cân nhắc được, chỉ chuẩn bị những thứ cần thiết và tất yếu, tiết kiệm chi phí, nhất là đối với sinh viên thì kinh phí là một trong những vấn đề quan trọng nhất

- Sự an toàn trong chuyến đi: Đi xe máy sẽ rất dễ phát sinh các vấn đề trong quá trình di chuyển dọc đường ( lạc đoàn, thủng lốp, ) sẽ ảnh hưởng đến các bạn và chuyến đi Sự an toàn trong quá trình di chuyển Nếu chúng ta thuê xe sẽ giảm thiểu được tối đa các phát sinh không đáng có trong chuyến đi

- Sự thú vị trong chuyến đi: Nếu đi bằng xe máy, trong quá trình di chuyển chúng ta

có thể dừng lại ở những nơi có cảnh đẹp dọc đường để chụp ảnh, checkin…Còn nếu đi ô tô thì việc dừng lại gần như không thể

1.5 Bước 5 : Ra quyết định

Dựa vào những sự phân tích, các tiêu chí đánh giá được thể hiện ở bảng trên ta có thể đưa

ra được những nhận xét sau:

 Phương án 1: Tự tổ chức

+ Ưu điểm: giảm thiểu tối đa chi phí, chủ động và linh hoạt hơn

+ Nhược điểm: trong quá tình di chuyển đến địa điểm không đảm bảo an toàn, không tránh khỏi những vấn đề phát sinh ngoài ý muốn

 Phương án 2: Thuê xe và tự tổ chức

+ Ưu điểm: Đảm bảo an toàn trong quá trình di chuyển

+ Nhược điểm: Phát sinh thêm chi phí, gây đắn đo

 Nhóm quyết định lựa chọn hình thức thuê xe và tự tổ chức cho chuyến dã ngoại

2 Phát hiện những rủi ro, mâu thuẫn của dự án và đề xuất những giải pháp

2.1 Mâu thuẫn

 Mâu thuẫn về chi phí:

Khi lớp trưởng đưa ra những chi phí cho chuyến đi có thể sẽ có những mâu thuẫn phát sinh như có thành viên trong lớp không đồng tình với mức chi phí đưa ra cho một chương trình cụ thể nào đó, hoặc những chi phí không cần thiết trong chuyến dã ngoại

- Giải pháp:

 Lấy biểu quyết của các thành viên trong lớp

 Loại bỏ những chi tiêu không hợp lý

 Công khai toàn bộ chi tiêu đến toàn bộ thành viên tham gia

 Mâu thuẫn về thời gian:

Các mốc thời gian cụ thể mà lớp trưởng đưa ra có thể khiến mâu thuẫn xảy ra, bởi vì trong nhóm sẽ có nhiều người thích đi chơi kiểu tự do, thoải mái không muốn bị bó buộc

về mặt thời gian, hoặc thời gian trong chương trình có thể khiến cho thành viên trong nhóm thấy không hợp lý

- Giải pháp:

 Lấy ý kiến của mọi người để có thể đưa ra thời gian sinh hoạt hợp lý

 Chắc chắn sẽ có thời gian sinh hoạt vui chơi tự do cho mọi người

 Mâu thuẫn về vai trò:

Có thể có những cá nhân được giao nhiệm vụ nhưng không hoàn thành tốt công việc được giao sẽ khiến mâu thuẫn nội bộ trong nhóm khiến buổi đi chơi sẽ mất vui: Teamleader không quản lý hay giám sát được các thành viên trong nhóm mình, thủ quỹ không để ý chi tiêu khiến cho lớp phải trả them các chi phí phát sinh không đáng có…

- Giải pháp:

 Bố trí giám sát và hướng dẫn cụ thể các công việc cũng như nhiệm vụ cho những người được giao ấy

2.2 Những rủi ro của kế hoạch dã ngoại tại khu sinh thái Thiên Phú Lâm

 Rủi ro về nhân lực khi tự tổ chức buổi dã ngoại cho lớp

Nhân lực là yếu tố quan trọng hàng đầu Một buổi dã ngoại bài bản sẽ cần đến những vai trò như: ban tổ chức, đội hậu cần, MC,… Đồng thời với mỗi vai trò lại cần những có những yếu tố và công việc riêng, cụ thể Chẳng hạn như MC cần sự nhanh nhẹn, linh hoạt, giao tiếp tốt và duy trì được không khí của buổi dã ngoại sôi nổi, vui vẻ Chính vì thế cần lựa chọn ra những người phù hợp với từng công việc

 Rủi ro về đạo cụ khi tổ chức các trò chơi

Đạo cụ rất cần thiết trong các cuộc vui chơi Vì còn là sinh viên chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc tự tổ chức các buổi dã ngoại, trò chơi rất dễ gặp phải trường hợp thiếu sót dụng cụ để triển khai các chương trình văn nghệ giao lưu, trò chơi dẫn đến cuộc vui bị gián đoạn

Trong trường hợp này, nhóm trưởng hoặc ban tổ chức nên:

- Lên danh sách cụ thể, chi tiết về những dụng cụ cần thiết với số lượng cụ thể cho buổi dã ngoại

- Chuẩn bị đạo cụ theo danh sách trên và chuẩn bị dư thêm đề phòng trường hợp phát sinh do đang chơi dụng cụ bị hỏng hoặc thiếu

- Kiểm tra lại chất lượng đạo cụ để tránh hỏng hóc, thiếu sót và đảm bảo các trò chơi được diễn ra

 Rủi ro về thời gian

Khi tổ chức sẽ phải đối mặt với tình trạng thiếu thời gian do lượng thời gian bị lãng phí quá nhiều Rủi ro về thời gian có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân Có thể là do MC không đủ khả năng tập trung sự chú ý của mọi người dẫn đến tình trạng sao nhãng; Mọi người trong lớp không chịu hợp tác, nhiệt tình; Kế hoạch tổ chức chương trình không

được thiết lập chặt chẽ Để phòng trường hợp này, MC và ban tổ chức của lớp nên phối hợp chặt chẽ với nhau lên kịch bản chi tiết và có phương án dự trù phù hợp

Giải pháp:

- Lên kế hoạch và timeline cụ thể và đảm bảo timeline phù hợp với từng đầu việc: khâu lên ý tưởng, triển khai, thời gian cho từng trò chơi,…

- Xác định được thứ tự ưu tiên cho từng đầu việc

- Luôn có thời gian và phương án dự phòng cho những tình huống phát sinh

- MC cần linh hoạt trong mỗi trò chơi

 Thời tiết

Thời tiết là yếu tố rủi ro lớn nhất vì buổi dã ngoại chủ yếu là hoạt động ngoài trời Nên có những phương án thay thế như trang trí thêm khung giàn nhà bạt để tạo không gian an toàn, giảm các vấn để ảnh hưởng của thời tiết Tuy nhiên, đây là buổi dã ngoại nên các hoạt động chủ yếu ở ngoài trời không thể thiết kế giàn nhà bạt để giảm thiểu rủi ro này được Ví dụ như thăm quan các địa điểm và chơi các trò chơi ở khu du lịch sinh thái Thiên Phú Lâm, giao lưu văn nghệ và các trò chơi tập thể gắn kết các thành viên do lớp

tự tổ chức, cắm trại, tiệc buffet nướng ngoài trời, dã ngoại

Giải pháp: Lớp nên lựa chọn ngày đi phù hợp, theo dõi dự báo thời tiết địa phương cẩn thận và có địa điểm dự phòng khác khi phát sinh rủi ro về thời tiết Chuẩn bị những vận dụng che chắn cần thiết như: phông, bạt, dù,…

 Đảm bảo vệ sinh khi tổ chức buổi dã ngoại

Vệ sinh ở đây bao gồm cả vấn đề ăn uống và vệ sinh môi trường trong suốt thời gian tham gia buổi dã ngoại Vấn đề về ăn uống, thực phẩm an toàn, sạch sẽ và đầy đủ cho tất

cả mọi người vì lớp khá đông Khi ăn hoặc khi tổ chức các hoạt động khác xong thì phải dọn dẹp sạch sẽ, không xả rác bừa bãi, có ý thức trong việc giữ vệ sinh chung

 Đảm bảo an toàn cho mọi người khi tham gia các trò chơi

Có rất nhiều buổi dã ngoại do lớp tổ chức đã xảy ra những sự việc xô xát và gây hậu quả đáng tiếc Ví dụ khi tham gia các trò chơi mọi người bị xây xát, bị thương, nặng hơn là chảy máu, gẫy tay, chân,…đó là những sự cố có thể xảy ra, nhất là buổi dã ngoại diễn ra

ở khu sinh thái Thiên Phú Lâm chủ yếu là rừng, nền là đất, cát Cũng không tránh khỏi những mâu thuẫn, tranh cãi và xô xát giữa các thành viên trong lớp với nhau, giữa các đội chơi với nhau Một phần vì số lượng thành viên lớp tham gia khá đông, thứ hai là không gian quá rộng nên lớp trưởng và ban tổ chức khó kiểm soát, quản lí