Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự thuộc thành phố hồ chí minh

c Nhi ệm vụ nghiên cứu - Nghiên cứu hệ thống tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, trực tiếp nhất là nghiên cứu các hoạt đ

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Vũ Thị Kim Cúc

TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ VỤ ÁN

TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN

TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 60.32.03.01

Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Thị Ngọc Thu

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2016

ĐẠI HỌC QUỐC GIA THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

Vũ Thị Kim Cúc

TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ VỤ ÁN TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN

TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 60.32.03.01

Người hướng dẫn khoa học: TS Phạm Thị Ngọc Thu

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2016

1

M ỤC LỤC

Trang

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ QUẢN LÝ VÀ LƯU

1.1 M ỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN 15 1.1.1 Khái niệm “văn bản”, “văn bản đến”, “văn bản đi” 15 1.1.2 Khái niệm “hồ sơ”, “lập hồ sơ” 16 1.1.3 Khái niệm “tài liệu” và “tài liệu lưu trữ” 17 1.1.4 Khái niệm “vụ án hình sự”, “hồ sơ vụ án hình sự” 18 1.1.5 Khái niệm “tổ chức khoa học hồ sơ vụ án” 18 1.1.6 Khái niệm “tố tụng hình sự” 19

1.2 T Ổ CHỨC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT

CÔNG VI ỆC THEO QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC 20

1.2.1 Các nguyên tắc đối với việc quản lý và giải quyết văn bản, tài liệu trong quá

trình hoạt động của cơ quan, tổ chức 20 1.2.2 Phương pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến 23

1.3 TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC 28 1.3.1 Vai trò, yêu cầu và ý nghĩa của công tác lập hồ sơ 28 1.3.2 Trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị và cá nhân đối với công tác lập hồ sơ 29

Chương 2: THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC HỒ SƠ VỤ ÁN CỦA CÁC CƠ

QUAN T Ố TỤNG HÌNH SỰ THUỘC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 43 2.1 T Ổ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ

Chương 3: HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ VỤ ÁN

TRONG HO ẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ THUỘC

THÀNH PH Ố HỒ CHÍ MINH VÀ MỘT SỐ KHUYẾN NGHỊ 99 3.1 YÊU CẦU PHẢI ĐỔI MỚI CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ

VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ 99

3.1.1 Nâng cao năng lực, hiệu quả hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự, góp

phần cải cách hoạt động tư pháp 99 3.1.2 Tổ chức thực hiện pháp luật về văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan

3.2 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC KHOA HỌC HỒ SƠ

V Ụ ÁN CỦA CÁC CƠ QUAN TỐ TỤNG HÌNH SỰ 105

3.2.1 Hoàn thiện thể chế về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ vụ án

đối với các cơ quan tố tụng hình sự 105 3.2.2 Đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao kỹ năng quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ

sơ vụ án của người có trách nhiệm trực tiếp lập hồ sơ vụ án 106 3.2.3 Tăng cường công tác kiểm tra, giám sát 109 3.2.4 Hiện đại hóa cơ sở vật chất quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ vụ án

trong các cơ quan tố tụng hình sự 111

3.3 KHUY ẾN NGHỊ ĐỐI VỚI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC VÀ DOANH

3.3.1 Mối quan hệ giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy và hoạt động

của cơ quan với việc thực hiện công tác quản lý văn bản và lưu trữ hồ sơ, tài liệu 113 3.3.2 Mối quan hệ giữa quy trình làm việc với quy trình quản lý văn bản, lập hồ sơ và

3.3.3 Xác định trách nhiệm, yêu cầu thực hiện công việc chuyên môn gắn liền với

thực hiện việc quản lý văn bản, tài liệu và lưu trữ hồ sơ, tài liệu 115 3.3.4 Bồi dưỡng và nâng cao kiến thức, kỹ năng, thái độ của cán bộ, công chức, viên

chức về công tác quản lý tài liệu và lưu trữ hồ sơ, tài liệu 116

3

L ỜI CAM ĐOAN

Luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các trích dẫn, số liệu

sử dụng trong luận văn đảm bảo trung thực, có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng Những

kết luận khoa học chưa được công bố trong bất cứ công trình nào khác

Tp H ồ Chí Minh, ngày 04 tháng 10 năm 2016

Tác gi ả

Vũ Thị Kim Cúc

4

M Ở ĐẦU

1 Lý do, m ục đích nghiên cứu

a) Lý do nghiên c ứu

Trong nhiều năm qua, từ lý luận đến cơ sở pháp lý về công tác văn thư, lưu

trữ đã xác định trách nhiệm lập hồ sơ thuộc về cán bộ, công chức, viên chức được giao trực tiếp giải quyết công việc hoặc theo dõi giải quyết công việc Cơ sở pháp lý cao nhất là Luật Lưu trữ năm 2011 đã quy định: Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ

chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định Người được giao giải quyết công việc hoặc theo dõi giải quyết công việc của cơ quan, tổ

chức có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Công tác lập hồ sơ có ý nghĩa góp phần đảm bảo thông tin phục vụ hoạt động lãnh đạo và quản lý; phản ánh kết quả làm việc, thể hiện tinh thần trách nhiệm

với công việc và phương pháp làm việc khoa học của cán bộ, công chức, viên chức; góp phần nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của cán bộ, công chức, viên

chức; giúp cơ quan, đơn vị quản lý văn bản được chặt chẽ, tránh tình trạng mất mát,

thất lạc và tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ Ý nghĩa của công tác lập hồ sơ đã được nhiều công trình nghiên cứu xem xét, đánh giá Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền cũng đã ban hành văn bản quy định, hướng dẫn cụ thể về công tác lập hồ sơ như: quy định về trách nhiệm lập hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức; hướng

dẫn về phương pháp lập hồ sơ; quy định về thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu

trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử; v.v

Tuy nhiên, theo đánh giá của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền, lập hồ

sơ là một khâu yếu trong hoạt động công vụ nói chung và công tác văn thư nói riêng Không ít tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ chưa đầy đủ Hồ sơ, tài liệu khi nộp lưu vào Lưu trữ

cơ quan vẫn trong tình trạng bó gói còn diễn ra khá phổ biến Nhiều cơ quan, tổ

chức và doanh nghiệp phải duyệt chi một khoản kinh phí rất lớn từ ngân sách nhà

5

nước để thuê dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ đối với khối tài liệu chưa được lập hồ

sơ trong quá trình giải quyết công việc, v.v

Tại sao lại có tình trạng có những cơ quan đã tổ chức việc lập hồ sơ công

việc tốt, có những cơ quan chưa tổ chức việc lập hồ sơ hoặc có tổ chức lập hồ sơ nhưng hiệu quả rất kém? Tại sao lại có những loại hình tài liệu được lập hồ sơ đầy

đủ cùng với quá trình giải quyết công việc trong khi không ít tài liệu hình thành trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không được lập hồ sơ hoặc lập hồ sơ chưa đầy đủ? v.v Hệ quả của việc không lập hồ sơ và không tổ chức khoa học hồ sơ, tài

liệu trong các cơ quan là tình trạng thiếu kỷ luật kỷ cương trong thực hiện công việc

của cán bộ, công chức, viên chức Tài liệu không được lập hồ sơ và quản lý thiếu

tập trung, thậm chí để mất mát, thất lạc có thể dẫn đến hậu quả nguy hiểm gây thiệt

hại cho Nhà nước và công dân,….là những vấn đề của thực tiễn phải có những lý

giải khoa học mang tính cấp thiết hiện nay

Câu hỏi đặt ra là các cơ quan, tổ chức phải làm thế nào để tổ chức khoa học

hồ sơ hình thành ra trong quá trình hoạt động của mình? Hồ sơ, tài liệu không

những phải lưu trữ, bảo vệ, bảo quản tốt nhất mà còn phải tổ chức sử dụng một cách

có hiệu quả? v.v là những vấn đề cần tiếp tục nghiên cứu để phục vụ thực tiễn

hiện nay

Từ cơ sở trên, tác giả chọn đề tài “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong hoạt

động của các cơ quan tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh” làm luận văn

thạc sĩ ngành Lưu trữ học tại Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại

học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh

b) M ục đích nghiên cứu

Nghiên cứu đề tài “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong hoạt động của các

cơ quan tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh” nhằm làm sáng tỏ các vấn

đề sau đây:

Th ứ nhất, căn cứ vào quy định về tổ chức và hoạt động các cơ quan tiến

hành tố tụng hình sự, nhiệm vụ của người tiến hành tố tụng hình sự để xác định thành phần, nội dung hồ sơ vụ án;

6

Th ứ hai, nghiên cứu quá trình tổ chức lập hồ sơ và quản lý hồ sơ vụ án tại

các cơ quan tiến hành tố tụng hình sự cấp tỉnh và cấp huyện, giới hạn tại Thành phố

Hồ Chí Minh Từ đó, đánh giá phương pháp tổ chức khoa học hồ sơ vụ án - một loại

hồ sơ chuyên môn, nghiệp vụ và rút ra những nhận xét, đánh giá và khuyến nghị đối

với công tác tổ chức lập hồ sơ, tổ chức khoa học hồ sơ, góp phần làm cơ sở cho việc

tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ trong các cơ quan, tổ chức

c) Nhi ệm vụ nghiên cứu

- Nghiên cứu hệ thống tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam, trực tiếp nhất là nghiên cứu các hoạt động tố tụng hình sự hình thành tài liệu và tài liệu đó phải được lập thành

hồ sơ công việc (hồ sơ vụ án) đối với các cơ quan tố tụng hình sự cấp tỉnh và cấp huyện của Thành phố Hồ Chí Minh;

- Nghiên cứu cơ sở pháp lý quy định, hướng dẫn có liên quan trực tiếp đến

việc hình thành tài liệu và lập hồ sơ vụ án của người tiến hành tố tụng hình sự trong quá trình giải quyết một vụ án hình sự; so sánh với quá trình hình thành hồ sơ vụ án, lưu trữ hồ sơ vụ án từ thực tiễn, giới hạn trong phạm vi hoạt động của các cơ quan

tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh;

- Đánh giá phương pháp tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong quá trình hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự nói chung, các cơ quan tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh nói riêng Từ kết quả nghiên cứu, tác giả đề xuất một số

giải pháp hoàn thiện phương pháp tổ chức khoa học hồ sơ vụ án từ hoạt động của các cơ quan tiến hành tố tụng hình sự; nêu những nhận xét, đánh giá và khuyến nghị đối với công tác tổ chức lập hồ sơ công việc trong các cơ quan, tổ chức cần vận

dụng phù hợp

2 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

a) Đối tượng nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của đề tài “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong hoạt

động của các cơ quan tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh” là:

- Cơ sở pháp lý quy định, hướng dẫn liên quan đến quá trình hình thành tài

liệu trong hoạt động tố tụng hình sự; trách nhiệm của các cơ quan, người tiến hành

7

tố tụng hình sự đối với việc tổ chức quản lý văn bản, lập hồ sơ vụ án; thành phần,

nội dung tài liệu trong hồ sơ vụ án và công tác quản lý hồ sơ vụ án;

- Thực tiễn quá trình hình thành tài liệu và lập hồ sơ vụ án trong hoạt động

của các Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát và Tòa án

b) Ph ạm vi nghiên cứu

- Cơ sở pháp lý quy định, hướng dẫn đối với công tác quản lý văn bản, lập

hồ sơ, lưu trữ hồ sơ, tài liệu đã được các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành trong các văn bản quy phạm pháp luật về lưu trữ và các văn bản quy phạm pháp luật

về tổ chức bộ máy và hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự;

- Phạm vi nghiên cứu tại các cơ quan tiến hành tố tụng hình sự bao gồm các

Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát và Tòa án nhân dân thuộc Thành phố Hồ Chí Minh

- Đặc thù của hoạt động tố tụng hình sự là trong thời gian điều tra, truy tố và xét xử giới hạn người có trách nhiệm trong việc tham gia tố tụng hình sự nghiên

cứu, xem xét hồ sơ, tài liệu Do vậy, giới hạn hồ sơ, tài liệu vụ án được nghiên cứu trong luận văn là hồ sơ, tài liệu được lưu giữ trong kho lưu trữ của các cơ quan tố

tụng hình sự - phản ánh kết quả sau khi thực hiện mỗi giai đoạn của hoạt động tố

tụng hình sự và kết thúc toàn bộ hoạt động điều tra, truy tố và xét xử một vụ án hình

sự

3 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tài liệu sử dụng

a) Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu

Đề tài được nghiên cứu trên cơ sở lý luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhà nước và pháp luật với những tư tưởng cốt lõi xây dựng nhà nước kiểu mới hợp hiến,

hợp pháp, dân chủ, nhà nước thực hiện nguyên tắc pháp chế trong đời sống nhà nước và trong xã hội; xây dựng hệ thống pháp luật đầy đủ và pháp luật được thực

hiện nghiêm minh, bảo đảm quyền con người, quyền công dân

Các phương pháp luận được sử dụng là phương pháp chính trị, phương pháp

lịch sử, phương pháp toàn diện tổng hợp Trong quá trình nghiên cứu, tác giả còn sử

dụng một số phương pháp cụ thể khác là phương pháp liên ngành, phương pháp hệ

thống, phương pháp so sánh

b) Ngu ồn tài liệu sử dụng

8

Th ứ nhất, tài liệu nghiên cứu được sử dụng là các văn bản quy phạm pháp

luật do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành và phổ biến rộng rãi Trong quá trình nghiên cứu, tác giả chú trọng đến việc so sánh, đối chiếu với tài liệu lưu trữ để xác định độ chính xác của các tài liệu được nghiên cứu Nguồn tài liệu là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở trung ương ban hành như: luật, pháp lệnh, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư, v.v quy định, hướng dẫn về hoạt động tố

tụng hình sự; quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ; văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền ở trung ương và địa phương có nội dung phản ánh về

việc rà soát, đánh giá, tổng kết việc thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ, trong đó có công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ

hồ sơ, tài liệu

Th ứ hai, các công trình chuyên khảo, giáo trình về lý luận, thực tiễn và

phương pháp công tác văn thư, công tác lưu trữ; các bài viết công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam; các đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, kỷ yếu

hội thảo khoa học của các ngành khoa học như Lưu trữ học, Hành chính công được

thực hiện tại các trường đại học, học viện, cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ ở trung ương và địa phương

4 L ịch sử nghiên cứu vấn đề

Công tác văn thư, lưu trữ là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học như Lưu trữ học, Văn bản học, Sử liệu học, Hành chính công, Quản trị văn phòng, v.v Vì vậy, đã có nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư, lưu trữ nói chung, công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ nói riêng với những phương pháp

tiếp cận cơ bản mang tính chủ đạo của những ngành khoa học khác nhau Trong đó

có các công trình tiêu biểu sau đây:

- Nhóm các công trình lý lu ận cơ bản phản ánh kết quả nghiên cứu về Lưu

tr ữ học và lý luận, thực tiễn công tác văn thư

Giáo trình Lý lu ận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình

Quyền do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Hà Nội xuất bản năm 2005 Giáo trình

phản ánh kết quả nghiên cứu cả về mặt lý luận và thực tiễn, phương pháp tổ chức công tác văn thư đã được đưa vào giảng dạy trong nhiều khóa học cả bậc đại học và

9

sau đại học ở các cơ sở đào tạo về Lưu trữ học - Quản trị văn phòng; Cuốn sách là công cụ cung cấp kiến thức cho cán bộ lãnh đạo, quản lý, chuyên viên nghiên cứu, công chức, viên chức làm công tác văn phòng Nội dung giáo trình là cơ sở lý luận

rất quan trọng về những vấn đề chung của công tác văn thư, trong đó có những nội dung về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan, là cơ sở lý luận cơ bản,

trực tiếp để nghiên cứu đề tài luận văn thạc sĩ “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong

ho ạt động của các cơ quan tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh”

Qu ản lý và giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức là cuốn sách do PGS

TS Nguyễn Minh Phương biên soạn được Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản năm 2014 Nội dung cuốn sách cung cấp cho người nghiên cứu phương pháp tổ chức toàn diện từ tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến đến công tác tổ

chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Nội dung sách vừa bao gồm những cơ sở lý luận rất cơ bản, quan trọng về công tác văn thư, trong đó có

những nội dung về lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Sách cũng hướng dẫn phương pháp tổ chức lập một số loại hồ sơ đối với một số loại hình tài

liệu khác nhau để giúp các cơ quan, tổ chức vận dụng vào thực tiễn Sách là cơ sở lý

luận trực tiếp để nghiên cứu đề tài Luận văn Thạc sĩ “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án

trong ho ạt động của các cơ quan tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ chí Minh”

Giáo trình Lý lu ận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân

Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm do Nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp xuất bản năm 1990 Đây là cuốn Giáo trình

phục vụ công tác giảng dạy, nghiên cứu và thực tế làm việc về công tác lưu trữ trong nhiều năm ở Việt Nam Nội dung phản ánh về các vấn đề cơ bản như: những

vấn đề của lưu trữ học và công tác lưu trữ; những hoạt động cơ bản của công tác lưu

trữ là phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu các phòng và các kho lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, v.v

Giáo trình Lưu trữ học đại cương của nhóm tác giả TS Phan Đình Nham,

PGS TSKH Bùi Loan Thùy do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh xuất bản năm 2015 là cuốn giáo trình phục vụ nghiên cứu và giảng dạy đại

học, sau đại học ngành Lưu trữ học Giáo trình cung cấp sự hiểu biết về mối quan

10

hệ chặt chẽ giữa Lưu trữ học với các khoa học xã hội, khoa học tự nhiên, khoa học

kỹ thuật; bản chất của lưu trữ và Lưu trữ học; tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ trong mọi thời đại, đặc biệt là thời đại thông tin điện tử hiện nay

Sách tham khảo Văn bản và tài liệu văn thư - nguồn bổ sung cho Phông Lưu

tr ữ Quốc gia Việt Nam của nhóm tác giả TS Phan Đình Nham, PGS TSKH Bùi

Loan Thùy do Nhà xuất bản Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh xuất bản năm 2015 Cuốn sách được biên soạn nhằm cung cấp lý thuyết cơ bản, phương pháp

và các vấn đề nền tảng quan trọng nhất liên quan đến văn bản và tài liệu văn thư Tài liệu văn thư có mối quan hệ biện chứng, là đầu vào và nguồn bổ sung cơ bản, thường xuyên cho Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử Nội dung sách đã được cập

nhật các vấn đề mới về văn thư, lưu trữ trong bối cảnh nhà nước Việt Nam đang tăng cường quản lý thống nhất hoạt động lưu trữ trên phạm vi toàn quốc để bảo vệ,

bảo quản an toàn và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, cung cấp thông tin làm căn cứ cho hoạt động của bộ máy nhà nước

Sách M ột số vấn đề về văn bản quản lý nhà nước, lưu trữ - lịch sử và quản

lý hành chính c ủa GS TSKH Nguyễn Văn Thâm do Nhà xuất bản Chính trị Quốc

gia xuất bản năm 2011 Sách tập hợp các bài viết, công trình nghiên cứu của tác giả trong mấy chục năm nghiên cứu và giảng dạy về lĩnh vực lưu trữ - lịch sử và quản

lý hành chính Sách L ịch sử, lý luận, thực tiễn về Lưu trữ và Quản trị văn phòng của

PGS Vương Đình Quyền do Nxb Đại học Quốc gia Hà Nội xuất bản năm 2015

Cuốn sách cũng là một công trình tập hợp các bài nghiên cứu của tác giả trong mấy

chục năm nghiên cứu và giảng dạy về lĩnh vực Lưu trữ - Quản trị văn phòng Nội dung những cuốn sách trên rất đa dạng về nhiều vấn đề của khoa học lưu trữ, trong

đó có công tác tổ chức quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Ngoài ra, cũng có nhiều công trình nghiên cứu, phản ánh những vấn đề, nội dung cơ bản của Lưu trữ học và thực tiễn hoạt động lưu trữ của Việt Nam Tiêu

biểu như: Tin học hoá công tác Văn thư, Lưu trữ và Thư viện của các tác giả Dương

Văn Khảm, Lê Văn Năng do Nhà xuất bản Chính trị Quốc gia xuất bản năm 1995

Công tác văn thư - lưu trữ của tác giả Dương Văn Khảm do Nxb Văn hóa Thông

tin xuất bản năm 2006 Công tác Lưu trữ, Giáo trình trung cấp chuyên nghiệp của

11

Trường Trung cấp Văn thư Lưu trữ Trung ương đã được tổ chức biên soạn và in nhiều lần, lưu hành nội bộ phục vụ công tác giảng dạy và học tập của học sinh trung

cấp ngành Văn thư - Lưu trữ v.v

- Nhóm các công trình là đề tài nghiên cứu khoa học, luận văn thạc sĩ, luận

án tiến sĩ, kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết công bố trên các tạp chí khoa học

trực tiếp liên quan đến đề tài như:

Công trình Nâng cao hi ệu quả công tác lưu trữ hồ sơ các loại vụ án và tài

li ệu của Tòa án nhân dân - Thực trạng và giải pháp là một Đề tài nghiên cứu khoa

học cấp Bộ của các cán bộ Văn phòng Tòa án nhân dân tối cao Nội dung Đề tài

phản ánh những kết quả nghiên cứu khoa học về bức tranh tổng quan công tác lưu

trữ của các Tòa án nhân dân các cấp; những kinh nghiệm lưu trữ của Tòa án nước

Cộng hòa nhân dân Trung Hoa, kinh nghiệm lưu trữ của Tòa án và Văn phòng Công

tố tại nước Cộng hòa Liên bang Đức Đề tài đã làm rõ những kết quả đã đạt được

của công tác lưu trữ của Tòa án nhân dân các cấp và nêu lên những hạn chế, bất cập

của công tác lưu trữ Mặt khác, trong Đề tài cũng đã thể hiện những đề xuất các giải pháp thực hiện nhằm nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của Tòa án nhân dân phù

hợp với đặc thù công tác xét xử của Tòa án nhân dân

Ngoài ra, có một số công trình là các bài viết công bố trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam trong nhiều năm qua về quản lý văn bản, lập hồ sơ, về công tác tổ

chức khoa học một số loại hình hồ sơ, tài liệu của một ngành, một lĩnh vực hoặc hồ

sơ, tài liệu chuyên môn, khoa học, đặc thù Trong đó có một số công trình thể hiện

kết quả nghiên cứu có liên quan trực tiếp đến loại hình hồ sơ vụ án và công tác lưu

trữ hồ sơ vụ án như: Bước đầu tìm hiểu về khối hồ sơ tài liệu án tại Phòng Lưu trữ,

Vi ện kiểm sát nhân dân Tối cao của tác giả Vũ Thị Phụng công bố trên Tạp chí Lưu

trữ Việt Nam, số 2 năm 1988; Công tác thu thập hồ sơ - tài liệu lưu trữ của ngành

Ki ểm sát nhân dân công bố trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1 năm 1994; Tiếp tục đổi mới nâng cao hiệu quả công tác hồ sơ, tàng thư thông tin nghiệp vụ cảnh sát: đáp ứng yêu cầu phòng, chống tội phạm trong tình hình mới của tác giả Nguyễn

Văn Ba và Tiếp tục đổi mới công tác lưu trữ hồ sơ nghiệp vụ cảnh sát của tác giả

Nguyễn Thị Thanh Nhàn công bố trên Tạp chí Dấu ấn thời gian, số 1 năm 2012;

12

Công tác l ập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại Tòa án nhân dân T ối cao của tác giả Lê Thị Sen công bố trong Kỷ yếu Hội thảo khoa học Công tác l ập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan - thực trạng và giải pháp do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước tổ chức tháng 10 năm 2014 tại Hải

Phòng; Quá trình hình thành h ồ sơ công việc (hồ sơ vụ án) từ hoạt động của các cơ quan t ố tụng hình sự của các tác giả Đỗ Văn Học, Vũ Thị Kim Cúc công bố trên

Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 11 năm 2014; v.v

Nhìn chung, các công trình về lý luận, thực tiễn và phương pháp công tác văn thư, lưu trữ nêu trên đã hình thành nền tảng một hệ thống phương pháp tổ chức khoa học tài liệu trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

gắn liền trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức; tổ chức khoa học tài liệu lưu

trữ trong Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử Các công trình là đề tài nghiên cứu khoa

học, luận văn thạc sĩ, luận án tiến sĩ, kỷ yếu hội thảo khoa học, các bài viết công bố trên các tạp chí khoa học, v.v đã phản ánh về nhiều vấn đề, nội dung tổ chức khoa

học hồ sơ, tài liệu lưu trữ; về một số loại hình tài liệu lưu trữ; về một số loại hình cơ quan, tổ chức; v.v là cơ sở quan trọng, có tính chất nền tảng để tiến hành nghiên

cứu những đề tài tổ chức khoa học một loại hình hồ sơ, tài liệu cụ thể trong những

loại hình cơ quan cụ thể

Tuy nhiên, có rất ít công trình nghiên cứu chuyên biệt hệ thống cả quá trình hình thành và tổ chức lưu trữ hồ sơ có tính chất chuyên môn, đặc thù từ giai đoạn văn thư đến giai đoạn quản lý hồ sơ, tài liệu trong Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch

sử Trong các loại hồ sơ, tài liệu đó phải nói đến Hồ sơ vụ án - loại hồ sơ hình thành

trong quá trình hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự là: Cơ quan điều tra, Viện

kiểm sát nhân dân và Tòa án nhân dân của nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam một hoạt động có tính chất quan trọng của quá trình tố tụng tại các cơ quan tư pháp nhằm đảm bảo xét xử đúng người đúng tội và đúng pháp luật, đảm bảo lợi ích

của Nhà nước và của công dân Vì vậy, cần lắm những công trình nghiên cứu chuyên sâu về tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong quá trình từ khi văn bản, tài liệu

về vụ án hình thành cho đến khi vụ án kết thúc và hồ sơ, tài liệu được tổ chức quản

lý, phục vụ sử dụng trong lưu trữ của các cơ quan tố tụng hình sự

13

Những công trình nghiên cứu nêu trên là cơ sở lý luận và thực tiễn quan

trọng giúp cho tác giả thực hiện đề tài Luận văn và phát triển, mở rộng theo hướng nghiên cứu về việc tổ chức khoa học hồ sơ vụ án - một loại hồ sơ chuyên môn, đặc thù hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh

5 Đóng góp của luận văn

Đề tài luận văn được thực hiện sẽ mang lại những đóng góp nhất định về

hồ sơ chuyên môn thì trước hết phải tổ chức khoa học các hoạt động của cơ quan Trong đó, trọng tâm là việc quy định rõ ràng về trách nhiệm của cán bộ giải quyết công việc, quy định rõ ràng về trình tự và thủ tục giải quyết công việc gắn liền với trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ công việc, hồ sơ chuyên môn Mỗi hồ sơ công

việc, hồ sơ chuyên môn cần được quy định rõ về nội dung, hình thức của các loại văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc đó Mọi hoạt động chuyên môn trong quá trình giải quyết công việc không tách rời với quản lý văn

bản, tài liệu và lập hồ sơ công việc đó Tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu phải được tổ

chức thực hiện từ trong quá trình giải quyết công việc, nói cách khác là trong giai đoạn văn thư Hạt nhân của công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ là hồ sơ lưu trữ Muốn

tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ thì trước hết phải tổ chức khoa học hồ sơ từ giai đoạn văn thư

Hai là, hồ sơ vụ án là một loại hồ sơ chuyên môn, đặc thù Loại hồ sơ này hình thành trong quá trình giải quyết vụ án hình sự theo quy định của Bộ luật Tố

tụng hình sự Những quy định của pháp luật về tố tụng hình sự là những quy định có tính khoa

14

6 B ố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, nội dung chính

của Luận văn “Tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong hoạt động của các cơ quan tố

t ụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh” có cấu trúc thành 3 chương sau đây:

Chương 1: Một số vấn đề lý luận về quản lý và lưu trữ hồ sơ, tài liệu

Chương 2: Thực trạng việc tổ chức hồ sơ vụ án tại các cơ quan tố tụng hình

sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh

Chương 3: Hoàn thiện công tác tổ chức khoa học hồ sơ vụ án trong hoạt

động của các cơ quan tố tụng hình sự thuộc Thành phố Hồ Chí Minh và một số khuyến nghị

15

Chương 1

M ỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN

V Ề QUẢN LÝ VÀ LƯU TRỮ HỒ SƠ, TÀI LIỆU

1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN

1.1.1 Khái niệm “văn bản”, “văn bản đến”, “văn bản đi”

Chữ viết do con người sáng tạo, được sử dụng để làm văn bản nhằm đáp ứng nhu cầu giao tiếp của cộng đồng và điều chỉnh các mối quan hệ phát sinh trong đời

sống xã hội Văn bản đã trở thành phương tiện không thể thiếu trong hoạt động

quản lý của nhà nước Khái niệm văn bản đã được định nghĩa trong nhiều công trình nghiên cứu, tiêu biểu như:

Từ điển Giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam của PGS TS Dương Văn Khảm giải thích khái niệm văn bản như sau: “Vật thông tin thành văn bản

được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành qua hoạt động xã hội, được trình bày theo thể thức nhất định” [40, tr.423]

Chuyên khảo Văn bản quản lý nhà nước và công tác công văn giấy, tờ thời

phong ki ến Việt Nam của PGS Vương Đình Quyền giải thích: “Văn bản hiểu theo nghĩa chung nhất là khái niệm dùng để chỉ vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn

ng ữ nhất định” [67, tr.7]

Như vậy, với định nghĩa văn bản trong nhiều công trình nghiên cứu, văn bản

được hiểu theo cả nghĩa rộng và nghĩa hẹp Nghĩa rộng, để chỉ vật mang tin và ghi

b ằng ký hiệu ngôn ngữ, bao gồm rất nhiều loại như một cuốn sách, bài báo, tờ báo,

một tấm văn bia, một câu đối, một cuốn gia phả, một bức thư, v.v… cho đến công văn, giấy tờ hình thành trong hoạt động của mọi cơ quan, tổ chức thuộc khu vực công và tư, v.v Nghĩa hẹp, văn bản được giới hạn để chỉ công văn, giấy tờ, tài liệu được hình thành từ hoạt động của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 - 11 - 2012 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, khái

niệm văn bản đến được giải thích như sau: “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản,

16

bao g ồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (k ể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư

g ửi đến cơ quan, tổ chức”

Như vậy, khái niệm văn bản đến có thể khái quát lại, văn bản đến là tất cả các loại văn bản, đơn, thư của các cơ quan, tổ chức, cá nhân gửi đến cơ quan, tổ

chức, doanh nghiệp thông qua nhiều hình thức khác nhau

Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 - 11 - 2012 của Bộ Nội vụ hướng

dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, khái

niệm văn bản đi được giải thích như sau:

“ Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp

lu ật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản

n ội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành”

Như vậy, khái niệm văn bản đi có nghĩa chung là chỉ các văn bản do cơ quan ban hành để gửi cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp, các nhân hoặc gửi trong nội bộ cơ quan

1.1.2 Khái niệm “hồ sơ”, “lập hồ sơ”

“ Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [60]

Hồ sơ là hạt nhân trong công tác văn thư, lưu trữ; đồng thời, hồ sơ cũng là

một đơn vị phân loại, thống kê trong công tác văn thư, lưu trữ Các loại hồ sơ được hình thành phổ biến trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức là:

H ồ sơ công việc: bao gồm các văn bản, tài liệu phản ánh quá trình nghiên

cứu, theo dõi và giải quyết về mỗi công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ

quan, đơn vị hoặc cá nhân

“H ồ sơ nguyên tắc là tập hợp các văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hướng

d ẫn về từng mặt công tác nghiệp vụ nhất định dùng làm căn cứ pháp lý, tra cứu khi

gi ải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [11]

17

H ồ sơ nhân sự là hồ sơ do một cơ quan, tổ chức lập cho mỗi cán bộ, công

chức, viên chức trong cơ quan Bao gồm những tài liệu là bản chính hoặc bản sao

hợp pháp liên quan đến lý lịch cá nhân và gia đình; văn bằng, chứng chỉ học tập;

hợp đồng lao động, quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, điều động; thành tích khen thưởng hoặc kỷ luật trong công tác và thái độ phục vụ của người đó

L ập hồ sơ là việc tập hợp và sắp xếp tài liệu hình thành trong quá trình theo

dõi, giải quyết công việc thành các hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp

nhất định

1.1.3 Khái niệm “tài liệu” và “tài liệu lưu trữ”

Khái niệm tài liệu theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011 được hiểu theo nghĩa rộng như sau:

“Tài li ệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

Tài li ệu bao gồm văn bản, dự án, bản vẽ thiết kế, bản đồ, công trình nghiên

c ứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi

âm, ghi hình; tài li ệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác,

nh ật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác” [60]

Luật Lưu trữ cũng định nghĩa khái niệm “Tài liệu lưu trữ” như sau:

“Tài li ệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên

c ứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ

Tài li ệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn

b ản gốc, bản chính thì được thay bằng bản sao hợp pháp” [60]

Khái niệm “văn bản” và khái niệm “tài liệu” có những cách giải thích khác

nhau Có cách giải thích “văn bản” bao gồm “tài liệu” nhưng cũng có cách giải thích “tài liệu” lại bao hàm “văn bản” Trong luận văn, tác giả thống nhất sử dụng khái niệm “văn bản, tài liệu” theo cách sử dụng có tính phổ biến trong pháp luật về văn thư, lưu trữ để chỉ tất cả các loại văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động tố

tụng hình sự của các cơ quan tiến hành tố tụng hình sự phải được lập thành hồ sơ vụ

án theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự và pháp luật văn thư, lưu trữ

18

1.1.4 Khái niệm “vụ án hình sự”, “hồ sơ vụ án hình sự”

Bộ Luật hình sự năm 1999 định nghĩa: “Tội phạm là hành vi nguy hiểm cho

xã h ội được quy định trong Bộ luật hình sự, do người có năng lực trách nhiệm hình

s ự thực hiện một cách cố ý hoặc vô ý, xâm phạm độc lập, chủ quyền, thống nhất, toàn v ẹn lãnh thổ Tổ quốc, xâm phạm chế độ chính trị, chế độ kinh tế, nền văn hoá,

qu ốc phòng, an ninh, trật tự, an toàn xã hội, quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, xâm ph ạm tính mạng, sức khỏe, danh dự, nhân phẩm, tự do, tài sản, các quyền, lợi ích h ợp pháp khác của công dân, xâm phạm những lĩnh vực khác của trật tự pháp

lu ật xã hội chủ nghĩa” [55]

Pháp luật hiện hành không quy định khái niệm thế nào là vụ án hình sự nhưng căn cứ quy định của Bộ luật tố tụng hình sự năm 2003 thì có thể hiểu vụ án

hình sự là vụ án phát sinh khi phát hiện có dấu hiệu tội phạm và Cơ quan điều tra,

Viện kiểm sát, Toà án khởi tố vụ án và áp dụng các biện pháp được quy định trong

Bộ luật tố tụng hình sự để xác định tội phạm và xử lý người phạm tội

H ồ sơ vụ án hình sự là tập hợp những tài liệu được lập hay thu thập trong

quá trình điều tra, truy tố, xét xử bởi các cơ quan tiến hành tố tụng Hồ sơ vụ án hình sự là căn cứ để Cơ quan điều tra ra bản kết luận điều tra và đề nghị truy tố, là căn cứ cho Viện kiểm sát ra bản cáo trạng truy tố bị can, là căn cứ để Hội đồng xét

xử ra bản án đúng người, đúng tội, đúng pháp luật

Hồ sơ vụ án hình sự thể hiện quá trình tố tụng của các Cơ quan tiến hành tố

tụng và phản ánh sự tuân thủ pháp luật tố tụng cùng cách thức xây dựng hồ sơ vụ án

của các cơ quan tiến hành tố tụng nhằm xác định sự thật khách quan của vụ án Hồ

sơ vụ án là tài liệu duy nhất để Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát, Toà án thực hiện

chức năng giải quyết vụ án hình sự theo quy định của pháp luật và đóng vai trò chính trong việc đấu tranh phòng chống tội phạm nói chung

1.1.5 Khái niệm “tổ chức khoa học hồ sơ vụ án”

“Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình

ho ạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân”[60] Phông lưu trữ chỉ có thể

tiến hành phân loại khoa học đến mức độ tối ưu hóa tài liệu lưu trữ của phông khi

thực hiện phân loại chi tiết đến từng hồ sơ Mỗi hồ sơ phản ánh trọn vẹn về một vấn

19

đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể; phản ánh quá trình hình thành, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Tuy nhiên, việc lập hồ sơ không phải là một công việc thực hiện trong lưu

trữ Công việc lập hồ sơ là một nội dung phải thực hiện đầy đủ từ giai đoạn văn thư Trong lưu trữ, việc tổ chức khoa học phông lưu trữ, tổ chức tối ưu hóa tài liệu lưu

trữ trên cơ sở tài liệu lưu trữ đã được tổ chức khoa học từ việc lập hồ sơ trong giai đoạn văn thư Hồ sơ được lập đầy đủ, khoa học là tiền đề có tính tiên quyết và quyết

định đến tổ chức khoa học toàn bộ phông lưu trữ Do vậy, có thể xem xét việc “tổ

ch ức khoa học hồ sơ” là nền tảng và là điều kiện tiên quyết của việc tổ chức khoa

học phông lưu trữ cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp Công việc lập hồ sơ cần tổ chức

thực hiện từ quá trình giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp

Thuật ngữ “tổ chức khoa học hồ sơ vụ án” trong luận văn này dùng để xác

định cụ thể, chi tiết về thành phần, nội dung hồ sơ vụ án; xác định quá trình hình thành hồ sơ vụ án gắn liền với trình tự, thủ tục giải quyết vụ án hình sự và trách nhiệm của cơ quan, cá nhân có thẩm quyền; xem xét việc quản lý hồ sơ vụ án và

thực hiện việc giao nộp hồ sơ vụ án vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử cùng

với các công việc quản lý hồ sơ vụ án trong lưu trữ

1.1.6 Khái niệm “tố tụng hình sự”

Thuật ngữ “tố tụng” bắt nguồn từ tiếng La tinh, thuật ngữ “processus” tức là

quá trình “T ố tụng hình sự là quá trình giải quyết vụ án hình sự theo quy định của pháp lu ật Đó là toàn bộ những hoạt động của cơ quan tiến hành tố tụng, người tiến hành t ố tụng, người tham gia tố tụng, các cơ quan nhà nước khác, các tổ chức xã

h ội và những công dân có liên quan nhằm giải quyết đúng đắn vụ án hình sự theo quy định của pháp luật”[41]

Mọi hoạt động tố tụng hình sự trên lãnh thổ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam được tiến hành theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự Trong

đó, các nội dung phải được thực hiện theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự như:

“quy định trình tự, thủ tục khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự;

ch ức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ giữa các cơ quan tiến hành tố

Hoạt động tố tụng hình sự được phân chia thành các giai đoạn và ở mỗi giai đoạn do nhiều chủ thể thực hiện Quá trình tố tụng hình sự là hệ thống trong đó có nhiều chủ thể tham gia và các chủ thể này luôn có mối quan hệ vừa phối hợp, vừa

chế ước lẫn nhau theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự Bộ luật này cũng có thể

được ghi nhận là một bộ luật về thủ tục Trong đó, có quy định trình tự, cách thức

giải quyết vụ án hình sự và thực hiện các hoạt động tố tụng như hoạt động điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự Các cơ quan và người được nhà nước trao quyền tiến hành tố tụng hình sự phải tuân thủ các bước tiến hành hoạt động tố tụng

Xác định về thẩm quyền và trình tự, thủ tục giải quyết công việc nói chung,

giải quyết vụ án hình sự nói riêng phải gắn liền giấy tờ, tài liệu với tư cách là hình

thức thể hiện các hoạt động tố tụng hình sự đó

Theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự năm 2003, các cơ quan tiến hành

tố tụng hình sự bao gồm: Cơ quan điều tra, Viện kiểm sát và Tòa án

Ngoài ra, trong hoạt động điều tra, một số cơ quan có thể được giao tiến hành một số hoạt động điều tra như bộ đội biên phòng, hải quan, kiểm lâm, cảnh sát

biển, kiểm ngư và một số cơ quan khác của công an nhân dân và trong quân đội nhân dân

1.2 TỔ CHỨC VĂN BẢN, TÀI LIỆU TRONG QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT CÔNG VIỆC THEO QUY ĐỊNH CỦA NHÀ NƯỚC

1.2.1 Các nguyên t ắc đối với việc quản lý và giải quyết văn bản, tài liệu trong quá trình ho ạt động của cơ quan, tổ chức

21

Quản lý và giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức phải tuân thủ quy định

của pháp luật và của cơ quan cấp trên, phù hợp với tình hình thực tiễn của cơ quan,

của địa phương và của ngành Công việc quản lý và giải quyết văn bản, tài liệu của

cơ quan, tổ chức phải tuân thủ quy định của nhà nước, của cơ quan cấp trên Cán

bộ, công chức, viên chức muốn giải quyết nội dung văn bản, tài liệu được chính xác thì phải căn cứ vào quy định của pháp luật và căn cứ quy định của cơ quan để giải quyết Không ai được phép giải quyết nội dung văn bản, tài liệu tùy tiện như không căn cứ vào quy định của pháp luật Tuyệt đối không được căn cứ vào suy nghĩ chủ quan hoặc vì lợi ích của cá nhân để giải quyết văn bản, tài liệu trái với các quy định

của pháp luật

Về nguyên tắc, việc quản lý và giải quyết văn bản đi, văn bản đến phải tuân

thủ những nguyên tắc do nhà nước quy định như sau:

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp

luật có quy định khác, phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Thực hiện nguyên tắc tuân thủ quy định của nhà nước nhằm đảm bảo sự chính xác, thống nhất, khách quan và khoa học Vì vậy, cán bộ, công chức, viên

chức khi quản lý và giải quyết văn bản phải căn cứ vào nội dung văn bản trên cơ sở pháp lý đã được quy định để giải quyết và trong quá trình giải quyết cũng phải tuân

thủ những quy định về quản lý và giải quyết văn bản của nhà nước

Hoạt động của các cơ quan, tổ chức được thực hiện trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn theo quy định Phần lớn các công việc trong cơ quan, tổ chức được tổ chức triển khai thực hiện thông qua văn bản, tài liệu Do vậy, thực chất của

22

việc quản lý và giải quyết văn bản, tài liệu là quản lý và giải quyết công việc Cán

bộ, công chức, viên chức quản lý và giải quyết văn bản, tài liệu nhanh chóng, kịp

thời, chính xác được xem xét là cơ sở để đánh giá năng lực, hiệu quả tổ chức, điều hành và thực hiện công việc được giao

Thực hiện nguyên tắc này, văn bản, tài liệu do cơ quan, tổ chức ban hành và

nhận được cần được quản lý và giải quyết theo quy trình giải quyết các nội dung nghiệp vụ chuyên môn và gắn liền với kỹ năng thực hiện chuyên môn như: tiếp

nhận, chuyển giao; xử lý, giải quyết các nội dung; thời gian thực hiện; v.v nhằm

giải quyết vụ việc nhanh chóng, kịp thời, chính xác

Cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nguyên tắc này bằng phương pháp thường xuyên theo dõi, kiểm tra công việc và thực hiện nghiêm túc tiến độ giải quyết công việc theo quy định của pháp luật, quy chế làm việc của cơ quan hoặc yêu cầu của thực tiễn giải quyết công việc

Văn bản, tài liệu mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước Bí mật nhà nước được hiểu

là những thông tin về vụ, việc, địa điểm, thời gian, lời nói, v.v có nội dung quan

trọng thuộc các lĩnh vực quản lý của nhà nước Trong đó, phần lớn các thông tin bí

mật của nhà nước và của cơ quan được thể hiện qua văn bản, tài liệu Cán bộ, công

chức, viên chức quản lý và giải quyết văn bản, tài liệu gắn liền với quản lý và giải quyết các thông tin thuộc về bí mật của nhà nước Do vậy, trong quá trình làm việc, cán bộ, công chức, viên chức cần thực hiện nghiêm túc về việc quản lý, giải quyết văn bản, tài liệu để đảm bảo giữ gìn bí mật của nhà nước và của cơ quan theo đúng quy định đối với những văn bản có nội dung bí mật nhà nước như phải đóng dấu chỉ

mức độ mật lên văn bản; xác định mức độ mật đối với từng văn bản; thực hiện chế

độ quản lý văn bản theo chế độ mật

Hầu hết công việc của cơ quan, tổ chức được phản ánh vào văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Việc quản lý và giải quyết văn

bản, tài liệu đầy đủ, khoa học sẽ giúp cho quản lý tốt các công việc của cơ quan, tổ

23

chức Phương pháp này giúp cơ quan và cán bộ trực tiếp giải quyết công việc sẽ tổ

chức khoa học công việc của cơ quan, tổ chức được hiệu tốt hơn, hiệu quả mang lại cũng cao hơn Thực hiện nguyên tắc này, cán bộ, công chức, viên chức cần có kiến

thức và kỹ năng quản lý và giải quyết văn bản, tài liệu Có như vậy, mới góp phần nâng cao năng suất, chất lượng, hiệu quả làm việc của người cán bộ, công chức, viên chức làm việc trong các cơ quan, tổ chức

Nội dung nguyên tắc này yêu cầu tất cả văn bản đi, văn bản đến phải được

thống nhất đăng ký quản lý tại văn thư cơ quan cho dù văn bản đó được hình thành

bằng nhiều con đường khác nhau trong quá trình quản lý Trong quá trình giải quyết văn bản, nhất định cán bộ, công chức, viên chức phải quản lý văn bản thông qua phương pháp lập hồ sơ công việc của mình Hồ sơ phải được quản lý chặt chẽ, biên

mục rõ ràng đến từng văn bản, tài liệu trong hồ sơ Hồ sơ đang giải quyết do cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giải quyết hoặc theo dõi giải quyết trực tiếp

quản lý trong tủ hồ sơ tại nơi làm việc và có khóa cẩn thận Sau khi giải quyết công

việc, cán bộ, công chức, viên chức phải hoàn thiện hồ sơ và thực hiện chế độ giao

nộp vào Lưu trữ của cơ quan để bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức khoa học tài

liệu phông lưu trữ và tổ chức sử dụng nhằm phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ

1.2.2 Phương pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến

1.2.2.1 Phương pháp quản lý văn bản đến

Th ứ nhất, cán bộ văn thư của cơ quan là đầu mối của cơ quan trong việc

ti ếp nhận và đăng ký văn bản đến

Về nguyên tắc, Văn thư cơ quan là đầu mối của cơ quan trong việc tiếp nhận văn bản đến từ các nguồn khác nhau theo các hình thức chuyển văn bản khác nhau

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, cán bộ văn thư phải

kiểm tra về số lượng bì thư, tình trạng bì thư, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v…; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận

và ký nhận

Sau khi tiếp nhận các bì thư văn bản đến, văn thư cơ quan tiến hành phân

loại sơ bộ và xử lý văn bản theo trách nhiệm của mình như sau:

24

Loại không bóc bì, bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn

thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu

là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn

bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

Loại do cán bộ văn thư bóc bì, bao gồm tất cả các loại bì còn lại; trừ những

bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

Văn thư cơ quan thực hiện việc đóng dấu “Đến”, ghi số đến và ngày đến; Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,

trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định

cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hóa đơn, chứng từ kế toán, v.v…

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu ”Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”

Văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không đóng dấu

“Đến” và được chuyển cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Văn thư cơ quan thực hiện việc đăng ký văn bản đến Tùy theo tình hình

thực tế của cơ quan, văn thư cơ quan tiến hành đăng ký văn bản đến vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính của cơ quan

Nếu đăng ký văn bản đến bằng sổ, phải lập sổ đăng ký văn bản đến Tùy theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp

Nếu đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được

thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

Khi đăng ký văn bản, cán bộ văn thư cần bảo đảm chắc chắn rằng các thông tin trên văn bản được đăng ký rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

giải quyết văn bản

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm

việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác để xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết trên

cơ sở ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần bảo đảm

những yêu cầu sau:

Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

Đúng đối tượng: văn bản chuyển đến đúng người có trách nhiệm

Ch ặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và

người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn”

và “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ) thì cần ghi rõ thời gian chuyển

Th ứ ba, xác định trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức giải quyết

và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết

kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu chỉ mức độ khẩn, phải

giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị

hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền)

để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình văn bản tham gia ý kiến

của các đơn vị, cá nhân có liên quan kèm theo

26

Văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức phải được theo dõi, đôn đốc việc thực hiện theo quy định về thời hạn giải quyết

Trách nhi ệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định;

Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức, cán bộ văn thư có nhiệm vụ

tổng hợp số liệu về văn bản đến Trong đó phải tổng hợp về tổng số văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết v.v… để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ

chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Đối với văn bản đến có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.2.2.2 Phương pháp quản lý văn bản đi

Th ứ nhất, cán bộ văn thư của cơ quan có trách nhiệm kiểm tra hình thức,

th ể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản và hoàn thi ện về mặt thủ tục, hình thức văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư giúp cho Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

Nếu văn bản đã đảm bảo về nội dung và hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày, văn thư có trách nhiệm hoàn thiện văn bản về mặt thủ tục và hình thức văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống

nhất quản lý Văn thư cơ quan sẽ ghi ngày, tháng lên văn bản và tiến hành nhân bản (photocopy) theo số lượng đã được xác định

27

Công việc sau cùng của văn thư để hoàn thiện văn bản là đóng dấu cơ quan

và dấu chỉ mức độ khẩn, mật (nếu có) trước khi làm các thủ tục đăng ký và chuyển phát văn bản đi

Th ứ hai, cán bộ văn thư của cơ quan có trách nhiệm đăng ký văn bản đi vào

h ệ thống công cụ quản lý văn bản của cơ quan

Tất cả văn bản do cơ quan ban hành ra phải được thống nhất đăng ký quản

lý tại bộ phận văn thư của cơ quan Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn

bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính

Nếu chưa có phần mềm quản lý và giải quyết văn bản, cơ quan phải lập sổ đăng ký văn bản đi Khi lập sổ đăng ký văn bản đi, cơ quan cần căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm để quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

Nếu cơ quan đã xây dựng được phần mềm quản lý và giải quyết văn bản thì

việc đăng ký văn bản đi được thực hiện bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản

lý văn bản

Th ứ ba, văn thư của cơ quan và người có trách nhiệm phối hợp làm thủ tục, chuy ển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ

chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

Th ứ tư, văn thư của cơ quan và người có trách nhiệm theo dõi việc giải quy ết văn bản đi

Cán bộ văn thư của cơ quan có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi với các công việc cụ thể như: lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn

bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc Đối với bì văn bản gửi đi nhưng bưu điện trả lại thì

28

phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào

sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết Trường hợp phát

hiện văn bản bị thất lạc, cán bộ văn thư của cơ quan phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Th ứ năm, văn thư của cơ quan và người có trách nhiệm lưu văn bản đi theo

h ệ thống hồ sơ của cơ quan đã được thủ trưởng cơ quan phê duyệt

Văn bản do cơ quan ban hành phải được lưu lại ít nhất 02 bản tại cơ quan Trong đó, 01 bản do cán bộ văn thư lưu trong hồ sơ lưu văn bản đi, 01 bản lưu trong

hồ sơ công việc Hồ sơ công việc do cán bộ có trách nhiệm giải quyết công việc

hoặc theo dõi giải quyết công việc trực tiếp lập

1.3 TỔ CHỨC LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC

1.3.1 Vai trò, yêu c ầu và ý nghĩa của công tác lập hồ sơ

Lập hồ sơ là một nội dung quan trọng của công tác văn thư để giải quyết

hoạt động công vụ của cơ quan, tổ chức Lập hồ sơ mới tạo ra được những hồ sơ

tổng hợp đầy đủ, chính xác kết quả hoạt động của cơ quan, tổ chức Hồ sơ được lập hoàn chỉnh sẽ tạo nguồn thông tin văn bản, tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu giải quyết công việc trong hiện tại và sử dụng lâu dài Lập hồ sơ là công việc được thực

hiện xuyên suốt quá trình thực hiện công việc cho đến khi kết thúc Lập hồ sơ cũng

là nội dung cuối của công tác văn thư, là bản lề nối liền giữa công tác văn thư và công tác lưu trữ

Trong quá trình lập hồ sơ, người có trách nhiệm lập hồ sơ cần thực các yêu

cầu cơ bản là hồ sơ lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công

việc Văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải có giá trị và giá trị của các văn bản, tài liệu trong hồ sơ phải tương đối đồng đều

29

1.3.1.3 Ý nghĩa của công tác lập hồ sơ

Thực hiện việc lập hồ sơ là thực hiện trách nhiệm của người cán bộ, công

chức, viên chức trong giải quyết công việc hoặc theo dõi giải quyết công việc Hơn

nữa, lập hồ sơ cũng phản ánh tác phong, phương pháp làm việc của người cán bộ, công chức, viên chức Nếu làm tốt công tác lập hồ sơ thì sẽ mang lại ý nghĩa rất lớn cho cơ quan và cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức

Trong đó, lập hồ sơ giúp cho mỗi cán bộ, công chức, viên chức tập hợp, sắp

xếp tài liệu một cách khoa học, tạo điều kiện để giải quyết công việc hàng ngày được nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả;

Lập hồ sơ giúp cho việc quản lý chặt chẽ văn bản, tài liệu trong cơ quan, tránh được tình trạng mất mát, thất lạc tài liệu và tạo điều kiện bảo vệ bí mật của Đảng và Nhà nước;

Lập hồ sơ giúp cho việc phân loại, sắp xếp văn bản, tài liệu trong cơ quan

một cách khoa học ngay từ khi hình thành văn bản, tài liệu Có như vậy, mới giữ gìn được đầy đủ tài liệu sản sinh ra trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức khoa

học tài liệu từ khi công việc diễn ra và văn bản hình thành, tạo điều kiện để làm tốt công tác lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

1.3.2 Trách nhi ệm của các cơ quan, đơn vị và cá nhân đối với công tác

l ập hồ sơ

Đối với thủ trưởng cơ quan, phải có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ

và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của cơ quan thuộc phạm vi quản lý

Chánh văn phòng (hoặc Trưởng phòng Hành chính) có nhiệm vụ tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức cấp dưới;

tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại cơ quan,

Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách của cơ quan là người trực tiếp giúp Chánh văn phòng, Trưởng phòng Hành chính trong việc hướng dẫn nghiệp vụ lập

hồ sơ, soạn thảo các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về việc lập hồ sơ; trực tiếp hướng

dẫn, kiểm tra, đôn đốc công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ hoàn chỉnh,

lựa chọn và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ của cơ quan

1.3.3 Phương pháp lập hồ sơ

Biên so ạn bản Danh mục hồ sơ

Danh mục hồ sơ là bản kê có hệ thống các hồ sơ dự kiến lập trong năm văn thư của một cơ quan, đơn vị tổ chức hoặc một ngành Trong đó, phải ghi rõ tiêu đề

hồ sơ và sắp xếp theo hệ thống phân loại hồ sơ của cơ quan, kèm theo số, ký hiệu hồ

sơ và thời hạn bảo quản của mỗi hồ sơ Công tác xây dựng danh mục hồ sơ phải được thực hiện theo một chế độ thống nhất đã được cơ quan quy định

Các loại danh mục hồ sơ thường được xây dựng như danh mục hồ sơ ngành,

sử dụng cho một ngành; danh mục hồ sơ tổng hợp là loại danh mục lập cho toàn cơ quan như một bộ, một tổng cục, một sở; danh mục hồ sơ của một đơn vị tổ chức là

loại danh mục được lập riêng cho từng đơn vị tổ chức trong cơ cấu chung của cơ quan như một vụ của bộ; một phòng của sở, công ty; một phòng, khoa trường học,

bệnh viện

Danh mục hồ sơ cũng có nghĩa là bản kế hoạch lập hồ sơ; là bản hướng dẫn

lập hồ sơ rất cụ thể đến từng hồ sơ Nếu cơ quan xây dựng được danh mục hồ sơ sẽ giúp cho việc phân loại, lập hồ sơ tài liệu của cơ quan được khoa học, chủ động và thuận tiện Danh mục hồ sơ cũng là cơ sở, căn cứ để kiểm tra, đôn đốc công tác lập

hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

31

Phương pháp lập và sử dụng danh mục hồ sơ

Lập danh mục hồ sơ của cơ quan phải thực hiện theo phương pháp khoa học

và phù hợp với tình hình thực tế của cơ quan Trong đó, cơ quan cần căn cứ các tài

liệu như văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của cơ quan; các

bản chương trình, kế hoạch công tác hàng năm của cơ quan; các bản danh mục hồ

sơ của năm trước, các bản mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu, các bảng thời hạn bảo

quản tài liệu, v.v… để xây dựng danh mục hồ sơ

Quy trình tổ chức lập danh mục hồ sơ trong cơ quan có thể được thực hiện theo một trong hai phương án sau đây:

Phương án thứ nhất: cơ quan tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức

trong từng đơn vị của cơ quan dự kiến những hồ sơ thuộc phần công việc thuộc trách nhiệm của cá nhân phải giải quyết hoặc theo dõi giải quyết trong năm theo

biểu mẫu danh mục hồ sơ của cơ quan Sau khi mỗi cán bộ, công chức, viên chức

dự kiến xong phần danh mục hồ sơ của cá nhân mình thì nộp cho thủ trưởng đơn vị

Thủ trưởng đơn vị tập hợp các bản dự kiến phần danh mục hồ sơ của cán bộ, công

chức, viên chức trong đơn vị để xem xét, bổ sung những hồ sơ còn thiếu, loại bỏ

những hồ sơ trùng lặp, không cần lập và hoàn chỉnh phần bản danh mục của đơn vị Các phần danh mục của các đơn vị được tập hợp về văn phòng cơ quan Cán bộ văn thư, lưu trữ cơ quan giúp Chánh văn phòng hoàn chỉnh danh mục hồ sơ của cơ quan

và trình lãnh đạo cơ quan xem xét, phê duyệt

Phương án thứ hai: cán bộ văn thư phối hợp với cán bộ lưu trữ của cơ quan

dự thảo danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan Sau đó, tách từng phần của bản danh

mục chuyển các đơn vị tương ứng Thủ trưởng đơn vị và công chức, viên chức trong đơn vị xem xét, góp ý kiến, bổ sung và hoàn chỉnh thêm phần danh mục của đơn vị cho phù hợp với thực tế hoạt động của đơn vị và nộp về văn phòng của cơ quan Văn phòng cơ quan tập hợp phần danh mục của các đơn vị, hoàn chỉnh lần

cuối thành phần bản danh mục chung của toàn cơ quan và trình thủ trưởng cơ quan xem xét, phê duyệt

Cuối mỗi năm, các cơ quan tổ chức lập bản danh mục hồ sơ cho năm sau

Nếu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và hoạt động của cơ quan ổn định thì có

32

thể xem xét sử dụng mẫu danh mục hồ sơ của năm trước và điều chỉnh, bổ sung, hoàn chỉnh thành danh mục hồ sơ cho năm tiếp theo để hướng dẫn sử dụng và tổ

chức lập hồ sơ cho năm tiếp theo

Trong một cơ quan, các đơn vị hoạt động độc lập, có tổ chức văn thư riêng

cần lập danh mục hồ sơ riêng Danh mục hồ sơ tổng hợp của cơ quan được lập chung cho tất cả các đơn vị tổ chức còn lại Trong trường hợp chưa có điều kiện lập danh mục hồ sơ cho toàn cơ quan, có thể tổ chức lập danh mục cho từng đơn vị mà trước nhất là những đơn vị có nhiều tài liệu quan trọng

Bản danh mục hồ sơ của các đơn vị tổ chức cần lấy ý kiến thỏa thuận của văn phòng cơ quan và do thủ trưởng đơn vị thông qua Văn phòng cơ quan hoặc Phòng Hành chính là đơn vị giúp thủ trưởng cơ quan chủ trì việc lập danh mục hồ

sơ của cơ quan

Bản danh mục hồ sơ sau khi được thủ trưởng cơ quan quyết định ban hành

phải được tổ chức thực hiện trong thực tế Trước hết, bản danh mục hồ sơ của cơ quan được in thành nhiều bản và chuyển cho thủ trưởng cơ quan, Chánh văn phòng

hoặc Trưởng phòng Hành chính, cán bộ phụ trách văn thư, cán bộ phụ trách lưu trữ

cơ quan để theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc lập hồ sơ trong cơ quan Bản danh mục

hồ sơ được gửi cho các đơn vị trong cơ quan để tổ chức, hướng dẫn lập hồ sơ ở từng đơn vị trong cơ quan

Trong quá trình sử dụng bản danh mục hồ sơ cần chú ý bổ sung, điều chỉnh danh mục hồ sơ sát thực tế hoạt động của cơ quan Khi có vấn đề, sự việc phát sinh đột xuất cần bổ sung thêm tiêu đề hồ sơ và các thông tin cần thiết vào bản danh

Đối với một số loại công việc đặc thù không thể dự kiến từng công việc cụ

thể để dự kiến lập hồ sơ như trong bệnh viện khó có thể dự kiến sẽ có bệnh nhân nào trong năm sau sẽ đến khám, chữa bệnh; trong các cơ quan tố tụng hình sự khó

33

có thể dự kiến năm sau sẽ có vụ án nào diễn ra; v.v Do vậy, rất khó có thể lập danh mục hồ sơ của năm tiếp theo như các loại hồ sơ công việc khác

Biên so ạn sổ tay hướng dẫn lập hồ sơ

Biên soạn danh mục hồ sơ là một phương pháp rất phổ biến để hướng dẫn công tác lập hồ sơ Ngoài ra, cơ quan, tổ chức có thể biên soạn thêm những tài liệu khác để hướng dẫn công tác lập hồ sơ như sổ tay hướng dẫn lập hồ sơ Nội dung của tài liệu này cần hướng dẫn việc sắp xếp tài liệu thành hồ sơ Phân định rõ ràng loại văn bản, tài liệu trong một đơn vị cần và không cần lập thành hồ sơ Phương pháp thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu vào hồ sơ Phương pháp lập thành hồ sơ như lựa

chọn cách sắp xếp hồ sơ phù hợp với hoạt động của từng văn phòng, từng đơn vị tổ

chức là theo chủ đề, theo vấn đề, theo mẫu tự, theo số hoặc theo các đặc trưng khác Hướng dẫn vị trí sắp đặt và cách tra tìm hồ sơ trên các tủ, giá hồ sơ và trong phòng làm việc, kho lưu trữ

1.3.3.2 Phương pháp lập hồ sơ công việc

Hồ sơ công việc là loại hồ sơ hình thành phổ biến trong các cơ quan, tổ

chức Mỗi cơ quan, đơn vị sẽ có những loại hồ sơ công việc phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và hoạt động của cơ quan Phương pháp lập hồ sơ công việc được hiện như sau:

Th ứ nhất, tiến hành phân định hồ sơ

Phân định hồ sơ trong thực tế được bắt đầu từ việc mở hồ sơ Mở hồ sơ là công việc mở đầu cho việc hình thành một hồ sơ Bắt đầu mỗi năm làm việc và sau khi có bản danh mục hồ sơ được phê duyệt, người có trách nhiệm lập hồ sơ lấy các

tờ bìa hồ sơ theo mẫu của cơ quan và ghi tên công việc, thực chất là ghi tiêu đề hồ

sơ lên mỗi tờ bìa

Khi một cơ quan hoặc một đơn vị tổ chức trong cơ quan đã có danh mục hồ

sơ, việc mở hồ sơ thường được tiến hành thuận lợi và đơn giản Đầu năm, mỗi cán

bộ, công chức, viên chức dựa vào bản danh mục hồ sơ để xác định mình phải lập

những hồ sơ nào Sau đó lấy bìa hồ sơ ghi tiêu đề hồ sơ đã được ghi trong bản danh

mục lên các tờ bìa Trong quá trình giải quyết công việc, nếu có công việc mới phát

34

sinh giải quyết thì lấy thêm bìa hồ sơ để ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa và ghi bổ sung hồ

sơ đó vào bản danh mục

Th ứ hai, tiến hành thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ là công việc rất quan trọng, có ý nghĩa quyết định việc hình thành hồ sơ Việc thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ phải được tiến hành kịp thời, ngay từ khi phát sinh vấn đề, sự việc, trong suốt quá trình theo dõi, giải quyết công việc và cho đến khi công việc kết thúc Nếu trong trường

hợp kết thúc giải quyết công việc vẫn còn thiếu văn bản, tài liệu thì phải tiến hành thu thập, bổ sung cho đầy đủ vào hồ sơ

Khi thu thập văn bản vào hồ sơ cần lưu ý:

M ột là, văn bản, tài liệu thuộc vấn đề nào đưa vào đúng hồ sơ về vấn đề đó

Tài liệu là phim, ảnh, băng ghi âm, ghi hình cũng thuộc hồ sơ nhưng cần được bảo quan riêng và cần ghi chú vào hồ sơ là tài liệu này lưu ở đâu để khi cần có thể tìm

kiếm được nhanh chóng, thuận lợi

Hai là, văn bản, tài liệu thuộc hồ sơ giải quyết năm nào xếp vào năm đó, trừ

những công việc phải giải quyết qua nhiều năm Kế hoạch, dự toán, báo cáo hàng năm được xếp vào năm mà nội dung văn bản đề cập đến, bất kể chúng được lập vào

thời gian nào Kế hoạch công tác nhiều năm được xếp vào năm đầu, báo cáo tổng

kết công tác nhiều năm được xếp vào năm cuối

Ba là, mỗi văn bản, tài liệu chỉ đưa vào hồ sơ một bản là bản gốc hoặc bản chính, giấy tốt, được đánh máy hoặc in rõ ràng, thể thức văn bản đầy đủ nhất Trường hợp không có bản gốc, thay bằng bản chính hoặc không có bản chính thì thay thế bằng bản sao hợp pháp

B ốn là, cần loại bỏ những văn bản, tài liệu trùng thừa, bản sao và bản thảo

khi đã có bản chính (trừ bản thảo quan trọng) Văn bản có thời hạn bảo quản vĩnh

viễn, có thời hạn,…cần được sắp xếp vào những hồ sơ riêng để tiện cho việc bảo

quản và thu thập vào Lưu trữ cơ quan về sau

Th ứ ba, kết thúc và biên mục hồ sơ

Khi công việc được giải quyết xong, cán bộ có trách nhiệm giải quyết công

việc tiến hành kết thúc hồ sơ Người lập hồ sơ tiến hành kiểm tra toàn bộ hồ sơ và

35

xem xét bổ sung những văn bản, tài liệu còn thiếu; xác định giá trị văn bản, tài liệu

và loại bỏ những văn bản, tài liệu không có giá trị, hết giá trị, trùng thừa, v.v

Biên mục hồ sơ đầy đủ cả bên trong và bên ngoài của hồ sơ Kiểm tra và

thực hiện đầy đủ các nội dung cụ thể như: sắp xếp thứ tự văn bản, tài liệu nhằm cố định thứ tự trong hồ sơ và giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản, tài liệu trong một

hồ sơ được thuận tiện; đánh số tờ; lập mục lục văn bản; viết chứng từ kết thúc Trong trường hợp cần thiết, phải viết lại tiêu đề hồ sơ trên cơ sở thực tế thành phần,

nội dung văn bản, tài liệu có trong hồ sơ

Hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và có thời hạn có thể đóng ghim phần gáy của hồ sơ nhằm cố định thứ tự, tạo điều kiện quản lý và bảo quản hồ sơ được dễ dàng, không bị mất mát, thất lạc

1.4 GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ LƯU

TRỮ LỊCH SỬ

1.4.1 Giao n ộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện nhiệm vụ giúp Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng Hành chính tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trong việc quản lý công tác lưu trữ của cơ quan Lưu trữ cơ quan phải trực tiếp thực hiện các hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan Đối với cơ quan lớn như bộ, ngành ở trung ương thì Lưu trữ cơ quan là một phòng chức năng có một số cán bộ chuyên trách làm công tác lưu trữ Đối với cơ quan nhỏ hơn như các cục, viện, trường ở trung ương và các cơ quan cấp tỉnh trở xuống thì Lưu trữ cơ quan là một bộ phận

của Văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan do một cán bộ chuyên trách

làm công tác lưu trữ hoặc kiêm nhiệm làm công tác lưu trữ của cơ quan phụ trách

Hồ sơ, tài liệu sau khi kết thúc công việc phải được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để quản lý thống nhất Tất cả cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu do mình trực tiếp quản lý vào Lưu trữ cơ quan

Theo quy định của Luật Lưu trữ năm 2011, thời hạn giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối

Cơ quan nên tổ chức việc giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo kế

hoạch, giao nộp dứt điểm, trọn vẹn của từng đơn vị theo từng năm và đảm bảo các

thủ tục thống kê, giao nhận chặt chẽ

Hàng năm, Lưu trữ cơ quan cần lập kế hoạch thu thập, bổ sung tài liệu của các đơn vị tổ chức, cá nhân vào lưu trữ Nội dung của kế hoạch gồm các nội dung chính như yêu cầu giao nộp tài liệu, danh sách các đơn vị nộp tài liệu, thành phần,

nội dung, thời gian của tài liệu, lịch tiếp nhận tài liệu của từng đơn vị và các thủ tục giao nộp tài liệu,

Chuyển giao hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là công việc cuối cùng của công tác

lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan Khi tiến hành giao nộp hồ sơ, tài

liệu vào Lưu trữ cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân giao nộp phải thống kê thành 02 bản

Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu Lưu trữ cơ quan phải lập 02 biên bản giao nhận tài

liệu Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và Lưu trữ cơ quan giữ mỗi loại một bản

Lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là nội du l quan trọng cuối cùng của toàn bộ quá trình tổ chức công tác văn thư của cơ quan Đây cũng là khâu

mở đầu và có tính chất nền tảng trong tổ chức khoa học hồ sơ, tài liệu phông lưu trữ trong Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử

1.4.2 Giao n ộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử

“ Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác” [60] Theo quy định của pháp luật về lưu trữ hiện nay, Lưu trữ lịch sử được

tổ chức ở trung ương và cấp tỉnh Các cơ quan là nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu

trữ vào Lưu trữ lịch sử nào thì phải có trách nhiệm giao nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử đó Các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện sẽ giao nộp hồ

của các ngành Công an, Quốc phòng, Ngoại giao

1.5 QUẢN LÝ HỒ SƠ, TÀI LIỆU TRONG LƯU TRỮ CƠ QUAN VÀ LƯU TRỮ LỊCH SỬ

Công tác văn thư và công tác lưu trữ là hai công tác có mối liên hệ chặt chẽ

với nhau Công tác văn thư là giai đoạn trước của công tác lưu trữ Công tác lưu trữ

là giai đoạn sau trên cơ sở hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ được hình thành từ giai đoạn văn thư Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử phải thực hiện đồng bộ các

nội dung nghiệp vụ của công tác lưu trữ Các nội dung nghiệp vụ của công tác lưu

trữ được hiểu là các hoạt động lưu trữ, bao gồm: thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,

bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ

1.5.1 Ho ạt động thu thập tài liệu lưu trữ

Hoạt động thu thập tài liệu lưu trữ là hoạt động thực hiện các biện pháp

nhằm xác định nguồn tài liệu nộp vào lưu trữ hoặc lưu trữ có thể thu thập; xác định thành phần tài liệu lưu trữ cần được giao nộp vào lưu trữ và tổ chức chuyển giao tài

liệu vào lưu trữ theo đúng quy định về thời hạn và phạm vi quản lý của cơ quan lưu

trữ Theo Luật Lưu trữ năm 2011, “Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài

li ệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ

l ịch sử” [60]

Bổ sung tài liệu là căn cứ vào các nguyên tắc, tiêu chuẩn xác định giá trị tài

liệu để lựa chọn những tài liệu có giá trị từ các nguồn nộp lưu đưa vào bảo quản trong các lưu trữ Bổ sung tài liệu được tiến hành theo hai bước: bổ sung vào Lưu

trữ cơ quan và bổ sung vào Lưu trữ lịch sử

Thu thập, bổ sung tài liệu là một trong những hoạt động quan trọng nhằm

lựa chọn được những tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản trong Lưu trữ cơ quan và

38

Lưu trữ lịch sử để quản lý, tránh mất mát, thất lạc tài liệu và làm cơ sở, tiền đề để

thực hiện các hoạt động lưu trữ tiếp theo

Trong quá trình thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ, người ta đặc biệt chú ý đến những tài liệu được hình thành ở các cơ quan, đơn vị là nguồn nộp lưu vào các lưu trữ Thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ có hai nhiệm vụ: thu thập tài liệu vào lưu

trữ theo chế độ nộp lưu của nhà nước, sưu tầm những tài liệu còn thiếu để bổ sung cho các phông lưu trữ

1.5.2 Ho ạt động chỉnh lý tài liệu lưu trữ

“Ch ỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công c ụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân”

[60] Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ phải tuân thủ nguyên tắc chỉnh lý tài liệu theo phông lưu trữ (không phân tán phông lưu trữ) Thực hiện nguyên tắc chỉnh lý theo phông lưu trữ, tài liệu của phông nào phải được sắp xếp và chỉnh lý theo phông đó, không để lẫn lộn tài liệu của các phông khác nhau để chỉnh lý chung Yêu cầu của

chỉnh lý tài liệu lưu trữ ngoài việc tổ chức khoa học phông lưu trữ, phục vụ sử dụng tài liệu, còn phải đảm bảo tôn trọng được sự hình thành tự nhiên của tài liệu, để

phản ánh hoạt động của cơ quan có tài liệu Chỉnh lý tài liệu với mục đích tạo điều

kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản và sử dụng tài liệu và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ, qua đó, góp phần nâng cao hiệu quả sử dụng kho tàng

và trang thiết bị, phương tiện bảo quản

1.5.3 Ho ạt động xác định giá trị tài liệu lưu trữ

“X ác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên

t ắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định

nh ững tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị” [60]

Xác định giá trị tài liệu được thực hiện trong suốt quá trình vận động của tài

liệu: giai đoạn văn thư, giai đoạn Lưu trữ cơ quan và giai đoạn Lưu trữ lịch sử Ở giai đoạn văn thư, yêu cầu quan trọng nhất của việc xác định giá trị tài liệu là quy định thời hạn bảo quản cho hồ sơ và lựa chọn hồ sơ, tài liệu giao nộp vào Lưu trữ

cơ quan; ở giai đoạn Lưu trữ cơ quan là lựa chọn tài liệu có giá trị lịch sử để giao