Văn hóa tổ chức công sở hành chính (trường hợp quận 1 thành phố hồ chí minh)

Các bài viết đã đưa ra những giới thuyết về văn hóa tổ chức, đặc điểm, vai trò và ý nghĩa của việc xây dựng văn hóa trong tổ chức công trong thời kỳ hội nhập; liên quan đến việc tạo động

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

- -

DƯ NGỌC QUỲNH NHƯ

VĂN HÓA TỔ CHỨC CÔNG SỞ HÀNH CHÍNH (TRƯỜNG HỢP QUẬN 1 – THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH)

Mã số: 60.31.06.40

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC PGS.TS NGUYỄN XUÂN TẾ

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH – NĂM 2017

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Mọi thông tin, tư liệu trong luận văn đều được trích dẫn nguồn

Các số liệu sử dụng trong luận văn đều được dẫn nguồn và đảm bảo độ chính xác cao, do tác giả thu thập và phân tích thông qua khảo sát cán bộ công chức đang làm việc và người dân thực hiện giải quyết thủ tục hành chính tại UBND Quận 1 và UBND 10 phường của Quận 1

Kết quả nêu trong luận văn là trung thực và chưa có ai công bố trong công trình khoa học khác

Học viên thực hiện luận văn

Dư Ngọc Quỳnh Như

Xin chân thành cảm ơn đến Quý Thầy Cô Khoa Văn hóa học của trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn TP.HCM đã tận tình, truyền đạt kiến thức quý báu trong suốt quá trình học tập, tạo điều kiện cho tôi và các học viên lớp Cao học K14B hoàn thành khóa học

Trân trọng!

TP.HCM : Thành phố Hồ Chí Minh

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU

Hình 1.1: Sơ đồ cấu trúc văn hóa tổ chức của Edgar H.Schein 27

Hình 1.2: Sơ đồ cấu trúc văn hóa tổ chức gắn với hoạt động chức năng CSHC 29

Hình 1.3: Bản đồ Thành Gia Định năm 1790 của tác giả Olivier de Puymanel (Pháp) 36

Hình 1.4: Bản đồ hành chính Quận 1 hiện nay 39

Hình 1.5: Sơ đồ tổ chức bộ máy chính quyền Quận 1 43

Hình 2.1: Biểu tượng Quốc kỳ và di ảnh Bác Hồ tại UBND Quận và một vài phường 53

Hình 2.2: Logo Quận 1 55

Hình 2.3: Kết quả khảo sát về sử dụng thời gian làm việc của CBCC (đvt: %) 56

Hình 2.4: Tổng hợp ý kiến đánh giá của người dân về ứng xử của CBCC 59

Hình 2.5: Sơ đồ cấu trúc hệ thống chiến lược của tổ chức 69

Hình 2.6: Mô hình vận hành hệ thống quản lý chất lượng trong hoạt động cơ quan hành chính nhà nước 71

Hình 2.7: Tỷ lệ hài lòng của người dân khi giải quyết thủ tục hành chính tại các CSHC Quận 1 qua khảo sát bảng điện tử từ 2014-2016 76

Hình 2.8: Cơ cấu UBND Quận sau cải cách theo mô hình một cửa 82

Hình 2.9: Số lượng thư xin lỗi Quận 1 ban hành từ 2011-2015 83

Hình 2.10: Mô hình phần mềm một cửa điện tử 88

Hình 2.11: Đánh giá của CBCC tại các UBND về hiệu quả ứng dụng CNTT vào hoạt động (Đvt: %) 89

Hình 2.12: Mô hình Hệ giá trị cốt lõi “khám phá” CSHC 100

Hình 3.1: Đồ thị kết quả đánh giá sự ảnh hưởng của văn hóa dân tộc tới VHTC tại Việt Nam của Hofsede 106

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN i

LỜI CÁM ƠN ii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT iii

DANH MỤC HÌNH ẢNH, BẢNG BIỂU iv

MỤC LỤC v

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử vấn đề 2

3 Mục đích nghiên cứu 6

3.1 Mục tiêu tổng quát 6

3.2 Mục tiêu cụ thể 6

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 6

5 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn 7

6 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tư liệu 7

7 Nguồn tài liệu 8

8 Bố cục của luận văn 9

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VĂN HÓA TỔ CHỨC CÔNG SỞ HÀNH CHÍNH QUẬN 1 10

1.1 Khái niệm về tổ chức và văn hóa tổ chức công sở hành chính 10

1.2 Khái quát tình hình công sở hành chính ở Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh 35

Tiểu kết chương 1 50

CHƯƠNG 2 MÔI TRƯỜNG BÊN TRONG ẢNH HƯỞNG ĐẾN VĂN HÓA TỔ CHỨC CÔNG SỞ HÀNH CHÍNH QUẬN 1 51

2.1 Văn hóa tổ chức CSHC Quận 1 tầng thứ nhất – Những quá trình và cấu trúc hữu hình 51 2.2 Văn hóa tổ chức CSHC Quận 1 tầng thứ hai – Hệ thống giá trị được tuyên bố 68

2.3 Văn hóa tổ chức CSHC Quận 1 tầng thứ ba – Những quan niệm chung 94

Tiểu kết chương 2 102

CHƯƠNG 3 MÔI TRƯỜNG BÊN NGOÀI ẢNH HƯỞNG ĐẾN VĂN HÓA TỔ CHỨC CÔNG SỞ HÀNH CHÍNH QUẬN 1 105

3.1 Những yếu tố môi trường văn hóa – xã hội Việt Nam đối với văn hóa tổ chức công sở hành chính Quận 1 105

3.2 Đánh giá của người dân đối với văn hóa tổ chức công sở hành chính Quận 1 120 Tiểu kết chương 3 129

KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 130

1 Kết luận 130

2 Khuyến nghị 131

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 135

A Tài liệu tiếng Việt 135

B Tài liệu tiếng Anh 140

C Website 140

PHỤ LỤC 142

Phụ lục 2: Kết quả khảo sát ý kiến 148

Phụ lục 3: Một số hình ảnh về cấu trúc hữu hình của văn hóa tổ chức 154

công sở hành chính tại Quận 1 154

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Cùng với quá trình đổi mới kinh tế – xã hội, Đảng và Nhà nước Việt Nam ngày càng nhận thấy sự yếu kém và lạc hậu của nền hành chính thời kinh tế tập trung bao cấp nên từ những năm 90 của thế kỷ XX đã quyết tâm đề ra những sách lược, chiến lược để khắc phục những yếu kém đó Tại Hội nghị lần thứ 8 Ban Chấp hành Trung

ương Đảng khoá VII, Đảng ta đã chính thức đề ra chủ trương Cải cách hành chính

nhằm xây dựng một nền hành chính dân chủ, trong sạch, chuyên nghiệp, vững mạnh, từng bước hiện đại; nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý, tạo động lực cho sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và thực thi quyền lực của nhân dân trong giai đoạn mới

Thành phố Hồ Chí Minh – với nhiều điều kiện thuận lợi về chủ quan và khách quan vì là thành phố trực thuộc Trung ương được xếp loại đô thị đặc biệt của Việt Nam, đã và đang có những lợi thế phát triển so với nhiều địa phương khác trong cả nước trong vấn đề cải cách hành chính Ngay từ những năm 1990 – 1995, Thành phố

đã đi đầu trong việc tiến hành sắp xếp các tổ chức công lập theo hướng tách rời giữa quản lý nhà nước và kinh doanh; sắp xếp lại các phòng ban UBND các quận huyện, tạo tiền đề thúc đẩy cải cách hành chính trên toàn quốc

Quận 1 là quận lâu đời nhất có từ thời Sài Gòn - Gia Định, là một trong nhưng quận trung tâm sôi động nhất của Thành phố Quận 1 cũng là một trong ba quận đầu tiên được Thành phố chọn thí điểm công tác cải cách hành chính Trong quá trình cải cách của Thành phố nói chung và Quận 1 nói riêng đòi hỏi các thiết chế tổ chức hành chính (công sở hành chính) phải tái cấu trúc lại chính mình trên mọi mặt để thích nghi

và phát triển – trong đó chú trọng quan tâm và đầu tư xây dựng một mô hình văn hóa

tổ chức công sở hành chính chuyên nghiệp hơn, hiện đại hơn bởi vì chúng ta đều biết

rằng “văn hóa tổ chức là then chốt cho việc thực thi chiến lược”1 Dựa trên cơ sở biết

khai thác, vận dụng nguồn lực nội sinh – văn hóa2 để tạo nên sự phát triển đột phá và bền vững đồng thời tìm kiếm, dung nạp các nguồn lực ngoại sinh vào hoạt động tổ chức, sau hơn 20 năm đổi mới (1996 – 2017), Quận 1 đã thực sự trở thành đơn vị đi đầu cả nước về công tác cải cách hành chính, hiện trở thành một trong những nơi để một số các quận huyện, tỉnh thành trong cả nước đến tham quan và học tập kinh nghiệm Vì thế, chúng tôi chọn quận 1 là một trường hợp thực tế để nghiên cứu về

Văn hóa tổ chức công sở hành chính

2 Lịch sử vấn đề

Văn hóa tổ chức – một khái niệm khá quen thuộc và cũng khá mơ hồ trong các

tổ chức ở Việt Nam Mỗi lời nói, mỗi cử chỉ, mỗi hành động, mỗi quy trình, mỗi thủ tục, mỗi chiến lược… tất cả đều liên quan tới văn hóa Văn hóa tổ chức gần như chi phối mọi hoạt động của một tổ chức, ảnh hưởng mạnh mẽ lên hành vi của các thành viên và đồng thời nó cũng tạo ra sự khác biệt giữa một tổ chức này với các tổ chức khác Nhưng cũng do ý nghĩa quá rộng, quá bao quát như thế cho nên khái niệm này đôi khi trở nên không rõ ràng

Vấn đề văn hóa tổ chức, đặc biệt là văn hóa tổ chức công sở hành chính hiện nay đã và đang thu hút sự quan tâm ngày càng tăng của các nhà khoa học và nghiên cứu dưới nhiều góc độ khác nhau từ triết học, luật học, hành chính học cho đến văn hóa học v.v Tuy nhiên, số lượng các công trình nghiên cứu đã được công bố chưa tương xứng với vai trò, tầm quan trọng của nó trong bối cảnh Đảng và Nhà nước đẩy mạnh công tác cải cách hành chính hướng đến xây dựng chính quyền phục vụ, phù hợp với quy luật phát triển, sự vận động của thế giới

Các công trình ở nghiên cứu ở Việt Nam có liên quan đến văn hóa tổ chức tại các cơ quan hành chính Nhà nước:

1 David A.Aaker (1991), Triển khai chiến lược kinh doanh, NXB Trẻ, tr.377

2 Nguyễn Viết Lộc (2009), “Văn hóa tổ chức Đại học Quốc gia Hà Nội trong bối cảnh đổi mới và hội nhập”, Tạp chí Khoa học ĐHQGHN, Kinh tế và kinh doanh số 25, tr.230-238

Văn hóa tổ chức – Lý thuyết, thực trạng và giải pháp phát triển văn hóa tổ chức

ở Việt Nam – Đề tài khoa học cấp cơ sở của tác giả Nguyễn Thu Linh (2004): Công

trình nghiên cứu về văn hóa tổ chức dưới góc nhìn khoa học hành chính bước đầu

đánh giá thực trạng văn hóa tổ chức ở nước ta hiện nay tại các cơ quan hành chính và các doanh nghiệp Nhà nước Nghiên cứu đưa ra một số giải pháp xây dựng văn hóa

tổ chức tại Việt Nam trong xu thế hội nhập khu vực và thế giới nhằm nâng cao nhận thức về văn hóa

Văn hóa giao tiếp trong công sở hành chính (trường hợp Thành phố Hồ Chí Minh từ 1986 đến nay) – Luận án tiến sĩ Văn hóa học, Đại học Khoa học Xã hội và

Nhân văn TP.HCM của tác giả Lê Thị Trúc Anh (2012): Công trình có đề cập đến thực trạng văn hóa tổ chức không gian và thời gian giao tiếp - gọi chung là bối cảnh giao tiếp, văn hóa tổ chức các thành viên giao tiếp, văn hóa tổ chức nội dung và hình thức giao tiếp Tại thời điểm nghiên cứu, Thành phố Hồ Chí Minh chỉ mới trải qua

1/3 thời gian thực hiện Chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai

đoạn 2010-2020 nên vẫn chưa có những kết quả đánh giá cụ thể về sự tiến bộ đột

phá, đặc biệt là đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin trong cải cách hành chính của Thành phố Hồ Chí Minh góp phần nâng cao chất lượng tổ chức hoạt động nơi công sở hành chính

Xây dựng và tổ chức thực hiện Quy chế văn hóa công sở trong cơ quan hành chính Nhà nước cấp huyện – từ thực tiễn Thành phố Hồ Chí Minh – Luận văn thạc sĩ

Quản lý hành chính công, Học viện Hành chính của Nguyễn Tiến Vụ (2013): Công trình nghiên cứu những thành tựu, hạn chế trong việc tổ chức thực hiện Quy chế văn hóa công sở do Thủ tướng Chính phủ ban hành theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg năm 2007

Xây dựng văn hóa tổ chức góp phần phát triển dịch vụ công (Trường hợp bảo hiểm xã hội thị xã Dĩ An, tỉnh Bình Dương) – Luận văn thạc sĩ Quản trị kinh doanh,

Đại học Quốc tế Hồng Bàng của Phạm Thị Phương Tuyền (2014): Công trình đã hệ thống hóa một số nội dung liên quan đến khái niệm văn hóa tổ chức, văn hóa tổ chức công sở, cùng với việc đánh giá thực trạng các giá trị VHTC tại cơ quan Bảo hiểm xã

hội thị xã Dĩ An, tác giả làm rõ vai trò của VHTC đối với sự phát triển hoạt động cung ứng dịch vụ công tại cơ quan Nhà nước

Văn hóa công vụ ở Việt Nam hiện nay – Đề tài khoa học cấp nhà nước của tác

giả Huỳnh Văn Thới (2016): Công trình đã xây dựng hệ thống lý luận về văn hóa công vụ, thiết kế những tiêu chí đánh giá văn hóa công vụ và nêu lên những nhân tố tác động đến văn hóa công vụ, đồng thời bước đầu đánh giá thực trạng văn hóa công

vụ ở Việt Nam trong các cơ quan Nhà nước ở Trung ương và địa phương qua khảo sát tại 6 tỉnh, thành phố để từ đó xây dựng định hướng, khung giá trị, tiêu chí phát triển và hệ thống giải pháp phát triển văn hóa công vụ ở Việt Nam

Ngoài ra, các bài viết, đề tài chuyên đề trên các tạp chí chuyên ngành như:

Văn hóa tổ chức và một số giải pháp phát triển văn hóa công sở – Tạp chí Tổ

chức Nhà nước của Trần Thị Thanh Thủy (số 9/2006) Bài viết đi vào phân tích vai trò của văn hóa tổ chức, văn hóa công sở từ đó đề xuất một số giải pháp xây dựng văn hóa công sở trong tiến trình cải cách, phát triển văn hóa công vụ tích cực

Yếu tố văn hóa công sở trong hoạt động Nhà nước – Tạp chí Luật học của

Nguyễn Minh Đoan (2006) Tác giả nhấn mạnh vai trò của những quá trình và cấu trúc hữu hình trong hoạt động cơ quan nhà nước như: cảnh quan và bài trí trụ sở, trang phục, lễ nghi và đặc biệt là những ảnh hưởng của hoạt động giao tiếp của cán

bộ công chức đến hiệu lực, hiệu quả trong hoạt động Nhà nước

Một số vấn đề về xây dựng văn hoá tổ chức trong bối cảnh đổi mới và hội nhập – Tạp chí Giáo dục Lý luận của Nguyễn Viết Lộc (2009) Trên cơ sở phân tích các

khái niệm và các yếu tố cấu thành văn hóa tổ chức, tác giả bài viết đưa ra mô hình tham khảo cho quá trình xây dựng văn hóa tổ chức ở Việt Nam trong bối cảnh đổi mới và hội nhập

Khái niệm “Văn hóa tổ chức” – Tạp chí Khoa học trường Đại học Mở TP.HCM

của Nguyễn Quang Vinh (2014) Bài viết thông qua các phương pháp luận về văn hóa nhằm tìm hiểu, phân tích khái niệm văn hóa và văn hóa tổ chức

Nội dung văn hóa trong tổ chức công – Tạp chí Tổ chức Nhà nước của Nguyễn

Hữu Hải (2016) Tác giả bài viết bước đầu hệ thống hóa khái niệm, đặc điểm, ý nghĩa

văn hóa trong tổ chức công, từ đó đề xuất một số nội dung cần chú trọng trong xây dựng văn hóa trong tổ chức công

Thuyết lây lan: Từ văn hóa tổ chức và lãnh đạo đến hành vi của nhân viên với

tổ chức và thái độ với khách hàng – Tạp chí Kinh tế và Phát triển Đại học Kinh tế

Quốc dân của Võ Thị Ngọc Thúy, Mai Thu Phương, Hoàng Đoàn Phương Thảo (2017) Các tác giả vài viết thực hiện một cuộc nghiên cứu trong các tổ chức ngân hàng tại TP.Hồ Chí Minh qua đó xem xét mức độ tác động của văn hóa tổ chức, văn hóa người lãnh đạo đến sự gắn kết và hài lòng của nhân viên với tổ chức và công việc, từ đó tác động đến thái độ của nhân viên với khách hàng

Các bài viết đã đưa ra những giới thuyết về văn hóa tổ chức, đặc điểm, vai trò

và ý nghĩa của việc xây dựng văn hóa trong tổ chức công trong thời kỳ hội nhập; liên quan đến việc tạo động lực làm việc cho CBCC; liên quan đến đến cải cách nền hành chính Nhà nước, liên quan đến ứng xử của nhân viên đối với khách hàng trong nền văn hóa phục vụ; liên quan đến tăng cường hiệu lực, hiệu quả của hoạt động hành chính công v.v dưới sự đa dạng các góc nhìn nghiên cứu từ văn hóa học, luật học, hành chính học… Tuy vậy, nhìn chung các công trình nghiên cứu đều còn mang tính rải rác, phạm vi nghiên cứu “vĩ mô”, chưa có công trình đi vào nghiên cứu cụ thể trường hợp xây dựng văn hóa tổ chức công sở hành chính tại Thành Phố Hồ Chí Minh nói chung và Quận 1 nói riêng một cách toàn diện, đầy đủ và có hệ thống Quận 1 là nơi mà ngay từ đầu công cuộc cải cách hành chính trong 06 nội dung cải cách đã định hướng đúng đắn 02 mục tiêu trọng tâm nhằm phát huy các lợi thế ngay tại tổ chức

hành chính địa phương đó chính là Hiện đại hóa nền hành chính công và Xây dựng,

nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ công chức, xoay quanh mục tiêu đó đặt ra nhiều

chương trình, giải pháp đột phá, sáng tạo, đón đầu trong đổi mới nội dung và phương thức tổ chức hoạt động hướng đến sự chuyên nghiệp hóa, hiện đại hóa, đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu phục vu ̣ Nhân dân

3.2 Mục tiêu cụ thể

Hệ thống hóa một số vấn đề lý luận về tổ chức, văn hóa tổ chức và văn hóa tổ chức công sở hành chính, tình hình nghiên cứu hiện nay hiện nay về văn hóa tổ chức công sở hành chính

Tìm hiểu giá trị văn hóa tổ chức mang tính đặc trưng cốt lõi CSHC Quận 1 – TP.HCM; đánh giá những tác động yếu tố môi trường bên trong và bên ngoài đã và đang ảnh hưởng đến sự hình thành và phát triển VHTC CSHC ở Quận 1, đồng thời làm rõ mối quan hệ giữa văn hóa tổ chức với động lực làm việc của cán bộ, công chức

Đưa ra một vài khuyến nghị và giải pháp giúp hoàn thiện các giá trị VHTC CSHC của Quận 1 nói chung và Thành phố nói riêng, đồng thời phát huy các giá trị

và truyền đạt đầy đủ đến toàn thể CBCC trong thời gian tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

4.1 Đối tượng nghiên cứu

Các giá trị văn hóa tổ chức và mô hình xây dựng văn hóa tổ chức trong hoạt động hành chínhcơ quan hành chính của Quận 1

4.2 Phạm vi nghiên cứu

- Chủ thể: CBCC đang làm việc tại đơn vị nghiên cứu; người dân có hoạt động

giao dịch với các UBND quận và 10 phường của Quận 1

- Không gian: tập trung nghiên cứu UBND quận và 10 phường trên địa bàn quận

1 – Thành phố Hồ Chí Minh

- Thời gian: tác giả luận văn thực hiện nghiên cứu thực tế từ tháng 03 năm 2016

cho đến tháng 06 năm 2017 Sử dụng thêm các số liệu thứ cấp từ kết quả thực hiện Nghị quyết Đảng bộ Quận 1 lần thứ X nhiệm kỳ 2010-2015

5 Ý nghĩa khoa học và ý nghĩa thực tiễn

Về mặt khoa học, khẳng định văn hóa tổ chức là tiểu hệ các giá trị văn hóa

CSHC Bên cạnh đó, bổ sung tư liệu nghiên cứu dưới góc độ văn hóa học để lý giải

về những vấn đề liên quan đến văn hóa tổ chức CSHC

Về mặt thực tiễn, tạo thêm một nguồn dữ liệu tham khảo cho công tác hoạch

địch các chính sách; xây dựng mục tiêu và chiến lược hoàn thiện hơn mô hình văn hóa tổ chức theo hướng chuyên nghiệp hóa – hiện đại hóa trong tương lai của Quận

1 nói riêng và TP.HCM nói chung Các giải pháp đề xuất có thể tham khảo, vận dụng trong các loại hình cơ quan nhà nước khác

6 Phương pháp nghiên cứu và nguồn tư liệu

6.1 Quan điểm tiếp cận

Luận văn được tiếp cận trên quan điểm các lý thuyết văn hóa (thuyết cấu trúc văn hóa, thuyết chức năng văn hóa, thuyết nhân cách văn hóa…) và hướng tiếp cận liên ngành: tổng hợp các thông tin và kết quả nghiên cứu của những ngành có liên quan như dân tộc học, xã hội học, tâm lý học, truyền thông v.v liên quan đến đề tài

6.2 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp hệ thống - cấu trúc: tiếp cận, phân tích các vấn đề liên quan

đến văn hóa tổ chức CSHC như một hệ thống

- Phương pháp quan sát, tham dự

- Phương pháp khảo sát định lượng bằng bảng hỏi:

 Nội dung bảng hỏi: bao gồm 2 loại bảng hỏi trong đó nội dung chứa 2

loại câu hỏi là câu hỏi đóng (các dự án trả lời được định sẵn mà người trả lời

3 Trần Ngọc Thêm (2013), Những vấn đề văn hóa học lý luận và ứng dụng, tr.514

chỉ đánh dấu vào câu mà họ đồng ý) và câu hỏi mở (câu hỏi cho phép người

tự ghi ý kiến cụ thể của mình vào phiếu)

 Số lượng mẫu khảo sát: được tính theo Slovin (1960) - tổng thể mẫu

nhỏ và biết được cỡ mẫu Công thức chọn mẫu như sau:

Trong đó:

n: quy mô mẫu N: kích thước tổng thể mẫu e: khả năng sai số Mức sai số được chọn trong khảo sát này là 10%

Tại thời điểm nghiên cứu, tổng số CBCC đang làm việc tại UBND quận

và 10 phường của Quận 1 là 653 người và tổng số người có giao dịch về dịch

vụ công tại các UBND là 193.000 người, theo công thức trên thì số lượng mẫu khảo sát sẽ là 86 CBCC-VC và 65 người dân Nhằm thuận tiện cho quá trình tổng hợp và xử lý dữ liệu, tác giả mặc định các bản trả lời nếu có hơn 5% ô để trống (không trả lời) hoặc trả lời vượt quá số lựa chọn quy định (đánh dấu từ hai lựa chọn trở lên trong thang đo định khoảng) được xem là không hợp lệ, sẽ bị loại bỏ trong quá trình thống kê Quá trình khảo sát, tác giả phát 200 bảng hỏi gồm khách hàng và CBCC-VC của các UBND với phương pháp lấy mẫu phi ngẫu nhiên, thuận tiện Kết quả thu về được 150, trong đó có 10 bảng khảo sáy không hoàn chỉnh nên bị loại Kích thước mẫu cuối cùng để xử lý là 80 CBCC

và 60 người dân

quãng

7 Nguồn tài liệu

Tham khảo các văn bản quy phạm pháp luật, các chính sách (của Đảng và Nhà nước, UBND TP.HCM, UBND Quận 1 ); các tài liệu sách, tạp chí chuyên ngành thuộc nhiều lĩnh vực; luận văn, luận án; các phóng sự, bài viết trên các phương tiện thông tin đại chúng có liên quan đến đề tài nghiên cứu

Trực tiếp khảo sát các CBCC đang làm việc cũng như công dân đã từng sử dụng dịch vụ hành chính công tại UBND quận và 10 phường của Quận 1 kết hợp nguồn dữ liệu thứ cấp thu được từ các báo cáo, số liệu nội bộ của Quận Ủy Quận 1, các UBND, Trung tâm Ứng dụng Công nghệ thông tin Quận 1 trong 5 năm trở lại đây

8 Bố cục của luận văn

Chương 1: Cơ sở khoa học của văn hóa tổ chức công sở hành chính Quận 1

trình bày các vấn đề và khái niệm liên quan đến công sở hành chính,văn hóa tổ chức công sở hành chính cũng như tổng quan tình hình nghiên cứu về văn hóa tổ chức trong công sở hành chính ở Việt Nam hiện nay, đồng thời khái quát đặc điểm nổi bật công sở hành chính Quận 1 để làm tiền đề cho những bàn luận và phân tích ở hai chương tiếp theo

Chương 2: Môi trường bên trong ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức công sở

hành chính ở Quận 1 đi vào phân tích một số yếu tố liên quan đến văn hóa tổ chức

hoạt động và phục vụ hoạt động CSHC, xác định mức độ ảnh hưởng đến nhận thức

và động lực làm việc của các cán bộ công chức, viên chức người lao động tại CSHC Quận 1 Bước đầu đánh giá thực trạng xây dựng và duy trì văn hóa tổ chức trong nội

bộ CSHC Quận 1

Chương 3: Môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức công sở

hành chính ở Quận 1 từ góc nhìn bên ngoài phân tích một số yếu tố về văn hóa –

xã hội, về các đánh giá của đối tượng được phục vụ (người dân) đã có tác động thế nào đến chủ thể hoạt động chính trong tổ chức, tạo sự ảnh hưởng nhất định đến năng suất làm việc của chủ thể, đến hoạt động tổ chức cải cách hành chính CSHC

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA VĂN HÓA TỔ CHỨC

Cố Tổng Bí thư Lê Duẩn đã nêu khái niệm: “Tổ chức ở đây muốn nói không những

là tổ chức đảng mà còn là tổ chức nhà nước, tổ chức kinh tế, văn hoá, tổ chức quần chúng, tổ chức quân sự, tổ chức trong mọi lĩnh vực của đời sống và hoạt động xã hội Tổ chức, nói rộng ra là cơ cấu tồn tại của sự vật, hiện tượng Sự vật và hiện tượng không thể tồn tại mà không có một hình thức liên kết nhất định các yếu tố thuộc nội dung Tổ chức, vì vậy, là thuộc tính của bản thân các sự vật và hiện tượng” [22, tr.231] Định nghĩa trên có ý nghĩa triết học sâu sắc, bao quát cả phần tự nhiên và xã hội loài người Trong

xã hội loài người có các cộng đồng các dân tộc tất yếu phải có tổ chức Vì vậy, có thể nói tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội như các cá nhân, tập thể nhằm đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng, lợi ích của các thành viên, cùng nhau hành động vì lý tưởng, mục tiêu chung

Theo quy định tại Điều 84 Bộ luật Dân sự năm 2005 thì: “Một tổ chức được công nhận là pháp nhân khi có đủ các điều kiện sau đây: được thành lập hợp pháp; có cơ cấu

tổ chức chặt chẽ; có tài sản độc lập với cá nhân, tổ chức khác và tự chịu trách nhiệm bằng tài sản đó; nhân danh mình tham gia các quan hệ pháp luật một cách độc lập” Luật học gọi tổ chức là pháp nhân để phân biệt với thể nhân (con người) là các chủ thể của quan hệ pháp luật dân sự, đồng thời nhấn mạnh đến các điều kiện thành lập tổ chức và các yêu cầu đảm bảo hoạt động của tổ chức

Chester I Barnard nêu khái niệm: “Tổ chức là một hệ thống các hoạt động hay tác động có ý thức của hai hay nhiều người” [57]; trong đó tổ chức chính thức là kiểu hợp tác giữa những người có ý thức, có mục đích và có sự cân nhắc Tổ chức phải được xem xét như một tổng thể và tính trội của hệ thống tổ chức là ở chỗ nó tạo ra sức mạnh tổng hợp lớn hơn tổng số sức mạnh của các bộ phận hợp thành Ba yếu tố phổ biến của một tổ chức là: sẵn sàng hợp tác, mục tiêu chung và thông tin Thuyết quản lý tổ chức của Barnard nhấn mạnh đến hai yếu tố quan trọng của tổ chức là chủ thể và nguyên tắc hoạt động của tổ chức hay nói cách khác là sự kết hợp có ý thức của các chủ thể

Các nhà nghiên cứu về Khoa học tổ chức và quản lý định nghĩa tổ chức với ý nghĩa hẹp hơn: “Tập thể của con người tập hợp nhau lại để thực hiện một nhiệm vụ chung hoặc nhằm đạt tới một mục tiêu xác định của tập thể đó” [20, tr.25] Quan niệm về tổ chức hướng tiếp cận khoa học tổ chức và quản lý có nhiều điểm tương đồng với luật học

và thuyết Barnard ở chỗ đều xác định tổ chức thuộc về con người, là của con người trong

xã hội; vì là tổ chức của con người, có các hoạt động chung do vậy mục tiêu của tổ chức

là một trong những điều kiện quan trọng, không thể thiếu của tổ chức

Từ điển Tổ chức và công tác tổ chức: “Tổ chức là hình thức tập hợp, liên kết các thành viên trong xã hội (cá nhân, tập thể) để cùng nhau hành động vì mục tiêu chung Theo nghĩa động từ, tổ chức là việc làm để tập hợp những con người cùng hành động đáp ứng yêu cầu, nguyện vọng của cộng đồng; hoặc theo quyết định của cơ quan có thẩm quyền để xây dựng cơ cấu bộ máy làm việc, quyết định rõ nhiệm vụ, quyền hạn của từng

bộ phận, từng cá nhân trong tổ chức, đưa ra khỏi tổ chức những người không còn phù hợp, bổ sung thêm những người còn thiếu, đề ra chương trình, kế hoạch và cách thức hành động của các thành viên để tổ chức đó hoạt động có kết quả” [48, tr.682-683] Quan niệm này cũng nhấn mạnh tới mục tiêu chung, nguyên tắc hoạt động của tổ chức là điều phối một cách có ý thức nhưng có điểm mới quan trọng khi nói về phạm vi của tổ chức, mỗi tổ chức có phạm vi hoạt động khác nhau phụ thuộc vào các yếu tố chức năng, nhiệm

vụ, thẩm quyền, cơ cấu, nguồn lực của tổ chức đó Các yếu tố này là những điều kiện của tổ chức

Các định nghĩa trên đã khái quát được sự hình thành của một tổ chức trước hết phải xác định rõ các tiêu chí: lý tưởng, sứ mệnh, mục tiêu phấn đấu, quy mô của tổ chức, cơ cấu thiết chế của tổ chức, nội dung công việc, các điều kiện để tồn tại và phát triển v.v Một tổ chức muốn tồn tại và phát triển bền vững chịu sự chi phối của rất nhiều yếu

tố khách quan được gọi là những quy luật cơ bản của tổ chức:

- Quy luật mục tiêu rõ ràng và tính hiệu quả của tổ chức: để xác định được hiệu

quả của tổ chức, phải làm rõ ba yếu tố: yếu tố đầu vào, yếu tố quản lý vận hành và yếu tố kết quả Yếu tố vận hành, quản lý của người lãnh đạo tổ chức có ý nghĩa rất quan trọng

- Quy luật hệ thống: một tổ chức bao giờ cũng được đặt vào trong hệ thống của nó

và hệ thống đó lại được đặt vào trong một hệ thống lớn hơn bao trùm lên nó Trong

hệ thống tổ chức, cần xác định rõ quyền hạn, trách nhiệm và các mối quan hệ ngang, dọc (cùng cấp và các cấp) trong cùng một tổ chức Các mối quan hệ cùng cấp tạo nên cơ cấu hệ thống ngang Các mối quan hệ từ trên xuống trong hệ thống tạo nên

cơ cấu hệ thống dọc

- Quy luật cấu trúc đồng nhất và đặc thù: một tổ chức là hệ thống của các tổ chức

hợp thành, đồng thời lại là tổ chức của hệ thống lớn hơn Các tổ chức hợp thành phải

có cấu trúc đồng nhất và đó chính là điều kiện hình thành hệ thống tổ chức Bên cạnh

đó, tính đặc thù cũng tạo nên sắc thái, truyền thống của tổ chức Tuy vậy, trong một

hệ thống có quá nhiều tổ chức đặc thù thì sự liên kết trong hệ thống sẽ rất phức tạp

và việc điều hành sẽ rất khó khăn

- Quy luật vận động không ngừng và vận động theo quy trình: trong đó hoạt động

là điều kiện tồn tại của tổ chức và đó là sự hoạt động liên tục, toàn thể, từ những bộ phận hợp thành đến toàn bộ hệ thống Tổ chức vận hành theo quy trình, được quy định trong điều lệ, quy chế, nội quy của từng tổ chức Khi thiết kế tổ chức, ngoài

thiết kế hệ thống, còn phải xác định cơ chế vận hành của hệ thống tổ chức, bảo đảm vận hành không ngừng và theo đúng quy trình

- Quy luật tự điều chỉnh của tổ chức: tổ chức hoạt động trong một môi trường nhất

định, khi môi trường có sự thay đổi thì tổ chức phải tự điều chỉnh để thích ứng Những cơ chế quản lý, chế độ, chính sách của Đảng và Nhà nước đối với hệ thống

sẽ tạo điều kiện và cho phép tổ chức tự điều chỉnh

Tóm lại, tổ chức là một hệ thống tập hợp hai hay nhiều người, có sự phối hợp một cách có ý thức, có phạm vi (lĩnh vực, chức năng hoạt động) tương đối rõ ràng, hoạt động

hợp tác lao động, nhằm đạt tới hiệu quả nhiều hơn, năng suất cao hơn trong công việc, đòi hỏi phải có sự chỉ huy, phối hợp, điều hành, kiểm tra, chỉnh lý và nhất thiết phải có

người đứng đầu Trong tổ chức nhân tố quyết định nhất, năng động nhất là con người

Cuộc sống, hoạt động của con người là ở trong tổ chức, trong guồng máy hoạt động của

tổ chức Chỉ có trong tổ chức và thông qua tổ chức, thông qua quan hệ với những người khác, bộ phận khác và với sự vật, phương tiện làm việc, con người mới biểu hiện rõ vai trò chủ thể của mình và mới thấy rõ mình có thể làm được những gì

1.1.2 Công sở và công sở hành chính

a) Khái niệm

Thuật ngữ công sở hay công sở hành chính những năm trở lại đây được sử dụng khá phổ biến trong các văn kiện chính trị, pháp lý và quản lý ở Việt Nam Có rất nhiều định nghĩa khác nhau về thuật ngữ công sở:

4 Theo TS Tạ Ngọc Hải (2014) Nguồn: http://isos.gov.vn

Từ điển Pratique du Français năm 1987 đưa ra khái niệm: “Công sở (service

public) là một tập hợp có tổ chức, có phương tiện và người được Nhà nước bổ nhiệm và

bổ trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình”5

Từ điển Petit Larousse năm 1992 định nghĩa: “Công sở (service public) là một tổ

chức (cơ cấu) có chức năng đảm nhiệm lợi ích công”6

Theo Giáo trình nhập môn Nền hành chính Pháp của Jean-Philipe Brouant và

Jaque Ziller của Học viện Hành chính quốc tế (IIAP): “Công sở là một phương thức

quản lý các dịch vụ công: đó là một dịch vụ công dược pháp nhân hóa”7

Theo các nhà luật học ở Cộng Hòa Pháp thì thuật ngữ công sở và công sở tự quản

là một khái niệm dùng để chỉ các pháp nhân công Trong đó công sở được định nghĩa “là một pháp nhân công quyền, chịu trách nhiệm tiến hành một trong các hoạt động của các đơn vị hành chính địa phương, thay mặt cho nhà nước, cho tỉnh, cho công xã nhưng chịu

sự kiểm tra của cấp đó”8; “Công sở tự quản (établissement public) là một pháp nhân do luật công điều chỉnh, đảm nhiệm một nhiệm vụ đặc biệt và có quyền tử quản về hành chính và tài chính”9

Từ các định nghĩa đối với công sở ở Cộng hòa Pháp, có thể thấy rằng, thực chất công sở tự quản là các cơ quan, tổ chức hành chính nhà nước lập ra để quản lý và phục

vụ xã hội, nó có sự khác biệt nhất định với các tổ chức khác trong xã hội (tham khảo mục đặc điểm của CSHC)

Theo các nhà nghiên cứu ở Việt Nam cho rằng, công sở là một khái niệm thuộc phạm trù khoa học tổ chức và hành chính học với một số quan điểm chính sau:

5 Từ điển Pratique du Français, 1987, tr.1023

6 Từ điển Petit Larousse, 1992, tr 934

7 Giáo trình nhập môn nền hành chính Pháp của Jean-Philipe Brouant và Jacque Ziller của Học viện Hành chính quốc tế (IIAP), 1993, tr.108-110

8 Gustave Péiser, Luật hành chính, Nxb Chính trị Quốc gia, Hà Nội, 1994

9 Jean-Michel Lemoyne De Forges, Luật hành chính, Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1995

Từ điển Pháp – Việt pháp luật – hành chính: “Công sở - xét về nội dung công việc

là hoạt động thỏa mãn một yêu cầu lợi ích chung, do vậy cần được sự bảo vệ và kiểm tra của bộ máy hành chính nhà nước và chỉ nhà nước mới bảo đảm thỏa mãn nhu cầu này Xét về hình thức tổ chức, là một tập hợp có tổ chức, có phương tiện vật chất và người được nhà nước hỗ trợ để thực hiện nhiệm vụ của mình Từ này đồng nghĩa với cơ quan công sở trong hệ thống tổ chức bộ máy hành chính nhà nước” [50, tr 119-120]

Luật Cán bộ, Công chức năm 2008 nêu khái niệm: “Công sở là trụ sở của cơ quan

của Đảng Cộng sản Việt Nam, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị sự nghiệp công lập, có tên gọi riêng, có địa chỉ cụ thể, bao gồm công trình xây dựng, các tài sản khác thuộc khuôn viên, trụ sở làm việc” [Điều 70, khoản 1]

Theo tác giả Nguyễn Duy Gia: “Công sở là những cơ quan nhà nước hoạt động

nhân danh pháp nhân công pháp để thỏa mãn các nhu cầu của nhân dân” [27, tr.50]

Theo nhà nghiên cứu Nguyễn Văn Thâm: “Công sở là một tổ chức thực hiện cơ chế

điều hành, kiểm soát công việc hành chính, là nơi soạn thảo và xử lý các văn bản để thực hiện công vụ, đảm bảo thông tin cho hoạt động của bộ máy quản lý nhà nước, nơi phối hợp hoạt động thực hiện một nhiệm vụ được Nhà nước giao Là nơi tiếp nhận đề nghị, yêu cầu, khiếu nại của dân Do đó, công sở là bộ phận cấu thành tất yếu của thiết chế bộ máy quản lý nhà nước” [40, tr.6]

Từ các quan niệm trên, có thể hiểu khái niệm công sở theo các nghĩa sau:

Theo nghĩa rộng, nói đến công sở là nói đến cơ quan nhà nước nói chung trong bộ

máy nhà nước bao gồm các cơ quan trong hệ thống quyền lực nhà nước (Văn phòng Quốc hội, Hội đồng nhân dân các cấp); các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước (Chính Phủ, các Bộ, cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp, các tổ chức nhà nước công ích v.v.); các cơ quan Tòa án, Viện kiểm sát nhân dân các cấp

Theo nghĩa hẹp, công sở được hiểu là công sở hành chính, chỉ bao gồm các cơ quan

thuộc hệ thống hành chính nhà nước đứng đầu là Chính phủ thực hiện chức năng quản

lý nhà nước Hay nói cách khác, công sở hành chính nhà nước là một trong những phương

tiện của Nhà nước dùng để quản lý và phục vụ xã hội Đây là nơi nhà nước quan hệ trực tiếp tiếp xúc với dân, phục vụ, đáp ứng nhu cầu cuộc sống hàng ngày của nhân dân, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho mọi công dân

Ở phạm vi hẹp hơn nữa, công sở được dùng đồng nghĩa với thuật ngữ “trụ sở” chỉ

một địa điểm cụ thể, một thực thể hiện hữu của một cơ quan nhà nước nói chung

Tóm lại, khái quát định nghĩa công sở hành chính là một pháp nhân công quyền và

là bộ phận quan trọng hợp thành thiết chế bộ máy nhà nước nhằm thực hiện chức năng

b) Đặc điểm, nhiệm vụ của công sở hành chính

Các công sở thuộc các cấp, hoạt động trên các lĩnh vực khác nhau có những đặc điểm, đặc thù riêng Song xét trên bình diện thống nhất thì công sở có một số đặc điểm chung, giúp phân biệt chúng với các loại tổ chức khác trong xã hội, như sau:

Một là, CSHC là đơn vị cơ bản cấu thành hệ thống hành pháp có địa vị pháp lý, có

chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn do Nhà nước quy định và chịu sự kiểm soát của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Đặc điểm này thể hiện sự thống nhất quản lý của hệ thống tổ chức nhà nước đồng thời thể hiện rõ sự phân cấp thẩm quyền của từng loại công

sở trong hoạt động

Hai là, có thể chế, quy tắc để điều hành và điều chỉnh hoạt động Trong đó, hệ

thống thể chế hành chính bao gồm Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh và các văn bản quy phạm

về tổ chức, hoạt động của hành chính nhà nước và tài phán hành chính v.v

Ba là, có một đội ngũ cán bộ, công chức hành chính đảm bảo về số lượng và chất

lượng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của CSHC Các CBCC lãnh đạo được hình thành theo cơ chế bầu cử hoặc kết hợp giữa bầu và bổ nhiệm

Bốn là, có nguồn lực tài chính và cơ sở vật chất kỹ thuật bảo đảm yêu cầu thực thi

công vụ CSHC là nơi để thực hiện các giao dịch hành chính cần phải có trụ sở giao dịch đặt tại những vị trí thuận lợi tại địa phương; có các trang thiết bị để thu thập và xử lý thông tin phục vụ cho hoạt động của công sở, nhằm đảm bảo thông tin cho quản lý Bên

cạnh đó, mọi công sở đều có công quỹ và tài sản công phục vụ cho hoạt động vận hành công sở

CSHC thực hiện nhiệm vụ của khối gián tiếp, nhằm thực hiện chức năng của tổ chức hay nói một cách đơn giản hơn là nơi cán bộ, công chức của bộ máy hành chính tham gia vào các hoạt động theo chức trách của mình và theo một quy chế nhất định, cụ thể như [40, tr.8]:

- Quản lý công vụ theo pháp luật

- Tổ chức nhân sự, phối hợp công việc giữa các bộ phận trong công sở

- Tổ chức công tác thông tin trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan này với cơ quan khác

- Thực hiện việc kiểm tra, theo dõi công việc của cán bộ, công chức thuộc cơ quan theo cơ chế chung và các quy chế khác do cơ quan, đơn vị ban hành dựa trên các quy định chung của Nhà nước

- Tổ chức việc giao tiếp với dân, với các cơ quan trong bộ máy nhà nước và các

tổ chức xã hội: làm đại diện cho nhà nước để thực thi công vụ

- Quản lý tài sản của cơ quan để sử dụng vào mục đích chung, quản lý ngân sách

- Tham mưu trong hoạt động chính sách, xây dựng pháp luật, các quy chế, quyết định cho cơ quan, tổ chức nhà nước có thẩm quyền

- Nâng cao kỹ thuật và nghiệp vụ hành chính, tổ chức công việc nền nếp, có hiệu lực và hiệu quả

Các hành vi diễn ra trong công sở được đặt trong những định chế pháp lý thích ứng

và được gọi là các hành vi hành chính Khi giải quyết các vấn đề hành chính theo luật định được gọi là nghĩa vụ hành chính

1.1.3 Văn hóa tổ chức công sở hành chính

1.1.3.1 Văn hóa tổ chức

Thuật ngữ “văn hóa tổ chức” (organisational culture) xuất hiện lần đầu tiên trên báo chí Mỹ vào khoảng thập niên 1960, ngày nay hiện hữu trong kho từ điển của ngành khoa học quản lý với rất nhiều định nghĩa đa dạng và phong phú10:

Khi nói đến văn hóa tổ chức hay văn hóa của một tổ chức là nói đến các tiêu chuẩn, giá trị, tín ngưỡng, cách đối xử được thể hiện qua việc các thành viên liên kết với nhau

để làm việc Nét đặc biệt của một tổ chức cụ thể nào đó được thể hiện ở lịch sử của nó với những ảnh hưởng của hệ thống cũ, lãnh đạo cũ trong việc xây dựng con người Điều này được chứng tỏ ở sự khác nhau giữa việc đi theo thói quen và luật lệ, hệ tư tưởng cũ

và mới, cũng như những sự lựa chọn chiến lược của toàn tổ chức (Eldrige và Crombie,

1974)

Một phẩm chất thuộc cái riêng biệt về tổ chức – nó thể hiện mình có những phẩm

chất khác thường, nó làm cho khác với những tổ chức khác trong cùng lĩnh vực (Gold,

1982)

Văn hóa tổ chức không chỉ là một mắt xích của chuỗi những phức tạp mà nó chính

là tất cả chuỗi rắc rối đó Văn hóa không phải là một vấn đề của một tổ chức mà chính

là hệ thống tổ chức đó (Pacanowsky và O'donnell Trujiuo, 1982)

Văn hoá tổ chức có thể được mô tả như một tập hợp chung các tín ngưỡng, thông

lệ, hệ thống giá trị, quy chuẩn hành vi ứng xử và cách kinh doanh riêng của từng tổ chức Những mặt trên sẽ quy định mô hình hoạt động riêng của tổ chức và cách ứng xử của

các thành viên trong tổ chức (Tunstall, 1983)

Văn hoá tổ chức là một hình thức của các giả thiết cơ bản - được phát minh, khám phá, phát triển bởi một nhóm khi họ học cách đối phó với các vấn đề liên quan đến việc

10 Hạ Lan (2007), Thế nào là “Văn hóa tổ chức” Nguồn: http://www.vanhoahoc.vn

thích nghi với bên ngoài và hội nhập với bên trong - đã phát huy tác dụng và được coi

như có hiệu lực và do đó được truyền đạt cho các thành viên mới noi theo (Schein, 1985)

Văn hóa tổ chức được tạo ra một phần do các nhà lãnh đạo, và một trong những chức năng có tính chất quyết định bậc nhất của việc lãnh đạo là tạo ra, quản lý, và có khi

là phá hủy một thứ văn hóa nào đó (Schein, 1992)

Văn hóa tổ chức là toàn bộ các giá trị, niềm tin, truyền thống và thói quen có khả năng quy định hành vi của mỗi thành viên trong tổ chức, ngày càng phong phú thêm và

có thể thay đổi theo thời gian, mang lại cho tổ chức một bản sắc riêng” [63, tr.52] Đến giữa những năm 90, khái niệm văn hóa tổ chức mới bắt đầu xuất hiện ở Việt Nam và trở thành mối bận tâm hàng đầu của các nhà nghiên cứu về hoạch định chính sách Điều này được thể hiện qua quan điểm trong Nghị quyết Hội nghị lần thứ năm Ban Chấp hành Trung ương khóa VIII (1998) về Xây dựng và phát triển nền văn hoá Việt Nam tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc đã đề cập: “Văn hóa là kết quả của kinh tế đồng

thời là động lực của sự phát triển kinh tế các nhân tố văn hóa phải gắn kết chặt chẽ với đời sống và hoạt động xã hội trên mọi phương diện chính trị, kinh tế, xã hội, luật pháp,

kỷ cương biến thành nguồn lực nội sinh quan trọng nhất của phát triển” Một trong những nhiệm vụ Nghị quyết đặt trọng tâm “xây dựng tư tưởng đạo đức, lối sống và đời sống văn hóa lành mạnh trong xã hội, trước hết ở các tổ chức Đảng và nhà nước, trong các đoàn thể quần chúng và từng gia đình” Đến Nghị quyết Đại hội lần thứ chín Ban

Chấp hành TW Đảng khóa XI (2014) về Xây dựng và phát triển văn hóa, con người Việt

Nam đáp ứng yêu cầu phát triển bền vững đất nước tiếp tục khẳng định “Văn hóa là nền

tảng tinh thần của xã hội, là mục tiêu, động lực phát triển bền vững đất nước Văn hóa phải được đặt ngang hàng với kinh tế, chính trị, xã hội”, Nghị quyết đã cụ thể hóa và nhấn mạnh hơn các nhiệm vụ trọng tâm liên quan đến giá trị văn hóa trong các tổ chức hành chính nhà nước “Xây dựng đời sống văn hóa ở địa bàn dân cư, các cơ quan, đơn

vị, doanh nghiệp đoàn kết, dân chủ, văn minh, đạt chuẩn thực chất về văn hóa thực hiện tốt quy chế dân chủ ở cơ sở”, “Chú trọng chăm lo xây dựng văn hóa trong Đảng, trong

các cơ quan nhà nước và các đoàn thể (…) Trong đó, trọng tâm là xây dựng đội ngũ cán

bộ, đảng viên, công chức, có phẩm chất đạo đức, tận tuỵ, hết lòng phụng sự Tổ quốc, phục vụ nhân dân, gắn bó máu thịt với nhân dân có ý thức thượng tôn pháp luật” Tóm lại, văn hóa tổ chức có thể được hiểu như sau:

Văn hóa tổ chức là hệ thống các giá trị, các niềm tin, các quy tắc, hành vi ứng

xử, nghi lễ, nghi thức, các truyền thống, các phương pháp hoạt động và môi trường làm việc trong nội bộ tổ chức Các thành phần của văn hóa tổ chức có mối quan hệ với nhau

và tác động đến tình cảm, nếp suy nghĩ và hành vi của các thành viên trong việc theo đuổi và thực hiện mục đích

Văn hóa tổ chức gắn liền với văn hóa xã hội, vừa mang bản sắc của văn hóa

truyền thống theo khu vực địa lý, vừa thể hiện tính thích nghi với môi trường hoạt động của tổ chức hay thể hiện cả bản sắc của văn hóa giao lưu và sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật thế giới theo thời gian

Văn hóa tổ chức bắt nguồn từ con người, do con người hình thành và phát triển,

là một nguồn lực vô hình có ảnh hưởng đến khả năng phát triển lâu dài của từng tổ chức Nói cách khác, văn hóa tổ chức là một tiểu hệ văn hóa mang đầy đủ đặc trưng của văn hóa bao gồm tính hệ thống, tính giá trị, tính lịch sử và tính nhân sinh

1.1.3.2 Văn hóa tổ chức công sở hành chính

a) Khái niệm

Nước ta cũng đã có nhiều những công trình khoa học, các bài nghiên cứu trên sách báo, tạp chí, v.v liên quan đến đề tài văn hóa tổ chức công sở với nhiều tên gọi khác nhau văn hóa chính trị - quản lý, văn hóa công sở, văn hóa công vụ

Hai nhà nghiên cứu Nguyễn Văn Đáng và Vũ Xuân Hương (1996) đưa ra khái niệm

“Văn hóa chính trị - quản lý là những biểu tượng ý tưởng bao trùm quan trọng nhất, có giá trị nhất của con người về các hiện tượng chính trị - xã hội, các hiện tượng quản lý, điều phối và trong thực tiễn, nó được thể hiện thành nguyên tắc sống, những quy tắc ứng

xử chỉ đạo những hành vi, phong cách của con người với tư cách là chủ thể của chính

quyền chính trị,của tổ chức, đơn vị nào đó” “Văn hóa chính trị - quản lý là sự thống nhất biện chứng các mặt đối lập của hiện tại cùng quá khứ, tương lai nhằm tăng cường năng lực sáng tạo của con người”

Tác giả Nguyễn Hữu Thân (1995) định nghĩa “Văn hóa của tổ chức hay bầu không khí văn hóa của công ty là một hệ thống các giá trị, các lập luận,các niềm tin, và các chuẩn mực được chia sẻ, nó thống nhất các thành viên của một tổ chức Đặc tính của văn hóa trong công ty / tổ chức thể hiện cụ thể qua các biểu tượng, các câu chuyện, các nghi thức, và nghi lễ Các tổ chức thành công là các tổ chức nuôi dưỡng, khuyến khích sự thích ứng, năng động và sáng tạo”

Nhà nghiên cứu Nguyễn Văn Thâm (2013) “Văn hóa tổ chức công sở như là một

hệ thống giá trị hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, tạp nên niềm tin, giá trị về thái độ của các nhân viên làm việc trong công sở, ảnh hưởng đến cách làm việc của công sở và hiệu quả hoạt động của nó Văn hóa tổ chức công sở xuất phát từ vai trò của chính công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy hành chính mà

nó là một bộ phận cấu thành”

Tác giả Huỳnh Văn Thới (2015) khẳng định “Rường cột kết nối các hoạt động trong quản lý nhà nước không phải chỉ là các thiết chế, định chế, thể chế mà quan trọng hơn là sự kết nối về văn hóa Văn hóa công vụ là môi trường mà cán bộ, công chức tìm thấy sự chia sẻ, niềm tin, giá trị của mình Khi không tạo dựng được môi trường văn hóa công vụ lành mạnh thì những hiện tượng không lành mạnh sẽ soán chỗ và sự đánh tráo các giá trị sẽ dồn ép những chuẩn mực hành xử bình thường đáng có đến tình trạng lẻ loi như những việc bất thường”

Trong quyển Quản lý các quá trình xã hội trong xã hội xã hội chủ nghĩa , mặc dù

không trực tiếp diễn đạt về khái niệm văn hóa tổ chức nhưng các tác giả đã trình bày một

số biểu hiện có liên quan đến hoạt động của bộ máy hành chính mà VHTC công sở là một bộ phận cấu thành và chủ yếu diễn giải thiên về khía cạnh quản trị tổ chức như : văn hóa quan hệ giữa người quản lý với người bị quản lý, văn hóa tiến hành hội nghị, văn

hóa tiếp khách, văn hóa xử lý thư từ công văn, văn hóa pháp luật của người lãnh đạo, văn hóa cá nhân của người lãnh đạo trong việc kế hoạch hóa và tổ chức việc làm Qua những định nghĩa trên cho thấy rằng dù phát biểu theo những cách khác nhau

về văn hóa tổ chức công sở hành chính nhưng nói chung các tác giả đều nhấn mạnh những chuẩn mực và giá trị chung được biểu hiện thành những nguyên tắc sống, những nguyên tắc ứng xử có tác dụng chỉ dẫn hành vi của cá nhân trong tổ chức Nói cách khác, văn hóa tổ chức gắn liền với những giá trị tư duy của con người, thể hiện trình độ ứng

xử của con người trong các hoạt động đối với công việc hay trong quản lý

Ngoài ra, những năm gần đây Đảng và Chính phủ ta ngày càng nhận thức rõ tầm quan trọng của văn hóa trong các tổ chức, hoạt động của các cơ quan hành chính cũng như việc thực thi công vụ của cán bộ, công chức nên đã tổ chức rất nhiều Hội thảo, đồng

thời giao cho Bộ Nội vụ nghiên cứu xây dựng 02 đề án Văn hóa công sở (2014), Văn

hóa công vụ (2016) với mục đích tuyên truyền, nâng cao nhận thức cho CBCC đặc biệt

là các CBCC mới được tuyển dụng về các quy định văn hóa tổ chức, giao tiếp - ứng xử

để nắm vững và tự giác thực hiện

Văn hóa tổ chức CSHC được hình thành, phát triển và hoàn thiện từ vai trò, nhiệm

vụ, chức năng của chính công sở trong đời sống xã hội và trong hoạt động của bộ máy hành chính mà nó là một bộ phận cấu thành Về phương diện này, có thể chỉ ra những biểu hiện quan trọng nhất của VHTC CSHC như: quan hệ giữa cán bộ, công chức, trong quan hệ chỉ đạo, phối hợp, phụ thuộc; các chuẩn mực ứng xử, nghi thức giao tiếp trong công vụ, phương pháp giải quyết các xung đột trong cơ quan, cách lãnh đạo, chỉ huy và

ý thức chấp hành kỷ luật trong và ngoài công sở của các thành viên, kể cả những vấn đề liên quan đến hình thức bên ngoài của giao tiếp hành chính như xây dựng và bài trí công

sở, sử dụng các biểu tượng cơ quan hay quốc gia v.v

Kết hợp với những phân tích về khái niệm văn hóa tổ chức, tác giả đưa ra một khái

niệm: Văn hóa tổ chức công sở hành chính là hệ thống niềm tin, giá trị, chuẩn mực, thói

quen và truyền thống hình thành trong quá trình hoạt động của công sở, được các thành

viên trong công sở thừa nhận, làm theo và được thể hiện trong các hình thái vật chất và tinh thần, từ đó tạo nên bản sắc riêng cho mỗi tổ chức hành chính nhà nước

b) Đặc điểm văn hóa tổ chức công sở hành chính

Định vị văn hóa tổ chức công sở hành chính trong hệ tọa độ 3 chiều Chủ thể – Không gian – Thời gian, có thể hình dung một vài đặc điểm VHTC CSHC như sau:

(1) Chủ thể văn hóa

Các cán bộ, công chức, và người lao động chịu sự điều chỉnh bởi Luật Cán bộ, Công chức năm 2008, Luật Viên chức năm 2010 và các văn bản pháp luật có liên quan Xét dưới góc độ chủ thể thực thi văn hóa, hoạt động tổ chức có các đặc điểm sau:

và thẩm quyền trong thực thi công vụ

Thứ hai, tổ chức hành chính mang tính phục vụ nhân dân

Bản chất của nhà nước ta là nhà nước dân chủ xã hội chủ nghĩa Tôn trọng và bảo

vệ quyền, lợi ích hợp pháp của công dân là tư tưởng chủ đạo trong xây dựng, thực hiện

hệ thống thể chế hành chính ở nước ta Chính vì thế, hành chính nhà nước có bổn phận phục vụ sự nghiệp phát triển cộng đồng và nhu cầu thiết yếu của công dân, không vụ lợi hay nói cách khác là hoạt động vì lợi ích chung không mang tính vụ lợi cho bất cứ cá nhân hoặc một nhóm người trong tổ chức Đây là một đặc tính nổi bật của CSHC, giúp

dễ dàng nhận dạng và phân biệt với các tổ chức khác trong xã hội

Thứ ba, tổ chức hành chính mang tính chuyên môn hoá cao

Hoạt động hành chính trong CSHC là một hoạt động đặc biệt và cũng tạo ra những sản phẩm đặc biệt Điều đó được thể hiện trên cả phương diện nghệ thuật và khoa học

trong quản lý nhà nước Một nền hành chính nhà nước muốn hoạt động có “hiệu lực,

hiệu quả” đòi hỏi mội CBCC trong các cơ quan hành chính cần phải có trình độ chuyên

môn nghề nghiệp cao trên các lĩnh vực được phân công quản lý Tính chuyên môn hoá

và nghề nghiệp cao là đòi hỏi bắt buộc đối với hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước và là yêu cầu cơ bản đối với nền hành chính phát triển theo hướng hiện đại

(2) Không gian văn hóa tổ chức công sở hành chính

Tổ chức hoạt động của các công sở hành chính không phân biệt cấp trung ương hay địa phương đều hướng tới mục đích chung là có hiệu quả Muốn như thế cần phải có một môi trường làm việc, bầu không khí thoải mái để cán bộ, công chức hoàn thành nhiệm

vụ của mình Đồng thời, cần phải có những quy định, quy chế về lề lối làm việc, chế độ hoàn thành nhiệm vụ và trách nhiệm của cán bộ, công chức khi thực thi công vụ Đặt công sở hành chính trong cấu trúc tổ chức là một bộ phận của bộ máy hành chính nhà nước, ta nhận thấy thêm được những đặc điểm của văn hóa tổ chức công sở hành chính:

Thứ nhất, VHTC CSHC có mối quan hệ biện chứng với chính trị và hệ thống chính trị

Theo quan điểm của Chủ nghĩa Mác - Lênin, nguồn gốc và bản chất của một Nhà nước bắt nguồn từ bản chất chính trị của chế độ xã hội dưới sự lãnh đạo của một chính đảng Từ lý luận đến thực tiễn cho thấy, Đảng nào cầm quyền sẽ đứng ra lập Chính phủ

và đưa người của đảng mình vào các vị trí trong Chính phủ Nền hành chính của một đất nước được tổ chức và vận hành dưới sự lãnh đạo, điều hành của Chính phủ, vậy có thể nói nền hành chính lệ thuộc vào hệ thống chính trị, phục tùng sự lãnh đạo của đảng cầm quyền Tuy nhiên, nền hành chính cũng có tính độc lập tương đối về hoạt động chuyên môn nghiệp vụ và kỹ thuật hành chính xuất phát từ sự chủ động, sáng tạo trong hoạt

động của từng cơ quan, tổ chức, các cấp trong hệ thống hành chính

Ở nước ta, nền hành chính mang bản chất Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa của nhân dân, do nhân dân và vì nhân dân dựa trên nền tảng của liên minh giai cấp công nhân với giai cấp nông dân và tầng lớp trí thức do Đảng Cộng sản Việt Nam lãnh đạo Nhà nước Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam nằm trong hệ thống chính trị, có hạt nhân lãnh đạo là Đảng Cộng sản Việt Nam, các tổ chức chính trị - xã hội giữ vai trò tham gia và giám sát hoạt động của Nhà nước, mà trọng tâm là nền hành chính Trong mối tương quan đó, việc tổ chức hoạt động quản lý của các cơ quan hành chính nhà nước không chỉ dựa trên cơ sở pháp luật mà còn phải thực hiện đúng đắn các quan điểm chính trị thể hiện thông qua các chính sách

Thứ hai, VHTC CSHC mang tính hệ thống thứ bậc chặt chẽ

Nền hành chính nhà nước được cấu tạo gồm một hệ thống định chế tổ chức theo thứ bậc chặt chẽ và thông suốt từ Trung ương tới các địa phương, trong đó cấp dưới phục tùng cấp trên, nhận chỉ thị mệnh lệnh và chịu sự kiểm tra, giám sát của cấp trên

Công sở hành chính hoạt động trong quan hệ theo thứ bậc để đảm bảo sự lãnh đạo tập trung thống nhất và quan hệ ngang theo chức năng để đảm bảo phối hợp chặt chẽ giữa các ngành, các cấp, lĩnh vực với địa phương, vùng lãnh thổ Mỗi CSHC có thẩm quyền cụ thể, đảm nhận những nhiệm vụ khác nhau nhưng vẫn có sự phối hợp chặt chẽ đảm bảo sự phát triển đồng bộ, hài hòa

(3) Thời gian văn hóa tổ chức công sở hành chính

Trên thực tế, các mối quan hệ xã hội và hành vi công dân cần được pháp luật điều chỉnh diễn ra một cách thường xuyên, liên tục theo các quá trình kinh tế - xã hội Chính

vì vậy nhiệm vụ hàng đầu của các cơ quan hành chính nhà nước phải hoạt động liên tục,

ổn định để đảm bảo hoạt động sản xuất, lưu thông không bị gián đoạn trong bất kỳ tình

huống nào Chính vì thế, có thể nói VHTC CSHC mang tính liên tục, tương đối ổn định

và thích ứng

Tính liên tục và ổn định xuất phát từ hai lý do cơ bản:

Một là, xuất phát từ quan điểm phát triển Muốn phát triển phải ổn định, ổn định

làm nền tảng cho phát triển, vì vậy chủ thể hành chính phải biết kế thừa giữ cho các đối tượng vận động liên tục, không được ngăn cản hay tuỳ tiện thay đổi trạng thái tác động

Hai là, xuất phát từ nhu cầu của đời sống nhân dân Người dân luôn luôn mong

muốn được sống trong một xã hội ổn định, được đảm bảo những giá trị văn hoá trong phát triển Điều đó tạo nên niềm tin của họ vào nhà nước

Cần nói thêm rằng tính liên tục và ổn định không đồng nghĩa với cố định, bất biến Nhà nước là một sản phẩm của xã hội, trong khi đời sống kinh tế - xã hội luôn vận động biến đổi, đòi hỏi mỗi CSHC và mỗi CBCC phải biết thích nghi với hoàn cảnh thực tế để đáp ứng yêu cầu phát triển

c) Vai trò văn hóa tổ chức công sở hành chính

Thứ nhất, văn hóa tổ chức công sở hành chính góp phần tạo nên nền nếp làm việc

khoa học, có kỷ cương, dân chủ Tạo được tình đoàn kết và chống lại bệnh quan liêu, cửa quyền Tạo dựng môi trường văn hóa nơi công sở tốt đẹp sẽ tạo được niềm tin của cán bộ công chức với cơ quan, với nhân dân góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của công sở

Thứ hai, tính tự giác của cán bộ, công chức trong công việc sẽ đưa công sở này

phát triển vượt hơn lên so với công sở khác

Thứ ba, VHTC công sở hành chính cũng có sự kế thừa và tiếp thu có chọn lọc

những tinh hoa văn hóa từ bên trong và bên ngoài công sở, từ quá khứ đến tương lai cho nên trong một chừng mực nào đó sẽ giúp công sở tạo nên những chuẩn mực, phá tính cục bộ, sự đối lập có tính bản thể của các thành viên Việc hướng các CBCC đến một giá trị chung, tôn trọng những nguyên tắc, quy tắc và chuẩn mực văn hóa của công sở, đó chính là làm cho cán bộ công chức hoàn thiện mình

Thứ tư, mỗi kiểu văn hóa tổ chức có vai trò khác nhau đối với tiến trình phát triển

của công sở11

Thứ năm, tổ chức trước hết là con người bởi con người tác động và quyết định trực

tiếp đến việc hình thành và duy trì VHTC Nhưng song song đó VHTC với những giá trị của nó sẽ có tác động trở lại đối với việc hoàn thiện nhân cách, phẩm chất, năng lực của mỗi cá nhân tồn tại trong tổ chức

1.1.3.3 Các yếu tố cấu thành và tác động đến văn hóa tổ chức công sở hành chính a) Những yếu tố môi trường trong nội bộ công sở hành chính

Nghiên cứu cấu trúc văn hóa tổ chức CSHC từ góc độ tĩnh trạng, Edgar H.Schein

(2010) đã đề xuất một cấu trúc gồm 3 cấp độ khá đầy đủ về nội hàm giá trị văn hóa tổ

chức Thuật ngữ tầng dùng để chỉ mức độ có thể cảm nhận được của các giá trị văn hóa

trong tổ chức hay nói cách khác là tính hữu hình của các giá trị văn hóa đó [34]

(Nguồn: Tài liệu tham khảo số 64)

11 Tham khảo tiết 1.1.3.2 mục c về các hình thức văn hóa tổ chức

Hình 1.1: Sơ đồ cấu trúc văn hóa tổ chức của Edgar H.Schein

(1) Những quá trình và cấu trúc hữu hình

Đó là những cái có thể nhìn thấy, dễ cảm nhận khi tiếp xúc với một tổ chức Là những biểu hiện bên ngoài của văn hóa tổ chức Những yếu tố này có thể được phân chia như sau:

- Phong cách thiết kế kiến trúc xây dựng, nội - ngoại thất, trang thiết bị, các vật dụng, lôgô, biểu trưng

- Cơ cấu tổ chức bộ máy, cơ chế điều hành, hoạt động

- Những thực thể vô hình như: triết lý, nguyên tắc, phương pháp, phương châm giải quyết vấn đề; hệ thống thủ tục, quy định

- Các chuẩn mực hành vi: nghi thức các hoạt động sinh hoạt tập thể, cách thức

tổ chức các hội nghị, ngày lễ, các hoạt động văn nghệ, thể thao, câu lạc bộ

- Ngôn ngữ, cách ăn mặc, chức danh

- Các hình thức sử dụng ngôn ngữ như: các băng rôn, khẩu hiệu, ngôn ngữ xưng

hô, giao tiếp các bài hát, các truyền thuyết, câu chuyện vui

- Các hình thức giao tiếp và ứng xử với bên ngoài

(2) Hệ thống giá trị được tuyên bố

Hệ thống giá trị tuyên bố bao gồm: các chiến lược, mục tiêu, triết lý, giá trị cốt lõi, các bộ quy tắc ứng xử thành văn, các cam kết, quy định v.v

Hệ thống giá trị tuyên bố là nền tảng, kim chỉ nam cho hoạt động của một tổ chức được công bố rộng rãi Những giá trị này cũng có tính hữu hình vì người ta có thể dễ nhận biết và diễn đạt chúng một cách rõ ràng, chính xác Chúng thực hiện chức năng hướng dẫn, định hướng và là tài liệu đầu tiên diễn tả về một tổ chức

(3) Những quan niệm chung (những niềm tin, nhận thức, suy nghĩ và tình cảm có tính vô thức, mặc nhiên và ngầm định)

Các ngầm định nền tảng thường là những suy nghĩ và trạng thái xúc cảm đã ăn sâu vào tiềm thức mỗi cá nhân và tạo thành nét chung trong tập thể tổ chức Những ngầm định này thường là những quy ước bất thành văn, đương nhiên tồn tại và tạo nền mạch

ngầm kết dính các thành viên trong tổ chức; tạo nên nền tảng giá trị, lối suy nghĩ, cách hành động của họ

Hệ thống giá trị được tuyên bố và các ngầm định nền tảng của một tổ chức là những thước đo đúng và sai, xác định những gì nên làm và không nên làm trong cách hành xử chung và riêng của CBCC,VC

Cũng theo Schein, bản chất của văn hóa một tổ chức là nằm ở những quan niệm chung của chúng Nếu nhận biết văn hóa của một tổ chức ở cấp độ tầng một và hai chúng

ta mới tiếp cận nó ở bề nổi, tức là có khả năng suy đoán các thành viên của tổ chức đó

“nói gì” trong một tình huống nào đó Chỉ khi nào nắm được lớp văn hóa thứ ba thì

chúng ta mới có khả năng dự báo họ sẽ “làm gì” khi vận dụng những giá trị này vào

thực tiễn

Nghiên cứu văn hóa tổ chức công sở hành chính ở góc độ động trạng, chính là

nghiên cứu quá trình vận hành chức năng của công sở bao gồm ba thành tố là giá trị chủ thể (con người/tổ chức) cùng các thuộc tính và năng lực của nó; giá trị của các hoạt động quan hệ của con người và giá trị của sản phẩm do con người tạo ra [44, tr.512] Có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

(Nguồn: Tác giả đề xuất)

Hình 1.2: Sơ đồ cấu trúc văn hóa tổ chức gắn với hoạt động chức năng CSHC

Phân tích sơ đồ trên, chúng ta thấy rằng quá trình vận hành chức năng nơi CSHC nhằm tạo ra các dịch vụ hành chính công có chất lượng phục vụ người dân và các tổ chức trên phạm vi địa bàn nơi CSHC hoạt động Muốn tạo ra các sản phẩm “dịch vụ hành chính công” chất lượng phải đảm bảo được các tiêu chí như sau [28]:

(1) Chủ thể hoạt động trong công sở hành chính

Một là, mục tiêu hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Mỗi cơ quan đều có

những mục tiêu cụ thể của mình đóng góp vào thực hiện mục tiêu chung của quản lý nhà nước theo sự phân cấp hoặc phân công, phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được pháp luật qui định, nhằm đảm bảo sự ổn định, trật tự và công bằng xã hội trong phạm vi quản

lý được giao; và phục vụ nhu cầu của nhân dân ngày càng tốt hơn Tuy các mục tiêu này không trực tiếp tạo nên chất lượng của một dịch vụ hành chính công cụ thể, nhưng việc xác định đúng đắn các mục tiêu này thể hiện sự cam kết của cơ quan hành chính nhà nước trong việc phục vụ nhân dân Mục tiêu phục vụ theo nhu cầu người dân thường được thể hiện trong chính sách chất lượng của các cơ quan hành chính nhà nước khi áp dụng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008

Hai là, hạ tầng cơ sở gồm trụ sở, thiết bị, công cụ thông tin và các phương tiện kỹ

thuật khác; đặc biệt là những trang thiết bị tại phòng tiếp dân - nơi người dân tiếp xúc với cơ quan công quyền thông qua các công chức hành chính Nếu phòng tiếp dân rộng rãi, được trang bị đầy đủ các yếu tố như: ánh sáng, mầu sắc, kiểm soát tiếng ồn, nhiệt

độ, độ ẩm sẽ tạo cảm giác thoải mái cho người dân khi đến làm việc với cơ quan nhà nước Như vậy, hạ tầng cơ sở là một yếu tố tạo nên chất lượng dịch vụ hành chính công

và cũng là một nhóm tiêu chí để đánh giá chất lượng dịch vụ này

Ba là, nhân sự hành chính là tiêu chí hết sức quan trọng, thể hiện tính quyết định

trong dịch vụ hành chính công Nếu cán bộ, công chức có phẩm chất, trách nhiệm, đủ năng lực (nhất là kỹ năng, nghiệp vụ) sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao Yêu cầu đối với công chức nơi CSHC là phải biết lắng nghe, phải có kiến thức và kỹ năng giải quyết công việc, biết nhẫn nại và kiềm chế, biết diễn đạt rõ ràng, có thái độ thân thiện, giải

quyết công việc kịp thời và tác phong hoạt bát v.v Tối kỵ thái độ thờ ơ, lãnh đạm, máy móc, nôn nóng, không tế nhị, thiếu tôn trọng dân Vì vậy, năng lực của đội ngũ cán bộ, công chức trong giải quyết các công việc hành chính và thái độ (tôn trọng và tận tuỵ phục vụ nhân dân) của họ cũng là những yếu tố tạo nên sự hài lòng của người dân và cũng là những tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ hành chính

Bốn là, yêu cầu của khách hàng (công dân và tổ chức) chính là nhu cầu hay mong

đợi của người dân đối với những dịch vụ mà họ cần thụ hưởng Yêu cầu của khách hàng tuy là thuộc về chính người dân, nhưng việc thể hiện các yêu cầu này dưới một hình thức nhất định lại do cơ quan nhà nước đặt ra (thường gọi là hồ sơ công dân) Vì vậy, nếu bộ

hồ sơ này gồm nhiều loại giấy tờ và người dân khó thực hiện (thể hiện ở cách viết hoặc điền vào mẫu hoặc phải được nhiều cơ quan hành chính nhà nước khác nhau xác nhận) thì sẽ gây khó khăn cho người dân trong việc thoả mãn nhu cầu của mình Như vậy, các yêu cầu về hồ sơ hành chính cũng là tiêu chí đánh giá chất lượng dịch vụ hành chính công

(2) Hoạt động của cán bộ công chức trong công sở hành chính

Hoạt động chính yếu của các các cơ quan hành chính nhà nước chính là việc giải quyết công việc cho người dân Yêu cầu đối với quá trình này là phải được diễn ra một cách dân chủ và công bằng, công khai, minh bạch về thông tin; cách ứng xử lịch thiệp

và đồng cảm với khách hàng; tin cậy và sẵn sàng trong phục vụ; sự hài lòng trong công việc của nhân viên, sự hài lòng của khách hàng v.v

Trong đó, vai trò của người đứng đầu cơ quan công quyền hết sức quan trọng Với

trị trí và quyền lực của mình, những cán bộ lãnh đạo sẽ có những định hướng, quyết sách đối với VHTC Bên cạnh đó, vai trò tiên phong của người lãnh đạo cũng quyết định tầm ảnh hưởng sâu rộng của VHTC trong nội bộ CSHC Bên cạnh đó, phong cách lãnh đạo của người đứng đầu sẽ tác động đến hành vi của CBCC góp phần tạo ra những trào lưu,

xu hướng hay những nét mới nơi công sở

(3) Sản phẩm của công sở hành chính

Sản phẩm của dịch vụ hành chính công chính là kết quả giải quyết các yêu cầu của công dân và tổ chức, thể hiện bằng những văn bản, giấy tờ hành chính mà người dân nhận được từ các cơ quan hành chính nhà nước Để đánh giá một sản phẩm có hiệu quả, hiệu lực hay không cần xem xét các tiêu chí sau:

Một là, kết quả trả cho người dân có kịp thời theo yêu cầu không Đây là trách

nhiệm của cơ quan giải quyết công việc hành chính

Hai là, khoảng thời gian giải quyết công việc trong bao lâu Điều này thuộc trách

nhiệm của cả cơ quan ban hành qui trình, thủ tục hành chính và cơ quan giải quyết công việc hành chính

Ba là, những văn bản, giấy tờ hành chính giải quyết công việc cho người dân có

chính xác hay không Nếu thiếu chính xác, sẽ gây phiền toái cho người dân khi sử dụng những giấy tờ đó vào việc thoả mãn một nhu cầu nào đó

Bốn là, có đạt được mục tiêu của quản lý hay không Tiêu chí này liên quan trực

tiếp đến đời sống xã hội trên phương diện kết quả hành vi của chủ thể tác động trực tiếp đối với xã hội như thế nào Ví dụ, nhiều dự án đầu tư được cấp phép trong một thời gian nhất định chưa hẳn đã đem lại kết quả tốt cho xã hội, nếu chủ thể của các dự án này không thực sự đầu tư, mà chỉ nhằm chiếm giữ tài nguyên

Năm là, kết quả dịch vụ có tác dụng gì đối với người dân trong tương lai Nếu người

dân phải chi phí nhiều về thời gian, công sức, thậm chí tiền của để có được một loại giấy

tờ hành chính nào đó do cơ quan hành chính nhà nước cấp, nhưng sau này không cần dùng đến, thì đó là một việc không có ý nghĩa

b) Những yếu tố môi trường bên ngoài tác động đến sự hình thành văn hóa tổ chức công

sở hành chính

(1) Văn hoá dân tộc

Bản thân văn hóa tổ chức CSHC là một tiểu văn hóa nằm trong văn hóa dân tộc (quốc gia, vùng miền) chính vì thế các giá trị VHTC CSHC cũng chịu sự ảnh hưởng từ

các giá trị văn hóa dân tộc cụ thể, tác động và chi phối đến mọi thành viên trong công sở

từ lãnh đạo đến nhân viên Nền văn minh lúa nước tạo nên những truyền thống tốt đẹp, tích cực trong hệ giá trị văn hóa nhận thức, tổ chức và ứng xử của người Việt Nam như lòng nhân ái, tinh thần đoàn kết, tính cộng đồng cao… Nhưng cũng đồng thời di truyền lại một số yếu tố lỗi thời, lạc hậu, trì trệ có ảnh hưởng tiêu cực đến VHTC CSHC chẳng hạn như đặc trưng trọng tình nên thường dẫn đến nể nang, dĩ hòa vi quý; tư duy gia đình, tính thủ động v.v Vì thế đặt ra vấn đề cần phải củng cố, xây dựng và phát huy mặt tích cực và hạn chế mặt tiêu cực của văn hóa dân tộc

(2) Điều kiện kinh tế - xã hội

VHTC CSHC được tạo dựng từ nhận thức của con người và nguồn lực để thực hiện Chính vì thế, tình hình kinh tế - xã hội chẳng hạn như: tốc độ phát triển kinh tế, trình độ dân trí của người dân; giáo dục; hoạt động của hệ thống tổ chức tuyên truyền; các biểu hiện về tâm lý xã hội v.v của từng địa phương trong từng thời kỳ đều có những tác động nhất định đến văn hóa tổ chức nơi công sở hành chính Dẫn chứng cụ thể trong thời gian gần đây, điều kiện kinh tế xã hội của đất nước có những phát triển vượt bậc nên môi trường và trụ sở làm việc của cơ quan hành chính hay trang phục của CBCC-

VC bắt đầu được chú ý cải thiện, trang bị theo hướng văn minh, hiện đại hơn

(3) Người dân và các tổ chức – chủ thể tối cao quyền lực nhà nước

Hiến pháp nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam năm 2013, tuyên bố: “Nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam do nhân dân làm chủ; tất cả quyền lực Nhà nước thuộc về nhân dân” (Điều 2) Nghị quyết Đại hội Đảng lần thứ X khẳng định: “Nhà nước đại diện cho quyền làm chủ của nhân dân đồng thời là người tổ chức thực hiện đường lối chính trị của Đảng Mọi đường lối chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước đều vì lợi ích của nhân dân, có sự tham gia ý kiến của nhân dân”12 Dưới góc độ

tổ chức bộ máy hành chính nhà nước; nhân dân chính là chủ thể quyền lực tối cao được