Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại trung tâm lưu trữ lịch sử tỉnh khánh hòa

Ngoài những công trình là sách và các bài viết nghiên cứu trao đổi kinh nghiệm, đánh giá tổng kết hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói trên, những năm gần đây đã có khá nhiều l

LÊ NỮ NHƯ QUỲNH

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

TỈNH KHÁNH HÒA

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017

LÊ NỮ NHƯ QUỲNH

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ

TỈNH KHÁNH HÒA

LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH: LƯU TRỮ HỌC

Mã số: 60.32.03.01 NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS NGHIÊM KỲ HỒNG

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH, NĂM 2017

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI

LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 7

1.1 Công tác lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 7

1.1.1 Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ 7

1.1.2 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 13

1.2 Lưu trữ lịch sử và tổ chức sử dụng TLLT tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 18

1.2.1 Lưu trữ lịch sử 18

1.2.2 Tổ chức sử dụng TLLT tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 22

Tiểu kết chương 1 29

Chương 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA 30

2.1 Khái quát về Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 30

2.1.1 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa 30

2.1.2 Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 34

2.1.3 Thành phần, nội dung và giá trị của TLLT tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 35

2.2 Thực tiễn công tác tổ chức sử dụng TLLT 40

2.2.1 Ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức sử dụng TLLT 40

2.2.2 Đảm bảo các điều kiện để thực hiện tổ chức sử dụng TLLT 46

2.2.3 Thực hiện nghiệp vụ tổ chức sử dụng TLLT 48

2.3 Đánh giá chung 60

2.3.1 Ưu điểm 60

2.3.2 Những hạn chế, tồn tại 61

Tiểu kết chương 2 64

3.1 Định hướng và yêu cầu nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng TLLT tại TTLTLS tỉnh

Khánh Hòa 65

3.1.1 Định hướng 65

3.1.2 Yêu cầu 66

3.2 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng TLLT tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa 67

3.2.1 Ban hành đầy đủ hơn các văn bản quy định, hướng dẫn về tổ chức sử dụng TLLT 67

3.2.2 Quan tâm đào tạo, bồi dưỡng nhân sự làm công tác tổ chức sử dụng TLLT 68

3.2.3 Đẩy mạnh sưu tầm, thu thập tài liệu qua các thời kỳ lịch sử tạo nguồn lực thông tin cho tổ chức sử dụng TLLT đạt hiệu quả cao 70

3.2.4 Ứng dụng khoa học - công nghệ trong tổ chức sử dụng TLLT 72

3.2.5 Mở rộng các hình thức tổ chức sử dụng TLLT 75

3.2.6 Đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính trong tổ chức sử dụng TLLT 79

3.3 Các kiến nghị khác 81

3.3.1 Đối với các cơ quan quản lý nhà nước về lưu trữ ở trung ương 81

3.3.2 Đối với Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa 82

3.3.3 Đối với Sở Nội vụ tỉnh Khánh Hòa 82

3.3.4 Đối với Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa 82

Tiểu kết chương 3 83

KẾT LUẬN 84

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 86

PHỤ LỤC 92

trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa” là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các

tài liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn là chính xác, trung thực và có nguồn gốc xuất xứ rõ ràng./

Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2017

Tác giả luận văn

Lê Nữ Như Quỳnh

học Khoa học Xã hội và Nhân văn, Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh) và sự đồng

ý của thầy giáo hướng dẫnTS Nghiêm Kỳ Hồng, tôi đã thực hiện đề tài “Tổ chức sử

dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa”

Để hoàn thành luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy, Cô giáo đã tận tình hướng dẫn, giảng dạy trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và rèn luyện

ở Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn

Xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo hướng dẫn TS Nghiêm Kỳ Hồng - người đã tận tình, chu đáo hướng dẫn tôi trong suốt thời gian thực hiện đề tài luận văn Mặc dù đã có nhiều cố gắng, song do trình độ cũng như kinh nghiệm thực tiễn còn hạn chế nên luận văn không thể tránh khỏi thiếu sót Rất mong nhận được sự đóng góp của quý Thầy, Cô để học viên hoàn thiện đề tài tốt hơn

Tôi xin chân thành cảm ơn!

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Tài liệu lưu trữ nói chung và tài liệu lưu trữ của tỉnh Khánh Hòa có giá trị phục

vụ cho các yêu cầu của xã hội về chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật và lợi ích chính đáng của nhân dân

Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phát huy giá trị của tài liệu là nội dung nghiệp vụ rất quan trọng của công tác lưu trữ; là mục đích cuối cùng của toàn bộ hoạt động lưu trữ Vì vậy, Đảng và Nhà nước ta đã rất quan tâm và khẳng định tầm quan trọng của công tác này trong nhiều văn bản chỉ đạo, văn bản pháp luật quan trọng Tiêu biểu như:

- Tại Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam lần VI (12/1986

- đại hội mở đầu thời kỳ đổi mới của đất nước, Đảng đã chính thức đưa ra một chủ trương hết sức quan trọng đối với ngành lưu trữ là “Tổ chức tốt công tác lưu trữ, bảo

vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia” [12]

- Tại Đại hội đại biểu toàn quốc của Đảng Cộng sản Việt Nam lần thứ X (4/2006)

- đại hội diễn ra trong bối cảnh nước ta đã đạt được nhiều thành tựu quan trọng sau

20 năm tiến hành công cuộc đổi mới, Báo cáo Chính trị của Ban Chấp hành Trung ương tại Đại hội X của Đảng đề ra nhiệm vụ cho toàn ngành lưu trữ là phải “Bảo vệ

và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” [13]

- Để thực hiện nghiêm túc chủ trương trên, ngày 02/3/2007, Thủ tướng Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg về “Tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ” Chỉ thị yêu cầu các cấp, các ngành phải đặc biệt quan tâm, tăng cường công tác tuyên truyền, quản lý, chỉ đạo, việc bố trí kho lưu trữ tài liệu, hướng dẫn, kiểm tra công tác văn thư, lưu trữ; kiện toàn tổ chức bộ máy làm công tác văn thư, lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn nghiệp vụ; bảo đảm kinh phí cho hoạt động lưu trữ [06]

- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 được Quốc hội nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam khoá XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011, có

hiệu lực từ ngày 01/7/2012 đã có những quy định rất quan trọng về công tác tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ [52]

Để phát huy đầy đủ giá trị của TLLT, công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

ở nước ta cần được tiến hành một cách toàn diện tại các Lưu trữ lịch sử Quốc gia và Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh Tuy nhiên, công tác này ở các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh đang còn nhiều tồn tại, hạn chế Vì vậy, việc nghiên cứu để làm sáng tỏ hơn lý luận và thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; đánh giá đúng thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ và đưa ra những giải pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả công tác này ở các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh là rất cần thiết

Với những lý do trên, tôi chọn đề tài: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung

tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa” làm đề tài luận văn cao học, với mong muốn

đóng góp một phần nhỏ bé trong việc nghiên cứu và nâng cao hiệu quả sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử (thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa) nói riêng và công tác lưu trữ ở các địa phương nói chung

2 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

3.1 Đối tượng

Đối tượng nghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa theo chức năng, nhiệm vụ, thẩm quyền được quy định Từ đó, đưa ra các biện pháp nâng cao hiệu quả đối với công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

3.2 Phạm vi:

- Không gian: Đề tài nghiên cứu các hoạt động công tác tổ chức sử dụng tài liệu

lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

- Thời gian: Đề tài giới hạn phạm vi nghiên cứu công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa trong giai đoạn từ năm

2011-2016, kể từ năm Quốc hội ban hành Luật Lưu trữ

4 Tình hình nghiên cứu

Cho đến nay, đã có rất nhiều đề tài của các nhà khoa học trong nước và thế giới nghiên cứu về công tác lưu trữ Xét ở phạm vi trong nước, chúng ta thấy có các công trình khoa học nghiên cứu về tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ được viết thành sách

chuyên khảo hoặc giáo trình, như: Công tác lưu trữ Việt Nam do Vũ Dương Hoan chủ biên (Nxb Khoa học xã hội, Hà Nội, 1987); Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ

của Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm

(Nxb Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp Hà Nội, 1990); Lịch sử lưu trữ Việt Nam

của Nguyễn Văn Thâm, Vương Đình Quyền, Đào Thị Diến, Nghiêm Kỳ Hồng (Nxb

Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, 2010), Giáo trình Lưu trữ học đại cương của

Phan Đình Nham và Bùi Loan Thùy (Nxb ĐH Quốc gia Tp Hồ Chí Minh, 2015) Các công trình nêu trên đã đề cập toàn diện các vấn đề liên quan đến công tác lưu trữ, trong đó có công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ, cung cấp khá đầy đủ cơ sở lý

luận để tác giả thực hiện luận văn này

Ngoài ra, nhiều tác giả đã có những bài viết đăng trên các tạp chí khoa học uy tín nhằm nghiên cứu, trao đổi kinh nghiệm, đưa ra các giải pháp đảm bảo hoạt động

hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Tiêu biểu như: “Một vài suy nghĩ

về việc sử dụng tài liệu lưu trữ để nghiên cứu lịch sử dân tộc” của GS.TSKH Nguyễn

Văn Thâm, Tập san công tác lưu trữ số 2/1967; “Một số suy nghĩ về vấn đề tổ chức

sử dụng tài liệu của nước ta” của PGS.TS Vũ Thị Phụng, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ

số 2/1990; “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong thời kỳ đổi mới của đất nước” của

TS Phan Đình Nham, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 01/1994; “Sử dụng tài liệu phục

vụ toàn diện công cuộc xây dựng và bảo vệ đất nước” của TS Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp

chí Lưu trữ Việt Nam số 01/1999; “Công bố, giới thiệu tài liệu trên Tạp chí Lưu trữ

Việt Nam - Những đóng góp quan trọng về mặt sử liệu” của PGS.TS Nguyễn Văn

Hàm, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 05/2003; “Công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại

Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II trong 30 năm qua” của TS Phạm Thị Huệ, Tạp chí

Văn thư lưu trữ số 05/2006; “Mấy suy nghĩ về đổi mới công tác tổ chức sử dụng tài

liệu lưu trữ hiện nay” của TS Nghiêm Kỳ Hồng, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam

số 2/2009, v.v

Ngoài những công trình là sách và các bài viết nghiên cứu trao đổi kinh nghiệm, đánh giá tổng kết hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nói trên, những năm gần đây đã có khá nhiều luận văn thạc sĩ, khóa luận tốt nghiệp, báo cáo khoa học của học viên, sinh viên ngành Lưu trữ học - Quản trị văn phòng đề cập đến vấn đề này như:

Hà Văn Huề: “Xác định các giải pháp nâng cao hiệu quả tổ chức khai thác và sử

dụng tài liệu lưu trữ tỉnh, thành phố và trực thuộc TW” - Luận văn Thạc sĩ, năm

2001; Trần Phương Hoa: “Khai thác sử dụng tài liệu tại Trung tâm Lưu trữ Quốc gia

III phục vụ biên soạn lịch sử các cơ quan cấp bộ” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2007;

Dương Thị Hòa: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu chuyên môn bảo quản tại Trung

tâm khí tượng thủy văn quốc gia - Bộ Tài nguyên và Môi trường” - Luận văn Thạc

sĩ, năm 2009; Đặng Thị Thu Trang: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu kho Lưu trữ

Văn phòng Quốc hội - Thực trạng và giải pháp” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2009;

Hoàng Thị Bạch Yên: “Tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong kho Lưu trữ

Trung ương Đảng phục vụ nghiên cứu lịch sử Đảng” - Luận văn Thạc sĩ, năm 2010;

Vũ Thị Duyên: “Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai”

Các công trình nghiên cứu đó đã đóng góp cho việc nghiên cứu công tác tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ, là tư liệu tham khảo quý báu, cung cấp cho tác giả luận văn

cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác lưu trữ trên địa bàn cả nước Tuy nhiên, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu riêng về các hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại địa bàn tỉnh Khánh Hòa trong suốt thời gian từ khi thành lập cho đến nay

5 Phương pháp nghiên cứu

5.1 Phương pháp luận

Khi nghiên cứu đề tài luận văn này, tác giả đã vận dụng phương pháp luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử nhằm làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại các Trung tâm Lưu trữ lịch sử Tác giả luận văn còn vận dụng một số phương pháp luận của lưu trữ học như nguyên tắc tính Đảng, nguyên tắc lịch sử và nguyên tắc toàn diện và tổng hợp

5.2 Phương pháp cụ thể

Trong quá trình thực hiện đề tài, tác giả sử dụng tổng hợp các phương pháp nghiên cứu như: phân tích tổng hợp, thu thập và xử lý thông tin, thống kê so sánh nhằm giải quyết các vấn đề lý luận và thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trong Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa Cụ thể:

- Phương pháp lịch sử: Đề tài nghiên cứu trong một giai đoạn lịch sử từ khi Luật Lưu trữ ra đời cho đến khi Trung tâm Lưu trữ lịch sử được thành lập đến nay Do đó, cách thức nghiên cứu cũng dựa trên phương pháp lịch sử, tức là xem xét các nội dung nghiên cứu theo trình tự thời gian từ năm 2011 đến nay, trên cơ sở đó rút ra những thành công, hạn chế, bài học kinh nghiệm

- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Trên cơ sở các quy định pháp luật, các thông tin tư liệu thu thập được, đề tài sử dụng phương pháp phân tích để nghiên cứu, đánh giá từng vấn đề cụ thể; kết hợp với phương pháp tổng hợp để tổng kết, kết luận bản chất vấn đề đã nghiên cứu

- Phương pháp thu thập và xử lý thông tin: Từ phương pháp khảo sát, tác giả đề tài tiến hành thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác nhau như: Luật Lưu trữ, các văn bản quy định về tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu, sách, báo, tạp chí, internet Từ

đó phân loại và chọn lọc những thông tin liên quan đến mục đích nghiên cứu để xử

lý thông tin để làm nổi bật vấn đề cần nghiên cứu

- Phương pháp thống kê, so sánh: Đề tài thống kê những nội dung, số liệu trong giai đoạn trước và sau khi Trung tâm Lưu trữ lịch sử thành lập, đồng thời, so sánh việc thực hiện các nhiệm vụ của hai giai đoạn này, đánh giá thành quả, hạn chế trong từng giai đoạn

6 Đóng góp của đề tài

- Hệ thống hóa và làm sáng rõ hơn cơ sở lý luận và pháp lý liên quan đến tổ chức

sử dụng tài liệu lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử

cấp tỉnh

- Từ nghiên cứu thực trạng công tác sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa, luận văn đánh giá đúng những thành quả, hạn chế và rút

ra những bài học kinh nghiệm

- Đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh

- Những kết quả đạt được của luận văn sẽ là nguồn tài liệu tham khảo và ứng dụng đối với công tác tác lưu trữ nói chung và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Lưu

trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa nói riêng

7 Bố cục của Luận văn

Ngoài các phần Mở đầu và Phụ lục, bố cục chính của luận văn gồm:

Chương 1 Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Chương 2 Thực trạng công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

Chương 3 Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CẤP TỈNH 1.1 Công tác lưu trữ và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.1 Tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ

1.1.1.1 Tài liệu lưu trữ

Tài liệu lưu trữ (TLLT) có giá trị về nhiều mặt và có ý nghĩa to lớn trong đời sống xã hội Không thể phủ nhận vai trò to lớn của TLLT trong hoạt động lãnh đạo, quản lý ở mọi cơ quan, tổ chức

Khái niệm về “Tài liệu lưu trữ” đã được quy định rõ tại Điều 1 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được ban hành năm 2001 Theo đó, “TLLT quốc gia là tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, quốc phòng, an ninh, ngoại giao, văn hóa, giáo dục, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam, qua hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội,

tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các nhân vật lịch sử, tiêu biểu phục

vụ việc nghiên cứu lịch sử, khoa học và hoạt động thực tiễn TLLT quốc gia phải là bản chính, bản gốc của tài liệu được ghi trên giấy, phim, ảnh, bằng hình, đĩa hình, bằng âm thanh, đĩa âm thanh hoặc bằng các vật mang tin khác; trong trường hợp không còn bản chính, bản gốc thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [67]

Đến năm 2011, Luật Lưu trữ được ban hành và trong Điều 2 của Luật đã giải thích:

“TLLT là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ” và “TLLT bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp” [52]

Theo “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của PGS.TS Dương Văn Khảm cũng nêu rõ “TLLT là tài liệu có giá trị được lựa chọn trong toàn

bộ khối tài liệu hình thành qua hoạt động của các cơ quan, tổ chức và được bảo quản trong kho lưu trữ” [34, tr 346]

Từ những khái niệm nêu trên, chúng ta có thể nêu lên một số đặc điểm cơ bản của TLLT như sau:

- TLLT chứa đựng những thông tin quá khứ, phản ánh các thành tựu lao động sáng tạo của nhân dân trong các thời kỳ lịch sử khác nhau;

- TLLT là bản gốc, bản chính; có đầy đủ các yếu tố về thể thức văn bản đảm bảo cho TLLT có độ tin cậy và tính chính xác cao;

- TLLT có giá trị pháp lý, làm bằng chứng chân thực cho các hoạt động quá khứ, bởi vì nó chứa đựng thông tin quá khứ, phản ánh các sự kiện lịch sử, các hiện tượng tự nhiên xã hội, phản ánh quá trình lao động sáng tạo của nhân dân qua các thời kỳ lịch sử;

- TLLT không phải là đối tượng được sản sinh ra để mua bán, kinh doanh mà

nó phải do Nhà nước thống nhất quản lý TLLT được đăng ký, Nhà nước bảo quản

và tổ chức nghiên cứu sử dụng theo quy định thống nhất của Nhà nước

Nhận thức được tầm quan trọng của TLLT đối với mọi hoạt động trong đời sống

xã hội, ngay sau khi giành được độc lập, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ký ban hành Thông đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946, trong đó khẳng định: “TLLT có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” Thông đạt cũng quy định rõ việc phải gìn giữ cẩn thận tất cả công văn, tài liệu, không được tùy tiện hủy bỏ và TLLT phải được “gửi về những sở lưu trữ công văn thuộc Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” [04] Quy định đó, chứng minh rằng, Nhà nước ta bước đầu đã có sự quan tâm đến CTLT, khẳng định giá trị to lớn của TLLT đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước

Ngày 28 tháng 9 năm 1963, Hội đồng Chính phủ đã có Nghị định 142-CP ban hành Điều lệ về công tác công văn, giấy tờ và CTLT Nghị định đã xác định giá trị to lớn của TLLT khi nêu rõ “Tất cả hồ sơ, tài liệu của các cơ quan nhà nước, các đoàn thể nhân dân và các TLLT của chính quyền cũ mà ta còn giữ được là tài sản lịch sử quý báu của Nhà nước” [24]

Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia được Ủy ban Thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 và được Chủ tịch nước công bố tại Lệnh số 03/2001/L/CTN ngày

15/4/2001 cũng ghi rõ: “TLLT quốc gia là di sản của dân tộc, có giá trị đặc biệt đối với sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc Việt Nam Xã hội Chủ nghĩa” [67]

Từ những quy định pháp lý hết sức quan trọng đó, chúng ta có thể khẳng định

ý nghĩa vô cùng quan trọng của TLLT trên các mặt sau đây:

- Về chính trị: TLLT là phương tiện nhằm củng cố địa vị, bảo vệ và phục vụ lợi ích của một giai cấp thống trị nhất định trong xã hội Ở nước ta, TLLT là phương tiện tuyên truyền, cổ động cho giai cấp công nhân và các tầng lớp nhân dân lao động TLLT còn chứa đựng những thông tin về chủ quyền quốc gia, dân tộc, về lịch sử hình thành, xây dựng và phát triển đất nước Vì thế, TLLT là những bằng chứng lịch sử để bảo vệ chủ quyền và toàn vẹn lãnh thổ của dân tộc, đấu tranh chống lại các thế lực thù địch, là minh chứng về vai trò lãnh đạo của Đảng trong chặng đường đấu tranh dựng nước và giữ nước, góp phần giáo dục truyền thống yêu nước và lòng tự hào dân tộc cho các thế hệ người Việt Nam

- Về khoa học: TLLT bao giờ cũng gắn liền và phản ảnh một cách trung thực quá trình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của cả quốc gia trong tiến trình lịch sử Vì thế, TLLT là nguồn thông tin chính xác nhất, chân thực nhất để nghiên cứu khoa học, đặc biệt là khoa học lịch sử Đó không chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đề tài khoa học; ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứu hiện tại; giúp cho việc tổng kết, đánh giá, rút ra những quy luật vận động của tự nhiên và xã hội để dự báo, dự đoán, chính xác nhằm thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội

- Về kinh tế: TLLT có ý nghĩa kinh tế to lớn, nội dung tài liệu phản ánh tình hình kinh tế chung, tình hình phát triển của từng ngành Việc nghiên cứu, sử dụng triệt để TLLT sẽ mang lại lợi ích to lớn cho nền kinh tế quốc dân

- Về văn hóa - xã hội: TLLT còn góp phần to lớn đối với sự nghiệp phát triển văn hóa, giáo dục, y tế và giải quyết các yêu cầu chính đáng của các tầng lớp nhân dân trong xã hội

1.1.1.2 Công tác lưu trữ

a Công tác lưu trữ (CTLT) là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước (xã hội) bao gồm tất cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng có hiệu quả TLLT phục vụ công tác quản

lý, công tác nghiên cứu khoa học lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác của các cơ quan, tổ chức, cá nhân

PGS.TS Dương Văn Khảm trong “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” đã nêu rõ: “Công tác lưu trữ (Archives work) là toàn bộ quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ” [34]

b Để quản lý tốt TLLT và CLLT, Nhà nước ta đã xác định các nguyên tắc quản

lý CTLT làm cơ sở cho việc tổ chức thực hiện

- Tại Điều 3 của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001 quy định “Lưu trữ quốc gia đặt dưới sự lãnh đạo của Đảng và sự quản lý thống nhất của Nhà nước; TLLT quốc gia phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật; Nhà nước đầu tư kinh phí thích đáng đáp ứng yêu cầu quản lý TLLT quốc gia” [67]

- Tại Điều 3 của Luật Lưu trữ, năm 2011 về nguyên tắc quản lý lưu trữ quy định

“Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam; hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật; tài liệu Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê” [52]

Nguyên tắc quản lý CTLT theo quy định của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia và Luật Lưu trữ tuy được diễn đạt khác nhau, nhưng đều thể hiện trên 03 mặt cơ bản:

- TLLT quốc gia phải được quản lý thống nhất theo quy định của pháp luật, được tập trung bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ của Nhà nước, không một cơ quan, tập thể hoặc cá nhân nào được chiếm làm của riêng;

- Các chế độ nghiệp vụ như: thu thập, chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị, bảo quản, sử dụng tài liệu đều phải được thực hiện thống nhất theo quy định của Nhà nước;

- Hệ thống tổ chức ngành lưu trữ phải được thống nhất về tổ chức và quản lý chỉ đạo từ TW đến địa phương

c CTLT đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ về ban hành điều lệ công tác công văn, giấy tờ và CTLT đã khẳng định: “Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Nhà nước Hồ sơ, tài liệu lưu trữ ghi lại các hoạt động về mọi mặt của cơ quan, xí nghiệp cần được giữ gìn để tra cứu và sử dụng khi cần thiết Cho nên, làm công văn, giấy tờ và giữ gìn hồ sơ, tài liệu lưu trữ là hai công tác không thể thiếu được đối với việc quản lý nhà nước” [24]

Mục đích cuối cùng của CTLT là phục vụ cho việc khai thác, sử dụng TLLT vào các nhu cầu chung của toàn xã hội Vì vậy, các khâu nghiệp vụ từ thu thập, bổ sung tài liệu, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu đến thống kê, bảo quản an toàn tài liệu đều nhằm mục đích chung là sử dụng TLLT một cách có hiệu quả để phục vụ cho lợi ích chung của xã hội và lợi ích chính đáng của người dân

d Nội dung CTLT gồm hai nhóm hoạt động cơ bản là: quản lý CTLT và triển khai các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ Như vậy, CTLT bao gồm các nội dung cụ thể sau:

+ Tổ chức nghiên cứu ứng dụng công nghệ tiên tiến vào CTLT;

+ Tổ chức đào tạo cán bộ, công chức, viên chức lưu trữ;

+ Quản lý hợp tác quốc tế trong lưu trữ;

+ Thực hiện các quy trình nghiệp vụ lưu trữ liên quan đến tổ chức khoa học và

sử dụng TLLT như: thu thập, bổ sung TLLT; bảo quản, bảo vệ an toàn TLLT; tổ chức

sử dụng TLLT cho yêu cầu nghiên cứu của xã hội

- Hoạt động nghiệp vụ: Khoản 1 Điều 2 Luật Lưu trữ 2011: “Hoạt động lưu trữ

là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng TLLT” + Thu thập TLLT là việc sưu tầm, thu thập và bổ sung TLLT vào các phòng, kho lưu trữ cơ quan và các kho lưu trữ lịch sử theo những nguyên tắc và phương pháp thống nhất;

+ Chỉnh lý tài liệu là quá trình tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa học mà trong đó, tài liệu được sắp xếp, xác định giá trị, hệ thống hóa và được làm các công cụ tra cứu nhằm giúp cho việc bảo quản và phục vụ khai thác, sử dụng được dễ dàng, thuận tiện;

+ Xác định giá trị tài liệu là quá trình xem xét giá trị thông tin của tài liệu trên

cơ sở các nguyên tắc, phương pháp khoa học và tiêu chuẩn nhằm lựa chọn các tài liệu

có giá trị để bảo quản và loại tài liệu hết giá trị để tiêu hủy;

+ Thống kê TLLT là xác định một cách chính xác và rõ ràng số lượng, chất lượng, thành phần và nội dung tài liệu trong mỗi phông lưu trữ và mỗi phòng, kho lưu trữ để phục vụ cho các nội dung nghiệp vụ khác của CTLT được tiến hành thuận lợi và đạt kết quả tốt;

+ Bảo quản TLLT là dùng phương pháp khoa học để giữ hồ sơ tài liệu trong môi trường thích hợp, nhằm đảm bảo tài liệu luôn duy trì được tình trạng vật lý tốt, kéo dài tuổi thọ của tài liệu để phục vụ nhu cầu nghiên cứu khoa học và công tác thực tiễn của xã hội;

+ Tổ chức sử dụng TLLT là toàn bộ những hoạt động nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, văn hóa và phục vụ cho quyền lợi chính đáng của công dân

Tóm lại, CTLT là một ngành, một lĩnh vực được triển khai thực hiện ở mọi quốc gia và trong từng cơ quan, tổ chức Nhiệm vụ của các cơ quan lưu trữ là phải giữ gìn cẩn thận và tổ chức khai thác thông tin trong TLLT để phục vụ cho mọi lĩnh vực của đời sống xã hội Vì vậy, cán bộ lưu trữ cần nắm vững những vấn đề cơ bản của CTLT,

1.1.2 Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1.1.2.1 Khái niệm và mục đích của tổ chức sử dụng TLLT

Sử dụng TLLT hoặc tổ chức sử dụng TLLT là những khái niệm được nêu lên trong nhiều công trình nghiên cứu và văn bản pháp luật về lưu trữ

Theo Vũ Dương Hoan - tác giả cuốn “Công tác lưu trữ Việt Nam” thì: “Tổ chức

sử dụng TLLT Phông Lưu trữ Quốc gia là toàn bộ công tác nhằm đảm bảo cung cấp cho các cơ quan nhà nước và xã hội những thông tin cần thiết phục vụ cho các mục đích chính trị, kinh tế, khoa học, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa v.v và phục vụ các quyền lợi chính đáng của nhân dân” [21, tr 262]

Theo PGS.TS Dương Văn Khảm, khái niệm tổ chức sử dụng TLLT được hiểu

“là quá trình phục vụ khai thác thông tin TLLT để đáp ứng yêu cầu nghiên cứu của độc giả” [34, tr 339]

Từ những khái niệm nêu trên, có thể khái quát về hoạt động tổ chức sử dụng TLLT như sau: Tổ chức sử dụng TLLT là một trong những hoạt động nghiệp vụ cơ bản của quá trình lưu trữ TLLT tại các cơ quan, đơn vị nhằm cung cấp thông tin từ TLLT phục vụ yêu cầu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước Công tác tổ chức sử dụng TLLT hướng đến hai mục đích chủ yếu là:

* Tăng giá trị của TLLT

Một trong những nội dung nghiệp vụ quan trọng của CLLT là tổ chức khai thác

sử dụng các TLLT một cách khoa học Bản thân TLLT và các thông tin TLLT trên thực tế chỉ có giá trị khi chúng được đưa vào khai thác, sử dụng Việc khai thác càng nhanh thì giá trị của chúng càng tăng, càng trở nên hữu ích đối với con người và xã hội Tổ chức khai thác sử dụng TLLT là một mặt của hoạt động thông tin khoa học

và là một trong những chức năng quan trọng và tất yếu của các cơ quan lưu trữ nhằm đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trong TLLT của xã hội ngày càng gia tăng và mở rộng ảnh hưởng của TLLT đối với xã hội

* Phục vụ cho các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội

TLLT chỉ thực sự phát huy giá trị khi được khai thác sử dụng để phục vụ các mặt hoạt động khác nhau của đời sống xã hội Xét đến cùng, nhiệm vụ của CTLT phải tổ

chức khai thác sử dụng tốt các TLLT phục vụ cho các mục đích khác nhau của đời sống

- Phục vụ nghiên cứu khoa học: Khai thác sử dụng tốt các TLLT trong nghiên cứu khoa học sẽ giúp tìm hiểu các quy luật hoạt động của các đối tượng khác nhau, rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin, tận dụng được nhiều thành tựu của các ngành khoa học khác và của các đồng nghiệp TLLT giúp các nhà khoa học giải quyết các nhiệm vụ nghiên cứu một cách chính xác, tìm ra lời giải đáp nhanh chóng và có sức thuyết phục, tiết kiệm thời gian, kinh phí…;

- Trong văn hóa, giáo dục: TLLT giúp giải quyết các vấn đề giáo dục truyền thống, nâng cao giác ngộ, nhận thức, hiểu biết cho quần chúng nhân dân, phục vụ cho mọi công dân, các cá nhân, gia đình, dòng học trong xã hội Việt Nam Là một loại tri thức văn hóa đặc biệt, TLLT có khả năng cung cấp nhiều tri thức văn hóa khác nhau như: tổng kết công tác đấu tranh cách mạng, trao đổi văn hóa, xây dựng con người mới…;

- Đối với nghiên cứu lịch sử: TLLT được giới sử học xem là một trong những nguồn sử liệu rất phong phú, đa dạng và mang những thông tin chân thực về kinh tế, văn hóa nghệ thuật, ngoại giao, ngôn ngữ, luật pháp, xã hội học, dân tộc học, quan hệ quốc tế… phục vụ đấu tranh giai cấp, bảo vệ tổ quốc, chống thù trong, giặc ngoài; bảo

vệ chủ quyền lãnh thổ biên giới Việt Nam trên biển, đất liền, trên không;

- Đối với hoạt động lãnh đạo, quản lý: TLLT cung cấp thông tin chính xác, trung thực về quá khứ và hiện tại để ra quyết định quản lý nhanh chóng và hiệu quả;

- Phục vụ nhu cầu chính đáng của công dân, gia đình dòng họ: TLLT giúp cho việc nghiên cứu để viết gia phả, lịch sử gia đình, dòng họ; bổ túc hồ sơ cá nhân; giải quyết các chế độ chính sách cho những người có công với cách mạng

1.1.2.2 Ý nghĩa của tổ chức sử dụng TLLT

Việc thực hiện tốt các hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại các cơ quan lưu trữ

sẽ mang lại nhiều ý nghĩa to lớn về nhiều phương diện:

- Tổ chức sử dụng TLLT nhằm biến các thông tin quá khứ trong TLLT thành những thông tin bổ ích phục vụ yêu cầu phát triển kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật

và nghiên cứu lịch sử, cho sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước;

- Tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT sẽ có tác dụng thiết thực trong việc tiết kiệm thời gian, công sức và tiền của cho Nhà nước và nhân dân Nói cách khác, tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT sẽ biến giá trị tiềm năng của TLLT thành của cải vật chất cho xã hội, nâng cao mức sống vật chất tinh thần và văn hóa cho nhân dân;

- Tổ chức sử dụng TLLT là cầu nối giữa các lưu trữ với xã hội, tăng cường vai trò xã hội của các lưu trữ Thông qua các hình thức phong phú về sử dụng TLLT, mọi

cơ quan, tổ chức và công dân thấy được vị trí và tầm quan trọng của các kho lưu trữ; qua đó, mọi người sẽ ý thức được trách nhiệm và nghĩa vụ của mình trong việc giữ gìn và bảo quản an toàn TLLT;

- Tổ chức sử dụng TLLT là một động lực mạnh mẽ thúc đẩy các công tác nghiệp

vụ lưu trữ phát triển Nhu cầu sử dụng TLLT càng phong phú, đa dạng thì bắt buộc công tác nghiệp vụ như thu thập, chỉnh lý, phân loại; thống kê, lập công cụ tra tìm cho TLLT phải đẩy mạnh hơn, làm tốt hơn;

- Tổ chức sử dụng TLLT là cầu nối giữa quá khứ với hiện tại và tương lai Mang lại lợi ích thiết thực cho xã hội, cho các kho lưu trữ, vì thế việc tổ chức sử dụng tài liệu là một trong các tiêu chuẩn quan trọng nhất đánh giá hiệu quả công tác của các lưu trữ

1.1.2.3 Các hình thức sử dụng TLLT

Để tổ chức sử dụng TLLT đạt hiệu quả cao cần có nhiều hình thức sử dụng tài liệu Các văn bản quy phạm pháp luật trước đây đã có đề cập đến một số hình thức

thức tổ chức sử dụng TLLT như: Điều 5 của Quyết định số 168 – HĐBT: “Các tài liệu của Phông Lưu trữ Quốc gia cần được công bố, giới thiệu…” [23] hay Điều 18 của Pháp lệnh năm 2001 đã có nhắc đến: “thông báo, giới thiệu danh mục TLLT…” [67], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ đề cập đến việc: “xin cung cấp thông tin TLLT gián tiếp hoặc từ xa” [05]; nhưng chỉ đến khi Luật Lưu trữ năm 2011

ra đời, thì việc quy định các hình thức tổ chức phục vụ sử dụng TLLT mới được quy định một cách cụ thể, rõ ràng với 6 hình thức, bao gồm:

a Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

Việc phục vụ sử dụng TLLT tại Phòng đọc là hình thức được tiến hành thường xuyên và phổ biến nhất hiện nay Hình thức này mang lại nhiều lợi ích cho cả người

sử dụng và cơ quan lưu trữ Tại đây, người sử dụng có thể nghiên cứu được nhiều tài liệu cùng một lúc, được các cán bộ lưu trữ tư vấn, giải đáp trực tiếp, đồng thời có thể gặp gỡ, giao lưu, trao đổi kinh nghiệm sử dụng TLLT với các đối tượng khác; có thể

sử dụng nhiều loại công cụ tra cứu, tài liệu tham khảo và có thể sao chụp những tài liệu theo quy định Khi người đọc sử dụng trực tiếp tài liệu tại Phòng đọc, cán bộ lưu trữ dễ theo dõi, nắm bắt được nhu cầu của học để cải tiến hình thức và biện pháp phục

vụ, TLLT được bảo quản tốt, hạn chế mất mát và hư hại

b Xuất bản ấn phẩm lưu trữ

- Sách chuyên khảo là hình thức thích hợp nhất để giới thiệu sâu sắc và toàn diện

TLLT, có nhiều công dụng và áp dụng rộng rãi nhất Có hai loại sách chuyên khảo:

+ Sách chuyên khảo giới thiệu tóm tắt về một sự kiện hay một thời kỳ lịch sử của cả nước, của một địa phương;

+ Sách chuyên khảo giới thiệu các số liệu chủ yếu của các ngành, các cấp trên một hoặc nhiều lĩnh vực khác nhau Số liệu có thể lấy từ một hoặc nhiều phông khác nhau Hình thức trình bày có thể dùng vẽ đồ thị, viết tóm tắt tài liệu, dùng tranh minh họa, vẽ bản đồ, lập mô hình…

- Sách chuyên đề giới thiệu TLLT: giúp người đọc có thể tra tìm tài liệu một cách nhanh nhất theo chuyên đề mà mình cần khai thác

- Các loại thông báo giới thiệu TLLT gồm: Thông báo tài liệu tổng hợp Thông báo tài liệu chuyên đề, Thông báo nội dung tài liệu, Mục lục tài liệu chuyên đề Đây

là hình thức tổ chức sử dụng TLLT mang tính chủ động và khá năng động Mục đích của hình thức này nhằm các cơ quan và cộng đồng nắm được những thông tin về tài liệu, qua đó có thể tiếp cận và sử dụng theo từng yêu cầu cụ thể

c Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử

là hình thức tương đối phổ biến và thông dụng trong hoạt động của ngành lưu trữ Hình thức này làm cho TLLT có ý nghĩa thiết thực, làm cho TLLT sống lại và phục

vụ kịp thời cho đời sống chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội

d Triển lãm, trưng bày TLLT

Triển lãm TLLT là việc tổ chức trưng bày tài liệu hoặc phiên bản TLLT (trên các vật mang tin khác nhau) trong một thời gian và địa điểm nhất định nhằm mục đích giới thiệu, quảng bá đến đông đảo công chúng trong xã hội

Triển lãm TLLT là một trong những hình thức công bố, giới thiệu TLLT Hình thức công bố, giới thiệu tài liệu này đặc biệt quan trọng đối với những người làm lưu trữ cũng như đối với xã hội Việc công bố tài liệu thông qua các cuộc triển lãm góp phần làm rõ với đông đảo công chúng những thông tin hay những sự kiện trong lịch

sử một cách khách quan nhất

e Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu

Nguồn tài liệu của một số các công trình nghiên cứu được lấy từ cơ quan lưu trữ Điều đó được khẳng định bởi tính khách quan của chính TLLT - TLLT sản sinh trong quá trình lịch sử, là sản phẩm của lịch sử; TLLT cũng chính là bản chất của sự kiện và vấn đề lịch sử, là chất liệu và cơ sở thực tế của quá trình phục hồi bức tranh quá khứ…

f Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ

Bản sao, bản chứng thực lưu trữ là một bản có hiệu lực pháp lý do phòng, kho lưu trữ cấp theo yêu cầu cơ quan hoặc cá nhân, trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong TLLT có kèm theo ký hiệu tra tìm tài liệu đó

Cấp bản sao, bản chứng thực lưu trữ giúp cho cơ quan, cá nhân xác minh những vấn đề xảy ra trong quá khứ nhưng bị mất chứng cứ, nay cần phải dựa vào TLLT để làm bằng chứng

Có hai loại chứng thực: chứng thực tiểu sử và chứng thực theo chuyên đề Chứng thực tiểu sử là văn bản xác nhận trình độ văn hóa, thành tích, công tác, bậc lương, quyền thừa kế tài sản Chứng thực theo chuyên đề là văn bản chứa đựng thông tin

về một sự việc hay một vấn đề nhất định hoặc cũng có thể đề cập nhiều vấn đề khác nhau mà theo yêu cầu của độc giả

Các bản chứng thực do lưu trữ cấp là văn bản chính thức, người được cấp có thể

sử dụng để bảo vệ quyền lợi hợp pháp của mình trong các trường hợp phải tổ chức triển lãm TLLT, chiếu phim nhằm tăng thêm tính hấp dẫn, phong phú, chứng cứ cần thiết Lưu trữ chịu trách nhiệm về tính chính xác, pháp lý của các bản chứng thực Bản chứng thực lưu trữ phải ghi rõ xuất xứ của tài liệu và mục đích của việc cấp chứng thực lưu trữ Bản chứng thực có thể viết theo dạng công văn, hoặc theo mẫu quy định của cơ quan lưu trữ

Cơ quan lưu trữ còn có thể sử dụng hình thức sao lục, trích lục các TLLT để cấp cho các cơ quan, cá nhân

1.2 Lưu trữ lịch sử và tổ chức sử dụng TLLT tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh 1.2.1 Lưu trữ lịch sử

Tại khoản 2, Điều 19, Luật Lưu trữ 2011 quy định trách nhiệm của các Lưu trữ lịch sử:

- Trình cơ quan có thẩm quyền về lưu trữ cùng cấp ban hành Danh mục cơ quan,

tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử;

- Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;

- Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT Luật Lưu trữ quy định hệ thống LTLS ở nước ta được tổ chức ở TW và cấp tỉnh, bao gồm: LTLS của Đảng Cộng sản Việt Nam và LTLS của Nhà nước

- Tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam được quản lý thống nhất và phân cấp bảo quản trong các LTLS của Đảng ở TW và cấp tỉnh LTLS của Đảng Cộng sản Việt Nam thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam theo quy định của Luật Lưu trữ và quy định của cơ quan có thẩm quyền của Đảng Cộng sản Việt Nam

- Hệ thống LTLS của Nhà nước: Bao gồm các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia thuộc Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước (Bộ Nội vụ) và các Trung tâm LTLS tỉnh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ (Sở Nội vụ)

LTLS của Nhà nước thu thập tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam theo quy định sau đây: LTLS ở TW thu thập, tiếp nhận TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức TW của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa

và Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam; cơ quan, tổ chức cấp bộ, liên khu, khu, đặc khu của Nhà nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa; các cơ quan, tổ chức TW của Chính phủ Cách mạng lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam và các tổ chức TW khác thuộc chính quyền cách mạng từ năm 1975 về trước; các doanh nghiệp nhà nước do Thủ tướng Chính phủ quyết định thành lập và các tổ chức kinh tế khác theo quy định của pháp luật; các cơ quan, tổ chức của các chế độ xã hội tồn tại trên lãnh thổ Việt Nam từ năm 1975 về trước

LTLS cấp tỉnh thu thập, tiếp nhận TLLT hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức ở cấp tỉnh, cấp huyện và đơn vị hành chính - kinh tế đặc biệt không thuộc các cơ quan, tổ chức quy định trên

1.2.1.2 Trung tâm Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh

Tiền thân của các TTLTLS tỉnh như ngày nay có từ các giai đoạn trước đó, cụ thể như sau:

- Giai đoạn từ năm 1975 - 1998, đã bắt đầu hình thành Phòng Lưu trữ vừa thực hiện chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ, vừa thực hiện các hoạt động lưu trữ của một LTLS;

- Ngày 24/01/1998, Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) đã ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP “Hướng dẫn tổ chức lưu trữ ở cơ quan nhà nước các cấp” Theo quy định ở Thông tư này, ở các tỉnh, thành phố trực thuộc TW sẽ thành lập TTLT trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh TTLT này có chức năng giúp Chánh văn phòng và giúp UBND tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về CTLT và trực tiếp quản lý TLLT, trong đó có công tác tổ chức sử dụng TLLT trong kho lưu trữ nhà nước cấp tỉnh;

- Đến năm 2005, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 “Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư lưu trữ bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và UBND” Căn cứ Thông

tư này, tại văn phòng UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW kiện toàn, sáp nhập các phòng, tổ và người làm công tác văn thư, lưu trữ để thành lập Phòng Văn thư - Lưu trữ và TTLT Theo đó, TTLT thuộc Văn phòng UBND có chức năng của LTLS, còn chức năng quản lý CTLT được giao cho Phòng Văn thư - Lưu trữ;

- Ðến ngày 28/4/2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tư số 02/2010/TT-BNV thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ trên cơ sở hợp nhất Phòng Quản

lý Văn thư - Lưu trữ và TTLT;

Như vậy, giai đoạn từ năm 2005 - 2010, dù chưa được mang tên chính thức là TTLTLS nhưng TTLT đã thực hiện đúng chức năng của một LTLS

- Ngày 31/10/2014, Bộ Nội vụ đã ban hành Thông tư số 15/2014/TT-BNV

Trong thông tư này đã quy định rõ về tên chính thức là TTLTLS (trực thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ) có vị trí, cơ cấu tổ chức, thực hiện chức năng và nhiệm vụ của một LTLS cấp tỉnh;

Khác với cấp TW - hệ thống mô hình tổ chức ngành lưu trữ gồm có cơ quan quản lý nhà nước về CTLT và cơ quan quản lý trực tiếp TLLT, ở địa phương không

tổ chức thành hai loại cơ quan riêng biệt mà chỉ tồn tại một cơ quan vừa có trách nhiệm thực hiện chức năng quản lý lưu trữ và quản lý trực tiếp TLLT Mô hình này chính là các TTLTLS tỉnh, thành phố trực thuộc TW Do vậy, TTLTLS tỉnh có vị trí

và vai trò đặc biệt trong hệ thống tổ chức ngành lưu trữ ở nước ta Theo đó, TTLTLS thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ là đơn vị sự nghiệp công lập, có chức năng, nhiệm

vụ quyền hạn, tổ chức biên chế cụ thể như sau:

- Vị trí, chức năng của TTLTLS tỉnh:

TTLTLS tỉnh thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ có chức năng của một LTLS địa phương; Trung tâm là đơn vị sự nghiệp có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản theo quy định của pháp luật Theo đó, TTLTLS tỉnh giúp Chi cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực tiếp quản lý tài liệu lịch sử; tổ chức thu thập, chỉnh lý, bảo quản, khai thác, sử dụng và phát huy giá trị TLLT; thực hiện các dịch vụ về chỉnh lý TLLT

và cung cấp dịch vụ công về lưu trữ theo quy định của pháp luật

- Nhiệm vụ và quyền hạn của TTLTLS tỉnh:

+ Xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn và hàng năm về TLLT trình Giám đốc

Sở Nội vụ và cấp có thẩm quyền phê duyệt; tổ chức thực hiện thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản và khai thác sử dụng TLLT của tỉnh;

+ Thực hiện thống kê, báo cáo thống kê và về TLLT;

+ Thực hiện một số dịch vụ công về CTLT theo quy định của pháp luật;

+ Quản lý tài chính, tài sản theo quy định của Sở Nội vụ;

+ Thực hiện các nhiệm vụ khác của TTLTLS tỉnh do Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh quy định

- Luật: Luật Lưu trữ năm 2011 (Điều 29, 30, 31, 32, 33, 34 Chương IV);

- Nghị định: Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Lưu trữ năm 2011 (Điều 16, 17 Chương IV);

- Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các LTLS;

- Thông tư số 05/2015/TT-BNV ngày 25/11/2015 quy định danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại LTLS;

- Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng TLLT;

- Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ;

- Quyết định số 248/QĐ-VTLTNN ngày 27/11/2008 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành quy trình lập danh mục tài liệu hạn chế sử dụng của một phông lưu trữ;

Những quy định đó thường tập trung cho một số nội dung cơ bản sau đây:

a Quy định về các hình thức sử dụng TLLT

Có thể nhận thấy rằng, dù trong các văn bản quy phạm pháp luật trước đây đã

có đề cập đến một số hình thức thức tổ chức sử dụng TLLT như: Điều 5 của Quyết định số 168 - HĐBT: “Các tài liệu của Phông Lưu trữ quốc gia cần được công bố, giới thiệu…” [23] hay Điều 18 của Pháp lệnh năm 2001 đã có nhắc đến: “thông báo, giới thiệu danh mục TLLT…” [67], Nghị định số 111/2004/NĐ-CP của Chính phủ

đề cập đến việc: “xin cung cấp thông tin TLLT gián tiếp hoặc từ xa” [05]; nhưng chỉ đến khi Luật Lưu trữ năm 2011 ra đời, thì việc quy định các hình thức tổ chức phục

vụ sử dụng TLLT tại TTLTLS tỉnh mới được quy định một cách cụ thể rõ ràng với 6 hình thức, bao gồm: Sử dụng tài liệu tại phòng đọc của Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử; Xuất bản ấn phẩm lưu trữ; Giới thiệu TLLT trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; Triển lãm, trưng bày TLLT; Trích dẫn TLLT trong công trình nghiên cứu; Cấp bản sao TLLT, bản chứng thực lưu trữ

b Quy định về thẩm quyền cho phép sử dụng TLLT

Thẩm quyền cho phép sử dụng TLLT là một trong những vấn đề chủ yếu của quản lý trong lĩnh vực tổ chức sử dụng TLLT Tại Điều 31, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định: “Người đứng đầu cơ quan, tổ chức căn cứ quy định của Luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan quy định việc sử dụng TLLT tại Lưu trữ cơ quan của cơ quan, tổ chức mình”

Tại Điều 17, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định thẩm quyền cho phép sử dụng TLLT liên quan đến cá nhân:

“TLLT quy định tại Điều 16 Nghị định này được sử dụng hạn chế khi được cấp

có thẩm quyền sau đây cho phép:

1 Tài liệu bảo quản tại LTLS ở TW do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quyết định

2 Tài liệu bảo quản tại LTLS ở cấp tỉnh do Chủ tịch UBND tỉnh quyết định

3 TLLT của cá nhân ký gửi vào LTLS còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép”

Theo đó, những TLLT quy định tại Điều 16 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP đang được bảo quản tại các Lưu trữ lịch sử cấp tỉnh được sử dụng hạn chế khi có sự đồng ý của Chủ tịch UBND của tỉnh Đối với những TLLT của cá nhân ký gửi vào LTLS cấp tỉnh còn phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép

- Điều 5, Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 quy định:

“1 Người đứng đầu LTLS cho phép đọc tài liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản lý

2 Thẩm quyền cho phép sử dụng TLLT liên quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định tại Điều 16, 17 của Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

3 Sử dụng TLLT của cá nhân hiến tặng, ký gửi vào LTLS phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của cá nhân đó cho phép bằng văn bản”

Như vậy, các quy định nêu trên đã xác định được thẩm quyền cho phép sử dụng TLLT tại các LTLS cấp tỉnh trong từng trường hợp cụ thể Đây là một sự tiến bộ trong pháp luật lưu trữ Việt Nam, vì trong tất cả các văn bản về CTLT trước đây các quy định

về vấn đề này tuy có đề cập đến nhưng vẫn chưa hoàn chỉnh và đầy đủ

c Quy định về quy trình, thủ tục và trình tự sử dụng TLLT

TTLTLS tỉnh có thẩm quyền đối với việc quy định về quy trình, thủ tục và trình

tự sử dụng TLLT trên cơ sở những quy định của Nhà nước về vấn đề này

- Tại Điều 4, Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 đã quy định thủ tục và trình tự xét duyệt tài liệu như sau:

“1 Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

a) Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử phải có chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác thì phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác

b) Độc giả ghi các thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu, phiếu đăng ký

sử dụng tài liệu được thực hiện theo quy định

2 Trình tự phục vụ việc sử dụng tài liệu

a) Độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng ký độc giả vào sổ, mẫu sổ đăng ký độc giả thực hiện theo quy định; viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu

b) Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt

c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào

sổ giao nhận tài liệu”

- Khoản 2, Điều 7, Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 quy định thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc giả:

“Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất

là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu

Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chấm nhất là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu”

- Tại Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 về việc công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng quản lý của Bộ Nội vụ quy định phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc gồm 5 bước:

Bước 1 Độc giả đến sử dụng tài liệu tại các TTLT tỉnh phải có chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục vụ công tác phải có giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức nơi công tác

Bước 2 Độc giả ghi các thông tin vào phiếu đăng ký sử dụng tài liệu

Bước 3 Sau khi độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng đọc đăng

ký độc giả vào sổ; viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu

Bước 4 Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả cho Giám đốc TTLT tỉnh phê duyệt

Bước 5 Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng Độc giả kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu”

- Thủ tục xin khai thác, sử dụng TLLT tại các TTLT tỉnh đối với người nước ngoài gồm các giấy tờ sau: Mục đích công vụ phải có văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi làm việc; mục đích cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu và hộ chiếu (nếu là người mang quốc tịch nước ngoài) hoặc chứng minh thư (nếu là nười Việt Nam đại diện cho tổ chức nước ngoài)… (Công văn số 218/VTLTNN-NVTW ngày 01/4/2009 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước) Nhìn chung các quy định của TW ban hành về quy trình, thủ tục và trình tự sử dụng TLLT đã khá đầy đủ và cụ thể Đây chính là những cơ sở pháp lý quan trọng để các cơ quan lưu trữ cấp tỉnh ban hành và thực hiện đúng nguyên tắc về sử dụng TLLT

d Quy định về thời hạn được tiếp cận sử dụng TLLT

Vấn đề này được quy định về mặt nguyên tắc tại Điều 30, Luật Lưu trữ 2011 Căn

cứ theo đó, những tài liệu đang được lưu giữ tại LTLS cấp tỉnh sẽ được sử dụng rộng rãi, trừ tài liệu thuộc Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng và Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật; Việc sử dụng TLLT thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước; TLLT thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau: Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo

vệ bí mật nhà nước; sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu đóng dấu mật nhưng chưa được giải mật; sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật; Tài liệu liên quan đến

cá nhân được sử dụng rộng rãi sau 40 năm, kể từ năm cá nhân qua đời, trừ một số trường hợp đặc biệt theo quy định của Chính phủ

e Quy định về phí sử dụng TLLT

- Theo Điều 3 Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng mức phí sử dụng TLLT thì LTLS tỉnh, thành

phố trực thuộc TW sẽ là tổ chức thực hiện thu phí đối với những tổ chức, cá nhân đến

+ Người hưởng chế độ hưu trí phục vụ cho việc giải quyết chế độ chính sách của mình theo quy định của Nhà nước

f Quy định về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc phục vụ và sử dụng TLLT

Vấn đề về trách nhiệm của cơ quan, tổ chức và cá nhân trong việc phục vụ và

sử dụng TLLT là một trong những vấn đề cơ bản nhất cần phải được điều chỉnh bằng pháp luật Về vấn đề này pháp luật lưu trữ ở nước ta cũng đã có những quy định quan trọng Cụ thể:

- Tại Điều 29, Luật Lưu trữ năm 2011 quy định quyền và nghĩa vụ của cơ quan,

tổ chức, cá nhân trong việc sử dụng TLLT như sau:

“1 Cơ quan, tổ chức, cá nhân có quyền sử dụng TLLT để phục vụ công tác, nghiên cứu khoa học, lịch sử và các nhu cầu chính đáng khác

2 Cơ quan, tổ chức, cá nhân khi sử dụng TLLT có các nghĩa vụ sau đây:

a) Chỉ dẫn số lưu trữ, độ gốc của TLLT và cơ quan, tổ chức quản lý TLLT; tôn trọng tính nguyên bản tài liệu khi công bố, giới thiệu, trích dẫn TLLT;

b) Không xâm phạm lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Nộp phí sử dụng TLLT theo quy định của pháp luật;

d) Thực hiện các quy định của Luật này, nội quy, quy chế của cơ quan, tổ chức quản lý TLLT và các quy định khác của pháp luật có liên quan.”

Trách nhiệm của các TTLTLS cấp tỉnh, thành phố trực thuộc TW là phải:

- Chủ động giới thiệu TLLT và tạo điều kiện thuận lợi cho việc sử dụng TLLT đang trực tiếp quản lý

- Hàng năm rà soát, thông báo TLLT thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật đã được giải mật

- Hay như tại Điều 3, Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định cụ thể trách nhiệm của các cá nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của các LTLS tỉnh như sau:

+ Người đứng đầu LTLS tỉnh có trách nhiệm: Tổ chức thực hiện việc phục vụ

sử dụng tài liệu tại Phòng đọc; ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu và đặc thù công việc của cơ quan LTLS; bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng tài liệu… Biểu mẫu về thủ tục sử dụng tài liệu tại Phòng đọc

+ Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc: Làm thẻ độc giả; thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả… lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc giả tại Phòng đọc + Trách nhiệm của độc giả: Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy định pháp luật và của cơ quan LTLS về sử dụng tài liệu… trả phí, lệ phí sử dụng theo quy định của pháp luật hiện hành”

Có thể thấy rằng, trong những văn bản quản lý chỉ đạo CTLT của các cơ quan

có thẩm quyền ở TW và địa phương ban hành đã có nhiều quy định liên quan trực tiếp hoặc gián tiếp đến hoạt động tổ chức sử dụng TLLT tại LTLS tỉnh Những văn bản này là cơ sở pháp lý quan trọng để LTLS tỉnh tổ chức thực hiện hiệu quả công tác tổ chức sử dụng TLLT trong từng hoàn cảnh thực tiễn của mỗi địa phương

CTLT là toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu trữ nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả TLLT, thông qua 6 nội dung nghiệp vụ chính là thu thập bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, bảo quản và tổ chức sử dụng TLLT Trong các nội dung nghiệp vụ

kể trên, tổ chức sử dụng TLLT là khâu nghiệp vụ hết sức quan trọng và là mục đích cuối cùng của toàn bộ hoạt động lưu trữ

Tổ chức sử dụng TLLT là một trong những chức năng cơ bản và chủ yếu của các phòng, kho, trung tâm lưu trữ nhằm góp phần thực hiện quyền được thông tin của công dân Với mục đích cung cấp cho các cơ quan Đảng và Nhà nước, các tổ chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế, các cá nhân những thông tin cần thiết từ TLLT, phục

vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, khoa học và các lợi ích chính đáng của công dân

Tổ chức sử dụng TLLT tại TTLTLS cấp tỉnh là tổng hợp các giải pháp để đưa thông tin trong TLLT đến với xã hội, phục vụ có hiệu quả cho các yêu cầu của đời sống xã hội đặt ra - đây là một hoạt động rất quan trọng Vì vậy, công tác này cần được nghiên cứu một các thấu đáo, đánh giá đúng thực trạng và đưa ra những giải pháp phù hợp, có tính khả thi để công tác tổ chức sử dụng TLLT trong các LTLS nói chung và LTLS tỉnh Khánh Hòa nói riêng đạt hiệu quả ngày càng cao

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH KHÁNH HÒA 2.1 Khái quát về Chi cục Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Khánh Hòa

2.1.1 Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa

Trong những năm qua, nhờ sự quan tâm, chỉ đạo kịp thời của Đảng và Nhà nước, nhiều văn bản pháp quy được ban hành, đã làm cơ sở cho việc tổ chức và hoàn thiện hệ thống pháp lý nhà nước về văn thư, lưu trữ Đặc biệt, kể từ khi Luật Lưu trữ được Quốc hội thông qua vào ngày 11/11/2011 giúp cho CTLT tại tỉnh Khánh Hòa dần đi vào nề nếp Góp phần vào phát triển sự nghiệp lưu trữ, đảm bảo thực hiện nghiêm túc các quy định của Đảng và Nhà nước, UBND tỉnh Khánh Hòa đã thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ và TTLTLS trực thuộc Chi cục

Từ khi thành lập đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã không ngừng củng cố hoàn thiện bộ máy tổ chức, cơ sở vật chất kỹ thuật và năng lực, trình độ công chức viên chức Thực hiện chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của tỉnh

Ngày 10/10/1996, UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định số

1924/QĐ-UB thành lập Trung tâm Thông tin - Tư liệu Khánh Hòa, thuộc Sở Thủy sản trên cơ

sở Ban Chủ nhiệm điều hành dự án “Xây dựng hệ thống thông tin địa lý phục vụ công tác quản lý và giám sát tài nguyên biển Khánh Hòa”;

Ngày 13/01/1997, UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định số 134/QĐ-UB kiện toàn tổ chức Trung tâm Thông tin - Tư liệu Khánh Hòa và chuyển giao Trung tâm từ Sở Thủy sản sang văn phòng UBND tỉnh tiếp nhận quản lý Nhiệm vụ CTLT của tỉnh được giao cho Trung tâm Thông tin - Tư liệu Khánh Hòa đảm nhận;

Ngày 21/3/1998, UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định số 718/QĐ-UB

về việc thành lập Trung tâm Lưu trữ và Công nghệ thông tin, trực thuộc văn phòng UBND tỉnh;

Ngày 12/3/2002, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 31/QĐ-UB đổi tên Trung tâm Lưu trữ và Công nghệ thông tin thành Trung tâm Lưu trữ và Thông tin Tư liệu, trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh;

Ngày 14/7/2006, UBND tỉnh ban hành Quyết định số 58/QĐ-UBND đổi tên Trung tâm và Thông tin Tư liệu thành Trung tâm Lưu trữ, trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Khánh Hòa;

Ngày 20/8/2008, UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định số UBND chuyển Trung tâm Lưu trữ từ Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ;

2053/QĐ-Chức năng, nhiệm vụ của các cơ quan, đơn vị nói trên là vừa thực hiện nhiệm

vụ của một LTLS, vừa giúp UBND tỉnh mà trực tiếp là Văn phòng UBND tỉnh hoặc

Sở Nội vụ về quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương Hệ thống tổ chức văn thư, lưu trữ ở tỉnh trong giai đoạn này chưa được xác lập một cách rõ ràng,

cụ thể

Thi hành Thông tư số 04/2008/TT-BNV của Bộ Nội vụ về Hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ, Phòng Nội vụ thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, UBND tỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định số 1608/QĐ-UB ngày

24 tháng 6 năm 2008 Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của

Sở Nội vụ Theo đó, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ được thành lập, từng bước thực hiện nhiệm vụ tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ giúp UBND tỉnh

quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa;

Thi hành Thông tư 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ, UBNDtỉnh Khánh Hòa ban hành Quyết định số 1921/QĐ-UBND ngày 29 tháng 7 năm 2010

về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc Sở Nội vụ nhằm thống nhất

02 nhiệm vụ tham mưu quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và thực hiện chức năng lưu trữ lịch sử về một đầu mối, với tên gọi là Chi cục Văn thư - Lưu trữ;

Ngày 05 tháng 01 năm 2011, trong dịp kỷ niệm 65 năm ngày Truyền thống ngành Lưu trữ Việt Nam (03/01/1946 - 03/01/2011), sau một thời gian chuẩn bị, tiếp nhận các bộ phận hợp thành, kiện toàn tổ chức bộ máy, ổn định đội ngũ công chức, viên chức, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Khánh Hòa chính thức ra mắt hoạt động với đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của mình

Ngoài hai nhiệm vụ chủ yếu: Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh trong công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và trực tiếp quản lý TLLT lịch sử tỉnh, Chi cục còn được giao thực hiện các dịch vụ về lưu trữ, trong đó có dịch

vụ chỉnh sửa TLLT nhằm xử lý tài liệu tích đống trong nhiều cơ quan, đơn vị đang là vấn đề khá nổi cộm trong thực trạng bảo quản TLLT thời gian qua

Sự ra mắt hoạt động của Chi cục Văn thư - Lưu trữ là một sự kiện có ý nghĩa quan trọng trong việc hình thành và phát triển ngành văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Khánh Hòa

2.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức

a Vị trí, chức năng

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ có chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý TLLT lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật; Chi cục Văn thư - Lưu trữ chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Sở Nội vụ, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước trực thuộc Bộ Nội vụ;

Chi cục Văn thư - Lưu trữ là tổ chức có tư cách pháp nhân, con dấu, có tài khoản riêng,

b Nhiệm vụ, quyền hạn

- Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện các nhiệm vụ sau:

+ Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về văn thư, lưu trữ; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào LTLS của tỉnh”;

+ Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” của LTLS tỉnh;

+ Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;

+ Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ;

+ Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ;

+ Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng về văn thư, lưu trữ

- Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của LTLS tỉnh:

+ Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu;

+ Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào LTLS của tỉnh;

+ Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

+ Bảo vệ, bảo quản, thống kê TLLT;