Có cách nào tốt nhất để chuyển những shortcut này vào các máy khác để đồng nghiệp của bạn có thể cùng sử dụng.. AutoCorrect, có từ Excel 95, có thể sửa những lỗi chính tả thông dụng một[r]
Trang 1Thủ thuật EXCEL (P3)
Chúng tôi giới thiệu một số thủ thuật tiếp theo của Excel như sau:
Nhân bản giá trị trong danh sách Excel
Bạn có thường thấy một danh sách trong đó mỗi giá trị ở cột A có nhiều giá trị tương ứng ở cột B như ví
dụ trong hình 1 không? Khi sắp xếp danh sách theo tên, những ô trống sẽ không thể biết được ai đã bán hàng trong tháng Hai và Ba
Nếu danh sách nhỏ, bạn có thể nhập vào những tên bị thiếu Nhưng nếu cơ sở dữ liệu quá lớn, hãy thực hiện cách sau để điền tên vào những ô còn trống:
1 Chọn vùng có dữ liệu cần điền giá trị (trong ví dụ này là A3:A14)
2 Nhấn <F5> để mở khung hội thoại Go To
3 Vào khung hội thoại Go To, nhấn Special
4 Chọn Blanks
5 Gõ = và địa chỉ của ô đầu tiên trong cột A (trong trường hợp này là =A3) rồi nhấn <Ctrl>-<Enter>
6 Chọn lại vùng dữ liệu này và chọn lệnh Edit.Copy Sau đó chọn Edit.Paste Special, chọn Values rồi nhấn OK
Chia sẻ shortcut
Giả sử bạn đã thiết đặt khoảng 200 chữ viết tắt (shortcut) thể hiện cho các sản phẩm và dịch vụ mà công ty bạn cung cấp trong AutoCorrect của Excel Có cách nào tốt nhất để chuyển những shortcut này vào các máy khác để đồng nghiệp của bạn có thể cùng sử dụng
AutoCorrect, có từ Excel 95, có thể sửa những lỗi chính tả thông dụng một cách nhanh chóng Nhiều người dùng Excel đã khám phá được rằng bạn có thể gán "shortcut tốc ký" cho một chuỗi ký tự dài hơn Ví
dụ, bạn có thể định nghĩa "awc" như một shortcut AutoCorrect của "Amalgamated Widget Corporation of America" Khi gõ awc vào một ô, Excel sẽ thay thế bằng chuỗi ký tự tương ứng Bạn có thể định nghĩa và quản lý shortcut bằng cách dùng lệnh Tools.AutoCorrect
Excel và mọi ứng dụng Microsoft Office khác lưu các shortcut AutoCorrect trong một file *.acl trong folder Windows (tên file có thể khác nhau) Do đó, khi thực hiện một thay đổi nào đó trong Excel, nó cũng được phản ánh trong Word Tuy nhiên, không có công cụ nào sửa được file nhị phân *.acl và việc chuyển một file như thế từ máy này sang máy khác sẽ không có tác dụng gì Giải pháp là dùng macro VBA để tạo các shortcut
Khởi động Excel bằng một bảng tính mới, sau đó nhập các shortcut và chuỗi ký tự tương ứng vào cột A
và B Nhập bao nhiêu thì tùy bạn nhưng giữa các dòng đừng để dòng nào trống (hình 2) Lưu và đặt tên cho bảng tính này
Với Excel 97, chọn Tools.Macro Macros để hiển thị khung hội thoại Macros Gõ Create-Shortcuts trong mục Macro Name rồi nhấn Create
Sau đó, nhập macro sau vào VBA, nhấn <Alt>-<F11> để trở về Excel (Lưu ý rằng với các version Excel
cũ, bạn phải chọn Insert.Module để thêm một module VBA)
Trang 2Sub CreateShortcuts()
ItemCount=Application._
CountA(Range("Sheet1!A:A"))
For Row=1 To ItemCount
ShortText=Cells(Row,1)
LongText=Cells(Row,2)
Application.AutoCorrect._
AddReplacement ShortText, LongText
Next Row
End Sub
Lưu bảng tính và chép cho các đồng nghiệp của bạn Muốn bổ sung shortcut cho AutoCorrect, mở bảng tính, chọn Tools.Macro.Macros rồi thi hành macro CreateShortcuts Nên nhớ rằng những macro nào trùng tên sẽ bị ghi chồng mà không có nhắc nhở gì cả
Theo PCWorld