Tröôùc nhaát ta taïo vuøng tieâu chuaån beân caïnh baûng döõ lieäu, ( Vuøng tieâu chuaån coù theå laø 01 ñieàu kieän hoaëc nhieàu ñieàu kieän) coù theå söû duïng tieâu ñeà döõ lieäu ho[r]
Trang 1CHƯƠNG II LÀM VIỆC VỚI BẢNG TÍNH EXCEL
Mở Excel:
Vào Programs =>Microsoft Excel ( hoặc Programs =>Microsoft Office => Microsoft Office nếp offic XP3), một cửa sổ Excel hiện lên: ta tiến hành nập dữ liệu
Phần 1:TẠO BẢNG TÍNH:
Muốn tạo bảng tính theo nội dung cần thống kê ta bao khối các ô cần dùng đủ cho việc nhập dữ liệu, sau đó vào Fortmat => Cells hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl + 1, hộp thoại Fortmat cells xuất hiện
Ta chọn thẻ Border, chọn kiểu đường kẽ trong vùng Style, nhắp chuột vào vùng border để tạo khung chọn để thoát
Cách nhậo dữ liệu:
Sử dụng các phím mũi tên để di chuyển từ ô này sang
ô khác
a Phân biệt dữ liệu:
Trang 2Dữ liệu kiểu số (number): 0,1,2,3…9 Kiểu dữ liệu dạng chuổi: a,b,c…z, space…
Kiểu ngày: dd/mm/yyyy( ngày/tháng/năm) Nguyên tắc nhập dữ liệu kiểu ngày và kiểu số :
Không cách một phím Space nào, vì nếu thêm một Space thì sẽ biến thành dạng text, không thể tính toán được
Trong quá trình nhập dữ liệu có thể thêm dòng, thêm cột hoặc
Worksheet bằng cách vào Insert Chọn =>rows : thêm dòng
Chọn columns: thêm cột
Chọn Work sheet thêm một sheet mới
Muốn xoá ô, dòng, cột, worksheet
Vào Edit =>delete để xoá ô, dòng, cột
Chọn ship cells left để xoá ô (các ô) đã chòn , kéo
đòng các) dòng hiẹn hành về bên phải bằng số ô doàng
đã xoá
Chọn shif cells up xoá ô(các ô) đã chọn, kéo cột( một
số cột) hiện hành lên trên bằng số ô(các ô) đã xoá
Chọn Entire row: xoá dòng đã chọn
Chọn Entire column: xoá cột đã chọn
Đặt tên sheet: Right click chuột vào chọn
Renname sau đó nhập tên mới vào
b Định dạng vùng dữ liệu:
Muốn định dạng vùng dữ liệu trước hết phải bao khối
chọn các ô cần định dạng sau đó vào Fortmat => cells (Ctrl + 1) một hột thoại Fortmat cells xuất hiện
Ở Number ta định dạng cho các kiểu số, kiểu ngày,
kiểu chuổi…
Gennerral: mặc nhiên theo hệ điều hành, ngôn ngữ,
nguyên bản
Number: định dạng kiểu số, click
chuột vào dấu mũi tên vùng
Decimal place để chọn số thập phận,
nhắp chuột vào
để tách hàng trăm, nghìn… bằng một dấu chấm
“-1234.10” ;1234.10(có màu đỏ);”(1234.10)… là định dạng cho kiểu hiển thị số âm
Date: chỉnh kiểu ngày giờ ( thông dụng của Việt Nam là dd/mm/yyyy hoặc dd/mm/yy)
Trang 3 Percentage: chỉnh số lượng số thập phân sau phần trăm
Fration: thể hiiện nguyên bản phép chia dạng phân số,thể hiện thương số, số lẻ trong phép chia… VD: ¾, hoặc giản ước tử, mẫu số …
Text: thể hiện tất cả các số thập phân
Srecial: thêm con số 01 đứng trước số tự nhiên ứng dụng( phần này ít sử dụng)
Custom: định dạng kiểu ngày, kiểu giờ, thêm số 0 trước, sau một số nào đó tuỳ thuộc người định dạng
c Sắp xếp dữ liệu ( tăng giảm) trong bảng.
Microsoft Excel cho phép ta sắp xếp dữ liệu trong bảng – trong một
cột, các cột tăng, giảm theo chọn lựa sử dụng Sắp xếp có thể là
cho kiểu số hoặc kiểu chuỗi theo thứ tự a,b,c
Cách sắp xếp:
Bao khối bảng dữ liệu, vào Data => Sort, bảng Sort hiện lên
- Chọn No header row là sắp xếp theo cột(a,b,c,d…)trong vùng Sortby
- Header row là chọn tiêu đề ví dụ chọn cột họ tên, xso61 tiền…
- Ascending: sắp xếp dữ liệu tăng dần
- Descending: Sắp xếp dữ liệu giảm dần.sau đó chọn để
thực thiện lệnh
d Rút trích dữ liệu
Trong một bảng thống kê nào đó chúng ta có thể trích ra một danh sách đối tượng với những điểu kiện được rút trích
Phương pháp:
Trước nhất ta tạo vùng tiêu chuẩn bên cạnh bảng dữ liệu, ( Vùng tiêu chuẩn có thể là 01 điều kiện hoặc nhiều điều kiện) có thể sử dụng tiêu đề dữ liệu hoặc dùng các hào AND, OR… sau đó ta bao khối toàn bộ bảng dữ liệu, va2oData =>Filter => Advanced ced Filter một bàng Advanced Filter hiện lên, tự nhiên nó sẽ tự chọn vùng dữ liệu có dữ liệu thoả những dữ kiện cần rút trích trong vùng Filter the lis (Nếu không bao khối bảng
dữ liệu trước thì lúc này ta phải nhập địa chỉ vùng dữ liệu
vào mục Filter the lis)
Tiếp sau đó ta bao khối hoặc nhập địa vùng tiêu chuẩn vào
vùng Criteria range, click chuột vào Copy to another location, nhập
địa chỉ vùng chứa dữ liệu cần Past ra ở vùng Coy to, chọn OK
ta sẽ được một bảng dữ liệu theo yêu cầu
Trang 4e) Trích lọc dữ liệu
Trong một bảng dữ liệu chúng ta có trích lọc để xem, tính toán và copy sang một bảng mới thay cho phương pháp rút trích
Yêu cầu của phương pháp này:
Các dòng tiêu đề phải để các ô nguyên bản( không cộng các ô lại) Phương pháp: Vào Data => Filter = Auto Filter các biểu tượng trong tiêu đề xuất hiện, lần lược chọn các điều kiện và tiến hành trích lọc
Phần 2: VẼ BIỂU BỒ
Trong excel cho phép vẽ biểu đồ thể hiện số liệu trên hệ trục vuông gốc hoặc không gian ba chiều Biểu đồ được sử dụng với các dạng hình cột, hình đồ thị, hình tròn, hình trụ…
a) Cách sử dụng:
-Tạo bảng dữ liệu
Ví dụ:
Chú ý: Các dữ liệu trong ô tiêu đề( cột 1) phải là kiểu chuổi tức là cho dấu nháy đơn (
‘) trước con số năm ví dụ ‘1990
Trước khi vẽ biểu đồ ta bao khối vùng số tiệu, chon lệnh Insert => chart hoặc nhấp chuột vào trên thanh công cụ Sẽ xuất hiện hộp thoại sau:
Trang 5Ta chọn 1 dạng biểu đồ phù hợp với yêu cầu thể hiện số liệu, ta có thể nhấn giữ chuột và thanh Scrol để kéo xuống chọn các dạngbiệu đồ, nhấp chuột chọn kiểu biểu đồ trong chart sub-type, click next một hộp thoại tiếp theo xuất hiện:
Trang 6Nếu không cần chỉnh sửa gì thì tiếp tục click vào next đến khi nút lệnh Finish sáng
lên thì click vào Finish lúc này một biển đồ xuất hiện, ta nhấp kép chuột vào vùng
legend( chú thích) hoặc nhấp chuột phải vào vùng legend, chọn Fort mat Legend để
định dạng phấn chú thích
Ta cũng có thể nhấp kép chuột vào vùng đồ thị để chọn màu nền cho đồ thị,
click kép chuột vào thanh hiển thị để chọn màu cho thanh biểu hiện, hoặc click chuột
phải vào thanh biểu hiện để đổi lại dạng đồ thị, chọn Y Error bars để đính vào các
thanh biển hiện số liệu ( chonï Fixed value)…
Khi thay đổ số liệu trong bảng dữ liệu thì biểu đồ tự thay đổi theo
Phần 3:CÁC HÀM CƠ BẢN TRONG EXCEL
Cú pháp chung của các hàm
Định nghĩa hàm
Đặt tên biểu đồ nhập vào Chart title(y) axixs (Atl+t)
Nhập đơn vị tính vào Category (Atl+c) Nhập tên mẫu vào vùng Value (x) axixs ( x chính là trục hoành của đồ thị, y là trục tung của đồ thị)
Vùng legend ( chú thích)
Trang 7Hàm là các phép toán đặc biệt dùng trong các công thức do excel cung cấp sẵn nhằm thực hiện một yêu cầu nào đó mà các phép toán thông thường không xử lý được
Cú pháp của hàm, các toán tử so sánh
Cú pháp của hàm
=Tên hàm[(các tham số)]
Tên hàm không phân biệt chữ thường hay chữ hoa Cú pháp của hàm Các tham số của hàm được viết cách nhau một dầu phẩy (,) hoặc dâu chấm phẩy (;) tuỳ thuộc vào việc tinh chỉnh mặc định của máy trong control Panel của windows Tham số của hàm nhiều hay it tuỳ thuộc vào yêu cầu của các dữ kiện bài toán và từng hàm
Các toán tử só sánh
>= Lớn hơn hoặc bằng
<= nhỏ hơn hoặc bằng
<> khác
3.1 Các hàm số học
3.1.1 Hàm ABS :
Cú pháp:=ABS(number)
Chức năng:lấy giá trị tuyệt đối của biểu thức số
3.1.2 Hàm INT
Cú pháp: =INT(biểu thức hoặc một số)
Chức năng : lấy phần nguyên của kết quả phép toán hoặc một số cho trước
3.1.3 Hàm MOD
Cú pháp =mod(số bị chia; số chia)
Chức năng: Lấy số dư trong phép chia
3.1.4 Hàm ROUND:
Cú pháp: =round(Số ngẫu nhiễn( phép tính);số lượng số thập phân cần lấy)
Chức năng Làm tròn số number với chữ số thập phân được quy định bởi number digits
Ví dụ: Round(120,12;1) cho kết quả =120,1
Round((1000/1);-1) a3=30
3.1.5 Hàm SQRT:
Cú pháp =SQRT(number)
Chức năng : Lấy căn bậc hai của một số
3.1.6 Hàm SUM
Cú pháp =Sum(Number 1, number 2…)
=sum(vùng dữ liệu hoặc cột hay dòng dữ liệu )
Trang 8Chức năng Tổng giá trị các số trong vùng dữ liệu kiểu number.
Sum(A2:A6) cho kết quả = 75
3.1.7 Hàm SUMIF:
Cú pháp: =Sumif(vùng DL chứa điều kiện;”ĐK”;vùng chứa DL thoả điều kiện được cộng)
Chức năng: Tính tổng cột, dòng phải thoả 1 điều kiện
Điều kiền là ký tự dạng text phải đưa vào dấu ngoặc kép (“ “)
Ví dụ ta có bảng ở hình 1
=sumif(B2:B6;”X”;A2:A6) Cho kết quả = 49
3.2 Các hàm thống kê
3.2.1 Hàm AVERAGE:
Cú pháp” =Average(number 1, number 2,number 3… number n) hoặc
=Average(A2:A6) Chức năng : Tính trung bình cộng của các số trong cột, trong dòng, hoặc trong vùng dữ liệu dạng number
Ví dụ: =Average(A2:A6) cho kết quả = 15 ( hình 1)
3.2.2Hàm COUNT:
Cú pháp: =count(cột dữ liệu hoặc vùng dữ liệu)
Chức năng : Đếm các phần tử trong các ô (cells) có giá trị kiểu
số(number)
Ví dụ =count(A2:A6) cho kết quả = 5 (hình 1)
3.2.3 Hàm COUNTA
Cú pháp như hàm count
Chức năng: đếm tất cả các phần tử khác trống c(có dữ liệu, kể cả khoảng trống của phím
space)
Ví dụ: =counta(A2:B6) cho kết quả =8 (hình 1)
3.2.4 Hàm COUNTIF:
Cú pháp =Countif(vùng dữ liệu chứa dữ kiện;”dữ kiện”)
Chức năng: đếm các phần tử trong các ô(cells) giống nhau về các thuộc tính
Ví dụ: =counif(B2:B6;”x”) Cho kết quả = 3 ( (đếm các phần tử x, phần tử x là đại diện
cho một thuộc tính điều kiện, ví dụ x : đại diện cho nữ trong danh sách…)
3.2.5 Hàm COUNTBLANK:
Cú pháp: = COUNTBLANK(vùng dữ liệu)
Chức năng: đếm những ô rổng trong vùng dữ liệu
3.2.6 Hàm MAX:
Cú pháp: = Max(number 1, number 2, num ber 3…number n)
Chức năng : Tìm giá trị lớn nhất trong các phần tử ( trong cột, dòng, vùng)
Ví dụ: =Max(12,14,25,14,10) cho ra kết quả =25
=max(A2:A6) cho ra kết quả =25( hình 1)
Hình 1
Trang 93.2.7 Hàm MIN:
Cú pháp Cú pháp: = Max(number 1, number 2, num ber 3…number
n)
Chức năng : Tìm giá trị lớn nhất trong các phần tử ( trong cột, dòng,
vùng)
Ví dụ: =Min(12,14,25,14,10) cho ra kết quả =10
=min(A2:A6) cho ra kết quả =10( hình 1)
4 CÁC HÀM THỐNG KÊ
4.1.1 Hàm LEFT:
Cú pháp: Left(text;number_chars
Left(địa chỉ ô; số ký tự cần trích chuyển) Chức năng: Cho ra một chuổi con từ một chuổi text cho có trước, lấy từ
bên trái sang phải 1,2,3…n ký tự
Ví dụ: =left(“Quê hương”;4) cho ra kết quả: quê (VD hình
2)
Lưu ý: Các chữ cái ư, ơ, ă, â… được xem là 02 ký tự
4.1.2 Hàm RIGHT:
Cú pháp: Right(text;number_chars)
Right(địa chỉ ô; số ký tự cần trích chuyển) Chức năng: Cho ra một chuổi con từ một chuổi text cho có trước, lấy từ
phải bên sang trái 1,2,3…n ký tự
Ví dụ: =RIGHT(“Quê hương”;6) cho ra kết quả: hương
4.1.3 Hàm MID
Cú pháp: Mid(text;start_num; num_chars)
Mid(“ chuổi ký tự”; số ký tự bắt đầu; số ký tự cần lấy) Chức năng: cho ra một chuổi con từ chuổi text cho trước, lấy tự vị trí bắt
đầu, số ký tự cần lấy
Ví dụ: Mid(“quê hương”;1;4) cho ra kết quả = quê
Mid(A10;1;4) cho ra kết quả =hương (Ví dụ ở hình 2)
4.1.4 Hàm UPPER:
Cú pháp: =UPPER(text)
Chức năng: Đổi chuổi text, chữ thường thành chữ IN HOA
4.1.5 Hàm LOWER:
Cú pháp: = LOWER(text)
Chức năng: Đổi chuổi text chử hoa, hoa đầu thành toàn chữ thường
4.1.6 Hàm PROPER:
Cú pháp: =Proper(text)
Chức năng : Đổi chuổi text về dạng ký tự đầu mỗi từ là chữ Hoa
4.1.7 Hàm TRIM
Cú pháp: =Trim( text)
Chức năng: cắt các khoảng trống thừa ở hai đầu chuổi text
Ví dụ =Trim(“ Cà Mau “) cho kết quả = Cà Mau
Hình 2
Trang 104.1.8 Hàm LEN
Cú pháp: =Len(text)
Chức năng: Đếm chổi text có bao nhiêu ký tự (kể cả khoảng trống)
Ví dụ =Len( “Cà Mau”) cho kết quả =7
=Len(A10) cho kết quả =10 ( VD ở hình 2)
4.1.9 Hàm VALUE:
Cú pháp: =Value(text)
Chức năng đổi chuổi text có chứa ký tự dạng number ra thành số
Ví dụ: =Value( “Xuân 2007”) cho kết quả = 2007
5 Các hàm Luận Lý
5.1 Hàm AND
Cú pháp: =And(dữ kiện1; dữ kiện2;…dữ kiện n)
Chức năng: Cho giá trị đúng(true), nếumọi biểu thức điều kiện đều đúng(true) ngược lại làm cho biểu thức sai(FALSE) khi có một biểu thức sai
Ví dụ: =AND(3>2;6<9) Cho ra giá trị = TRUE
=AND(3>2;”A”=”B”;6>5) cho kết quả = FALSE 5.2 Hàm OR:
Cú pháp: (OR(logical1;logical 2…logical n)
Cho giá trị là tru khi có một biểu thức chứa logical đúng (TRUE) Cho giá trị FALSE khi tất cả đều sai
Ví dụ: OR(3=3;5<6;9>3) cho ra kết quả = TRUE
OR(3>3;4=5;9<8) Cho ra kết quả = FALSE 5.3 Hàm NOT
Cú pháp: =NOT(Biểu thức)
Chức năng: Cho kết quả ngược lại với biểu thức đã cho
NOT(5>4) Cho kết quả TRUE 5.4 Hàm IF
Cú pháp
=if(logical_text;value_if_true;Value_if_false)
=if(vùng dữ liẹu;”dữ kiện1”;giá trị
đúng(ta cho);một giá trị khác(ta cho)
Ví dụ: if(E4>=15;”Đ”;”H”)Kết quả : Đ
7 CÁC HÀM NGÀY THÁNG
7.1 Hàm TODAY:
Ví dụ:
=Toay() Kết quả = 20/08/2007 (giả sử hôm nay ngày 20/08/2007) 7.2 Hàm DATE:
Trang 11Cú pháp =Date(year;month;day) hoặc = Date(today())
Chức năng: đổi năm; tháng; ngày thành kiểu ngày tháng năm và cho ta biết ngày hiện hành
Ví dụ: =Date(2007;8;20) Cho kết quả =20 (giả sử hôm nay ngày
20/08/2007)
= Date(today())
7.3 Hàm NOW:
Cú pháp = NOW()
Ví dụ: =NOW() Cho kết quả =”20/08/2007 09:00( giã sử bây giờ là 09h00, ngày 20/08/2007
7.4 Hàm DAY
Cú pháp =DAY(ngày;tháng;năm)
Chức năng: Cho phần ngày của một biểu thức kiểu ngày
Ví dụ: =day(20/08/2007) cho ra kết quả = 20( giả sử hôm nay là
20/08/2007)
7.5 Hàm MONTH:
Cú pháp như hàm DAY
Chức năng cho ta biết phần thángcủa biểu thức kiểu ngày( dd/mm/yyyy) 7.6 Hàm YEAR:
Cú pháp như hàm DAY
Chức năng: cho ta biết phần năm của biểu thức kiểu ngày(dd/mm/yyyy) 7.7 Hàm HOUR; hàm MINUT; hàm SECOND
Cú pháp: =HOUR(“giờ:phút:giây”)
=MINUT(“giờ:phút:giây”)
=SECOND(“giờ:phút:giây”:
Chức năng: cho ta biết phần giờ, phần phút, phần giây củabiểu thức kiểu giờ
Ví dụ: =hour(“10:15:38) cho kết quả =10( giờ)
=minut(“10:15:38) cho kết quả = 15 (phút)
=second(“10:15:38) cho kết quả = 38 (giây)
8 CÁC HÀM TÌM KIẾM
8.1 Hàm VLOOKUP:
Cú pháp: =vlookup(Lookup_value;Table_array;col_index_num;[range_lookup])
=VLOOKUP(Dữ liệu gốc;vùng tiêu chuẩn có dữ liệu qui đổi từ
DL gốc; số thứ tự cột;number)
Khi dùng hàm Vlookup dữ liệu được dò tìm theo cột
Number là 0 hoặc 1
Ví dụ có bảng tính tiền làm việc ngoài giờ như sau:
Trang 12Ta đặt trỏ chuột vào ô C4 gõ: =Vlookup(B2;A8:C10;2;0) sẽ cho kết quả 1.674.000
Lưu ý:Sử dụng tham số 0 cuối cùng trong công thức khi trong danh sách vùng tiêu chuẩn tham chiếu; sử dụng tham số 1 nếu vùng tiêu chuẩn tham chiếu được sắp xếp tăng dần theo cột dò tìm
Muốn copy công thức cho cả cột ta bao khối công thức phần vùng tiêu chuẩn, nhấn phím F4 đễ đưa về địa chỉ tuyệt đối, để không bị sai địa chỉ vùng tiêu chuẩn cho những dòng tiếp theo
8.2 Hàm HLOOKUP:
Cú pháp: =Hlookup(Lookup_value;table_array;row_index_num;[range_lookup])
=HLOOKUP(Dữ liệu gốc;vùng tiêu chuẩn có dữ liệu qui đổi từ
DL gốc; số thứ tự dòng ;number)
Toa hàng
Bảng giá chuẩn
Đặt trỏ chuột tại ô G3; gõ =Hlookup(E3;D8:H9;2;0) sẽ cho kết quả = 12.000 Lưu ý: cũng như hàm Vlookup:số number cuối trong công thức là số 0 khi trong dòng dữ liệu không được sắp xếp, và nhập số 1 khi dữ liệu được sắp xếp tăng dần từ trái sang phải
Cũng như hàm Vlookup, muốn copy công thức cho cả cột ta bao khối công thức phần vùng tiêu chuẩn, nhấn phím F4 đễ đưa về địa chỉ tuyệt đối, để không bị sai địa chỉ vùng tiêu chuẩn cho những dòng tiếp theo
Trang 139 CƠ SỞ DỮ LIỆU (DATABASE)
9.1 Khái niệm vùng dữ liệu, tạo vùng tiêu chuẩn:
a) Vùng dữ liệu (database):
Vùng dữ liệu(database) là một bảng dữ liệu được tạo ra, trân cơ sở đó ta có thực hiện các biện pháp, các thao tác tính toán, thống kê hoặc rút trích dữ liệu
b) Vùng dữ liệu chuổi là vùng tiêu chuẩn chứa điều kiện để tìm kiếm hay rút trích hoặc thống kê, vùng này ít nhất phải có 2 dòng, dòng đầu chứa tiêu đề, doàng còn lại chứa dữ kiện
c) Vùng rút trích:
Là vùng nằm trong được rút trích ra chứa các nẫu tin thoả điều kiện vùng tiêu chuẩn.Vùng trích(Extract) là vùng chứa dữ liệu được trích ra cũng có dòng đầu tiên chứa các tiêu dề muốn trích
9.2 Cách tạo vùng tiêu chuẩn
Phương pháp tạo công thức chuổi:
Căn cứ các dữ kiện của yêu cầu, ta lập công thức bằng các hàm OR,AND,OR(AND)…
=OR(điều kiện 1;điều kiện 2;…điền kiện n).( điền kiện nếu là dạng text thì phải đưa vào “ “)
Ở ở trường hợp này chỉ cần thoả 1 trong các điều kiện trong công thức là đuủ
=AND(điều kiện 1; điều kiện 2…d.kiện n)
Ở trường hợp này các điều kiện trong công thức phải thoả mãn yêu cầu mới đủ
=OR(điều kiện 1;and(điều kiện x;điều kiện y))
Trong trường hợp này phải thoả cả 2 điện kiện x và điều kiện y hoặc chỉ thoã điều kiện 1 là đủ
10 SỬ DỤNG HÀM DATABASE
Các hàm database có tính chất thống kê dữ liệu các mậu tintrong vùng dữ liệu(Database) thoả điều kiện của vùng tiêu chuẩn
Cách sử dụng :
Cách 1 =Tên hàm(Database;Filed;Criteria)
=Tên hàm(Vùng dữ liệu;tên cột hoặc số thứ tự cột;vùng tiêu chuẩn)
10.1 hàm DSUM:
Cú pháp =dsum(vùng dữ liệu;tên cột hoặc số thứ tự cột; vùng tiêu chuẩn)
Chức năng thống kê số loiệu của một cột nào đó thoả từ 2 điều kiện trở lên
Ví dụ ta có bảng lương công nhân
Yêu cầu thống kê tiền lương của những người là nữ và có hệ số phụ cấp Chúng ta lập vùng tiêu chuẩn và công thức như sau:
BẢNG LƯƠNG THÁNG 07/2007