QUẢN lý NHÓM HOẠT ĐỘNG HIỆU QUẢ

Slide

NHÓM 6 _ CN81 1

( Managing Work Groups)

Mục tiêu chung:

QUẢN LÝ NHÓM HOẠT ĐỘNG

HIỆU QUẢ

NHĨM 6 _ CN81 3

Sau khi nghiên cứu chương này, bạn có thể:

– Xác định các loại nhóm trong tổ chức.

– Lý do tại sao con người gia nhập nhóm, và các

giai đoạn phát triển nhóm

– Những yếu tố xác định tính vững chắc của nhóm – Sự đối kháng giữa các nhóm trong tổ chức

Bản chất và nguyên nhân của sự đối kháng.

– Cách thức quản trị sự đối

kháng trong tổ chức.

Sau khi nghiên cứu chương này, bạn có thể:

– Xác định các loại nhóm trong tổ chức.

– Lý do tại sao con người gia nhập nhóm, và các

giai đoạn phát triển nhóm

– Những yếu tố xác định tính vững chắc của nhóm – Sự đối kháng giữa các nhóm trong tổ chức

Bản chất và nguyên nhân của sự đối kháng.

– Cách thức quản trị sự đối

kháng trong tổ chức.

NỘI DUNG BÀI HỌC

8 Xung đột , tại sao không?

9 Quản trị sự đối kháng trong tổ chức

NHÓM 6 _ CN81 5

NHÓM LÀM VIỆC LÀ GÌ

- Nhóm là một tập hợp những cá nhân có các kỹ

năng bổ sung cho nhau và cùng cam kết chịu trách

nhiệm thực hiện một mục tiêu chung.

- Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau và với trưởng nhóm để đạt được mục tiêu chung.

- Trưởng nhóm có vai trò điều phối chung và cung cấp nguồn lực, huấn luyện khi cần thiết, duy trì sự

phối hợp hay liên kết với những phòng ban khác trong

tổ chức

Tiêu chí Tổ công tác truyền thống Nhóm làm việc theo tinh

- Các thành viên trong nhóm phối hợp với nhau theo nguyên tắc quan hệ bình đẳng

 Sự tương tác giữa các thành viên quyết định sự thành công của nhóm

Vai trò

lãnh

đạo

- Lãnh đạo chịu trách nhiệm đưa ra mọi quyết định quan trọng và hợp

- Lãnh đạo điều phối chung, việc ra quyết định

sẽ do chính các thành viên

So sánh TỔ & NHÓM

- Nhóm hoạt động dựa trên

sự thống nhất về mục đích

- Quyết định của nhóm phản ánh bí quyết và kinh nghiệm của nhiều người

 Đánh

giá

chung

- Nhà lãnh đạo thường mất thời gian tập hợp mọi

thông tin và hoạt động từ các thành viên để ra quyết định

- Quyền quyết định vào một người duy nhất có thể dẫn đến tình trạng độc

đoán, hay những quyết sách sai lầm

- Thông tin trong nhóm thông suốt và minh bạch

- Các quyết định được dưa

ra phù hợp, chính xác và khách quan hơn

- Nhiệm vụ và ranh giới của nhóm được xác định rõ ràng, quyền hạn được phân chia

cụ thể

Nguyên

nhân

gia nhập

nhóm

- Sự lối cuốn giữa các cá nhân.

- Mục tiêu nhóm (đảm bảo sự an toàn).

- Sự thỏa mãn nhu cầu cá nhân.

- Phương tiện để đạt được lợi ích.

NHÓM 6 _ CN81 9

Các hình thức nhóm

CHÍNH

THỨC - Là nền tảng quan trọng của mọi tổ chức - Làm việc lâu dài

- Thực hiện những công việc lặp đi lặp lại

- Có sự phân công rõ ràng

KHÔNG

CHÍNH

THỨC

- Gồm những người tập hợp với nhau

công việc trên cơ sở không chính thức

quyết nhu cầu

Các nhóm được xây dựng khác nhau để phù hợp với từng loại công việc

- Nhóm chính thức: nhóm điều

hành, nhóm chức năng, nhóm kinh doanh, nhóm hổ trợ chính thức…

Copyright © by Houghton Mifflin Company All rights reserved 19–11

Nhóm thực hiện công việc Nhóm chức năng

Nhóm không chính thức

President

Vice president Vice president Vice president

Nhóm tại thời điểm hiện tại có thể trở về

NHÓM 6 _ CN81 13

1 Giai đoạn HÌNH THÀNH

Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại

- Tâm lý các thành viên thường thấy là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu

- Họ tìm kiếm sự ủng hộ của các thành viên khác hơn là tập trung giải quyết công việc của mình

Đặc điểm:

- Họ tỏ vẻ rất lịch sự và ít khi bày tỏ quan điểm

trái ngược với các thành viên khác

 Chưa xuất hiện xung đột trực tiếp.

 Các nhà quản trị nên thể hiện vai trò lãnh

đạo của mình ngay thời điểm này như thế nào?

- Thiết lập các mục tiêu

Đảm bảo tất cả các thành viên thống nhất mục tiêu họ cần hướng tới

Để gắn kết sự tham gia của các thành viên, những mục tiêu phải mang tính thách thức nhưng vẫn thực tế, vừa đáp ứng được các nguồn lực

vốn có của tập thể vừa phù hợp với mục đích ban đầu của từng cá nhân.

NHÓM 6 _ CN81 15

- Xác định vị trí của từng thành viên trong

nhóm  Để họ thấy được tầm quan trọng của mình đối với tập thể

- Thảo luận và quyết định thời hạn hoàn thành

có thể thực hiện

 Các nhà quản trị nên thể hiện vai trò lãnh

đạo của mình ngay thời điểm này như thế nào?

- Tổ chức họp nhóm định kỳ  Giúp các thành viên làm quen nhau Đảm bảo mọi người nắm

rõ nhiệm vụ được giao.

2 Giai đoạn BÃO TỐ

Đối mặt với những xung đột trong nội bộ nhóm Đặc điểm:

- Sau khi vượt qua các trở ngại về tâm lý ban đầu  các

cá nhân tiến tới khẳng định cái "tôi" của mình ngày càng mạnh mẽ hơn

- Khả năng giao tiếp và lắng nghe trong nhóm suy giảm, không xây dựng được bầu không khí hợp tác và cởi mở

- Sự va chạm giữa các cá tính, sự hình thành bè cánh trong tập thể

 Có thể dẫn

NHÓM 6 _ CN81 17

 Đối mặt với xung đột như thế nào ?

Gia tăng sự đóng góp của các thành viên vào mục tiêu

chung của nhóm và xây dựng niềm tin giữa các thành viên Những nhân viên được tin tưởng sẽ nâng cao tinh thần trách nhiệm và tập trung vào chứng tỏ vai trò của mình thay vì

phản bác hay bất mãn

Gợi ý:

- Phân công: phân chia công việc và phân quyền

- Khuyến khích sự cởi mở

- Khuyến khích đưa ra ý tưởng

- Quan hệ trao đổi thông tin ngang cấp sẽ thay thế cho quan hệ giao việc – báo cáo giữa cấp trên – cấp dưới

 Kết quả

- Sự trung thành cao

- Sự vững chắc nhóm

tăng lên

NHÓM 6 _ CN81 19

3 Giai đoạn CHUẪN MỰC

• Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết

• Các quan hệ đi vào ổn định

• Hệ thống thiết lập được những nguyên tắc

và chuẩn mực chung trong cách thức tổ

chức nhóm, phương pháp và quy trình làm việc

• Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành

trong giai đoạn này

• Sự chân thành, tin tưởng trở nên rõ nét hơn

 Lãnh đạo trở thành người điều phối chung giữ cho hoạt động của nhóm diễn ra theo

 Các thành viên làm việc nhiệt tình, chủ

động và tích cực vì thành công chung của

cả nhóm

 Tinh thần đồng đội được

bộc lộ rõ nét và sâu sắc nhất

- Sau giai đoạn thực hiện nếu

việc duy trì tốt, nhóm tiếp tục thể hiện tốt, nếu không, sẽ đi vào giai đoạn thoái lưu (tan rã).

- Việc kết thúc dự án cũng đưa

nhóm bước vào giai đoạn này.

5 Giai đoạn THOÁI LƯU

 Thực hiện tốt trong

công việc mang

tính phối hợp

 Thỏa mãn cao của

thành viên nhóm

 Xung đột ít

 Phát triển nhóm

nhanh

 Thực hiện tốt trong

công việc mang

tính phối hợp

 Thỏa mãn cao của

thành viên nhóm

 Xung đột nhiều

 Phát triển nhóm chậm

 Thực hiện tốt trong những vấn đề phức tạp

 Sáng tạo nhiều

 Xung đột nhiều

 Phát triển nhóm chậm

 Thực hiện tốt trong những vấn đề phức tạp

 Sáng tạo nhiều

Đồng nhất Không đồng nhất

MÔ HÌNH NHÓM CÓ HIỆU QUẢ

- Quy mô nhóm

Quy trình hoạt động nhóm

tổ chức

- Thỏa mãn nhu cầu các thành viên

- Duy trì nhóm

- Ấn định mức thưởng quá cao

 không thúc đẩy được nhóm

NHÓM 6 _ CN81 27

HỆ THỐNG THÔNG TIN

Một số phương pháp thông tin:

- Kết nối bằng những cuộc nói chuyện bình thường

- Những phương pháp thông tin liên lạc

truyền thống

(sổ ghi chép, bảng thông báo, fax…)

- Các phương pháp điện tử

(thư điện tử,mạng nội bộ, mạng quốc tế…)

- Các hình thức hội nghị có quay video hay điện thoại video.

Đặc trưng nhiệm vụ

Cá nhân không hội đủ năng lực

về kiến thức, chuyên môn và

quan điểm để thực hiện một cách đơn lẻ.

Nhiệm vụ có tính phức tạp cao cần tới sự hợp tác của nhiều

người

Copyright © by Houghton Mifflin Company All rights reserved 19–29

CẤP ĐỘ PHỤ THUỘC LẪN NHAU ĐỐI VỚI

NHIỆM VỤ

Quan hệ nối tiếp

(Nhiệm vụ nối tiếp

nhau)

Quan hệ tương hỗ

(Phụ thuộc khi cùng

làm việc với nhau)

A

QUY MÔ NHÓM

Phụ thuộc vào từng công việc !

VD: Dưới đây là bảng phân chia hạng mục công việc của một

nhóm kỹ sư và chuyên gia thiết kế công nghiệp có nhiệm vụ thiết

kế nội thất của một mẫu xe tải nhỏ mới:

STT Trình độ chuyên môn Hạng mục công việc Số lượng

1 Kỹ sư thiết kế chỗ ngồi Chỗ ngồi 2

2 Chuyên viên khoa học lao

động Trạng thái của lái xe 2

3 Kỹ sư thiết kế vật liệu trải

sàn và chắn bùn Vật liệu đệm sàn 3

4 Kỹ sư điện Hệ thống ánh sáng và âm thanh 1

5

Kỹ sư ô tô chuyên thiết kế

và phát triển mẫu xe mới Điều hành chungGiữ liên lạc với nhóm kỹ sư 1

Copyright © by Houghton Mifflin Company All rights reserved 19–31

TÍNH VỮNG CHẮC

CỦA NHÓM

Khía cạnh giống nhau của thành viên

Qui mô nhóm

Ảnh hưởng lẫn nhau giửa các thành viên Khó

NHỮNG YẾU TỐ XÁC ĐỊNH TÍNH

VỮNG CHẮC CỦA NHÓM

NGUYÊN NHÂN & KẾT QUẢ CỦA SỰ XUNG ĐỘT GIỮA CÁC NHÓM

nhiệm vụ

 Kết quả :

nhiệm vụ

 Kết quả :

Copyright © by Houghton Mifflin Company All rights reserved 19–33

QUẢN TRỊ SỰ ĐỐI KHÁNG

TRONG TỔ CHỨC

– Khuyến khích sự đối kháng – Kiểm soát sự đối kháng

– Can thiệp bằng quyền lực

– Né tránh sự đối kháng

– Khuyến khích sự đối kháng – Kiểm soát sự đối kháng

– Can thiệp bằng quyền lực

– Né tránh sự đối kháng

HIỆU QUẢ TỐI ĐA CỦA VIỆC

THỰC HIỆN NHIỆM VỤ

Mức độ đối kháng

Copyright © by Houghton Mifflin Company All rights reserved 19–35

NOW OR NEVER