n¨ng tÝnh to¸n tuyÖt h¶o, ®ã lµ b¶ng tÝnh ®iÖn tö Excel, mêi c¸c b¹n h·y lµm quen víi phÇn mÒm b¶ng tÝnh Excel trong bé Office cña h·ng Microsoft. Häc xong Word biÕt lµm nhiÒu thø qu¸.[r]
Trang 1Chơng 4
Làm việc với bảng
4.1 chèn bảng
Bảng (Table) gồm nhiều hàng (row) và nhiều
cột (column), giao gữa hàng và cột gọi là ô (cell)
Để tạo bảng ta có thể thực hiện bằng cách:
Đặt con trỏ tại nơi cần tạo bảng
Chọn menu Table – Insert Table
Xác định số cột trong mục Number of
columns và số hàng trong mục
Number of rows trên bảng chọn.
Xác định bề rộng của mỗi cột trong
mục Column width, nếu chọn Auto thì
bề rộng các cột đợc chia đều bằng bề
rộng của trang văn bản
Nhấn OK
Cũng có thể vẽ bảng tự do nh sau:
Nhắp biểu tợng Tables and Border
trên thanh công cụ hay Table – Draw
-Table
Con trỏ chuyển sang hình cây bút, rê
chuột để vẽ bảng tùy ý sau đó nhắp vào
biểu tợng cây viết trên thanh công cụ
Tables and Border để kết thúc
4.2 các thao tác trong bảng
4.2.1 Di chuyển con trỏ trong bảng:
Phím mũi tên:
Di chuyển con trỏ đến các ô kề cận theo 4 hớng.
Alt – Home Đến ô đầu tiên của dòng hiện tại
Alt – End Đến ô cuối cùng của dòng hiện tại
Alt – PgUp Đến ô đầu tiên của cột
Alt – PgDn Đến ô cuối của cột
Tab Di chuyển đến ô kế tiếp bên phải Khi gặp ô cuối nếu
nhấn Tab sẽ tạo thêm một hàng mới
Shift - Tab Dời con trỏ về ô trớc đó (bên trái)
4.2.2 Các thao tác chọn trong bảng:
Chọn một ô: Để con trỏ trong ô gõ Shift - End hay di con trỏ chuột đến mép trái ô
đó đến khi thấy mũi tên màu trắng xuất hiện thì nhắp chuột
Chọn một hàng: Đặt con trỏ tại hàng đó rồi vào menu Table - Select Row, hay để
con trỏ chuột đầu hàng (phía ngoài) khi thấy trỏ chuột thành mũi tên màu trắng thì nhắp
Trang 2 Chọn một cột: Di chuyển con trỏ chuột lên mép trên của cột đến khi thấy mũi tên
chỉ xuống () thì nhắp chuột, hay cũng có thể giữ phím Alt rồi nhắp chuột vào bên trong cột hay để con trỏ vào trong cột rồi chọn menu Table - Select Column
Chọn nhóm ô trong bảng: Chọn ô đầu tiên sau đó di mũi tên chuột đến ô cuối giữ
Shift rồi nhắp chuột (cũng có thể giữ Shift rồi dùng các phím mũi tên để chọn) hay
có thể rê chuột để chọn
Muốn chọn toàn bộ bảng: Đa con trỏ vào trong bảng (Table - Select Table ) hay
Alt và bấm số 5 ở bàn phím số(tắt NUMLOCK).
4.2.3 Các thao tác khác:
a Sao chép bảng:
Khi ta sao chép ô rồi thực hiện Paste thì: Nếu con trỏ đang ở trong một ô thì nội
dung mới sẽ thay thế nội dung cũ, nếu con trỏ không ở trong ô nào thì sẽ tạo ô mới
Khi chọn ô mà nhấn phím Delete thì chỉ xóa nội dung chứa trong ô chứ không phải
xóa ô
b Thay đổi kích thớc hàng, cột trong bảng:
Dùng chuột: Để điều chỉnh bề rộng cột và chiều
cao hàng ta chỉ cần đa trỏ chuột vào cạnh cần
điều chỉnh (biên phải của cột hay biên dới của
hàng), khi thấy trỏ chuột biến thành mũi tên hai
chiều hình hoa thị thì giữ phím trái và rê để điều
chỉnh
Dùng Menu:
- Chọn ô, các hàng hay các cột cần định lại
kích thớc
- Chọn menu Table – Cell Height and Width
Lớp Row : Dùng để điều chỉnh lại chiều cao của
hàng
Height of row: Dùng để xác định cách đặt chiều cao
cho hàng có thể chọn một trong các cách sau:
Auto: Chiều cao phụ thuộc nội dung trong bảng
At Least: Bề cao tối thiểu phải bằng bề cao qui định trong mục At (nếu nội dung trong ô vợt quá giá trị nêu ra trong At thì Word sẽ điều chỉnh lại).
Exactly: Bề cao phải chính xác bằng bề cao qui định trong mục At ( Nếu nội
dung trong ô lớn hơn thì sẽ bị che một phần)
Indent from text: Qui định khoảng cách từ lề trái của trang đến cạnh trái của hàng
Alignment : Chọn cách canh hàng trên trang giấy theo chiều ngang
Lớp Column : Dùng để qui định bề rộng cho cột
Width of column: Xác định bề rộng của cột
Space Betwween column: Khoảng trống chừa giữa các cột
Sau đó Chọn OK
Đối với Word 2003, muốn thực hiện nh trên ta vào Table – Table Properties
c Cách nhập dữ liệu trình bày dữ liệu trong bảng
Muốn nhập dữ liệu vào một ô: Đa con trỏ
vào ô cần nhập dữ liệu, sau đó nhập nội
dung vào, ta có thể định dạng lại nội dung
trong bảng bằng các thao tác nh văn bản nh:
Font, Size, lề, Table, Bullets and Number
Một ô có đặc tính gần giống nh một
Textbox, ta cũng có thể đổi hớng hiển thị
dữ liệu bằng cách:
Chọn ô cần thay đổi dữ liệu
Chọn Menu Format – Text Direction
Trong hộp hội thoại Text Direction
Table Cell nhắp chuột chọn kiểu trình
bày dữ liệu trong mục Orientation.
Các nội dung trong cell còn có thể canh theo chiều dọc bằng cách nhắp chuột phải vào Table rồi chọn mục Alignment, sau đó chọn một trong 3 cách sau :
- Align Top : Nội dung dồn lên theo cạnh trên
Trang 3- Center Vertically : Nội dung nằm giữa cạnh trên và dới của cell
- Align Bottom : Nội dung dồn xuống theo cạnh dới
d Chèn, xóa cột hay hàng
+ Chèn hàng hay cột :
Chọn hàng hay cột
Chọn menu Table – Inssert Row (chèn hàng) hay Table – Inssert Column (chèn
cột), cột mới sẽ nằm bên trái cột cần chèn, hàng mới nằm phía trên hàng cần chèn
+ Xóa hàng hay cột
Chọn hàng hay cột cần xóa
Chọn menu Table rồi chọn Delete Row (xóa hàng), Delete Column (xóa cột)
hay Delete cells sau đó chọn các điều kiện cần xóa rồi nhấn OK
e Nhập và tách ô :
+ Nhập nhiều ô thành một ô
Chọn các ô cần nối chung với nhau, các ô này có thể trên một hàng, một cột hay trên nhiều hàng, nhiều cột
Chọn menu Table – Merge Cell
+ Tách một ô thành nhiều ô :
Chọn ô cần tách
Vào menu Table – Split Cell, trong hộp hội thoại Split Cell:
- Xác định số cột cần tách trong khung Number of Column
- Xác định số hàng cần tách trong khung Number of Row
- Nhấn nút OK
f Chia bảng :
Muốn chia một bảng thành 2 bảng :
Di chuyển con trỏ đến dòng muốn tách thành bảng thứ 2
Chọn Menu Table – Split Table
g Tạo tiêu đề cho bảng:
Có thể một bảng chiểm nhiều trang, khi in sang trang mới không có tiêu đề của các cột, do đó phải định lại tiêu đề cho bảng :
Chọn hàng muốn tạo tiêu đề
Chọn Menu Table - Headings Row Repeat
Muốn bỏ tạo tiêu đề ta chọn hàng tiêu đề vào Menu Table rồi nhắp chuột vào mục Headings để bỏ chọn tiêu đề
4.3 sắp xếp nội dung cho bảng
Các dòng trong bảng có thể đợc sắp xếp theo thứ tự dựa vào giá trị của một hay nhiều cột nào đó Muốn sắp xếp dữ liệu trong bảng ta thực hiện nh sau:
Chọn bảng cần sắp xếp
Vào Menu Table – Sort, trong hộp hội thoại chọn:
Trang 4 Sort by: Chọn cột sắp xếp chính (khóa chính), nếu bảng không đặt heading tên các cột đợc đặt theo dạng column 1, column 2 , nếu có đặt heading tên của cột là nội dung của ô trên dòng tiêu đề (heading)
Then by: Chọn cột sắp xếp phụ (khóa phụ )
Type: Xác định kiểu dữ liệu : Ký tự (text), số (number), ngày (date)
Ascending: Sắp xếp theo thứ tự tăng dần
Descending: Sắp xếp theo thứ tự giảm dần
Header row: Khi sắp xếp không sắp xếp dòng đầu tiên
No header row: Sắp xếp cả dòng đầu tiên
4.4 tính toán trong bảng
4.4.1 Tính tổng trên cột:
Đa con trỏ đến ô cần trình bày kết quả
trên cột tơng ứng
Vào menu Table – Formula : Trong hộp
hội thoại Formula mặc nhiên xuất hiện
hàm SUM(ABOVE) trong khung
Formula Ta có thể định dạng lại kiểu
trình bày dạng số trong khung Format
number
Nhấn OK
4.4.2 Tính tổng trên dòng:
Đa con trỏ đến cuối ô cần trình bày kết
quả
Vào menu Table – Formula, mặc nhiên Word gọi hàm SUM(LEFT), có thể định
dạng lại kiểu trình bày dạng số trong khung Format number
Nhấn OK
- Khi tính tổng trên một cột hay trên một hàng, đến cột hay hàng khác ta không cần phải vào menu để gọi hàm nữa mà chỉ cần sao chép kết quả ở hàng hay cột đã tính xong sang, sau đó chọn kết quả vừa dán sang và nhấn F9 WORD sẽ tự động tính lại công thức cho phù hợp với hàng hay cột mới
- Đối với phần mềm Word chức năng chủ yếu là soạn thảo và trang trí văn bản, còn chức năng tính toán chỉ là phụ Hãng Microsoft đã cung cấp một phần mềm có khả
Trang 5năng tính toán tuyệt hảo, đó là bảng tính điện tử Excel, mời các bạn hãy làm quen với phần mềm bảng tính Excel trong bộ Office của hãng Microsoft
Học xong Word biết làm nhiều thứ quá.