Luận văn hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại công ty TNHH POONGSHINVINA

luận văn

BỘ GIÁO DỤC VÀ ðÀO TẠO TRƯỜNG ðẠI HỌC NÔNG NGHIỆP HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH

Người hướng dẫn khoa học GS.TS PHẠM THỊ MỸ DUNG

HÀ NỘI – 2011

LỜI CAM ðOAN

Tôi xin cam ñoan ñây là công trình nghiên cứu khoa học của riêng tôi Các số liệu và kết quả trong luận văn là hoàn toàn trung thực và chưa từng ñược ai công bố trong bất kỳ công trình khoa học nào khác

Thái Bình, ngày 20 tháng 10 năm 2011

Học viên

Trần Thị Thanh Tâm

LỜI CẢM ƠN

Sau một thời gian học tập và nghiên cứu tại trường đại học Nông nghiệp Hà Nội Tôi ựã hoàn thành luận văn thạc sỹ khoa học quản trị kinh doanh với ựề tài Ộ Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina Ợ

Tôi xin bày tỏ sự kắnh trọng và biết ơn sâu sắc tới GS.TS Phạm Thị

Mỹ Dung ựã dành nhiều tâm huyết, tận tình hướng dẫn và giúp ựỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu ựề tài này

Tôi xin chân thành cảm ơn Viện đào tạo Sau ựại học, các thầy cô giáo trong Khoa Kế toán và Quản trị kinh doanh, bộ môn Kế toán trường đại học Nông nghiệp Hà Nội ựã tạo ựiều kiện, giúp ựỡ tôi thực hiện ựề tài này

Tôi xin chân thành cảm ơn các phòng, ban và cán bộ công nhân viên Công ty TNHH PoongshinVina ựã hợp tác và tạo ựiều kiện giúp ựỡ tôi thu thập tài liệu cho ựề tài này

Trong suốt quá trình học tập và thực hiện ựề tài, tôi ựã nhận ựược nhiều

sự giúp ựỡ, ựộng viên, khắch lệ rất nhiều từ phắa gia ựình và bạn bè ựồng nghiệp Tôi xin chân thành cảm ơn sự giúp ựỡ và ghi nhận những tình cảm quý báu ựó

Xin chân thành cảm ơn!

Thái Bình, ngày 20 tháng 10 năm 2011

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài 2

2.1 Những vấn ñề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ 4

2.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ 19

2.4 Kiểm soát nội bộ trong chu trình nhân sự tiền lương 20

3 ðẶC ðIỂM CÔNG TY TNHH POONGSHINVINA VÀ

4.1 Thực trạng của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH

4.2.1 Kiểm soát nội bộ quy trình tuyển dụng 45

4.2.2 Kiểm soát nội bộ quy trình sử dụng lao ñộng của Công ty TNHH

4.3.2 Những mặt hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân

sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina 73

4.4 Biện pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân

sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina 75

4.4.1 Biện pháp hoàn thiện môi trường kiểm soát 75

4.4.2 Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình tuyển dụng 75

4.4.3 Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình sử dụng lao ñộng 80

4.4.4 Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình tính lương 84

4.4.5 Biện pháp hoàn thiện HTKSNB quy trình trả lương 85

DANH MỤC BẢNG

4 1 Quy trình tuyển dụng nhân viên văn phịng 46

4 3 Dự đốn khả năng rủi ro trong quy trình tuyển dụng 50

4 5 Bảng chấm cơng I tại Cơng ty TNHH PoongshinVina (trích) 52

4 8 Bảng phân loịa cơng chuyên cần tại Cơng ty TNHH

4 18 bảng dự dốn rủi ro trong quy trình tính lương tại Cơng ty TNHH

4 19 Bảng dự đốn rủi ro trong quy trình thanh tốn lương tại Cơng ty

4 20 Bảng tổng hợp kết quả từ 100 phiếu kiểm sốt 71

4 21 Bảng sử dụng thủ tục kiểm sốt trong chu trình nhân sự tiền

4 22 Bảng đề xuất bổ sung các bước trong quy trình tuyển dụng tại

4 25 Bảng đề xuất bước kiểm tra tay nghề trong quy trình tuyển dụng

nhân sự tại Cơng ty TNHH PoongshinVina 79

4 26 Bảng đề xuất quy trình chấm cơng tại Cơng ty TNHH

4 27 Bảng đề xuất biện pháp kiểm sốt rủi ro trong quy trình thanh

tốn lương tại Cơng ty TNHH PoongshinVina 86

DANH MỤC SƠ ðỒ

3 1 Sơ ñồ bộ máy hoạt ñộng của Công ty TNHH Poongshin Vina 34

4 1 Quy trình thanh toán lương tại Công ty TNHH PoongshinVina 67

1 MỞ ðẦU

1.1 Tính cấp thiết của ñề tài

Trong nền sản xuất xã hội của bất kỳ quốc gia nào, nhân sự tiền lương luôn là vấn ñề thu hút sự quan tâm sâu sắc của người lao ñộng và người sử dụng lao ñộng Tổ chức tốt công tác nhân sự tiền lương giúp cho việc quản lý lao ñộng ñi vào nề nếp, thúc ñẩy người lao ñộng hăng say làm việc, chấp hành tốt kỷ luật lao ñộng nhằm tăng năng suất và hiệu quả công việc Tuy nhiên một thực trạng khá phổ biến ở nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam hiện nay là công tác quản lý nhân sự tiền lương còn lỏng lẻo, các công ty nhỏ quản lý theo kiểu gia ñình, các công ty lớn lại phân quyền ñiều hành cho cấp dưới mà thiếu sự kiểm tra ñầy ñủ Cả hai mô hình này ñều dựa trên sự tin tưởng cá nhân mà thiếu những quy chế thông tin, kiểm tra kiểm soát giữa các bộ phận

ðể hạn chế những gian lận và ñạt thành công trong quản trị nhân sự tiền lương, việc kiểm tra – kiểm soát cần phải ñược hết sức coi trọng Chính vì vậy, việc xây dựng và hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ (HTKSNB) chu trình nhân sự tiền lương trở thành một yêu cầu cấp thiết ñối với tất cả các doanh nghiệp nhất là ñối với doanh nghiệp có số lượng công nhân viên lớn Hiện nay nghề may mặc ở Thái Bình ñang phát triển, thu hút nhiều lao ñộng Các doanh nghiệp may tại Thái Bình ñang cạnh tranh gay gắt về mọi mặt nhất là về lao ñộng Công ty TNHH PoongshinVina là công ty 100% vốn ñầu tư nước ngoài, chuyên may gia công xuất khẩu, Công ty có lượng lao ñộng lớn và thường xuyên biến ñộng Vì vậy, công tác nhân sự tiền lương ñang là vấn ñề mà nhà quản trị của Công ty TNHH PoongshinVina ñặt lên hàng ñầu Vậy làm thế nào ñể quản lý công tác nhân sự tiền lương ñạt hiệu quả? Làm thế nào ñể xác lập một cơ chế kiểm soát chu trình nhân sự tiền lương tối ưu cho Công ty TNHH PoongshinVina?

Là học viên chuyên ngành quản trị kinh doanh, tôi ñặc biệt quan tâm

ñến các vấn ñề xây dựng và hoàn thiện HTKSNB nói chung và HTKSNB chu trình nhân sự tiền lương nói riêng Thực tế khảo sát tại một số công ty may ở Thái Bình và chủ yếu là ở Công ty TNHH PoongshinVina, tôi có cơ hội tìm hiểu sâu hơn về thực trạng HTKSNB nhân sự tiền lương tại các công ty may ở Thái Bình, bên cạnh những mặt ñạt ñược còn một số mặt hạn chế mà theo tôi

cần phải cải thiện Từ những lý do trên chúng tôi ñã chọn ñề tài “ Hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina” làm ñề tài nghiên cứu luận văn thạc sỹ ñể có cơ hội bày tỏ

quan ñiểm của bản thân và góp phần ñưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện hơn HTKSNB chu trình nhân sự tiền lương tại các công ty may

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

1.3 ðối tượng và phạm vi nghiên cứu của ñề tài

1.3.1 ðối tượng nghiên cứu

ðề tài tập trung nghiên cứu về hệ thống KSNB chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina

1.3.2 Phạm vi nghiên cứu

- Phạm vi nội dung Thực trạng KSNB chu trình nhân sự tiền lương tại Công ty TNHH PoongshinVina

2 CƠ SỞ LÝ LUẬN

2.1 Những vấn ñề chung về hệ thống kiểm soát nội bộ

2.1.1 Lý luận chung về kiểm soát trong quản lý

Thế nào là quản lý? Quản lý nhân sự?

Quản lý trong kinh doanh hay quản lý trong các tổ chức nhân sự nói chung là hành ñộng ñưa các cá nhân trong tổ chức làm việc cùng nhau ñể thực hiện, hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức [4]

Quá trình quản lý có thể chia thành các giai ñoạn khác nhau và ñược cụ thể hóa qua các giai ñoạn hoạch ñịnh, tổ chức thực hiện, ghi chép và phân tích ñánh giá

Sơ ñồ 2 1 Quá trình và chức năng quản lý

Thế nào là kiểm soát?

ðể ñảm bảo hiệu quả hoạt ñộng, mỗi ñơn vị thường xuyên phải rà soát tất cả các khâu của quá trình quản lý và tất cả các hoạt ñộng ñể kịp thời ñiều chỉnh nhằm ñạt mục tiêu cuối cùng, việc rà soát này ñược gọi là kiểm soát [2] Kiểm soát không phải là một khâu hay một giai ñoạn trong quá trình quản lý mà là một chức năng của quản lý vì nó có trong mọi giai ñoạn quản lý

và mọi hoạt ñộng của tổ chức Kiểm soát cũng không phải là một việc mà là một quá trình bao gồm ñề ra mục tiêu, ño lường kết quả, so sánh thực hiện với mục tiêu, phân tích nguyên nhân chênh lệch, xác ñịnh hành ñộng quản lý thích hợp, hành ñộng cụ thể ñể có kết quả tốt hơn, tiếp tục ñánh giá lại

Sơ ñồ 2 2 Quá trình kiểm soát

QTKD

Kiểm soát có thể ñược phân thành kiểm soát trực tiếp và kiểm soát tổng quát

ðề ra các mục tiêu

ðo lường kết quả

Tiếp tục ñánh giá lại Hành ñộng cụ thể ñể có kết quả tốt hơn Xác ñịnh hành ñộng quản lý thích hợp Phân tích nguyên nhân chênh lệch

So sánh thực hiện với mục tiêu

+ Kiểm soát trực tiếp Là các thủ tục, các quy chế kiểm soát ñược xây dựng trên cơ sở ñánh giá các yếu tố, các bộ phận cấu thành hệ thống quản lý Kiểm soát trực tiếp bao gồm 3 loại hình cơ bản là kiểm soát hành vi, kiểm soát xử lý và kiểm soát bảo vệ

Kiểm soát hành vi là việc kiểm soát các hoạt ñộng riêng lẻ do những nhân viên ñộc lập với người thực hiện hoạt ñộng tiến hành ðây là biện pháp tương ñối hiệu quả nhằm phát hiện và ngăn chặn các gian lận, sai sót Một hệ thống kiểm soát hành vi hữu hiệu sẽ giúp cho toàn bộ công việc kiểm soát ñược giảm nhẹ một cách ñáng kể

Kiểm soát xử lý là kiểm soát việc nắm bắt, giải quyết các giao dịch hay những công việc mà nhờ chúng các giao dịch ñược công nhận, cho phép, phân loại, tính toán, ghi chép, tổng hợp và báo cáo Trong trường hợp thông tin ñược xử lý bằng hệ thống máy tính thì kiểm soát xử lý ñược thực hiện thông qua chức năng xử lý bằng ñiện toán

Kiểm soát bảo vệ là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm ñảm bảo sự

an toàn của tài sản và thông tin trong ñơn vị Các trọng ñiểm nhằm vào mục ñích này bao gồm:

Một là, Phân ñịnh trách nhiệm bảo vệ tài sản, ñặc biệt là phân ñịnh

trách nhiệm bảo quản với trách nhiệm ghi chép về tài sản, hạn chế sự tiếp cận trực tiếp của người không có trách nhiệm với tài sản và sổ sách của ñơn vị khi chưa ñược phép của người quản lý Chẳng hạn Ban hành và thực hiện quy chế kiểm soát việc ra vào kho hàng, quy chế bảo trì và sửa chữa tài sản, kiểm soát việc tham khảo các tài liệu kế toán, các dữ liệu lưu trữ trong máy vi tính

Hai là, Hệ thống an toàn Ví dụ nhà kho, két sắt chịu lửa, hệ thống báo

ñộng, báo cháy, cài ñặt mã truy cập thông tin…

Ba là, Kiểm kê hiện vật và xác nhận của bên thứ ba

+ Kiểm soát tổng quát Là sự kiểm soát tổng thể ñối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau Trong môi trường tin học hóa quản lý ở mức ñộ

cao thì kiểm sốt tổng quát thuộc chức năng của phịng kinh doanh Muốn đánh giá kiểm sốt trong trường hợp này phải sử dụng các chuyên gia am hiểu

về máy tính

Kiểm sốt tổng quát chủ yếu dựa trên các thủ tục phân cơng, uỷ quyền

và bất kiêm nhiệm

Như vậy, cĩ thể nĩi kiểm sốt là tổng hợp các phương sách để nắm lấy

và điều hành đối tượng hoặc khách thể quản lý Một hệ thống kiểm sốt hữu hiệu bảo đảm rằng mọi hoạt động được hồn tất theo những cách thức đưa đến việc đạt được mục tiêu của tổ chức Qua nghiên cứu lý luận về kiểm sốt trong quản lý, cĩ thể thấy kiểm sốt gắn liền với quản lý, ở đâu cĩ quản lý ở

đĩ cĩ kiểm sốt

2.1.2 Khái niệm hệ thống kiểm sốt nội bộ

Quan điểm của Liên đồn kế tốn quốc tế (IFAC)

Theo quan niệm của IFAC thì “Hệ thống KSNB là một hệ thống những

chính sách và thủ tục nhằm 4 mục tiêu sau bảo vệ tài sản của đơn vị, bảo đảm độ tin cậy của các thơng tin, bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý,

bảo đảm hiệu quả của các hoạt động” [19]

Theo đĩ, KSNB là một chức năng thường xuyên của đơn vị, tổ chức và trên cơ sở xác định rủi ro cĩ thể xảy ra trong từng khâu cơng việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn nhằm thực hiện cĩ hiệu quả tất cả các mục tiêu đề ra của đơn vị

• Bảo vệ tài sản của đơn vị

Tài sản của đơn vị được bảo vệ bao gồm tài sản hữu hình, tài sản vơ hình và các tài sản phi vật chất khác như sổ sách kế tốn, các tài liệu quan trọng… của doanh nghiệp

• Bảo đảm độ tin cậy của các thơng tin

Thơng tin muốn nĩi ở đây chính là thơng tin kinh tế tài chính do bộ máy

kế tốn xử lý và tổng hợp Thơng tin này cần được bảo đảm độ tin cậy bởi đĩ

là căn cứ quan trọng cho việc hình thành các quyết định của nhà quản lý Các thơng tin cung cấp phải đảm bảo tính kịp thời về thời gian, tính chính xác, tin cậy về thực trạng hoạt động và phản ánh đầy đủ, khách quan các nội dung chủ yếu của mọi hoạt động kinh tế tài chính

• Bảo đảm việc thực hiện các chế độ pháp lý

Hệ thống KSNB được thiết kế trong doanh nghiệp phải đảm bảo các quyết định và chế độ pháp lý liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tuân thủ đúng mức

• Bảo đảm hiệu quả của các hoạt động và năng lực quản lý

Các quá trình kiểm sốt trong một đơn vị được thiết kế nhằm ngăn ngừa sự lặp lại khơng cần thiết các tác nghiệp – nguyên nhân gây ra sự lãng phí trong hoạt động và sử dụng kém hiệu quả các nguồn lực trong doanh nghiệp

Bên cạnh đĩ, định kỳ các nhà quản lý thường đánh giá kết quả hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện với cơ chế giám sát của Hệ thống KSNB doanh nghiệp nhằm nâng cao khả năng quản lý, điều hành của bộ máy quản lý doanh nghiệp

Quan điểm của các kế tốn viên cơng chứng Mỹ (AICPA)

Theo Viện kế tốn viên cơng chứng (IACPA) (Mỹ), KSNB được định nghĩa như sau:

“KSNB gồm kế hoạch tổ chức và tất cả những phương pháp, biện pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra độ chính xác và độ tin cậy của các thơng tin kế tốn, thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra” [19]

Theo quan niệm này thì hệ thống KSNB cũng cĩ xu hướng thiên về phục vụ các mục tiêu của doanh nghiệp gần với quan niệm của liên đồn kế tốn quốc tế

Quan điểm của chuẩn mực kiểm tốn Việt Nam (VSA)

Theo VSA 400 Hệ thống KSNB ñược ñịnh nghĩa như sau “Hệ thống KSNB là các qui ñịnh và các thủ tục kiểm soát do ñơn vị ñược kiểm toán xây dựng và áp dụng nhằm ñảm bảo cho ñơn vị tuân thủ pháp luật và các qui ñịnh

ñể kiểm tra, kiểm soát, ngăn ngừa và phát hiện gian lận, sai sót; ñể lập báo cáo tài chính trung thực và hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý và có hiệu quả tài sản của ñơn vị Hệ thống KSNB bao gồm môi trường kiểm soát, hệ thống kế

toán và các thủ tục kiểm soát” [04]

HTKSNB thực chất là các hoạt ñộng, biện pháp, kế hoạch, quan ñiểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức ñể ñảm bảo cho tổ chức ñó hoạt ñộng hiệu quả và ñạt ñược mục tiêu ñặt ra một cách hợp

lý Nói cách khác ñây là tập hợp những việc mà công ty cần làm ñể có ñược những ñiều muốn có và tránh ñược những ñiều muốn tránh Hệ thống này không ño ñếm kết quả dựa trên các con số tăng trưởng, mà chỉ giám sát nhân viên, chính sách, hệ thống, phòng ban của công ty ñang vận hành ra sao và nếu vẫn giữ nguyên cách làm ñó thì có khả năng hoàn thành kế hoạch không Thiết lập một HTKSNB hữu hiệu sẽ hạn chế ñến mức thấp nhất việc thất thoát tài sản của công ty [14]

Qua các ñịnh nghĩa ñã nêu cho thấy KSNB ñược phân biệt thành hai dạng là kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý

KSNB về kế toán là hệ thống các chế ñộ, thủ tục và các quy ñịnh mà ban giám ñốc chịu trách nhiệm tổ chức, thiết lập nhằm tập trung vào các hệ thống cung cấp số liệu cho việc ñưa ra quyết ñịnh như hệ thống sổ sách kế toán, báo cáo tài chính cùng các phương tiện sử dụng ñể xác ñịnh, ñịnh lượng phân loại thông tin Mục tiêu của KSNB về kế toán là ñảm bảo tin cậy, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin tài chính và thông tin nghiệp vụ nhằm ñưa

ra các biện pháp bảo vệ tài sản và thẩm tra sự tồn tại của tài sản ñó

KSNB về quản lý là hệ thống các chế ñộ, thủ tục và các quy ñịnh mà ban giám ñốc chịu trách nhiệm tổ chức thiết lập nhằm:

- ðảm bảo sự tuân thủ của tổ chức ñối với các chính sách, kế hoạch, thủ tục pháp luật và các quy ñịnh hiện hành, từ ñó tránh các sai phạm do thiếu tuân thủ

- ðề ra những chuẩn mực ñiều hành rõ ràng ñể ñịnh hướng việc sử dụng các nguồn lực tiết kiệm và có hiệu quả

- Xây dựng các mục tiêu và mục ñích cho các hoạt ñộng hoặc chương trình, triển khai và thực hiện các thủ tục kiểm soát và hướng tới các kết quả hoạt ñộng chương trình mong muốn ðồng thời tìm ra những chính sách và thủ tục tốt hơn, hoàn thiện hơn và từ ñó ñề ra những mục tiêu cao hơn

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát quản lý bao gồm ñảm bảo chắc chắn rằng nhà quản lý và nhân viên hiểu rõ các công việc cần thiết mà họ phải thực hiện ñể ñạt ñược mục tiêu ñó; thông qua kết quả công việc ñến từng bộ phận trong tổ chức; Hệ thống kiểm soát quản lý chú trọng vào việc ra quyết ñịnh quản trị nội bộ và xúc tiến việc thực hiện theo sát với mục tiêu của tổ chức

ðể ñạt ñược các mục tiêu tổ chức, KSNB về quản lý phải phù hợp với cơ cấu

tổ chức của ñơn vị

Nội dung chủ yếu của mỗi hoạt ñộng kiểm soát quản lý cũng tùy thuộc vào loại hình hoạt ñộng Với hoạt ñộng kinh doanh thì mục tiêu là lợi nhuận nên kiểm soát sẽ hướng tới việc xem xét hiệu quả của vốn, lao ñộng, tài nguyên Với hoạt ñộng sự nghiệp thì mục tiêu hoạt ñộng lại là thực hiện tốt các nhiệm vụ về xã hội, về quản lý với chi phí hợp lý nên kiểm soát thường xem xét tính tuân thủ và hiệu năng của quản lý Kiểm soát quản lý phù hợp với các loại kiểm soát các hoạt ñộng nhân sự, kiểm soát tổ chức, kiểm soát chất lượng kỹ thuật…

Kiểm soát kế toán và kiểm soát quản lý có vai trò như nhau và luôn hỗ trợ cho nhau Tuy nhiên, kiểm soát kế toán có ảnh hưởng trực tiếp ñến tính chính xác của thông tin kế toán hơn là kiểm soát quản lý Kiểm soát quản lý gắn liền với trách nhiệm thực hiện các mục tiêu của tổ chức và là ñiểm xuất phát ñể thành lập kiểm soát kế toán

2.2 Cơ cấu của hệ thống kiểm soát nội bộ

ðể công tác quản lý của tổ chức có hiệu quả thì tổ chức cần phải thường xuyên xậy dựng và củng cố HTKSNB với ba yếu tố chính Môi

trường kiểm soát, hệ thống kế toán, các thủ tục kiểm soát

Sơ ñồ 2 3 Cơ cấu của hệ thống KSNB

QTKD

2.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát bao gồm toàn bộ nhân tố bên trong ñơn vị và bên ngoài ñơn vị có tính môi trường tác ñộng ñến việc thiết kế và vận hành của các quá trình KSNB

Môi trường kiểm soát của HTKSNB gồm bẩy yếu tố sau

Sơ ñồ 2 4 Môi trường kiểm soát

Hệ thống KSNB

Môi trường kiểm soát

Hệ thống

kế toán

Thủ tục kiểm soát

Môi trường kiểm soát

Cơ chế hoạt ñộng kiểm

Chính sách nhân

sự

Công tác kế hoạch

Kiểm toán nội

bộ

Các nhân

tố bên ngoài

Nguồn Phạm Thị Mỹ Dung (2010) Bài giảng hệ thống KSNB cho CH QTKD

ðặc thù quản lý

ðặc thù quản lý thể hiện trước tiên ở quan ñiểm của người quản lý trong ñiều hành kinh doanh như quan ñiểm tìm kiếm lợi nhuận, thái ñộ ứng

xử với rủi ro, … [13]

ðặc thù quản lý thể hiện cả hình thức quản lý trong doanh nghiệp, quản

lý theo kiểu tập trung hay phân tán, quyền quyết ñịnh của cá nhân hay tập thể?

Quan ñiểm của nhà lãnh ñạo về tầm quan trọng của HTKSNB Thực chất của một hệ thống kiểm soát nằm trong quan ñiểm và cách thức ñiều hành của người quản lý Nếu như người quản lý cao nhất coi kiểm soát là quan trọng và phổ biến rõ cho nhân viên thì người dưới quyền tuân thủ hệ thống kiểm soát ñã ñược thiết lập Ngược lại, nếu người quản lý cao nhất không phổ biến rõ cho nhân viên thì mục tiêu kiểm soát sẽ không thể ñạt ñược một cách hữu hiệu

Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức của một ñơn vị phản ánh việc phân chia quyền lực, quyền lợi, sự phối hợp, kiểm soát và chia sẻ thông tin lẫn nhau giữa các bộ phận, những cá nhân trong một tổ chức Một cơ cấu tổ chức hợp lý không chỉ giúp cho nhà quản lý ñiều hành thông suốt mà còn giúp cho việc kiểm soát lẫn nhau ñược duy trì thường xuyên và chặt chẽ

Những nguyên tắc cơ bản trong bố trí cơ cấu tổ chức là:

Nguyên tắc 1 Các bộ phận cần phải rõ ràng về chức năng nhiệm

ghi chép và bảo vệ tài sản,

Nguyên tắc 4 Bảo ñảm ñộc lập tương ñối giữa các nghiệp vụ, bộ phận, công ñoạn

Cơ chế hoạt dộng kiểm soát Cơ chế hoạt ñộng kiểm soát bao gồm

hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát thể hiện quan ñiểm của người quản lý về kiểm soát Hệ thống các quy chế, quy trình, thủ tục kiểm soát về tài chính, kế toán trong ñơn vị thường bao gồm Quy chế tài chính quy ñịnh việc huy ñộng và sử dụng vốn, quy ñịnh về ñịnh mức chi tiêu, …, quy chế quản lý, mua sắm, sử dụng tài sản, quy trình lập, luân chuyển và xét duyệt các chứng từ kế toán; quy chế miêu tả yêu cầu trình ñộ, nội dung công việc của từng vị trí trong cơ cấu tổ chức bộ máy kiểm soát Hệ thống này là căn cứ ñể hướng dẫn thực hiện, ñồng thời là căn cứ pháp lý ñể thực hiện kiểm soát hoạt ñộng của doanh nghiệp

Chính sách nhân sự Chính sách nhân sự bao gồm các phương pháp quản lý nhân sự và các chế ñộ trong việc tuyển dụng, ñào tạo, ñánh giá, ñãi ngộ, kỷ luật nhân viên, … Khía cạnh quan trọng nhất của KSNB là nhân

sự Nếu những nhân viên có năng lực và trung thực thì sẽ có hiệu quả quản lý

và có các báo cáo tài chính tin cậy Những nhân viên trung thực và làm việc hệu quả có thể làm việc ở trình ñộ cao thậm chí khi có rất ít hỗ trợ của KSNB Ngược lại khi có hỗ trợ nhiều của KSNB mà nhân viên không trung thực và không có năng lực thì họ vẫn có thể lúng túng và làm giảm hiệu lực của hệ thống kiểm soát Mặt khác cho dù nhân viên có trung thực và năng lực thì họ vẫn có những khuyết ñiểm nên phải xây dựng ñược chính sách thích hợp, thoả ñáng về ñánh giá, ñào tạo, thăng chức và ñối ñãi ñể có ñược những nhân viên

có nhân lực, ñáng tin cậy và trung thành với doanh nghiệp

Công tác kế hoạch Hệ thống kế hoạch trong ñơn vị rất ña dạng Kế

hoạch sản xuất, kinh doanh, kế hoạch tiêu thụ, kế hoạch tài chính, kế hoạch giá thành, …

Kế hoạch là mục tiêu ñể phấn ñấu, là căn cứ ñể ra quyết ñịnh quản lý, ñánh giá kết quả công việc và quan trọng là căn cứ kiểm soát các hoạt ñộng như kiểm soát thực hiện kế hoạch doanh thu, kiểm soát chi phí thực tế theo doanh thu thực hiện, … Hệ thống kế hoạch ñược xây dựng tốt thể hiện cách thức ñiều hành khoa học của người quản lý doanh nghiệp

Yêu cầu của công tác kế hoạch trước tiên là phải có ñấy ñủ các loại kế hoạch, lập và ñiều chỉnh kế hoạch phải có căn cứ, phải ñịnh kỳ ñối chiếu kế hoạch với thực hiện và tình hình thực tế ñể kịp thời thông báo và xử lý

Chức năng kiểm toán nội bộ Chức năng của kiểm toán nội bộ là

giám sát, kiểm tra, ñánh giá một cách thường xuyên toàn bộ hoạt ñộng vủa ñơn vị trong ñó có cả HTKSNB [5], [18]

Kiểm toán nội bộ hữu hiệu sẽ giúp ñơn vị có thông tin kịp thời và xác thực về các hoạt ñộng nói chung và chất lượng công tác kiểm soát nói riêng

Các nhân tố bên ngoài Tuy các nhân tố này không thực sự thuộc

kiểm soát của các nhà quản lý nhưng có ảnh hưởng lớn ñến thái ñộ phong cách ñiều hành của các nhà quản lý cũng như sự thiết kế vận hành của HTKSNB Các nhân tố bên ngoài thường bao gồm sự kiểm soát của các cơ quan chức năng nhà nước; ảnh hưởng của các chủ nợ, các nhà ñầu tư; thái ñộ của các cổ ñông; môi trường pháp lý; cơ chế chính sách và ñường lối phát triển của ñất nước

2.2.2 Hệ thống kế toán

Hệ thống thông tin quản lý gồm nhiều loại nhưng chủ yếu là thông tin

từ hệ thống kế toán bao gồm các hệ con là chứng từ, tài khoản sổ và báo cáo

kế toán Trong ñó quá trình lập và luân chuyển chứng từ có vai trò quan trọng trong công tác kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp

Mục ñích của hệ thống kế toán trong một tổ chức là nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế, tài chính của tổ chức ñó nhằm thoả mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt ñộng kế toán Một

hệ thống kế toán hữu hiệu phải bảo ñảm các mục tiêu kiểm soát chi tiết:

- Mục tiêu tính có thật Yêu cầu các nghiệp vụ ghi sổ phải có căn cứ pháp lý ñể tránh trường hợp ghi những nghiệp vụ giả không tồn tại Căn cứ ñó

là những chứng từ hợp lý, hợp lệ theo ñúng quy ñịnh của Nhà nước

- Mục tiêu sự phê chuẩn Các nghiệp vụ phải ñược phê chuẩn ñúng ñắn trước khi thực hiện Sự phê chuẩn này là của những người có thẩm quyền trong ñơn vị nhằm ñảm bảo không có sự lừa ñảo, tham ô, chiếm ñoạt tài sản ñơn vị

- Mục tiêu tính ñầy ñủ Các nghiệp vụ hiện có phải ñược ghi sổ ñầy

ñủ, không ñược loại bỏ, dấu bớt, ñể ngoài sổ sách

- Mục tiêu sự ñánh giá Các nghiệp vụ phải ñược ñánh giá ñúng ñắn, không ñể xảy ra sai phạm trong tính toán và áp dụng chế ñộ kế toán

- Mục tiêu sự phân loại Các nghiệp vụ kinh tế phải ñược phân loại ñúng ñắn theo cơ cấu tài khoản của ñơn vị và ñược ghi nhận ñúng ñắn ở các loại sổ sách có liên quan

- Mục tiêu về tính ñúng kỳ Các nghiệp vụ kinh tế phải ñược phản ánh ñúng lúc ñảm bảo sự chính xác của báo cáo tài chính

- Mục tiêu về quá trình chuyển sổ và tổng hợp Các nghiệp vụ kinh

tế phải ghi ñúng ñắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác ñể phản ánh trung thực tình hình tài chính của ñơn vị

Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho nhà quản trị ñể ra những quyết ñịnh kinh doanh hợp lý Nó là một hệ thống con của hệ thống thông tin có vai trò trung tâm và ảnh hưởng trực tiếp ñến tất

cả các hệ thống con khác Vì vậy, có thể khẳng ñịnh hệ thống kế toán là một mắt xích quan trọng trong hệ thống KSNB

Sơ ñồ 2 5 Quy trình kế toán

QTKD

Sơ ñồ 2 6 Quá trình vận ñộng của chứng từ

Báo cáo kế toán, báo cáo tài chính

Kiểm tra Ghi sổ

kế toán

Bảo quản Lưu và

huỷ Thu thập

hoặc lập

2.2.3 Các thủ tục kiểm soát

Sơ ñồ 2 7 Các thủ tục kiểm soát

QTKD

Kiểm soát tổng quát là sự kiểm soát tổng thể ñối với nhiều hệ thống, nhiều công việc khác nhau Các bước kiểm soát và thủ tục kiểm soát có thể khác nhau giữa các ñơn vị, các nghiệp vụ nhưng ñều ñược xậy dựng dựa trên các nguyên tắc sau:

Nguyên tắc phân công phân nhiệm

Theo nguyên tắc này, trách nhiệm và công việc cần ñược phân chia cụ thể cho nhiều bộ phận và cho nhiều người trong bộ phận Việc phân công phân nhiệm rõ ràng tạo sự chuyên môn hoá trong công việc sai sót ít xảy ra và khi xảy ra thường dễ phát hiện

Nguyên tắc bất kiêm nhiệm:

Nguyên tắc này quy ñịnh sự cách ly thích hợp về trách nhiệm trong các nghiệp vụ có liên quan nhằm ngăn ngừa các sai phạm và hành vi lạm dụng

Phê chuẩn

và uỷ quyền

Kiểm soát bảo vệ tài sản

Kiểm soát

xử lý

Kiểm soát quản lý

quyền hạn Ví dụ trong tổ chức nhân sự không thể bố trí kiêm nhiệm các nhiệm vụ phê chuẩn và thực hiện, thực hiện và kiểm soát, ghi sổ tài sản và bảo quản tài sản

Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn:

Theo sự uỷ quyền của các nhà quản lý, các cấp dưới ñược giao cho quyết ñịnh và giải quyết một số công việc trong một phạm vi nhất ñịnh Quá trình uỷ quyền ñược tiếp tục mở rộng xuống các cấp thấp hơn tạo nên một hệ thống phân chia trách nhiệm và quyền hạn mà vẫn không làm mất tính tập trung của doanh nghiệp

Bên cạnh ñó, ñể tuân thủ tốt các quá trình kiểm soát, mọi nghiệp vụ kinh tế phải ñược phê chuẩn ñúng ñắn

Kiểm soát trực tiếp là các thủ tục, quy chế và quá trình kiểm soát ñược thiết lập nhằm trực tiếp ñáp ứng các mục tiêu chi tiết của HTKSNB Kiểm soát trực tiếp bao gồm:

Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin Kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin là các biện pháp, quy chế kiểm soát nhằm ñảm bảo an toàn của tài sản và các thông tin trong ñơn vị Trọng tâm của kiểm soát bảo vệ tài sản, thông tin

là

- Phân ñịnh trách nhiệm, quyền hạn bảo vệ tài sản, thông tin

- Thiết lập các quy chế, biện pháp ñể ngăn ngừa những người không có trách nhiệm tiếp cận tài sản, thông tin

- ðảm bảo các ñiều kiện vật chất ñể bảo vệ và kiểm soát tài sản, sổ sách, thông tin

- Thiết lập các quy chế về kiểm kê, sử dụng tài sản, lấy xác nhận của bên thứ ba

Kiểm soát xử lý Kiểm soát xử lý là loại kiểm soát ñược ñặt ra trong quá trình xử lý, ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế ñảm bảo rằng nghiệp vụ ñó xảy

ra và ghi nó vào sổ là ñúng ñắn, có thật

Kiếm soát quản lý Kiểm soát quản lý là việc kiểm soát của những nhân viên ñộc lập ñối với người thực hiện các hoạt ñộng riêng lẻ

2.3 Những hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ

Mục ñích của HTKSNB là hạn chế tối ña những rủi ro khiến doanh nghiệp không ñạt ñược mục tiêu chứ không thể ñảm bảo chắc chắn các rủi ro không xảy ra Dù thiết kế HTKSNB hoàn hảo ñến mức nào thì cũng không thể phát hiện và ngăn ngừa mọi sai phạm vì những hạn chế cố hữu của HTKSNB Những hạn chế của HTKSNB bao gồm:

Ban giám ñốc thường ñặt yêu cầu giá phí của một thủ tục kiểm soát không vượt quá những lợi ích mà thủ tục ñó mang lại, vì vậy có thể thủ tục ñó không ñược xây dựng hoặc xây dựng một cách hình thức

Phần lớn các thủ tục kiểm soát thường ñược thiết lập cho các nghiệp vụ thường xuyên lặp ñi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên

Bất kỳ hoạt ñộng kiểm soát nào của KSNB cũng phụ thuộc vào yếu tố con người Con nguời là nhân tố gây ra sai sót từ những hạn chế xuất phát từ bản thân như vô ý, bất cẩn, sao lãng, ñánh giá hay ước lượng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hay báo cáo của cấp dưới

KSNB do người quản lý tổ chức và chỉ ñạo nên khó có thể phát hiện và ngăn chặn sự thông ñồng của các thành viên ban quản lý hoặc của các nhân viên với những người khác trong hay ngoài ñơn vị

Phần lớn tác dụng của KSNB dựa trên sự phân công phân nhiệm nên người thực hiện KSNB có thể lạm dụng chức quyền hoặc vô hiệu hoá những người khác

Như vậy KSNB có thể giảm sai sót, gian lận nhưng người quản lý không nên dựa hoàn toàn vào HTKSNB mà còn phải sử dụng nhều công cụ quản lý khác

Thường KSNB sẽ giảm dần hiệu lực theo thời gian, tạo dần kẽ hở và bị cắt giảm, biến dạng nên cần có sự xem xét thường xuyên và ñộc lập Kiểm

toán nội bộ là bộ phận xem xét tốt nhất KSNB vì kiểm toán nội bộ là một loại hình kiểm soát có tổ chức mà chức năng là ño lường và ñánh giá hiệu quả của những kiểm soát khác

2.4 Kiểm soát nội bộ trong chu trình nhân sự tiền lương

2.4.1 Cơ sở lý luận về chu trình nhân sự tiền lương

“Nhân sự” trong doanh nghiệp ñược hiểu với nghĩa rất rộng, ta có thể

khái quát nhân sự là toàn thể sự vật, sự việc liên quan ñến con người và sự phát triển con người trong doanh nghiệp nhằm ñạt ñược mục tiêu của doanh nghiệp Như vậy có thể chi tiết nhân sự trong doanh nghiệp là Người lao ñộng, các chính sách về lao ñộng (Chính sách tuyển dụng, ñào tạo, phát triển, tiền lương …), quyền lợi và nghĩa vụ người lao ñộng, cách thức quản lý người lao ñộng Những vấn ñề nhân sự trên có tính chất ñặc thù của từng công ty, trong phần kết quả nghiên cứu của luận văn là toàn bộ nghiên cứu liên quan ñến vấn ñề nhân sự trong Công ty TNHH POONGSHIN VINA, nên trong phần cơ sở lý luận này, tôi chỉ xin ñi chi tiết về những lý luận có tính chất chung trong chu trình nhân sự tiền lương của một tổ chức

Tiền lương

Có nhiều cách hiểu về tiền lương, xét trên góc ñộ người lao ñộng thì tiền lương có thể là thu nhập của người lao ñộng Xét trên góc ñộ người sử dụng lao ñộng, tiền lương là chi phí của người lao ñộng, xét trên góc ñộ thị trường, tiền lương là giá cả hàng hoá sức lao ñộng Trong chu trình nhân sự

tiền lương, tiền lương sẽ ñược hiểu là khoản thu nhập có tính thường xuyên

mà nhân viên của công ty ñược hưởng từ công ty [20]

Tiền lương là yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý nói chung và quản lý nhân sự tiền lương nói riêng Có thể kể ra một số chức năng cơ bản của tiền lương như sau Kích thích lao ñộng, giám sát lao ñộng, ñiều hoà lao ñộng và tích luỹ Với chức năng giám sát lao ñộng, tiền lương giúp nhà quản trị tiến hành kiểm tra, theo dõi, giám sát người lao ñộng làm việc theo kế

hoạch của mình nhằm đạt được những mục tiêu mong đợi, đảm bảo tiền lương chi ra phải đạt hiệu quả cao Hiệu quả của chi trả lương khơng chỉ tính theo tháng, quý mà cịn tính theo ngày, giờ trong tồn doanh nghiệp hoặc ở các bộ phận khác nhau [20]

Hiện nay tại các doanh nghiệp người ta thường áp dụng hai hình thức trả lương đĩ là trả lương theo thời gian và trả lương theo sản phẩm ðể quyết định mức lương cho cơng nhân viên, nhà quản trị dựa vào một số căn cứ sauCăn cứ vào mức đĩng gĩp của nhân viên, căn cứ vào thị trường lao động hiện tại, căn cứ vào tình hình kinh doanh và khả năng tài chính của cơng

ty, căn cứ vào sự cơng bằng giữa các nhân viên cùng phịng và giữa các bộ phận trong cùng cơng ty, căn cứ vào “giá trị vật chất” mà cơng ty trao cho nhân viên và “giá trị tinh thần” mà nhân viên nhận được từ cơng ty (chứ cơng

ty khơng trao), căn cứ vào pháp luật nhà nước hiện hành về tiền lương, tiền cơng, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí cơng đồn

Chu trình nhân sự tiền lương gồm nhiều quy tình nhỏ, ta cĩ thể khái quát chung chu trình nhân sự tiền lương qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2 8 Sơ đồ chu trình nhân sự tiền lương

Sau đây ta sẽ đi nghiên cứu cụ thể cơ sở lý luận của từng quy trình trong chu trình nhân sự tiền lương:

2.4.1.1 Quy trình tuyển dụng

Tuyển dụng là quá trình tìm kiếm, thu hút và tuyển chọn từ những nguồn khác nhau những nhân viên đủ khả năng vào những vị trí mà doanh nghiệp cần tuyển [17]

Tuyển dụng là quy trình đầu tiên trong chu trình nhân sự tiền lương, nĩ

Tuyển dụng Sử dụng Tính lương Thanh tốn

lương

không chỉ là nhiệm vụ của phòng tổ chức nhân sự, và cũng không chỉ là công việc ñơn giản bổ sung người lao ñộng cho doanh nghiệp mà ñó thực sự là quá trình tìm kiếm và lựa chọn cẩn thận, nó ñòi hỏi phải có sự kết hợp giữa các bộ phận trong doanh nghiệp với nhau (bộ phận có nhu cầu tuyển dụng, phòng tổ

chức nhân sự, ban giám ñốc)

Mục tiêu của quy trình tuyển dụng:

- ðảm bảo về số lượng công nhân viên trong cả ngắn hạn và dài hạn, ñảm bảo kế hoạch sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp ñược liên tục, ñúng tiến ñộ

- ðảm bảo về chất lượng công nhân viên ñược ñưa vào công ty

- ðảm bảo tính hợp pháp, công khai, công bằng của việc tuyển dụng

- Góp phần quảng bá hình ảnh của doanh nghiệp

2.4.1.2 Quy trình sử dụng lao ñộng

Quy trình sử dụng lao ñộng gồm những công việc chính sau theo dõi lao ñộng, ñánh giá công việc, ñiều chỉnh nhân sự (Bổ nhiệm nhân sự, ñiều chuyển nhân sự), ñiều chỉnh lương, ñào tạo lao ñộng Mỗi doanh nghiệp khác nhau cách thức xử lý từng công việc trong quy trình cũng khác nhau, nó phụ thuộc vào quan ñiểm quản trị của từng doanh nghiệp

Quy trình này ñòi hỏi có sự kết hợp của nhiều ñối tượng, phòng banBan lãnh ñạo, Phòng tổ chức nhân sự, phòng ban chuyên môn, các phân xưởng

Mục tiêu của quy trình sử dụng lao ñộng:

- ðảm bảo chấm ñúng, chấm ñủ, kịp thời thời gian lao ñộng của công nhân viên

- ðảm bảo ñánh giá ñúng năng suất lao ñộng, hiệu quả làm việc của công nhân viên

- ðảm bảo nhân sự quản lý trong dài hạn, số lượng nhân sự cho các phòng ban, phân xưởng

- ðảm bảo công bằng mức lương trong công ty, hợp lý mức lương với chế ñộ và thị trường

- ðảm bảo phát triển trình ñộ chuyên môn, tay nghề cho công nhân viên

2.4.1.3 Quy trình tính lương

Tính lương là giai ñoạn kế toán tiền lương căn cứ vào số công, kết quả lao ñộng, chế ñộ thưởng phạt, cấp bậc, … ñể tính ra số tiền lương mà công nhân viên ñược hưởng trong tháng

Quy trình này ñòi hỏi có sự kết hợp của bộ phận chấm công, tổ trưởng sản xuất, và kế toán tiền lương

Mục tiêu chung của quy trình là tiền lương của công nhân viên luôn ñược tính toán ñầy ñủ, chính xác và kịp thời ðể ñạt ñược mục tiêu chung ñó thì cần ñạt ñược các mục tiêu cụ thể sau:

- Nhân sự của công ty luôn ñược cập nhật một cách ñầy ñủ, chính xác và kịp thời

- Sức lao ñộng của từng nhân viên luôn ñược ñánh giá theo quy ñịnh về chấm công của công ty

- Tiền lương công ty ñược tính một cách ñầy ñủ, chính xác và kịp thời trên cơ sở chấm công

2.4.1.4 Quy trình thanh toán lương

Quy trình thanh toán lương ñược thực hiện sau quy trình tính lương, quy trình này do thủ quỹ thực hiện,

Mục tiêu của quy trình:

- Trả lương ñúng thời gian quy ñịnh

- Trả lương ñúng người

- Trả lương ñúng số tiền lương của từng người

2.4.2 Kiểm soát nội bộ trong chu trình nhân sự tiền lương

2.4.2.1 Kiểm soát nội bộ quy trình tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng gồm nhiều bước, không phải mọi doanh nghiệp ñều có quy trình tuyển dụng giống nhau, nhiều khi trong một doanh nghiệp

tuyển dụng cho những vị trắ khác nhau có cách tuyển dụng khác nhau Vì vậy, quy trình tuyển dụng sau ựây ựược các doanh nghiệp áp dụng rất linh hoạt:

Bảng 2 1 Bảng các bước quy trình tuyển dụng

1 Lập kế hoạch tuyển

dụng

Xác ựịnh: Số lượng nhân viên cần tuyển, vị trắ cần tuyển

và tiêu chuẩn ựặt ra ựối với ứng viên

và các buổi gặp gỡ, phỏng vấn cởi mở với ứng viên

5 Thử việc

Doanh nghệp cần giao nhiệm vụ ựúng vị trắ tuyển dụng

ựể thử tay nghề và ựạo ựức, ngoài ra giao những nhiệm

vụ khác ựể khám phá khả năng của nhân viên mới

6 Quyết ựịnh tuyển

dụng

Doanh nghiệp cần làm các thủ tục hợp pháp ựể tuyển

dụng nhân viên mới

7 đánh giá quá trình

tuyển dụng

Doanh nghiệp cần ựánh giá xem quá trình tuyển dụng có

gì sai sót không và kết quả tuyển dụng có ựáp ứng ựược nhu cầu nhân sự của doanh nghiệp không?

Các rủi ro có thể xảy ra của quy trình:

- Xác ựịnh không ựúng nhu cầu tuyển dụng

- Lập kế hoạch không hợp lý về nguồn tuyển dụng (nguồn bên trong hay bên ngoài công ty)

- Xác ựịnh số lượng và tiêu chuẩn tuyển dụng không phù hợp với hoàn cảnh thực tế của công ty và thị trường lao ựộng

- Xác ựịnh phương pháp tuyển dụng không hợp lý dẫn ựến số lượng hồ

sơ không ựạt chỉ tiêu mong muốn

- Xác ựịnh nơi tuyển dụng không phù hợp với vị trắ và tiêu chuẩn

tuyển dụng (lao ựộng phổ thông nên tập trung vào ựối tượng lao ựộng nông thôn, lao ựộng chất lượng cao cần tập trung vào các ựô thị và các trường chuyên nghiệp)

- Không phát hiện ựược các hồ sơ không ựúng theo yêu cầu, hồ sơ giả mạo

- Trình ựộ chuyên môn, tay nghề thực sự của ứng viên không như mong muốn

- Tiêu cực trong tuyển dụng

- Việc tuyển dụng chưa ựạt mục tiêu góp phần quảng bá cho hình ảnh công ty

Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, sử dụng chỉ tiêu, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi

2.4.2.2 Kiểm soát nội bộ quy trình sử dụng lao ựộng

Quy trình sử dụng lao ựộng gồm những công việc chắnh sau Theo dõi lao ựộng (chấm công, năng suất lao ựộng), ựánh giá công việc, ựiều chỉnh nhân sự (Bổ nhiệm nhân sự, ựiều chuyển nhân sự), ựiều chỉnh lương, ựào tạo lao ựộng

Quy trình sử dụng lao ựộng có thể khái quát bởi sơ ựồ sau:

Sơ ựồ 2 9 Sơ ựồ quy trình sử dụng lao ựộng

Theo dõi lao ựộng

đánh giá công việc

điều chỉnh

nhân sự

điều chỉnh lương

đào tạo lao ựộng

Theo dõi lao ựộng là quá trình theo dõi ghi nhận thời gian lao ựộng, thái ựộ lao ựộng, năng suất lao ựộng của công nhân viên Dưới góc ựộ nghiên cứu thực tế tại công ty TNHH PoongShin Vina, chấm công là công việc quan trọng nhất và ựang có tắnh thời sự tại công ty, nên trong công tác theo dõi lao ựộng tôi xin chủ yếu nghiên cứu về quá trình chấm công

Chấm công Chấm công là quá trình theo dõi, ghi nhận thời gian lao

ựộng của công nhân viên, quá trình này ựược biếu hiện qua các bước sau:

Bảng 2 2 Bảng các bước quy trình chấm công

1 Chuẩn bị chấm

công

Thu thập các thông tin liên quan Giấy ựề nghị tăng ca, ựơn xin nghỉ, giấy ra cổng, quy ựịnh chấm công, kế hoạch công tác, Ầ

- Chấm công sai sai số công, sai thời gian làm thêm,

- Chấm công cả lao ựộng không có mặt

- Chấm sai kết quả lao ựộng sai chủng loại sản phẩm, sai sản lượng

- Chấm công không kịp thời so với quy ựịnh của công ty

Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, bất kiêm nhiệm, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi

đánh giá công việc đánh giá công việc là quá trình xác ựịnh kết quả công việc, năng lực làm việc của công nhân viên Mục ựắch của ựánh giá

công việc là ựể công nhân viên thấy ựược kết quả làm việc của bản thân trong quá khứ và nâng cao hiệu quả làm việc trong tương lai, còn ựối với nhà quản trị thì kết quả của ựánh giá công việc là cơ sở ựể ra những quyết ựịnh quan trọng trong quản lý (khen thưởng, ựiều chỉnh nhân sự, ựào tạo nhân sự, tìm ra yếu kém trong quản lý, Ầ)

Mỗi công ty khác nhau có cách thức ựánh giá công việc khác nhau, nhưng về cơ bản ựánh giá công việc thường trải qua các bước sau [8]

Bảng 2 3 Bảng các bước quy trình ựánh giá công việc

1 Xác ựịnh tiêu chắ

ựánh giá

Thiết lập các mục tiêu, yêu cầu cho từng vị trắ nhân viên khác nhau Mỗi công việc khác nhau, nội dung ựánh giá sẽ khác nhau

2 Chuẩn bị ựánh giá

Lên kế hoạch cụ thể về thời gian, ựịa ựiểm và không gian phù hợp,

Xem lại hồ sơ ựánh giá của các kỳ trước

Chuẩn bị các biểu mẫu ựánh giá

3 Tiến hành ựánh giá Thu thập các thông tin ựánh giá

4 Hoàn tất hồ sơ ựánh

giá

Tổng hợp các thông tin, kết luận và thông báo kết quả ựánh giá ựến nhân viên, lưu hồ sơ ựánh giá

Các rủi ro có thể xảy ra:

- Chuẩn mực công việc không rõ ràng, tiêu chắ ựánh giá không phù hợp với từng công việc

- đánh giá không khách quan, thành kiến cá nhân

- đánh giá sai thực tế

- đánh giá không kịp thời, chỉ dựa trên các thông tin trong trắ nhớ

- Chưa thấy ựược khả năng tiềm ẩn của công nhân viên

Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng chỉ tiêu, ñối chiếu, kiểm tra và theo dõi

ðiều chỉnh nhân sự:

ðiều chỉnh nhân sự là công việc ñiều chuyển nhân sự từ ñơn vị này sang ñơn vị khác, hoặc từ vị trí này sang vị trí khác ñể ñảm bảo nhân sự trước mắt và lâu dài cho công ty Việc ñiều chỉnh nhân sự ñược căn cứ vào tình hình nhân sự của công ty và kết quả ñánh giá công việc

Việc ñều chỉnh nhân sự thực hiện qua các bước sau:

Bảng 2 4 Bảng các bước quy trình ñiều chỉnh nhân sự

2 Lập kế hoạch Xác ñịnh vị trí, số lượng, ñiều kiện, thời gian,

Lưu hồ sơ văn bản ñiều chỉnh nhân sự

(Bảng ñánh giá công việc, phiếu thăm dò, biên bản họp, quyết ñịnh, …)

Các rủi ro có thể xảy ra:

- ðề xuất nhân sự không phản ánh ñúng tình hình thực tế của bộ phận (cấu kết tư lợi cá nhân)

- Bổ nhiệm nhân sự không khách quan, tư lợi cá nhân, không công bằng

- ðiều kiện ñiều chỉnh nhân sự không rõ ràng

- Phương pháp thực hiện chủ quan, mang tính hình thức

Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng chỉ tiêu, ñối chiếu, kiểm tra và theo dõi

ðiều chỉnh lương:

ðiều chỉnh lương là quá trình thay ñổi mức lương cho công nhân viên

ựể phù hợp với chế ựộ của nhà nước, tình hình sản xuất kinh doanh, thị trường

và năng lực của công nhân viên

Bảng 2 5 Bảng các bước quy trình ựiều chỉnh lương

1 Lập kế hoạch

+ Xác ựịnh vị trắ cần ựiều chỉnh, số tiền, ựiều kiện, thời gian ựiều chỉnh

+ đối chiếu với mức lương hiện tại

3 Hoàn tất hồ sơ ựiều chỉnh

+ Lưu hồ sơ văn bản ựiều chỉnh lương + Nhập mức lương ựã ựiều chỉnh vào máy tắnh

Các rủi ro có thể xảy ra:

- Chưa ựảm bảo tắnh công bằng giữa các công nhân viên trong công ty, giữa các vị trắ chênh lệch quá lớn,

- Không phù hợp với kết quả lao ựộng, sự cống hiến và thành tắch của công nhân viên

- Không phù hợp với tình hình thực tế về thị trường lao ựộng

- điều chỉnh lương không kịp thời gian quy ựịnh

- Nhập sai mức lương ựã ựiều chỉnh vào máy tắnh

Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng chỉ tiêu, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi

đào tạo lao ựộng:

Lao ựộng có chuyên môn, kỹ thuật là nhân tố quyết ựịnh sự thành công hay thất bại trong quá trình cạnh tranh trên thị trường Đào tạo và nâng cao năng lực chuyên môn kỹ thuật cho tất cả mọi lao ựộng của doanh nghiệp là khâu quan trọng nối liền quá trình tuyển dụng với quá trình sử dụng lao ựộng

có hiệu quả Trong quá trình ựào tạo, mỗi nhân viên sẽ tự tắch luỹ ựược những thiếu hụt về kiến thức và kỹ năng, cập nhật thêm kiến thức và ựặc biệt là học

tập ựược kinh nghiệm của những ựồng nghiệp khác ựể ựáp ứng nhu cầu công việc và ựối ựầu với những thách thức trong tương lai đào tạo và phát triển ựội ngũ nhân viên trong doanh nghiệp là một tiến trình liên tục [16] Các bước tiến hành thông thường là:

Bảng 2 6 Bảng các bước quy trình ựào tạo nhân sự

1 Xác ựịnh nhu cầu

Căn cứ vào mức ựộ phát triển và chắnh sách ựào tạo nguồn nhân lực của công ty

ựể xác ựịnh nhu cầu ựào tạo

2 Lập kế hoạch Xác ựịnh vị trắ ựào tạo, số lượng ựào tạo,

phương pháp và thời gian ựào tạo

3 Tiến hành ựào tạo Triển khai ựào tạo

4 đánh giá kết quả Kiểm tra kết quả ựào tạo của các ựối

tượng ựược ựào tạo

Các rủi ro có thể xảy ra:

- Xác ựịnh không chắnh xác nhu cầu ựào tạo

- đào tạo không ựúng phương pháp

- Kết quả ựào tạo không như mong muốn

- Kết quả ựào tạo không ựúng thực tế

Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, báo cáo bất thường, sử dụng chỉ tiêu, ựối chiếu, kiểm tra và theo dõi

2.4.2.3 Kiểm soát nội bộ quy trình tắnh lương

Quy trình tắnh lương ựược thực hiện qua các bước sau:

Bảng 2 7 Bảng các bước quy trình tính lương

1 Chuẩn bị tính

lương

Chuẩn bị các thông tin có liên quan Bảng chấm công, phiếu nghỉ hưởng BHXH, danh sách CNV nghỉ chế ñộ, ñi học, nuôi con thơ, quyết ñịnh tăng giảm lương, quyết ñịnh kỷ luật

2 Tính lương Thực hiện nhập các thông tin vào máy tính

Thiết lập công thức tính lương

3 Hoàn tất In bảng thanh toán lương và lưu trữ

Các rủi ro có thể xảy ra Quy trình tính lương gồm rất nhiều rủi ro

- Rủi ro về cập nhật dữ liệu nhân sự:

+ Không ñầy ñủ số nhân viên hiện có trong kỳ tính lương

+ Không chính xác về chức năng, chức vụ, bộ phận, …

+ Không kịp thời so với tình hình nhân sự trong kỳ tính lương (nhân viên ñã nghỉ việc, nhân viên mới, nhân viên ñiều chuyển, nhân viên ñược tăng lương, nhân viên bị giảm lương, …)

- Rủi ro về tính lương Tính lương không ñầy ñủ, không chính xác và không kịp thời,

+ Tính lương không chính xác vẫn tính lương cho công nhân viên ñã nghỉ hoặc thôi việc trong kỳ tính lương,

+ Tính lương sai Sai số liệu, sai công thức, sai người, sai chính sách của công ty, sai thuế thu nhập cá nhân …

+ Tính lương không kịp so với ngày quy ñịnh của công ty

Biện pháp kiểm soát Phê duyệt, ñịnh dạng trước, bất kiêm nhiệm, ñối chiếu, kiểm tra và theo dõi

2.4.2.4 Kiểm soát nội bộ quy trình thanh toán lương

Quy trình thanh toán lương ñược thực hiện qua các bước sau: