* Nh¸y chuét vµo Copy to another location Trong hép Action, Ghi ®Þa chØ cÇn läc tíi vµo hép Copy to:, hoÆc nh¸y chuét vµo mòi tªn ®á trong hép Copy to:, nh¸y chuét vµo « ®Çu cña vïng c[r]
Trang 1Chơng I Giới thiệu chung về Microsoft excel
- MICROSOFT Powerr Point
* MICROSOFT office phát triển qua các phiên bản và hiện nay sử dụngphổ biến là phiên bản 97
2.Vai trò của MICROSOFT excel
- MICROSOFT excel là phần mềm chuyên dụng cho lĩnh vực thống kê
và kế toán
- Cung cấp một loạt những hàm để thực hiện một công việc nào đó tronglĩnh vực tính toán
- Cung cấp các phép tính số học và logic
- Cho phép ngời sử dụng tự thiết kế một số hàm phù hợp với công việc củariêng mình
- Cung cấp một hệ thống bảng biểu hoàn chỉnh
3 Khởi động và thoát khỏi excel
a, Khởi động
Start \ Programs \ Microsoft excel
b, Thoát khởi excel
File \ Exit
4 Giới thiệu các giao diện chính trong Excel
* Title bar (thanh tiêu đề )
Cho biết tên tệp hiện hành
* Menu bar ( thanh chọn lệnh )
Nó chứa toàn bộ những chức năng của Excel
+ File: Gồm các chức năng về tệp, in, ấn
+ Edit: Dùng trong khi soạn thảo
+ View: Cung cấp các dịch vụ để hiển thị giao diện
* Toolbars (thanh công cụ lệnh )
Chứa những thanh công cụ gồm các nút lệnh để thực hiện ngay một thao tácnào đó Có rất nhiều thanh công cụ nhng hay sử dụng là:
Trang 2+ Standard
+ Formatting: Chuyên dùng để định dạng dữ liệu
Cách bật tắt các thanh công cụ
View \ Toolbars \ Chọn tên công cụ trong danh sách
* Thanh công cụ Formula
Cách bật tắt: View \ Formula
Cho biết địa chỉ của ô hiện hành
Huỷ bỏ nhập dữ liệu
Kết thúc nhập dữ liệu hoặc thực hiện lệnh từ công thức
Dấu bằng " =" thực hiện nhập dữ liệu kiểu công thức.
Vùng nhập dữ liệu
* Work Book: Là phần lớn nhất, dùng để chứa dữ liệu
+ Đờng viền cột: A,B, ,Z,AA, ,IV (256 cột)
+ Đờng viền dòng 1,2, ,65536 (dòng)
+ Làm việc với bảng tính thông qua các ô trên bảng ( 256*65536=
16777216 ) ô
* Cấu trúc của dữ liệu Word Book:
Một bảng nh trên gọi là một bảng tính hay là 1 "Sheet"
Excel cho phép mở 256 Sheet (Mở ngầm định tuỳ chọn)
Thanh trạng thái của Sheet báo hiệu số Sheet đang mở
* Scroll bar ( các thanh cuốn)
5 Thiết lập các thông số cơ bản cho Excel
Trang 3- Chọn OK
B
ớc 3 Thoát khỏi Excel và khởi động lại Excel
6 Ngầm định một số chuẩn kiểu Việt Nam
+ No of digits after dicimal: Số các chữ số dành cho phần thập phân
+ Digit grouping symbol: Ký hiệu phân cách các nhóm chữ số (thờng dùng dấuchấm)
+ No of digits in group: Số các chữ số trong một nhóm (thờng chọn 3)
+ Negative sign symbol
Chú ý:
- Nhãn Currennoy: Tạo ký hiệu tiền tệ
Gõ hai chữ dd cho đến khi ra biểu tợng (ề) hoặc (đ)
- Nhãn Date
Short date style: dd/mm/yyyy
Chơng II thao tác ban đầu và một số kiểu dữ liệu trong excel
1 Di chuyển con trỏ
* Dùng chuột nháy trực tiếp vào ô cần di chuyển tới
* Dùng các phím mũi tên để di chuyển (hoặc dùng lệnh Goto)
* Edit \ Goto (Nhập địa chỉ ô cần chuyển tới vào hộp Reference)
2 Cách nhập dữ liệu
- Con trỏ nằm ở ô nào thì dữ liệu đợc nhập từ bàn phím sẽ nằm trong ô đó, kếtthúc nhập gõ Enter
- Để chỉnh sửa dữ liệu ta thực hiện nh sau:
+ Chuyển con trỏ tới ô đó
+ Nếu nhập dữ liệu ngay thì xoá nội dung cũ
+ Nếu chỉnh sửa thì gõ phím F2 hoặc nháy đúp chuột vào ô đó
- Khi gõ Enter thì con trỏ sẽ chuyển sang ô khác, muốn thay đổi hớng chuyển tathực hiện nh sau:
Tools \ Options \ Edit \ đánh dấu vào ô Move Selection after Enter
Trang 4{ Các lựa chọn trong hộp (Direction)}
3 Các kiểu dữ liệu
* Kiểu số: Number
- Kí tự nhập vào phải là các số từ 0 đến 9 hoặc dấu (+); (-) để biểu diễn cho sốdơng và số âm ( số dơng thì không cần thiết)
Đặc điểm: kiểu số sẽ tự động căn lề sang phải
* Kiểu văn bản Text: Kí tự nhập vào là các chữ cái và các chữ số, các dấu phân
Chú ý: Các ô trong bảng tính có thể có nhiều kiểu dữ liệu khác nhau và kiểu dữ
liệu trong một ô là duy nhất
Chơng III Các thao tác với tệp bảng tính
1 Khái niệm tệp bảng tính
Tệp đợc tạo ra trong môi trờng MICROSOFT EXCEL đợc gọi là tệp bảng tínhTệp bảng tính có phần mở rộng XLS do máy tự đặt
2 Cấu trúc của tệp bảng tính
Excel quản lý dữ liệu theo từng ô
Trong một tệp thì chứa tối đa là 256 Sheet
3 Mở mới một tệp
File \ New
4 Đặt tên cho tệp
Cần tiến hành ngay khi mở mới một tệp
- File \ Save As \ Giao diện
- Chọn th mục chứa tệp ở hộp Save in
Khi thấy tên của th mục nằm trong hộp Save in thì mới hoàn thành
- Nhập tên vào File name
Trang 55 Đóng tệp và lu thông tin
- File \ Close \ Lựa chọn
+ Yes: Đóng tệp và ghi lại toàn bộ thông tin
+ No: Đóng tệp nhng không ghi lại nhng thông tin mới đợc thay đổi
+ Cancel: Quay lại nhập dữ liệu
6 Mở một tệp đã tồntại
- File \ Open \ Các lựa chọn
- Chọn th mục chứa tệp cần mở ở hộp Look in, khi thấy tên th mục nằm trong hộp Look in thì Bớc này mới đợc hoàn thành
1 Thao tác chọn
* Chọn ô (Có hai cách)
- Nháy chuột trực tiếp vào ô
- Di chuyển con trỏ tới ô cần chọn
* Chọn cột
- Nháy chuột và đờng viền của cột
- Chọn nhiều cột liên tiếp: Rê chuột trên đờng viền
- Chọn nhiều cột không liên tiếp; Chọn 1 cột bất kì trớc rồi ấn phím Ctrl và dùngchuột chọ tiếp các cột còn lại
* Chọn dòng: Thực hiện tơng tự nh chọn cột nhng nháy chuột ở đờng viền của
dòng
* Chọn một vùng
- Nháy chuột vào ô đầu tiên
- ấn giữ phím Shift và nháy chuột vào ô cuối cùng hoặc dùng chuột rê vùng cầnchọn
2 Một số thao tác trên vùng dữ liệu
a) Xoá dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu cần xoá rồi ấn phím Delete
b) Sửa đổi dữ liệu
- Chọn ô
Trang 6- ấn F2 để sửa nội dung
c) Sao chép dữ liệu
- Chọn vùng cần sao chép
- Edit \ Copy
- Nháy chuột vào đầu vùng mới
- õ Edit \õ Paste
Chú ý
+ Vùng dữ liệu đợc Copy sẽ đợc báo hiệu bằng đờng viền nhấp nháy.
+ ấn phím Esc để hủy bỏ lệnh Copy
+ Có thể Copy liên tiếp trên một cột hoặc một dòng bằng cách đa con trỏ tới góc dới phải của ô dữ liệu khi xuất hiện dấu cộng (+) thì rê chuột, (Thao tác này th- ờng áp dụng cho copy công thức).
d) Di chuyển dữ liệu
Cách thực hiện
Chọn vùng dữ liệu
Edit \ Cut hoặc õ
Nháy chuột vào đầu vùng mới
Chọn các ô chứa dữ liệu cần xóa và nhấn Delete
f) Khôi phục dữ liệu vừa bị xóa
Trang 7 Insert \ cells \ Các lựa chọn
Shift cells right: ô mới sẽ chèn vào vị trí ô chọn và đẩy ô chọnsang phải
Shift cell down: Chèn ô đợc chọn và đẩy ô chọn xuống dới
Entire row: Thay chèn ô bằng chèn dòng
Entire Column: Thay chèn ô bằng chèn cột
Edit \ Delete Sheet
5 Thay dổi độ rộng của cột
Đa con trỏ chuột đến đờng giao nhau, khi xuất hiện mũi tên hai chiều thìnhấn phím trái chuột và kéo
7 Khái niệm về địa chỉ
a, Khái niệm địa chỉ trong E
Trang 8Dữ liệu đợc E quản lý theo từng ô riêng biệt, mỗi ô có một địa chỉ đợc ghi dớidạng (<cột><dòng>)
Địa chỉ của ô dữ liệu có thể tham gia vào các toán hạng, các tham số trongcác phép toán và trong các hàMicrosoft
b, Các loại địa chỉ
* Địa chỉ tơng đối
Địa chỉ tơng đối là địa chỉ tham gia làm các toán hạng trong công thức, mà khi tacopy công thức sang vị trí khác nó sẽ tự động thay đổi theo cả phơng và chiềuCách viết địa chỉ tơng đối : <tên cột><tên dòng>
Ví dụ: A5 G6
* Địa chỉ tuyệt đối
Địa chỉ tuyệt đối khi tham gia làm các toán hạng trong công thức, mà khicopy công thức sang vị trí khác nó không bị thay đổi
- Insert \ Name \ Define
Nhập tên vào hộp Names in Workbook
Chú ý:
- Tên không trùng với bất cứ địa chỉ nào, không chứa dấu cách và các kí tự
đặc biệt, tên phải gợi nhớ
- Khi địa chỉ của vùng đặt tên mà thay đổi thì khi đó ta phải thực hiện đặtlại tên nhng nên lấy đúng tên cũ
Trang 9- Để kiểm tra vùng đặt tên thì nháy chuột vào vùng đó, nếu thấy tên nằmtrên ô số 1 của thanh công thức thì vùng đã đợc đặt tên đúng.
- Để xoá tên ta thực hiện nh sau:
Insert \ Names \ Define
Chọn tên trong danh sách rồi ấn phím Delete
b, Đặt tên cho Sheet
- Chọn Sheet
- Format \ Sheet \ Rename
Nháy chuột phải vào Sheet và chọn Rename
+ Number \ Các lựa chọn trong hộp Category
* Number \ Deciman Place: Chọn số chữ số phần thập phân
* Customs \ Standard: Chuẩn thông thờng
#00: Tơng ứng với kiểu số đợc trình bày mô phỏng
Trang 10Decrease Decimal Giảm chữ số phần thập phân.
Chú ý:
Nếu dữ liệu kiểu ngày tháng thì ta nên giữ nguyên kiểu định dạng là
dd/mm/yyy
c, Định dạng theo điều kiện
Thờng đợc áp dụng để kiểm soát các dữ liệu đợc nhập vào và làm điều kiện
để kiểm tra khi sử dụng hàm "Vlookup"
- Chọn cột cần định dạng
Format \ Cell \ Number
- Chọn Custom trong hộp Category
- Xoá dòng Standart ở hộp Type
Nhập điều kiện theo cấu trúc sau:
[Màu][Điều kiện]"Thông báo"
Màu viết bằng tiếng anh
Màu của dòng thông báo sẽ hiển thị
Điều kiện là biểu thức so sánh
Thông báo là dòng văn bản sẽ tự động hiển thị khi dữ liệu sai
Trang 11 Fortting \ Cell \ Alignment
Các lựa chọn Text Alignment:
* Horizontal: Căn theo chiều ngang
+ General: Để nguyên+ Left (Indent): Căn trái+ Center: Căn giữa theo + Right: Căn phải
* Vertical: Căn theo chiều dọc
+ Top: dữ liệu nằm phía trên đỉnh của ô+ Center: Căn vào giữa
+ Bottom: Căn xuống phía dới
b, Tạo hớng nhập dữ liệu
- Chọn ô
- Formartting \ Cell \ Orientation
Viết các kí tự theo chiều dọc
Dùng chuột rê trên dấu đỏ để lấy hớng chữ
c) Trộn ô ( gộp nhiều ô thành 1 ô duy nhất).
d) Ngắt ô ( khi dữ liệu vợt quá độ rộng của ô sẽ bị ngắt xuống dới)
4 Tạo đờng viền cho vùng dữ liệu
- Chọn vùng dữ liệu
- Format \ Cell \ Border \ Các lựa chọn
+ Line
Style: Chọn kiểu nét vẽ
Color: Kiểu màu của nét vẽ
+ Presets: Kiểu của vị trí vẽ
Trang 12Chơng VI Một số phép toán và hàm
1 Một số phép toán (Toán tử)
Cộng (+)
Trừ (-)
Nhân (*)
Chia (/)
Luỹ thừa (^)
Ghép xâu (&) Bằng nhau (=)
Khác nhau (<>)
Lớn hơn (>)
Nhỏ hơn (<)
Lớn hơn hoặc bằng (>=)
Nhỏ hơn hoặc bằng (<=)
Chú ý:
Khi tham gia vào công thức thì thứ tự u tiên các thực hiện theo thứ tự: Nhân, chia trớc, Cộng, trừ sau
Nếu muốn thay đổi thứ tự u tiên ta dùng dấu ( )
2 Một số hàm thông dụng
a, Hàm Sum( )
=Sum(Danh sách tham số)
Thực hiện tính tổng của các tham số trong danh sách
- Danh sách tham số có thể là giá trị cụ thể, địa chỉ của một ô, vùng hoặc lại là một hàm khác
- Giữa các tham số trong danh sách cách nhau bởi dấu chấm phẩy ";"
- Nếu cần tính tổng của các ô liên tiếp thì trong danh sách tham số địa chỉ đầu và
địa chỉ cuối cách nhau dấu hai chấm ":"
Ví dụ: =Sum(a1:a5)
- Nếu cần tính tổng của một số các ô địa chỉ thì ta có thể viết theo cách sau: + Nếu các ô mà liên tiếp thì viết theo địa chỉ vùng
+ Nếu các ô không liên tiếp thì viết địa chỉ của từng ô
Ví dụ: =Sum(a1;a3;c10)
b, Hàm Average( )
=Average(Danh sách tham số)
Hàm này thực hiện tính trung bình cộng của các số trong danh sách tham số
Trang 13c, Hàm Round( )
=Round(Biểu thức số ; n)
Biểu thức số có thể là giá trị cụ thể, địa chỉ, kết quả của một phép toán hoặc lại làkết quả của một hàm Microsoft
Hàm thực hiện làm tròn biểu thức số theo quy tắc:
- Nếu n>0: Làm tròn tới n chữ số đứng sau dấu phẩy thập phân
- Nếu n<0: Làm tròn tới n chữ số đứng trớc dấu phẩy thập phân ( phầnnguyên)
=And(Điều kiện1;Điều kiện 2;Điều kiện 3; ;Điều kiện n)
(Điều kiện1;Điều kiện 2;Điều kiện 3; ;Điều kiện n) là các biểu thức so sánh Hàm này trả hai kết quả:
TRUE Nếu tất cả các các điều kiện đều đúng
FALSE Khi xuất hiện một điều kiện là sai
g, Hàm OR( )
=OR(Điều kiện1;Điều kiện 2;Điều kiện 3; ;Điều kiện n)
Hàm này thực hiện kiểm tra điều kiện và trả về một trong hai giá trị là:
* TRUE: khi chỉ cần ít nhất một điều kiện đúng
* FALSE: khi tất cả các điều kiện là sai
Chú ý:
Các điều kiện trong hàm And và OR lại có thể là một hàm AND hoặc hàm ORkhác
Ví dụ:
Tìm những học sinh có điểm tin lớn hơn hoặc bằng 5 và có điểm văn hoặc
điểm toán lớn hơn hoặc bằng 8
=AND(d2>=5;OR(b2>=8;c2>=8))
Tìm những học sinh trợt nếu có 1 trong 3 môn nhỏ hơn 5
=OR(b2<5;c2<5;d2<5)
Chú ý:
Trang 14Khi xâu ký tự tham gia vào biểu thức so sánh hoặc một phép toán thì nóphải đợc để trong dấu nháy kép (" ").
Ví dụ:
Tìm những học sinh là dân tộc và điểm văn lớn hơn hoặc bằng 8
=AND(b2>=8;e2<>"Kinh")
h, Hàm NOT( )
=NOT(Điều kiện1;Điều kiện 2;Điều kiện 3; ;Điều kiện n)
Hàm này phủ định điều kiện viết trong hàm Not
Ví dụ:
=NOT(7>3) Cho giá trị False
Tìm những học sinh đó khi, hoặc là kinh thì các môn phải từ 5 trở lên hoặc
là dân tộc thì các môn phải từ 4 trở lên
=OR(AND(b2>=5;c2>=5;d2>=5);AND(b2>=4;c2>=4;d2>=4;f2<>"Kinh")
Chơng VII Hàm IF( )
1 Cú pháp
=IF(<điều kiện>;<Giá trị 1 >;<Giá trị 2>)
* [Điều kiện] là biểu thức so sánh (Logic) Gồm các hàm AND; OR Hoặc
có lúc nó là kết quả trả về của một hàm AND; OR; hoặc là nột hàm IF khác
*<Giá trị 1 > và <Giá trị 2> có thể là một giá trị cụ thể, có thể là kiểu sốkiểu Text, có thể là một biểu thức (+,-,*,/), có thể là một hàm, hoặc có thể lại làmột hàm IF khác
2 Công dụng của hàm IF
Hàm sẽ kiểm tra <điều kiện> và nếu điều kiện là đúng thì sẽ lấy <Giá trị 1>, ngợc lại nếu điều kiện sai thì sẽ lấy <Giá trị 2>
Chơng VIII Các hàm về xâu ký tự
1 Hàm Left( )
=Left([Biểu thức xâu];n)
Hàm này cắt lấy n ký tự ở phía trái của [Biểu thức xâu]
Ví dụ:
=Left("Hà Nội";2) Hàm này cho giá trị là "Hà"
Nếu ở A2 có "Cam Đờng" thì
=Left(a2;3) cho giá trị là "Cam"
Trang 152 Hàm Right( )
=Right([Biểu thức xâu];n)
Hàm này sẽ thực hiện cắt lấy n ký tự bên phải của [Biểu thức xâu]
Ví dụ:
Nếu ở A1 có "Lào Cai" thì
=Right(a1;3) Cho giá trị là "Cai"
Nếu ở A1 có "Lào Cai" thì
=Len(a1) Cho giá trị là 7
=Replace([Biểu thức xâu 1];n1;n2;[Biểu thức xâu 2])
Hàm này thực hiện thay thế từ ký tự n1 (tính từ trái sang phải) và lấy n2 ký
tự ở [Biểu thức xâu 1] thay vào đó là [Biểu thức xâu 2]
Ví dụ:
Nếu a2 có "Lê Văn Nam" thì
Trang 16=Replace(a2;4;3;"Quang") Hàm này cho giá trị "Lê Quang Nam"
=Search([Biểu thúc xâu 1];[Biểu thức xâu 2];n)
Hàm này dùng để tìm [Biểu thức xâu 1] trong [Biểu thức xâu 2], kết quảnhận đợc là vị trí bắt đầu xuất hiện [biểu thức xâu 1] trong [Biểu thức xâu 2].Nếu thêm n thì việc tìm kiếm bắt đầu đợc tiến hành từ ký tự thứ n
Ví dụ:
=Search("Hồng";"Ngọc Hồng Hồng") Cho giá trị 6
11 Hàm Trim( )
=Trim([biểu thức xâu])
Hàm này tực hiện cắt bỏ tất những ký tự trắng ở hai đầu của [Biểu thức xâu]
và cắt bỏ bớt những ký tự trắng mà chỉ để lại một ký tự trắng giữa hai từ trong[Biểu thức xâu]
Chú ý:
Một dữ liệu kiểu số sau khi xử lý bởi một hàm về xâu ký tự thì nó tự chuyển
đổi về kiểu xâu ký tự Để biến xâu kí tự đó thành kiểu số ta sử dụng hàm sau:
=Value([Biểu thức xâu])
Chơng IX Các hàm xử lý về thời gian
1 Định dạng chuẩn thời gian kiểu Việt Nam
=Day([Dữ liệu kiểu ngày])
Hàm này trả về kết quả là ngày của [Dữ liệu kiểu ngày]
Ví dụ:
Nếu tại A1 có 12/05/2001
Trang 17=Day(A1) Cho kết quả là 12.
b, Hàm Month( )
=Month([Dữ liệu kiểu ngày])
Hàm này trả về kết quả là tháng của [Dữ liệu kiểu ngày]
Ví dụ:
=Month(A1) Cho kết quả là 5
c, Hàm Year( )
Year([Dữ liệu kiểu ngày])
Hàm này trả về kết quả là năm của [Dữ liệu kiểu ngày]
=DayS360([Dữ liệu ngày 1];[Dữ liệu ngày 2])
Hàm này trả về là số ngày, đây là khoảng cách giữa hai ngày là: <Ngày 1> - <Ngày 2>
Hàm này sẽ quy tròn tất cả các tháng thành 30 ngày
f, Hàm Weekday( )
=Weekday([Dữ liệu kiểu ngày])
Hàm này trả về kết quả là thứ trong ngày của [Dữ liểu kiểu ngày]
h, Hàm Now( )
=Now( )
Hàm này trả về dữ liệu là thời gian hiện tại
3 Một số phép tính với dữ liệu kiểu ngày
a, [Kiểu ngày] - [Kiểu ngày] = [Kiểu số]
Kết quả là kiểu số, là khoảng cách giữa hai ngày
Chú ý:
Nếu viết đơn thuần thì sau khi lấy kết quả ta phải định dạng lại
b, [Kiểu ngày] + [Kiểu ngày] = [Kiểu số]
c, [Kiểu ngày] - [Kiểu số] = [Kiểu ngày].
Chơng X Các hàm số học
1 Hàm ABS( )
=ABS([Biểu thức số])