ch­ng iii page ch­¬ng iii hö so¹n th¶o v¨n b¶n winword i mét sè kh¸i niöm c¬ b¶n 1 hö so¹n th¶o v¨n b¶n stvb lµ g× hö stvb lµ mét ch­¬ng tr×nh øng dông gióp ta dïng m¸y týnh nh­ lµ mét c«ng cô so¹n

HiÖn nay cã nhiÒu ch¬ng tr×nh cµi dÊu tiÕng ViÖt, trong ®ã cã c¸c ph«ng ch÷ vµ ch¬ng tr×nh cµi dÊu cña phÇn mÒm ABC, VietKey,.. ®îc dïng kh¸ phæ biÕn.[r]

b Khởi động bởi biểu tợng shortcut đã đợc tạo trên màn hình:

Kích đúp chuột vào biểu tợng chơng trình có ngay trên màn hình Desktop(kích đúp chuột vào biểu tợng trong màn hình nền):

c K hởi động bởi biểu tợng nhóm Microsoft Office:

Kích chuột vào chữ W trong biểu tợng nằm

góc phải bên trên màn hình

2.2 Kết thúc phiên làm việc với Word

Trớc khi kết thúc việc soạn thảo văn bản với Word, kết quả làm việc phải

đợc lu giữ trên đĩa cứng của máy tính hay đĩa mềm Thực hiện việc lu văn

bản vào tệp bằng thao tác sau: Chọn File -> Kích chuột vào Save

Để kết thúc làm việc với soạn thảo Word, ta có thể sử dụng bảng chọn(menu) hoặc nút điều khiển cửa sổ làm việc:

Cách 1: Chọn (menu) File -> Kích chuột vào Exit (nếu kích vào Close là

để đóng một cửa sổ soạn thảo)

Cách 2: Chọn menu File/Exit hoặc kích chuột vào nút trong

ở góc phải bên trên cửa sổ làm việc của Word

3 Màn hình làm việc của Word

3.1 Các thành phần

Sau khi khởi động, cửa sổ soạn thảo của Word xuất hiện, nó chứa những

đối tợng thông thờng nh trên bất kỳ một cửa sổ nào khác trong Windows,ngoài ra nó còn có các công cụ quan trọng cho việc soạn thảo văn bản Cụthể:

Biểu tợng để khởi động Word

- Thanh tiêu đề: có tên cửa sổ, tên tệp văn bản đang soạn, các nút điều

khiển cửa sổ

- Thanh menu chính (Thanh bảng chọn): gồm tên các nhóm lệnh

- Các thanh công cụ: có các nút lệnh để ta kích chuột vào chọn lệnh

- Các thớc ngang, dọc: để ta kiểm tra kích thớc trang viết.

- Phần màn hình soạn thảo: để ta soạn thảo văn bản.

- Thanh cuốn ngang, dọc: để ta xem văn bản phần bị cuốn bên phải, trái

hoặc phía trên, dới của màn hình

- Thanh trạng thái: để biết số trang văn bản đang soạn, dòng, cột hiện

thời của con trỏ soạn thảo, các phơng thức soạn: chèn,đè

3.2 Thanh menu (bảng chọn)

File: Gồm các lệnh xử lí tệp văn bản nh Open, Close, Save

Edit: Gồm các lệnh biên tập nội dung văn bản nh Copy,Cut, Paste View: Gồm các lệnh hiển thị văn bản và thanh công cụ (Toolbar)

Insert: Các lệnh chèn đối tợng vào văn bản: Page Number, Picture Format: Các lệnh định dạng: Font, Paragraph

Tools: Các lệnh để thiết đặt hay kích hoạt các công cụ

Table: Các lệnh tạo và làm việc với bảng biểu

Windows: Các lệnh liên quan đến hiển thị của sổ

Help: Các hớng dẫn trợ giúp

3.3 Thanh công cụ

a Các thanh công cụ:

Gồm có nhiều thanh công cụ, song ta cần mở 4 thanh công cụ sau:

Standard (chuẩn); Formatting (định dạng); Drawing (vẽ); Table andBorders (bảng biểu và đờng viền)

 Thanh chuẩn (Standard)

5 Print Preview Xem trớc khi in

6 Spelling and Grammar Kiểm tra chính tả

10 Format Painter Bút vẽ định dạng

11 Undo Typing Về trạng thái trớc khi thao tác

12 Redo Typing Quay lại trạng thái sau khi đã thao tác

13 Insert Hyperlink Chèn 1 siêu liên kết

14 Web Toolbar Công cụ soạn thảo trang Web

15 Tables and Border Tắt mở vẽ bảng tự do

16 Insert table Chèn một biểu bảng

17 Insert Worksheet Chèn một bảng tính

18 Colums Chia cột văn bản

19 Drawing Tắt hiện thanh vẽ hình

20 Document Map Sơ đồ tài liệu

21 Show/Hide ẩn hiện kí tự không nhìn thấy

22 Zoom Thay đổi kích thớc hiện văn bản

22 Office Assistant Hệ thống trợ giúp

 Thanh định dạng (Formating)

1 Style: Tạo ra các kiểu dáng khác nhau

2 Font: Tạo dựng các kiểu chữ khác nhau

3 Font Size: Tạo kích thớc chữ khác nhau

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

4 Bold: Chữ đậm

5 Italic: Chữ nghiêng

6 Underline: Chữ gạch chân

7 Align Left: Canh sát trái

8 Center: Canh giữa

9 Align Right: Canh sát phải

10 Justify: Canh đều hai bên

11 Numbering: Đặt số thứ tự đầu dòng mỗi khi ấn Enter

12 Bullets: Đặt nốt chấm tròn tự động ở đầu dòng mỗi khi ấn Enter

13 Decrease Indent: Đa lùi trái một khoảng mỗi khi kích vào nó

14 Increase Indent: Đa dòng tiến phải một khoảng mỗi khi kích vào nó

15 Outside Border: Đặt viền ngoài

16 Highlight: Đặt màu nền cho văn bản

17 Font Color: Đặt màu cho nét chữ

 Thanh đồ hoạ (Drawing)

1 Draw: Công cụ để sửa đổi và căn chỉnh các đối tợng trên hình vẽ

2 Select Object: Chọn một đối tợng

3 Free Rotate: Quay tự do

4 Auto Shapes: Vẽ các hình đợc thiết kế sẵn

10 Insert Word Art: Chèn dạng chữ trong Word Art

11 Fill Color: Màu nền

13 Font Color: Màu chữ

14 Line Style: Các kiểu đờng

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19

15 Dash Style: Các kiểu đờng nét đứt

16 Arrow Style: Các kiểu đờng mũi tên

17 Shadow: Tạo bóng

18 Crop: Công cụ cắt ảnh

19 3-D:

Tạo hình 3 chiều

 Thanh bảng biểu và đờng viền (Table and Borders)

1 Draw Table: Tạo bảng tự do

2 Eraser : Xoá

3 Line Style: Kiểu đờng

4 Line Weight: Độ to nhỏ của đờng

5 Border Color: Màu đờng viền

6 Outside: Đặt viền ngoài

7 Shading color: Màu bóng

8 Merge Cell: Trộn các ô thành một

9 Split Cell: Tách một ô thành nhiều ô

10 Align Top: Đa văn bản lên đầu ô

11 Center Vertically: Đa văn bản vào giữa ô (theo chiều ngang)

13 Disteribute Rows Evenly: Chỉnh khoảng cách dòng cho đều nhau

14 Disteribute Colums Evenly: Chỉnh khoảng cách cột cho đều nhau

15 Table AutoFormat: Định dạng bảng theo dạng có sẵn

16 Change Text Direction: Định hớng văn bản trong ô

Foms, Database, Khi cần đến thanh nào ta chỉ việc gọi thanh đó ra mànhình

b Cách hiển thị hoặc giấu đi các thanh công cụ:

- Chọn View/Toolbar -> danh sách các thanh công cụ đợc đa ra, nếu

thanh công cụ nào đợc hiển thị thì sẽ có dấu ở ô bên trái trên dòng tơngứng

- Để đánh dấu hiển thị hay không hiển thị thanh nào, hãy kích chuộtvào ô vuông bên cạnh tên công cụ (tơng ứng với mở/tắt thanh công cụ đó)

3.4 Thớc đo

Để có thể kiểm tra kích thớc “trang viết” một cách tơng đối, Word sửdụng hai thớc đo: thớc đo ngang và thớc đo dọc Có thể hiển thị chúng mộtcách tuỳ chọn Thớc ngang đợc hiển thị tuỳ chọn trong mọi chế độ hiển thị ,

còn chỉ có thể hiển thị thớc dọc trong chế độ View/Page Layout (Bố trí

ở dới cùng của cửa sổ là thanh trạng thái Những thông tin xuất hiện trênthanh trạng thái tuỳ thuộc vào công việc đang thực hiện

4 Di chuyển trong văn bản và các chế độ hiển thị văn bản

4.1 Di chuyển con trỏ soạn thảo (dấu nhắc)

Con trỏ soạn thảo (đôi khi còn gọi là dấu nhắc, do nó nhấp nháy liên tục)trên màn hình chỉ nơi xuất hiện của kí tự sẽ đợc gõ vào Khi gõ liên tục các

kí tự vào văn bản, dấu nhắc sẽ di chuyển từ trái sang phải và từ trên xuốngdới sao cho có thể nhìn thấy đợc dấu nhắc trên màn hình

Các cách di chuyển con trỏ soạn thảo:

- Dùng chuột: khi trỏ chuột có dạng ta di chuột để đa con trỏ tới vị trícần thiết và kích chuột

- Sử dụng các phím mũi tên trên bàn phím: nhấn phím  hay phím  đểdấu nhắc di chuyển sang trái hay sang phải một kí tự Nhấn phím  hay phím

 để đa dấu nhắc lên trên hay xuống dới một dòng

- Di chuyển nhanh bằng bàn phím kết hợp với các mũi tên:

Sang trái hay phải một từ

Tới đầu hàng hay cuối hàng

Tới đầu đoạn văn có chứa con trỏ

Tới đầu đoạn văn tiếp theo

Tới đầu đoạn văn trớc đó

Giở một trang màn hình (lên, xuống)

Tới đầu hay cuối văn bản

Về vị trí vừa soạn thảo trớc đó

CTRL +  hay CTRL +  HOME hay END

SHIFT + F5

Ngoài ra, màn hình chỉ cho thấy đợc một số dòng nhất định của văn bản

Để di chuyển con trỏ soạn thảo một cách nhanh chóng tới vị trí cha nhìn thấy

Số trang Số mục Vị trí con trỏ soạn thảo: Dòng, Cột

Trang số/Tổng số trang Các phơng thức soạn thảo

trên màn hình, hãy sử dụng thanh cuốn dọc, ngang để thấy vị trí cần thiết vànháy chuột tại đó.

4.2 Các chế độ hiển thị văn bản trên màn hình

Có thể hiển thị văn bản trên màn hình trong nhiều chế độ Muốn chuyểnchế độ hiển thị, hãy mở bảng chọn View (Xem) và nháy chuột ở dòng lệnh t-

ơng ứng, cụ thể:

Norman (Chuẩn): hiển thị văn bản dới dạng đơn giản hoá Đây là

cách hiển thị thích hợp cho nhiều mục đích, nhất là cho viêc nhập văn bản từ bàn phímvà định dạng văn bản cũng nh di chuyển các phần của một văn bản trong phạm vi chính nó Tuy nhiên, trong chế độ này, bạn không thể làm việc

đợc với các đối tợng đồ hoạ, bảng biểu, chia cột văn bản,

Page Layout (Bố trí trang): dùng để xem kiểu dáng bố trí văn bản

trên toàn trang Trong chế độ này, bạn có thể quan sát thấy vị trí các đối tợngtrong văn bản tơng tự lúc in ra Chế độ này tiện lợi cho việc soạn thảo các đốitợng đồ hoạ, bảng biểu, tiêu đề đầu, cuối trang, điều chỉnh lề, chia cột văn bản

Outline (Phác thảo): chế độ hiển thị này chủ yếu dùng để xem cấu

trúc của một văn bản Có thể dùng chế độ này để phác thảo cấu trúc của văn bản, sau đó soạn thảo chi tiết từng đề mục một Trong chế độ này, bạn cũng không thể làm việc đợc với các đối tợng đồ hoạ, bảng biểu, chia cột văn bản,

Trong bất kỳ chế độ hiển thị nào cũng có thể phóng to hay thu nhỏ các chi tiết trên màn hình Tại góc phải thanh công cụ chuẩn có hộp để chọn

tỉ lệ phóng to hay thu nhỏ màn hình soạn thảo

5 Soạn thảo văn bản tiếng Việt

5.1 Chơng trình cài dấu tiếng Việt

Muốn soạn thảo văn bản tiếng Việt, cần phải cài đặt các phần mềm bổsung: chơng trình điều khiển bàn phím tiếng Việt và các phông chữ tiếng

Việt (còn gọi là chơng trình cài dấu tiếng Việt).

Hiện nay có nhiều chơng trình cài dấu tiếng Việt, trong đó có các phôngchữ và chơng trình cài dấu của phần mềm ABC, VietKey, đợc dùng kháphổ biến

Khi đã chạy chơng trình ABC, hoặc VietKey thờng xuất hiện ở góc tráitrên của màn hình biểu tợng của ABC là: hoặc của VietKey là:

ở đây ta đề cập tới cách gõ văn bản tiếng Việt bằng chơng trình ABC

5.2 Phông chữ tiếng Việt

Các phông tiếng Anh với tiếp đầu ngữ Vn: ví dụ: VnTime, VnArial,

Mỗi loại phông chữ có hai bảng phông, một chứa chữ thờng có dấu và

một chứa chữ hoa có dấu Ví dụ: VnTime và VnTimeH.

5.3 Cách gõ tiếng Việt có dấu

a Chọn cài dấu tiếng Việt và chọn phông chữ, cỡ chữ

- Để gõ tiếng Việt cần kích chuột vào nút có hình “tia chớp” nếuhình “tia chớp” rõ là ở chế độ gõ tiếng Anh, hình “tia chớp” bị “ mờ” đi là ởchế độ gõ tiếng Việt

- Phông chữ tiếng Việt đã chọn cha? Hãy chọn trên thanh công cụFormating để có:

b Cách gõ tiếng Việt

Bảng bỏ dấu tiếng Việt:

W [UW]

AWDD

HuyềnSắcNặngHỏiNgã

fsjrx

Có thể gõ tiếng Việt bằng phơng thức gõ phím kiểu Telex, bỏ dấu ngaysau khi gõ xong từ đó, ví dụ: Coongj -> Cộng, hoaf -> hoà

5.4 Các bớc soan thảo văn bản

Bớc 1: Gõ toàn bộ văn bản từ trái sang phải, đến lề phải con trỏ tự độngxuống dòng Hết đoạn mới ấn Enter để xuống dòng Ghi văn bản vào tệp

(Nếu văn bản dài có thể cứ soạn đợc 5 dòng lại ghi một lần để đề phòng máy

có sự cố sẽ đỡ mất công soạn lại từ đầu)

Bớc 2: Kiểm tra lỗi chính tả và định dạng kiểu chữ, lề, đoạn văn bản.Bớc 3: Chỉnh lí toàn bộ văn bản, đảm bảo tính thẩm mỹ, đặc trng của vănbản

Bớc 4: Lu văn bản lần cuối và in văn bản

6 Soạn thảo văn bản và chỉnh sửa

6.1 Đa nội dung văn bản vào từ bàn phím

* Trên màn hình soạn thảo Word xuất hiện con trỏ soạn thảo (là dấu gạchdọc), con trỏ soạn thảo đứng ở đâu, nhắc ta kí tự gõ vào sẽ ở vị trí đó

* Khi soạn thảo ta có thể dùng các phím sau đây để sửa lỗi hoặc thay đổi

chế độ soạn thảo (chèn hay thay thế), hoặc ngắt công việc đang thực hiện:

- Các phím xoá kí tự:

+Delete: Xoá tại vị trí con trỏ

+Backspace: Xoá kí tự bên trái con trỏ

- Phím thay đổi chế độ Chèn – Thay thế: Insert

Với chế độ chèn kí tự, những kí tự sau dấu chèn đợc dịch chuyển về bên phải khi những kí tự mới đợc gõ vào, còn chế độ thay thế, các kí tự mới gõ

vào sẽ thay thế các kí tự đứng sau

- Phím ngắt 1 công việc đang thực hiện: ESC

6.2 Một số thao tác biên tập văn bản

a Chọn văn bản

Chọn khối văn bản hay hình ảnh là nhằm chỉ định phạm vi văn bản đợc

xử lí (gọi là bôi đen hay đánh dấu)

- Chọn một khối văn bản liên tục:

+ Bằng chuột: đa con trỏ chuột vào nơi bắt đầu khối văn bản, kích rêchuột tới vị trí cuối khối văn bản, thả tay ra

+ Bằng bàn phím: đặt con trỏ soạn thảo ở nơi bắt đầu khối, ấn giữ phím

Shift đồng thời dùng phím mũi tên đa con trỏ soạn thảo đến vị trí cuối khối

văn bản, nhấc tay ra

Ngoài ra, để chọn nhanh các khối văn bản đặc biệt, ta có thể thực hiệncác thao tác sau để chọn:

+ Một từ: kích đúp chuột lên từ đó.

+ Một câu: ấn giữ CTRL và kích chuột ở một chữ trong câu.

+ Một dòng: kích chuột ở bên lề trái dòng.

+ Một đoạn văn bản: kích đúp chuột ở bên lề trái đoạn văn bản.

+ Một khối theo chiều đứng: ấn giữ Alt và kích rê

chuột theo chiều đứng

b Di chuyển, sao chép, xoá khối văn bản

Di chuyển:

- Chọn khối văn bản hoặc đồ hoạ

cần di chuyển

-Kích chuột vào Edit ->Cut

-Đa con trỏ soạn thảo tới vị trí mới

-Kích chuột vào Edit ->Paste

- Chọn khối văn bản hoặc đồ hoạ

- Đặt con trỏ chuột vào phần vănbản đã chọn, kích rê chuột đến vị trímới, thả tay ra

- Chọn khối vb hoặc đồ hoạ

- Đặt con trỏ chuột vào phần vb

đã chọn, ấn giữ CTRL đồngthời kích rê chuột đến vị trímới, thả tay ra

* Chú ý: việc di chuyển, copy các văn bản, đồ hoạ có thể thực hiện từ

cửa sổ soạn thảo này sang cửa sổ soạn thảo khác hoặc từ phần mềm ứng dụng này sang phần mềm ứng dụng khác

Ví dụ: copy đồ hoạ vẽ ở cửa sổ Paint sang Word , hoặc từ Word sangExcel

c Khôi phục những sai sót vừa thực hiện

Sau khi thực hiện bất kì một thao tác nào đó, nhất là xoá (có thể do vôtình), ta có thể khôi phục lại trang thái trớc đó bằng cách sử dụng hai nútlệnh UNDO (khôi phục trạng thái liền trớc trạng thái hiện thời) vàREDO ( khôi phục lại trạng thái liền sau trạng thái hiện thời) trênthanh công cụ chuẩn

d Dùng Spike

Để gom dữ liệu từ nhiều nơi nhập lại thành một nội dung thống nhất ta

dùng Spike Spike là công cụ cho phép ta cắt các phần văn bản riêng lẻ từ

một hay nhiều tài liệu rồi xếp chúng nh là một khối thống nhất tại một nơinào đó trong tài liệu của mình Thao tác nh sau:

 Chọn mỗi phần văn bản

 Gõ CTRL + F3 (văn bản đợc đa vào Spike)

 Đa trỏ soạn thảo đến nơi cần chèn văn bản

 Gõ đồng thời CTRL + SHIFT + F3

7 Quản lí tệp tin: Ghi văn bản vào tệp và gọi văn bản từ tệp ra

7.1 Lu cất một tài liệu

a Lu cất lần đầu hoặc với tên cũ

Chọn File -> Save (hoặc kích chuột vào nút trên thanh công cụ hay

ấn đồng thời CTRL +S) -> Nếu văn bản cha đợc đặt tên thì máy yêu cầu ta

gõ tên tệp, xong kích chuột vào nút Save (hoặc OK)

b Lu cất với tên khác

Chọn File -> Save As -> Máy yêu cầu ta gõ tên tệp vào, xong kích chuột vào nút Save (hoặcOK)

Mỗi lần chọn một phần văn bản, lặp lại 2 thao tác này

7.2 Mở tài liệu

a Mở 1 tài liệu đã có trên đĩa

Chọn File -> Open (hoặc kích chuột vào nút trên thanh công cụ hay

ấn đồng thời CTRL +O) -> Màn hình đa ra hộp thoại để ta gõ tên tệp cần mở(hoặc tìm chọn trong danh sách các tệp có trên đĩa), chọn tên tệp

-> Kích chuột vào nút Open

b Mở 1 tài liệu mới

Chọn File ->New -> OK (hoặc kích chuột vào nút trên thanh công

cụ hay ấn CTRL + N) -> Màn hình cho ta một văn bản trống với một tên

ngầm định là Document i (i là số nguyên cụ thể, tuỳ theo ta đã mở cửa sổ

làm việc thứ mấy)

7.3 Đóng tài liệu (cửa sổ soạn thảo)

Chọn File -> Close hoặc kích chuột vào nút  ở góc phải trên của cửa sổ

II Định dạng văn bản

- Định dạng văn bản nhằm mục đích:

+ Trình bày văn bản rõ ràng, đẹp, nhất quán, mạch lạc và gây ấn tợng+ Giúp ngời đọc nhanh chóng nắm đợc nội dung chủ yếu của văn bản+ Để ngời đọc dễ nhớ những phần đợc nhấn mạnh

 Trong Word ta dùng nhóm lệnh FORMAT để định dạng, tức là thay đổicác phông chữ, cỡ chữ (In thờng, in hoa, to, nhỏ ), kiểu chữ (đậm, nghiêng,gạch chân ) và các cách bố trí đoạn văn bản trên trang (căn lề, lùi vào đầudòng, )

 Lệnh định dạng đợc chia thành 3 loại: Định dạng kí tự; Định dạng đoạn; Địnhdạng trang (Định dạng trang sẽ trình bày ở phần thiết kế trang in)

+ Bæ sung mµu s¾c cho v¨n b¶n

1.1 Sö dông thanh c«ng cô

+ Font: Phông chữ + Font style: Kiểu chữ +Size: Cỡ chữ

+ Underline: Các kiểu gạch chân

+ Effects: Chọn các kiểu khác

- Strikethrough: gạch ngang chữ - Hidden: giấu vb

- Superscript: chỉ số trên - Small caps: kiểu

chữ hoa nhỏ

- Subscript: chỉ số dới - All caps: Chữ hoa to

 Nếu kích vào nút Chacracter Spacing để co giãn khoảng cách các kí

tự:

ở đó:

- None: không gạch;

- Single: gạch đơn

- Double: gạch đờng đôi

- Word only: gạch dới từng từ;

- Dotted: gạch nét đứt

Hộp Để thiết đặt Ví dụ

Scale 150%: Phóng to hay thu nhỏ theo

Spacing Condensed 2pt: co khoảng cách giữa

các kí tựNormal: Bình thờngExpanded 2pt: giãn khoảng cách 2 pt

TODAY OFFICETODAY OFFICE

T O D A Y O F F I C E

Position Raised 3pt: Nâng cao 3pt

Lowered 3pt: Hạ thấp 3pt TODAY OFFICE

TODAY OFFICE

* Kích vào nút Animation để tạo hiệu ứng hoạt hình của văn bản.

Các bớc tạo hiệu ứng:

 Đánh dấu văn bản cần tạo hiệu ứng

 Kích chuột vào nút Animation từ hộp thoại Font

 Chọn hiệu ứng cụ thể trong hộp Animation và chọn OK

L u ý : Nếu cần tắt hiệu ứng hãy thực hiện nh trên và chọn hiêu ứng là

+ ấn đồng thời SHIFT + CTRL + =: Để bắt đầu và kết thúc gõ chỉ số

trên

+ ấn đồng thời CTRL + = : Để bắt đầu và kết thúc gõ chỉ số dới.

L

u ý : ấn đồng thời SHIFT + CTRL + = nghĩa là ấn giữ 2 phím

SHIFT và CTRL rồi gõ phím dấu = ; ấn đồng thời CTRL + = nghĩa là ấn giữ phím CTRL gõ dấu =

2 Định dạng đoạn văn bản

Định dạng đoạn văn bản (paragraph) bao gồm:

- Đặt khoảng cách các dòng, các đoạn văn

- Tạo dáng vẻ cho các đầu đoạn văn

- Canh thẳng hàng các lề trái, phải của văn bản

 Chọn menu Format ->Pargraph -> Xuất hiện hộp thoại Paragraph

 Kích vào nút Indenst Spacing và chọn ở các hộp:

 Alignment: để căn lề (gồm: Left, Center, Right, Justified)

 Indentation - để lùi lề trái, phải của cả đoạn văn vào 1 đoạn

 Spacing - đặt khoảng cách giữa các đoạn văn:

+ Before: đến đoạn văn trớc

Căn lề Giảm/ Tăng lề trái 1 đoạn

+ After: đến đoạn văn sau

 Special - chọn dáng vẻ dòng đầu tiên của đoạn văn, ở đó:

+ None: bình thờng

+ First line: lùi dòng thứ nhẩt vào 1 khoảng (cụ thể chọn trong By) + Hanging: giữ nguyên dòng thứ nhất và lùi tất cả các dòng còn lại 1 khoảng (cụ thể chọn trong By)

 Line spacing - đặt khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn:

+ Single: kkoảng cách dòng đơn

+ Double: khoảng cách dòng gấp đôi

+ 1,5 line: khoảng cách dòng gấp rỡi

+ Exactly: đặt khoảng cách chính xác, đuợc chọn trong At

3 Kẻ đờng biên, tạo mầu nền cho khối văn bản

Các thao tác:

 Đánh dấu khối văn bản

 Chọn Format -> Border and Shading -> Xuất hiện hộp thoại Border

and Shading

* Nếu kích nút Border thì có thể chọn các mẫu đờng viền sau:

+ Setting: các kiểu viền + Style: kiểu đờng viền

+ Color: màu đờng +Width: độ rộng đờng viền

* Kích nút Shading để tô màu nền

Trong hộp thoại trên các lựa chọn nh sau:

- Chọn mầu nền trong hộp Fill

- Chọn kiểu có các đờng chấm (nhiều hay ít) trong hộp Style

- Chọn màu cho các chấm trong hộp Color

4 Tạo chữ cái lớn đầu đoạn

Các thao tác:

 Đánh dấu chữ cái lớn đầu đoạn

 Chọn Format -> Drop Cap -> Xuất hiện hộp thoại:

nút Borders

nút Shading

Trong đó nếu chọn:

+ None: Không tạo chữ cái lớn đầu đoạn

+ Droppe : Chữ cái to thả xuống

+ In Margin: Chữ cái to ngoài lề

 Sau đó ta chọn Font chữ trong hộp Font và số hàng chữ đầu thả xuống hoặc khoảng cách tới lề đoạn văn trong Lines to Drop.

 Cuối cùng chọn OK

5 Tạo danh sách khoản mục dạng kí hiệu và số thứ tự

5.1 Dùng thanh công cụ

Các thao tác:

 Đánh dấu các dòng cần đa vào danh sách khoản mục

 Kích chuột vào một trong hai nút: trên thanh công cụ

5.2 Dùng menu

Các thao tác:

 Đánh dấu các dòng cần đa vào danh sách khoản mục

 Chọn menu Format -> Kích chuột vào Bullest and Numbering Xuất

hiện hộp thoại:

 Kích chuột vào các nút tuỳ chọn sau:

+ Kích nút Bulleted (dấu) nếu muốn đặt dấu đặc biệt trớc các khoản

mục

+ Kích nút Numbered nếu muốn đánh số thứ tự trớc các khoản mục + Nút Customize để thay đổi kiểu tuỳ chọn cho các khoản mục

 Kích vào OK để kết thúc.

6 Chia cột cho đoạn văn

Trong khi soạn văn bản nếu có nhu cầu cần chia cột (nh cột báo) chokhối văn bản nào đó, ta vẫn soạn thảo bình thờng, khi soạn xong hãy thựchiện các thao tác sau:

 Đánh dấu khối văn bản cần chia cột

 Chọn menu Format -> Kích chuột vào Colums -> xuất hiện hộp thoại

Colums-> Chọn 1 trong các kiểu chia cột có ở mẫu đa ra (hoặc gõ số cột vào

Number of colums).

 Kích chuột vào OK để kết thúc.

Nếu không muốn để máy tự động đặt độ rộng cột, khoảng cách các cột, thì trớc khi kết thúc hãy thực hiện các thao tác sau:

+ Gõ độ rộng của cột văn bản vào Width

+ Gõ khoảng cách giữa hai cột vào Spacing

+ Muốn có đờng kẻ giữa hai cột văn bản kích vào Line Between

L

u ý : để màn hình ở chế độ Page Layout thì mới chia cột đợc.

III Sử dụng một số công cụ soạn thảo đặc biệt

1 Soạn thảo các kí tự đặc biệt

- Để con trỏ soạn thảo ở nơi cần chèn kí tự đặc biệt

- Chọn Insert -> Symbol -> xuất hiện hộp thoại sau ->Chọn lấy chữ

Symbol trong hộp Font

- Chọn kí tự đặc biệt cần lấy trong ô -> Kích chuột vào nút Insert -> Close (hay ấn Enter 2 lần)

2 Vẽ hình

Thanh công cụ đồ hoạ (Drawing) giúp ta tạo ra các hình theo ý muốn, từ

các hình hình học đến các hình trang trí Chúng ta có thể:

- Tạo các hình khác nhau bằng cách lắp ghép hoặc tự động nhờ các nútlệnh trên thanh công cụ.

- Tô màu, tạo đờng biên và các trang trí khác cho hình vẽ, quay hình, Với thanh công cụ vẽ hình (các chức năng đã nêu ở phần trên):

2.1 Tạo và xoá các hình

a Tạo hình

- Kích chuột trái vào 1 hình mẫu trên thanh công cụ

- Đặt trỏ chuột tại nơi bắt đầu và bấm giữ chuột trái đồng thời di chuột(kích rê chuột) cho đến khi đợc hình cần thiết thì nhả ra

- Để chọn 1 hình: Kích chuột vào đờng biên của hình vẽ

- Để chọn đồng thời nhiều hình: ấn giữ phím Shift đồng thời kích chuột

vào đờng biên từng hình (hoặc kích vào nút trên thanh công cụ vẽ hình

-> kích rê chuột để tạo hình chữ nhật bao quanh các hình cần đánh dấu)

Sau khi đánh dấu nhiều hình nếu muốn gộp các hình này vào 1 nhóm (đểsau khi bỏ đánh dấu các hình, nếu muốn đánh dấu lại thì chỉ cần kích vào

hình bất kỳ trong nhóm), hãy kích chuột vào nút Draw -> Group Muốn bỏ việc gộp nhóm, khi các hình đang bị đánh dấu, kích chuột vào nút Draw ->

Để di chuyển hoặc sao chép hình vẽ ta thực hiện giống nh di chuyển hoặcsao chép khối văn bản, ngoài ra ta có thể dùng chuột để thực hiện nhanh hơn,các bớc nh sau:

 Đánh dấu hình vẽ

 Nếu di chuyển: đặt trỏ chuột lên hình, kích rê chuột đến vị trí mới;

nếu sao chép: đặt trỏ chuột lên hình, ấn giữ CTRL đồng thời kích rê chuột

đến vị trí mới

2.3 Thay đổi đờng biên, màu nền cho hình vẽ

Sau khi vẽ hình, ta có thể thay đổi kiểu đờng biên và màu đờng, màu nềncho hình vẽ, các thao tác nh sau:

 Đánh dấu hình vẽ

 Kích chuột vào nút để thay đổi màu đờng;

Kích chuột vào nút để thay đổi màu nền

-> máy sẽ đa ra hộp màu để ta chọn:

2.4 Thay đổi kích thớc hình vẽ

- Đánh dấu hình

- Di trỏ chuột vào 1 trong các “nút đen” điều khiển hình, khi trỏ chuột biến thành mũi tên 2 chiều () -> kích rê chuột đến khi có đợc hình vẽvừa ý

không màu

một số màu cơ bản

Các kiểu pha trộn màu khác

Ví dụ: Vẽ lá cờ Việt Nam; sau đó copy thành 2 lá cờ

3 Chèn hình ảnh

Trong văn bản, tài liệu của ta muốn có một hình ảnh nào đó để minh hoạ,

ta không phải tốn công ngồi vẽ, chỉ cần vào th viện ảnh “nhặt” nó ra chènvào vị trí ta định đặt nó, sau đó ta có thể phóng to, thu nhỏ hoặc cắt bớt mộtphần của ảnh cụ thể nh sau:

3.1 Chèn ảnh

Ta có thể chèn vào văn bản một bức ảnh lấy từ các tệp ảnh đã có trong th

viện ảnh của Windows (các ảnh này thờng lớn) hoặc từ cửa sổ Symbol (các

ảnh này nhỏ, là 1 kí tự) Các thao tác:

 Đặt con trỏ soạn thảo ở nơi cần chèn ảnh

 Chọn 1 trong các cách sau:

Cách 1 Chọn Insert -> Picture -> Clip art -> chọn nhóm ảnh -> kích

chuột vào ảnh cụ thể trong danh sách -> Kích vào Ok.

(Hoặc chọn Insert ->Object -> Microsoft Clip Galery -> Kích chuột vào kiểu ảnh cụ thể trong danh sách ->kích vào Ok)

Cách 2 Chọn Insert ->Symbol -> chọn Winding trong hộp Font ->

Chọn ảnh là một kí tự trong một ô -> Kích vào nút Insert/ Close (hoặc ấn Enter 2 lần)

3.2 Thay đổi kích thớc ảnh

Tuỳ theo cách lấy ảnh ở trên mà ta có cách thay đổi kích thớc ảnh tơngứng nh sau:

Cách 1 Đánh dấu ảnh -> Di trỏ chuột vào 1 trong các “nút đen” điều

khiển hình ở xung quanh ảnh, khi trỏ chuột biến thành mũi tên hai chiều ()-> thì kích rê chuột đến khi có đợc hình ảnh vừa ý

Cách 2 Đánh dấu ảnh -> chọn kích cỡ ảnh ở nút Size trên thanh

công cụ, lấy kích cỡ vừa ý

4 Tạo Textbox (khung văn bản)

Để các hình ảnh, văn bản đợc ghép nối vào các vị trí thích hợp trong vănbản hay hình ảnh khác, ta đa văn bản hay hình ảnh vào 1 khung hình chữnhật (Frame)

Các thao tác:

Chọn Insert -> Text Box (hoặc kích vào nút trên thanh công cụ)