Bài giảng môn học phương pháp định giá xây dựn

Khái niệm về kiểm soát chi phí đầu tư XDCT Kiểm soát chi phí XD là điều khiển việc hình thành CP, giá XDCT sao cho không phá vỡ hạn mức đã được XĐ trong từng giai đoạn, nó là việc làm th

CHƯƠNG 4

KIỂM SOÁT CHI PHÍ THEO CÁC GIAI

ĐOẠN ĐẦU TƯ XDCT

NỘI DUNG CHƯƠNG 4

4.1 Khái niệm và sự cần thiết của việc kiểm soát

chi phí

4.2 Mục đích yêu cầu của kiểm soát chi phí

4.3 Điều kiện cần thiết để thực hiện quá trình

kiểm soát chi phí

4.4 Nội dung kiểm soát chi phí đầu tư xây dựng

công trình

4.5 Tổ chức quản lý việc kiểm soát chi phí đầu tư

4.1 KHÁI NIỆM VÀ SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC

KIỂM SOÁT CHI PHÍ ĐẦU TƯ XDCT

4.1.1 Khái niệm về kiểm soát chi phí đầu tư XDCT

Kiểm soát chi phí XD là điều khiển việc hình thành CP, giá XDCT sao cho không phá vỡ hạn mức đã được XĐ trong từng giai đoạn, nó là việc làm thường xuyên, liên tục điều chỉnh những phát sinh trong suốt quá trình QLDA nhằm bảo đảm cho dự án đạt được HQKT đầu tư, lợi ích xã hội được XĐ

Kiểm soát chi phí là quá trình kiểm soát chi tiêu trong giới hạn ngân sách bằng việc giám sát và đánh giá việc thực hiện chi phí

Kiểm soát chi phí là việc giúp DA được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã có và lưu ý đúng lúc vào các vấn đề về mặt CP có thể xảy ra nhằm có các biện pháp giải quyết hay giảm thiểu chi phí

Kiểm soát chi phí là kỹ thuật được sử dụng để giám sát chi phí cho dự

án từ giai đoạn ý tưởng đến giai đoạn quyết toán

KHÁI NIỆM CHUNG

Con người, thông qua phương pháp kiểm soát chi phí thực hiện giám sát sự hình thành chi phí, chi tiêu chi phí trong suốt quá trình đầu tư XDCT và đưa ra các giải pháp cần thực hiện nhằm bảo đảm chi phí đầu tư XDCT nằm trong ngân sách đã được chấp thuận

4.1.2 Vai trò của việc kiểm soát chi phí

1 Kiểm soát rủi ro, tránh những phát sinh không mong muốn,

đảm bảo giá trị đồng tiền và đẩy nhanh thời gian hoàn thànhcông trình

2 Quản lý được các dự án đầu tư xây dựng vốn ngày càng trở

nên phức tạp, đáp ứng yêu cầu của khách hàng

3 Giúp cho việc phối hợp hiệu quả giữa các đơn vị (Các

nhóm) khác nhau có cùng chung quyền lợi từ quá trìnhthực hiện dự án

4 Giúp cho việc quản lý hiệu quả trong điều kiện tiến bộ về

công nghệ thi công, vật liệu, tổ chức

5 Đảm bảo yêu cầu sử dụng tiết kiệm và hiệu quả vốn của chủ

đầu tư, nhưng cũng đảm bảo lợi ích cho nhà thầu

4.2 MỤC ĐÍCH VÀ YÊU CẦU CỦA VIỆC KIỂM SOÁT CHI PHÍ

- Bảo đảm đúng giá trị cho đồng tiền của chủ

đầu tư bỏ ra phù hợp cho mục đích đầu tư

XDCT, cân bằng giữa CL và ngân quỹ đầu tư

- Đảm bảo rằng chi phí phân bổ vào các bộ phận

phù hợp với yêu cầu của chủ đầu tư và nhà

thiết kế

- Giữ cho chi phí nằm trong phạm vi cho phép

của ngân sách chủ đầu tư

4.3 ĐIỀU KIỆN CẦN THIẾT ĐỂ THỰC HIỆN QUÁ TRÌNH KSCP

- Có cách thức (phương pháp) KSCP phù hợp với đặc điểm, nộidung chi phí theo từng giai đoạn, công việc của quá trìnhĐTXD

- Có công cụ hỗ trợ thích hợp cho việc thực hiện công tác KSCPđầu tư XDCT như : hệ thống các số liệu, hệ thống các báocáo, bảng biểu và phần mềm thích hợp sử dụng,

- Có các cá nhân được đào tạo thích hợp về KSCP hoặc cácchuyên gia tư vấn, tổ chức tư vấn có chức năng về quản lý chiphí thực hiện việc KSCP

4.4 NỘI DUNG KSCP ĐẦU TƯ XDCT

Việc kiểm soát chi phí XDCT được thực hiện theo

hai giai đoạn là kiểm soát trong giai đoạn trước

XD và kiểm soát ở giai đoạn thực hiện XD

4.4.1 Kiểm soát chi phí trong giai đoạn trước xây dựng

Giai đoạn trước XD được xác định từ khi lập TMĐT đến khi kýkết hợp đồng với nhà thầu để thực hiện việc XDCT

1 Trong việc xác định TMĐT dự án

Bảo đảm TMĐT được tính đúng, tính đủ và tạo tiền đề choviệc kiểm soát các thành phần chi phí ở các bước sau nhữngcông việc sau cần kiểm soát và thực hiện gồm:

a Kiểm tra sự phù hợp của PP xác định V

b Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lý của V

c Lập kế hoạch chi phí sơ bộ

Được hiểu là phân bổ TMĐT cho các phần của DA, phân bổchi phí cho các bộ phận chủ yếu của CT, hoặc hạng mục CT

2 Trong việc xác định DT, tổng dự toán XDCT

Y/C: Phải bảo đảm cho việc xác định KH chi phí có cơ sở, độ tin cậy cao làm cơ sở cho việc khống chế chi phí ở các giai đoạn tiếp theo.

ND những công việc sau cần KS và thực hiện:

a K.tra tính đầy đủ, hợp lý của các DT bộ phận, hạng mục CT

b Kiểm tra sự phù hợp giữa dự toán bộ phận, hạng mục công

trình với giá trị tương ứng trong kế hoạch chi phí sơ bộ

Sau khi kiểm tra, so sánh có thể kiến nghị chủ đầu tư :

+ Đề nghị TVTK thay đổi các chi tiết TK, VL sử dụng, nếu dự toán các bộ phận, hạng mục CT theo TK lớn hơn giá trị trong KH chi phí sơ bộ.

+ Điều chỉnh giá trị các bộ phận, hạng mục CT trong KH chi phí sơ

c Lập KH chi phí trên cơ sở DT để phê duyệt, XĐ dự toán gói thầu (giá gói thầu) trước khi đấu thầu

- Trên cơ sở phê duyệt DT các bộ phận, hạng mục CT, tiếnhành lập KH chi phí Trong KH chi phí, giá trị các bộ phận,hạng mục CT sẽ được XĐ căn cứ theo giá trị DT đã đượcCĐT phê duyệt và các điều chỉnh, bổ sung khác (nếu có).Giá trị toàn bộ CT theo KH chi phí phải bảo đảm không vượtgiá trị CT ghi trong KH chi phí sơ bộ

- Căn cứ trên kế hoạch chi phí lập giá gói thầu dự kiến (các bộphận, hạng mục công trình)

3 Trong việc đấu thầu và lựa chọn nhà thầu

a K.tra giá GT và các điều kiện

liên quan đến CP trong HSMT

- Kiểm tra sự đầy đủ, phù hợp giữa KL

trong HSMT các giá trị bộ phận, hạng

CT với KL đã đo bóc để lập dự toán ở

giai đoạn trước.

- Kiểm tra các hình thức HĐ, phương thức

thanh toán và các điều khoản khác liên

quan tới CP trong HĐ phù hợp cho các

gói thầu của CT.

- Dự kiến giá GT trên cơ sở KL, các điều

kiện của HSMT và thời điểm đấu thầu.

b Chuẩn bị giá ký hợp đồng

- Kiểm tra, phân tích giá dự thầu của các NT và sự tuân thủ cáccác hướng dẫn và ĐK hợp đồng đưa ra trong HSMT Kiếnnghị CĐT hình thức xử lý trong trường hợp giá dự thầu củacác NT vượt giá GT dự kiến

- Lập BC kết quả chi phí các GT trúng thầu và giá ký HĐ

- Kiểm tra giá HĐ chuẩn bị ký kết, kiến nghị đàm phán điềuchỉnh các điều kiện hợp đồng nếu thấy có các khả năng phátsinh CP và không thể KSCP trong quá trình thực hiện HĐ

4.1.2 KSCP trong giai đoạn thực hiện XDCT

Giai đoạn thực hiện XDCT được XĐ từ sau khi ký kết HĐ với nhàthầu để TH việc XDCT đến khi CT được hoàn thành và TH quyếttoán vốn đầu tư

1 Trong việc thanh toán HĐXD

Việc KSCP phải bảo đảm giá trị

thanh toán HĐ (kể cả các khoản

do các yếu tố, phát sinh hợp lý)

nằm trong giới hạn giá GT hoặc

không được vượt KH chi phí đã

Trình tự và những ND những CV cần KS và thực hiện:

a Kiểm tra các KL thanh toán cho NT

b K.tra giá trị và sự hợp lý của các khoản đề nghị thanh toán

c K.tra và giám sát các thay đổi trong ND công việc cần TH của

dự án, các phát sinh trong quá trình thưc hiện HĐ Lập báo cáo đánh giá và đề xuất xử lý phát sinh về CP (nếu có)

d Lập BC tiến độ và giá trị đã TT theo từng thời điểm đã XĐ và đối chiếu với KH chi phí Kiến nghị xử lý khi xuất hiện khả năng giá trị TT vượt KH chi phí đã XĐ.

e Lập báo cáo đánh giá giá trị quyết

toán cuối cùng của các HĐ đối với các

nhà thầu

2 KSCP khi quyết toán vốn đầu tư XDCT

Việc KSCP phải bảo đảm các CP đưa vào giá trị QT vốn đầu tưphải là các CP hợp pháp đã thực hiện cho đầu tư XDCT, kể cảcác khoản CP do điều chỉnh, phát sinh

a Kiểm tra các tính hợp lý, hợp pháp và

giá trị các khoản mục, ND chi phí trong

hồ sơ quyết toán

b Lập BC cuối cùng về giá trị quyết toán

vốn đầu tư XDCT So sánh với KH chi

phí và giá trị TMĐT phê duyệt.

4.5 TỔ CHỨC QUẢN LÝ VIỆC KSCP ĐẦU TƯ XDCT

4.5.1 Hình thức tổ chức kiểm soát chi phí

Chủ đầu tư chịu trách nhiệm toàn diện về việc quản lý chi phí từ GĐ chuẩn bị ĐT đến khi kết thúc XD đưa CT vào khai thác, SD vì vậy

CĐT phải tổ chức TH việc KSCP

Ngay khi bắt đầu giai đoạn lập dự án CĐT phải chỉ định người KSCP, quản lý chi phí Các CP dự án không được phép hình thành

mà không có người được chỉ định là người QLCP Tuỳ theo quy mô

và tính chất CT, CĐT quyết định việc tổ chức KSCP theo một trong

2 hình thức sau:

- Chỉ định cá nhân là người KSCP Cá nhân này có thể là người

thuộc tổ chức của CĐT hoặc thuê từ các tổ chức tư vấn QLCP

nhưng phải có chứng chỉ Kỹ sư định giá xây dựng.

- Chỉ định tổ chức tư vấn QLCP thực hiện nhiệm vụ KSCP Tổ

chức tư vấn QLCP này phải có đủ ĐK năng lực theo QĐ của PL.

4.5.2 Trách nhiệm của CĐT đối với việc KSCP

1 Quyền hạn của chủ đầu tư

- Chỉ định người KSCP ngay khi tiến hành TH dự án đầu tưXDCT; ký kết HĐ với tổ chức hoặc cá nhân tư vấn KSCP khôngthuộc tổ chức của CĐT;

- Xem xét, phê duyệt HT các BC cần thiết lập trong quá trìnhKSCP do người KSCP lập để áp dụng trong quá trình KSCP;

- Được quyền yêu cầu cá nhân, tư vấn KSCP đưa ra các đánh giá,phân tích và đề xuất liên quan tới bất cứ vấn đề CP nào trong cácgiai đoạn TH đầu tư XDCT;

2 Chủ đầu tư có các nghĩa vụ:

- Đưa ra các yêu cầu, ND làm cơ sở cho việc lập HT các BC cầnthiết lập trong quá trình KSCP;

- Có ý kiến về những đề xuất, BC giám sát của các cá nhân, tổchức tư vấn KSCP thực hiện theo các thủ tục đã quy định;

- Tổ chức TH các đề xuất của cá nhân, tổ chức KSCP nhằmkhống chế và tiết kiệm CP đầu tư XDCT nếu chấp thuận

- Thanh toán CP cho cá nhân, tổ chức KSCP theo HĐ đã ký kết

4.5.3 Trách nhiệm của cá nhân, tổ chức tư vấn KSCP

1 Cá nhân, tổ chức tư vấn KSCP có các quyền sau:

- Được tham gia vào tất cả các VĐ trong hoạt động XDCT cóliên quan tới CP dự án ĐTXD;

- Duy trì vị trí kiểm soát XD trong suốt QT từ khi lập dự án đếnkhi đưa CT hoàn thành vào KTSD;

- Thực hiện đúng P.pháp KSCP, hệ thống các BC cần thiết lậptrong quá trình KSCP để thống nhất với CĐT áp dụng trongquá trình KSCP;

- Độc lập và không chịu tác động từ bất cứ chủ thể nào tham gia

2 Cá nhân, tổ chức tư vấn KSCP có các nghĩa vụ sau:

- Thực hiện P.pháp KSCP XDCT theo quy trình thống nhất vớiCĐT Các ND, yêu cầu KSCP cần đạt được trong từng GĐđược thể hiện chi tiết, cụ thể trong HĐ ký kết giữa CĐT và cánhân, tổ chức TV thực hiện việc KSCP đầu tư XDCT;

- Lập các HT các BC cần thiết lập trong quá trình KSCP để thốngnhất với CĐT áp dụng trong quá trình KSCP;

- Các HT báo cáo, phân tích, đề xuất với CĐT phải được trìnhbày dưới dạng phù hợp với kiến thức của CĐT kể cả khi CĐTkhông có chuyên môn trong lĩnh vực XD;

- Bảo đảm mục tiêu QT của DA luôn thấp hơn TMĐT;

- Chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho CĐT do lỗi của mìnhtrong QT thực hiện CV theo HĐ ký kết