Bài 5 kỹ thuật nâng cao trong word

I.1. Chöùc naêng cô baûn cuûa Footnotes vaø Endnotes Footnotes vaø Endnotes ñöôïc duøng ñeå giaûi thích, ghi chuù, höôùng daãn tham khaûo cho caùc thuaät ngöõ (caùc töø chuyeân moân) hay caùc thoâng tin rieâng bieät veà taùc giaû, taùc phaåm, … ñöôïc söû duïng trong trang hieän haønh hay cho toaøn boä vaên baûn. Footnotes vaø Endnotes ñöôïc söû duïng phoå bieán treân caùc saùch baùo, taïp chí, taøi lieäu khoa hoïc kyõ thuaät, …

Bài 5 CÁC KỸ THUẬT NÂNG CAO

TRONG MICROSOFT WORD

Tóm tắt

Lý thuyết 3 tiết - Thực hành 5 tiết

Mục tiêu Các mục chính Bài tập TH Bài tập làm

thêm

Kết thúc bài học

này, học viên có

thể sử dụng một

số chức năng mở

rộng của trình soạn

thảo văn bản

Microsoft Word

I FootNotes và EndNotes

II Mail Merge III Style

IV Table of Contents

V Index

VI Tracked Changes

5.1, 5.2, 5.3, 5.6

5.4, 5.5, 5.7, 5.8, 5.9, 5.10

I FootNotes và

EndNotes

Footnotes và Endnotes là một trong những công cụ tiện ích giúp cho người đọc văn bản hiểu rõ hơn về nội dung, các thuật ngữ sử dụng trong văn bản

I.1 Chức năng cơ bản của

Footnotes và Endnotes

Footnotes và Endnotes được dùng để giải thích, ghi chú, hướng dẫn tham khảo cho các thuật ngữ (các từ chuyên môn) hay các thông tin riêng biệt về tác giả, tác phẩm, … được sử dụng trong trang hiện hành hay cho toàn bộ văn bản

Footnotes và Endnotes được sử dụng phổ biến trên các sách báo, tạp chí, tài liệu khoa học kỹ thuật, …

Footnotes được dùng để chú thích chi tiết cụ thể về thuật ngữ và phần

diễn giải cho chú thích được đặt tại cuối mỗi trang.

Endnotes thường cung cấp thông tin cho biết nguồn gốc xuất xứ; phần diễn

giải cho chú thích được đặt tại cuối văn bản.

I.2 Cấu trúc

cơ bản

Một Footnote hay Endnote bao gồm hai phần liên

kết nhau:

Ký hiệu chú thích: có thể là một con số, một ký tự hay một tập hợp các ký tự

Nội dung chú thích: là một chuỗi các thông tin mô tả cụ thể cho vấn đề đã chú thích ở trên

Khi tạo chú thích, hệ thống MS Word đánh số hoặc chữ tự động và liên tục cho chú thích Phần ký hiệu và phần nội dung được ngăn cách nhau bởi một đường thẳng do MS Word tự động tạo ra

I.3 Thao tác sử dụng

Footnotes và Endnotes

Để chú thích một thuật ngữ, đặt con trỏ vào trước hoặc

sau thuật ngữ đó

Vào menu Insert \Reference \ Footnote

Trong vùng Location, chọn Footnotes hoặc Endnotes

Trong vùng Format :

+ Nếu sử dụng các ký hiệu có sẵn, chọn trên danh sách Number format các ký hiệu muốn dùng (1,2,3…, I,II,III…,a,b,c…,A,B,C…), xác định giá trị bắt đầu trên Start at và cách đánh số Numbering

+ Nếu sử dụng các ký hiệu khác hoặc nhập ký hiệu mới vào Custom mark hoặc nhấn nút Symbol… để lựa chọn trên danh sách các font lúc này các ô Number format, Start at và Numbering đều mờ

Hộp thoại Footnote and Endnote

Ta có thể hiệu chỉnh dòng chú thích (bên dưới đường kẻ ngang) như soạn thảo văn bản bình thường

Sau đây là ví dụ minh họa về Footnote and Endnote

II Mail Merge

II.1.1 Chức năng cơ bản của Mail Merge

Mail Merge là một công cụ dùng để tạo thư tín có các thông tin địa chỉ, bì thư theo một mẫu đã có sẵn với mục đích tạo nhiều thư cùng một nội dung để gởi cho nhiều người khác nhau

Để thực hiện kỹ thuật Mail Merge, cần phải có 2 văn bản

khác nhau Trong đó :

1 văn bản dùng làm mẫu thư tín

1 văn bản chứa dữ liệu (có thể là một danh sách bao gồm họ tên, địa chỉ …) để gắn vào mẫu thư tín

Hai văn bản này được tạo trước và sau đó sử dụng kỹ thuật Mail Merge để đưa dữ liệu vào thư tín mẫu

II.1.2 Cấu trúc

cơ bản

Hai thành phần chính khi sử dụng chức năng Mail

Merge là:

Văn bản mẫu thư tín : là văn bản chứa nội dung chính của thư tín, có thể là giấy mời họp, giấy báo nhận hàng, giấy yêu cầu …

Văn bản chứa dữ liệu : là tập tin chứa danh sách những người sẽ được ghi trong thư tín hoặc danh sách các mặt hàng sẽ gởi cho người nhận thư tín …

Văn bản chứa dữ liệu có thể được xem là một tập tin chứa một bảng (Table) danh sách Trong bảng danh sách đó có nhiều cột, mỗi cột chứa một thông tin cụ thể Dòng đầu tiên trong bảng được xem như là dòng tiêu đề và mỗi dòng kế tiếp sẽ chứa một nhóm các thông tin liên quan với

nhau

DanhSachKhachHang.doc

Văn bản thư tín (ThuMoi.doc)

II.1.3 Thao tác sử dụng Mail Merge

Để sử dụng chức năng Mail Merge của Word, ta thực hiện theo từng bước của chương trình trợ giúp như sau:

Mở tập tin thư tín mẫu trên màn hình MS Word để thư tín mẫu là văn bản hiện hành

Vào menu Tools, chọn Letters and Mailings, chọn Mail Merge Wizard Xuất hiện cửa sổ bước một

Chọn loại tài liệu muốn tạo với ý nghĩa sau :

+ Letters : tạo thư tín

+ E-mail messages : tạo thư điện tử

+ Envelopes : tạo phong bì

+ Labels : tạo nhãn địa chỉ

+ Directory : tạo văn bản chứa danh sách

Và nhấn Next: Starting Document để chuyển sang bước kế tiếp

ƒ Trên cửa sổ bước hai, chọn tài liệu làm nội dung chính với các lựa chọn:

+ Use the current document : sử dụng tài liệu hiện hành

+ Start from a template : tạo từ một mẫu có sẵn

+ Start from existing document : tạo từ một tài liệu có sẵn

Nhấn Next : Select recipients để qua bước ba

Màn hình Mail Merge (Bước 1 - 2)

Trên cửa sổ bước ba, chọn danh sách người nhận kết vào nội dung chính Nhấn vào nút Browse, chọn tập tin dữ liệu (Ví dụ DanhSachKhachHang.doc) đã lưu trước đó

Màn hình Mail Merge (Bước 3) – Trước khi chọn nguồn dữ liệu + Use a existing list : sử dụng một danh sách đã có sẵn

+ Select from Outlook contacts : chọn từ danh sách của Outlook contacts

+ Type a new list : nhập mới một danh sách (khi

không có sẵn) Chọn hoặc bỏ chọn danh sách

cần tạo thư tín

Nhấn Next : Write your letter để qua bước bốn

Hộp thoại hiển thị danh sách các khách hàng cần tạo thư tín

Nếu chưa soạn thảo nội dung, hãy bắt đầu soạn Nếu đã soạn sẵn,

thực hiện như sau :

+ Đưa con trỏ đến vị trí muốn chèn thông tin

+ Trên cửa sổ bước bốn, chọn các mục muốn chèn vào Nếu muốn lấy thông tin từ danh sách đã tạo chọn mục More items… Lúc này sẽ xuất hiện cửa sổ sau :

Hộp thoại Chèn các trường (field) vào văn bản thư tín + Đặt con trỏ đến vị trí cần chèn

+ Chọn field muốn chèn và nhấn Insert

+ Lặp lại bước trên cho các vị trí khác

+ Để hiện thanh công cụ cho Mail Merge : Tools – Letters and Mailings – Show Mail

Merge Toolbar

Nhấn Next : Preview your letter để qua bước năm

Màn hình Mail Merge (Bước 3 – Sau khi chọn nguồn dữ liệu )

Trên cửa sổ bước năm, sử dụng các nút <<, >> để duyệt qua các thư

gửi cho từng người Nhấn Next : Complete the merge để qua bước cuối

cùng

Trên cửa sổ bước sáu

+ Nhấn vào Print để in ra các thư

+ Nhấn Edit individual letters để chỉnh sửa cho từng thư

Trong quá trình chèn các trường (field), ta có thể sử dụng thanh công cụ Mail Merge để chèn Thanh công cụ này được chọn trong View\ Toolbars \ Mail Merge

Thanh cơng cụ Mail Merge

Văn bản thư tín sau khi được sử dụng Mail

Merge

III Style

III.1 Khái niệm cơ bản về Style

Style là một tập hợp của nhiều định dạng trên chuỗi văn bản hay trên Table dùng để định dạng nhanh văn bản trong một thao tác Ví dụ như thay vì phải mất 3 thao tác để chọn font VNI-Times,

kích cỡ 16, canh giữa văn bản, ta chỉ cần tạo ra một style chứa 3 định dạng trên và chọn style đó

Ví dụ

Đây là dòng văn bản - Font chữ VNI-Commerce - Font Size 14- Canh giữa Cách Paragraph trên 6pt - Cách

Paragraph dưới 6pt Và có đườn viền bao quanh-Được đặt tên Style là Vidu

III.2 Phân loại Style

Có 2 loại style có thể tạo và áp dụng như sau :

Định dạng trên đoạn văn bản như canh lề văn bản (text alignment), đặt mốc dừng (tab stops), khoảng cách giữa các dòng trong đoạn văn (line spacing), đường viền (border) và ký tự định dạng

Định dạng trên chuỗi ký tự đang chọn trong đoạn văn bản như font, kích cỡ, in đậm, in nghiêng

III.3 Thao tác sử dụng Style

Tạo Style mới:

Vào menu Format, chọn Styles and Formatting… (hoặc nhấn vào trên thanh công cụ

Formatting)

Trên cửa sổ Styles and Formatting, nhấn nút New Style

Trên ô Name : nhập vào tên kiểu.

Trên Style Type , chọn đối tượng muốn tạo Style : đoạn văn, ký tự, bảng,

danh sách

Trên Style based on , xác định Style sắp tạo sẽ dựa trên Style đã có nào

Chọn các định dạng muốn quy định như tên font, kích cỡ, in đậm, in

nghiêng, màu chữ, …

Để quy định thêm các định dạng khác có thể nhấn vào nút Format

để có quy định riêng cho từng loại định dạng

Đánh dấu chọn Add to Template nếu muốn đưa Style vừa tạo vào hệ thống mẫu của Word

Sửa đổi Style:

Vào menu Format, chọn Styles and Formatting… (hoặc nhấn nút trên thanh công cụ

Formatting)

Trong cửa sổ Styles and Formatting…, nhấn chuột phải vào style cần

sửa đổi và chọn

Modify Style trên thực đơn sổ xuống và lần lượt hiệu chỉnh các định dạng

Xóa Style:

Vào menu Format, chọn Styles and Formatting… (hoặc nhấn nút trên thanh công cụ

Formatting)

Trong cửa sổ Styles and Formatting…, nhấn chuột phải vào style cần xóa và chọn Delete

trên thực đơn sổ xuống.

Thay đổi Style của dòng văn

bản:

Chọn khối văn bản cần thay đổi định dạng

Chọn Style từ thanh công cụ định dạng :

Có thể đánh trực tiếp tên định dạng đã được tạo từ trước Có thể sử dụng phím tắt thông qua tổ hợp phím (Ctrl + Shift + S)

Contents

IV.1 Khái niệm cơ bản về

Table of Contents

Table of Contents là một danh sách những tiêu đề (headings) sử dụng trong văn bản Table of contents được dùng làm mục lục giúp người đọc có thể tra cứu, tìm kiếm nhanh chủ đề mong muốn

Khi tạo Table of Contents, hệ thống MS Word tự động dò tìm tất cả các tiêu đề (headings) có trong văn bản, sắp xếp các tiêu đề theo theo cấp bậc (level) , và tạo thành mục lục đặt trên văn bản hiện hành

IV.2 Cấu trúc

cơ bản

Trong Table of contents sử dụng 2 kiểu định

dạng:

Định dạng tiêu đề (heading style được phân làm 9 cấp bậc, đánh số từ Heading 1 đến

Heading 9)

Định dạng đoạn văn bản (outline-level được phân làm 9 cấp bậc, từ Level

1 đến Level 9) Nếu muốn sử dụng kiểu định dạng khác thì ta phải sử dụng công cụ fields (Fields là một tập hợp

những mã lệnh bên trong của Word dùng để thêm chuỗi, hình ảnh, số thứ tự trang, ngày giờ hiện

hành,

…)

Ở chế độ Print layout thì Table of contents hiển thị với hình thức là một mục lục bao gồm tiêu đề và số thứ tự trang hiển thị tiêu đề đó

Ở chế độ Web layout thì tiêu đề được hiển thị ở dạng liên kết (hyperlink) để có thể đi đến nhanh chủ đề cần tìm Để di chuyển nhanh giữa các trang, ta có thể sử dụng công cụ View\Document Map

IV.3 Thao tác sử dụng Table of Contents

IV.3.1 Tạo mục lục

Có một số cách để tạo bảng mục lục trong Word tùy theo văn bản mà ta sẽ sử dụng cách tương ứng

Những bước chung cho các cách :

Đưa con trỏ nhập văn bản đến vị trí muốn tạo mục lục

Trên thực đơn Insert, chọn Reference Ỉ Index and Tables

Hộp thoại Index and Tabel

Chọn trang Table of Contents

+ Đánh dấu vào Show page numbers, nếu muốn hiển thị số trang trên mục lục

+ Đánh dấu vào Right align page numbers, nếu muốn canh lề số trang bên phải (như minh họa trên hình ô Print Preview.Lúc này, có thể chọn thêm kiểu của Tab leader

+ Muốn chỉnh sửa định dạng cho bảng mục lục, nhấn nút Modify…

Cách 1: Tạo bảng mục lục dựa trên các Style

Nếu chỉ dựa trên các Style Heading (Heading 1,…,Heading 9) của Word :

+ Trên Formats, chọn một trong các mẫu định dạng mục lục có sẵn

+ Ô Show levels, xác định số cấp muốn hiển thị trên mục lục

+ Nhấn OK để tạo bảng mục lục

Nếu muốn sử dụng tất cả các Style

+ Trên Formats, chọn một trong các mẫu định dạng mục lục có sẵn

+ Nhấn nút Options… xuất hiện cửa sổ Table of Contents Options

+ Trong khu vực Available Styles bên dưới dòng TOC Level, ta chọn 1 trong các định dạng muốn đưa vào mục lục bằng cách nhập vào số từ 1 đến 9 theo thứ tự ưu tiên và chọn nút OK

Nhấn OK trên cửa sổ Index and Tables để tạo bảng mục lục

Cách 2: Tạo bảng mục lục sử dụng các Outline Levels

Đây là cách tạo mục lục dựa trên cách đánh số Outline Numbered

Trên Formats, chọn một trong các mẫu định dạng mục lục có sẵn

Ô Show levels, xác định số cấp muốn hiển thị trên mục lục

Nhấn nút Options… xuất hiện cửa sổ Table of Contents Options

Chọn Outlines levels và bỏ chọn Styles, Table entry fields và nhấn OK

Nhấn OK trên cửa sổ Index and Tables để tạo bảng mục lục

Cách 3 : Tạo bảng mục lục từ các tiêu đề do người dùng tự đánh dấu ký hiệu

Để tạo mục lục theo cách này, trước hết chúng ta phải đánh dấu các tiêu đề muốn đưa vào mục lục theo các bước sau:

+ Quét khối chuỗi tiêu đề cần đánh dấu

+ Bấm tổ hợp phím Alt + Shift + O, xuất hiện hộp thoại Mark Table of

Contents Entry

+ Tại dòng Level, chọn cấp bậc cho tiêu đề và nhấn nút Mark

+ Lặp lại các bước trên cho các tiêu đề khác

Tạo mục lục

+ Thực hiện các bước chung ở trên

+ Trên trang Table of Contents, nhấn nút Option

+ Trên trang Table of Contents Options, bỏ chọn các ô Style, Outline Level và chọn ô

Table entry fields Nhấn OK

+ Nhấn OK trên cửa sổ Index and Tables để tạo bảng mục lục

IV.3.2 Cập nhật bảng mục lục:

Bảng mục lục sau khi được tạo có thể dễ dàng được chỉnh sửa bổ sung cho phù hợp với những thay đổi trên văn bản bằng cách:

Đặt con trỏ vào mục lục, rồi

bấm phím F9 hoặc:

Nhấn chuột phải trên mục lục, chọn Update fields

IV.3.3 Xóa bảng mục lục:

Quét chọn bảng mục lục

Bấm Delete để xóa

IV.4 Các lỗi thường gặp

Sửa đổi tiêu đề, bảng

mục lục không thay đổi,

vẫn như hiện trạng cũ

Vào menu View/ Outline, trên thanh công cụ Outlining bấm nút Update TOC để cập nhật lại mục lục Hoặc đặt con trỏ vào bảng mục lục bấm F9

Số thứ tự trang trên

văn bản không đúng

với trong mục lục

Cần cập nhật lại bảng mục lục bằng cách bấm phím F9

Hoặc do các định dạng ẩn (thường là ngắt vùng hay ngắt trang): Hiển thị định dạng ẩn

Gỡ bỏ định dạng ẩn Bấm F9 để cập nhật lại Trong bảng mục lục

hiển thị chữ “{TOC}”

Bảng mục lục bị nhận dạng như mã lệnh (fields) Quét khối toàn bộ văn bản

Click chuột phải vào mã lệnh Chọn Toggle Field Codes Số thứ tự trang không

hiển thị, thay vào đó là

chữ “Error! Bookmark not

defined”

Cập nhật lại bảng mục lục

Khi tạo bảng mục lục,

MS Word tạo thiếu một số

tiêu đề

MS Word sẽ bỏ qua các tiêu đề nằm trên các đối tượng nổi như

Textbox, Autoshape

Đổi Textbox sang chế độ In line with Text Hoặc đổi Textbox và Autochape sang dạng Frame Bảng mục lục định dạng

không đúng ý muốn

Trong bảng mục lục, Word tự động sử dụng kiểu định dạng TOC Style Nếu muốn định dạng khác thì phải tạo ra một số Style và sử dụng các định dạng này trong bảng mục lục

Tiêu đề đánh dấu

không phù hợp

Quét khối lại chuỗi tiêu đề.1 Bấm Alt + Shift + O và chọn các chức năng cần thiết

V Index

V.1 Khái niệm cơ bản về Index

Index là một danh sách những từ mục (terms) và chủ đề (topics) sử dụng trên mỗi trang trong văn bản Index được dùng để làm mục lục tra cứu theo dạng tự điển từ

Chúng ta có thể tạo tự điển cho :

Một từ, một cụm từ, một ký hiệu

Một chủ đề được mô tả trong nhiều trang

Một từ khóa tham khảo đến một chủ đề tương tự cùng nhóm

Trước khi tạo tự điển về từ, ta phải đánh dấu các từ trên văn bản, được dùng làm từ tra trong tự điển

Khi đó hệ thống MS Word tự động thêm một mã lệnh đặc biệt XE (Special Index Entry field) dùng để tra cứu từ vào văn bản

Sau khi đã đánh dấu tất cả các từ trên văn bản, ta bắt đầu xây dựng tự điển tra cứu từ

V.2 Cấu trúc cơ bản

Hệ thống MS Word sẽ tự động:

Nạp các từ được đánh dấu vào tự điển

Sắp xếp các từ này theo thứ tự các mẫu tự (alphabet)

Lấy số thứ tự trang chứa từ được đánh dấu

Tìm và gỡ bỏ các từ trùng lắp trên cùng một trang

Tạo tự điển tra cứu từ trên văn bản

Hệ thống MS Word sẽ đặt ký hiệu @ vào trước từ được đánh dấu Nếu từ đó có chứa định dạng kể cả tiêu đề cho một nhóm từ thì ký hiệu sẽ là

#<số>

Tự điển tra cứu có thể được áp dụng trên một đoạn văn bản nhất định hoặc cho toàn bộ văn bản

V.3 Thao tác sử dụng Index

V.3.1 Tạo tự điển tra cứu từ:

Đánh dấu các từ được dùng trong tự điển

Đánh dấu từ, cụm từ

+ Quét khối từ, cụm từ cần

đánh dấu

+ Bấm tổ hợp phím Alt + Shift + X

+ Trong hộp thoại Mark Index Entry, chuỗi quét khối được đưa vào dòng Main Entry Có thể nhập thêm các từ tra đồng nghĩa hay tương tự vào Sub Entry