Chuyen-de-hoan-thien-to-chuc-cong-tac-ke-toan-tai-Cong-ty-TNHH-MTV-xay-dung-99

Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một hệ thống các yếu tố cấu thành trong công tác kế toán của công ty như: tổ chức

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC KINH DOANH VÀ CÔNG NGHỆ HÀ NỘI

HÀ NỘI - 2018

1

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bản luận văn này là công trình nghiên cứu khoa học, độc lập của tôi Các số liệu, kết quả nêu trong luận văn là trung thực và có nguồn gốc rõ ràng

TÁC GIẢ LUẬN VĂN

Vũ Thị Ánh Tuyết

2

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

2 CBCNV Cán bộ công nhân viên

3

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ VÀ BẢNG BIỂU

Sơ đồ,

Bảng biểu

Tên sơ đồ, bảng biểu Trang

Sơ đồ 1.1 Mô hình bộ máy kế toán trong điều kiện tổ chức kế

Sơ đồ 1.2 Mô hình bộ máy kế toán trong điều kiện tổ chức kế

Sơ đồ 1.2 Mô hình bộ máy kế toán trong điều kiện tổ chức kế

toán vừa tập trung vừa phân tán 19 Bảng 1.4 Tổ chức công tác kế toán theo mô hình riêng biệt 20 Bảng 1.4 Tổ chức công tác kế toán theo mô hình kết hợp 21

Sơ đồ 2.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty TNHH MTV xây

Sơ đồ 2.2 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức nhật ký chung 53

Sơ đồ 2.3 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán máy 54

4

LỜI MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Xu hướng phát triển chung hiện nay trên thế giới là khu vực hóa và toàn cầu hóa Chiến lược mở cửa của Đảng và Nhà nước ta đã tạo ra cho đất nước rất nhiều cơ hội phát triển, sự thay đổi to lớn về kinh tế - xã hội ở nước ta trong hơn

10 năm đổi mới vừa qua đã chứng minh điều đó Đảng và Nhà nước ta đã và đang kiên định với chiến lược đúng đắn đã lựa chọn Quá trình hội nhập và phát triển cũng như việc quá trình gia nhập vào tổ chức thương mại thế giới WTO đã mang lại cho các doanh nghiệp Việt Nam nhiều cơ hội quý giá, đồng thời cũng tạo ra những thách thức lớn Rất nhiều ngành, lĩnh vực kinh tế trước kia nhận được nhiều sự hỗ trợ của Nhà nước thì nay phải đối mặt với sự cạnh tranh khốc liệt hơn từ các đối thủ nước ngoài Các doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển phải năng động, sang tạo trước sự cạnh tranh ngày càng gay gắt của thị trường

Vì vậy, các doanh nghiệp phải tự đổi mới hệ thống công cụ quản lý, đổi mới công nghệ, phát huy tối đa mọi tiềm năng của mình để đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất

Công ty TNHH MTV xây dựng 99 là một doanh nghiệp nhà nước trực thuôc

Bộ Quốc Phòng hoạt động trong lĩnh vực quản lý dự án đầu tư xây dựng, tư vấn giám sát xây dựng, tư vấn thiết kế và xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi Trong những năm qua cùng với sự tăng trưởng và phát triển nền kinh tế đất nước, Công ty TNHH MTV xây dựng 99 đã đạt được thành tựu trong hoạt động phát triển kinh tế Để có được những thành tự đó là sự chung tay góp sức của lãnh đạo Công ty cũng như các bộ phận cấu thành lên Công ty Kế toán với tư cách là một bộ phận cấu thành của hệ thống các công cụ quản lý kinh tế cũng đòi hỏi phải có sự đổi mới và hoàn thiện cho phù hợp với

sự thay đổi của nền kinh tế đất nước, đặc biệt là việc tổ chức công tác kế toán nằm cung cấp thông tin một cách kịp thời, đầy đủ và trung thực, đáp ứng yêu cầu của cơ chế quản lý theo nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa

5

Tuy nhiên trong quá trình phát triển, bên cạnh những thành quả đã đạt được thì công tác quản lý nói chung và công tác tổ chức kế toán tài chính của Công ty TNHH MTV xây dựng 99 nói riêng còn có những điểm tồn tại chưa phù hợp với điều kiện hội nhập kinh tế quốc tế Do đó, nghiên cứu đề tài: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99” là vấn đề vừa ý nghĩa về lý luận vừa có ý nghĩa về thực tiễn đồng thời là vấn đề mang tính cấp thiết nhằm giúp các nhà quản lý của Công ty vận dụng vào thực tiễn để hoạch định quản lý trong quá trình phát triển của Công ty nói riêng và sự phát triển kinh tế của đât nước nói chung

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

- Hệ thống hóa và làm rõ cơ sở lý luận về tổ chức công tác kế toán trong các doanh nghiệp

- Phân tích, đánh giá thực trạng về tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99

- Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99

- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99 và các số liệu cụ thể được phản ánh trong niên độ kế toán gần nhất năm 2017

4 Phương pháp nghiên cứu của đề tài

- Thu thập số liệu: sử dụng chủ yếu phương pháp nghiên cứu tài liệu và phương pháp quan sát

- Phân tích số liệu: sử dụng phương pháp thống kê mô tả, phương pháp so sánh, phân tích, tổng hợp và phương pháp kế toán

5 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài

- Luận văn góp phần hệ thống hóa và làm sáng tỏ thêm lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

6

- Trên cơ sở lý luận và thông qua việc nghiên cứu đánh giá thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99, đề tài đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99 theo định hướng đổi mới công tác kế toán của Nhà nước cũng như phù hợp với thực tiễn tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99

1 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục, luận văn bao gồm ba chương:

- Chương 1: Lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99

- Chương 3: Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Công ty TNHH MTV xây dựng 99

7

Chương 1: LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN

TRONG DOANH NGHIỆP

1.1 KHÁI QUÁT VỂ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.1.1 Khái niệm và vai trò tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

a Khái niệm tổ chức công tác kế toán

Kế toán là công cụ không thể thiếu được trong hệ công cụ quản lý kinh tế,

kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản và

sự vận động của tài sản, các hoạt động kinh tế, tài chính trong các đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Kế toán có thể được phân loại theo các tiêu thức khác nhau, giúp cho chúng ta nhận thức được nội dung, mục đích, phạm vi,… của từng loại kế toán Kế toán tài chính là đo lường, phản ánh dòng tài chính vận động trong doanh nghiệp và cung cấp thông tin cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp là chủ yếu

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để liên kết các yếu tố cấu thành, các công việc của kế toán nhằm thực hiện tốt các nhiệm vụ của kế toán tài chính trong doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là tổ chức việc thu nhận, hệ thống hóa

và cung cấp thông tin tài chính về hoạt động của doanh nghiệp Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp phải giải quyết được cả hai phương diện: Tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, các nguyên tắc kế toán và các phương pháp, phương tiện tính toán nhằm đạt được mục đích của công tác kế toán và tổ chức bộ máy kế toán nhằm liên kết các nhân viên kế toán thực hiện tốt công tác

kế toán tài chính trong doanh nghiệp

b Vai trò của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp là một hệ thống các yếu tố cấu thành trong công tác kế toán của công ty như: tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức vận dụng chính sách chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính của công ty; xây dựng và xác định mối quan hệ biện chứng giữa các bộ phận kế toán, quá trình hoạt động và các bộ

8

phận chức năng khác nhằm đảm bảo công tác kế toán tài chính phát huy hết vai trò, nhiệm vụ, giúp công tác quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh có hiệu quả Từ đó tổ chức kế toán tài chính trong doanh nghiệp có vai trò quan trọng đối với công tác quản lý nói chung, công tác quản lý kinh tế tài chính nói riêng

cụ thể là:

- Cung cấp thông tin chính xác, kịp thời phục vụ quản lý và điều hành kinh tế tài chính của công ty: chất lượng thông tin kế toán tài chính cung cấp sẽ chi phối và quyết định tính đúng đắn, phù hợp, chất lượng, hiệu quả và hiệu suất trong các quyết định của nhà quản lý, nhà đầu tư và chủ sở hữu công ty Trong khi đó, thông tin kế toán cung cấp có kịp thời, chính xác và chất lượng hay không lại phụ thuộc vào việc tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin; tổ chức vận dụng các chính sách chế độ kinh

tế tài chính của nhà nước; cũng như quy định của công ty trên cơ sở và điều kiện

về kỹ thuật công nghệ; tổ chức bộ máy kế toán với các nhân viên có tri thức, có

tư duy về kinh tế tài chính kế toán và được bố trí trong các giai đoạn hoạt động của công ty

- Đảm bảo công việc ghi chép, phản ánh và quản lý chặt chẽ các đối tượng

kế toán của công ty: quá trình thu nhận, ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin trong các DN cần phải được thực hiện trên cơ sở của tổ chức bộ máy kế toán với những nhân viên kế toán có chuyên môn về kế toán, tài chính và được phân công, phân nhiệm cụ thể để đảm bảo công tác kế toán tài chính có hiệu quả

- Đảm bảo việc xác định và xây dựng mối quan hệ biện chứng qua lại giữa các đối tượng kế toán, giữa các giai đoạn nghiệp vụ phù hợp với từng giai đoạn hoạt động của DN, mối quan hệ cung cấp giao thoa thông tin kinh tế, nghĩa

vụ giữa các trung tâm giai đoạn quy trình nhằm giúp nhà quản lý phân tích, đánh giá và dự báo sát với thực tiễn trong tương lai gần cũng như dự báo trung và dài hạn Qua đó có những quyết định về chiến lược kinh doanh, điều chỉnh bổ sung

bộ máy trong các giai đoạn quy trình hoạt động nghiệp vụ của DN phù hợp với đảm bảo hiệu quả, hiệu suất công tác

9

- Tính toán đúng đắn kết quả hoạt động kinh doanh, tăng cường hạch toán

và kiểm soát nội bộ DN: tổ chức công tác kế toán trong DN để thu thập, ghi chép, xử lý và cung cấp thông tin về toàn bộ tình hình kinh tế tài chính trong một thời kỳ nhất định, tại thời điểm báo cáo Trong đó, đặc biệt và quan trọng nhất của quy trình kế toán là xác định kết quả kinh doanh theo từng hoạt động nghiệp vụ hoàn thành trong kỳ - đây cũng chính là mục tiêu kinh doanh của các

DN Kế toán tài chính trên cơ sở các phương pháp kế toán, phương pháp tính toán và phân bổ, hạch toán chi tiết, cụ thể từng nghiệp vụ phát sinh, tích hợp và tổng hợp số liệu một các khoa học hợp lý nhằm xác định chính xác chi phí và doanh thu theo từng loại hoạt động kinh doanh cũng như kết quả của toàn DN trong một thời kỳ

- Thực hiện đầy đủ vai trò, chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu của kế toán tài chính trong từng giai đoạn phát triển: tổ chức công tác kế toán trong DN là việc tổ chức thực hiện những nội dung kế toán tài chính trong DN và thiết lập mối quan hệ giữa các yếu tố cấu thành nhằm đạt được sản phẩm cuối cùng là thông tin cung cấp trên các báo cáo kế tán có chất lượng và đáng tin cậy cho nhà quản lý và đối tượng sử dụng Tổ chức công tác kế toán cần phải vận dụng có hiệu quả các chính sách, chế độ, thể lệ về kinh tế tài chính của Nhà nước và thực hiện công bố thông tin bằng các báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật

1.1.2 Những nhân tố ảnh hưởng đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.1.2.1 Người sử dụng và thông tin cần thiết

Việc xác định người sử dụng thông tin là điều cần thiết đối với bất kỳ doanh nghiệp nào vì các báo cáo được lập ra nhằm đáp ứng nhu cầu của người

sử dụng thông tin Do đó, khi xây dựng khuôn mẫu lý thuyết kế toán, các nhà chức trách luôn phải xác định người sử dụng thông tin là ai? Chỉ có thế thì khuôn mẫu lý thuyết được xây dựng mới có thể áp dụng phù hợp vào thực tế

Đối với DN vừa và nhỏ, người sử dụng thông tin thường chỉ giới hạn ở hai đối tượng là nhà quản lý và cơ quan thuế vì họ chưa có nhu cầu huy động vốn từ nhà đầu tư bên ngoài và từ các ngân hàng Để phục vụ cho hai đối tượng

10

sử dụng thông tin trên, hệ thống kế toán của DN vừa và nhỏ thường đơn giản, các báo cáo tài chính thường không phức tạp, ít chỉ tiêu Ngoài ra việc xây dựng một hệ thống kế toán đơn giản cũng phù hợp với chi phí mà DN có thể chi trả Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển và cần mở rộng quy mô thì nhu cầu về vốn ngày càng cao, lúc này các báo cáo đơn giản không thể giúp DN đạt được mục tiêu huy động vốn từ các chủ nợ hoặc nhà đầu tư bên ngoài Khi đó doanh nghiệp buộc phải xây dựng một hệ thống kế toán lập được các báo cáo tài chính cung cấp nhiều thông tin hơn nhằm đáp ứng được nhu cầu đa dạng của các đối tượng này

Thấy trước hướng phát triển lâu dài của một doanh nghiệp nên một quan điểm được chấp nhận là dù quy mô của một doanh nghiệp lớn hay nhỏ thì các báo cáo tài chính cũng cần cung cấp đầy đủ thông tin

kỳ kế toán viên chuyên nghiệp hoặc kiểm toán viên nào vì việc đánh giá HTKSNB ảnh hưởng đến khối lượng công việc mà họ thực hiện khi tiến hành kiểm tra độ chính xác của các thông tin kế toán

1.1.2.4 Yêu cầu và khả năng ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT)

Trong thời kỳ hội nhập đất nước theo hướng công nghiệp hóa, hiện đại hóa thì vấn đề tin học đóng vai trò rất quan trọng trong sự phát triển của nền kinh tế đất nước ta Đặc biệt với sự phát triển nhanh chóng của ngành CNTT đã giúp con người xử lý khối lượng nghiệp vụ khổng lồ trong nền kinh tế và CNTT

có ảnh hưởng rất lớn đến tổ chức công tác kế toán trong một doanh nghiệp Kế

11

toán máy là quá trình ứng dụng CNTT trong công tác kế toán của các DN nhằm

hỗ trợ công tác kế toán trong việc thu nhận, xử lý, tổng hợp, lưu trữ, tìm kiếm và cung cấp thông tin về tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của DN trong quá trình hoạt động Ảnh hưởng của CNTT đối với tổ chức công tác kế toán trong DN rất sâu cụ thể là những tiến bộ về phần cứng như khả năng xử lý, khả năng lưu trữ, tốc độ xử lý…hay các ảnh hưởng của những tiến bộ về phần mềm như sự phát triển của các hệ thống quản trị dữ liệu, các giải pháp xử lý, lưu trữ, truy xuất thông tin hay cũng có thể là các giải pháp đảm bảo cho an toàn dữ liệu, thông tin trong môi trường máy tính Bên cạnh đó, tổ chức công tác kế toán còn

bị ảnh hưởng bởi khả năng chia sẻ tài nguyên, hay khả năng cung cấp, chia sẻ thông tin trên hệ thống mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng (WAN), intranet hay internet Công nghệ phần cứng, phần mềm hiện nay phát triển với tốc độ rất nhanh và ngày càng cung cấp nhiều giải pháp hữu ích cho kế toán, điều đó dễ dàng dẫn đến các thay đổi trong tổ chức công tác kế toán

1.1.2.5 Các dịch vụ tài chính – kế toán

Dịch vụ tài chính kế toán là loại hình hoạt động nhằm trợ giúp, tư vấn cho các nhà đầu tư, các doanh nghiệp về luật pháp, chế độ, thể chế tài chính kế toán của nhà nước, cũng như việc lập, ghi sổ kế toán, tính thuế và lập báo cáo tài chính Hiện nay, các dịch vụ tài chính kế toán phổ biến thường là dịch vụ làm kế toán, lập báo cáo tài chính, các dịch vụ thuế như hướng dẫn và tư vấn thuế, lập

tờ khai thuế…và các dịch vụ về kế toán như phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh và lập chiến lược kinh doanh cho các doanh nghiệp

Sự ra đời của thị trường cung cấp dịch vụ này có ảnh hưởng lớn đến tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp Trước đây, khi muốn tổ chức một hệ thống kế toán, các doanh nghiệp phải thuê hẳn một đội ngũ nhân viên Điều này làm tốn chi phí, tốn thời gian của doanh nghiệp nhưng đôi khi hiệu quả không mang lại như mong muốn.Còn bây giờ, các doanh nghiệp sẽ nghĩ ngay đến một công ty cung cấp các dịch vụ tài chính kế toán Với tính chuyên nghiệp cao, các dịch vụ do công ty này cung cấp giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian mà vẫn đem lại hiệu quả như doanh nghiệp mong đợi

12

1.1.3 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

1.1.3.1 Yêu cầu của tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

Để phát huy vai trò quan trọng trong công tác quản lý kinh tế, quản lý doanh nghiệp thì tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo được các yêu cầu sau:

- Yêu cầu pháp lý: Khi tổ chức công tác kế toán cần phải xem xét đến việc tuân thủ luật kế toán, hệ thống chuẩn mực kế toán, các quy định, thông tư hướng dẫn thực hiện chế độ kế toán trong doanh nghiệp và các văn bản pháp quy khác

có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động của kế toán như các

bộ luật về thuế, luật doanh nghiệp Do đó, doanh nghiệp cần phải nắm vững hệ thống văn bản pháp quy và việc vận hành trong thực tế của hệ thống này

- Yêu cầu về quản lý: Yêu cầu quản lý của doanh nghiệp thường đa dạng

và không giống nhau do đó khi tổ chức công tác kế toán cần nắm bắt đầy đủ các yêu cầu về quản lý của doanh nghiệp để xây dựng hệ thống kế toán tài chính cho phù hợp

1.1.3.2 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp

- Tổ chức công tác kế toán phải theo đúng những quy định của Luật kế toán, chuẩn mực kế toán, chế độ kế toán và các văn bản pháp luật có liên quan đến lĩnh vực hoạt động của DN như luật DN, luật thuế…

- Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, hoạt động quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động của DN, phù hợp với yêu cầu và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý và cán bộ kế toán trong DN và phù hợp với việc ứng dụng các trang thiết bị xử lý thông tin

-Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả

1.2 NỘI DUNG CƠ BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là việc tập hợp đồng bộ các cán bộ kế toán để đảm bảo thực hiện khối lượng công việc kế toán trong từng phần hành cụ thể

13

Các cán bộ, nhân viên kế toán đều được quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, để từ đó tạo thành mối liên hệ có tính vị trí, lệ thuộc, chế ước lẫn nhau

Tổ chức bộ máy kế toán khoa học, hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả

là điều kiện vô cùng quan trọng để thu nhập, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho các đối tượng sử dụng thông tin Tổ chức tốt bộ máy kế toán cũng sẽ tạo ra điều kiện cho việc phát huy và nâng cao trình

độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán

Lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp phải dựa trên các căn cứ sau:

- Đặc điểm tổ chức, quy mô và địa bàn hoạt động sản xuất kinh doanh;

- Tình hình phân cấp quản lý tài chính trong doanh nghiệp

- Khối lượng, tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế - tài chính;

- Yêu cầu, trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ quản lý và cán

bộ kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán bao gồm các nội dung: xác định số lượng nhân viên kế toán cần thiết; quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cho từng bộ phận và nhân viên kế toán và xây dựng mối quan hệ, cách thức làm việc giữa các bộ phận, các nhân viên kế toán cũng như giữa bộ phận kế toán với các bộ phận khác trong và ngoài đơn vị Guồng máy kế toán hoạt động được, có hiệu quả là do sự phân công, tạo mối liên hệ chặt chẽ giữa các loại lao động kế toán theo tính chất khác nhau của khối lượng công tác kế toán

Khối lượng công tác kế toán được phân chia thành các phần hành kế toán, thực hiện thông qua yếu tố con người Thông thường, cán bộ nhân viên kế toán đều có vị trí công tác theo sự phân công trong bộ máy dựa trên nguyên tắc chung, riêng của phân công lao động khoa học Công việc với yêu cầu chất lượng cũng như tính chất thi hành công việc và tính chất nghiệp vụ của người lao động là hai yếu tố cơ bản hợp thành hiệu suất của công tác kế toán và là hai điều kiện cơ bản để thực hiện sự phân công lao động kế toán Ngoài ra, khi phân

14

công lao động kế toán trong bộ máy kế toán còn cần phải tôn trọng các điều kiện

có tính nguyên tắc khác như: nguyên tắc bất kiêm nhiệm, hiệu quả và tiết kiệm, chuyên môn hoá và hợp tác hoá lao động

Đứng đầu bộ máy kế toán trong mỗi đơn vị là kế toán trưởng Kế toán trưởng là người có chức năng tổ chức, kiểm tra công tác kế toán trong đơn vị và

là người tham mưu cho giám đốc về lĩnh vực chuyên môn kế toán tài chính Để đảm nhận được nhiệm vụ đó, kế toán trưởng phải là người có trình độ chuyên môn cao, có đạo đức và năng lực tổ chức điều hành công tác kế toán, có thời gian công tác kế toán theo quy định và phải có chứng chỉ bồi dưỡng kế toán trưởng

Kế toán trưởng phụ trách điều hành công việc của các kế toán viên phần hành Mỗi kế toán viên phần hành đều có chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao Các kế toán phần hành có thể chuyên môn hoá sâu theo từng phần hành hoặc có thể kiêm nhiệm một số phần hành theo nguyên tắc chung của tổ chức khoa học lao động kế toán Kế toán phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép, phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo: Ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, tiền vốn và hoạt động lập báo cáo phần hành được giao Các kế toán phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài báo cáo phần hành

Các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công lao động phần hành trong bộ máy Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán có thể được thể hiện theo một trong ba cách thức tổ chức sau:

Một là, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến

Theo kiểu quan hệ này, bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành

15

không thông qua khâu trung gian nhận lệnh Với cách tổ chức bộ máy kế toán trực tuyến, mối quan hệ phụ thuộc trong bộ máy kế toán trở nên đơn giản, thực hiện trong một cấp kế toán tập trung, sản xuất kinh doanh và hoạt động quy mô nhỏ

Hai là, bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu

Theo kiểu tổ chức này, bộ máy kế toán được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên và mối liên hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu Trong điều kiện bộ máy

kế toán phải đảm nhận thêm các chức năng trong mảng công việc chuyên sâu phức tạp về kỹ thuật (thanh tra, kỹ thuật máy tính ứng dụng trong kế toán ) thì cần phải sử dụng mối liên hệ tham mưu trong sự chỉ đạo trực tuyến của kế toán trưởng

Ba là, bộ máy tổ chức theo kiểu chức năng

Bộ máy kế toán được phân chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ, thường gọi là ban, phòng kế toán, Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thông qua các trưởng ban (phòng) kế toán Đầu mối liên hệ chỉ đạo từ kế toán trưởng trong phương thức tổ chức này giảm nhiều

và tập trung hơn so với hai kiểu tổ chức trên

Từ lý luận cũng như thực tiễn tổ chức bộ máy kế toán có thể khái quát thành ba mô hình tổ chức bộ máy kế toán, đó là: Tập trung, phân tán và vừa tập trung vừa phân tán

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình này, đơn vị kế toán độc lập chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Phòng kế toán trung tâm của đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, lập báo cáo và xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo của đơn vị Các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng, không mở

sổ sách và hình thành bộ máy nhân sự kế toán riêng, chỉ có nhân viên làm nhiệm

vụ hạch toán ban đầu, thu nhập, kiểm tra và định kỳ gửi các chứng từ về phòng

16

kế toán Các đơn vị trực thuộc cũng có thể trở thành đơn vị thực hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ và định kỳ gửi các sổ theo chế độ về phòng kế toán trung tâm

Sơ đồ 1.1 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán tập trung

Mô hình này có ưu điểm là đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất, tập trung cao đối với công tác kế toán, tập trung thông tin phục vụ quản lý toàn doanh nghiệp, thuận tiện cho việc lập báo cáo kế toán và kiểm tra kế toán, đồng thời cũng thuận lợi cho việc tổ chức bộ máy kế toán, phân công và chuyên môn hoá nhân viên kế toán và áp dụng phương tiện, kỹ thuật, công nghệ vào công việc kế toán

Mô hình này thường tồn tại trong những doanh nghiệp có tổ chức các doanh nghiệp thành viên trực thuộc hoàn toàn, không có sự phân tán quyền lực quản lý hoạt động kinh doanh cũng như hoạt động tài chính; thích hợp với những doanh nghiệp hoạt động kinh doanh tập trung về không gian và mặt bằng kinh doanh,

có kỹ thuật xử lý thông tin hiện đại nhanh chóng Đối với các doanh nghiệp có địa bàn hoạt động rộng, phân tán, trình độ trang thiết bị, kỹ thuật xử lý, cung cấp thông tin không cao thì không nên áp dụng mô hình này vì việc lập báo cáo tài chính sẽ khó khăn và việc kiểm tra, kiểm soát của kế toán trưởng và người lãnh đạo doanh nghiệp sẽ bị hạn chế

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

kế toán tổng hợp

Bộ phận kế toán vật

tư, TSCĐ

Bộ phận

kế toán tiền lương

Bộ phận

kế toán thanh toán

Bộ phận

kế toán chi phí

Bộ phận

kế toán

Các nhân viên kinh tế ở các đơn vị trực thuộc

17

Theo mô hình này, bộ máy tổ chức kế toán được phân thành các cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc Ở mỗi cấp đều mở sổ sách kế toán và hình thành bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp

Phòng kế toán ở các đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán phần hành từ giai đoạn hạch toán ban đầu tới giai đoạn lập báo cáo

kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định

Phòng kế toán trung tâm thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại văn phòng trung tâm đồng thời là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu báo cáo của kế toán trực thuộc, lập BCTC chung cho toàn doanh nghiệp

Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ (quan hệ ngang cấp) và quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ (quan hệ dọc: cấp trên - cấp dưới)

Sơ đồ 1.2 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán phân tán

Giải thích sơ đồ:

Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Bộ phận kế toán thanh toán

Bộ phận kế toán chi phí

Bộ phận kế

toán tiền

lương

Bộ phận kế toán

Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Bộ phận

tài chính

Bộ phận kế toán hoạt động thực hiện ở cấp trên

cấp trên

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Bộ phận kiểm tra

kế toán

Kế toán trưởng đơn vị trực thuộc

18

Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán thường thích hợp với các doanh nghiệp có quy mô kinh doanh lớn, cơ cấu kinh doanh phức tạp (nhiều loại hình kinh doanh, nhiều ngành nghề kinh doanh, nhiều đơn vị trực thuộc ) và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán Khi đó các doanh nghiệp thường phải phân cấp kinh doanh, phân cấp quản lý và do đó phải phân cấp tổ chức kế toán (phân tán khối lượng công tác và nhân sự kế toán) Khi được áp dụng trong những điều kiện như vậy, mô hình này thường bộc lộ nhiều ưu điểm: Kế toán sẽ gắn được với sự chỉ đạo tại chỗ các hoạt động kinh doanh của đơn vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh Tuy vậy, mô hình này có nhược điểm là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo chung toàn doanh nghiệp thường bị chậm trễ, sự chỉ đạo, kiểm soát của

kế toán trưởng cấp trên và lãnh đạo doanh nghiệp đối với toàn bộ doanh nghiệp

có thể bị hạn chế và trường hợp thiếu những điều kiện tiền đề mà doanh nghiệp vẫn áp dụng mô hình này sẽ dẫn đến làm yếu đi bộ máy quản lý doanh nghiệp,

làm trì trệ thêm cho quá trình hạch toán, thông tin và kiểm tra

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

Trong thực tế kinh doanh, có khá nhiều doanh nghiệp tồn tại cả những điều kiện của mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán Trong trường hợp này cần thiết phải xây dựng mô hình kế toán hỗn hợp hay còn gọi là

mô hình kế toán nửa tập trung, nửa phân tán Mô hình này là sự kết hợp đặc trưng của cả mô hình kế toán tập trung và mô hình kế toán phân tán

Ở mô hình này, đối với những đơn vị trực thuộc kinh doanh quy mô nhỏ, gần trung tâm điều hành; mặt bằng kinh doanh tập trung, chưa có đủ điều kiện nhận vốn, kinh doanh và tự chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán; toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt tại đơn vị cấp trên

Đối với những đơn vị trực thuộc có quy mô lớn, kinh doanh trên diện rộng, phân tán hoặc xa trung tâm điều hành và có đủ điều kiện về tổ chức, quản

lý và kinh doanh một cách tự chủ thì cần được giao quyền quản lý điều hành Khi đó cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán tại đơn vị trực thuộc Toàn bộ khối

19

lượng kế toán được thực hiện ở đơn vị trực thuộc Quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ kinh tế nội bộ và quan hệ với cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định nội bộ Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp theo báo cáo của những đơn vị đó

Sơ đồ 1.3 Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình kế toán hỗn hợp

Giải thích sơ đồ:

Quan hệ chỉ đạo trực tiếp

Như vậy theo mô hình này, công tác kế toán được tiến hành ở phòng kế toán trung tâm và ở một số đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán, còn một số đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung không tiến hành công tác kế toán Phòng

kế toán trung tâm thực hiện hạch toán kế toán các hoạt động kinh tế tài chính có tính chất chung toàn đơn vị và các hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị trực thuộc hoạt động tập trung, thực hiện tổng hợp tài liệu kế toán từ các phòng kế toán của các đơn vị trực thuộc hoạt động phân tán và của toàn đơn vị

Kế toán trưởng

Bộ phận

tài chính

Bộ phận kiểm tra

kế toán

Bộ phận

kế toán tổng hợp

Bộ phận

kế toán vật tư, TSCĐ

Bộ phận

kế toán tiền lương

Bộ phận

kế toán chi phí

Bộ phận

kế toán

20

Tóm lại, căn cứ vào điều kiện cụ thể, các doanh nghiệp phải lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với quy mô, với việc tổ chức sản xuất kinh doanh cũng như trình độ quản lý của doanh nghiệp Đồng thời, để thực hiện đầy

đủ chức năng của mình, bộ máy kế toán cần phải được tổ chức khoa học, hợp lý, chuyên môn hoá, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất và trực tiếp của kế toán trưởng

 Mô hình tổ chức công tác kế toán riêng biệt

Tổ chức công tác kế toán theo mô hình riêng biệt được thể hiện tại Bảng 1.4

Nội dung Kế toán tài chính Kế toán quản trị

Hệ thống tài

khoản kế

toán

Áp dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất theo quy định: gồm tài khoản cấp 1, cấp

2, cấp 3

Xây dựng hệ thống tài khoản riêng cho phù hợp với yêu cầu quản trị cụ thể của đơn vị Các tài khoản được mở chi tiết tùy theo yêu cầu

Hệ thống sổ

kế toán

Áp dụng hệ thống sổ kế toán được quy định trong chế độ theo hình thức kế toán đơn vị đang áp dụng cho phù hợp

Xây dựng hệ thống sổ kế toán với nội dung, mẫu biểu riêng theo yêu cầu Bao gồm cả sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Hệ thống

báo cáo kế

toán

Tổ chức lập, trình bày hệ thống báo cáo tài chính theo quy định

Xây dụng hệ thống báo cáo kế toán quản trị trên cơ sở thông tin của kế toán quản trị (báo cáo thực hiện và báo cáo dự toán)

Hệ thống báo cáo này tách biệt với hệ thống báo cáo tài chính

21

 Mô hình tổ chức công tác kế toán kết hợp

Tổ chức công tác kế toán theo mô hình hết hợp đƣợc thể hiện tại Bảng 1.5

Nội dung Kế toán tài chính Kế toán quản trị

Bộ máy kế toán

-Bộ phận chung: thu nhập, xử lý, cung cấp thông tin theo yêu cầu quản lý tài chính nói chung cũng nhƣ yêu cầu quản trị đơn

vị -Bộ phận riêng để thu thập, xử lý thông tin phục vụ yêu cầu quản trị cụ thể của đơn vị

-Xây dựng hệ thống tài khoản riêng biệt cho phù hợp để thu thập thông tin quá khứ, thông tin dự toán phục vụ yêu cầu quản trị cụ thể

-Không xây dựng hệ thống tài khoản riêng, tách rời với kế toán tài chính

-Sử dụng hệ thống tài khoản theo chế độ quy định và mở chi tiết cho phù hợp với yêu cầu quản trị của đơn vị

-Mở them các tài khoản tùy theo yêu cầu

Hệ thống sổ kế

toán

Tổ chức hệ thống sổ kế toán đƣợc quy định trong chế độ theo hình thức kế toán đơn vị

áp dụng cho phù hợp

-Sử dụng hệ thống sổ theo hình thức kế toán đang áp dụng

-Xây dựng thêm các sổ kế toán với nội dung, biểu mẫu riêng theo yêu cầu: bao gồm cả sổ

kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết

Hệ thống báo

cáo kế toán

Tổ chức lập, trình bày hệ thống báo cáo tài chính theo quy định

Ngoài hệ thống báo cáo tài chính còn xây dựng hệ thống báo cáo kế toán quản trị trên

cơ sở thông tin của kế toán quản trị (có thể sử dụng thông tin kế toán tài chính)

22

1.2.2 Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Khi tổ chức thực hiện các quy định pháp luật về chứng từ kế toán, doanh nghiệp phải tuân thủ các nguyên tắc về lập và phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính trên chứng từ kế toán; kiểm tra chứng từ kế toán; ghi sổ và lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán; xử lý vi phạm đã được quy định trong Luật kế toán và Chế độ về chứng từ kế toán doanh nghiệp Việt Nam, cụ thể:

a.Tổ chức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán

* Tổ chức việc lập, ký chứng từ kế toán

Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ kế toán.Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai.Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định.Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của doanh nghiệp

Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký.Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực.Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khác sẵn.Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc được uỷ

23

quyền ký Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ quyền ký trước khi thực hiện Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật

* Tổ chức thực hiện chứng từ kế toán bắt buộc, chứng từ kế toán hướng dẫn

Mẫu chứng từ kế toán bao gồm mẫu chứng từ kế toán bắt buộc và mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc gồm nhứng mẫu chứng từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của mẫu mà doanh nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh nghiệp cụ thể Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những mẫu chứng

từ kế toán do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các nội dung quy định của chứng từ kế toán

Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài chính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị Những

bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội dung nghiệp

vụ kinh tế phát sinh

* Tổ chức thực hiện chế độ chứng từ điện tử

Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định cho chứng từ kế toán

và phải được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ Chứng từ điện tử dùng trong kế toán được chứa trong các vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán, mạng truyển tin

24

Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu, thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định Chứng từ điện tử khi bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng khi cần thiết

b.Tổ chức thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán

Thông tin kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán Để thu nhận được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các

bộ phận trong doanh nghiệp, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán

Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán Tính trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp

c.Tổ chức kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ, chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng

từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi sổ kế toán Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán

Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

25

- Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác của thông tin kế toán;

- Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về quản lý kinh tế tài chính;

- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng

từ nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều kiện hợp đồng đã ký kết, ;

- Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ và các yếu tố khác của chứng từ

Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại, lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,

d.Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ có liên quan đến nhiều người ở các

bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp

Để đảm bảo chứng từ kế toán nhanh và phù hợp, cần xác định rõ chức trách, nhiệm vụ của các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp nhằm giảm bớt những thủ tục, những chứng từ kế toán không cần thiết và tiết kiệm thời gian

26

1.2.3 Tổ chức vận dụng các phương pháp tính giá

Trong quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin, kế toán phải đo lường được các đối tượng kế toán thông qua việc lượng hóa chúng theo những thước đo phù hợp gồm thước đo hiện vật, thước đo lao động và thước đo tiền tệ Tuy nhiên, tiền tệ là thước đo bắt buộc và chủ yếu của kế toán,

để thực hiện việc lượng hóa các đối tượng kế toán dưới dạng giá trị tiền tệ, kế toán phải sử dụng phương pháp tính giá

Phương pháp tính giá là phương pháp kế toán, sử dụng thước đo tiền tệ để xác định giá trị của các đối tượng kế toán phục vụ quá trình thu nhận, xử lý, hệ thống hóa và cung cấp thông tin kinh tế - tài chính ở đơn vị

Phương pháp tính giá có ý nghĩa rất quan trọng trong quy trình kế toán cũng như đối với các quyết định của các bên sử dụng thông tin kế toán Thông qua phương pháp tính giá để kế toán tiến hành các bước tiếp theo của quy trình

kế toán như ghi sổ, tổng hợp số liệu và trình bày các thông tin kế toán trên các báo cáo tài chính…

Phương pháp tính giá phải đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:

- Tính giá phải đảm bảo tính tin cậy Giá trị của các đối tượng kế toán phải được xác định dựa trên những căn cứ, bằng chứng tin cậy, phù hợp với những nguyên tắc kế toán được thừa nhận chung

- Tính giá phải đảm bảo tính nhất quán Giá trị của các đối tượng kế toán

có thể được sử dụng nhiều phương pháp tính giá cụ thể khác nhau, để đảm bảo nguyên tắc nhất quán trong kế toán thì yêu cầu nhất quán đối với phương pháp tính giá là cần thiết

Vận dụng phương pháp tính giá để tính giá tài sản và xử lý thông tin kế toán:

- Tính giá vốn thực tế: giá vốn thực tế của tài sản (tại thời điểm ghi nhận ban đầu, xuất dùng hay tài sản đang trong quá trình sản xuất kinh doanh) có thể được xác định theo nhiều phương pháp kỹ thuật khác nhau nhưng vẫn dựa trên

cơ sở hệ thống các yêu cầu và nguyên tắc kế toán chung

27

- Giá thị trường: giá thị trường là loại giá được thỏa thuận, thống nhất giữa các bên tham gia, trao đổi trên thị trường Giá thị trường trong đó đơn vị kế toán đóng vai trò là bên mua là giá thay thế (giá hiện hành), nói cách khác đây là mức giá đơn vị kế toán phải chi ra để có được tài sản tương tự tại thời điểm tài sản được ghi nhận để tính giá Giá thị trường trong đó đơn vị kế toán với tư cách

là bên bán chính là giá bán, nói cách khác đây là mức giá đơn vị kế toán có được doanh thu khi thực hiện giá trị của hàng hóa thông qua quá trình bán hàng

- Giá hợp lý: là giá trị tài sản có thể được trao đổi một cách tự nguyện giữa các bên có đầy đủ hiểu biết trong sự trao đổi mang tính ngang giá Vào thời điểm ban đầu ghi nhận tài sản, giá hợp lý của chúng chính là giá vốn thực tế của tài sản Trong trường hợp giá thị trường của tài sản không tồn tại, giá trị được xác định một cách thỏa đáng có thể coi là giá hợp lý

- Giá trị hiện tại: là giá trị hiện tại của luồng tiền tương lai Đối với một số tài sản như tài sản cho vay hoặc đi vay nợ phải trả, các yếu tố trên xác định được một cách khách quan, giá trị hiện tại có thể được xác định tương đối hợp lý Thực tế luồng tiền thu về là kết quả của việc sử dụng kết hợp nhiều tài sản, do

đó việc phân bổ luồng tiền đó cho từng tài sản chắc chắn sẽ là một công việc khó khăn và phụ thuộc rất nhiều vào quan điểm chủ quan, làm giảm tính tin cậy của thông tin kế toán

- Giá trị thuần có thể thực hiện được: là giá bán ước tính của hàng tồn kho trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường (-) Chi phí ước tính để hoàn thành sản phẩm và chi phí ước tính cần thiết cho việc tiêu thụ chúng

- Giá hiện hành: là khoản tiền phải trả để mua một loại hàng tồn kho tương tự tại ngày lập cân đối kế toán

Ngoài phương pháp tính giá được sử dụng để tính giá tài sản nói trên, các đơn vị kế toán còn sử dụng một số loại giá khác như giá để tính giá nợ phải trả, tính giá vốn chủ sở hữu

- Giá tính giá nợ phải trả: nợ phải trả có thể được đánh giá theo vốn thực

tế hoặc theo giá trị hiện tại Giá vốn thực tế của khoản nợ phải trả được hiểu là

28

số tiền gắn liền và do hợp đồng kinh tế tạo ra Giá trị hiện tại để tính giá khoản

nợ phải trả tương tự như giá trị hiện tại để tính giá tài sản

- Tính giá vốn chủ sở hữu: các nghiệp vụ kinh tế - tài chính liên quan đến góp vốn, rút vốn và nghiệp vụ kinh tế - tài chính liên quan đến kết quả hoạt động kinh doanh như các nghiệp vụ liên quan thu nhập và chi phí

Nội dung cụ thể của việc tổ chức vận dụng các phương pháp tính giá để xủa lý thông tin kế toán như sau:

- Tổ chức hệ thống mẫu biểu, sổ kế toán để tính giá cho các đối tượng;

- Tổ chức tính giá cho các đối tượng;

- Kiểm tra lại kết quả của việc tính giá và sử dụng thông tin về giá của các đối tượng cho các quá trình kế toán tiếp theo

1.2.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán là việc xây dựng mô hình thông tin về sự biến động của tài sản, nguồn vốn và quá trình kinh doanh bằng cách xác lập, sử dụng các tài khoản tổng hợp và các tài khoản phân tích phù hợp

a.Nguyên tắc tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở các DN

- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng ở các đơn vị phải đảm bảo bao quát được toàn bộ hoạt động về kinh tế và tài chính của đơn vị, cũng như quá trình quả

lý và sử dụng các nguồn nhân lực theo đúng chế độ chính sách của Nhà nước

- Các doanh nghiệp cần phải mở các tài khoản cấp 1, cấp 2 một cách linh hoạt theo đúng chế độ kế toán đã được ban hành

- Hệ thống tài khoản phải được lập đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, kiểm soát, đáp ứng được yêu cầu đối tượng quản lý của đơn vị

29

- Phản ánh ghi chép nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các tài khoản phải đúng quy định, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng ngành, từng lĩnh vực đối với từng đơn vị, đảm bảo khoa học, thống nhất với quy định của chế độ kế toán của Nhà nước đã được ban hành

- Vận dụng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức trên máy vi tính, phái đáp ứng được yêu cầu quản lý là cung cấp và sử dụng thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán

b.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán để hệ thống hóa thông tin kế toán

Tài khoản kế toán là các trang sổ kế toán, được mở để ghi chép phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống nhằm phản ánh tài sản và sự vận động của tài sản ở DN Các chỉ tiêu kinh tế - tài chính chi tiết, vì vậy tài khoản kế toán cũng được phân chia thành nhiều cấp: các tài khoản cấp 1 được mở để ghi phản ánh tình hình và sự biến động của các chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp, nên gọi là tài khoản tổng hợp, còn các tài khoản chi tiết được mở các chỉ tiêu kinh tế - tài chính tổng hợp, mà tài khoản được mở nhiều cấp khác nhau (tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp…)

Danh mục tài khoản cấp 1 được dùng để ghi chép phản ánh được toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản ở DN được gọi là hệ thống tài khoản kế toán Thông thường các DN không tự xây dựng hệ thống tài khoản kế toán, mà chỉ căn cứ vào

hệ thống tài khoản kế toán đã được xây dựng cho từng lĩnh vực hoạt động kinh tế - tài chính để xác định các danh mục các tài khoản kế toán đơn vị cần sử dụng để phản ánh toàn bộ tình hình kinh tế - tài chính ở công ty mình

Mỗi công ty phải căn cứ vào nội dụng hoạt động kinh tế - tài chính ở công ty mình để xác định công ty phải sử dụng hệ thống tài khoản như thế nào, sau đó xác định danh mục các tài khoản trong hệ thống tài khoản mà công ty cần phải sử dụng

đủ để phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế - tài chính phát sinh ở đơn vị, phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế - tài chính phát sinh ở công ty, phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế và mức độ quản lý kinh tế - tài chính nội bộ công ty Các đơn vị không được tự mở thêm các tài khoản cấp 1, nếu cần thiết phải ở thêm tài khoản cấp 1 thì phải kiến nghị với cơ quan chủ quản và chỉ được mở thêm sau khi có sự

Việc ghi chép kế toán và hệ thống hóa thông tin kế toán ở các tài khoản chi tiết chẳng những để cung cấp thông tin kế toán chi tiết phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ tài sản của công ty, xác định rõ trách nhiệm vật chất của những người được phân công quản lý, bảo quản và sử dụng tài sản của công ty, phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế - tài chính nội bộ của công ty, phục vụ yêu cầu quản lý kinh doanh ở doanh nghiệp, mà còn là phương tiện kiểm tra chính xác tính thực tế của số liệu kế toán Cuối tháng, cuối quý phòng kế toán phải lập các bảng chi tiết số phát sinh (còn gọi là bảng tổng hợp chi tiết) theo tổng tài khoản cấp 1 có thể mở chi tiết nhằm đảm bảo tính chính xác của việc ghi chép những tài sản có thể kiểm kê được như TSCĐ hữu hình, nợ phải thu…định kỳ cần phải đôn đốc tiến hành kiểm

kê thực tế, đối chiếu nhằm xác mình công nợ nhằm đảm bảo tính thực tế của số liệu

kế toán

1.2.5 Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán

Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh theo nội dung kinh tế và theo trình tự thời gian có liên quan đến doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp chỉ có một hệ thống sổ kế toán cho một kỳ kế toán Doanh nghiệp phải thực hiện các quy định về sổ kế toán trong Luật Kế toán, Nghị định số 129/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2005 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán trong lĩnh vực kinh doanh, các văn bản hướng dẫn thi hành Luật Kế toán và các văn bản hướng dẫn sửa đổi, bổ sung Luật kế toán

31

Doanh nghiệp được tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán cho riêng mình nhưng phải đảm bảo cung cấp thông tin về giao dịch kinh tế một cách minh bạch, đầy đủ, dễ kiểm tra, dễ kiểm soát và dễ đối chiếu Trường hợp không tự xây dựng biểu mẫu sổ kế toán, doanh nghiệp có thể áp dụng biểu mẫu sổ kế toán theo hướng dẫn tại phụ lục số 4 Thông tư này nếu phù hợp với đặc điểm quản lý

và hoạt động kinh doanh của mình

Tùy theo đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý, doanh nghiệp được tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình trên cơ sở đảm bảo thông tin

về các giao dịch phải được phản ánh đầy đủ, kịp thời, dễ kiểm tra, kiểm soát và đối chiếu Trường hợp không tự xây dựng hình thức ghi sổ kế toán cho riêng mình, doanh nghiệp có thể áp dụng các hình thức sổ kế toán được hướng dẫn trong phụ lục số 4 Thông tư này để lập Báo cáo tài chính nếu phù hợp với đặc điểm quản lý và hoạt động kinh doanh của mình

Sổ kế toán phải được quản lý chặt chẽ, phân công rõ ràng trách nhiệm cá nhân giữ và ghi sổ Sổ kế toán giao cho nhân viên nào thì nhân viên đó phải chịu trách nhiệm về những điều ghi trong sổ và việc giữ sổ trong suốt thời gian dùng

sổ Khi có sự thay đổi nhân viên giữ và ghi sổ, kế toán trưởng phải tổ chức việc bàn giao trách nhiệm quản lý và ghi sổ kế toán giữa nhân viên cũ và nhân viên mới Biên bản bàn giao phải được kế toán trưởng ký xác nhận

a.Tổ chức việc mở sổ, ghi sổ, khoá sổ kế toán

* Mở sổ

Sổ kế toán phải mở vào đầu kỳ kế toán năm.Đối với doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập Người đại diện theo pháp luật

và kế toán trưởng của doanh nghiệp có trách nhiệm ký duyệt các sổ kế toán Sổ

kế toán có thể đóng thành quyển hoặc để tờ rời.Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ Trước khi dùng sổ kế toán phải hoàn thiện các thủ tục sau:

- Đối với sổ kế toán dạng quyển: Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày

32

kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán

- Đối với sổ tờ rời: Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ

tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ.Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm

* Ghi sổ: Việc ghi sổ kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh

* Khoá sổ: Cuối kỳ kế toán phải khoá sổ kế toán trước khi lập Báo cáo tài chính Ngoài ra phải khoá sổ kế toán trong các trường hợp kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật

* Đối với người ghi sổ thuộc các đơn vị dịch vụ kế toán phải ký và ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề, tên và địa chỉ Đơn vị cung cấp dịch vụ kế toán Người ghi

sổ kế toán là cá nhân hành nghề ghi rõ Số chứng chỉ hành nghề

b.Tổ chức sửa chữa sổ kế toán

Khi phát hiện những sai sót này, dù ở thời điểm nào, thời kỳ nào kế toán cần

phải áp dụng các phương pháp sửa chữa sổ kế toán phù hợp với tình huống sai

sót theo những nguyên tắc thống nhất qui định và phải đảm bảo không được tẩy xoá làm mờ, mất, hoặc làm không rõ ràng số cần sửa

-Phương pháp cải chính

Phương pháp này dùng để đính chính những sai sót bằng cách gạch một đường thẳng xoá bỏ chỗ ghi sai nhưng vẫn đảm bảo nhìn rõ nội dung sai Trên chỗ bị xoá bỏ ghi con số hoặc chữ đúng bằng mực thường ở phía trên và phải có chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán bên cạnh chỗ sửa Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

33

+Sai sót trong diễn giải, không liên quan đến quan hệ đối ứng của các tài khoản;

+Sai sót không ảnh hưởng đến số tiền tổng cộng

-Phương pháp ghi âm

Phương pháp này dùng để điều chỉnh những sai sót bằng cách: Ghi lại bằng mực đỏ hoặc ghi trong ngoặc đơn bút toán đã ghi sai để huỷ bút toán đã ghi sai Ghi lại bút toán đúng bằng mực thường để thay thế

Phương pháp này áp dụng cho các trường hợp:

Sai về quan hệ đối ứng giữa các tài khoản do định khoản sai đã ghi sổ kế toán mà không thể sửa lại bằng phương pháp cải chính

Phát hiện ra sai sót sau khi đã nộp báo cáo tài chính cho cơ quan cóthẩm quyền Trong trường hợp này được sửa chữa sai sót vào sổ kế toán năm phát hiện ra sai sót theo phương pháp phi hồi tố, hoặc hồi tố theo quy định của chuẩn mực kế toán số 29 “Thay đổi chính sách kế toán, ước tính kế toán và các sai sót Sai sót trong đó bút toán ở tài khoản đã ghi số tiền nhiều lần hoặc con số ghi sai lớn hơn con số ghi đúng Khi dùng phương pháp ghi số âm để đính chính chỗ sai thì phải lập một “Chứng từ ghi sổ đính chính” do kế toán trưởng (hoặc phụ trách kế toán) ký xác nhận

Trong quá trình tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán tại các doanh nghiệp, cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản sau:

Thứ nhất, việc tổ chức sổ kế toán phải dựa trên các hình thức sổ kế toán do

Nhà nước quy định Theo chế độ kế toán hiện nay, có 5 hình thức sổ kế toán bao gồm: hình thức kế toán Nhật ký chung; hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái; hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; hình thức kế toán Nhật ký chứng từ và hình thức

kế toán trên máy vi tính Hình thức sổ kế toán là một hệ thống các loại sổ kế toán, có chức năng ghi chép, kết cấu nội dung khác nhau, được liên kết với nhau trong một trình tự hạch toán trên cơ sở của chứng từ gốc Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành cho mình một hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau

Để xây dựng hình thức sổ kế toán phù hợp, các doanh nghiệp cần dựa vào

34

các điều kiện: Đặc điểm và loại hình sản xuất cũng như quy mô sản xuất; yêu cầu và trình độ quản lý hoạt động kinh doanh của đơn vị; Trình độ nghiệp vụ và năng lực cán bộ kế toán; điều kiện và phương tiện vật chất của đơn vị

Xây dựng hình thức sổ kế toán cho doanh nghiệp chính là việc xác định:

số lượng sổ cần dùng; loại sổ sử dụng; nguyên tắc kết cấu các chỉ tiêu dòng, cột sổ; mối quan hệ giữa các sổ kế toán, giữa sổ kế toán với chứng từ, giữa sổ

kế toán với báo cáo kế toán; trình tự hạch toán trên sổ kế toán tại doanh nghiệp

Thứ hai, sử dụng sổ kế toán phải theo đúng quy định về mở sổ, ghi sổ, sửa

chữa sai sót trên sổ, chuyển sổ và khoá sổ Việc ghi sổ kế toán được thực hiện theo trình tự sau:

Mở sổ kế toán: Sổ kế toán quy định mở vào thời điểm đầu niên độ, kế toán

đơn vị phải mở đủ số lượng sổ, loại sổ cần mở theo nội dung, kết cấu của hình thức sổ đã lựa chọn Đối với đơn vị kế toán mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập

Ghi sổ kế toán: Việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải tiến hành trên cơ sở các

chứng từ hợp pháp, hợp lệ Sổ kế toán phải được ghi kịp thời, đầy đủ, chính xác,

rõ ràng Số liệu ghi trên sổ phải dùng mực tốt, không phai, được ghi liên tục, có

hệ thống, không ghi xem kẽ, không ghi chồng đè lên nhau, không bỏ cách dòng, không tẩy xoá Khi phát hiện sai sót trong sổ kế toán cần phải sửa chữa theo đúng phương pháp sửa chữa sổ quy định nhưng không được làm mất đi những

số liệu đã ghi sai

Chữa sổ kế toán: Các trường hợp sai sót trong sổ kế toán (nếu có) phải

được sửa chữa theo một trong ba phương pháp chữa sổ: phương pháp cải chính, phương pháp ghi bổ sung và phương pháp ghi số âm

Khoá sổ kế toán: cuối kỳ hạch toán (tháng, quý, năm) hoặc trong các

trường hợp kiểm kê tài sản, sáp nhập, chia tách, giải thể phải tiến hành khoá sổ

kế toán Khoá sổ kế toán là công việc ghi chuyển số liệu giữa các sổ kế toán có liên quan, cộng số phát sinh, tính và ghi số dư cuối kỳ của các tài khoản kế toán trên sổ kế toán, phục vụ cho việc lập các báo cáo kế toán

35

Thứ ba, các doanh nghiệp có thể ghi sổ kế toán bằng tay hoặc bằng máy vi

tính Trường hợp đơn vị kế toán ghi sổ kế toán bằng máy vi tính thì phần mềm

kế toán lựa chọn phải đáp ứng được tiêu chuẩn và điều kiện theo quy định, đảm bảo khả năng đối chiếu, tổng hợp số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính Sau khi khoá sổ kế toán trên máy vi tính phải in sổ kế toán ra giấy và đóng thành quyển riêng cho từng kỳ kế toán năm

1.2.6 Tổ chức lập và phân tích báo cáo tài chính

Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán là nội dung cuối cùng của tổ chức công tác kế toán theo chu trình kế toán, nhằm tổng hợp và cung cấp cho người sử dụng các thông tin cần thiết về tình hình kinh tế tài chính doanh nghiệp

Báo cáo kế toán là phương pháp kế toán tổng hợp nhằm phản ánh số liệu kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế, tài chính để cung cấp thông tin một cách toàn diện, có hệ thống tình hình sử dụng tài sản, nguồn vốn, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sau một kỳ hạch toán Từ các giai đoạn chứng từ, tài khoản kế toán và xử lý số liệu ghi sổ kế toán, các số liệu kế toán được tổng hợp lập ra các báo cáo kế toán, cung cấp thông tin tổng hợp cho các đối tượng sử dụng

BCTC là các báo cáo tổng hợp được lập theo chuẩn mực kế toán và chế độ

kế toán dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh

và các luồng tiền của một doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ doanh nghiệp, cơ quan Nhà nước và nhu cầu hữu ích của những người sử dụng trong việc đưa ra các quyết định kinh tế Các BCTC thường được Nhà nước quản lý,

có tính bắt buộc và ban hành biểu mẫu thống nhất BCTC phải cung cấp những thông tin của một doanh nghiệp về:

- Tài sản

- Nợ phải trả

- Doanh thu, thu nhập khác, chi phí kinh doanh và chi phí khác

- Lãi lỗ và các khoản phải nộp nhà nước

- Tài sản khác có liên quan đến đơn vị kế toán

- Các luồng tiền

36

Kế toán của từng loại hình doanh nghiệp theo chế độ kế toán hiện hành, theo định kỳ kế toán phải tiến hành báo cáo tài chính theo đúng quy định, nội dung báo cáo, phương pháp tính chỉ tiêu và thời gian lập và gửi báo cáo

Kế toán trưởng, trưởng phòng tài chính, hay phụ trách kế toán của các DN phải phân công quy định rõ trách nhiệm cho các bộ phận kế toán, phải cung cấp, báo cáo kịp thời số liệu, tài liệu và thời gian chính xác kịp thời phục vụ cho lập báo cáo tài chính

Tổ chức BCTC phải dựa trên các quy định về biểu mẫu, nguyên tắc lập và trình bày, phương pháp và thời gian lập theo quy định của Nhà nước để tiến hành phân công lao động kế toán và hướng dẫn các bộ phận liên quan thực hiện đúng theo quy định Hệ thống Báo cáo tài chính gồm Báo cáo tài chính năm và Báo cáo tài chính giữa niên độ

* Báo cáo tài chính năm gồm:

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Mẫu số B 02 - DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Mẫu số B 03 - DN

- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính Mẫu số B 09 - DN

*Báo cáo tài chính giữa niên độ:

a) Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng đầy đủ, gồm:

- Bảng cân đối kế toán giữa niên độ Mẫu số B 01a – DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ Mẫu số B 02a – DN

- Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ Mẫu số B 03a – DN

- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính chọn lọc Mẫu số B 09a – DN

b) Báo cáo tài chính giữa niên độ dạng tóm lược, gồm:

- Bảng cân đối kế toán giữa niên độ Mẫu số B 01b – DN

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giữa niên độ Mẫu số B 02b – DN -Báo cáo lưu chuyển tiền tệ giữa niên độ Mẫu số B 03b – DN

- Bản thuyết minh Báo cáo tài chính chọn lọc Mẫu số B 09a – DN

BCTC của các DN phải cung cấp các thông tin về kinh tế tài chính cơ bản, cần thiết cho công tác kiểm tra kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng các tài

37

sản các nguồn vốn của doanh nghiệp, tình hình kinh doanh và các luồng tiền của một DN cho các cơ quan quả lý nhà nước, cơ quan chủ quản và đưa ra các chỉ tiêu phân tích đánh giá tổng hợp các hoạt động kinh doanh thực trạng tài chính, kết quả kinh doanh mà DN đạt được và cả việc thực hiện kế hoạch tích lũy như thừng thời kỳ nào trong thời kỳ kế toán của DN từ đó để đáp ứng tốt nhất cho lãnh đạo DN và mọi nhu cầu của người sử dụng thông tin kế toán

Các DN lập và trình bày BCTC phải tuân thủ các yêu cầu quy định pháp

lý hiện hành, định kỳ phải lập BCTC và gửi cho các cơ quan quản lý cấp trên theo quy định của chế độ báo cáo kế toán

1.2.7 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Tổ chức kiểm tra kế toán là một trong những khâu quan trọng trong tổ chức kế toán nhằm bảo đảm cho công tác kế toán được thực hiện đúng quy định,

có hiệu quả và cung cấp được thông tin phản ánh đúng thực trạng của doanh nghiệp Về lâu dài, tổ chức kiểm tra kế toán sẽ được thực hiện thông qua hệ thống kiểm toán mà trong đó kiểm toán nội bộ có ý nghĩa và vị trí hết sức quan trọng

Kiểm tra kế toán là sự kiểm tra trong nội bộ hoặc của các cơ quan chức năng của nhà nước và các cơ quan chủ quản cấp trên đối với việc chấp hành các chế độ, thể lệ nhà nước ban hành về kế toán ở các đơn vị, bao gồm kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh trên các chứng từ kế toán, sổ kế toán và báo cáo kế toán; kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán, tài chính, việc tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán, việc chỉ đạo công tác kế toán và việc thực hiện nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng Kiểm tra kế toán phải được thực hiện thường xuyên, liên tục có hệ thống Mỗi đơn vị kế toán độc lập phải được cơ quan chủ quản kiểm tra kế toán ít nhất mỗi năm một lần và phải được tiến hành trước khi xét duyệt quyết toán năm của đơn vị

Nội dung của kiểm tra kế toán:

- Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán;

- Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán;

- Kiểm tra việc tổ chức quản lý và hoạt động nghề nghiệp kế toán;

38

- Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán Nhiệm vụ của kiểm tra kế toán là:

- Kiểm tra tính chất hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh;

- Kiểm tra việc tính toán, ghi chép, phản ánh của kế toán về các mặt chính xác, kịp thời, đày đủ, trung thực, rõ ràng; kiểm tra việc chấp hành các chế độ, thể lệ kế toán và kết quả công tác của bộ máy kế toán;

- Thông qua việc kiểm tra kế toán mà kiểm tra tình hình chấp hành ngân sách, chấp hành kế hoạch SXKD, thu chi tài chính, kỷ luật thu nộp, thanh toán; kiểm tra việc giữ gìn, sử dụng các loại vật tư và vốn bằng tiền; phát hiện và ngăn chặn các hiện tượng vi phạm chính sách, chế độ kinh tế tài chính

- Qua kết quả kiểm tra kế toán mà đề xuất các biện pháp khắc phục những khiếm khuyết trong công tác kế toán, trong công tác quản lý của doanh nghiệp

Để thực hiện tốt các nhiệm vụ trên, công việc kiểm tra kế toán cần phải đảm bảo các yêu cầu:

- Thận trọng, nghiêm túc, trung thực, khách quan trong quá trình kiểm tra

- Các kết luận kiểm tra phải rõ ràng, chính xác, chặt chẽ trên cơ sở đối chiếu với chế độ, thể lệ kế toán cũng như các chính sách chế độ quản lý kinh tế, tài chính hiện hành Qua đó vạch rõ những thiếu sót, tồn tại cần khắc phục

- Phải có báo cáo kịp thời lên cấp trên và các cơ quan tổng hợp kết quả kiểm tra; những kinh nghiệm tốt về công tác kiểm tra kế toán cũng như các vấn

đề cần bổ sung, sửa đổi về chế sộ kế toán và chính sách, chế độ kinh tế, tài chính

- Các đơn vị được kiểm tra phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc trong thời gian quy định các kiến nghị của cơ quan kiểm tra về việc sửa chữa những thiếu sót đã được phát hiện qua kiểm tra kế toán

Công việc kiểm tra kế toán có thể được tiến hành định kỳ hoặc bất thường

và thường bao gồm các nội dung:

- Kiểm tra việc vận dụng các chế độ, thể lệ chung của kế toán vào tình hình

cụ thể theo đặc điểm của ngành hoặc từng đơn vị Ví dụ: Kiểm tra việc vận dụng chế độ ghi chép ban đầu của ngành hoặc đơn vị có tính thích hợp không; kiểm tra