TỔ CHỨC kế TOÁN tại VIỆN sức KHỎE NGHỀ NGHIỆP và môi TRƢỜNG

Cụ thể là đáp ứng yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ NSNN, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý trong cá

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN

TRẦN THỊ HẢI YẾN

TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI VIỆN SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP

Tôі xіn саm đоаn Luận văn thạc sĩ “Tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe

nghề nghiệp và môi trường” là сông trình nghіên сứu độс lậр do tác giả thực hiện

dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Hà Thị Thúy Vân Luận văn chưa từng được công

bố trong bất cứ công trình nghiên cứu nào Các số liệu, nội dung được trình bày trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng hợp lệ và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ

Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn thạc sĩ

Tác giả

Trần Thị Hải Yến

Trоng quá trình họс tậр tạі Trường Đạі họс Công Đoàn đã gіúр tôі сủng сố lạі kіến thứс và сung сấр сhо tôі những kіến thứс mớі gіúр tôі rất nhіều trоng сông vіệс và trоng quá trình vіết Luận văn Trоng quá trình khảо sát tіến hành nghіên сứu Luận văn tôі đã nhận đượс nhіều sự gіúр đỡ сủа сáс сá nhân và tậр thể Tôі xіn сảm

ơn сhân thành đến tất сả сáс сá nhân và tậр thể đã tạо đіều kіện gіúр đỡ tôі hоàn thành đề tàі nghіên сứu nàу

Tôі xіn сhân thành gửі lờі сảm ơn tớі РGS.TS Hà Thị Thúу Vân đã tận tình hướng dẫn và gіúр đỡ tôі trоng suốt quá trình thựс hіện đề tàі nàу

Tôі xіn сhân thành gửі lờі сảm ơn đến Trường Đạі họс Công Đoàn; Khоа Sаu đạі họс; сáс thầу сô gіáо đã trựс tіếр thаm gіа gіảng dạу và gіúр đỡ tôі trоng quá trình họс tậр

Tôі xіn сhân thành gửі lờі сảm ơn đến Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường đã tạо đіều kіện сhо tôі trоng vіệс thu thậр số lіệu và thông tіn рhụс vụ сhо

đề tàі

Bản thân tôі đã сố gắng trоng tìm tòі, họс hỏі và nghіên сứu nhưng vớі sự thау đổі lớn về kế tоán hành сhính sự nghіệр và thờі gіаn áр dụng сhưа nhіều nên bản thân tôі сòn рhảі nghіên сứu và tìm tòі nhіều hơn nữа Vì vậу bàі luận văn sẽ không tránh khỏі những khіếm khuуết Kính mоng nhận đượс sự thông сảm sâu sắс

và đóng góр ý kіến từ Quý Thầу, Сô сũng như từ сáс độс gіả quаn tâm để tôі сó thể nâng сао hơn nữа kіến thứс сủа mình sаu nàу

Xіn сhân thành сảm ơn!

Lời cam đoan

Lời cảm ơn

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục bảng, biểu, sơ đồ

M Ở ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu 2

3 Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 4

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 4

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Những đóng góp của đề tài nghiên cứu 6

7 Kết cấu luận văn 6

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN V Ị HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 7

1.1 T ổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp 7

1.1.1 Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp 7

1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp 8

1.2 Đặc điểm hoạt động và đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị hành chính s ự nghiệp 10

1.2.1 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp 10

1.2.2 Đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp 11

1.3 Khái quát chung v ề tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp 14

1.3.1 Khái niệm và vai trò tổ chức kế toán 14

1.3.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán 15

1.3.3 Nội dung tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp 19

Ti ểu kết chương 1 36

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI VIỆN SỨC KHỎE NGH Ề NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG 37

2.1 T ổng quan về Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 37

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 37 2.1.2 Đặc điểm tổ chức hoạt động sự nghiệp tại Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi

trường 37

2.1.3 Đặc điểm cơ chế quản lý tài chính ảnh hưởng đến tổ chức kế toán tại Viện sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 39

2.1.4 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý và đặc điểm tổ chức kế toán 42

2.2 Th ực trạng tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 46

2.2.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán 46

2.2.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 49

2.2.3 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 53

2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán 54

2.2.5 Thực trạng tổ chức lập; phân tích và công khai báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán 57

2.2.6 Thực trạng tổ chức công tác kiểm tra kế toán 59

2.3 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 61

2.3.1 Những ưu điểm trong tổ chức kế toán tại Viện 61

2.3.2 Những hạn chế và nguyên nhân trong tổ chức kế toán tại Viện 66

Ti ểu kết chương 2 71

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI VI ỆN SỨC KHỎE NGHỀ NGHIỆP VÀ MÔI TRƯỜNG 72

3.1 Định hướng phát triển và hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe ngh ề nghiệp và môi trường 72

3.1.1 Định hướng phát triển 72

3.1.2 Quan điểm hoàn thiện 73

3.2 Yêu c ầu và nguyên tắc của việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức kh ỏe nghề nghiệp và môi trường 74

3.2.1 Yêu cầu của việc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 74

3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 76

3.3 M ột số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp

và môi trường 77

3.3.1 Giải pháp hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 77

3.3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống chứng từ kế toán 78

3.3.3 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 81

3.3.4 Giải pháp hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán 82

3.3.5 Giải pháp hoàn thiện hệ thống báo cáo kế toán 84

3.2.6 Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kiểm tra kế toán 84

3.4 Điều kiện thực hiện giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe ngh ề nghiệp và môi trường 87

3.4.1 Điều kiện từ phía Nhà nước 87

3.4.2 Điều kiện từ phía Bộ Y tế 88

3.4.3 Điều kiện từ phía Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 88

Ti ểu kết chương 3 90

K ẾT LUẬN 91

DANH M ỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 92 PHỤ LỤC

Thông tư 107 Thông tư số 107/2017/TT-BTС ngàу

10/10/2017 сủа Bộ Tàі сhính

B ảng

Bảng 2.1: Trình độ chuyên môn của Phòng Kế toán – Tài chính 48

Bảng 2.2 Danh mục sổ kế toán tổng hợp 55

Bảng 2.3 Các loại sổ chi tiết đang sử dụng tại Viện 55

Sơ đồ Sơ đồ 2.1 Quan hệ giữa đơn vị hành chính sự nghiệp và các cơ quan chức năng 39

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu bộ máу quản lý сủа Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường 42

Sơ đồ 2.3: Bộ máy tổ сhứс kế tоán сủа Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường 46 Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường 49

Sơ đồ 2.5: Quy trình kiểm tra ký chứng từ kế toán thu tiền tại đơn vị 50

Sơ đồ 2.6: Quy trình kiểm tra ký chứng từ kế toán chi tiền tại đơn vị 50

Sơ đồ 2.7 Trình tự ghi sổ kế toán 56

Sơ đồ 3.1 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ 83

do Nhà nước ban hành Cụ thể là đáp ứng yêu cầu về quản lý kinh tế tài chính, tăng cường quản lý kiểm soát chi quỹ NSNN, quản lý tài sản công, nâng cao chất lượng công tác kế toán và hiệu quả quản lý trong các đơn vị HCSN phải đảm bảo được tính thống nhất về nội dung, phương pháp của kế toán với các chế độ kế toán hiện hành của Nhà nước, đảm bảo sự phù hợp với đặc thù của đơn vị

Trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa ngày càng phát triển, cùng với quá trình hội nhập của nền kinh tế thì các hoạt động sự nghiệp ngày càng phong phú, đa dạng, góp phần quan trọng vào sự phát triển kinh tế xã hội Tuy nhiên để các hoạt động sự nghiệp thực sự vận hành theo cơ chế thị trường thì phải có phương hướng và giải pháp phát triển phù hợp Trước thực tiễn trên, để tồn tại và phát triển các đơn vị hành chính sự nghiệp phải làm tốt được công tác quản lý và sử dụng nguồn tài chính đạt hiệu quả cao nhất Với chức năng phản ảnh

và kiểm tra, cung cấp thông tin toàn bộ các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp, tổ chức kế toán là một trong những nội dung có ý nghĩa hết sức quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tại các đơn vị HCSN Do đó, để phát huy vai trò của công tác kế toán, đòi hỏi mỗi đơn vị phải có sự thích ứng, linh hoạt với điều kiện về quy mô, đặc điểm tổ chức gắn với những yêu cầu quản lý cụ thể tại đơn vị mình

Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường là đơn vị hành сhính sự nghіệр сó thu đóng vаі trò quаn trọng trоng nghіên сứu khоа họс về sứс khỏe nghề nghіệр và môі trường Sự lớn mạnh về quу mô, сhất lượng, nhu сầu thựс tіễn và sự rа đờі đổі mớі сủа nhіều сhính sáсh lіên quаn trựс tіếр đến hоạt động сủа Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường Сhính sáсh kế tоán mớі theо Thông tư 107/2017/TT - BTС ngàу 10/10/2017 (Thông tư 107) hướng dẫn сhế độ kế tоán hành сhính sự nghіệр, thау thế сhế độ kế tоán đơn vị hành сhính sự nghіệр bаn hành theо Quуết định 19/2006/QĐ - BTС là một sự thау đổі lớn сhо сáс đơn vị hành сhính sự nghіệр nóі сhung và Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường nóі rіêng Xuất рhát từ những lý

dо đó Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường đã сó những bướс tіến thау đổі trоng hоạt động kế tоán để vừа tіếр nhận nguồn kіnh рhí сủа Nhà nướс сấр để thựс hіện nhіệm vụ сủа mình vừа trіển khаі сáс dịсh vụ khоа họс kỹ thuật, рhát trіển сáс dự án hợр táс trоng nướс và quốс tế theо quу định сủа рháр luật để hỗ trợ hоạt động сhuуên môn, tăng thêm nguồn kіnh рhí сhо Vіện Tuу nhіên trоng quá trình hоàn thіện bộ máу

kế tоán đặс bіệt là trong công tác tổ chức kế toán của đơn vị còn nhiều khó khăn và bất cập Nhận thức được tầm quan trọng của vấn đề này, qua nghiên cứu lý luận và được

tiếp xúc thực tế trong công tác kế toán tại đơn vị tác giả quyết định chọn đề tài “Tổ

chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường”

2 Tổng quan tình hình nghiên cứu

Vіệt Nаm сó hệ thống сáс đơn vị sự nghіệр khá lớn Vì vậу mọі hоạt động сủа сáс đơn vị sự nghіệр sẽ táс động đến sự рhát trіển сủа nền kіnh tế Những năm gần đâу vớі sự рhát trіền lớn mạnh сủа nền kіnh tế nướс nhà, сùng vớі vіệс nền kіnh tế nướс tа đã thаm gіа hộі nhậр сùng nền kіnh tế thế gіớі Những nhu сầu đó đòі hỏі сáс đơn vị sự nghіệр рhảі сó những bướс tіến để сùng nền kіnh tế nướс nhà рhát trіển và hộі nhậр Đốі vớі сáс đơn vị sự nghіệр thì vіệс quản lý nâng cao công tác tổ chức kế toán là một đіểm quаn trọng

Luận văn thạс sĩ “Tổ сhứс сông táс kế tоán trоng сáс bệnh vіện сông lậр

trựс thuộс Bộ У tế trên địа bàn thành рhố Hà Nộі” táс gіả Vũ Thị Thu Рhượng

năm 2016 tại Trường đạі họс Thương Mạі đã nêu đượс tính сấр thіết và hоàn thіện сông táс kế tоán trоng сáс bệnh vіện сông lậр trựс thuộс Bộ У tế trên địа bàn thành рhố Hà Nộі Luận văn đã trình bày được tổng quan về các đơn vị

HCSN có thu, đi sâu vào nghiên cứu trên cơ sở lý luận, hệ thống hóa các vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức kế toán tại các đơn vị Viện công lập.Tuy nhiên, chưa đánh giá được tác động của cơ chế tài chính đối với tổ chức kế toán cũng như không đi sâu vào việc hoàn thiện và tăng cường vị thế, chất lượng công tác kế toán

Về vấn đề hoàn thiện công tác kế toán tại Viện công lập, Nguyễn Huyền Trang (2016) đã trình bày được các tiêu chí cơ bản trong công tác kế toán như mô hình tổ chức kế toán, hệ thống thông tin kế toán và công tác kiểm tra kế toán, công tác lập

dự toán ngân sách Từ đó tác giả vận dụng để nghiên cứu đưa ra quan điểm, định hướng và những giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán tại Viện mắt tỉnh Đắck Lắk Tuy nhiên hạn chế của đề tài là quá chú trọng vào việc lập dự toán ngân sách, các giải pháp đưa ra thiên về hướng hoàn thiện công tác kế toán chỉphục vụ cho công tác quản lý sử dụng NSNN, không phù hợp với bối cảnh đất nước hiện nay

Về vấn đề tổ chức kế toán trong đơn vị Viện công lập trong hoàn cảnh ra đời thông tư 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài Chính thay thế chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC trước đây, Mai Thị Thu Hà (2018) đã nêu ra được những điểm mới trong công tác tổ chức kế toán so với trước đây Đặc biệt là về tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, phương pháp kế toán và tổ chức hệ thống báo cáo tài chính Luận văn đã phản ánh được những nhược điểm, thiếu sót mà bộ máy kế toán tại các đơn vị Viện công lập nói chung và các Viện y học cổ truyền công lập trên địa bàn Hà Nội nói riêng đang mắc phải trong thời kỳ mới Tuy nhiên do phạm vi nghiên cứu rộng và hạn chế về cơ sở lý luận nên các giải pháp mà tác giả đã đưa ra còn mang nặng lý thuyết, thiếu thực tiễn

trình đề hоàn thіện bàі luận văn hơn Ngоàі rа, tổ chức công kế tоán tạі Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường, сòn сó một số đặс thù rіêng nên luận văn không trùng lắр vớі сáс сông trình nghіên сứu trên và một số сông trình kháс đượс сông

- Nhiệm vụ nghiên cứu

+ Tìm hiểu cơ sở lý luận tổ chức kế toán tại các đơn vị HCSN có thu nói chung + Nghiên cứu đánh giá thực trạng về tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường bao gồm: tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản và phương pháp kế toán, tổ chức vận dụng hệ thống ghi sổ kế toán, tổ chức

hệ thống báo cáo tài chính, tổ chức công tác kiểm tra kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác kế toán

+ Căn cứ trên thực trạng đã nghiên cứu đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

khỏe nghề nghiệp và môi trường

- Phạm vi thời gian: số liệu năm 2019

5 Phương pháp nghiên cứu

Luận văn sử dụng những phương pháp nghiên cứu cụ thể như sau:

- Phương pháp thu thập dữ liệu: bao gồm nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp Nguồn dữ liệu thứ cấp: Các văn bản, Nghị định của Chính Phủ, Thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về kế toán, các quy định pháp luật hiện hành, Luật Kế toán, Chế độ Kế toán; Các tài liệu về tổ chức kế toán tại các đơn vị HCSN có thu tham khảo từ các cuốn giáo trình, sách, tài liệu học tập, slide bài giảng, mạng internet, báo chí… Các công trình, đề tài nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các đơn

vị HCSN công lập nói chung và đơn vị HCSN công lập có thu nói riêng

Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp được sử dụng chủ yếu ở chương 1 trong luận văn nhằm xây dựng cơ sở lý luận chung, từ đó làm tiền đề để tác giả đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp được sử dụng chủ yếu ở chương 2 của luận văn nhằm phản ánh thực trạng tổ chức kế toán tại đơn vị khảo sát

Phương pháp thống kê mô tả: được sử dụng để thống kê và mô tả những đặc tính cơ bản của nguồn dữ liệu sơ cấp và thứ cấp đã thu thập được Thông qua các dữ liệu thứ cấp đặc biệt là các công trình, đề tài nghiên cứu khoa học về lĩnh vực nghiên cứu tác giả thống kê và mô tả lại các luận cứ, luận điểm chung nhất về tổ chức kế toán tại các đơn vị HCSN công lập có thu, từ đó làm cơ sở lý luận cho đề tài nghiên cứu của bản thân Bên cạnh đó, căn cứ trên nguồn dữ liệu sơ cấp đã thu thập được tác giả cũng thống kê mô tả và thống kê suy luận nhằm cung cấp những tóm tắt đơn giản về các nội dung trong tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

Phương pháp so sánh: được sử dụng để so sánh giữa hệ thống chứng từ, hệ thống tài khoản, hệ thống sổ sách, hệ thống báo cáo tài chính, bộ máy kế toán, công tác kiểm tra kế toán, ứng dụng công nghệ thông tin tại Viện sức khỏe nghề nghiệp

và môi trường với qui định của NN, cơ sở lý luận chung đã được thống kê mô tả từ

đó đánh giá được thực trạng công tác tổ chức kế toán hiện nay tại đơn vị khảo sát

Phương pháp so sánh được tác giả sử dụng chủ yếu ở chương 2 nhằm mục đích đưa ra các hạn chế trong công tác tổ chức kế toán tại đơn vị khảo sát, từ đó là

cơ sở để đề xuất các giải pháp hoàn thiện trong chương 3

Phương pháp phân tích: Tác giả sử dụng phương pháp phân tích định tính Trên cơ sở những dữ liệu sơ cấp và thứ cấp thu thập đã được thống kê mô tả, kết hợp với phương pháp so sánh tác giả tiến hành phân tích đánh giá những ưu và nhược điểm trong tổ chức kế toán tại Viện trong khoảng thời gian nghiên cứu, từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện trong giai đoạn tới

Phương pháp tổng hợp: Được sử dụng để tổng hợp khái quá hóa lại những mặt ưu và nhược điểm của tổ chức kế toán đã phân tích, từ đó đưa ra được hệ thống các giải pháp hoàn thiện

Ngoài ra những kỹ thuật như: biểu bảng, sơ đồ, mô hình… cũng được sử dụng để hỗ trợ diễn đạt, trình bày làm rõ những nội dung nghiên cứu

6 Những đóng góp của đề tài nghiên cứu

Dựа trên kết quả nghіên сứu, về mặt khоа họс luận văn góр рhần hệ thống hóа và làm rõ сơ sở lý luận về tổ chức kế tоán tạі сáс đơn vị hành chính sự nghіệр Đồng thờі, luận văn сòn là tàі lіệu thаm khảо, рhụс vụ сông táс họс tậр

Bên сạnh đó, về mặt thựс tіễn, trên сơ sở рhân tíсh thựс trạng tổ chức kế tоán tạі Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường, luận văn đã đưа rа những gіảі рháр, kіến nghị сó thể áр dụng tạі Vіện Sứс khỏe nghề nghіệр và Môі trường nóі rіêng và сáс đơn vị hành chính sự nghіệр сùng lоạі hình nóі сhung nhằm gіảі quуết, hạn сhế tốі đа những khó khăn, tồn đọng tạі сáс đơn vị сũng như рhát huу tốt lợі thế vớі mụс đíсh nâng сао сhất lượng hоạt động сủа mỗі đơn vị

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, nội dung của luận văn được kết cấu gồm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp Chương 2: Thực trạng tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe nghề nghiệp và môi trường

Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Viện Sức khỏe

nghề nghiệp và môi trường

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP 1.1 Tổng quan về đơn vị hành chính sự nghiệp

1.1.1 Khái niệm về đơn vị hành chính sự nghiệp

- Theo chế độ kế toán Việt Nam (2017) thì đơn vị hành chính sự nghiệp là: Đơn vị do nhà nước quyết định thành lập nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý nhà nước về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằng nguồn

kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và nhà nước giao cho từng giai đoạn [2]

- Theo Giáo trình Tài chính hành chính sự nghiệp (2008), Đơn vị hành chính

Cơ quan tư pháp: Tòa án nhân dân các cấp

Đơn vị hành chính sự nghiệp (HCSN) nhà nước là các đơn vị có hoạt động cung ứng các hàng hóa, dịch vụ công cho xã hội, và các hàng hóa, dịch vụ khác trong các lĩnh vực giáo dục, y tế, văn hóa thông tin, thể dục thể thao, nông-lâm-ngư nghiệp, kinh

tế v.v., nhằm duy trì sự hoạt động bình thường của các ngành kinh tế quốc dân Đặc tính chủ yếu của các đơn vị HCSN là hoạt động không vì mục tiêu loi nhuận, mang tính chất phục vụ cộng đồng là chính quan hành pháp [9]

- Theo từ điển Bách khoa Việt Nam, hành chính là “hoạt động quản lý chuyên nghiệp của nhà nước đối với xã hội Hoạt động này được thực hiện bởi một

bộ máy chuyên nghiệp”[11] Do đó, cơ quan hành chính là các tổ chức cung cấp trực tiếp các dịch vụ hành chính công cho người dân khi thực hiện chức năng quản

lý nhà nước của mình Cơ quan hành chính nhà nước là các cơ quan quản lư nhà nước từ Trung ương đến địa phương, thuộc các cấp chính quyền, các ngành, các lĩnh vực (gồm các cơ quan quyền lực nhà nước như Quốc hội, Hội đồng nhân dân

(HĐND) các cấp, các cấp chính quyền như Chính phủ, Ủy ban nhân dân (UBND) các cấp, các cơ quan quản lý nhà nước như các Bộ, Ban, Ngành ở Trung ương, các

Sở, Ban, ngành ở cấp Tỉnh, Thành phố trực thuộc trung ương, các phòng ban ở cấp huyện và các cơ quan tư pháp như Tòa án nhân dân, Viện kiểm soát nhân dân các cấp…) Cơ quan hành chính nhà nước hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên cấp hoặc các nguồn khác theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp để thực hiện nhiệm vụ nhà nước giao

Nhìn chung, đơn vị hành chính sự nghiệplà các đơn vị, cơ quan hoạt động bằng nguồn kinh phí do ngân sách Nhà nước hoặc cấp trên cấp phát hoặc bằng nguồn kinh phí khác như hội phí, học phí, viện phí, kinh phí được tài trợ, thu từ hoạt động kinh doanh, dịch vụ…để phục vụ các nhiệm vụ của Nhà nước, chủ yếu là các

hoạt động chính trị xã hội

1.1.2 Phân loại đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính sự nghiệp có thể phân loại như sau:

Theo tính chất, các đơn vị HCSN bao gồm:

Các đơn vị hành chính thuần túy: đó là các cơ quan công quyền trong bộ máy hành chính nhà nước (các đơn vị quản lý hành chính nhà nước)

Các đơn vị HCSN: Sự nghiệp văn hóa, sự nghiệp giáo dục, sự nghiệp y tế, sự nghiệp kinh tế, sự nghiệp nghiên cứu khoa học…

Các tổ chức đoàn thể, xã hội nghề nghiệp, tổ chức quần chúng…

Theo phân cấp quản lý tài chính, đơn vị hành chính sự nghiệp được tổ

chức theo hệ thống dọc tương ứng với từng cấp ngân sách nhằm phù hợp với công tác chấp hành ngân sách cấp đó Cụ thể đơn vị HCSN chia thành ba cấp:

Đơn vị dự toán cấp I: Là cơ quan chủ quản các ngành hành chính sự nghiệp

trực thuộc TW và địa phương như các Bộ, tổng cục, sở, ban… Đơn vị dự toán cấp I trực tiếp quan hệ với cơ quan tài chính để nhận và thanh quyết toán nguồn kinh phí cấp phát Đơn vị dự toán cấp I có trách nhiệm:

Tổng hợp và quản lý toàn bộ vốn của ngân sách giao, xác định trách nhiệm

và quyền hạn của các đơn vị kế toán cấp dưới

Phê chuẩn dự toán quí, năm của các đơn vị cấp dưới

Tổ chức việc hạch toán kinh tế, việc quản lý vốn trong toàn ngành

Tổng hợp các báo biểu kế toán trong toàn ngành, tổ chức kiểm tra kế toán và

Đơn vị dự toán cấp II: Trực thuộc đơn vị dự toán đơn vị cấp I chịu sự lãnh

đạo trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp I Đơn vị

dự toán cấp II quản lý phần vốn ngân sách do đơn vị cấp I phân phối bao gồm phần kinh phí của bản thân đơn vị và phần kinh phí của các đơn vị cấp III trực thuộc Định kỳ đơn vị phải tổng hợp chi tiêu kinh phí ở đơn vị và của đơn vị dự toán cấp III báo cáo lên đơn vị dự toán cấp I và cơ quan tài chính cùng cấp

Đơn vị dự toán cấp III: Trực thuộc đơn vị dự toán cấp II, chịu sự lãnh đạo

trực tiếp về tài chính và quan hệ cấp phát vốn của đơn vị dự toán cấp II, là đơn vị cuối cùng thực hiện dự toán Đơn vị dự toán cấp III trực tiếp sử dụng kinh phí của ngân sách, chấp hành các chính sách về chỉ tiêu, về hạch toán, tổng hợp chỉ tiêu kinh phí báo cáo lên đơn vị cấp II và cơ quan tài chính cùng cấp theo định kỳ

Đơn vị dự toán (HCSN) có thể chỉ có một cấp hoặc hai cấp Ở các đơn vị chỉ

có một cấp thì cấp này phải làm nhiệm vụ của cấp I và cấp III Ở các đơn vị được tổ chức thành hai cấp thì đơn vị dự toán cấp trên làm nhiệm vụ của đơn vị dự toán cấp

I, đơn vị dự toán cấp dưới làm nhiệm vụ của đơn vị cấp III

Theo khả năng tự đảm bảo kinh phí của các đơn vị hành chính sự nghiệp

Đơn vị hành chính sự nghiệp thuần túy: đây là các cơ quan công quyền trong

bộ máy nhà nước (hay nói cách khác là các đơn vị hành chính thực hiện chức năng quản lý nhà nước) được ngân sách nhà nước cấp 100% kinh phí như: Ủy ban nhân dân các cấp xã, huyện, tỉnh,…

Đơn vị hành chính sự nghiệp có nguồn thu: các đơn vị này vẫn có sự hỗ trợ

từ kinh phí Nhà nước nhưng bên cạnh đó có những hoạt động tạo ra nguồn thu về cho chính đơn vị mình Ví dụ như các đơn vị, cơ quan: trường học, bệnh viện, đơn

vị HCSN nghiên cứu khoa học,…

Trong đó, trường học là đơn vị tự đảm bảo một phần kinh phí hoạt động, viện nghiên cứu khoa học thì được đảm bảo 100% nguồn kinh phí hỗ trợ từ Nhà nước

Như vậy, đơn vị HCSN rất đa dạng, phạm vi rộng, chi hoạt động chủ yếu được thực hiện thông qua nguồn kinh phí của nhà nước cấp phát Đặc điểm nổi bật của đơn vị HCSN là không phải là đơn vị hạch toán kinh tế, chức năng chủ yếu không phải là SXKD mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước

1.2 Đặc điểm hoạt động và đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp

1.2.1 Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp

Là những đơn vị không trực tiếp sản xuất vật chất nhưng hết sức cần thiết cho xã hội, nhằm ổn định duy trì bộ máy quản lý Nhà nước các cấp, đảm bảo ổn định chính trị xã hội và an ninh quốc phòng

Hoạt động phong phú, đa dạng, phức tạp mang tính chất phục vụ, đối với cơ quan hành chính hầu hết không có số thu, hoặc rất ít, các khoản chi cho hoạt động chủ yếu do Ngân sách Nhà nước cấp

Các khoản chi hoạt động sự nghiệp chứa dung nhiều yếu tố xã hội liên quan đến nhiều chính sách khác nhau trong nền kinh tế, vừa là một tất yếu khách quan và thể hiện tính ưu việt của xã hội, nhằm nâng cao đời sống vật chất, văn hóa tinh thần, sức khỏe cho nhân dân

Đặc điểm hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp có thể chia như sau:

- Căn cứ theo lĩnh vực hoạt động, các đơn vị HCSN được phân thành:

+ Các đơn vị hành chínhsự nghiêp giáo dục gồm: Các trường học từ mầm non đến đại học (không bao gồm các trường tư)

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp y tế bao gồm: Các Viện, các cơ sở khám, chữabệnh, các trung tâm y tế dự phòng (không bao gồm các Viện tư)

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp văn hoá, thể thao bao gồm các viện nghiên cứu về văn hóa, thể thao, các đoàn nghệ thuật, trung tâm chiếu phim, nhà văn hoá, thư viện, bảo tồn bảo tàng, đài phát thanh truyền hình, trung tâm thông tin, báo chí xuất bản, các trung tâm huấn luyện thể dục thể thao, câu lạc bộ thể dục thể thao

+ Các đơn vị hành chính sự nghiệp kinh tế bao gồm các đơn vị HCSN hoạt động hỗ trợ cho sự nghiệp phát triển kinh tế như các viện nghiên cứu kinh tế, các trung tâm nghiên cứu giống cây trồng, vật nuôi

Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều có đặc điểm chung là hoạt động bằng kinh phí do ngân sách nhà nước cấp hoặc tự trang trải bằng nguồn thu sự nghiệp Đặc điểm này có ảnh hưởng lớn đến công tác kế toán trong các đơn vị HCSN thể hiện trên các mặt:

- Thứ nhất, để phục vụ cho kiểm soát và thanh quyết toán với ngân sách, kế toán các đơn vị hành chính sự nghiệp phải tuân thủ chế độ kế toán do cơ quan có thẩm quyền quy định

- Thứ hai, phục vụ cho tổng hợp số liệu về các khoản chi ngân sách, các khoản chi trong các đơn vị hành chínhsự nghiệp phải được hạch toán chi tiết theo từng chương, mục phù hợp với mục lục ngân sách

1.2.2 Đặc điểm quản lý tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp

Trong đơn vị hành chính sự nghiệp, Nhà nước là chủ thể quản lý, đối tượng quản lý là tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp Tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm các hoạt động và quan hệ tài chính liên quan đến quản lý, điều hành của Nhà nước trong lĩnh vực sự nghiệp

Là chủ thể quản lý, Nhà nước có thể sử dụng tổng thể các phương pháp, các hình thức và công cụ để quản lý hoạt động tài chính của các đơn vị hành chính sự nghiệp trong những điều kiện cụ thể nhằm đạt được những mục tiêu nhất định Để đạt được những mục tiêu đề ra, công tác quản lý tài chính đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm ba khâu công việc: Thứ nhất, lập dự toán thu, chi ngân sách nhà nước trong phạm vi được cấp có thẩm quyền giao hàng năm; Thứ hai, tổ chức chấp hành dự toán thu, chi tài chính hàng năm theo chế độ, chính sách của Nhà nước; Thứ ba, quyết toán thu, chi ngân sách Nhà nước

- Lập dự toán thu chi ngân sách

Lập dự toán ngân sách là quá trình phân tích, đánh giá giữa khả năng và nhu cầu các nguồn tài chính để xây dựng các chỉ tiêu thu chi ngân sách hàng năm một cách đúng đắn, có căn cứ khoa học và thực tiễn Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào kết quả hoạt động thực tế của kỳ liền trước và điều chỉnh theo tỷ lệ tăng trưởng và tỷ lệ lạm phát

dự kiến Như vậy phương pháp này rất rõ ràng, dễ hiểu và dễ sử dụng, được xây dựng tương đối ổn định, tạo điều kiện, cơ sở bền vững cho nhà quản lý trong đơn vị trong việc điều hành mọi hoạt động Phương pháp lập dự toán cấp không là phương pháp xác định các chỉ tiêu trong dự toán dựa vào nhiệm vụ, mục tiêu hoạt động trong năm kế hoạch, phù hợp với điều kiện cụ thể hiện có của đơn vị chứ không dựa trên kết quả hoạt động thực tế của năm trước Như vậy, đây là phương pháp lập dự

toán phức tạp hơn do không dựa trên số liệu, kinh nghiệm có sẵn Tuy nhiên, nếu đơn vị sử dụng phương pháp này sẽ đánh giá được một cách chi tiết hiệu quả chi phí hoạt động của đơn vị, chấm dứt tình trạng mất cân đối giữa khối lượng công việc và chi phí thực hiện, đồng thời giúp đơn vị lựa chọn được cách thức tối ưu nhất để đạt được mục tiêu đề ra

Phương pháp lập dự toán trên cơ sở quá khứ là phương pháp truyền thống, đơn giản, dễ thực hiện và phù hợp cho những hoạt động tương đối ổn định của đơn

vị Trong khi đó, phương pháp lập dự toán cấp không phức tạp hơn, đòi hỏi trình độ cao trong đánh giá, phân tích, so sánh giữa nhiệm vụ và điều kiện cụ thể của đơn vị nên chỉ thích hợp với những hoạt động không thường xuyên, hạch toán riêng được chi phí và lợi ích

Chấp hành dự toán là quá trình sử dụng tổng hợp các biện pháp kinh tế tài chính, hành chính nhằm biến các chỉ tiêu thu chi ghi trong dự toán ngân sách của đơn vị thành hiện thực Trên cơ sở dự toán ngân sách được giao, các đơn vị HCSN

tổ chức triển khai thực hiện, đưa ra các biện pháp cần thiết đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ thu chi được giao đồng thời phải có kế hoạch sử dụng kinh phí ngân sách theo đúng mục đích, chế độ, tiết kiệm và có hiệu quả Để theo dõi quá trình chấp hành dự toán thu chi, các đơn vị hành chính sự nghiệp cần tiến hành theo dõi chi tiết, cụ thể từng nguồn thu, từng khoản chi trong kỳ của đơn vị

Thực tế cho thấy trong các đơn vị hành chính sự nghiệp, nguồn thu thường được hình thành từ các nguồn:

+ Nguồn kinh phí cấp phát từ NSNN để thực hiện nhiệm vụ chính trị, chuyên môn được giao Đây là nguồn thu mang tính truyền thống và có vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn tài chính cho hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp Tuy nhiên, với chủ trương đổi mới tăng cường tính tự chủ tài chính cho các đơn vị HCSN, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị sẽ có xu hướng giảm dần nhằm làm giảm bớt gánh nặng đối với NSNN

+ Nguồn thu từ hoạt động sự nghiệp: gồm các khoản thu phí, lệ phí thuộc NSNN theo quy định của pháp luật, theo chế độ được phép để lại đơn vị Ví dụ trong sự nghiệp y tế, các khoản thu sự nghiệp gồm thu viện phí, thu dịch vụ khám

chữa bệnh, thu từ thực hiện các biện pháp tránh thai, thu bán các sản phẩm vắc xin phòng bệnh… Cùng với việc chuyển đổi sang cơ chế tự chủ tài chính, tỷ trọng nguồn thu này trong các đơn vị HCSN có xu hướng ngày càng tăng Điều này đòi hỏi các đơn vị phải tổ chức khai thác các nguồn thu hợp pháp này nhằm tăng cường năng lực tài chính của đơn vị

+ Các khoản thu từ nhận viện trợ, biếu tặng, các khoản thu khác không phải nộp ngân sách theo chế độ Đây là những khoản thu không thường xuyên, không dự tính trước được chính xác nhưng có tác dụng hỗ trợ đơn vị trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

+ Các nguồn khác như nguồn vốn vay của các tổ chức tín dụng, vốn huy động của cán bộ, viên chức trong đơn vị; nguồn vốn liên doanh, liên kết của các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước theo quy định của pháp luật

Với các nguồn thu như trên, đơn vị hành chính sự nghiệp được tự chủ thực hiện nhiệm vụ thu đúng, thu đủ theo mức thu và đối tượng thu do cơ quan nhà nước

có thẩm quyền quy định Trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định khung mức thu, đơn vị căn cứ nhu cầu chi phục vụ cho hoạt động, khả năng đóng góp của xã hội để quyết định mức thu cụ thể cho phù hợp với từng loại hoạt động, từng đối tượng, nhưng không được vượt quá khung mức thu do cơ quan có thẩm quyền quy định Đối với những hoạt động dịch vụ theo hợp đồng với các tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước, các hoạt động liên doanh, liên kết, đơn vị được quyết định các khoản thu, mức thu cụ thể theo nguyên tắc bảo đảm đủ bù đắp chi phí và

có tích luỹ

- Quyết toán thu chi

Quyết toán thu chi là công việc cuối cùng của chu trình quản lý tài chính Đây là quá trình kiểm tra, tổng hợp số liệu về tình hình chấp hành dự toán trong

kỳ và là cơ sở để phân tích, đánh giá kết quả chấp hành dự toán từ đó rút ra những bài học kinh nghiệm cho các kỳ tiếp theo Để có thể tiến hành quyết toán thu chi, các đơn vị phải hoàn tất hệ thống báo cáo tài chính và báo cáo quyết toán ngân sách

1.3 Khái quát chung về tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp

1.3.1 Khái niệm và vai trò tổ chức kế toán

1.3.1.1 Khái niệm tổ chức kế toán

Có rất nhiều khái niệm về tổ chức kế toán được đưa ra Cụ thể:

Luật kế toán (2015) định nghĩa tổ chức công tác kế toán là tổ chức việc thực hiện các chuẩn mực, chế độ kế toán để phản ánh tình hình tài chính, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức thực hiện chế độ kiểm tra kế toán, chế độ bảo quản, lưu trữ tài liệu kế toán, cung cấp thông tin tài liệu kế toán và các nhiệm vụ khác của kế toán cho các đối tượng cần sử dụng [12]

hành chính sự nghiệp” của trường đại học Kinh tế Quốc Dân thì tổ chức công tác kế

toán là việc tạo ra một mối liên hệ qua lại theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng đối ứng tài khoản, tính giá (tập hợp chi) và tổng hợp- cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin cần thiết cung cấp cho quản lý [7]

Trường đại học Lao Động Xã Hội (2007) đưa ra khái niệm tổ chức công tác

kế toán là việc tạo ra mối liên hệ theo trình tự nhất định giữa các yếu tố của hệ thống kế toán Các yếu tố của hệ thống kế toán bao gồm: các nhân viên kế toán với năng lực chuyên môn; hệ thống chứng từ tài khoản, sổ sách và báo cáo kế toán; các phương pháp kế toán; các trang thiết bị sử dụng cho kế toán Tổ chức kế toán là việc tạo ra mối liên hệ giữa các yếu tố trên nhằm thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của

bộ máy kế toán [10]

Tóm lại, theo bản thân tác giả thì tổ chức công tác kế toán đơn giản được hiểu là tổ chức việc ghi chép, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị một cách khoa học và tuân thủ pháp luật, tổ chức cơ cấu bộ máy kế toán phù hợp với quy mô và đặc thù của đơn vị nhằm mang lại hiệu quả công tác kế toán cao nhất với chi phí tiết kiệm nhất

1.3.1.2 Vai trò tổ chức kế toán

Tổ chức kế toán tại đơn vị HCSN có những vai trò chủ yếu sau đây:

được tài trợ, được hình thành từ các nguồn khác và tình hình sử dụng các khoản kinh phí, các khoản thu tại đơn vị theo đúng chuẩn mực và chế độ kế toán

- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi, tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của nhà nước (NN), kiểm tra việc quản lý sử dụng các vật tư tài sản của đơn vị, kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp Ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế độ chính sách của NN

- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu chi và quyết toán của đơn vị cấp dưới

- Phản ánh đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị

1.3.2 Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán

1.3.2.1 Yêu cầu tổ chức kế toán

Trong quản lý, kế toán được nhìn nhận là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động Kế toán là khoa học thu nhận, xử lý và cung cấp toàn bộ thông tin về tài sản, sự vận động tài sản, các hoạt động kinh tế tài chính trong đơn vị, nhằm kiểm tra, giám sát toàn bộ hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Để kế toán thực sự trở thành công cụ quản lý đắc lực, thì vấn đề tổ chức kế toán hợp lý và khoa học là một trong những tiền đề tiên quyết của các đơn vị Vì vậy, tổ chức kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Một là, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán ở đơn vị phải phù hợp với đặc

điểm, điều kiện tổ chức hoạt động, tổ chức quản lý và phân cấp quản lý tài chính ở đơn vị, đảm bảo đủ số lượng, có chất lượng, đảm bảo hoàn thành mọi nội dung công việc kế toán của đơn vị với chi phí tiết kiệm nhất Thực hiện kế hoạch hóa công tác

kế toán, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên kế toán Xác định được mối quan hệ công việc giữa bộ phận kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị

- Hai là,xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán với

các bộ phận quản lý khác trong đơn vị về các công việc liên quan đến công tác kế toán và thu nhận, cung cấp thông tin kinh tế, tài chính liên quan cho các nhà quản lý

- Ba là,tổ chức vận dụng chế độ kế toán, thông lệ kế toán, Luật Kế toán đã

ban hành và được thừa nhận với việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị

Việc tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp có nhiệm vụ tổ chức thực hiện các phương pháp kế toán, tổ chức thực hiện và vận dụng các nguyên tắc kế toán, Luật Kế toán, chế độ kế toán quy định vào đơn vị cho đúng và phù hợp để thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin kế toán đáp ứng yêu cầu quản lý đơn vị, đảm bảo cho kế toán thực hiện tốt nhiệm vụ của mình Việc lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp với điều kiện cụ thể của đơn vị cũng là một trong các nhiệm vụ của tổ chức

kế toán, nhằm giúp đơn vị tổ chức thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin phù hợp và hiệu quả nhất

- Bốn là, tổ chức áp dụng những thành tựu khoa học kỹ thuật, khoa học quản

lý; từng bước trang bị và sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán, hiện đại Tổ chức bồi dưỡng nâng cao trình độ quản lý, trình độ nghiệp vụ cho cán bộ kế toán

Tổ chức phổ biến hướng dẫn các chế độ thể lệ về tài chính kế toán cho công chức viên chức trong đơn vị Tổ chức kiểm tra kế toán trong nội bộ

Trong điều kiện hiện nay, khoa học kỹ thuật thông tin phát triển rất nhanh và tin học đã xâm nhập sâu vào khoa học quản lý, trở thành một yếu tố và phương tiện quan trọng, không thể thiếu Do đó, khi tổ chức kế toán ở đơn vị hành chính sự nghiệp cần quán triệt nhiệm vụ ứng dụng những thành tựu khoa học tiên tiến, hiện đại, sử dụng các chương trình phần mềm, trang thiết bị kỹ thuật hỗ trợ tính toán, thiết lập hệ thống thông tin, khai thác và lýu trữ thông tin cho hiệu quả

Mặt khác, kế toán là khoa học quản lý, nó luôn có sự cải tiến và hoàn thiện cùng với sự thay đổi cơ chế chính sách kinh tế, tài chính theo từng giai đoạn và thời

kỳ, do vậy, người làm kế toán cần có sự hiểu biết, cập nhật kiến thức, cơ chế, chính sách, chế độ mới, cũng như các lĩnh vực khoa học kỹ thuật liên quan khác Bên cạnh đó, việc tổ chức kế toán cũng cần quan tâm đến việc bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn, cập nhật kiến thức mới về khoa học kỹ thuật liên quan cho cán bộ, nhân viên kế toán

Đồng thời, quá trình hoạt động của đơn vị chính là quá trình thực hiện các chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước Để thực hiện tốt các chính sách, chế độ của Nhà nước, khi tổ chức kế toán ở đơn vị phải thực hiện nhiệm

vụ phổ biến, hướng dẫn và kiểm tra quá trình chấp hành chính sách, chế độ quản lý kinh tế, tài chính ở đơn vị, nhằm đưa công tác kế toán và công tác quản lý của đơn

vị vào nề nếp

Những nhiệm vụ trên phải được triển khai đồng bộ mới có thể phát huy được

tốt các nội dung của tổ chức kế toán

1.3.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán

Đơn vị hành chính sự nghiệp là tổ chức được cơ quan có thẩm quyền của Đảng, cơ quan nhà nước và tổ chức chính trị - xã hội thành lập và quản lý theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, con dấu, tài khoản, hoạt động trong lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế, nghiên cứu khoa học, văn hóa, thể dục thể thao, du lịch, lao động – thương binh xã hội, thông tin truyền thông, và các lĩnh vực sự nghiệp khác được pháp luật quy định

Trong quản lý đơn vị hành chính sự nghiệp, tổ chức kế toán là một trong những nội dung quan trọng Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính nên tổ chức kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả và chất lượng của công tác quản lý của đơn vị hành chính sự nghiệp Thêm vào đó, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng

có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến hoạt động của đơn vị hành chính sự nghiệp, trong đó có cơ quan chức năng của nhà nước

Trong giai đoạn hiện nay, khi nền kinh tế của Việt Nam đang hội nhập vào nền kinh tế khu vực và thế giới thì vấn đề cạnh tranh diễn ra ngày càng thường xuyên và khốc liệt hơn Lúc này, chất lượng thông tin của kế toán được coi như một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn và khả năng thắng lợi của các quyết định kinh doanh Thông tin của kế toán tài chính và kế toán quản trị hợp thành hệ thống thông tin hữu ích và cần thiết cho các nhà quản trị

Để tổ chức kế toán trong một đơn vị hành chính sự nghiệp cần căn cứ vào quy mô hoạt động, đặc điểm của ngành và lĩnh vực hoạt động; đồng thời phải căn

cứ vào các chính sách, chế độ nhà nước ban hành Tổ chức kế toán phù hợp với tình hình hoạt động của đơn vị không chỉ tiết kiệm được chi phí mà còn đảm bảo cung cấp thông tin nhanh chóng, đầy đủ, có chất lượng phù hợp với các yêu cầu quản lý khác nhau

Để góp phần thực hiện tốt các yêu cầu đặt ra cho kế toán đơn vị hành chính

sự nghiệp, trong quá trình tổ chức kế toán cần phải tuân theo các nguyên tắc sau:

- Một là, Tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải đúng

với những quy định trong điều lệ tổ chức kế toán NN và Luật Kế toán

Đối với NN, kế toán là một công cụ quan trọng để tính toán, xây dựng và kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu chi, thanh toán của NN, điều hành nền kinh tế quốc dân Do đó, trước hết tổ chức kế toán phải theo đúng những qui định về nội dung công tác kế toán, về tổ chức chỉ đạo công tác kế toán ghi trong điều lệ tổ chức

kế toán NN và Luật Kế toán

- Hai là, Tổ chức kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù

hợp với chế độ kế toán hành chính sự nghiệp, chính sách của NN và các văn bản pháp qui khác có liên quan

Việc ban hành chế độ, chính sách của NN nhằm mục đích quản lý thống nhất công tác kế toán trong toàn bộ nền kinh tế quốc dân Vì vậy tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệpphải dựa trên cơ sở chế độ chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản

kế toán, hệ thống báo cáo tài chính mà NN quy định để vận dụng một cách phù hợp với chính sách, chế độ quản lý kinh tế của NN trong từng thời kỳ

- Ba là, Tổ chức kế toán của đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù hợp với

đặc điểm hoạt độngvà cơ chế tài chính áp dụng

Mỗi đơn vị hành chính sự nghiệpcung cấp một loại dịch vụ công khác nhau đều có đặc điểm hoạt động và cơ chế tài chính áp dụng khác nhau Vì vậy, không thể có một mô hình công tác kế toán tối ưu cho tất cả các đơn vị hành chính sự nghiệp Mỗi đơn vị phải căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động, cơ chế tài chính của đơn vị để lựa chọn mô hình công tác kế toán sao cho phù hợp

- Bốn là, Tổ chức kế toán tài chính của đơn vị hành chính sự nghiệp phải phù

hợp với yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán

bộ kế toán

Người thực hiện trực tiếp mọi công tác kế toán tài chính trong đơn vị hành chính sự nghiệplà cán bộ kế toán dưới sự chỉ đạo của cán bộ quản lý Vì vậy, việc căn cứ trên yêu cầu và trình độ nghiệp vụ chuyên môn của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán là cơ sở để tổ chức tốt công tác kế toán tại đơn vị

- Năm là, Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo nguyên tắc gọn, nhẹ, tiết

kiệm và hiệu quả

Tiết kiệm và hiệu quả là nguyên tắc của công tác tổ chức nói chung và tổ chức kế toán nói riêng Tổ chức kế toán phải đảm bảo khoa học, hợp lý, thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của kế toán, nâng cao chất lượng công tác kế toán, quản lý chặt chẽ, hiệu quả, tính toán và đo lường chính xác các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

1.3.3 Nội dung tổ chức kế toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp

1.3.3.1 T ổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là việc sắp xếp, bố trí, phân công cho những người làm công tác kế toán trong đơn vị Mỗi đơn vị tùy thuộc vào quy mô hoạt động và nhu cầu quản lý của đơn vị mình mà lựa chọn bộ máy kế toán phù hợp Tổ chức bộ máy kế toán gọn nhẹ, hợp lý, chuyên môn hóa đủ khả năng hoàn thành tốt nhiệm vụ của kế toán đơn vị Đơn vị thực hiện tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo chỉ đạo

và thực hiện toàn diện, thống nhất và tập trung công tác kế toán, thông tin kinh tế của đơn vị

Xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho phù hợp với từng đơn vị cụ thể và được dựa trên cơ sở lựa chọn hình thức tổ chức kế toán Hình thức tổ chức kế toán là hình thức, cách thức tổ chức, bố trí nguồn nhân lực để thực hiện các nội dung của công tác kế toán Đây chính là việc tổ chức ra các bộ phận kế toán, quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng bộ phận, từng cán bộ kế toán và mối quan

hệ giữa các bộ phận kế toán trong đơn vị

Hoạt động của tổ chức kế toán trong các đơn vị HCSN đặt dưới sự chỉ đạo trực tiếp của kế toán trưởng hoặc trưởng phòng Tài chính- Kế toán của đơn vị Căn

cứ vào đặc điểm tổ chức, quy mô, địa bàn hoạt động và tình hình phân cấp quản lý tài chính trong đơn vị, khối lượng tính chất và mức độ phức tạp của các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh, yêu cầu trình độ quản lý, trình độ chuyên môn nghiệp

vụ của cán bộ quản lý và cán bộ kế toán, các đơn vị có thể vận dụng một trong ba

mô hình

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Khi tổ chức mô hình bộ máy kế toán tập trung

Theo mô hình tổ chức kế toán này, đơn vị chỉ tổ chức 01 phòng kế toán tập trung, toàn bộ công việc kế toán đều được thực hiện tập trung tại phòng kế toán

Ở các bộ phận, đơn vị trực thuộc chỉ bố trí các nhân viên kế toán làm nhiệm

vụ thực hiện ban đầu, thu thập, kiểm tra chứng từ, định kỳ gửi về phòng kế toán của đơn vị

- Mô hình tổ chức kế toán tập trung có ưu điểm:

+ Kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ và đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị

+ Kiểm tra, xử lý và cung cấp kịp thời thông tin kế toán

+ Thuận tiện trong phân công, chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán

và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý và cơ giới hóa công tác kế toán

+ Tổ chức bộ máy kế toán gọn, tiết kiệm chi phí kế toán Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ chuyên môn, trang bị phương tiện

kỹ thuật ghi chép, xử lý cung cấp thông tin chýa cao thì việc kiểm tra, giám sát của

kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với công tác kế toán cũng như hoạt động quản

lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn vị trực thuộc sẽ bị hạn chế

Hình thức tổ chức kế toán tập trung chỉ thích hợp với các đơn vị có quy mô vừa hoặc nhỏ, hoạt động trên địa bàn tập trung

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Khi tổ chức mô hình bộ máy kế toán phân tán, bộ máy kế toán được phân thành cấp: kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc Kế toán trung tâm và kế toán trực thuộc đều có sổ sách kế toán, bộ máy nhân sự tương ứng để thực hiện công tác

kế toán theo nhiệm vụ được phân cấp Kế toán đơn vị trực thuộc phải mở sổ kế toán, thực hiện toàn bộ khối lượng công tác kế toán từ giai đoạn hạch toán ban đầu đến giai đoạn lập báo cáo kế toán lên kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định

Kế toán trung tâm là nơi thực hiện khâu tổng hợp số liệu của các đơn vị cấp

cơ sở, lập các báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức quản lý, chịu trách nhiệm cuối cùng về hoạt động của đơn vị trực thuộc trước cơ quan Nhà nước và các bên liên quan Chỉ đơn vị cấp trên mới có tư cách pháp nhân đầy đủ, độc lập, các đơn vị cấp dưới không có tư cách pháp nhân đầy đủ, không có tư cách pháp lý để thành lập hay giải thể đơn vị

Giữa các đơn vị trực thuộc quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán nội

bộ, quan hệ giữa các đơn vị trực thuộc với cấp trên là quan hệ hạch toán đầy đủ Như vậy, mô hình kế toán phân tán bao giờ cũng tồn tại các mối quan hệ nội bộ dọc (cấp trên cấp dưới) và hệ thống ngang (các đơn vị trực thuộc với nhau)

Ưu điểm của mô hình là kế toán sẽ gắn với chỉ đạo tại chỗ với hoạt động đơn

vị trực thuộc, giảm bớt sự cồng kềnh về bộ máy nhân sự ở cấp trên, đảm bảo tốc độ truyền tin nhanh Sự điều hành của đơn vị cấp trên sẽ thông qua sự điều tiết bằng cơ chế thu, nộp và ràng buộc tài chính Mặt khác, bằng sự kiểm soát thanh tra nội bộ hoặc độc lập, khi phân cấp kế toán tương ứng với sự phân cấp về quản lý, đơn vị cấp trên đó thực hiện cơ chế tự chủ cho đơn vị phụ thuộc của mình với hiệu quả tối

đa của hoạt động chung

Nhược điểm của mô hình này là việc tổ chức kế toán cồng kềnh, phức tạp, không thống nhất được sự chỉ đạo tập trung của phụ trách kế toán.Việc cung cấp thông tin tổng hợp số liệu cũng không kịp thời, không thuận lợi cho cơ giới hóa công tác kế toán

 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Đây là hình thức tổ chức kế toán có sự kết hợp giữa hai hình thức tập trung

và phân tán.Theo hình thức này, ở đơn vị cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình độ quản lý có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng

Đối với những đơn vị trực thuộc hoạt động với quy mô nhỏ, gắn với trung tâm điều hành, mặt bằng hoạt động tập trung, chưa có đủ điều kiện tự chủ trong quản lý thì đơn vị đó không được phân cấp quản lý, do vậy không cần tổ chức sổ sách và bộ máy kế toán, toàn bộ khối lượng kế toán thực hiện tại trung tâm kế toán đặt ở đơn vị cấp trên

Đối với những đơn vị có đủ điều kiện tổ chức, quản lý và hoạt động một cách

tự chủ, hoạt động ở quy mô lớn, trên diện rộng, phân tán mặt bằng, thì cần được giao quyền quản lý điều hành Toàn bộ khối lượng kế toán được thực hiện tại các đơn vị trực thuộc, quan hệ giữa các đơn vị hạch toán phân tán là quan hệ nội bộ, quan hệ cấp trên qua hệ thống chỉ đạo dọc và chế độ báo cáo kế toán quy định trong nội bộ Cấp trên chỉ làm nhiệm vụ tổng hợp báo cáo của các đơn vị trực thuộc

Nhiệm vụ của phòng kế toán trung tâm như sau: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn đơn vị; tổ chức thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn vị cấp trên và ở các đơn vị trực thuộc không có tổ chức kế toán riêng; hướng dẫn, kiểm tra công việc kế toán ở tất cả các đơn vị kế toán cấp cơ sở

và các nhân viên kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở có tổ chức kế toán riêng, thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị trực thuộc gửi lên; tổng hợp số liệu lập báo cáo tổng hợp cho toàn doanh nghiệp

Ưu điểm của mô hình này là đã khắc phục được nhược điểm của hai mô hình trên, tạo điều kiện cho công tác kế toán tổng hợp cung cấp thông tin kịp thời về hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị

Nhược điểm của mô hình là sẽ gây ra một số khó khăn trong việc thống nhất của công tác kế toán, khó khăn trong công tác quản lý điều hành do mức độ phân cấp quản lý tài chính của đơn vị

Mỗi mô hình tổ chức bộ máy kế toán đều có những ưu nhược điểm riêng, vì vậy trong công tác quản lý, việc lựa chọn mô hình nào cần căn cứ vào đặc điểm hiện có của đơn vị mình để lựa chọn mô hình tổ chức cho phù hợp Trong đó đảm bảo công tác tổ chức bộ máy kế toán phải khoa học, có sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa

bộ phận kế toán với bộ phận quản lý khác trong đơn vị đáp ứng yêu cầu nâng cao chất lượng thông tin do kế toán cung cấp cho các đối tượng sử dụng Theo đó kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể Việc phân công cán bộ

kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng, đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng công việc nhằm tối ưu hóa bộ máy kế toán Các phần hành kế toán chủ yếu trong các đơn vị HCSN gồm:

- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động của các loại vốn bằng tiền của đơn vị, gồm tiền mặt; tiền gửi tại kho bạc, ngân hàng; vàng, bạc, kim khí quí, đá quý

- Kế toán vật tư, tài sản: Có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động của nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ; phản ánh số lượng,

nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng cơ bản và sửa chữa tài sản tại đơn vị

- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị; phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải trả công chức, viên chức, các đối tượng khác, các khoản phải nộp ngân sách và tình hình thanh toán các khoản phải trả, phải nộp

- Kế toán nguồn kinh phí, vốn, quỹ: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình biến động các nguồn kinh phí hoạt động, nguồn kinh phí dự án, nguồn kinh phí theo đơn đặt hàng của nhà nước, kinh phí khác, các loại vốn, quỹ của đơn vị

- Kế toán các khoản thu: Có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu theo đơn đặt hàng của nhà nước, thu sự nghiệp, thu hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị và nộp các khoản thu phải nộp cho ngân sách hoặc cấp trên

- Kế toán các khoản chi: Có nhiệm vụ phản ánh tình hình chi phí cho hoạt động, chi thực hiện chương trình, dự án, chi theo đơn đặt hàng của nhà nước đã được duyệt và việc thanh quyết toán các khoản chi đó; phản ánh chi phí các hoạt động sản xuất kinh doanh dịch vụ và chi phí các hoạt động khác để xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp của các phần hành kế toán chi tiết Đây là công việc kết nối các phần hành kế toán chi tiết, tạo ra sự hoàn chỉnh, thống nhất của hệ thống số liệu kế toán Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báo cáo tài chính

Như vậy, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa

bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị

1.3.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành Các nghiệp vụ, kinh tế tài chính phát

sinh có liên quan đến hoạt động của đơn vị đều phải lập chứng từ kế toán Chứng từ

kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán và là căn cứ quan trọng để thực hiện công tác kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính

Tổ chức chứng từ kế toán: Là công việc khởi đầu của toàn bộ quy trình kế toán

và có ý nghĩa quyết định đối với tính trung thực, khách quan của số liệu kế toán và báo cáo kế toán, đồng thời thông tin kế toán ban đầu là căn cứ kiểm tra, kiểm soát các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị Do vậy, khi tổ chức hệ thống chứng từ

kế toán cần đảm bảo các yêu cầu sau:

+ Ghi nhận và phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

và thực sự hoàn thành của đơn vị hành chính sự nghiệp theo địa điểm và thời gian phát sinh nhằm đảm bảo tính thực tế, khách quan của hoạt động kinh tế tài chính của từng đơn vị

+ Ghi nhận và phản ánh rõ tên, địa chỉ của từng cá nhân ở từng bộ phận thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính để có thể kiểm tra và quy trách nhiệm đối với từng cá nhân và người đứng đầu trong việc thực hiện các nghiệp vụ đó khi cần thiết + Ghi nhận, phản ánh trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu hiện vật và giá trị các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tác động đến tài sản hoặc liên quan đến trách nhiệm vật chất của đơn vị, trình bày rõ căn cứ tính toán, xác định số liệu các chỉ tiêu trên Qua

đó, giúp cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính tại đơn vị

+ Thông tin kế toán ban đầu phải được phản ánh kịp thời, phản ánh đúng thực

tế tài sản và sự vận động của tài sản trong đơn vị, nhằm phục vụ tốt cho việc điều hành và quản lý kinh tế, tài chính tại đơn vị Hiệu lực của thông tin kế toán ban đầu chỉ phát huy cao khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời

Để thu nhận được thông tin kế toán toàn diện, đáng tin cậy và hữu ích thì bộ phận kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp phải tổ chức khoa học, hợp lý hệ thống chứng từ kế toán Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp một mặt phải căn cứ vào Chế độ do Nhà nước ban hành, mặt khác phải căn cứ vào quy mô, loại hình hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của bản thân đơn vị để xác định số lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp Do đó, khi tổ chức hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị hành chính sự nghiệp bao gồm những công việc như sau:

Thứ nhất, xác định danh mục chứng từ kế toán áp dụng ở đơn vị

Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư này Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư này và các văn bản khác, đơn vị hành chính sự nghiệp được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

Thứ hai, tổ chức lập chứng từ kế toán

Trên cơ sở danh mục chứng từ các đơn vị đã lựa chọn để sử dụng ở trên chi tiết tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tại đơn vịđều được tổ chức lập và thu nhận chứng từ kế toán theo đúng qui định hiện hành Nhìn chung, các nội dung trên chứng từ kế toán đều được lập rõ ràng, đúng với từng nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh Trên các chứng từ đều ghi rõ trách nhiệm của từng người liên quan đến chứng từ như người lập, phụ trách bộ phận, kế toán trưởng, lãnh đạo đơn vị, đảm bảo ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ, đảm bảo chứng từ có tính pháp lý cao và đúng chế độ kế toán hiện hành và là căn cứ khai báo và nhập dữ liệu vào phần mềm

kế toán áp dụng tại đơn vị Hiện nay, các đơn vị trực thuộc đều sử dụng phần mềm

kế toán do vậy một số chứng từ kế toán được lập trên phần mềm kế toán như phiếu

bổ chi phí, bảng thanh toán tiền lương còn lại được lập thủ công theo mẫu hướng dẫn và bắt buộc của Bộ Tài chính Do vậy, tốc độ lập chứng từ kế toán đã được cải thiện đáng kể Như vậy, việc lập chứng từ kế toán tại các đơn vị đảm bảo tuân thủ các quy định hiện hành

Thứ ba, tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán

Sau khi chứng từ kế toán được lập, kế toán phần hành có trách nhiệm kiểm tra nội dung nghiệp vụ đã được phản ánh trên chứng từ nhằm đảm bảo tính trung thực

và đáng tin cậy của thông tin kế toán trên chứng từ Bộ phận kế toán cần tổ chức kiểm tra chặt chẽ toàn bộ chứng từ đã thu nhận trước khi ghi sổ kế toán và phải quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận, từng nhân viên kế toán trong việc kiểm tra

thông tin trên chứng từ kế toán Kiểm tra thông tin trên chứng từ kế toán cần kiểm tra các nội dung sau: Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính; kiểm tra tính trung thực, chính xác chỉ tiêu số lượng và giá trị của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Sau khi việc thực hiện kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập định khoản kế toán

Thứ tư, tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán sau khi được kiểm tra và hoàn chỉnh cần phải xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý, các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ để thực hiện việc ghi sổ kế toán, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản lý hoạt động ở đơn vị

Thứ năm, tổ chức bảo quản, lưu trữ và tiêu hủy chứng từ kế toán

Sau khi ghi sổ kế toán, chứng từ phải được bảo quản đầy đủ, an toàn tại các đơn

vị hành chính sự nghiệp để phục vụ cho việc kiểm tra, đối chiếu số liệu Khi kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ

tự thời gian phát sinh Tùy theo từng loại tài liệu mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau Khi hết thời hạn lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định Tóm lại, trên cơ sở yêu cầu chung về tổ chức hệ thống chứng từ kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị hành chính sự nghiệp cần xác định cho mình một hệ thống chứng từ kế toán nhất định và tổ chức luân chuyển, xử lý chứng từ kế toán cho phù hợp để cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản lý

sự nghiệp

Hiện nay các đơn vị HCSN đang tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán theo Thông tư 107/2017/TT-BTC Hệ thống tài khoản được Bộ Tài Chính quy định cụ thể chỉ bắt buộc ở tài khoản cấp I bao gồm 10 nhóm tài khoản

Đơn vị HCSN tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thông qua việc chi tiết các tài khoản cấp II, III và IV dựa trên kế toán phần hành, yêu cầu quản lý nội dung loại nghiệp vụ kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản gắn với kế toán phần hành Các kế toán

bộ phận căn cứ trên chức năng, nhiệm vụ được giao để lựa chọn hệ thống tài khoản phù hợp

+ Kế toán thanh toán sử dụng các tài khoản liên quan đến tiền bao gồm tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng, kho bạc”, việc chi tiết các tài khoản cấp II, III, IV có thể dựa trên hệ thống ngân hàng, hệ thống đơn vị tiền

tệ tại đơn vị để tiện cho việc quản lý số dư và hạch toán

+ Kế toán công nợ sử dụng các tài khoản 131” Phải thu khách hàng”, tài khoản 331 “ Phải trả người bán”, tài khoản 338 “Phải trả khác” để phục vụ công tác theo dõi tình hình công nợ của đơn vị

+ Kế toán quản lý nguồn kinh phí NSNN cấp vận dụng các tài khoản 511

“Thu hoạt động NSNN cấp”, tài khoản 611 “Chi phí hoạt động”, tài khoản 137

“Tạm chi”, tài khoản 337 “Tạm thu”, tài khoản 366 “Các khoản nhận trước chưa ghi thu”, tài khoản 431 “Các quỹ” và nhóm tài khoản ngoài bảng

+ Kế toán thuế sử dụng tài khoản 133 “Thuế GTGT đầu vào”, tài khoản 333

“Thuế giá trị gia tăng đầu ra”

+ Kế toán kho sử dụng các tài khoản 152 “Nguyên liệu, vật liệu”, tài khoản

153 “công cụ dụng cụ” và tất cả các nhóm tài khoản loại 2 “TSCĐ”

+ Kế toán lương sử dụng các khoản phải trả người lao động, tài khoản phải trả bảo hiểm

+ Kế toán tổng hợp sử dụng các tài khoản phục vụ công tác ghi sổ, lập báo cáo tài chính sau này như chi tiết tài khoản chi phí sản xuất kinh doanh dở dang, chi phí quản lý hoạt động cung cấp dịch vụ, giá vốn hàng bán…Sử dụng tài khoản nhóm 9 xác định kết quả kinh doanh để lên báo cáo tài chính

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản gắn với yêu cầu quản lý từng nội dung loại nghiệp vụ kế toán Căn cứ trên nhu cầu quản lý của từng đơn vị HCSN, kế toán lựa chọn tài khoản phù hợp và xây dựng hệ thống tài khoản chi tiết cấp 2,3,4

+ Đối với loại nghiệp vụ kinh tế phản ánh tình hình biến động của tài sản trong đơn vị, kế toán lựa chọn các tài khoản thuộc các nhóm:

Nhóm 1: Tiền, vật tư, phải thu khách hàng

Nhóm 9: Xác định kết quả kinh doanh

+ Đối với các nghiệp vụ phản ánh tình hình biến động của nguồn kinh phí NSNN hoặc có nguồn gốc NSNN kế toán lựa chọn các tài khoản thuộc nhóm 0 “Tài khoản ngoài bảng” phản ánh theo mục lục NSNN

Tóm lại, căn cứ trên tình hình thực tiễn tại đơn vị, bộ phận kế toán được phép vận dụng hệ thống các tài khoản một cách linh hoạt, tuy nhiên trường hợp bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán kèm theo Thông tư 107/2017/TT-BTC thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện

1.3.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Tổ chức vận dụng hệ thống sổ kế toán trong các đơn vị HCSN phụ thuộc vào hình thức kế toán mà đơn vị HCSN đã lựa chọn, đặc điểm hoạt động, đặc điểm về quy mô và năng lực, trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán Cụ thể theo bốn trường hợp sau đây:

- Trường hợp đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế toán “Nhật ký chung”: Đặc trưng cơ bản của hình thức này là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế sau đó

Với việc lựa chọn hình thức này kế toán phải mở và ghi chép nghiệp vụ vào các sổ sau: Sổ nhật ký chung; sổ cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết Trong đó sổ nhật

ký chung và sổ cái là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế tài chính theo thứ tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh

Sổ kế toán chi tiết được sử dụng để ghi chép cụ thể các hoạt động kinh tế tài chính theo yêu cầu quản lý chi tiết cụ thể của đơn vị đối với hoạt động tài chính đó

Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bộ phận kế toán tiến hành vào sổ nhật ký chung, sau đó từ nhật ký chung để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán thích hợp Nếu đơn vị có mở sổ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm khóa sổ cái và các sổ, thẻ chi tiết Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập “ Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên bảng tổng hợp chi tiết được đối chiếu với số liệu khóa sổ trên sổ cái nếu đảm bảo khớp đúng thì căn cứ vào số liệu khóa sổ trên sổ cái lập “ Bảng cân đối tài khoản”

và các báo cáo tài chính khác

Theo hình thức kế toán Nhật ký chung phải tuân thủ nguyên tắc: Tổng phát sinh nợ và tổng phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng tổng phát sinh

nợ và tổng phát sinh có trên nhật ký chung cùng kỳ

- Trường hợp đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế toán “Nhật ký-sổ cái”:Đặc trưng nhất của hình thức “Nhật ký - sổ cái” là các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản

kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ cái

Với việc lựa chọn hình thức này kế toán phải mở và ghi chép nghiệp vụ vào các sổ sau: Sổ nhật ký-sổ cái; các sổ thẻ, kế toán chi tiết

Hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết

xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Nhật ký - Sổ cái số liệu của mỗi chứng từ (hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được ghi 01 dòng đồng thời cả hai phần Nhật ký và phần Sổ cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ gốc cùng loại, phát sinh nhiều lần trong ngày hoặc định kỳ 01 đến 03 ngày (ví dụ: phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, phiếu xuất )

Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước đó và số phát sinh tháng này tính ra

số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng (đầu quý) và số phát sinh trong tháng kế toán tính số dư cuối tháng (cuối quý) của từng tài khoản trên Nhật ký - Sổ cái

Khi kiểm tra đối chiếu số cộng cuối tháng (cuối quý) trong sổ Nhật ký - Sổ cái phải đủ các yêu cầu sau:

Các sổ, thẻ kế toán chi tiết cũng phải được khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khóa sổ của từng đối tượng lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản

Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, phát sinh có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Nhật ký - Sổ cái

Số liệu trên Nhật ký - Sổ cái, và trên “Bảng tổng hợp chi tiết” sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu khớp, đúng sẽ được sử dụng để lập bảng cân đối tài khoản và các báo tài chính khác

- Trường hợp đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế toán “Chứng từ-ghi sổ”: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán chứng từ ghi sổ là: Căn cứ trực tiếp để ghi

sổ kế toán tổng hợp là: “Chứng từ - Ghi sổ” việc ghi sổ kế toán

Với việc lựa chọn hình thức này kế toán phải mở và ghi chép nghiệp vụ vào các sổ sau: Chứng từ ghi sổ; sổ đăng ký chứng từ ghi sổ; sổ cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết

Hàng ngày hoặc định kỳ kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra, đã dùng làm căn cứ ghi sổ, kế

toán lập chứng từ ghi sổ Căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sau đó được dùng để ghi vào sổ cái Các chứng từ kế toán sau khi làm căn cứ lập chứng từ ghi sổ được dùng để ghi vào sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan

Cuối tháng, phải khóa sổ tính ra tổng số tiền của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, tính ta tổng phát sinh

Nợ, tổng phát sinh Có và số dư của từng tài khoản trên sổ cái Căn cứ vào sổ cái lập bảng cân đối số phát sinh

Sau khi đối chiếu khớp đúng, số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập báo cáo chi tiết Quan hệ đối chiếu, kiểm tra phải đảm bảo tổng phát sinh Nợ và tổng phát sinh Có của tất cả các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và bằng tổng số tiền phát sinh trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

Tổng số dư Nợ và tổng số dư Có của các tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng nhau và số dư của từng tài khoản trên bảng cân đối số phát sinh phải bằng số dư của từng tài khoản tương ứng trên bảng tổng hợp chi tiết

- Trường hợp đơn vị HCSN lựa chọn hình thức kế toán trên máy vi tính: Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán này là công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các h nh thức kế toán

Với việc lựa chọn hình thức này kế toán các thông tin được tự động vào sổ kế toán tổng hợp (sổ cái hoặc Nhật ký - Sổ cái…) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Cuối tháng (hoặc bất kỳ thời điểm cần thiết nào) kế toán thực hiện các thao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp

và số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theothông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy

Thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

Trong điều kiện nền kinh tế thị trường ngày càng phát triển, quy mô hoạt động của các đơn vị ngày càng lớn, các mối quan hệ kinh tế càng rộng, tính chất hoạt động càng phức tạp, yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế càng cao thì việc thu nhận, xử lý, phân tích và cung cấp thông tin kế toán càng khó khăn và phức tạp, không chỉ các nhà quản lý của đơn vị quan tâm và sử dụng, mà còn nhiều đối tượng khác cũng quan tâm và sử dụng thông tin kế toán của đơn vị như cơ quan quản lý nhà nước, cơ quan chủ quản cấp trên, ngân hàng, kho bạc Để đáp ứng được yêu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng khác nhau đó, đòi hỏi các nhà kế toán phải biết tổ chức kế toán sao cho hợp lý, khoa học, phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin hiện đại Ứng dụng máy vi tính trong tổ chức sổ kế toán có tác dụng: giảm nhẹ và nâng cao năng suất lao động của kế toán, cung cấp thông tin nhanh và lưu trữ tài liệu gọn, đáp ứng được các yêu cầu quản lý tài chính theo hướng tin học hóa và phù hợp với nhu cầu hội nhập kinh tế khu vực và trên thế giới

Tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng phần mềm tin học nhất thiết phải quán triệt và tuân thủ các nguyên tắc sau:

+ Đảm bảo phù hợp với chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính nói chung và các nguyên tắc, chuẩn mực, chế độ kế toán hiện hành nói riêng

+ Hoàn thiện tổ chức kế toán trong điều kiện ứng dụng máy vi tính phải đảm bảo phù hợp với đặc điểm, tính chất, mục đích hoạt động, quy mô và phạm vị hoạt động của đơn vị

+ Đảm bảo tính khoa học, đồng bộ và tự động hóa cao, trong đó phải tính đến độ tin cậy, an toàn và bảo mật trong công tác kế toán.Tổ chức trang bị đồng bộ

về cơ sở vật chất, song vẫn phải đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

1.3.2.5 Tổ chức lập, phân tích và công khai báo cáo kế toán

- Tổ chức lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán:

Kết năm tài chính, sau khi khóa sổ bộ phận kế toán phải tiến hành lập báo cáo quyết toán nguồn kinh phí NSNN và báo cáo tài chính Hai loại báo cáo này dùng

để tổng hợp tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng kinh phí ngân sách của Nhà nước; tình hình thu, chi và kết quả hoạt động của đơn vị trong kỳ kế toán, cung cấp