TỔ CHỨC kế TOÁN tại TRƢỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA

Số hiệu Tên phụ lục Phụ lục 1.1 Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp Phụ lục 1.2 Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp Phụ lục 1.3 H

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG ĐOÀN

DƯƠNG THỊ LAN ANH

TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

MÃ SỐ: 834 03 01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS ĐINH THẾ HÙNG

HÀ NỘI, NĂM 2021

Tôi xin cam đoan Luận văn thạc sĩ “Tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera” là công trình nghiên cứu độc lập do tác giả thực hiện dưới sự hướng dẫn

của TS Đinh Thế Hùng Luận văn chưa được công bố trong bất cứ công trình

nghiên cứu nào Các số liệu, nội dung được trình bày trong luận văn là trung thực,

có nguồn gốc rõ ràng, hợp lệ và đảm bảo tuân thủ các quy định về bảo vệ quyền sở hữu trí tuệ

Tôi xin chịu trách nhiệm về toàn bộ nội dung của luận văn thạc sĩ

Mục lục

Danh mục các chữ viết tắt

Danh mục bảng, sơ đồ

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Tổng quan nghiên cứu 2

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 3

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

5 Phương pháp nghiên cứu 4

6 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài 4

7 Kết cấu luận văn 4

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 5

1.1 Khái quát chung về đơn vị sự nghiệp có thu 5

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại đơn vị sự nghiệp có thu 5

1.1.2 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu 8

1.2 Nội dung tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu 10

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 10

1.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 18

1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 22

1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán 24

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quyết toán 31

1.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán 33

Tiểu kết chương 1 36

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA 37

2.1 Tổng quan về Trường Cao đẳng Viglacera 37

2.1.1 Qúa trình hình thành và phát triển của Trường Cao đẳng Viglacera 37

2.1.2 Đặc điểm và mô hình tổ chức, quản lý của Trường Cao đẳng Viglacera 39

2.2 Quản lý tài chính tại Trường Cao đẳng Viglacera 47

2.2.2 Nội dung chi 48

2.3 Thực trạng tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera 51

2.3.1 Thực trạng tổ chức bộ máy kế toán 51

2.3.2 Thực trạng tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 53

2.3.3 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 60

2.3.4 Thực trạng tổ chức hệ thống sổ kế toán 61

2.3.5 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quyết toán 63

2.3.6 Thực trạng tổ chức kiểm tra kế toán 66

2.4 Đánh giá thực trạng tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera 67

2.4.1 Những kết quả đạt được 67

2.4.2 Những hạn chế và nguyên nhân 69

Tiểu kết chương 2 72

Chương 3 HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI TRƯỜNG CAO ĐẲNG VIGLACERA 73

3.1 Định hướng phát triển của Trường Cao đẳng Viglacera 73

3.2 Yêu cầu và nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera 74

3.2.1 Yêu cầu hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera 74

3.2.2 Nguyên tắc hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera 75

3.3 Một số giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera 76

3.3.1 Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán 76

3.3.2 Hoàn thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán 77

3.3.3 Hoàn thiện tổ chức hệ thống tài khoản kế toán 79

3.3.4 Hoàn thiện tổ chức hệ thống sổ kế toán 79

3.3.5 Hoàn thiện tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quyết toán81 3.2.6 Hoàn thiện tổ chức kiểm tra kế toán 85

Tiểu kết chương 3 91

KẾT LUẬN 92

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 93 PHỤ LỤC

Chữ viết tắt Chữ viết đầy đủ

Bảng

Bảng 3.1 Báo cáo thu - chi hoạt động đào tạo 83

Bảng 3.2 Báo cáo chi hoạt động nghiên cứu khoa học 84

Bảng 3.3 Báo cáo tổng hợp tình hình Thu - Nợ Học phí 84

Bảng 3.4 Báo cáo chi tiết tình hình Thu - Nợ Học phí 85

Bảng 3.5 Báo cáo thu - chi 85

S ơ đồ Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung 12

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán 13

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp 14

Sơ đồ 2.1 Mô hình tổ chức của Trường Cao đẳng 42

Sơ đồ 2.2 Tổ chức bộ máy kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera 51

Sơ đồ 2.3 Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera 55

Sơ đồ 2.4: Quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt Trường Cao đẳng Viglacera 58

Sơ đồ 2.5: Quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt Trường Cao đẳng Viglacera 59

Sơ đồ 2.6: Hình thức sổ kế toán đang áp dụng tại Trường Cao đẳng Viglacera 62

Số hiệu Tên phụ lục

Phụ lục 1.1 Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp

Phụ lục 1.2 Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp

Phụ lục 1.3 Hệ thống sổ kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp

Phụ lục 1.4 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Phụ lục 1.5 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Phụ lục 1.6 Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Phụ lục 1.7 Hệ thống báo cáo kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp

Phụ lục 2.1 Danh mục hệ thống chứng từ tại Trường Cao đẳng Viglacera đang sử

dụng Phụ lục 2.2 Sổ quỹ Tiền mặt

Phụ lục 2.3 Danh mục hệ thống sổ kế toán kế toán Trường Cao đẳng Viglacera đang

sử dụng Phụ lục 2.4 Danh mục hệ thống tài khoản Trường Cao đẳng Viglacera đang sử dụng Phụ lục 2.5 Sổ nhật kí chung Trường Cao đẳng Viglacera đang sử dụng

Phụ lục 2.6 Sổ cái tài khoản 111- Tiền mặt Trường Cao đẳng Viglacera đang sử dụng Phụ lục 2.7 Sổ chi tiết tài khoản 136: Phải thu nội bộ Trường Cao đẳng Viglacera

đang sử dụng Phụ lục 2.8 Báo cáo tình hình tài chính Trường Cao đẳng Viglacera đang sử dụng Phụ lục 2.9 Báo cáo kết quả hoạt động Trường Cao đẳng Viglacera đang sử dụng Phụ lục 2.10 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Phương pháp gián tiếp) Trường Cao đẳng

Viglacera đang sử dụng Phụ lục 2.11 Thuyết minh báo cáo tài chính Trường Cao đẳng Viglacera đang sử dụng Phụ lục 2.12 Bảng cân đối kế toán Trường Cao đẳng Viglacera đang sử dụng

Phụ lục 2.13 Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh Trường Cao đẳng Viglacera đang

sử dụng Phụ lục 2.14 Báo cáo chi tiết kinh phí dự án Trường Cao đẳng Viglacera đang sử dụng Phụ lục 2.15 Báo cáo tổng hợp doanh thu từ các nguồn năm 2019

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Trong điều kiện kinh tế thị trường có sự cạnh tranh diễn ra ngày càng gay gắt

và khốc liệt như hiện nay, cùng với chủ trương của Nhà nước là đẩy mạnh công tác

tự chủ tài chính trong đơn vị sự nghiệp công lập, việc tổ chức kế toán nói chung và

tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp công lập nói riêng là một hoạt động đóng vai trò quyết định đến tính hiệu quả, chất lượng làm việc của bộ phận kế toán Việc hiểu rõ về đặc điểm của bộ máy kế toán trong các đơn vị nghiệp công lập sẽ giúp các nhà quản lý thiết lập được một bộ phận kế toán khoa học, tiết kiệm và chặt chẽ

từ đó sẽ có những phương thức quản lý hợp lý để hoàn thành tốt chức năng, nhiệm

vụ được giao của các đơn vị sự nghiệp công lập.Việc quản lý tài chính là một trách nhiệm nặng nề, nó quyết định đến vận mệnh và sự phát triển lâu dài của đơn vị

Trường Cao đẳng Viglacera là mô hình Trường trong doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Viglacera- CTCP Nhà trường chịu sự quản lý nhà nước về dạy nghề của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội Là một đơn vị sự nghiệp có thu, có

tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng và có nhiệm vụ:

+ Đào tạo nghề theo 3 cấp trình độ: cao đẳng nghề, trung cấp nghề và sơ cấp nghề theo quy định;

+ Bồi dưỡng nâng cao trình độ kỹ năng nghề cho người lao động theo yêu cầu của cơ sở sản xuất, kinh doanh, dịch vụ và người lao động;

+ Nghiên cứu, ứng dụng kỹ thuật - công nghệ nâng cao chất lượng, hiệu quả đào tạo; tổ chức sản xuất, kinh doanh, dịch vụ theo quy định của pháp luật

Với những nhiệm vụ như trên, hiện nay trong công tác quản lý tài chính, ban giám hiệu Nhà trường luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm trong việc lãnh đạo, chỉ đạo

sử dụng tiết kiệm, hiệu quả, đúng mục đích các nguồn lực hiện có của Nhà trường cùng với đó là đề ra các biện pháp kiểm soát nhằm quản lý tốt các nguồn lực

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của vấn đề này cùng với bối cảnh Nhà nước ban hành những chủ trương, chính sách nhằm thực hiện xã hội hoá giáo dục và đào tạo, tạo tiền đề cho các đơn vị sự nghiệp phát huy quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm trong quản lý nói chung và quản lý tài chính nói riêng Trường Cao đẳng Viglacera đã xác định rõ phương hướng phát triển của đơn vị đó là: mở rộng

quy mô hoạt động, tiến tới tự đảm bảo một phần chi thường xuyên Để phát triển Nhà trường theo hướng đã đặt ra, Ban giám hiệu Nhà trường cần có một lộ trình cụ thể trong sắp xếp tổ chức nguồn nhân lực, cơ sở vật chất, hoàn thiện cơ chế quản lý tài chính… Trong đó, tổ chức kế toán cũng là một nội dung được chú trọng

Qua nghiên cứu và công tác thực tế tại Trường Cao đẳng Viglacera cho thấy, tổ chức kế toán tại đơn vị còn bộc lộ nhiều bất cập chưa đáp ứng nhu cầu thực tế dẫn đến việc cung cấp thông tin cho yêu cầu quản lý chưa thực sự hiệu quả Xuất phát từ mặt lý

luận và thực tiễn, sau quá trình tìm hiểu học viên đã chọn nghiên cứu đề tài: “Tổ chức

kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera” để làm luận văn Thạc sĩ

2 Tổng quan nghiên cứu

Trong những năm gần đây đã có nhiều công trình nghiên cứu khoa học về tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp Trong quá trình nghiên cứu đề tài, tác giả đã tham khảo một số công trình nghiên cứu về tổ chức kế toán tại các đơn vị sự nghiệp,

cụ thể:

Luận văn thạc sĩ: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học

K ỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên” của tác giả Hoàng Thị Thuý (2015) đã trình

bày lý luận cơ bản về tổ chức công tác kết toán tại đơn vị hành chính sự nghiệp; tìm hiểu, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Kỹ thuật Công nghiệp Thái Nguyên từ đó đưa ra các nhận xét đánh giá thực trạng, giải pháp cho công tác tổ chức kế toán cho nhà trường Tuy nhiên, luận văn chưa để cập đến các nội dung, nguyên tắc kế toán ảnh hưởng đến phần hành thu chi do ngân sách nhà nước cấp

Luận văn thạc sĩ: “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học

Công nghiệp Việt- Hung” của tác giả Đào Diệu Liên (2017), đã hệ thống hoá các

vấn đề lý luận cơ bản về tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị sự nghiệp; nghiên cứu thực trạng tổ chức công tác kế toán từ đó tác giả đi vào phân tích những vấn đề hạch toán, kế toán trong đơn vị sự nghiệp công lập Tác giả chưa chỉ ra được những hạn chế về thực trạng và giải pháp khắc phục trong tổ chức công tác kế toán tại Trường Đại học Công nghiệp Việt Hung

Luận văn Thạc sĩ “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Trường Cao đẳng

C ông nghệ và Thương mại Hà Nội” (2018) của tác giả Công Thị Thu Hằng Đề tài

này hệ thống những vấn đề cơ bản về tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp ngoài công công lập chỉ ra những nhân tố như hệ thống văn bản kế toán, Luật kế toán, chế độ kế toán Đồng thời luận văn cũng nêu lên được những hạn chế, bất cập Tuy nhiên, Luận văn phân tích trên phương diện kế toán tài chính chưa phân tích về phương diện kế toán quản trị

Mỗi công trình nghiên cứu khoa học đã nêu ở trên, với các cách tiếp cận khác nhau đã cho chúng ta thấy được lý luận chung về tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp và đều có những đóng góp nhất định Tuy nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu, phân tích, đánh giá, hoàn thiện tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc công ty cổ phần Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng, cùng với những kiến thức đã được học tại trường và việc tìm hiểu nghiên cứu

thực tế tại Trường Cao đẳng Viglacera, học viên đã chọn và nghiên cứu đề tài “Tổ

chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera” để làm đề tài nghiên cứu của mình

3 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Mục đích nghiên cứu: Trên cơ sở thực trạng tổ chức kế toán để đưa ra các giải pháp hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera

- Nhiệm vụ nghiên cứu:

+ Hệ thống hoá cơ sở lý luận chung về tổ chức kế toán tại đơn vị sự nghiệp

có thu

+ Nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera, từ

đó đánh giá những tồn tại, vướng mắc trong hạch toán và cung cấp thông tin kế toán phục vụ công tác điều hành tại Nhà trường

+ Đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera

4 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành luận văn này, tác giả sử dụng các phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: tác giả luận văn sử dụng phương pháp này để nghiên cứu các tài liệu, tư liệu, văn bản pháp luật về kế toán hành chính sự nghiệp làm cơ sở cho việc xây dựng cơ sở lý luận, phân tích thực trạng và đề xuất giải pháp cho việc hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Nhà trường Đồng thời thu thập số liệu và các ý kiến từ lãnh đạo, kế toán Nhà trường về các lĩnh vực đã được giới hạn trong đề tài để hiểu về thực trạng tổ chức công tác kế toán tại Nhà trường

- Các phương pháp của khoa học thống kê như: Tổng hợp, phân tích, so sánh, đối chiếu… Các phương pháp này được sử dụng để phân tích, bình luận về thực trạng tổ chức kế toán tại Nhà trường Đây là cơ sở thực tiễn để hoàn thiện tổ chức

kế toán tại Nhà trường

6 Những đóng góp của đề tài nghiên cứu

- Về mặt khoa học: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần tổng hợp phân tích những lý luận cơ bản về tổ chức kế toán tại Nhà trường theo thông tư và chế độ

kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp

- Về mặt thực tiễn: Trong quá trình nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera từ đó đề xuất những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức

kế toán trên cơ sở phân tích đánh giá những ưu điểm, hạn chế và tồn tại tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera Kết quả nghiên cứu đề tài sẽ là tài liệu hữu ích giúp các đơn vị sự nghiệp có thu nói chung và Trường Cao đẳng Viglacera nói riêng

có cái nhìn tổng quan về tổ chức kế toán về đơn vị mình và các đơn vị cùng lĩnh vực kinh doanh để tổ chức tốt hơn phần hành kế toán này

7 Kết cấu luận văn

Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục, Luận văn kết cấu thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu Chương 2: Thực trạng về tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera Chương 3: Hoàn thiện tổ chức kế toán tại Trường Cao đẳng Viglacera

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÓ THU 1.1 Khái quát chung về đơn vị sự nghiệp có thu

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm, phân loại đơn vị sự nghiệp có thu

1.1.1.1 Khái niệm

Đơn vị sự nghiệp là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà nước

Như vậy, đơn vị sự nghiệp có thu là một loại đơn vị sự nghiệp có nguồn thu sự nghiệp, do cơ quan nhà nước có thẩm quyền thành lập, là đơn vị dự toán độc lập, có con dấu và tài khoản riêng, tổ chức bộ máy kế toán theo quy định của Luật kế toán

Các đơn vị sự nghiệp có thu thường hoạt động trong các lĩnh vực giáo dục, đào tạo, y tế, khoa học- công nghệ, văn hóa - thông tin, thể dục - thể thao, dịch vụ việc làm như: các cơ sở giáo dục công lập thuộc hệ thống giáo dục quốc dân; các

cơ sở khám chữa bệnh, điều dưỡng và phục hồi chứ năng; các đơn vị sự nghiệp kinh

tế (nông, lâm, ngư, diêm nghiệp; giao thông; công nghiệp; địa chính; khí tượng thủy văn ); các đoàn nghệ thuật, trung tâm chiếu phim, nhà văn hóa, thư viện bảo tồn bảo tàng; các đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc các Tổng công ty, các tổ chức chính trị [10]

1.1.1.2 Đặc điểm

Đặc điểm hoạt động: Các đơn vị sự nghiệp gồm nhiều hoạt động trong nhiều lĩnh vực với các chức năng và nhiệm vụ khác nhau Tuy nhiên, các đơn vị sự nghiệp (SN) có đặc điểm hoạt động chung là [10]:

- Được quyết định thành lập bởi cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội theo trình tự, thủ tục pháp luật quy định để thực hiện nhiệm vụ chuyên môn hay quản lý nhất định và hoạt động của các đơn vị này đều được duy trì và trang trải bằng nguồn ngân sách nhà nước (NSNN) là chủ yếu theo nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp

- Không mang quyền lực nhà nước, không có chức năng quản lý nhà nước như: Xây dựng thể chế, thanh tra, xử lý vi phạm hành chính Các đơn vị SN bình đẳng với

các tổ chức, cá nhân trong quan hệ cung cấp dịch vụ công Mục đích hoạt động của các đơn vị SN là không vì lợi nhuận, chủ yếu phục vụ lợi ích cộng đồng

- Các Đơn vị SN bình đẳng với các tổ chức, cá nhân trong quan hệ cung cấp dịch vụ công phục vụ quản lý nhà nước Sản phẩm của các đơn vị SN là sản phẩm mang lại lợi ích chung có tính bền vững, lâu dài cho xã hội

- Hoạt động của các đơn vị SN luôn gắn liền và bị chi phối bởi các chương trình phát triển kinh tế - xã hội của Nhà nước, trong khuôn khổ pháp luật qui định về ngành nghề, lĩnh vực chuyên môn và chịu sự điều tiết của cơ quan quản lý cấp trên

- Viên chức là lực lượng lao động chủ yếu, đảm bảo cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của đơn vị

Như vậy, đặc điểm hoạt động các đơn vị sự nghiệp có thu:

- Thứ nhất, những hoạt động của các đơn vị này có tính chất xã hội, khác với những loại hình dịch vụ thông thường, nó phục vụ các lợi ích tối cần thiết của xã hội để đảm bảo cho cuộc sống được bình thường Những loại dịch vụ thông thường được hiểu là những hoạt động phục vụ ko tạo ra sản phẩm mang hình thái hiện vật, còn dịch vụ mà các đơn vị sự nghiệp cung cấp là những hoạt động phục vụ nhu cầu thiết yếu của xã hội, bất kể các sản phẩm được tạo ra có hình thái hiện vật hay phi hiện vật

- Thứ hai, việc trao đổi dịch vụ công giữa các đơn vị SN và các tổ chức,cá nhân không thông qua quan hệ thị trường đầy đủ, nghĩa là nó không giống với hoạt động kinh doanh của các doanh nghiệp Có những dịch vụ mà người sử dụng chỉ phải đóng phí hoặc lệ phí, có những dịch vụ thì phải trả một phần hoặc toàn bộ kinh phí Tuy nhiên, cung ứng các dịch vụ này không nhằm mục tiêu lợi nhuận

- Thứ ba, hoạt động của các đơn vị sự nghiệp có thu không trực tiếp phục vụ cho quản lý hành chính nhà nước, không mang tính quyền lực pháp lý như hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước Nó được phân biệt với hoạt động quản lý nhà nước

- Thứ tư, đơn vị sự nghiệp có thu có nguồn thu thường xuyên từ hoạt động sự nghiệp bởi vậy nó khác với cơ quan quản lý hành chính ở chỗ mang lại nguồn thu cho NSNN và được tự chủ về mặt tài chính, không phụ thuộc vào cơ chế xin cho như trước

1.1.1.3 Phân loại

Đơn vị sự nghiệp được phân loại theo các tiêu chí sau:

* Căn cứ theo phân cấp quản lý Ngân sách thì đơn vị sự nghiệp được chia thành ba cấp đó là: Đơn vị dự toán cấp I, cấp II và cấp III [10]

- Đơn vị dự toán cấp I: Là đơn vị trực tiếp nhận dự toán ngân sách hàng năm

do các cấp có thẩm quyền giao, phân bổ dự toán cho các đơn vị cấp dưới, chịu trách nhiệm trước Nhà nước về việc tổ chức, thực hiện công tác kế toán, quyết toán ngân sách của đơn vị mình, quyết toán ngân sách của các đơn vị dự toán cấp dưới trực thuộc theo quy định và trực tiếp giải quyết các vấn đề có liên quan đến kinh phí với

cơ quan tài chính

- Đơn vị dự toán cấp II: Là đơn vị trực thuộc của đơn vị dự toán cấp I, có nhiệm vụ quản lý kinh tế ở cấp trung gian, là cầu nối giữa đơn vị dự toán cấp I và cấp III trong hệ thống Đơn vị dự toán cấp II nhận dự toán Ngân sách của đơn vị dự toán cấp I và phân bổ cho đơn vị dự toán cấp III trực thuộc, có nhiệm vụ tổ chức thực hiện công tác kế toán và quyết toán Ngân sách của mình và cấp dưới trực thuộc

- Đơn vị dự toán cấp III: Là đơn vị trực tiếp sử dụng NSNN để thực hiện nhiệm vụ Nhà nước giao Đơn vị này nhận dự toán Ngân sách từ đơn vị dự toán cấp

II hoặc cấp I (nếu không có cấp II) và tổ chức thực hiện chế độ kế toán và công tác quyết toán kinh phí của đơn vị mình

* Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động cụ thể, đơn vị sự nghiệp bao gồm [10]:

- Đơn vị SN hoạt động trong lĩnh vực Giáo dục - Đào tạo

- Đơn vị SN hoạt động trong lĩnh vực Y tế, đảm bảo xã hội

- Đơn vị SN hoạt động trong lĩnh vực Văn hóa thông tin

- Đơn vị SN hoạt động trong lĩnh vực Thể dục - Thể thao

- Đơn vị SN hoạt động trong lĩnh vực Nông Lâm Ngư, Thủy lợi

- Đơn vị SN hoạt động trong lĩnh vực sự nghiệp kinh tế khác

* Căn cứ theo quy định tại Nghị định 16/2015/NĐ-CP ngày 14/02/2015 của Chính phủ đơn vị SN bao gồm [6]:

- Đơn vị SN công tự bảo đảm chi thường xuyên và chi đầu tư

- Đơn vị SN công tự bảo đảm chi thường xuyên

- Đơn vị SN công tự bảo đảm một phần chi thường xuyên (do giá, phí dịch vụ

sự nghiệp công chưa kết cấu đủ chi phí, được Nhà nước đặt hàng, giao nhiệm vụ cung cấp dịch vụ sự nghiệp công theo giá, phí chưa tính đủ chi phí)

- Đơn vị SN công do Nhà nước bảo đảm chi thường xuyên (theo chức năng, nhiệm vụ được cấp có thẩm quyền giao, không có nguồn thu hoặc nguồn thu thấp)

1.1.2 Yêu cầu, nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu

1.1.2.1 Yêu cầu tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu

Tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu (SNCT) là việc tạo ra mối liên hệ qua lai theo một trật tự xác định giữa các yếu tố chứng từ, tài khoản đối ứng, tổng hợp- cân đối kế toán trong từng nội dung công việc kế toán cụ thể nhằm thu thập thông tin đầy đủ, kịp thời, minh bạch, rõ ràng, đáng tin cậy Vì thế yêu cầu tổ chức kế toán trong đơn vị SNCT cần có nhưng nội dung sau [10]:

- Tính kiểm soát: Tổ chức trong các đơn vị SNCT phải cung cấp trung thực, hợp lý, và đáng tin cậy, phải đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phải phù hợp với các yêu cầu, các qui định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị Khi đưa ra các mẫu biểu chứng từ, sổ kế toán, báo cáo kế toán, các qui trình kế toán, các phương pháp kế toán hay phân công trong phòng kế toán phải đảm bảo tính kiểm soát hệ thống

- Tính hiệu quả: Khi tổ chức trong đơn vị SNCT cần tính đến hiệu quả của công tác kế toán Do vậy phải phân tích toàn diện về thời gian, chi phí tiêu hao khi

tổ chức hạch toán kế toán, và so sánh với lợi ích của hệ thống mới đảm bảo thời gian tổ chức hệ thống hợp lý, chi phí nhỏ mang lại lợi ích cao

- Tính phù hợp: Tổ chức trong các đơn vị SNCT phải đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho quản trị nội bộ và hệ thống báo cáo tài chính (BCTC) theo đúng qui định

- Tính linh hoạt: Tổ chức trong các đơn vị SNCT sao cho hệ thống thông tin

do kế toán cung cấp đảm bảo tính linh hoạt để có thể phù hợp với điều kiện hiện tại

và tương lai Để khi đơn vị thay đổi về qui mô hoạt động, qui mô sản xuất kinh doanh hay thay đổi hình thức sở hữu vốn thì nội dung của hệ thống kế toán không phải thay đổi những nội dung, thành phần cơ bản của nó

1.1.2.2 Nguyên tắc tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu

Bên cạnh những yêu cầu trong tổ chức kế toán, trong đơn vị SNCT còn có những nguyên tắc tổ chức kế toán như sau[10]:

* Nguyên tắc thống nhất

- Thống nhất giữa các đơn vị hành chính sự nghiệp trong một hệ thống quản

lý thống nhất: Thống nhất giữa cấp trên với cấp dưới, thống nhất giữa các đơn vị trong một ngành, thống nhất giữa các ngành với nhau

- Thống nhất trong thiết kế, xây dựng các chỉ tiêu trên chứng từ, sổ kế toán

và báo cáo kế toán với các tiêu chí quản lý

- Thống nhất trong nội dung, kết cấu và phương pháp ghi chép trên các tài khoản kế toán

- Thống nhất trong việc áp dụng chính sách tài chính, kế toán Thống nhất giữa chế độ chung và việc vận dụng trong thực tế tại đơn vị về chứng từ, tài khoản,

sổ kế toán và báo cáo kế toán

- Thống nhất giữa chính các yếu tố chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán với nhau

- Thống nhất giữa bộ máy kế toán và bộ máy quản lý của đơn vị SN trong mối quan hệ với bộ máy quản lý của ngành

* Nguyên tắc phù hợp

- Phù hợp với lĩnh vực hoạt động, đặc điểm hoạt động của các đơn vị SN Hệ thống chứng từ, tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán cần xây dựng phải bao phủ được các lĩnh vực SN và còn phản ánh được cho từng lĩnh vực cụ thể theo các đặc trưng khác nhau phục vụ cho các yêu cầu quản lý tại các đơn vị mà vẫn tuân thủ các khuôn khổ pháp lý chung

- Tổ chức hạch toán kế toán một mặt phải phù hợp với hệ thống phương tiện vật chất và các trang thiết bị hiện có của mỗi đơn vị SN, đồng thời phải phù hợp với thực trạng đội ngũ lao động kế toán tài chính tại các đơn vị này

- Hệ thống chứng từ , tài khoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán trong các đơn

vị SN được xây dựng phù hợp với chế độ quản lý và cơ chế quản lý tài chính công hiện tại và cơ chế tài chính đặc thù của ngành cũng như các thông lệ và chuẩn mực

kế toán công quốc tế

* Nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả

- Trên phương diện quản lý: Phải đảm bảo hiệu quả trong quản lý các đối tượng hạch toán kế toán trên cơ sở các thông tin do kế toán cung cấp

- Trên phương diện kế toán: Phải đảm bảo tính đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu, kiểm tra, chất lượng thông tin do kế toán cung cấp phảo có tính tin cậy, khách quan, đầy đủ, tạm thời và có thể so sánh được và bảo đảm tính khoa học, tiết kiệm, tiện lợi cho thực hiện khối lượng công tác kế toán trên hệ thống sổ kế toán cũng như công tác kiểm tra kế toán

1.2 Nội dung tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu

1.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán

1.2.1.1 Hình thức tổ chức bộ máy kế toán

Tổ chức bộ máy kế toán là tập hợp đội ngũ nhân viên kế toán nhằm đảm bảo thực hiện đầy đủ các chức năng thông tin và kiểm tra hoạt động của các đơn vị kế toán Mối liên hệ giữa các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán không thể tách rời điều kiện về trang bị kỹ thuật cho hệ thống kế toán - máy tính và phần mềm kế toán trong tổ chức bộ máy kế toán, cũng giống như bất k một tổ chức bộ máy nào khác, yếu tố con người giữ vai trò quết định đến sự thành công hay thất bại Những con người trong bộ máy kế toán cần phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ tương xứng với chức trách được giao Tổ chức tốt bộ máy kế toán sẽ là yếu tố quyết định qui mô, chất lượng và hiệu của thông tin kế toán

Việc lựa chọn, áp dụng hình thức tổ chức bộ máy kế toán và xây dựng mô hình tổ chức bộ máy kế toán của các đơn vị SNCT phải dựa vào các căn cứ sau:

- Đặc điểm tổ chức thực hiện nhiệm vụ, quy mô hoạt động của đơn vị; lĩnh vực, ngành nghề hoạt động Trong trường hợp đơn vị có quy mô hoạt động lớn, địa bàn hoạt động phân tán thường áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán hoặc kết hợp giữa tập trung và phân tán; trường hợp các đơn vị có quy

mô nhỏ, địa bàn hoạt động tập trung thường áp dụng hình thức tổ chức công tác

kế toán tập trung

- Đặc điểm, tình hình phân cấp quản lý kinh tế, tài chính trong đơn vị

Các đơn vị SNCT có phân cấp quản lý, phân cấp hạch toán đến từng đơn vị trực thuộc thường áp dụng hình thức tổ chức kế toán phân tán; còn các đơn vị

không có phân cấp quản lý và hạch toán đến từng đơn vị nội bộ áp dụng hình thức

tổ chức kế toán tập trung

- Biên chế bộ máy kế toán lớn có thể phù hợp với hình thức tổ chức công tác

kế toán phân tán, trong khi đó hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung lại chỉ cần

bộ máy kế toán với biên chế gọn nhẹ

- Các đơn vị SNCT đã trang bị các phương tiện kỹ thuật và thông tin trong công tác kế toán trình độ cao có thể áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Ngược lại, có thể áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán

1.2.1.2 Mô hình tổ chức bộ máy kế toán

Có nhiều hình thức tổ chức bộ máy kế toán khác nhau Trong thực tế, các đơn

vị sự nghiệp công lập có thể lựa chọn áp dụng một trong các hình thức sau [10]:

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán

- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp (vừa tập trung, vừa phân tán);

* M h nh tổ chức c ng tác kế toán tập trung

Theo hình thức này, cả đơn vị SNCT chỉ lập một phòng kế toán duy nhất để thực hiện toàn bộ công việc kế toán của đơn vị Phòng kế toán trung tâm của đơn vị thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị

Hình thức tổ chức công tác kế toán có những ưu điểm nổi trội như: Thuận tiện trong phân công, chuyên môn hóa công việc đối với cán bộ kế toán và trang bị các phương tiện kỹ thuật tính toán, xử lý và cơ giới hóa công tác kế toán; Tổ chức

bộ máy kế toán, tiết kiệm chi phí hạch toán; Việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất của kế toán trưởng cũng như các nhà quản lý đối với hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí của đơn vị; Kiểm tra, xử lý, cung cấp kịp thời thông tin kế toán

Tuy nhiên, nếu địa bàn hoạt động của đơn vị rộng, phân tán, trình độ chuyên môn, trang bị sử dụng phương tiện, kỹ thuật ghi chép, xử lý, cung cấp thông tin chưa cao thì việc kiểm tra, giám sát của kế toán trưởng và lãnh đạo đơn vị đối với

công tác kế toán cũng như hoạt động quản lý tài sản và sử dụng kinh phí ở các đơn

Sơ đồ 1.1: Tổ chức bộ máy kế toán tập trung

Ng uồn: [3]

* M h nh tổ chức c ng tác kế toán phân tán

Theo hình thức này, đơn vị thành lập phòng kế toán trung tâm, ở đơn vị trực thuộc đã được phân cấp quản lý tài chính, kinh tế nội bộ đều có tổ chức kế toán riêng

Kế toán trung tâm thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở đơn

vị kế toán cấp trên và công tác tài chính trong toàn đơn vị; Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn vị kế toán cấp cơ sở; Thu nhận, kiểm tra báo cáo kế toán của các đơn vị cơ sở trực thuộc gửi lên và cùng với các tài liệu, báo cáo kế toán về phần hành công việc kế toán ở đơn vị kế toán cấp trên để lập báo cáo kế toán tổng hợp, báo cáo tài chính của toàn đơn vị

Kế toán đơn vị trực thuộc thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh ở đơn

vị kế toán cấp cơ sở, tổ chức thu nhận, xử lý và hệ thống hóa toàn bộ thông tin kế toán ở đơn vị mình Tổ chức lập các báo cáo kế toán, định k gửi về phòng kế toán trung tâm

Ưu điểm của hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán là tạo thuận lợi cho việc kiểm tra, kiểm soát trực tiếp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và phân cấp quản

lý kinh tế, tài chính, hạch toán kinh tế nội bộ; Công tác kiểm tra, chỉ đạo hoạt động kinh tế ở các đơn vị, bộ phận trực thuộc được nhanh chóng, kịp thời

Tuy nhiên, hình thức này chỉ phù hợp với đơn vị có quy mô lớn, địa bàn hoạt động phân tán, các đơn vị trực thuộc hoạt động độc lập Bởi nhược điểm cơ bản của hình thức này là việc tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo toàn đơn vị thường bị chậm; Tổ chức bộ máy kế toán cồng kềnh, phức tạp, không thuận tiện cho việc cơ giới hóa công tác kế toán Việc kiểm tra, chỉ đạo nghiệp vụ của kế toán trưởng không tập trung

Sơ đồ 1.2: Tổ chức bộ máy kế toán phân tán

Nguồn: [3]

* M h nh tổ chức c ng tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Theo hình thức này, ở đơn vị kế toán cấp trên vẫn lập phòng kế toán trung tâm, còn ở các đơn vị trực thuộc thì tùy thuộc vào quy mô, yêu cầu quản lý và trình

độ quản lý mà có thể tổ chức kế toán riêng hoặc không tổ chức kế toán riêng

Phòng kế toán trung tâm thực hiện các công việc kế toán phát sinh ở đơn vị chính và ở các đơn vị trực thuộc; Hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán ở các đơn

vị trực thuộc; Thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán của cá đơn vị trực thuộc có tổ chức hạch toán kế toán riêng và lập báo cáo kế toán tổng hợp cho toàn đơn vị; Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính toàn đơn vị Còn đơn vị kế toán phụ thuộc thì

Kế toán trưởng

Bộ phận kiểm tra

Kế toán vốn bằng tiền và thanh toán

Kế toán đơn vị phụ thuộc B

Kế toán đơn vị

phụ thuộc A

thực hiện toàn bộ công tác kế toán, tài chính phát sinh ở đơn vị mình và định k lập báo cáo kế toán, gửi về phòng kế toán trung tâm

Hình thức này phù hợp với các đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung, vừa phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế, tài chính, trình độ quản lý khác nhau Việc tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị SNCL có thể thực hiện theo các mô hình khác nhau, phù hợp với loại hình tổ chức công tác kế toán mà đơn vị đã lựa chọn

Nhìn chung, việc tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm

rõ ràng, xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa

bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong những nội dung quan trọng và là yếu tố quyết định hoàn toàn tới chất lượng công tác kế toán của một đơn vị

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán hỗn hợp

Nguồn: [3]

Bên cạnh phương thức tổ chức bộ máy, việc tổ chức khoa học lao động kế toán là yếu tố quan trọng quyết định đến chất lượng công việc kế toán Nhân viên kế toán cần được phân công nhiệm vụ một cách hợp lý theo năng lực chuyên môn của

Kế toán trưởng

Kế toán tổng hợp

vốn bằng tiền, Thanh toán

Bộ phận tổng hợp, kiểm tra

từng cá nhân và nhu cầu xử lý thông tin của tổ chức Mỗi công việc kế toán và mỗi nhân viên kế toán cần có qui trình công tác cụ thể Chức danh kế toán trưởng cần dành cho chuyên gia kế toán có trình độ chuyên môn cao, có phẩm chất và có năng lực tổ chức công tác kế toán trong phạm vi đảm nhiệm

1.2.1.3 Tổ chức lao động kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu

* Đặc điểm lao động kế toán

Nhân viên kế toán cần đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn nghiệp vụ và đạo đức nghề nghiệp, phải nắm vững, hiểu biết đầy đủ và tuân thủ pháp luật, chính sách, chế độ kế toán và các qui định trong đơn vị Trình độ chuyên môn nghiệp vụ bao gồm những kiến thức đã được học, được đào tạo, được tiếp thu

từ thực tế công tác và khả năng vận dụng những kiến thức đó trong công tác thực tế

Đối với những người làm kế toán tại các đơn vị SN bên cạnh đảm bảo quy định tiêu chuẩn chung về người làm kế toán còn phải là những viên chức thuộc biên chế của các cơ quan Nhà nước được tuyển dụng thông qua hình thức thi tuyển theo quy định hoặc lao động hợp đồng do đơn vị SNCT thực hiện tuyển dụng

Việc quy định về trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ trong tuyển dụng và phân công người làm công tác kế toán tại các đơn vị SNCT căn cứ vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị Người làm kế toán sau khi được tuyển dụng vào các đơn vị SNCT sẽ được xếp ngạch kế toán tương ứng với trình

độ và năng lực chuyên môn theo quy định

Người giữ chức danh kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán tại các đơn vị SNCT bên cạnh đảm bảo các tiêu chuẩn chung về kế toán trưởng còn phải là viên chức thuộc biên chế của các cơ quan Nhà nước và thỏa mãn các điều kiện

về chính trị

Nhân sự trong bộ phận kế toán phải có khả năng làm việc theo nhóm, quan

hệ tốt với các bộ phận, phòng ban khác trong các đơn vị Khi tổ chức CTKT trong điều kiện tin học hóa, cần quan tâm đến kiến thức, kỹ năng sử dụng máy tính, hiểu biết về các phần mềm ứng dụng thông thường và nhận thức về vai trò công nghệ thông tin ứng dụng trong công tác kế toán của từng nhân viên kế toán

* Phân loại lao động kế toán

Lao động kế toán làm công tác quản lý bao gồm: Trưởng phòng và phó trưởng phòng tài chính - kế toán, kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán

Lao động kế toán thực hiện công tác kế toán (các kế toán phần hành và kế toán tổng hợp): Tùy thuộc vào trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ, kế toán viên được phân vào ngạch kế toán sau: Kế toán viên cao cấp, kế toán viên chính, kế toán viên, kế toán viên trung cấp, kế toán viên sơ cấp

Sau khi xác định, lựa chọn được mô hình tổ chức thích hợp từ các mô hình tổ chứ bộ máy kế toán nêu trên, các đơn vị sự nghiệp có thể tổ chức phân công công việc cụ thể trong bộ máy Theo đó kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân viên kế toán phụ trách các phần hành

kế toán cụ thể Việc phân công cán bộ kế toán phù hợp với khả năng, trình độ của từng người sẽ giúp cho quá trình thu thập, xử lý thông tin diễn ra nhanh chóng đồng thời xác định rõ số lượng nhân viên tương ứng với khối lượng công việc nhằm tối

ưu hóa bộ máy kế toán Tại các đơn vị SNCT có các phần hành kế toán chủ yếu sau:

+ Kế toán vật tư, tài sản: có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, sản phẩm tại đơn vị; phản ánh số lượng, nguyên giá, giá trị hao mòn của TSCĐ hiện có và tình hình biến động TSCĐ; công tác đầu tư XDCB và sửa chữa tài sản tại đơn vị

+ Kế toán thanh toán: có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ thu của các đối tượng trong và ngoài đơn vị; phản ánh các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải nộp ngân sách và việc thanh toán các khoản phải trả, phải nộp

+ Kế toán các khoản chi và các nguồn kinh phí: có nhiệm vụ giao dịch với kho bạc cấp kinh phí và thực hiện các thủ tục tiếp nhận, sử dụng kinh phí thông qua

hệ thống Mục lục Ngân sách chi tiết tới mục, tiểu mục, phản ánh đầy đủ, kịp thời các khoản thu phí, lệ phí, thu sự nghiệp, các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị

+ Kế toán hoạt động sản xuất kinh doanh có nhiệm vụ ghi nhận các khoản thu hoạt động SXKD dịch vụ; phản ánh chi phí các hoạt động SXKD dịch vụ

+ Kế toán tổng hợp: có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các phần hành kế toán chi tiết Đây là công việc kết nối các phần hành kế toán chi tiết, tạo ra sự hoàn

chỉnh, thống nhất của hệ thống số liệu kế toán Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báo cáo tài chính

- Xây dựng quy chế hoạt động bộ máy kế toán

Về chế độ thời gian làm việc của bộ máy kế toán: tùy theo đặc điểm hoạt động và đặc điểm tính chất công việc kế toán tại đơn vị nhà quản lý quy định về chế

độ thời gian làm việc của bộ máy kế toán theo chế độ thời gian làm việc hành chính theo quy định của Nhà nước (nghĩa là 8giờ/ngày) hoặc quản lý theo khối lượng công việc hoàn thành Tuy nhiên, tại các đơn vị SNCT chủ yếu quản lý theo chế độ thời gian làm việc hành chính

Về mối liên hệ giữa các lao động kế toán thực hiện công tác kế toán: trong

bộ máy kế toán, mỗi kế toán viên phần hành và kế toán tổng hợp đều có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn riêng về khối lượng công tác kế toán được giao

Các kế toán phần hành phải có trách nhiệm quản lý trực tiếp, phản ánh thông tin kế toán, thực hiện sự kiểm tra qua ghi chép phản ánh tổng hợp đối tượng kế toán phần hành được đảm nhiệm từ: Giai đoạn hạch toán ban đầu (trực tiếp ghi chứng từ hoặc tiếp nhận và kiểm tra) tới các giai đoạn kế toán tiếp theo: ghi sổ kế toán phần hành, đối chiếu kiểm tra số liệu trên sổ với thực tế tài sản, nguồn kinh phí và hoạt động, lập báo cáo phần hành được giao Các kế toán phần hành đều có trách nhiệm liên hệ với kế toán tổng hợp để hoàn thành ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định k chung ngoài báo cáo phần hành

Kế toán tổng hợp có chức năng nhiệm vụ: thực hiện công tác kế toán cuối

k , có thể giữ sổ cái tổng hợp cho tất cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ cho bên ngoài đơn vị theo định k báo cáo hoặc theo yêu cầu đột xuất

Quan hệ giữa các loại lao động trong bộ máy kế toán có thể được thể hiện theo một trong ba cách thức tổ chức:

Một là: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến Bộ máy kế toán hoạt động theo phương thức trực tiếp, nghĩa là kế toán trưởng trực tiếp điều hành các nhân viên kế toán phần hành không thông qua khâu trung gian nhận lệnh

Hai là: Bộ máy kế toán tổ chức theo kiểu trực tuyến tham mưu Bộ máy kế toán phải được hình thành bởi mối liên hệ trực tuyến như phương thức trực tiếp trên và mối liên

hệ có tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng với các kế toán phần hành (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ trực tiếp) và giữa kế toán trưởng với các bộ phận tham mưu

Ba là: Bộ máy tổ chức theo kiểu chức năng Bộ máy kế toán theo phương thức tổ chức này được chia thành những bộ phận độc lập đảm nhận những hoạt động riêng rẽ, thường gọi là ban, phòng kế toán Kế toán trưởng của đơn vị chỉ đạo

kế toán nghiệp vụ thông qua các trưởng (ban), phòng kế toán

1.2.2 Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

1.2.2.1 Khái niệm tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

Theo Nghiêm Văn Lợi (2008), giáo trình Nguyên lý kế toán, Nhà xuất bản

Tài chính, Hà Nội, nêu: “Hệ thống chứng từ kế toán là một tập hợp các minh chứng

bằng văn bản chứng minh các nghiệp vụ kinh tế đã được thực hiện” [12, tr.235] Tổ

chức chứng từ kế toán được hiểu là “Tổ chức việc ban hành, ghi chép chứng từ,

kiểm tra, luân chuyển và lưu trữ tất cả các loại chứng từ kế toán sử dụng trong đơn

vị nhằm đảm bảo tính chính xác của thông tin, kiểm tra thông tin đó phục vụ cho ghi sổ kế toán và tổng hợp kế toán” [12, tr.106]

Chứng từ kế toán vừa là phương tiện thông tin, vừa là phương tiện để chứng minh bằng văn bản tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và thực sự hoàn thành Tổ chức thu nhận thông tin vào chứng từ kế toán là công việc chủ yếu của công tác xây dựng hệ thống thông tin kế toán Nội dung của công việc này là tổ chức hệ thống chứng từ kế toán ban đầu ở các bộ phận của đơn vị

- Chứng từ kế toán là những chứng từ chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thực sự hoàn thành, mọi số liệu ghi vào sổ kế toán đều bắt buộc phải được chứng minh bằng các chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp

- Chứng từ kế toán hợp pháp là chứng từ kế toán được lập theo mẫu của chế

độ kế toán, việc ghi chép trên chứng từ đúng nội dung, bản chất, mức độ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và được pháp luật cho phép có đủ chữ ký và dấu của đơn vị

- Chứng từ kế toán hợp lệ là chứng từ kế toán được ghi chép đầy đủ, kịp thời các yếu tố, các tiêu thức và theo đúng quy định về phương pháp lập của từng loại chứng từ Để thu nhận và cung cấp đầy đủ kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở đơn vị thì chứng từ kế toán phải phản ánh bao quát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở đơn vị

Chứng từ kế toán bao gồm nhiều loại có tính chất, đặc điểm khác nhau và được phân loại theo các tiêu thức chủ yếu sau:

- Theo công dụng kinh tế các chứng từ được chia thành:

+ Chứng từ mệnh lệnh: Là chứng từ yêu cầu (cho phép) thực hiện các nghiệp

vụ kinh tế như: Lệnh chi tiền, lệnh xuất vật tư, lệnh điều xe…

+ Chứng từ thực hiện: Là chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh

đã hoàn thành như: Phiếu thu, phiếu chi, phiếu xuất kho…

+ Chứng từ thủ tục kế toán: Là những chứng từ được lập kèm với các chứng

từ của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh dùng để tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi

sổ kế toán như: Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại, chứng từ ghi sổ, bảng tính hao mòn tài sản cố định…

- Theo địa điểm lập, các chứng từ được chia thành:

+ Chứng từ bên trong: Là chứng từ do nội bộ đơn vị lập như: Phiếu thu, phiếu chi, bảng thanh toán lương, thanh toán bảo hiểm xã hội,

+ Chứng từ bên ngoài: Là các chứng từ có liên quan đến hoạt động của đơn

vị nhưng do các đối tượng ở ngoài đơn vị lập như: Các chứng từ thanh toán do kho bạc, ngân hàng lập như giấy báo nợ, báo có, hoá đơn mua hàng…

- Theo nội dung kinh tế, các chứng từ được chia thành:

+ Chứng từ về lao động tiền lương

+ Chứng từ kế toán hướng dẫn: là loại chứng từ Nhà nước chỉ hướng dẫn, các chỉ tiêu cơ bản, đặc trưng, trên cơ sở đó các đơn vị lựa chọn vận dụng vào điều kiện cụ thể mà có thể thêm, bớt hoặc thay đổi mẫu biểu, tùy thuộc vào đặc điểm

tình hình, yêu cầu quản lý cụ thể của từng đơn vị để xây dựng những chứng từ nội

bộ, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý của đơn vị

1.2.2.2 Nội dung tổ chức hệ thống chứng từ kế toán

* Xác định danh mục chứng từ kế toán

Hiện nay chứng từ kế toán áp dụng cho các đơn vị SN tuân theo quy định của Luật Kế toán, Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán, và Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính, cụ thể [3]:

- Các đơn vị SN đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của

Bộ Tài chính Trong quá trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại bắt buộc

- Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính và các văn bản khác, đơn vị

SN được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

- Đối với mẫu chứng từ in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được để hư hỏng, mục nát Séc, Biên lai thu tiền và giấy tờ có giá phải được quản lý như tiền

- Danh mục, mẫu và giải thích phương pháp lập các chứng từ kế toán bắt buộc quy định tại Phụ lục số 01 kèm theo Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính

* Xây dựng quy trình luân chuyển chứng từ kế toán

Trong các đơn vị sự nghiệp có thu trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ là do kế toán trưởng hoặc trưởng phòng tài chính kế toán của đơn vị quy định Chứng từ kế toán do đơn vị lập hoặc từ bên ngoài vào đều phải tập trung vào

bộ phận kế toán của đơn vị Bộ phận kế toán có trách nhiệm kiểm tra kỹ từng chứng từ, sau khi kiểm tra và xác minh là đúng thì mới được dùng chứng từ đó

chúng từ: tất cả các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động

của đơn vị đều phải được lập chứng từ kế toán Chứng từ được lập thành một hay nhiều bản tùy thuộc vào yêu cầu quản lý Chứng từ phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung nghiệp vụ kinh tế Chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa, khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo

- Kiểm tra chứng từ kế toán Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:

+ Kiểm tra tính chính xác, rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán

+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

để ghi trên chứng từ kế toán

+ Kiểm tra tính chính xác của thông tin trên chứng từ kế toán: việc chấp hành quy chế quản lý luân chuyển nội bộ, quy chế kiểm tra, xét duyệt chứng từ kế toán, thông qua việc kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện các hành vi vi phạm chính sách chế độ, thể lệ quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước phải từ chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho ) đồng thời báo ngay cho Thủ trưởng đơn vị biết để xử lý kịp thời theo đúng pháp luật hiện hành;

Nếu có chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và con số không

rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra, ghi sổ phải trả lại hoặc báo cáo cho nơi lập chứng từ biết để làm lại, làm thêm thủ tục và điều chỉnh, sau đó làm căn cứ ghi sổ

- Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán

- Lưu trữ, bảo quản và hủy chứng từ kế toán

Công tác lưu trữ chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán đã sử dụng phải được sắp xếp, phân loại, bảo quản, lưu trữ theo đúng quy định của chế độ lưu trữ chứng

từ, tài liệu kế toán của Nhà nước

Trong quá trình sử dụng nếu xảy ra việc mất chứng từ gốc trong mọi trường hợp phải báo cáo với thủ truởng đơn vị biết để có biện pháp xử lý kịp thời

Thủ tục tiêu hủy tài liệu kế toán căn cứ theo Nghị định số 174/2016/NĐ- CP hướng dẫn luật kế toán

* Tổ chức sử dụng chứng từ cho việc ghi sổ kế toán: Về sử dụng và quản lý biểu mẫu, chứng từ kế toán: Tất cả các đơn vị SNCT đều phải áp dụng chứng từ kế

toán Nhà nước đã ban hành cho các đơn vị SN Ngoài các chứng từ kế toán bắt buộc được quy định tại Thông tư và các văn bản khác, đơn vị SN được tự thiết kế mẫu chứng từ để phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Mẫu chứng từ tự thiết kế phải đáp ứng tối thiểu 7 nội dung quy định tại Điều 16 Luật Kế toán số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015, phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị

(Hệ thống chứng từ kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp theo quy định được trình bày ở Phụ lục 1.1)

1.2.3 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

1.2.3.1 Khái niệm hệ thống tài khoản kế toán

Theo tác giả Nghiêm Văn Lợi (2008) trong giáo trình Nguyên lý kế toán nêu:

“Hệ thống tài khoản kế toán gồm các tài khoản kế toán cần sử dụng Hệ thống tài

khoản kế toán được dùng để phân loại, hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo nội dung kinh tế theo từng đối tượng kế toán” [12, tr.19] Theo quan

điểm này thì tổ chức hệ thống tài khoản kế toán đơn giản là tổ chức hệ thống phương tiện để phản ánh sự biến động của các đối tượng hạch toán kế toán, trong đó nhấn mạnh đến phương pháp ghi chép trên tài khoản

Tài khoản kế toán phản ánh thường xuyên, liên tục, có hệ thống tình hình về tài sản, tiếp nhận và sử dụng nguồn kinh phí do ngân sách nhà nước cấp và các nguồn kinh phí khác; tình hình thu, chi hoạt động, kết quả hoạt động và các khoản khác ở đơn vị SN

Tổ chức hệ thống tài khoản hay vận dụng phương pháp tài khoản kế toán

là một phương pháp đặc trưng của hạch toán kế toán nhằm hệ thống hóa thông tin kế toán

Tài khoản kế toán dùng để phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế

1.2.3.2 Nội dung tổ chức hệ thống tài khoản kế toán

Các đơn vị sự nghiệp căn cứ vào Hệ thống tài khoản kế toán ban hành tại Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính để lựa chọn tài khoản kế toán áp dụng cho đơn vị Căn cứ vào điều kiện thực tế đơn vị được bổ sung tài khoản kế toán trong các trường hợp sau:

- Được bổ sung tài khoản chi tiết cho các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục 02) kèm theo Thông tư để phục vụ yêu cầu quản lý của đơn vị

- Trường hợp bổ sung tài khoản ngang cấp với các tài khoản đã được quy định trong danh mục hệ thống tài khoản kế toán (Phụ lục 02) kèm theo thông tư thì phải được Bộ tài chính chấp thuận trước khi thực hiện

Hệ thống tài khoản của đơn vị SN được xây dựng dựa vào bản chất, nội dung

và nguyên tắc phân loại tài khoản nhằm phản ánh một cách thường xuyên liên tục

có hệ thống tình hình vận động của kinh phí và sử dụng kinh phí, do vậy nó đã đáp ứng được những yêu cầu cơ bản sau:

- Kiểm tra, kiểm soát được đầy đủ chính xác kịp thời về tình hình thu, chi các quỹ NSNN, đồng thời thỏa mãn yêu cầu quản lý và sử dụng kinh phí cả từng lĩnh vực, từng cơ quan hành chính và đơn vị SN

- Phản ánh bao quát đầy đủ các hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh của đơn

vị trong từng ngành, lĩnh vực hoạt động, phù hợp với quy mô và mô hình tổ chức hoạt động của đơn vị

- Đáp ứng được những yêu cầu xử lý và cung cấp thông tin thông qua các phương tiện tính toán để cung cấp thông tin cho các cơ quan quản lý chức năng và Nhà nước

* Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán ở các đơn vị sự nghiệp cần phải tôn trọng các nguyên tắc sau:

- Hệ thống tài khoản kế toán áp dụng phải đảm bảo bao quát được toàn bộ hoạt động về kinh tế, tài chính của đơn vị, cũng như quá trình quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí đảm bảo đúng chế độ chính sách của Nhà nước

- Hệ thống tài khoản phải được vận dụng đơn giản, dễ làm, dễ kiểm tra, kiểm soát, đáp ứng được yêu cầu đối tượng quản lý của đơn vị trong công tác quản lý và

sử dụng các nguồn kinh phí

- Phản ánh ghi chép nội dung, kết cấu, phạm vi hạch toán trên các tài khoản

kế toán phải đúng quy định, phù hợp với đặc điểm, yêu cầu của từng ngành, từng lĩnh vực đối với từng đơn vị sự nghiệp, đảm bảo khoa học, thống nhất, với quy định của chế độ kế toán của Nhà nước đã được ban hành

- Vận dụng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán, tổ chức trên máy vi tính phải đáp ứng được việc cung cấp và sử dụng thông tin một cách chính xác, kịp thời và phù hợp với yêu cầu của chế độ kế toán đã được ban hành

(Hệ thống tài khoản kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp theo quy định được trình bày trong Phụ lục 1.2)

1.2.4 Tổ chức hệ thống sổ kế toán

1.2.4.1 Khái n iệm tổ chức hệ thống sổ kế toán

Để tổ chức hệ thống hóa và xử lý thông tin kế toán, các đơn vị kế toán phải

tổ chức hệ thống sổ kế toán Việc xây dựng các mô hình hệ thống sổ kế toán được gọi là các hình thức kế toán Bản chất của hình thức kế toán, bao gồm số lượng

sổ, kết cấu các loại sổ, mối quan hệ giữa các loại sổ trong việc ghi chép, tổng hợp,

hệ thống hóa số liệu từ các chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp nhất định nhằm cung cấp số liệu cần thiết cho việc lập báo các báo cáo kế toán Đặc trưng của hình thức kế toán là hệ thống sổ kế toán sử dụng trong đơn vị, trình

tự và phương pháp ghi sổ từ chứng từ ban đầu đến sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán chi tiết, cho đến khâu cuối cùng là lập các báo cáo kế toán

Như vậy, các đơn vị hành chính, sự nghiệp phải mở sổ kế toán để ghi chép,

hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán

Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập sổ; ngày, tháng, năm khoá sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang, đóng dấu giáp lai

1.2.4.2 Nội dung tổ chức hệ thống sổ kế toán

* Lựa chọn hình thức sổ kế toán

Hiện các đơn vị HCSN đều phải mở sổ kế toán, ghi chép, quản lý, bảo quản và lưu trữ sổ kế toán theo quy định của Luật Kế toán và Thông tư 107/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài chính

(Hệ thống sổ kế toán được sử dụng tại các đơn vị sự nghiệp theo quy định được trình bày ở Phụ lục 1.3)

Mỗi đơn vị kế toán chỉ sử dụng một hệ thống sổ kế toán cho một k kế toán năm Sổ kế toán gồm: Sổ kế toán tổng hợp và Sổ kế toán chi tiết

- Sổ kế toán tổng hợp: Sổ của phần kế toán tổng hợp gọi là sổ kế toán tổng hợp, sổ kế toán tổng hợp gồm sổ Nhật ký - sổ cái và sổ kế toán tổng hợp khác Đối với sổ kế toán tổng hợp, Nhà nước quy định bắt buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ

- Sổ kế toán chi tiết: Sổ của phần chi tiết gọi là sổ kế toán chi tiết, gồm các sổ

và thẻ kế toán chi tiết Sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các đối tượng kế toán cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản lý, số liệu sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc quản lý từng loại tài sản, nguồn vốn, công nợ chưa được phản ánh chi tiết trên các trang sổ tổng hợp

Việc tổ chức hệ thống sổ kế toán của đơn vị phải đảm bảo được các yêu cầu

- Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung là tất cả các nghiệp

vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được ghi vào Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp vụ kinh tế đó Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký

để ghi vào Sổ Cái theo từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Các loại sổ kế toán

Gồm có: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết Sổ Nhật

ký chung và Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp sử dụng để ghi các hoạt động kinh tế, tài chính theo thứ tự thời gian và theo nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

- Nội dung và trình tự ghi sổ

+ Hàng ngày, căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để ghi vào Sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian Đồng thời căn cứ vào các nghiệp vụ kinh tế,

tài chính phát sinh hoặc tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh cùng loại đã ghi vào Sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Trường hợp đơn vị có mở Sổ, Thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi vào Sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ kinh tế được ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

+ Cuối tháng (cuối quý, cuối năm) khóa Sổ Cái và các Sổ, Thẻ chi tiết Từ các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết lập “Bảng tổng hợp chi tiết” cho từng tài khoản Số liệu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và

số dư cuối tháng của từng tài khoản trên sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu nếu đảm bảo khớp đúng thì số liệu khóa sổ trên Sổ Cái được sử dụng để lập “Bảng Cân đối số phát sinh” và báo cáo tài chính

Về nguyên tắc “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Bảng Cân đối số phát sinh phải bằng “Tổng số phát sinh Nợ” và “Tổng số phát sinh Có” trên Sổ Nhật ký chung cùng k

- Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng

Hình thức kế toán này có ưu điểm là rõ ràng, dễ hiểu, thuận tiện cho việc phân công công tác kế toán và thuận tiện cho việc tin học hóa công tác kế toán Tuy nhiên, khi ghi Nhật ký chung dễ phát sinh trùng lắp nếu không xác định rõ căn cứ chứng từ gốc để lập định khoản kế toán ghi vào Nhật ký chung Hình thức này có thể vận dụng trong các đơn vị có quy mô vừa và nhỏ, có khối lượng nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh không nhiều và bộ máy kế toán có ít người

(Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung được trình bày

ở Phụ lục 1.4)

* Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái là các nghiệp vụ kinh tế, phát sinh được kết hợp ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và phân loại,

hệ thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển sổ

kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký - Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi chép

Căn cứ để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

- Các loại sổ kế toán chủ yếu: Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết

- Nội dung và trình tự ghi sổ

Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng

từ kế toán cùng loại) đã được kiểm tra, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có

để ghi vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu của mỗi chứng từ kế toán (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại) được ghi một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu, Phiếu chi, Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho) phát sinh nhiều lần trong một ngày Chứng từ kế toán và Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại sau khi đã được dùng để ghi Sổ Nhật ký - Sổ Cái, được dùng để ghi vào Sổ, Thẻ kế toán chi tiết có liên quan

+ Cuối tháng, sau khi đã phản ánh toàn bộ chứng từ phát sinh trong tháng vào Sổ Nhật ký - Sổ Cái và các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, kế toán tiến hành cộng số liệu của cột số phát sinh ở phần Nhật ký và các cột Nợ, cột Có của từng TK ở phần

Sổ Cái để ghi vào dòng cộng phát sinh trong tháng Căn cứ vào số phát sinh các tháng trước và số phát sinh tháng này tính ra số phát sinh lũy kế từ đầu quý đến cuối tháng này Căn cứ vào số dư đầu tháng và số phát sinh trong tháng kế toán tính ra số

dư cuối tháng của từng TK trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái

Khi kiểm tra, đối chiếu số cộng cuối tháng trong Sổ Nhật ký - Sổ Cái phải bảo đảm các yêu cầu sau:

=

Tổng số tiền phát sinh Có của tất

cả các TK Tổng số dư nợ các tài khoản = Tổng số dư có các tài khoản

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết cũng phải khóa sổ để cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và tính ra số dư cuối tháng của từng đối tượng Căn cứ vào số liệu khóa sổ của các đối tượng chi tiết lập "Bảng tổng hợp chi tiết" cho từng tài khoản

Số liệu trên "Bảng tổng hợp chi tiết" được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái Số liệu trên Sổ Nhật ký - Sổ Cái, trên Sổ, Thẻ kế toán chi tiết và "Bảng tổng hợp chi tiết" sau khi khóa sổ được kiểm tra, đối chiếu nếu khớp đúng sẽ được sử dụng để lập Bảng cân đối tài khoản và các báo cáo tài chính khác

(Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái được trình bày ở Phụ lục 1.5)

- Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng:

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái đơn giản, rõ ràng, dễ vận dụng và đảm bảo được các yêu cầu của việc hệ thống hóa thông tin kế toán Tuy nhiên, do sử dụng một kế toán tổng hợp duy nhất, kết cấu mẫu sổ kế toán tổng hợp cồng kềnh, nên không thuận lợi cho việc ghi sổ và phân công phần hành kế toán trong phòng kế toán Hình thức này do vậy chỉ phù hợp với những đơn vị có quy mô hoạt động nhỏ, khối lượng các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong k không nhiều và đơn

vị sử dụng ít tài khoản kế toán Hiện nay, thường chỉ có các đơn vị sự nghiệp và các doanh nghiệp nhỏ thuộc sở hữu tập thể hoặc tư nhân sử dụng hình thức kế toán này

* Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ là việc ghi sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ "Chứng từ ghi sổ" Chứng từ ghi sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi Có của nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt

+ Ghi theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ

+ Ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ Cái

- Hệ thống sổ kế toán

Bao gồm: Chứng từ ghi sổ, Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ, Sổ Cái, các Sổ, Thẻ

kế toán chi tiết

- Nội dung và trình tự ghi sổ

Hàng ngày hoặc định k , căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra để lập Chứng từ ghi sổ Đối với nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh thường xuyên, có nội dung kinh tế giống nhau được sử dụng để lập “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” Từ số liệu cộng trên “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” để lập Chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ sau khi lập xong chuyển đến kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán hoặc người được kế toán trưởng uỷ quyền ký duyệt sau đó

chuyển cho bộ phận kế toán tổng hợp vào Sổ đăng ký Chứng từ ghi sổ và ghi vào

Sổ Cái

Cuối tháng sau khi đã ghi hết Chứng từ ghi sổ lập trong tháng vào Sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ và Sổ Cái, kế toán tiến hành khoá Sổ Cái để tính ra số phát sinh

Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản Trên Sổ Cái, tính tổng

số tiền các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong tháng Căn cứ vào Sổ đăng ký Chứng

từ ghi sổ và Sổ Cái, sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng số liệu thì sử dụng để lập “Bảng cân đối số phát sinh" và báo cáo tài chính

Các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết: Căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc các Chứng từ kế toán kèm theo “Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại” được sử dụng để ghi vào các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết theo yêu cầu của từng tài khoản Cuối tháng khoá các Sổ, Thẻ kế toán chi tiết, lấy số liệu sau khi khoá sổ để lập “Bảng tổng hợp chi tiết" theo từng tài khoản Số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết” được đối chiếu với số phát sinh Nợ, số phát sinh Có và số dư cuối tháng của từng tài khoản trên Sổ Cái Sau khi kiểm tra, đối chiếu khớp, đúng các số liệu trên “Bảng tổng hợp chi tiết" của các tài khoản được sử dụng để lập báo cáo tài chính

(Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ được trình bày ở Phụ lục 1.6)

- Ưu, nhược điểm và điều kiện áp dụng

Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ có ưu điểm là việc lập chứng từ ghi sổ có tác dụng giảm bớt số lần ghi sổ, cho phép kiểm tra đối chiếu chặt chẽ, dễ ghi chép, không đòi hỏi nghiệp vụ kỹ thuật cao, do sử dụng nhiều tờ rời nên dễ phân công công tác kế toán, dễ tổng hợp số liệu Tuy nhiên, hình thức này có nhược điểm là việc ghi chép và đối chiếu số liệu dồn nhiều vào cuối tháng làm cho việc lập báo cáo thường bị chậm, doanh nghiệp càng lớn nhược điểm này càng rõ; Khối lượng ghi chép nhiều và trùng lặp làm hiệu suất công tác kế toán thấp, cung cấp số liệu chậm Hình thức này thích hợp với mọi loại hình đơn vị, đặc biệt ở các đơn vị có quy mô lớn (hoặc vừa), sử dụng nhiều tài khoản, có nhiều nhân viên kế toán

Như vậy, việc lựa chọn hình thức kế toán sẽ chi phối đến tổ chức công tác kế

toán của các đơn vị SN Tùy vào yêu cầu, phạm vi, quy mô, đặc điểm hoạt động, trình độ đội ngũ kế toán, yêu cầu công tác quản lý của đơn vị SN mà lựa chọn một

hình thức kế toán cụ thể Đơn vị phải tổ chức hệ thống sổ kế toán, trình tự luân chuyển chứng từ, tài liệu kế toán, bố trí đội ngũ kế toán, mức độ trang cấp thiết bị cho phù hợp và hiệu quả

Các đơn vị SN lựa chọn hình thức kế toán áp dụng phải tính đến các điều kiện cụ thể về phạm vi, quy mô, đặc điểm hoạt động, trình độ quản lý, đội ngũ kế toán viên, mức độ trang cấp thiết bị, cơ sở vật chất mà áp dụng cho phù hợp Theo điều kiện hiện nay lựa chọn hình thức kế toán Nhật ký chung trong điều kiện áp dụng phần mềm kế toán trên máy vi tính là hợp lý, tiết kiệm và hiệu quả

* Hình thức kế toán máy

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán được theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Có nhiều chương trình phần mềm khác nhau về tính năng kỹ thuật và tiêu chuẩn điều kiện

áp dụng Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong hai hình thức kế toán

Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định

Mỗi hình thức tổ chức sổ kế toán đều có đặc điểm riêng, ưu và nhược điểm khác nhau tùy theo loại hình đơn vị Tùy theo đặc điểm cụ thể của từng đơn vị SN

về qui mô, tính chất hoạt động, lĩnh vực hoạt động, khối lượng nghiệp vụ kinh tế phát sinh, yêu cầu cung cấp thông tin cho quản lý, trình độ nghiệp vụ và năng lực của nhân viên kế toán cùng các điều kiện và phương tiện vật chất trang bị cho công tác kế toán, đơn vị lựa chọn một trong các hình thức tổ chức sổ kế toán cho phù hợp

* Tổ chức ghi chép trên các sổ kế toán: việc ghi sổ kế toán nhất thiết phải

căn cứ vào chứng từ kế toán đã được kiểm tra bảo đảm các quy định về chứng từ

kế toán Mọi số liệu ghi trên sổ kế toán bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp, hợp lý chứng minh

* Tổ chức bảo quản lưu trữ sổ kế toán: sổ kế toán và các tài liệu kế toán

được bảo quản và lưu trữ theo pháp luật Kết thúc quá trình ghi sổ, khóa sổ kế toán,

sổ kế toán được đưa vào lưu trữ theo quy định lưu trữ tài liệu kế toán tương tự như lưu trữ chứng từ kế toán

1.2.5 Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính và hệ thống báo cáo quyết toán

1.2.5.1 Khái niệm tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Theo tác giả Nguyễn Văn Công (2018) trong giáo trình Kế toán hành chính

sự nghiệp có nêu: “Báo cáo tài chính là những báo cáo tổng hợp nhất về tình hình

tài sản, tình hình cấp phát, tiếp nhận kinh phí của NSNN, kinh phí viện trợ, tài trợ

và tình hình sử dụng từng loại kinh phí” Ngoài ra, các đơn vị SN có tiến hành các

hoạt động sản xuất kinh doanh còn phải tổng hợp tình hình thu chi và kết quả của của từng loại hoạt động phát sinh trong k kế toán [10, tr.293]

1.2.5.2 Nội dung tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Các đơn vị SN có cơ sở xác đáng để lập kế hoạch kinh phí cho mỗi k hoạt động một cách hợp lý, phân tích được ra hướng phát triển từ đó có chiến lược và biện pháp quản lý tài chính ở đơn vị

(Hệ thống báo cáo tài chính sử dụng tại các đơn vị SN được trình bày tại Phụ lục 1.7)

+ Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính

Báo cáo tài chính dùng để cung cấp thông tin về tình hình tài chính, kết quả hoạt động tài chính và các luồng tiền từ hoạt động của đơn vị, cung cấp cho những người có liên quan để xem xét và đưa ra các quyết định về các hoạt động tài chính, ngân sách của đơn vị Thông tin báo cáo tài chính giúp cho việc nâng cao trách nhiệm giải trình của đơn vị về việc tiếp nhận và sử dụng các nguồn lực theo quy định của pháp luật

Thông tin báo cáo tài chính của đơn vị SN là thông tin cơ sở để hợp nhất báo cáo tài chính của đơn vị cấp trên

Các đơn vị SN theo chế độ kế toán hiện hành định k kế toán viên phải tiến hành lập báo cáo tài chính theo đúng quy định, nội dung báo cáo, phương pháp tính chỉ tiêu, thời gian lập và gửi báo cáo

Kế toán trưởng, Trưởng phòng tài chính kế toán hay phụ trách kế toán của đơn vị phải phân công quy định rõ trách nhiệm cho các bộ phận kế toán, phải cung cấp, báo cáo kịp thời số liệu, tài liệu và thời gian chính xác, kịp thời phục vụ cho việc lập báo cáo tài chính

Qua các báo cáo tài chính các đơn vị SN đã cung cấp thông tin về kinh tế, tài

chính cơ bản, cần thiết cho công tác kiểm tra, kiểm soát tình hình quản lý và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị cho các cơ quan quản lý Nhà nước, cơ quan chủ quản và đơn vị tổng hợp phân tích đánh giá các hoạt động tài chính của đơn vị, từ

đó giúp cho cơ quan quản lý Nhà nước đề ra các kế hoạch phát triển cho tương lai

và có những biện pháp quản lý phù hợp để khai thác các nguồn thu và điều chỉnh các khoản chi một cách hợp lý

+ Phân tích báo cáo tài chính

Để quản lý tốt được các hoạt động về kinh tế, tài chính của các đơn vị SN đòi hỏi thủ trưởng các đơn vị phải nắm bắt được tình hình hoạt động về tài chính của đơn vị Vì vậy, để phục vụ cho công tác chỉ đạo, lãnh đạo đơn vị nói chung và công tác tài chính nói riêng thì phải tiến hành phân tích hoạt động kinh tế, từ đó nắm bắt được những mặt tích cực và những mặt còn hạn chế của đơn vị, nhằm đề ra những

kế hoạch, biện pháp chỉ đạo kịp thời các hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị, khắc phục những nhược điểm, phát huy những kết quả tốt đã được được nhằm đem lại hiệu quả kinh tế tốt hơn cho hoạt động tài chính của đơn vị

- Phương pháp phân tích: để tiến hành phân tích tài chính, người ta có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau, như: Phương pháp so sánh, phương pháp số tuyệt đối, phương pháp số tương đối, phương pháp thay thế liên hoàn, phương pháp

đồ thị

- Nội dung phân tích: Khi tiến hành phân tích hoạt động tài chính của đơn vị,

để đem lại hiệu quả kinh tế cần tập trung vào phân tích một số các chỉ tiêu, nội dung chủ yếu của các đơn vị, bao gồm:

+ Chi cho con người, bao gồm: Chi tiền lương, tiền công, phụ cấp lương, học bổng học sinh, sinh viên, tiền thưởng, phúc lợi tập thể, y tế, vệ sinh, các khoản đóng góp, thanh toán cá nhân

+ Chi cho quản lý hành chính, bao gồm: Dịch vụ công cộng, cung ứng văn phòng, thông tin liên lạc, hội nghị phí, công tác phí, chi phí thuê mướn;

+ Chi hoạt động chuyên môn nghiệp vụ;

+ Chi mua sắm, sửa chữa tài sản, sửa chữa thường xuyên TSCĐ, sửa chữa lớn TSCĐ;

+ Chi tổ chức thu phí;

+ Chi cho hoạt động nghiên cứu khoa học;

+ Chi thực hiện nhiệm vụ Nhà nước đặt hàng;

+ Chi thực hiện chương trình mục tiêu quốc gia;

+ Chi thực hiện tinh giản biên chế;

+ Chi thực hiện nhiệm vụ đột xuất do cấp có thẩm quyền giao;

+ Chi đầu tư phát triển (xây dựng cơ bản);

+ Chi khác

Qua các nội dung chi tiêu, cần tập trung đi sâu vào phân tích đánh giá tình hình các khoản chi chủ yếu, như: Chi phí quản lý hành chính, chi người lao động, chi cung ứng dịch vụ, chi nghiệp vụ chuyên môn thông qua các phương pháp phân tích

có thể sử dụng, như: Phương pháp so sánh, phương pháp thống kê để đưa ra các biện pháp đề xuất kịp thời, sử dụng có hiệu quả nguồn vốn NSNN

1.2.5.3 Khái niệm tổ chức hệ thống báo cáo quyết toán

Báo cáo quyết toán là hệ thống báo cáo tài chính k kế toán năm của mỗi đơn vị [10, tr.293]

(Hệ thống báo cáo quyết toán sử dụng tại các đơn vị SN được trình bày tại Phụ lục 1.7)

Hệ thống báo cáo quyết toán và báo cáo tài chính có điểm chung đó là: Nội dung báo cáo như sau và cơ sở số liệu được lấy chung từ một nguồn số liệu Tuy nhiên hai loại báo cáo này có những điểm khác nhau về thời hạn và phương pháp lập, cụ thể:

- Về k hạn lập:

+ Báo cáo quyết toán lập theo k kế toán năm, khi kết thúc dự án

+ Báo cáo quyết toán được điều chỉnh trong thời gian cho phép

1.2.6 Tổ chức kiểm tra kế toán

1.2.6.1 Khái niệm tổ chức kiểm tra kế toán

Theo Điều 4, Khoản 10 Luật Kế toán qui định: “Kiểm tra kế toán là việc xem xét, đánh giá việc tuân thủ pháp luật về kế toán, sự trung thực, chính xác của thông tin, số liệu kế toán” Như vậy, kiểm tra kế toán chính là việc đánh giá hiệu quả của tổ chức CTKT trong các đơn vị SN [13]

1.2.6.2 Nội dung tổ chức kiểm tra kế toán

Theo Điều 35, Luật Kế toán quy định: Đơn vị kế toán phải chịu sự kiểm tra kế toán của cơ quan có thẩm quyền và không quá một lần kiểm tra cùng